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Debemos decir que el concepto de gestin aplicado a la administracin de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeo de la empresa
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1 Planificacin, que se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos 2. Organizacin en donde se agruparan todos los recursos con los que la empresa cuenta 3. Direccin de la empresa en base al concepto de gestin implica un muy elevado nivel se comunicacin 4. Control es la funcin final que debe cumplir el concepto de gestin aplicado a la administracin, ya que de este modo se podr cuantificar el progreso
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Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es Si producen bienes u ofrecen servicios Si son de mbito local, regional, de un solo pas o multinacionales Si son grandes o pequeas Si son pblicas o privadas Si son con nimo de lucro o sin nimo de lucro ... sino Si son buenas o son malas ... y las buenas son aquellas que Han incorporado Direccin Estratgica Han asumido el reto de la Calidad Total
Qu es la Direccin Estratgica?
Organizar y hacer funcionar la organizacin mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en funcin de los objetivos prefijados.
La estrategia es la gran tarea de la organizacin. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extincin. No hay nada ms difcil y ms necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.
Dirigir es POCA cosa: Planificar Organizar Coordinar Acompaar con VISIN de futuro
VISIN
Modelo de
ACCIN
Pensamiento Estratgico
MISIN
OBJETIVO
LA VISIN
Representa el propsito estratgico, la proyeccin mental en el presente de las expectativas de la empresa, sobre lo que quiere ser y hacer la organizacin.
LA MISIN
Representa la finalidad y funcin que conceptualiza a la organizacin, la naturaleza del negocio, por qu existe ste, a quin sirve y los principios y valores bajo los que se intenta funcionar. En el origen de la empresa, la misin es la forma de concretar la visin del emprendedor.
OBJETIVO
Es la expresin concreta y operativa de lo que la empresa pretende alcanzar. Es la gua en la consecucin de los propsitos de la organizacin (Bueno, 1996)
ACCIN
Es la concrecin final de los objetivos, es decir, cualquier propsito a alcanzar en un horizonte determinado, definido en un momento y un espacio especficos
MISIN
La razn de ser de la organizacin
Respuesta a las preguntas: Quines somos? A qu nos dedicamos? En qu nos diferenciamos? Por qu y para qu hacemos lo que hacemos? Para quin lo hacemos? Cmo lo hacemos? Qu valores respetamos?
MISIN
La razn de ser de la organizacin
Debe ser una frmula: Ambiciosa: Un reto Clara: De fcil interpretacin Sencilla: para que todos la comprendan Corta, para que se pueda recordar fcilmente Compartida: Consensuada por las personas de la organizacin
MISIN
Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la MISIN
Deben participar los mximos responsables de la organizacin Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debate Lo ms importante es recoger los elementos que el grupo considere indispensables. La redaccin vendr despus Se trata de encontrar una frmula sinttica con la que se sientan identificados. Signo de identidad: es el DNI Es mejor no agotar la imaginacin: sesiones cortas y con resultados provisionales
VALORES COMPARTIDOS:
Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual
VALORES CULTURALES:
Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos
Entregar a los consumidores chilenos alimentos de excelencia y alto valor nutricional, que respondan a sus necesidades nutricionales en cada etapa de la vida y que aporten efectivamente a su salud y bienestar. Todo lo anterior basndose en slidos principios y valores corporativos.
Foto
MISIN P R O C E S O
Problemas estratgicos Estrategia general Soluciones estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave externos Grupos implicados reas clave internas
Matriz
FODA
Decisiones estratgicas Acciones estratgicas Lneas estratgicas
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
VISIN Compartida
La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica) Planificar no significa saber qu decisin voy a tomar maana, sino qu decisin debo tomar hoy para conseguir lo que quiero maana (Peter Drucker) Una accin sin visin...carece de sentido. Una visin sin accin...es un sueo. Una visin con accin... puede cambiar al mundo. (Joel Arthur Barker) Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.
