Universit Hassan II- Mohammedia Facult des Sciences, Juridiques, Economique et Sociales - Ain Seba

Cours dinformatique

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Filire: Sciences Economiques et Gestion

2007 2007-2008 2008

Pr. Wafae SABBAR

1. Notions de base

1. Dfinition
Un tableur est un logiciel permettant de manipuler des donnes et d'effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stocks dans un tableau. Il est ainsi possible d'automatiser des calculs complexes mettant en jeu un grand nombre de paramtres en crant des tableaux appels feuilles de calcul. Il existe de nombreux tableurs dvelopps par les grands diteurs. Les principaux tableurs sont : Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice OpenCalc, de la suite OpenOffice IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect KSpread de la suite libre KOffice sous Linux

2. Fonctionnalits dun tableur

Saisie directe des contenus des cellules. L'utilisateur tape directement les donnes dans les cellules du tableur. Ceci suppose un ensemble de commandes pour se dplacer dans la feuille, slectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des formules, ou encore crer des formulaires types. Importation de donnes depuis d'autres sources (Bases de donnes, traitements de texte...).

Souvent, l'entreprise possde une base de donnes o sont ranges les informations relatives son activit. Le tableur permet de les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les manipuler.
Stockage des donnes Les feuilles et les classeurs peuvent tre enregistrs et servent ainsi de zones de stockage d'information. Calculs mathmatiques scientifiques, financiers, statistiques... sur les nombres, les dates et les heures.

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Il existe bon nombre de fonctions prdfinies qui permettent aisment d'tablir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un compte de rsultat ou un bilan). Rsolution de problmes (maximisation de gains, minimisation de pertes...). Le tableur permet aussi de trouver les donnes qui optimisent ou qui permettent d'atteindre un rsultat. Par exemple Combien dois-je faire de kilomtres par an avec ma voiture pour qu'une imposition aux frais rels soit avantageuse ? Simulations Le tableur permet de faire automatiquement des calculs sur un ensemble de donnes possibles et de prsenter les rsultats obtenus dans chaque cas. Par exemple, supposons qu'une socit veuille lancer une nouvelle gamme de produit, elle construit plusieurs scnarios de ventes et le tableur calcule quels seraient les ventuels bnfices ou pertes dans chacun des cas. Synthses C'est l'ensemble des oprations qui permettent de rassembler plusieurs rsultats en un seul. Par exemple, une socit peut construire un bilan de son activit en reprenant chacune des feuilles de ses reprsentants. Analyse Le tableur peut participer l'analyse de donnes, offrir des outils pour interprter l'observation d'ensembles de rsultats (traitement d'enqutes, ...).

3.Prsentation de Microsoft Excel

Microsoft Excel est le tableur de la suite bureautique Microsoft Office. Pour le lancer il suffit de cliquer sur l'icone approprie de votre menu Dmarrer (sous Windows) ou bien de cliquer sur un fichier Excel (dont l'extension est .xls). Un document Excel est appel classeur, il contient une ou plusieurs feuilles de calcul, prsentes sous formes d'onglets en bas de page.

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Elle est compose de divers lments : 1. Une barre de titre indiquant le nom de l'application ainsi que le nom du classeur ouvert 2. Une barre de menu permettant d'accder aux diffrentes fonctions du tableur 3. Une barre d'outils proposant sous forme d'icnes des accs directs aux principales fonctionnalits. Il est intressant de noter que cette barre peut-tre personnalise afin de vous permettre de mettre des raccourcis vers les fonctionnalits que vous utilisez le plus souvent. 4. Une barre de formules donnant l'adresse de la cellule slectionn et indiquant son contenu. La barre de formule vous permet ainsi de saisir les donnes insrer dans les cellules. 5. La feuille de calcul est l'lment cl du tableur, c'est le tableau contenant toutes les cellules. En bas de la feuille de calcul affiche se trouvent des onglets permettant de passer d'une feuille de calcul une autre. 6. Une barre d'tat donnant des informations sur les actions entreprendre. Par dfaut le message prt est affich dans la barre d'tat 4. Prsentation de la feuille de calcul : Cliquez sur Dmarrer, slectionnez Programmes et Microsoft Excel pour accder la fentre de travail suivante :

En-tte de Cellule slectionne Barre de En-tte de Onglet des feuilles Du classeur Barres de dfilement

Verrouillage

Verrouillage Pr. Wafae activ SABBAR Numrique

Majuscule activ

Une feuille de calcul est une grille compose de lignes et de colonnes. Chaque cellule correspond lintersection dune ligne et dune colonne et possde une adresse unique, appele rfrence. Chaque ligne d'une feuille de calcul est repre par un numro. Chaque colonne est repre par une lettre (de A Z, puis de AA AZ, puis de BA BZ, ...). Ceci permet de dsigner une cellule par une lettre et un chiffre qui reprent la colonne et la ligne l'intersection desquelles elle se trouve. Par exemple, la cellule situe lintersection de la colonne B et de la ligne 5 est la cellule B5. Le classeur peut contenir jusqu 255 feuilles. Chaque feuille dExcel peut contenir jusqu 256 colonnes identifies par des lettres et 65 536 lignes identifies par des chiffres. En rgle gnrale, vous slectionnez dabord la ou les cellules que vous souhaitez utiliser, puis vous tapez des donnes ou vous choisissez une commande. 5. Gestion Des Classeurs
Crer un classeur 1) Dans le menu fichier, cliquez sur nouveau Insrer une nouvelle feuille de calcul 1) Slectionnez une feuille sur longlet correspondant 2) Dans le menu insertion, cliquez sur feuille de calcul et une nouvelle feuille sinsre. Supprimer une feuille 1) Slectionnez la feuille supprimer 2) Dans le menu dition, cliquez sur supprimer feuille de calcul et la feuille disparat Copier une feuille de calcul 1) A laide de la souris, slectionnez la feuille copier ou dplacer 2) Cliquez sur longlet de la feuille slectionne et faites glisser jusqu lendroit o vous voulez. Enregistrement dun classeur La procdure denregistrement reste la mme pour tous les logiciels dapplication. 1) Dans le menu fichier, cliquez sur enregistrer sous.

