1.

- INTRODUCCIN
Debido a la divisin del trabajo y la resultante especializacin de funciones, las necesidades primordiales de recursos humanos para la organizacin, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante una representacin de descripcin y determinacin de cargos. La descripcin del cargo seala los quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.

2.- DEFINICION
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

3.- DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del prediseo, diseo y post-diseo. Fases para el diseo Fase pre diseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo. Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirn a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos. Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la lnea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor nmero de lneas en sentido vertical, determinar la altura del formulario. Aadir los tamaos de los mrgenes necesarios para tener el tamao total.

Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo. Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales. Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamao aproximado al real. Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase: Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.

3.1.- DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS DEL FORMULARIO

Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

3.2.- LA ESPECIFICACIN DE LAS FUNCIONES A SER CUMPLIDAS POR EL FORMULARIO

Es necesario especificar las funciones que deber cumplir el formulario, en lo posible se debe procurar que un mismo formulario cumpla ms de una funcin. Ej.: Que el formulario de Orden de pago sirva para el pago de proveedores y tambin como asiento contable de la operacin realizada

3.3.- LA DETERMINACIN DEL CONTENIDO DEL FORMULARIO

Se debe determinar el contenido del formulario. El contenido es el conjunto de datos que consta en el formulario y puede variar de acuerdo al objetivo y funciones del mismo.

3.4.- LA REDACCIN DEL TEXTO DEL FORMULARIO

Principales aspectos que deben ser considerados a la hora de disear el formulario: Brevedad: El formulario debe contener solo la cantidad necesaria de palabras, las frases utilizadas deben ser objetivas y concisas. Utilizar trminos claros y de fcil compresin:

Elaboracin y Control de Formularios

Page 2

Los trminos utilizados en la redaccin de un formulario deben ser claros y de una sola interpretacin, tanto para quien lo disea como para los que lo utilizaran. Ej.:En un pagar, en vez de escribir simplemente fecha, se debe escribir fecha de emisin o fecha de vencimiento en un recibo de cobranza, en vez de escribir direccin se debe escribir direccin particular o direccin comercial; en una ficha de control de stock, en vez de escribir cantidad, se debe escribir cantidad de entrada, cantidad de salida FACILITAR LA INFORMACIN: Las preguntas formuladas deben ser simples, de modo que las respuestas sean breves y fciles. Ejemplo: Nombre y apellidos: _____________________________________ Nacionalidad: ___________________________________________ Fecha de nacimiento: _____________________________________ Lugar de nacimiento: _____________________________________ Estado civil: _____________________________________________ ACEPTACIN DE LOS USUARIOS El texto debe ser redactado de manera a no crear oposicin de las personas que debern utilizar el formulario. COLOCACIN DEL NOMBRE, DIRECCIN Y LOGOTIPO EMBLEMA DE LA EMPRESA. Todo formulario debe tener el nombre, la direccin y el logotipo o emblema de la empresa en la que ser utilizado. Adems, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por las normas reglamentarias de la Sub Secretaria de Tributacin del Ministerio de Hacienda, por lo cual se establecen normas para la emisin de la documentacin relativa los Impuestos al Valor Agregado(IVA), Renta y Tributo nico . NUMERACIN INDIVIDUAL Y CORRELATIVA Todas las copias de un mismo formulario deben llevar una numeracin individual, en la parte superior derecha, con el fin de poder diferenciar entre dos o ms ejemplares del mismo Para todos los comprobantes de ventas existe disposicin legal para la numeracin individual, de los formularios. As la Resolucin N 42/92 de la Subsecretaria de Tributacin del Ministerio de Hacienda establece la
Elaboracin y Control de Formularios Page 3

