___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA ARQUIVOLOGIA PROTOCOLO E GESTO DOCUMENTAL Constituio de 1988 Direito Informao; Papel do Estado Art.

.23 competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos. Art.216 2 - Cabe administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear a quantos dela necessitem. Lei Federal n8.159/91 Art 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial dos documentos de arquivos como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 22 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: "Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas, federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. GOVERNO O Governo uma forma de representao do Estado, criado pela sociedade a partir das necessidades como regulamentao, garantia da ordem, distribuio de bens e satisfao das necessidades bsicas do cidado. A sua misso garantir o bem comum, servir ao cidado. INFORMAO Para McGee e Prusak (2004), a informao so dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais so atribudos significados e contexto. Sos dados em uso, o que pressupe a participao de usurios para manipul-los no seu contexto geral, independente da forma em que se apresentem. (Do livro Gerenciamento Estratgico da Informao) NECESSIDADE DE INFORMAO O que leva uma pessoa a procurar informao? 1. 2. 3. Resoluo de problemas. Objetivos especficos. Necessidade de ampliar o conhecimento. local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos geralmente no plural, devido influncia inglesa. LEIS E CONCEITOS Lei Federal n 8.159/91 - Objetivo: dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5). Tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Arquivos: Elementos e Definies O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, DOCUMENTOS, por exemplo, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). O que arquivologia? o ramo da cincia destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos mtodos e tcnicas a serem observados na implantao, organizao, desenvolvimento e utilizao dos documentos e das informaes. O que arquivstica? Arquivstica a disciplina que tem por objeto o conhecimento dos arquivos e dos princpios e tcnicas a serem aplicados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao Finalidade Servir a sociedade; Promover a cidadania; Ser prova material histria; Perpetuar e preservar as fontes histricas; Auxiliar e servir de fonte primria para o desenvolvimento cientfico. Funo Guarda e conservao de documentos Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informao; Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histrico e o desenvolvimento social;

ARQUIVO conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos;

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA Desenvolver polticas de acesso e perpetuao da informao e assegurar a proteo do seu suporte; Auxiliar o processo decisrio, apoio administrativos DOCUMENTO Suporte onde a informao registrada. Suporte: material registradas. sobre o qual as informaes so Espcie Atos Normativos: So as regras e normas expedidos por autoridades administrativas, exemplos: decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, etc. Atos Enunciativos: So os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Caractersticas dos arquivos Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: os estgios de sua evoluo; as entidades mantenedoras; a natureza dos documentos. a extenso de sua atuao, Acervo: Pblicos conjunto de docs. produzidos ou recebidos por rgos pblicos ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Institucionais privados conjunto de docs. de pessoa fsica ou jurdica. Pessoais - arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de direito privado. Uso: (Instituies Pblicas) Corrente: em curso consulta freqente vinculados a objetivos imediatos Intermedirio: no so correntes, mas por razes administrativas aguardam eliminao ou guarda permanente (limbo ou purgatrio) Permanente: conjunto de docs. de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser preservados. ARQUIVOS PERMANENTES Atividades tpicas Arranjo - reunio e ordenao adequada dos documentos Descrio e publicao - acesso aos documentos para consulta e divulgao Conservao - medidas de proteo aos documentos, visando impedir a sua destruio. Referncia - poltica de acesso e uso dos documentos Fase de Descrio - termos Guia: informaes bsicas acerca de um ou mais arquivos e seus fundos; Fundo: unidade de docs. acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com outros arquivos; Inventrio: descrio de um fundo ou de umas de suas subdivises que toma por unidade a srie; Srie: seqncia de docs. de um mesmo tipo; Catlogo: descrio de um fundo ou de umas de suas subdivises que toma por unidade a pea documental; Instrumento de pesquisa: meio pelo qual se identifica, localiza, resume ou transcreve componentes de um arquivo, com a finalidade de controle e de acesso.

Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica, os documentos podem ser classificados segundo: gnero, natureza do assunto, espcie e tipo de documento. Gnero Cartogrficos - Exemplos: mapas, plantas, perfis; Icnogrficos - So documentos em suporte sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagem esttica. Exemplo: fotografias Informticos - Exemplo: disco flexvel (disquete), disco rgido e disco ptico; Filmogrficos - Exemplos: filmes e fitas videomagnticas. Microgrficos - So documentos em suporte filmico resultante da microproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: microficha, microfilme em rolo, carto e jaqueta; Textuais - os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos. Sonoros - Exemplo: discos e fitas audiomagnticas. Natureza do assunto Ostensivo ou Ordinrio - as informaes contidas no documento, no prejudicam a administrao, quando divulgadas. Sigiloso - as informaes contida no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana, quanto a sua custdia e divulgao. Segundo a natureza do grau de sigilo, dividem se em quatro categorias: Ultra secreto somente devem ter acesso pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio, tais como: planos de guerra, descobertas e experincias cientficas de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeiras de alto nvel. Secreta Quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas que no estejam ligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente. Assuntos classificados como secretos: referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras. Confidencial Quanto ao assunto abordado no documento, somente devem ter acesso as pessoas autorizadas, embora os assuntos no requerem alto grau de segurana, mas o conhecimento dos mesmos por pessoas no autorizadas pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. Os assuntos em geral classificados como confidenciais so os referentes: a pessoal, material, finanas e outras cujo o sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como informaes sobre atividades de pessoas e entidades Reservados Quanto ao assunto, no devam ter o acesso e nem o conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas.

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA Elementos caractersticos dos documentos Definio Material sobre o qual as informaes so registradas Configurao fsica e um suporte, de acordo com a natureza e o modo que foi confeccionado. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas Exemplos Fita magntica, filme de nitrato, papel Caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme. Documentao audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual. Natureza do documento: Arquivo Especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. Arquivo Especializado: constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano . Ex. arquivo mdico. Ostensivo sem restrio de acesso Sigiloso com restrio ACESSO E SIGILO DE DOCUMENTOS PBLICOS Direito de Acesso Pleno aos documentos - no expor ao risco a: Segurana da sociedade e do Estado 30 anos pode prorrogar uma nica vez por igual perodo Intimidade da vida privada, honra e imagem das pessoas 100 anos Gesto de Arquivos Gesto de arquivos ou Gesto Documental, um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criao do documento at a sua destinao final eliminao ou recolhimento, visando: a preservao da informao; a perpetuao do suporte; a racionalizao e garantir a eficincia administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logsticos, financeiros e material. A gesto de arquivos inclui a administrao de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos. Gesto de Documentos Composta de trs fases bsicas: 1 PRODUO (elaborar documentos, prezando pela otimizao). Composta pelos seguintes elementos: elaborar modelos; controlar e difundir docs. normativos; utilizar processadores de palavras e textos. 2 UTILIZAO (fluxo percorrido e guarda de docs.) Envolve as atividades de protocolo; gesto de arquivos correntes e intermedirios; implantao de sistemas de arquivos e de recuperao da informao. 3 DESTINAO (deciso quanto a eliminao e guarda permanente de docs.) Envolve a anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos. PROTOCOLO rgo responsvel pelo recebimento, registro, movimentao, controle, expedio, e classificao de documentos de carter corrente. Atividades Recebimento de docs; Classificao de docs; Expedio e distribuio de docs; Registro e autuao (doc. em processo) de docs; Movimentao e controle de docs.

Suporte

Formato

Gnero

Espcie

Boletim, Certido, Declarao, Relatrio

Teoria das Trs Idades

Avaliao Transferncia

Avaliao Recolhimento

Arquivo Corrente

RGO PRODUTOR Massa documental:100 % Guarda: mdia 5 anos

ARQUIVO PBLICO Massa documental:50% Guarda: mdia 50 anos

Acesso restrito ao rgo de origem

Arquivo Intermedirio

ARQUIVO PBLICO Massa documental:1 0% Guarda: permanente Acesso Pblico

Arquivo Permanente

Caractersticas dos arquivos Uso: Setorial unidade responsvel pelo arquivamento de docs. acumulados por entidade subordinada e que depende do arquivo central. (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.) Geral/central unidade responsvel pelo controle de docs. acumulados pelas diversas reas de uma organizao e pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos. (Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.)