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2) Dans la zone enregistrer dans, slectionnez le disque puis le rpertoire dans lequel vous voulez enregistrer votre document. 3) Dans la zone nom du fichier, saisissez le nom du document. 4) Cliquez enfin sur enregistrer. Modification du contenu des cellules 1) Double-cliquez sur la cellule contenant les donnes modifier. 2) Effectuez les modification ncessaires dans le contenu des cellules. 3) Pour valider vos modifications, appuyer sur entre. Comment effacer le contenu des cellules 1) Slectionnez les cellules, lignes ou les colonnes que vous souhaitez effacer. 2) Dans le menu dition, pointez sur effacer, selon le cas, cliquez sur tout, format, contenu ou commentaire. Si vous cliquez sur une cellule et appuyez en suite sur la touche suppr ou retour arrire, Microsoft Excel efface le contenu des cellules mais ne supprime pas les commentaires ni les formats. Suppression des cellules, de lignes ou de colonnes. 1) Slectionnez les cellules, les lignes ou colonnes supprimer. 2) Dans le menu dition, cliquez sur supprimer. Les cellules adjacentes sont dcales pour occuper lespace libre. Changement de police ou de taille de police 1) Slectionnez les cellules entires ou le texte que vous dsirez mettre en forme. 2) Dans la zone police, cliquez sur la police souhaite 3) Dans la zone taille, cliquez sur la taille souhaite Impression des feuilles actives Si une zone dimpression a t dfinie pour les feuilles de calcul, MS Excel imprime uniquement cette zone dimpression. 1) Dans le menu fichier, cliquez sur imprimer

2) Dans la zone impression, cliquez sur loption souhaite Mise en forme dun tableau
Pour appliquer un type de bordure, couleurs et motifs un tableau : Slectionner votre tableau, choisir la commande Format, Cellules. Dans longlet Bordure de la boite de dialogue, choisir le type de bordure demand et cliquer sur ok.

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Vous pouvez aussi appliquer un modle de bordure partir de loption Mise en forme automatique : Ces mises en formes sont destines proposer des modles prdfinis par Excel. Pour pouvoir appliquer un modle : 1) Slectionner votre tableau 2) Choisir la commande Format, Mise en forme automatique 3) Dans la boite de dialogue, choisir le modle et cliquer sur ok. Modifier la largeur dune colonne La largeur initiale dune colonne est de 10.71 caractres, pour la modifier : 1) Slectionner votre colonne 2) Choisir la commande Format, Colonne, Largeur 3) Dans la boite de dialogue, saisir la larguer demande et cliquer sur ok. Modifier la largeur dune ligne La hauteur initiale dune ligne est fixe par dfaut 12.75 points, pour la modifier : 1) Slectionner votre ligne 2) Choisir la commande Format, Ligne, Hauteur 3) Dans la boite de dialogue, saisir la hauteur demande et cliquer sur ok. Fusionner plusieurs cellules Pour fusionner plusieurs cellules adjacentes en une seule cellule : 1) Slectionner les cellules fusionner, choisir la commande Format, Cellules 2) Dans longlet Alignement de la boite de dialogue, activer Fusionner les cellules et cliquer sur ok. Pour crer un renvoi la ligne cest dire crer deux lignes dans la mme cellule : 1) Slectionner la cellule au niveau de laquelle vous voulez crer un renvoi la ligne 2) Choisir la commande Format, Cellules 3) Dans longlet Alignement de la boite de dialogue, activer Renvoyer la ligne automatiquement et cliquer sur ok.

6. Valeurs, formules, fonctions et formats

Chaque cellule peut contenir une valeur. Cette valeur est soit saisie directement par l'utilisateur ou est le rsultat d'un calcul exprim par une formule.

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Une valeur possde un type et est affiche sous un format. Les types Ce sont par exemple : des valeurs numriques entires ou dcimales, des mots ou des phrases (appeles en informatique chanes de caractres), des valeurs logiques (VRAI ou FAUX, appeles valeurs boolennes en informatique). Les formules Ce sont des expressions qui sont values par le tableur et retournent un rsultat. Par exemple, (1+cos(5))*2-1 est une formule (mathmatique). Les formules sont bties avec des fonctions. Dans ce dernier exemple, cos est une fonction, mais aussi +, * et -. La facilit d'utilisation du tableur provient aussi du fait qu'on puisse mettre des rfrences de cellules ou d'ensembles de cellules dans les formules. On peut donc crire par exemple : (1+cos(A1))*B2-C3. L'expression sera value avec la valeur contenue dans la cellule A1, la cellule B2 et la cellule C3. Les formats Ce sont les attributs des cellules qui permettent de prsenter lisiblement les valeurs. On peut citer par exemple, les formats de date, d'heure, montaires, pourcentage, mais aussi gras, soulign, italique, ... Il faut remarquer que l'affichage du contenu d'une cellule peut tre diffrent de la valeur contenue dans cette cellule.

