Manual Bsico de Excel

NDIC E

1. 2. 3. ". %. '. (. ). *. 1.. 11. 12.

Introduccin Empezando a trabajar con Excel Operaciones con arc i!os #rmulas $ #unciones &anipulando celdas #ormato de celdas Cambios de estructura Insertar $ eliminar elementos Correccin de la orto+ra,-a Impresin /r0,icos Im0+enes

1ema 1. Introduccin

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Iniciar 2 !

Excel

Desde el botn Inicio situado" normalmente" en la esquina in#erior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor $ haz clic so%re el %ot&n Inicio se despliega un men' al colocar el cursor so%re 1odos los pro+ramas" aparece otra lista con los programas que ha$ instalados en tu ordenador' coloca el puntero del rat&n so%re la carpeta con el nom%re &icroso,t O,,ice $ haz clic so%re &icroso,t Excel" $ se iniciar el programa.

(ara cerrar Excel 2 operaciones)

!" puedes utilizar cualquiera de las siguientes

Hacer clic en el %ot&n cerrar " este %ot&n se encuentra situado en la parte superior derecha de la *entana de Excel. +am%in puedes pulsar la com%inaci&n de teclas 2314#"" con esta com%inaci&n de teclas cerrars la *entana que tengas acti*a en ese momento.

Hacer clic so%re el men 5otn O,,ice

$ elegir la opci&n 6alir.

3a pantalla inicial
,l iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta" *amos a *er sus componentes #undamentales" as conoceremos los nombres de los di,erentes elementos. -a pantalla que se muestra a continuaci&n puede no coincidir exactamente con la que *es en tu ordenador" $a que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se *ean en cada momento" como *eremos ms adelante.

3as 5arras
3a barra de t-tulo

Contiene el nombre del documento sobre el 7ue se est0 trabajando en ese momento. Cuando creamos un li%ro nue*o se le asigna el nom%re pro*isional Libro1" hasta que lo guardemos $ le demos el nom%re que queramos. En el extremo de la derecha estn los %otones para minimizar 8 restaurar $ cerrar . 3a barra de acceso r0pido

-a %arra de acceso rpido contiene las operaciones ms ha%ituales de Excel como .uardar " /eshacer o 0ehacer . Esta %arra puede personalizarse para a1adir todos los %otones que quieras. (ara ello haz clic en la #lecha desplega%le de la derecha $ selecciona 9ersonalizar 5anda de opciones de acceso r0pido.

3a 5anda de Opciones

-a 5anda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pesta1as. ,l hacer clic en Insertar" por ejemplo" *eremos las operaciones relacionadas con la inserci&n de los di#erentes elementos que se pueden crear en Excel. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponi%les" las reconocers porque tienen un color atenuado. -as pesta1as que #orman la %anda pueden ir cam%iando segn el momento en que te encuentres cuando tra%ajes con Excel. Est dise1ada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. (ulsando la tecla 231 entraremos en el modo de acceso por teclado. /e esta #orma aparecern peque1os recuadros junto a las pesta1as $ opciones indicando la tecla 2o conjunto de teclas3 que de%ers pulsar para acceder a esa opci&n sin la necesidad del rat&n.

-as opciones no disponi%les en el momento actual se muestran semitransparentes. (ara salir del modo de acceso por teclado *uel*e a pulsar la tecla 231. 4i haces do%le clic so%re cualquiera de las pesta1as" la %arra se minimizar para ocupar menos espacio. /e esta #orma s&lo muestra el nom%re de las pesta1as $ las opciones quedarn ocultas. -as opciones *ol*ern a mostrarse en el momento en el que *uel*as a hacer clic en cualquier pesta1a. El 5otn O,,ice

Haciendo clic en el botn de O,,ice que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs *er las acciones que puedes realizar so%re el documento" inclu$endo /uardar" Imprimir o crear uno Nue!o. 3a barra de ,rmulas

5os muestra el contenido de la celda acti!a" es decir" la casilla donde estamos situados. Cuando *a$amos a modi#icar el contenido de la celda" dicha %arra *ariar ligeramente" pero esto lo estudiaremos ms adelante. 3a barra de eti7uetas

(ermite mo!ernos por las distintas ojas del li%ro de tra%ajo. 3as barras de desplazamiento

(ermiten mo!ernos a lo lar+o $ anc o de la oja de #orma rpida $ sencilla" simplemente ha$ que desplazar la %arra arrastrndola con el rat&n" o hacer clic en los tringulos.

3a 2$uda
6n mtodo consiste en utilizar la 5anda de opciones" haciendo clic en el interro+ante)

7tro mtodo consiste en utilizar la tecla #1 del teclado. ,parecer la *entana de a$uda desde la cual tendremos que %uscar la a$uda necesaria.

1ema 2. Empezando a trabajar con Excel

8eremos c&mo introducir $ modi,icar los di#erentes tipos de datos disponi%les en Excel" as como manejar las distintas t:cnicas de mo!imiento dentro de un li%ro de tra%ajo para la creaci&n de hojas de clculo. ,lgunos conceptos b0sicos de Excel como puede ser -i%ro de tra%ajo" Hoja de clculo" Celda" Celda acti*a" 9ila" Columna.

&o!imiento r0pido en la oja

Cuando no est a%ierto ningn men" las teclas acti!as para poder desplazarse a tra!:s de la oja son) :78I:IE5+7 Celda ,%ajo Celda ,rri%a Celda /erecha +EC-,/ 7 9-ECH, ,;,<7 9-ECH, ,00I;, 9-ECH, /E0ECH,

Celda Izquierda (antalla ,%ajo (antalla ,rri%a Celda ,? (rimera celda de la columna acti*a Altima celda de la columna acti*a

9-ECH, I=>6IE0/, ,8(,. 0E(,. C+0-@I5ICI7 9I5 9I5 9-ECH, ,00I;, 9-ECH, ,;,<7

(rimera celda de la #ila 9I5 9-ECH, I=>6IE0/, o acti*a Altima celda de la #ila acti*a I5ICI7 9I5 9-ECH, /E0ECH,

&o!imiento r0pido en el libro

/entro de nuestro li%ro de tra%ajo existen *arias hojas de clculo. (or de#ecto aparecen B hojas de clculo aunque el nmero podra cam%iarse. 8eamos los distintos m:todos para mo!ernos por las distintas ojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de eti7uetas.

7%ser*ars como en nuestro caso tenemos B hojas de clculo" siendo la oja acti!a" es decir" la hoja en la que estamos situados para tra%ajar" la Hoja?. 4i el nmero de hojas no ca%en en la %arra de etiquetas" tendremos que hacer uso de los %otones de la izquierda de dicha %arra para *isualizarlas) (ara *isualizar a partir de la ;oja1. (ara *isualizar la oja anterior a las que estamos *isualizando.

(ara *isualizar la oja si+uiente a las que estamos *isualizando. (ara *isualizar las <ltimas ojas. 6na *ez *isualizada la hoja a la que queremos acceder" %astar con hacer clic so%re la etiqueta de sta. +am%in se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del li%ro de tra%ajo" como pueden ser)

&O=I&IEN1O 1EC32DO Hoja 4iguiente C+0-@,8(,. Hoja ,nterior C+0-@0E(,.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja" es posi%le introducir textos8 n<meros o ,rmulas. En todos los casos" los pasos a seguir sern los siguientes) 4ituar el cursor so%re la celda donde se *an a introducir los datos $ teclear los datos que desees introducir. ,parecern en dos lugares) en la celda acti!a $ en la 5arra de #rmulas" como puedes o%ser*ar en el di%ujo siguiente)

(ara introducir el *alor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos mtodos que te explicamos a continuaci&n)

1EC326 DE &O=I&IEN1O) 4e !alida el !alor introducido en la celda $ adems la celda acti!a cambiar0 dependiendo de la ,lec a pulsada" es decir" si pulsamos #3EC;2 DE>EC;2 ser la celda contigua hacia la derecha. C?2D>O DE 2CE912CI@N) Es el %ot&n de la barra de ,rmulas" al hacer clic so%re l se *alida el *alor para introducirlo en la celda pero la celda acti!a se+uir0 siendo la misma. 4i hemos introducido mal una #&rmula posi%lemente nos aparezca un recuadro dndonos in#ormaci&n so%re el posi%le error cometido" leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice $ aceptar la correcci&n o no. 7tras *eces la #&rmula no es correcta $ no nos a*isa" pero aparecer algo raro en la celda" compro%ar la #&rmula en la %arra de #&rmulas para encontrar el error.

&odi,icar datos
4e puede modi#icar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escri%iendo o ms tarde" despus de la introducci&n. 6i an no se a !alidado la introduccin de datos $ se comete algn error" se puede modi#icar utilizando la tecla >etroceso del teclado para %orrar el carcter situado a la izquierda del cursor" haciendo retroceder ste una posici&n. 6i $a se a !alidado la entrada de datos $ se desea modi#icar" 4eleccionaremos la celda adecuada" despus acti*aremos la 5arra de #rmulas pulsando la tecla #2 o iremos directamente a la %arra de #&rmulas haciendo clic en la parte del dato a modi#icar. -a 5arra de Estado cam%iar de 3isto a &odi,icar. En la 5arra de #rmulas aparecer el punto de insercin o cursor al #inal de la misma" ahora es cuando podemos modi#icar la in#ormaci&n. /espus de teclear la modi#icaci&n pulsaremos IN1>O o haremos clic so%re el %ot&n 2ceptar.

1ipos de datos
En una Hoja de Clculo" los distintos +I(74 /E /,+74 que podemos introducir son) =23O>E6 CON612N1E6" es decir" un dato que se introduce directamente en una celda. (uede ser un nmero" una #echa u hora" o un texto. #@>&?326" es decir" una secuencia #ormada por) *alores constantes" re#erencias a otras celdas" nom%res" #unciones" u operadores. Es una tcnica %sica para el anlisis de datos. 4e pueden realizar di*ersas operaciones con los datos de las hojas de clculo como @" C" x" D" 4en" Cos" etc... En una #&rmula se pueden mezclar constantes" nom%res" re#erencias a otras celdas" operadores $ #unciones. -a #&rmula se escri%e en la %arra de #&rmulas $ de%e empezar siempre por el si+no A.

Errores en los datos

Cuando introducimos una #&rmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. /ependiendo del tipo de error puede que Excel nos a*ise o no.

Cu ando nos a*isa del error" el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que *es a la derecha) (odemos detectar un error sin que nos a*ise cuando aparece la celda con un sm%olo en la esquina superior izquierda tal como esto) . ,l hacer clic so%re el sm%olo aparecer un cuadro como permitir sa%er ms so%re el error. que nos

/ependiendo del tipo de error" al hacer clic so%re el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro" siendo el ms #recuente el que aparece a continuaci&n) Este cuadro nos dice que la #&rmula es incoherente $ nos deja elegir entre di#erentes opciones. (osi%lemente el error sea simplemente que la #&rmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems #&rmulas ad$acente 2por ejemplo" sta sea una resta $ todas las dems sumas3. 4i no sa%emos qu hacer" disponemos de la opci&n 2$uda sobre este error. 4i lo que queremos es compro%ar la #&rmula para sa%er si ha$ que modi#icarla o no podramos utilizar la opci&n &odi,icar en la barra de ,rmulas. 4i la #&rmula es correcta" se utilizar la opci&n Omitir error para que desaparezca el sm%olo de la esquina de la celda.

(uede que al introducir la #&rmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO " siendo TEXTO un *alor que puede cam%iar dependiendo del tipo de error. (or ejemplo) BBBBB se produce cuando el ancho de una columna no es su#iciente o cuando se utiliza una #echa o una hora negati*a. BCN?&D cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto" como puede ser sumar textos. BCDI=E.D cuando se di*ide un nmero por cero. BFNO&5>EG cuando Excel no reconoce el texto de la #&rmula. BNE2 cuando un *alor no est disponi%le para una #unci&n o #&rmula. BC>E#D se produce cuando una re#erencia de celda no es *lida. BCN?&D cuando se escri%en *alores numricos no *lidos en una #&rmula o #unci&n. BCN?3OD cuando se especi#ica una intersecci&n de dos reas que no se intersectan. +am%in en estos casos" la celda" como en el caso anterior" contendr adems un sm%olo en la esquina superior izquierda tal como) . Este sm%olo se utilizar como hemos *isto antes.

1ema 3. Operaciones con arc i!os.

amos a *er las operaciones re#erentes a archi*os como abrir8 nue!o8 +uardar8 +uardar como $ cerrar para poder manejarlas sin pro%lemas a la hora de tra%ajar con li%ros de tra%ajo de Excel.

/uardar trabajo

un

libro

de

Cuando empezamos a crear un li%ro de tra%ajo $ queremos poder recuperarlo en otra ocasi&n para modi#icarlo" imprimirlo" en #in" realizar cualquier operaci&n posterior so%re ste" tendremos que almacenarlo en al+una unidad de disco" esta operaci&n se denomina /uardar. +am%in cuando tengamos un li%ro $a guardado $ lo modi#iquemos" para que los cam%ios permanezcan de%eremos guardar el li%ro antes de cerrar.

(ara almacenar un li%ro de tra%ajo" podemos utilizar *arios mtodos. ?n m:todo consiste en almacenar el arc i!o asi+n0ndole un nombre) Haz clic el 5otn O,,ice $ elige la opci&n /uardar como... ,parecer el siguiente cuadro de dilogo)

4i el #ichero $a exista" es decir $a tena un nom%re" aparecer en el recuadro Nombre de arc i!o su antiguo nom%re" si pulsas el %ot&n /uardar" sin indicarle una nue*a ruta de archi*o" modi#icaremos el documento so%re el cual estamos tra%ajando. (or el contrario si quieres crear otro nue*o documento con las modi#icaciones que has realizado" sin cam%iar el documento original tendrs que seguir estos pasos) ?. E n el recuadro /uardar en haz clic so%re la #lecha de la derecha para seleccionar la unidad donde !as a +rabar tu tra%ajo. 2. 7%ser*a como en el recuadro in#erior aparecen las distintas su%carpetas de la unidad seleccionada. B. H az do%le clic so%re la carpeta donde guardars el archi*o. E. E n el recuadro Nombre de arc i!o" escri%e el nom%re que quieres ponerle a tu archi*o. F. $ por ltimo haz clic so%re el %ot&n /uardar.

