Unidad I

Plan legal

A pertur a de nego cios

Mapa mental: Unidad I

Persona fsica vs persona moral Tipos de sociedades mercantiles Acta constitutiva

Dependencias y entidades

1. Constitucin de la empresa

2. Permisos y licencias

UNIDAD I Plan legal

3. Registros
Propiedad intelectual Propiedad industrial vs propiedad autoral Patentes Marcas Otros registros

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Semana 1

Presentacin

l comenzar un negocio, la parte legal puede presentar dificultad al empresario, debido al desconocimiento de los trmites, leyes y obligaciones que se contraen con las distintas dependencias gubernamentales que inciden en la actividad econmica de la nueva empresa. Lo ms recomendable es recurrir a un abogado y a un contador de toda la confianza y con disponibilidad de tiempo para contratar sus servicios y recibir asesora completa y satisfactoria. En esta sesin se presenta un panorama general con los aspectos ms relevantes sobre la constitucin de una empresa, los trmites y licencias que se pueden requerir, as como los registros de patentes de marca y de derechos de autor, para brindar una base sobre la que se comenzar a trabajar el rea legal en la apertura de un negocio.

Objetivos especficos
El estudiante Identificar los aspectos ms relevantes en la constitucin de una empresa. Distinguir los trmites y licencias bsicos con los que debern cumplir los negocios en general para poder iniciar operaciones. Establecer qu elementos de explotacin comercial son susceptibles de registro y la conveniencia de realizar este trmite. 3

Tema y subtemas
I I Plan legal
I.1 I.2 I.3

Constitucin de la empresa Permisos y licencias Registros

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I.1 Constitucin de la empresa

Cmo se crea una empresa? Persona fsica vs persona moral

Se considera empresa a la persona fsica o moral que realice actividades econmicas. Para diferenciarlas se tomar como base la definicin que hace el Servicio de Administracin Tributaria (sat), para efectos fiscales. La persona fsica es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos, mientras que la persona moral es una agrupacin de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil, una asociacin civil. Una persona fsica puede establecerse fcilmente como empresario siempre que legalmente pueda contraer responsabilidades y ejercer sus derechos. Esta figura legal no tiene que cumplir con todos los requisitos establecidos para las sociedades mercantiles. Sin embargo, una persona fsica, a diferencia de una sociedad mercantil, est obligada a responder a sus obligaciones incluso con el patrimonio familiar. Las personas morales pueden adquirir varias formas de acuerdo a la Ley General de Sociedades Mercantiles, la Ley General de Sociedades Cooperativas y los cdigos civiles de cada Estado.

Tipos de sociedades mercantiles

Cada tipo de sociedad mercantil debe cumplir con un conjunto de requisitos y caractersticas especficas, a continuacin se describe cada una de ellas de manera general:
Capital representado por Acciones Tipo de administracin legal Administrador nico o consejo de administracin, pudiendo ser socios o personas extraas a la sociedad.

Nombre Sociedad Annima (S.A.)

Mnimo de accionistas Dos

Mnimo de capital social $50,000.00

Obligaciones de los accionistas nicamente el pago de sus acciones.

Sociedad Annima de Capital Variable (S.A. de C.V.) Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.)

Mismas caractersticas que la sociedad annima, excepto que cuentan con un capital fijo, no menor al mnimo establecido en ley y con un capital variable, el cual puede ser susceptible de aumentarse o disminuirse sin requerir tantas formalidades como sera para el caso del capital fijo. No ms de 50 socios $3,000.00 Participaciones nicamente el pago de sus aportaciones. Uno o ms gerentes, socios o extraos a la sociedad.

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Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable (S. de R.L. de C.V.) Sociedad en Nombre Colectivo (S.N.C.)

Mismas caractersticas que la sociedad annima, excepto que cuentan con un capital fijo, no menor al mnimo establecido en ley y con un capital variable, el cual puede ser susceptible de aumentarse o disminuirse sin requerir tantas formalidades como sera para el caso del capital fijo. Sin mnimos legales Sin mnimos legales Acciones Los socios responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente de las obligaciones de la sociedad. Igual a la anterior y adicionalmente a las obligaciones de los comanditarios que estn obligados nicamente al pago de sus aportaciones. Igual a sociedad en comandita simple. Procurar el mejoramiento social y econmico de los asociados y repartir sus rendimientos a prorrata. Uno o varios administradores, pudiendo ser socios o personas extraas a la sociedad. Los socios (comanditarios) no pueden ejercer la administracin de la sociedad.

Sociedad en Comandita Simple (S.C.S.)

Uno o varios socios

Sin mnimo legal

Partes sociales

Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.)

Uno o varios socios

Sin mnimo legal

Acciones

Igual a sociedad en comandita simple. Asamblea general, consejo de administracin, consejo de vigilancia y dems comisiones de designe la asamblea general.

Sociedad Coope- Mnimo de 5 rativa (S.C.) socios

Por las operacioLo que aporten los socios, dona- nes sociales tivos que reciban y rendimientos de la sociedad.