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2. Rfrences de cellules

Chaque cellule peut recevoir une formule de calcul, l'valuation de cette formule fournissant une valeur. Pour que le tableur comprenne que le contenu d'une cellule est une formule, on utilise la convention suivante : une formule commence toujours par le symbole = Une formule est un ensemble de calculs effectus l'aide d'oprateurs (oprateurs arithmtiques usuels + , * , -, ... ; oprateurs de comparaison < , > , = , ..., etc) et de fonctions sur des donnes (fonctions statistiques, financires, mathmatiques...). Les donnes peuvent tre inscrites littralement dans la formule ou peuvent se trouver dans d'autres cellules. Le mcanisme permettant d'accder partir d'une cellule une valeur se trouvant dans une autre cellule est appel rfrence. Nous allons, dans cette partie, prsenter les rfrences, puis les fonctions et les formules.

1. Rfrences relatives
La rfrence relative d'une cellule est l'expression de sa position par rapport une autre cellule. Ainsi, une rfrence relative donne le dcalage (en terme de nombre de lignes et de colonnes) entre la cellule (dte de rfrence) et une cellule pointe (dte cellule rfrence). Par convention on note ngativement un dcalage vers le haut pour l'axe vertical et un dcalage vers la gauche pour l'axe horizontal. Exemple Considrons l'exemple suivant : on dsire disposer 4 multiplications sur la feuille de calcul de la faon suivante, les produits tant calculs par Excel grce des formules adquates.

Une premire solution consiste crire soi-mme toutes les formules pour calculer les produits, ce qui donne :

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formule en C6 : =C4*C5 formule en F6 : =F4*F5 formule en C10 : =C8*C9 formule en F10 : =F8*F9

Autrement dit, il faut taper quatre formules diffrentes, alors que le principe du calcul est toujours le mme : effectuer le produit de la valeur se trouvant deux lignes au-dessus par la valeur de la cellule se trouvant immdiatement au-dessus. Une autre faon de procder est cependant possible : crire la premire formule dans la cellule C6. Ensuite on utilise le Copier-Coller. La cellule C6 est copie puis colle en F6, C10 et F10. Que se passe-t-il lors d'une opration Coller ? A priori on pourrait s'attendre ce que la formule soit recopie telle quelle : on obtiendrait alors la formule =C4*C5 dans la cellule F6, ce qui n'est pas prcisment ce que l'on dsirait. Ce n'est cependant pas ce qui se passe. La formule obtenue en F6 est bien =F4*F5 . Pourquoi ? Cela vient du fait que les rfrences utilises lors de l'criture de la formule dans la cellule C6 sont des rfrences relatives. Ainsi C4 dsigne davantage la cellule se trouvant deux lignes plus haut dans la mme colonne (et qui se trouve tre la cellule C4 !) que la cellule C4 elle-mme. Lorsque cette formule est recopie dans le presse-papiers, c'est ce point de vue qui est conserv. Lors du collage dans la cellule F6, la rfrence est modifie pour continuer dsigner la cellule se trouvant deux lignes plus haut dans la mme colonne. Ainsi C4 se transforme en F4 et C5 se transforme en F5, etc...

2. Rfrences absolues
La rfrence absolue reprsente le moyen de dsigner une cellule de faon unique dans une feuille de calcul. Considrons maintenant l'exemple suivant : on dsire crire la table de multiplication du nombre se trouvant dans la cellule E2.

De nouveau, les formules que l'on veut copier dans les cellules B5 K5 sont toutes du mme type : faire le produit du contenu de la cellule E2 par le contenu de la cellule immdiatement au-dessus. On va donc crire cette formule une seule fois dans la cellule B5, puis la recopier dans les cellules suivantes l'aide du Copier-Coller.

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Si l'on s'en tient ce que l'on connat pour l'instant, on est tent d'crire simplement la formule =E2*B4 dans la cellule B5. Que se passe-t-il si on recopie cette formule dans la cellule voisine ? Les rfrences utilises sont des rfrences relatives, donc lors de la recopie, ces rfrences sont modifies pour dsigner toujours la mme position relative de cellule. Ainsi, en B5, B4 dsigne en ralit la cellule se trouvant la ligne prcdente dans la mme colonne. Aprs Copier-Coller dans la cellule voisine, la rfrence est modifie pour dsigner nouveau la cellule de la ligne prcdente et de la mme colonne, ce qui donne C4. C'est bien ce que l'on voulait obtenir. Examinons maintenant le cas de la rfrence B2 utilise dans la formule en B5. Elle dsigne en ralit la cellule se trouvant trois lignes plus haut et trois colonnes droite. Aprs Copier-Coller de la formule en C5, cette rfrence est modifie pour dsigner la cellule se trouvant dans le mme position relative, savoir la cellule F2 ! Catastrophe ! Ce n'est pas du tout ce que l'on voulait obtenir ! Comment s'en sortir ? Dans la cellule B5, il faut utiliser une rfrence absolue sur la cellule E2.

Une telle rfrence s'obtient en faisant prcder la lettre de la colonne et le numro de la ligne par un signe $ : cela donne l'criture $E$2. Cette criture dsigne rellement la cellule E2, et non pas la cellule se trouvant trois lignes plus haut et trois colonnes droite. Lors d'une opration de CopierColler, la rfrence n'est pas modifie. Finalement, la bonne formule crire dans la cellule en B5 est =$E$2*B4 .