Dividem-se os rgos de protocolo em quatro setores distintos: - Entrada - Expedio - Informao - Arquivo

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA

Receber - Consiste em verificar se o documento est dirigido autoridade competente, se est redigido em termos prprios, se selado devidamente quando necessrio e ainda conferir os anexos, quando houver. Classificar - Tarefa principal de um rgo de comunicaes. Classificar o processo de analisar a correspondncia e outros documentos de modo a arrum-los logicamente em grupos (por assunto) ou sries para um arquivamento sistemtico. Distribuir - Remeter s sees competentes para o devido estudo. Algumas operaes Juntada ao pela qual se insere em um processo, definitivamente, doc. que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante; Anexao ao pela qual se rene doc. a outro, em carter complementar, guardando ambos relativa autonomia; Apensao ao pela qual se renem um ou mais processos a outro, na fase da autuao ou posteriormente. Protocolo: prtos primeiro + klla goma, donde se cola registro de atos oficiais, livro de correspondncia. Conjunto de operaes visando o controle a tramitao, e assegurar a imediata localizao e recuperao do documento, garantindo assim o acesso informao. Para isso preciso: Recebimento Abertos, analisados, com antecedentes ou no Trat-lo conforme assunto (classific-lo)

FICHA DE PROTOCOLO N DE CONTROLE ________DATA_DE ENTRADA_ ORIGEM____________ ESPCIE____________ N ________ E DATA DO DOCUMENTO________ CDIGO _____________ Resumo do assunto_______________________ Data da 1 distribuio_________ (em anexo vai uma guia de encaminhamento em 2 vias)

Verificao fsica (n de pginas)

Expedio Numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias. encaminhar ao arquivo e ao destinatrio

Receber e separar os documentos entre os ostensivos , sigilosos e os particulares

MTODOS DE ARQUIVAMENTO Alfabtica Geogrfica Numrica Cronolgica Dgito terminal Assunto

Fazer a juntada

Encaminhamento imediato Intelectual/ arquivista do arquivo corrente Recebimento Aqui se atribui um cdigo de referncia

Recebimento e analise Registro, autuao e controle da tramitao (n de controle)

Classificao para arquivo Corrente.

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA novos procedimentos: seus foto-grama so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo assim a proximidade das informaes. Por ser mais trabalhoso apenas uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se neste suporte. Microfichas: Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output microfilm, ou seja, sada direta do computador para microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so bastante utilizadas devido a facilidade de seu manuseio CLASSIFICAO Atividade tcnica destinada a organizar a documentao de carter corrente, agrupando os documentos de acordo com caractersticas comuns que apresentam no ato de sua criao, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituio. Organizao Codificao: etapa que sucede a classificao, a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificao. Ordenao/arquivamento: a atividade de organizao dos documentos dentro das pastas, fichrios, arquivos... Princpios Arquivsticos Provenincia ou respeito ao fundo onde foi constitudo; Territorialidade reporta-se o contedo; Teoria das trs idades. Suportes Fsicos: Microfilmagem um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico sendo juridicamente amparada. O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem. Microfilmagem (objetivos): Reduzir o volume Garantir a durabilidade As microformas podem apresentar-se em trs modos: Filme Jaqueta Microfichas Filme (rolo) So gerados um filme original para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia para consulta. Um filme tem capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme estes documentos so chamados de fotogramas. Jaqueta A sua impresso segue os mesmos procedimentos do filme. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto este passa por Lei da Microfilmagem Decreto N 1.799, de 30 de janeiro de 1996 - Regulamenta a lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias: Art. 1 A microfilmagem , em todo territrio nacional, autorizada pela lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos. De qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes executivo, Judicirio e Legislativo , da administrao indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e do Municpios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas Art. 3 - Entende-se por microfilmagem, para fins deste decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por maios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 - A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma Art. 5 - A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo. Art. 6 - Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo Art. 10 Para o processamento de filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 12 A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma procedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia Automao de documentos a transposio do suporte inicial do documento (papel, fita magntica etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de computadores. Objetivos: Diminuio do tamanho do acervo; Preservao dos documentos; Possibilidade de acesso ao mesmo documento por vrias pessoas ao mesmo tempo; Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperao da informao

