Instrumento Normativo No. 2

INSTRUMENTO NORMATIVO
LAIP - 002
Acciones principales a desarrollar para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica
Este documento constituye el instrumento normativo nmero dos en torno al proceso de implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. El documento como tal se refiere a las principales acciones que las instituciones pblicas deben desarrollar a fin de crear condiciones y capacidades para dar efectivo cumplimiento a la Ley.
Preparado por:
EQUIPO COORDINADOR PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
DATOS DE REFERENCIA:
Elaborado por: Equipo coordinador de la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin Varinia Arvalo Miriam Chvez Luis Cruz Juan Escalante Archivo General de la Nacin Claudia Ponce Oscar Campos Margarita Silva Innovacin Tecnolgica e Informtica Juan Francisco Gonzlez Fecha de elaboracin 9 de noviembre 2011
Contenido del instructivo
El instructivo presenta las principales acciones que las instituciones pblicas deben desarrollar a fin de disponer de las condiciones y capacidades para dar efectivo cumplimiento a la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.
Este es un documento de carcter pblico y de uso exclusivo para los fines propuestos en la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica en El Salvador, por lo que se autoriza a las o los interesados en sus conceptos, copiarlo, reproducirlo por cualquier medio fsico o digital siempre y cuando se cite su fuente y el documento preserve su espritu.
Instrumento normativo LAIP No. 2
NDICE
Contenido Introduccin Principales acciones a realizar a fin de desarrollar las condiciones y capacidades necesarias para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica Accin No. 1 Accin No. 2 Accin No. 3 Accin No. 4 Accin No. 5 Accin No. 6 Accin No. 7 Accin No. 8 Accin No. 9 Accin No. 10
Accin No. 11
Pgina 5 6
Conformacin del equipo institucional de implementacin de la Ley Desarrollo de los Diagnsticos Institucional, Documental y Tecnolgico Establecimiento de la Unidad de Acceso a Informacin Pblica (Art. 48) Nombramiento del Oficial de Informacin (Art. 48 y 49) Nombramiento del resto del equipo (si es el caso) Designacin del responsable de archivos (Art. 43) Levantamiento de inventario de informacin por unidad organizacional Aseguramiento del adecuado funcionamiento de los archivos Creacin del cuadro de clasificacin institucional Creacin de la tabla de retencin documental Clasificacin de la informacin (Art. 6) Disposicin en los archivos de la informacin del ao en curso (impresa, digitalizada o en medio electrnico) (Art. 44)
8 10 11 12 13 14 15 16 19 22 25 30 31 31
Accin No. 12 Compilacin de la informacin (Art. 10) Accin No. 13
Accin No. 13 b) Disposicin en los archivos de la informacin del ao anterior al ao en curso (de manera electrnica- y organizada de acuerdo a los principios archivolgicos) (Art. 44) Accin No. 14 Elaboracin de las declaratorias de reserva Accin No. 15 Elaboracin del ndice de informacin reservada (Art. 50 literal m) Accin No. 16 Establecimiento de los mecanismos y recursos para la custodia de la informacin restringida (Art. 27) Accin No. 17 Establecimiento de procesos de gestin de informacin (Art. 50
32 33 34 35
literal k) Accin No. 18 Levantamiento de Manuales de Puestos y Funciones de la Unidad de Acceso a Informacin Pblica Accin No. 19 Preparacin de versiones pblicas de la informacin reservada (Art. 30) Accin No. 20 Elaboracin del listado de registros o sistemas de datos personales (Art. 35) Accin No. 21 Adopcin de procedimientos adecuados para el manejo de datos personales (Art. 32) Accin No. 22 Adopcin de medidas de seguridad adecuados para el manejo de datos personales (Art. 32) Accin No. 23 Publicacin de la informacin oficiosa (art. 103). Accin No. 24 Capacitacin de los servidores en materia de acceso a informacin, proteccin de datos personales y otros (Art. 45) Accin No. 25 Divulgacin y publicidad de la aprobacin de la Ley y establecimiento de los mecanismos de acceso a informacin en las instituciones del rgano Ejecutivo. Accin No. 26 Establecimiento de los mecanismos de acceso a informacin pblica y de datos personales Accin No. 27 Elaboracin de guas e instructivos para la ciudadana Accin No. 28 Definicin de los costos de reproduccin (Art. 61) 37 38 39 40 41 42 42 43
44 45 46
Introduccin
El 8 de abril de 2011 se aprob mediante Decreto Ejecutivo No 534 la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, en adelante la Ley. La nueva normativa tiene por objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a la informacin pblica, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las instituciones del Estado.1 Todas las instituciones pblicas constituyen parte de los entes obligados a su cumplimiento as como las instituciones privadas que reciben fondos estatales. Esto ha obligado a que las mismas desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que la Ley establece. Para ello se requiere que las entidades pblicas realicen una serie de actividades explicadas con detalle a continuacin. La mayor parte de estas acciones se encuentran sustentadas en el articulado de la Ley. Otras se derivan como necesidad para el cumplimiento de alguna accin. En el presente instrumento normativo se describen veintiocho acciones principales que las instituciones pblicas deben ejecutar a fin que desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que la Ley establece.
Art. 1, Decreto Legislativo No. 534. Ley de Acceso a la Informacin Pblica. Instrumento normativo LAIP No. 2
Principales acciones a realizar a fin de desarrollar las condiciones y capacidades necesarias para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la informacin Pblica
Las acciones que cada entidad debe desarrollar en el marco de la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica pueden agruparse en diferentes reas.
Acciones de institucionalidad
1. Conformacin del equipo institucional de implementacin de la Ley. 2. Desarrollo de los diagnsticos institucional, documental y tecnolgico. 3. Establecimiento de la Unidad de Acceso a Informacin Pblica (Art. 48). 4. Nombramiento del Oficial de Informacin (Art. 48 y 49). 5. Nombramiento del resto del equipo (si es el caso). 6. Designacin del responsable de archivos (Art. 43).
Acciones de gestin de archivos
7. Levantamiento de inventario de informacin por unidad organizacional. 8. Aseguramiento del adecuado funcionamiento de los archivos.
Creacin de un sistema de archivos para localizar con prontitud y seguridad los datos (Art. 42). Establecimiento de programas de automatizacin de consultas de archivos por medios electrnicos (Art. 42).
9. Creacin del cuadro de clasificacin institucional. 10. Creacin de la tabla de retencin documental. 11. Clasificacin de la informacin (Art. 6) 12. Compilacin de la informacin (Art. 10) 13 a)Disposicin en los archivos de la informacin del ao en curso (impresa, digitalizada o en medio electrnico) (Art. 44). 13 b) Disposicin en los archivos de la informacin del ao anterior al ao en curso -de manera electrnica- y organizada de acuerdo a los principios archivolgicos. 14. Elaboracin de las declaratorias de reserva. 15. Elaboracin del ndice de informacin reservada (Art. 50 literal m).
Acciones de procesos
16. Establecimiento de los mecanismos y recursos para la custodia de la informacin restringida (Art. 27). 17. Establecimiento de procesos de gestin de informacin (Art. 50 literal k). 18. Levantamiento de Manuales de Puestos y Funciones de la Unidad de Acceso a Informacin Pblica. 19. Preparacin de versiones pblicas de la informacin reservada (Art. 30). 20. Elaboracin del listado de registros o sistemas de datos personales (Art. 35). 21. Adopcin de procedimientos adecuados para el manejo de datos personales (Art. 32). 22. Adopcin de medidas de seguridad adecuadas para el manejo de datos personales (Art. 32).
Acciones de sensibilizacin, divulgacin y capacitacin
23. Publicacin de la informacin oficiosa (art. 103). 24. Capacitacin de los servidores en materia de acceso a informacin, proteccin de datos personales y otros (Art. 45). 25. Divulgacin y publicidad de la aprobacin de la Ley y establecimiento de los mecanismos de acceso a informacin en las instituciones del rgano Ejecutivo. 26. Establecimiento de los mecanismos de acceso a informacin pblica y de datos personales. 27. Elaboracin de guas e instructivos para la ciudadana. 28. Definicin de los costos de reproduccin (Art. 61).
ACCIN No. 1:
CONFORMACIN DEL EQUIPO INSTITUCIONAL DE IMPLEMENTACIN DE LA LEY
Objetivo: Conformar el equipo de la institucin que ser el responsable de

coordinar, dirigir y procurar la ejecucin de las acciones necesarias en el desarrollo de las condiciones y las capacidades que la institucin requiere para el efectivo cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica.
Procedimiento: Designacin formal por parte del titular, mxima autoridad

competente o funcionario de mayor nivel jerrquico.
Producto: Equipo institucional de implementacin de la Ley de Acceso a la