Aprs recopie en C5, on obtient la formule =$E$2*C4 (la rfrence absolue n'est pas modifie, la rfrence relative est mise jour).

3. Rfrences mixtes
Une rfrence absolue dsigne de manire absolue la ligne et la colonne de la cellule rfrence, ceci se fait en faisant prcder les rfrences aux ligne et colonne du symbole $ (exemple : $E$2). Une rfrence relative, quant elle, dsigne de manire relative la ligne et la colonne de la cellule rfrence (exemple : E2). La rfrence mixte est un mlange des deux modes de rfrence vus prcdemment. La rfrence mixte permet de dsigner la ligne de manire absolue et la colonne de manire relative (ou l'inverse) : ainsi crire =$C4 dans la cellule D5 rfrence la cellule situe dans la colonne C (rfrence absolue pour la colonne par l'utilisation d'un signe $) et dans la ligne prcdente (rfrence relative pour la ligne, pas de signe $ devant le numro de ligne).

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4. Rfrence absolue et relative des plages de cellules

On peut avoir besoin de rfrencer plusieurs cellules adjacentes pour pouvoir effectuer certains calculs : pensons par exemple au calcul des notes moyennes d'un lve dans diffrentes matires.

Le calcul de la moyenne en franais se fait sur les notes contenues dans les cellules B3, B4 et B5. Une premire solution serait d'crire en B7 la formule =MOYENNE(B3;B4;B5) . On numre toutes les cellules en sparant chaque rfrence par le signe ; . Cependant, puisque les cellules rfrences sont adjacentes, on peut crire plus simplement =MOYENNE(B3:B5) .
Dans le cas gnral, pour dsigner un ensemble de cellules adjacentes les unes aux autres et formant une plage rectangulaire, on se contente de dsigner les deux cellules se trouvant aux extrmits hautgauche et bas-droite de cette plage, en sparant toutefois la rfrence chacune de ces cellules par le signe : . En mode dition de formule, la dsignation d'une plage peut tre faite la souris en slectionnant la plage. Si l'on a besoin de rfrencer des cellules se trouvant dans plusieurs plages (par exemple ici pour calculer la moyenne gnrale), il suffit de dsigner chaque plage comme prcdemment, et de sparer les rfrences chaque plage par le signe ; . Ainsi la formule =MOYENNE(B3:B5;D3:D5) signifie : calculer la moyenne des valeurs se trouvant dans la plage dlimite par les cellules B3 et B5 (utilisation de : entre B3 et B5) et (utilisation de ; ) dans la plage dlimite par les cellules D3 et D5 (utilisation de : entre D3 et D5)Avec la souris, en mode dition de formule, il suffit de slectionner les diffrentes plages tout en appuyant sur la touche Ctrl.

5. Rfrences de cellules : bilan

Lorsque des calculs similaires ont lieu en plusieurs endroits du tableau, il faut se poser la question de l'utilisation des rfrences absolues, relatives ou mixtes. Si je copie la formule sur une mme ligne, est-ce-que la cellule rfrence doit se dplacer de la mme faon ?

Si oui, la rfrence sur la colonne doit tre relative. Si non, la rfrence sur la colonne doit tre absolue.

Si je copie la formule sur une mme colonne, est-ce-que la cellule rfrence doit se dplacer de la mme faon ?

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Si oui, la rfrence sur la ligne doit tre relative. Si non, la rfrence sur la ligne doit tre absolue.

6. Rfrences par nom

Au lieu de dsigner une cellule par des coordonnes, on peut utiliser un nom, condition que l'on ait dfini auparavant quelle cellule se rapporte ce nom. Dans le second exemple, on aurait pu rfrencer la cellule E2 par le nom MULTIPLICATEUR. La formule crire dans la cellule B5 aurait alors t =MULTIPLICATEUR*B4 . Pour pouvoir utiliser une rfrence par nom, deux tapes sont ncessaires : 1. Il faut d'abord affecter un nom une cellule. Cela se fait en tapant le nom dans la fentre d'dition des noms ou par l'intermdiaire du menu Insertion/Nom/Dfinir. 2. On peut ensuite utiliser ce nom pour rfrencer cette cellule dans une formule. La fentre d'dition des noms permet d'introduire facilement des noms dans les formules. L'utilisation de la rfrence par nom procure deux avantages :

Les formules deviennent plus lisibles : une formule du type =MONTANT_HT*(1+TVA) est bien plus explicite qu'une formule du type =C2*(1+$D$2) (en supposant que le nom de la cellule C2 est MONTANT_HT et celui de la cellule D2 est TVA).

En utilisant une rfrence par nom, la rfrence absolue de la cellule devient transparente. Si pour une raison ou pour une autre on est amen indiquer la TVA dans la cellule B2 (au lieu de la cellule D2), il suffit de faire porter le nom TVA sur cette nouvelle cellule. Ainsi les cellules utilisant la rfrence par nom ne seront pas modifier au contraire des cellules qui utilisaient la rfrence absolue $D$2, qu'il faudrait aller modifier la main.