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento so: Atravs da transferncia da informao para um CD ou mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo processo de scanneamento de um documento em papel; Gravando as informaes de uma fita magntica, disco de vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo. MICROFILME x DIGITALIZAO O microfilme possui valor legal. O documento digital no possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurdico, ele poder ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mesmo no poder ser feito caso ele tenha sido scanneado. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida til (considerasse a integridade da informao) de um CD, em condies de armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos. O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos. O CD pode ser guardado em condies ambientais mais flexveis, enquanto que o microfilme, devido composio qumica da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais (veremos quando falarmos de preservao, conservao e restaurao de documentos); Conservao, Preservao e Restaurao de documentos: Conservao: o conjunto de procedimentos, mtodos e tcnicas destinados a assegurar a proteo fsica (material e virtual) de documentos de arquivo contra os agentes de deteriorao. Princpios que devem ser observados para conservao de documentos : Produo e acesso reas de armazenamento Condies ambientais Acondicionamento Manuseio e transporte Segurana Acondicionamento Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. Manuseio e Transporte O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas salas de trabalho e de consulta. Segurana Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado para a preveno contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo. A CONSERVAO PREVENTIVA o conjunto de tais medidas realizadas como precauo, preparando os documentos para quaisquer eventualidades com relao sua integridade fsica. Preservao o conjunto de atividades destinadas conservao dos documentos: higienizao, acondicionamento, guarda, climatizao e monitorao ambiental. Restaurao uma interveno de tratamento do documento quando o mesmo se encontra sria e realmente danificado. O termo e a prpria idia de restaurao (ou restauro) tm sido abandonado e/ou recusados por parte dos conservadores que consideram: Que quando se faz uma Conservao Preventiva eficaz, a Restaurao nunca ser necessria; No se deve interferir na constituio fsica e na autenticidade de um documento, que sempre deve aparentar a idade que realmente possui; Os procedimentos especficos de recomposio fsica, reforma ou conserto de documentos so parte da Conservao e da Preservao.

Produo e Acesso Nos processos de produo, tramitao, organizao e acesso aos documentos, devero ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros documentais, com vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinao. Condies Ambientais Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte. reas de Armazenamento Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.

Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991: Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. DECRETO N 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados: Art. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA o Diretor-Geral O CONARQ, constitudo por dezessete membros conselheiros: do Arquivo Nacional, que o presidir; representantes dos poderes Executivo Federal; Judicirio Federal; Legislativo Federal; Arquivo Nacional; Arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal; Arquivos pblicos municipais; Instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia; Associaes de arquivistas Instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. Cada Conselheiro tem um suplente. GERENCIAMENTO DE CONFLITOS, COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL, CLIMA E CULTURA. COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL Comunicao organizacional; Cultura organizacional; Mudana organizacional; Desenvolvimento organizacional; Liderana; Estrutura organizacional.

FONTES DE ESTUDO Arquivo Pblico do Distrito Federal SEPLAG e Escola de Governo - www.arpdf.df.gov.br Arquivo Nacional http://www.arquivonacional.gov.br DISCIPLINAS QUE CONTRIBUEM PARA O ESTUDO DO C.O.

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL - DEFINIO Campo de estudo que investiga o impacto que indivduos, grupos e a estrutura tm sobre o comportamento dentro das organizaes com o propsito de utilizar este conhecimento para melhorar a eficcia organizacional. Estudo do comportamento humano no local de trabalho. (ROBINS,2002); Interaes entre as pessoas e a organizao; Metas do C.O.: Explicar, prever e controlar o comportamento.

Processo de Desenvolvimento do Comportamento

Dificuldade

Tempo

Conhecimento - aprendizado Mudana de atitudes Mudana de comportamento individual Mudana de comportamento organizacional

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA Coleta de dados com questionrio ou roteiros entrevistas- observaes sistemticas observao participante experimento de laboratrio ou de campo e meta anlise. Exemplos: Verificar comportamentos; levantar percepes; medir nveis de estresse; investigao dos efeitos de dar poder a algum; reviso quantitativa e/ou qualitativa da literatura, comparao de estudos, entre outros VANTAGENS 1. Desenvolvimento de habilidades; 2. Crescimento pessoal; 3. Melhoria da eficcia organizacional; 4. Apuro e refinamento do bom senso. aplicar o conhecimento obtido sobre as pessoas, os grupos e o efeito da estrutura sobre o comportamento, para que as organizaes trabalhem mais eficazmente. com o estudo do que as pessoas fazem nas organizaes e de como este comportamento afeta o desempenho das empresas. O QUE O CO OBJETIVA? REAS DE ESTUDO DO COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL Motivao; Comportamento e poder de liderana; Comunicao interpessoal; Estrutura e processos de grupos; Aprendizado; Desenvolvimentos de atitudes e percepo; Processos de mudana; Conflitos; Planejamento do trabalho; e Estresse no trabalho.

