MF DIGITALIZACIONES

-LA INFORMACION PRECISA EN EL MOMENTO OPORTUNO-

PLAN DE NEGOCIOS

POR: MANUEL FIGUEREDO WYSS

2013

INTRODUCCIN La gestin de documentos es una actividad de la administracin de informacin para emitir respaldo en la actividad que se realice como actividad operacional en las empresas. A partir de la necesidad de destinar tiempo en el manejo y en la organizacin de los archivos, las organizaciones argentinas buscan en terceros un servicio que logre cubrir esta actividad para poder destinar mayores esfuerzos a la actividad principal de la empresa. Es por esto que las compaas de servicio existentes buscan mantener una gestin completa de los archivos pasivos ofrecindoles: administracin y almacenamiento de los documentos.

MF DIGITALIZACIONES se considera apropiado brindar al mercado provincial y de la regin un servicio completo de calidad que maneje tres actividades indispensables en la gestin de documentos como: administracin, almacenamiento y digitalizacin de los archivos pasivos, convirtindose en una empresa diferenciadora dentro del mercado al que se desea pertenecer, aplicando sus polticas de servicio y dems estrategias definidas y detalladas durante este proyecto, las cuales se consideran como piezas fundamentales para el xito en la implementacin del servicio. RESEA HISTORICA El trmino archivo se usa comnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad, como consecuencia de la realizacin de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polismica que se refiere a: El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades. La Archivstica es la ciencia que estudia los archivos. La Archivstica es la ciencia que estudia los archivos. Ella se ocupa de las tcnicas, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentacin se mantenga en el tiempo, y que pueda ser consultada y clasificada. La archivstica se haba mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservacin y restauracin de documentos fsicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivstica tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar informacin.
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin.

Ms adelante se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin

son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico.

En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, siendo ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.

PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES PROBLEMAS Debido a la falta de un lugar adecuado y especfico para guardar y conservar los documentos ms importantes de una empresa, como los tributarios y legales, se ha generado la necesidad en las empresas a contratar servicios de terceros que les brinde la confianza y seguridad en el proceso del cuidado de sus documentos, permitindoles reducir costos de operacin y riesgos innecesarios, para aumentar la eficiencia de sus procesos operativos.

A continuacin se citarn algunos de los inconvenientes ms frecuentes que 3tienen las empresas con referencia al manejo de archivos: -

El 7% de la documentacin mal almacenada se traspapela. Se realizan hasta 12 copias del mismo documento. En una oficina, sea pequea o grande, se extrava un documento cada 12 segundos. Los empleados, funcionarios y ejecutivos malgastan hasta 3 horas semanales y 3.5 semanas al ao realizando el seguimiento de documentos extraviados. Ms del 20% del tiempo de un empleados se pierde; ya sea buscando o esperando un documento.

Basndonos en lo antes expuesto, consideramos que los requerimientos ms representativos para las empresas seran: Seguridad. Que los documentos puedan estar seguros en un lugar especial y resguardado las 24 horas del da con la mejor tecnologa. Infraestructura. Acceder a una bodega especialmente acondicionada e implementada, de tal manera que las empresas ahorren el espacio que antiguamente era ocupado por sus archivos pasivos en sus instalaciones.

Orden. Que las montaas de papel sean cosa del pasado. La clasificacin de sus documentos sea adecuada, tal que facilite el acceso a ellos cuando su empresa lo requiera, agilizando de esta forma el proceso de informacin.

OPORTUNIDADES
En el siguiente cuadro se detalla la diferencia entre tener un archivero comn y la implementacin de un sistema apropiado de archivos en una empresa; ya sea que se encuentre en va de crecimiento o una multinacional.

ALMACEN DE PAPEL 1 Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay y donde estn Los documentos llegan como pueden. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. Es difcil encontrar y consultar un documento. Todo el mundo puede acceder. No hay normas de archivo ni de clasificacin pocos claras.

3 4

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente. Traslado organizado. Criterios nicos de conservacin y eliminacin. Consulta y prstamo de la documentacin de forma gil. Acceso para el personal autorizado. Manual de gestin de documentacin y archivos y cuadro de clasificacin corporativo.

