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Universidad Autnoma Metropolitana Proyecto de investigacin

Tema: El proceso de seleccin de alumnos durante el proceso de inscripcin

Miguel Angel Roldn Cervantes Efren Ignacio Victoria Castro Stephanie Itzamara Martnez Gonzlez Ismael edesma !pez

Abstract

"odas las organizaciones re#uieren procesos administrativos para su funcionamiento$ as organizaciones educativas como la %niversidad Aut!noma Metropolitana gestionan la ma&ora de sus de'eres administrativos mediante sistemas multiusuario creados para atender a sus necesidades especficas$ Estos sistemas re#uieren de constante monitoreo & diagn!stico #ue a&udar en su constante evoluci!n & mantenimiento$ Este pro&ecto es un diagn!stico realizado al sistema de inscripci!n(reinscripci!n de alumnos & su relaci!n con los usuarios directos e indirectos$

Introduccin

"odas las organizaciones re#uieren procesos administrativos #ue regulen su funcionamiento$ A pesar de ser un proceso estandarizado) cada organizaci!n tiene un proceso distinto) especializado & adaptado a sus necesidades particulares$

a %AM Azcapotzalco al ser una instituci!n dividida en departamentos

autosuficientes #ue se encargan de fomentar el crecimiento de la misma mediante mecanismos de competencias & estmulos* re#uiere de estos procesos administrativos para su correcto funcionamiento$

El proceso de inscripci!n de alumnos de la %niversidad Aut!noma Metropolitana unidad Azcapotzalco ha comenzado un intenso periodo de modernizaci!n en el cual se han implementado sistemas administrativos #ue a largo plazo lo optimizarn$ Es de gran importancia #ue durante este proceso de actualizaci!n se realicen prue'as de funcionamiento #ue permitan medir la tan deseada eficiencia$

+or lo anterior este pro&ecto es una medici!n de los mecanismos administrativos #ue se encargan de hacer funcionar al sistema de inscripci!n) otorgando una poderosa herramienta de diagn!stico de este sistema$

Problema: ,esinformaci!n alrededor del proceso de inscripci!n por parte de los alumnos$

Objetivo general: Conocer los mecanismos & procedimientos administrativos #ue influ&en en el proceso de inscripci!n$

Objetivo particular: ,eterminar los re#uisitos para #ue un alumno sea seleccionado en el

proceso de inscripci!n

Pregunta de investigacin Cules son los requisitos para que un alumno sea seleccionado en el proceso de inscripcin?

Hiptesis: El desempe-o escolar influ&e en el proceso administrativo necesario para la inscripci!n de alumnos & su prioridad en los grupos$

usti!icacin

Como alumnos de la %niversidad Aut!noma Metropolitana) unidad Azcapotzalco) hemos notado #ue el sistema de inscripci!n de alumnos se ha visto sumergido en un intenso proceso de actualizaci!n a lo largo de los .ltimos a-os) por lo #ue decidimos 'rindar una herramienta .til para el diagn!stico & conocimiento del mismo$ /erramienta #ue permitir #ue tanto los alumnos como el personal administrativo & docente est0n al tanto del progreso logrado hasta el momento & puedan mediante la participaci!n colectiva & unificada) me1orarlo & perfeccionarlo conforme e2ista este proceso de actualizaci!n$

Estado de Arte

"a administracin

"oda asociaci!n de individuos re#uiere de organizaci!n & continuidad* generando una creciente sensaci!n de esta'ilidad #ue permite #ue los individuos dentro de la misma

evolucionen) e2perimenten & se aventuren a la e2ploraci!n de nuevos conocimientos$ Es precisamente de'ido a esta esta'ilidad #ue las empresas) instituciones & sociedades pueden alcanzar puntos evolutivos$

+or el contrario si esta organizaci!n se muestra inesta'le) discontinua & mal organizada) los individuos cu&as actividades se encuentre estrechamente ligadas con el funcionamiento de la misma se mostrarn desconfiados & renuentes al cam'io lo #ue seguramente generar una atm!sfera de tra'a1o no favora'le para el desempe-o de las actividades de la misma$

a administraci!n es la rama #ue se encarga de 3la conducci!n racional de las actividades de una organizaci!n con o sin nimo de lucro4 5Chiavenato 67778$ +or lo tanto la administraci!n 1unto con otros factores se encargan de proveer esta sensaci!n de esta'ilidad hacia dentro & fuera de la empresa$

Proceso de inscripcin de la UAM y otras

Actualmente el proceso de inscripci!n9reinscripci!n de la %niversidad Aut!noma Metropolitana es responsa'ilidad de la coordinaci!n de sistemas escolares mediante el su'sistema de Administraci!n escolar) proceso #ue es llevado a aca'o con una cantidad limitada de recursos) & como ellos mismos en su manual de procedimientos para la inscripci!n(reinscripci!n de alumnos 5 ,esconocido :;6:8 lo indican se de'e e1ecutar con la ma&or seriedad & eficiencia posi'le$