7. Porte des noms

Les noms dfinis peuvent tre utiliss dans tout le classeur ce qui signifie qu'un nom est dfini pour tout le classeur. Ceci implique qu'il ne peut exister qu'une seule cellule ou plage de cellules associe un nom. Par exemple, le nom taux_de_tva dsignera une cellule unique d'une feuille du classeur. Si nous reprenons l'exemple de l'tude prcdente, les feuilles pour les diffrents reprsentants sont identiques. Pour les calculs dans la feuille d'un reprsentant, on souhaite dsigner la plage B6:E6 par le nom ventes. Ce nom doit tre local la feuille. On peut commencer par nommer les feuilles des reprsentants. Par dfaut, les feuilles s'appellent Feuil1, ... Pour renommer une feuille, double cliquer sur l'onglet avec son nom, vous pouvez alors la renommer.

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Pour dfinir un nom de cellule local la feuille, slectionnez la cellule, dans la fentre de saisie des noms, taper le nom de la feuille suivi d'un ! suivi du nom de la cellule.

Par exemple la feuille du reprsentant Dupont a pour nom feuildupont, je slectionne la zone B6:E6, je la nomme feuildupont! ventes. Pour utiliser cette plage dans la feuille, il suffit alors de la dsigner par le nom ventes, pour utiliser cette plage dans une autre feuille, il suffit alors de la dsigner par le nom feuildupont!ventes. Une deuxime solution, que nous vous recommandons, consiste crer la feuille pour un reprsentant : crer la maquette, nommer les cellules et plage de cellules, entrer les formules, faire les mises en forme. Puis, dupliquez cette feuille autant de fois qu'il y de reprsentants et enfin renommer les feuilles. Lors de la duplication, les noms seront alors considrs comme locaux chacune des feuilles.

8. Organisation et choix du type de rfrence utiliser

Comment choisir tel ou tel mode de rfrence ? Le choix d'un certain type de rfrence ne doit pas se faire au hasard, mais doit rsulter d'un minimum de rflexion afin de construire efficacement sa feuille de calcul. Il faut avoir en tte les principes suivants :

Les cellules isoles qui contiennent des donnes fixes doivent tre rfrences par nom, ce nom sera choisi pour qu'il dcrive le contenu de la cellule (tva, tauxchange, rduction, ...).

Pour garantir la cohrence de la feuille de calcul, il faut que chaque donne n'apparaisse qu'une seule fois. Par exemple, il est hors de question que le montant de la TVA apparaisse dans deux cellules D2 et F6. Envisagez par exemple le jour o la TVA passe de 18,6% 20,6% : que se passera-t-il si vous modifiez la cellule D2 et pas la cellule F6 ? Rponse : la feuille de calcul risque fort de comporter des rsultats incohrents !

Attribuer des noms aux plages de cellules chaque fois que cela est ncessaire et possible. Les formules sont plus faciles laborer, relire ou corriger. Les erreurs de rfrences sont moins courantes avec l'utilisation de noms.

9. Noms et plages de cellules

Il est possible de nommer des plages de cellules de la mme faon que pour les cellules. Pour expliquer le comportement des noms dans les formules, nous allons expliciter l'exemple de la figure suivante :

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Les noms donns dans la feuille et les formules sont rcapitules dans le tableau suivant :
nom taux_de_tva prix_ht quantit montant_ht montant_ttc total_ttc cellule(s) C2 C5:C11 D5:D11 E5:E11 F5:F11 F12 =quantit * prix_ht =montant_ht*(1+taux_tva) =somme(montant_ttc) formule

Pour

la

colonne

montant

hors

taxe ,

on

trouve

la

formule

=quantit*prix_ht .

L'opration * effectue le produit de deux nombres, soit encore le produit de deux cellules. Excel interprte donc cette formule de la faon suivante : prendre les contenus de deux cellules des deux plages nommes montant_ht et quantit situes sur une mme ligne (car ces plages sont verticales) et les multiplier, ce qui correspond au rsultat attendu.

Pour la formule =somme(montant_ttc) contenue dans la cellule de nom total_ttc, la fonction somme() effectue la somme des contenus d'une plage de cellules, donc le rsultat est la somme des contenus des cellules de la plage de nom total_ttc. Dans le premier cas, l'opration porte sur des cellules, donc Excel effectue une intersection implicite entre les plages dsignes par leur nom et les lignes lorsque les plages sont verticales (et les colonnes si les plages sont horizontales).

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Dans le deuxime cas, la fonction s'applique une plage de cellules, et donc l'opration porte sur la plage de cellules dsigne. Un deuxime exemple est celui de la figure ci-dessous.

Dans la colonne de titre total a t crite la formule =note1+note2 , le rsultat est bien le rsultat attendu. Pour la colonne de titre totalbis a t crite la formule =somme(note1;note2) , le rsultat est la somme de toutes les cellules contenues dans la runion des deux plages note1 et note2.

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3. Les Formules
1. Introduction
Le principal intrt d'un tableur est de permettre d'automatiser des calculs, c'est--dire d'utiliser des cellules pour effectuer des oprations en fonction des valeurs d'autres cellules. Le tableur recalcule ainsi toutes les valeurs chaque changement d'une valeur d'une cellule. On parle ainsi de formule pour dsigner l'expression, qui, une fois saisie dans une cellule, permet au tableur d'effectuer automatiquement un calcul partir des valeurs d'autres cellules et d'afficher un rsultat. Les formules peuvent ainsi contenir des rfrences d'autres cellules, des expressions, ou bien des fonctions.

2. Saisir une formule

La saisie d'une formule se fait en slectionnant une cellule puis en utilisant la barre de formules.

