MNP Auditoría (VALENCIA) PDF

Manual del Proceso
Auditora
PG.: 1 de 2 FECHA: 01/10/2013 REVISIN:
CAP.: 0
MANUAL DE PROCESO
CDIGO: MNPING01FAUDV00
AUDITORA
CONTENIDO DEL MANUAL

CAPITULO I Introduccin del Manual Objetivos y Alcance del Manual CAPITULO II Normas Generales CAPITULO III Procedimiento de Auditora Nocturna Procedimiento de Auditora de Ingresos Procedimiento de Registro Contable Auditora de Ingresos CAPITULO IV Formulario Reporte de Auditora Nocturna Formulario Remisin de Documentos Formulario Anlisis de Cuenta Formulario Arqueo de Caja Departamental Formulario Informe de Ingresos Diarios (Daily) Formulario Relacin de Porcentaje de Servicio Formulario Relacin de Propina Formulario Relacin de Sobrantes y Faltantes Formulario Relacin de Sobrantes y Faltantes - Mes Formulario Ventas del Mes Instructivo de llenado: Reporte de Auditora Nocturna Instructivo de llenado: Remisin de Documentos Instructivo de llenado: Anlisis de Cuenta Instructivo de llenado: Arqueo de Caja Departamental Instructivo de llenado: Informe de Ingresos Diarios (Daily) Instructivo de llenado: Relacin de Porcentaje de Servicio
INGRESOS
CAP.: 0
MANUAL DE PROCESO
AUDITORA Instructivo de llenado: Relacin de Propina Instructivo de llenado: Relacin de Sobrantes y Faltantes Instructivo de llenado: Relacin de Sobrantes y Faltantes - Mes Instructivo de llenado: Ventas del Mes
INGRESOS
Captulo I
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CAP.: I
MANUAL DE PROCESO
AUDITORA I. INTRODUCCIN DEL MANUAL La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en el uso de los recursos materiales, por esta razn requiere la implementacin de lineamientos que unifiquen la ejecucin de procesos, los cuales brinden una herramienta de control para elevar la productividad y eficiencia en las actividades que agilizan la operatividad hotelera. Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Unidad de Contralora emite el Manual de Proceso de Auditora. Este documento le permitir a la Unidad de Ingresos contar con directrices contenidas en un instrumento gua, con el fin de llevar a cabo las auditoras correspondientes a los ingresos diarios as como su registro contable. El mismo aplicar como elemento normativo que regule de manera homognea las actividades ejecutadas tanto por los auditores de esta unidad como por el personal que intervengan directa e indirectamente en los procedimientos descritos. La aplicacin de este Manual procura uniformar y sistematizar los procedimientos as como los documentos a los que debern apegarse los trabajadores del hotel. La revisin total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organizacin y Mtodos.
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CAP.: I
MANUAL DE PROCESO
AUDITORA II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL El presente manual especifica los lineamientos de carcter normativo, procedimental tanto tcnicos como tericos, as como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestin, administrativo - operativos, concernientes a las auditoras ejecutadas para la verificacin de ingresos conforme con las directrices emanadas de la Contralora y orientadas, a la normalizacin de las actividades involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar la revisin y certificacin de los procedimientos involucrados en la obtencin de ingresos. El alcance de este manual involucra la documentacin de los procedimientos administrativos y operativos, relacionados a las auditoras nocturnas y auditoras de ingresos. Quedando exceptuado cualquier otro procedimiento ajeno a este. La correcta implementacin de este documento requiere la aplicacin integral de todos los lineamientos planteados en el mismo.
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Captulo II
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CAP.: II
MANUAL DEL PROCESO
AUDITORA
I.
NORMAS DE UTILIZACIN, DIFUSIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL 1. Este documento es propiedad de La Empresa y debe ser utilizado nicamente para el propsito para el cual fue elaborado. 2. El original de este Manual ser resguardado por la Unidad de Organizacin y Mtodos. 3. Este Manual constituir una herramienta de informacin y orientacin para las diferentes Unidades Administrativas, en relacin a la normativa para los procedimientos de auditora. 4. Es de consulta permanente, por lo que la Contralora Corporativa debe darlo a conocer a todos los responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido. 5. Es responsabilidad de la Unidad de Organizacin Mtodos, velar por la actualizacin y vigencia del Manual, siempre y cuando la informacin requerida para ello sea comunicada oportunamente por Contralora. 6. Toda actualizacin sobre el contenido de este Manual tendr implcito un proceso de revisin, el cual se llevar a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como resultado de una rutina peridica a la que ser sometido todo el manual, o como consecuencia de circunstancias nuevas o cambiantes que se presenten, y que por excepcin deban incluirse inmediatamente en el mismo. 7. Todo proceso de modificacin a este Manual ser solicitado por Contralora y procesado por Organizacin y Mtodos. 8. Los cambios referidos a este Manual tendrn vigencia y aplicacin inmediata luego de ser comunicados por Contralora y procesados por Organizacin y Mtodos.
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MANUAL DEL PROCESO
AUDITORA II. NORMAS GENERALES 1. El proceso de Auditora viene dado por la ejecucin y cumplimiento de los lineamientos descritos en el procedimiento de Auditora Nocturna, Auditora de Ingresos y Registro Contable Auditora de Ingresos. 2. La verificacin de ingresos debe estar sujeta a la revisin estricta segn los mencionados procedimientos, as como a su apego con las normas vigentes del Estado. 3. Toda inconformidad evidenciada en la ejecucin de las auditoras debe ser investigada y consecuentemente solucionada segn los parmetros establecidos. 4. Toda verificacin de ingresos debe soportarse a travs de los reportes emitidos por el sistema hotelero y/o sistema contable, segn el que aplique, previa revisin por parte de los auditores. 5. Aquellas unidades involucradas en la ejecucin efectiva de los procedimientos de auditora, deben cumplir con las actividades descritas, en los lapsos de tiempo y segn las caractersticas acordadas en el presente documento. 6. El Jefe de rea y Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones o Direccin General son las nicas autoridades capaces de aprobar, segn sus funciones, cualquier excepcin a los procedimientos.
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Captulo III
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CAP.: III
MAPA DEL PROCESO
AUDITORA I. MAPA DEL PROCESO DE AUDITORA
PROCESOS ESTRATGICOS
REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE
Planificacin estratgica Aprobacin e Implementacin
II.
Evaluacin y Mejora Continua
PROCESOS OPERATIVOS
Inicio
PROCESO: RECEPCIN
AUDITORA NOCTURNA
AUDITORA DE INGRESOS
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS
FIN
PROCESOS DE SOPORTE
Proveedores Externos GESTIN DE SISTEMAS GESTIN DE OPERACIONES GESTIN DE ADMINISTRACIN GESTIN DE RECURSOS HUMANOS GESTIN DE SEGURIDAD
INGRESOS
SATISFACCIN DEL CLIENTE
CAP.: III
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CDIGO: PROING01FAUDV00
AUDITORA NOCTURNA I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor Nocturno para la ejecucin de las auditoras nocturnas, con el fin de garantizar la correcta revisin de los procesos involucrados en la obtencin de ingresos. II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir en la ejecucin de las auditoras nocturnas. III. BASE LEGAL - SENIAT: Normas Generales de Emisin de Facturas y otros Documentos. Gaceta oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela nmero 39.795, Caracas, martes 08 de noviembre de 2011. Providencia nmero 0071. INDEPABIS (Sistema unido de registro): Condiciones de obligatorio cumplimiento a los establecimientos de alimentos y bebidas a nivel nacional. Resolucin Conjunta de los Ministerios del Poder Popular para el Comercio, para la Alimentacin, para la Salud, de Industrias y para el Turismo. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012. IV. REFERENCIAS - Manual de Procedimiento: Auditora de ingresos. Proceso: Recepcin.
V. GLOSARIO A&B AJUSTE CORRECCIN TURNO Siglas utilizadas para referirse al rea de Alimentos y Bebidas. Transaccin que consiste en cargar das despus los montos por correcciones asociadas a errores de operatividad. Transaccin que consiste en corregir el mismo da los montos asociados a errores de operatividad. Corresponde al periodo de tiempo en que los huspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada. Es el monto que se registra en las cuentas correspondientes por el precio de algn bien o servicio prestado.
CARGO
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CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA CARGO PERDIDO CHECK IN CHECK OUT Corresponde a una cuenta maestra donde caen los cargos que no pudieron conectarse con la interfaz por fallas tcnicas. Corresponde al procedimiento mediante el cual el rea de Recepcin registra en el sistema hotelero la llegada del husped. Corresponde al procedimiento mediante el cual el rea de Recepcin realiza la facturacin total de los cargos generados en la estada del husped. Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesa con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitacin sin embargo se ven reflejadas en las estadsticas. Corresponde al cargo que se le realiza al husped cuando este llega a las instalaciones antes de la hora de check in. Nmero de registro consecutivo y nico asignado a cada husped. Es aquella habitacin que fue excluida del total de las habitaciones y no forma parte de las estadsticas. Es aquella habitacin que se encuentra en mantenimiento o no est disponible, pero sin embargo influye en las estadsticas y conteo absoluto. Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada. Corresponde al cargo que se le realiza al husped cuando este no se retira de las instalaciones en la hora de check out. Corresponde al cargo que se le realiza al husped cuando este no se presenta la primera noche de la reserva garantizada. Indica que la habitacin no tiene tarifa asignada. Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitacin, alimentos, bebidas, y otros gastos. Corresponde a una cuenta en trmite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el husped. Los mismos son investigados segn el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente. Corresponde a aquellas reservaciones en la cuales el husped ha entregado carta de garanta y forma de pago para asegurar la disponibilidad y uso de la habitacin. Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelacin de un bien o servicio. Identifica el beneficio dado a los huspedes al otorgarles una habitacin superior por el precio de la tarifa cancelada.
COMPLIMENTARY
EARLY CHECK IN FILE FUERA DE ORDEN FUERA DE SERVICIO
HOUSE USE LATE CHECK OUT NO SHOW NORATE PM
PX
RESERVA GARANTIZADA SOPORTES DE PAGO UP GRADE
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CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA VI. POLTICAS 1. De las Impresoras Fiscales y Puntos de Venta 1.1. Todos los puntos de venta deben cerrarse diariamente entre las 11:00 p.m. y 12:00 a.m. para garantizar la correspondencia con los cierres de las impresoras fiscales de acuerdo a las Normas Generales de Emisin de Facturas y otros Documentos (Art. 45, numeral 5) establecida por el SENIAT. 1.2. Toda impresora fiscal que deba ser desincorporada por cualquier circunstancia tiene que ser reportada al rea de Sistemas, quin notificar la incidencia al distribuidor o centro de servicio tcnico autorizado, a fin de determinar la falla y solicitar la reparacin en caso de ser necesario (Art 45 numeral 1 de las Normas Generales de Emisin de Facturas y otros Documentos establecida por el SENIAT). 2. De las Facturas y Comprobantes 2.1. Todo consumo realizado debe cumplir con las normativas establecidas por el SENIAT en la providencia 0071. 2.2. La revisin de facturas debe realizarse con base en las Normas Generales de Emisin de Facturas y otros Documentos dictaminada por el SENIAT. 2.3. El Auditor Nocturno debe verificar que la factura contenga, en concordancia con el Art. 14: La denominacin Factura. Razn social. Un nmero consecutivo y nico segn impresora fiscal. La hora y la fecha de emisin. La descripcin, cantidad y monto del bien o servicio adquirido. Descripcin por variaciones de monto atribuibles a; descuentos, promociones, cargos adicionales, entre otras. 2.4. Base imponible del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Indicacin del monto total de IVA. Indicacin del monto total de la factura.
Todo comprobante (voucher) y/o preautorizacin de tarjeta de crdito debe estar debidamente firmada por el cliente.
2.5.
Todo comprobante de taxi emitido deber contener la informacin requerida y mantener su integridad, evitando cualquier tipo de tachaduras o enmendaduras.
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AUDITORA NOCTURNA 3. De la Recepcin de Reportes y Soportes de Pago 3.1. Los encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service y Valet Parking deben entregar al rea de Recepcin los reportes X y reportes Z, emitidos por las impresoras fiscales, copia de facturas y cheques de consumo entre las 11:00 PM y 11:30 PM. 3.2. Todo cheque de consumo recibido debe contener la firma del husped o funcionario, segn el que aplique. Los mismos sern recibidos ordenadamente segn los siguientes parmetros: 3.2.1. Por rea: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet Parking. 3.2.2. Por concepto: husped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesa, relaciones pblicas. 3.2.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada. 3.2.4. Por tipo: originales, copias. 3.3. Todo comprobante de depsito entregado por el rea de Recepcin debe estar debidamente procesado por el banco y con el sello hmedo que evidencie la revisin hecha por la Jefatura de Administracin. 4. De la Revisin del Importe por IVA 4.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe verificar, tanto en el rea de Recepcin como en el de A&B, que el monto por IVA indicado en el sistema a travs de los reportes corresponda con el reporte Z de las impresoras fiscales. 5. De la Revisin de PM Y PX 5.1. A todo folio denominado Pago de contado y Ajustes y correcciones el Auditor Nocturno debe darle check out para correr la auditora. 5.2. Todo PM debe ser cerrado, por la unidad que lo gener, en un tiempo mximo de setenta y dos (72) horas, en caso contrario el Auditor Nocturno debe realizar seguimiento al mismo y notificar la inconformidad en el Reporte de Auditora Nocturna. 5.3. Los PM que no hayan sido cerrados en el tiempo establecido deben contener, registrado en el sistema, un comentario de justificacin indicando el motivo y/o acciones tomadas. Estos comentarios tambin deben ser reflejados por el Auditor en el Reporte de Auditora Nocturna.
