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in-Step ®

Projekte planen und steuern

Projektleiter‑

handbuch

making IT better

Copyright
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Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der microTOOL GmbH, Berlin, darf kein Teil dieser Publikation für Zwecke jeglicher Art vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht.

© 2004-2008. microTOOL GmbH, Berlin. Alle Rechte vorbehalten.

in-Step, in-Step Scrum Edition, in-Step SPICE Edition, actiF und actiF sowie das microTOOL-Logo mit dem Schrift- zug „making IT better“ sind eingetragene Warenzeichen der microTOOL GmbH. Microsoft, Visio und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Adobe und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen der Adobe Systems Incorporated. Automotive SPICE™ ist ein eingetragenes Warenzeichen der Volkswagen AG, Wolfsburg. PRINCE2™ ist ein Waren- zeichen der OGC. V-Modell ® ist eine geschützte Marke der Bundesrepublik Deutschland. Das V-Modell XT ist ur- heberrechtlich geschützt, © Bundesrepublik Deutschland, 2004, alle Rechte vorbehalten. Das V-Modell XT ist unter der Apache License Version 2.0 freigegeben.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in dieser Publikation berechtigt ferner auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzei- chen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.

Stand: Oktober 2008

microTOOL GmbH

Voltastr. 5

D-13355 Berlin

Tel. (+49 30) 467 086-0 Fax (+49 30) 464 47 14

dürfen. Stand: Oktober 2008 microTOOL GmbH Voltastr. 5 D-13355 Berlin Tel. (+49 30) 467 086-0 Fax

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Inhalt
Inhalt

Inhaltsverzeichnis

Copyright

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Vorwort

5

Bevor Sie anfangen

7

Die Editions

8

in-Step ® CoreProcess Edition

8

in-Step ® V-Modell XT Edition

8

in-Step SPICE Edition ® for Automotive

9

in-Step Scrum Edition ®

9

in-Step ® actiF Edition

10

in-Step ® PRINCE2 Edition

10

in-Step ® Personal Editions

11

Tool-Training und IT-Prozessberatung

12

Start ins Projekt

14

System anlegen

16

Projekt anlegen

18

Team zusammenstellen

20

Rechte von System- und Projektadministratoren

29

in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

31

Projektstruktur entwickeln

37

Aktivitäten anlegen und verfeinern

38

Kontrollfluss anlegen

42

Mitarbeiter zuordnen

45

Produktfluss definieren

48

Produktbibliothek einrichten

52

Produkte anlegen und verfeinern

53

Bearbeitungsrechte definieren

57

Produktbibliothek einrichten 52 Produkte anlegen und verfeinern 53 Bearbeitungsrechte definieren 57 3

3

Inhalt
Inhalt

Produkte bearbeiten und versionieren

59

Unterschiede ermitteln

64

Mit Produktvorlagen arbeiten

67

Konfigurationen zusammenstellen

70

Jetzt geht’s los: Projektbeginn setzen

74

Aktivität beginnen

75

Termine, Aufwand und Kosten planen

78

Aktivitäten planen

80

Aufwand planen

82

Kosten planen

84

Budget einplanen

92

Termine planen

94

Arbeitszeiten erfassen

99

Ressourcen optimieren

104

Projektreporting

106

Projekt auswerten

107

Eigene Auswertungen erstellen

110

Dokumentieren leicht gemacht

114

Ein starkes Team: in-Step ® und MS Word

115

Versionsmanagement mit MS Word

118

Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern

121

Eigene Vorlagen erstellen

124

in-Step ® -spezifische Funktionen für die Dokumentation

129

Projekterfolg wiederholbar machen

131

Index

134

Glossar

140

Support und Service

146

129 Projekterfolg wiederholbar machen 131 Index 134 Glossar 140 Support und Service 146 4

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Vorwort
Vorwort

Vorwort

Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, einen Tag zu vertun aber keine einzige, ihn zurückzubekommen.

Tom DeMarco, Der Termin

Stecken Sie gerade mitten in einem Projekt? Gut. Und Sie wissen ganz genau, wo Ihr Projekt heute steht, welche Ergebnisse fertig sind, was gerade getan wird, was noch zu tun ist, wo die Zeit geblieben ist, die eingeplant war, und was das Projekt bis heute gekostet hat? Wenn Sie nicht aus vollem Herzen mit Ja antworten können, dann sind Sie hier richtig.

Dieses Handbuch wendet sich an alle, die für Projekte Verantwortung tragen und die Arbeit in Projektteams organi- sieren. Wir sprechen der Einfachheit halber von Projektleitern, obwohl wir natürlich wissen, dass Menschen in un- terschiedlichen Positionen diese Aufgaben in der Praxis übernehmen, zum Beispiel Projektmanager, Teamleiter oder Teammitglieder in sich selbst organisierenden Teams.

In diesem Handbuch geht es um Projektmanagement. Darunter fassen wir drei Tätigkeiten zusammen:

` die Projektplanung; jedes Projekt braucht einen Plan, will man dem Chaos nicht das Feld überlassen,

` die Gewinnung von Statusinformationen; denn was nützen Plandaten ohne Vergleich zum Ist-Zustand,

` die Projektsteuerung; der Plan-/Ist-Vergleich ist ja nicht Selbstzweck, sondern die Grundlage für korrigierende Eingriffe.

Wie Sie in-Step ® dabei unterstützt, werden Sie im Folgenden kennen lernen.

Erst einmal probieren und einen direkten Eindruck gewinnen – so sollten Sie starten, wenn Sie in-Step ® kennen lernen wollen. Legen Sie dieses Handbuch ruhig noch einmal zur Seite und begleiten Sie uns zunächst bei einem Projekt mit in-Step ® : Mit unseren Tutorials „in-Step ® zum Kennenlernen“ laden wir Sie zu ersten Streifzügen durch die Arbeit mit in-Step ® ein – passend zu der von Ihnen eingesetzten in-Step ® Edition. Die vorbereiteten Beispiele geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der jeweiligen in-Step ® Edition. Sie können sie gleich live ausprobieren, denn wir laden Sie ein, in unserem fiktiven Projektteam aktiv mitzumachen. Klicken Sie die vorgeschlagenen Schritte einfach einmal mit in-Step ® durch.

Ein für die Tutorials vorbereitetes Beispielsystem gehört jeweils zum Installationsumfang von in-Step ® . Sie gewinnen so einen ersten Eindruck von der Zielsetzung und den funktionalen Möglichkeiten, die in-Step ® Ihnen bietet. Haben Sie in-Step ® schon installiert? Dann finden Sie die Tutorials in der in-Step-Programmgruppe.

Wenn Sie sich mit in-Step ® ein wenig vertraut gemacht haben, dann ist es Zeit für dieses Handbuch.

Das setzen wir an Know-how voraus

Im diesem Handbuch setzen wir keine speziellen Kenntnisse voraus. Alles, was Sie über das Projektmanagement mit in-Step ® wissen müssen, erfahren Sie hier. Und wenn Sie bereits Projekterfahrungen mitbringen, können Sie das, was wir Ihnen hier vermitteln, sicher leicht einordnen, bewerten und in die Praxis umsetzen.

können Sie das, was wir Ihnen hier vermitteln, sicher leicht einordnen, bewerten und in die Praxis

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Vorwort
Vorwort

So erhalten Sie weitere Informationen

` Beim praktischen Einsatz von in-Step ® hilft Ihnen die Online-Hilfe jederzeit weiter: Drücken Sie einfach F1, wenn Sie Informationen zu einer Funktion benötigen.

` Sie möchten in-Step® projektspezifisch anpassen? Im Konfigurationshandbuch steht alles, was Sie dazu wissen müssen.

` Wie Sie Ihre Projekte im LAN oder über das Internet steuern und welche weiteren Konfigurationsmöglichkeiten Sie haben, beschreibt das Administratorhandbuch.

Das Konfigurationshandbuch finden Sie zusammen mit dem Administratorhandbuch im Hauptmenü von in-Step ® unter Dokumentation.

Genug einleitende Worte. Wir wünschen Ihnen jetzt viel Spaß beim Kennenlernen und viel Erfolg beim Einsatz von

in-Step ® .

Sollten bei Ihren ersten Schritten mit in-Step ® trotz Administratorhandbuch, Tutorials, Projektleiterhandbuch und Online-Hilfe Fragen offen bleiben, dann zögern Sie bitte nicht und wenden sich an unseren technischen Support. Wir helfen Ihnen gern weiter.

Viel Freude bei der Arbeit mit in-Step ® !

sich an unseren technischen Support. Wir helfen Ihnen gern weiter. Viel Freude bei der Arbeit mit

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Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen

Bevor Sie anfangen

Bevor wir Ihnen die Toolfunktionen und Projektaktivitäten im Detail vorstellen, möchten wir Ihnen zunächst ei- nen kurzen Überblick darüber geben, was in-Step ® alles kann und was das Besondere am Projektmanagement mit in-Step ® ist. in-Step ® gibt es in mehreren Varianten und die verschiedenen in-Step ® Editions stellen wir Ihnen anschließend kurz vor. Außerdem erfahren Sie, wie wir Sie in Ihren Projekten mit Tool-Training und Beratung un- terstützen. Am Ende dieser Einleitung lesen Sie, was Sie noch in diesem Handbuch erwartet, wie Sie mit diesem Dokument umgehen und wie es im laufenden Projekt nutzen können, um sich gewünschte Informationen zu ver- schaffen.

in-Step ® ist ein Projektmanagement-System für Projekt- und Anforderungsmanagement in IT-Projekten. Sein Einsatz bietet sich überall dort an, wo Teams gemeinsam Produkte erstellen, die zentral verwaltet und versioniert werden sollen. Das Besondere an in-Step ® : Mit in-Step ® planen und steuern Sie sowohl die Projektaktivitäten als auch die Projektergebnisse.

in-Step ® bringt vordefinierte Projekt-Templates mit, als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektma- nagements in konkreten Projekten. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in-Step ® nach diesem Muster geplant, dann kann in-Step ® sie steuern. Jeder am Projekt Beteiligte erkennt auf einen Blick, in welchem Zustand sich die geplanten Schritte befinden. Und in-Step ® kann noch mehr: Es bietet für alle Projekter- gebnisse standardisierte Vorlagen an, es verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie.

Klassische Projektmanagement-Systeme beschränken sich auf die Aktivitätenseite. in-Step ® ist anders: Mit in-Step ® wird alles geplant und verwaltet, was im Projektverlauf entsteht – zentral und redundanzfrei. Dabei hält in-Step ® die Zustandswechsel von Aktivitäten und Ergebnissen für die Projekthistorie fest und macht die aktuellen Bearbeitungs- zustände sichtbar. Durch diese einfache aber äußerst effiziente Visualisierung des Projektverlaufs sorgt in-Step ® dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist und was von ihm erwartet wird.

In in-Step ® finden Sie natürlich auch die Elemente des klassischen Projektmanagements: Termine und Ressour- cenauslastung planen und kontrollieren Sie grafisch, Aufwand und Kosten tabellenbasiert. Die Planung wird von in-Step ® zeitnah gepflegt – und entspricht immer dem tatsächlichen Projektgeschehen. Die integrierte Zeiterfassung liefert die Informationen dafür. Tagesaktuell zeigt in-Step ® , ob Ihr Projekt im Plan liegt.

in-Step ® ist ein Werkzeug für alle, die an einem Projekt beteiligt sind: Auftraggeber, Projektleiter, Teammitarbeiter,

Anwender,

Vorlagen mit. Das Rad muss also in einem Projekt mit in-Step ® nicht immer wieder neu erfunden werden. Durch diese musterbasierte Projektplanung gibt in-Step ® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller ans Ziel.

– sie alle arbeiten mit in-Step ® . Für die Projektaktivitäten und -ergebnisse bringt in-Step ® Muster und

Wo liegt die Datei? Wer hat was daran geändert und wann? In einem Projekt mit in-Step ® ist Schluß mit dem zeit- raubenden Suchen und Fragen. in-Step ® verwaltet alle Projektergebnisse – sämtliche Projektmanagement-Doku- mente, die Testfälle, was immer entsteht – zentral und redundanzfrei. Wenn Sie ein Produkt ausleihen und wieder zurückgeben, erzeugt in-Step ® eine neue Version. So können Sie alle Bearbeitungsschritte leicht nachvollziehen.

Für die Planung und Steuerung von IT-Projekten nach einem definierten Entwicklungsprozess stehen spezielle Tool- varianten von in-Step ® zur Verfügung.

nach einem definierten Entwicklungsprozess stehen spezielle Tool- varianten von in-Step ® zur Verfügung. 7

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Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen

Die Editions

in-Step ® gibt es in mehreren Varianten:

` die in-Step ® CoreProcess Edition, die keinen speziellen Vorgehensstandard voraussetzt

` die in-Step ® V-Modell XT Edition für den erfolgreichen Einsatz des neuen Vorgehensstandards des Bundes

` die in-Step ® SPICE Edition for Automotive für Projekt auf SPICE Level 3

` die in-Step ® Scrum Edition für agile Projekte nach Scrum

` die in-Step ® actiF Edition für die iterative, anforderungsgetriebene Software-Entwicklung nach actiF ® , einem einfachen agilen Prozess und

` die in-Step ® PRINCE2 Edition für das Vorgehen nach PRINCE2, einen Projektmanagementprozess aus Großbri- tannien für Projekte jeder Art und Größe.

Alle können Sie einfach an Ihre Prozesse anpassen. Gern unterstützen wir Sie auch in Ihren Projekten mit Tool- Training und IT-Prozessberatung, denn unser Slogan „making IT better“ ist mehr als ein Wortspiel: Seit unserer Gründung 1984 unterstützen wir Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Quali- tät schnell und sicher zu entwickeln.

in-Step ® CoreProcess Edition

Die in-Step ® CoreProcess Edition ist das richtige Werkzeug für Sie, wenn Sie an keinen Vorgehensstandard gebun- den sind und jedes Projekt individuell planen können. Sie können sie für IT-Projekte jeder Art und Größe einsetzen.