VISIN compartida
Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)
Respuesta a las preguntas: Qu y cmo queremos ser dentro de x aos? En qu nos queremos convertir? Para quin trabajaremos? En qu nos diferenciaremos? Qu valores respetaremos?
VISIN compartida
Debe ser una frmula:
Con visin de futuro, no de mejorar el pasado Coherente con la MISIN Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable Clara: De fcil interpretacin Sencilla: para que todos la comprendan Atractiva: para provocar ilusin Compartida: Consensuada por las personas de la organizacin
VISIN Compartida
Algunas recomendaciones para una sesin de trabajo de elaboracin de la VISIN
Grupo de personas implicadas: mximo 20 Trabajo individual, en grupos y todos juntos Aconsejable, un facilitador externo Importante, conseguir que todos participen: Es ms importante la participacin que el debate Es necesario no distraerse en el pasado, sino mirar al futuro Si se detectan barreras (dudas, indefiniciones, problemas...) hay que identificarlas, dibujar los escenarios posibles y decidir. La transformacin de la VISIN en realidad implica revisar la forma de hacer las cosas, la estructura organizativa y la estrategia
Hay que empezar siempre por los puntos fuertes y las oportunidades, si no...!
Foto
MISIN P R O C E S O
Problemas estratgicos Estrategia general Soluciones estratgicas
VISIN
compartida
Factores clave externos Grupos implicados reas clave internas
Matriz
DAFO
Decisiones estratgicas Acciones estratgicas Lneas estratgicas
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes elementos: Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodologa utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluacin La MISIN La VISIN Los principales elementos del FODA Los EJES ESTRATGICOS Los CUADROS DE MANDO
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATGICOS
Lneas bsicas de desarrollo de la institucin Agrupan un objetivo o varios que tienen un mbito comn Coherentes con la Misin, la Visin y el FODA No tienen por qu abarcar todos los aspectos importantes de la institucin. Es necesario priorizar Homogneos Muy pocos (5-10?) Son como un armario con su distribucin
Docencia, Investigacin, Personas, Recursos, Relaciones Externas, Gestin
Objetivos Estratgicos Objetivos Operativos Acciones Responsables Indicadores Estndar-Objetivo Calendario Recursos Valoracin
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
OBJETIVOS
Objetivos Estratgicos
Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro de la institucin. Declaraciones amplias, no especficas, sin fecha mbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondiente Mejorar la calidad de la docencia, Homogneos para conseguir resultados adecuados a los requerimientos del entorno Pocos (1-3 por cada EJE) Viables, de acuerdo con el FODA
Objetivos Operativos
Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratgicos . Planificacin de la docencia Diferenciables, distinguibles . Implantacin de metodologas activas Pocos (4-5 por cada Objetivo Estratgico)
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
ACCIONES
Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativos Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin Realistas (consultar DAFO) Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar...) Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias
Responsables
Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentas Con nombres y apellidos No es necesario que sean siempre los jefes
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Indicadores
Instrumentos de medida Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativos Preferible un pequeo sistema de indicadores que no uno solo Fciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Estndar-Objetivo
Una fecha concreta (no un perodo). Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar a tiempo Viable Si se planifica por 4 aos, distribuir las acciones
Recursos
Los costes totales de cada accin, o por lo menos los costes aadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e incluso objetivos
PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Algunas recomendaciones para la elaboracin de un Cuadro de Mando
La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o en pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo bueno En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc. No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA, pero hay pena!
Necesidad que satisface el producto. Posibilidad de identificar los clientes potenciales. Tamao del mercado. Tasa de crecimiento del mercado. Cuota de mercado que puede conseguirse. Situacin competitiva: grado y estructura de la competencia. Respuesta esperada de los competidores. Grado de control sobre precios, costes y canales de distribucin.