Informacin Pblica conformado.
El punto de partida para desarrollar las acciones de implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica lo constituye la conformacin del equipo institucional de implementacin de la Ley. 1.1 Funciones del equipo Este equipo tiene como principal competencia coordinar, dirigir y procurar la ejecucin de las acciones necesarias, establecidas en este instructivo y adicionalmente las que de manera particular deban ejecutar, a fin de desarrollar las condiciones y capacidades institucionales necesarias para el cumplimiento de la Ley de Acceso. 1.2 Conformacin del equipo La Ley mandata a las instituciones a cumplir con obligaciones en ella estipuladas las cuales conciernen a diferentes reas de la vida institucional. Es as como la conformacin del equipo debe abarcar, de manera principal estas reas institucionales. Por otra parte, en dependencia de la naturaleza, competencia y especialidad de la institucin podrn incorporarse otros integrantes con el objeto de enriquecer la visin del mismo y fortalecerlo. Dentro de las personas que se recomienda deben incorporarse en el equipo se encuentran:
a. Responsable del rea de planificacin o su equivalente. b. Responsable del rea de tecnologa, informtica o su equivalente. c. Responsable del rea de archivos o su equivalente. d. Responsable del rea de procesos o su equivalente. Asimismo pueden incorporarse, entre otros, los responsables o delegados de las siguientes reas de la institucin: a. rea de Comunicaciones b. rea Legal o Jurdica c. rea de auditora 1.3 Respaldo institucional del equipo El respaldo institucional, y en particular el de la mxima autoridad de la institucin, constituyen un elemento que facilitar las acciones del equipo institucional. En tal sentido, cada institucin podr establecer el mecanismo de respaldo que ms estime conveniente, ya sea mediante una circular interna donde se da a conocer los integrantes del quipo y se solicite o se instruya el apoyo de todas las unidades organizacionales, mediante un correo, en una reunin de jefaturas, etc. Por otro lado, parte del respaldo institucional tambin consiste en proporcionarle al equipo los recursos humanos, tcnicos, logsticos y financieros necesarios para el desarrollo de sus acciones as como el tiempo que necesitan o en casos que lo ameriten el delegar ciertas funciones desempeadas por ellos en otros servidores o funcionarios pblicos de la institucin. Asimismo, el respaldo incluye el seguimiento por parte de la mxima autoridad a las acciones desarrolladas por el equipo, el avance de las mismas y la bsqueda de soluciones a las dificultades que encuentren. 1.4 Funcionamiento interno del equipo El buen desempeo de las acciones del equipo depender mucho de su funcionamiento interno. Es decir, de cmo se establezca la conduccin del mismo y su coordinacin, as como del grado de cohesin que se logre. Cada institucin decidir si el equipo se deja conducir por los liderazgos naturales que surjan a su interior o se impone una coordinacin. La horizontalidad del trabajo suele ser un buen ingrediente para que el trabajo en equipo funcione.
Accin No. 2
DESARROLLO DE LOS DIAGNSTICOS INSTITUCIONAL, DOCUMENTAL Y TECNOLGICO
Objetivo:
Determinar las condiciones en las que se encuentra la institucin en las reas institucional, tecnolgica y documental.
Procedimiento: Levantamiento de los diagnsticos por parte del equipo

institucional de manera directa o apoyados en reas, jefaturas o tcnicos especficos. Remisin de los mismos al equipo coordinador de la implementacin de Ley en la SSTA.
Producto: Diagnstico institucional, diagnstico documental y flujos de

informacin y diagnstico de recursos tecnolgicos. Plan de trabajo institucional completo.
Para determinar con la mayor precisin posible las condiciones en las que se encuentra la institucin, se requiere desarrollar una serie de diagnsticos que permitan establecer en primer lugar el estado de la institucin en relacin a su infraestructura, finanzas, recursos humanos; en segundo lugar, el estado de la documentacin y del manejo de los archivos y en tercer lugar el estado del aspecto tecnolgico. Esto permitir establecer con precisin la capacidad de la institucin para adecuar su infraestructura y el recurso humano, el estado de ordenamiento de sus archivos as como su capacidad tecnolgica, todo esto de cara a la entrada en vigencia de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. Los instrumentos para desarrollar los diagnsticos sern instrumentos estndar para las instituciones del rgano Ejecutivo y su explicacin se desarrolla en los Instrumentos Normativos No.4, 5 y 6.
10
Accin No. 3
ESTABLECIMIENTO DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA (ART. 48) Objetivo: Establecer la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica en cumplimiento
al Art. 48.
Procedimiento: Anlisis y discusin sobre las caractersticas de la Unidad de

Acceso a la Informacin Pblica. Remisin de la(s) propuesta(s) al titular o a la mxima autoridad de la institucin.
Producto: Acuerdo institucional de creacin de la Unidad de Acceso a la

Informacin Pblica.
Todas las entidades obligadas al cumplimiento de la Ley deben establecer de manera orgnica su respectiva Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. Esto implica que cada institucin deber analizar, previamente a su establecimiento, lo siguiente: a. El posible volumen de solicitudes de informacin de la ciudadana. Para ello podr tomar en cuenta el tamao y las competencias institucionales propias. b. La posibilidad inmediata o futura de requerir el establecimiento de ventanillas regionales, departamentales o municipales. c. El posible impacto de la informacin pblica institucional en los ciudadanos. Con estos elementos de juicio, entre otros posibles, la institucin deber definir lo siguiente: a. b. c. d. El nivel jerrquico en el que se ubicar dicha Unidad Su estructura organizacional interna La cantidad de personal requerido La infraestructura y recursos necesarios
El equipo institucional de implementacin de la Ley deber discutir sobre los criterios antes expuestos y definir los elementos principales que caracterizarn a la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. Su propuesta, con la sustentacin respectiva, deber ser remitida al titular o a la mxima autoridad de la institucin para su respectiva valoracin. Finalmente, la autoridad emitir un acuerdo de creacin de la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica, el cual har del conocimiento pblico cuando lo estime conveniente considerando las implicaciones de ello establecidas en el Art. 106.
11
Accin No. 4
NOMBRAMIENTO DEL OFICIAL DE INFORMACIN (ART. 48, 49, 69, 104) Objetivo: Nombrar al Oficial de Informacin de la Institucin. Procedimiento: Convocatoria abierta, evaluacin de candidatos y seleccin del
mismo.
Producto: Oficial de Informacin nombrado.
A ms tardar a los 180 das de entrada en vigencia de la Ley los entes obligados debern haber nombrado a sus respectivos Oficiales de informacin. (Art. 104) El Oficial de Informacin constituye una nueva figura dentro de la administracin pblica y es una persona de gran importancia para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. De acuerdo al Art. 69, el Oficial de Informacin ser el vnculo entre el ente obligado y el solicitante, y responsable de hacer las notificaciones a que se refiere esta ley. Adems, deber llevar a cabo todas las gestiones necesarias en la dependencia o entidad a fin de facilitar el acceso a la informacin. El artculo 48 establece que el Oficial de Informacin ser nombrado por el titular de la entidad respectiva para dirigir la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. En el caso de los Ministerios el nombramiento del Oficial de Informacin ser hecho por el Ministro o la Ministra, en el caso de las instituciones autnomas el nombramiento del Oficial de Informacin ser hecho por el representante legal de la institucin previa autorizacin del organismo de mxima autoridad, si su normativa as lo establece. Por otra parte, debern cumplirse los requisitos de Ley para ser Oficial de Informacin que se instituyen en el artculo 49. A saber: a. Ser salvadoreo, de reconocida honorabilidad, con experiencia en la Administracin Pblica e idoneidad para el cargo. b. De preferencia con ttulo universitario. c. No haber sido condenado por la comisin de algn delito o sancionado por infringir la Ley de tica Gubernamental en los cinco aos anteriores al ejercicio del cargo. d. Estar solvente de responsabilidades administrativas en la Corte de Cuentas de la Repblica, la Procuradura General de la Repblica y la Hacienda Pblica. En caso de profesiones regladas, no haber sido sancionado por el organismo de vigilancia de la profesin en los ltimos cinco aos. e. Tener cuando menos veintin aos de edad el da de su designacin. f. Participar en concurso transparente y abierto para acceder al cargo. g. Recibir un curso preparatorio impartido por el Instituto.
12
El ente obligado que nombre a su respectivo Oficial de Informacin deber velar porque la persona seleccionada para fungir como tal cumpla con los requisitos establecidos en los literales del a) al e). Por otra parte, debe garantizar el cumplimiento del literal f) estableciendo para ello los mecanismos necesarios que avalen la apertura y la transparencia del concurso. La apertura del concurso debe certificarse mediante una convocatoria abierta y transparente al interior de la institucin ya sea por medio de correo electrnico, carteleras, circular, etc. Puede considerarse tambin una convocatoria totalmente pblica mediante medios de comunicacin impresos o contratar una empresa de seleccin de personal en casos que no se tenga una unidad organizacional encargada de recursos humanos. Por otra parte, la transparencia se garantiza estableciendo mecanismos claros y objetivos de seleccin de los candidatos y candidatas a Oficial de informacin. Esto puede ser, nombrando un consejo de preseleccin y estableciendo los criterios claros de puntuacin. Entre ms unidades organizativas estn incluidas en el proceso y ms publicidad se le d ser ms fcil garantizar la transparencia del mismo. En cuanto al cumplimiento del literal g) Recibir un curso preparatorio impartido por el Instituto, considerando que los plazos para el nombramiento de los Oficiales de Informacin as como para la designacin de los primeros comisionados del Instituto es el mismo, las instituciones no podrn cumplir con el requisito establecido en dicho literal. Se recomienda, por tanto, a las entidades, que inmediatamente al ser designados los comisionados, estn pendientes de la apertura de dichos cursos, a fin de darle cumplimiento a este requisito.
Accin No. 5
NOMBRAMIENTO DEL RESTO DEL EQUIPO (SI ES EL CASO)
Objetivo: Nombrar a los integrantes de la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. Procedimiento: Convocatoria abierta o pblica, evaluacin de candidatos y
seleccin del mismo.
Producto: Integrantes de la Unidad de Acceso a la informacin Pblica nombrados.
En caso que el anlisis para el establecimiento de la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica haya concluido que deber estar conformada por ms de una persona, corresponder nombrarse al resto del equipo. El nombramiento del resto del equipo podr realizarse de manera conjunta con el Oficial de Informacin, que ser el funcionario a cargo de dirigir la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica.
13
Se recomienda para ello establecer previamente los manuales de puestos y funciones del personal a contratar, as como los perfiles de puestos y la definicin de salarios. Al igual que en el proceso de nombramiento del Oficial de informacin se recomienda que este tambin sea abierto y transparente, y en la medida de lo posible, pblico.
Accin No. 6
DESIGNACIN DEL RESPONSABLE DE ARCHIVOS (ART. 43)
Objetivo: Designar al responsable de archivos y cumplir con el Art. 43. Procedimiento: Convocatoria abierta o pblica, evaluacin de candidatos y
seleccin del mismo.
Producto: Responsable de archivos nombrado.
La Ley obliga a que a partir de ahora cada institucin pblica tenga designado un responsable de archivos. En el caso de que ya se disponga de una persona formalmente elegida se sugiere revisar o desarrollar su manual de puestos y funciones y adecuarlo a las nuevas obligaciones institucionales que la Ley establece. Asimismo se sugiere que el responsable de archivos, con base en el diagnstico documental desarrollado y en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, desarrolle un Plan anual o plurianual de trabajo con metas, plazos y recursos necesarios claramente establecidos. En caso que la institucin no cuenta con un encargado de archivos podr disponer si designa a alguien de su institucin muy relacionada con los documentos institucionales y que cumpla con el perfil sugerido en el instrumento normalizador respectivo. Esto implica tambin que previamente el equipo institucional responsable de la implementacin de la Ley deber haber realizado el respectivo anlisis del sistema de archivos ms conveniente para la institucin. Para ello, el equipo podr asesorarse del grupo coordinador de la implementacin de la Ley de Acceso o de la direccin del Archivo General de la Nacin. Se sugiere que la propuesta de sistema de archivo institucional resultante sea presentada formalmente a la mxima autoridad de la institucin. El sistema de archivos seleccionado define el perfil del responsable de archivos requerido.
14
Accin No. 7
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE INFORMACIN POR UNIDAD ORGANIZACIONAL
Objetivo: a. Identificar la informacin que dispone la institucin.

