METODOLOGA PARA EL DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA INFORMACIN

Sofa Martnez Guerrero* RESMEN: El presente trabajo describe la metodologa a seguir para la implementacin de un sistema de gestin de la informacin, en aplicacin de la norma ISO 15489:2006. Se precisan algunos conceptos relacionados, se describen los pasos a seguir presentando algunas grficas. Se presentan referencias de las implementaciones realizadas en Graa y Montero, as como las conclusiones y recomendaciones. PALABRAS CLAVE: GESTIN DE LA INFORMACIN / GESTIN DEL CONOCIMIENTO / GESTIN DOCUMENTAL / GESTIN DE PROCESOS/ SISTEMAS DE GESTIN DE LA INFORMACIN /ISO 15489:2006 INTRODUCCIN Cada vez se vuelve ms crtico ubicar la informacin precisa en el momento preciso para la toma de decisiones adecuadas, las organizaciones adolecen de este problema. La informacin adquiere un valor incalculable, se asocia a lo que hoy conocemos como como activos intangibles y capital intelectual; es decir, conocimiento. La gestin de la informacin contribuye a la toma de decisiones y esto a su vez al incremento de los niveles de eficiencia y eficacia de las organizaciones. En el nuevo panorama econmico, las seas de identidad de una organizacin bien orquestada sern: un acceso rpido a la informacin, experiencia, inteligencia organizativa y comunidades que puedan aportar innovacin y eficiencia. Las organizaciones ahora necesitan mejorar la gestin de la informacin y datos estructurados y no estructurados, al mismo tiempo que avanzan en innovacin, ejecucin, diseo y relacin de intimidad cliente/socio. Un Sistema de Gestin de la Informacin est conformado por los siguientes elementos: Gestin Documental: Por la cual se realiza el control del ciclo de vida del documento, tanto fsico como electrnico, desde su creacin hasta su disposicin final. Gestin de Procesos: Con la identificacin de los flujos de trabajo se pueden proporcionar aprobaciones, rechazos, firma electrnica y envo de alertas que nos indican el vencimiento de actividades y fechas de cumplimiento. Gestin del Conocimiento: Con la elaboracin de wikis o blogs, se proporciona una plataforma de colaboracin para la difusin y generacin del conocimiento. El sistema se apoya en polticas y procedimientos documentados. Comprende una serie de funcionalidades bsicas y avanzadas que se van implementando conforme las necesidades de las organizaciones. Las tecnologas de software deben considerar estas funcionalidades como requisitos indispensables a cumplir. En Graa y Montero se ha elegido SharePoint 2010, por ser la plataforma de uso corporativo. Para la implementacin se ha considerado aplicar la metodologa que establece la Norma ISO 154892:2006 referida a Informacin y Documentacin, en la cual se conjugan los elementos que hemos mencionado. OBJETIVO: Proporcionar una metodologa que describa los criterios tcnicos adecuados para la implementacin de los sistemas de gestin de la informacin en el Grupo Graa y Montero. CONTENIDO: I. ASPECTOS METODOLGICOS 1. INVESTIGACIN PRELIMINAR Revisin de manuales, procedimientos, formatos e informacin de referencia sobre las actividades que realiza la empresa para conocer el funcionamiento de la organizacin, los procesos crticos y la informacin de valor que incremente la productividad en las actividades y aporte eficiencia al proceso de negocio.

*Profesional en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin Universidad Nacional Mayor de San Marcos E-mail: sofia.martinez@gym.com.pe Skype: sofia.martinez94

2. ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN a) Anlisis y reorganizacin de la estructura del FICUS Se realiza el anlisis del servidor Ficus, el cual representa la estructura de organizacin de la informacin de Graa y Montero. Para evaluar la funcionalidad de esta estructura tomamos como criterios fundamentales dos principios de la archivstica: Principio de procedencia u origen del documento; planteado por Natalis de Wailly, segn el cual debemos agrupar los documentos por el rea que nos la enva, respetando las series documentales que puedan crearse. Principio del orden original; planteado por H. Von Seybel, el cual indica que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas. Con ello identificamos la representacin de cada rea y proceso en el servidor Ficus, para el almacenamiento de la informacin que corresponda.