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AUDITORA NOCTURNA 5.4. El Auditor Nocturno debe verificar que todo PM y PX est en estatus NORATE, costo cero (0); esto con el fin de que los mismos no realicen cargos por habitacin al ejecutar el cambio de da en el sistema. 6. De la Revisin de Saldos 6.1. Todo saldo que supere el monto mximo establecido por la Gerencia de Operaciones para estadas cortas, debe estar respaldado por una preautorizacin del husped para la garanta de los extras y/o pagos. 6.2. El rea de Recepcin debe realizarle un corte de cuenta a todo saldo que supere el monto mximo establecido por la Gerencia de Operaciones para estadas largas. En caso contrario el Auditor Nocturno debe solicitar a dicha rea la justificacin y autorizacin segn lo descrito en el numeral 11 de la presente poltica. 7. De la Revisin de Tarifas y Cargos Manuales 7.1. Todo cargo que incluya el cambio de tarifa dentro de la estada del husped debe ser revisado en la auditora nocturna previa a dicho cambio, con el fin de verificar que se haya realizado el ajuste de tarifa correctamente. 7.2. Aquellas habitaciones otorgadas por Up Grade, Complimentary y House Use deben tener una carta de autorizacin firmada por el Gerente de Operaciones o el Gerente de Apertura y Operaciones, adjuntando una copia de la tarjeta de registro. 7.3. Toda tarifa corporativa que sea otorgada debe tener adjunto a la tarjeta de registro una carta de garanta emitida por la Compaa, con firma y sello hmedo, especificando los cargos a cubrir. 7.4. Todo cargo manual debe estar autorizado segn los parmetros establecidos en el numeral 11 de la presente poltica. 8. De la Revisin de Discrepancias en Habitaciones y Tarjetas de Registro 8.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe revisar el reporte Sbana de Ama de Llaves contra el reporte de discrepancias del sistema hotelero y verificar la veracidad de la informacin relacionada al estatus de las habitaciones. En caso de que exista alguna diferencia, debe gestionar con el rea de Recepcin y/o Ama de llaves la solucin de la misma, as como dejar la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. 8.2. Diariamente el Auditor Nocturno debe realizar auditoras aleatorias a las tarjetas de registro de huspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren garantizadas y cumplan con las polticas establecidas por el rea de Recepcin.
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AUDITORA NOCTURNA 9. Del Reporte de Auditora Nocturna 9.1. Todas las observaciones encontradas por el auditor durante la revisin deben ser registradas en el Reporte de Auditora Nocturna. 9.2. La entrega del reporte se har diariamente al Auditor de Ingresos junto a los cierres de cajeros (movimientos del check out), cierre de turno del sistema Micros (cheques de consumo), copias de facturas junto a los reportes Z de las impresoras fiscales para el libro de ventas, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la validacin. 10. De la Remisin de Soportes de Pago 10.1. Todo voucher de dbito y crdito utilizado durante la auditora nocturna debe ser remitido por el Auditor a la caja de seguridad, en un sobre con el Reporte detallado y Cierre de lote de los puntos de venta. 11. De las Autorizaciones 11.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual que tengan la obligacin de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben elaborar una carta de autorizacin, fsica o a travs de correo electrnico, que avale dicha excepcin; la misma debe ser aprobada por el Jefe de rea y Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones o Direccin General. En consecuencia el Auditor Nocturno debe recibir en fsico y cotejar dicha aprobacin con la informacin obtenida en la auditora. VII. RESPONSABILIDADES 1. De los Encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service y Valet Parking 1.1. Validar que las facturas y cheques de consumo emitidos cumplan con los requisitos legales de la administracin tributaria. 1.2. Garantizar el orden de la documentacin a entregar al Auditor Nocturno segn las polticas establecidas. 1.3. Resguardar las copias de facturas, cheques de consumo y reportes hasta ser entregados al Auditor Nocturno.
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AUDITORA NOCTURNA 2. Del rea de Recepcin 2.1. Resguardar las facturas, soportes de pago y reportes hasta ser entregados al Auditor Nocturno. 2.2. Notificar cualquier circunstancia presentada que afecte directa o indirectamente los ingresos del Hotel, as como las reservaciones o el manejo de la informacin financiera del husped. 3. Del Auditor Nocturno 3.1. Recibir las facturas, cheques de consumo, soportes de pago y reportes entregados por el rea de Recepcin. 3.2. Generar el reporte Z de las impresoras fiscales y el cierre de lote de los puntos de venta del rea de Recepcin. 3.3. Realizar la auditora nocturna con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos relacionados a la obtencin de ingresos, as como tambin de las normativas legales de la administracin tributaria. 3.4. 3.5. Asentar en el Reporte de Auditora Nocturna las observaciones encontradas. Velar por la integridad de las facturas, cheques de consumo y reportes utilizados durante la auditora nocturna. 3.6. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros, copias de facturas junto a los reportes Z, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditora nocturna. 3.7. Remitir, a la caja de seguridad, los voucher de dbito y crdito j unto al Reporte detallado y Cierre de lote de los puntos de venta.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA - Materiales de oficina, computador, impresora, puntos de venta, impresoras fiscales, sistema hotelero, sistema contable. IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
-
Diario.
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CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N ACTIVIDAD INICIO DEL PROCEDIMIENTO Recibe, de las distintas reas; los cheques de consumo, Reporte Z de las impresoras fiscales y cierres de turno del sistema Micros; correspondientes a Restaurante, Bar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service y Valet Parking. Recibe, del rea de Recepcin, copia de facturas, voucher de dbito/crdito y reporte Movimientos de Cajeros. Clasifica y recopila cada copia de factura con respecto a la informacin del reporte Movimientos de Cajeros. Coteja que las copias de las facturas cumplan con las especificaciones legales de la administracin tributaria y que correspondan los correlativos contra el reporte del sistema hotelero. Si hay diferencias: Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Coteja el importe por IVA a travs de los reportes del sistema hotelero contra los reportes Z. Si hay discrepancias: Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Genera e imprime del sistema hotelero el reporte Pago de contado, coteja el IVA con el reporte Z y las copias de facturas de A&B. Si hay discrepancias: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Verifica que los voucher de tarjetas de crdito, entregados por el rea de Recepcin, estn firmados por el husped. Si no estn firmados: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Coteja los voucher de dbito y crdito contra el reporte del sistema hotelero y Reporte detallado del punto de venta. Si hay discrepancias: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. DOCUMENTO DE SALIDA
1.
2. 3.
4.
Reporte del sistema hotelero: libro de ventas; Invoice x cashier by date Impresin fsica
4.1. 5. AUDITOR NOCTURNO 5.1.
6. 6.1. 7.
Reporte del sistema hotelero: Pago de contado Impresin fsica
7.1. 8.
Reporte del sistema hotelero: Journal credit / debit card by cashier Impresin fsica
9.
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CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA RESPONSABLE N 10. 11. 11.1. 12. ACTIVIDAD Cierra las impresoras fiscales y puntos de venta del rea de Recepcin mediante la impresin del reporte correspondiente. Coteja las transacciones del punto de venta virtual contra el reporte del sistema hotelero. Si hay diferencias: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Cierra en el sistema los puntos de venta virtuales e imprime el reporte correspondiente. Imprime y revisa, en el reporte de tarifas, que la informacin de las mismas por habitacin y cargos extras corresponda con las tarifas autorizadas por el rea de Ventas. Si no corresponde: Revisa en el File del husped la tarifa cobrada, informa al rea de Recepcin los hallazgos para realizar la correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Revisa en el reporte de tarifas los cargos aplicados en relacin a Up Grade, Complimentary y House use y verifica que se encuentren autorizados. Si no se encuentran autorizados: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Revisa en el sistema hotelero las llegadas pendientes de los huspedes y verifica que se encuentren garantizadas las reservaciones y/o tengan cobro por No Show, segn el que aplique. Si hay discrepancias segn los parmetros establecidos: Informa al rea de Recepcin para que realice la correccin pertinente y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Revisa en el sistema hotelero las salidas pendientes de los huspedes y que estas se hayan realizado efectivamente. Si hay salidas pendientes: Informa al rea de Recepcin y verifica los motivos de ello; en caso de retraso del husped, revisa que se haya realizado el cobro por Late Check Out y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. DOCUMENTO DE SALIDA
Reporte impresora fiscal: reporte Z; Reporte punto de venta: cierre de lote Impresin fsica Reporte del sistema hotelero: Journal by cashier today Impresin fsica
Cierre de punto virtual Impresin fsica
13.
Reporte de tarifas: Bucket check report Impresin fsica
13.1.
AUDITOR NOCTURNO
14. 14.1. 15.
15.1.
16.
16.1.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA RESPONSABLE N 17. ACTIVIDAD Imprime y revisa, en el reporte del sistema hotelero, el estatus de las habitaciones que se encuentran fuera de servicio y fuera de orden contra la informacin suministrada en el reporte de discrepancias y reporte Sbana de ama de llaves. Si hay discrepancias: Informa al rea de Recepcin y/o Ama de llaves para realizar la correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime del sistema hotelero el reporte de transacciones por cajero y verifica que los cargos manuales efectuados se encuentren autorizados. Si no estn autorizados: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Recibe los comprobantes de taxis, por parte del rea de Recepcin, junto a las copias de las tarjetas de registro que le correspondan y revisa que se encuentren firmados por el husped, sin tachaduras ni enmendaduras. Si no cumple con los parmetros: Informa al rea de Recepcin para realizar la correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Verifica que los comprobantes de taxi correspondan con los movimientos de cajero y la informacin suministrada en el reporte de taxi del sistema hotelero. Si no corresponde: Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Recibe del rea de Recepcin la Relacin de Valet Parking y revisa que contenga los tiques y facturas correspondientes. Si hay discrepancias: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime y revisa, en el reporte de habitaciones compartidas, que se haya cargado a un solo husped la habitacin. Si hay cargos duplicados: Verifica la informacin con el rea de Recepcin para su correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. DOCUMENTO DE SALIDA
Habitaciones fuera de servicio: Out of Service today; Habitaciones fuera de orden: Out order today; Reporte de discrepancias: Room discrepancy; Sbana de ama de llaves Impresin fsica
17.1.
18. 18.1.
Reporte de transacciones por cajero: Journal by cashier Impresin fsica
19.
AUDITOR NOCTURNO
19.1.
20. 20.1. 21. 21.1. 22.
Reporte de taxi: Journal by dep. code (cdigo taxi) Impresin fsica
Rate check report: Shares Impresin fsica
22.1.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA RESPONSABLE N ACTIVIDAD Imprime y revisa, en el reporte de huspedes, aquellos que tienen ms de una habitacin a su nombre y corrobora con los File que efectivamente corresponda la informacin. Si hay discrepancias en el registro: Notifica al rea de Recepcin para que realice la correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime y revisa en el reporte de cuentas que el folio denominado ajustes y correcciones este en cero (0). Si hay ajustes o correcciones: Corrobora los soportes de la transaccin realizada y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime y verifica en el reporte de PM / PX que los mismos estn en tarifa (0) e indiquen estatus NORATE. Si no corresponde: Informa al rea de Recepcin para que realice la correccin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Verifica en el reporte de PM / PX que a estos se les haya dado salida en el tiempo establecido. Si hay PMs que excedan el tiempo de salida establecido: Revisa los soportes entregados por el rea de Recepcin y coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime el reporte Avance de caja y devoluciones de efectivo y verifica el recibo firmado por el husped contra la copia de la tarjeta de registro, en caso que aplique. Si hay discrepancias en la firma del husped: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Imprime el reporte de facturas a crdito y revisa que las mismas contengan la carta de garanta de la empresa y soportes de consumo. Si no corresponde: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Corre en el sistema hotelero la auditora nocturna aceptando las opciones arrojadas en relacin a la emisin de reportes y los imprime. DOCUMENTO DE SALIDA
Guest in house: by name Impresin fsica
23.
23.1. 24. 24.1. 25. 25.1. 26. AUDITOR NOCTURNO 26.1.
Open Balance Impresin fsica
Open balance all Impresin fsica
27. 27.1.
Journal: Avance de caja y comisin Impresin fsica
28. 28.1. 29.
Journal: City ledger today Impresin fsica
Reportes: Trial balance, manager report, guest in house Impresin fsica
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA RESPONSABLE N 30. 30.1. ACTIVIDAD Revisa que los cheques de consumo estn firmados y que cumplan con las polticas establecidas en cuanto a su organizacin. Si hay discrepancias: Coloca la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna. Enva, a travs de correo electrnico, el Reporte de Auditora Nocturna al Auditor de Ingresos, Jefe de Recepcin, Jefe de Administracin, Supervisor de Ingresos y Gerente de Operaciones. Ordena los reportes generados durante la auditora nocturna con sus soportes y los remite al rea de Recepcin para su posterior entrega al Auditor de Ingresos. DOCUMENTO DE SALIDA
31. 32.
Reporte de auditora nocturna Bandeja de salida de correo
rea de Recepcin Reporte de auditora nocturna Impresin y entrega fsica rea de Recepcin Avance de caja y devoluciones de efectivo; Cheque de consumo; Cierre de punto virtual; Bucket check report; Guest in house: by name; Open Balance; Journal by cashier; Journal by cashier today; Journal by dep. code (cdigo taxi); Journal credit / debit card by cashier; Journal: Avance de caja y comisin; Journal: City ledger today; Libro de ventas; Invoice x cashier by date; Open balance all Out of Service today; Out order today; Room discrepancy; Sbana de ama de llaves; Pago de contado; Rate check report: Shares; Reporte Z; Trial balance, manager report, guest in house Entrega fsica Remisin de documentosBandeja de salida de correo.
AUDITOR NOCTURNO
33.
Llena los campos contenidos en el sobre de remisin y lo expide a la caja de seguridad con los voucher de dbito y crdito, Reporte detallado y Cierre de lote. Procedimiento Auditora de ingresos FIN DEL PROCEDIMIENTO
rea de seguridad - voucher de dbito y crdito; Reporte detallado; Cierre de lote Entrega fsica
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA XI. REGISTROS DE SALIDA 1. Reportes - Bucket check report Impresin fsica
-
Cierre de punto virtual Impresin fsica Guest in house: by name Impresin fsica Journal by cashier Impresin fsica Journal by cashier today - Impresin fsica Journal by dep. code (cdigo taxi) Impresin fsica Journal credit / debit card by cashier Impresin fsica Journal: Avance de caja y comisin Impresin fsica Journal: City ledger today Impresin fsica Libro de ventas; Invoice x cashier by date Impresin fsica Open Balance Impresin fsica Open balance all Impresin fsica Out of Service today; Out order today; Room discrepancy; Sbana de ama de llaves Impresin fsica Pago de contado Impresin fsica Rate check report: Shares Impresin fsica Reporte Z; cierre de lote Impresin fsica Trial balance, manager report, guest in house Impresin fsica
2. Formularios - Recibo avance de caja y devoluciones de efectivo - Impresin y entrega fsica.

