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Miguel Angel Roldn Cervantes Efren Ignacio Victoria Castro Stephanie Itzamara Martnez Gonzlez Ismael edesma !pez
Abstract
"odas las organizaciones re#uieren procesos administrativos para su funcionamiento$ as organizaciones educativas como la %niversidad Aut!noma Metropolitana gestionan la ma&ora de sus de'eres administrativos mediante sistemas multiusuario creados para atender a sus necesidades especficas$ Estos sistemas re#uieren de constante monitoreo & diagn!stico #ue a&udar en su constante evoluci!n & mantenimiento$ Este pro&ecto es un diagn!stico realizado al sistema de inscripci!n(reinscripci!n de alumnos & su relaci!n con los usuarios directos e indirectos$
Introduccin
"odas las organizaciones re#uieren procesos administrativos #ue regulen su funcionamiento$ A pesar de ser un proceso estandarizado) cada organizaci!n tiene un proceso distinto) especializado & adaptado a sus necesidades particulares$
autosuficientes #ue se encargan de fomentar el crecimiento de la misma mediante mecanismos de competencias & estmulos* re#uiere de estos procesos administrativos para su correcto funcionamiento$
El proceso de inscripci!n de alumnos de la %niversidad Aut!noma Metropolitana unidad Azcapotzalco ha comenzado un intenso periodo de modernizaci!n en el cual se han implementado sistemas administrativos #ue a largo plazo lo optimizarn$ Es de gran importancia #ue durante este proceso de actualizaci!n se realicen prue'as de funcionamiento #ue permitan medir la tan deseada eficiencia$
+or lo anterior este pro&ecto es una medici!n de los mecanismos administrativos #ue se encargan de hacer funcionar al sistema de inscripci!n) otorgando una poderosa herramienta de diagn!stico de este sistema$
Problema: ,esinformaci!n alrededor del proceso de inscripci!n por parte de los alumnos$
Objetivo general: Conocer los mecanismos & procedimientos administrativos #ue influ&en en el proceso de inscripci!n$
Objetivo particular: ,eterminar los re#uisitos para #ue un alumno sea seleccionado en el
proceso de inscripci!n
Pregunta de investigacin Cules son los requisitos para que un alumno sea seleccionado en el proceso de inscripcin?
Hiptesis: El desempe-o escolar influ&e en el proceso administrativo necesario para la inscripci!n de alumnos & su prioridad en los grupos$
usti!icacin
Como alumnos de la %niversidad Aut!noma Metropolitana) unidad Azcapotzalco) hemos notado #ue el sistema de inscripci!n de alumnos se ha visto sumergido en un intenso proceso de actualizaci!n a lo largo de los .ltimos a-os) por lo #ue decidimos 'rindar una herramienta .til para el diagn!stico & conocimiento del mismo$ /erramienta #ue permitir #ue tanto los alumnos como el personal administrativo & docente est0n al tanto del progreso logrado hasta el momento & puedan mediante la participaci!n colectiva & unificada) me1orarlo & perfeccionarlo conforme e2ista este proceso de actualizaci!n$
Estado de Arte
"a administracin
"oda asociaci!n de individuos re#uiere de organizaci!n & continuidad* generando una creciente sensaci!n de esta'ilidad #ue permite #ue los individuos dentro de la misma
evolucionen) e2perimenten & se aventuren a la e2ploraci!n de nuevos conocimientos$ Es precisamente de'ido a esta esta'ilidad #ue las empresas) instituciones & sociedades pueden alcanzar puntos evolutivos$
+or el contrario si esta organizaci!n se muestra inesta'le) discontinua & mal organizada) los individuos cu&as actividades se encuentre estrechamente ligadas con el funcionamiento de la misma se mostrarn desconfiados & renuentes al cam'io lo #ue seguramente generar una atm!sfera de tra'a1o no favora'le para el desempe-o de las actividades de la misma$
a administraci!n es la rama #ue se encarga de 3la conducci!n racional de las actividades de una organizaci!n con o sin nimo de lucro4 5Chiavenato 67778$ +or lo tanto la administraci!n 1unto con otros factores se encargan de proveer esta sensaci!n de esta'ilidad hacia dentro & fuera de la empresa$
Actualmente el proceso de inscripci!n9reinscripci!n de la %niversidad Aut!noma Metropolitana es responsa'ilidad de la coordinaci!n de sistemas escolares mediante el su'sistema de Administraci!n escolar) proceso #ue es llevado a aca'o con una cantidad limitada de recursos) & como ellos mismos en su manual de procedimientos para la inscripci!n(reinscripci!n de alumnos 5 ,esconocido :;6:8 lo indican se de'e e1ecutar con la ma&or seriedad & eficiencia posi'le$