DESENVOLVIMENTO DE HABILIDADES NO COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL 1.Segurana/estabilidade no trabalho; 2.Altos padres na seleo de pessoas ; 3.Uso de equipes auto-gerenciveis; 4.Remunerao baseada em desempenho; 5.Investimento em treinamento e desenvolvimento; 6.Reduo das diferenas de status entre os indivduos; 7.Compartilhamento de informaes; 8.Promoo interna. CLIMA E CULTURA ORGANIZACIONAL

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA CULTURA ORGANIZACIONAL A cultura de uma organizao o cimento que a mantm unida em busca de um objetivo comum. Independentemente da hierarquia todos trabalham para o bem daquela organizao se seus valores forem compatveis com os dos indivduos. (CRNKOVIC,2003). CLIMA ORGANIZACIONAL a qualidade ou propriedade do ambiente organizacional que percebida ou experimentada pelos membros da organizao e que influencia seu comportamento (Chiavenato, 1997). ASPECTOS DA CULTURA ORGANIZACIONAL ASPECTOS FORMAIS: Polticas e diretrizes Mtodos e procedimentos Estrutura organizacional Tecnologia adotada ASPECTOS INFORMAIS: Percepes Sentimentos Atitudes Valores Normas grupais Crenas e pressupostos: termos utilizados para expressar o que tido como verdade na organizao.Trata-se de como ns interpretamos as coisas, nesse sentido a cultura vista como uma que guiam as pessoas a se comportarem em caminhos permitidos e possibilitam-nas de julgarem outras e justificarem-se para outras; Ritos, rituais e cerimnias: so atividades planejadas que tm conseqncias prticas e expressivas, tornando a cultura mais tangvel e coesa (DEAL & KENNEDY, 1982). Estrias e mitos: As estrias narram os eventos ocorridos, reforam o comportamento existente e enfatizam como esse comportamento se ajusta ao ambiente organizacional. Os mitos se referem a estrias consistentes com os valores da organizao, porm, no sustentadas em fatos (FREITAS, 1991). Tabus: demarcam as proibies, orienta o comportamento enfatizando o que no permitido. Segundo Freitas (1991, p.29), uma constatao curiosa a quase total ausncia de meno aos tabus organizacionais. Heris: personagens que incorporam os valores e condensam a fora na organizao. SOCIALIZAO DA CULTURA ORGANIZACIONAL Processo Seletivo Contedo do cargo Supervisor como tutor Grupo de trabalho Programa de integrao VANTAGENS Reduz a ansiedade das pessoas Reduz a rotatividade Economiza tempo Desenvolve expectativas realsticas MUDANAS CULTURAIS CULTURA COMO ELEMENTO ESTRATGICO Algumas situaes propcias mudana: - Uma crise dramtica - Modificaes de liderana - Organizao pequena e jovem - Cultura fraca Segundo Stoner e Freeman (1995) apud Padoveze(2003), no fcil mudar a cultura de uma organizao. Uma dificuldade est em identificar a cultura atual, j que ela decorre dos atos dos membros da organizao e dos relacionamentos que eles estabelecem com o correr do tempo Katz e Kahn apud Tachizawa (2003) afirmam que o clima organizacional deriva dos seguintes fatores: a) Normas e valores do sistema formal; b) Reinterpretao dos mesmos pelo sistema informal; c) Histria das disputas internas e externas da organizao; d) Processos de trabalho; e) Comunicao interna; f) Percepo dos fatos. Enquanto a cultura organizacional se mantm durante toda a existncia de uma empresa ou, pelo menos, durante parte dela, apontando os caminhos a serem seguidos em

COMPONENTES DA CULTURA ORGANIZACIONAL Segundo Chiavenato (1999), toda a cultura se apresenta em 3 diferentes nveis: ARTEFATOS: So todas as coisas ou eventos que podem nos indicar VISUAL OU AUDITIVAMENTE como a cultura da organizao. Os smbolos, as histrias, os heris, os lemas, as cerimnias so exemplos de artefatos. VALORES COMPARTILHADOS: Constituem o segundo nvel da cultura. So os VALORES RELEVANTES que se tornam importantes para as pessoas e que definem as razes pelas quais elas fazem o que fazem. Em muitas culturas organizacionais os valores so criados originalmente pelos fundadores da organizao. PRESSUPOSIES BSICAS: Constituem o nvel mais ntimo, profundo e OCULTO da cultura organizacional. So as crenas inconscientes, percepes e sentimentos nos quais as pessoas acreditam. ELEMENTOS DA CULTURA ORGANIZACIONAL VALORES CRENAS E PRESSUPOSTOS RITOS, RITUAIS E CERIMOMIAS ESTRIAS E MITOS TABUS HERIS NORMAS E PROCESSO DE COMUNICAO

Valores: so construdos principalmente, pela cpula e esto amarrados aos objetivos organizacionais, so o corao da cultura, e dizem o que importante para se atingir o sucesso.