-
Relacin de Valet parking - Entrega fsica. Remisin de documentos - Bandeja de salida de correo. Reporte de auditora nocturna - Entrega fsica. Tarjeta de registro - Entrega fsica. Cheques de consumo Entrega fsica. Comprobantes de taxi Entrega fsica. Comprobantes de Valet parking Entrega fsica. Copia de facturas Entrega fsica. Voucher de dbito y crdito Entrega fsica.
3. Otros
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INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA XII. Formularios y reportes 1. Reportes - Bucket check report

-
cierre de lote Cierre de punto virtual Guest in house Guest in house: by name Invoice x cashier by date Journal by cashier Journal by cashier today Journal by dep. code (cdigo taxi) Journal credit / debit card by cashier Journal: Avance de caja y comisin Journal: City ledger today Libro de ventas Manager report Open Balance Open balance all Out of Service today Out order today Pago de contado Rate check report: Shares Reporte Z Room discrepancy Sbana de ama de llaves Trial balance
2. Formularios - Avance de caja y devolucin de efectivo

-
Relacin de Valet parking Remisin de documentos Reporte de auditora nocturna Tarjeta de registro
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA NOCTURNA XIII. ANEXOS - No aplica
INGRESOS
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
CDIGO: FLUING01FAUDV00
PROCESO DE AUDITORA
AUDITOR NOCTURNO
INICIO
RECEPCIN
Hay diferencias en las tarifas?
SI
Revisa la tarifa aplicada en el File del husped e informa al rea de Recepcin para realizar la correccin
Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna
No
Recibe de Recepcin los soportes fsicos de ingresos
Revisa en el sistema hotelero las llegadas y salidas pendientes
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA NOCTURNA
Clasifica las copias de facturas y verifica que cumplan con la normativa legal del Estado
Hay llegadas y salidas pendientes ?
SI
Verifica que se hayan realizado las transacciones correspondientes a reservas garantizadas y late check out
NO Revisa el estatus de las habitaciones fuera de orden y fuera de servicio
Cumple con la normativa legal?
NO
SI Coteja el importe por IVA de las facturas contra los reportes del sistema hotelero y reportes Z Informa al rea de Recepcin y/o Ama de llaves para realizar la correccin
Hay diferencia en los estatus ?
SI
NO
Hay diferencias en el IVA?
SI
Revisa que los cargos manuales se encuentren autorizados
NO Verifica el contenido de los voucher de dbito y crdito contra el reporte detallado
Hay cargos manuales sin autorizar?
SI
NO Hay discrepancia en los voucher? Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna Recibe de Recepcin los comprobantes de taxi y verifica su correspondencia con el reporte del sistema hotelero
SI
NO Cierra los puntos de venta fsicos y virtuales e imprime los reportes correspondientes
Hay diferencias?
SI
Informa al rea de Recepcin para realizar la correccin
NO Verifica a travs del sistema hotelero que las tarifas aplicadas estn autorizadas
Recibe del rea de Recepcin la Relacin de Valet Parking y revisa que contenga sus tiques y facturas
INGRESOS
CAP.: III
PROCESO DE AUDITORA
AUDITOR NOCTURNO
1
Contiene sus tiques y facturas?
NO
Contiene los soportes completos?
NO
SI
SI
Verifica los cargos de las habitaciones que tienen asignado a ms de un husped
Corre la auditora nocturna en el sistema hotelero imprimiendo los reportes generados
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA NOCTURNA
Hay discrepancia con los cargos?
SI
Verifica que los cheques de consumo cumplan con las polticas establecidas y estn firmados por el husped
NO
Verifica que los PM y PX estn en tarifa cero (0), as como la cuenta ajustes y correcciones
Hay inconformidad?
SI
NO Enva por correo electrnico el Reporte de Auditora Nocturna segn las polticas establecidas
Hay inconformidad?
SI
Corrobora los soportes de las transacciones y gestiona su solucin
NO Verifica en el reporte de PM / PX que a estos se les haya dado salida en el tiempo establecido Ordena los reportes generados durante la auditora nocturna con sus soportes y los remite al rea de Recepcin
Hay inconformidad?
SI
Corrobora los soportes de las transacciones y gestiona su solucin
Llena los campos del sobre de remisin y lo expide a la caja de seguridad con los voucher y reportes del punto de venta fsico
NO Verifica que los comprobantes de avances y devoluciones de efectivo estn firmados por el husped
Hay discrepancias?
SI
FIN
NO
Verifica las facturas a crdito contra sus soportes y reportes del sistema hotelero
INGRESOS
CAP.: III
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AUDITORA DE INGRESOS I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para la ejecucin de las auditoras de ingresos, con el fin de realizar tanto la revisin de los soportes fsicos de ingresos como la verificacin y gestin de solicitudes de pago derivadas de ello. II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir en la ejecucin de las auditoras de ingresos. III. BASE LEGAL INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolucin Conjunta de los Ministerios del Poder Popular para el Comercio, para la Alimentacin, para la Salud, de Industrias y para el Turismo. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012. MINTUR: Reglamento parcial de ley orgnica de turismo sobre establecimientos de alojamiento turstico. Gaceta Oficial N 36.607 de fecha 21 de diciembre de 1998. IV. REFERENCIAS Manual de Procedimiento: Auditora Nocturna. Manual de Procedimiento: Registro Contable Auditora de Ingresos. Proceso: Recepcin.
V. GLOSARIO A&B ARQUEO DE CAJA Siglas utilizadas para referirse al rea de Alimentos y Bebidas. Reconocimiento y verificacin aleatoria que se realiza en un determinado momento al fondo asignado de una caja en relacin a los movimientos de sta. Es el monto en efectivo otorgado a crdito al husped, de acuerdo a lo establecido por la Direccin General, con el cobro de una comisin sobre el mismo. Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesa con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitacin sin embargo se ven reflejadas en las estadsticas. Corresponde a aquellos desayunos que se encuentran cubiertos por la tarifa de la habitacin.
AVANCES DE EFECTIVO
COMPLIMENTARY
DESAYUNOS INCLUIDOS
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS FALTANTE FILE FONDO DE CAJA FUNCIONARIO HOUSE USE MOVIMIENTOS DE CAJEROS PM Corresponde al monto faltante en la caja en comparacin con el fondo establecido para la misma. Nmero de registro consecutivo y nico asignado a cada husped. Corresponde al monto en efectivo que debe estar disponible en la caja para la operacin de la misma. Corresponde al personal Gerencial y Directivo del Hotel. Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada. Constituyen las transacciones realizadas, durante el transcurso de la jornada laboral, por un cajero. Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitacin, alimentos, bebidas, y otros gastos. Corresponde a una cuenta trmite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el husped. Los mismos son investigados segn el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente. Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el dao de algn bien activo de operacin en la prestacin del servicio a un cliente. Corresponde al 10% del monto sobre los consumos realizados por el husped en A&B. Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfaccin otorga el husped por algn servicio. Corresponde al excedente en caja que supera el fondo establecido para la misma. Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelacin de un bien o servicio. Son aquellas tarifas ofrecidas, en su llegada al hotel, a clientes particulares sin reservas garantizadas. Es el monto devengado por el personal externo ante servicios brindados eventualmente en A&B. Corresponde al periodo de tiempo en que los huspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada.
PX
PORCENTAJE DE ROTURA
PORCENTAJE DE SERVICIO PROPINA SOBRANTE SOPORTES DE PAGO TARIFA RACK TIROS TURNO
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS VI. POLTICAS 1. De la Recepcin de Solicitudes, Reportes y Soportes de Pago 1.1. Todo cheque de consumo debe contener la firma del husped o funcionario, segn el que aplique. Los mismos sern recibidos por el Auditor de Ingresos ordenadamente segn los siguientes parmetros: 1.1.1. Por rea: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet Parking. 1.1.2. Por concepto: husped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesa, relaciones pblicas. 1.1.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada. 1.1.4. Por tipo: originales, copias. 1.2. Los comprobantes de depsito consignados deben estar debidamente procesados por el banco y con el sello hmedo de contabilidad en seal de revisin. 1.3. Todas las copias de facturas deben ser recibidas junto con el reporte Movimiento y Cierre de Cajero. 1.4. Todo tique de Valet Parking debe tener adjunto la factura y cheque de consumo por habitacin. 1.5. El rea de Recepcin debe consignar con un mximo de veinticuatro (24) horas a su emisin toda solicitud existente por reintegro, adjuntando copia de: la CI del husped, la tarjeta de registro, la forma de pago y en los casos que aplique, carta firmada de autorizacin emitida por la empresa con sello hmedo, para la cancelacin del monto a una persona natural. 1.6. Toda Empresa de servicios de taxi que mantenga previo acuerdo con el Hotel para la emisin de pagos a travs de Cuentas por Pagar, deber entregar al Auditor de Ingresos la relacin de taxi los das viernes de cada semana. 1.7. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales debe contener la copia del cheque de consumo que detalla el cargo por concepto de este servicio, conjuntamente con el cuadro de asistencia realizado por el rea de Seguridad. 1.8. Toda solicitud de pago remitida por el rea de A&B o Ventas en relacin a alquileres de equipos, debe ser recibida junto a la factura original y el cheque del consumo con el cargo realizado al evento. 1.9. Toda solicitud de pago consignada por el rea de recepcin debe contener la Relacin de Comisiones Rack.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS 1.10. Toda solicitud de pago de comisiones emitida por el rea de Ventas debe contener la Relacin de Comisiones por Venta. 2. De la Emisin y Revisin de Reportes (Diaria) 2.1. El Auditor de Ingresos debe imprimir y entregar, a primera hora de la maana, los reportes solicitados por la Direccin General. 2.2. El Auditor de Ingresos debe elaborar el reporte Ventas del Mes, con el fin de comparar la venta de alimentos y bebidas arrojada por el sistema hotelero contra el sistema Micros. 2.3. El Auditor de Ingresos debe elaborar el Informe de Ingresos Diarios (Daily) y enviarlo antes de las 09:00 am a travs de correo electrnico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administracin, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, rea de Costos y Contralor. 2.4. El Auditor de Ingresos debe revisar el ltimo reporte Sbana de Ama de Llaves del da anterior contra el primero del da en curso y verificar la veracidad de la informacin. En caso de discrepancia en habitaciones debe gestionar la solucin de estas diferencias con el rea de Ama de llaves y/o Recepcin, segn el que aplique. 2.5. Todo monto por IVA indicado en el sistema hotelero debe corresponder con los reportes Z de las impresoras fiscales, en caso de haber discrepancia el Auditor de Ingresos debe informarle al Analista de Impuestos el hallazgo y hacerle entrega de dichos reportes para su verificacin. 3. De la Revisin y Gestin de Cobranza 3.1. Todo soporte de estada del husped debe contener: 3.1.1. Tarjeta de registro. 3.1.2. Carta de garanta. 3.1.3. Carta de preautorizacin. 3.1.4. Cheques de consumos de las diferentes reas, segn el que aplique. 3.1.5. Comprobantes (taxi, avances de caja, entre otros), segn el que aplique. 3.2. Toda factura a crdito original emitida por el rea de Recepcin y/o A&B debe ser revisada por el Auditor de Ingresos contra los soportes de estada del husped, los mismos deben ser entregados al rea de Cuentas por Cobrar junto a la factura una vez terminada esta verificacin.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS 4. De la Revisin de Cheques de Consumo 4.1. A todo cheque de desayuno incluido se le debe calcular de forma manual el 10% de servicio, el cual ser registrado en la relacin Porcentaje de Servicios. 4.2. Diariamente el Auditor de Ingresos debe tomar una muestra representativa de los cheques de desayuno incluido, tomando como criterio la ocupacin del da, y verificar que la firmas de los mismos correspondan a las firmas de las tarjetas de registro. 5. De la revisin de Saldos, PM y PX 5.1. Cuando existan saldos que superen el monto mximo establecido por la Direccin General para estadas cortas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al rea de Recepcin que se realice un abono a la cuenta del husped. 5.2. Cuando existan saldos que superen el monto mximo establecido por la Direccin General para estadas largas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al rea de Recepcin que se realice un corte de cuenta al husped. 5.3. Todos los PM deben ser facturados en su totalidad, por lo que la unidad responsable debe darle Check Out en un tiempo mximo de setenta y dos (72) horas. 5.4. Aquellas Unidades que hayan generado un PX, deben darle Check Out a estos en un tiempo mximo de cuarenta y ocho (48) horas. 6. De la Revisin y Gestin de Solicitudes de Pago 6.1. Toda solicitud de reintegro debe ser analizada contra sus soportes por el Auditor de Ingresos en un mximo de veinticuatro (24) horas a su recepcin, quien debe gestionar la autorizacin por parte del Jefe de Administracin para entregar dicha solicitud al rea de Cuentas por Pagar, a fin de que se genere la emisin del pago. 6.2. Toda relacin de taxi recibida por parte del prestador de servicios deber ser cotejada contra los cargos correspondientes en el sistema hotelero, con el fin de realizar la solicitud a Cuentas por Pagar para la emisin del pago, previa autorizacin del Jefe de Administracin. 6.3. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales se gestionar semanalmente a travs de la revisin y entrega de soportes al rea de Cuentas por Pagar, previamente autorizado por parte del Jefe de Administracin. 6.4. Toda solicitud de pago en relacin a alquileres de equipos debe ser verificada contra el consumo del evento cargado en el sistema hotelero. Dicha solicitud debe ser autorizada por el Jefe de Administracin y entregada al rea de Cuentas por Pagar.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS 7. De los Sobrantes y Faltantes 7.1. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mnimo una (01) vez al mes, arqueos a todas las cajas de la Empresa con el fin de garantizar que la informacin registrada en el sistema corresponda a la existencia en fsico. 7.2. Todo faltante evidenciado en los arqueos de caja deber ser repuesto por el cajero responsable. 7.3. Todo sobrante evidenciado en los arqueos de caja deber ser cuantificado, registrado en la relacin Arqueo de Caja Departamental y enviado a Caja Principal para su posterior depsito. 7.4. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mnimo una (01) vez al mes, arqueos a la caja principal a travs del sistema contable verificando los saldos de la misma. 7.5. Toda discrepancia evidenciada en el arqueo de caja del sistema contable deber ser informada a travs de correo electrnico al Cajero Principal para que gestione su solucin. 8. De la Auditora a Tarjetas de Registro 8.1. Quincenalmente el Auditor de Ingresos debe realizar auditoras aleatorias a las tarjetas de registro de huspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren garantizadas y cumplan con las polticas establecidas por el rea de Recepcin. 9. De las Autorizaciones 9.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual que tengan la obligacin de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben elaborar una carta de autorizacin, fsica o a travs de correo electrnico, que avale dicha excepcin; la misma debe ser aprobada por el Jefe y Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones o Direccin General. En consecuencia el Auditor de Ingresos debe recibir en fsico y cotejar dicha aprobacin con la informacin obtenida en la auditora.
VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Auditor Nocturno 1.1. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros, copias de facturas junto a los reportes Z, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditora nocturna.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS 2. Del rea de Recepcin 2.1. Entregar, segn las polticas establecidas, las solicitudes de reintegro y las solicitudes de pago por comisiones Rack. 2.2. 2.3. Entregar las facturas a crdito segn las polticas establecidas. Tomar acciones y dar seguimiento a las distintas solicitudes realizadas por el Auditor de Ingresos. 3. Del rea de A&B 3.1. Entregar las facturas a crdito segn las polticas establecidas.
4. Del rea de Ventas 4.1. Entregar, segn las polticas establecidas, las solicitudes de pago por comisiones de ventas.
5. Del Auditor de Ingresos 5.1. Verificar la informacin suministrada por el Auditor Nocturno en relacin a los ingresos obtenidos y sus soportes. 5.2. 5.3. Investigar y solucionar cualquier discrepancia evidenciada en la Auditora Nocturna. Elaborar los reportes requeridos por el Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administracin, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, rea de Costos, Contralor y Direccin General. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. Entregar al Analista de Impuestos las facturas y reportes Z de las Impresoras fiscales. Gestionar el pago de propinas y porcentajes de servicios al personal que aplique. Gestionar el pago por alquileres de equipos y mesoneros eventuales. . Revisar y gestionar el pago de facturas a crdito recibidas por el rea de Recepcin y A&B. Analizar y gestionar el reintegro a huspedes previa solicitud de los mismos. Revisar y gestionar pago de comisiones por tarifas Rack al personal del rea de Recepcin.
5.10. Revisar y gestionar pago de comisiones por ventas al personal del rea de Ventas. 5.11. Realizar aleatoriamente arqueos de caja y auditoras sorpresivas a las tarjetas de registro. 6. Del Analista de Impuestos 6.1. Recibir las copias de facturas y reporte Z de las Impresoras fiscales.
7. Del Analista de Cuentas por Pagar 7.1. Recibir la documentacin correspondiente para efectuar el pago relacionado a las diferentes solicitudes.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS 8. Del Analista de Cuentas por Cobrar 8.1. Recibir los cheques de consumos y/o facturas originales para el cobro de los mismos a las unidades correspondientes. VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO Auditora de Ingresos: Diario. Recepcin y gestin de solicitudes: Semanal. Arqueos de caja y Auditoras a tarjetas de registro: Mensual Aleatorio.
X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N ACTIVIDAD INICIO DEL PROCEDIMIENTO Genera en pantalla el reporte con informacin de los alimentos y las bebidas consumidas por los visitantes y huspedes. Elabora el reporte Ventas del Mes y coteja la informacin del sistema hotelero contra el sistema Micros. Si hay discrepancias: Revisa cada uno de los cheques de consumo contra la informacin del sistema, verifica y gestiona la correccin del error. Elabora el reporte Daily con la informacin de ventas y lo enva a travs de correo electrnico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administracin, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, rea de Costos y Contralor. Busca, en el rea de Recepcin, los documentos obtenidos en la auditora nocturna y revisa las novedades reflejadas Si hay novedades: Gestiona la solucin de las mismas a lo largo de la auditora de ingresos e informa al Auditor Nocturno, a travs de correo electrnico, las acciones tomadas. DOCUMENTO DE SALIDA
1.
Reporte de alimentos y bebidas: Trial Balance En pantalla del computador
2.
Reporte Ventas del Mes Carpeta digital en el computador
2.1.
AUDITOR DE INGRESOS
3.
Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administracin, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, rea de Costos, Contralor Daily Bandeja de salida de correo
4.
4.1.
Auditor Nocturno - Notificacin de acciones (Hallazgos auditora nocturna) Bandeja de salida de correo
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE

AMA DE LLAVES
N 5. 6. 7.
ACTIVIDAD Entrega, al Auditor de Ingresos, el primer reporte de discrepancias del da. Recibe del rea de Ama de Llaves el reporte de la primera discrepancia del da. Coteja que coincida el ltimo reporte Sbanas de Ama de Llaves del da anterior contra el primero del da en curso. Si hay diferencias: Informa al Jefe de Ama de llaves y/o Recepcin a travs de correo electrnico y gestiona la solucin de la discrepancia. Revisa que los correlativos de las copias de facturas, tanto de Recepcin como de A&B, estn completos. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el hallazgo al Analista de Impuestos. Verifica que los montos por IVA de las copias de facturas coincidan con los reportes del sistema hotelero y con el reporte Z del punto fiscal correspondiente. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el hallazgo al Analista de Impuestos. Entrega al Analista de Impuestos el reporte Z de las impresoras fiscales anexndole las copias de facturas y reporte Pago de Contado. Recibe, del rea de Recepcin y/o A&B, las facturas a crdito y verifica que correspondan con los soportes de estada del husped y el reporte correspondiente. Si no corresponde: Devuelve facturas a crdito y solicita a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y/o A&B los soportes faltantes. Realiza actividad N 11. Entrega las facturas a crdito al rea de Cuentas por Cobrar. Revisa que los cheques de consumo se encuentren firmados por el husped y aquellos que correspondan a funcionarios, cortesa y relaciones pblicas coincidan con el reporte correspondiente. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Cajeros departamentales.
DOCUMENTO DE SALIDA
Auditor de Ingresos - Sbana de Ama de Llaves Entrega Fsica
Room Discrepancy Impresin Fsica
7.1.
Jefe de Ama de llaves - Notificacin de discrepancia Bandeja de salida de correo
8. 8.1. 9.
Reporte del sistema hotelero: Invoice By Cashier; Libro de ventas (Impresora fiscal) Impresin fsica
9.1.
AUDITOR DE INGRESOS
10.
Analista de Impuestos Reporte Z; Pago de Contado; Copia de Factura Entrega Fsica
11.
Reporte de cuentas a crdito: Journal City Ledger Today Impresin Fsica rea de Recepcin Facturas a crdito entrega fsica rea de Recepcin Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo rea de Cuentas por Cobrar Facturas a crdito entrega fsica
11.1.
12. 13.
Reportes: Remote Management Console, Netvupoint Pantalla del computador
13.1.
Jefe de A&B; Cajeros departamentales Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo
INGRESOS
CAP.: III

A&B
N 14. 15. 15.1. 16.
ACTIVIDAD Imprime y entrega al Auditor de Ingresos el presupuesto de eventos. Recibe de A&B el presupuesto de eventos y coteja los cheques de consumo correspondientes Si no corresponden: Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Jefe de Ventas. Verifica que se encuentren en las tarjetas de registro los soportes de preautorizacin por los consumos de estada. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y Jefe de A&B. Revisa que los PM / PX se hayan cerrado correctamente y verifica los saldos de las estadas cortas y largas. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y solicita que se realice un abono a la cuenta para estada corta o un corte de cuenta para estada larga, segn el que aplique. Revisa los cheques de desayuno incluido, cotejando que la firma del husped coincida con la tarjeta de registro. Si no corresponde: Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Jefe de Recepcin. Calcula manualmente el 10% de servicio de los cheques de desayuno incluido y lo registra en la Relacin de Porcentaje de Servicio. Busca en el sistema contable la informacin correspondiente a propinas y porcentaje de servicios del personal y lo copia en la Relacin de Porcentaje de servicio y Relacin de Propinas. Calcula el porcentaje de rotura sobre el porcentaje de servicio y la propina; adicionalmente lo refleja en el reporte correspondiente.
DOCUMENTO DE SALIDA
Auditor de Ingresos Presupuesto de Eventos Entrega Fsica
Jefe de A&B; Jefe de Ventas Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo
16.1.
Jefe de A&B; Jefe de Recepcin Notificacin de inconformidad Bandeja de salida de correo
17.
Open balance all Impresin fsica
17.1.
Jefe de Recepcin Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo
AUDITOR DE INGRESOS
18.
18.1.
Jefe de A&B; Jefe de Recepcin Notificacin de inconformidad Bandeja de salida de correo
19.
20.
Registro de Datos de Porcentaje de Servicios Relacin de Porcentaje de Servicio Registro de Datos de Propinas Relacin de Propinas
21.
INGRESOS
CAP.: III

AUDITOR DE INGRESOS
N 22.
ACTIVIDAD Informa al rea de A&B, a travs de correo electrnico, el monto recaudado por porcentaje de servicio y solicita la relacin de distribucin del mismo. Recibe monto recaudado, elabora reporte Distribucin del 10% del Servicio y lo enva al Auditor de Ingresos a travs de correo electrnico. Recibe y verifica que el monto indicado en la relacin Distribucin del 10% del Servicio corresponda con el recaudado. Si no corresponde: Informa a travs de correo electrnico al Jefe de A&B para que realice la correccin. Realiza la actividad N 24. Imprime Relacin de Porcentaje de servicio junto a Distribucin del 10% del Servicio y Relacin de Propinas y la entrega al Jefe de Administracin para su aprobacin. Si no es aprobado: Verifica y corrige error segn corresponda. Realiza actividad N 25. Entrega Relacin de Propinas al rea de Cuentas por Pagar y Relacin de Porcentaje de Servicio al rea de Nmina. Enva solicitud de pago Tiros del Personal junto a sus soportes al Auditor de Ingresos. Recibe solicitud de pago Tiros Del Personal y revisa que coincida con los soportes. Si no corresponde: Devuelve solicitud al rea de A&B para que realice la correccin y lo justifica a travs de correo electrnico adjuntando soportes de revisin. Contina actividad N 28. Elabora un memo solicitando a Cuentas por Pagar la gestin del pago por concepto de tiros del personal y lo entrega junto a los soportes al Jefe de Administracin para su aprobacin. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la correccin del error con el Jefe de A&B, segn corresponda. Realiza actividad N29.
DOCUMENTO DE SALIDA
Jefe de A&B Notificacin de monto por porcentaje de servicio Bandeja de salida de correo
23.
A&B
Auditor de Ingresos Distribucin del 10% del servicio Bandeja de salida de correo
24.
24.1.
Jefe de A&B Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo
25.
AUDITOR DE INGRESOS
Jefe de Administracin Relacin de Porcentaje de servicio; Relacin de Propinas Impresin fsica
25.1. 26.
A&B
27. 28. 28.1.
rea de Cuentas por Pagar Relacin de Propinas Impresin y entrega fsica rea de Nmina Relacin de Porcentaje de servicio Impresin y entrega fsica Auditor de Ingresos Tiro del Personal; Lista de Asistencia (Personal eventual) Entrega fsica
rea de A&B Tiro del Personal; Lista de Asistencia (Personal eventual) Entrega fsica rea de A&B Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo Jefe de Administracin Memo Tiros del Personal; Lista de asistencia (Personal eventual) Impresin y entrega fsica
AUDITOR DE INGRESOS
29.
29.1.
INGRESOS
CAP.: III

AUDITOR DE INGRESOS
N 30. 31.
ACTIVIDAD Entrega solicitud y soporte de Tiros del Personal al rea de Cuentas por pagar para la gestin de pago. Entrega al Auditor de Ingresos solicitudes de reintegro con sus respectivos soportes.
DOCUMENTO DE SALIDA
rea de Cuentas por Pagar Memo Tiros del Personal; Solicitud Tiros del Personal; Lista de asistencia (Personal eventual) Entrega fsica Auditor de Ingresos Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de formas de pago, carta de autorizacin Entrega fsica
RECEPCIN
32.
32.1.
Recibe y verifica que los soportes correspondientes a Solicitud de Reintegro correspondan en su totalidad a los establecidos. Si la solicitud no est completa: Devuelve documentacin al rea de Recepcin para que realice la correccin y lo justifica a travs de correo electrnico. Ejecuta actividad N 32. Entrega solicitud de reintegro Administracin para su aprobacin. al Jefe de
AUDITOR DE INGRESOS
33.
rea de Recepcin Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de formas de pago, carta de autorizacin Entrega fsica rea de Recepcin Notificacin de inconformidad Bandeja de salida de correo Jefe de Administracin Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de formas de pago, carta de autorizacin Entrega fsica
33.1.
34.
Si no es aprobado: Verifica y gestiona la correccin del error con el rea de Recepcin segn corresponda. Realiza actividad N 33. Recibe y entrega solicitud de reintegro al rea de Cuentas Por Pagar.
rea de Cuentas por Pagar Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de formas de pago, carta de autorizacin Entrega fsica Auditor de Ingresos Relacin de taxi; Factura de taxi Entrega fsica
SERVICIOS DE TAXI
35. 36.
36.1.
AUDITOR DE INGRESOS
37. 37.1.
Entrega al Auditor de Ingreso la relacin de servicios de taxi junto a la factura de la solicitud de pago. Recibe la relacin de taxis y la factura del prestador del servicio, verifica que coincidan con los comprobantes originales del servicio y que se haya cobrado el porcentaje de comisin correspondiente. Si hay discrepancias: Solicita al servicio de taxis que corrobore la informacin y devuelve la factura para su correccin. Realiza actividad N 36. Entrega solicitud de pago de taxi con sus soportes al Jefe de Administracin para su aprobacin. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la correccin del error con el Servicio de Taxi segn corresponda. Realiza actividad N 37.
Prestador de servicio Relacin de taxi; Factura de taxi Entrega fsica Jefe de Administracin Relacin de taxi; Factura de taxi Entrega fsica
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 38. 39. ACTIVIDAD Recibe y entrega la factura del prestador de servicio de taxi a Cuentas por Pagar para la emisin del pago. Verifica que los tiques de Valet Parking, junto a su factura, correspondan a la cantidad reflejada en el reporte del sistema hotelero. Si no corresponden: Realiza la gestin para el descuento del tique faltante al personal responsable. Elabora Relacin de comisiones Rack y lo entrega al Auditor de Ingresos. Recibe y verifica la Relacin de comisiones Rack contra el reporte de tarifas Rack del sistema hotelero. Si hay discrepancias: Informa a travs de correo electrnico al rea de recepcin para que realice la correccin y le devuelve Relacin de comisiones Rack. Realiza actividad N 41. Entrega Relacin de comisiones Rack con sus soportes al Jefe de Administracin para su aprobacin. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la correccin del error con el rea de Recepcin segn corresponda. Realiza actividad N 42. Recibe y entrega Relacin de comisiones Rack al rea de Nmina para el pago correspondiente. Elabora Relacin de comisiones por ventas y lo entrega al Auditor de Ingresos. Recibe Relacin de comisiones por ventas y verifica que correspondan las ventas de tarifas corporativas contra el reporte del sistema hotelero. Si hay discrepancias: Informa a travs de correo electrnico al rea de Ventas para que realice la correccin y le devuelve Relacin de comisiones por ventas. Realiza actividad N 45. Entrega Relacin de comisiones por ventas con sus soportes al Jefe de Administracin para su aprobacin. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la correccin del error con el rea de Ventas segn corresponda. Realiza actividad N 46. DOCUMENTO DE SALIDA
rea de Cuentas por Pagar Factura de taxi Entrega fsica
Reporte del sistema: Journal Valet Parking Impresin fsica
39.1. 40. 41.

AUDITOR DE INGRESOS
Auditor de Ingresos Relacin de comisiones Rack Entrega fsica
41.1.
rea de Recepcin Relacin de comisiones Rack Entrega fsica rea de Recepcin Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo Jefe de Administracin Relacin de comisiones Rack; Rate Check Entrega fsica
42.
42.1.
43. 44. 45.
rea de Nmina Relacin de comisiones Rack Entrega fsica Auditor de Ingresos Relacin de comisiones por ventas Entrega fsica
VENTAS
45.1.
rea de Ventas Relacin de comisiones por ventas Entrega fsica rea de Ventas Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo Jefe de Administracin Relacin de comisiones por ventas Entrega fsica
AUDITOR DE INGRESOS
46.
46.1.
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 47. 48. ACTIVIDAD Recibe y entrega Relacin de comisiones por ventas al rea de Nmina para el pago correspondiente. Ejecuta arqueos de caja departamentales y verifica que lo indicado en el sistema en relacin a los movimientos de cajero corresponda a lo que se encuentran en existencia. Si hay discrepancias: solicita la reposicin del faltante al cajero responsable o manda a retirar el excedente de la caja, segn el que aplique. Toma los comprobantes originales de avances o devoluciones de efectivo y Refleja en el reporte Arqueo de caja departamental los hallazgos. Gestiona las firmas como acuse de recibo y entrega copia del reporte Arqueo de caja departamental y sus soportes al Jefe de rea correspondiente. Archiva el reporte Arqueo de caja departamental con sus soportes en una carpeta Oslo con dicha identificacin. Realiza arqueo de caja principal en el sistema contable verificando que los saldos de la misma correspondan al fondo establecido. Si hay discrepancias: Solicita la reposicin del faltante al cajero principal o manda a depositar el excedente de la caja, segn el que aplique. Imprime comprobante Arqueo de Fondo de caja principal. Procedimiento Registro Contable Auditora de Ingresos FIN DEL PROCEDIMIENTO XI. REGISTROS DE SALIDA 1. Reportes Invoice By Cashier Impresin fsica Journal City Ledger Today Impresin fsica Journal Valet Parking Impresin fsica Libro de ventas Impresin fsica DOCUMENTO DE SALIDA
rea de Nmina Relacin de comisiones por ventas Entrega fsica
Arqueo de caja departamental Impresin fsica
48.1.
49.
Avances o devoluciones de efectivo Adjunto al formato Arqueo de caja departamental Jefe de rea Copia del formulario Arqueo de caja departamental; Copia avances o devoluciones de efectivo Carpeta Oslo Arqueo de caja departamental Arqueo de caja departamental; avances o devoluciones de efectivo Carpeta Oslo Arqueo de caja departamental
AUDITOR DE INGRESOS
50.
51.
52.
52.1.
Cajero Principal Notificacin de inconformidad Bandeja de salida de correo
53.
Arqueo de fondo Impresin fsica
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS Manager Report Impresin fsica Open balance all Impresin fsica Pago de Contado Entrega fsica Rate Check Entrega fsica Reporte Z Entrega fsica Room Discrepancy Impresin fsica Sbana de Ama de Llaves Entrega fsica Trial Balance En pantalla del computador Ventas Del Mes Carpeta digital Arqueo de caja departamental y comprobantes de avances o devoluciones de efectivo Carpeta Oslo Arqueo de caja departamental Arqueo de fondo Impresin fsica Copia del formulario Arqueo de caja departamental y copia de avances o devoluciones de efectivo Carpeta Oslo Arqueo de caja departamental Daily Bandeja de salida de correo Distribucin del 10% del servicio Bandeja de salida de correo Lista de asistencia (Personal eventual) Impresin y entrega fsica Presupuesto de eventos Entrega fsica Relacin de comisiones por ventas Entrega fsica Relacin de comisiones Rack Entrega fsica Relacin de Porcentaje de servicio Impresin fsica Relacin de Propinas Impresin fsica Relacin de taxi Entrega fsica Factura de taxi Entrega fsica Facturas a crdito Entrega fsica Memo Solicitud de Reintegro Entrega fsica Memo Tiros del Personal Impresin y entrega fsica Notificacin de acciones (Hallazgos auditora nocturna) Bandeja de salida de correo Notificacin de discrepancia Bandeja de salida de correo Notificacin de inconformidad Bandeja de salida de correo
2. Formularios
3. Otros
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS Notificacin de monto por porcentaje de servicio Bandeja de salida de correo Solicitud de correccin Bandeja de salida de correo Soportes de Reintegro: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de formas de pago, carta de autorizacin Entrega fsica
XII. FORMULARIOS Y REPORTES 1. Reportes Invoice By Cashier Journal City Ledger Today Journal Valet Parking Libro de ventas Manager Report Netvupoint Open balance all Pago de Contado Rate Check Remote Management Console Reporte Z Room Discrepancy Sbana de Ama de Llaves Trial Balance Ventas Del Mes
2. Formularios Arqueo de caja departamental Arqueo de fondo Impresin fsica Avances o devoluciones de efectivo Daily Distribucin del 10% del servicio Lista de asistencia (Personal eventual) Presupuesto de eventos Relacin de comisiones por ventas Relacin de comisiones Rack
INGRESOS
CAP.: III
AUDITORA DE INGRESOS Relacin de Porcentaje de servicio Relacin de Propinas Relacin de taxi
XIII. ANEXOS No aplica
INGRESOS
CAP.: III
PROCESO DE AUDITORA
PROCEDIMIENTO AUDITORA DE INGRESOS
Imprime del sistema hotelero el reporte de las ventas diarias y lo entrega a la Direccin General Elabora el reporte Ventas del Mes y coteja la informacin del sistema hotelero contra el sistema Micros Hay discrepancias de informacin entre los sistemas? SI Revisa cada uno de los cheques de consumo contra la informacin del sistema, verifica y gestiona la correccin del error Elabora el reporte Daily con la informacin de ventas y lo enva a travs de correo electrnico segn las polticas establecidas Busca, en el rea de Recepcin, los documentos obtenidos en la auditora nocturna y revisa las novedades reflejadas Recibe del rea de Ama de Llaves el reporte Sbana de Ama de llaves y lo coteja contra el primer reporte de discrepancias del da
INICIO
AUDITORA NOCTURNA
NO
Hay novedades?
NO
SI Gestiona la solucin de las mismas e informa al Auditor Nocturno, a travs de correo electrnico, las acciones tomadas
AUDITOR DE INGRESOS
Hay diferencias entre los reportes?
NO
Revisa que los correlativos de las copias de facturas estn completos y que los montos por IVA coincidan con los reportes establecidos
Hay diferencias?
NO
Entrega al Analista de Impuestos el reporte Z de las impresoras fiscales anexndole las copias de facturas y reporte Pago de Contado
Recibe, del rea de Recepcin y/o A&B, las facturas a crdito y las verifica contra los soportes de estada del husped y el reporte correspondiente
Corresponde con los soportes de estada? NO
SI
Entrega las facturas a crdito al rea de Cuentas por Cobrar
Revisa que los cheques de consumo se encuentren firmados por los huspedes y los coteja contra el reporte correspondiente
Hay discrepancias?
SI
SI Informa verbalmente el hallazgo al Analista de Impuestos para que tome acciones correctivas
SI Devuelve facturas a crdito y solicita a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y/o A&B los soportes faltantes PROCESO: CUENTAS POR COBRAR
Informa al Jefe de Ama de llaves y/o Recepcin a travs de correo electrnico y gestiona la solucin de la discrepancia
PROCESO: IMPUESTOS
Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Cajeros departamentales
NO Calcula manualmente el 10% de servicio de los cheques de desayuno incluido y lo registra en la Relacin de Porcentaje de Servicio
Recibe de A&B el presupuesto de eventos y coteja los cheques de consumo correspondientes
Hay discrepancias entre el presupuesto y los cheques? SI
NO
Verifica que se encuentren en las tarjetas de registro los soportes de preautorizacin por los consumos de estada
Hay inconformidad con la preautorizacin ? SI Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y Jefe de A&B
NO
Revisa que los PM / PX se hayan cerrado correctamente y verifica los saldos de las estadas cortas y largas
Hay inconformidad con los PM y/o PX? SI Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de Recepcin y solicita que se realice el abono o corte de cuenta, segn el que aplique
NO
Revisa los cheques de desayuno incluido, cotejando que la firma del husped coincida con la tarjeta de registro
Hay discrepancias?
NO
SI Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Jefe de Recepcin
Informa el hallazgo a travs de correo electrnico al Jefe de A&B y Jefe de Ventas
INGRESOS
CAP.: III
PROCESO DE AUDITORA
1
Elabora la Relacin de Porcentaje de servicio y Relacin de Propinas y calcula el porcentaje de rotura sobre dichos conceptos
Gestiona con el rea de A&B la distribucin del monto por porcentaje de servicio y la aprobacin por parte del Jefe de Administracin
Es aprobada la distribucin?
SI
Recibe y entrega la Relacin de Propinas al rea de Cuentas por Pagar y Relacin de Porcentaje de Servicio al rea de Nmina.
Recibe de A&B la solicitud de pago de Tiros Del Personal y revisa que coincida con los soportes
Hay inconsistencia en la solicitud?
NO
Elabora un memo solicitando a Cuentas por Pagar la gestin del pago y solicita aprobacin del Jefe de Administracin
Es aprobada la solicitud?
SI
Recibe y entrega la solicitud y soporte de Tiros del Personal al rea de Cuentas por pagar para la gestin de pago
NO
SI
Verifica con el rea de A&B el error y realiza la correccin segn corresponda
PROCESO: CUENTAS POR PAGAR
PROCESO: VARIACIONES DE NMINA
Verifica y gestiona la correccin del error con el Jefe de A&B, segn corresponda
NO PROCESO: CUENTAS POR PAGAR
AUDITOR DE INGRESOS
Recibe de Recepcin la Solicitud de Reintegro y verifica que correspondan con sus soportes
Hay inconsistencia en la solicitud?
NO
Gestiona la aprobacin de la solicitud de reintegro por parte del Jefe de Administracin
SI
Recibe y entrega solicitud de reintegro al rea de Cuentas Por Pagar
Recibe la relacin de taxis con la factura del prestador del servicio y verifica que coincidan con los soportes correspondientes
Hay discrepancias entre la factura y lo soportes?
NO
Entrega solicitud de pago de taxi con sus soportes al Jefe de Administracin para su aprobacin
SI
SI Solicita al servicio de taxis que corrobore la informacin y devuelve la factura para su correccin
Verifica y gestiona la correccin del error con el rea de Recepcin segn corresponda
NO
NO
SI
Recibe y entrega la factura del prestador de servicio de taxi a Cuentas por Pagar para la emisin del pago
Verifica que los tiques de Valet Parking, junto a su factura, correspondan a la cantidad reflejada en el reporte del sistema hotelero
Hay discrepancias?
NO
Recibe y verifica la Relacin de comisiones Rack contra el reporte de tarifas Rack del sistema hotelero
Hay discrepancias?
NO
Gestiona la aprobacin de la solicitud de pago por comisiones Rack con el Jefe de Administracin
SI
Recibe y entrega Relacin de comisiones Rack al rea de Nmina para el pago correspondiente
Recibe la Relacin de comisiones por ventas y verifica que correspondan con las ventas corporativas indicadas el reporte del sistema hotelero
SI
SI Informa a travs de correo electrnico al rea de recepcin y gestiona la solucin del error
Realiza la gestin para el descuento del tique faltante al personal responsable
NO
INGRESOS
CAP.: III
PROCESO DE AUDITORA
2
Hay discrepancias?
NO
Gestiona la aprobacin de la solicitud de pago por comisiones de ventas con el Jefe de Administracin
SI
Recibe y entrega Relacin de comisiones por ventas al rea de Nmina para el pago correspondiente
Ejecuta arqueos de caja departamentales verificando los movimientos de cajeros contra la existencia en fsico de la caja correspondiente
Hay discrepancias?
NO
Toma los comprobantes originales de avances o devoluciones de efectivo y elabora el reporte Arqueo de caja departamental
Entrega copia del reporte Arqueo de caja departamental con sus soportes al Jefe de rea correspondiente y archivo los originales
SI
SI Solicita la reposicin del faltante al cajero responsable o manda a retirar el excedente de la caja, segn el que aplique
AUDITOR DE INGRESOS
Verifica y gestiona la correccin del error con el rea de Ventas segn corresponda
NO
Realiza arqueo de caja principal en el sistema contable verificando que los saldos de la misma correspondan al fondo establecido
Hay discrepancias?
NO
Imprime y archiva comprobante Arqueo de Fondo de caja principal
FIN
SI
Solicita la reposicin del faltante al cajero principal o manda a retirar el excedente de la caja, segn el que aplique
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para efectuar el registro contable de las cuentas de auditora de ingresos, con el fin de llevar a cabo tanto la revisin y cuadre de las mismas como la solucin y seguimiento de las diferencias evidenciadas. II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir en la ejecucin del registro contable de las cuentas correspondientes a auditora de ingresos. III. BASE LEGAL INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolucin Conjunta de los Ministerios del Poder Popular para el Comercio, para la Alimentacin, para la Salud, de Industrias y para el Turismo. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012. CDIGO DE COMERCIO: Gaceta extraordinaria N 475 del 21 de diciembre de 1955.
IV. REFERENCIAS Manual de Procedimiento: Auditora de Ingresos. Proceso: Recepcin.
V. GLOSARIO AVANCES DE EFECTIVO Es el monto en efectivo otorgado a crdito al husped, con base en lo establecido por la Direccin General, con el cobro de una comisin sobre el mismo. Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el dao de algn bien activo de operacin en la prestacin del servicio a un cliente. Corresponde al 10% del monto sobre el consumo realizado por el husped en A&B. Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfaccin otorga el husped por algn servicio.
PORCENTAJE DE ROTURA
PORCENTAJE (%) DE SERVICIO PROPINA
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS VI. POLTICAS 1. De los Asientos Contables 1.1. Todo comprobante contable (asiento contable), en relacin a la auditora de ingresos, debe ser identificado a travs de un correlativo de diez (10) dgitos. Ej. V 1.2.
Cuenta Mes N/A Correlativo
0 5 0 0 0
Diariamente el Auditor de Ingresos debe generar los asientos contables de auditora correspondientes a: ventas, cargos a huspedes, cuentas por cobrar, ajustes e IVA, sobrantes y faltantes.
1.3.
Todos los das quince (15) y ltimos de cada mes el Auditor de Ingresos debe registrar los asientos contables correspondientes a: porcentaje de rotura y porcentaje por desayunos incluidos.
1.4.
A todo asiento contable por ajustes y correcciones se le debe adjuntar los soportes de la transaccin autorizada, recibidos previamente del Auditor Nocturno, en los casos que haya un ajuste y/o correccin.
2. De los Sobrantes y/o Faltantes 2.1. 2.2. Cada tarde el Auditor de Ingresos debe recibir del Cajero Principal la Relacin de cajero. Todo sobrante y/o faltante que se genere debe ser registrado en la cuenta 112407 (Sobrante y faltante), al final de cada mes segn el saldo de dicha cuenta este ser reclasificado a discrecin del Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin. 2.3. Todo sobrante y/o faltante que se refleje en el asiento contable debe ser investigado por el Auditor de Ingresos el da de su deteccin, con el fin de encontrar la falla y solicitar al responsable su correccin. 2.4. Todo faltante debe ser repuesto por el responsable segn los siguientes parmetros: Faltante de efectivo: dentro de las prximas cuarenta y ocho (48) horas a su deteccin. Faltante segn otras formas de pago: dentro de las prximas setenta y dos (72) horas a su deteccin. Nota: El Auditor de Ingresos debe darle seguimiento a travs de la Relacin de sobrantes y faltantes.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS 2.5. Todo faltante que no haya sido corregido segn los parmetros establecidos ser solventado a travs de una solicitud de descuento a empleados, posterior a la revisin del caso y debida aprobacin realizada por el Jefe de Administracin. 2.6. Todo descuento por faltante ser tramitado mediante un comprobante de descuento, el cual debe estar firmado por el Auditor de Ingresos, el Trabajador, el Jefe del rea y el Jefe de Administracin. 2.7. Todo descuento por faltante debe ser registrado en un asiento manual, reclasificando o llevando a la cuenta Descuento Empleados dicho monto, segn e l que corresponda. Posterior a ello el Auditor de Ingresos entregar el comprobante de descuento al Jefe de Recursos Humanos. 3. Del Anlisis de Cuentas 3.1. La ltima semana de cada mes el Auditor de Ingresos debe revisar, en conjunto con el Jefe de Administracin, las cuentas correspondientes a: ingresos por facturar, husped, ciudad, depsitos por reserva, propina, porcentaje de servicio, taxi, sobrantes y faltantes, puente husped, porcentaje de rotura, reintegro, avance a huspedes, tiros y empleados. 3.2. A todas las cuentas analizadas se les debe adjuntar los soportes y reportes que apliquen, las mismas estarn organizadas con la portada Anlisis de Cuenta. VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Cajero Principal 1.1. Entregar diariamente la Relacin de Cajero al Auditor de Ingresos.
2. Del Auditor de Ingresos 2.1. Gestionar cualquier informacin necesaria para el registro de los asientos contables de la auditora de ingresos. 2.2. 2.3. Registrar diariamente los asientos contables de la auditora de ingresos. Validar cualquier discrepancia evidenciada en la contabilidad y solicitar su correccin a travs de las diferentes unidades responsables. 2.4. 2.5. Soportar cada uno de los asientos contables con su respectivo reporte. Dar seguimiento constante a las discrepancias encontradas durante el mes con el fin de tomar las acciones apropiadas.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS 2.6. Analizar mensualmente las cuentas contables asignadas y validar la correccin de discrepancias. 2.7. Reportar al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin cualquier incidencia de gran importancia que involucre a las actividades antes descritas. 3. Del Supervisor de Contabilidad/Jefe de Administracin 3.1. 3.2. 3.3. Recibir los asientos contables con sus soportes diariamente. Recibir los anlisis de cuentas con sus soportes mensualmente. Atender cualquier incidencia reportada por el Auditor de Ingresos.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA

-
Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

-
Registro contable: Diario. Anlisis de cuentas: Mensual.
X.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA
1.
2.
INICIO DEL PROCEDIMIENTO Genera en el sistema los asientos contables automticos y les coloca el correlativo correspondiente. Asiento: C-O del da Imprime y coteja que los totales de los asientos Reporte: Estado de contables sean iguales a los reflejados en el reporte cuenta/guest c/o by Dpt. Code; del sistema hotelero con dicha informacin. Asiento: Cargos del da
Reporte: Trial Balance; Asiento: Ajustes del da Reporte: Estado de cuenta/guest c/o by Dpt. Code, papeleta de ajustes; Asiento: Cuentas por Cobrar comerciales Reporte: Trial Balance Impresin fsica
AUDITOR DE INGRESOS
2.1.
Si hay discrepancias: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error y solicita la correccin de los mismos al encargado del rea correspondiente.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 3. 4. ACTIVIDAD Recibe del Cajero Principal la Relacin de Cajero en formato digital. Transcribe la informacin cargada en el sistema, en relacin a los sobrantes y faltantes, a un archivo Microsoft Excel. Coteja los movimientos de cada cajero, reflejados en la Relacin de Cajero, contra sus totales, ubicados en la Relacin Sobrantes Y Faltantes Diario. Si no corresponde: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error, solicita la correccin de los mismos al encargado de rea correspondiente y coloca la observacin en la Relacin de Sobrantes Y Faltantes Diario y Relacin de Sobrantes Y Faltantes Mensual. Registra el asiento contable donde refleja los sobrantes y faltantes, cuentas por cobrar, retenciones, IVA, ISLR, reintegro, depsitos por futuras reservas y coteja que corresponda el debe versus el haber. Si no corresponde: Regresa a la actividad N 5. Genera el asiento contable de sobrantes y faltantes con la informacin del Asiento Da-Mes y le coloca el correlativo correspondiente. Imprime el asiento contable y le adjunta la Relacin de Sobrantes y Faltantes Diario junto a los soportes de autorizacin que avalan dicha transaccin. Elabora manualmente el asiento contable de la cuenta Empleados colocndole el correlativo correspondiente, lo imprime y le anexa copia de los comprobantes de descuento firmados. Registra manualmente los asientos contables correspondientes a Porcentaje de Rotura y Porcentaje por Desayunos Incluidos; extrayendo la informacin de la relacin Porcentaje de Servicios, les coloca el correlativo correspondiente y los imprime. DOCUMENTO DE SALIDA
5.
5.1.
6.
AUDITOR DE INGRESOS
6.1. 7.
8.
Asiento contable sobrantes y faltantes; Daily Payment detail, relacin de sobrantes y faltantes diario, soportes de autorizacin Impresin fsica Asiento contable Empleados; Comprobante de descuento Impresin fsica Asiento contable Porcentaje de rotura; Porcentaje por desayunos incluidos; Relacin Porcentaje de Servicios Impresin fsica
9.
10.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 11. ACTIVIDAD Entrega al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin los asientos contables impresos, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas. DOCUMENTO DE SALIDA
Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin Asiento: C-O del da Reporte: Estado de cuenta/guest c/o by Dpt. Code; Asiento: Cargos del da Reporte: Trial Balance; Asiento: Ajustes del da Reporte: Estado de cuenta/guest c/o by Dpt. Code, papeleta de ajustes; Asiento: Cuentas por Cobrar comerciales Reporte: Trial Balance; Asiento: Sobrantes y faltantes, Soporte: Daily Payment detail, relacin de sobrantes y faltantes diario, soportes de autorizacin; Asiento: Empleados Soporte: Comprobante de descuento; Asiento: Porcentaje de rotura Soporte: Porcentaje por desayunos incluidos; Relacin Porcentaje de Servicios Entrega fsica
AUDITOR DE INGRESOS
SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O JEFE DE ADMINISTRACIN
12.
Recibe los asientos contables generados, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas en el da. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Ingresos por Facturar. Si no corresponde: Revisa el registro da por da, lo coteja contra el saldo del sistema hotelero y corrige el error. Regresa a la actividad N 13. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Husped. Si no corresponde: Revisa el registro da por da, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N 14.
13. 13.1.
AUDITOR DE INGRESOS
13.2.
Mayor Analtico: Ingresos por facturar; Reporte: Open balance, Guest in house Impresin fsica
14. 14.1.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 14.2. ACTIVIDAD Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Ciudad. Si no corresponde: Revisa el registro da por da, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N 15. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. DOCUMENTO DE SALIDA
Mayor Analtico: Husped; Reporte: Trial Balance, Journal by department code Impresin fsica
15. 15.1.
15.2.
Mayor Analtico: Ciudad; Reporte: Trial Balance, A/R Aging by accounts (All) Impresin fsica
16. 16.1.
16.2. 17. 17.1.
Revisa y justifica el saldo de la cuenta Porcentaje de Servicio. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables Porcentaje de Servicio, lo coteja contra el asiento de nmina y corrige el error. Regresa a la actividad N 16. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la Mayor Analtico: Porcentaje de servicio; Nmina Impresin cuenta y le adjunta los soportes de revisin. fsica Revisa y justifica el saldo de la cuenta Propinas. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables Propinas, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N 17. Mayor Analtico: Propinas; Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la Cuenta por pagar Impresin cuenta y le adjunta los soportes de revisin. fsica Revisa y justifica el saldo de la cuenta Taxi. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables Taxi, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N 18. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Reserva de Habitaciones. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables Reserva de Habitaciones, lo coteja contra el reporte del sistema hotelero que refleja los ingresos por depsito y corrige el error. Regresa a la actividad N 19.
AUDITOR DE INGRESOS
17.2. 18. 18.1.
18.2.
Mayor Analtico: Taxi; Soportes: Relacin de Taxi, Cuenta por Pagar Impresin fsica
19. 19.1.
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 19.2. ACTIVIDAD Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Puente Husped, la cual debe estar en cero (0). Si no est en cero (0): Revisa el registro da por da de los asientos contables de Puente Husped, lo coteja contra los asientos de Sobrantes y Faltantes y Depsito Bancario. Gestiona con el rea de Caja Principal el registro del monto en la cuenta que aplique, segn sea el caso. Regresa a la actividad N 20. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Porcentaje de Rotura. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables de Porcentaje de Rotura, lo coteja contra la relacin Porcentaje de Servicio y corrige el error. Regresa a la actividad N 21. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. DOCUMENTO DE SALIDA
Mayor Analtico: Reserva de habitaciones; Reporte: Trial Balance, Deposit/Posting all detail Impresin fsica
20. 20.1.
20.2. 21. 21.1.
Mayor Analtico: Puente Husped Impresin fsica
AUDITOR DE INGRESOS
21.2. 22. 22.1.
Mayor Analtico: Rotura; Relacin: Porcentaje de servicio Impresin fsica
22.2. 23. 23.1.
Revisa y justifica el saldo de la cuenta Reintegro. Si no corresponde: Revisa el registro da por da de los asientos contables de Reintegro, lo coteja contra los soportes de Cuentas por Pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N 22. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la Mayor Analtico: Reintegro; Cuenta por pagar: Reintegro a cuenta y le adjunta los soportes de revisin. huspedes Impresin fsica Revisa y justifica el saldo de la cuenta Avance a Husped. Si no corresponde: Verifica con el rea de Recepcin y Caja Principal la discrepancia y gestiona que se solucione la misma. Realiza la actividad N 23. Si corresponde: Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Sobrantes y Faltantes.
23.2. 24.
Mayor Analtico: Avance a husped Impresin fsica
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N 25. ACTIVIDAD Imprime el mayor analtico de la cuenta Sobrantes y Faltantes y le adjunta los soportes de revisin. DOCUMENTO DE SALIDA
Mayor Analtico: Sobrantes y Faltantes; Soportes: Relacin de Sobrantes y Faltantes Mensual, Comportamiento de Cajero Mensual Impresin fsica
26.
27.
Elabora las portadas Anlisis de Cuenta y las Portada: Anlisis De Cuenta anexa al mayor analtico de cada cuenta junto a sus Impresin fsica reportes y soportes, segn corresponda. Firma y entrega los anlisis de cuenta al Supervisor Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin de Contabilidad o Jefe de Administracin.
Mayor Analtico: Ingresos por facturar Reporte: Open balance, Guest in house ; Mayor Analtico: Husped Reporte: Trial Balance, Journal by department code; Mayor Analtico: Ciudad Reporte: Trial Balance, A/R Aging by accounts (All);
AUDITOR DE INGRESOS
Mayor Analtico: Porcentaje de servicio; Nmina Mayor Analtico: Propinas Cuenta por pagar Mayor Analtico: Taxi Soportes: Relacin de Taxi, Cuenta por Pagar Mayor Analtico: Reserva de habitaciones Reporte: Trial Balance, Deposit/Posting all detail;
Mayor Analtico: Puente Husped Mayor Analtico: Rotura Relacin: Porcentaje de servicio Mayor Analtico: Reintegro Cuenta por pagar: Reintegro a huspedes Mayor Analtico: Avance a husped
INGRESOS
CAP.: III
REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS RESPONSABLE N ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA

Mayor Analtico: Sobrantes y Faltantes Soportes: Relacin de Sobrantes y Faltantes Mensual, Comportamiento de Cajero Mensual Entrega fsica
SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O JEFE DE ADMINISTRACIN
28.
Recibe los anlisis de cuenta con sus respectivos soportes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO XI. REGISTROS DE SALIDA 1. Reportes

-
A/R Aging by accounts (All) - Impresin y entrega fsica Asiento Contable: Ajustes del da - Impresin y entrega fsica Asiento Contable: Cargos del da - Impresin y entrega fsica Asiento Contable: C-O del da - Impresin y entrega fsica Asiento Contable: Cuentas por Cobrar comerciales - Impresin y entrega fsica Asiento contable: Empleados - Impresin y entrega fsica Asiento contable: Porcentaje de rotura - Impresin y entrega fsica Asiento contable: sobrantes y faltantes - Impresin y entrega fsica Cuenta por pagar - Impresin y entrega fsica Cuenta por pagar: Reintegro a huspedes - Impresin y entrega fsica Daily payment detail - Impresin y entrega fsica Deposit/Posting all detail - Impresin y entrega fsica Estado de cuenta/guest c/o by Dpt. Code - Impresin y entrega fsica Guest in house - Impresin y entrega fsica Journal by department code - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Avance a husped - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Ciudad - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Husped - Impresin y entrega fsica
INGRESOS
CAP.: III

-
Mayor Analtico: Ingresos por facturar- Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Porcentaje de servicio - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Propinas - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Puente Husped - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Reintegro - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Reserva de habitaciones - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Rotura - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Sobrantes y Faltantes - Impresin y entrega fsica Mayor Analtico: Taxi - Impresin y entrega fsica Nmina - Impresin y entrega fsica Open balance - Impresin y entrega fsica Porcentaje por desayunos incluidos - Impresin y entrega fsica Trial Balance - Impresin y entrega fsica Anlisis de cuenta Impresin y entrega fsica Comportamiento de Cajero Mensual Impresin y entrega fsica Comprobante de descuento Impresin y entrega fsica Papeleta de ajustes - Impresin y entrega fsica Relacin de sobrantes y faltantes diario Impresin y entrega fsica Relacin de Sobrantes y Faltantes Mensual Impresin y entrega fsica Relacin de Taxi Impresin y entrega fsica Relacin Porcentaje de servicio Impresin y entrega fsica Soportes de autorizaciones (Sobrantes y faltantes) Impresin y entrega fsica
2. Formularios
-
XII. FORMULARIOS Y REPORTES 1. Reportes

-
A/R Aging by accounts (All) Daily payment detail Deposit/Posting all detail Estado de cuenta/guest c/o by Dpt. Code Guest in house
INGRESOS
CAP.: III

-
Journal by department code Open balance Trial Balance
2. Formularios
-
Anlisis de cuenta Comportamiento de Cajero Mensual Comprobante de descuento Papeleta de ajustes Relacin de sobrantes y faltantes diario Relacin de Sobrantes y Faltantes Mensual Relacin de Taxi Relacin Porcentaje de servicio Soportes de autorizaciones (Sobrantes y faltantes)
XIII. ANEXOS
-
No aplica
INGRESOS
CAP.: III
PROCESO DE AUDITORA
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS
A
Imprime y coteja que los totales de los asientos contables sean iguales a los reflejados en el reporte del sistema hotelero con dicha informacin Coteja los movimientos de cada cajero, reflejados en la Relacin de Cajero, contra la Relacin Sobrantes Y Faltantes Diario
INICIO
Genera en el sistema los asientos contables automticos y les coloca el correlativo correspondiente
Hay discrepancias entre el sistema contable y el hotelero? SI Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error y solicita la correccin de los mismos al encargado del rea correspondiente
NO
Recibe del Cajero Principal la Relacin de Cajero en formato digital
Transcribe la informacin cargada en el sistema, en relacin a los sobrantes y faltantes, a un archivo Microsoft Excel
Hay discrepancias?
SI Gestiona la correccin del error; coloca la observacin en la Relacin de Sobrantes Y Faltantes Diario y Relacin de Sobrantes Y Faltantes Mensual
AUDITOR DE INGRESOS
NO Registra el asiento contable reflejando los sobrantes y faltantes, cuentas por cobrar, retenciones, IVA, ISLR, reintegro y depsitos por futuras reservas Genera el asiento contable de sobrantes y faltantes con la informacin del Asiento Da-Mes y le coloca el correlativo correspondiente Imprime el asiento contable y le adjunta la Relacin de Sobrantes y Faltantes Diario junto a los soportes de autorizacin Elabora manualmente el asiento contable de la cuenta Empleados lo imprime y le anexa copia de los comprobantes de descuento firmados Registra manualmente los asientos contables correspondientes a Porcentaje de Rotura y Porcentaje por Desayunos Incluidos Entrega al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin los asientos contables impresos junto a los reportes y soportes de las transacciones
Coteja que corresponda el debe versus el haber de los asientos contables registrados
Hay diferencias?
NO
Corresponde el anlisis de cuenta mensual?
NO
SI
A
SI
B
Revisa y justifica el saldo de las cuentas asignadas al Auditor de Ingresos Hay discrepancias entre saldos? Imprime el mayor analtico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisin Elabora las portadas Anlisis de Cuenta y las anexa al mayor analtico de cada cuenta junto a sus reportes y soportes, segn corresponda Firma y entrega los anlisis de cuenta al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administracin
NO
FIN
SI Revisa el registro da por da de la cuenta, lo coteja contra el saldo del sistema hotelero o reporte correspondiente y corrige el error
INGRESOS
Captulo IV
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
CDIGO: FORING01FAUDV00
REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA Lado anverso del formulario

Fecha de elaboracin: REPORTE HISTRICO DE INCIDENCIAS
Leyenda A B C D E F G H I K Tipo Impresoras fiscales Puntos de Venta Autorizaciones sin Reversar Diferencias de Tarifas Discrepancia en Habitaciones Movimientos de cajeros Postings Masters (PM/PX) Cargos manuales Servicio de Taxi / Valet Parking Otros Anterior Actual 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
REPORTE HISTRICO DE INCIDENCIAS

Nmero de Incidencias
0,8
0,6 0,4 0,2 0 A B C D E F G H I K
TIPO
IMPRESORAS FISCALES Tipo Observaciones
Total de incidencias PUNTOS DE VENTA Tipo
Observaciones
Total de incidencias
0 AUTORIZACIONES SIN ANULAR
Habitacin
Husped
Cajero
Observaciones
0 DIFERENCIAS DE TARIFAS
Habitacin
Husped
Tarifa
Cajero
Observaciones
0 DISCREPANCIA EN HABITACIONES
Habitacin
Husped
Ama de llaves
Recepcin
Observaciones
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA Lado reverso del formulario

MOVIMIENTOS DE CAJERO Cajero Habitacin Husped Observaciones
0 POSTINGS MASTER (PM / PX)
Nmero
Nombre
Fecha C-O
Observaciones
0 CARGOS MANUALES
Habitacin
Husped
Cargo
Cajero
Observaciones
0 SERVICIOS DE TAXI
Habitacin
Husped
Cajero
Observaciones
0 VALET PARKING
Habitacin
Husped
Cajero
Observaciones
0 OBSERVACIONES ADICIONALES
0 Resumen Auditora Nocturna Total habitaciones sin vender Hab. Complimentary Hab. House Use Ocupacin Tarifa promedio Walk in 0 No show Reservaciones canceladas
Llegadas esperadas Salidas esperadas Huspedes en casa Habitaciones disponibles para la venta Habitaciones fuera de orden Habitaciones fuera de servicio Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden Habitaciones ocupadas
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FIRMA Auditor Nocturno
FIRMA Jefe de Recepcin
Nombre: Fecha:
Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
CDIGO: ILLING01FAUDV00
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING01FAUDV00 Reporte de Auditora Nocturna. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos. Reflejar los hallazgos evidenciados durante la auditora nocturna en relacin a los procesos involucrados en la obtencin de ingresos.
Cdigo del Formulario Ttulo del Formulario Elaboracin Papel N de Copias Objetivo II.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. Campo inactivo que totaliza en todas las secciones el nmero de incidencias presentadas. A. Seccin - Reporte histrico de incidencias Campo predeterminado e inactivo que clasifica alfabticamente cada uno de los aspectos sujetos a revisin en la auditora nocturna. Campo predeterminado donde se especifican los aspectos sujetos a revisin en la auditora nocturna. Ingrese los datos correspondientes a la totalidad de incidencias registradas en la auditora nocturna inmediatamente anterior. La misma se encuentra reflejada en la columna Total de dicho formulario. Campo inactivo que cuantifica la cantidad incidencias por tipo. Campo inactivo que refleja la totalidad de incidencias hasta la fecha. B. Seccin - Impresoras fiscales Ingrese el tipo de impresora fiscal identificndola con su cdigo correspondiente. Ej.: EOC0000232 Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a las impresoras fiscales. C. Seccin - Puntos de venta Ingrese la identificacin del punto de venta, ya sea fsico o virtual, indicando el nombre del banco o plataforma que lo sostiene, respectivamente. Ej.: Banesco, Megasoft, Emidas, Mercantil. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los puntos de venta.
Fecha de Elaboracin Total de Incidencias
Leyenda Tipo Anterior Actual Total
Tipo Observaciones
Tipo
Observaciones
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA D. Seccin - Autorizaciones sin anular Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped que preautoriza los consumos. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin y es responsable de anularla. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a las autorizaciones que no se han anulado. E. Seccin - Diferencias en tarifas Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped al cual se le vendi la habitacin. Ingrese el precio de la habitacin segn el tarifario autorizado por el rea de Ventas. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin. Ingrese cualquier informacin adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a las diferencias en tarifas y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido. Seccin - Discrepancias en habitaciones Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped que aparece como ocupante de la habitacin, en los casos que aplique. Ingrese el nmero de habitacin que indica el reporte de discrepancias emitido por el rea de Ama de llaves. Ingrese el nmero de habitacin que indica el reporte de discrepancias del sistema hotelero. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a las discrepancias en habitaciones. G. Seccin - Movimientos de cajeros Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin. Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped relacionado a la transaccin del cajero. Ingrese cualquier informacin adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los movimientos de cajeros y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido. H. Seccin - Postings Master (PM / PX) Ingrese el nmero correspondiente al Postings Master (PM/PX) segn clasificacin previa. F.
Habitacin Husped Cajero Observaciones
Habitacin Husped Tarifa Cajeros Observaciones
Habitacin Husped Ama de llaves Recepcin Observaciones
Cajero Habitacin Husped
Observaciones
Nmero
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA Nombre Fecha de C-O Observaciones Ingrese el nombre del Postings Master (PM/PX). Ingrese la fecha correspondiente al Check Out del husped segn la informacin reflejada en el sistema hotelero. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin al cierre de los Postings Master (PM/PX) segn las polticas establecidas. I. Seccin - Cargos manuales Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped relacionado a la transaccin del cajero. Ingrese el monto del cargo realizado manualmente en sistema. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin. Ingrese cualquier informacin adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los cargos manuales y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido. J. Seccin - Servicios de taxi Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped relacionado al servicio brindado. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los servicios de taxis brindados. K. Seccin - Valet Parking Ingrese el nmero de habitacin ocupada por el husped. Ingrese el primer nombre y apellido del husped relacionado al servicio brindado. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transaccin. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los servicios de Valet Parking brindados. L. Seccin - Observaciones Indique cualquier informacin adicional que no se encuentre contemplada en las secciones antes descritas. M. Seccin - Resumen de auditora Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Arrival Tomorrow) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Departure Tomorrow) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Guests in house) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Total Rooms in Hotel)
Habitacin Husped Cargo Cajero Observaciones
Observaciones adicionales Llegadas esperadas Salidas esperadas Huspedes en casa Hab. Disponibles para la venta
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA Habitaciones fuera de orden Habitaciones fuera de servicio Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden Habitaciones ocupadas Total habitaciones sin vender Hab. Complimentary Hab. House Use Ocupacin Tarifa promedio Walk in No show Reservaciones canceladas Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Out of Order Rooms) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Out of Service Rooms) Campo inactivo que cuantifica el Total de Habitaciones menos Habitaciones Fuera de Orden Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Rooms occupied) Campo inactivo que cuantifica Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden menos Habitaciones ocupadas. Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Complimentary Rooms) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (House Use) Campo inactivo que determina el porcentaje de ocupacin dividiendo Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden entre Habitaciones ocupadas. Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (ARR Without Comps) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Walk In) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (No Show) Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a travs del Manager Report (Cancellations for today)
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
REMISIN DE DOCUMENTOS
Fecha de elaboracin: CANT. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 FECHA TIPO N DE DOCUMENTO HUSPED
Total documentos entregados: FIRMA Auditor Nocturno Nombre: Fecha:
0 FIRMA Auditor de Ingresos Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: REMISIN DE DOCUMENTOS I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING02FAUDV00 Remisin de documentos. Completar la informacin directamente desde la computadora y posteriormente imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos. Remitir aquellos documentos adicionales evidenciados en la auditora nocturna para su disposicin y almacenaje.
Cdigo del Formulario Ttulo del Formulario Elaboracin Papel N de Copias Objetivo
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. A. Seccin Remisin de documentos Campo predeterminado que numera la cantidad de documentos registrados en el CANT. formulario. Fecha Tipo N de documento Husped Total de documentos entregados Ingrese la fecha correspondiente a la emisin del documento. Indique el tipo de documento registrado en el formulario. Ej. Comprobante, carta de autorizacin, etctera. Ingrese el nmero o cdigo de identificacin del documento. Ingrese el primer nombre y apellido del husped relacionado a la emisin del documento, en los casos que aplique. Campo inactivo, el cual cuantifica el nmero de documentos registrados para su remisin.
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
ANLISIS DE CUENTA
NOMBRE DE LA CUENTA: CGIGO DE LA CUENTA: FECHA:
SALDO SEGN SALDO SEGN DIFERENCIA:
OBSERVACIONES
REALIZADO Auditor de Ingresos
REVISADO Supervisor de Contabilidad
APROBADO Jefe de Contabilidad
Nombre: Fecha:
Nombre: Fecha:
Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: ANLISIS DE CUENTA I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING03FAUDV00 Anlisis de cuenta. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para realizar entrega, junto a los anlisis de las cuentas de auditora de ingresos, al Supervisor de Contabilidad. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad. Reflejar los hallazgos evidenciados a partir del anlisis de las cuentas contables de auditora de ingresos.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS A. Seccin - Anlisis de cuenta Ingrese el nombre de la cuenta contable sujeta al anlisis. Ingrese el cdigo de la cuenta contable. Ingrese el periodo de tiempo analizado en formato DD-MM-AAAA. Ej.: Del 01-08-2013 hasta el 31-08-2013. Ingrese el nombre y saldo del sistema contable. Ingrese el nombre y saldo del sistema hotelero. Ingrese la diferencia entre el Saldo (1) y el Saldo (2). Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin al anlisis de las cuentas y justificaciones a las que hubiere lugar.
Nombre de la cuenta Cdigo de la cuenta Fecha Saldo segn (1) Saldo segn (2) Diferencia Observaciones
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL
Fecha de elaboracin rea: Caja N: Billetes (Bs) Cantidad Cajero Cdigo
Denominacin 100,00 50,00 20,00 10,00 5,00 2,00 Total Billetes
0 Monedas (Bs) Cantidad
Total Bs. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Denominacin 1,00 0,50 0,25 0,125 0,10 0,05 Total Monedas
Total Bs. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0 Vales abiertos
Fecha
Nmero
Concepto
Monto
Total vales abiertos
0 Avances y devoluciones Concepto
0,00
Fecha
Nmero
Monto
Total avances y devoluciones
0 Total Gastos Total Efectivo Total General Fondo de Caja Sobrantes / Faltante OBSERVACIONES
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
FIRMA Cajero Nombre: Fecha:
FIRMA Testigo Nombre: Fecha:
FIRMA Auditor de Ingresos Nombre: Fecha:
FIRMA Jefe de rea Nombre: Fecha:
FIRMA Jefe de Contabilidad Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING04FAUDV00 Arqueo de caja departamental. Completar la informacin directamente desde el computador, imprimir y sacar copia para entregar como acuse de recibo al Jefe del rea que ha sido sujeta a la verificacin. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Dos (02) ejemplares, uno para soportar la auditora realizada y otro para entregarlo al Jefe del rea que ha sido sujeta a la verificacin. Dejar soporte de la verificacin aleatoria realizada al fondo asignado a las cajas de las diferentes reas.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMFecha de elaboracin AAAA. Ingrese el nombre del rea que ser sujeta a la verificacin. rea Caja N Cajero Cdigo Denominacin Cantidad Total Bs. Total Ingrese el N de caja a la que se le realizar el arqueo de fondo. Ingrese el primer nombre y apellido del cajero responsable del fondo segn el turno laboral. Ingrese el cdigo de identificacin del cajero. A. Seccin - Billetes Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial. Ingrese, en nmeros, la totalidad en caja de los billetes correspondientes a la denominacin sealada. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en billetes por denominacin. Campo inactivo que totaliza la cantidad de billetes en caja y el monto global de estos. B. Seccin - Monedas Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial. Ingrese, en nmeros, la totalidad en caja de las monedas correspondientes a la denominacin sealada. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en monedas por denominacin. Campo inactivo que totaliza la cantidad de monedas en caja y el monto global de estas. C. Seccin - Vales abiertos Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizada la apertura del vale. Ingrese el correlativo del vale.
Denominacin Cantidad Total Bs. Total Monedas
Fecha Nmero
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL Concepto Monto Total vales abiertos Ingrese las razones descritas en el vale para su apertura. Indique el monto por el cual fue abierto el vale. Campo inactivo que cuantifica la cantidad de vales abiertos evidenciados en el arqueo de caja. D. Seccin - Avances y devoluciones Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizado el avance y/o la devolucin. Ingrese el correlativo del comprobante de avance o devolucin. Ingrese las razones de emisin descritas en el comprobante correspondiente. Indique el monto por el cual fue realizado el avance y/o la devolucin. Campo inactivo que cuantifica la cantidad de comprobantes, por concepto de avances y devoluciones, evidenciados en el arqueo de caja. E. Seccin - Detalle de arqueo de caja Campo inactivo que totaliza las salidas de dinero a travs de vales, avances y/o devoluciones de dinero. Campo inactivo que totaliza la cantidad de dinero en efectivo presente en la caja al momento del arqueo de fondo de caja. Campo inactivo que totaliza los gastos ms el efectivo en caja. Ingrese el fondo de caja asignado previamente a la misma. Campo inactivo que resta al total general, el fondo de caja y determina la presencia de sobrante o faltante. F. Seccin - Observaciones Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los hallazgos evidenciados en el arqueo de caja.
Fecha Nmero Concepto Monto Total avances y devoluciones
Total gastos Total efectivo Total general Fondo de caja Sobrante / Faltante
Observaciones
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
Fecha de Elaboracin: % OC Estimado Informe de Ventas Concepto Habitaciones Ajustes de Habitaciones TOTAL HABITACIONES Alimentos Bebidas Telfono - Llamadas Locales Telfono - LD Internacional - Fax Telfono - Cargos por Servicios Salones Lavandera Tiros de Mesoneros Otros Ingresos Recepcin Otros Ingresos AYB Otros Ingresos por Cargos de Serv. De AYB Ajustes Otros Ingresos TOTAL TOTAL GIMNASIO TOTAL HOTEL + GIMNASIO Estadsticas Hab. Disponibles para la Venta Hab. Ocupadas Complimentary House Use Hab. Sin Vender Porcentaje de Ocupacin Huspedes en Casa Tarifa Media por Habitacin Tarifa Media por Huspedes Cubiertos Promedio por Cubiertos por Huspedes en Casa Promedio por Cubiertos-Alimentos Promedio por Cubiertos-Bebidas Cubierto por Husped Cubierto por Visitantes Cubierto por Desayuno Restaurante Bar Room Service Minibar Piscina Banquetes Caney Ajustes de Alimentos TOTAL ALIMENTOS 0 0 0 0 #DIV/0! 0 #DIV/0! #DIV/0! 0,00 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0,00 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Total Da 0,00 0,00 Total Mensual (MTD) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1
0,00
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)

Restaurante Bar Room Service Minibar Piscina Banquetes Caney Ajustes de Bebidas TOTAL BEBIDAS Restaurante Bar Room Service Minibar Piscina Banquete Caney TOTAL CUBIERTOS HUSPEDES Restaurante Bar Room Service Minibar Piscina Banquete Caney TOTAL CUBIERTOS VISITANTES TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS TOTAL CUBIERTOS SEGN MICROS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Telfono - Llamadas VENTAS DE LLAMADAS Locales y Nacionales TELEFNICAS - SISTEMA Telfono - LD HOTELERO Internacional - Fax Telfono - Llamadas Locales y Nacionales DISTRIB. DE LLAMADAS Telfono - LD TELEFNICAS Internacional - Fax Telfono - Cargos por Servicios Total telfono TOTALIZACIN Total telfono con % Diferencia
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY) I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING05FAUDV00 Informe de Ingresos Diarios (Daily) Completar la informacin directamente desde el computador y enviar por correo electrnico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de Contabilidad, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, rea de Costos y Contralor. Posteriormente guardar registro digital. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Segn requerimientos del rea de Ingresos. Cotejar la informacin obtenida en relacin a la ventas diarias y evaluar estadsticamente el desarrollo de las misma durante el mes
Cdigo del Formulario Ttulo del Formulario
Elaboracin
Papel N de Copias Objetivo
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. % OC Estimado Ingrese el porcentaje de ingresos que se estima para el da siguiente, reflejado en el sistema hotelero a travs del Manager Report. A. Seccin - Informe de Ventas Inserte el monto correspondiente a ingresos por habitaciones vendidas, reflejado Habitaciones en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ajuste de habitaciones Total habitaciones Alimentos Bebidas Telfono-Llamadas locales Telfono - LD Internacional - Fax Telfono - Cargos por servicios Salones Lavandera Ingrese el monto por ajustes de habitaciones, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Campo inactivo que cuantifica el monto correspondiente a ingresos de Habitaciones menos Ajustes de Habitacin. Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por Alimentos reflejado en la relacin Ventas del Mes. Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por Bebidas reflejado en la relacin Ventas del Mes. Campo inactivo que vincula la informacin registrada en los campos correspondientes a la seccin Distribucin de llamadas telefnicas. Campo inactivo que vincula la informacin registrada en los campos correspondientes a la seccin Distribucin de llamadas telefnicas. Campo inactivo que vincula la informacin registrada en los campos correspondientes a la seccin Distribucin de llamadas telefnicas. Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por Salones reflejado en la relacin Ventas del Mes. Inserte el monto correspondiente a ingresos por lavandera reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance.
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY) Tiros de mesoneros Otros ingresos Recepcin Otros ingresos A&B Otros Ingresos por Cargos de Serv. De A&B Ajustes otros ingresos Total Hotel Total Gimnasio TOTAL HOTEL + TOTAL GIMNASIO Hab. Disponibles para la venta Hab. Ocupadas Complimentary House Use Hab. Sin Vender Porcentaje de Ocupacin Huspedes en Casa Tarifa Media por Habitacin Tarifa Media por Huspedes Cubiertos Inserte el monto correspondiente a ingresos por Tiros de Mesoneros, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Inserte el monto correspondiente a ingresos por comisiones, estacionamiento, miscelneos u otros; reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Inserte el monto correspondiente a ingresos por ventas de equipos audiovisuales, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Inserte el monto correspondiente a ingresos por cargos de Room Service, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto por ajustes de otros ingresos, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Campo inactivo que totaliza todos los ingresos obtenidos por el rea de Recepcin y A&B. Ingrese el monto correspondiente a ingresos por Gimnasio, obtenido a travs de correo electrnico por parte de esta rea. Campo inactivo que cuantifica los ingresos por Total Gimnasio ms el Total hotel. B. Seccin - Estadsticas Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a travs del Manager Report (Total Rooms - OOO). Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a travs del Manager Report (Room Occupied). Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a travs del Manager Report (Complimentary Rooms). Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a travs del Manager Report (House Use). Campo inactivo que refleja la cantidad de habitaciones que no fueron ocupadas; restando las Hab. Disponibles para la venta menos las Hab. Ocupadas; Complimentary y House Use Campo inactivo que refleja el porcentaje de ocupacin del da, dividiendo las Hab. Ocupadas entre las Hab. Disponibles para la venta. Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a travs del Manager Report (Guests in House). Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por habitacin, dividiendo el Total Habitaciones entre las Hab. Ocupadas. Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por husped, dividiendo el Total Hotel entre Huspedes en Casa. Campo inactivo que vincula el monto por cubiertos, registrado en el reporte Ventas del Mes.
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY) Promedio de Cubiertos por Huspedes en Casa Promedio por Cubiertos-Alimentos Promedio por Cubiertos-Bebidas Cubiertos por Husped Cubierto por Visitantes Cubierto por Desayuno Restaurante Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por husped, dividiendo la cantidad de Cubiertos entre Huspedes en Casa. Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por alimentos, dividiendo el Total Alimentos entre Cubiertos. Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por bebidas, dividiendo el Total Bebidas entre Cubiertos. Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por husped, dividiendo el Total Cubiertos Husped entre Cubiertos. Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por visitantes, dividiendo el Total Cubiertos Visitantes entre Cubiertos. Campo inactivo que divide el monto correspondiente a Total Cubiertos por Desayunos Incluidos entre Huspedes en Casa. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en el Restaurante. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en el Bar. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en Room Service. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en el Minibar. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en la Piscina. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en Banquetes. Campo inactivo que vincula, del reporte Ventas del Mes, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huspedes y cubiertos visitantes cargados en el Caney. Ingrese el monto por ajustes de alimentos que se encuentra reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Campo inactivo que totaliza los ingresos por alimentos obtenidos en las distintas reas menos Ajustes de Alimentos. Ingrese el monto por ajustes de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance.
Bar
Room Service
Minibar
Piscina
Banquetes
Caney Ajustes de Alimentos TOTAL ALIMENTOS Ajustes de Bebidas
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY) TOTAL BEBIDAS TOTAL CUBIERTOS HUSPEDES TOTAL CUBIERTOS VISITANTES TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS TOTAL CUBIERTOS SEGN MICROS Campo inactivo que totaliza los ingresos por bebidas obtenidos en las distintas reas menos Ajustes de Bebidas. Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas reas Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas reas. Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte Ventas del Mes. Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte Ventas del Mes. Seccin Ventas de llamadas telefnicas/Sistema hotelero Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. C. Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Seccin Distribucin de llamadas telefnicas Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente. D. Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente. Campo inactivo que refleja el costo por cargos de servicio con base en el porcentaje asignado previamente. Seccin Totalizacin de ventas por llamadas Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefnicas segn sistema hotelero. Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefnicas segn su distribucin. Campo inactivo que resta el Total Telfono menos el Total Telfono con %. E.
Telfono - Llamadas Locales y Nacionales Telfono - LD International - Fax
Telfono - Llamadas Locales y Nacionales Telfono - LD International - Fax Telfono - Cargos por Servicios
Total telfono Total telfono con % Diferencia
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE PORCENTAJE DE SERVICIO
Fecha de elaboracin Desde Porcentaje de rotura actual Porcentaje Total 10% de rotura de servicio (rea) (rea) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Hasta
rea / Fecha Restaurante Bar Room Service Banquetes Piscina Caney Desayuno Incluido Ajustes y Descuentos TOTAL DA
Total rea 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Monto por 10% de servicio - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.03 NOTA: Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10
10% de servicio Porcentaje de rotura Total 10% servicio a pagar
0,00 0,00 0,00
FIRMA Supervisor / Jefe de Contabilidad Nombre: Fecha: Fecha:
FIRMA Jefe de A&B Nombre: Nombre: Fecha:
FIRMA Nmina
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: RELACIN DE PORCENTAJE DE SERVICIO I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING06FAUDV00 Relacin de porcentaje de servicios. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para realizar entrega al rea de Nmina para la gestin de pago. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el rea de Nmina. Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por porcentaje de servicios del personal de A&B.
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMFecha de Elaboracin AAAA. Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisin y cuantificacin del Desde porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B. Hasta Porcentaje de rotura actual Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisin y cuantificacin del porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B. Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas. A. Seccin - Porcentaje de Servicio Campo predeterminado e inactivo que indica las reas de A&B donde se genera el porcentaje de servicios. Ingrese el monto recaudado por cada una de ellas. Ingrese en cada campo el da correspondiente al clculo de porcentaje de servicio. Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relacin al porcentaje de servicios. Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por rea, en relacin al porcentaje de servicios. Campo inactivo que totaliza por rea el descuento realizado al porcentaje de servicio, en funcin de provisionar el monto a cubrir por el dao de algn bien activo de operacin en la prestacin del servicio a un cliente. Campo inactivo que totaliza el 10% de servicio a pagar por rea, contemplando el descuento por porcentaje de rotura. Campo inactivo que totaliza el porcentaje de servicio generado en el periodo evaluado. Campo inactivo que totaliza el porcentaje de rotura a descontar con base en el 10% de servicio. Campo inactivo que cuantifica el monto por porcentaje de servicio a pagar, calculando el 10% de servicio menos el porcentaje de rotura.
Concepto Fecha Total da Total rea Porcentaje de rotura (rea) Total 10% de servicio (rea) 10% de servicio Porcentaje de rotura Total 10% de servicio a pagar
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE PROPINA
Fecha de elaboracin Desde Porcentaje de rotura actual Porcentaje de rotura (rea)

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Hasta
rea / Fecha Bar Restaurante Room Service Banquetes Piscina Caney Desayuno incluido Ajustes y descuentos TOTAL DA
Total rea
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Total propina (rea)

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Monto por propina - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.02 NOTA: Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10
Propina Porcentaje de rotura Total propina a pagar
0,00 0,00 0,00
FIRMA Supervisor / Jefe de Contabilidad Nombre: Fecha:
FIRMA Jefe de A&B Nombre: Fecha:
FIRMA Nmina Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: RELACIN DE PROPINA I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING07FAUDV00 Relacin de propinas. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para entregar al rea de Cuentas por Pagar para la gestin de pago. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el rea de Cuentas por Pagar. Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por el personal de A&B en cuanto a propinas.
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de Elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisin y cuantificacin, por Desde concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B. Hasta Porcentaje de rotura actual Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisin y cuantificacin, por concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B. Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario. A. Seccin - Propinas Campo predeterminado e inactivo que indica las reas de A&B donde se generan las propinas. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas. Ingrese en cada campo el da correspondiente al clculo de propinas. Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relacin a las propinas. Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por rea, en relacin a las propinas. Campo inactivo que cuantifica por rea el descuento a realizar a las propinas, en funcin de provisionar el monto a cubrir por el dao de algn bien activo de operacin en la prestacin del servicio a un cliente. Campo inactivo que totaliza la propina a pagar por rea, contemplando el descuento por porcentaje de rotura. Campo inactivo que cuantifica la propina recaudada en el periodo evaluado. Campo inactivo que cuantifica el porcentaje de rotura a descontar con base en las propinas. Campo inactivo que totaliza el monto por propinas devengado, restando el porcentaje de rotura.
rea Fecha Total da Total rea Porcentaje de rotura (rea) Total propina (rea) Propina Porcentaje de rotura Total propina a pagar
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES Lado anverso del formulario

Fecha de elaboracin: Cajero Depsito Mercado Hotelero Comisin I.S.L.R Neto Ret. I.V.A. Ret. I.S.L.R. Devolucin de Efectivo Reintegro Huspedes P/O PREBILLING Husped Ciudad Sobrante / Faltante
Recepcin
SUB- TOTAL A&B
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
SUB- TOTAL Cuentas por Cobrar
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
SUB- TOTAL TOTAL
0,00 0,00 CRDITO TRIAL
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
TOTAL COLUMNA HUSPED PRE BILLINGS PRE BILLINGS APPLIED
0,00
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES Lado reverso del formulario
Cajero
DETALLE DE SOBRANTE Y FALTANTE Sobrante Faltante
Saldo 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
FIRMA Supervisor de Contabilidad Nombre: Fecha:
FIRMA Jefe de Contabilidad Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING08FAUDV00 Relacin de sobrantes y faltantes. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad. Cotejar los movimientos de cajero y determinar si hay sobrantes y faltantes en funcin de ello.
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. A. Seccin - Sobrantes y faltantes Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las rea de Cajero Recepcin, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a la verificacin. Depsito Mercado hotelero Comisin I.S.L.R Neto Ret. I.V.A Ret. I.S.L.R Devoluciones de efectivo Reintegro huspedes P/O (Devoluciones en efectivo) Prebilling Ingrese el monto remitido sin comisiones ni retenciones de I.S.L.R., reflejado en la Relacin de Cajeros. Ingrese el monto correspondiente a comisiones de puntos virtuales de venta, reflejado en la Relacin de Cajeros. Ingrese el monto correspondiente a comisiones debitadas por el banco, el cual viene reflejado en la Relacin de Cajeros. Ingrese el monto correspondiente retenciones de I.S.L.R., el cual viene reflejado en la Relacin de Cajeros. Ingrese el monto remitido con comisiones y retenciones de I.S.L.R., reflejado en la Relacin de Cajeros. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail.
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES Ingrese el monto correspondiente a todas las formas de pago empleadas por el cajero menos los movimientos de cuentas por cobrar, el cual se refleja en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese el monto correspondiente a todos los movimientos de cuentas por cobrar realizados, el cual se refleja en el sistema hotelero a travs del reporte Daily Payment Detail. Ingrese la diferencia entre el monto remitido menos los registrado en el sistema hotelero. Campo inactivo que totaliza los monto por rea con respecto a los conceptos sujetos a revisin. Campo inactivo que totaliza en general los montos reflejados con respecto a los conceptos sujetos a revisin. B. Seccin - Totalizacin Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance e identificado con el cdigo 903. Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el campo Total payments (Trial) a travs del reporte Trial Balance del sistema hotelero. Campo predeterminado e inactivo que refleja la sumatoria del monto correspondiente al campo Trial menos el monto correspondiente al campo Crdito. Ingrese el monto correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. C. Seccin - Detalle de sobrante y faltante Ingrese el nombre del cajero que genera el saldo de sobrante y/o faltante. Ingrese el monto con saldo positivo correspondiente al cajero que genera un sobrante. Ingrese el monto con saldo negativo correspondiente al cajero que genera un faltante. Campo inactivo que cuantifica el saldo acumulado por cajero entre sobrantes y faltantes.
Husped
Ciudad Sobrante / faltante Sub - total Total
Crdito (Trial) Trial Total columna husped Pre Billings Pre Billings applied Cajero Sobrante Faltante Saldo
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES Lado anverso del formulario

Fecha de elaboracin: Saldo Inicial
Cajero Recepcin
10
11
12
13
14
15
16
Sub-Total A&B
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Sub-Total
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Cuentas por Cobrar
Sub-Total TOTAL
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
OBSERVACIONES
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO
RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES Lado reverso del formulario
Cajero Recepcin 0 0 0 0 0 0 Sub-Total Restaurante 0 0 0 0 0 0 Sub-Total Cuentas Por Cobrar 0 0 0 0 0 0 Sub-Total TOTAL
Saldo Inicial
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Total Sobrante y Faltante
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Saldo segn Mayor Analtico Diferencia
0,00
OBSERVACIONES
FIRMA Supervisor /Jefe de Contabilidad Nombre: Fecha:
INGRESOS
CAP.: IV
FORMULARIO: RELACIN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING09FAUDV00 Relacin de sobrantes y faltantes Mes. Completar la informacin directamente desde el computador y posteriormente imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad. Soportar los sobrantes y/o faltantes de cajeros evidenciados en el mes y darle seguimiento a travs de la comparacin de saldos.
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. A. Seccin - Sobrantes y faltantes Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las rea de Cajero Recepcin, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a verificacin. Ingrese el saldo final, registrado en la columna Total sobrante y faltante, del mes Saldo inicial inmediatamente anterior correspondiente a cada cajero. Da Total sobrante y Faltante Sub - Total Total Saldo segn Mayor Analtico Diferencia Observaciones Ingrese el monto correspondiente de sobrantes y/o faltantes de cajero por da, extrado de la Relacin de sobrantes y faltantes. Campo inactivo que totaliza por cajero los montos de sobrantes y faltantes al trmino de cada mes. Campo inactivo que totaliza los monto por rea con respecto a los sobrantes y faltantes diarios. Campo inactivo que totaliza en general los monto con respecto a los sobrantes y faltantes diarios. Ingrese el saldo indicado en el Mayor Analtico de la cuenta Sobrantes y Faltantes. Campo inactivo que sustrae a la columna Total el monto correspondiente a Saldo segn Mayor Analtico. Ingrese cualquier informacin adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relacin a los sobrantes y faltantes registrados en la relacin.
INGRESOS
PG.: 1 de 1 CREACIN: 20/08/2013 REVISIN: 25/11/2013
CAP.: IV
FORMULARIO
CDIGO: FORING10FAUDV1.0
VENTAS DEL MES

Elaborado por: Fecha de elaboracin:
SISTEMA HOTELERO - CONCEPTO TURNO Alimentos Bebidas Salones 10% Propinas Miscelneos Total Sistema Total Micros DIF. ENTRE SISTEMAS OBSERVACIONES
RESTAURANTE Desayuno Almuerzo Cena SUBTOTAL REA Ajustes y Descuentos TOTAL REA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00 BAR
0,00 0,00
NICO Ajustes y Descuentos TOTAL REA
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 ROOM SERVICE
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00 0,00 0,00
Desayuno Almuerzo Cena Madrugada SUBTOTAL REA Ajustes y Descuentos TOTAL REA
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00
0,00 0,00 MINIBAR
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 PISCINA
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 BANQUETES
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 CANEY
0,00 0,00 0,00
0,00
0,00 0,00 0,00
NICO Ajustes y Descuentos TOTAL REA TOTAL CONCEPTOS TOTAL AJUSTES Y DESCUENTOS GRAN TOTAL
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
INGRESOS
PG.: 1 de 2 FECHA: 06/09/2013
CAP.: IV
REVISIN: 25/11/2013 CDIGO: ILLING10FAUDV1.0
FORMULARIO: VENTAS DEL MES I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORING10FAUDV1.0 Ventas del mes. Completar la informacin directamente desde el computador y guardar registro digital. Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Segn requerimientos del rea de Ingresos. Cotejar la informacin de ventas del mes emitida por el sistema hotelero contra el sistema Micros.
II. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Fecha de elaboracin Ingrese la fecha en la que est completando el formulario en formato DD-MMAAAA. Elaborado por Ingrese el primer nombre y apellido de la persona que elabora el formulario. Turno Alimentos Bebidas Salones 10% Propina Miscelneos Total Sistema Total Micros DIF. Entre Sistemas Observaciones Ajustes y descuentos Subtotal rea A. Seccin - Ventas del Mes Campo inactivo que indica los turnos por rea segn correspondan. Ingrese el monto, recaudado por la venta de alimentos, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto, recaudado por la venta de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto, recaudado por la venta de salones, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto, relacionado al 10% de servicio recaudo por el personal de A&B, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto, recaudo por el personal de A&B en propinas, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Ingrese el monto, recaudado por otros ingresos en A&B, reflejado en el sistema hotelero a travs del reporte Trial Balance. Campo inactivo que totaliza los montos por cargos del sistema hotelero, relacionados a las ventas de A&B. Campo inactivo que totaliza el monto por ventas reflejado en el sistema Micros. Campo inactivo que refleja el monto resultante de la comparacin entre la columna Total sistema y la columna Total Micros. Ingrese cualquier informacin adicional que sea o considere de importancia en relacin a la informacin de ventas reflejada. Ingrese los movimientos reflejados en el sistema hotelero y sistema Micros. Campo inactivo que totaliza la sumatoria por rea de todos los cargos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos.
INGRESOS
PG.: 2 de 2 FECHA: 06/09/2013
CAP.: IV
REVISIN: 25/11/2013 CDIGO: ILLING10FAUDV1.0
FORMULARIO: VENTAS DEL MES Total rea Campo inactivo que totaliza el monto del campo Subtotal rea menos el monto del campo Ajustes y Descuentos. B. Seccin - Totalizacin de Ventas Campo inactivo que refleja la totalidad de los cargos por cada uno de los conceptos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos. Campo inactivo que totaliza el monto por ajustes y devoluciones indicados en la relacin Ventas del mes. Campo inactivo que resta Total Conceptos menos el Total Ajustes y Devoluciones.
Total Conceptos Total ajustes y devoluciones Gran total
INGRESOS

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Manual del Proceso

PG.: 1 de 2 FECHA: 01/10/2013 REVISIN:

CONTENIDO DEL MANUAL

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MANUAL DEL PROCESO

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MANUAL DEL PROCESO

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MAPA DEL PROCESO

AUDITORA I. MAPA DEL PROCESO DE AUDITORA

REGISTRO CONTABLE AUDITORA DE INGRESOS

SATISFACCIN DEL CLIENTE

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PG.: 2 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

EARLY CHECK IN FILE FUERA DE ORDEN FUERA DE SERVICIO

HOUSE USE LATE CHECK OUT NO SHOW NORATE PM

RESERVA GARANTIZADA SOPORTES DE PAGO UP GRADE

PG.: 3 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

PG.: 4 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

PG.: 5 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

PG.: 6 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

PG.: 7 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

PG.: 8 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

4.1. 5. AUDITOR NOCTURNO 5.1.

Reporte del sistema hotelero: Pago de contado Impresin fsica

PG.: 9 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

Cierre de punto virtual Impresin fsica

Reporte de tarifas: Bucket check report Impresin fsica

14. 14.1. 15.

PG.: 10 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

Reporte de transacciones por cajero: Journal by cashier Impresin fsica

20. 20.1. 21. 21.1. 22.

Reporte de taxi: Journal by dep. code (cdigo taxi) Impresin fsica

Rate check report: Shares Impresin fsica

PG.: 11 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

23.1. 24. 24.1. 25. 25.1. 26. AUDITOR NOCTURNO 26.1.

Open Balance Impresin fsica

Open balance all Impresin fsica

Journal: Avance de caja y comisin Impresin fsica

28. 28.1. 29.

Journal: City ledger today Impresin fsica

Reportes: Trial balance, manager report, guest in house Impresin fsica

PG.: 12 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

Reporte de auditora nocturna Bandeja de salida de correo

PG.: 13 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

2. Formularios - Recibo avance de caja y devoluciones de efectivo - Impresin y entrega fsica.

PG.: 14 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

AUDITORA NOCTURNA XII. Formularios y reportes 1. Reportes - Bucket check report

2. Formularios - Avance de caja y devolucin de efectivo

PG.: 15 de 15 FECHA: 23/07/2013 REVISIN:

AUDITORA NOCTURNA XIII. ANEXOS - No aplica

PG.: 1 de 2 FECHA: 30/10/20013 REVISIN:

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

Hay diferencias en las tarifas?

Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna

Recibe de Recepcin los soportes fsicos de ingresos

Revisa en el sistema hotelero las llegadas y salidas pendientes

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA NOCTURNA

Hay llegadas y salidas pendientes ?

Realiza la observacin en el Reporte de Auditora Nocturna