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DIAGNSTICO SITUACIN INTERNA PANCALI COMPRAS Y ALMACN MATERIAS PRIMAS Es notoria la ausencia de una metodologa de planeacin, negociacin, presupuesto

y control de inventarios de las compras locales y de importacin. En el almacn de materias primas, empaques y materiales el proceso de recepcin lo realizan varias personas. No se realizan inventarios rutinarios. No se emite un informe de seguimiento de las compras. Se importa Crema Chantilly dos veces al ao desde Italia en un monto anual aproximado de $150.000, inventario que se utiliza a diario en la decoracin de tortas. En las perchas de almacenamiento no existe una codificacin de cmo deben clasificarse los materiales. No es confiable el control de rotacin de inventarios en funcin de su antigedad o aplicacin de primeras entradas primeras salidas (PEPS). Al no disponer de un buen sistema de planeacin de recursos a emplearse en la produccin podran darse inventarios excesivos de materias primas, empaques y otros materiales. No existe por tanto, un sistema de manejo de inventarios "justo a tiempo" para evitar incurrir en gastos financieros innecesarios. Se han dado casos de que la Comisara Municipal ha clausurado el almacn debido a que los proveedores suben a las aceras para descargar las materias primas. Es evidente en algunas secciones del almacenamiento de materias primas el peligro de contaminacin cruzada y tambin la inexistencia de un buen sistema de trazabilidad o rastreabilidad que permita seguir la pista de los ingredientes. Hay ciertos ingredientes que se los mantiene bajo refrigeracin pero sin llevar un registro de control de temperatura que asegure las condiciones ptimas de su conservacin. Otro aspecto importante es que no existe un control interno en produccin que garantice el buen uso de los ingredientes y que en el caso de excedentes no se efecta un reingreso al almacn. No se evidencia la realizacin de acciones intempestivas de verificacin de inventarios por parte de Control Interno. Se ha mejorado la clasificacin, el ordenamiento y la limpieza del rea pero no satisface las expectativas de lograr un estado ptimo. Se observan inconvenientes en la organizacin, direccin, liderazgo y control del personal. Aparentemente, existe inconformidad con la remuneracin percibida y es notoria la desmotivacin, actitud negativa y malestar en algunas personas. Adems es evidente que no se aplica un buen sistema de seleccin, entrenamiento y formacin del personal. La inexistencia de montacargas apropiados retrasa la recepcin y acomodacin de los diversos ingredientes y materiales. De igual forma al no disponer de un andn de recepcin elevado para facilitar la descarga, el esfuerzo fsico es mayor y ms demorado. La ventilacin del rea es adecuada debido a que la puerta de ingreso de materias primas permanece abierta, lo cual se contrapone a normas de seguridad.

PRODUCCIN PANADERA Se evidencia la falta de un sistema adecuado de planeacin, organizacin, direccin y control de la produccin. No existe una coordinacin entre las reas de ventas, almacn de ingredientes/empaques, produccin, almacn de productos terminados y logstica de distribucin. Los turnos de trabajo se organizan por una rutina bsica entre maestros panaderos ms no por una exigencia ordenada de supervisores y de gerencia de planta. No se observa un orden de elaboracin por prioridades de ventas, al igual que las cantidades a producir se establecen por el buen juicio del operador o por lo que se acostumbra a elaborar segn la experiencia. No se controla el tiempo que el personal de planta se toma durante el almuerzo, frecuentemente luego del almuerzo se los observa sentados junto al parqueo interno en vez de dirigirse a sus puestos de trabajo. Existen personas que hacen pasantas en las diferentes lneas de produccin, por lo que se manifiesta desorden, comportamientos inadecuados y abusos como el consumo de productos dentro de la planta. Adems hay un riesgo latente que pudiera originar una demanda si es que algn pasante sufriera un accidente dentro de las instalaciones. Las oficinas de produccin estn en la parte alta lo que naturalmente ocasiona una prdida de contacto con el personal y desgaste fsico innecesario, lo que afecta la funcionalidad en el manejo de las operaciones. El jefe de produccin basa su liderazgo en su antigedad y relaciones personales con los Directores de la empresa. Es poco consistente en aplicar mejores mtodos de produccin y mantenerlos en el tiempo. Se muestra dispuesto a colaborar pero a momentos es evidente un comportamiento errtico y poco confiable en la realizacin de lo pactado. El personal de la lnea de panadera es respetuoso, muestra buena predisposicin para los cambios. En general es colaborador. Otras observaciones que apreciamos en el rea de produccin panadera son: 1. Hay equipos ubicados en el sector de produccin pero sin funcionar. 2. La utilizacin de celulares dentro de la planta expone a la compaa a situaciones indeseables como el espionaje industrial, distraccin, prdidas de tiempo y robos. 3. No se mide la velocidad de produccin en las diferentes lneas y existen varios cuellos de botella. 4. Los empaques utilizados para panadera, en algunos casos no son los ms apropiados para la conservacin y presentacin del producto. 5. Hay excesivo trabajo manual en el rea de empaque.