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___________________________________________MPU_____________________________________ARQUIVOLOGIA determinadas etapas, o clima organizacional se modifica conjunturalmente. Existem inmeros tipos e sub-tipos de clima organizacional, mas para fins didticos sugeriu a seguinte classificao: l l Clima desumano: onde dada excessiva importncia tecnologia; Clima tenso: onde h forte presso ao cumprimento de normas rgidas, burocrticas em que os resultados podem levar a punies e/ou demisses; Clima de tranquilidade e confiana: onde existe plena aceitao dos afetos, sem descuidar-se de preceitos e do trabalho. PESQUISA DE CLIMA ORGANIZACIONAL Como afirma Luz (2001), a pesquisa do clima organizacional pode ser considerada como um instrumento que, aplicado de forma consciente e metdica, tem condies de assegurar consistncia em quase todas as mudanas empresariais que busquem, eficincia, eficcia e qualidade. A seleo dos itens pertinentes pesquisa poder ser discutida com os gestores da organizao. Ao escolher e elaborar os instrumentos de pesquisa necessrio considerar o grau de escolaridade dos colaboradores, o tempo disponvel para realiz-la e fazer a testagem dos instrumentos com alguns funcionrios para corrigir possveis falhas. A pesquisa deve atingir o mximo de funcionrios para no gerar angstia tanto no grupo que participou quanto no que no fez parte da mesma. GESTO DE CONFLITOS Como os conitos so comuns na vida organizacional, o administrador deve saber desativ-los a tempo, evitando-se a sua ecloso. Uma qualidade desejvel no administrador , sem dvida, a sua capacidade de administrar conitos. TIPOS DE CONFLITO Interno: duas opinies numa mesma pessoa. Entre indivduos: diferenas de personalidade. Entre indivduos e grupos: discordncia das normas ou da cultura do grupo ou organizao. Entre grupos: conseqncia da escassez de recursos. Entre organizaes: competio pelo mercado Estgios do Processo de conflito Estgio I: oposio inicial ou incompatibilidade Estgio II: as questes do conflito so definidas. Estgio III: Intenes (competir, colaborar, evitar, acomodar-se e conceder - mutuamente) Estgio IV: comportamento. Momento em que o conflito se torna visvel. Estgio V: conseqncias. Podem ser funcionais ou disfuncionais.

ABORDAGENS PARA ADMINISTRAR CONFLITOS

ESTILOS DE ADMINISTRAO DE CONFLITOS Estilo de Evitao Reflete uma postura nem assertiva e nem cooperativa, na pretenso de evitar ou fugir ao conflito. usado quando o problema trivial, ou quando no h chance de ganhar ou requer tempo para obter informaes ou um desacordo pode ser oneroso ou perigoso. Pode criar um conflito do tipo perder/perder

Estilo de acomodao Reflete alto grau de cooperao para suavizar as coisas e manter a harmonia. Consiste em resolver os pontos menores de discordncia e deixar os problemas maiores para frente. Funciona quando as pessoas sabem o que errado, quando um assunto muito importante, quando se pretende construir crditos sociais, quando manter a harmonia o mais importante. Na prtica a suavizao pode ignorar a essncia real do conflito.

Estilo Competitivo o comando autoritrio que reflete forte assertividade para impor o seu prprio interesse. utilizado quando uma ao decisiva deve ser rapidamente imposta em situaes importantes. uma atitude de confronto e dominao. Tende a criar um conflito do tipo ganhar/perder. Uma das partes ganha custa da outra.

Estilo de compromisso Reflete uma combinao de ambas as caractersticas de assertividade e de cooperao. utilizado quando uma parte aceita solues razoveis para a outra e cada parte aceita ganhos e perdas na soluo. Ocorre quando ambos tem igual poder e querem reduzir as diferenas. Tende a criar um conflito do tipo ganhar/perder. Ocorre quando cada parte d algo e ganha algo de valor.

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Estilo de colaborao Tambm chamado de soluo de problemas. Reflete elevado grau de assertividade e de cooperao. O estilo colaborativo habita ambas as partes a ganhar. utilizado quando os interesses de ambos os lados so importantes e quando o equilbrio requer bom senso. O negcio que ambas as partes ganhem e se comprometam com a soluo encontrada. Tende a reconciliar diferenas entre as partes. o estilo mais eficaz de administrao de conflitos. a forma ganhar/ganhar.

comportamento dentro das organizaes com o propsito de utilizar este conhecimento para melhorar a eficcia organizacional.

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