Para poder constituir legalmente una empresa se requiere que un notario pblico elabore un Acta Constitutiva en la que quedan establecidos: 1. Nombre, nacionalidad y domicilio de cada una de las personas que constituyen la sociedad. 2. Objeto de la sociedad. 3. Razn social. 4. Duracin. 5. Capital social. 6. Aportacin de cada socio en dinero o en otros bienes. Si el capital es variable, se har la especificacin. 7. Domicilio de la sociedad. 8. Manera en la que se administrar y facultades de los administradores. 9. Nombramiento de los administradores y designacin de los que cuentan con la firma social. 10. Manera en que se distribuirn las utilidades y prdidas. 11. Importe del fondo de reserva.

Acta constitutiva

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12. Casos en los que la sociedad ha de disolverse con anticipacin. 13. Manera en que se har la liquidacin de la sociedad. Los requisitos y reglas que se establecen en la escritura forman los estatutos. La Ley General de Sociedades Cooperativas establece que stas: 1. Deben estar constituidas por personas de la clase trabajadora que aporten su trabajo personal; o se aprovisionen mediante la sociedad o utilicen los los servicios que sta distribuye. 2. Deben operar bajo los principios de igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros. 3. Contar con un nmero variable de socios mayor a diez. 4. Un voto por socio. 5. Tener capital variable y duracin indefinida. 6. No perseguir fines de lucro. 7. Procurar el mejoramiento social y econmico de los socios mediante la accin conjunta de una obra colectiva. 8. Repartir los rendimientos a prorrata entre los socios a razn del tiempo trabajado por cada uno. Si en la sociedad mercantil que se desea constituir hay personas provenientes del extranjero es importante revisar los requisitos especficos para el caso. Por ejemplo, cuando existen socios extranjeros, la sociedad debe inscribirse en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (rnie). Para mayor referencia ver www.economia.gob.mx.

I.2 Permisos y licencias

A dnde se debe acudir para tramitar los permisos y licencias?

Cada entidad federativa solicita como requisito administrativo el trmite de permisos y licencias ante distintos niveles de gobierno de acuerdo a la actividad de la empresa para que sta pueda iniciar sus operaciones. Estos permisos y licencias se relacionan con aspectos de salubridad, de uso de suelo, funcionamiento, ecologa, entre otros. A continuacin se enlistan algunas de las dependencias ms importantes ante las que se deben tramitar licencias o permisos, aunque para cada empresa los trmites necesarios sern determinados por el giro de la actividad a la que se dedique.
Dependencias y entidades

1. Secretara de Relaciones Exteriores (sre). En el caso de las sociedades, indica si la denominacin o razn social est o no registrada con anterioridad y autoriza el objeto social.

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2. Notario Pblico/Registro Pblico de Comercio. Todas las sociedades mercantiles deben insribirse en el Registro Pblico de Comercio (rpc) que corresponda de acuerdo con el domicilio de la empresa. La operacin del rpc est a cargo de la Secretara de Economa y de las autoridades del Registro Pblico de la Propiedad en los estados. El Sistema Integral de Gestin Registral (siger) se utiliza para la inscripcin de los actos mercantiles de acuerdo a las establecido por la Ley (www. siger.gob.mx). 3. Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (shcp). Despus de realizar la constitucin de la empresa el paso a seguir es hacer la inscripcin en el Registro Federal de Constituyentes (rfc) a partir de la que se obtiene la cdula de identificacin fiscal. Este trmite se realiza directamente en la oficina de Hacienda que corresponda al domicilio fiscal (para mayor informacin visitar www.sat.gob.mx). Existen notarios que cuentan con autorzacin para emitir cdulas provisionales, con vigencia de tres meses, mientras se obtiene la definitiva. Esta temporal puede resultar muy til, ya que permite imprimir facturas, abrir cuentas bancarias e iniciar operaciones desde el momento de la constitucin de la empresa. 4. Secretara de Salud (ss). Autorizacin para las actividades relacionadas con la salud humana; se puede otorgar en la forma de licencia sanitaria, permiso sanitario, registro sanitario o tarjeta de control sanitario. 5. Instituto Mexicano del Seguro Social (imss). Para la inscripcin del patrn y los trabajadores en un plazo no mayor a cinco das de iniciadas las actividades. 6. Banco. Para la apertura de cuenta de cheques, pago de impuesto y pago de servicios. 7. Sistema de Informacin Empresarial Mexicano (siem). Todas las tiendas, comercios, fbricas, talleres o negocios deben registrarse en el SIEM con lo cual tendrn acceso a informacin de proveedores, de programas de apoyo a empresas y licitaciones y sistema de compras de gobierno. 8. Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana (coparmex). Inscripcin voluntaria. 9. Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica (inegi). Al iniciar operaciones y despus cada ao, se debe dar aviso de manifestacin estadstica.