Pour entrer une formule il suffit de commencer la saisie par le signe d'galit (=) puis d'entrer les rfrences des cellules utiliser et ventuellement des oprateurs et/ou fonctions.

3. Les expressions dans les formules

Les expressions arithmtiques Les expressions arithmtiques sont des expressions construites l'aide des oprateurs arithmtiques usuels et de constantes, de rfrences, de fonctions. Les oprateurs disponibles sont : + (Addition), - (unaire : prendre l'oppos), - (binaire : soustraction), / (division), * (multiplication), ^ (lvation la puissance)

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Remarque : Pour le tableur, une date est une valeur numrique. Seul, le format d'affichage permet de visualiser cette valeur comme une date. Les expressions conditionnelles : Elles sont construites l'aide d'oprateurs de comparaison. Ces expressions ont pour rsultat une valeur logique VRAI ou FAUX. Les oprateurs de comparaison sont : = (gal ), > (suprieur strictement ), >= (suprieur ou gal ), < (infrieur strictement ), <= (infrieur ou gal ), <> (diffrent de). Les expressions texte : Elles sont construites l'aide de l'oprateur & qui permet de concatner (mettre bout bout) deux chanes de caractres.

4. Les fonctions
Les fonctions sont des outils de calcul puissants. Un tableur, Excel en particulier, met votre disposition un large ventail de fonctions. Seul un utilisateur professionnel connat toutes les fonctions et ses particularits. Vous utiliserez avec profit l'assistant fonction qui peut tre appel par un bouton dans la barre d'outils, un bouton dans la barre d'outils quand vous tes en mode dition de formule, ou par l'appel du menu Insertion/fonction. Notez que toute fonction est suivie de parenthses. Nous ne prsenterons que les fonctions usuelles. Il faut savoir utiliser l'aide (accessible facilement partir de l'assistant fonction) pour rechercher une fonction et connatre son utilisation : sa syntaxe (comment l'crire), ses paramtres ( quoi peut-on l'appliquer), son effet, ses restrictions. Exemples de fonctions de date et d'heure

AUJOURDHUI : Cette fonction renvoie la valeur numrique correspondant la date du jour ce qui permet d'obtenir la date du jour en utilisant le format Date. Cette fonction est une fonction sans paramtre (elle n'a pas d'argument). La syntaxe est AUJOURDHUI().

MOIS : Cette fonction renvoie le numro du mois qui correspond la date associe la valeur numrique passe en argument. Cette fonction est donc une fonction un paramtre. La syntaxe est MOIS(valeurnumrique).

Exemples de fonctions de texte

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MAJUSCULE : Cette fonction renvoie le texte pass en argument en majuscules. La syntaxe est MAJUSCULE(valeurtexte).

CNUM : Cette fonction convertit le texte pass en argument en la valeur numrique correspondante. Si le texte ne peut tre converti, la valeur #valeur! est renvoye.

Exemples de fonctions logiques Les fonctions logiques permettent de construire des expressions logiques partir d'expressions conditionnelles. Ces fonctions sont importantes et nous en donnons ici la liste complte.

ET : Cette fonction renvoie le valeur VRAI si tous ses arguments ont la valeur VRAI, et FAUX sinon. Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30. La syntaxe est ET(valeurlogique1;valeurlogique2;...).

OU : Cette fonction renvoie le valeur VRAI si l'un au moins des arguments a la valeur VRAI, et FAUX sinon (c'est--dire si tous les arguments ont la valeur FAUX). Cette fonction admet un nombre d'arguments compris entre 1 et 30.La syntaxe est

OU(valeurlogique1;valeurlogique2;...).

NON : Cette fonction renvoie la valeur logique contraire de la valeur logique passe en argument. La syntaxe est : NON(valeurlogique).

SI : Cette fonction renvoie une valeur ou une autre selon la valeur de vrit d'une expression logique. La syntaxe est : SI(testlogique;valeursiVRAI;valeursiFAUX).

Le premier argument testlogique doit tre une expression logique de rsultat VRAI ou FAUX, le deuxime argument est la valeur retourne par la fonction si l'expression logique a la valeur VRAI, le troisime argument est la valeur retourne par la fonction si l'expression logique a la valeur FAUX. Le test logique peut tre une expression logique. On peut imbriquer les SI. Exemples de fonctions mathmatiques Toutes les fonctions mathmatiques et trigonomtriques usuelles sont disponibles (SIN, LN, RACINE,...).

ARRONDI : Cette fonction renvoie la valeur numrique donne comme premier argument arrondie au nombre de chiffres pass en second argument.

La syntaxe est ARRONDI(valeurnumrique;nombrechiffres).

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SOMME : Cette fonction renvoie la somme de toutes les valeurs numriques passes en argument. La syntaxe est : SOMME(argument1;argument2;...). Les arguments peuvent tre des valeurs numriques, mais le plus souvent les arguments seront des rfrences des plages de cellules. Dans ce cas, seules les valeurs numriques sont prises en compte dans le calcul de la somme.

Exemples de fonctions statistiques La plupart des fonctions statistiques sont disponibles (mdiane, cart type, variance, ...). Nous ne dtaillons dans ce paragraphe que les fonctions les plus basiques. En gnral, les arguments seront des rfrences des plages de cellules comme pour la fonction SOMME.

MAX : Cette fonction renvoie la plus grande valeur numrique de la liste des arguments. La syntaxe est : MAX(argument1;argument2;...).

