UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

Sistemas y tecnologa de la informacin

SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES E

INTEGRANTES:

SISTEMAS DE PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERPs) DEFINICIN

Es un conjunto de herramientas de software diseadas para la mejor operacin de los negocios en la mayor parte de las reas de la empresa, desde recursos humanos y finanzas hasta el manejo de almacn. Los sistemas ERP estn diseados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compaa que lo utilice, adems tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y permite aumentar la productividad de la compaa en forma considerable. HISTORIA Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utiliz sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas Planeacin de los Requerimientos de Materiales (Material RequirementsPlanning, MRP). A principios de la dcada de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, y durante las dos dcadas siguientes tuvieron un desarrollo importante ya que permitan reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real. Desde su aparicin a finales de los aos ochenta, los sistemas ERP han evolucionado con los avances de las tecnologas de informacin (Kumar y Hillegersberg, 2000). As, los primeros sistemas ERP fueron implantados con la arquitectura cliente-servidor, despus evolucionaron a la arquitectura de tres capas (threetier) y, con la aparicin de la Internet, las arquitecturas tecnolgicas evolucionaron al ambiente de Web y sus arquitecturas fueron multicapas. ESTRUCTURA BSICA Y CARACTERSTICAS Un sistema ERP es una solucin informtica integral unidades interdependientes denominadas que est formada por

Mdulos: Los primeros y fundamentales son lo denominados Mdulos Bsicos, de adquisicin obligatoria, y alrededor de los cuales se agregan los otros mdulos opcionales, que no se adquieren obligatoriamente y se agregan para incorpora nuevas funciones al sistema ERP. Tambin existen los llamados Mdulos verticales y corresponden a mdulos opcionales diseados especficamente para resolver las funciones y procesos del negocio de un sector econmico especfico. Son varias las empresas de la industria del software que disean, desarrollan y comercializan estas soluciones, y an existiendo diferencias en el producto final presentan ciertas caractersticas comunes, estas son las siguientes:

Arquitectura Cliente /Servidor. La tecnologa de los sistemas ERP se basa en la arquitectura cliente / servidor, en la que un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a varios usuarios simultneamente (clientes) Elevado nmero de funcionalidades. Los sistemas ERP poseen un elevado nmero de funcionalidades lo que permite abarcar prcticamente la totalidad de los procesos de negocio de la mayora de las empresas. Grado de abstraccin. El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos empresariales sin conexin entre ellos. Adaptabilidad. Son sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio. Modularidad. Los sistemas ERP estn formados por un nmero especfico de mdulos, independientes entre s, pero que a la vez estn comunicados, lo que permite una gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamao y disponibilidad de recursos. Los principales mdulos de los sistemas ERP son: Contabilidad financiera, Contabilidad de Gestin, Gestin del proyecto, Gestin del flujo de trabajo, Logstica, Produccin, Recursos Humanos, Ventas y marketing Orientacin a los procesos de negocio. Desde el punto de vista del diseo de los sistemas ERP, todas sus funcionalidades estn organizadas utilizando un modelo de referencia o descripcin a alto nivel de sus funcionalidades de acuerdo a la lgica del negocio mediante alguna herramienta de modelacin de procesos de negocio. Universalidad: Al ser un software de tipo World Class, un ERP puede ser usado por cualquier organizacin. Sin embargo, sus proveedores sealan que existen ERP para algunas industrias especficas.

CUANDO USAR UN ERP Hay que tomar en cuenta los siguientes factores: La necesidad de crecimiento es un factor fundamental; saber que la empresa crece, que los pedidos aumentan, y que existan nuevos proveedores, entre otros. La necesidad de informacin actualizada. La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto de otro tipo de empresas. Cuando una compaa requiere mejorar sus operaciones en: Surtido y entrega de pedidos Costos de produccin Manejo de informacin vital para sus diferentes reas.

POR QUE UTILIZAR UN ERPs Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su informacin.

