IMPRESOS Y DISEOS PUERTO LA CRUZ, ANZOTEGUI VENEZUELA

REVISION 2 AO: 2014 PRO-FIN-C-002.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE FACTURACION Y COBRANZA

ELABORADO POR MERCEDES RINCONES

APROBADO POR: BELEN YEPEZ

AUTORIZADO POR: MILISAY JARAMILLO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO
INTRODUCCION MARCO JURIDICO OBJETIVO POLITICAS RESPONSABILIDADES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION:
El presente manual de polticas y procedimiento ha sido elaborado con el propsito brindar informacin en forma clara y precisa sobre los procesos internos que actualmente se realizan para llevar a cabo la facturacin, cobro oportuno, el control y registro de las cuentas con antigedad de saldos de cada uno de los clientes que nos solicitan impresos para el desarrollo productivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO JURIDICO:
CODIGOS Cdigo de Comercio LEYES ORDINARIAS Ley Contra Ilcitos Cambiarios Ley de Arbitraje Comercial LEYES ORGANICAS Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos REGLAMENTOS Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Reglamento de la Ley de Proteccin al Consumidor Reglamento de la Ley sobre el Derecho de Autor Reglamento Parcial del Decreto Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrnicas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS:
Normar e integrar en un documento los procedimientos relativos al proceso de emisin de facturas, as como las gestiones administrativas de cobranza. En caso de cuentas irrecuperables el procedimiento para la creacin de su estimacin y su cancelacin. Entregar oportunamente las facturas al cliente, tener registro, control, cobros y depsito puntual de los impresos entregados a los clientes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

POLITICAS GENERALES DE COBRANZA:

El rea Comercial examinar y realizar una calificacin previa a los clientes potenciales, definindolos como Distribuidores, Sub-distribuidores, Cadenas Comerciales, Representantes o Mayoristas, en base a su antigedad, historial de crdito, compras al ao, lealtad, potencial, capacidad de ventas y capacidad de pago. El Cliente deber llenar un formato de Solicitud de Crdito proporcionada por el rea Comercial. El rea Comercial solicitar al cliente los siguientes documentos:

PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS Cedula de identidad. Estados financieros con una antigedad no mayor a tres meses. Estados de cuenta bancarios. Registro de identificacin fiscal. Registro mercantil. Copia de comprobante de domicilio. Identificacin del representante y/o apoderado legal Una vez que se determine que el Cliente es sujeto a crdito, recibir una notificacin por parte del rea Comercial junto con el Departamento de Crdito y Cobranzas, en donde se notificarn los das y monto mximo de lnea de crdito a la que se ver beneficiado. En caso de que el Cliente no sea sujeto a crdito, la empresa se reserva el derecho de otorgar o no una lnea de crdito, utilizando como base la investigacin que realice el Departamento de Crdito y Cobranza, y que el rea Comercial determine el valor potencial del mismo. Se le solicitar al cliente lo siguiente:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Deber ser Distribuidor autorizado de la empresa por un mnimo de 6 meses, con un buen movimiento de compras y que durante ese periodo pagar de contado o protegido. Si no se tiene ningn problema en la cuestin de pagos en este lapso, se podr anticipar este periodo con previa autorizacin del Director General y/o el Director de Administracin y Finanzas. El crdito otorgado inicial despus de los 6 meses como Distribuidor autorizado de la empresa ser de mximo 30 das despus de la fecha de facturacin. Este monto de crdito tendr un lmite de dinero (promedio de los 6 meses), al ser igualado o excedido este lmite, tendr que pagar de contado hasta regularizar su lnea de crdito. Para proyectos especiales en donde el cliente requiera montos superiores a su lmite de crdito, se le solicitar respaldar dicha solicitud con orden de compra de su cliente y copia de contrato. Este monto adicional al crdito deber ser negociado para su autorizacin con el Director General y/o Director de Administracin y Finanzas. La lnea de crdito que se conceda al cliente slo se podr utilizar a partir de la fecha en el que la direccin general la autorice. La lnea de crdito que se otorgue no puede ser excedida por las compras del cliente. El plazo de pago del crdito que se conceda, comenzar a partir de la fecha en que se emita la factura y ste considerar das naturales y no das hbiles. El cliente con lnea de crdito que necesite ampliacin del monto de crdito o del plazo de pago, tendr que solicitarlo a travs del formato correspondiente. El cliente que tenga una lnea de crdito y cambie de razn social, deber solicitar el respeto de su lnea de crdito, a travs del formato correspondiente. Esto debe de hacerse de forma inmediata, de otra manera se manejar como cliente nuevo. El cliente que se atrase en el pago de uno de sus crditos aunque sea por un da, se le suspender su lnea de crdito, hasta que cumpla por completo con sus compromisos vencidos. Para la reapertura de la lnea de crdito se considerar la morosidad y la intencin de pago por parte del cliente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En caso de que a un cliente se le suspenda su lnea de crdito, slo se le autorizarn nuevas compras de contado, hasta que se ponga al corriente con sus cuentas vencidas, siempre y cuando el atraso no sea mayor a 15 das. El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus crditos tendr como consecuencia la suspensin o cancelacin de la lnea de crdito, de acuerdo al criterio emitido por el Departamento de Crdito y Cobranza y la Direccin General.

Reporte de fichas de Depsitos de Contado y Crdito Todos los clientes de contado harn sus Depsitos en una sola cuenta designada por la empresa y tendrn que reportar su Depsito al departamento de cobranza distribuidores@id.com.ve, para que este sea tomado como efectivo se tendr que realizar en firme (No se aceptan depsitos de Efectivo). Los clientes de crdito reportarn y enviarn sus depsitos al departamento de Crditos al correo cobranza distribuidores@id.com.ve para que sea aplicado inmediatamente y evitar alguna suspensin.

RESPONSABILIDADES El rea Comercial se responsabiliza a examinar a los clientes y recopilar la informacin completa de acuerdo a los Lineamientos establecidos para que el Departamento de Crdito y Cobranza pueda armar el expediente del cliente. El Departamento de Crdito y Cobranza se compromete a recibir y verificar el expediente completo de los clientes potenciales. El Director General y/o Director de Administracin y Finanzas tiene la responsabilidad de recibir por parte del Departamento de Crdito y Cobranza el expediente del cliente potencial para determinar si este es sujeto de crdito o no.

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