6. Existe un nmero insuficiente de gavetas, lo que ocasiona que el producto deba colocarse sobre cartones en el piso. 7. El enfriamiento de panadera es inadecuado, se emplean ventiladores de piso que dirigen el flujo de aire directamente sobre una porcin de la percha y es un elemento ms de contaminacin cruzada. 8. Se construy un horno con caractersticas artesanales en un lugar inapropiado de la planta. 9. Es fcil constatar que la codificacin de los productos es irregular y defectuosa. Adems se comprob una prctica indebida de imprimir la hora y la fecha de elaboracin con doce horas de adelanto. 10.Los excesivos formatos de presentacin de Pan de Pascua con mnimas diferencias en su elaboracin, con el afn de ofrecer una amplia variedad de precios ocasiona confusin y complica innecesariamente la gestin de operaciones y ventas. 11.En la elaboracin de la Rosca de Reyes hay que destacar la habilidad manual de las personas que realizan el trenzado y dems procesos artesanales. Sin embargo, se observa una diferencia significativa pues no todas tienen la misma destreza. Falta automatizacin en el proceso de elaboracin de la rosca de reyes. 12.No existen gavetas apropiadas para transportar las Roscas de Reyes. Hay una serie de perchas hechas de hierro negro que no cumplen los requisitos de la Buenas Prcticas de Manufactura (BPM). 13.Es insuficiente el nmero de perchas para transportar los productos en proceso de cmara de fermentacin a los hornos. 14.No se llevan registros de rendimientos de materia prima, tiempo de ciclo de proceso de la lnea de panadera, por tanto no se tiene datos de su productividad y rentabilidad. 15.Falta estandarizacin de equipos y herramientas de trabajo, hay muchas mesas con diferentes estilos. 16.La cmara de fermentacin no tiene un sistema de control de temperatura y humedad. Las puertas, en algunos casos, son defectuosas y no cierran hermticamente. 17.Hay instalaciones elctricas deficientes y cables colgados sobre los equipos. 18.No existe un programa de mantenimiento preventivo de los equipos, instalaciones y limpieza de luminarias, tumbadas y extractores de aire. 19.Se evidencia un conflicto de trfico de materias primas, procesos y producto terminado. 20.No existe un sistema de ventilacin adecuado en las reas de mayor circulacin de calor.

21.El desmoldeo de productos es manual, se emplean perchas para el enfriamiento y los equipos de enfundado operan de manera intermitente y en un ambiente caluroso.