Otro m:todo consiste en almacenar el arc i!o con el mismo nombre 7ue ten-a antes de la modi#icaci&n. (ara ello) 4elecciona la opci&n /uardar del 5otn O,,ice.

7 %ien" haz clic so%re el %ot&n /uardar de la 5arra de 2cceso >0pido" se guardar con el mismo nom%re que tena. +am%in puedes utilizar la com%inaci&n de teclas Ctrl 4 /. 4i el archi*o era nue*o" aparecer el cuadro de dilogo /uardar como... que nos permitir darle nom%re $ elegir la ruta donde lo *amos a guardar.

Cerrar un trabajo

libro

de

6na *ez ha$amos terminado de tra%ajar con un archi*o" con*endr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. -a operaci&n de salir de un documento reci%e el nom%re de Cierre del documento. 4e puede cerrar un documento de *arias #ormas. 6na de ellas consiste en utilizar el 5otn O,,ice 4elecciona el 5otn O,,ice $ elige la opci&n Cerrar.

En caso de detectar un archi*o al cual se le ha realizado una modi#icaci&n no almacenada" Excel nos a*isar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo)

Haz clic so%re el %ot&n) Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modi,icaciones realizada desde la <ltima !ez 7ue +uardamos. 6- para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso" si el archi*o no tu*iese an ningn nom%re" aparecer el cuadro de dilogo /uardar como para poder asignarle un nom%re" en caso contrario" se almacenar con el nom%re que tena.

7tra #orma consiste en utilizar el botn Cerrar de la %arra de men" cuidado no el de la %arra de ttulo que cerrara el programa Excel.

Empezar un nue!o libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un li%ro de tra%ajo *aco" pero supongamos que queremos crear otro libro nue!o" la operaci&n se denomina Nue!o.

(ara empezar a crear un nue*o li%ro de tra%ajo" seguir los siguientes pasos) 4elecciona el 5otn O,,ice $ elige la opci&n Nue!o.

7 %ien utilizar la com%inaci&n de teclas C1>34?. En el cuadro que aparecer de%eras seleccionar 3ibro en blanco $

hacer clic en 2ceptar

2brir un libro de trabajo $a existente

4i queremos recuperar al+<n libro de trabajo $a guardado" la operaci&n se denomina 2brir. (ara a%rir un archi*o $a existente selecciona la opci&n 2brir del 5otn O,,ice.

,parecer el cuadro de dilogo siguiente)

Haz clic so%re la #lecha de la derecha del recuadro 5uscar en. 4e desplegar una lista con las unidades disponi%les del ordenador.

Elige la unidad deseada" haciendo clic so%re sta. En el recuadro in#erior" aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz do%le clic so%re la carpeta donde se encuentra el archi*o a recuperar. ,l a%rir una carpeta" sta se sita en el recuadro superior 5uscar en" $ ahora en el recuadro in#erior aparecer toda la in#ormaci&n de dicha carpeta. Haz clic so%re el archi*o deseado. $ despus so%re el %ot&n 2brir. 7tra #orma disponi%le tam%in para a%rir un documento" consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. 4elecciona el men 5otn O,,ice. , la derecha de la *entana del men" Excel presenta una lista con los ltimos documentos a%iertos.

Haz clic so%re el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se a%ri&. 4i quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic so%re el icono que se encuentra a su derecha que lo #ijar en la lista hasta que lo *uel*as a desacti*ar.

1ema ". #rmulas $ #unciones

Esta unidad es la unidad una de las m0s importantes del curso" pues en su comprensi&n $ manejo est la %ase de Excel. >u es una hoja de clculo sino una %ase de datos que utilizamos con una serie de #&rmulas para e*itar tener

que recalcular por cada cam%io que hacemos. Este tema es #undamental para la %uena utilizaci&n de Excel. 8amos a pro,undizar en el manejo de ,unciones $a de#inidas por Excel 2 ! para agilizar la creaci&n de hojas de clculo" estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para ,unciones" herramienta mu$ til cuando no conocemos mu$ %ien las #unciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir #unciones

#rmulas

6na ,uncin es una ,rmula prede#inida por Excel 2 ! 2o por el usuario3 7ue opera con uno o m0s !alores $ de!uel!e un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la #&rmula que la contiene. -a sintaxis #unci&n es) de cualquier

nombreH,uncinIar+umento1Jar+umento2J...Jar+umentoNK 4iguen reglas) las siguientes

C 4i la #unci&n *a al comienzo de una #&rmula de%e empezar por el signo G. C -os argumentos o *alores de entrada *an siempre entre parntesis. 5o dejes espacios antes o despus de cada parntesis. C -os argumentos pueden ser *alores constantes 2nmero o texto3" #&rmulas o #unciones. C -os argumentos de%en de separarse por un punto $ coma J Ejemplo) =SUMA(A1:C8) +enemos la #unci&n 46:,23 que de*uel*e como resultado la suma de sus argumentos. El operador HLH nos identi,ica un ran+o de celdas" as 21LC) indica todas las celdas incluidas entre la celda ,? $ la CI" as la #unci&n anterior sera equi*alente a) =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+ C2+C3+C4+C 5+C6+C7+

C8

-as #&rmulas pueden contener ms de una #unci&n" $ pueden aparecer #unciones anidadas dentro de la #&rmula. Ejemplo) =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1: 4) Existen muchos tipos de #unciones dependiendo del tipo de operaci&n o clculo que realizan. ,s ha$ #unciones matemticas $ trigonomtricas" estadsticas" #inancieras" de texto" de #echa $ hora" l&gicas" de %ase de datos" de %squeda $ re#erencia $ de in#ormaci&n. (ara introducir una #&rmula de%e escri%irse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto" precedida siempre del si+no A.

Insertar ,uncin asistente

con

el

6na #unci&n como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis" pero Excel 2 ! dispone de una a$uda o asistente para utilizarlas" as nos resultar ms #cil tra%ajar con ellas. 4i queremos introducir una #unci&n en una celda) 4ituarse en la celda donde queremos introducir la #unci&n. Hacer clic en la pesta1a #rmulas. Elegir la opci&n Insertar ,uncin.

7 %ien" hacer clic so%re el %ot&n

de la %arra de #&rmulas.

,parecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar ,uncin)

Excel 2 ! nos permite buscar la ,uncin 7ue necesitamos escribiendo una bre!e descripcin de la ,uncin necesitada en el recuadro 5uscar una ,uncinL $ a continuaci&n hacer clic so%re el %ot&n " de esta #orma no es necesario conocer cada una de las #unciones que incorpora Excel $a que el nos mostrar en el cuadro de lista 6eleccionar una ,uncinL las #unciones que tienen que *er con la descripci&n escrita. (ara que la lista de #unciones no sea tan extensa podemos seleccionar pre*iamente una categora del cuadro com%inado O seleccionar una cate+or-aL" esto har que en el cuadro de lista s&lo aparezcan las #unciones de la categora elegida $ reduzca por lo tanto la lista. 4i no estamos mu$ seguros de la categora podemos elegir 1odas. En el cuadro de lista 6eleccionar una ,uncinL ha$ que elegir la #unci&n que deseamos haciendo clic so%re sta. 7%ser*a como con#orme seleccionamos una #unci&n" en la parte in#erior nos aparecen los distintos argumentos $ una %re*e descripci&n de sta. +am%in disponemos de un enlace 2$uda sobre esta ,uncin para o%tener una descripci&n ms completa de dicha #unci&n. , #inal" hacer clic so%re el %ot&n 2ceptar. <usto por de%ajo de la %arra de #&rmulas aparecer el cuadro de dilogo 2r+umentos de ,uncin" donde nos pide introducir los argumentos de la

#unci&n) Este cuadro *ariar segn la #unci&n que ha$amos elegido" en nuestro caso se eligi& la #unci&n SUMA 23.

En el recuadro N<mero1 ha$ que indicar el primer ar+umento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . (ara ello" hacer clic so%re le %ot&n para que el cuadro se haga ms peque1o $ podamos *er toda la hoja de clculo" a continuaci&n seleccionar el ran+o de celdas o la celda deseadas como primer ar+umento 2para seleccionar un rango de celdas haz clic con el %ot&n izquierdo del rat&n so%re la primera celda del rango $ sin soltar el %ot&n arrstralo hasta la ltima celda del rango3 $ pulsar la tecla IN1>O para *ol*er al cuadro de dilogo. En el recuadro N<mero2 ha%r que indicar cul ser el se+undo ar+umento. 4&lo en caso de que existiera. 4i introducimos segundo argumento" aparecer otro recuadro para el tercero" $ as sucesi*amente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos" hacer clic so%re el %ot&n 2cepta r. 4i por algn moti*o insert0ramos una ,ila en medio del ran+o de una ,uncin" Excel expande autom0ticamente el ran+o inclu$endo as el *alor de la celda en el rango. (or ejemplo) 4i tenemos en la celda A5 la #unci&n =SUMA(A1:A4) e insertamos un #ila en la posici&n B la #&rmula se expandir automticamente cam%iando a =SUMA(A1:A5).

En la pesta1a Inicio o en la de #rmulas encontrars el %ot&n 2utosuma que nos permite realizar la ,uncin 6?&2 de ,orma m0s r0pida. Con este %ot&n tenemos acceso tam%in a otras #unciones utilizando la #lecha de la derecha del %ot&n. ,l hacer clic so%re sta desplega%le de la derecha) aparecer la lista

J podremos utilizar otra #unci&n que no sea la 6uma" como puede ser 9romedio 2calcula la media aritmtica3" Cuenta 2cuenta *alores3" &0x 2o%tiene el *alor mximo3 o &-n 2o%tiene el *alor mnimo3. ,demas de poder accesar al dilogo de #unciones a tra*s de &0s #unciones... ?tilizar Expresiones como ar+umentos de las #unciones Excel permite que en una #unci&n tengamos como argumentos expresiones" por ejemplo la suma de dos celdas 2,?@,B3. El orden de ejecuci&n de la #unci&n ser primero resol*er las expresiones $ despus ejecutar la #unci&n so%re el resultado de las expresiones. (or ejemplo" si tenemos la siguiente #unci&n =S!"#((A1+A3)$(A2%A4)) donde) ,? *ale ? ,2 *ale F ,B *ale 2 ,E *ale B Excel resol*er primero las expresiones I21423K $ I22M2"K por lo que o%tendremos los *alores 3 $ 2 respecti*amente" despus realizar la suma o%teniendo as % como resultado. ?tilizar #unciones como ar+umentos de las #unciones Excel tam%in permite que una #unci&n se con*ierta en argumento de otra #unci&n" de esta #orma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. (or ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4)$B3) " esta #&rmula consta de la com%inaci&n de dos #unciones" la suma $ el *alor mximo. Excel realizar

primero la suma 6?&2I21L2"K $ despus calcular el !alor m0ximo entre el resultado de la suma $ la celda 53.

#unciones de ,ec a $ ora

/e entre todo el conjunto de #unciones" en este apartado *eremos las #unciones dedicadas al tratamiento de #echas $ horas. J estas son todas las posi%les #unciones o#recidas por Excel. En *arias #unciones *eremos que el argumento que se le pasa o el *alor que nos de*uel*e es un Hn<mero de serieH. (ues %ien" Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el de enero de ?K hasta la #echa introducida" es decir coge la #echa inicial del sistema como el da D?D?K $ a partir de ah empieza a contar" en las #unciones que tengan nmLdeLserie como argumento" podremos poner un nmero o %ien la re#erencia de una celda que contenga una #echa.