MIN : Comme MAX mais MIN ! MOYENNE : Cette fonction renvoie la moyenne arithmtique des valeurs numriques de la liste sans prendre en compte les autres valeurs. La syntaxe est : MOYENNE(argument1;argument2;...).

NB : Cette fonction renvoie le nombre de valeurs numriques dans la liste des arguments. La syntaxe est : NB(argument1;argument2;...).

NBVAL : Cette fonction renvoie le nombre de cellules non vides (contenant des valeurs numriques ou pas) dans la liste des arguments.

La syntaxe est : NBVAL(argument1;argument2;...).

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4. Les Listes
1. Dfinition
Une liste est la mmorisation dans Excel de donnes organises, une liste est constitue d'une suite d'enregistrements. Tous les enregistrements ont la mme structure. La structure d'une liste est dfinie par un certain nombre de champs. Chaque champ porte un nom qui correspond l'en-tte de colonne. Les champs ont une valeur toujours prise dans un type, c'est--dire, l'ensemble de ses valeurs possibles. Exemple dune liste

Il existe deux modes de reprsentation pour les listes : le mode tableau et le mode grille. On passe d'un mode de reprsentation l'autre en utilisant le menu Donnes--Grille.

Le mode tableau est le mode usuel tel qu'il est prsent dans la figure prcdente. Un enregistrement correspond alors une ligne de la liste.

Le mode grille prsente l'utilisateur une fiche par enregistrement avec la liste des valeurs de ses champs. Par exemple :

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2. Parcourir/rechercher dans une liste

En mode tableau, on parcourt la liste l'aide des touches de dplacement ou des ascenseurs ; pour rechercher, on peut utiliser le menu dition--Rechercher.

En mode grille, on parcourt la liste l'aide des boutons Prcdente et Suivante ou des ascenseurs ; pour rechercher, on prcise les critres de recherche aprs l'appui sur le bouton Critres. 3. Ajouter/ Supprimer/Modifier des enregistrements
Dans le mode grille, ces oprations sont facilites l'aide de boutons : Nouvelle pour ajouter, Supprimer pour supprimer, les modifications sont faites dans la grille, on peut annuler une modification l'aide du bouton Rtablir. Dans le mode tableau, ces actions sont ralises par des actions sur les lignes ou les cellules :

Pour ajouter un enregistrement, il suffit d'insrer une ligne, puis de renseigner les cellules. Il est conseill d'insrer (dans la liste) plutt que d'ajouter (en fin de liste) une nouvelle ligne. En effet, lors de l'insertion d'une ligne, la taille de la liste est modifie, et si vous avez nomm votre liste, le nom portera maintenant sur la liste avec le nouvel enregistrement compris.

Supprimer un enregistrement consiste supprimer une ligne. Modifier un enregistrement consiste modifier les contenus des cellules de la ligne.

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4. Trier les enregistrements

On peut ranger les enregistrements dans diffrents ordres. Un ordre est dfini en prcisant des critres de tri. Pour appliquer un tri, il suffit de se placer n'importe o dans la liste et d'utiliser le menu Donnes-Trier. Spcifications : vous devez prciser la zone de liste par son nom ou par les rfrences la plage de cellules et prciser les critres de tri comme dans les exemples suivants : 1. Par exemple, la liste des enfants peut tre trie dans l'ordre alphabtique des noms, le critre de tri est alors :

Ce que l'on reprsentera par :

numro champ ordre

1 Nom croissant

2. On peut galement souhaiter un affichage dans l'ordre des CSP. Comme il existe plusieurs lves de mme CSP, on souhaite que ces lves soient classs dans l'ordre alphabtique. Le critre de tri est :

Ce que l'on reprsentera par :

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numro champ ordre

1 2 CSP croissant Nom croissant

3. Enfin, si on souhaite visualiser la liste dans l'ordre d'ge, du plus jeune au plus vieux, le critre de tri est :

Ce que l'on reprsentera par :

numro champ
1

ordre

DateNaiss dcroissant

5. Filtrer/ extraire dans une liste

Filtrer consiste ne faire apparatre dans la liste que les enregistrements vrifiant certains critres. Extraire consiste recopier la sous-liste des enregistrements vrifiant certains critres un autre endroit dans le classeur. On peut filtrer l'aide des filtres automatiques ou des filtres labors, on peut extraire l'aide des filtres labors. Filtres automatiques On utilise le menu Donnes--Filtrer et le sous menu filtre automatique. On peut alors filtrer sur les diffrents champs. Par exemple, on souhaite ne voir apparatre que la liste des lves qui taient en CM2 pendant l'anne 1994-1995, on filtre alors sur le champ An94/95, le critre de filtre est :

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Ce que l'on reprsentera par : An94/95 CM2

Le rsultat obtenu est prsent dans la figure ci-dessous :

Lorsqu'on filtre sur plusieurs colonnes, on filtre selon la conjonction des critres. Par exemple, si on filtre sur le champ An94/95 qui taient en CM2 pendant l'anne 1994-1995, et sur le champ Sexe les lves de sexe masculin, on obtient la liste des lves de sexe masculin qui taient en CM2 pendant l'anne 1994-1995. Le critre de filtre sera alors reprsent pas : An94/95 sexe CM2 et on obtiendra : M

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Filtres labors. Les filtres labors permettent de faire des filtres qui ne peuvent tre raliss l'aide de l'outil Filtre automatique. Ce sont les filtres pour lesquels les critres de filtre contiennent des disjonctions (des ou) ou contiennent des expressions calcules.