Die in-Step ® CoreProcess Edition hilft Ihnen, Projekte mit wenig Aufwand optimal auf die jeweilige Projektaufgabe zuzuschneiden. Das Werkzeug macht Ihnen Vorschläge für die Verfeinerung der typischen Projektaktivitäten – von der Anforderungsanalyse bis zum Roll-Out. Und für die typischen Ergebnisse der Aktivitäten finden Sie – wie in allen in-Step ® Editions – gleich strukturierte Vorlagen – inklusive spezieller Formulare für die fachlichen Anforde- rungen. Muster für die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse verkürzen die Planung. Und aus Ihren erfolgreichen Projekten in in-Step ® machen Sie einfach neue, persönliche Vorlagen – für Ihre näch- sten Projekte.

in-Step ® V-Modell XT Edition

Die in-Step ® V-Modell XT Edition ist das Werkzeug zum neuen V-Modell. Sie finden darin alles, was Sie für den erfolgreichen Einsatz des V-Modells XT in Ihren Projekten brauchen:

` Einen Tailoring-Assistenten für das Zuschneiden des Vorgehensstandards auf ein Projekt als Grundlage für die Projektplanung

` Einen Planungs-Assistenten für das Strukturieren des Projekts und das Festlegen der Entscheidungspunkte

` Einen Produkt-Assistenten für das Anlegen von Produkten

` Ein QS-Planungsassistenten für die Planung von Aktivitäten und Produkten der Qualitätssicherung

` Einen QS-Assistenten für die Konsistenzprüfung der Produkte

von Aktivitäten und Produkten der Qualitätssicherung ` Einen QS-Assistenten für die Konsistenzprüfung der Produkte 8

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Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen

` Integrierte Funktionen für das Anforderungs-, Problem-, Änderungs-, Risiko- und Konfigurationsmanagement und die Versionsverwaltung

` Integration der Textverarbeitung mit Microsoft Word für ein revisionssicheres, arbeitsteiliges Erstellen komple- xer Dokumente.

Das neue V-Modell definiert eine ziel- und ergebnisorientierte Vorgehensweise. Es stellt die Ergebnisse eines Pro- jekts in den Mittelpunkt. Denn sie sind das, was am Ende wirklich zählt. Die in-Step ® V-Modell XT Edition bietet deshalb ideale Unterstützung für das V-Modell XT, denn anders als klassische Projektmanagement-Software werden mit ihr neben den Aktivitäten eines Projekts auch die Ergebnisse geplant, verwaltet, versioniert und verfolgt. Beim Einrichten eines Projekts wird automatisch eine zentrale Produktbibliothek angelegt. Sie stellt Vorlagen für die Pro- jektergebnisse bereit und versioniert alle entstehenden Produkte.

in-Step SPICE Edition ® for Automotive

Sie streben einen höheren Reifegrad Ihrer Entwicklungsprozesse nach SPICE an? Denn Sie müssen Ihre Prozessreife nachweisen oder wollen einfach Qualität, Kosten und Termine der Software- und Systementwicklung besser in den Griff bekommen? Dann ist die in-Step SPICE Edition ® for Automotive genau richtig für Sie.

Die in-Step SPICE Edition ® for Automotive bietet Ihnen:

` Eine zentrale Infrastruktur für alle Informationen sämtlicher Projekte Ihrer Organisation

` Die Integration aller für Automotive SPICE relevanten Prozesse zu einer durchgängigen Vorgehensweise

` Tool-Unterstützung für die standardisierte Planung und Durchführung Ihrer Projekte auf SPICE Level 3

` Integrierte Tool-Funktionen für ein revisionssicheres Konfigurationsmanagement

` Strukturierte Vorlagen für die von Automotive SPICE geforderten Produkte

` Integrierte Tool-Funktionen für Anforderungs- und Änderungsmanagement, sowie für Risiko- und Ressourcen- management

` Vollständige Traceability der Anforderungen durch den Entwicklungsprozess.

microTOOL hat die in-Step SPICE Edition ® for Automotive in enger Zusammenarbeit mit der Knowledge Depart- ment GmbH & Co. KG, Nürnberg, entwickelt, einem führenden deutschen Unternehmen im Bereich der IT-Weiter- bildung, das sich bei der Auswahl seiner Seminarthemen an den Initiativen des SWEBOK und der IEEE orientiert.

in-Step Scrum Edition ®

Die in-Step Scrum Edition ® unterstützt Sie in Ihren agilen Projekten beim Einsatz von Scrum und sorgt für die zen- trale Verwaltung Ihrer Projekte und Teams. Sie finden hier einen virtuellen Projektraum mit grafischem Task Board und Burndown Charts.

Die in-Step Scrum Edition ® bietet Ihnen:

` Eine zentrale Scrum-Datenbasis für alle Projekte und Teams Ihrer Organisation

` Funktionen für die effiziente Planung von von Releases und Sprints

` Priorisierte Product Backlogs für die transparente und nachvollziehbare Verwaltung der Backlog Items eines Projekts

` Priorisierte Product Backlogs für die transparente und nachvollziehbare Verwaltung der Backlog Items eines Projekts 9

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Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen

` Vorlagen für Storys und Tasks, deren Struktur und Layout Sie für Ihre Arbeitsweise anpassen können.

` Sprint Burndown Charts für die Darstellung des Fortschritts in Sprints

` Release Burndown Charts für das einfache Erkennen des Fortschritts über alle Sprints eines Releases

` Task Boards für die Anzeige und Bearbeitung der Tasks eines Sprints im Stil von Karteikarten

` Sicheres Versions- und Konfigurationsmanagement aller Artefakte

` Team-Support für die produktive Zusammenarbeit und Kommunikation im LAN und Internet

in-Step ® actiF Edition

Die in-Step ® actiF Edition ist auf die Planung und Durchführung agiler, also iterativer, anforderungsgetriebener Software-Entwicklungsprojekte zugeschnitten. Zu dieser Edition gehört ein einfacher Prozess: actiF ® . Das Vorge- hen nach actiF ® bietet sich an, wenn Sie in Ihren Projekten auf immer wieder veränderte Anforderungen reagieren müssen. Und in welchem Geschäftsumfeld ist das heute nicht der Fall?

actiF ® liefert Ihnen ein einfaches Muster für den Projektablauf und Vorlagedateien für alle Produkte des Projekts – vom Use Case über die Story bis hin zum Build-Skript. Und die in-Step ® actiF Edition übernimmt für Sie das Kon- figurationsmanagement in Ihrem Projekt. Per Mausklick erzeugen Sie die Struktur der Ablage Ihrer Dokumente. Für alle Textdokumente wird dabei eine erste, bereits strukturierte, noch leere Anfangsversion erzeugt. Agiles An- forderungsmanagement und einfache Release- und Iterationsplanung sind die besonderen Stärken dieser in-Step ® Edition.

in-Step ® PRINCE2 Edition

PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) ist ein Projektmanagementprozess aus Großbritannien. Er wurde vor 15 Jahren entwickelt und durch die Anwendung in Projekten aus verschiedensten Branchen laufend verfeinert und verbessert.

Die in-Step ® PRINCE2 Edition ist optimal auf diese sehr flexible und skalierbare Methode zugeschnitten: PRINCE2 ist in in-Step ® abgebildet und steht damit als ein Muster für die Aufgaben und Abläufe des Projektmanagements in konkreten Projekten zur Verfügung. Sind die Schritte des Projektmanagements für ein Projekt einmal unter in-Step ® nach diesem Muster geplant, dann kann in-Step ® sie steuern. Verantwortlichkeiten werden über entsprechende Rollenzuweisungen klar geregelt. Jeder Beteiligte erkennt auf einen Blick, in welchem Zustand sich die geplanten Schritte befinden. Und in-Step ® kann noch mehr: Es bietet für alle Projektergebnisse standardisierte Vorlagen an, es verwaltet die entstehenden Dokumente und versioniert sie.

Das bedeutet für Ihre Projekte mehr Produktivität, denn der Start ins Projekt gelingt einfach und schnell, zudem PRINCE2 in in-Step ® auch fachlich erweitert und verfeinert werden kann.

gelingt einfach und schnell, zudem PRINCE2 in in-Step ® auch fachlich erweitert und verfeinert werden kann.

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Bevor Sie anfangen
Bevor Sie anfangen

in-Step ® Personal Editions

Sie möchten in-Step ® erst einmal in der Praxis kennen lernen, bevor Sie sich zum Kauf entschließen? Dann ist eine in-Step ® Personal Edition das Richtige. Die kostenlosen in-Step ® Personal Editions sind funktional mit den kor- respondierenden in-Step ® Editions nahezu identisch. Der zentrale Unterschied ist technischer Art:

Eine in-Step ® Personal Edition ist für den Single-User-Betrieb gemacht. Das heißt, die installierte Software und Ihre Projektdaten müssen sich auf Ihrem Arbeitsplatzrechner befinden.

Zusammen mit Ihrer in-Step ® Personal Edition erhalten Sie passende Projektvorlagen: Den CoreProcess für die Arbeit mit der in-Step ® CoreProcess Personal Edition, die Prozessdefinitionen des V-Modells XT – dem neuen Ent- wicklungsstandard für IT-Systeme des Bundes – für die Arbeit mit der in-Step ® V-Modell XT Personal Edition, den SPICE Complient Process für die Arbeit mit der in-Step SPICE Edition ® for Automotive, Scrum für agile Projekte mit der in-Step Scrum Edition ® , den Prozess actiF, für die anforderungsgetriebene Entwicklung mit der in-Step ® actiF Personal Edition sowie PRINCE2 für die Arbeit mit der in-Step ® PRINCE2 Personal Edition. Sie können die vordefinierten Templates für die Planung und Durchführung eigener Projekte uneingeschränkt verwenden.

können die vordefinierten Templates für die Planung und Durchführung eigener Projekte uneingeschränkt verwenden. 11

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Tooltraining und IT-Prozessberatung
Tooltraining und IT-Prozessberatung

Tool-Training und IT-Prozessberatung

microTOOL arbeitet seit über 20 Jahren nach bewährten Methoden der Software-Entwicklung. Dabei haben wir Praxiskompetenz erworben, die wir in zahlreichen Kundenprojekten und der eigenen Tool-Entwicklung erfolgreich umsetzen. Wir wissen, was in Projekten geht und was nicht. Und dieses Wissen möchten wir gerne mit Ihnen teilen.

IT-Prozessberatung

Mit der Einführung der Projektmanagement-Software in-Step ® in Ihrem Unternehmen schaffen Sie die Basis für die Planung, Kontrolle und Steuerung erfolgreicher IT-Projekte.

Viele IT-Organisationen arbeiten an der Verbesserung des Entwicklungsprozesses. Ein erster Schritt dazu ist die Einführung eines Prozessmodells. Denn erst der definierte Prozess macht erfolgreiche Software-Entwicklung wie- derhol- und planbar. Vorausgesetzt, das Modell ist einfach, praxisnah und für die IT-Organisation optimiert. Dann findet es Akzeptanz.

Profitieren Sie von unserem Prozess-Know-how. Wir unterstützen Sie bei

` der Einführung von Prozessen wie dem V-Modell XT, actiF und PRINCE2

` der Modellierung unternehmensspezifischer Prozesse

` der Modellierung unternehmensspezifischer Prozesse Wir unterstützen Projektteams mit Tools, Prozessen und

Wir unterstützen Projektteams mit Tools, Prozessen und Beratung dabei, Software in hoher Qualität schnell und sicher zu entwickeln. Sprechen Sie doch einfach einmal mit unseren Spezialisten – wir beraten Sie gern.

So unterstützen wir Sie

` Wir beraten Sie bei der Auswahl des für Sie optimalen IT-Prozesses. Dabei analysieren wir die Eignung der Pro- zesse in Hinblick auf Ihre Unternehmenskultur und Ihre Ziele und informieren Sie über die Stärken und Schwä- chen der jeweiligen Prozesse.

` Wir passen Standardprozesse wie das V-Modell XT, actiF oder PRINCE2 individuell an die speziellen Anforde- rungen in Ihrem Unternehmen an. Produkte, Aktivitäten und Vorlagen der Prozesse richten wir unternehmens- spezifisch für Sie ein. Wir automatisieren Ihre Planungsschritte, erstellen für Sie individuelle Reports über den Projektfortschritt und entwickeln Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Softwaresystemen.

Reports über den Projektfortschritt und entwickeln Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Softwaresystemen. 12

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Tooltraining und IT-Prozessberatung
Tooltraining und IT-Prozessberatung

` Wir planen die Prozesseinführung mit Ihnen gemeinsam in mehreren Phasen. Das Prozess- und Tool-Know- how schulen wir direkt bei der Projektinitialisierung, also gleich am konkreten Anwendungsfall. Im Laufe des Projekts führen wir in Abstimmung mit Ihnen regelmäßig Reviews durch und passen den Prozess an geänderte Anforderungen an.

Seminare und Workshops

Die Investition in professionelle Tools zahlt sich erst bei entsprechend ausgebildeten und motivierten Mitarbeitern aus. In unseren Seminaren zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projekte mit in-Step ® zum Erfolg führen – damit sich Ihre Investitionen wirklich rechnen.

In unseren Seminaren vermitteln wir aktuelles Methoden-Know-how, modernste Tool-Technologie und – nicht zuletzt – die Freude am methodischen Vorgehen im Team.

Das bieten wir Ihnen

` Professionelle Trainingsqualität und engen Praxisbezug. Denn Tools und Methoden erlernen unsere Teilnehmer an einem echten Fall direkt am PC.

` Hohe Flexibilität. Denn wir gestalten gerne Workshops für Sie, die ganz auf Ihren unternehmens- und projekt- spezifischen Bedarf zugeschnitten sind.

So können Sie sich über unser aktuelles Seminarangebot informieren

Schauen Sie doch bei Gelegenheit einmal einfach bei uns im Internet vorbei. Hier ist der Link: Unsere Seminare im Einzelnen.

Alle Seminare finden als offene Veranstaltungen in unseren Schulungsräumen in Berlin statt. Gerne führen wir unsere Workshops aber auch direkt bei Ihnen vor Ort durch – sprechen Sie uns einfach an.

statt. Gerne führen wir unsere Workshops aber auch direkt bei Ihnen vor Ort durch – sprechen

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Start ins Projekt
Start ins Projekt

Start ins Projekt

Sie kennen das sicher: Zu Beginn eines neuen Projekts herrscht immer eine ganz besondere Stimmung. Am liebsten würden alle gleich anfangen und in das neue Thema einsteigen. Gleichzeitig fragen Sie sich als Projektleiter aber auch mit etwas Unbehagen, was da auf Sie zukommt. Denn vieles ist noch unklar: Was ist der Projektauftrag? Um was geht es ganz genau? Wie groß wird das Projekt? Wie sieht der Terminrahmen aus? Was ist mit den Kosten? Ist die Finanzierung geklärt? Wer ist eigentlich der Auftraggeber und welche Ziele verfolgt er mit dem Projekt? Was steht auf dem Spiel? Wo sind die Risiken? Wie ist der Rückhalt im Management? Gibt es Gegner des Vorhabens oder zumindest Skeptiker? Welche Technologie soll eingesetzt werden? Wie wird das Team zusammengesetzt sein? Was wird vom Team erwartet und was erwartet es von Ihnen als Projektleiter?