b. Facilitar la ubicacin y el tratamiento de la informacin reservada y confidencial. c. Facilitar la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental y de la Tabla de Clasificacin Institucional.
Procedimiento: Desarrollo de un instrumento estndar de inventario para toda la

institucin. Levantamiento del inventario de cada unidad organizacional. Compilacin de todos los inventarios.
Producto: Inventarios de informacin de todas las unidades organizacionales.
En aquellas instituciones pblicas en las que no se disponga de un archivo central, o cuyo sistema institucional de archivos sea deficiente, o que sencillamente no dispongan de archivos, el levantamiento del inventario de informacin por unidad organizacional ser de gran importancia. El objetivo de este inventario es la identificacin del tipo de informacin con la cual se dispone en la institucin para que sta tenga control sobre los documentos que conserva. Debe estar en condiciones de responder a tres preguntas bsicas:
QU documentos conserva? (Tipo) De CUNDO son estos documentos? (Fechas) DNDE estn estos documentos? (Ubicacin)
Para dar respuesta a estas tres interrogantes se ha elaborado una herramienta que permite construir, de manera simple y normalizada, un CATASTRO DOCUMENTAL. Dicha herramienta est disponible en el Instrumento Normativo No. 5. La manera de levantar el inventario completo de la informacin institucional es por unidad organizacional.
15
Accin No. 8
ASEGURAMIENTO DEL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS
Objetivo: a. Identificar la informacin que dispone la institucin.
b. Facilitar la ubicacin y el tratamiento de la informacin reservada y confidencial. c. Facilitar la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental y de la Tabla de Clasificacin Institucional.
Procedimiento: Desarrollo de un instrumento estndar de inventario para toda la

institucin. Levantamiento del inventario de cada unidad organizacional. Compilacin de todos los inventarios.
Producto: Inventarios de informacin de todas las unidades organizacionales.
8.1 Creacin de un sistema de archivos para localizar con prontitud y seguridad los datos (Art. 42)
El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institucin integrado por todos los Archivos de Gestin y el Archivo Central de la misma, que debe funcionar como un todo nico, en estrecha relacin, para que se garantice el seguimiento de la documentacin desde su origen hasta su valoracin final. En un primer momento, el lugar de conservacin de los documentos sern los archivos de gestin y estos quedarn ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor (oficinas), mientras que su utilizacin sea constante, y un segundo momento los documentos se conservarn en el archivo central, cuando la utilizacin sea menos frecuente. El Art. 42 hace referencia a que todas las instituciones pblicas deben disponer de un sistema de administracin de archivos independientemente del soporte en el que ste se disponga. El objetivo de dicho sistema es permitirle a la institucin ubicar con prontitud y seguridad cualquier documento que tenga en su poder. Esto significa, como primer paso, el conocimiento del tipo de informacin que la institucin tiene, lo que se resuelve con el desarrollo de la accin No. 7. Adems, implica la definicin de los criterios de ordenamiento de los documentos institucionales y la definicin del tipo de archivos idneo para la institucin.
16
El ordenamiento o la organizacin de los documentos consisten en agruparlos de acuerdo a las caractersticas y necesidades de cada institucin. Segn los conceptos establecidos se proceder a clasificar la documentacin que ingresa al Departamento de Archivo para su resguardo. Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo. Los ms usados son: Alfabtico, Cronolgico, Geogrfico, por Asuntos y Numrico. Los sistemas de clasificacin de archivos son: orgnico, funcional, temtico o una combinacin de dos o tres de estos, por ejemplo orgnico-funcional, mientras que los sistemas de codificacin son: Alfabtico, Cronolgico, Geogrfico y Numrico. Para proceder al ordenamiento de los documentos institucionales (archivos pblicos) es necesario que previamente se defina cmo se llevar a cabo este proceso; es decir, se requerir de la elaboracin de una metodologa de organizacin. a. Clasificacin: En su sentido ms simple, clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. En el caso de la clasificacin documental, sta debe responder, en primera instancia, al organigrama institucional, y en segunda, al tipo de documento (serie documental), trtese de oficios, memorandos, balances, entre otros. b. Ordenamiento: El ordenamiento es el segundo procedimiento que ha de aplicarse a los documentos. Es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto, en este caso documentos de una serie documental, relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. Cada serie de documentos tendr su propio criterio de ordenamiento, segn sea su contenido. Normalmente, los criterios de ordenamiento son: cronolgico, alfabtico, onomstico, temtico y geogrfico. El producto final del diseo de una metodologa de organizacin documental es el Cuadro Clasificatorio de Documentos: La estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y las actividades de una organizacin. Resulta recomendable que sea el encargado de archivos cuando exista- el que elabore el Cuadro Clasificatorio. Para ello, se sugiere utilizar el criterio orgnico-funcional, que reproduce las estructuras administrativas que ste posee.
17
8.2 Establecimiento de programas de automatizacin de consultas de archivos por medios electrnicos (Art. 42)
Esta parte del Art. 42 hace referencia lgica a una segunda etapa en el proceso de gestin de archivos y se refiere a la implementacin de programas de automatizacin de consultas de los archivos por medios electrnicos. Es decir, la existencia de un sistema informtico (cuya complejidad y software en el que se encuentre puede variar sustancialmente) que permita tanto a las personas que laboran en la institucin como a personas externas a la misma poder consultar los archivos institucionales. Esto puede concretarse con herramientas tecnolgicas con niveles de complejidad de acuerdo al alcance que tenga:
a. Consultar sobre la ubicacin fsica de un documento. b. Consultar la ubicacin fsica del documento y posibilidad de visualizarlo de manera digital. c. Visualizacin de los documentos de manera digital, administrar la gestin documental de la institucin y localizacin fsica del mismo. d. Visualizacin de los documentos de manera digital, administracin de la gestin documental de la institucin, administracin de los archivos de la institucin, bibliotecas o centros de documentacin que se dispongan y localizacin fsica del mismo.
La decisin sobre el tipo de solucin tecnolgica a desarrollar depender de varios criterios como el trmite y volumen documental, los recursos financieros y humanos disponibles para el proyecto y principalmente del nivel de definicin e institucionalizacin de los procesos de gestin documental interno.
Archivos perifricos
En un sistema institucional de archivo podemos encontrar los denominados archivos perifricos y es preciso indicar que estos no constituyen un nivel de archivo dentro del ciclo vital debido a que se constituyen cuando la complejidad de funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.
18
Accin No. 92
CREACIN DEL CUADRO DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN EN PODER DE LA INSTITUCIN
Objetivo: a. Crear el Cuadro de Clasificacin de la Informacin de la institucin.
b. Institucionalizar el Cuadro de Clasificacin de la Institucin.
Procedimiento: Identificacin o construccin del organigrama vigente de la

institucin. Identificacin de las secciones y las series. Construccin del cuadro de clasificacin de la informacin institucional. Validacin por el Comit de Archivo o el ente correspondiente.
Producto: Cuadro de Clasificacin de la Informacin elaborados, aprobado e

institucionalizado.
Qu es el cuadro de clasificacin institucional

El cuadro de clasificacin es el instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquas administrativas de la institucin con base en el organigrama funcional de la misma. La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, de acuerdo con el principio archivstico de procedencia.
Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificacin se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificacin para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no estn en operacin, por lo que es necesario estudiar la documentacin y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificacin lo ms apegado a la realidad. De no ser posible esto, se utilizar la estructura ms reciente, adecuando a ella la produccin documental anterior. Para qu sirve el cuadro de clasificacin?
Tomado de: Memoria Archivstica 4, Mxico, ADABI, 2004.
19
Al Archivista interno le sirve como gua para identificar correctamente los documentos, siguiendo la jerarqua y relacin entre stos, segn la identidad, la oficina productora y serie documental. Al usuario le brinda una visin panormica de todos los documentos que custodia el Archivo Nacional, de entidades pasadas o presentes y de sus oficinas. Es la primera llave para que el usuario busque entidades relacionadas con su tema.
Cmo se organiza el cuadro de clasificacin institucional