PROCESO DE DIGITALIZACION Recepcin Documental

Plan de Trabajo

Preparacin de Archivo Digitalizacin de documentos

Control de Calidad de las Imgenes

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Control de Calidad Entrega de la Documentacin en formato PDF

Gracias a esta comparacin se puede aprovechar la necesidad que surge en el mercado, para ofrecer el servicio de almacenamiento de documentos a las empresas de la ciudad de Resistencia o del interior de la provincia. Con la ejecucin de este nuevo sistema de manejo de documentos se va a tener un control efectivo y rpido de toda la documentacin que ingresa a nuestra empresa, otorgando un beneficio a los clientes donde se les garantice el ahorro de espacio, acceso completo y reduccin de tiempo de consultas de la documentacin registrada.

MBITOS DE APLICACIN Por sus caractersticas, ventajas y costos el presente servicio puede ser utilizada en mltiples ambientes de trabajo y profesiones. Administrativos, Contables, Jurdico / Legales, Educativos Industriales, Medicina / Salud, Gubernamentales Comercio nacional / exterior y Servicios

Se podrn digitalizar cualquier tipo de documento que se encuentre soportado en un papel, como por ejemplo: Legajos de Personal, de comercio exterior, de Siniestros, de pago a Proveedores (Facturas, Remitos, OP, etc.) Contratos, Manuales Historias Clnicas Hojas de Ruta, Cartas de Porte Registro de Firmas Libros o documentaciones histricas Planos de construcciones, etc.

BENEFICIOS CONCRETOS Rpido Acceso a la informacin Calidad en la captura de la imagen El acceso al documento digital es instantneo, puede consultarse on-line El control de calidad durante la captura de la imagen digitalizada asegura una imagen de alta definicin. Al conservar una copia digital del archivo se disminuye la cantidad de impresiones y fotocopias. Permite liberar superficies antes destinadas a guardar los documentos. Los documentos originales quedan protegidos ya que despus de la digitalizacin no necesitan ser manipulados Asegura que, ante una eventual prdida, se pueda acceder a la informacin y se tenga una copia de respaldo. Se puede armar todo tipo de presentacin de manera ms gil. Los datos estn siempre accesibles de manera instantnea.

Ahorro econmico de papel

Ahorro de espacio fsico Mejor conservacin del documento

Respaldo y seguridad de la informacin

Ahorro de tiempo en la realizacin de publicaciones multimedia

PLAN DE NEGOCIO Como idea de negocio, pensamos en una empresa, la cual estar dedicada a la: Digitalizacin de Documentos, Libros, Fotos y Planos tomando como medios tecnolgicos las cmaras digitales, y escneres. Toda esta informacin ser digitalizada y guardada en nuestras bases de datos, o se le devolver a nuestro cliente, para que tenga completa disponibilidad de ella, ya sea en dispositivos de almacenamiento como Cd`s, Pendrive, etc.

Proceso de Digitalizacin

Tambin el servicio de MF DIGITALIZACION comprende la administracin, almacenamiento de los archivos pasivos de las empresas, garantizndoles el excelente manejo de su documentacin con el respaldo de un software que determinar la ubicacin dentro de las instalaciones y el estado de la misma, tomando en cuenta dentro del proceso las fechas de vencimiento y ciertos datos que influyen en la existencia, uso y desuso del archivo.

Proceso de Almacenamiento

DESCRIPCIN DEL SERVICIO El servicio de MF DIGITALIZACIONES comprende la administracin, almacenamiento y digitalizacin de los archivos pasivos de las empresas, garantizndoles el excelente manejo de su documentacin con el respaldo de un software que determinar la ubicacin dentro de los depsitos y el estado de la misma, tomando en cuenta dentro del proceso las fechas de vencimiento y ciertos datos que influyen en la existencia, uso y desuso del archivo. La clasificacin de los documentos consiste en archivarlos de una forma lgica y no arbitraria que permita una localizacin rpida de los mismos en cualquier momento. Adems, se implementar la digitalizacin de los documentos para mayor control y seguridad del cliente en el respaldo de su informacin. Adems, se tendr presente que el ahorro, seguridad y productividad son bases fundamentales para el desarrollo de toda institucin, lo que genera soluciones integrales de administracin de archivos.

Proceso del Servicio

Custodia de Archivos Especializados en las soluciones de la administracin integral de archivos, MF DIGITALIZACIONES brindar una proteccin permanente a todos sus documento, salvaguardando la informacin confiada dentro del servicio de almacenaje que proporciona, utilizando equipos de avanzada tecnologa que permiten tener acceso inmediato a la informacin de sus clientes por medio de su pgina web y/o fsicamente.