PRODUCCIN PASTELERA La programacin de la produccin de tortas no se basa en los pedidos que se reciben de los locales y clientes institucionales. Tampoco hay un sistema de control de inventarios que garantice una rotacin adecuada de los productos. El jefe de Pastelera tiene un amplio conocimiento y experiencia; sin embargo maneja su propio horario en funcin de sus necesidades personales de dictar cursos en la Escuela de Chefs. En comparacin con el rea de panadera, el personal de pastelera y bocaditos es ms cauteloso al expresarse, sin embargo tambin estn deseosos de mejorar. No se registra la temperatura de almacenamiento de las tortas terminadas, tampoco se lleva control de la temperatura de los productos ni tiempos de permanencia dentro de las cmaras. Control de calidad no realiza un muestreo aleatorio de la temperatura de los productos congelados. En el rea de pastelera se observa una gran habilidad para decorar las tortas. En la elaboracin de tortas y postres no hay procedimientos estndares de operacin (PEO) ni control de calidad de los productos, por tal motivo en ocasiones no hay uniformidad en las tortas y no se despacha de acuerdo a los requerimientos del cliente. El almacenamiento de las tortas es inadecuado. Las tortas semielaboradas y terminadas se las coloca en gavetas inapropiadas que frecuentemente no estn limpias. La disposicin (layout) de mesas y equipos de pastelera no se ajustan a un esquema funcional de produccin secuencial. El rea de decoracin de tortas presenta una temperatura inapropiada para garantizar la conservacin y seguridad alimentaria. Las latas vacas de tortas, despus de su limpieza, se la guarda en fundas negras que son inadecuadas para ese propsito, por lo que fcilmente se contaminan. No se llevan registros de los datos de produccin de la lnea de pastelera. No existe un programa de mantenimiento preventivo de los equipos. Generalmente se mantienen apagadas las luminarias en el rea de decoracin para evitar el calor ambiental. PRODUCCIN BOCADITOS 4

En el rea de preparacin de bocaditos hay que resaltar la gran variedad de bocaditos que se elaboran. El jefe del rea de bocaditos no tiene liderazgo para estar al frente del equipo de trabajo, ms bien se parece ser uno ms en la elaboracin de productos, es poco comunicativo. Los turnos de trabajo no se organizan de acuerdo a una programacin de pedidos. En ocasiones hace falta personal para el rea de empaque de bocaditos. Se desperdicia el recurso humano al fabricar internamente las bases para tortas en material espumaflex y al preparar el manjar de leche en el mismo lugar, se provoca contaminacin cruzada. Se preparan ciertos ingredientes (manjar, chocolate, etc.) sin controlar los atributos de calidad, costos, rendimiento y tiempos de elaboracin. El manejo de los huevos, es inapropiado y estn expuestos a contaminacin ambiental con consecuencias peligrosas y riesgos potenciales de enfermedad. La ubicacin de los hornos es inapropiada, deberan estar ms cerca de la parte exterior de la planta para aminorar la generacin de calor. En esta rea se presenta la mayor deficiencia de ventilacin de toda la zona de produccin. No se registra los datos del proceso de elaboracin de bocaditos. No existe un programa de mantenimiento preventivo de los equipos. LOGSTICA DE DISTRIBUCIN En el rea de Logstica de Distribucin no hay un lder que programe, ejecute y controle el desempeo del equipo de trabajo. Se observa desorganizacin en la ejecucin de las labores operativas. Existen personas que abusan de su relacin con el propietario de la empresa para indisponerlo ante otras personas. Hay personas que son propietarios de negocios o vehculos que estn relacionados con las actividades habituales de la empresa. Por tanto, existe un conflicto de intereses. No hay un sistema integrado de entrega recepcin de productos terminados entre al almacn de producto terminado y el rea de logstica de distribucin. Falta comunicacin y seguimiento en la entrega de productos. Existe irregularidad en la verificacin de la cantidad de producto ingresado desde el almacn de producto terminado al rea de logstica.