In der Start-up Phase eines Projekts sollten Sie deshalb zunächst alle Informationen sammeln, die Sie benötigen, um

` Ihr eigenes Handeln auf eine sichere Grundlage zu stellen,

` Ihr Kernteam, mit dem Sie das Projekt beginnen, so einzustimmen, dass alle in dieselbe Richtung gehen,

` später hinzukommenden Mitarbeitern einen schnellen Einstieg in das Projekt zu ermöglichen. in-Step ® hilft Ihnen, beim Anlegen eines neuen Projekts alle wichtigen Projektdaten festzuhalten. Neue Mitarbeiter finden dann alle Basisinformationen über das Projekt auf einen Blick unter in-Step ® .

Was gehört zum Start-up eines Projekts? Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen.

eines Projekts? Hier ist ein Vorschlag zum Vorgehen. Start-up eines Projekts Identifizieren Sie alle Gruppen, die

Start-up eines Projekts

Identifizieren Sie alle Gruppen, die ein spezielles Interesse an Ihrem Projekt haben. Dazu gehören

` der oder die Auftraggeber, ganz gleich, ob unternehmensintern oder -extern, und gegebenenfalls eine Kon- taktperson beim Auftraggeber, die Sie jederzeit im Verlauf des Projekts ansprechen können,

gegebenenfalls eine Kon- taktperson beim Auftraggeber, die Sie jederzeit im Verlauf des Projekts ansprechen können, 14

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Start ins Projekt
Start ins Projekt

` die Endbenutzer des IT-Systems, das Sie entwickeln sollen. Wie ist ihr typisches Profil? Sind aus der Gruppe der Endbenutzer Ansprechpartner oder Personen benannt, die im Projekt mitwirken werden?

` Ihr – nennen wir ihn oder sie einmal – Sponsor. Gemeint ist damit die Person aus dem Management Ihres Unternehmens, die Sie mit dem Projekt betraut hat.

Ermitteln Sie die Erwartungen des Auftraggebers. Welche Hauptanforderung liegt dem Projekt zugrunde? Welche unbefriedigende Situation soll abgestellt werden? Welcher Nutzen soll geschaffen werden?

Ermitteln Sie die Rahmenbedingungen und Restriktionen Ihres Projekts in Hinsicht auf verfügbare Ressourcen, Räumlichkeiten, Ausstattung und Verteilung der Projektteams, Kommunikationsmöglichkeiten, Technologie etc. Ein zentraler Punkt ist hier der zeitliche Rahmen, der durch den geplanten Beginn und das geplante Ende des Pro- jekts vorgegeben ist.

Formulieren Sie in Kenntnis der Erwartungen des Auftraggebers sowie der Rahmenbedingungen und Restriktionen das Projektziel. Ein kurzes Statement von – sagen wir – 25 bis 30 Wörtern ist optimal.

Stellen Sie dann Ihr Kernteam zusammen. Darunter verstehen wir die Gruppe von Mitarbeitern, die von Anfang an und meist auch bis zum Schluss dabei sein wird. Das Kernteam wird, wenn die Masse der Arbeit anfällt, nach und nach erweitert.

Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, steht dem Kick-off-Meeting des Projekts nichts mehr im Wege. Ziel des Meetings ist es, die gewonnenen Informationen an alle Mitglieder des Kernteams weiterzugeben und das Team auf das Projekt einzustimmen.

Alle im obigen Text hervorgehobenen Informationen gehören zu den Projektdaten, die in-Step ® verwaltet. Die Zu- sammensetzung des Kernteams benötigen Sie ebenfalls, um unter in-Step ® ein Projekt anzulegen.

Sie haben alle Daten gesammelt? Dann steht dem Beginn Ihres Projekts mit in-Step ® nichts mehr im Wege: Nach- folgend finden Sie die Themen der folgenden Kapitel. Dort erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit in-Step ® planen.

` System anlegen

` Team zusammenstellen

` in-Step-Arbeitsplatz einrichten

` Projektstruktur entwickeln

` Produktbibliothek einrichten

` Projektbeginn setzen

in-Step-Arbeitsplatz einrichten ` Projektstruktur entwickeln ` Produktbibliothek einrichten ` Projektbeginn setzen 15

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System anlegen
System anlegen

System anlegen

Bevor Sie erfahren, wie man ein Projekt unter in-Step ® einrichtet, sollten Sie wissen, wie in-Step ® Ihre Projekte ver- waltet. Dazu müssen wir drei Begriffe klären: in-Step ® unterscheidet zwischen einem System, einer Organisations- einheit und einem Projekt. Was verbirgt sich dahinter?

Statt von einem System könnten wir auch von einem multi-user-fähigen Repository oder einer in-Step ® -Datenbank sprechen. Tatsächlich steckt hinter der Datenverwaltung von in-Step ® relationale Datenbanktechnologie. Physisch ist ein System eine Datei, die Sie üblicherweise auf einem Server anlegen.

Ein in-Step ® -System wird in Organisationseinheiten gegliedert, denen ein oder mehrere Projekte zugeordnet werden können. Organisationseinheiten können hierarchisch strukturiert werden. Sie können die Organisationsstruktur beliebig verfeinern, indem Sie weitere Organisationseinheiten definieren und ihnen Projekte zuordnen. Die in-Step ® - Datenbank enthält die Prozessinformationen und die Daten aller Organisationseinheiten und Projekte – angefangen bei den Informationen über Aktivitäten, Produkte und ihre Zustände, bis hin zu Mitarbeitern, Terminen und Kosten.

Zu jedem System gehört ein Ordner <systemname>.data. Dieser Ordner nimmt – in gepackter Form – alle Pro- duktversionen auf, die bei der Arbeit mit in-Step ® und dem entsprechenden System entstehen.

So legen Sie ein neues System an

Bevor Sie mit der konkreten Projektplanung beginnen können, müssen Sie ein in-Step ® -System – also den Container für Ihre Organisationseinheiten und Projekte – zur Bearbeitung auswählen bzw. ein neues System erzeugen. Anle- gen und Auswählen eines Systems erfolgen über den Anmeldedialog von in-Step ® .

Ein neues System anlegen

Anmeldedialog von in-Step ® . Ein neues System anlegen Wenn Sie ein neues System anlegen wollen,

Wenn Sie ein neues System anlegen wollen, klicken Sie im Anmeldedialog einfach auf Weitere Systeme und im Folgedialog auf Neu. Anschließend können Sie Pfad und Namen des Systems festlegen. Dann haben Sie die Wahl:

Sie können entweder ein leeres System erzeugen oder ein System auf der Basis einer Systemvorlage erstellen. Wäh- len Sie hier die Option Leeres System anlegen.

oder ein System auf der Basis einer Systemvorlage erstellen. Wäh- len Sie hier die Option Leeres

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System anlegen
System anlegen
System anlegen Ein leeres System anlegen Im jedem neuen System ist bereits ein Mitarbeiter – der

Ein leeres System anlegen

Im jedem neuen System ist bereits ein Mitarbeiter – der Administrator – definiert. Er besitzt alle Rechte, die in-Step ® zu vergeben hat.

Er besitzt alle Rechte, die in-Step ® zu vergeben hat. Ein neues System zur Bearbeitung öffnen

Ein neues System zur Bearbeitung öffnen

Melden Sie sich bitte mit Administrator und einem leeren Kennwort an.

sich bitte mit Administrator und einem leeren Kennwort an. Das neue in-Step ® -System: Mit Eigenschaften

Das neue in-Step ® -System: Mit Eigenschaften können Sie den Namen der obersten Organisationseinheit ändern und Ihre Organisation beschreiben

Mit Eigenschaften können Sie den Namen der obersten Organisationseinheit ändern und Ihre Organisation beschreiben 17

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System anlegen
System anlegen

Das Erfassen und Pflegen der Organisationsstruktur ist Aufgabe des Systemadministrators. Wie Sie die Organisa- tionsstruktur verfeinern, Organisationseinheiten initialisieren, verschieben und kopieren ist in der Online-Hilfe be- schrieben.

verfeinern, Organisationseinheiten initialisieren, verschieben und kopieren ist in der Online-Hilfe be- schrieben. 18

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Projekt anlegen
Projekt anlegen

Projekt anlegen

Wie schon erwähnt, werden Projekte in in-Step ® im Kontexte einer Organisationseinheit verwaltet. Ein neues Pro- jekt legen Sie am einfachsten über das Kontextmenü der Organisationseinheit an, der es zugeordnet ist. Alternativ können Sie auch System/Projekt anlegen im Hauptmenü von in-Step ® verwenden.

anlegen im Hauptmenü von in-Step ® verwenden. Ein neues Projekt anlegen Beim Anlegen eines neuen Projekts

Ein neues Projekt anlegen

Beim Anlegen eines neuen Projekts unterstützt Sie der Projekt-Assistent von in-Step ® . Viel Zeit und Aufwand sparen Sie, wenn Sie das neue Projekt auf der Basis einer Vorlage initialisieren. Das kann ein anderes Projekt des gleichen Systems sein oder eine XML-Vorlage.

Um ein Projekt auf der Basis der mitgelieferten Projekt-Templates zu erstellen, wählen Sie die Option Vorlage ver- wenden und klicken auf Weiter. Im Folgedialog markieren Sie Vorlage aus Datei verwenden.

Im Folgedialog markieren Sie Vorlage aus Datei verwenden. Ein Projekt auf Basis einer Vorlage erstellen Sie

Ein Projekt auf Basis einer Vorlage erstellen

Sie erhalten einen Auswahldialog, in dem Sie eine XML-Datei auswählen können. Welche Projektvorlagen Ihnen angeboten werden, hängt davon ab, mit welcher in-Step ® Edition Sie arbeiten. Alle Editionen bringen Muster für die Gliederung der Projektaktivitäten und Vorlagen für die Ergebnisse mit. Wenige Mausklicks genügen, um Pro- jektstruktur, die Produktbibliothek und Anfangsversionen der Projektergebnisse anzulegen.

Mausklicks genügen, um Pro- jektstruktur, die Produktbibliothek und Anfangsversionen der Projektergebnisse anzulegen. 18

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Projekt anlegen
Projekt anlegen

Öffnen Sie die gewünschte Projektvorlage (*.xml_project) und klicken Sie erneut auf Weiter.

( *.xml_project ) und klicken Sie erneut auf Weiter . Namen und Projektbeginn spezifizieren Anschließend geben

Namen und Projektbeginn spezifizieren

Anschließend geben Sie dem Projekt einen Namen, den in-Step ® auch gleich für das zu erstellende Produkt über- nimmt. Als Projektbeginn schlägt in-Step ® das aktuelle Datum vor. Sie können den Projektbeginn auch später noch ändern.

Klicken Sie auf Fertig stellen und der Assistent legt das neue Projekt Ihren Vorgaben entsprechend an. Es wird auf einer eigenen Registerkarte geöffnet. Den Namen und eine Reihe weiterer Projekteigenschaften können Sie jeder- zeit editieren.

Projekteigenschaften können Sie jeder- zeit editieren. Ein neues Projekt – hier auf der Basis des CoreProcess

Ein neues Projekt – hier auf der Basis des CoreProcess

Weitere Projekte in einem in-Step ® -System definieren Sie im Hauptfenster von in-Step ® mit System/Projekt anlegen.

in einem in-Step ® -System definieren Sie im Hauptfenster von in-Step ® mit System/Projekt anlegen .

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

Team zusammenstellen

Bevor Sie mit der Planung von Projektaktivitäten beginnen, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Teammitglieder als Benutzer unter in-Step ® erfasst sind. Zu Beginn des Projekts genügt es, wenn Sie den Projektleiter definieren. Um Mitarbeiter anzulegen, benötigen Sie Systemadministrator-Rechte.

in-Step ® öffnet ein neues Projekt automatisch mit der Sicht Systembenutzer (Admin). Im System bereits erfasste Mitarbeiter können Sie in dieser Sicht einfach in Ihr Projekt übernehmen. Wie Sie Mitarbeiter in Ihr Projekt aufneh- men, erfahren Sie weiter unten. Alternativ können Sie die Mitarbeiter Ihres Projektteams in der Team-Sicht (Gruppe Projektmanagement) erfassen.

Ihres Projektteams in der Team -Sicht (Gruppe Projektmanagement ) erfassen. Die Team -Sicht bei Projektbeginn 20

Die Team-Sicht bei Projektbeginn

Ihres Projektteams in der Team -Sicht (Gruppe Projektmanagement ) erfassen. Die Team -Sicht bei Projektbeginn 20

20

Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

So legen Sie neue Benutzer an

Klicken Sie in der Symbolleiste der Sicht auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie im Untermenü Benutzer. Es öff- net sich dieser Mitarbeiterdialog:

Benutzer . Es öff- net sich dieser Mitarbeiterdialog: Allgemeine Vorgaben für ein neues Teammitglied Beim

Allgemeine Vorgaben für ein neues Teammitglied

Beim Editieren der Mitarbeiterdaten sollten Sie immer Folgendes berücksichtigen: Ein in-Step ® -System kann mehrere Projekte enthalten. Deshalb geben Sie einerseits systemweit gültige, d.h. für alle Organisationseinheiten und Pro- jekte des Systems gültige Einstellungen vor. Diese Einstellungen nehmen Sie auf der Registerkarte Allgemein vor. Andererseits machen Sie Vorgaben für das aktuelle Projekt. Diese Einstellungen treffen Sie auf der Registerkarte Projekt.

Die Werte, die Sie für einen Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein eintragen, werden standardmäßig für alle Organisationseinheiten und Projekte eines Systems übernommen. Sollen im aktuellen Projekt des Systems spezi- fische Einstellungen – z.B. ein abweichender Stundensatz – gelten, müssen Sie diese auf der Registerkarte Projekt ändern.

Besprechen wir zunächst die Einstellungen auf Registerkarte Allgemein:

` Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters haben Sie die Wahl, ob für dessen Zugang zu den Projektinformati-

onen in-Step ® -spezifische Anmeldeinformationen oder die Benutzerinformationen aus der Windowsanmeldung verwendet werden. Entscheiden Sie sich unter Authentifizierung für die Alternative Microsoft Windows

Anmeldung, öffnet ein Klick auf die Schaltfläche [

fügbaren Server-Domänen zur Auswahl angeboten werden. Wählen Sie die gewünschte Domäne in der Liste aus. Nach einem Doppelklick auf den Eintrag Klicken Sie hier, um alle Benutzer anzuzeigen listet in-Step ® alle Benutzer der ausgewählten Domäne auf. Markieren Sie einen Eintrag, wird er in das Feld Benutzer übernom- men. Sie können den Namen des Benutzers auch direkt in das Feld eingeben. Mit Überprüfen testen Sie, ob das eingegebene Login in der Domäne gültig ist. Schließen Sie dann den Dialog mit OK. Das Login des Mit-

arbeiters wird automatisch aus der Windowsanmeldung übernommen und kann unter in-Step ® nicht editiert werden.