 Ordenamiento de archivos e indexacin de documentos Identifica los tipos de documentos que existan en las instalaciones del cliente con la finalidad de conocer el estado de cada uno de los archivos y as brindar un efectivo asesoramiento. El personal dentro de las instalaciones clasificar los archivos en las perchas de acuerdo al cdigo de usuario asignado al cliente (empresa) al momento de efectuar el contrato.

Digitalizacin de archivos y/o documentos Innovador sistema de administracin integral de archivos que permite la conversin de archivos fsicos a imgenes electrnicas con acceso inmediato al cliente, con una capacidad de almacenamiento de 250 tipos de Formatos de Archivos. Seguimiento online Da a conocer al cliente la ubicacin de su documentacin en las bodegas por medio de un sistema de localizacin, accediendo a la pgina web con su respectivo cdigo de usuario. De esta manera, las compaas siempre tendrn un control de las entradas y salidas de los documentos, lo cual garantiza la imposibilidad de fuga alguna de informacin vital para la compaa. Resguardo de los archivos digitalizados en nuestros servidores Nuestro sistema almacena los documentos de forma ordenada de manera tal que la base de datos pueda indicar su ubicacin precisa. Permite acceder va Internet al archivo de manera rpida, prctica y segura. Instantneamente se puede tener acceso a las imgenes y a la informacin, teniendo la opcin de descargarla Destruccin peridica de los archivos Conscientes de la salud ambiental en el Ecuador, se brindar esquemas reales para la retencin y destruccin de archivos peridicamente para las empresas. Se tendr en consideracin de una alianza con Intercisa, empresa especializada en destruccin de archivos. DATALIRUST gestionar la entrega de un acta notariada de los documentos eliminados bajo el consentimiento del cliente sobre la ejecucin de las mismas. MISION: Seremos una empresa dedicada a la digitalizacin, resguardo y almacenamiento brindado un servicio a nuestro cliente, en cuanto a manejo de la informacin en sus Documentos, tanto escrita como digital. Queremos contar con tecnologa de punta para mejorar nuestros procesos. Brindar un servicio de calidad para facilitar la gestin de almacenamiento de archivos pasivos de las pequeas y grandes empresas en la ciudad de Guayaquil, que permita satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes basndose en sus requerimientos

VISION:

Ser pioneros en el servicio de almacenamiento de documentos dentro de la provincia del Chaco, otorgando confianza y credibilidad a los usuarios incondicionalmente.
Ser reconocidos por nuestros clientes a nivel regional y nacional como una empresa justa, innovadora y que se destaque por su calidad en los procesos, servicios y contando con un recursos humanos capacitados para cumplir todo esto.Brindar las mejores tcnicas de digitalizacin las cuales nos harn diferentes a nuestra competencia, teniendo cierta ventaja competitiva. OBJETIVOS GENERALES: Ser una empresa responsable e innovadora contar con un excelente equipo de trabajo, para as brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Incrementar nuestros servicios para lograr una mayor participacin en el mercado, Fortalecer y mejorar el sistema de control interno para asegurar la fidelizacin de nuestros clientes Aumentando as nuestros activos OBJETIVO GENERAL: El objetivo fundamental es la preservacin del documento. Por ello nuestro personal tcnico estar capacitado para la digitalizacin experta de materiales que requieran de un especial cuidado en su manipulacin. MERCADO POTENCIAL: Nuestros servicios van dirigidos a empresas o empresas del estado, reparticiones pblicas, etc. que quieran manejar su documentacin en un ambiente externo a la planta fsica donde desarrolla sus procesos. As pueden reducir costos y manejar menos personal llegando a un outsourcing con nosotros. Nuestros clientes van desde una tienda de barrio hasta una macro empresa, dependencias del gobierno provincial, nacional, municipalidades, clnicas, sanatorios, hospitales o cualquier persona que necesite de nuestros servicios. COMPETENCIA: VENTAJAS Y DEVENTAJAS COMPETITIVAS Ventajas: Por ser una empresa en nacimiento nuestros precios van a ser ms accesibles y tendremos oportunidad de mercadoCreatividad e innovacin en el lanzamiento al mercadoSoluciones mas rpidas, ya que le damos prioridad a todos nuestros clientes Desventajas Por ser una empresa en nacimiento, no somos aun reconocidos. Como as tambin el servicio a ser desarrollado y llevar adelante.