El cuadro de clasificacin se organiza por fondo, subfondo y series.
El fondo es el conjunto documental procedente de una institucin o persona, conservado en el archivo de dicha institucin o de una institucin de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institucin realiza. El subfondo es la primera divisin en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo. Las series son la divisin de un subfondo, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema especfico. Debido a la complejidad organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia jerrquica, existen varios niveles de subordinacin en la clasificacin de documentos, por lo que hay sub fondos en niveles I, II y III. Subfondo nivel 1 lo conforman: Mxima autoridad de la institucin: Despacho del Ministro, del Secretario, del Presidente, Gerencia General, Consejo, etc. Grandes dependencias con sus propias estructuras organizativas Sub fondo nivel 2 encontramos: Unidades administrativas o gerencias que hacen funcionar administrativamente: RR.HH, UACI, USEFI, Depto. Legal, Planificacin Divisiones de las dependencias o subfondos de nivel 1 El subfondo nivel 3 est conformado por: Unidades o departamentos pequeos de las divisiones o dependencias del segundo nivel Las series deben ir ordenadas alfabticamente. En la columna siguiente debe incluirse una breve descripcin del contenido de esos documentos, segn los temas y el alcance de los mismos. Tambin deben incluirse en otra columna las fechas extremas de la misma, es decir, el ao del documento ms antiguo hasta el ms reciente de dicha serie para conocer el espacio temporal del conjunto documental.
20
Para determinar las series, hay que identificar los siguientes caracteres del documento: Unidad o departamento productor del documento. La tipologa documental: ttulo del documento. La funcin del documento: para qu es el documento.
Las subseries son asuntos variados de un mismo tipo documental. Por ejemplo, existen varias clases de informes, tales como de labores, informes de ejecucin de proyectos, de ejecucin de gastos, anuales, trimestrales, de auditora, etc. A continuacin se presenta un ejemplo de cuadro de clasificacin de un Ministerio costarricense que como se expres lneas arriba, es un esquema grfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Para efectos de ejemplo se ha condensado el cuadro. Para ver el cuadro completo visitar: http://www.archivonacional.go.cr/censo/pdf/mag.pdf
FONDO: MINISTERIO DE AGRICULTURA DE COSTA RICA Sub fondo Nivel 1 Despacho del Ministro Asesora legal subfondo nivel 2 Sub fondo nivel 3 Serie Correspondencia Correspondencia Acuerdos (copia) Contratos (copia) Convenios (copia) Auditora interna Prensa Unidad de planificacin estratgica Correspondencia Informes Notas de prensa Discursos del ministro Informes Planes anuales Presupuestos (copias) Direccin administrativa y financiera Archivo Central Actas de eliminacin Correspondencia Informes Manuales De procedimientos de eliminacin documental de prstamo de documentos Memorias anuales Direccin de extensin agropecuaria Depto. Agricultura conservacionista Depto. de Desarrollo Depto. de promocin Correspondencia Correspondencia Correspondencia Correspondencia Interna Externa Subserie
21
Accin No. 10
CREACIN DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Objetivo: a. Crear las Tablas de Retencin Documental (TRD) de la institucin.
b. Establecer los tiempos de vida y resguardo de los diferentes documentos institucionales. c. Institucionalizar las TRD.
Procedimiento: Desarrollo de un instrumento normalizado para la construccin

de las TRD. Consulta con los productores de la informacin. Validacin de acuerdo a la normativa. Validacin por el Comit de Archivo o el ente correspondiente.
Producto: Tablas de Retencin Documental elaboradas, aprobadas e

institucionalizadas.
La Tabla de Retencin Documental (TRD) es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. En ella se plasma la produccin documental total de la entidad, se detectan duplicidades, se establecen plazos de conservacin racionales, y se indica cules son los documentos ms representativos de la institucin, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del pas. Para la creacin de la TRD se requerir que el encargado de archivos de la institucin, o en su defecto el equipo institucional de implementacin de la Ley, tome en cuenta lo siguiente: a. Informacin institucional
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones.
b. Productores de los documentos de la institucin
Con ello se identificar y definir las unidades documentales. Se analizar la produccin y el trmite documental. Se identificarn los valores primarios de la documentacin.
22
La valoracin documental tiene por objetivo proteger el patrimonio documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo.
Valores primarios de los archivos administrativos

Valor Administrativo: El que contiene un documento, un grupo de documentos o una serie documental para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite. Son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y planeacin. Valor Jurdico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la Ley. Valor Fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos ante el tesoro o la Hacienda Pblica. Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica.
Valores secundarios del archivo permanente

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin como fuente primaria de la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el patrimonio documental de la comunidad que los cre y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.
Para la elaboracin de los valores primarios debern intervenir tanto los productores de la documentacin como los responsables de archivos, apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda establecimiento de los valores secundarios es necesaria la participacin de productores, archivistas e historiadores.
23
La elaboracin de la Tabla de Retencin Documental debe tener como punto de partida las series y sub-series documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin
Requisitos de presentacin de los TRD

Introduccin Resea histrica institucional Metodologa de elaboracin Explicacin del formato de la tabla Revisin y actualizacin de la TRD Presentacin de la TRD en un formato normalizado; una para cada dependencia. Disposiciones de creacin de la entidad y de cambios estructurales de la entidad. Legislacin y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creacin y conservacin de documentos. Manuales de funciones por dependencia. Organigrama vigente. Acta de Comit de Archivo avalando las TRD. Manuales de procesos y procedimientos.
Tablas de retencin Anexos
La presentacin de su propuesta deber ser ante el Comit de Archivo de la entidad quien deber avalarlo. En caso que la institucin no cuente con dicho Comit, podr realizarse ante la instancia correspondiente. Una vez aprobadas las TRD deber hacerse su difusin interna indicando. La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento y el instructivo para su aplicacin. Todo esto es necesario que est bien definido a fin de poder desarrollar, en su momento, adecuados procedimientos de seleccin y eliminacin de documentos. Recordemos que este punto en especial est regulado en el Art. 12 de la Ley del Archivo General de la Nacin.
Eliminacin de documentos
Artculo 12: cuando se vaya a destruir alguna documentacin, deber solicitarse la colaboracin del Director del Archivo General de la Nacin, con el objeto de que no se destruyan documentos que tengan algn valor histrico, a tal efecto, se formar una comisin especial integrada por tcnicos del Archivo, la que analizar los documentos que tengan que destruirse, pero en ningn caso podrn incluirse en esta operacin, documentos histricos.
24
Accin No. 11
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN (ART. 6)
Objetivo: Dar el tratamiento y resguardo adecuado a la informacin institucional
de acuerdo al tipo de informacin en que consiste.
Procedimiento: Identificacin de la informacin disponible en toda la institucin

por unidad organizacional. Identificacin de la informacin confidencial. Identificacin de la informacin reservada. Ubicacin de la informacin oficiosa.
Producto: Informacin institucional debidamente clasificada.

Segn el Art. 6 de la Ley, existen varios tipos de informacin: la informacin pblica, la reservada y la confidencial. Dentro de la informacin pblica existe un subconjunto denominado informacin oficiosa. Los conceptos de cada una de ellas se explican en el mismo artculo.
Informacin pblica (Art. 6 literal c)

Aquella en poder de los entes obligados contenida en documentos, archivos, datos, bases de datos, comunicaciones y todo tipo de registros que documenten el ejercicio de sus facultades o actividades, que consten en cualquier medio, ya sea impreso, ptico o electrnico, independientemente de su fuente, fecha de elaboracin, y que no sea confidencial. Dicha informacin podr haber sido generada, obtenida, transformada o conservada por stos a cualquier ttulo. La informacin oficiosa constituye un subtipo de informacin pblica y es aquella que los entes obligados debern difundir al pblico en virtud de esta ley sin necesidad de solicitud directa. Se detalla en los artculos 10 al 17.
(Art. 6 literal d)
25
Informacin reservada (Art. 6 literal e)

Es aquella informacin pblica cuyo acceso se restringe de manera expresa de conformidad con esta ley, en razn de un inters general durante un perodo determinado y por causas justificadas.
Informacin confidencial (Art. 6 literal f)

Es aquella informacin privada en poder del Estado cuyo acceso pblico se prohbe por mandato constitucional o legal en razn de un inters personal jurdicamente protegido.
La clasificacin de la informacin constituye una de las actividades en la que las instituciones debern ocuparse no solamente de manera previa a la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica sino tambin de manera posterior. A partir de la entrada en vigencia de la Ley, las instituciones debern desarrollar una labor prcticamente permanente en torno a la clasificacin de la informacin. Dado que esto constituir una nueva actividad para muchas de las unidades organizacionales de las instituciones deberemos procurar que la misma sea implantada como un cambio y un proceso gradual en especial en aquellas unidades administrativas que debido a sus funciones administren informacin que de acuerdo a la nueva normativa ser clasificada como reservada o confidencial. Para clasificar la informacin se sugiere que se desarrollen los siguientes pasos:
a. Identificacin de la informacin confidencial de la institucin: Basndose en el inventario de informacin por unidad organizacional realizado, cada unidad proceder a clasificar la informacin de su propiedad. Esto implica que el responsable de esta tarea en cada unidad debe tener absoluta claridad de los criterios establecidos en la Ley y que permiten clasificar una informacin como confidencial. Dado que este tipo de informacin tiene criterios ms cerrados se recomendara ubicarla y clasificarla primero. Para facilitar la comprensin del concepto de informacin confidencial se recomienda discutir y consensar entre el equipo institucional de implementacin de la Ley si la institucin maneja informacin confidencial as como identificar qu unidades administrativas la producen o administran.
26
Recordemos que la informacin confidencial est establecida en el Art. 24:

Es informacin confidencial: a. La referente al derecho a la intimidad personal y familiar, al honor y a la propia imagen, as como archivos mdicos cuya divulgacin constituira una invasin a la privacidad de la persona. b. La entregada con tal carcter por los particulares a los entes obligados, siempre que por la naturaleza de la informacin tengan el derecho a restringir su divulgacin. c. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusin. d. Los secretos profesional, comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposicin legal. Los padres, madres y tutores tendrn derecho de acceso irrestricto a la informacin confidencial de los menores bajo su autoridad parental.
b. Conocimiento del manejo de la documentacin confidencial de la institucin. En caso que la institucin disponga de informacin confidencial ser conveniente desarrollar una primera reunin inicial especfica con los encargados de dicha informacin a fin de socializar con ellos que la Ley obliga a un tratamiento especial y que es necesario desarrollar procesos y mecanismos que garanticen este tratamiento y la confidencialidad de la misma. Si la informacin est automatizada, ser necesario convocar al encargado de informtica o tecnologa. Adems, la reunin deber servir para conocer cul es el manejo actual que dicha informacin tiene: de dnde proviene o cmo se origina, en qu formato se encuentra, quines tienen acceso a la misma, cules son los procedimientos de acceso, cmo se controlan las prdidas o alteraciones de los documentos, para qu se utiliza, etc. Toda esta informacin servir para desarrollar el paso siguiente. c. Clasificacin de la informacin confidencial como tal Una vez ubicada toda la informacin confidencial de la institucin, y que adems ha sido validada por el equipo institucional, se deber proceder a documentar por parte de cada jefatura de las unidades organizacionales que dicha informacin est bajo su responsabilidad administrativa, las personas responsables de su administracin y manejo, los procesos establecidos para su gestin, los formularios que se hayan establecido para prstamos o traslados de dicha informacin, entre otros. En la medida de lo posible podrn identificarse de manera visible como Confidencial todos los documentos fsicos o expedientes con que cuente la institucin que cumplan en su totalidad con esta caracterstica y disponer esta medida como parte del proceso. Asimismo los documentos electrnicos (en cualquier formato, los correos y comunicaciones electrnicas) debern drseles similar tratamiento. No as aquellos documentos o expedientes que contengan datos confidenciales solo en ciertas partes.
27
d. Identificacin de la informacin reservada de la institucin De manera similar al literal a), basndose en el inventario de informacin por unidad organizacional realizado, cada unidad proceder a clasificar la informacin de su propiedad. Esto implica que, el responsable de esta tarea en cada unidad debe tener absoluta claridad de los criterios establecidos en la Ley y que permiten clasificar una informacin como reservada. Para facilitar la comprensin del concepto de informacin reservada se recomienda discutir y consensar entre el equipo institucional si la institucin maneja informacin reservada, as como identificar qu unidades administrativas lo manejan.
Recordemos que la informacin reservada est establecida en el Art. 19:

Art. 19. Es informacin reservada:
a. Los planes militares secretos y las negociaciones polticas a que se refiere el artculo 168 ordinal 7 de la Constitucin. b. La que perjudique o ponga en riesgo la defensa nacional y la seguridad pblica. c. La que menoscabe las relaciones internacionales o la conduccin de negociaciones diplomticas del pas. d. La que ponga en peligro evidente la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona. e. La que contenga opiniones o recomendaciones que formen parte del proceso deliberativo de los servidores pblicos, en tanto no sea adoptada la decisin definitiva. f. La que causare un serio perjuicio en la prevencin, investigacin o persecucin de actos ilcitos, en la administracin de justicia o en la verificacin del cumplimiento de las leyes. g. La que comprometiere las estrategias y funciones estatales en procedimientos judiciales o administrativos en curso. h. La que pueda generar una ventaja indebida a una persona en perjuicio de un tercero.
No podr el carcter de reservado se trate de lacomplejas investigacin En los casos que invocarse las instituciones sean grandes cuando y con estructuras este de violaciones graves de derechos fundamentales o delitos de trascendencia aspecto podra resolverse mediante una circular a todas las jefaturas explicando en internacional. qu consiste la informacin reservada y solicitando comuniquen si disponen de alguna informacin que pueda clasificarse como tal.
e. Conocimiento del manejo de la documentacin confidencial de la institucin De manera similar al literal b), el equipo institucional de implementacin de la LAIP deber desarrollar una primera reunin inicial especfica con los encargados de la informacin reservada a fin de socializar con ellos, que la Ley obliga a un tratamiento especial y que es necesario desarrollar procesos y mecanismos que garanticen este tratamiento y la confidencialidad de la misma. Si la informacin est automatizada, ser necesario convocar al encargado de informtica o tecnologa. Adems, la reunin deber servir para conocer cul es el manejo actual que dicha informacin tiene: de
28
dnde proviene o cmo se origina, en qu formato se encuentra, quines tienen acceso a la misma. Cules son los procedimientos de acceso, cmo se controlan las prdidas o alteraciones de los documentos, para qu se utiliza, etc. Toda esta informacin servir para desarrollar el paso siguiente.
Las actividades particulares de la elaboracin de las declaraciones de reserva y de creacin del ndice de informacin reservada se abordan en los numerales 14 y 15.
f. Identificacin de la informacin oficiosa de la institucin La identificacin de la informacin oficiosa es ms sencilla que los dos tipos de informacin antes expuestos. Puede desarrollarse de manera similar una discusin y reunin del equipo institucional para identificar qu unidades administrativas manejan informacin oficiosa. Adicionalmente, puede remitirse a todas las unidades administrativas un cuadro de ubicacin de la informacin oficiosa a fin de determinar qu unidades la generan y, en el caso que en la generacin de una misma informacin oficiosa intervengan ms de una unidad administrativa, determinar quin ser la unidad responsable de su manejo.
Recordemos que: la informacin oficiosa est establecida en el Art. 10 y de manera ms detallada para ciertas instituciones entre el Art. 11 y el 17. En general, la informacin oficiosa consiste en veinticinco tems diferentes.
Luego que la diferente informacin institucional (confidencial, reservada y oficiosa) ha sido ubicada y que disponemos de procesos claros y establecidos para su tratamiento y clasificacin constante podemos asegurar que la informacin est clasificada.
29
Accin No. 12
COMPILACIN DE LA INFORMACIN OFICIOSA (Art. 10)
Objetivo: Tener a la disposicin la informacin oficiosa institucional del ao en
curso.
Procedimiento: Identificar las fuentes generadoras de informacin oficiosa.

Compilarla.
Producto: Informacin oficiosa institucional del ao en curso disponible.
Al interior de las instituciones la compilacin de la informacin oficiosa implica varios pasos. a. Como punto inicial se deber ubicar al dueo o generador de cada una de la informacin que establece cada numeral del Art. 10 de la Ley y establecer el formato en el que dicha informacin se encuentra disponible (solo impresa, digital, en qu tipo de software, etc.) b. Seguidamente, se recomienda que el ente o la unidad organizativa responsable de cada uno de los tems proporcione dicha informacin al equipo institucional de implementacin de la Ley, como encargado de su compilacin, respaldando de manera formal que esa informacin es vlida, confiable y que, adems, constituye la ltima versin de la misma con el objeto de evitar futuras dificultades. c. Posteriormente, deber procederse a darle a la informacin oficiosa, ya recopilada, el formato de presentacin para la ciudadana. Esto implica apegarse a los estndares que se definan para las instituciones del rgano Ejecutivo. En este punto se recomienda, en la medida de lo posible, minimizar el uso de tecnicismos que sean de difcil comprensin y, en los casos que se requiera, explicar en anexos ciertos trminos, procesos, mecanismos o cualquier otro elemento que est contenido en la informacin que se publicar. d. Ya con la informacin presentada en el formato requerido, se proceder a la revisin y aprobacin de la misma por parte de la unidad organizativa responsable de cada tem, as como a la aprobacin definitiva para su publicacin.
30
Accin No. 13 (a)

DISPOSICIN EN LOS ARCHIVOS DE LA INFORMACIN DEL AO EN CURSO (IMPRESA, DIGITALIZADA O EN MEDIO ELECTRNICO) (ART. 44a)
Objetivo: Tener a la disposicin la informacin institucional del ao en curso. Procedimiento: Establecer los mecanismos de administracin y clasificacin de los
archivos de la institucin. Disponer de una tabla de clasificacin institucional.
Producto: Informacin institucional del ao en curso disponible.
La informacin del ao en curso, que para nuestra experiencia ser el 2012, deber estar disponible en cualquiera de los formatos que establece el art. 44 (impreso, digitalizado o en otro formato electrnico) y el archivo correspondiente de la institucin deber disponer de los mismos. Esto implica haber desarrollado las acciones 11 y 12.
Accin No. 13 (b)

DISPOSICIN EN LOS ARCHIVOS DE LA INFORMACIN DEL AO ANTERIOR AL AO EN CURSO DE MANERA ELECTRNICA Y ORGANIZADA DE ACUERDO A LOS PRINCIPIOS ARCHIVOLGICOS. (ART. 44b)
Objetivo: Tener a la disposicin la informacin institucional del ao anterior al ao
en curso.
Procedimiento: Establecer los mecanismos de administracin y clasificacin de los

archivos de la institucin. Disponer de una tabla de clasificacin institucional.
Producto: Informacin institucional del ao anterior al ao en curso disponible.
31
La obligatoriedad de disponer de la informacin del ao en curso al que se refiere el Art. 44 significa que la informacin de 2011 (ya que para la Ley ser ese el ao anterior al ao en curso) deber estar a la orden del da en formato electrnico y adems organizado de acuerdo a los principios archivolgicos. Es decir, cumpliendo las directrices de nuestro sistema de archivos institucional.
Accin No. 14
ELABORACIN DE LAS DECLARATORIAS DE RESERVA (ART. 21 y 20)
Objetivo: Disponer de las declaraciones de reserva de la informacin reservada en
cumplimiento al Art. 20 y 21.
Procedimiento: Identificar la informacin reservada. Establecer un formato para la

declaratoria de reserva. Elaborar las diferentes declaratorias de reserva.
Producto: Declaratorias de reserva de la institucin.

La Ley establece en su artculo 21 que En caso que estime que la informacin debe clasificarse como reservada, la entidad competente deber motivar en su resolucin. Esto supone emitir una resolucin que puede ser por documento o por tipos de documentos donde se motive que se cumplen los siguientes extremos: a. Que la informacin encuadra en alguna de las causales de excepcin al acceso a la
informacin previstas en el artculo 19 de esta ley. b. Que la liberacin de la informacin en referencia pudiera amenazar efectivamente el inters jurdicamente protegido. c. Que el dao que pudiera producirse con la liberacin de la informacin fuere mayor que el inters pblico por conocer la informacin en referencia. (Art. 21)
La resolucin deber adems contener la siguiente informacin: a. b. c. d. rgano, ente o fuente que produjo la informacin. La fecha o el evento establecido. La autoridad que adopt la decisin de reservar la informacin. Las personas o instancias autorizadas a acceder a esa informacin, preservando el carcter confidencial, en caso que las hubiere. e. Las partes de informacin que son sometidas a confidencialidad o reserva y las que estn disponibles para acceso al pblico. (Art. 21)
A pesar que la Ley no lo establece, se recomienda incluir en la declaratoria de reserva el plazo de reserva de la informacin considerando que el Art. 20. determina un perodo mximo. La
32
informacin clasificada como reservada segn el artculo 19 de esta ley, permanecer con tal carcter hasta por un perodo de siete aos. Esta informacin podr ser desclasificada cuando se extingan las causas que dieron origen a esa calificacin, an antes del vencimiento de este plazo (Art. 20) pero que por muchas circunstancias este plazo puede ser menor. Por ello se recomienda analizar el plazo necesario de reserva a fin de cumplir con el principio de mxima publicidad que la Ley plantea en su artculo 3. Una vez identificada la informacin reservada, lo cual se consigue luego de desarrollar el numeral 7 y el 11, resultar conveniente crear un Formato de Declaracin de Reserva para aplicarlo en toda la institucin. Con este formato, cada unidad organizacional podr elaborar sus propias declaratorias de reserva. Finalmente, las declaraciones de reserva sern insumos para la elaboracin del ndice de Informacin Reservada, el cual se explica en el numeral 15, y debern disponer de un proceso de actualizacin.
Accin No. 15
ELABORACIN DEL NDICE DE INFORMACIN RESERVADA (ART: 22 y ART. 50 LITERAL M)
Objetivo: Disponer del ndice de Informacin Reservada de la institucin en
cumplimiento al Art. 22 y 50.
Procedimiento: Identificar la informacin reservada. Establecer un formato para la

declaratoria de reserva. Elaborar las diferentes declaratorias de reserva. Elaborar el ndice de Informacin Reservada.
Producto: ndice de Informacin Reservada de la institucin.