obligatoriedad de la numeracin correlativa desde el nmero uno, en forma ininterrumpida y sin repeticin alguna, hasta el final. La numeracin individual y correlativa es muy til para llevar un adecuado control de la utilizacin de los formularios. Ejemplo: en un momento dado se puede determinar con facilidad y precisin, que cantidad de formularios se ha utilizado y que cantidad queda en stock. TITULO ADECUADO Todo formulario debe tener un ttulo que permita su fcil identificacin. El ttulo del formulario debe ser lo ms descriptivo posible a los efectos de definir con claridad y precisin la funcin del mismo y evitar que sea confundido con otro formulario. La Resolucin N 42/92 de la Subsecretara de Tributacin establece la especificacin del comprobante con la denominacin segn corresponda .Por ejemplo: Nota de Dbito, Nota de Crdito, Nota de Remisin, Factura y otros. NUMERACIN GENRICA O CDIGO. Todos los formularios deben llevar una numeracin genrica o cdigo o sea de identificacin, en la parte inferior izquierda del mismo. Mediante esta numeracin o cdigo se pueden distinguir entre dos tipos diferentes formularios. REGISTRO DE LA SERIE Y DE LA FECHA DE IMPRESIN. Es muy importante la colocacin del nmero de serie y de la fecha de impresin, estos pueden llevarlos en la parte inferior derecha del formulario. Esas indicaciones resultan de mucha utilidad para el analista de organizacin y Procesos Empresariales(o& M0 durante la realizacin de un estudio, pues le permite conocer en un determinado momento el ritmo de consumo y otros datos indispensables para racionalizar el uso de formularios.

3.5.- EL DISEO DEL FORMULARIO

En el diseo de un formulario se deben considerar la disposicin de los ttulos y de los espacios o campos que han de ser llenados. Aunque no existen reglas especficas con respecto al orden y la localizacin de los datos e informaciones en un formulario, se debe ordenar cada ttulo de una forma lgica, yendo de lo general a lo particular y determinar los espacios o campos teniendo en cuenta si han de ser llenados a mano, mquina o electrnicamente. Una vez que se hayan ordenado lgicamente los ttulos que han de ser llenados, se debe trazar las lneas verticales y horizontales que indiquen los espacios respectivos, considerando la esttica en cuanto al aspecto y la economa en cuanto al espacio.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 4

3.6.- LA ADECUACIN AL PROCEDIMIENTO

Cada formulario se elabora con un objetivo especfico por lo que se constituye en un instrumento esencial para el proceso o procedimiento para el cual fue diseado. Para adecuar el formulario a un determinado proceso o procedimiento se debe estudiar cada paso del mismo, los sectores que intervienen y los nombres y cargos de las personas que utilizarn el formulario.

3.7.- LA DETERMINACIN DE LA CANTIDAD DE COPIAS

La cantidad de copias de un formulario puede ser determinada teniendo el nmero de personas o sectores que debern utilizarlo. As un formulario que tenga tres destinatarios deber ser emitido en triplicado. Ejemplo, la nota de crdito que es emitida por el Departamento de Ventas, se distribuye del siguiente modo: Original, entrega al cliente. Duplicado, remite al departamento de Contabilidad. Triplicado, en archivo del Departamento de Ventas (talonario).

3.8.- EL FORMATO
El tamao o las medidas de un formulario dependen del texto o contenido del mismo as como de los medios empleados para su impresin y/o procesamiento como, impresora lser, tamao del escner, etc. Adems es importante considerar la durabilidad, economa del papel y facilidad de archivo. Existen medidas estndar reconocidas universalmente, como la serie de formatos DIN (Deutsche Industrie Normen) y otros.

3.9.- LAS CONSIDERACIONES DE ORDEN FISICO DEL PAPEL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Las medidas. El tipo y la calidad del papel. El color del papel que ser utilizado. El tipo de letra y color de la tinta que ser utilizado. La impresin del formulario. La forma de presentacin. Archivo de los originales de cada formulario.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 5

3.10.- EL TIPO Y CALIDAD DEL PAPEL

Son los principales aspectos que determinan la importancia del formulario y la duracin necesaria, depende mucho si su uso ser externo o interno si ser de carcter formal e informal si ser provisorio o definitivo el espesor del formulario se tendr en cuenta si ser llenado a mano o impreso.

3.11.- EL COLOR DEL PAPEL QUE SE HA UTILIZAR

El color de los formularios es utilizado para distinguir su rea de seleccin para su respectivo manejo en cada proceso

3.12.- EL TIPO DE LETRA Y COLOR DE LA TINTA A UTILIZAR

Se refiere al tamao y formato de las letras del texto pre impreso. Una pauta para disear un formulario es tratar de utilizar una tipografa uniforme y legible. La uniformidad de la letra tambin se aconseja cuando hay que leer mucho en el formulario, a no ser que se desee destacar algn texto. A veces se utilizan diferentes tipos de letras para identificar o destacar instrucciones sobre el llenado del formulario.