Competitividad Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de produccin, comercializacin o administracin; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. Control Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos departamentos y requieren de una solucin global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. Integracin Es importante integrar la informacin en las reas vitales de la empresa como finanzas, distribucin y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercializacin y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

EMPRESAS QUE UTILIZAN EL ERP

Ejemplos: CHEVRON Utiliza el sistema ERP para soportar los cambios en los procesos de negocio y contabilidad, administracin de planta y entrega del producto. GENERAL MOTORS Utiliza el ERP para estandarizar la informacin financiera y procesos a lo largo de su empresa global. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN ERP La implantacin de un sistema ERP, adecuadamente realizada, proporciona los beneficios siguientes: Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual por efecto de imponer una nueva estructura lgica, resultante muchas veces de una reingeniera, con los consiguientes ahorros de tiempo de operacin, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad de la empresa. Integra todas las reas de una organizacin de manera que sta tiene ms control sobre su operacin, estableciendo lazos de cooperacin y coordinacin entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditora. Permite disponer de una solucin integrada para algunas de las funciones de la organizacin, lo cual garantiza la actualizacin continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geogrficas donde se ubique la organizacin, mejorando as el proceso de la toma de decisiones. Se crea una Base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en la empresa independientemente de la ubicacin geogrfica, el acceso a la informacin a una base de datos nica, centralizada e integrada mejora el proceso de toma de decisiones. A menudo las organizaciones tienen diferentes tipos de software integrados dentro de ella. Un sistema ERP consolida todo el software en un solo sistema. Y algunas desventajas de estos sistemas son: Costos: Este es uno de los inconvenientes ms importantes que enfrenta una empresa. Adems de los propios al producto existen costos como los de capacitacin, implementacin, soporte, configuracin, etc.

Tiempo y complejidad de Implementacin: La implementacin de un sistema ERP es un proceso intensivo en el uso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de la empresa. Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si stas no estn bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organizacin se ver afectada como un todo. Son totalmente inadecuados para proveer informacin: complementaria para la toma de decisiones: La toma de decisiones requiere informacin complementaria para el logro de los objetivos. No permiten a los usuarios disear reportes con independencia del rea de sistemas: Difcil acceso a la historia de saldos: Datos como saldos en inventarios, cuentas por pagar, y costos de productos son parmetros que el sistema calcula cada vez que stos se requieren, y slo se guarda el dato de cierre del perodo. Esto dificulta modificar los indicadores ante cambios en el entorno del negocio. Complejidad para integrar la informacin externa: contenida en sistemas externos al ERP: La dificultad para integrar la informacin en los ERP se produce porque las empresas tienen sistemas independientes de distintos proveedores cuya estructura de datos obedece a un modelo de datos no compatible con el del ERP.

AREAS DE APLICACIN QUE ABARCA rea econmica-financiera Contabilidad- tesorera Activos fijos y analtica Es un rea de aplicacin ya que la contabilidad es el ncleo de una empresa, se nutre de informacin de todas las reas de la organizacin, y la informacin debe ser informacin del momento, datos actuales, y no datos obsoletos. rea de produccin Fabricacin Mantenimiento y servicios Control de calidad Gestin de proyectos.

Puede contemplar desde la programacin de la maquinaria, la planificacin de recursos de fabricacin, la planificacin de la capacidad hasta el control de planta, las previsiones de ventas y de servicios y la determinacin de costos. rea comercial logstica Ventas y distribucin Facturacin Materiales y almacenes Los mercados actuales requieren estrategias comerciales totalmente nuevas, poder ofrecer a los clientes un mejor servicio a un menor costo. La empresa debe cambiar rpidamente ante las reacciones de sus clientes. rea de recursos humanos La nomina La planificacin de recursos humanos Utilizado para la planificacin de costos de personal, carreras profesionales, formacin, gestin de candidatos, control de presencia y nmina o gastos de viaje. COMO FUNCIONA UN ERP Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin, seguida por la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, segn lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia ms el costo de la implementacin del software en la empresa. IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMAS ERP a. Organizar el proyecto:

Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin

de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa. b. Definir las medidas de desempeo:

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP. c. Crear un plan inicial detallado del proyecto:

Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir. d. Capacitar al equipo para el proyecto:

Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas. e. Revisar la integridad de la base de datos:

La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin. f. Instalar el nuevo hardware:

El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema. g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):

El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema. h. Capacitar masa crtica:

La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del mismo. i. Entrenamiento sala piloto:

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella. j. Integracin de datos:

La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema. k. Ejecucin:

Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema. l. Mejoramiento continuo:

Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas. Por qu es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP Hay muchas empresas que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita nicamente a la implementacin de ste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe tener una constante retroalimentacin, ya que la tecnologa y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones

CONCLUSIONES Un ERP unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin. En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.