]

einen Dialog in dem Ihnen alle in Ihrem Netzwerk ver-

und kann unter in-Step ® nicht editiert werden. ] einen Dialog in dem Ihnen alle in

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

` Unter E-Mail tragen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. in-Step ® bietet mit Projektmails die Möglich- keit zu einer vom normalen E-Mail-Verkehr getrennten Projektkommunikation: Jeder Mitarbeiter, der an einem Projekt des aktuellen Systems arbeitet, findet sein eigenes Postfach in der in-Step ® -Leiste. Die interne in-Step Mail können Sie auch dann nutzen, wenn Sie unter E-Mail keine Angabe machen. Wenn Sie das Kontrollkäst- chen in-Step Mails als E-Mail weiterleiten markieren, wird diesem Mitarbeiter zusätzlich zu jeder an ihn adressierten in-Step Mail eine gleichlautende E-Mail geschickt. Die Mail enthält nur den reinen Text. Das heißt, Formatierungen und Bilder, die die Nachricht enthält, werden nicht berücksichtigt.

` Das Arbeitsverzeichnis, das Sie unter Standard-Pfad festlegen, wird – wenn Sie auf der Registerkarte Projekt nichts anderes vorgeben – automatisch für alle Projekte übernommen, in die der Mitarbeiter aufgenommen wird. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters ist die Vorgabe stets “C:\in-Step“.

` Zu den allgemeinen Vorgaben für eines Mitarbeiters gehören auch seine Arbeitszeit und der Stundensatz, der für den Mitarbeiter standardmäßig angesetzt wird. in-Step ® benötigt diese Daten für die Termin- und Ko- stenplanung. Sie gelten für diesen Mitarbeiter, solange Sie sie nicht projektbezogen überschreiben, d.h. auf der Registerkarte Projekt abweichende Werte eintragen. Beim Erfassen neuer Benutzer im Kontext eines Pro- jekts finden Sie für den Stundensatz immer einen projektbezogenen Vorgabewert. Diesen Wert, den in-Step ® auf alle neuen Teammitglieder anwendet, können Sie auf folgende Weise vorgeben, und dadurch hoffentlich bei einem großen Teil der Mitarbeiter Eingabeaufwand – und wieder ein paar Klicks – sparen: Wählen Sie im Hauptmenü von in-Step ® die Funktion Projekt/Eigenschaften. Damit öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des aktiven Projekts. Auf der Registerkarte Kosten können Sie den Wert für den Standard-Stundensatz editie- ren.

` Wenn Sie bei der Termin- und Kostenplanung für einen Mitarbeiter Abweichungen von der standardmäßig vorgeschlagenen 5-Tage-Woche – wie etwa Urlaub, Krankheit usw. – vorsehen möchten, öffnen Sie mit Ar- beitstage ändern den Kalender.

öffnen Sie mit Ar- beitstage ändern den Kalender. Dieser Mitarbeiter hat zwei Wochen Urlaub ` Sie

Dieser Mitarbeiter hat zwei Wochen Urlaub

` Sie können hier für jeden einzelnen Tag festlegen, ob er für den Mitarbeiter arbeitsfrei oder ein Arbeitstag ist. Abweichungen vom Standard – d.h. Änderungen gegenüber den Einstellungen in den Eigenschaften des Projekts – werden auf dem Kalenderblatt durch Unterstreichungen kenntlich gemacht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feiertage, wenn Sie (deutsche) Feiertage in den Kalender übernehmen wollen. Arbeitsfreie Zeiten erscheinen im Kalender farbig hinterlegt. Sie können die Farben, die verwendet werden, bei Bedarf anpassen:

Wählen Sie im Hauptmenü von in-Step ® die Funktion System/Kalender/Arten arbeitsfreier Zeit.

Schließlich können Sie auf der Registerkarte Allgemein noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter systemweit besitzt. Diese Rechte kann nur ein Systemadministrator setzen.

festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter systemweit besitzt. Diese Rechte kann nur ein Systemadministrator setzen. 22

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

` Klicken Sie das Kontrollkästchen Systemadministrator nur dann an, wenn der Mitarbeiter Systemadministra- tor-Rechte erhalten soll.

` Soll der Mitarbeiter neue Projekte anlegen dürfen, muss das gleichnamige Kontrollkästchen Projekte anlegen markiert sein. Das Kontrollkästchen Eigenen Kalender bearbeiten markieren Sie, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitstage selbst ändern darf. Damit der Mitarbeiter in Projektlisten und projektübergreifenden Sichten alle Projekte des Systems sehen kann, muss das Kontrollkästchen Alle Projekte sehen markiert sein. Dem System- administrator werden diese Rechte automatisch zugewiesen.

Alle Einstellungen, die Sie bisher getroffen haben, gelten systemweit, d.h. für alle Projekte innerhalb des aktuellen Systems. Die projektbezogenen Eigenschaften erfassen Sie über die Registerkarte Projekt. Sie erlaubt Ihnen, die systemweiten Vorgaben – die Sie auf der Registerkarte Allgemein getroffen haben – zu überschreiben.

Allgemein getroffen haben – zu überschreiben. Projektspezifische Einstellungen eines Teammitglieds Das

Projektspezifische Einstellungen eines Teammitglieds

Das sind die Einstellungen, die Sie projektspezifisch vornehmen können:

` Legen Sie fest, zu welchen Gruppen der Mitarbeiter gehört. Alle Gruppen, die im Projekt definiert sind, werden in der Liste Mitglied von: angezeigt. Neben den Arbeitsgruppen, die durch ein blaues Symbol gekennzeichnet sind, finden Sie Gruppen, die ein graues Symbol haben. Diese Gruppen legt in-Step ® automatisch für jede Rolle im Prozessmodell an. Welche Rollen der Mitarbeiter am besten ausfüllen kann, können Sie auf der Register- karte Mögliche Rollen festlegen. Primäre Rollen erscheinen auf grünem Hintergrund, sekundäre Rollen wer- den hellgrün hinterlegt. Für bereits im System erfasste Mitarbeiter werden die möglichen Rollen automatisch am Anfang der Liste der Rollen angezeigt. Sie sind als Vorschlag zu verstehen, der Ihnen die Einsatzplanung erleichtert. Natürlich können Sie von diesem Vorschlag jederzeit abweichen und dem Mitarbeiter eine andere Rolle zuweisen. Welche Rollen, ein Mitarbeiter im Projekt ausfüllt, legen Sie durch Anklicken der vorange- stellten Kontrollkästchen fest. Interessant ist hier die Spalte Standard: Fällt Ihre Wahl fast immer auf diesen Mitarbeiter, wenn jemand in einer speziellen Rolle gebraucht wird? Dann sollte auch dieses Kontrollkästchen

auf diesen Mitarbeiter, wenn jemand in einer speziellen Rolle gebraucht wird? Dann sollte auch dieses Kontrollkästchen

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

markiert sein. Damit kennzeichnen Sie den Mitarbeiter als Standardbearbeiter aller Aktivitäten, die die entspre- chende Rolle erfordern. in-Step ® ordnet den Mitarbeiter diesen Aktivitäten automatisch beim Anlegen als Bear- beiter zu. Und Sie sparen wieder einmal ein paar Klicks. Wenn ein Mitarbeiter Mitglied einer Gruppe ist, kann er automatisch alle Rollen übernehmen, die für diese Gruppe definiert sind. Rollen, die aus der Gruppenzugehörigkeit eines Mitarbeiters resultieren, werden in der Liste durch ein graues Häkchen gekennzeichnet. Soll der Mitarbeiter diese Rolle nicht ausfüllen, müssen Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Wie Sie Arbeitsgruppen organisieren, erfahren Sie weiter unten.

` Das Kontrollkästchen Aktiver Mitarbeiter im Projekt, der als Ressource zur Verfügung steht ist standard- mäßig markiert. Das heißt, der Mitarbeiter steht als Ressource für das Projekt zur Verfügung und wird bei der Planung berücksichtigt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen kann der Mitarbeiter Aktivitäten und Produkten nicht als Bearbeiter zugeordnet werden und wird auch nicht in der in-Step Zeiterfassung berücksichtigt.

` Der Pfad des Verzeichnisses, in dem die vom Mitarbeiter ausgeliehenen Produkte gespeichert werden sollen. Hier legen Sie also den persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters fest. Der Mitarbeiter kann dieses Standard- arbeitsverzeichnis im laufenden Projekt für einzelne Ordner und Produkte jederzeit überschreiben.

` Die systemweiten Vorgaben für den Stundensatz werden beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch von der Registerkarte Allgemein übernommen. Wollen Sie in Ihrem Projekt von dieser Vorgabe abweichen, dann editieren Sie den Wert hier auf der Registerkarte Projekt. Für das nächste Projekt stehen Ihnen dann die Standardwerte wieder zur Verfügung.

` Die Zeiträume, in denen der Mitarbeiter - abweichend von seiner Grundverfügbarkeit im System - für das Pro- jekt zur Verfügung steht, spezifizieren Sie mit einem Klick auf Verfügbarkeit. Im Folgedialog können Sie die konkrete Projektverfügbarkeit festlegen.

Schließlich können Sie noch festlegen, welche Rechte der Mitarbeiter im Projekt besitzt. Wenn ein Mitarbeiter Mit- glied einer Gruppe ist, werden die Rechte der Gruppe automatisch für den Mitarbeiter übernommen. Soll der Mit- arbeiter diese Rechte nicht erhalten oder möchten Sie ihm die Rechte direkt zuweisen, müssen Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zu der betreffenden Gruppe aufheben. Folgende Optionen werden angeboten:

` Markieren Sie das Kontrollkästchen Administrator, wenn der Mitarbeiter Projektadministrator-Rechte erhalten soll. Der Projektadministrator besitzt automatisch uneingeschränkte Zugriffsrechte auf alle Projektdaten, nur das Recht zum Ändern des Prozessmodells und zum Bearbeiten der Verfügbarkeiten von Mitarbeitern kann ihm entzogen werden. Haben Sie den Mitarbeiter auf der Registerkarte Allgemein als Systemadministrator deklariert? Dann besitzt es bereits alle Rechte. Nur Projekt- und Systemadministratoren können das Projekt löschen und exportieren sowie den Zustand von Aktivitäten und Produkten manuell setzen.

` Soll der Mitarbeiter das Prozessmodell ändern – also z.B. Aktivitäts- und Produkttypen oder Rollen bearbeiten – können, auch wenn er kein Systemadministrator ist? Markieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen vor Pro- zess ändern. Mitarbeiter ohne dieses Recht können sich die Eigenschaften von Aktivitäts- und Produkttypen sowie die Rollen im Prozessmodell ansehen, diese aber nicht ändern.

` Mitarbeitern, die weder System- noch Projektadministrator-Rechte besitzen, können Sie mit der Option Eigene bzw. Öffentliche Sichten konfigurieren das Recht zum Konfigurieren von Projektsichten einräumen. Diese Mitarbeiter dürfen dann Projektsichten definieren und ändern bzw. die in-Step-Leiste anpassen. Am Arbeits- platz von Mitarbeitern ohne diese Rechte, erscheinen die Funktionen Sichten und in‑Step‑Leiste anpassen nicht im Menü Projekt.

ohne diese Rechte, erscheinen die Funktionen Sichten und in‑Step‑Leiste anpassen nicht im Menü Projekt . 24

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

` Sie können auch einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten das Recht geben, Pro- dukten Bearbeiter zuzuordnen. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen vor Produkt-Bearbeiter zuordnen. Soll der Mitarbeiter die Bearbeitungsrechte im Detail festlegen können, markieren Sie das Kontrollkästchen vor Produkt-Rechte ändern.

` Damit ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen bzw. aus dem Pro- jektteam herausnehmen kann, müssen Sie die Option Mitarbeiterzuordnung zum Projekt ändern wählen. Markieren Sie das Kontrollkästchen vor Mitarbeiterzuordnung zu Gruppen ändern, darf der Mitarbeiter die Zusammensetzung der Gruppen bearbeiten. Soll er neue Gruppen anlegen und die Eigenschaften bestehender Gruppen bearbeiten können, vergeben Sie das Recht Gruppen ändern.

` Einem Mitarbeiter ohne System- oder Projektadministrator-Rechten können Sie schließlich noch das Recht ge- ben, die Rechte von Projektmitarbeitern und Gruppen zu bearbeiten. Markieren Sie dafür das Kontrollkästchen vor Rechte von Mitarbeitern/Gruppen ändern.

` Nur wenn Sie das Kontrollkästchen Verfügbarkeiten von Mitarbeitern bearbeiten markieren, kann ein Mitarbeiter die Verfügbarkeit aller Mitglieder des Projektteams bearbeiten. Besitzt er dieses Recht nicht, darf jedoch Mitarbeiter in das Projektteam aufnehmen, wird für neue Mitarbeiter, die er anlegt, keine Standard- Verfügbarkeit eingetragen.

Haben Sie den Dialog mit Neu geöffnet, fügen Sie dem Projekt mit Anlegen den neuen Mitarbeiter hinzu. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Mitarbeiter spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Angaben bzw. schließen den Dialog.

Möchten Sie die Daten eines Mitarbeiters nachträglich noch einmal ändern? Dann markieren Sie den betreffenden Mitarbeitereintrag und wählen in der Symbolleiste oder im Kontextmenü Eigenschaften.

So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus einem Projekt

Bei Mitarbeitern, die dem Projektteam bereits zugeordnet sind, finden Sie im Kontextmenü den Befehl Aus Projekt entfernen. Diese Funktion benötigen Sie z.B., wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Team abgezogen wird. Ein Klick genügt, um den Mitarbeiter aus dem Projekt herausnehmen.

Einen letzten Fall müssen wir noch betrachten: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter, der in Ihrem in-Step ® -System erfasst ist, aus dem Unternehmen ausscheidet oder – aus welchem Grund auch immer – für kein Projekt mehr zur Verfügung steht. Die Funktion Aus Projekt entfernen, die Sie im Kontextmenü eines Mitarbeitereintrags befin- den, hilft hier nicht weiter: Der Mitarbeiter ist anschließend immer noch im System vorhanden und könnte irrtüm- lich in ein Projekt aufgenommen werden. Hier benötigen Sie ein stärkeres Kaliber: den Befehl Löschen im Kon- textmenü des Mitarbeiters und Administratorrechte. Ist der Benutzer, den Sie löschen wollen, bereits Aktivitäten zugeordnet, wird er nur dann aus der in-Step ® -Datenbank gelöscht, wenn Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen Endgültig löschen aktivieren. Anschließend erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie einen Ersatz bestimmen kön- nen. Löschen Sie ihn nicht endgültig, bleibt er zwar technisch erhalten, ist aber nicht mehr sichtbar. Wollen Sie den Mitarbeiter dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder in das System aufnehmen, geht das über die Sicht System- benutzer (Admin) in der Gruppe in-Step Administration, mit dem Befehl Gelöschte Benutzer/Gruppen, den Sie dort im Kontextmenü des Fensterhintergrunds, im oberen Abschnitt Benutzer finden.