Recordemos #ue todo proceso administrativo tiene como finalidad la optimizaci!n de los sistemas recolecci!n) lectura & relaci!n de datos de una organizaci!n 5 $ <hitten) ,$ =entle& > M$ =arlo?) :;;@8$) entre todos los factores #ue intervienen para su funcionamiento) podemos encontrar factores humanos) 1err#uicos) de imagen) etc$ 5Chiavenato 67778

Seg.n Arthur Sharplin en su li'ro Strategic Managment 567AB8 los procesos

administrativos estn dise-ados para estandarizar & dar e#uidad a todos los miem'ros de una organizaci!n #ue dependan de los mismos) dando una medida de tiempo) atenci!n & dedicaci!n para cada uno de los usuarios$ +ara poder acceder a estos procesos administrativos cumpliendo con los estndares & o'1etivos esta'lecidos por la empresa) es necesaria la construcci!n de un 3sistema de informaci!n multiusuario) dise-ado para satisfacer las necesidades de informaci!n de grupos de tra'a1o 5por e1emplo) departamentos) oficinas) secciones & divisiones8 u organizaciones completasC la funci!n principal de los sistemas multiusuario reside en #ue se de'er facilitar la introducci!n de los datos) su procesamiento & compartici!n para con los miem'ros de un e#uipo de tra'a1oC4 5 $ <hitten el al$ ) :;;@8

El proceso de Inscripci!n(Reinscripci!n de la %AM9A depende de varios factores) como el humano) el tecnol!gico) logstico & tiempo de espera los cuales sern analizados a lo largo de este pro&ecto de investigaci!n lo #ue esperamos de como resultado un diagn!stico completo del sistema de inspcripci!n(reinscripci!n de alumnos de la %AM9A divisi!n C&A, en la carrera de dise-o grfico$

#actores $umanos %ue intervienen en el proceso de administracin

Actitudes como la puntualidad) la ama'ilidad) la atenci!n son motivos por los cuales los alumnos pueden o no apo&ar el proceso de inscripci!n) en estos se les pide a los miem'ros de la plantilla #ue se encuentren directamente relacionados con el trato a persona #ue tengan paciencia y comprensin para atender a los alumnos durante el proceso ya que se consideran los ms indicados para poder orientar y apoyar a los usuarios durante su proceso de inscripcin o reinscripcin$ 5An!nimo) :;6:8

Es precisamente dentro de estos factores humanos #ue encontramos a los administradores de sistemas) 3los cuales inician o mane1an el grueso de los datos de una organizaci!n$ A menudo toman decisiones rutinarias 'asadas en los datos & generan informaci!n para los directivosC os administrativos tienen constantemente necesidad de sistemas #ue les a&uden a procesar ms datos a ma&or velocidad & con menos errores$4 5 $ <hitten) et al$ :;;@8

En el documento 3Manual para el proceso de inscripci!n(reinscripci!n 5funciones & responsa'ilidades8 se descri'e detalladamente el procedimiento paso por paso) para leer el documento se recomienda ver el ADEEF 6$

Ftro factor humano & tal ves uno de los ms importantes es el de los alumnos) #uienes dentro del ciclo de funcionamiento del sistema se encuentran en primer lugar) para efectos de este estudio hemos decidido evaluar directamente su opini!n mediante encuestas & entrevistas por lo #ue esta informaci!n ser o'tenida durante la etapa deinvestigaci!n$

En 1ulio de :;;7) GAA+ 5Grupo de Asesores en Alta +edagoga8 realizo un estudio titulado La Insercin Laboral de los Egresados de la Universidad utnoma !etropolitana" con el fin de conocer el proceso seguido por los egresados en Ar#uitectura) ,ise-o Industrial & ,ise-o Grfico para su inserci!n la'oral as como su percepci!n respecto a la formaci!n reci'ida en la %AM9Azcapotzalco$

En esta investigaci!n se e2ponen & contrastan dos encuestas realizadas a Egresados & Empleadores) para efectos de este pro&ecto de investigaci!n solo se han tomado en consideraci!n los datos #ue eval.an el desempe-o del funcionamiento de los sistemas administrativos$

Seg.n la empresa consultora) la metodologa utilizada en este pro&ecto fue la entrevista telef!nica) a partir de la 'ase de datos de egresados proporcionada por la misma %niversidad$ El %niverso del cual se o'tuvo la informaci!n completa fue de @:A entrevistas* 66G de la licenciatura en Ar#uitectura) 7A de ,ise-o Industrial & 66H de ,ise-o Grfico$ A continuacin se muestran los resultados obtenidos del estudio& ) datos #ue tiene relaci!n directa con los procesos de selecci!n de materias$

En la encuesta el :;I del total de alumnos llegaron a la conclusi!n de #ue el sistema administrativo de la universidad re#uiere una actualizaci!n &a #ue de'ido a su fle2i'ilidad promueve retrasos en el plan de estudios de cada alumno) contra el 6JI #ue piensan #ue es esa fle2i'ilidad la #ue permite #ue los alumnos puedan desarrollar ha'ilidades prctico9te!ricas #ue fomentan la competitividad$ Igualmente los alumnos coinciden en un 6:I #ue otro de los factores #ue genera retraso acad0mico es el departamento de idiomas de'ido a la falta de horarios$