Se nota un desorden en la utilizacin de los espacios de almacenamiento del producto terminado panadera. Adems hay una deficiente iluminacin y ventilacin. En el mismo lugar se almacenan latas de produccin y embalajes. El tamao de la hoja que se emplea en la facturacin de productos es muy grande. Hay caos en la logstica de despacho por conflictos de diferentes productos empacados y sin empaques sujetos a contaminacin cruzada, polvo e insectos. No se organizan las entregas para rutas y locales con antelacin. Las entregas de panadera se preparan en el rea de logstica de distribucin desaprovechando el espacio existente en el almacn de producto terminado. Existe demora al momento de despachar las entregas, debido a que en el rea de logstica de distribucin no existe una sealizacin efectiva que permita encontrar rpidamente los productos a despacharse a un local o ruta de venta. No se ha definido un procedimiento para gestionar la devolucin de productos. Tampoco se realiza un control diario riguroso de la entrega recepcin de gavetas. Se despachan de manera inapropiada e irregular los pedidos de suministros y materias primas hacia locales. Los bultos quedan en el andn sin que exista un responsable que se haga cargo de ellos. En el rea de logstica de distribucin hay cinco puertas de acceso lo que genera un descontrol sobre los productos terminados que se encuentran en el sitio. Las tortas y otros productos de pastelera se transportan en forma inestable, insegura y no cumplen normas sanitarias universales. Se invierten las perchas donde se colocan los productos para evitar su deslizamiento. Esta prctica adems de inconveniente as como contaminante complica la descarga de los productos en los locales comerciales y ocasiona demoras importantes. Al momento de retirar el producto congelado queda expuesto en un ambiente caliente para luego ser transportado en vehculos que no tienen el sistema de refrigeracin apropiado. En conclusin no existe un sistema adecuado de control de la cadena de fro. COMERCIALIZACIN Se observa la ausencia de un sistema de fijacin de metas de ventas para los productos a entregar en las rutas y negocios California. No se manejan cifras estadsticas con disciplina, rigor y consistencia. El esquema de compensacin por resultados que se aplica en vendedores y personal de locales comerciales no es desafiante ni est relacionado con una meta de ventas fijada en coordinacin con todos los involucrados y considerando informacin histrica. De los 15 vehculos propios que se utilizan para la distribucin en rutas, once son camiones Chevrolet modelo NHR, tres camionetas furgones y un camin Mitsubishi Canter. Siete de los 6

quince vehculos no disponen de llantas de emergencia ni herramientas. Diez de los quince vehculos tienen daado el tapizado. Se utilizan diez vehculos propios para la distribucin de productos a locales. Dos son camionetas, el resto son camiones furgones. Hay vehculos desde el ao 1992 hasta el 2011. Cuando existe la necesidad de alquilar vehculos se dispone de algunos choferes eventuales. Hay una furgoneta ploma obsoleta marca Chevrolet que se utiliza recurrentemente para la distribucin de productos a locales comerciales. Los vehculos utilizados para la transportacin de productos congelados no disponen de un sistema apropiado de refrigeracin. El rea dnde se realiza el mantenimiento automotriz no cuenta con techo y elementos apropiados para la revisin y reparacin de los vehculos. Adems, no existe un programa de mantenimiento preventivo de la flota de distribucin. No hay estrategia de mercadeo para los productos. Se ha descuidado el manejo de la imagen corporativa, existen diferentes logos en los productos que se empacan y en los carteles que se utilizan en locales comerciales. Se decide el arriendo de locales, su diseo operativo y comercializacin sin haber realizado una investigacin de mercado y anlisis de rentabilidad que permitan evaluar la efectividad del lugar elegido. La disposicin del mobiliario y equipos en los locales no est estandarizada. Se evidencia un descuido en la gestin comercial de los locales comerciales, la jefatura a su cargo frecuentemente se concentra en los problemas que ocurren a diario y no realiza una planificacin de mejora con los supervisores de locales; debido a la gran cantidad de locales bajo su responsabilidad. Dos de los cinco supervisores tienen vehculos propios, el resto debe utilizar transporte pblico lo que complica la supervisin diaria de los locales comerciales. No se realizan evaluaciones peridicas para determinar la rentabilidad y la gestin operativa de los negocios California, en consecuencia existen negocios California que operan con margen de ganancia insignificante. Se han dado casos de tortas que llegan en mal estado a los locales, las tortas llegan agrias y chorreadas. Esto evidencia la rotura de la cadena de fro durante la logstica de distribucin. Adems las tortas son transportadas en gavetas sucias que pueden alterar su presentacin y generar riesgos para la salud de los clientes. Han existido varios casos de contaminacin del producto que se traslada a los locales. Se han encontrado vidrio, pedazos de soga y pernos en los panes. Por tanto, existen fallas en el control de calidad de los productos. Los pedidos especiales de pastelera no llegan a tiempo, van al local equivocado o tiene mal hecho el diseo solicitado por el cliente. En varias ocasiones, debido a los inconvenientes antes mencionados, el supervisor del local ha tenido que entregar las tortas en el domicilio del cliente. 7