Ils permettent galement de raliser des extractions. Par exemple, on souhaite extraire une liste compose :

des lves dont le code de CSP est infrieur 3,

et des lves de CSP gale 5 qui taient en CM1 en 1994-1995.

Cet exemple est dvelopp dans le paragraphe suivant, le rsultat est prsent dans la figure ci-dessous.

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Spcifications des filtres labors. Il faut prciser la zone source (le nom ou les rfrences de la plage contenant la liste), la zone de critres (le nom ou les rfrences de la plage contenant les critres de filtre, la zone de destination (la cellule partir de laquelle on va ranger la liste). Dans la dfinition des critres, on utilise la convention suivante : les critres sur une mme ligne correspondent une conjonction, les critres sur une ligne diffrente une disjonction. Sur notre exemple, on aurait :

zone source : listelves (nom donn la liste) zone de critres : zonecritres (nom donn la plage contenant les critres) zone destination : rsultat!A1 ( partir de la premire cellule d'une feuille rsultat du classeur)

critres : le critre de filtre est : CSP An94/95 <3 5 CM1

3. Les sous totaux

Les sous-totaux permettent d'ajouter la liste des lignes rcapitulatives, par exemple un dcompte, une moyenne, une somme. Les sous-totaux portent sur des groupes. Un groupe est form par des suites d'enregistrements pour lesquels la valeur d'un champ est identique. Avertissement: pour que les groupes soient correctement forms, il faut pralablement trier sur le champ sur lequel doit porter le groupe. Pour faire des sous-totaux, on utilise le menu Donnes--Sous-totaux. Spcifications de sous-totaux : vous devez prciser la zone source, dfinir les groupes et donc les critres de tri, prciser la fonction de synthse utilise parmi les fonctions Moyenne, Somme, Nb, Nbval, Min, Max et les champs sur lesquels s'appliquent ces fonctions. Par exemple, si on souhaite calculer la moyenne des dates de naissance sur chaque classe de l'anne 1994-1995, on trie sur la colonne An94/95, puis on demande d'effectuer l'opration sous-total avec la fonction moyenne sur le champ DateNaiss chaque changement de classe :

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Le rsultat est prsent en figure ci-dessous.

Si on souhaite obtenir l'effectif du nombre d'lves par classe et par sexe, on trie sur la colonne An94/95 et par sexe puis on demande d'effectuer l'opration sous-total avec la fonction nbval sur le champ An94/95 chaque changement de sexe :

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Le rsultat est prsent ci-dessous.

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4. Rsolution dun exercice pratique

Le tableau ci-dessous nous fait tat des notes de quelques matires des lves dune classe. Pour le cas prcis nous sommes appels calculer toutes les cellules vides. Note d'info Coeff. Sara Mohcine Bouchra Meriam Ahmed samia Moy. classe Moyenne < 8 Moyenne < 10 Moyenne < 12 Moyenne =20 1 8 10 12 15 10 14 Note de chimie 2.5 12 15 16 17 12 0 Note de Physique 3 11 8 10 18 0 14 total Moyenne indivuduel X rang X Mention X

X faible mdiocre passable parfait Moyenne < 14 moyenne < 16 moyenne < 20 assez bien bien trs bien

Rsolution de la colonne total 1) Slectionnez E2 puis cliquez sur f (x) (coller une fonction) 2) Slectionnez la fonction somme et validez 3) Une nouvelle bote de dialogue apparat, vous validez 4) Slectionnez la cellule E3 5) Cliquez sur f (X), slectionnez moyenne et validez 6) Saisissez B3*B$2 + C3*C$2 + D3*D$2 et validez 7) Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule E3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu E8. Calcul de la moyenne individuelle 1) Slectionnez F3 puis cliquez sur f (x) 2) Slectionnez la fonction moyenne et validez sur ok 3) Saisissez E3/E$2 et validez 4) Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule F3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu F8. Dtermination des rang 1) Slectionnez G3 puis cliquez sur f(X)

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2) Slectionnez la fonction rang et validez sur ok 3) Saisissez F3 qui est le nombre dont on veut son rang. 4) Cliquez devant rfrence et saisissez tous les nombres qui seront rangs tout en introduisant $ : F$3;F$4;F$5;F$6;F$7;F$8 5) Si on a besoin dun ordre croissant(de 1 9), devant, ordre, on place 0 et on valide. 6) Si on a besoin dun ordre dcroissant(de 9 1), devant, ordre, on place 1 et on valide. 7) Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule G3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu G8. Calcul des moyennes gnrales de la classe. 1) Slectionnez B9 et cliquez sur f(x) 2) Slectionnez la fonction moyenne et validez 3) Saisissez B3: B8 (veut dire de B3 jusqu B8) et validez 4) Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule B9 puis, cliquez tout en glissant la souris jusqu F9. Dtermination de la mention 1) Slectionnez H3 et cliquez sur f(X) 2) Slectionnez la fonction si et validez 3) Saisissez la cellule dont vous voulez sa mention F3 4) Allez sur la barre de formule, placez le curseur entre F3 et la fermeture de la parenthse, continuez saisir de telle sorte quon ait : = si (F3 ; si (F3<8 ; Faible;si(F3<10 ;Mdiocre;si(F3<12 ;Passable;si(F3<14;AssezBien;si(F3<16;Bien;si(F3>16 ;Trs bien). 5) Validez partir la touche Entre du clavier.

6) Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule H3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu H9.

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