Übrigens, welche Mitarbeiter das Team im Laufe des Projekts verlassen haben, können Sie in der Sicht Team-Histo- rie, die Sie ebenfalls in der Gruppe in-Step Administration finden, einfach und schnell nachvollziehen.

Team-Histo- rie , die Sie ebenfalls in der Gruppe in-Step Administration finden, einfach und schnell nachvollziehen.

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

So organisieren Sie Gruppen

Klar – will man den Fluss der Arbeit zwischen den Teammitgliedern maschinell unterstützen, so muss in-Step ® alle Projektbeteiligten kennen. Aber ist es – speziell in sehr großen Projekten – überhaupt praktikabel, Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen?

Möglicherweise ist es das nicht. Und selbst wenn es immer möglich wäre: Vielleicht wollen Sie manche Aufgaben gar nicht so stark personalisieren. in-Step ® erlaubt es dem Projektleiter, die Verantwortung für Aktivitäten und die konkrete Arbeitsteilung bei komplexeren Aktivitäten auf Arbeitsgruppen zu verlagern. Damit wird die Projektarbeit etwas anonymisiert. In welchem Umfang Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, hängt also nicht nur von der Projektgröße, sondern auch von der Kultur in Ihrer IT-Organisation ab.

Und so funktioniert es: Jeder Mitarbeiter muss auch bei dieser Arbeitsweise unter in-Step ® erfasst werden. Zusätz- lich können Sie jedoch das gesamte Team in Arbeitsgruppen aufteilen: Öffnen Sie dazu die Sicht auf das Team. Um eine Arbeitsgruppe anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen im Untermenü Gruppe. Schon erhalten Sie den Dialog zum Anlegen einer Gruppe. Vergeben Sie einen Gruppennamen und tragen Sie dann auf der Registerkarte Mitglieder die Gruppenmitglieder ein. Sie können auch bestehende Gruppen in einer Gruppe zusammenfassen. in-Step ® bietet Ihnen, wenn Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken, alle Projektmitarbeiter und die im Projekt definierten Gruppen zur Auswahl an.

und die im Projekt definierten Gruppen zur Auswahl an. Eine Gruppe zusammenstellen Jetzt müssen Sie noch

Eine Gruppe zusammenstellen

Jetzt müssen Sie noch festlegen, welche Rollen die Gruppe ausfüllen soll. Dafür schalten Sie auf die Registerkarte Mitglied von um. Hier finden Sie übrigens wieder den Eintrag Standard, den Sie vom Eingeben der Mitarbeiter her kennen. Er besitzt hier eine entsprechende Bedeutung: Der Eintrag kennzeichnet Gruppen als Standardbearbei- ter aller Aktivitäten, die die entsprechende Rolle erfordern.

Der Eintrag kennzeichnet Gruppen als Standardbearbei- ter aller Aktivitäten, die die entsprechende Rolle erfordern. 26

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen
Team zusammenstellen Von der Gruppe auszufüllende Rollen festlegen Mitgliedschaften werden „vererbt“: Wenn Sie die

Von der Gruppe auszufüllende Rollen festlegen

Mitgliedschaften werden „vererbt“: Wenn Sie die aktuelle Gruppe einer Gruppe zuordnen, die ihrerseits Mitglied in einer anderen Gruppe ist, wird diese Zuordnung für die aktuelle Gruppe übernommen. „Vererbte“ Mitglied- schaften erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen der betreffenden Gruppe markiert ist und abgeblendet erscheint.

Auf der Registerkarte Rechte können Sie noch bestimmen, welche Rechte die Mitglieder der aktuellen Gruppe im Projekt besitzen sollen. Markieren Sie das vorangestellte Kontrollkästchen, um die Mitglieder der Gruppe mit dem jeweiligen Bearbeitungsrecht auszustatten.

Gruppe mit dem jeweiligen Bearbeitungsrecht auszustatten. Rechte der Gruppe definieren in-Step ® übernimmt auch

Rechte der Gruppe definieren

in-Step ® übernimmt auch hier automatisch die Rechte der Gruppen, deren Mitglied die aktuelle Gruppe ist. Dass ein Recht „vererbt“ ist, erkennen Sie daran, dass die Kontrollkästchen für die betreffende Option markiert ist und abgeblendet erscheint.

Machen wir jetzt einen Sprung ins laufende Projekt und die Planung der Aktivitäten: Bei der Planung einer Aktivität bietet in-Step ® Ihnen neben den einzelnen Mitarbeitern auch die angelegten Gruppen als möglichen Bearbeiter an. Wenn Sie sich in einem solchen Fall für die Gruppe entscheiden, stehen Sie vor folgender Wahl: Soll die ganze Gruppe die Aktivität gemeinsam ausführen, also einen Pool an geeigneten Mitarbeitern bereitstellen? Oder sollen die einzelnen Mitglieder der Gruppe die Aktivität durchführen? Ihre Entscheidung führt zu einer unterschiedlichen Berechnung der Kosten und Dauer für eine Aktivität.

durchführen? Ihre Entscheidung führt zu einer unterschiedlichen Berechnung der Kosten und Dauer für eine Aktivität. 27

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Team zusammenstellen
Team zusammenstellen

So organisieren Sie Mitarbeiter projektübergreifend

Wie schon erwähnt, können in einem in-Step ® -System mehrere Projekte angelegt werden. Deshalb existiert neben der Team-Sicht eine zweite Sicht, in der Mitarbeiter erfasst werden, die Sicht Systembenutzer (Admin). Diese öff- nen Sie mit einem Klick auf Systembenutzer in der Symbolleiste der Team-Sicht oder das entsprechende Symbol in der Gruppe in-Step Administration. Die Auflistung aller systemweit bekannten Mitarbeiter hat für Sie den Vorteil, dass Sie per Mausklick alle im System existierenden Mitarbeiter in das aktuelle Projekt übernehmen können, und zwar einfach mit dem Kontextmenübefehl In Projekt aufnehmen. Mitarbeiter, die am aktuellen Projekt beteiligt sind, erkennen Sie am grünen Häkchen in der Spalte Im Projekt. Natürlich können Sie auch in dieser Sicht neue Mitarbeiter hinzufügen und Gruppen definieren. Auch die Bearbeitung ihrer Eigenschaften entspricht der in der Sicht Team. Immer, wenn Sie in der Sicht Systembenutzer (Admin) einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, wird er automatisch Mitarbeiter im aktiven Projekt.

wird er automatisch Mitarbeiter im aktiven Projekt. Die Mitarbeiter des aktiven Projekts erkennen Sie an einem

Die Mitarbeiter des aktiven Projekts erkennen Sie an einem grünen Häkchen

Auf eine weitere Funktion, die Ihnen die Zusammenstellung Ihres Teams erleichtert, möchten wir Sie noch hinwei- sen: in-Step ® bietet dem Systemadministrator mit dem Import von Benutzern eine einfache Möglichkeit, Projekt- teams über Systemgrenzen hinaus zu synchronisieren: Wählen Sie in der Symbolleiste der Sicht oder im Kontext- menü eines Teammitglieds die Funktion Synchronisieren. Es wird der Anmeldedialog geöffnet, in dem Sie das System, das geeignete Mitarbeiter für Ihr Projekt bereitstellt, selektieren. Anschließend werden in einem zweiten Dialog die Logins alle Mitarbeiter, die verfügbar sind, angezeigt. Durch Wahl geeigneter Optionen können Sie das Projektteam bedarfsgerecht zusammenstellen und die Ressourcen beider Systeme abgleichen.

Optionen können Sie das Projektteam bedarfsgerecht zusammenstellen und die Ressourcen beider Systeme abgleichen. 28

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Rechte von System- und Projektadministratoren
Rechte von System- und Projektadministratoren

Rechte von System- und Projektadministratoren

Die Einheiten System und Projekt, sind nicht nur für die Organisation der Daten unter in-Step ® von Bedeutung. Sie spielen auch im Rechtekonzept des Werkzeugs eine zentrale Rolle.

in-Step ® führt in jedem System eine Liste aller zur Verfügung stehenden Mitarbeiter. Soll ein Mitarbeiter an einem Projekt mitwirken, muss er explizit in das Projekt aufgenommen werden. Da Mitarbeiter systemweit bekannt sind, können sie in mehrere Projekte eines Systems aufgenommen werden. Ist ein Mitarbeiter zwar im System vorhan- den, aber keinem Projekt zugeordnet, dann hat er mit seinem Login auch keinen Zugang zu den Projekten des Systems, es sei denn ein Systemadministrator hat ihm das Recht alle Projekte zu sehen, eingeräumt. Dasselbe gilt, wenn ein Mitarbeiter aus allen laufenden Projekten herausgenommen wurde.

Jeder Mitarbeiter, der in ein Projekt eines Systems aufgenommen wurde, kann die für ihn geplanten Aktivitäten bearbeiten, Produkte ausleihen, bearbeiten oder ansehen – kurz alles tun, was seine eigene inhaltliche Arbeit betrifft. Gehört er gleichzeitig zu mehreren Projekten eines Systems, dann kann er unter dem Hauptmenüpunkt Projekt seine Projekte öffnen und zwischen ihnen umschalten. Welche darüber hinaus gehenden Rechte ein Pro- jektmitarbeiter besitzt, entscheidet der Administrator beim Zusammenstellen seines Teams. Eines ist Mitarbeitern ohne Administratorrechten allerdings nie erlaubt: Sie dürfen keine projektspezifischen Daten ändern. Und auch die Kostenplanung ist ihnen nicht zugänglich. Für diese projektbezogenen Aktionen benötigt man die Rechte eines

Projektadministrators.

Der Projektadministrator kann zunächst einmal alles tun, was einem „normalen“ Projektmitarbeiter erlaubt ist, zum Beispiel auch selbst Aktivitäten bearbeiten. Darüber hinaus kann er – ohne dass Sie dies extra festlegen müssen – alles modifizieren, was sein Projekt betrifft: Der Projektadministrator kann die Projekteigenschaften festlegen. Er kann neue Mitarbeiter in die Bearbeiterliste und bereits erfasste Mitarbeiter in sein Projekt aufnehmen bzw. daraus entfernen. Außerdem kann er Aktivitäten und Produkte erzeugen. Er kann festlegen, wer welche Aktivitäten bear- beiten soll und wer welche Bearbeitungsrechte für die Produkte erhält. Er ist autorisiert, den Arbeitsablauf im Pro- jekt sowie die Kosten und Termine zu planen. Und er kann sich auch Unterstützung verschaffen, indem er andere Projektmitarbeiter ebenfalls zu Projektadministratoren macht. Es liegt auf der Hand: Der Projektleiter sollte immer Projektadministrator unter in-Step ® sein.

macht. Es liegt auf der Hand: Der Projektleiter sollte immer Projektadministrator unter in-Step ® sein. 29

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Rechte von System- und Projektadministratoren
Rechte von System- und Projektadministratoren
Rechte von System- und Projektadministratoren Einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator machen Auch das

Einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator machen

Auch das Löschen des Projekts ist dem Projektadministrator erlaubt. Um ein neues Projekt innerhalb eines Systems anzulegen, reichen allerdings die Rechte des Projektadministrators nicht aus. Dafür sind entweder die Rechte eines Systemadministrators nötig oder das Kontrollkästchen Projekte anlegen auf der Registerkarte Allgemein muss markiert werden. Der Projektadministrator kann außerdem Projekte exportieren und Komponenten im Projekt regi- strieren.

Eine ganz besondere Einflussmöglichkeit wollen wir nicht unerwähnt lassen: Der Projektadministrator kann unter dem Hauptmenüpunkt Projekt/Kategorien das Metamodell von in-Step ® um neue Kategorien oder benutzerdefi- nierte Eigenschaften erweitern.

Der Systemadministrator hat für alle Organisationseinheiten und Projekte eines Systems die Rechte eines Admini- strators. Darüber hinaus kann er auf alle Informationen zugreifen, die das gesamte System betreffen. Außerdem kann er Organisationseinheiten und Projekte anlegen und das System exportieren.

Wie macht man einen Mitarbeiter zum System- oder Projektadministrator? Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen reicht jeweils ein Mausklick im Eigenschaften-Dialog eines Mitarbeitereintrags.

Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen reicht jeweils ein Mausklick im Eigenschaften -Dialog eines Mitarbeitereintrags. 30

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

Bei der Arbeit mit in-Step ® werden Ihnen links, in der in-Step ® -Leiste, die zentralen Funktionen für die Planung und Durchführung Ihres Projekts zur Auswahl angeboten: Hinter jedem Symbol verbirgt sich eine individuelle Sicht auf das Projekt. Sichten stellen spezifische Aspekte eines Projekts dar und sorgen für einfache und übersichtliche Arbeitsabläufe. Ein Mausklick auf ein Symbol öffnet für die gewünschte Sicht ein neues Fenster, in dem die an- geforderten Informationen angezeigt und bearbeitet werden können. Zusammengehörige Sichten sind nach Be- arbeitungsaspekten in Gruppen organisiert. Mit einem Klick auf einen grauen Balken wechseln Sie zwischen den verschiedenen Gruppen. Was in der in-Step ® -Leiste angezeigt wird, kann für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt werden: in-Step ® bietet Ihnen die Möglichkeit, Inhalt und Layout der Arbeitsoberfläche bedarfsgerecht anzupassen.