b) Anlisis de las PCs de usuarios claves Esta etapa comprende evaluar el tipo de hardware y software con el que cuentan las PCs de Control Documentario y los usuarios claves dueos de los procesos. Incluye identificar el nivel de acceso y seguridad referente a posibles prdidas y recuperacin de informacin. c) Focus Group con los usuarios dueos de procesos Se realizan reuniones con los usuarios dueos de procesos para determinar flujos de informacin, tipos de documentos, tiempos, niveles de coordinacin; entre otros, que nos ayuden a mejorar el proceso de respuesta de las solicitudes de informacin tanto externa como interna. Se convocan grupos pequeos (mximo de 10 personas) y aplicamos una lluvia de ideas. d) Validacin de informacin Esto se realizar en una reunin entre los responsables del levantamiento de informacin, la jefatura directa y usuarios lderes. Tiene como fin registrar observaciones y/o modificaciones sobre algn punto especfico de la informacin recabada. Por ejemplo, la

Fig. 1 Etapas para el diseo de un Sistema de Gestin documental Fuente: Norma ISO 15489-2: 2006 / Directrices

necesidad de normalizar el nombramiento de un archivo o carpeta cuando se utilizan diversas denominaciones para identificar un mismo documento. 3. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS Determinaremos las funcionalidades que requiere el sistema de gestin documental, entre ellas las opciones de bsqueda y recuperacin de informacin, seguimiento, visualizacin y compatibilidad de documentos, exportacin y estadsticas entre otras. Acorde con las necesidades de la organizacin. ELECCIN DEL SISTEMA: En el mercado existen diversos proveedores de software con este tipo de soluciones, se les conoce como herramientas de gestin de contenidos empresariales. La empresa ha optado por SharePoint 2010, fue elegida por el
Requerimiento Se requiere controlar la carga documental en una herramienta que permita su fcil administracin. La herramienta deber permitir la administracin de permisos as como su autentificacin. La herramienta deber contemplar la integracin con Microsoft Office. Deber permitir la administracin de versiones de documentos. Permitir la auditora para controlar su creacin modificacin y eliminacin. Creacin de metadatos asignados a los documentos. Se requiere que la herramienta permita la bsqueda de los documentos de acuerdo a los metadatos definidos. Se requiere la elaboracin de reportes y control estadstico. Permitir el envo de notificaciones cuando realice la creacin/modificacin/eliminacin de documentos. Suscripcin de documentos va E-mail a la herramienta. La herramienta deber reflejar la taxonoma documental definida. Se requiere un control de trazabilidad para archivos fsicos.

prestigio de Microsoft a nivel internacional al ser considerado un software lder. SharePoint 2010 es una plataforma de colaboracin empresarial que permite incrementar la productividad y administrar los contenidos a travs de la interfaz familiar de Office. Cuenta con mltiples usos y aplicaciones. Es flexible y fcil de usar. Rene sitios, comunidades, contenido, bsqueda, inteligencia de negocios y soluciones a medida con lo cual se conecta y empodera a las personas, se reducen costos con una infraestructura unificada y se responde rpidamente a las necesidades del negocio.

CUADRO DE FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:

Solucin en la Plataforma Se ha seleccionado la plataforma SharePoint para que de soporte a este requerimiento. SharePoint permite la administracin de permisos mediante los roles: control total, colaborador, lectura. Adems permite la creacin de grupos de usuarios. SharePoint al ser una plataforma desarrollada por Microsoft, permite una integracin con toda la suite Office. Con el uso de repositorios se permite crear documentos para que fcilmente se administre su versionamiento. SharePoint realiza la auditora a nivel de coleccin de sitios y exporta los resultados en hojas Excel. Los repositorios permiten crear los metadatos como columnas personalizadas. SharePoint posee un motor de bsqueda que permite realizar la consulta a los documentos tanto por trminos como por contenido. SharePoint proporciona una base de datos la cual puede ser consultada para explotar los datos de acuerdo a los requerimientos solicitados. SharePoint proporciona las notificaciones por repositorio documental. Este requerimiento no es nativo de SharePoint, sin embargo se realizar un desarrollo para su implementacin el cual se integrar con SharePoint. La taxonoma definida en el mapa documental estar reflejada con las funcionalidades que brinda SharePoint. Mediante un mdulo basado en una relacin de documentos se permitir registrar, modificar, eliminar y colocar datos adicionales.

Mediante flujos de trabajo cada colaborador en determinado rol Se requiere flujos de procesos para controlar la trazabilidad de los podr completar tareas como administracin/revisin de documentos y actividades cumpliendo plazos establecidos. documentos, aprobar su publicacin o su disposicin.

4. IDENTIFICACIN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS Se elabora un diagnstico situacional, se presentan los resultados y la propuesta tcnica para la implementacin al comit del proyecto. Se solicita el apoyo de la alta direccin y de los usuarios clave, dueos de procesos. Se establecen polticas y procedimientos adecuados que mejoren los procesos y actividades. 5. EVALUACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES MAPA DE LA INFORMACIN: Es una gua del entorno de la informacin de la empresa para valorar en qu medida dichos sistemas incorporan y mantienen documentos.
Fig. 2 Mapa de la Informacin en GyM Fuente: Elaboracin propia

Finalmente se aplica el anlisis documental por proceso, el cual brindar los elementos de valor para el diagnstico de necesidades funcionales y el diseo del mapa. El mapa documental constituye la estructura del sistema. En el anlisis se van estableciendo los metadatos, informacin clave que nos permite establecer asociaciones sobre los documentos para su bsqueda y recuperacin. Hemos utilizado dos tipos de metadatos; metadata automtica como campos fijos y la metadata manual como campos variables. La metada queda establecida dentro de la taxonoma o arquitectura de la informacin. TAXONOMA: Es la organizacin de la informacin. Etimolgicamente hablando, taxonoma procede de los trminos griegos "taxis", ordenacin, y "nomos", norma. Aristteles fue uno de los primeros en utilizar este trmino, en el 300 antes de Cristo, para designar esquemas jerrquicos orientados a la clasificacin de objetos cientficos. Posteriormente se ha tenido aplicaciones en distintas ramas de la ciencia como la biologa. Para la gestin documental una taxonoma es un tipo de vocabulario controlado en que todos los trminos estn conectados mediante algn modelo estructural (jerrquico, arbreo, facetado, etc.) y especialmente orientado a los sistemas de navegacin, organizacin y bsqueda de contenidos de los sitios web. INDEXACIN: Es un elemento fundamental para los motores de bsqueda y las bases de datos. Indexar (o Indizar) se refiere a la accin de registrar ordenadamente informacin para elaborar su ndice. Tiene como propsito ejecutar la elaboracin de un ndice que contenga de forma ordenada la informacin, esto con la finalidad de obtener resultados de forma sustancialmente ms rpida y relevante al momento de realizar una bsqueda. Se consideran dos tipos de indexacin: automtica y manual. La indexacin automtica se genera con los trminos que se encuentran en el contenido de los documentos, la indexacin manual requiere de un anlisis mediante el cual se identifican palabras claves las cuales se van asociando a los documentos. Cuando un usuario plantea un trmino de bsqueda, el sistema cruza las palabras de los ndices generados, tanto de la indexacin automtica como de la manual para luego mostrar los resultados de esa bsqueda,