%na parte significativa de la po'laci!n so're todo en dise-o industrial 566I del total de los encuestados8 opinan #ue el plan de estudios re#uiere ma&ores conocimientos t0cnicos especficos tales como Kava) DLSM entre otros$

a misma investigaci!n tam'i0n arro1a resultados positivos &a #ue el :@I de los alumnos encuestados piensan #ue a pesar de la comple1idad del plan de estudios) presenta una amplia gama de opciones para la inscripci!n de materias lo #ue genera un am'iente de competitividad & practicidad$

#actores tecnolgicos relacionados con el proceso de inscripcin

El proceso de inscripci!n(reinscripci!n de los alumnos de la %AM9A de la divisi!n C&A, comienza cuando se imprime la lnea de captura a trav0s de internet$ Es precisamente en este nivel #ue podemos encontrar el primer 'lo#ue elemental de los sistemas de informaci!n) es decir a los usuarios$ Aun#ue seg.n muchos autores la 'ase de la pirmide de los sistemas de informaci!n es la plataforma tecnol!gica) los sistemas administrativos actuales re#uieren colocar en esta 'ase a los usuarios) &a #ue ser mediante sus necesidades) re#uerimientos & sugerencias #ue el sistema podr evolucionar correctamente$

,entro del caso especfico del proceso de inscripci!n(reinscripci!n de la %AM9A los usuarios se enfrentan con un proceso se inscripci!n va ?e') por lo #ue es importante un anlisis de la plataforma re#uerida por el sistema$ El sistema e2ige solamente un e2plorador ?e') con ciertas condiciones #ue pueden ser consultadas en el ADEEF III 5preguntas frecuentes8 las cuales permiten #ue casi cual#uier persona con acceso a una computadora pueda realizar su proceso de inscripci!n$

a segunda plataforma tecnol!gica con la #ue se encuentra el usuario final es la de los servidores de la universidad$ ,esgraciadamente hasta el momento no hemos podido recaudar informaci!n t0cnica especfica delos componentes del servidor para hacer un diagn!stico de su capacidad & tiempo de respuesta$

a siguiente plataforma tecnol!gica encontrada es la de los servicios administrativos) la cual se encuentra nuevamente en actualizaci!n & la .ltima informaci!n con la #ue contamos es del a-o :;6: considera todava la inscripci!n presencial por lo #ue de1aremos esta parte de la plataforma tecnol!gica hasta o'tener informaci!n actualizada$

#actores in!ormativos del proceso de inscripcin'reinscripcin

os mecanismos informativos relacionados con el proceso de inscripci!n estn estrechamente relacionados con las estrategias pu'licitarias del mismo dentro de la unidad Azcapotzalco especficamente dentro del edificio de dise-o) en el cual son colocados pe#ue-os carteles en formato media carta$ +or otra parte son distri'uidos volantes en las puertas de acceso a la universidad & se pu'lica informaci!n mediante la cuenta de Nace'ooO del CSE de la unidad$

a universidad 'rinda informaci!n a cual#uier alumno de forma li're & general a trav0s de B principales fuentes o formatos$ 9 Avisos 5durante el periodo de reinscripciones dentro del modulo escolar8 9 Guas de reinscripci!n proporcionadas por la universidad a trav0s de su pgina ?e'$ 9 Manuales donde se detalla paso por paso el proceso #ue sigue el alumno as como e2cepciones #ue se pueden generar durante su proceso$

9 Manuales del personal administrativo encargado de realizar las reinscripciones presenciales en las instalaciones de la universidad$

(apitulado probable

) *esempe+o escolar P Mu0 es & como se mide

) Proceso de inscripcin P +roceso administrativo %AM & otras P Nuncionamiento & re#uisitos

) Prioridad de grupos

P Nactores & consecuencias

) *iagnostico del proceso de inscripcin P Aciertos recomendaciones & conclusiones

,e!erencias

An!nimo 5:;6:8 Manual para el proceso de Inscripci!n(reinscripci!n) M02ico Q %AM9A

=erman Marshall 567AA8) "odo lo s!lido se desvanece en el aire) M02icoQ Siglo EEI Editores$

Chiavenato Idal'erto 567778) Introducci!n a la teora general de la administraci!n) Espa-aQ Mc Gra? /ill$

CSE 5:;6@8 Gua* proceso de reinscripci!n ?e' trimestre :;6@9invierno nivel licenciatura) M02ico Q %AM9A

GA++ 5:;;78) a inserci!n la'oral de los egresados de la %niversidad Aut!noma Metropolitana) M02icoQ GA++$

Sharplin Arthur 567AB8) Strategic Managment) Estados %nidosQ Mc Gra? /ill$

<hitten $ Kefre&) =entle& ,$ onnie > =arlo? M$ Victor 5:;;@8) Espa-aQ Mc Gra? /ill$

Ane-os

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