El artculo 50 (literal m) establece que cada institucin debe disponer de un ndice de Informacin Reservada. Este instrumento consiste en un documento (fsico y/o electrnico) donde se dispone de un listado de toda la informacin reservada con que cuenta la institucin. Dicho ndice deber indicar la unidad administrativa que gener la informacin, la fecha de la clasificacin, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. (Art. 22) El ndice de Informacin Reservada ser un documento pblico de las instituciones. En ningn caso el ndice ser considerado como informacin reservada y el mismo deber ser publicado. (Art. 22). Su Elaboracin ser responsabilidad de las Unidades de Acceso a la Informacin Pblica (quienes lo) elaborarn semestralmente y por rubros temticos (Art. 22) y en particular ser una competencia del Oficial de Informacin (Art. 22). Las Unidades de Acceso a Informacin adems remitirn esta informacin al Instituto de Acceso a la Informacin Pblica
33
Para la elaboracin del ndice de Informacin Reservada ser de utilidad el Inventario de Informacin por Unidad Organizacional as como el trabajo de clasificacin de la informacin desarrollado previamente en los numerales 7 y 11 respectivamente. Debido a que cada unidad organizacional debe hacerse cargo de la informacin reservada que administra, y por ende tiene responsabilidad en la elaboracin del ndice de Informacin Reservada, se sugiere que cada Unidad remita, ya sea al equipo institucional o al Oficial de Informacin, su propio ndice a fin que ste forme parte de un consolidado que constituir el ndice de Informacin Reservada Institucional.
Recordemos que pueden darse situaciones en las que informacin reservada sea administrada por dos o ms unidades organizacionales por lo que el ndice que cada unidad genere y remita ya sea al equipo institucional o al Oficial de Informacin debe corresponder a la informacin que sta administra como fuente primaria. Por otra parte debe tenerse especial cuidado que todas las unidades organizacionales que administren informacin reservada (originales o copias) la clasifiquen como tal y evitar as inconsistencias en la clasificacin. Es decir, debe garantizarse que unidades administrativas diferentes clasifiquen la misma informacin de manera distinta.
Accin No. 16
ESTABLECIMIENTO DE LOS MECANISMOS Y RECURSOS PARA LA CUSTODIA DE LA INFORMACIN RESTRINGIDA (ART. 27)
Objetivo: Establecer mecanismos y recursos para la custodia de la informacin
restringida en cumplimiento al Art. 27.
Procedimiento: Identificar la informacin confidencial y la reservada. Establecer

un mecanismo para asegurar su custodia. Identificar los recursos necesarios. Disponer de los recursos necesarios.
Producto: Mecanismos y recursos para la custodia de la informacin restringida

implementados.
De acuerdo al Art. 27. El titular de cada dependencia o entidad deber adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservacin de los documentos que contengan informacin reservada o confidencial.
34
El establecimiento de los mecanismos y los recursos para la custodia de la informacin restringida (confidencial y reservada) deber tomar como base los procesos de gestin de la informacin resultantes del desarrollo del numeral 11 donde debern establecer, en cada punto de dichos procesos, los mecanismos, as como los responsables de la custodia de dicha informacin. De igual modo, en cada punto del proceso debern identificarse los recursos necesarios para garantizar dicha custodia y establecer responsabilidades cuando se requiera. Estos recursos pueden ir desde formatos de prstamos de informacin hasta software de control de acceso a bases de datos, mejoras en los sistemas informticos que administran informacin restringida, cmaras de seguridad, entre otros; segn sea la trascendencia de la informacin a custodiar y las implicaciones institucionales de posibles prdidas o alteraciones de documentos o informacin. La implementacin de buenos mecanismos de custodia permitir asegurar la responsabilidad que se establece en el Art. 28. Los funcionarios que divulguen informacin reservada o confidencial respondern conforme a las sanciones que sta u otras leyes establezcan; de la misma forma, respondern las personas que a sabiendas del carcter reservado o confidencial divulgaren dicha informacin.
Accin No. 17
ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS DE GESTIN DE INFORMACIN (ART. 50 LITERAL K)
Objetivo: Establecer proceso de gestin de informacin en cumplimiento al Art. 50. Procedimiento: Identificar los diferentes tipos de informacin de las unidades
administrativas, usuarios, fuentes, entre otros (Numeral 7 y 11) . Desarrollar los procesos de gestin de cada tipo de informacin. Validad los procesos.
Producto: Procesos institucionales de gestin de informacin.

a. Desarrollo de procesos de gestin de la informacin confidencial Con el objeto de mantener la confidencialidad de la informacin clasificada como tal debern desarrollarse procesos claros de gestin de la misma. Debido a que muy probablemente cada unidad administrativa que tenga en su haber informacin confidencial disponga de la misma para diferentes fines, ser necesario que cada unidad desarrolle sus propios procesos de gestin de esta informacin. Inclusive es muy probable que si una unidad administrativa maneja o administra diferentes tipos de informacin confidencial deba desarrollar procesos diferentes de gestin para cada uno de estos tipos.
35
En este punto deber tambin decidirse la responsabilidad del resguardo fsico y/o electrnico de la documentacin confidencial, pudiendo mantenerse esta informacin en la unidad organizacional que la administra, en una seccin especial del archivo institucional o en un lugar externo. Esta decisin depender en parte de la frecuencia del uso que se le d a la informacin. b. Validacin de los procesos Una vez definidos los procesos, stos deben validarse por el equipo institucional para la implementacin de la Ley, quienes verificarn que se cumplan todos los artculos que la Ley establece relacionados con la gestin de la informacin confidencial.
Dentro de los artculos relacionados con la gestin de la informacin confidencial se encuentran:
Art. 25, 26, 27, 28, 29, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37,38, 76 adems de lo establecido en el Ttulo IV que debe relacionarse.
c. Desarrollo de procesos de gestin de la informacin reservada Con el objeto de mantener la reserva de la informacin clasificada como tal, debern desarrollarse procesos claros de gestin de la misma. Debido a que muy probablemente cada unidad administrativa que tenga en su haber informacin reservada disponga de la misma para diferentes fines, ser necesario que cada unidad desarrolle sus propios procesos de gestin de esta informacin. Inclusive es muy probable que si una unidad administrativa maneja o administra diferentes tipos de informacin reservada deba desarrollar procesos diferentes de gestin para cada uno de estos tipos. En este punto deber tambin decidirse la responsabilidad del resguardo fsico y electrnico de la documentacin reservada, pudiendo mantenerse esta informacin en la unidad organizacional que la administra, en una seccin especial del archivo institucional o en un lugar externo. Esta decisin depender en parte de la frecuencia del uso que se le d a la informacin. d. Validacin de los procesos Definidos los procesos, stos deben validarse por el equipo institucional para la implementacin de la Ley quienes verificarn que se cumplan todos los artculos establecidos y relacionados con la gestin de la informacin reservada.
Dentro de los artculos relacionados con la gestin de la informacin reservada se encuentran:
Art. 19, 20, 21, 22, 23, 26, 27, 28, 29, 30, 76 adems de lo establecido en el Ttulo IV que debe relacionarse.
36
e. Desarrollo de procesos de gestin de la informacin oficiosa La informacin oficiosa cambia constantemente, por ello es importante establecer buenos procesos de gestin a fin de garantizar al mximo el cumplimiento de los principios de mxima publicidad, disponibilidad, prontitud e integridad (Art. 4 literal a al d respectivamente). En el caso de la informacin oficiosa, el proceso ser el mismo para cada uno de los 25 tems que establece el Art. 10 de la Ley; posiblemente slo se tengan diferencias en los plazos de actualizacin de la informacin y de remisin al Oficial de Informacin. f. Validacin de los procesos Definidos los procesos, stos deben validarse por el equipo institucional para la implementacin de la Ley quienes verificarn que se cumplan todos los artculos establecidos y relacionados con la gestin de la informacin oficiosa.
Dentro de los artculos relacionados con la gestin de la informacin oficiosa se encuentran:
Art. 18, 50, 76 y 103 adems de lo establecido en el Ttulo IV que debe relacionarse.
Accin No. 18
LEVANTAMIENTO DE MANUALES DE PUESTOS Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ACCESO A INFORMACIN PBLICA (UAIP)
Objetivo: Desarrollar los manuales de puestos y funciones de la Unidad de Acceso a
la Informacin Pblica.
Procedimiento: Identificar los puestos necesarios de la UAIP. Definir los perfiles de

puestos y funciones de cada integrante de la UAIP.
Producto: ndice de Informacin Reservada de la institucin.
Con la entrada en vigencia de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica se conformar una nueva unidad organizacional al interior de todas las instituciones. Esto implica que los integrantes de esta unidad debern tener claramente definidos sus puestos y las funciones que desempearn. Esta actividad podr ser desarrollada por el departamento o la unidad encargada de Recursos Humanos en coordinacin con el equipo institucional y con el Oficial de Informacin.
37
Accin No. 19
PREPARACIN DE VERSIONES PBLICAS DE LA INFORMACIN RESERVADA (ART. 30)
Objetivo: Disponer de las versiones pblicas de la informacin reservada en
cumplimiento al Art. 30.
Procedimiento: Identificar la informacin reservada. Establecer una gua para la

elaboracin de las versiones pblicas. Elaborar las versiones pblicas de la informacin reservada.
Producto: Versiones pblicas de la informacin reservada de la institucin.