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10. Secretara de Economa (se). Verifica y autoriza los instrumentos de medidas y pesas que se usen como base u objeto de alguna transaccin comercial. Reglamenta y registra las Normas Oficiales Mexicanas (nom) obligatorias para ciertos productos. Puede emitir certificados oficiales de calidad. sta controla los registros de marca, nombres comerciales, patentes y otras formas de propiedad intelectual. 11. Secretara de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca (semarnap). Otorga licencias de funcionamiento a empresas que emitan a la atmsfera olores, gases, partculas slidas o lquidas. 12. Secretara del Trabajo y Previsin Social (stps). Cumplimiento con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y normas relativas. 13. Comisin Nacional del Agua (conagua). Para obtener derechos de extraccin de agua del subsuelo y registro de descargas. Es importante considerar que el gobierno federal pone a disposicin de quienes van a abrir un negocio, un portal a travs del cual se facilitarn los trmites ante las dependencias correspondientes, ya que la informacin se llena una sola vez y se enva a las dependencias sin necesidad de acudir a cada una de sus instalaciones. La direccin del portal es www.tuempresa.gob.mx.

I.3 Registro
Se necesita registrar una marca o una invencin para iniciar la operacin de una empresa? Propiedad intelectual

La propiedad intelectual es el conjunto de derechos patrimoniales exclusivos que otorga el Estado por un tiempo determinado, dentro del pas, a una persona fsica o moral que llev a cabo una creacin artstica, invencin o innovacin objeto de comercio. Uno de los derechos del titular es de excluir a otros del uso o explotacin comercial de su creacin si no cuentan con su autorizacin. La propiedad intelectual consta de dos partes: la industrial y la autoral. En nuestro pas, la primera est administrada por el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (impi) y la segunda est a cargo de la Secretara de Educacin Pblica (sep) a travs del Instituto Nacional de Derechos de Autor (indautor). Aunque, no es obligatorio registrar los elementos de propiedad intelectual o industrial al abrir un negocio; es muy conveniente realizar los registros correspondientes para evitar copias o imitaciones que puedan perjudicar econmicamente a la empresa.

Propiedad industrial vs propiedad autoral

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En Mxico, de acuerdo a la Ley de Propiedad Industrial, sta se protege a travs de patentes de invencin, registro de modelos de utilidad y diseos industriales, de marcas, de avisos comerciales, proteccin de denominaciones de origen y publicacin de nombres comerciales. Como se mencion anteriormente, la autoridad en la materia es el impi. Las patentes dan exclusividad por veinte aos a un inventor de explotar su invento en su provecho, o a otros con su consentimiento. Sus derechos pueden transferirse, rentarse, licenciarse, venderse, permutarse o heredarse. Su obligacin es explotar su invento tres aos a partir de la concesin o cuatro aos a partir de la presentacin de la solicitud. Otro deber es el pago de las cuotas anuales de mantenimiento por el tiempo de la vigencia de la patente. Para que un invento pueda ser sujeto a patente debe ser nuevo, resultado de una actividad inventiva y de aplicacin industrial, por lo tanto son patentables: Las invenciones relacionadas con microorganismos. Las variedades vegetales. Los procesos biotecnolgicos de obtencin de fertilizantes, plaguicidas, medicamentos, alimentos, bebidas, herbicidas, fungicidas, farmoqumicos o productos con actividad biolgica. Y no son patentables: Los principios tericos o cientficos. Los descubrimientos de cosas que existen en la naturaleza. Los mtodos para hacer actos mentales, juegos y mtodos matemticos. Las obras artsticas. Los mtodos de tratamiento quirrgico, teraputico o diagnstico aplicables a personas o animales. Mezclas o variaciones de invenciones ya conocidas. Los programas de computacin. Las formas de mostrar informacin. Los procesos para la reproduccin de plantas o animales. Las especies vegetales, las especies y las razas animales. El material gentico. El material biolgico de la manera en la que se encuentra en la naturaleza. 9
Patentes

Es importante considerar que la titularidad de las invenciones de los trabajadores empleados por una empresa corresponden a la empresa siempre que las invenciones se deriven del trabajo para el que fueron contratado. En lo que corresponde a marcas, las hay de cuatro tipos: 1. Nominativa: Las marcas que permiten identificar un producto con un conjunto de palabras. Debern ser fonticamente distintivas de modo que diferencie los productos o servicios de otros de su misma especie.
Marcas

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2. Innominada: Figura que cumplen con la funcin de una marca como un smbolo, logotipo o diseo. Se reconoce de manera visual, pero no de manera fontica. 3. Mixta: Combina palabras con figuras y muestran a la marca como un slo elemento. 4. Tridimensional: Protege los empaques, envases o presentacin de los productos cuando resultan distintivos de los dems productos de su misma especie. Tambin se pueden registrar los siguientes: Marca colectiva: Signos distintivos de las sociedades o asociaciones legalmente constituidas para distinguir los productos o servicios de los miembros de los terceros que no pertenecen al grupo. Nombre comercial: Denominacin para una empresa o establecimiento industrial, comercial o de servicios que lo distinga en la zona geogrfica en la que se encuentre su clientela efectiva. Aviso comercial: Frase que sirva para publicitar el producto o el servicio y que se utiliza para que el consumidor lo distinga de la competencia. Los derechos sobre una marca comienzan con su uso, aunque no se haya registrado, hacerlo ofrece proteccin contra la copia o imitacin que pueda hacer la competencia para explotar la buena reputacin que haya ganado, ya que se obtiene derecho de uso exclusivo dentro del pas. A partir del registro es posible utilizar las siglas M.R. (Marca Registrada). Tambin existen restricciones para registrar una marca, por lo que ser necesario revisar aquellos casos antes de iniciar un trmite. Por ejemplo, hay que tener en cuenta los siguientes: Reproduccin o imitacin de escudos o banderas de un pas, estado, municipio o divisin poltica similar. Smbolos o emblemas de organizaciones internacionales o gubernamentales. Nombres, firmas, retratos o pseudnimos de personas sin contar con su autorizacin. Ttulos de obras literarias. Personajes de ficcin.

