PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin y Control de Documentos y Registros de la Calidad Cdigo PG-01 Edicin 0

ndice

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2 2. OBJETO................................................................................................... 2 3. ALCANCE................................................................................................. 2 4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3 5. ENTRADAS .............................................................................................. 3 6. SALIDAS ................................................................................................. 3 7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3 8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4 9. DESARROLLO .......................................................................................... 5 9.1. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .............................................................................5 9.2. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS..............................................5 9.3. MANUAL DE CALIDAD .......................................................................5 9.4. PROCEDIMIENTOS............................................................................6 9.5. INSTRUCCIONES ..............................................................................7 9.6. FORMATOS .......................................................................................7 9.7. DOCUMENTACIN EXTERNA .............................................................7 9.8. DISTRIBUCIN.................................................................................8 9.9. CONTROL DE LOS REGISTROS ..........................................................8 10. DEFINICIONES ..................................................................................... 9

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado y aprobado:

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1. TABLA RESUMEN
SECTORES TIPOLOGA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE DOCUMENTAR Y CONTROLAR EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD SALIDAS: DOCUMENTACIN DEFINIDA Y CONTROLADA TODOS, EN GENERAL GENERAL GESTIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE LA CALIDAD RESPONSABLE CALIDAD TODOS LOS PROCESOS RESPONSABLE: RESPONSABLE DE CALIDAD RESPONSABLE: RESPONSABLE DE CALIDAD

2. OBJETO
El objeto de este procedimiento es establecer la sistemtica a seguir en la organizacin para la preparacin, revisin, actualizacin, aprobacin, distribucin y control, as como la metodologa a utilizar para realizar cualquier cambio o modificacin de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

3. ALCANCE
Este procedimiento afecta a todos los documentos y datos de uso interno que definan o desnvuelvan el Sistema de Gestin de Calidad en la organizacin, que son los siguientes: Manual de Calidad Manual de Procedimientos Instrucciones Formatos Datos

Adems, este procedimiento tambin engloba a la documentacin externa y a los registros de calidad, que ms adelante veremos y la metodologa de identificacin de la legislacin y reglamentacin aplicable a la organizacin de forma que sta se asegure del cumplimiento continuo de los requisitos establecidos en las sucesivas actualizaciones legislativas.

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ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO Todos los sectores, en general.

4. RESPONSABILIDADES
Responsable del Sistema. Elaboracin/Revisin de la documentacin del sistema de gestin (Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones, soportes) Identificacin, revisin y actualizacin de la documentacin externa, comprendiendo manuales tcnicos, fichas tcnicas, etc. Distribucin, modificaciones y actualizacin de la documentacin del sistema. Control de los registros de calidad. Gerencia Aprobacin de la documentacin del Sistema.

5. ENTRADAS
La entrada del proceso es la necesidad de documentar y controlar el sistema de gestin de calidad.

6. SALIDAS
La salida del proceso es la definicin del control de la documentacin del sistema, de manera que se facilita el sistema de gestin, consiguiendo que las versiones de los documentos pertinentes estn disponibles en aquellos puntos en los que deban ser utilizados y actualizados.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la organizacin

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: el nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

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9. DESARROLLO

9.1. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La elaboracin de la documentacin general del Sistema de Gestin de Calidad es la tarea del Responsable de Calidad y de los Responsables de rea.

9.1.1. REVISIN Y APROBACIN

Una vez elaborada, ser revisada por el Responsable de Calidad y aprobada por la Gerencia. La modificacin de algn documento del Sistema y su revisin ser realizada por el Responsable de Calidad. El Sistema de Gestin de Calidad estar a disposicin del personal de la organizacin en soporte papel e informtico en la red, con permiso de slo lectura para todo el personal y con permiso de modificacin para el Responsable de Calidad y Responsables del rea a la que aplique el documento

9.2. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos que componen el Sistema de Gestin de Calidad de la organizacin estn identificados, es decir, codificados de forma inequvoca, para facilitar su control y gestin.

9.3. MANUAL DE CALIDAD

El Manual de Calidad es el documento que define la estructura organizativa y de responsabilidades del Sistema de Gestin de Calidad a travs de captulos, haciendo referecias explcitas o implcitas a los procedimientos que lo desarrollan. As, para cada sistemtica de actuacin se mencionar, cuando exista, el procedimiento especfico que la desarrolle. Es, por lo tanto, el documento bsico del Sistema de Gestin de Calidad y establece de manera ordenada y sistemtica la poltica y lneas directrices de calidad por las que se rige la organizacin, mediante la definicin de que

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se debe hacer, que responsabilidad se genera, y quienes son los responsables. CONTENIDO El Manual de Calidad est constitudo por los siguientes captulos: Captulos del Manual de Calidad Captulo 00A: Presentacin de la organizacin Captulo 00B: Generalidades Captulos del Manual de Calidad: Los captulos del Manual son 5, segn los cinco bloques en los que se desarrolla la norma UNE-ENISO-9001, que son: 1. 2. 3. 4. 5. Gestin de la Documentacin Responsabilidad de la Direccin Gestin de los recursos Realizacin del producto/servicio Medicin, anlisis y mejora

Cada captulo mantendr su propio estado de edicin y paginacin debido al carcter modular del propio Manual. Todos los captulos constarn de una portada en la que figure el ttulo, el nnero del captulo, y el ndice desglosado del mismo.