Recordemos #ue todo proceso administrativo tiene como finalidad la optimizaci!n de los sistemas recolecci!n) lectura & relaci!n de datos de una organizaci!n 5 $ <hitten) ,$ =entle& > M$ =arlo?) :;;@8$) entre todos los factores #ue intervienen para su funcionamiento) podemos encontrar factores humanos) 1err#uicos) de imagen) etc$ 5Chiavenato 67778
administrativos estn dise-ados para estandarizar & dar e#uidad a todos los miem'ros de una organizaci!n #ue dependan de los mismos) dando una medida de tiempo) atenci!n & dedicaci!n para cada uno de los usuarios$ +ara poder acceder a estos procesos administrativos cumpliendo con los estndares & o'1etivos esta'lecidos por la empresa) es necesaria la construcci!n de un 3sistema de informaci!n multiusuario) dise-ado para satisfacer las necesidades de informaci!n de grupos de tra'a1o 5por e1emplo) departamentos) oficinas) secciones & divisiones8 u organizaciones completasC la funci!n principal de los sistemas multiusuario reside en #ue se de'er facilitar la introducci!n de los datos) su procesamiento & compartici!n para con los miem'ros de un e#uipo de tra'a1oC4 5 $ <hitten el al$ ) :;;@8
El proceso de Inscripci!n(Reinscripci!n de la %AM9A depende de varios factores) como el humano) el tecnol!gico) logstico & tiempo de espera los cuales sern analizados a lo largo de este pro&ecto de investigaci!n lo #ue esperamos de como resultado un diagn!stico completo del sistema de inspcripci!n(reinscripci!n de alumnos de la %AM9A divisi!n C&A, en la carrera de dise-o grfico$
Actitudes como la puntualidad) la ama'ilidad) la atenci!n son motivos por los cuales los alumnos pueden o no apo&ar el proceso de inscripci!n) en estos se les pide a los miem'ros de la plantilla #ue se encuentren directamente relacionados con el trato a persona #ue tengan paciencia y comprensin para atender a los alumnos durante el proceso ya que se consideran los ms indicados para poder orientar y apoyar a los usuarios durante su proceso de inscripcin o reinscripcin$ 5An!nimo) :;6:8
Es precisamente dentro de estos factores humanos #ue encontramos a los administradores de sistemas) 3los cuales inician o mane1an el grueso de los datos de una organizaci!n$ A menudo toman decisiones rutinarias 'asadas en los datos & generan informaci!n para los directivosC os administrativos tienen constantemente necesidad de sistemas #ue les a&uden a procesar ms datos a ma&or velocidad & con menos errores$4 5 $ <hitten) et al$ :;;@8
En el documento 3Manual para el proceso de inscripci!n(reinscripci!n 5funciones & responsa'ilidades8 se descri'e detalladamente el procedimiento paso por paso) para leer el documento se recomienda ver el ADEEF 6$
Ftro factor humano & tal ves uno de los ms importantes es el de los alumnos) #uienes dentro del ciclo de funcionamiento del sistema se encuentran en primer lugar) para efectos de este estudio hemos decidido evaluar directamente su opini!n mediante encuestas & entrevistas por lo #ue esta informaci!n ser o'tenida durante la etapa deinvestigaci!n$
En 1ulio de :;;7) GAA+ 5Grupo de Asesores en Alta +edagoga8 realizo un estudio titulado La Insercin Laboral de los Egresados de la Universidad utnoma !etropolitana" con el fin de conocer el proceso seguido por los egresados en Ar#uitectura) ,ise-o Industrial & ,ise-o Grfico para su inserci!n la'oral as como su percepci!n respecto a la formaci!n reci'ida en la %AM9Azcapotzalco$
En esta investigaci!n se e2ponen & contrastan dos encuestas realizadas a Egresados & Empleadores) para efectos de este pro&ecto de investigaci!n solo se han tomado en consideraci!n los datos #ue eval.an el desempe-o del funcionamiento de los sistemas administrativos$
Seg.n la empresa consultora) la metodologa utilizada en este pro&ecto fue la entrevista telef!nica) a partir de la 'ase de datos de egresados proporcionada por la misma %niversidad$ El %niverso del cual se o'tuvo la informaci!n completa fue de @:A entrevistas* 66G de la licenciatura en Ar#uitectura) 7A de ,ise-o Industrial & 66H de ,ise-o Grfico$ A continuacin se muestran los resultados obtenidos del estudio& ) datos #ue tiene relaci!n directa con los procesos de selecci!n de materias$