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Denominaciones, figuras o formas tridimensionales iguales o parecidos a los de una marca ya conocida en Mxico. Nombres tcnicos o de uso comn que en el lenguaje cotidiano se hayan convertido en la designacin genrica de los mismos. Finalmente, en el caso en que se desee proteger obras artsticas, literarias, musicales, esculturales, grficas o programas de computacin, deber realizarse el trmite correspondiente en el indautor a cargo de la sep.
Otros registros

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Conclusin
La planeacin de la apertura de un negocio requiere atencin especial en lo que se refiere a la parte legal, esto, para evitar o minimizar hasta donde sea posible la prdida de tiempo e incluso de dinero por no poder iniciar las operaciones cuando ya se ha realizado una inversin. El cumplimiento de las leyes, trmites y registros en general puede resultar complejo y desgastante para el empresario si carece de conocimientos especficos en esta rea, por lo que requerir no slo de familiarizarse con las obligaciones que adquirir, sino que deber contar con habilidad para obtener el respaldo adecuado de profesionales en la materia que le brinden consejo sobre la figura legal que debe adoptar de acuerdo a la naturaleza de la nueva empresa y sus caractersticas. El gobierno federal, con el afn de ayudar a facilitar los trmites de apertura de negocios, pone a disposicin de los emprendedores portales que simplifican la obtencin de informacin, la realizacin de trmites y que comunican los mecanismos de asesora que existen para apoyar la creacin de empresas; sin embargo, los procesos an no son tan expeditos o sencillos como en otros pases ms desarrollados, por lo que an falta por hacer en Mxico para que el proceso no sea engorroso y que el empresario pueda poner su comercio en un menor tiempo. 12

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Lecturas complementarias
Cmo empezar una empresa
Por: Jack Fleitman (Octubre, 2002) Las decisiones y acciones que se necesitan tomar para formar una empresa son: determinar el giro de la empresa, decidir la forma de sociedad, definir tres posibles nombres y pedir, en el caso de Mxico, a la Secretara de Relaciones Exteriores (ser) la aceptacin de uno de stos. Tener una razn social, establecer el objeto de la sociedad, definir los accionistas y el nmero, valor y porcentaje de acciones, establecer el monto del capital social, tener informacin sobre los datos generales de los accionistas (nombres, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria si es extranjero). Tambin la duracin de la sociedad, domicilio de la sociedad, adems de definir la forma de administrar la sociedad (consejo de administracin o administrador nico), realizar el nombramiento del consejo de administracin y definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva, asimismo se designa y se realiza el nombramiento de los administradores y se determinan sus facultades, tambin se designa y realiza el nombramiento del comisario.

Requisitos para la formacin de una empresa

Las decisiones y acciones que se necesitan tomar para formar una empresa son: 1. Determinar el giro de la empresa. 2. Decidir la forma de sociedad. 3. Definir tres posibles nombres y pedir, en el caso de Mxico, a la Secretara de Relaciones Exteriores la aceptacin de uno de stos. 4. Tener una razn social. 5. Establecer el objeto de la sociedad. 6. Definir los accionistas y el nmero, valor y porcentaje de acciones. 7. Establecer el monto del capital social. 8. Tener informacin sobre los datos generales de los accionistas (nombres, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria si es extranjero). 9. Duracin de la sociedad.

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10. Domicilio de la sociedad. 11. Definir la forma de administrar la sociedad (consejo de administracin o administrador nico). 12. Realizar el nombramiento del consejo de administracin. 13. Definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva. 14. Designar y realizar el nombramiento de los administradores y determinar sus facultades. 15. Designar y realizar el nombramiento del comisario. Estos requisitos deben adaptarse a las regulaciones y requisitos de apertura de empresas que establece cada ciudad o pas.

Definicin del nombre de la empresa

Seleccionar el nombre de la empresa es trascendente, debido a que puede expresar directamente lo que sta hace o puede hacer. 14 El nombre es la publicidad que est y se ubica en todas partes. Se necesita creatividad para seleccionar un buen nombre. Una buena seleccin del nombre de la empresa puede influir en los resultados de la venta en el mercado. El nombre debe transmitir a los clientes una idea de lo que vende. Es conveniente que el nombre se relacione y sea compatible con el giro de la empresa. Ejemplo: si se dedica al desarrollo de tecnologa avanzada debe usar palabras que suenen y tengan relacin con tecnologa (tratando de no exagerar). Hay frases o palabras que parecen totalmente inocentes para alguien pero a otros les pueden resultar ofensivas y molestas, por lo que hay que tener cuidado con esto. En general, utilizar el nombre propio puede tener algunos inconvenientes, ya que no siempre expresa lo que la empresa hace. Tratndose de una persona reconocida por su experiencia, capacidad y xito en algn giro, conviene analizarlo. El nombre deber ser original, descriptivo, llamativo, visible, claro, positivo y agradable a la vista y al odo. El logotipo de la empresa puede incluir el nombre de sta o las iniciales de las palabras que lo forman. Tambin pueden estar totalmente separados, dependiendo de la imagen corporativa que se decida tener.