6. DISEO DEL SISTEMA MAPA DOCUMENTAL: Una vez identificados los flujos de informacin se desarrollar el mapa documental desagregado por reas, esta ser la gua visual de los procesos que se tienen dentro de la organizacin, en el cual se basar la estructura del nuevo sistema de gestin documental a implementarse. Para la elaboracin del mapa documental elaboramos una matriz denominada: Lista de Registros, la cual sirve para el levantamiento de informacin. En ella se registran datos referentes a los tipos de informacin existente, usuarios que elaboran, usuarios que consultan, tipos de documentos, agrupaciones principales conforme al proceso de negocio.

recuperando los documentos que contengan el trmino solicitado. En bsquedas avanzadas se pueden utilizar filtros entre los metadatos para recuperar documentos con mayor precisin. El nivel de complejidad de la indexacin manual depende de la cantidad de tipos y subtipos de documentos que se requiera ingresar. WEB SEMNTICA: Es un conjunto de actividades desarrolladas en el seno de World Wide Web tendente a la creacin de tecnologas para publicar datos legibles por aplicaciones informticas (mquinas en la terminologa de la Web semntica). Se basa en la idea de aadir metadatos semnticos y ontolgicos a la World Wide Web. Esas informaciones adicionales que describen el contenido, el significado y la relacin de los datos se deben proporcionar de manera formal, para que as sea posible evaluarlas automticamente por mquinas de procesamiento. El objetivo es mejorar Internet ampliando la interoperabilidad entre los sistemas informticos usando "agentes inteligentes". Agentes inteligentes son programas en las computadoras que buscan informacin sin operadores humanos. SEGURIDAD Y ACCESOS: Se ha establecido una poltica estndar por la cual todo colaborador que solicite un acceso debe contar con la aprobacin de su inmediato superior. Las solicitudes se comunican mediante el correo electrnico con copia a sus jefes. El rea de Gestin Documental es responsable por la Administracin del Sistema y controla el otorgamiento

de los accesos, mensualmente.

los

cuales

deben

validarse

Los accesos se otorgan conforme a los niveles de responsabilidad de los colaboradores acordes a las actividades y procesos que realizan. Tipos de Permisos: Leer: Puede ver pginas, elementos de lista y descargar documentos. Colaborar: Puede ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y documentos. Vista solo: Se pueden ver pginas, elementos de lista y documentos. Los tipos de documentos con controladores de archivos del lado servidor pueden verse en el explorador pero no descargarse. Aprobar: Puede editar y aprobar pginas, elementos de lista y documentos. Control total: Tiene control total. (Administradores)

Tipos de usuarios por niveles de responsabilidad: Gerentes, Jefes, Analistas, Asistentes, Practicantes. Administradores del Sistema y Soporte Tcnico.

Fig. 3 Mapa Documental de la Gerencia de Propuestas y Contratos Fuente: Elaboracin propia Nota: Muestra a manera de ejemplo, para cada proceso o rea se elabora un mapa documental acorde a sus necesidades.

7. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

FASES DEL PROYECTO

FORMACIN DE USUARIOS Desde la induccin al sistema hasta el manejo de funcionalidades bsicas y avanzadas, se programan sesiones de capacitacin las cuales deben realizarse de forma sostenida. Considerando que los procesos de aprendizaje se desarrollan de forma distinta, se brinda un servicio de capacitaciones personalizadas en las estaciones de trabajo. Las capacitaciones son tanto para administradores del sistema como para usuarios finales. GESTIN DEL CAMBIO Para enfrentar el impacto sobre los procesos y cambio de cultura organizacional, se programan reuniones de sensibilizacin partiendo desde los lderes de rea hasta llegar a todos los niveles de colaboradores. Se envan notas y alertas mediante correo electrnico informando los cambios, acuerdos y polticas utilizando un lenguaje sencillo, concreto y directo. Se hace nfasis en la actitud de servicio hacia los usuarios, brindando valor agregado a sus requerimientos como apoyo en bsqueda de informacin, orientacin y coordinacin constante.