En cumplimiento al Art. 30. Que establece que En caso que el ente obligado deba publicar documentos que contengan en su versin original informacin reservada o confidencial, deber preparar una versin en que elimine los elementos clasificados con marcas que impidan su lectura, haciendo constar en nota una razn que exprese la supresin efectuada. Debern desarrollarse versiones pblicas de dicha informacin. Para ello se sugiere desarrollar una gua para la preparacin de dichas versiones pblicas y que la misma sea compartida y aplicada por las unidades administrativas que dispongan de informacin reservada. Con esta gua, cada unidad administrativa ser la responsable de elaborar las versiones pblicas de los documentos bajo su administracin.
Recordemos que pueden darse situaciones en las que la informacin reservada sea administrada por dos o ms unidades organizacionales por lo que las versiones pblicas que se elaboren debern estar a cargo de la Unidad que la genera o que la administra como fuente primaria.
38
Accin No. 20
ELABORACIN DEL LISTADO DE REGISTROS O SISTEMAS DE DATOS PERSONALES (ART. 35)
Objetivo: Disponer de un listado de registro o de sistemas de datos personales de la
institucin en cumplimiento al Art. 35.
Procedimiento: Disponer de un formato para la elaboracin del listado. Identificar

las unidades administrativas que administran registros o sistemas manuales o automatizados de datos personales. Elaborar el listado.
Producto: Listado de registro o de sistemas de datos personales institucional.

De acuerdo al Art. 35 de la Ley, Los entes obligados que posean, por cualquier ttulo, registros o sistemas de datos personales, debern hacerlo del conocimiento del Instituto, que mantendr una lista actualizada de los mismos y de la informacin general sobre sus protocolos de seguridad. Los entes obligados que decidan destruir un sistema de datos personales debern notificar al Instituto, para efectos de suprimirlo de la lista. Esto implica que todas las instituciones deber elaborar este listado de registros de datos personales (fsicos o automatizados) que dispongan, ya sea como generador de dicha informacin o porque en el marco de sus funciones disponen de datos personales que han sido remitidos o compartidos por otras instituciones. Para elaborar este listado se sugiere: a. Disponer de un formato para la elaboracin del listado. b. Identificar las unidades administrativas que disponen de registros de datos personales (en formato impreso o digital) y solicitarles el llenado en el formato elaborado de los registros o sistemas de datos personales que disponen. Esta actividad podr apoyarse en los resultados obtenidos de los numerales 7 y 11. Puede adems remitirse una circular a todas las unidades solicitando tal informacin. c. Ya con toda la informacin de la institucin en un mismo formato ser fcil la elaboracin del listado y su posterior remisin al Instituto.
39
Recordemos que pueden darse situaciones en que los mismos registros o sistemas de datos personales sean administrados por dos o ms unidades organizacionales, por lo que el listado a elaborar deber tomar esto en consideracin. Incluso, es posible que un mismo sistema se conozca bajo dos nombres diferentes en la institucin.
Accin No. 21
ADOPCIN DE PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES (ART. 32)
Objetivo: Disponer de procedimientos adecuados para el manejo de datos
personales en cumplimiento al Art. 32.
Procedimiento: Identificar los registros (fsicos o digitales) de datos personales

administrados en la institucin. Desarrollar procedimientos adecuados para el manejo de estos datos personales.
Producto: Procedimientos establecidos para el manejo de datos personales.

Los registros (fsicos o digitales) de datos personales con los que cuente cualquier institucin pblica debern disponer de procedimientos adecuados para su manejo pues, segn el Art. 32, Los entes obligados sern responsables de proteger los datos personales y, en relacin con stos, debern: a. Adoptar procedimientos adecuados para recibir y responder las solicitudes de indagatoria, actualizacin, modificacin y supresin de datos personales. b. Usar los datos exclusivamente en el cumplimiento de los fines institucionales para los que fueron solicitados u obtenidos. c. Procurar que los datos personales sean exactos y actualizados. d. Rectificar o completar los datos personales que fueren inexactos o incompletos. e. Adoptar medidas que protejan la seguridad de los datos personales y eviten su alteracin, prdida, transmisin y acceso no autorizado. Esto implica que la informacin personal (que constituye informacin confidencial) debe manejarse siempre resguardando la proteccin de los mismos. Para ello debern establecerse procedimientos a fin de que la ciudadana, en virtud del Art. 36, pueda consultar sus datos personales administrados por las diferentes instituciones pblicas, rectificarlos, etc.
40
De acuerdo al Art. 36. los titulares de los datos personales o sus representantes, previa acreditacin, podrn solicitar a los entes obligados, ya sea mediante escrito libre, en los trminos del artculo 66 de esta ley o formulario expedido por el Instituto, lo siguiente:
a. La informacin contenida en documentos o registros sobre su persona. b. Informe sobre la finalidad para la que se ha recabado tal informacin. c. La consulta directa de documentos, registros o archivos que contengan sus datos que obren en el registro o sistema bajo su control, en los trminos del artculo 63 de sta ley. d. La rectificacin, actualizacin, confidencialidad o supresin de la informacin que le concierna, segn sea el caso, y toda vez que el procedimiento para tales modificaciones no est regulado por una ley especial.
Tratndose de los literales a, b y c, los entes obligados debern entregar en un plazo de diez das hbiles, contados a partir de la presentacin de la solicitud, en formato comprensible para el solicitante, la informacin correspondiente; o bien, le comunicarn por escrito que ese registro o sistema de datos personales no contiene los requeridos por el solicitante. En el caso del literal d, la solicitud deber ser acompaada de la documentacin que respalde lo pedido. El 32 Oficial de Informacin deber fsico Los procedimientos y mecanismos a los que se refiere el Art. deben ser tanto en el mbito entregar al solicitante, en un plazo de treinta das hbiles desde la como electrnico. Algunos de ellos se presentan en el Numeral 17. presentacin de la solicitud, una comunicacin que haga constar las modificaciones; o bien, le informar de manera motivada, la razn por la cual no procedieron las reformas.
Accin No. 22
ADOPCIN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD ADECUADOS PARA EL MANEJO DE DATOS PERSONALES (ART. 32)
Objetivo: Disponer de medidas de seguridad adecuadas para el manejo de datos
personales en cumplimiento al Art. 32.
Procedimiento: Identificar los registros (fsicos o digitales) de datos personales

administrados en la institucin. Desarrollar medidas de seguridad adecuadas para el manejo de estos datos personales.
Producto: Medidas de seguridad establecidas para el manejo de datos personales.
41
En relacin a la adopcin de medidas de seguridad, establecidas en el Art. 32 e), stas dependern de los procesos de gestin de la informacin que se desarrollen. Por lo tanto, en cada etapa de los procesos debern establecerse las medidas de seguridad respectivas tanto a nivel fsico como digital a fin de evitar su alteracin, prdida, transmisin y acceso no autorizado.
Accin No. 23
PUBLICACIN DE LA INFORMACIN OFICIOSA (ART. 103).
Objetivo: Disponer de la informacin oficiosa del ao en curso de la institucin
publicada, en cumplimiento al Art. 103.
Procedimiento: Identificar la informacin oficiosa. Compilarla. Disponerla en el

formato establecido. Publicarla.
Producto: Informacin oficiosa publicada.

La publicacin de la informacin oficiosa supone lo siguiente: a. Identificar, ubicar y compilar la informacin oficiosa: Este paso se presenta desarrollado en el numeral 12 del presente instrumento normativo. b. La informacin oficiosa deber ser presentada en un formato establecido para todas las instituciones de gobierno a fin de garantizarle al ciudadano informacin completa y ordenada. c. Una vez se disponga de la informacin en el formato debido se podr publicar la misma en la pgina web institucional.
Accin No. 24
CAPACITACIN A LOS SERVIDORES EN MATERIA DE ACCESO A INFORMACIN, PROTECCIN DE DATOS PERSONALES Y OTROS (ART. 45)
Objetivo: Capacitar a los servidores en materia de acceso a informacin, proteccin
de datos personales y otros en cumplimiento al Art. 45.
Procedimiento: Identificar servidores que requieren la capacitacin. Determinar

contenidos. Identificar fuentes de capacitacin. Capacitar.
Producto: Servidores capacitados en materia de acceso a informacin, proteccin

de datos personales y otros.
42
La implementacin de una normativa que garantice el acceso a informacin y la proteccin de los datos personales de las personas supone adems de las medidas a implementarse por parte de las instituciones pblicas, tal y como lo establece el Art. 32, la promocin de una cultura de acceso a informacin y de proteccin de datos personales por parte de los responsables directos pero tambin del resto de funcionarios y empleados de las instituciones pblicas. En este sentido la Ley establece en el Art. 45 que Con la finalidad de promover una cultura de acceso a la informacin en la administracin pblica, los entes obligados debern capacitar peridicamente a todos sus servidores pblicos en materia del derecho de acceso a la informacin pblica y el ejercicio del derecho a la proteccin de datos personales, a travs de cursos, seminarios, talleres y toda otra forma de enseanza y entrenamiento que consideren pertinente. El Instituto podr cooperar en el diseo y ejecucin de dichas capacitaciones, para lo cual podr celebrar convenios con las distintas entidades pblicas. Para ello podrn gestionarse cursos de capacitacin con especialistas en la materia relacionados con los mbitos de la seguridad de los datos personales (seguridad fsica, informtica, procesos de seguridad, entre otros), la normativa vigente nacional e internacional relacionada con la temtica de proteccin a datos personales, entre otros.
Accin No. 25
DIVULGACIN Y PUBLICIDAD DE LA APROBACIN DE LA LEY
Objetivo: Divulgar y publicar la aprobacin de la ley y establecer los mecanismos
de acceso a informacin en las instituciones del rgano ejecutivo.
Procedimiento: Identificar los sectores poblacionales clientes potenciales.