La mayora de los pedidos especiales se hacen los sbados cuando slo hay una persona que los atiende en el rea de pastelera, normalmente trabajan dos personas pero una de ellas ha negociado por contrato que los das sbados son libres. Los supervisores no disponen de una oficina con las herramientas apropiadas para realizar labores como informes de ventas, envo de correos electrnicos, consolidacin de pedidos de productos y suministros, entre otras actividades. No existe un programa de mantenimiento de equipos en los negocios California. Cuando se daa un equipo, el negocio comunica por correo al rea de mantenimiento. En ese momento, mantenimiento establece el cronograma de trabajo. Se observa una falta de coordinacin permanente entre el rea de Tesorera y Comercial para efectuar un control diario de la cartera de los vendedores y as evitar que se eleve a niveles riesgosos para su recuperacin. No se ha efectuado un anlisis de portafolio de productos que permita enfocar los esfuerzos de comercializacin hacia productos que generen rentabilidad para la compaa. Es notoria la distraccin de recursos de la compaa al continuar la elaboracin de productos no rentables, se toman decisiones de elaboracin de productos por experiencia e intuicin. Las quejas de clientes se receptan en diferentes reas, por tanto se dificulta hacer el seguimiento respectivo para verificar si se solucion el inconveniente y si el cliente qued satisfecho con la respuesta. Los locales comerciales presentan una infraestructura que necesita mejorarse, la imagen que muestran no es uniforme. En algunos de ellos la iluminacin no es la apropiada, las vitrinas estn en mal estado y tienen problemas con el mobiliario y equipos. Las vitrinas fras de los locales Parque California, Alborada, Sauces y Terminal se daan continuamente. Se evidenci la inasistencia del personal de venta el dos de enero, alegando que en aos pasados ha habido problemas de produccin y por lo tanto no hay productos para despachar al mercado durante ese da. FINANZAS El puesto de Gerencia Financiera Contable ha estado vacante hace seis meses por lo que no hay una planeacin, direccin y control de la operacin. No se aplican procedimientos intempestivos de arqueo de caja a los custodios de dinero. El rea de control interno no verifica los ajustes o bajas de productos. Se observa una falta de metodologa para evaluar los resultados financieros de la compaa, no se utilizan ratios financieros.

Hay retraso en la presentacin de los estados financieros debido a una exagerada revisin fsica de documentacin de ventas tales como depsitos, facturas anuladas, secuencia de factura de venta, anticipo y abonos realizados, retenciones y reposiciones de caja. El sistema remoto que se utiliza para verificar cierta documentacin de los locales comerciales es excesivamente lento, por tanto ocasiona retraso en la contabilizacin. No se maneja presupuesto financiero en la compaa. El nivel de endeudamiento a largo plazo es bajo, aproximadamente $500.000, en cambio el nivel de endeudamiento a corto plazo con proveedores (30 das) supera el milln de dlares. El capital de trabajo de la compaa es negativo debido al alto nivel de endeudamiento a corto plazo con los proveedores. Se extienden en demasa las cuentas por pagar con los proveedores, por tanto no se respetan los plazos pactados para el pago. La empresa no se encuentra preparada para presentar sus estados financieros bajo normas NIIF a partir del 2012. El nivel de cartera vencida por pagar al 7 de enero es de $ 485.181, el nivel de cartera vencida por cobrar al 7 de enero es de $91.556. Por tanto es notorio el desbalance operacional. La elaboracin de los flujos de caja se realiza manualmente, es una actividad que toma de 3 a 4 das. La fecha de entrega de los estados econmicos financieros es incierta y no son confiables. En el manejo de los inventarios de activos fijos se considera el saldo que aparece en el sistema como real, sin efectuar la verificacin fsica de los activos fijos. Tampoco existe un proceso formal de autorizacin de traslado de activos fijos. Al momento se cubren las obligaciones del rol de pagos con lneas de crdito lo que refleja una falta de planificacin estratgica y financiera en la empresa. DESARROLLO HUMANO La estructura del departamento de Desarrollo Humano no est completa, no hay trabajadora social. Tampoco existe un dispensario mdico dentro de la compaa. En el rea de seleccin, se hacen contrataciones al apuro debido a que los requerimientos de personal no son enviados con la debida anticipacin. Adems no se investigan las referencias a profundidad. El proceso de solicitud de personal no se ejecuta formalmente, en ocasiones no se llena la solicitud de personal y cuando se lo hace no contiene las firmas de responsabilidad.