3.13.- IMPRESIN DEL FORMULARIO

La impresin del formulario se debe realizar de acuerdo con las especificaciones del analista de (O&M) como ser color del papel, color de la tinta, cantidad de copias, si es en una cara o a doble cara, numeracin individual y genrica.

3.14.- LA FORMA DE PRESENTACIN

Si los formularios son pre impresos, generalmente son coleccionados en bloques de 50 juegos, cuando se emite en ms de una copia y en bloques de 100 cuando se emite una copia. Eje.: una factura en triplicado puede ser coleccionada en bloques de 50 juegos cada uno.

3.15.- ARCHIVO DE LOS ORIGINALES DE CADA FORMULARIO

Finalizado el proceso de impresin de un formulario, el analista de (O&M) debe proceder al archivo del original del diseo mismo. Este documento es de mucha utilidad para estudios y evaluaciones posteriores. Si es un formulario electrnico, se procede al archivo por medio magntico u ptico.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 6

4.- OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS

Los formularios tienen diversos objetivos: COMUNICAR.- Cuando el objetivo del formulario es transmitir una informacin o mensaje con respecto a algo. TOMAR NOTA.- Cuando el objeto del formulario es facilitar el registro de datos o hechos. CERTIFICAR.-Cuando el objeto del formulario consiste en asegurar o afirmar la certeza de algo REMITIR.- Cuando el objeto del formulario facilita l envi o remisin de algo a alguna parte. ORDENAR.- Cuando el formulario permite ordenar o disponer la realizacin de algo. CONTROLAR.- Cuando el formulario facilita comprobar o verificar la realizacin de algo, o controlar el cumplimiento de ciertas disposiciones.

5.- FORMULARIOS ESPECIALES

Los formularios especiales son aquellos: Preparados para cierto tipo de trabajo. Caractersticas fsicas fuera de lo tradicional. Diseos especificados y precisados individualmente. Estos tipos de formularios son ms costosos que los comunes debido a que su diseo es diferente a los formularios comunes. PREPARACIN DE FORMULARIOS ESPECIALES Su preparacin es para casos concretos, por ejemplo: Cuando se utilizan equipos electrnicos. Cuando existe la necesidad de llenar gran cantidad de un mismo formulario en un solo lugar y momento. Cuando un formulario se emite en varias copias y su contenido requiere un registro perfecto de todas las copias. Cuando el formulario presenta caractersticas especiales. Uno de los principales formularios es el continuo los cuales son confeccionados en bandas o tiras, es decir no estn divididos o cortados como los formularios comunes. Es el tipo de formulario ms utilizado actualmente debido al uso de la tecnologa de la informtica.

6.- CONTROL DE FORMULARIOS

El control de los formularios debe ser planificado, sistematizado y sujeto a una poltica empresarial u organizacional, por lo que debe estar a cargo de un rgano especializado y capacitado para estudiar y comprender los problemas y aplicar soluciones prcticas.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 7

IMPORTANCIA

Los formularios son instrumentos esenciales para el desarrollo, procedimientos y trmites administrativos, constituyndose en el sistema nervioso de cualquier tipo de organizacin.

Anexos:

Numeracin individual y correlativa.

Titulo adecuado

Numeracin genrica o cdigo.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 8

Formularios de remisin

Elaboracin y Control de Formularios

Page 9

1.- Cul es el objetivo de los formularios? El objetivo es mejorar u optimizar la gestin administrativa mediante la estandarizacin de los registros, transmisin, recepcin y anlisis de los datos e informaciones de cualquier proceso o procedimiento administrativo. 2.- Cul es la finalidad de que los formularios tengan ttulo? La finalidad es: Fcil identificacin, definir con claridad y precisin la funcin del mismo. 3.- Cmo debe ser el control de los formularios? El control de los formularios debe ser planificado, sistematizado y sujeto a una poltica empresarial u organizacional. 4.- Por qu los formularios se adecuan a los procedimientos? Porque Cada formulario se elabora con un objetivo especfico por lo que se constituye en un instrumento esencial para el proceso o procedimiento para el cual fue diseado.

Elaboracin y Control de Formularios

Page 10