Als Projektleiter legen Sie z.B. neue Aktivitäten an, planen Termine und Kosten und nehmen neue Mitarbeiter ins Team auf. Dafür brauchen Sie natürlich andere Sichten auf das Projekt, als beispielsweise ein Entwickler. Er wird vor allem daran interessiert sein, welche konkreten Arbeitsaufträge anstehen und wo er die Produkte findet, die be- arbeitet werden müssen. Es liegt also nahe, allen Teammitgliedern die Orientierung im Projekt mit aufgabenorien- tierten und rollenspezifischen Sichten zu erleichtern. Und warum nicht jedem Projektmitarbeiter eine in-Step ® -Leiste nach Maß anbieten? Dazu ist kein großer administrativer Aufwand erforderlich: Den System- und Projektadmini- strator unterstützt in-Step ® bei der bedarfsgerechten Anpassung der in-Step ® -Leiste durch die Möglichkeit, einen beliebigen Mitarbeiter des Projektteams auszuwählen und ihm durch die Definition passender Projektsichten eine individuelle Arbeitsumgebung einzurichten.

eine individuelle Arbeitsumgebung einzurichten. in-Step ® -Arbeitsplatz aus der Sicht eines

in-Step ® -Arbeitsplatz aus der Sicht eines Projektleiters

eine individuelle Arbeitsumgebung einzurichten. in-Step ® -Arbeitsplatz aus der Sicht eines Projektleiters 31

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten in-Step ® -Arbeitsplatz aus der Sicht eines Anforderungsanalytikers Möchten Sie

in-Step ® -Arbeitsplatz aus der Sicht eines Anforderungsanalytikers

Möchten Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter keine Änderungen an der ihm zugedachten Konfiguration vor- nimmt? Als Administrator können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, ob er eigene Projektsichten definieren und die in-Step ® -Leiste anpassen darf: Dazu setzen Sie im Eigenschaften-Dialog des betreffenden Mitarbeiters auf der Registerkarte Projekt die Option Sichten konfigurieren. Fehlt dort das Häkchen, erscheinen die Menübefehle Sichten und in‑Step‑Leiste anpassen im Menü Projekt für diesen Mitarbeiter abgeblendet.

Welche Projektsichten in Ihrem Projekt vordefiniert sind, erfahren Sie, wenn Sie im Hauptmenü unter Projekt den Befehl Sichten anklicken: Alle für den angemeldeten Benutzer verfügbaren Sichten auf das aktuelle Projekt werden dann in einem separaten Fenster angezeigt.

Eine Reihe vordefinierter Sichten bringt in-Step ® in jeder Edition standardmäßig mit. Dazu gehört z.B. die Sicht Da- teien/Produkte, die sich öffnet, wenn Sie in der in-Step ® -Leiste das gleichnamige Symbol anklicken. Wenn Sie die erforderlichen Bearbeitungsrechte besitzen, können Sie diese Standard-Sichten mit dem Kontextmenübefehl Ei‑ genschaften bearbeiten, aus dem Projekt löschen und in der in-Step ® -Leiste durch neue, eigene Sichten ersetzen.

bearbeiten, aus dem Projekt löschen und in der in-Step ® -Leiste durch neue, eigene Sichten ersetzen.

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

So legen Sie eigene Sichten an

Sie benötigen weitere Sichten? Hier hilft Ihnen die Funktion Anpassen im Kontextmenü der in-Step ® -Leiste oder der Befehl Projekt/in‑Step‑Leiste anpassen weiter.

der Befehl Projekt/in‑Step‑Leiste anpassen weiter. Anpassen der in-Step ® -Leiste in-Step ®

Anpassen der in-Step ® -Leiste

in-Step ® garantiert Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung: Der Abschnitt Verfügbare Elemente im rechten Teil des Fensters „in-Step ® -Leiste anpassen“ zeigt alle im aktuellen Projekt defi- nierten Sichten sowie einige spezielle Elemente, die einer Gruppe der in-Step ® -Leiste zugeordnet werden können.

Im rechten Teil des Dialogs in-Step-Leiste anpassen können Sie neue Sichten spezifizieren oder bereits vorhan- dene modifizieren. Ein Klick auf die Schaltfläche Neue Sicht öffnet den Dialog Sicht anlegen, in dem Sie die Details einer neuen Sicht spezifizieren. Derselbe Dialog öffnet sich, wenn Sie eine vorhandene Sicht markieren und anschließend auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken.

öffnet sich, wenn Sie eine vorhandene Sicht markieren und anschließend auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken. 33

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten Dialog zum Anlegen und Modifizieren von Sichten Im Dialog legen Sie u.a.

Dialog zum Anlegen und Modifizieren von Sichten

Im Dialog legen Sie u.a. den Umfang und Inhalt einer Sicht fest, wählen einen Filter und definieren die Filterbedin- gungen. Zu den Details finden Sie mehr im Kapitel Eigene Auswertungen erstellen. Hier nur soviel: Wenn Sie Ad- ministratorrechte haben, können Sie dafür sorgen, dass die neue Sicht für alle Mitarbeiter zugänglich ist, indem Sie das Kontrollkästchen Für alle Mitarbeiter des Projekts sichtbar markieren. Ansonsten ist die neue Sicht nur für Sie selbst sichtbar.

Soll eine Sicht für den schnellen Zugriff in der in-Step ® -Leiste erscheinen, muss Sie einer Gruppe zugeordnet wer- den. Welche Elemente eine Gruppe aktuell enthält, zeigt der Dialog in-Step-Leiste anpassen im linken Abschnitt. Per Drag & Drop können Sie einer Gruppe weitere Elemente hinzufügen: Ziehen Sie das gewünschte Element einfach bei gedrückter Maustaste auf ihren Namen. Oder Sie verfahren folgendermaßen: Markieren Sie im linken Teil des Dialogs die gewünschte Gruppe und ordnen Sie mithilfe des nach links weisenden Pfeils das im rechten Abschnitt markierte Element zu. Bedenken Sie bitte: Besitzen Sie keine Administrator-Rechte, können Sie nicht allen Gruppen Elemente per Drag & Drop hinzufügen und auch die Pfeil-Schaltfläche erscheint dann abgeblendet. Grup- pen, deren Eigenschaften nur mit Administratorrechten bearbeitet werden können, erkennen Sie leicht am fetten Schriftschnitt. Vergessen Sie nicht abschließend die neue Konfiguration der in-Step ® -Leiste zu speichern.

Übrigens ermöglichen die unter dem Begriff Externe Komponenten zusammengefassten Elemente im Abschnitt Verfügbare Elemente den einfachen und schnellen Zugriff auf die Funktionen zum Generieren von Projektplan, Projekt- und Prozessdiagramm sowie für die Übernahme von Aktivitäten nach MS Outlook. Und der Eintrag <Da- teiverknüpfung> erlaubt es, der in-Step ® -Leiste ein Symbol für den Aufruf einer beliebigen Datei hinzufügen. Wenn Sie einer Gruppe eine Dateiverknüpfung hinzufügen, öffnet sich automatisch ein Dialog, in dem Sie nur noch den Namen der Datei bestimmen müssen.

Der Abschnitt Gruppen im linken Teil des Dialogs zeigt alle für den angemeldeten Benutzer im aktuellen Projekt definierten Gruppen, die in der in-Step ® -Leiste angezeigt werden können. Gruppen, die nur der System- oder Pro- jektadministrator bearbeiten kann, können alle übrigen Teammitglieder ausblenden, aber weder ändern noch lö- schen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt, benutzerspezifische Gruppen erscheinen fett und blau.

noch lö- schen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt, benutzerspezifische Gruppen erscheinen fett und blau. 34

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Gruppen – sie entspricht genau derjenigen, in der die Gruppen in der in-Step ® -Leiste angezeigt werden – ändern: Markieren Sie einfach eine Gruppe und klicken Sie die Pfeil-Schaltfläche an, die in die Richtung weist, in die Sie die Gruppe verschieben möchten.

So konfigurieren Sie die in-Step ® -Leiste für Ihr Team

Welche Aspekte eines Projekts sollen für die einzelnen Mitglieder des Teams sichtbar sein und wer soll was bear- beiten können? Als Projektadministrator bestimmen Sie im Dialog in-Step ® Leiste anpassen, welche Gruppen bei Ihnen und welche am Arbeitsplatz anderer Teammitglieder angezeigt werden sollen.

Wählen Sie einfach in der Dropdown-Liste Mitarbeiter den gewünschten Mitarbeiter aus. Unter Gruppen werden Ihnen dann alle für diesen Benutzer definierten Gruppen angezeigt. Ist die aktuelle Konfiguration für weitere Mitar- beiter geeignet? Klicken Sie auf Zuordnen und wählen Sie die Mitglieder Ihres Teams aus, für die diese Konfigura- tion gleichfalls bereitgestellt werden soll.

Sie können der Liste weitere Gruppen hinzufügen – dann verwenden Sie die Schaltfläche Neue Gruppe – oder mit einem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften die Merkmale der markierten Gruppe bearbeiten.

die Merkmale der markierten Gruppe bearbeiten. Definition einer Gruppe Markieren Sie im Dialog Gruppe

Definition einer Gruppe

Markieren Sie im Dialog Gruppe anlegen die Option Private Gruppe, wenn die Gruppe nur für Sie selbst oder nur für den in der Dropdown-Liste gewählten Mitarbeiter sichtbar sein soll. Private Gruppen werden fett und blau gekennzeichnet. Legt ein Mitarbeiter ohne Administratorrechte eine Gruppe an, erzeugt er automatisch eine pri- vate Gruppe.

Sollen alle Mitarbeiter des aktuellen Projekts Zugriff auf eine Gruppe haben, aktivieren Sie die Option Öffentliche Gruppe. Autorisierte Teammitglieder können die Gruppe bei Bedarf einblenden: Die Funktion dazu findet er eben- falls im Dialog in-Step-Leiste anpassen. Ausgeblendete Gruppen werden grau dargestellt. Markieren Sie die ausgeblendete Gruppe und klicken Sie die Schaltfläche Einblenden. Eine Gruppe verschwindet mit Ausblenden genauso einfach wieder von der Arbeitsoberfläche.

Einblenden . Eine Gruppe verschwindet mit Ausblenden genauso einfach wieder von der Arbeitsoberfläche. 35

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in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten
in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten

Wenn Sie zusätzlich zur Option Öffentliche Gruppe das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuordnen markieren, wird die Gruppe unmittelbar in der in-Step ® -Leiste aller Teammitglieder eingeblendet. Öffentliche Grup- pen erscheinen in der Liste fett. Ihre Eigenschaften kann nur der System- oder Projektadministrator bearbeiten.

Sie wollen eine bestimmte Gruppe mit spezifischen Sichten nur für die Entwickler Ihres Projekts zur Verfügung stellen? Dann müssen Sie nicht für jedes Teammitglied eine Gruppe definieren. Denn in-Step ® unterstützt auch die Definition von rollenspezifischen Gruppen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitarbeitern automatisch zuord- nen und klicken Sie einfach das dem Rollennamen vorangestellte Kontrollkästchen an.

So legen Sie das Layout einer Gruppe fest

Das Layout einer Gruppe ändern Sie, indem Sie die Vorgabe unter Darstellung modifizieren. in-Step ® schlägt für die Visualisierung der einer Gruppe zugeordneten Elemente standardmäßig die Verwendung kleiner Symbole (16x16 Punkte) vor. Alternativ können Sie für die Anzeige in der in-Step ® -Leiste auch die größere Variante von 32x32 Punk- ten verwenden. Markieren Sie einfach das Kontrollkästchen.

Beachten Sie bitte: Damit Ihre Änderungen wirksam werden, müssen Sie vor dem Verlassen des Dialogs in-Step- Leiste anpassen immer Speichern wählen. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Änderungen.

des Dialogs in-Step- Leiste anpassen immer Speichern wählen. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Änderungen. 36

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Projektstruktur entwickeln
Projektstruktur entwickeln

Projektstruktur entwickeln

Bevor Ihr Team mit der Projektarbeit beginnen kann, müssen Sie als Projektleiter prinzipiell die folgenden Dinge tun („prinzipiell“ deshalb, weil in-Step ® Ihnen, je nach Vorbereitung oder Situation, einen erheblichen Teil der Arbeit abnimmt):

` Sie müssen die Aktivitäten anlegen, die in Ihrem Projekt durchgeführt werden sollen.

` Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten anlegen.

` Jeder Aktivität, die Sie planen, Mitarbeiter zuordnen.

` Ggf. müssen Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Ein- und Ausgangsprodukte zuordnen.

Bei allen Planungsschritten unterstützt Sie das Projekt-Template mit Musteraktivitäten, die Sie per Mausklick in Ihr Projekt übernehmen können, Standardwerten für die Kosten- und Terminplanung, Vorlagen für Produkte und vielem mehr.

Beachten Sie bitte: Für diese Aktionen benötigen Sie in in-Step ® die Rechte eines System- oder Projektadministra- tors.

Sie bitte: Für diese Aktionen benötigen Sie in in-Step ® die Rechte eines System- oder Projektadministra-

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Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern

Aktivitäten anlegen und verfeinern

Alle Schritte, die für die Realisierung eines Projekts notwendig sind, bilden Sie in in-Step ® als Aktivitäten ab. In wel- chem Kontext Sie die Aktivitäten Ihres Projekts anlegen, bleibt Ihnen überlassen: in-Step ® hält alle Sichten automa- tisch konsistent.

Die Aktivitätenhierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einer Aktivität vorangestellte Pluszeichen ankli- cken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“ auf der numerischen Tastatur.

Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Aktivitäten finden Sie im Kontextmenü einer Aktivität und – wenn Sie eine Sicht mit Aktivitäten geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters.

Die Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen zwischen den Aktivitäten werden als Kontrollfluss bezeichnet. Wenn Sie eine Aktivität markieren, wird ihre Beziehung zu den anderen Aktivitäten visualisiert: Vorgänger sind grau hin- terlegt, Nachfolger grün:

Vorgänger sind grau hin- terlegt, Nachfolger grün : Aktivitäten mit ihren Vorgänger- und

Aktivitäten mit ihren Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen

Beachten Sie bitte: Das Anlegen oder Bearbeiten von Aktivitäten setzt Bearbeitungsrechte auf der Ebene einer be- liebigen übergeordneten Aktivität voraus.

So legen Sie Aktivitäten an

Je nachdem, welche in-Step ® Edition Sie einsetzen, finden Sie in einem neuen in-Step ® -System ein leeres Projekt oder eines, in dem die für den Projektstart obligatorischen Planungsaktivitäten bereits existieren.

Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in-Step ® , passen Sie die angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten.

Das Projekt-Template, das Sie verwenden, bringt in allen Editionen für jeden Planungsschritt Muster-Aktivitäten mit, die Sie bedarfsgerecht per Mausklick in Ihr Projekt übernehmen können: Wählen Sie die Aktivität, für die Sie Subaktivitäten anlegen wollen, und klicken Sie in der Symbolleiste einer Sicht oder in ihrem Kontextmenü Neu und

Subaktivitäten anlegen wollen, und klicken Sie in der Symbolleiste einer Sicht oder in ihrem Kontextmenü Neu

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Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern

anschließend die gewünschte Muster-Aktivität an. Fehlt im Kontextmenü einer Aktivität der Befehl Neu, sieht das Projekt-Template an dieser Stelle keine tiefere Planungsebene vor.

an dieser Stelle keine tiefere Planungsebene vor. Übernahme einer Muster-Aktivität aus dem Projekt-Template

Übernahme einer Muster-Aktivität aus dem Projekt-Template

Nach dem Anklicken von Neu öffnet in-Step ® einen Dialog mit mehreren Registerkarten:

Anklicken von Neu öffnet in-Step ® einen Dialog mit mehreren Registerkarten: Der Dialog Aktivität anlegen 39
Anklicken von Neu öffnet in-Step ® einen Dialog mit mehreren Registerkarten: Der Dialog Aktivität anlegen 39

Der Dialog Aktivität anlegen

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Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern

Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontrollkästchen Typ in der obersten Zeile des Dialogs markiert, dann bietet in-Step ® alle im Projekt-Template definierten Aktivitätstypen zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgerufen haben. in-Step ® schlägt Ihnen hier gleich einen Namen für die neue Aktivität vor. Diesen Vorschlag können Sie beliebig editieren.

Auf der Registerkarte Allgemein verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften der Aktivität. Für die Kalkulation von Aufwand und Kosten verwendet in-Step ® zunächst die auf der Registerkarte Planung vorgeschlagenen Werte. Sie resultieren aus den Standardwerten des Projekt-Templates. Den Beginn einer neuen Aktivität setzt in-Step ® immer automatisch auf den Tag, an dem Sie die Aktivität anlegen. Alle Vorgaben von in-Step ® können Sie in den weiteren Planungsschritten projektspezifisch überschreiben.

Die Option Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren), erleichtert Ihnen – gera- de zu Beginn eines Projekts – die Aufwand- und Kostenplanung. Wenn Sie diese Einstellung treffen, fließen Auf- wand und Kosten für untergeordnete Aktivitäten nicht in die Berechnung der Aktivität ein. Aktivitäten, bei denen diese Option aktiviert ist, erkennen Sie in einer Planungssicht – z.B. der Aufwandsplanung – leicht an einem kleinen Vorhängeschloss in der Spalte Fix.

Benötigen Sie Aktivitäten, die nicht im Projekt-Template enthalten sind, und lässt sich auch keine vorhandene mo- difizieren, legen Sie mit Neu/Aktivität eine benutzerdefinierte Aktivität an. Oder Sie wählen Sie das Feld Typ ab, nachdem Sie eine in-Step ® Muster-Aktivität ausgewählt haben. Diese Alternative steht Ihnen allerdings nur dann offen, wenn das Projekt-Template an dieser Stelle das Anlegen freier Aktivitäten erlaubt.

Bei der Planung Ihrer Aktivitäten haben Sie also freie Hand: Übernehmen Sie die Vorschläge von in-Step ® , passen Sie die angebotenen Aktivitäten an und kombinieren Sie sie mit eigenen Aktivitäten.

Auf den weiteren Registerkarten des Dialogs können Sie u.a. Mitarbeiter zuordnen, den Aufwand planen, Notizen ablegen, das Budget für die Durchführung der Aktivität festlegen und weitere Kostenarten definieren. Diese Ein- gaben besprechen wir jeweils in einem gesonderten Abschnitt dieses Handbuchs. Detaillierte Informationen liefert Ihnen auch die Online-Hilfe zu in-Step ® : Drücken Sie einfach bei geöffnetem Dialog die F1-Taste.

Mit Anlegen erzeugen Sie die neue Aktivität. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Aktivitäten anlegen können: Zunächst muss festgelegt werden, von welchem Typ die neue Aktivität sein soll. Ist das Kontroll- kästchen Typ in der obersten Zeile des Dialogs markiert, bietet in-Step ® alle im Projekt-Template definierten Aktivi- tätstypen zur Auswahl an, die direkt unter der Aktivität vorkommen können, auf der Sie den Befehl Neu aufgeru- fen haben.

So verfeinern Sie Aktivitäten

Zum Anlegen einzelner Aktivitäten gibt es eine sehr effiziente Alternative, nämlich die Funktion Verfeinern, die Sie im Kontextmenü jeder noch nicht verfeinerten Hauptaktivität finden. Diese Funktion wird dann angeboten, wenn das Projekt-Template für eine Aktivität Teilaktivitäten vorsieht und Sie bisher noch keine Teilaktivitäten angelegt haben. in-Step ® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen Maus- klick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Template zu erzeugen.

die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Template zu erzeugen.

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Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern
Aktivitäten anlegen und verfeinern Eine Aktivität verfeinern Markieren Sie die Aktivität, die Sie verfeinern möchten,

Eine Aktivität verfeinern

Markieren Sie die Aktivität, die Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen Befehl. Sollen die Aktivitäten aller Hierarchieebenen, die das Projekt-Template vorsieht, erzeugt werden, markieren Sie im Folgedialog das Kontrollkästchen Aktivitäten rekursiv anlegen. Ohne diese Option erzeugt in-Step ® ledig- lich die nächste Hierarchieebene. Mit Optionale Aktivitäten anlegen veranlassen Sie in-Step ® auch Aktivitäten anzulegen, die im Projekt-Template als „Kann“-Aktivitäten definiert sind. Fehlt die Markierung, werden diese beim Verfeinern nicht berücksichtigt.

Das Verfeinern einer Aktivität bietet noch einen weiteren Vorteil: in-Step ® legt – soweit im Projekt-Template vorge- sehen – automatisch den Kontrollfluss zwischen den Teilaktivitäten an.

Damit Sie schnell von in-Step ® s Stärken bei der Kosten- und Terminplanung profitieren können, sollten Sie nach dem Anlegen von Aktivitäten die Kontrollflüsse zwischen Ihnen anlegen und eine erste Aufwandsplanung vorneh- men. Noch präzisere Daten erhalten Sie, wenn Sie den Aktivitäten Ihres Projekts Mitarbeiter zuordnen.

Nachgefragt

Im Eigenschaften-Dialog einer Aktivität ist die Registerkarte Planung ausgeblendet. Warum? Und wie lässt sie sich wieder einblenden?

Standardmäßig errechnet in-Step ® Aufwand und Kosten einer Aktivität anhand der für die Teilaktivitäten vorgege- benen Planungsdaten. Die Registerkarte Planung fehlt deshalb bei Aktivitäten mit untergeordneten Teilaktivitäten. Wenn Sie die Planungsdaten der Teilaktivitäten nicht weiter berücksichtigen möchten, markieren Sie das Kontroll- kästchen Aktivität fixieren (Subaktivitäten für Projektberechnungen ignorieren) oder setzen Sie in einer Planungssicht die Option Fix. Die Registerkarte Planung wird dann automatisch eingeblendet.

setzen Sie in einer Planungssicht die Option Fix . Die Registerkarte Planung wird dann automatisch eingeblendet.

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Kontrollfluss anlegen
Kontrollfluss anlegen

Kontrollfluss anlegen

Verwenden Sie beim Anlegen von Aktivitäten die Funktion Verfeinern, legt in-Step ® – wenn das im Projekt-Tem- plate so vorgesehen ist – automatisch Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen zwischen den Teilaktivitäten an. Diese Beziehungen werden als Kontrollfluss bezeichnet.

Nicht immer jedoch werden Sie alle Teilaktivitäten zu einer Aktivität benötigen. Dann klicken Sie sich die benötigten Aktivitäten einfach aus dem Template zusammen und ergänzen Sie bei Bedarf mit eigenen Aktivitäten. In diesem Fall legt in-Step ® automatisch immer das Anlege-Datum als Starttermin fest. Damit in-Step ® Ihnen eine erste aussa- gekräftige Kosten- und Terminplanung liefern kann, müssen Sie für diese Aktivitäten den Kontrollfluss anlegen.

Sie für diese Aktivitäten den Kontrollfluss anlegen. Terminplan vor dem Anlegen des Kontrollflusses So legen

Terminplan vor dem Anlegen des Kontrollflusses

So legen Sie Kontrollflüsse an

Das funktioniert am einfachsten per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine Aktivität mit der Maus auf die Aktivität, die der markierten Aktivität folgen soll. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl Kontrollfluss anlegen wählen. in-Step ® aktualisiert die Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen der beteiligten Aktivitäten und visualisiert auch gleich den Kontrollfluss für die markierte Aktivität: Die der Aktivität vorausgehenden Aktivitäten erscheinen grau hinterlegt, ihre Folgeaktivitäten werden grün markiert.

Befindet sich eine Nachfolger- oder eine Vorgängeraktivität in einem anderen zugeklappten Teilast des Aktivitäten- baums, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes hellgrün bzw. hellgrau markiert. Befindet sich in einem zugeklapp- ten Teilast sowohl ein Nachfolger als auch ein Vorgänger, wird die oberste Aktivität dieses Teilastes gelb markiert.

Nachdem Sie die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt haben, kann in-Step ® Sie mit seinen Funktionen zur Termin-, Aufwand- und Kostenplanung von Beginn an über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Mit dem angenom- menen Beginn einer Aktivität und dem Vorgabewert für den Aufwand aus dem Projekt-Template bestimmt in-Step ® Dauer und Endtermin. Daraus ergibt sich der Beginn der direkten Folgeaktivität. Mit dem Vorgabewert für den Aufwand kann in-Step ® auch für sie wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt durch- rechnen.

kann in-Step ® auch für sie wieder Dauer und Endtermin bestimmen und so das gesamte Projekt

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Kontrollfluss anlegen
Kontrollfluss anlegen
Kontrollfluss anlegen Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses Alternativ können Sie auch den Befehl

Terminplan nach dem Anlegen des Kontrollflusses

Alternativ können Sie auch den Befehl Kontrollfluss in der Symbolleiste oder im Kontextmenü der betreffenden Aktivität verwenden. Sie erhalten ein zweigeteiltes Dialogfeld, in das Sie oben mit der Schaltfläche Hinzufügen die Vorgänger und unten entsprechend die Nachfolger eintragen können. in-Step ® bietet Ihnen dazu jeweils die Liste der möglichen Vorgänger bzw. Nachfolger zur Auswahl an. Wie bei einem Netzplansystem können Sie auch in in-Step ® definieren, von welchem Typ die Beziehungen einer Aktivität zu ihren Vorgängern bzw. Nachfolgern sein soll: Voreingestellt ist eine Ende-Anfang-Beziehung (EA). Ein Doppelklick in die Spalte Beziehung öffnet eine Drop- down-Liste, in der Sie einen anderen Beziehungstyp auswählen können. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, eine Verzögerung zwischen Vorgängern und Nachfolgern in Tagen anzugeben. Markieren Sie die Option Zyklus, wenn eine zyklische Beziehung zwischen der gewählten Aktivität und ihrem Vorgänger bzw. Nachfolger besteht.

gewählten Aktivität und ihrem Vorgänger bzw. Nachfolger besteht. Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten bearbeiten 43

Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten bearbeiten

gewählten Aktivität und ihrem Vorgänger bzw. Nachfolger besteht. Den Kontrollfluss zwischen Aktivitäten bearbeiten 43

43

Kontrollfluss anlegen
Kontrollfluss anlegen

Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Kontrollflusses zu editieren, verwenden Sie ebenfalls den Befehl Kontrollfluss.

Beachten Sie bitte: Das Hinzufügen und Bearbeiten eines Kontrollflusses setzt Bearbeitungsrechte für die beteiligten Aktivitäten voraus.

Das Hinzufügen und Bearbeiten eines Kontrollflusses setzt Bearbeitungsrechte für die beteiligten Aktivitäten voraus. 44

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Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter zuordnen

Mitarbeiter zuordnen

Wer soll eine Aktivität ausführen? Auf der Registerkarte Bearbeiter können Sie gleich beim Anlegen einer Aktivi- tät oder in einer späteren Planungsphase mit dem Kontextmenübefehl Eigenschaften nicht nur die zuständigen Teammitglieder zuordnen, sondern gleich auch Vorgaben für die Berechnung von Aufwand und Kosten treffen.

Haben Sie beim Zusammenstellen des Teams Standardbearbeiter definiert, zahlt sich das jetzt aus: in-Step ® weist die passenden Bearbeiter automatisch zu:

® weist die passenden Bearbeiter automatisch zu: Die Standardbearbeiter einer Aktivität ordnet in-Step ®

Die Standardbearbeiter einer Aktivität ordnet in-Step ® automatisch zu

So ordnen Sie Bearbeiter zu

Haben Sie bisher keine Standardbearbeiter für eine Rolle definiert, übernimmt in-Step ® automatisch die im Projekt- Template spezifizierte Rolle in die Bearbeiterliste. Durch die Zuordnung von Rollen können Sie mit den Projektbe- rechnungen bereits beginnen, wenn Ihr Team noch nicht fest steht. Sobald klar ist, wer die Rolle im Projekt ausfül- len soll, markieren Sie den Rollennamen und weisen den Mitarbeiter mit Ersetzen als Bearbeiter zu. Benötigen Sie weitere Bearbeiter, erzeugen Sie mit Hinzufügen in der Liste der Bearbeiter eine neue Zeile. In der Spalte Name werden in einer Dropdown-Liste alle Mitarbeiter und Gruppen, die eine Rolle besitzen, die für die Durchführung der Aktivität geeignet sind, zur Auswahl angeboten.

An dieser Stelle ein Tipp: Wo sind freie Kapazitäten und wer arbeitet an der Belastungsgrenze? Bevor Sie einen Mitarbeiter zuordnen, lohnt ein Blick in die Team- bzw. Ressourcenplanung.

an der Belastungsgrenze? Bevor Sie einen Mitarbeiter zuordnen, lohnt ein Blick in die Team- bzw. Ressourcenplanung.

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Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter zuordnen Ressourcenbelegung im Projekt Sobald Sie einer Aktivität konkrete Bearbeiter zugeordnet haben oder

Ressourcenbelegung im Projekt

Sobald Sie einer Aktivität konkrete Bearbeiter zugeordnet haben oder in-Step ® Standardbearbeiter gefunden hat, werden die für die zugeordneten Mitarbeiter bzw. Rollen getroffenen Vorgaben hinsichtlich Stundensatz und Ar- beitszeit für die Termin-, Aufwand- und Kostenplanung verwendet.

für die Termin-, Aufwand- und Kostenplanung verwendet. Bei den Berechnungen der Aktivität werden die Stundensätze

Bei den Berechnungen der Aktivität werden die Stundensätze und die Arbeitszeit der auf der Registerkarte Bearbeiter zugeordneten Projektmitarbeiter und Rollen berücksichtigt

und die Arbeitszeit der auf der Registerkarte Bearbeiter zugeordneten Projektmitarbeiter und Rollen berücksichtigt 46

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Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter zuordnen

Wenn Sie den Einsatzumfang unter Arbeit pro Tag ändern, wird der Bearbeitereinsatz unter Arbeit gesamt neu berechnet bzw. Dauer oder Aufwand entsprechend aktualisiert – je nachdem, welche Standard-Berechnungsart in den Projekteigenschaften für neue Aktivitäten definiert ist. Zugleich erscheint am Fuß des Dialogs ein Icon mit einem “i“. Klicken Sie es an, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie – abweichend von der auf der Registerkarte Pla- nung gewählten Berechnungsart – spezifizieren können, wie der geänderte Bearbeitereinsatz in die Projektplanung einfließen soll: Sie können entweder den Aufwand oder die Dauer anpassen. Mehr zur Kostenplanung erfahren Sie im Kapitel Kosten planen.