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Registro de la empresa
Despus de tener el nombre autorizado y definida la forma de constitucin de la empresa se procede a la elaboracin de estatutos ante un notario pblico. Cuando el notario entrega las escrituras es necesario hacer los siguientes trmites: Registro en la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para la obtencin registro federal de contribuyentes. 1. Inscripcin en el Registro Pblico de la Propiedad y el Comercio. 2. Registro patronal y altas del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (imss). 3. Registro empresarial ante el Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (infonavit). 4. Inscripcin de la empresa y del personal en el Sistema de Ahorro para el Retiro (sar). 5. Inscripcin en la tesorera del estado, municipio o delegacin. 6. Cumplir con los requisitos de la Secretara de Salud y la del Trabajo (licencia sanitaria). 7. Licencias de funcionamiento y uso del suelo (dependiendo del giro de la empresa). 8. Licencia de bomberos de la localidad (solicitud de visto bueno de prevencin de incendios). 9. Registro de nombres comerciales, logotipos, lemas, marcas, patentes y diseos industriales en la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial (secofi). 10. Registro del 2% sobre nminas. 11. Solicitud de inscripcin a la cmara empresarial que le corresponda. 12. Registro de los libros contables y sociales. 13. Apertura de cuentas bancarias. 14. Elaboracin de facturas y papelera en general. 15

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15. Hay despachos y personas especializadas en realizar ste tipo de trmites. Generalmente el contador conoce todos los procedimientos necesarios para realizar las altas y registros que indica la ley (es importante aclarar que estos trmites pueden variar de pas en pas).

Libros
Todas las empresas deben de tener los libros en que se registrar la historia de la sociedad. De acuerdo con el tipo de sociedad, debern de tenerse los libros que marca la ley. Los libros se dividen en contables y sociales. Los libros contables son el diario, el mayor, el de inventarios y el de los balances. Los sociales son los de actas de asambleas generales, consejos de administracin, vigilancia y registro de socios. Acta constitutiva (estatutos) El acta constitutiva est formada por estatutos que generalmente son elaborados por un abogado corporativo y por el propio notario. stos pueden tener variaciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa y los convenios que tengan los accionistas. Los negocios pequeos que estn formados por dos o ms socios, tambin deben formalizar el acta constitutiva ante un notario y para que el acta constitutiva sea formal, debe de ser certificada por un notario pblico y depositarse en el Registro Pblico de la Propiedad y el Comercio. El registro solicita el acta protocolaria de constitucin de la empresa y el pago de derechos, este pago se calcula en funcin del capital que registre la sociedad y el nmero de apoderados. Asamblea de accionistas Los accionistas son las personas que aportan el capital para la realizacin de la empresa. La asamblea es el rgano mximo de la empresa y decide quin forma el consejo de administracin o si nombra un administrador nico, as como cualquier modificacin posterior al capital social o los estatutos sociales. Lo comn es que las acciones de la empresa se dividan en proporcin al capital aportado. Cuando uno de los socios se va a encargar de administrar la empresa, pueden hacerse convenios especiales para el reparto de las acciones. Los accionistas llevan a cabo asambleas peridicamente, stas pueden ser ordinarias o extraordinarias.

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Las asambleas ordinarias se celebran cuando menos una vez al ao. Son convocadas por el consejo de administracin o el comisario. La convocatoria debe publicarse en un diario de los de mayor circulacin, cuando menos con quince das de anticipacin, y debe contener fecha, hora, lugar y orden del da, puede establecerse en los estatutos que, adems de la publicacin, se les avise por escrito a los accionistas, comisarios y suplentes, mediante mensajera y con acuse de recibo. En los estatutos debe establecerse el porcentaje mnimo de accionistas que han de estar presentes en la asamblea para considerarla legalmente instalada, as como el porcentaje mnimo de los mismos que habrn de participar en la toma de decisiones respecto a los destinos de la empresa. Esto ltimo es importante, ya que, es un candado que permite a los socios minoritarios participar en las decisiones de situaciones trascendentes para la empresa. Ejemplo: supongamos que un accionista mayoritario es dueo del 70% de las acciones y el minoritario del 30%. En ste caso debe establecerse que slo el 71% de las acciones pueden tomar decisiones para vender o aumentar el capital social o variable de la empresa, firmar ttulos de crdito o modificar estatutos cuyas modificaciones perjudiquen a la minora, lo cual permite al accionista minoritario tener forma de controlar situaciones de importancia para el futuro de la empresa y de su inversin. El ejemplo anterior tambin es vlido para considerar legalmente instalada una asamblea ordinaria de accionistas en primera o ulterior convocatoria, en la cual deben estar representadas el 71% de las acciones. Las asambleas de accionistas son presididas por el presidente del consejo de administracin, o administrador nico, y es asistido por el secretario general y, en su ausencia, por los que sean designados en la asamblea por simple mayora de votos. La persona que preside la asamblea designa a los escrutadores, quienes hacen el recuento de las personas, las acciones representadas y el nmero de votos que emite cada uno de ellos. Se consideran propietarios de acciones las personas fsicas o morales que estn inscritas en el libro de registro de accionistas. El secretario general levanta un acta de lo tratado en la asamblea de accionistas, la cual debe quedar asentada en el libro de actas debidamente firmada por los accionistas, el presidente y el secretario general. En las asambleas extraordinarias generalmente se tratan los siguientes puntos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Prrroga de la duracin de la sociedad. Disolucin anticipada de la sociedad. Aumento o reduccin del capital mnimo de la sociedad. Cambio de objeto de la sociedad. Cambio de nacionalidad de la sociedad. Transformacin de la sociedad. Fusin con otra sociedad. Emisin de acciones privilegiadas. Emisin de bonos.

