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CMO ESCRIBIR UNA PROPUESTA

ino se llega a un acuerdo durante la entrevista inicial (algo que

sucede con frecuencia), el cliente potencial esperar que usted le

presente una propuesta por escrito. En este captulo veremos cul es el propsi to de la propuesta y por qu es necesaria. Se enumeran y se explican todos los elementos esenciales de una propuesta y se ofrece una estructura modelo.

POR QU ES NECESARIO PRESENTAR UNA PROPUESTA ESCRITA

La propuesta escrita cumple cin co fines que son importantes para que
le asi!,'llen el contrato y pueda com enzar a trabajar como consultor.

1. La propuesta concluye el acuerdo. A veces, incluso despus de una

excelente entrevista exploratoria, el n egocio todava no est en firme . No es raro que un cliente potencial pida una propuesta por escrito, incluso si est en un 90% seguro de contratar sus servicios. Por consiguiente, la propuesta es un documento de ventas que no deja cabo sueltos y cierra el trato.

2. LA propuesta explica en un documento lo que usted piensa hacer. Los

servicios que va a prestar como parte de este contrato de consultora deben ser muy claros tanto para usted como para su cliente. Eso exactamente es lo qu e hace una propuesta; explica en blanco y negro qu es lo que har, de modo que quede un documento de base para remitirse a l en caso de que se presente un malentendido.

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3. La propuesta espedjica el cronograma de sus servidos. As como lo que va

a hacer es importante, tambin lo es el tiempo en el cual lo har y la secuencia de cada fase. A veces el cliente querr conocer cierta informacin parcial antes de que se complete el proyecto. Si el cliente quiere obtener informacin en una fase determinada, es posible que no contrate sus servicios si no est seguro de que usted se la suministrar en el momento indicado. Incluir este cronograma en un documento lo ayuda a asegurarle a su cliente potencial que obtendr lo que quiere en el momento en el cual lo necesita.

4. La propuesta consigna por escrito qu va a redbir usted por sus servidos.

A menos que usted cuente con una fortuna personal independiente, no estar ofreciendo sus servicios como consultor por simple diversin, pese a que disfrute enormemente con su trabajo. La propuesta especifica su remuneracin a cambio de los servicios que ofrece prestar. Tener esta informacin por escrito puede ahorrarle muchos dolores de cabeza ms tarde.

5. La propuesta es la base de un contrato. Como demostrar ms adelante en este captulo, la propuesta puede servir de base para un contrato. De hecho, podr incluso convertir la propuesta en un contrato con slo agregar unas pocas frases.

CMO ESCRIBIR UNA BUENA PROPUESTA

Para escribir una buena propuesta, es preciso tener en mente cuatro puntos:

1. Mantener la estructura clara y lgica. En el siguiente captulo me

referir a la estructura.

2. Emplear un estilo profesional pero amigable. Cuando se presenta una

propuesta, a semejanza de cuando se tiene una reunin cara a cara, hay que ser profesional pero amigable. De hecho, si est escribiendo una carta de propuesta, puede ser incluso informal;

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siempre y cuando que no sobrepase el profesionalismo, habr mayores posibilidades de que lo contraten.

3. No incluir sorpresas

e/1

la propuesta. Aunque parece algo sencillo,

sta es una de las cosas ms difciles de cumplir. Despus de haber regresado de la reunin inicial, con frecuencia se le ocurrirn nuevas ideas, diferentes de las que usted y su cliente visualizaron originalmente. Es posible que estas ideas sean tan buenas que usted se sienta tentado a incluirlas en la propuesta. No sucumba a esta tentacin, a menos que pueda hablar sobre ello con su cliente primero. Puede haber otras razones que usted no conozca pero que le impidan al cliente aceptar esas nuevas ideas. Es posible que necesite tiempo para venderles la idea a otros empleados, o incluso a la alta gerencia de su empresa. Si sorprende a su cliente en la propuesta, tal vez no le quede suficiente tiempo para hacerlo. Por consiguiente, por buena que sea la idea, a menos que pueda hablar sobre ella con su cliente antes de presentarla en la propuesta, no la proponga todava. Podr hacerlo despus de que lo contraten.

