Comunicacin efectiva y Resolucin de conflictos

La importancia de la comunicacin
La comunicacin es una herramienta bsica del ser humano y utilizada en cada momento del diario vivir. Quizs se generaliza comunicacin con la expresin verbal de algo. Sin embargo, existen mltiples maneras de hacerlo y sistemas que guan el modo en que la informacin se entregar. En definitiva, la comunicacin es un conjunto de herramientas que consiguen un slo objetivo. En todo momento estamos recibiendo seales verbales como no verbales, que tienen un objetivo claro, ya sea entregarnos una informacin o realizar un proceso comunicativo como tal. Cul es la diferencia? La diferencia est en la cantidad de participantes durante el acto y el modo de participacin de cada uno de ellos, ya que informar es un trabajo unidireccional, donde el emisor lo que quiere es entregar un tipo de informacin sin la necesidad de recibir una respuesta. En cambio, comunicacin es un proceso mucho ms completo y participativo, porque en este caso lo que se busca es un intercambio de informacin, donde se manifiestan ideas, actitudes y emociones. Por ejemplo, cuando estamos en una reunin de amigos la comunicacin es multidireccional, existe una retroalimentacin entre todos o la mayora de los presentes, eso es comunicacin; sin embargo, cuando estamos en una convencin, las posibilidades de interaccin con el interlocutor son bastante mnimas y es unidireccional, porque quin est comunicando lo que le interesa es entregar una informacin especfica y no requiere del conocimiento u opinin de los dems. Existen diversas tesis sobre la comunicacin en s. Sin embargo, es un proceso que est presente desde el momento en que se nace e incluso se manifiesta, desde que un individuo se encuentra en el vientre de su madre. Por ello, universalmente se ha reconocido que la comunicacin es parte de la naturaleza del ser humano y una actividad irremplazable. La realizacin de un acto comunicativo puede responder a diversas finalidades: Transmisin de informacin. Intento de influir en los otros. Manifestacin de los propios estados o pensamientos. Realizacin de actos.

Adems, para poder concretar cualquiera de ellos, deben existir elementos imprescindibles para lograr a cabalidad dicho proceso y as, cumplir con cualquiera que sea el objetivo.

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Estos elementos son: Emisor: Es quien produce el acto de comunicacin, es el primer eslabn de la cadena comunicativa. Cdigo: Es el conjunto de signos, relacionados entre s, a disposicin del emisor y del receptor. Mensaje: Resultado de la codificacin, portador de la informacin o conjunto de informaciones que se transmiten. Canal: Medio fsico por el que circula el mensaje. Receptor: Sujeto que descodifica y recibe el mensaje.

Asimismo, existen elementos secundarios de este proceso como: Referente: Es el objeto real al que alude el mensaje comunicativo. Es el mensaje como tal sin interpretaciones. Contexto: Conjunto de factores y circunstancias en las que se produce el mensaje y que deben ser conocidas tanto por el emisor como por el receptor. Podemos distinguir distintos tipos de contexto: Contexto situacional: Circunstancias espaciales y temporales en las que se produce el acto comunicativo. Contexto socio histrico: Conocimiento de la poca en la que se producen los mensajes. Contexto lingstico: Lo dicho antes o despus de un enunciado puede condicionar la interpretacin. Ruido: Perturbaciones no predecibles que pueden destruir o alterar la informacin. Redundancia: Elementos innecesarios que aparecen en un mensaje y que sirven para combatir el ruido. De todas, su irrupcin afecta a la entrega adecuada de informacin. La comunicacin envuelve una serie de acciones que son relevantes para que los dems entiendan el mensaje tal como se pretende. En ello, las seales no verbales juegan un rol fundamental ya que si sabemos identificar los gestos, movimientos o cualquiera que sea el signo, podremos lograr comprender de la misma forma como lo entiende quien est entregando la informacin.

Seales y signos que comunican

Charles Peirce, filsofo y fsico norteamericano que desarroll la teora de signos a la que denomin semitica, clasific estas seales segn el tipo de vnculo que une al signo con su referente: ndices o indicios: Son signos que tienen conexin fsica real con el referente. Son aquellos signos que sealan un objeto presente o la direccin en que se encuentran como por ejemplo: una flecha indicativa, un dedo sealando algo, un pie de foto, e incluso, el humo como indicativo de fuego, la palidez de una persona o sus gestos faciales. Ya que cada uno de esos signos estn comunicando algo. conos: Son signos que tienen semejanza de algn tipo con el referente. Por ejemplo: los cuadros, las esculturas figurativas, las fotografas, los dibujos animados, las caricaturas, las onomatopeyas o imitaciones del sonido, mapas, planos, grficos que visualizan proporciones. Smbolos: Son signos arbitrarios, cuya relacin con el objeto se basa exclusivamente en un acuerdo. En este caso podramos hacer referencia a los alfabetos, los signos matemticos o las banderas nacionales.

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Peirce seala que la clasificacin no es excluyente, considerado que un signo puede pertenecer a ms de una de estas categoras. Es as como el proceso comunicativo se va conformando y gracias a l, existe el desarrollo de la humanidad puesto que la comunicacin es la base de la sociedad y es la nica forma que existe para poder crear relaciones que permiten el avance y el crecimiento de quienes son parte de ella. Algo muy similar sucede dentro de las organizaciones. Sin comunicacin, los acuerdos, negociaciones y las relaciones internas no funcionaran, y ante ese panorama, habra sido imposible la globalizacin, la creacin de multinacionales o el desarrollo interno de cada nacin. Es ms, cuando existe una coherencia entre lo verbal y lo no verbal estamos frente a una comunicacin efectiva y es cuando los resultados se condicen con lo esperado por parte del emisor del mensaje.

Barreras de la comunicacin
De todas maneras, como en todas las acciones que realiza el ser humano, existen barreras que impiden que esto se logre del modo esperado, como los ruidos o la redundancia, evitando lograr una comunicacin efectiva. Si esto lo traspasamos dentro de una compaa, podemos ver que son factores graves que pueden lograr incluso, prdidas millonarias en los activos de sta. Las principales barreras, segn lo expone Lucrecia Boland en su libro Funciones de la Administracin (2007), las podemos clasificar en: 1. Tcnicas: Espacio o distancia, fallas mecnicas, fallas elctricas, interferencias fsicas y vacios de tiempo. 2. Semnticas: Interpretacin de palabras, decodificacin de gestos, cambios de lenguaje, significados de signos, smbolos y sentido de los recuerdos. 3. Humanas: Variaciones de percepcin, diferencias de sensibilidad, variables de personalidad, discrepancia de competencia y lmite sensorial. Otros: Interrupciones. No escuchar. Malas interpretaciones. Responder a una pregunta con otra pregunta.

Estas barreras son las ms comunes en el proceso comunicativo en general, pero dentro de una organizacin existen factores ms especficos que impiden una comunicacin efectiva lo que, muchas veces, provoca grandes problemas internos perjudicando adems, la imagen externa de la compaa, la rentabilidad o el ambiente laboral, como por ejemplo: Ideas preconcebidas. Rechazo de informacin contraria. Significados personalizados. Motivaciones e intereses personales. Credibilidad de la fuente. Habilidad para comunicarse. Clima organizacional. Complejidad de los canales.

Para evitar estos inconvenientes que pueden ser gravemente perjudiciales para la organizacin, es necesario guiar e implementar estrategias de comunicacin como en nuestra vida personal, de ese modo, muchos de los conflictos se evitaran.

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Gerald Goldhaber, autor del libro Comunicacin Organizacional (1986), destaca tres principios que definen a la comunicacin organizacional: 1. Est dentro de un sistema complejo y abierto que se ve influenciando por el medio ambiente y que a la vez influye en l. 2. Se compone de mensajes, que circulando por distintos canales, son emitidos con un propsito concreto. 3. Se refiere a las actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades de las personas.

Con estos tres principios Goldhaber define la comunicacin organizacional como un proceso dinmico por medio del cual las organizaciones estructuran sus diferentes subsistemas y se relacionan con el medio ambiente.

La comunicacin en la organizacin
Pero Cmo es posible poder gestionar la comunicacin para el bien de la organizacin? Para lograrlo debemos entender que dentro de una organizacin existe la Comunicacin Interna, que se refiere a la comunicacin entre los diversos departamentos que conforman la organizacin y cada uno de sus miembros. Y la Comunicacin Externa, que es aquella que existe entre la organizacin con quienes participan de ella sin ser parte de ella. Para que exista una comunicacin efectiva en todo este sistema comunicativo ambas deben ser gestionadas. Para ello es fundamental que dentro de la organizacin se manejen los siguientes requisitos, tanto para la comunicacin interna como externa: 1. Claridad: La comunicacin debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida. 2. Integridad: La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de objetivos. 3. Aprovechamiento de la organizacin informal: La comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de informacin formal. En este sentido, la comunicacin informal es efectiva porque se establece en trminos de las relaciones afectivas, la identidad y simpata que se produce entre los miembros de una organizacin, independiente del cargo o posicin que ocupen, lo que ayuda a la colaboracin y coordinacin entre distintas reas. 4. Equilibrio: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten afectados. 5. Moderacin: La comunicacin ha de ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa posible, ya que el exceso de informacin puede ocasionar burocracia e ineficiencia. 6. Difusin: Preferentemente toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar slo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario. 7. Evaluacin: Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente.

En definitiva, la comunicacin es parte esencial de la vida de una organizacin como del diario vivir de los individuos. Y es que a travs de ella, se construyen las sociedades, las culturas, se transmite la educacin y por sobre todo, es posible evolucionar y avanzar con miras al futuro. En una organizacin es similar, la comunicacin va creando la cultura organizacional, regida por sus propios modelos y en concordancia con las polticas internas de la compaa, otorgando valor y permitiendo crecer y avanzar a la globalidad. Por lo que manteniendo una buena comunicacin con los dems, todos ganamos.

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