El estresante mundo de los eventos

Una historia llena de desafos!

La historia de los eventos es parte de la bsqueda constante para satisfacer eficazmente nuevas necesidades.

Es la historia del perfeccionismo de los mercados, de la lucha por la diferenciacin, de la necesidad de transmitir mensajes al entorno.

Los eventos empresariales tal y como los conocemos hoy no han existido siempre.

Su historia comienza a principios del ao 1940, en Estados Unidos. A partir de ah el mercado de los eventos est en continua evolucin en paralelo al desarrollo de la economa de los pases.

Se contemplan cuatro

etapas de desarrollo
I. Comunicacin bsica con el entorno Mensajes ms complejos II.

III. Transmitir lo intangible

IV. Segmentacin y especializacin

PRIMERA ETAPA Comunicacin bsica

Aparicin de nuevas

industrias, consumidores, productos y rpido

comunicacin con el entorno Aparece la publicidad y las primeras

bases del marketing La necesidad de vender promueve la comunicacin por redes sociales Convenciones de ventas, reuniones de personal, todo esto organizado de manera

desarrollo de los mercados Con la aparicin de las primeras grandes empresas surgen las necesidades de

sencilla y por el personal de la

compaa

SEGUNDA ETAPA Mensajes ms complejos

El mercado est en pleno desarrollo. La competencia existe y busca a su vez ganar cuotas de participacin. La publicidad es el eje para la comunicacin. Los mensajes son creativos y los

eventos personalizados. Aparecen las agencias que

ofertan servicios diferentes y personalizados. Aparece la

tecnologa audiovisual.
El personal de ventas exige ms cuotas.

capacitacin para mejorar sus

TERCERA ETAPA Transmisin de lo intangible

El mercado se perfecciona, y los retos son contra una competencia igual o mejor

preparada

Ante la falta de diferencias objetivas, los ejecutivos deciden llevar a otro plano la diferenciacin: Subjetivo, invirtiendo en

Imagen de Marca

Aparecen como gran alternativa las campaas promocionales y el marketing directo: BTL Cada vez se exigen mensajes

especializados, medidos y diferenciados

El nivel tecnolgico alcanza la videoconferencia, por medio del uso de las nuevas tecnologas
Aparecen los eventos llave en mano, donde la agencia asume toda la produccin del evento

ms

Segmentacin y Especializacin
Aumento del # de eventos, hay disminucin en la asistencia por la segmentacin Reconocidos a nivel mundial como una efectiva forma de comunicacin

CUARTA ETAPA

persuasiva y de masas

Se forman a partir de exigencias, expectativas, necesidades y deseos del cliente final, y no as de las empresas Las nuevas tecnologas son una herramienta ms; lo principal es la creatividad y lado

humano de los eventos

La industria de eventos se especializa: Solo congresos, formacin de oradores, wedding planners, etc.

Evolucin estratgica?
Las empresas necesitaban generar mercado La motivacin del personal como elemento generador de recursos La diferenciacin frente a una competencia agresiva No solo productos, sino el conjunto de la empresa genera: Comunicacin Corporativa

rubro, generar que las empresas tengan, muy pronto, un departamento propio de eventos dentro de sus instalaciones.

capacitados en el

Por lo tanto la exigencia de nuevos profesionales sper

Una accin que emprende alguna organizacin para alcanzar algn objetivo
Tambin son actos en vivo organizados en funcin de los intereses comerciales o empresariales de una compaa o de una marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un pblico concreto para provocar una respuesta o generar una actitud.

Su importancia
Alta capacidad para captar la atencin de las audiencias Generadora de altos impactos (Creatividad) Maxifica la comunicacin cara a cara Tiene ms credibilidad por ser ejecutado en vivo y en directo Crea imagen, la publicidad la desgasta

esa importancia?
Saturacin en el uso de medios tradicionales y publicitarios, ocasion
que el mercado se vuelva muy selectivo

De dnde nace

Necesidad de comunicar y transmitir experiencias. Las marcas

ofertan vivencias y un acto en vivo es la mejor manera de hacerlo.

Persuadir es inducir a uno con razones a creer o hacer una cosa

Eventos y la persuasin

Implica que a partir de la emisin del mensaje se ejerza un efecto calculado sobre la actitud o comportamiento de aquel que recibe el mensaje

En base a esto cuales son los objetivos de los eventos?

Motivacin
Corporativismo / Pertenencia Formacin

Notoriedad y recuerdo

VENDER

Vender QU?
Productos, servicios, marcas Imagen de empresas PERSONAS

Genera 2 efectos:

Expectativa y cautivar al pblico

eventos?

Por qu organizar

de grupo, las cuales sirven para:

tcnicas de trabajo

En los ltimos aos, las conferencias, congresos, seminarios y reuniones, se han impuesto como

1. Resolver problemas de
carcter general y especfico

2. Presentar nuevas
investigaciones y descubrimientos

3. Discutir e intercambiar
ideas o determinados temas El estudio 4.

y preparacin en reas
especializadas En este sentido, se debe prestar mucha atencin en la organizacin de este tipo de actividades

Existen 2 dudas qu resolver, antes de decidir la organizacin de algn evento:

importantes

Es el evento el medio

alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma ms adecuada?

recurso ms apropiado para

 Es una herramienta poderosa para transmitir

mensajes efectivos a un pblico objetivo

(Networking) comunicativas

Aporta o puede ser el inicio del RUMOR POSITIVO

Complemento idneo para otras acciones

CONSIDERANDO TODO ESTO

SI PUEDEN SER EL
LOS EVENTOS RECURSO IDEAL PARA LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

administracin, direccin y coordinacin eventos.

Ahora bien, el empleo cada vez ms generalizado del mtodo de los eventos est creando una demanda de una nueva categora de habilidades profesionales en

POR QU se exige tanta

profesionalizacin?
Facilita el intercambio de ideas sobre procedimientos, problemas, resoluciones Agrupar personas en un solo momento y un solo lugar Permite la enseanza y la capacitacin de personas Ayuda al desarrollo de ideas para nuevas iniciativas, polticas, planes, programas o productos Obtiene feedback inmediato

POR QU se exige tanta

profesionalizacin?
Facilita la resolucin de problemas surgidos por incomprensin Permite la expresin de sentimientos (terapia grupal) Sirve para planificar el futuro: Planeacin Estratgica Puede ser una oportunidad para festejar distintos acontecimientos

NO organizar un evento
1. 2. Seguir con una practica que se ha vuelto rutinaria Explicacin de hechos o situaciones que pueden ser expresados por otros medios Establecimiento de polticas impresas o web

Razones que justifican el

3.

Como el evento es el medio ms adecuado

Cul organizar?

DE ORGANIZACIN
Idea Creativa
Obj General Obj Especficos

PROCESO GENRICO

Necesidad Evento Equipo trabajo

Brainstorming Valoracin Definicin Fechas

Ensayo
Bsqueda del lugar Seleccin proveedores Difusin e invitaciones Solicitudes Presupuesto Riesgos Protocolo

Ajustes posibles Previsin de imprevistos Confirmacin asistentes y proveedores

Evaluacin Seguimiento
Control programa, servicios, mapeo, personal apoyo, asistentes e invitados

Objetivos

Programa

DIA DEL EVENTO

Meses y semanas antes del evento

5 a 7 das antes del evento

Da E

Al final del evento o 5 a 7 das despus