4. Verificar antes de e/1viar. De ser posible, verifique los principales

puntos de la propuesta con su cliente. Si se trata de una carta de propuesta breve, llame al cliente por telfono y lasela. Si se trata de contratos con el gobierno o de ciertos contratos industriales adjudicados por licitacin, posiblemente esto no se pueda hacer. Sin embargo, siempre debe preguntar. Lo peor que le pueden decir es que no. A todos les conviene que la propuesta est bien formulada antes de enviarla. No d por sentado que se podrn hacer cambios despus de que la reciba el cliente.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA DE PROPUESTA

A veces, sobre todo si se trata de contratos grandes o adjudicados mediante licitacin, el cliente especificar la estructura de la propuesta .

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(Esto lo suelen hacer las empresas del gobierno y las grandes compaas industriales.) En ese caso, siga la estructura que le especifiquen. Sin embargo, en la mayor parte de los trabajos de consultora, bastar con una carta de propuesta. Veamos cmo debe ser.

Presentacin
Explique simplemente que la carta tiene como fin presentar sus ideas sobre el proyecto que examinaron antes.

Antecedentes
Comience reqfirmando los antecedentes de la situacin de consultora. Es decir, reafirme las suposiciones de su cliente y otros datos generales del caso. Esto le indica al cliente que analiz astutamente la situacin. (Si las suposiciones del cliente no son correctas, usted deber convencerlo de ello antes de enviar su propuesta. Si el cliente insiste en imponer sus ideas, incluso si usted le ha dicho que son incorrectas y le ha explicado por qu, entonces tiene una de dos opciones: puede basarse en las suposiciones del cliente o rechazar el trabajo. Si lo rechaza, debe emplear mucho tacto. El cliente respetar su posicin y es posible que lo contrate en otro momento.)

Objetivos
Establezca los objetivos del trabajo con precisin. Describa exactamente lo que su cliente aprender o recibir como resultado de su trabajo.A n me gusta presentar estos objetivos de una manera que los haga destacarse visualmente, por ejemplo empleando vietas: Identificar por lo menos tres mercados minoristas secundarios para la nueva lnea de producto. Desarrollar proyecciones de ventas para seis meses y para doce meses.

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Recomendar aumentos de personal para cumplir con las proyecciones de ventas.

Metodologa
Describa metodologas alternativas para alcanzar los objetivos. Plantee las ventajas de cada alternativa y en seguida indique qu mtodo piensa utilizar y por qu. Cuando describa la metodologa, tenga en mente su pblico. Si su cliente es tcnico, emplee lenguaje tcnico; si no lo es, no confunda las cosas con ecuaciones o trminos tcnicos. Es muy importante plantear todas las alternativas, incluso las que no tiene intenciones de usar, sobre todo si tiene competencia. Los competidores podran proponer mtodos alternativos, y es importante que le indique al cliente por qu esos mtodos no van a funcionar y por qu el mtodo que usted escogi es el mejor. Si es convincente en este punto, su cliente potencial utilizar su propuesta para tratar de co nvencer a otras personas de la empresa de que piensen como usted y adopten la metodologa que propuso.

Problemas potenciales
Cualquier proyecto tiene inherentemente problemas potenciales que podran limitarlo o impedir su xito. No omita ni desestime estos problemas; documntelos claramente, pero mencione tambin cmo piensa abordarlos si se presentan. Los clientes suficientemente inteligentes como para contratar un consultor son tambin lo bastante inteligentes como para darse cuenta de que existen problemas potenciales. No podr engaarlos de modo que piensen que su mtodo est exento de ellos. De hecho, lo respetarn ms por anticipar los problemas, siempre y cuando que tambin haya reflexionado sobre qu medidas correctivas habra que tomar.

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Diagramas de flujo V cronogramas de desarrollo de producto

Uno de los tipos de diagramas de flujo es el que se conoce como . PERT.El diagrama PERT (program Evaluation and ReviewTechnique tcnica para evaluacin y revisin de programas) fue desarrollado para administrar proyectos complejos y de muchos millones de dlares para el gobierno estadounidense. Muestra qu tareas se van a realizar y en qu orden, a fin de lograr la administracin ms eficiente del proyecto. Resulta sobre todo apropiado para proyectos muy complejos, pero de todos modos se puede incluir en la propuesta. Como minimo, le agrega un poco de profesionalismo a su propuesta y demuestra el control que tiene sobre el proyecto. Para la mayor parte de proyectos, es probable que un cronograma de desarrollo de producto sea suficiente. En el captulo 8 me refiero a cmo hacer ambos.

El producto final
Su cliente querr saber qu debe esperar a manera de producto final. Entregar un informe? Un estudio del personal? Fotografas? Cuntas copias suministrar? Este ltimo punto puede ser importante, porque muchas veces el cliente tendr que distribuirles la informacin a otros, quizs a la junta directiva o a otros gerentes de la empresa. Especifique exactamente lo que entregar y su contenido, el nmero de copias, los dibujos, las fotografas y otros detalles. Incluya la fecha en la cual terminar el estudio y presentar el informe final .

Informacin sobre costos V pagos

En la mayor parte de los contratos pequeos, no es importante desglosar la informacin sobre costos a menos que el cliente lo solicite. Sin embargo, el momento del pago es importante. El cliente querr saher no slo cunto le debe pagar, sino cundo lo debe hacer. Por ejemplo, .

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quiere un anticipo del 50% Y el 50% restante cuando termine? Una tercera parte cuando firme el contrato, otro tercio en algn momento intermedio y el resto cuando finalice el proyecto? Cobros durante el transcurso del trabajo con presentacin de facturas mensuales o todo a la vez cuando presente el informe? (A propsito, esta ltima opcin no es recomendable.)

CONVERTIR UNA PROPUESTA EN UN CONTRATO

El ltimo prrafo cierra la propuesta. Cerrar es un trmino de ventas que significa que hace el trato con el cliente potencial. El cierre puede y debe ser amigable, pero tambin puede servir como contrato si lo combina con una autorizacin para proceder. As se hace esto de una manera amigable pero profesional. Diga algo as:
Por favor firme en el lugar indicado en la parte inferior, a fin de dar su autorizacin para proceder de acuerdo con estas condiciones, y devulvame el original. Sin embargo, si tiene alguna pregunta o sugerencia con respecto a esta propuesta o al trabajo que quiere que realice, por favor no dude en llamarme al telfono 212-5551234.

Si decide utilizar el ltimo prrafo sugerido y permitir que se convierta en contrato, quizs sea conveniente que su abogado revise esta informacin. En la figura 5-1 se aprecia un ejemplo de una carta de propuesta, y en el Anexo C encontrar una propuesta ms extensa. Como podr ver, ambas estructuras se parecen. Ahora sabe cmo contratar sus serVICIOS con clientes. Pero, cunto debe cobrar por sus servicios? Eso lo examinaremos en el captulo 6.

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Figura 5-1. Carta tpica para la presentacin de una propuesta

24 de abril de 2003 Seor Joseph Black Presidente Unique Sales Co., Inc. 4571 Plainview Avenue Pasadena, CA 91107

Estimado seor Black:

Nos gust mucho la reunin que tuvimos con usted el mircoles 18 de abril. Nos sorprendi saber que ha estado en el negocio de la venta por correo, vendiendo productos excedentes del gobierno durante ms de 33 aos. Esta carta tiene como propsito presentar nuestra propuesta para un estudio de investigacin con base en los objetivos que examinamos en dicha reunin . Por favor tenga en cuenta que se trata de una propuesta, por lo cual est abierta a cualquier idea o sugerencia de su parte.

PROPUESTA DE INVESTIGACiN sobre las tendencias de ventas estacionales de Unique Sales Co., Ine.
Antecedentes Unique Sales Company realiza ventas por correo a consumidores individuales y a gobiernos de pases extranjeros. La compaa comenz vendiendo equipos para barcos, pero ahora ha expandido sus ventas e incluye otros tems, como piezas para aviones, repuestos para automviles y equipos hidrulicos. El principal objetivo de Unique Sales Company era vender tems excedentes del gobierno; sin embargo, recientemente ha habido una disminucin drstica en la disponibilidad de este tipo de equipos. La tendencia de ventas de esta empresa tiene sus meses pico en los primeros cinco a seis meses del ao; en los otros meses, las ventas disminuyen . En la regin oriental de los Estados Unidos, las ventas se ven muy afectadas por el clima. Cuanto ms severos sean los inviernos, mayores suelen ser las ventas, porque la gente se queda en casa y lee los catlogos especializados.

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Figura 5-1. (continuacin)

Objetivos El principal objetivo de este estudio sera averiguar los factores que causan las variaciones cclicas en la industria de ventas por correo, y especficamente en Unique Sales Company. Una vez evaluada la informacin recogida, se harn recomendaciones de accin para la compaa. Ms especficamente, se investigaran las siguientes reas: 1. Tendencias de ventas (por secc iones) A. Ventas por correo orientadas a la industria B. Ventas por correo orientadas a bienes de consumo C. Ventas por correo orientadas a industria/consumo 11. Factores que afectan las ventas
A. Clima

B. Lnea de producto C. Mercado objetivo D. Eficacia de la publicidad Mtodos de investigacin En este estudio se utilizaran varios mtodos de investigacin de mercado. El primero sera una investigacin exhaustiva de todos los datos y estadsticas secundarios del mercado fcilmente disponibles. Se tratara de informacin estadstica ya publicada o que se pueda obtener a un costo nominal. Algunas posibles fuentes valiosas de esta informacin seran agencias del gobierno estadounidense, asociaciones profesionales, la Oficina Meteorolgica Nacional, los directores de publicaciones gremiales y las bibliografas de empresas estndar. Adems, se efectuaran llamadas telef nicas a individuos previamente seleccionados de esta industria, as como a quienes son reconocidos como los ms expertos en el tema. En estas llamadas telefnicas se tratara de obtener datos no revelados durante la bsqueda de informacin en fuentes secundarias. Problemas potenciales En la mayor parte de las investigaciones con fuentes secundarias, es imposible determinar la existencia de estadsticas y datos relevantes sobre el mercado antes de que se inicie el estudio. No existen estadsticas de mercado para todas las industrias, yen algunos casos, si las hay, slo estn disponibles en los archivos de empresas particulares. En tales casos, la informacin se considera de propiedad de dichas firmas y por lo general no se divulga a la comunidad empresarial.

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En muchos casos, las conversaciones telefnicas personales compensan la falta de informacin publicada y revelan datos valiosos que de otra manera no se conseguiran. En general, pese a la posible existencia de brechas de informacin, el equipo de investigacin confa poder entregar a Unique Sales Company un informe viable y bien documentado. El informe Nuestro informe consistira en una descripcin del objetivo de estudio, el diseo de la investigacin y nuestros hallazgos examinados en tres niveles de detalle. Primero incluiramos lo que consideramos los hallazgos o puntos sobresalientes del estudio, as como nuestra conclusin y nuestras recomendaciones. Despus de esta seccin vendra un anlisis ms detallado y documentado de los hallazgos. Finalmente, el anexo incluira folletos y otros materiales complementarios. Costo y tiempo El costo del estudio completo sera de 2 500 dlares, la mitad pagadera en el momento en el cual se autorice el proyecto y la otra mitad cuando se entregue el informe final, del cual se darn dos copias. El estudio se realizar y los informes se entregarn cuatro semanas despus de la autorizacin para proceder. Sabemos que usted es una persona ocupada . Por lo tanto, simplemente firme a continuacin para autorizarnos a proceder con la investigacin. Si tiene alguna pregunta o sugerencia con respecto a esta propuesta o al estudio sugerido, por favor lImenos de inmediato. Cordialmente,

w. W. Smith
Director de investigaciones

Mark Tizon Consultor principal Autorizacin para proceder I Acepto las condiciones de la anterior propuesta y doy mi autorizacin' para proceder de conformidad con dichas condiciones.

Joseph Black Presidente Unique Sales Co., Inc.