LEGISLACION: Ley 25326 de 2000: Que define y reglamenta el acceso y uso de las base de datos. Disposicin 10/2008: Proteccin de Datos Personales. Resolucin 412/99 del Ministerio de Economa y Obras y Servicios Pblicos: Recomendaciones del Grupo de Trabajo sobre Comercio Electrnico y Comercio Exterior. Decreto 1023/2001: sobre el Rgimen de Contrataciones de la Administracin Pblica Nacional, donde establece en Captulo II las Contrataciones Pblicas Electrnicas

ORGANIGRAMA

Gerente General

Supervisor

Administrativo/ At. al Cliente

Personal Operativo

Personal Operativo

Personal Operativo

FUNCIONES: GERENTE GENERAL El Gerente General acta como representante legal de la empresa, fija las polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la casa matriz. Es responsable ante los accionistas y clientes por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional.

Funciones Principales Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa. Representante oficial en los negocios de la misma. Control directo de las gestiones de la firma. Criterio analtico en la toma de las mejores decisiones. Supervisor general de las actividades corporativas PERSONAL ADMINISTRATIVO Funciones Principales Manejo de base de datos de los clientes. Coordinacin de la entrega de informacin a la empresa que realiza la contabilidad. Manejo de cuentas personales de la Gerencia General. Actividades con los clientes Recepcin diaria de cobranza causada por ventas de contado. Facturacin en la bodega de ventas.

SUPERVISOR La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental, utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin del servicio destinado a la satisfaccin de las necesidades ms exigentes y que mediante su gestin, puede contribuir al xito de la empresa.

Funciones Principales: Mejorar la productividad de los empleados. Desarrollar un uso ptimo de los recursos. Entrenar constantemente a los empleados de manera integral. Monitorear las actitudes de los subordinados. Contribuir a mejorar las condiciones laborales

PERSONAL OPERATIVO

Funciones Principales:
Recibir por parte del Cliente la documentacin que se va a digitalizar, la cual es entregada en cajas de archivo muerto. Revisa el contenido de las mismas, para verificar que la documentacin recibida es la correcta. El Operador del rea de digitalizacin ordena y selecciona la documentacin para ser digitalizada. Una vez digitalizado se guarda en un disco duro y en el servidor de la empresa para respaldar la informacin. Por ltimo se entrega al cliente los documentos en una caja especial de guarda o se enva al depsito para su total resguardo. PERSONAL PART-TIME Analista en sistemas o similar con experiencia en base de datos, SQL, desarrollo y mantenimiento de pgina web.Tcnico archivista

FODA EMPRESARIAL

FORTALEZAS Idea innovadora de negocio. Capacidad de espacio para almacenamiento de archivos. Asesoramiento y servicio personalizado. Tecnologa de punta para el aseguramiento de la informacin. Respaldo de informacin por servicio digital de documentos.

OPORTUNIDADES Carencia de espacios fsicos de las empresas para la conservacin de documentos. Son escasas las empresas que brindan este tipo de servicio. Los diferentes requerimientos jurdicos y legales que exigen un mnimo de 7 aos de respaldo de la documentacin que maneje la empresa (Auditoras externas). Gran nmero de compaas en la ciudad, provincia y regin. (Posibles usuarios).

DEBILIDADES Altos costos de inversin en la infraestructura. Falta de credibilidad por los usuarios en la confidencialidad de sus documentos. Altos costos de mantenimiento en las bodegas.

AMENAZAS Prdida de informacin ocasionada por los diferentes materiales (papel y tinta) usados en las empresas. La falta de inters en el uso del servicio ofrecido. Posibles desastres naturales o accidentes (incendios, inundaciones).

MATRIZ TOWS Esta matriz permite establecer las diferentes estrategias que la empresa debe aplicar considerando las fortalezas con las oportunidades, las fortalezas con las amenazas, las debilidades con las oportunidades y las debilidades con las amenazas.
FORTALEZAS
Idea innovadora de negocio. Capacidad de espacio para almacenamiento de archivos. Asesoramiento y servicio personalizado. Tecnologa para el aseguramiento de la informacin. Respaldo digitalizado de informacin.

DEBILIDADES
Altos costos de inversin en la infraestructura. Falta de credibilidad por los usuarios en la confidencialidad de sus documentos.

OPORTUNIDADES
Carencia de espacios fsicos de las empresas. Son escasas las empresas que brindan este tipo de servicio. Los diferentes requerimientos jurdicos y legales que exigen un mnimo de 10 aos de respaldo de la documentacin.

FO Ofrecer al pblico mayor disponibilidad de espacio.