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10. Escisin de la sociedad. 11. Cualquier modificacin de los estatutos. 12. Consejo de administracin. El consejo de administracin maneja y dirige los negocios de la sociedad y representa a la empresa ante toda clase de autoridades judiciales, laborales o administrativas, con el ms amplio poder para pleitos, cobranzas y actos de administracin. Los actos de dominio deben tener autorizacin expresa de la asamblea de accionistas. El consejo de administracin se integra por un mnimo de tres consejeros que pueden ser accionistas o no y que duran en su cargo el tiempo que decidan los accionistas. El consejo se rene las veces que juzgue necesario el presidente, el secretario o una mayora de los consejeros propietarios y suplentes en funciones. Los miembros del consejo de administracin representan y protegen los intereses de los accionistas. Intervienen en las decisiones importantes para la empresa relacionadas con cuestiones financieras, aumentos de sueldos y prestaciones para los ejecutivos y cuando se necesita tener relaciones de alto nivel con funcionarios del gobierno, accionistas o directores de empresas importantes. Sesionan peridicamente y deciden por votacin. En los estatutos del acta constitutiva se establecen las formas de convocatoria y votacin. En el consejo de administracin, pueden participar expertos en administracin de empresas o cientficos con conocimientos tecnolgicos que tal vez, interesen a la empresa. La asamblea de accionistas o el consejo de administracin pueden designar entre sus miembros, los funcionarios y los puestos que ocuparn en la estructura de la empresa cada uno de los integrantes. El consejo de administracin est conformado por: a. b. c. d. e. Presidente. Secretario general. Tesorero. Vocales. Consejeros especialistas.

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Las funciones y los poderes de cada miembro del consejo de administracin se establecen en los estatutos. Para la toma de decisiones es importante definir si el presidente tiene o no voto de calidad en caso de empate en alguna votacin de los miembros del consejo. En los estatutos, puede establecerse que las convocatorias para las sesiones del Consejo deben ser enviadas por escrito a cada uno de los consejeros propietarios y suplentes, as como a todos los comisarios, por lo menos con quince das de anticipacin a la fecha de la sesin y se debe mencionar la fecha, hora, lugar y orden del da.

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Al igual que en la asamblea de accionistas, debe levantarse un acta en la que se detalle la intervencin de cada uno de los asistentes y asentarla en el libro de actas. El secretario del consejo tiene la funcin de redactar los trminos en que se desarrollan las sesiones. Un ejemplo de los asuntos a tratar, que pueden ser incluidos en la orden del da de la convocatoria para celebrar la sesin del consejo de administracin, son los siguientes: 1. Lista de asistencia. 2. Declaratoria de qurum y constitucin legal de la sesin. 3. Designacin de presidente, secretario y escrutadores para la asamblea. 4. Lectura del balance general correspondiente al ejercicio anterior. 5. Informe del consejo de administracin. 6. Informe del comisario o consejo de vigilancia. 7. Informe del gerente general. 8. Planes y programas de trabajo para el siguiente ejercicio. 9. Asuntos generales. 10. Clausura de la asamblea. La convocatoria tambin debe incluir lugar, fecha y hora en que se efectuar, as como la firma del presidente y secretario o de quien tenga facultades para convocar.

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Administrador nico
Cuando los socios as lo decidan, pueden nombrar un administrador nico, quien ser el responsable de la administracin y operacin del negocio y podr tomar las decisiones que considere correctas sin necesidad de consultar a la otra parte. Los socios pueden firmar un contrato privado en el cual han de ser establecidas las obligaciones, la forma de tomar decisiones y el tipo, el contenido y la periodicidad de los informes que debe presentar el administrador.

Comisario
La vigilancia de la sociedad se confa a uno o varios comisarios que son designados por la asamblea de accionistas. El comisario no puede ser un accionista y tiene que ser una persona ajena a la empresa. La funcin principal del comisario es vigilar el cumplimiento cabal de los acuerdos que se toman en las asambleas y los registros contables de la empresa.