Los cajeros y obreros no son sometidos a pruebas de ingreso que verifiquen su idoneidad para el puesto que se los contrata. No se comprueban los antecedentes con la Polica Judicial Nacional en Quito. No se realizan informes posteriores a las entrevistas del personal, simplemente se apuntan algunos datos en las hojas de vida. La induccin que se hace al personal es muy superficial por lo que no est debidamente basada en una programacin y coordinacin con las personas involucradas. No se hacen mediciones del ambiente laboral de la compaa. En ciertos locales comerciales, los colaboradores antiguos indisponen a los nuevos colaboradores. Se evidencia la falta de un plan de capacitacin basado en las necesidades de la compaa. En general se dictan charlas o seminarios a travs del CETEC a fin de ahorrar recursos. Sin embargo, no se verifica la calidad de la capacitacin impartida y el nivel de aprendizaje obtenido por los participantes. Se premia el esfuerzo sin disponer de elementos de medicin del desempeo individual y grupal. Hay desunin en el equipo de Desarrollo Humano, existen conflictos entre las personas nuevas y las de mayor antigedad. Se efecta el pago de una bonificacin a fin de ao pero no en funcin de resultados o el desempeo de los empleados sino basada en el cumplimiento de horarios extendidos en ciertos periodos del ao. Se paga por concepto de horas extras de trabajo un monto fijo. Se observa una falta de estandarizacin de los uniformes en el rea de produccin y negocios California. No hay una poltica de utilizacin de uniformes que contemple las caractersticas ni la frecuencia de entrega a los empleados. INFORMTICA El rea de informtica est conformada por tres personas, el Gerente de Informtica y dos analistas de sistemas que bsicamente realizan soporte de usuario. La Gerencia de Informtica se encarga de la programacin en el sistema Liderar y el manejo de base de datos. El buen funcionamiento del rea de informtica se ve afectado por la falta de compromiso del Gerente de Informtica en el desarrollo de soluciones informticas adquiridos a terceros y su ausencia frecuente en el manejo de su equipo de trabajo. Hay riesgo de dao de los equipos de computacin al no estar protegidos por UPS. Cada tres meses se realiza un mantenimiento de los equipos en locales, planta y oficinas. El cableado estructurado actual no transmite los datos a la velocidad requerida.

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El sistema informtico que se utiliza es poco amigable. Cada usuario tiene un perfil que le otorga diferentes accesos y la posibilidad de consultar datos. El equipo servidor se encuentra en una sala aislada, debidamente protegido por Linux y cortafuegos. Todos los usuarios tienen instalado antivirus. Hay dificultades para consolidar la informacin de ventas de los locales, debido a problemas de cdigos de productos y a que los locales no transmiten la informacin en el tiempo establecido. En el 60% de los locales comerciales hay equipos de computacin obsoletos, la mayora de ellos tienen un procesador Pentium IV que es muy lento y genera retrasos al registrar las ventas en el sistema. Adems las impresoras, cajas monederas presentan fallas en su operacin. DIRECCIN No existe una clara direccin de hacia dnde se dirige la empresa. Falta una metodologa de planeacin estratgica que ayude a determinar la visin del negocio y por consiguiente la forma de hacerla realidad a travs de la ejecucin de la estrategia corporativa, de negocios y funcional. Es notoria la ausencia de liderazgo en varias reas de la empresa, en consecuencia los equipos de trabajo no estn orientados correctamente en su rutina diaria de trabajo. Pocas o un nmero reducido de personas asumen compromisos y responsabilidades con autntica entrega. Muchas personas prefieren cumplir con su rutina evadiendo nuevas responsabilidades. Es notoria la zona de confort en la que se mueven o actan algunas personas. No se observa mayor motivacin para trabajar en equipo. Hay una necesidad de tender puentes entre produccin y ventas; entre ventas y finanzas, etc. Se evidencia una desconexin en el da a da entre los lderes y subordinados, situacin ms notoria en el rea de comercializacin en dnde existe un escaso trabajo de campo de los lderes. Es notorio observar que algunos jefes y gerentes evaden la responsabilidad de tomar decisiones oportunas por temor a ser reprendidos si el resultado no satisface a la direccin. Existen grupo informales de personas que abusan de su poder por la confianza depositada en ellos por el propietario de la empresa. Hay ciertas personas o pequeos grupos con antigedad que son considerados personas de confianza del propietario de la empresa que no reconocen las directrices de jefes o gerentes en las reas administrativas y de ventas (supervisores). Son personas que en cuanto observan ciertos problemas en las actividades diarias prefieren transmitirlos directamente al dueo de la compaa sin respetar el orden jerrquico. Hay ciertos grupos de poder que no reconocen o aceptan nuevas polticas, procedimientos y normas de trabajo.