Otorgar un servicio diferenciador en el mercado. Respectiva asesora en el manejo de la documentacin.

DO
Parte del financiamiento por el estado provincial para la cobertura total del proyecto. Respaldo digital de la documentacin entregada.

AMENAZAS Prdida de informacin ocasionada

por los diferentes materiales (papel y tinta) usados en las empresas. La falta de inters en el uso del servicio ofrecido. Competidores directos establecidos en la ciudad. Posibles desastres naturales o accidentes (incendios, inundaciones).

FA
Seguridad y mantenimiento de la documentacin. Eficiencia de manejo de la documentacin (Ahorro de tiempo y espacio).

DA
Precios y promociones ms atractivas que los competidores. Mejor infraestructura instalada. Servicio garantizado y recomendado.

PRESUPUESTO EQUIPAMIENTOS Tipo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Scanners plano Avision AV320E2 Scanners Avision modelo FB6280E Scanner para planos SmartLF Ci 40 Scanner Epson V370 Foto Diapositivas Y Negativos Scanner Digitalizador Radiografas Dentales Rx Computadoras AIO Lenovo Edge 72Z - 20" i5 Destructora Trituradora de documentos P-48c Servidor Ibm Server X3100 Core I3 3.1ghz 2x1tb Switch Cisco Srw224g4-k9-ar 24 Port Cmaras Fotogrficas Nikon L310 + Memo 8gb Modem Router Adsl2 Wireless 300mbps Wifi Duplicadora Ricoh Dx 2430 Nueva Costo Total Cantidad 3 3 1 1 1 4 1 1 1 2 1 1 Costo Unitario $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 20.998,70 10.395,84 36.000,00 Costo Total $ 62.996,10 $ 31.187,52 $ 36.000,00 948,00 1.500,00 829,00

948,00 $ 1.500,00 7.900,00 $

$ 31.600,00

829,00 $ 11.323,00 2.500,00 2.500,00 10.000,00

$ 11.323,00 $ $ 2.500,00 5.000,00 440,00

440,00 $

$ 10.000,00 $ 194.323,62

EQUIPAMIENTOS DE OFICINAS 1 2 3 4 5 6 Escritorio Ele 160 X 140 - Melanina 18 Mm Silln Ejecutivo Oficina/pc/escritorio Sillas Tapizadas Oficina Apilables Rack Server 75x60x60 Detector De Humo Sica Estanteras de 5 Mdulos Metlicos, 6 Estantes P/80kg Biblioteca Baja Puertas Corredizas 1,20 Aire Acondicionado Split York 6000 Frigoras Frio Calor otros 4 4 8 1 4 2 4 2 $ 1.200,00 $ $ $ 700,00 250,00 280,00 $ 4.800,00 $ 2.800,00 $ 2.000,00 $ 2.800,00 $ 1.120,00 $ 5.600,00 $ 3.400,00 $ 16.400,00 $ 1.500,00 $ 40.420,00

$ 2.800,00

$ 2.800,00 $ 850,00

7 8

$ 8.200,00 $ 1.500,00

INSUMOS 1 2 Cajas para Archivo Reforzada 43x34x26 Alto Cd's Virgenes TOTAL 100 100 $ $ 25,00 $ 5,00 $ $ 2.500,00 500,00 3.000,00

TOTAL DE INVERSION

216.443,62

INGRESOS Para determinar los ingresos, se debe comenzar detallando cada una de las actividades que cubre el servicio con su respectivo valor a pagar por el usuario. Adems, se debe tomar en cuenta que estos son valores proyectados y pueden fluctuar de acuerdo al mercado y los posibles costos de los suministros a utilizarse. Contando que la demanda del alquiler de cajas crezca el 15% mensual, mientras que la digitalizacin de documentos tenga un incremento del 30% mensual.Como parte del proceso se considera lo siguiente:

Indexacin de documentos (Proceso de administracin, almacenamiento y digitalizacin de documentos). Renovacin de contrato; dependiendo de los plazos mnimos establecidos en el mismo.

ACTIVIDAD 1 Ordenamiento de la informacin 2 Caja 3 Movilizacin 4 Alquiler de espacio (mensual)

PRECIO (Por caja) $ $ $ $ $ 100,00 45,00 50,00 100,00 295,00

CONDICIONES DEL SERVICIO Dentro de cada caja se puede almacenar entre 1,500 a 2,000 hojas oficios. Contrato mnimo de alquiler de 3 aos y un mximo de 5 aos por un nmero de serie de cajas a almacenarse. La custodia de documentos debe ser notificada previamente a las 24 horas para la ubicacin del documento mediante el sistema y la coordinacin en el envo.