Objeto de la empresa
El objeto establece las principales actividades a las que se dedicar la empresa. La

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actividad principal depende del giro de la empresa. Un ejemplo, en el rubro de la publicidad, es el siguiente: Compra, venta, fabricacin, distribucin, importacin, exportacin de todo tipo de publicidad en televisin, radio, revistas, peridicos, espectaculares, transportes, muebles urbanos y tiendas de autoservicio. Otras actividades que deben incluirse en el objeto de la mayora de las empresas son: Celebrar contratos, convenios y todo tipo de actos jurdicos; operar en actividades industriales y comerciales de todo gnero; usar y explotar toda clase de patentes, marcas, nombres comerciales, invenciones, modelos industriales y derechos de autor; adquirir, enajenar y arrendar toda clase de bienes muebles e inmuebles que sean necesarios para la realizacin del objeto social; administrar, financiar y promover todo tipo de sociedades y asociaciones, etctera. Es conveniente tener un objeto muy amplio que permita a la empresa participar en diversos negocios y actividades que se relacionen con el giro.

Poderes
Es usual que los accionistas o el consejo de administracin otorgue poderes a los directivos o abogados de la empresa. Los poderes pueden ser usados para demandas y cobranzas, actos de administracin o actos de dominio, ttulos y operaciones de crdito y administracin laboral. Los poderes otorgados pueden ejecutarse conjunta o separadamente segn lo decidan los accionistas. Pero, cuando se quieren limitar las facultades de los apoderados, han de consignarse las limitaciones u otorgarse poderes especiales. Es delicado otorgar poderes a personas de las que se desconfa. Cuando un empleado al que se le otorgaron poderes se marcha de la empresa, stos deben ser cancelados inmediatamente.

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Otros temas que incluyen los estatutos

Los estatutos tambin se refieren al ejercicio social, estados financieros, reservas, responsabilidad, disolucin, liquidacin de la sociedad y algunas clusulas transitorias.

Emisin de acciones
La mayora de las empresas pequeas y algunas medianas no elaboran los ttulos de las acciones de cada uno de los propietarios porque desconocen el procedimiento. Existen formatos especiales para elaborar los ttulos de las acciones de una empresa. Informacin que contiene una accin: 1. Nmero del ttulo. 2. Valor nominal.

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3. Acciones amparadas. 4. Valor nominal del ttulo. 5. Nombre y domicilio de la empresa. 6. Duracin de la empresa. 7. Capital social (mnimo y variable). 8. Nombre del titular. 9. Nacionalidad. 10. Domicilio. 11. Fecha. El ttulo es firmado por el presidente y el secretario del consejo de administracin. Cuando algunos trmites se tardan, puede ser elaborado un certificado provisional con la misma informacin para, posteriormente, entregar los ttulos definitivos. Estos ttulos o certificados especiales deben entregarse a cada uno de los socios.

Costo del registro y constitucin de la empresa

Cuando se inicia una empresa hay que considerar, en el presupuesto, los honorarios del notario pblico por concepto de constitucin, registro y elaboracin de los estatutos de la empresa. 21

Socios
Cuando se decide formar una nueva empresa, ha de reflexionarse si es necesario y/o conveniente tener uno o varios socios, qu porcentaje de la empresa se est dispuesto a ceder y a cambio de qu. Para tomar la decisin de formar una sociedad, hay que considerar si las partes cumplen con los siguientes requisitos: Perfil adecuado para trabajar conjuntamente en armona. 1) Criterio amplio para respetar las polticas y reglas que se establezcan conjuntamente para el funcionamiento de la sociedad. 2) Temperamento adecuado para formar y participar en una sociedad. 3) Conocer y aceptar su responsabilidad y papel que juega en la sociedad. 4) Para localizar socios potenciales estratgicos hay que definir qu se necesita, quin lo tiene y quin podra apreciar mejor el potencial de la propuesta de negocios que se le presente.

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La oportunidad de hacer una buena alianza estratgica generalmente justifica ceder parte del negocio. No hay reglas sencillas para hacer una distribucin equitativa de las acciones de la empresa entre quien propone el negocio, el que lo administra y el que invierte el capital. Los inversionistas generalmente piensan que es mejor tener un buen empleado, con sueldo digno, que ceder parte de las acciones de la empresa. Otro punto de vista es involucrar como socio a quien propone el negocio y lo va a administrar. Puede haber un socio capitalista y otro ser el responsable de la administracin y operacin de la empresa. Para que el inversionista ceda acciones debe valorar qu riesgo tiene el capital y cunto puede ganar. Establecer porcentajes justos, para que todas las partes estn satisfechas con las negociaciones, es importante para empezar a trabajar de manera sana. 1. Un socio puede servir para diferentes objetivos: 2. Aportar el capital (recursos financieros). 3. Como aval ante las instituciones de crdito. 4. Compartir xitos o fracasos. 5. Compartir prdidas o ganancias. 6. Complementar habilidades y conocimientos. 7. Cuando no se tiene el capital para hacer crecer el negocio. 8. Para hacer una alianza estratgica. 9. Para resolver conjuntamente posibles contingencias. 10. Tener confianza para ser ms emprendedores. 11. Tener ms relaciones para nuevas oportunidades de negocios. Cuando se trata de negocios de uso intensivo de capital o desembolsos elevados para su apertura, la recuperacin del capital es relativamente lenta, las expectativas de permanencia y expansin del negocio son de mediano y largo plazos. Otras consideraciones que hay que contemplar en una sociedad son: a) Aceptar que el tener un socio es como tener un jefe, ya que hay que informarle de todos los aspectos referentes de la empresa. b) Estar dispuesto a participar en los errores o aciertos de otros. c) Estar dispuesto a ceder parte del control de la empresa. d) Tener confianza absoluta en el socio. Un socio puede ser til si est dispuesto a trabajar las mismas horas que el otro y tener la misma disposicin y energa. Para tomar decisiones en forma conjunta deben de establecerse procedimientos anteriormente definidos que sirvan para arreglar posibles diferencias concernientes a los diferentes aspectos de la empresa.