En la encuesta el :;I del total de alumnos llegaron a la conclusi!n de #ue el sistema administrativo de la universidad re#uiere una actualizaci!n &a #ue de'ido a su fle2i'ilidad promueve retrasos en el plan de estudios de cada alumno) contra el 6JI #ue piensan #ue es esa fle2i'ilidad la #ue permite #ue los alumnos puedan desarrollar ha'ilidades prctico9te!ricas #ue fomentan la competitividad$ Igualmente los alumnos coinciden en un 6:I #ue otro de los factores #ue genera retraso acad0mico es el departamento de idiomas de'ido a la falta de horarios$
%na parte significativa de la po'laci!n so're todo en dise-o industrial 566I del total de los encuestados8 opinan #ue el plan de estudios re#uiere ma&ores conocimientos t0cnicos especficos tales como Kava) DLSM entre otros$
a misma investigaci!n tam'i0n arro1a resultados positivos &a #ue el :@I de los alumnos encuestados piensan #ue a pesar de la comple1idad del plan de estudios) presenta una amplia gama de opciones para la inscripci!n de materias lo #ue genera un am'iente de competitividad & practicidad$
El proceso de inscripci!n(reinscripci!n de los alumnos de la %AM9A de la divisi!n C&A, comienza cuando se imprime la lnea de captura a trav0s de internet$ Es precisamente en este nivel #ue podemos encontrar el primer 'lo#ue elemental de los sistemas de informaci!n) es decir a los usuarios$ Aun#ue seg.n muchos autores la 'ase de la pirmide de los sistemas de informaci!n es la plataforma tecnol!gica) los sistemas administrativos actuales re#uieren colocar en esta 'ase a los usuarios) &a #ue ser mediante sus necesidades) re#uerimientos & sugerencias #ue el sistema podr evolucionar correctamente$
,entro del caso especfico del proceso de inscripci!n(reinscripci!n de la %AM9A los usuarios se enfrentan con un proceso se inscripci!n va ?e') por lo #ue es importante un anlisis de la plataforma re#uerida por el sistema$ El sistema e2ige solamente un e2plorador ?e') con ciertas condiciones #ue pueden ser consultadas en el ADEEF III 5preguntas frecuentes8 las cuales permiten #ue casi cual#uier persona con acceso a una computadora pueda realizar su proceso de inscripci!n$
a segunda plataforma tecnol!gica con la #ue se encuentra el usuario final es la de los servidores de la universidad$ ,esgraciadamente hasta el momento no hemos podido recaudar informaci!n t0cnica especfica delos componentes del servidor para hacer un diagn!stico de su capacidad & tiempo de respuesta$
a siguiente plataforma tecnol!gica encontrada es la de los servicios administrativos) la cual se encuentra nuevamente en actualizaci!n & la .ltima informaci!n con la #ue contamos es del a-o :;6: considera todava la inscripci!n presencial por lo #ue de1aremos esta parte de la plataforma tecnol!gica hasta o'tener informaci!n actualizada$
os mecanismos informativos relacionados con el proceso de inscripci!n estn estrechamente relacionados con las estrategias pu'licitarias del mismo dentro de la unidad Azcapotzalco especficamente dentro del edificio de dise-o) en el cual son colocados pe#ue-os carteles en formato media carta$ +or otra parte son distri'uidos volantes en las puertas de acceso a la universidad & se pu'lica informaci!n mediante la cuenta de Nace'ooO del CSE de la unidad$
a universidad 'rinda informaci!n a cual#uier alumno de forma li're & general a trav0s de B principales fuentes o formatos$ 9 Avisos 5durante el periodo de reinscripciones dentro del modulo escolar8 9 Guas de reinscripci!n proporcionadas por la universidad a trav0s de su pgina ?e'$ 9 Manuales donde se detalla paso por paso el proceso #ue sigue el alumno as como e2cepciones #ue se pueden generar durante su proceso$
9 Manuales del personal administrativo encargado de realizar las reinscripciones presenciales en las instalaciones de la universidad$
(apitulado probable
) Proceso de inscripcin P +roceso administrativo %AM & otras P Nuncionamiento & re#uisitos
) Prioridad de grupos
,e!erencias
=erman Marshall 567AA8) "odo lo s!lido se desvanece en el aire) M02icoQ Siglo EEI Editores$
Chiavenato Idal'erto 567778) Introducci!n a la teora general de la administraci!n) Espa-aQ Mc Gra? /ill$
CSE 5:;6@8 Gua* proceso de reinscripci!n ?e' trimestre :;6@9invierno nivel licenciatura) M02ico Q %AM9A
GA++ 5:;;78) a inserci!n la'oral de los egresados de la %niversidad Aut!noma Metropolitana) M02icoQ GA++$
<hitten $ Kefre&) =entle& ,$ onnie > =arlo? M$ Victor 5:;;@8) Espa-aQ Mc Gra? /ill$
Ane-os