Por Digitalizacin de cada documento, pgina de libro, revista hasta tamao oficio. $ 0.45 por documento digitalizado $ 10,00 por cds o DVD grabado con los documentos digitalizados hasta 750 MB, o unas 350 imgenes hasta 450 imgenes.

ACTIVIDAD 1 costo de Digitalizacin hasta 450 imgenes 2 costo de Cds TOTAL P/CDS $ $ $

PRECIO P/Cds 203,50 10,00 213,50

MERCADO POTENCIAL Dado los estudios de mercado realizados en el 2011, se logr conocer el nmero de empresas activas en el Chaco aproximadamente. Incluyendo empresas privadas y dependientes del estado provincial.32000 empresas

MERCADO OBJETIVO Empresas Objetivos sern 620 el 20%

DEMANDA REAL
1 2 3 Mercado potencial Mercado objetivo 20% Demanda potencial 30% 32000 620 940

PROYECCIN DE LA DEMANDA POR EMPRESAS En el mercado no existe una cantidad fija empresas que precisaran de cajas que puedan ser alquiladas por los clientes, ya que son variaciones que dependen de la actividad econmica que realice cada empresa. A continuacin se detallarn algunos criterios basados en el comportamiento de los clientes al momento de usar este tipo de servicios:

Normalmente, las empresas en el mercado nacional y actual destinan entre 1000 a 1500 cajas mensuales para la administracin de documentos (Comentario de expertos).

Con ese promedio histrico de nmero de cajas que las empresas requieren almacenar, se debe tomar en cuenta que MF DIGITALIZACIONES como una empresa entrante en el mercado y que a pesar que se utilizara una campaa agresiva de marketing, no lograra cubrir a todo el mercado. Por lo que se puede proyectar 150 cajas en primer mes para el total de empresas con las que se trabajaran con un aumento mensual del 15%.

PROYECCIN DE ALQUILER DE CAJAS AO 2014

CANTIDAD DE CAJAS 150 173 199 229 263 302 347 399 459 528 607 698

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

MENSUAL 23 26 30 34 39 45 52 60 69 79 91 105

PROYECCIN DE INGRESOS POR ALQUILER DE CAJAS AO 2014

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CANTIDAD DE CAJAS 150 173 199 229 263 302 347 399 459 528 607 698 TOTAL ANUAL $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

PRECIO X CAJA $100 150,00 173,00 19.900,00 22.900,00 26.300,00 30.200,00 34.700,00 39.900,00 45.900,00 52.800,00 60.700,00 69.800,00 403.423,00

PROYECCIN DE PGINAS POR DIGITALIZAR AO 2014 MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE CANTIDAD DE PAGINAS DIGITALIZADAS MENSUAL (PAGINAS) 2000 2600 3380 4394 5712 7426 9654 12550 15925 20702 26913 34987 TOTAL 600 780 1014 1318 1713 2228 2896 3675 4777 6211 8074 10496 43782

PROYECCIN DE INGRESO POR DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS AO 2014 MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE CANTIDAD DE PAGINAS DIGITALIZADAS 2000 2600 3380 4394 5712 7426 9654 12550 15925 20702 26913 34987 TOTAL ANUAL GASTOS ADMINISTRATIVOS El personal administrativo como el de operaciones est sujeto a percibir los beneficios de ley. Para efecto de organizacin se detalla el cargo del personal y su respectivo sueldo: LISTADO DEL PERSONAL REQUERIDO PARA LA EMPRESA DESCRIPCIN DEL CARGO CANTIDAD SUELDO COSTO MENSUAL COSTO ANUAL Supervisor 1 $ 4.500,00 $ 4.500,00 $ 5.400,00 Administrativo Personal Operativo 1 $ 3.500,00 3 $ 3.500,00 $ $ 3.500,00 10.500,00 $ 42.000,00 $ 126.000,00 $ 173.400,00 Cabe destacar que cada una de las personas seleccionadas para cubrir las diferentes vacantes, las mismas pasaran una exhaustiva seleccin y las que fueran contratadas las mismas sern capacitadas para el uso de los distintos equipamientos para los trabajos especficos de cada uno.$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ PRECIO X HOJA 0,45 2.000,00 2.600,00 1.521,00 1.977,30 2.570,40 3.341,70 4.827,00 5.647,50 7.166,25 9.315,90 12.110,85 15.744,15 68.822,05

CONCLUSIONES Este proyecto es creado, como la idea de un negocio y por eso es enviado a ustedes, para recibir colaboracin con la respectiva ayuda econmica para su implementacin para que esta empresa cobre vida.