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Elaborar una lista de posibles reas de conflicto y discrepancias, as como tener establecida una mecnica de negociacin para solucionar de inmediato las diferencias, ayuda a mantener una buena relacin con los socios. En general, cuando hay xito, es ms fcil resolver discrepancias. 1. En resumen, los puntos por establecer en el contrato que se firme son: 2. Admisin o expulsin de un socio. 3. Aportacin de la inversin y capital de trabajo. 4. Control sobre las emisiones futuras de acciones. 5. Distribucin de acciones y derechos de voto. 6. Duracin de la sociedad. 7. Limitaciones de participacin individual en el mismo giro. 8. Participacin y reparto de utilidades. 9. Periodicidad y tipo de informes de la direccin o del socio industrial. 10. Polticas para solicitud y obtencin de crditos. 11. Polticas y procedimientos para la disolucin de la sociedad. 12. Porcentaje de acciones que deciden. 13. Puestos en el consejo de administracin. 14. Retiros de dinero y capital. 15. Vacaciones separadas o conjuntas. Cuando el socio mayoritario tiene principios ticos y el negocio es exitoso, todas las partes se sienten satisfechas por la sociedad; en cambio, cuando hay problemas en la empresa, pueden surgir diferencias de criterio entre los socios en relacin a cmo administrar y operar. En este caso, el grupo o la persona que tenga la mayora de acciones deber tomar las decisiones. Ya se mencion anteriormente algunos candados que pueden incluirse en los estatutos del acta constitutiva para proteger a los socios minoritarios. El control de la empresa es un factor de negociacin, ya que los inversionistas tratan de minimizar el riesgo al tener el control sobre las decisiones trascendentales de la empresa. 23

Asesores externos
Para empezar un negocio es importante tener asesores externos que intervengan en diferentes aspectos de la planeacin estratgica y de la operacin. Los asesores externos que se pueden utilizar en la pequea y mediana empresa son: 1. 2. 3. 4. Abogado laboral. Abogado mercantil. Abogado penal. Asesor en seguros.

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5. 6. 7. 8. 9.

Consejero financiero. Contador general. Contador especialista en cuestiones fiscales. Ingeniero en sistemas de cmputo. Consultores expertos en implantar procesos de reingeniera, mejora continua, planeacin estratgica, entre otros.

La coordinacin entre asesores externos es muy importante y necesaria, ya que intervienen conjuntamente en algunas actividades y procedimientos. Ejemplo: un asesor externo le manda a otro algn tipo de documentos para su conocimiento y comentarios, intervienen en juntas de trabajo con ejecutivos internos o externos o elaboran algn documento en forma conjunta. Los honorarios de los asesores pueden fijarse por trabajo determinado o se les asigna una cantidad fija mensual llamada iguala.

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Glosario
Prorrata: Cuota o porcin que corresponde a cada una de las partes que intervienen en el reparto de un activo financiero, realizando el clculo en proporcin a la cantidad que cada uno debe pagar o percibir. No implica que las partes sean iguales.

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Reactivos de autoevaluacin
Instruccin: Completa las siguientes frases utilizando las palabras que se encuentran en el recuadro. Sociedad Annima Sociedad Cooperativa Actas Constitutivas Estatutos Persona Moral Accionistas Instituto Nacional de Derechos de Autor Propiedad Intelectual impi Persona Fsica

1. _____________________________: individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos. 2. _____________________________: agrupacin de personas que se unen con un fin determinado. 3. _____________________________: estn obligados al pago de sus aportaciones para cumplir con sus obligaciones. 4. _____________________________: documentos legales en los que se constituyen las empresas. 26 5. _____________________________: se forman por los requisitos y reglas en el acta constitutiva. 6. _____________________________: tipo de sociedad en la que es obligacin de los accionistas el mejoramiento social y econmico de los asociados. 7. _____________________________: uno de los tipos de sociedad mercantil ms comn. 8. _____________________________: conjunto de derechos patrimoniales exclusivos que otorga el Estado por un tiempo determinado, dentro del pas, a una persona fsica o moral que llev a cabo una creacin artstica, invencin o innovacin objeto de comercio. 9. _____________________________: administra la propiedad intelectual en Mxico. 10. ____________________________: administra la propiedad autoral en nuestro pas.

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Referencias
Bibliogrficas
Fleitman, J. (2000). Negocios exitosos: Cmo empezar a administrar y operar eficientemente un negocio. Mxico: McGraw-Hill.

Cibergrficas
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