9.4. PROCEDIMIENTOS
Son documentos que complementan al Manual de Calidad y que desarrollan los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad para actividades concretas, describiendo aspectos de su aplicacin y su verificacin, si procede. CONTENIDO El texto de los procedimientos deber ser claro y conciso, describiendo de manera precisa el mtodo operativo a aplicar para facilitar su comprensin y utilizacin. Siempre que sea aplicable, se deber estructurar la informacin con los apartados mnimos siguientes: Tabla Resumen Objeto Alcance Responsabilidades Entradas Salidas

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Procesos Relacionados Diagrama de Flujo Desarrollo Archivo Definiciones (si procede) Formatos y Referencias

Todos los procedimientos constarn de una portada con su ttulo e ndice. Adems, deber recoger la fecha de entrada en vigor y la firma de las personas encargadas de su elaboracin, revisin y aprobacin.

9.5. INSTRUCCIONES
Las instrucciones se generan para definir aspectos, criterios de aceptacin y/o requisitos a contemplar en la realizacin de una tarea concreta, que no fueran contemplados en los procedimientos. CONTENIDO Las instrucciones sern redactadas de forma concisa y sencilla para que puedan ser fcilmente entendidas por las personas a la que van dirigdas. Se procurar, en la medida de lo posible, sintetizarlas en una nica hoja.

9.6. FORMATOS
Los formatos son los soportes documentales del registro de datos relevantes del sistema.

9.7. DOCUMENTACIN EXTERNA

La documentacin externa podr ser: Documentacin Tcnica de Referencia Documentacin Suministrada por los Clientes Informacin proporcionada por Proveedores Documentacin General

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9.8. DISTRIBUCIN
La distribucin de los documentos se realizar de tal forma que la edicin en vigor est diponible en aquellos puntos en los que se lleven a cabo operaciones que se vean afectadas por estes documentos o datos. NECESIDAD DE MODIFICACIN Y ACTUALIZACIN Est prohibida la realizacin de copias de los procedimientos o instrucciones complementarias sin la expresa autorizacin del Responsable de Calidad. La copia de la documentacin que fue sustituda por error ser retirada y destruda por el destinatario para evitar su uso por error.

9.9. CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros de calidad son las evidencias documentales de que se estn llevando a cabo las actividades conforme a los requisitos recogidos en el Sistema de Gestin de Calidad (por ej.: hoja de pedido, contrato, informacin auditora). La informacin que deben contener los citados registros de calidad se detalla en el procedimiento correspondiente. Tal informacin debe ser legible, estar cerrada, limpia y debe estar firmada o aprobada por la persona que realiza o supervisa tal actividad. Los registros de calidad deben ser clasificados y archivados de forma que au localizacin y el acceso a la informacin que contienen sea sencilla y rpida. Cada rea establecer los criterios a seguir para ordenar y clasificar tales registros, as como el establecimiento de la poltica de acceso a esos registros. Los registros de calidad se archivan, bien en soporte informtico o en papel, tomndose las medidas precisas para garantizar su perfecto estado de conservacin. En el casode archivos en soporte informtico, deber hacerse una copia de seguridad con la periodicidad definida y se darn las instrucciones precisas para cualquier acceso a los datos, dada la vulnerabilidad de este tipo de archivos. En el formato: "Registros del Sistema de Gestin de Calidad" figura la relacin de registros de calidad del Sistema de Gestin de Calidad, el ttulo correspondiente, su condificacin, los responsables y el tiempo de conservacin en archivo.

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10. DEFINICIONES

Copia Controlada: Aquellas copias de documentos identificadas como controladas que deben ser actualizadas mediante la entrega de la nueva edicin y la devolucin de la edicin anterior para su destruccin. Copia no Controlada: Aquellas copias de documentos identificadas como no controladas no sern actualizadas en caso de modificacin. Documento: Medio de soporte (papel, disco magntico, electrnico, etc.) que contienen informacin. Formato: Cuadro formulario de registro de datos Registro de Calidad: Documento que proporciona evidencia de actividades realizadas.

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LISTADO DOCUMENTACIN EXTERNA

TITULO

FECHA

ARCHIVO

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LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIN

N CDIGO TTULO COPIAS

PERSONAL

CONTROLADA/ NO CONTROLADA

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REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD

REGISTRO CDIGO RESPONSABLE

ARCHIVO

TIEMPO CONSERVACIN (AOS)

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