La implementacin de este tipo de proyecto en el mercado de la regin va tener una respuesta favorable y ms an en el mercado chaqueo. La realizacin de este estudio ha permitido conocer la mayor parte de los factores que pueden influir en su ejecucin.
Se puede concluir que la implementacin de MF DIGITALIZACIONES como empresa de administracin, almacenamiento y digitalizacin de documentos en la ciudad de Resistencia ser, sin duda alguna, una herramienta til para las empresas que deseen maximizar sus recursos y tiempo para poder realizar sus actividades operativas. Vale recalcar que este servicio gestionar de manera eficiente el ordenamiento de los archivos para su uso, respaldo y legalizacin. De acuerdo a nuestro entender y como responsable de dicho emprendimiento debemos determinar que el servicio propuesto en el proyecto sigue un perfil de INCGNITA, debido a que somos un servicio nuevo y entrante en el mercado Chaqueo y de la regin, pero que se pronostica un desarrollo significativo a futuro. 10 razones para digitalizar 1. Espacio: Pilas y pilas de papeles vs. un simple CD. 2. Facilidad de acceso: No es necesario revisar caja tras caja de papeles, todos los documentos se encuentran a un clic de distancia. 3. Rapidez: Lo que llevaba 10 minutos ahora puede realizarlo en 1. 4. Reduccin de costos: Una vez digitalizada la informacin, el envo y la consulta de la misma no tiene ningn costo adicional. 5. Facilidad de distribucin: Puede enviar la informacin que desee a travs de e-mail o de su propia pgina web. 6. Seguridad: Es usted quien decide las autorizaciones para acceder a los distintos tipos de documentaciones. 7. Conservacin de la informacin: La calidad del documento no se deteriora con el paso del tiempo. 8. Innovacin: Se trata de una nueva herramienta de trabajo para optimizar recursos.

9. Conexin: Comparta datos con varias personas que se encuentran en lugares diferentes en tiempo real. En caso de mudanza de oficina slo se desplazan unos cuantos discos en lugar de cajas y cajas de papeles. 10. Calidad: Dinamiza los procesos creando un flujo de trabajo ms veloz.

PROCESO DE DIGITALIZACION

Digitalizacin de Documentacin Contamos con el conocimiento y la tecnologa para realizar el proceso de digitalizacin de documentos en forma masiva con posibilidad de indexar, agrupar, organizar y almacenar a distintos niveles de resolucin y formatos para su posterior visualizacin, impresin o envo electrnico. Mediante software especfico se posibilita la ubicacin de cada hoja a partir de distintos datos como ser factura, Cuil, legajo, prestador, afiliado, prestacin, fecha, etc.

Para digitalizar documentos: Analizamos los Documentos. . Se realiza un anlisis de cmo estn clasificados los documentos y cul es la forma para acceder a ellos.

Se establecen la cantidad y nombres de ndices a utilizar. Se acuerdan los parmetros de digitalizacin que definen la calidad de las imgenes Se define la seleccin de los documentos a digitalizar.

. Se establece el medio electrnico o soporte en que se har la entrega formal del servicio (CD, DVD, Pendrive o Servidor donde se alojar la informacin).

Preparamos los Documentos. Se preparan los documentos para poderlos introducirlos en un scanner (se quitan grampas, ganchos, clips, etc.).

Digitalizamos los Documentos.

Se realiza la configuracin de los scanners. Se realizan pruebas. Se establecen condiciones y reglas para una digitalizacin rpida.

Indexamos los Documentos Se capturan mediante nuestras aplicaciones los ndices de bsqueda relacionados con cada documento.

Integramos los Documentos. Una vez digitalizados los documentos se procede a dejarlos nuevamente en su estado original. Entregamos formalmente Se realizan controles de calidad. Se hace la entrega de la informacin en el medio establecido.