Costes de produccin, marketing y distribucin. Rentabilidad, plazo para alcanzar el umbral de rentabilidad, plazo de recuperacin de la inversin. Posibilidad de proteger la idea, el producto. Caractersticas de empresario y su equipo directivo.
ESTRATEGIA CORPORATIVA
ESTRATEGIA NEGOCIO A
ESTRATEGIA NEGOCIO B
ESTRATEGIA NEGOCIO C
EMPRESA
Cartera de negocios
Negocio: Actividad independiente, con objetivos propios Se enfrenta a los problemas con su propia estrategia Se corresponde con un solo rea producto-mercado
Polticas:
Camino o gua de accin ante un tipo de problema determinado Facilita la direccin por excepcin Permite delegar tareas sin poner en peligro la consecucin de los objetivos organizacionales Tienen que ser consistentes con la estrategia de la unidad de negocio y, si fuese el caso, corporativa.
ELEMENTOS NIVELES
CAMPO DE ACTIVIDAD
CAPACIDADES
VENTAJAS COMPETITIVAS
SINERGIAS
Corporativo
1 2 3 2
1 2 3
De negocio
Funcional
POLITICAS EMPRESARIALES
Polticas Generales: Abarca todo el organismo social, incluye todas las disposiciones generales Polticas Especificas: Se ocupan de una funcin operacional, un departamento o seccin en particular
Polticas a Corto Plazo: Establecen las reglas en razn a prioridades y urgencias. Pueden ser etapas intermedia, con vista a alcanzar polticas a largo plazo
De Finanzas Son diferentes para cada organizacin puesto que las empresas difieren en sus fines, dimensin y necesidades. Ejm Medir y evaluar costos Hacer inventarios Cumplir obligaciones fiscales Hacer remodelaciones De Mercado Tratan de mejorar la versatilidad de la empresa en el Mercado. Ejm Determinar precios y descuentos Hacer campaas de publicidad Distribuir el producto Desarrollar nuevos productos
Es la nica manera de saber a donde se dirige la empresa y estar preparados para aprovechar las oportunidades y reducir los riesgos del entorno. Proporciona mayor capacidad de respuesta a las exigencias del entorno.
Para alcanza los objetivos propuestos en la poltica de empresa es muy importante que los trabajadores de todos los niveles se identifiquen con ellos.
Consiste en la ejecucin de programas y el uso de recursos a travs del tiempo para lograr una nueva situacin empresarial, diferente a la situacin inicial antes de implementar la Poltica de Empresa
RECORDANDO:
Una Poltica de Empresa bien formulada no garantiza por si sola el logro de los objetivos anhelados. por eso requiere de un Sistema de Evaluacin y Control.
uso de la organizacin
Como: Siguiendo procedimientos de seguridad que deber ser observado por todo el personal.
Porque: Para evitar que dicha informacin sea revelada o divulgada en forma intencional o descuido, a personas no autorizadas
Para que: Nos ayudara a mantener la confianza de nuestros clientes y evitar que nos expongamos a riesgos legales.
MANUAL DE POLITICAS
DEFINICIN
Documento que contiene las polticas de la administracin Establece los lineamientos operativos y administrativos Responde a la pregunta que hace el rea o departamento?
OBJETIVOS
Guiar las acciones a realizar Ser instrumento de informacin para el personal Agilizar el proceso de decisin Ayudar a la descentralizacin de decisiones
IMPORTANCIA
Orienta al personal Solucin eficiente de problemas Economiza la entrega de ordenes
TIPOS
Manuales Generales de polticas Toda la organizacin Disposiciones generales Manuales Especficos de polticas Funcin operacional
Formato
AUTORIZACIN
DISTRIBUCIN
Debe distribuirse en su totalidad a: El administrador Los ejecutivos Los jefes de departamento
Debe ser aprobado por: La alta gerencia El responsable del rea que intervino en la elaboracin El rea de elaboracin de manuales administrativos El consultor externo de ser el caso