Descripcin /e*uel*e la #echa $ la 2;O>2IK hora actual /e*uel*e el a1o en 2NOIn<mHdeHserieK #ormato a1o DI2In<mHdeHserieK /e*uel*e el da del mes Calcula el nmero de DI263'.I,ec aHinicialJ,ec aH,inalJm:to das entre las dos #echas doK DI26E&In<mHdeHserieJtipoK /e*uel*e un nmero del ? al ! /e*uel*e la #echa en #EC;2IaOoJmesJd-aK #ormato #echa /e*uel*e la #echa en #EC;2N?&E>OItextoHdeH,ec aK #ormato de #echa /e*uel*e la hora como ;O>2In<mHdeHserieK un nmero del al 2B ;O>2N?&E>OItextoHdeH,ec aK ;OPIK &E6In<mHdeHserieK Con*ierte una hora de texto en un nmero /e*uel*e la #echa actual /e*uel*e el nmero del mes en el rango del ? 2enero3 al ?2

#unci n

&IN?1OIn<mHdeHserieK N6;O>2I oraJminutoJse+undoK 6E/?NDOIn<mHdeHserieK

2diciem%re3 /e*uel*e el minuto en el rango de a FK Con*ierte horas" minutos $ segundos dados como nmeros /e*uel*e el segundo en el rango de a FK

#unciones texto

de

6na hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros" pero Excel tam%in tiene un conjunto de #unciones espec#icas para la manipulaci&n de texto. Estas son todas las #unciones de texto o#recidas por Excel. #unci n C2>2C1E>In<meroK Descripcin /e*uel*e el carcter espec#icado por el nmero el c&digo ,4CII /e*uel*e CODI/OItextoK del primer caracter del texto /e*uel*e una cadena CONC21EN2>Itexto1Jtexto2J...JtextoNK de caracteres con la uni&n DECI&23In<meroJdecimalesJnoHseparar 0edondea un nmero Hmillar esK pasado como parmetro /e*uel*e el nmero DE>EC;2ItextoJn<mHdeHcaracteresK de caracteres especi#icados ENCON1>2>ItextoHbuscadoJdentroHdelH /e*uel*e la posici&n inicial textoJ del texto %uscado n<mHinicialK /e*uel*e el mismo texto E692CIO6ItextoK pero sin espacios /e*uel*e los EQ1>2EItextoJposicionHinicialJn<mHcara caracteres indicados de una cteresK ;2332>ItextoHbuscadoJdentroHdelHtexto cadena Encuentra una cadena Jn<mH inicialK I/?23Itexto1Jtexto2K IRS?IE>D2ItextoJn<mHdeHcaracteresK dentro de un texto /e*uel*e un *alor l&gico 2*erdaderoD#also3 /e*uel*e el nmero de caracteres especi#icados

32>/OItextoK 3I&9I2>ItextoK &2P?6CItextoK &IN?6CItextoK &ONED2In<meroJn<mHdeHdecimalesK NO&9>O9IOItextoK

/e*uel*e la longitud del texto -impia el texto de caracteres no imprimi%les Con*ierte a ma$sculas Con*ierte a minsculas Con*ierte a moneda Con*ierte a ma$scula la primera letra del texto

>EE&932R2>ItextoHori+inalJnumHinicialJ 0eemplaza parte de n<mH una cadena de texto por deHcaracteresJtextoHnue!oK otra el texto >E9E1I>ItextoJn<mHdeH!ecesK 0epite 6?61I1?I>ItextoJtextoHori+inalJtextoHnu 0eemplaza el texto con e!oJn< mHdeHocurrenciaK texto nue*o Comprue%a que el *alor 1I!alorK es texto 1EQ1OI!alorJ,ormatoK Con*ierte un *alor a texto 1EQ1O52;1In<meroK =23O>ItextoK Con*ierte un nmero a texto tailands 2;aht3 Con*ierte un texto a nmero

#unciones b<s7ueda

de

En una hoja de Excel es mu$ importante coger los datos correctos para tra%ajar con las #&rmulas dise1adas. (or eso existe una agrupaci&n de #unciones espec#icas para realizar %squedas de datos. Comprendamos qu es en s una %squeda" cuando queremos encontrar alguna in#ormaci&n de algo no %uscamos directamente por lo que %uscamos pues lo desconocemos" realizamos una %squeda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que %uscamos. (or ejemplo" si %uscamos a una persona" descri%imos su aspecto #sico" si %uscamos el nM de tel#ono de un restaurante" %uscamos en la gua de tel#onos por el nom%re del restaurante. 5ormalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso %uscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las #unciones disponi%les por Excel para realizar %squedas)

#uncin 2>E26Ire,K 5?6C2>I...K 5?6C2>;I!alorHbuscadoJmatrizHbu scarHe nJindicadorH,ilasJordenadoK 5?6C2>=I!alorHbuscadoJmatrizHbu scarHe nJindicadorHcolumnasJordenadoK COINCIDI>I!alorHbuscadoJmatrizHb uscarH enJtipoHdeHcoincidenciaK CO3?&N2Ire,K CO3?&N26ImatrizK

Descripcin /e*uel*e el nmero de rangos de celdas contiguas ;usca *alores de un rango de una columna o una #ila ;usca en la primera #ila de la ta%la o matriz de *alores ;usca un *alor en la primera columna de la izquierda /e*uel*e la posici&n relati*a de un elemento

/e*uel*e el nmero de columna de una re#erencia

/e*uel*e el nmero de columnas que componen la matriz DE6>E#Ire,J,ilasJcolumnasJaltoJanc oK /e*uel*e una re#erencia a un rango Crea una re#erencia de DI>ECCIONI,ilaJcolumnaJabsJa1J ojaKcelda en #orma de texto Elige un *alor o una E3E/I>InumHindiceJ!alor1J!alor2J...K accion de una lista de *alores #I32Ire,K /e*uel*e el nmero de #ila #I326ImatrizK #ilas /e*uel*e el nmero de

;I9E>!-nculoIubicacinHdelH!-nculo Crea un acceso directo a un Jnomb reHdescripti!oK documento I&9O>12>D21O6DIN2&ICO6Icamp Extrae datos almacenados en Hdatos una ta%la dinmica J tablasHdin0micasJcampo1Jelement /e*uel*e el *alor de una celda o1Jca mpo2Jelemento2...K en la intersecci&n de una #ila $ INDICEImatrizJnumH,ilaJnumHcolumn una columna aK INDI>EC1OIre,Ja1K 1>2N69ONE>ImatrizK /e*uel*e una re#erencia especi#icada Intercam%ia las #ilas por las columnas en una matriz

Otras ,unciones.
,dems de las #unciones anteriormente mencionadas" existe un gran a%anico de #unciones de di#erentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este tema *eremos algunas de ellas clasi#icndolas por categoras.

#uncin #unciones matem0ticas $ tri+onom:tricas 256In<meroK 23E21O>IOIK

Descripcin /e*uel*e el *alor a%soluto de un nmero /e*uel*e un nmero entre $? /e*uel*e el nmero de com%inaciones para un nmero determinado de elementos /e*uel*e el coseno de un ngulo 0edondea un nmero hasta el entero in#erior ms pr&ximo 0ealiza el clculo de ele*ar HeH a la potencia de un nmero determinado /e*uel*e el #actorial de un nmero /e*uel*e el nmero pasado en #ormato decimal a nmero 0omano /e*uel*e el *alor de la constante pi 0ealiza el clculo de ele*ar un nmero a la potencia indicada /e*uel*e el resultado

CO&5IN21In<meroJtamaOoK

CO6In<meroK EN1E>OIn<meroK

EQ9In<meroK

#2C1In<meroK

N?&E>O.>O&2NOIn<mero8,ormaK

9IIK 9O1ENCI2In<meroJpotenciaK 9>OD?C1OIn<mero1Jn<mero2J...K

de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos >2IRIn<meroK >E6ID?OIn<meroJn<mHdi!isorK #unciones estad-sticas &EDI2.2>&OIn<mero1Jn<mero2J...K /e*uel*e la media arm&nica de un conjunto de nmeros positi*os /e*uel*e el *alor mximo de la lista de *alores /e*uel*e el *alor mnimo de la lista de *alores /e*uel*e la mediana de la lista de *alores /e*uel*e el *alor que ms se repite en la lista de *alores /e*uel*e la media aritmtica de la lista de *alores /e*uel*e la *arianza de una lista de *alores /e*uel*e el *alor NC simo ma$or de un conjunto de datos /e*uel*e el *alor NC simo menor de un conjunto de datos /e*uel*e el *alor l&gico 9also /e*uel*e la raiz cuadrada del nmero indicado /e*uel*e el resto de la di*isi&n

&2QIn<mero1Jn<mero2J...K

&INIn<mero1Jn<mero2J...K &EDI2N2In<mero1Jn<mero2J...K &OD2In<mero1Jn<mero2J...K

9>O&EDIOIn<mero1Jn<mero2J...K =2>In<mero1Jn<mero2J...K T.E6I&O.&2PO>ImatrizJUK

T.E6I&O.&ENO>ImatrizJUK #unciones l+icas #236OIK

/e*uel*e el *alor l&gico 8erdadero /e*uel*e un *alor u 6IIpruebaHlo+icaJ!alorHsiH!erdaderoJ!alorHsi otro" segn se cumpla o no una condici&n H,alsoK =E>D2DE>O NOI!alorHl+icoK PI!alorHlo+ico1J!alorHlo+ico2J...K In*ierte el *alor l&gico proporcionado Comprue%a si todos los *alores son *erdaderos Comprue%a si algn *alor l&gico es *erdadero $ de*uel*e 8E0/,/E07 Comprue%a si se re#iere a una celda *aca Comprue%a si un *alor es un error Comprue%a si un *alor es l&gico Comprue%a si un *alor no es de tipo texto Comprue%a si un *alor es de tipo texto Comprue%a si un *alor es de tipo numrico /e*uel*e un nmero que representa el tipo de datos del *alor

OI!alorHlo+ico1J!alorHlo+ico2J...K #unciones de in,ormacin E6532NCOI!alorK E6E>>I!alorK E63O/ICOI!alorK E6NO1EQ1OI!alorK E61EQ1OI!alorK E6N?&E>OI!alorK 1I9OI!alorK

1ema %. &anipulando celdas

8amos a *er los di#erentes m:todos de seleccin de celdas para poder modi#icar el aspecto de stas" as como di#erenciar entre cada uno de los mtodos $ sa%er elegir el ms adecuado segn la operaci&n a realizar.

6eleccin celdas

de

2ntes de realizar cual7uier modi,icacin a una celda o a un ran+o de celdas con Excel 2 !" tendremos que seleccionar aquellas celdas so%re las que queremos que se realice la operaci&n. , continuaci&n encontrars algunos de los mtodos de selecci&n ms utilizados. , la hora de seleccionar celdas es mu$ importante #ijarse en la #orma del puntero del rat&n para sa%er si realmente *amos a seleccionar celdas o realizar otra operaci&n. -a ,orma del puntero del ratn a la ora de seleccionar celdas consiste en una cruz +ruesa blanca" tal como) . 6eleccin de una celda (ara seleccionar una <nica celda s&lo tienes que acer clic sobre la celda a seleccionar con el %ot&n izquierdo del rat&n. 6eleccin de un ran+o de celdas (ara seleccionar un conjunto de celdas ad$acentes" pulsar el %ot&n izquierdo del rat&n en la primera celda a seleccionar $ mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra asta la <ltima celda a seleccionar" despus soltarlo $ *ers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor $ cam%ian de color. 6eleccin de una columna (ara seleccionar una columna ha$ que situar el cursor sobre el identi,icati!o superior de la columna a seleccionar $ acer clic so%re ste.

6eleccin de una ,ila

(ara seleccionar una ,ila ha$ que situar el cursor sobre el identi,icati!o iz7uierdo de la ,ila a seleccionar $ acer clic so%re ste. 6eleccin de una oja entera 4ituarse so%re el botn superior iz7uierdo de la oja situado entre el indicati*o de la columna , $ el de la #ila ? $ acer clic so%re ste. 4i realizamos una operaci&n de hojas como eliminar oja o insertar una oja" no hace #alta seleccionar todas las celdas con este mtodo $a que el estar situados en la hoja %asta para tenerla seleccionada.

2Oadir a seleccin

una

:uchas *eces puede que se nos ol*ide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO conti+uas" para ello se ha de realizar la nue*a selecci&n manteniendo pulsada la tecla C1>3. Este tipo de selecci&n se puede aplicar con celdas" columnas o #ilas. (or ejemplo podemos seleccionar una #ila $ a1adir una nue*a #ila a la selecci&n haciendo clic so%re el indicador de #ila manteniendo pulsada la tecla C1>3.

2mpliar o seleccin

reducir

una

4i queremos ampliar o reducir una seleccin $a realizada siempre que la selecci&n sea de celdas contiguas" realizar los siguientes pasos" manteniendo pulsada la tecla &2P?6" acer clic donde 7ueremos 7ue termine la selecci&n.

Copiar celdas 9ortapapeles

utilizando

el

-a operaci&n de copiar duplica una celda o ran+o de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar $ Pegar. -a operaci&n de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de OindoPs $ 9e+ar copia la in#ormaci&n del portapapeles a donde nos encontramos situados. (ara copiar unas celdas a otra posici&n" tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos) En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar) 4eleccionar las celdas a copiar. 4eleccionar la pesta1a Inicio. Hacer clic en el %ot&n Copiar. 7 %ien" utilizar la com%inaci&n de teclado C1>3 4 C. 7%ser*a como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la in#ormaci&n situada en el portapapeles. En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja) 4eleccionar las celdas so%re las que quieres copiar las primeras. 4eleccionar la pesta1a Inicio. Haz clic en el %ot&n 9e+ar. 7 %ien" utiliza la com%inaci&n de teclado C1>3 4 =. Cuidado" $a que al pe+ar unas celdas sobre otras no !ac-as8 se borrar0 el contenido de :stas <ltimas. (ara quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada" pulsar la tecla E6C del teclado" mientras tengas la lnea de marca puedes *ol*er a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de *ol*er a copiar.

Con el 9ortapapeles podremos pegar hasta 2E o%jetos almacenados en l con sucesi*as copias. (uedes acceder al 9ortapapeles haciendo clic en la peque1a #lecha que aparece en la parte superior derecha de la secci&n 9ortapapeles de la pesta1a Inicio. Esta %arra tiene el aspecto de la #igura de la derecha. En nuestro caso puedes o%ser*ar que ha$ B elementos que se pueden pegar. (ara pegar uno de ellos" hacer clic so%re el o%jeto a pegar. (ara pegar todos los elementos a la *ez" hacer clic so%re el %ot&n . J si lo que queremos es *aciar el (ortapapeles" hacer clic so%re el %ot&n . 4i no nos interesa *er la 5arra del 9ortapapeles" hacer clic so%re su %ot&n cerrar del panel. (odemos tam%in elegir si queremos que aparezca automticamente esta %arra o no a la hora de copiar algn elemento. (ara ello) Hacer clic %ot&n so%re el .

4eleccionar la opci&n &ostrar autom0ticamente el 9ortapapeles de O,,ice" para acti*ar en caso de querer *isualizarla automticamente" o para desacti*arla en caso contrario. ,l desplegar el %ot&n de opciones tam%in podemos acti*ar algunas de las siguientes opciones descritas a continuaci&n)

4i acti*amos la opci&n >ecopilar sin mostrar el 9ortapapeles de O,,ice copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo. 4i acti*amos la opci&n &ostrar el icono del 9ortapapeles de O,,ice en la barra de tareas aparecer en la %arra de tareas del sistema 2junto al reloj del sistema3 el icono del portapapeles .

4i acti*amos la opci&n &ostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte in#erior derecha de la *entana un mensaje in#ormndote del nmero de elementos copiados

Copiar celdas utilizando el ratn

(ara duplicar un rango de celdas a otra posici&n dentro de la misma hoja" sin utilizar el portapapeles" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a copiar. 4ituarse so%re un %orde de la selecci&n $ pulsar la tecla C1>3. 7%ser*a como el puntero del rat&n se trans#orma en .

:anteniendo pulsada C1>3" pulsar el %ot&n del rat&n $ mantenindolo pulsado" arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. 7%ser*a como aparece un recuadro que nos indica d&nde se situar el rango en caso de soltar el %ot&n del rat&n. 4oltar el %ot&n del rat&n cuando ests donde quieres copiar el rango. 4oltar la tecla C1>3.

Copiar en ad$acentes

celdas

8amos a explicarte un mtodo mu$ rpido para copiar en celdas ad$acentes. /icho mtodo utiliza el autorrelleno" a continuaci&n te explicamos c&mo utilizarlo $ qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen #&rmulas. (ara copiar un ran+o de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea ad$acente a la selecci&n a copiar" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a copiar. 4ituarse so%re la esquina in#erior derecha de la selecci&n que contiene un cuadrado negro" es el controlador de relleno. ,l situarse so%re el controlador de relleno" el puntero del rat&n se con*ertir en una cruz negra. (ulsar entonces el %ot&n del rat&n $ mantenindolo pulsado" arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. 7%ser*a como aparece un recuadro que nos indica d&nde se situar el rango. 4oltar el %ot&n del rat&n cuando ests donde quieres copiar el rango. /espus de soltar el %ot&n del rat&n aparecer en la esquina in#erior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno . /esplegando el %ot&n podemos *er el Cuadro $ elegir el tipo de copiado)

5ota) 4i no aparece el controlador de relleno de%emos acti*arlo entrando por el men ;erramientas8 Opciones..." en la #icha &odi,icar acti*ar la casilla 9ermitir arrastrar $ colocar. Cuando copiamos celdas con ,rmulas 7ue contienen re,erencias a otras celdas" como por ejemplo =A2+3" la ,rmula

!ariar08 dependiendo de donde *a$amos a copiar la #&rmula" esto es porque las re#erencias contenidas en la #&rmula son lo que denominamos >E#E>ENCI26 >E321I=26 son relati*as a la celda que las contiene.

,s si en la celda B3 tenemos la #&rmula =A2+3 $ copiamos la celda B3 a la celda B4 " esta ltima contendr la #&rmula =A3+3& , *eces puede resultar inc&modo la actualizaci&n anterior a la hora de tra%ajar $ por ello Excel 2 ! dispone de otros tipos de re#erencias como son las 256O3?126 $ las &IQ126. (ara indicar una re,erencia absoluta en una #&rmula tendremos que poner el signo Q delante del nom%re de la #ila $ de la columna de la celda" por ejemplo ='A'2" $ as aunque copiemos la celda a otra" nunca *ariar la re#erencia. (ara indicar una re,erencia mixta" pondremos el signo Q delante del nom%re de la #ila o de la columna" dependiendo de lo que queremos #ijar" por ejemplo ='A2 o =A'2.

9e+ado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el !alor de una celda sin lle!arnos la ,rmula8 o copiar la ,rmula pero no el ,ormato o aspecto de la celda" es decir" elegir los elementos del rango a copiar. Esta posi%ilidad nos la proporciona el 9e+ado especial. (ara utilizar esta posi%ilidad) 4eleccionar las celdas a copiar. Hacer clic en el %ot&n Copiar de la pesta1a Inicio. 7 %ien" utilizar la com%inaci&n de teclado C1>3 4 C. 7%ser*a como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la in#ormaci&n situada en el portapapeles. 4eleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Haz clic en la #lecha del %ot&n 9e+ar que se encuentra en la pesta1a Inicio $ selecciona 9e+ado especial. ,parecer el cuadro de dilogo 9e+ado especial en el que tendrs que acti*ar las

opciones que se adapten al pegado que quieras realizar)

1odo: (ara copiar tanto la #&rmula como el #ormato de la celda. #rmulas) (ara copiar nicamente la #&rmula de la celda pero no el #ormato de sta. =alores) (ara copiar el resultado de una celda pero no la #&rmula" como tampoco el #ormato. #ormatos) (ara copiar nicamente el #ormato de la celda pero no el contenido. Comentarios) (ara copiar comentarios asignados a las celdas 2no estudiado en este curso3. =alidacin) (ara pegar las reglas de *alidaci&n de las celdas copiadas 2no estudiado en este curso3. 1odo excepto bordes) (ara copiar las #&rmulas as como todos los #ormatos excepto %ordes. 2nc o de las columnas) (ara copiar la anchura de la columna. #ormato de n<meros $ ,rmulas) (ara copiar nicamente las #&rmulas $ todas los opciones de #ormato de nmeros de las celdas seleccionadas. #ormato de n<meros $ !alores) (ara copiar nicamente los *alores $ todas los opciones de #ormato de nmeros de las celdas seleccionadas. Como hemos *isto" al hacer clic so%re la #lecha del %ot&n aparece una lista desplega%le en la que" a parte de la opci&n 9e+ado especial" aparecen las opciones ms importantes de las *istas anteriormente.

4&lo tendremos que elegir el tipo de pegado.

&o!er celdas 9ortapapeles

utilizando

el

-a operaci&n de mo!er desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cor(#r $ )*+#r. -a operaci&n de Cortar desplazar0 las celdas seleccionadas al portapapeles de OindoPs $ 9e+ar copia la in,ormacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. (ara mo*er unas celdas a otra posici&n" sigue los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a mo*er. 4eleccionar la pesta1a Inicio $ hacer clic en el %ot&n Cortar. 7 %ien" utiliza la com%inaci&n de teclado C1>3 4 Q. 7%ser*a como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la in#ormaci&n situada en el portapapeles. , continuaci&n seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas 2no hace #alta seleccionar el rango completo so%re el que se *a a pegar" $a que si se selecciona una nica celda" Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tama1o $ la #orma del rea cortada. -a celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada3. 4eleccionar la pesta1a Inicio $ haz clic en el %ot&n 9e+ar. 7 %ien" utiliza la com%inaci&n de teclado C1>3 4 =. Cuidado" $a que al pe+ar unas celdas sobre otras no !ac-as8 se borrar0 el contenido de :stas <ltimas8 no podemos utilizar el pe+ado especial !isto en el tema anterior.

&o!er celdas utilizando el ratn

(ara desplazar un ran+o de celdas a otra posicin dentro de la misma oja" sin utilizar el portapapeles" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a mo*er.

4ituarse so%re un %orde de la selecci&n. El puntero del rat&n se con*ertir en una #lecha %lanca apuntando hacia la izquierda $ una cruz de E puntas" tal como esto) .

(ulsar el %ot&n del rat&n $ mantenindolo pulsado" arrastrarlo hasta donde quieres mo*er el rango. 7%ser*a como aparece un recuadro que nos indica d&nde se situar el rango en caso de soltar el %ot&n del rat&n. 4uelta el %ot&n del rat&n cuando ha$as llegado a donde quieres dejar las celdas. 4i queremos mo!er al+<n ran+o de celdas a otra seguiremos los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a mo*er. 4ituarse so%re un %orde de la selecci&n. El puntero del rat&n se con*ertir en una #lecha %lanca apuntando hacia la izquierda $ una cruz de E puntas" tal como esto) . oja

(ulsar el %ot&n del rat&n $ sin soltarlo pulsar la tecla 231" despus pasar el puntero del rat&n so%re la pesta1a de la hoja a la cual quieras mo*er el rango de celdas que ha$as seleccionado" *ers que esta hoja pasa a ser la hoja acti*a. 6na *ez situado en la hoja deseada soltar la tecla 231. /espus" soltar el puntero del rat&n una *ez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas. 8eremos c&mo di#erenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el #ormato 2todo lo re#erente al aspecto de la celda" como puede ser el color el tipo de letra" la alineaci&n del texto" etc3 o el contenido de stas $ utilizar el men para realizar el %orrado deseado.

5orrar celdas
(uede que alguna *ez introduzcas in#ormaci&n en una celda $ a continuaci&n decidas %orrarla. (ara ello de%es seleccionar la celda o rango de celdas a %orrar $ a continuaci&n... Ir a la pesta1a Inicio. Escoger la opci&n 5orrar" entonces aparecer otro su%men. 4eleccionar una de las opciones disponi%les entre) 5orrar 1odo) Elimina el contenido de las celdas seleccionadas" los comentarios ligados a esas celdas $ cual7uier ,ormato excepto la anchura de la columna $ la altura de la #ila. Ejemplo) En una celda tenemos introducido el siguiente *alor) 12&,,, -" %orramos la celda con la opci&n 1odo. 4i ahora introducimos el *alor 23,,, aparecer tal como lo aca%amos de escri%ir sin #ormato. 5orrar #ormatos) 5orra el ,ormato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el #ormato Est0ndar" pero no borra su contenido $ sus comentarios. Cuando ha%lamos de #ormato nos re#erimos a todas las opciones disponi%les en el cuadro de dilogo #ormato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo) En una celda tenemos introducido el siguiente *alor) 12&,,, -. %orramos la celda con la opci&n #ormato. ,hora en la celda aparecer 12,,, $a que nicamente hemos %orrado el #ormato o aspecto de sta" no el contenido. 5orrar Contenido) Elimina el contenido de las celdas seleccionadas" tengan o no #&rmulas" pero mantiene sus comentarios $ su ,ormato. Ejemplo) En una celda tenemos introducido el siguiente *alor) 12&,,, -" %orramos la celda con la opci&n Contenido. 4i ahora introducimos el *alor 23,,, aparecer con el #ormato anterior" es decir 23&,,, -&

5orrar Comentarios) 6uprime cual7uier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas" pero conser!a sus contenidos $ ,ormatos. El estudio de los comentarios no es o%jeto de este curso. 7tra #orma de eliminar el contenido de una celda) 4eleccionar la celda a %orrar. (ulsar la tecla 6?9> Con esta opci&n nicamente se borrar0 el contenido de la celda.

1ema '. #ormato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tam%in nos permite darle una %uena presentaci&n a nuestra hoja de clculo resaltando la in,ormacin m0s interesante8 de esta ,orma con un solo !istazo podremos percibir la in,ormacin m0s importante $ as- sacar conclusiones de ,orma r0pida $ e,iciente. (or ejemplo podemos lle*ar la cuenta de todos nuestros gastos $ nuestras ganancias del a1o $ resaltar en color rojo las prdidas $ en color *erde las ganancias" de esta #orma sa%remos rpidamente si el a1o ha ido %ien o mal. , continuaci&n *eremos las di,erentes opciones disponi%les en Excel 2 ! respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo $ c&mo manejarlas para modi#icar el tipo $ aspecto de la letra" la alineaci&n" %ordes" som%reados $ #orma de *isualizar nmeros en la celda.

#uent e
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cam%iando la #uente" el tama1o" estilo $ color de los datos de una celda. (ara cam%iar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo" podemos utilizar los cuadros de dilogo o la %anda de opciones" a continuaci&n te descri%imos estas dos #ormas" en cualquiera de las dos primero de%ers pre*iamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modi#icar el aspecto) 6tilizando los cuadros de dilogo) En la pesta1a Inicio haz clic en la #lecha que se encuentra al pie de la secci&n #uente.

/el cuadro de dilogo que se a%re" #ormato de celdas" haciendo clic so%re la pesta1a #uente" aparecer la #icha de la derecha. 6na *ez elegidos todos los aspectos deseados" hacemos clic so%re el %ot&n 2ceptar. Con#orme *amos cam%iando los *alores de la #icha" aparece en el recuadro =ista pre!ia un modelo de c&mo quedar nuestra selecci&n en la celda. Esto es mu$ til a la hora de elegir el #ormato que ms se adapte a lo que queremos. , continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones de la #icha #uente. #uenteL 4e elegir de la lista una #uente determinada" es decir" un tipo de letra. 4i elegimos un tipo de letra con el identi#icati*o delante de su nom%re" nos indica que la #uente elegida es 1rue 1$pe" es decir" que se usar la misma #uente

en la pantalla que la impresora" $ que adems es una #uente escala%le 2podemos escri%ir un tama1o de #uente aunque no aparezca en la lista de tama1os disponi%les3. EstiloL 4e elegir de la lista un estilo de escritura. 5o todos los estilos son disponi%les con cada tipo de #uente. -os estilos posi%les son) 5ormal" Cursiva" Ne+rita" /*+ri(# C!r0i1#. 1amaOoL /ependiendo del tipo de #uente elegido" se elegir un tama1o u otro. 4e puede elegir de la lista o %ien teclearlo directamente una *ez situados en el recuadro. 6ubra$adoL 7%ser*a como la opci&n acti*a es Nin+uno" haciendo clic so%re la #lecha de la derecha se a%rir una lista desplega%le donde tendrs que elegir un tipo de su%ra$ado. ColorL (or de#ecto el color acti*o es 2utom0tico" pero haciendo clic so%re la #lecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. E,ectosL +enemos disponi%les tres e#ectos distintos) 1ac ado" 6uper-ndice $ 6ub-ndice. (ara acti*ar o desacti*ar uno de ellos" hacer clic so%re la casilla de *eri#icaci&n que se encuentra a la izquierda. #uente normalL 4i esta opci&n se acti*a" se de*uel*en todas las opciones de #uente que Excel 2 ! tiene por de#ecto. En la 5anda de opciones disponemos de unos %otones que nos permiten modi#icar algunas de las opciones *istas anteriormente $ de #orma ms rpida" como) En este recuadro aparece el tipo de ,uente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. (ara cam%iarlo" hacer clic so%re la #lecha de la derecha para elegir otro tipo. ,l igual que el %ot&n de 9uente anterior" aparece el tamaOo de nuestra celda" para cam%iarlo puedes elegir otro desde la #lecha de la derecha" o %ien escri%irlo directamente en el recuadro. Este %ot&n lo utilizamos para poner o quitar la Ne+rita. ,l hacer clic so%re ste se acti*a o desacti*a la negrita dependiendo del estado inicial. Este %ot&n #unciona igual que el de la 5egrita" pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursi!a.

Este %ot&n #unciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el 6ubra$ado simple. Con este %ot&n podemos elegir un color para la ,uente. /e%ajo de la letra , aparece una lnea" en nuestro caso roja" que nos indica que si hacemos clic so%re el %ot&n cam%iaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color" hacer clic so%re la #lecha de la derecha $ elegirlo.

2lineacin
4e puede asignar ,ormato a las entradas de las celdas a ,in de que los datos 7ueden alineados u orientados de una #orma determinada. (ara cam%iar la alineaci&n de los datos de nuestra hoja de clculo" seguir los siguientes pasos)

4eleccionar el rango de celdas al cual queremos modi#icar la alineaci&n. Haz clic en la #lecha que se encuentra al pie de la secci&n 2lineacin.

,parecer la #icha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. 6na *ez elegidas todas las opciones deseadas" hacer clic so%re el %ot&n 2cepta r. , continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones de la #icha. 2lineacin del texto ;orizontalL ,linea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente" es decir respecto de la anchura de las celdas. ,l hacer clic so%re la #lecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones) /ENE>23) Es la opci&n de Excel 2 ! por de#ecto" alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido" es decir" los nmeros a la derecha $ los textos a la izquierda. IRS?IE>D2 I6an+r-aK) ,linea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. 7%ser*a como a la derecha aparece un recuadro 6an+r-aL que por de#ecto est a " pero cada *ez que se incrementa este *alor en uno" la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha" para que el contenido de la celda no est pegado al %orde izquierdo de la celda. CEN1>2>) Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DE>EC;2 I6an+r-aK) ,linea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas" independientemente del tipo de dato. 7%ser*a como a la derecha aparece un recuadro de 6an+r-aL que por de#ecto est a " pero cada *ez que se incrementa este *alor en uno" la entrada de la celda comienza un carcter ms a la

izquierda" para que el contenido de la celda no est pegado al %orde derecho de la celda.

33EN2>) Esta opci&n no es realmente una alineaci&n sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir" si en una celda tenemos escrito V $ elegimos la opci&n 3lenar" en la celda aparecer RRRRRRRRRRRR hasta completar la anchura de la celda. W?61I#IC2>) Con esta opci&n el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CEN1>2> EN 32 6E3ECCI@N) Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en %lanco seleccionadas a la derecha" o de la siguiente celda en la selecci&n que contiene datos. 2lineacin del texto =erticalL ,linea el contenido de las celdas seleccionadas *erticalmente" es decir" respecto de la altura de las celdas. Esta opci&n s&lo tendr sentido si la altura de las #ilas se ha ampliado respecto al tama1o inicial. ,l hacer clic so%re la #lecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones) 6?9E>IO>) ,linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CEN1>2>) Centra el contenido de respecto a la altura de las celdas. las celdas seleccionadas

IN#E>IO>) ,linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte in#erior de stas. W?61I#IC2>) ,linea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la in#erior. OrientacinL (ermite cam%iar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal 2opci&n por de#ecto3" de arri%a a a%ajo o en cualquier ngulo desde K M en sentido opuesto a las agujas de un reloj a K M en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2 ! ajusta automticamente la altura de la #ila para adaptarla a la orientaci&n *ertical" a no ser que se #ije explcitamente la altura de sta. 2justar textoL (or de#ecto si introducimos un texto en una celda $ ste no ca%e" utiliza las celdas contiguas para *isualizar el contenido introducido" pues si acti*amos esta opci&n el contenido de la celda se tendr que *isualizar exclusi*amente en sta" para ello incrementar la altura de la #ila $ el contenido se *isualizar en *arias #ilas dentro de la celda.

>educir asta ajustarL 4i acti*amos esta opci&n" el tama1o de la #uente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdasL ,l acti*ar esta opci&n" las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del textoL (ermite cam%iar el orden de lectura del contenido de la celda. 4e utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura di#erente del nuestro por ejemplo ra%e" he%reo" etc... En la 5anda de opciones disponemos de unos %otones que nos permitirn modi#icar algunas de las opciones *istas anteriormente de #orma ms rpida" como) ,l hacer clic so%re este %ot&n la alineaci&n horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Iz7uierda. Este %ot&n nos centrar0 horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este %ot&n nos alinear a la derec a los datos de las celdas seleccionadas. Este %ot&n unir0 todas las celdas seleccionadas para que #ormen una sola celda" $ a continuaci&n nos centrar los datos.

5ordes
Excel nos permite crear l-neas en los bordes o lados de las celdas.

(ara cam%iar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo a1adiendo %ordes" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar el rango de celdas al cual queremos modi#icar el aspecto. 4eleccionar la pesta1a Inicio. Hacer clic so%re la #lecha que se encuentra %ajo la secci&n #uente. En el cuadro de dilogo que se a%rir hacer clic so%re la pesta1a 5ordes. ,parecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6na *ez elegidos todos los aspectos deseados" hacer clic so%re el %ot&n 2ceptar. ,l elegir cualquier opci&n" aparecer en el recuadro 5orde un modelo de c&mo quedar nuestra selecci&n en la celda.

, continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 9reestablecidosL 4e elegir una de estas opciones) Nin+uno) (ara quitar cualquier %orde de las celdas seleccionadas. Contorno) (ara crear un %orde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior) (ara crear un %orde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selecci&n. 5ordeL Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sir*e ninguno de los %otones preesta%lecidos. /ependiendo del %orde a poner o quitar 2superior" in#erior" izquierdo"...3 hacer clic so%re los %otones correspondientes. SC6I/,/7T ,l utilizar los %otones preesta%lecidos" el %orde ser del estilo $ color seleccionados" en caso de elegir otro aspecto para el %orde" primero ha%r que elegir Estilo $ Color $ a continuaci&n hacer clic so%re el %orde a colocar. Estilo)4e elegir de la lista un estilo de lnea. Color)(or de#ecto el color acti*o es 2utom0tico" pero haciendo clic so%re la #lecha de la derecha podr elegir un color para los %ordes. En la ;anda de opciones disponemos de un %ot&n que nos permitir modi#icar los %ordes de #orma ms rpida) 4i se hace clic so%re el %ot&n se di%ujar un %orde tal como *iene representado en ste. En caso de querer otro tipo de %orde" elegirlo desde la #lecha derecha del %ot&n. ,qu no encontrars todas las opciones *istas desde el recuadro del men.

>ellenos
Excel nos permite tam%in sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. (ara ello" seguir los siguientes pasos)

4eleccionar el rango de celdas al cual queremos modi#icar el aspecto. 4eleccionar la pesta1a Inicio. Hacer clic so%re la #lecha que se encuentra %ajo la secci&n #uente. Hacer clic so%re la pesta1a >elleno. ,parecer la #icha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6na *ez elegidos todos los aspectos deseados" hacer clic so%re el %ot&n 2ceptar. ,l elegir cualquier opci&n" aparecer en el recuadro &uestra un modelo de c&mo quedar nuestra selecci&n en la celda.

, continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de ,ondoL 4e elegir de la lista un color de ,ondo determinado. (ara quitar el e#ecto de som%reado" %astar con elegir 6in Color . Color de tramaL 4e elegir de la lista desplega%le un estilo de trama" as como el color de la trama. En la ;anda de opciones disponemos de un %ot&n que nos permitir modi#icar el relleno de #orma ms rpida) 4i se hace clic so%re el %ot&n se som%rear la celda del color indicado en ste" en nuestro caso" en amarillo. En caso de querer otro color de som%reado" elegirlo desde la #lecha derecha del %ot&n. ,qu no podrs a1adir trama a la celda" para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo #ormato de celdas.

N<meros
Excel nos permite modi,icar la !isualizacin de los n<meros en la celda. (ara ello" seguir los siguientes pasos)

4eleccionar el rango de celdas al cual queremos modi#icar el aspecto de los nmeros.

, continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 4eleccionar Inicio. la pesta1a

Hacer clic so%re la #lecha que se encuentra %ajo la secci&n N<mero.

Hacer clic so%re la pesta1a N<mero. ,parecer la #icha de la derecha) Elegir la opci&n deseada del recuadro Cate+or-aL Hacer clic 2ceptar. so%re el %ot&n

,l elegir cualquier opci&n" aparecer en el recuadro &uestra un modelo de c&mo quedar nuestra selecci&n en la celda. , continuaci&n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Cate+or-aL" se elegir de la lista una categora dependiendo del *alor introducido en la celda. -as categoras ms utilizadas son) /eneral) 8isualiza en la celda exactamente el *alor introducido. Es el #ormato que utiliza Excel por de#ecto. Este #ormato admite enteros" decimales" nmeros en #orma exponencial si la ci#ra no coje por completo en la celda. N<mero) Contiene una serie de opciones que permiten espec#icar el nmero de decimales" tam%in permite especi#icar el separador de millares $ la #orma de *isualizar los nmeros negati*os. &oneda) Es parecido a la categora 5mero" permite especi#icar el nmero de decimales" se puede escoger el sm%olo monetario como podra ser U $ la #orma de *isualizar los nmeros negati*os. Contabilidad) /i#iere del #ormato moneda en que alinea los sm%olos de moneda $ las comas decimales en una columna.

#ec a) Contiene nmeros que representan #echas $ horas como *alores de #echa. (uede escogerse entre di#erentes #ormatos de #echa. ;ora) Contiene nmeros que representan *alores de horas. (uede escogerse entre di#erentes #ormatos de hora. 9orcentaje) 8isualiza los nmeros como porcentajes. 4e multiplica el *alor de la celda por ? $ se le asigna el sm%olo V" por ejemplo" un #ormato de porcentaje sin decimales muestra "?F2I como ?FV" $ con 2 decimales lo mostrara como ?F"2IV. #raccin) (ermite escoger entre nue*e #ormatos de #racci&n. Cienti,ica) :uestra el *alor de la celda en #ormato de coma #lotante. (odemos escoger el nmero de decimales. 1exto) -as celdas con #ormato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial) Contiene algunos #ormatos especiales" como puedan ser el c&digo postal" el nmero de tel#ono" etc. 9ersonalizada) ,qu podemos crear un nue*o #ormato" indicando el c&digo de #ormato. En la ;anda de opciones #ormato disponemos de una serie de %otones que nos permitirn modi#icar el #ormato de los nmeros de #orma ms rpida) 4i se hace clic so%re el %ot&n" los nmeros de las celdas seleccionadas se con*ertirn a #ormato moneda 2el sm%olo depender de c&mo tenemos de#inido el tipo moneda en la con#iguraci&n regional de OindoPs" seguramente tendremos el sm%olo U3. (ara asignar el #ormato de porcentaje 2multiplicar el nmero por ? $ le a1adir el sm%olo V3. (ara utilizar el #ormato de millares 2con separador de miles $ cam%io de alineaci&n3. (ara 7uitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

(ara aOadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

1ema (. Cambios de estructura

8amos a utilizar los mtodos disponi%les en Excel 2 ! para modi,icar el aspecto de las ,ilas8 columnas8 el aspecto +eneral de una oja de c0lculo $ o%tener as un aspecto ms presenta%le.

2lto ,ila

de

Excel 2 ! ajusta autom0ticamente la altura de una #ila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa #ila. (or ejemplo" cuando el tipo de letra ma$or de la #ila 2 es ,rial de ? puntos" la altura de esa #ila es ?2"!F. 4i aplicamos +imes 5eP 0oman de ?2 puntos a una celda de la #ila 2" la altura de toda la #ila pasa automticamente a ?F"!F. 4i deseamos modi#icar la altura de alguna #ila" podemos utilizar dos mtodos) El primer mtodo consiste en utilizar el men<. (ara ello" seguiremos los siguientes pasos) 4eleccionar las #ilas a las que quieras modi#icar la altura. En caso de no seleccionar ninguna" se realizar la operaci&n a la #ila en la que nos encontramos. 4eleccionar del men #ormato que se encuentra en la pesta1a Inicio. Elegir la opci&n 2lto de ,ila... ,parecer el cuadro de dilogo 2lto de ,ila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la #ila" para indicar decimales utilizar la coma H"H. Escri%ir la altura deseada" en este caso est ?2"!F que es la altura que tiene la #ila por de#ecto.

Hacer clic so%re el %ot&n 2ceptar para que los cam%ios se hagan e#ecti*os. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. (ara ello) Colocar el puntero del rat&n en la lnea situada de%ajo del nmero de la #ila que desees modi#icar" en la ca%ecera de la #ila. El puntero del rat&n adopta la #orma de una #lecha de dos puntas" tal como)

:antener pulsado el %ot&n del rat&n" $ arrastrar la lnea a la nue*a posici&n. Con#orme mo*emos el rat&n" la altura de la #ila cam%ia. ,l #inal soltar el %ot&n del rat&n.

2utoajust ar
4i hemos modi#icado la altura de una #ila" podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada m0s alta de la ,ila" utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men<. (ara ello) 4elecciona las #ilas a las que desees modi#icar la altura. 4eleccionar del men #ormato que se encuentra en la pesta1a Inicio. Elige la opci&n 2utoajustar alto de ,ila. Este segundo mtodo es mucho m0s r0pido) 4ituarse so%re la lnea di*isoria por de%ajo de la #ila que deseas modi#icar" en la ca%ecera de la #ila. +al como *imos a la hora de modi#icar la

altura con el rat&n" el puntero del rat&n se con*ertir en una #lecha de dos puntas.

Haz do%le clic" el tama1o se reajustar automticamente.

2nc o de columna
En Excel 2 ! la anc ura por de,ecto de una columna es de )8"3 caracteres o 1.8(1 puntos. , menudo" la anchura estndar de una columna no es su#iciente para *isualizar el contenido completo de una celda. 4i deseamos modi,icar la anc ura de alguna columna" podemos utilizar dos mtodos) El primer mtodo consiste en utilizar el men<. (ara ello" seguiremos los siguientes pasos) 4eleccionar las columnas a las que quieres modi#icar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna" se realizar la operaci&n a la columna en la que nos encontramos. /esplegar pesta1a Inicio . el men #ormato de la

4e a%rir su%men.

otro 2nc o de

Elegir la opci&n columna... ,parecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escri%ir la anchura deseada. Hacer clic 2ceptar. so%re

el

%ot&n

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. (ara ello) 4ituar el puntero del rat&n en la lnea situada a la derecha del nom%re de la columna que desees modi#icar" en la ca%ecera de la columna.

El puntero del rat&n adopta la #orma de una #lecha de dos puntas" tal como) . :antener pulsado el %ot&n del rat&n" $ arrastrar la lnea a la nue*a posici&n. 7%ser*a como con#orme nos mo*emos la anchura de la columna *a cam%iando. 4oltar el %ot&n del rat&n cuando el ancho de la columna sea el deseado.

2utoajustar a la seleccin
(odemos modi#icar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada m0s anc o" utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men<. (ara ello) 4eleccionar las columnas a las que desees modi#icar la anchura. /esplegar pesta1a Inicio . el men #ormato de la

4e a%rir su%men.

otro

Eligir la opci&n 2utoajustar anc o de columna. El segundo mtodo es m0s r0pido. mucho

4ituarse so%re la lnea di*isoria a la derecha de la columna que deseas modi#icar" en la ca%ecera de la columna. +al como *imos a la hora de modi#icar la anchura con el rat&n" el puntero del rat&n se con*ertir en una #lecha de dos puntas. Hacer doble clic" automticamente se ajustar el tama1o de la columna al ma$or texto que ha$as introducido en la columna.

2nc o est0ndar columna

de

Excel 2 ! nos permite modi,icar la anc ura est0ndar para todas las columnas de la oja que tienen asignada dicha anchura. 4i deseamos modi#icarla" seguir los siguientes pasos) /esplegar pesta1a Inicio . el men #ormato de la

4e a%rir su%men.

otro 2nc o

Elegir la opci&n predeterminado... ,parecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escri%ir la anchura deseada.

estndar

Hacer clic so%re el 2ceptar.

%ot&n

+odas las columnas pasan a tener la anchura estndar" excepto aquellas que tu*ieran asignada una anchura particular.

Cambiar el nombre de la oja.

Como $a sa%es" en Excel 2 ! creamos li%ros de tra%ajo #ormados por *arias hojas. (or de#ecto cada oja se re,erencia como ;oja18 ;oja28 ... 4i tra%ajamos con *arias hojas dentro del li%ro es aconsejable utilizar un nombre de oja para identi,icarla de ,orma m0s r0pida" as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos $ gastos de cada mes" la primera hoja se podra nom%rar E2*ro" la segunda 3*br*ro" ...

-a lon+itud m0xima de los nom%re de las hojas es de 31 caracteres. 5o puede ha%er dos hojas de clculo dentro del mismo li%ro de tra%ajo con el mismo nom%re.

4i deseamos modi#icar el nom%re de una hoja" podemos utilizar dos mtodos) El primer mtodo consiste en utilizar el men<. (ara ello" seguir los siguientes pasos) 4ituarse en la hoja a la cual se quiere cam%iar el nom%re. 4eleccionar el men #ormato $ Elegir la opci&n Cambiar el nombre de la oja. 4i te #ijas en la etiqueta de la hoja" su nom%re Hoja? se seleccionar" tal como) . Escri%ir el nue*o nom%re $ pulsar IN1>O. El segundo mtodo es mucho m0s directo $ r0pido) Hacer doble clic so%re el nom%re de la hoja en su etiqueta . Escri%ir el nue*o nom%re de la hoja. (ulsar IN1>O.

Ocultar ojas.
4i deseas ocultar ojas de c0lculo del li%ro de tra%ajo" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar ocultar. las hojas a

5o se pueden seleccionar todas las hojas" de%er quedar al menos una en el li%ro de

tra%ajo.

4eleccionar el men #ormato. Elegir la opci&n Ocultar $ mostrar. ,parecer otro su%men. 4eleccionar la opci&n Ocultar oja.

&ostrar ojas ocultas.

4i deseamos mostrar ojas ocultas" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar el men #ormato. Elegir la opci&n Ocultar $ mostrar. ,parecer otro su%men. Elegir la opci&n &ostrar oja... ,parecer el cuadro de dilogo &ostrar de la derecha con las hojas ocultas. 4eleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en 2ceptar.

Cambiar el color eti7uetas de oja

las

Excel 2 ! tam%in nos permite cambiar o asi+nar un color a las eti7uetas de las ojas de c0lculo. (ara ello" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar el men #ormato de la pesta1a Inicio . Elegir la opci&n Color de eti7ueta.

,parecer otro su%men. 4eleccionar el color deseado. ,qui te mostramos como quedaran si colorearamos las etiquetas de las hojas.

(ara quitar el color de la etiqueta de la hoja ha$ que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. 4eleccionar el men #ormato8 elegir la opci&n Color de eti7ueta. ,parecer otro su%men. 4eleccionar la opci&n 6in color.

1ema ). Insertar $ eliminar elementos

8amos a *er las di#erentes ,ormas de insertar $ eliminar ,ilas8 columnas8 celdas $ ojas operaciones mu$ tiles cuando tenemos un li%ro $a creado $ queremos retocarlo o cuando a mitad del dise1o de una hoja nos damos cuenta que se nos ha ol*idado colocar una #ila o columna.

Insertar ,ilas en una oja

En muchas ocasiones" despus de crear una hoja de clculo" nos daremos cuenta de que nos ,alta al+una ,ila en medio de los datos $a introducidos. (ara aOadir una ,ila" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar la #ila so%re la que quieres a1adir la nue*a" $a que las #ilas siempre se a1aden por encima de la seleccionada. 4eleccionar el men Insertar de la pesta1a Inicio. Elegir la opci&n Insertar ,ilas de oja. +odas las #ilas por de%ajo de la nue*a" %ajarn una posici&n. En caso de no ha%er seleccionado ninguna #ila" Excel toma la #ila donde est situado el cursor como #ila seleccionada. 4i quieres aOadir !arias ,ilas" %asta con seleccionar8 en el primer paso8 tantas ,ilas como ,ilas a aOadir. 2Oadir ,ilas a nuestra oja de c0lculo no hace que el nmero de #ilas *are" se+uir0n abiendo 1.")%(' ,ilas" lo que pasa es que se eliminan las ltimas" tantas como #ilas a1adidas. 4i intentas a1adir #ilas $ Excel no te deja" seguro que las ltimas #ilas contienen algn dato. Cuando insertamos #ilas con un #ormato di#erente al que ha$ por de#ecto" nos aparecer el %ot&n para poder ele+ir el ,ormato 7ue debe tener la nue!a ,ila.

(ara elegir un #ormato u otro" hacer clic so%re el %ot&n $ aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el #ormato de la nue*a #ila ser el mismo 7ue la ,ila de arriba" 7ue la de abajo o 7ue no ten+a ,ormato. 5o es o%ligatorio utilizar este %ot&n" si te molesta" no te preocupes $a que desaparecer al seguir tra%ajando con la hoja de clculo.

Insertar columnas en una oja.

Excel 2 ! tam%in nos permite aOadir columnas" al igual a1adir una columna" seguiremos los

que #ilas. (ara siguientes pasos)

4eleccionar la columna delante de la cual quieres a1adir otra" $a que las columnas siempre se a1aden a la izquierda de la seleccionada. 4eleccionar el men Insertar de la pesta1a Inicio. Elegir la opci&n Insertar columnas de oja. +odas las columnas por la derecha de la nue*a se incrementarn una posici&n. En caso de no ha%er seleccionado ninguna columna" Excel 2 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. 4i quieres aOadir !arias columnas" %asta con seleccionar tantas columnas8 en el primer paso8 como columnas a aOadir. 2Oadir columnas a nuestra oja de c0lculo no hace que el nmero de columnas *are" se+uir0n abiendo 1'3)" columnas" lo que pasa es que se eliminan las ltimas" tantas como columnas a1adidas. 4i intentas a1adir columnas $ Excel no te lo permite" seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. !

Cuando insertamos columnas con un #ormato di#erente al que ha$ por de#ecto" nos aparecer el %ot&n para poder elegir el #ormato que de%e tener la nue*a columna. (ara elegir un #ormato u otro" hacer clic so%re el %ot&n $ aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el #ormato de la nue*a columna ser el mismo 7ue la columna de la iz7uierda" 7ue la de la derec a o 7ue no ten+a ,ormato. 5o es o%ligatorio utilizar este %ot&n" si te molesta" no te preocupes $a que desaparecer al seguir tra%ajando con la hoja de clculo.

Insertar celdas en una oja

En ocasiones" lo que nos interesa aOadir no son ni #ilas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. (ara a1adir *arias celdas" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas so%re las que quieres a1adir las nue*as. 4eleccionar el men Insertar.

Hacer clic so%re el la #lecha para ampliar el men. Elegir la opci&n Insertar celdas... Esta opci&n no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. ,parece el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir la opci&n deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia a%ajo de la selecci&n. 9jate como desde aqu tam%in te permite a1adir #ilas o columnas enteras. Hacer clic so%re 2ceptar. ,l a1adir celdas a nuestra hoja de clculo" el n<mero de celdas no !ar-a $a 7ue se eliminan las del ,inal de la oja. Cuando insertamos celdas" con un #ormato di#erente al que ha$ por de#ecto" al igual que para las #ilas $ columnas" nos aparecer el %ot&n para poder elegir el #ormato que de%e tener la nue*a celda. /ependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia a%ajo nos aparecer el cuadro *isto anteriormente para la inserci&n de columna o #ila. Este cuadro #unciona de la misma #orma que para columnas o #ilas.

Insertar trabajo

ojas en un libro de

4i necesitas tra%ajar con ms de tres hojas en un li%ro de tra%ajo" tendrs que a1adir ms. El n<mero de ojas puede !ariar de 1 a 2%%. 9ara aOadir una siguientes pasos) oja" seguiremos los

4ituarse en la hoja posterior a nuestra nue*a hoja" $a que las hojas siempre se a1adirn a la izquierda de la seleccionada. 4eleccionar el men Insertar. Elegir la opci&n Insertar oja.

Eliminar ,ilas $ columnas de una oja

(ara eliminar ,ilas" seguir los siguientes

pasos) 4eleccionar las #ilas a eliminar o selecciona las columnas eliminar.

4eleccionar el men Eliminar de la pesta1a Inicio. Eligir la opci&n Eliminar ,ilas de oja o Eliminar columnas de oja. ,l eliminar #ilas o columnas de nuestra hoja de clculo" no *ara el nmero de #ilas o columnas" seguir ha%iendo ? EIF!W #ilas $ ?WBIE columnas" lo que pasa es que se a1aden al #inal de la hoja" tantas como #ilas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una oja

(ara eliminar !arias celdas" seguir los siguientes pasos) 4eleccionar las celdas a eliminar. 4eleccionar el men Eliminar de la pesta1a Inicio. Elegir la opci&n Eliminar celdas.... ,parecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opci&n deseada dependiendo de c&mo queremos que se realice la eliminaci&n de celdas. /esplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.

Eliminar trabajo

ojas de un libro de
oja" seguir los

(ara eliminar una siguientes pasos)

4ituarse en la hoja a eliminar. 4eleccionar el men Eliminar de la pesta1a Inicio. Elegir la opci&n Eliminar oja.

1ema *. Correccin orto+r0,ica

8amos a *er la herramienta 2utocorreccin de Excel para que el programa nos corrija autom0ticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escri%ir texto en una hoja de clculo" as- como manejar la correccin orto+r0,ica $ dejar nuestras hojas de clculo li%res de errores lo que las hace ms presenta%les.

Con,i+urar 2utocorreccin

la

Esta herramienta nos a$uda a corre+ir autom0ticamente errores abituales de escritura. (ara *isualizar $ poder modi#icar algunas de las opciones de autocorrecci&n asignadas por de#ecto" seguir los siguientes pasos)

Hacer clic en el 5otn O,,ice

Hacer clic en el %ot&n Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se a%rir selecciona la categora >e!isin. ,qu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correcci&n de textos en Excel.

Haz clic en el %ot&n de Opciones de 2utocorreccin...

,parecer el cuadro de dilogo 2utocorreccin como el que te mostramos ms a%ajo.

4i acti*as la casilla Corre+ir DOs &2$<sculas 6E+uidas" no permitir que a la hora de escri%ir una pala%ra las dos primeras letras estn en ma$scula $ el resto en minscula. Este es un error #recuente a la hora de escri%ir" por lo que interesa que esta opci&n est acti*ada. 4i acti*as la casilla 9oner en ma$<scula la primera letra de una oracin" Excel comprue%a a la hora de escri%ir una #rase" si la primera letra est en ma$scula" en caso de que no lo est automticamente la cam%iar. 4i escri%imos la #rase toda con ma$scula" no se cam%iar. Esta opci&n tam%in interesa que est acti*ada. 4i acti*as la casilla 9oner en ma$<scula los nombres de d-as" en caso de encontrar una pala%ra que corresponda a un da de la semana" Excel pondr automticamente la primera letra en ma$scula. Esta opci&n no siempre interesa que est acti*ada. 4i acti*as la casilla Corre+ir el uso accidental de blo7 ma$us" en caso de empezar una #rase" si la primera letra est en minscula $ el resto en ma$scula" Excel entiende que 53OS &2P?6 del teclado est acti*ado por error $ automticamente corrige el texto $ desacti*a la tecla. Esta opci&n interesa que est acti*ada. -a opci&n >eemplazar texto mientras escribe" acti*a la lista de sustituciones de la parte in#erior del cuadro de dilogo" donde se encuentran muchos de los

elementos comunes a sustituir" de esta #orma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. 4i deseas a1adir algn elemento a la lista %astar con escri%ir en el recuadro >eemplazarL el error #recuente que deseamos que se corrija automticamente" en el recuadro ConL escri%ir la correcci&n a realizar" $ hacer clic en el %ot&n 2+re+ar. 4i deseas eliminar algn elemento de la lista" seleccionarlo de la lista $ hacer clic so%re el %ot&n Eliminar. , #inal cuando ha$amos con#igurado la autocorrecci&n hacemos clic so%re el %ot&n 2ceptar para aceptar los cam%ios $ cerrar el cuadro de dilogo.

=eri,icacin orto+ra,-a

de

la

Excel dispone de un corrector ortogr#ico que nos permitir detectar errores ortogr#icos dentro de nuestra hoja de clculo. (ara ello Excel busca cada palabra en su diccionario8 $ cualquier pala%ra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. E*itar que ha$a errores en nuestros textos es ahora mucho ms #cil. 5o o%stante con*iene sa%er que si al re*isar un documento" Excel no encuentra ningn error no quiere decir que" necesariamente" sea as. Ja que ha$ errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto" por ejemplo *0(# $ *0(4 como las dos pala%ras estn en el diccionario si escri%imos E0(# 5o6# *0(# bi*2" no detectar el error en el segundo *0(#. (ara corregir una hoja de clculo o parte de ella" seguir los siguientes pasos) 4ituarse en la primera celda de la hoja de clculo. 4eleccionar la pesta1a >e!isar $ elegir la opci&n Orto+ra,-a.

En caso de encontrar algn posi%le error ortogr#ico" aparecer el cuadro de dilogo Orto+ra,-a.

7%ser*a como en la %arra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortogra#a" si queremos cam%iar de diccionario porque el idioma es di#erente o queremos utilizar un diccionario personal con pala%ras propias" solo tenemos que elegir el nue*o diccionario de la lista desplega%le del recuadro Idioma del diccionarioL En la parte superior aparece un mensaje que nos ad*ierte de la pala%ra que no ha encontrado en su diccionario" $ por lo tanto puede ser err&nea. En el recuadro 6u+erenciasL tenemos una lista con posi%les soluciones a nuestra correcci&n. 6i la palabra es correcta" podremos utilizar cualquiera de los siguientes %otones) O&I1I> ?N2 =ER para ignorar esta pala%ra. O&I1I> 1OD26 para ignorar todas las ocurrencias de la pala%ra en la hoja de clculo. 2/>E/2> 23 DICCION2>IO para a1adir la pala%ra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionarioL

6i la palabra es errnea" $ la pala%ra correcta se encuentra en la lista de 6u+erenciasL la seleccionaremos" si no se encuentra en la lista de 6u+erencias la

escri%iremos directamente en el recuadro No est0 en el diccionarioL" $ a continuaci&n utilizaremos cualquiera de los siguientes %otones) C2&5I2> para sustituir la pala%ra err&nea por la que hemos escrito. C2&5I2> 1OD26 para sustituir todas las ocurrencias de la pala%ra err&nea por la que hemos escrito. 2?1OCO>>ECCI@N para que adems de realizar la correcci&n en la hoja" la sustituci&n se a1ada a la lista de autocorrecciones" explicadas en el punto anterior. ,l utilizar cualquiera de los %otones anteriores" Excel seguir con la correcci&n hasta el #inal" si encuentra otro error nos *ol*er a a*isar con un mensaje. Cuando Excel ha$a llegado al #inal del documento nos a*isar" hacer clic so%re el %ot&n 2ceptar.

1ema 1.. Impresin

8amos a *er las di#erentes t:cnicas relacionadas con la impresin de datos" como puede ser la con,i+uracin de las pginas a imprimir" la !ista preliminar para *er el documento antes de mandar la impresi&n $ por supuesto la operaci&n de imprimir los datos.

=ista preliminar
-a !ista preliminar es una herramienta que nos permite !isualizar nuestra oja antes de imprimirla. (ero primero es aconseja%le *er la =ista de DiseOo de p0+ina para poder *er los saltos de pgina" mrgenes" enca%ezados $ pies de pgina" el #ormato completo de la hoja. (ara *isualizar la =ista de DiseOo de p0+ina" seguir los siguientes pasos) 4elecciona la pesta1a =ista. Elige la opci&n =ista de DiseOo de p0+ina.

En el centro de la *entana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. 7%ser*a como en la parte in#erior de la *entana nos in#orma que estamos *isualizando la pgina ? de un total de ? pgina 28ista pre*ia) (gina ? de ?3. /esde esta *ista podemos seguir tra%ajando con la hoja de clculo como hasta ahora" la nica di#erencia es que sa%remos c&mo quedar en la hoja al imprimirla. 6na *ez terminado" para *er la *ista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opci&n =ista preliminar que encontrars en el 5otn O,,ice" haciendo clic en la #lecha a la derecha de Imprimir.

-a pgina se mostrar de este modo)

En caso de tener ms de una pgina" podremos cam%iar la pgina a *isualizar utilizando los %otones) para ir a la pgina anterior. +am%in podramos pulsar la tecla >E 92/ del teclado. para ir a la pgina siguiente. +am%in podramos pulsar la tecla 2= 92/ del teclado. 4i nuestra hoja s&lo tiene ? pgina stos %otones estarn desacti*ados. ,l situarse so%re la hoja" dentro de *ista preliminar" el puntero del rat&n se con*ierte en una lupa" de tal #orma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. 4i nos situamos so%re cualquier parte de la pgina $ hacemos clic" se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. J si *ol*emos a hacer clic se *ol*er a *isualizar la pgina entera. Esta operaci&n se puede realizar tam%in haciendo clic so%re el %ot&n

. 4i la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresi&n" hacer clic so%re el %ot&n " para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante. 4i la hoja de clculo necesita alguna modi#icaci&n de aspecto" hacer clic

so%re el %ot&n " para que aparezca el cuadro de dilogo Con,i+urar p0+ina explicado ms adelante.

En caso de desear *ol*er a la hoja" hacer clic so%re el %ot&n cerrar la =ista preliminar.

para

Cuando *ol*emos a nuestra hoja de clculo" aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde hara Excel 2 ! los saltos de pgina" estas lneas no se imprimirn.

Con,i+urar p0+ina
,ntes de imprimir una hoja de clculo" Excel 2 ! nos permite modi,icar #actores que a#ectan a la presentaci&n de las pginas impresas" como la orientacin" encabezados $ pies de p0+ina" tamaOo del papel" ... 4i deseamos modi#icar algunos de los #actores anteriores" desde la *ista preliminar" de%eremos hacer clicN en el %ot&n Con,i+urar p0+ina... ,parecer el cuadro de dilogo Con,i+urar p0+ina descrito a continuaci&n. /icho cuadro consta de E #ichas. -a primera de las #ichas se denomina 90+ina $ permite indicar caractersticas como la orientaci&n del papel" el tama1o del papel que utilizamos $ otros parmetros.

4elecciona la orientacin del papel" !ertical u orizontal. 2En la impresora se colocar el papel siempre de la misma #orma3. En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora *enga determinada por un #actor de escala 2? V" F V" 2 V"...3 o %ien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas espec#ico 2una pgina de ancho por ? de alto" as se imprimir en una sola hoja"...3.

7%ser*a como en la parte derecha disponemos de un %ot&n para ir a opciones espec#icas de la impresora seleccionada para imprimir. (ara modi,icar los m0r+enes superior" in#erior" derecho e izquierdo de las hojas a imprimir" utilizar la #icha &0r+enes.

En esta #icha podrs modi#icar los mrgenes superiorL" in,eriorL" derec oL e iz7uierdoL de las hojas a imprimir. 4i la hoja tiene encabezado) o pie de p0+ina)" tam%in nos permite indicar a cuntos centmetros del %orde del papel queremos que se siten. 4i deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como *erticalmente" Excel nos lo realizar automticamente acti*ando las casillas ;orizontalmente $Eo =erticalmente respecti*amente. 9ara de,inir los encabezados $ pies de p0+inas se utiliza la ,ic a Encabezado $ pie de p0+ina.

En esta #icha tenemos dos recuadros" que en nuestro caso estn *acos" $a que no ha$ ningn enca%ezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del enca%ezado $ pie cuando ha$ alguno de#inido. En el recuadro EncabezadoL aparece el tipo de enca%ezado elegido" en nuestro caso no ha$ nin+uno. (ulsando la #lecha de la derecha aparecern posi%les enca%ezados a utilizar. (ara modi,icar el encabezado" hacer clic so%re el %ot&n 9ersonalizar encabezado... En el recuadro 9ie de p0+inaL aparece el tipo de pie de pgina elegido" en nuestro caso no ha$ nin+uno. (ulsando la #lecha de la derecha aparecern posi%les pies de pgina a utilizar. (ara modi,icar el pie de p0+ina" hacer clic so%re el %ot&n 9ersonalizar pie de p0+ina... /entro del cuadro de dilogo Con,i+urar p0+ina tenemos la #icha ;oja que nos permite de#inir c&mo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Xrea de impresinL podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir t-tulos podrs acti*ar cualquiera de las siguientes opciones) >epetir ,ilas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella #ila que est indicada en ese recuadro. >epetir columnas a la iz7uierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la #ila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir podrs acti*ar cualquiera de las siguientes opciones) 3-neas de di!isin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. 5lanco $ ne+ro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja $ *amos a utilizar una impresora en %lanco $ negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresi&n rpida pero menos %onita de nuestra hoja. 4&lo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

1-tulos de ,ilas $ columnas para imprimir los enca%ezados de #ilas 2los nmeros de #ilas de la izquierda3 $ columnas 2las letras de los nom%res de las columnas superiores3 de la hoja.

Imprimir
6na *ez nuestra hoja est preparada para imprimir" es aconseja%le guardarla" $ despus" seguir los siguientes pasos) Hacer clic so%re la opci&n Imprimir del 5otn O,,ice. 4e a%rir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar al+una opcin de impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.

En el recuadro Impresora" aparecer el nom%re de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cam%iarla" hacer clic so%re la #lecha derecha del NombreL para elegir otra impresora de la lista desplega%le que se a%rir. Con el %ot&n 9ropiedades caractersticas de la impresora. podremos cam%iar algunas

En el recuadro Inter!alo de p0+inas" tendremos que indicar si deseamos imprimir 1odas las pginas" o %ien s&lo un rango de 90+inas" especi#icndolo en DesdeL $ asta En el recuadro Imprimir" podrs indicar si deseas imprimir 1odo el libro" o s&lo las ;ojas acti!as 2seleccionadas o nuestra hoja acti*a3" o %ien" 6eleccin para imprimir s&lo los o%jetos seleccionados de la hoja. (or ltimo en N<mero de copiasL podrs indicar el nmero de copias a realizar $ si las quieres Intercala. (uedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la opci&n Impresin >0pida que se encuentra en el desplega%le Imprimir del 5otn O,,ice.

1ema 11. /r0,icos

6n +r0,ico es la representacin +r0,ica de los datos de una hoja de clculo $ ,acilita su interpretacin. 8amos a *er en esta unidad" c&mo crear +r0,icos a partir de unos datos introducidos en una oja de c0lculo. -a utilizaci&n de gr#icos hace ms sencilla e inmediata la interpretaci&n de los datos. , menudo un gr#ico nos dice mucho ms que una serie de datos clasi#icados por #ilas $ columnas. Cuando se crea un gr#ico en Excel" podemos optar por crearlo) C Como +r0,ico incrustado) Insertar el gr#ico en una hoja normal como cualquier otro o%jeto. C Como oja de +r0,ico) Crear el gr#ico en una hoja exclusi*a para el gr#ico" en las hojas de gr#ico no existen celdas ni ningn otro tipo de o%jeto. 8eamos c&mo crear de un +r0,ico.

Crear +r0,icos
(ara insertar un gr#ico tenemos *arias opciones" pero siempre utilizaremos la secci&n /r0,icos que se encuentra en la pesta1a Insertar.

Es recomenda%le que tengas seleccionado el ran+o de celdas que quieres que participen en el gr#ico" de esta #orma" Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario" el gr#ico se mostrar en %lanco o no se crear de%ido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes *er existen di*ersos tipos de gr#icos a nuestra disposici&n. (odemos seleccionar un gr#ico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que

se despliegue el listado de los que se encuentran disponi%les. En cada uno de los tipos generales de gr#icos podrs encontrar un enlace en la parte in#erior del listado que muestra 1odos los tipos de +r0,ico... Hacer clic en esa opci&n equi*aldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar +r0,ico que se muestra al hacer clic en la #lecha de la parte in#erior derecha de la secci&n /r0,icos.

,qu puedes *er listados todos los gr#icos disponi%les" selecciona uno $ pulsa 2ceptar para empezar a crearlo. 4i seleccionaste un rango de celdas *ers tu nue*o gr#ico inmediatamente $ lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del gr#ico escogido. 4i has decidido pro%ar suerte $ no tenas celdas seleccionadas" de%ers seguir le$endo los siguientes apartados.

2Oadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos $a que en l de#iniremos qu datos queremos que aparezcan en el gr#ico.

6na *ez tengamos un gr#ico so%re la hoja de clculo" aparecern nue*as pesta1as para mostrarnos nue*as opciones. 4i o%ser*amos la pesta1a DiseOo encontraremos dos opciones mu$ tiles)

(rimero nos #ijaremos en el %ot&n 6eleccionar datos. /esde l se a%re el siguiente cuadro de dilogo)

7%ser*a detenidamente el contenido de esta *entana. Como $a hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el gr#ico.

,s pues tenemos un campo llamado >an+o de datos del +r0,ico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen" las celdas que se tomaron eran 5 $ tenan los *alores 445" 453" 545" 453 $ 345. (ulsa el %ot&n $ selecciona las celdas" automticamente se rellenar0 el campo de texto con el rango correcto. 6na *ez ha$amos acotado los datos que utilizaremos" Excel asociar unos al eje horizontal 2categoras3 $ otros al eje *ertical 2series3. +en en cuenta que ha$ gr#icos que necesitan ms de dos series para poder crearse 2por ejemplo los gr#icos de super#icie3" $ otros en cam%io" 2como el que *es en la imagen3 se %astan con uno solo. 6tiliza el %ot&n Editar de las series para modi,icar el literal que se muestra en la le$enda del gr#ico. /el mismo modo tam%in podrs modi#icar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como en las categoras. Haciendo clic en el %ot&n Cambiar ,ilaEcolumna podremos permutar los datos de las series $ pasarlas a las categoras $ *ice*ersa. Este %ot&n acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la %anda de opciones Cambiar entre ,ilas $ columnas 2pesta1a DiseOo3. 4i haces clic en el %ot&n Celdas ocultas $ !ac-as a%rirs un peque1o cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas 7ue no ten+an datos o est:n ocultas.

&odi,icar las caracter-sticas del +r0,ico

En la pesta1a 9resentacin podrs encontrar todas las opciones relati*as al aspecto del gr#ico.

(or ejemplo" podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadr-cula de #ondo para poder leer mejor los resultados. +odo esto lo encontraras en la secci&n Ejes)

6tiliza las opciones de la secci&n Eti7uetas para esta%lecer 7u: literales de texto se mostrar0n en el gr#ico)

/e todas #ormas" recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gr#ico $ arrastrarlas para colocarlas en la posici&n deseada. /esde esta secci&n tam%in podrs con#igurar la 3e$enda del gr#ico. 9inalmente destacaremos las opciones de la secci&n #ondo que te permitirn modi#icar el modo en el que se integrar el gr#ico en el cuadro de clculo.

-a primera opci&n Xrea de trazado" s&lo estar disponi%le para los gr#icos %idimensionales 2como el de la imagen de ejemplo anterior3. Cuadro /r0,ico" 9lano interior del +r0,ico $ /iro 3D modi#ican el aspecto de los gr#icos tridimensionales disponi%les)

Excel 2 ! ha sido dise1ado para que todas sus opciones sean sencillas e intuiti*as" as que despus de un par de prue%as con cada una de estas opciones entenders per#ectamente sus comportamientos $ resultados. (ara terminar de con#igurar tu gr#ico puedes ir a la pesta1a #ormato" donde encontrars la secci&n Estilos de ,orma 2que utilizaremos tam%in ms adelante para enriquecer la *isualizaci&n de los o%jetos que insertemos3.

Estas opciones te permitirn aplicar di!ersos estilos so%re tus gr#icos. (ara ello" simplemente selecciona el rea completa del gr#ico o de uno de sus componentes 2reas" %arras" le$enda...3 $ luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que %uscas. 4i no quieres utilizar uno de los preesta%lecidos puedes utilizar las listas >elleno de ,orma" Contorno de ,orma $ E,ectos de ,orma para personalizar an ms el estilo del gr#ico.

&odi,icar el tamaOo de un +r0,ico

+am%in puedes seleccionar un elemento del gr#ico para modi,icarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen di#erentes tipos de controles que explicaremos a continuaci&n) -os controles cuadrados esta%lecen el anc o $ lar+o del o%jeto" haz clic so%re ellos $ arrstralos para modi#icar sus dimensione s. Haciendo clic $ arrastrando los controles circulares podrs modi#icar su tama1o manteniendo el alto $ ancho que ha$as esta%lecido" de esta #orma podrs escalar el o%jeto $ hacerlo m0s +rande o pe7ueOo. Coloca el cursor so%re cualquier o%jeto seleccionado" cuando tome

esta #orma posicin deseada.

podrs

acer clic $ arrastrarlo a la

&odi,icar la posicin de un +r0,ico

Excel te permite decidir la posici&n del gr#ico en el documento. ,dems de poder esta%lecer su tama1o $ mo*erlo por la hoja de clculo tam%in podr0s establecer su ubicacin. (ara ello haz clic en el %ot&n &o!er +r0,ico que encontrars en la pesta1a

DiseOo . 4e a%rir el siguiente cuadro de dilogo)

-a primera opci&n ;oja nue!a te permite esta%lecer el gr#ico como una oja nue!a. +endrs la *entaja de que no molestar en la hoja de clculo" pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. /epende del #ormato que quieras utilizar. Escri%e un nom%re en la caja de texto $ pulsa 2ceptar. 6tilizando la segunda opci&n" Objeto en" podremos mo*er el gr#ico a una hoja $a existente. 4i utilizas este mtodo" el gr#ico quedar ,lotante en la hoja $ podrs situarlo en la posici&n $ con el tama1o que t elijas.

1ema 12. Im0+enes

6na *ez tengamos nuestro li%ro de#inido" podemos mejorarlo inclu$endo elementos gr#icos" podemos a1adir ttulos Oord,rt" imgenes" #otogra#as" auto#ormas" etc... -os distintos elementos gr#icos 2imgenes o di%ujos3 que se pueden insertar en Excel son) Imgenes desde archi*o" Imgenes predise1adas" pertenecientes a una galera que tiene Excel" ,uto#ormas" es decir" lneas" rectngulos" elipses" etc" para dise1ar nuestros propios di%ujos" 4mart,rt" *arias plantillas para crear organigramas" Oord,rt" r&tulos disponi%les de una galera que se pueden personalizar con di*ersas opciones. 4o%re las imgenes $ los di%ujos pueden realizarse multitud de operaciones" como mo*er" copiar" cam%iar el tama1o" *ariar la intensidad" etc. (ara ello disponemos de *arias %arras de herramientas que iremos *iendo" #undamentalmente las pesta1as de DiseOo $ #ormato que *imos para los gr#icos. Con todos estos elementos no ha$ excusa para no dise1ar hojas de clculo con una componente gr#ica atracti*a.

Insertar prediseOadas

im0+enes

(ara insertar una imagen predise1ada del catlogo de 7##ice o de nuestra propia colecci&n de%emos seguir los siguientes pasos) C Hacer clic so%re el %ot&n Im0+enes prediseOadas de la pesta1a Insertar. 5os aparece el panel Im0+enes prediseOadas a la derecha de la pantalla.

C En 5uscar enL podemos seleccionar donde deseamos que se realice la %squeda 2:is colecciones" Colecciones de 7##ice" etc3. C En 3os resultados deben serL podemos especi#icar qu tipo de archi*os multimedia estamos %uscando 2imgenes" #otogra#as" sonido" etc 3 C En el recuadro 5uscarL podemos especi#icar algunas pala%ras cla*es para acotar ms la %squeda o dejarlo en %lanco para que nos muestre todos los archi*os disponi%les. (or ejemplo al escri%ir HmotocicletaH aparecen las imgenes que tengan relaci&n con ese concepto" como puedes *er en la imagen de la derecha. C Cuando $a tengamos todos los parmetros de la %squeda de#inidos pulsamos so%re el %ot&n 5uscar $ nos aparecer una lista con una *ista pre*ia con los archi*os localizados. C 4i hemos localizado la imagen que %uscamos simplemente de%emos seleccionarla de la lista $ automticamente se insertar en la hoja de clculo. ,l realizar %squedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el C/C07: de 7##ice2 ! para copiar la imagen a tu disco duro.

Insertar arc i!o

im0+enes

desde

+am%in podemos insertar im0+enes no clasi,icadas como prediseOadas" como pueden ser imgenes #otogr#icas creadas por nosotros o descargadas desde internet. (ara insertar cualquier archi*o de imagen de%emos hacer clic en el %ot&n Ima+en.

5os aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el disco duro" Insertar ima+en.

En la parte derecha muestra la *ista pre*ia de la imagen seleccionada.

6na *ez seleccionado el arc i!o que queremos importar pulsaremos el %ot&n Insertar $ la imagen se copiar en nuestra hoja de clculo.

&anipular im0+enes
/e #orma general para manipular cualquier o%jeto 2imagen" di%ujo" Oord,rt...3 insertado en nuestra hoja de clculo" de%eremos seguir los mismos pasos) (ara mo!er un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic so%re l" una *ez seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos" los controladores de tama1o. 4i posicionamos el puntero del rat&n so%re " s&lo el o%jeto" cam%iar de aspecto a una #lecha parecida a esta tienes que arrastrar la imagen sin soltar el %ot&n del rat&n hasta llegar a la posici&n deseada. (ara modi,icar su tamaOo" situar el cursor en las esquinas del o%jeto $ cuando cam%ie de #orma a una do%le #lecha" hacer clic $ arrastrarlo para conseguir el nue*o tama1o. (ara cam%iar otras propiedades del o%jeto de%eremos utilizar las opciones de#inidas para ese o%jeto $ que iremos *iendo a lo largo del tema. (ara manipular una imagen podemos utilizar la pesta1a

#ormato.

:ediante la %arra de imagen se pueden realizar las siguientes #unciones $ modi#icaciones so%re la imagen) (ermite cam%iar la imagen existente por otra almacenada

en disco.

Control del contraste de la imagen. Control del brillo de la imagen. (ermite hacer *ol*er a la imagen a su estado original" antes de que le hu%iesemos aplicado ningn cam%io. Hace que la imagen se comprima" ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. 4i ejecutas esta opci&n es posi%le que no puedas *ol*er al estado original. ,dems la imagen puede perder resoluci&n.

(uedes recortar la imagen utilizando esta herramienta" simplemente selecciona el rea 2rectangular3 de la imagen que quieras mantener" el resto de desechar. >otar. +e permite girar horizontal o *erticalmente. la imagen o *oltearla

imagen .

(ermite elegir entre los di#erentes %ordes para la

Estilos de ima+en. (ermite aplicar un estilo rpido a la imagen para hacerla ms atracti*a.

(uedes aplicar di#erentes estilos 2muchos de ellos en B dimensiones3 a tu imagen utilizando este men de con#iguraci&n.

Insertar dibujos

2uto,ormas

Excel 2..( dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. 4i no eres mu$ h%il di%ujando con el rat&n" no te preocupes" mediante las 3or"#0 dispondrs de multitud de #ormas listas para usar que te permitirn realizar esquemas" diagramas de #lujo" $ otros muchos gr#icos. J si te gusta realizar tus propios di%ujos tam%in dispones de rectas" cur*as ajusta%les $ di%ujo a mano alzada para que tu imaginaci&n se ponga a tra%ajar. ,l hacer clic en el men #ormas aparecer el listado de todas las #ormas disponi%les en el programa. 4elecciona la que ms te guste $ haz clic so%re ella" enseguida podrs *ol*er a la hoja de clculo $ esta%lecer el tama1o que tendr la #orma. (ara ello haz clic en una zona de la hoja $ sin soltar el rat&n arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la #orma.

&odi,icar dibujos
&odi,icaciones. -os gr#icos $ auto#ormas" admiten multitud de modi#icaciones como giros $ cam%ios de tama1o $ proporciones. (ara modi#icar un gr#ico lo primero que ha$ que hacer es seleccionarlo" para ello hacer clic so%re l $ aparecern unos puntos de control a su alrededor. (ara modi#icar el tama1o" situar el cursor en los puntos de control $" cuando cam%ie de #orma a una do%le #lecha" hacer clic $ arrastrarlo para conseguir el nue*o tama1o. ,qu *emos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

(ara mantener la proporci&n mantener pulsada la tecla :,JA4C6-,4 mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede *er en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.

,lgunos gr#icos tam%in tienen un rom%o amarillo que sir*e para distorsionar o cam%iar la #orma del gr#ico. En este caso un triangulo is&sceles se ha con*ertido en escaleno.

(ara girar el gr#ico" seleccionarlo $ hacer clic so%re el crculo *erde que *emos en la parte superior central de la imagen" $ mo*er el rat&n para hacer girar el o%jeto" para aca%ar el proceso dejamos de presionar el rat&n. +am%in se pueden cam%iar los colores de las lneas" el color de relleno" a1adir e#ectos de som%ra $ B/"... Estas modi#icaciones se pueden realizar a partir de la pesta1a #ormato. Con estos iconos de la %arra de di%ujo se pueden realizar muchas de las acciones que $a *imos para las imgenes" adems de estilos r0pidos $ de #orma.

En esta imagen se ha aplicado color *erde degradado de #ondo" color azul del contorno" grosor de B ptos. $ tipo de contorno discontinuo.

2Oadir texto a un dibujo. 4e puede a1adir texto a un di%ujo mediante el %ot&n Cuadro de texto de la pesta1a #ormato" de%eremos hacer clic $ arrastrar para di%ujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto" $ a continuaci&n insertar el texto.

7tra #orma ms c&moda de a1adir texto en el interior de un gr#ico es haciendo clic en el gr#ico con el %ot&n derecho del rat&n" para que aparezca el men contextual" elegir la opci&n &odi,icar texto $ automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponi%le en el gr#ico. ,qu tienes un ejemplo de un di%ujo con texto.

Insertar Yord2rt
:ediante Yord2rt se pueden crear t-tulos $ rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. 4&lo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de Oord,rt $ automticamente Oord crear un o%jeto gr#ico Oord,rt. 6na *ez hemos aplicado Oord,rt a un texto" dejamos de tener texto $ pasamos a tener un gr#ico" esto quiere decir que" por ejemplo" el corrector ortogr#ico no detectar un error en un texto Oord,rt" $ tam%in que el texto Oord,rt seguir las reglas de alineaci&n de los gr#icos. (ara iniciar Oord,rt hacemos clic en el %ot&n Yord2rt de la pesta1a Insertar.

,l hacer clic so%re el icono aparecer un listado con la /aler-a de Yord2rt como la que *emos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

, continuaci&n se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modi#icado. 4i hemos seleccionado texto pre*iamente no ser necesario teclearlo $a que aparecer $a escrito. +am%in podemos elegir la #uente" el tama1o $ el estilo del texto desde las pesta1as Inicio $ #ormato.