Beneficios de contar con este servicio:

Respaldo de una empresa que contara con el conocimiento y la experiencia para este tipo de trabajos. No necesita adquirir el equipamiento necesario para la captura: scanner, PCs, software de captura. Evitaremos los costos de las tareas si digitaliza el cliente, costos que inevitablemente surgirn al transitar una curva de aprendizaje. Descentralizacin de la informacin. Disponibilidad de la documentacin para consulta, visualizacin e impresin desde cualquier parte del mundo a travs de Internet. Disponibilidad de la documentacin para envo de e-mail y fax. Ahorro de espacio fsico destinado al archivo y almacenaje de papel. Preservacin y resguardo de la documentacin a travs del paso del tiempo. Backup de la informacin, ante eventual prdida o destruccin de la documentacin. Seguridad y Auditoria en los archivos. Agilizacin del servicio a clientes, otorgando una mayor velocidad de respuesta. Disminucin en el uso de fotocopiadoras. Disminucin del costo dedicado a archivar y buscar informacin. Disminucin en mantenimiento de archivos fsicos. Eliminacin de archivos histricos fsicos. Bajo costo de almacenamiento. Mayor productividad del personal.

Qu es la digitalizacin?

La digitalizacin es el proceso de captura de documentos en papel u otro soporte fsico y transformarlo en imgenes digitales para luego ser clasificados para una consulta rpida y precisa. En MF DIGITALIZACIONES esperamos contar con el equipamiento necesario para el procesamiento de documentos sin daarlos generando una copia fiel, clara y liviana. En el cual utilizaremos software especialmente diseado para la captura masiva, clasificacin, indexacin y bsqueda de documentos. Y gracias a la capacitacin de nuestro cada una de las personas que formaran parte de la empresa estarn capacitados en gestin de los distintos servicios, garantizaremos que siempre los usuario y clientes puedan encontrar stu documentacin sin inconvenientes y en pocos segundos.

Nuestros profesionales analizaran las necesidades y particularidades de cada cliente para luego establecer la metodologa a implementar para optimizar los recursos de cada empresa.

Adems, contaremos con experiencia en diversos rubros para poder asesorar en cmo llegar al resultado ms eficiente acorde al negocio.

QUE HACEMOS Digitalizacin de documentos 1. Soluciones integrales para empresas 2. Servicios de Outsourcing operativo IN SITU. SOLUCIONES PARA EMPRESAS Administrador de Legajos Una vez digitalizados los legajos pueden ser consultados por el personal autorizado mediante la web, evitando el constante manipuleo de la documentacin, y al estar siempre disponible se evita el uso de fotocopias que habitualmente se sacan para consultas. Administracin de cheques. Los cheques digitalizados se guardan de tal manera que pueden ser rescatados por Banco, fecha o valor en forma independiente o conjunta permitiendo contar con una copia de seguridad en caso de extravo. Y realizar las tareas de consulta sin necesidad de mantener fotocopias. Administracin de Historias Clnicas La consulta de las mismas es solo una parte de los beneficios de digitalizarlas, una vez instalado el servicio la consulta puede ser remota con lo cual si un profesional necesita la HC de un paciente, la puede consultar mediante PC o celular, evitando las demoras habituales, cuando es necesario traerlas del archivo. Este mdulo tambin permite en un futuro evitar el papel, y todos los costos relacionados al mismo. Escaneo para radiografas dentales Administracin de Oficios Judiciales Esta aplicacin est adaptada a la forma de trabajo de abogados permitindole la ubicacin de los expedientes por distintos campos por ejemplo; nmero de expediente, ao, apellido, nombre. Con el valor agregado de llevar asociado el Box donde esta archivado el documento.

Servicio de Digitalizacin en sitio Este servicio consiste en instalar puestos de escaneo en el domicilio del cliente con el objetivo de cubrir la demanda de escaneo. De esta manera se accede a la tecnologa digital sin inversin inicial y sin los costos relacionados a la obsolescencia tecnolgica. Servicio de digitalizacin Tradicional Para clientes que implementan soluciones ofrecemos la posibilidad de digitalizar los documentos en nuestras oficinas, entregado las imgenes con detalle de la caja que las contiene, de este modo la tareas de archivo se complementan permitiendo la rpida ubicacin de los documentos digitalizados. Consulta de los documentos De acuerdo a la necesidad del cliente se instalan programas para usuarios individuales, cliente servidor para pequeos grupos de trabajo, servidores web Intranet o servidores en Internet para consultas de usuarios distribuidos. Hemeroteca Digital Preparacin de proyectos de sistemas integrales de archivos digital o hbridos. Preparacin documental (ordenamiento y tabulacin) previa al tratamiento de cambio de soporte (digitalizacin). Restauracin de documentos papel para su preservacin para la digitalizacin, Proceso de digitalizacin y resguardo de los documentos