Identificar sus necesidades. Vincular el acceso a informacin a sus necesidades. Definir mensaje.
Producto:. Campaa de divulgacin de la aprobacin de la Ley de Acceso a la

Informacin Pblica
Los entes obligados, el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica as como la institucin designada para tal proceso por parte del Ejecutivo, debern divulgar y dar mxima publicidad a la aprobacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. Para ello podrn desarrollar las campaas de divulgacin por los medios que estimen convenientes de acuerdo a sus competencias. Uno de los elementos ms importantes para el desarrollo de esta accin consiste en la identificacin de los sectores poblacionales o clientes a quienes se deben. Es decir los sectores de la ciudadana que se constituyen como usuarios de sus bienes o servicios.
43
En las experiencias de divulgacin de las normativas de acceso a informacin de otros pases, como Mxico y Chile, un elemento de xito para la adecuada divulgacin de la Ley y su empoderamiento por parte de la ciudadana es el asociar el valor de la transparencia con la necesidad concreta del ciudadano. Por ejemplo, si es de una institucin que proporciona un servicio, en qu le beneficiar al usuario la transparencia en relacin con ese servicio requerido.
Accin No. 26
ESTABLECIMIENTO DE LOS MECANISMOS DE ACCESO A INFORMACIN PBLICA Y DE DATOS PERSONALES
Objetivo: Establecer los mecanismos de acceso a informacin, y los mecanismos de
solicitud de datos personales.
Procedimiento: Definir el proceso de solicitud de informacin. Definir el proceso de

solicitud de datos personales.
Producto: Mecanismo de acceso a informacin y de solicitud de datos personales

establecido.
El proceso de gestin interna de la informacin en cada ente pblico deber ser desarrollado previamente a la apertura de la Unidad de Acceso a Informacin Publica. El proceso interno deber estar acorde al espritu de la Ley y a los plazos establecidos en la misma. Tambin deber considerar la estructura de la institucin y su presencia al interior del territorio. De manera ideal el mecanismo de acceso a informacin deber incluir un mapa del tipo de informacin que cada unidad organizacional posee para lo cual el numeral 7 ser de gran utilidad. Con esta misma lgica, ser necesario establecer, siempre con los plazos que la Ley plantea, el mecanismo de solicitud de datos personales, incluyendo las posibilidades de modificacin, rectificacin o supresin de datos personales que la institucin tenga en su poder. As mismo se deber tener mapeadas las unidades organizacionales de la institucin que disponen de informacin personal.
44
Accin No. 27
ELABORACIN DE GUAS E INSTRUCTIVOS PARA LA CIUDADANA
Objetivo:. Elaborar guas e instructivos para la ciudadana sobre el derecho de
acceso a informacin, la Ley de Acceso a Informacin Pblica y los mecanismos de solicitud de informacin pblica o de datos personales.
Procedimiento: Definir el proceso de solicitud de informacin. Elaborar la gua de

solicitud de informacin. Elaborar la gua de la organizacin del archivo.
Producto:. Gua e instructivo ciudadano de acceso a informacin
De acuerdo, al Art. 106 las instituciones pblicas debern desarrollar la gua de

procedimientos para solicitar informacin la cual deber estar disponible en todas las Unidades de Acceso a la Informacin Pblica y pginas web institucionales. Adems, de
acuerdo al Art. 43, Los titulares de los entes obligados designarn a un funcionario responsable de los archivos en cada entidad, quien ser el encargado de la organizacin, catalogacin, conservacin y administracin de los documentos de la entidad; adems, elaborar y pondr a disposicin del pblico una gua de la organizacin del archivo y de los sistemas de clasificacin y catalogacin. Si bien de acuerdo al Art. 58, literal k), el desarrollo de guas de procedimientos de acceso a la informacin pblica le corresponder al Instituto de Acceso a la Informacin Pblica, mientras ste no est conformado, cada ente deber desarrollar una gua de acceso a informacin. Es decir, una gua que explique al ciudadano los pasos que debe seguir para solicitar informacin, los tipos de informacin existente, los plazos de respuesta establecidos en la ley, los mecanismos de recursos, entre otros. Como esta gua ser igual en todas las instituciones, es posible desarrollar una estndar para este fin. De parte de la Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin ya se est trabajando en este tema. En el caso de la gua para la organizacin del archivo, el desarrollo de la misma ser responsabilidad del responsable institucional de archivos. En ella deber explicarse de manera sencilla el tipo de informacin con que cuenta el archivo, los principales instrumentos de clasificacin de la informacin, la forma en que est organizado el archivo y los sistemas de clasificacin y catalogacin.
45
Accin No. 28
DEFINICIN DE LOS COSTOS DE REPRODUCCIN (ART. 61)
Objetivo: Disponer de costos de reproduccin para la ciudadana. Procedimiento: Identificar los posibles formatos de entrega de informacin.
Identificar los posibles medios de remisin de la informacin. Establecer los costos de los formatos y de los medios de entrega de informacin pblica.
Producto: Listado de costos de reproduccin de la institucin.
La Ley de Acceso a Informacin Pblica establece dentro de sus principios (Art. 4) la gratuidad en el acceso a la informacin. Sin embargo, si bien la consulta de informacin (ya sea por medio de pginas web o de manera directa) no supone ningn costo, la entrega de informacin supone costos que pueden ser cobrados a la ciudadana. En los casos en los que el acceso a informacin requiera de reproducciones de documentos y/o envo de informacin, esto ser sufragado por el solicitante, tomando en cuenta que la ley establece que su valor no puede ser superior al de los materiales utilizados y costos de remisin (Art. 61). Este mismo artculo establece que Los entes obligados debern disponer de hojas informativas de costos de reproduccin y envo. El envo por va electrnica no tendr costo alguno. En caso de copias certificadas, se aplicarn las tasas previstas en las leyes especiales (y) tratndose de copias magnticas o electrnicas, si el interesado aporta el medio en que ser almacenada la informacin, la reproduccin ser gratuita. Esto implica que cada institucin pblica debe establecer los costos de reproduccin de la informacin que proporcione. Para ello cada ente tendr que: a. Identificar los posibles soportes de entrega de informacin, por ejemplo: papel, CD, USB, entre otros. b. Identificar los posibles medios de remisin de la informacin. Ser necesario establecer cules son los medios a travs de los cuales la institucin podra remitir la informacin solicitada por el ciudadano. Estos podran ser por medio de correo normal, correo certificado, fax, correo electrnico, entre otros. c. Establecer los costos de los formatos y de los medios de remisin En conjunto con personal del rea de finanzas de la institucin debern establecerse los costos tanto de los formatos posibles para entregar la informacin como de los medios. d. Publicitar los costos de reproduccin y envo Ya con los costos de reproduccin y envo determinados se puede proceder a publicitar los mismos en las Unidades de Acceso a la Informacin Pblica.
46

Instrumento Normativo No. 2

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Instrumento Normativo No. 2

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

INSTRUMENTO NORMATIVO

EQUIPO COORDINADOR PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

Contenido del instructivo

Instrumento normativo LAIP No. 2

Accin No. 12 Compilacin de la informacin (Art. 10) Accin No. 13

Instrumento normativo LAIP No. 2

Instrumento normativo LAIP No. 2

Acciones de gestin de archivos

Instrumento normativo LAIP No. 2

Acciones de sensibilizacin, divulgacin y capacitacin

Instrumento normativo LAIP No. 2

Objetivo: Conformar el equipo de la institucin que ser el responsable de

Procedimiento: Designacin formal por parte del titular, mxima autoridad

Producto: Equipo institucional de implementacin de la Ley de Acceso a la

Instrumento normativo LAIP No. 2

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Levantamiento de los diagnsticos por parte del equipo

Producto: Diagnstico institucional, diagnstico documental y flujos de

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Anlisis y discusin sobre las caractersticas de la Unidad de

Producto: Acuerdo institucional de creacin de la Unidad de Acceso a la

Instrumento normativo LAIP No. 2

Producto: Oficial de Informacin nombrado.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Producto: Integrantes de la Unidad de Acceso a la informacin Pblica nombrados.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Producto: Responsable de archivos nombrado.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Objetivo: a. Identificar la informacin que dispone la institucin.

Procedimiento: Desarrollo de un instrumento estndar de inventario para toda la

Producto: Inventarios de informacin de todas las unidades organizacionales.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Desarrollo de un instrumento estndar de inventario para toda la

Producto: Inventarios de informacin de todas las unidades organizacionales.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Instrumento normativo LAIP No. 2

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Identificacin o construccin del organigrama vigente de la

Producto: Cuadro de Clasificacin de la Informacin elaborados, aprobado e

Qu es el cuadro de clasificacin institucional

Tomado de: Memoria Archivstica 4, Mxico, ADABI, 2004.

Instrumento normativo LAIP No. 2

Cmo se organiza el cuadro de clasificacin institucional

Instrumento normativo LAIP No. 2

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Desarrollo de un instrumento normalizado para la construccin

Producto: Tablas de Retencin Documental elaboradas, aprobadas e

b. Productores de los documentos de la institucin

Valores primarios de los archivos administrativos

Valores secundarios del archivo permanente

Instrumento normativo LAIP No. 2

Requisitos de presentacin de los TRD

Tablas de retencin Anexos

Instrumento normativo LAIP No. 2

Procedimiento: Identificacin de la informacin disponible en toda la institucin

Producto: Informacin institucional debidamente clasificada.

Informacin pblica (Art. 6 literal c)

Instrumento normativo LAIP No. 2

Informacin reservada (Art. 6 literal e)

Informacin confidencial (Art. 6 literal f)

Instrumento normativo LAIP No. 2

Recordemos que la informacin confidencial est establecida en el Art. 24:

Instrumento normativo LAIP No. 2

Recordemos que la informacin reservada est establecida en el Art. 19: