JAIME VILLAMARIN

Subdireccin de Monitoreo y Control

Direccin de Fortalecimiento a la Gestin Territorial
Presentacin: Fondos de Servicios Educativos MEN

Contenido
Definicin, Creacin Estructura Presupuesto, Modificaciones, Ejecucin y Cierre Contabilidad - Tesorera Publicidad Curso Virtual Recursos SGP - Calidad

QUE SON LOS F.S.E

Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal.
Mayo 05 de 2003 Art.2 Decreto 4791/08

ENTIDAD TERRITORIAL

RECURSOS, CONTROL ASESORIA Y APOYO

INFORMACION

FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CONSEJO DIRECTIVO RECTOR
ADMINISTRATIVO AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

LAS SECRETARIAS DE EDUCACION FRENTE A LOS F.S.E. Definir criterios y establecimientos que deben contar con Fondos de Servicios Educativos. Establecer el proceso para el registro de la cuenta y determinar las condiciones y manejo de la misma. Ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la funcin de tesorera o pagadura del Fondo y asignar el personal requerido. Reglamentar el funcionamiento y manejo de la caja menor, conforme la reglamentacin vigente. Aprobar las adiciones presupuestales, de acuerdo con la reglamentacin que se expida para tal efecto.

LAS SECRETARIAS DE EDUCACION FRENTE A LOS F.S.E. Informar a cada establecimiento educativo, a ms tardar el primer trimestre de cada ao, el valor y concepto de las transferencias que realice. La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en que se realizar el proceso operativo de preparacin y elaboracin de la contabilidad del establecimiento educativo. Las entidades territoriales certificadas deben abrir en su contabilidad una cuenta para cada FSE.

LAS SECRETARIAS DE EDUCACION FRENTE A LOS F.S.E. Ejercer el control interno, brindar asesora y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes. Ejercer seguimiento en la administracin y ejecucin de los recursos del fondo, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la informacin que le sea solicitada. La entidad territorial certificada proceder a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que haya lugar, y ejercer la accin de repeticin de conformidad con la Ley.

CREACIN DE FSE
La Secretaria de Educacin certificada debe dar la viabilidad tcnica y financiera, teniendo en cuenta como mnimo:
Disponibilidad de recurso humano para apoyar las funciones de tesorera. Matrcula y monto de ingresos proyectados que permita la contratacin de un contador. Consejo Directivo organizado y funcionando. Contar con tarifas definidas con base en la reglamentacin territorial.

CREACIN DE FSE
PROCEDIMIENTO: Con la viabilidad tcnica y financiera de la S.E, el rector o director rural debe: Abrir una cuenta de ahorros o corriente a nombre del FSE Establecimiento XX, registrando las dos firmas (Rector y Tesorero).

Registrar la cuenta en la S.E de la entidad certificada.

Elaborar el presupuesto y presentarlo al C.D y con base en l, constituir la pliza de manejo.

FUNCIONES DE LOS FSE

Presupuestal: Elaboracin y ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos. Tesorera: Recaudo y pago. Contable: Registro e informe de las operaciones. Contratacin: Aplicacin normas procesos contractuales. Rendicin de cuentas: Control e informes sobre la gestin realizada a Consejo Directivo, Alcalde, organismos de control y a la Secretaria de educacin certificada. Publicidad: Publicar los informes de ejecucin, estados contables y Mayo 05 de 2003 rendicin de cuentas.

ORGANOS DE ADMINISTRACIN Y DIRECCIN

Mayo 05 de 2003

ORGANOS DE ADMINISTRACIN Y DIRECCIN

Consejo Directivo

Contador

Rector

Consejo Administrativo

Administrativo (con funciones de Tesorero)

FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. Aprobar el presupuesto. Adoptar reglamento para el manejo de tesorera. Aprobar adiciones, traslados y dems modificaciones. Verificar existencia y presentacin de estados contables. Determinar actos o contratos que requieran su aprobacin. Reglamentar procedimientos y formalidades para contratacin inferior a 20 SMLMV Aprobar contratacin de servicios, uso por terceros de bienes o inmuebles y uso de recursos para eventos pedaggicos y culturales. Verificar acceso a la informacin y publicidad.

RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES Ejercer como ordenador del gasto. Elaborar el presupuesto y flujo de caja. Elaborar modificaciones al presupuesto. Celebrar contratos. Presentar los informes requeridos a la S.E, rganos de control, contadura y Alcalde sobre recursos recibidos. Realizar rendicin de cuentas. Firmar los estados contables e informacin financiera Representar al establecimiento educativo. Mayo 05 de 2003 Permitir el acceso a la informacin y publicidad.

FUNCIONES DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA

Ejercer veedura frente a la administracin y uso eficiente de los recursos pblicos del establecimiento educativo.
Verificar la adecuada publicidad de los informes de ejecucin y contratacin. HacerMayo presencia en eventos de rendicin de cuentas. 05 de 2003

PRESUPUESTO FSE

PRINCIPIOS PRESUPUESTALES RELACIONADOS

Planificacin: Concordancia con planes existente. Anualidad: Vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre. Universalidad: Totalidad del gastos Publico. Unidad de caja: Todos los ingresos, sin importar su origen, se incluyen en una sola bolsa, con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados en el presupuesto. Programacin integral: Gastos de inversin y funcionamiento. Especializacin: todos los gastos deben referirse al objeto del E.E. Inembargabilidad: de las rentas del presupuesto nacional y del SGP. As como bienes y derechos del Estado.

PRESUPUESTO DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE INGRESOS

Debe contener la totalidad de los ingresos que reciba el establecimiento educativo sean o no de destinacin especifica. Fondo de Servicios Educativos no pueden presupuestar recursos por concepto de crditos o prstamos Los recursos financieros que se obtengan por el pago de derechos acadmicos del ciclo complementario en las escuelas normales superiores deben ser incorporados en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos como un tem presupuestal independiente Los ingresos con destinacin especifica debern destinarse nicamente para lo que fueron aprobados

PRESUPUESTO DE GASTOS

Dentro del rubro de adquisicin de servicios: comunicaciones, publicaciones, mantenimiento y reparaciones, materiales y suministros, seguros, servicios pblicos, servicios financieros, entre otros

PRESUPUESTO DE GASTOS Contener la totalidad de los gastos proyectados por el E.E

Con los recursos del FSE no se puede: Otorgar donaciones o subsidios

Pagar Viticos y gastos de viaje a funcionarios del E.E

Contratar los servicios de aseo y vigilancia

APROBACION Y LIQUIDACIN DEL PRESUPUESTO El Rector o Director rural prepara el presupuesto desagregado en ingresos y gastos detallando tems y rubros. El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos. Una vez definido lo presenta al Consejo Directivo para aprobacin definitiva Aprobado se emite el acto administrativo de liquidacin y distribucin firmado por el rector Se remite a la S.E certificada de acuerdo con el cronograma definido.

EJECUCION POR FUERA DEL PRESUPUESTO

Los rectores NO podrn asumir compromisos, obligaciones o pagos que superen el flujo de caja del FSE o que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorera. En consecuencia, el rector NO podr contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del FSE sobre APROPIACIONES INEXISTENTES O QUE EXCEDAN EL SALDO DISPONIBLE. ( artculo 10 Decreto 4791/08)

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DEL FSE

ADICIONES TRASLADO ENTRE: FUNCIONAMIENTO E INVERSIN
REDUCCIN O APLAZAMIENTO

CONSEJO DIRECTIVO

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Deben ser aprobadas mediante acuerdo del Consejo Directivo (sin excepcin). En este acuerdo se deber especificar el origen y la destinacin de los recursos en los rubros del presupuesto de gastos o apropiaciones. En el evento de aplazamientos deber especificar gastos a afectar.

FLUJO DE CAJA
Es el instrumento mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos segn el presupuesto aprobado y con los requerimientos del plan operativo.
No se podrn adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorera.

CONTABILIDAD
Todos los establecimientos educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes. (articulo 16 Decreto 4791/08) ESTADOS FINANCIEROS MAS USUALES: Balance general Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental Estado de cambios en el patrimonio Estado de Flujos de Efectivo Notas a los estados contables bsicos

TESORERA

La cuenta mediante la cual el establecimiento educativo administra los recursos del FSE, se abrir a nombre del respectivo Fondo, y deber ser autorizadas por la entidad territorial y su manejo se efectuar de acuerdo con las normas de tesorera de la entidad territorial.

PROCESOS DE TESORERA

INGRESOS

Es la relacin detallada de valores que se estima habr de recaudarse y/o reconocerse durante el perodo fiscal (Enero 1 a 31 de Diciembre) Son las erogaciones por diferentes conceptos para atender el funcionamiento de la Institucin Educativa

PAGOS

PUBLICIDAD
Con el fin de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos de los FSE, los rectores y consejos directivos de los establecimientos educativos estatales debern:

Rendir cuentas a los entes de control Enviar a la secretara de educacin al inicio de cada vigencia fiscal, copia del acuerdo anual del presupuesto del FSE, debidamente numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo. Presentar un informe de ejecucin presupuestal al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la entidad territorial.

PUBLICIDAD
Publicar en un lugar visible y de fcil acceso de la Institucin, el informe de ejecucin de los recursos del FSE y los estados contables con la periodicidad que indique el Consejo Directivo y la secretaria de educacin. Publicar mensualmente en lugar visible la relacin de contratos de la vigencia, identificando contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecucin del contrato. A ms tardar el 28 de febrero celebrar audiencia pblica para presentar informe de gestin a la comunidad.

Definicin del Proceso de Contratacin a Utilizar en los FSE

Valor de la contratacin?

Toma como referencia el Presupuesto de la entidad territorial certificada

Superior a la Menor cuanta

Menor cuanta: cantidad de SMLMV dependiendo de la tabla que establece la ley 1150

Mnima cuanta 10% de la Menor cuanta

>= a 20 SMLMV

Estatuto de contratacin ley 80 y reglamentarios

Estatuto de contratacin ley 80 y reglamentarios

Estatuto de contratacin ley 80 y reglamentarios

Procedimiento propio del FSE

Licitacin Seleccin abreviada

Decreto 2516/ 2011, Mnima Cuanta

Recursos SGP Calidad - Matricula

ASIGNACION RECURSOS SGP CALIDAD - MATRICULA

De conformidad con el articulo 17 de la Ley 715 de 2001, los municipios del pas reciben una partida del SGP para calidad de la educacion. Para el presente ao los recursos se distribuirn con base en los criterios definidos en el prximo CONPES Social. Para 2011 se destinaron $613 mil millones (Nacional) Fueron distribuidos en el CONPES 137 y 142 Para el 2012 se asignara en el prximo documento Conpes

DESTINACIN DE RECURSOS SGP CALIDAD MATRICULA

Dotacin institucional de mobiliario bsico y material pedaggico (dotacin mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didcticos). Construccin, mantenimiento y adecuacin de establecimientos educativos. Pago de servicios pblicos y funcionamiento de los establecimientos educativos oficiales. Acciones de mejoramiento de la gestin acadmica enmarcadas en planes de mejoramiento. Complementar de ser necesario transporte escolar y alimentacin escolar.

RESTRICCIONES EN EL USO DE LOS RECURSOS DE CALIDAD

No pueden usarse para beneficios individuales de los Recursos - Gratuidad estudiantes tales SGP como elCalidad kit escolar, aplicacin pruebas tipo ICFES. No pueden usarse para gastos recurrentes, como mantenimiento de vehculos y contratos laborales.

ASIGNACION RECURSOS SGP CALIDAD GRATUIDAD

Atendiendo la decisin de la Sentencia C-376, la educacin es un derecho de carcter fundamental, obligatoria para todos los menores entre 5 y 18 aos de edad, y que se debe implementar progresivamente la gratuidad para la realizacin del derecho a la educacin, eliminando de forma gradual el cobro de los servicios complementarios de los que trata el artculo 67 y los dems gastos establecidos.
Asignacin Vigencia 2011 2012 Valor 238.994.557.000 525.579.356.000

DECRETO 4807 DE 2011 GRATUIDAD TOTAL

Artculo 2. La gratuidad educativa se entiende como la exencin del pago de derechos acadmicos y servicios complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrn realizar ningn cobro por derechos acadmicos o servicios complementarios. Artculo 5. el reporte de informacin. Los rectores y directores de las instituciones educativas estatales, los secretarios de educacin y los gobernadores y alcaldes de los departamentos y de los municipios certificados, sern responsables solidariamente por la oportunidad, veracidad y calidad de la informacin que suministren para la asignacin y distribucin de los recursos de gratuidad. Las inconsistencias en la informacin darn lugar a responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales, en concordancia con lo dispuesto en el inciso 2 del articulo 96 de la Ley 715 de 2001.

COSTOS EDUCATIVOS
Los costos educativos estn constituidos por derechos acadmicos y servicios complementarios, bajo stos dos conceptos se agrupan todos los cobros que las normas le permitan a las instituciones educativas estatales. Los derechos acadmicos es el costo que paga el padre de familia, acudiente o estudiante, por la prestacin del servicio educativo en las instituciones educativas estatales para todos los niveles y grados. Equivalen en el sector privado a la matrcula y la pensin. Se pagaban al iniciar el ao lectivo o dividido en mensualidades segn se convena entre las partes. Los servicios complementarios, son los cobros que haca la institucin educativa estatal por servicios extras, no esenciales pero complementarios al servicio, tales como restaurante, carnets, utilizacin de tecnologa, gimnasios, piscina, etc.

DESTINACIN DE RECURSOS SGP CALIDAD - GRATUIDAD

Dotacin institucional de mobiliario bsico y material pedaggico (dotacin mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didcticos). Acciones Construccin, mantenimiento y adecuacin de establecimientos educativos. Funcionamiento de los establecimientos educativos oficiales. Acciones de mejoramiento de la gestin acadmica enmarcadas en planes de mejoramiento, con excepcin de capacitacin de docentes. Contratacin de los servicios de transporte escolar de la poblacin matriculada entre transicin y undcimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentacin expedida por el Ministerio de Transporte. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la poblacin matriculada entre transicin y undcimo grado, incluyendo alimentacin, transporte y materiales. Costos asociados al trmite para la obtencin del ttulo de bachiller. Costos asociados a la elaboracin de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carn escolar.

RESTRICCIONES EN EL USO DE LOS RECURSOS DE CALIDAD - GRATUIDAD

No pueden usarse para beneficios individuales de los estudiantes tales como el kit escolar, aplicacin pruebas tipo ICFES. No puede usarse para gastos recurrentes, como mantenimiento de vehculos y contratos laborales. Cancelar gastos de personal o contratos por servicios personales indirectos (personal supernumerario, honorarios, jornales, remuneracin de servicios tcnicos, contadores o firmas de contadores), para la prestacin del servicio pblico educativo. Pago de seguros (de ningn tipo). Pago de salidas Pedaggicas.