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Varios jefes actan basados en su experiencia y no se los ha formado para dirigir, liderar y rendir cuentas. En ocasiones se toman decisiones intempestivas de manera unilateral sin consultar al jefe inmediato y se reubica personal a discrecin. En diversas actividades de la rutina diaria se puede constatar la aplicacin de un sistema de carcter paternalista lo cual afecta al normal desenvolvimiento de la empresa. ADMINISTRACIN Hay un desperdicio de espacio en el rea administrativa, las oficinas no estn distribuidas en un orden lgico funcional. Las instalaciones no tienen las seguridades respectivas, las puertas de ingreso permanecen abiertas durante todo el da.

REAS DE OPORTUNIDAD, FACTORES CRTICOS DE XITO Y PLANES DE ACCIN ADQUISICIONES rea de Oportunidad: Desarrollar una gestin integral de materiales Factores Crticos de xito: Optimizar proceso de negociacin con proveedores. Mejorar las relaciones con los proveedores. Asegurar la calidad de las materias primas que se reciben. Realizar bsqueda continua de proveedores potenciales.

Planes de Accin: Consolidar los pedidos de materias primas para obtener descuentos por volumen. Planificar las compras de acuerdo a formatos predefinidos en el manual de compras. Realizar un anlisis econmico financiero para sustituir importaciones por compras locales. Mejorar el cumplimiento de los pagos a proveedores. Armar base de datos de proveedores potenciales para los principales macro y micro ingredientes. Implementar intercambio electrnico de datos con proveedores. Efectuar auditorias peridicas a los proveedores de las principales materias primas. ALMACN DE MATERIAS PRIMAS rea de Oportunidad: Mejorar la organizacin de las materias primas. Factores Crticos de xito: 12

Disponer de personal con conocimientos tcnicos en manejo de materiales. Disminuir el inventario ocioso. Asegurar la efectividad del almacenaje de materias primas y suministros. Planes de Accin: Capacitar al personal de almacn de materias primas en manejo de materiales, suministros, etc. Aplicar un sistema de clasificacin en percha de materias primas y materiales. Utilizar el sistema de inventarios justo a tiempo. Dotar de montacargas y perchas adecuadas al almacn de materias primas. MANUFACTURA rea de Oportunidad: Lograr una produccin eficiente. Factores Crticos de xito: Enlazar el programa de produccin a los pedidos de ventas. Mejorar el proceso de elaboracin de productos. Optimizar la utilizacin de equipos y maquinarias Contar con herramientas apropiadas para elaboracin y transporte de productos

Planes de Accin: Aplicar sistema de rdenes de produccin basadas en pedidos de ventas. Instalar estaciones de control para registrar datos del proceso de produccin y tener informacin de estndares de calidad de cada uno de los productos. Automatizar el empaque de productos. Determinar las necesidades reales de personal en la planta. Redistribuir la planta para optimizar los procesos de produccin y logstica de distribucin. Ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de equipos de produccin. Mejorar el sistema de ventilacin de todos los ambientes de produccin. Identificar y adquirir gavetas apropiadas para el transporte de productos. LOGSTICA DE DISTRIBUCIN rea de Oportunidad: Asegurar el despacho oportuno en cantidad y calidad de los productos hacia las rutas de ventas y negocios California. Factores Crticos de xito: Reducir los errores en las entregas. Automatizar controles durante el proceso de despacho Disponer de vehculos apropiados para la distribucin de productos secos y congelados. Tener la cantidad apropiada de embalaje para transportar el producto. 13

Planes de Accin Instalar un sistema de perchas en los vehculos. Adquirir vehculos con sistemas de refrigeracin. Implementar el uso de PDAS para agilizar el proceso de despacho. Facturar a los vendedores el valor de los embalajes que no retornen a la compaa en el plazo estipulado.

COMERCIALIZACIN rea de Oportunidad: Fortalecer la gestin comercial del equipo de ventas. Factores Crticos de xito: Disponer de metas mensuales para cada producto en ruta de ventas y locales. Tener informacin estadstica para el anlisis de ventas. Motivar al equipo de ventas al logro de resultados. Enfocar los esfuerzos del rea comercial en productos rentables con potencial de crecimiento.

Planes de Accin: Implementar sistema de fijacin de metas de ventas. Aplicar un programa de compensacin por resultados. Crear una tabla de clasificacin de los productos de la compaa. Estandarizar reportes de ventas. Simplificar el portafolio de productos. Convertir a los vendedores de nmina en distribuidores. Realizar un cambio de imagen en todos los negocios California. Crear el departamento de mercadeo para obtener informacin del mercado y apoyar la gestin comercial.

FINANZAS rea de Oportunidad: Simplificar el proceso de obtencin de la informacin financiera de la compaa. Factores Crticos de xito: Entregar oportunamente los reportes financieros solicitados. Controlar peridicamente el inventario de activos fijos.

Planes de Accin: Implementar la utilizacin de documentos electrnicos. Establecer cronograma de ejecucin de inventario de activos fijos. 14

Contratacin de una auditoria externa. Sincerar los medios utilizados en los sistemas de informacin. Aplicacin de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF). DESARROLLO HUMANO rea de Oportunidad: Mejorar la calidad del recurso humano de la organizacin. Factores Crticos de xito: Asegurar el ingreso del personal con las competencias requeridas. Asegurar un proceso objetivo de evaluacin de desempeo. Capacitar continuamente al personal de negocios California. Planes de Accin: Elaborar los descriptivos de todos los puestos de trabajo de la compaa. Implementar un sistema de compensacin variable en los puestos clave de la compaa. Disear el sistema de evaluacin de desempeo a aplicarse en California. Mejorar la calidad de la induccin de las personas que laborarn en los negocios California. Crear un plan de capacitacin para supervisores y colaboradores de los negocios California. Construir una base de datos de candidatos a vendedores de rutas. Disear la estructura bsica que necesita la empresa para funcionar mejor. Implementar un sistema de control de ingreso de personal a la planta.

INFORMTICA rea de Oportunidad: Disponer de informacin oportuna y confiable. Factores Crticos de xito: Garantizar la confiabilidad de la informacin ingresada en el sistema Liderar. Cumplir a tiempo los requerimientos de los usuarios. Asegurar el funcionamiento ptimo de los equipos de computacin y comunicaciones. Planes de Accin: Unificar los cdigos de los productos para facilitar el anlisis de ventas. Ingresar al sistema Liderar la nueva tabla de clasificacin de productos. Iniciar una auditora de equipos informticos en los locales e identificar necesidades de equipos en cada negocio California. Instalar UPS en los equipos. DIRECCIN

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rea de Oportunidad: Definir la estrategia corporativa, de negocios y funcional para la compaa California. Factores Crticos de xito: Comprometer a los colaboradores con la ejecucin de la estrategia. Planes de Accin: Asignar factores crticos de xito, indicadores y responsables por rea. ADMINISTRACIN rea de Oportunidad: Mejorar la utilizacin de espacios en el edificio administrativo. Factores Crticos de xito: Incrementar la efectividad de los colaboradores en su rutina diaria de trabajo. Planes de Accin: Rediseo secuencial lgico de las oficinas de la empresa.

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