8. REVISIN POSTERIOR IMPLEMENTACIN

LA

Mediante indicadores de medicin se evala el sistema y la interaccin con los usuarios, as mismo se estn preparando encuestas que nos permitan identificar oportunidades de mejora. Se consideran nuevas funcionalidades las cuales se van implementando paulatinamente. II. ESTADO ACTUAL DE LAS IMPLEMENTACIONES EN EL GRUPO GyM Siguiendo esta metodologa a la fecha ya se han realizado varias implementaciones, las cuales describimos en este cuadro:

VENTAJAS DE LA PLATAFORMA: Productividad permanente independiente del lugar: acceso a la informacin desde cualquier parte del planeta que cuente con conexin a Internet. Adopcin ms rpida y sencilla: Al trabajar en un entorno amigable e intuitivo se desarrolla la creatividad, el usuario puede trabajar tanto en entorno Web como en entorno Windows. Gestin del contenido eficaz durante todo el ciclo de vida de la informacin: Acceso a la informacin de forma rpida y precisa en tiempo real a travs de un motor de bsqueda que permite la recuperacin por metadatos y por contenido. III. CONCLUSIONES

los profesionales de esta especialidad que estn haciendo realidad la implementacin de proyectos exitosos. V. REFERENCIAS

1. Organizacin del conocimiento: algunas tendencias en un dominio emergente / Richard P. Smiraglia. El profesional de la Informacin: Mayo, 2012. En:http://www.elprofesionaldelainformacion.com/cont enidos/2012/mayo/01_esp.pdf ltima visita: 25/04/13 2. NORMA ESPAOLA ISO 15489-2:2006 Directrices / AENOR En: http://web.usal.es/~olivera/textos/Gestexto2.pdf ltima visita: 25/04/13 3. Concepto de Taxonoma En: http://luisf.wikispot.org/taxonomia ltima visita: 25/04/13 4. Concepto de Web Semntica En: http://es.wikipedia.org/wiki/Web_sem%C3%A1ntica 5. Tecnologas de la informacin para la gestin del conocimiento / Daniel Prez y Matthias Dresler/ Intangible Capital - N 15 - Vol. 3- pp. 31-59, EneMar de 2007. En:http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/ 2945/1/Tecnologias%20de%20la%20informacion.pdf ltima visita: 25/04/13 6. MEMORIAS. Seminario internacional: Archivos y documentos electrnicos / Bogot: Universidad La Salle, 2009. En:http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/ARC HIVOS_ELECTRONICOS_WEB.pdf ltima visita: 25/04/13 7. Total Economic Impac of Microsoft Sharepoint Server 2010 / Cambridge: Forester Consulting, 2010. (Versin en espaol). En: http://sharepoint.microsoft.com/eses/Paginas/default.aspx ltima visita: 25/04/

1. Tenemos a la mano una metodologa probadamente exitosa con la cual se estn atendiendo diversas implementaciones para empresas y reas del Grupo Graa y Montero. Los resultados estn mejorando la gestin de la informacin en cuanto a almacenamiento, acceso, seguridad, bsqueda y recuperacin de documentos aumentando la productividad de los colaboradores. 2. Hay un impacto en el cambio de cultura organizacional que requiere de capacitaciones constantes en el uso de nuevas tecnologas y el desarrollo de habilidades informacionales de los colaboradores, entendida como la capacidad para navegar, almacenar y buscar informacin. 3. Al ser un proyecto innovador, el Grupo Graa y Montero se pone a la vanguardia en la aplicacin de herramientas propias de la sociedad de la informacin, por tanto los requerimientos de implementaciones seguirn presentndose cada vez en mayor nmero. IV. RECOMENDACIONES

1. El Grupo Graa y Montero debe incluir la conformacin de un rea de Gestin de la Informacin que centralice, acompae y asesore las implementaciones a nivel corporativo las cuales deben estar alineadas con los objetivos estratgicos de la organizacin. 2. Las polticas, buenas prcticas y lecciones aprendidas deben seguir compartindose, al ser un tema de inters y de mucha importancia debe formalizarse la creacin de la Comunidad de Ciencias de la Informacin para facilitar el trabajo de