Benutzerdefinierten Aktivitäten kann in-Step ® weder eine Rolle noch einen Bearbeiter zuordnen. In der Bearbei- terliste erscheint automatisch der Eintrag Geplanter Einsatz. Sie können diesen Platzhalter auch selbst verwenden, wenn Sie noch keine konkreten Mitarbeiter oder Rollen zuweisen wollen: Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie in der Dropdown-Liste der neuen Zeile den Eintrag Geplanter Einsatz.

Übrigens funktioniert die Mitarbeiterzuordnung auch umgekehrt: Ordnen Sie einfach einem Mitarbeiter geplante Aktivitäten zu. in-Step ® hilft Ihnen dabei: Im Kontextmenü jedes Mitarbeitereintrags finden Sie die Menüfunktion Aktivitäten zuordnen. Über diese Funktion bietet Ihnen in-Step ® eine Liste aller Aktivitäten an, die keine Mitarbei- terzuordnung haben und die genau die Rollen benötigen, die der Mitarbeiter „zu bieten hat“.

und die genau die Rollen benötigen, die der Mitarbeiter „zu bieten hat“. Einem Mitarbeiter Aktivitäten zuordnen

Einem Mitarbeiter Aktivitäten zuordnen

und die genau die Rollen benötigen, die der Mitarbeiter „zu bieten hat“. Einem Mitarbeiter Aktivitäten zuordnen

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Produktfluss definieren
Produktfluss definieren

Produktfluss definieren

Der Produktfluss einer Aktivität definiert, welche Produkte die Aktivität als Ergebnis liefert (Ausgangsprodukte) und welchen Zustand sie haben müssen. Und er definiert, welche Produkte in welchem Zustand vorhanden sein müssen (Eingangsprodukte), damit die Aktivität durchgeführt werden kann.

), damit die Aktivität durchgeführt werden kann. Der Produktfluss einer Aktivität Wenn Sie eine Aktivität

Der Produktfluss einer Aktivität

Wenn Sie eine Aktivität anlegen, die auf einen Aktivitätstyp im Prozessmodell zurückgeht, werden die im Prozess definierten Ein- und Ausgangsprodukte zugeordnet. Außerdem kennt in-Step ® aus dem Prozessmodell den Soll-Zu- stand dieser Produkte. Ein vorangestellter roter Pfeil macht deutlich, wo noch Arbeit wartet: Das Produkt befindet sich (noch) nicht in dem Bearbeitungszustand, der als Soll-Zustand ausgewiesen wird.

So ordnen Sie Ein- und Ausgangsprodukte zu

in-Step ® ordnet einer Aktivität automatisch Eingangs- bzw. Ausgangsprodukte zu, wenn es aus dem Produktfluss weiß, dass es nur ein Produkt des entsprechenden Typs geben kann und dieses bereits im Projekt existiert.

Gibt es noch kein passendes Produkt im Projekt, wird stattdessen der Produkttyp im Produktfluss in spitzen Klam- mern angezeigt. Erscheint die Zeile rosa unterlegt, signalisiert Ihnen in-Step ® , dass hier noch ein Produkt des ausge- wiesenen Typs zugeordnet werden muss.

signalisiert Ihnen in-Step ® , dass hier noch ein Produkt des ausge- wiesenen Typs zugeordnet werden

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Produktfluss definieren
Produktfluss definieren
Produktfluss definieren Diese Aktivität braucht noch ein ausgehendes Produkt Die Zuordnung macht in-Step ® Ihnen

Diese Aktivität braucht noch ein ausgehendes Produkt

Die Zuordnung macht in-Step ® Ihnen leicht: Ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile genügt. Existiert in der Produktbibliothek bereits ein passendes Produkt, wird es daraufhin automatisch zugeordnet. Gibt es noch kein pas- sendes Produkt, erhalten Sie nach dem Doppelklick eine Nachfrage, ob das Produkt angelegt werden soll. Existieren mehrere passende Produkte, öffnet ein Doppelklick in der rosa hinterlegten Zeile den Dialog Produkte zuordnen. Sie müssen jetzt nur das richtige Produkt auswählen und mit OK in den Produktfluss der Aktivität übernehmen. Die Namen der geeigneten Produkte erscheinen grün hinterlegt.

Das richtige Produkt ist nicht dabei? Sie können der Produktbibliothek im Dialog Produkte zuordnen auch Pro- dukte hinzuzufügen, wählen dazu Produkt anlegen im Menü des Verzeichnisses, in dessen Kontext Sie das Produkt anlegen möchten. in-Step ® bietet Ihnen in diesem Fenster immer alle Vaterprodukte an, unter denen ein Produkt des gewünschten Typs – laut Prozessmodell – angeordnet werden kann. Das neue Produkt ist – ganz auto- matisch – im Anfangszustand geplant.

Prozessmodell – angeordnet werden kann. Das neue Produkt ist – ganz auto- matisch – im Anfangszustand
Prozessmodell – angeordnet werden kann. Das neue Produkt ist – ganz auto- matisch – im Anfangszustand

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Produktfluss definieren
Produktfluss definieren

Ein neues Produkt anlegen

Die Zuordnung von Produkten zu einer Aktivität funktioniert auch per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach das Produkt mit der Maus aus einer Produkt-Sicht auf die gewünschte Zeile im Produktfluss. Erlaubt das Prozessmodell an dieser Stelle die Zuordnung freier Produkte oder kann es von einem Eingangs- bzw. Ausgangsprodukttyp im Pro- duktfluss der gewählten Aktivität mehrere Exemplare geben, können Sie weitere Produkte zuordnen, indem Sie sie einfach auf den Fensterhintergrund ziehen. In diesem Fall öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Typ des Eingangs- bzw. Ausgangsprodukts präzisieren müssen. Geht ein Ausgangs- bzw. Eingangsprodukt nicht auf ein Produkt im Produktfluss zurück, wählen Sie als Typ Freie Zuordnung.

Alternativ können Sie per Drag & Drop auch Produkte aus dem Abschnitt Eingehende Produkte als Ausgangspro- dukt zuordnen – und umgekehrt.

So fügen Sie weitere Produkte hinzu

Mit Neue Zuordnung im Kontextmenü des Fensterhintergrundes können Sie dem Produktfluss der markierten Aktivität jederzeit weitere Produkte hinzufügen: Der Befehl öffnet ein Untermenü mit allen im Prozessmodell de- finierten Eingangs- bzw. Ausgangs-Produkttypen, die von der aktuellen Aktivität bearbeitet werden können. Pro- dukttypen, die laut Prozess nur einmal vorkommen dürfen, werden nur dann zur Auswahl angeboten, wenn der Produktfluss noch kein konkretes Produkt dieses Typs enthält. Alternativ finden Sie den Befehl Andere. Er erlaubt die Zuordnung von Eingangs- bzw. Ausgangsprodukten, die nicht auf einen Produkttypen im Produktfluss des Pro- zessmodells zurückzuführen sind.

im Produktfluss des Pro- zessmodells zurückzuführen sind. Einer Aktivität ein neues Produkt hinzufügen Je weiter Sie

Einer Aktivität ein neues Produkt hinzufügen

Je weiter Sie mit der Planung des Arbeitsablaufs fortgeschritten sind, je mehr Ausgangsprodukte von vorangegan- genen Aktivitäten es also schon gibt, umso einfacher ist die Zuordnung der Eingangsprodukte. Denn Sie können zunehmend die Vorschlagsfunktion von in-Step ® nutzen: Ein Doppelklick in die entsprechende Zeile unter Einge- hende bzw. Ausgehende Produkte oder der Kontextmenübefehl Vorschlag genügen.

entsprechende Zeile unter Einge- hende bzw. Ausgehende Produkte oder der Kontextmenübefehl Vorschlag genügen. 50

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Produktfluss definieren
Produktfluss definieren
Produktfluss definieren Die Vorschlagsfunktion von in-Step ® nutzen So legen Sie neue Produkte an Ist ein

Die Vorschlagsfunktion von in-Step ® nutzen

So legen Sie neue Produkte an

Ist ein benötigtes Produkt noch nicht unter in-Step ® vorhanden, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Gibt es das Produkt bereits als Datei außerhalb von in-Step ® , dann können Sie es per Drag & Drop in die Produkthierarchie unter in-Step ® aufnehmen und ihm anschließend einen passenden Typ zuweisen. Oder Sie legen das neue Produkt direkt unter in-Step ® an. Wenn sein Typ im Projekt vorkommt, ist nichts leichter als das: Sie erzeugen das Produkt einfach aus der zugehörigen Vorlage. Dann führen Sie einfach einen Doppelklick in die Zeile unter Ein- bzw. Aus- gangsprodukt aus oder wählen den Befehl Neue Zuordnung. Noch mehr Details zum Umgang mit Produkten zeigt Ihnen das Kapitel Produkte anlegen und verfeinern.

Neue Zuordnung . Noch mehr Details zum Umgang mit Produkten zeigt Ihnen das Kapitel Produkte anlegen

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Produktbibliothek einrichten
Produktbibliothek einrichten

Produktbibliothek einrichten

in-Step ® ist nicht nur ein Projektmanagement-Werkzeug, sondern integriert auch ein Konfigurationsmanagement- System. Denn in-Step ® verbindet Planung und Steuerung der Aktivitäten eines IT-Projekts mit der Verwaltung der Projektergebnisse. Es versioniert alle Produkte revisionssicher. Der Vorteil liegt – gerade bei IT-Projekten mit ihren immateriellen Ergebnissen – auf der Hand: Anhand der Bearbeitungszustände der Projektergebnisse gewinnen Sie ein genaues Bild des Projektfortschritts und Planungssicherheit für das weitere Vorgehen. Genauso sicher, wie jeder der an einem Projekt Beteiligten immer weiß, welche Aktivitäten von ihm durchgeführt werden müssen, muss jeder Mitarbeiter wissen, welche Produkte von ihm bearbeitet werden sollen. Dass es bei der Bearbeitung der Produkte klare Kompetenzen gibt, dafür sorgt das Rechtekonzept von in-Step ® .

Mit seinen Projekt-Templates schlägt Ihnen in-Step ® für die Projektplanung eine Struktur vor, nach der Sie die Projektergebnisse ablegen können. Mit dem Befehl Neu/Produkt können Sie diese Struktur ganz oder teilweise übernehmen. Oder Sie fügen der Projektbibliothek mit Neu/Datei eigene Produkte hinzu, die im Template nicht vordefiniert sind.

Über die Symbolleiste einer Produktsicht bzw. das Kontextmenü jedes Ordners und jedes Produkts haben Sie Zugriff auf die Basisfunktionalität der Versionsverwaltung mit in-Step ® . Sie können z.B. Produkte ansehen, ausleihen, bear- beiten, zurückgeben und sich die Produkthistorie anzeigen lassen.

In diesen Abschnitten finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Schritte beim Einrichten der Produktbibliothek:

` Produkte anlegen und verfeinern

` Bearbeitungsrechte definieren

` Produkte bearbeiten und versionieren

` Unterschiede ermitteln

` Mit Produktvorlagen arbeiten

` Konfiguration zusammenstellen

bearbeiten und versionieren ` Unterschiede ermitteln ` Mit Produktvorlagen arbeiten ` Konfiguration zusammenstellen 52

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Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern

Produkte anlegen und verfeinern

Die Produkthierarchie wird als Baum visualisiert. Wenn Sie das einem Produkt oder Ordner vorangestellte Pluszei- chen anklicken, wird die nächste Ebene eingeblendet. Um den kompletten Baum zu expandieren, drücken Sie „x“ auf der nummerischen Tastatur. Die Befehle zum Anlegen und Verfeinern von Produkten finden Sie im Kontextme- nü eines Produkts und – wenn Sie eine Produktsicht geöffnet haben – in der Symbolleiste am Kopf des Fensters.

So legen Sie neue Produkte an

Das Projekt-Template, das Sie verwenden, definiert welche Typen von eingehenden und ausgehenden Produkten für eine Aktivität benötigt werden und in welchem Ordner der Produktbibliothek sie verwaltet werden. Wenn es in Ihrem Projekt noch kein passendes, konkretes Produkt gibt, legen Sie es einfach an: Markieren Sie dazu den Ord- ner, in dessen Kontext Sie das Produkt bzw. Teilprodukt anlegen möchten, und wählen Sie in der Symbolleiste oder im Kontextmenü unter Neu den gewünschten Produkttyp.

im Kontextmenü unter Neu den gewünschten Produkttyp. Ein Produkt anlegen Es werden alle Produkttypen, die laut

Ein Produkt anlegen

Es werden alle Produkttypen, die laut Projekt-Template an dieser Stelle angelegt werden können, zur Auswahl angeboten. Produkttypen mit der Kardinalität „1“, werden nur dann angezeigt, wenn es im Projekt noch kein Pro- dukt dieses Typs gibt. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie die Eigenschaften des neuen Produkts im Detail spezifi-

dukt dieses Typs gibt. Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie die Eigenschaften des neuen Produkts

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Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern

zieren können, der gewählte Produkttyp ist vorselektiert. Wenn Sie Neu/Produkt wählen, müssen Sie den Produkt- typ selbst bestimmen. Mit Anlegen fügen Sie dem Projekt das spezifizierte Produkt hinzu. Das neue Produkt wird – bezogen auf den markierten Ordner – in der untergeordneten Ebene eingefügt. Der Dialog bleibt offen, sodass Sie gleich noch weitere Produkte spezifizieren und anlegen können. Mit Schließen verwerfen Sie Ihre Angaben bzw. schließen den Dialog.

Tipp: Wenn Sie gleich mit der Bearbeitung des neuen Produkts beginnen möchten, markieren Sie das Kontrollkäst- chen Ausleihen und Öffnen, bevor Sie den Dialog schließen.

So verfeinern Sie ein Produkt

Sieht das Projekt-Template für ein Produkt Teilprodukte vor, wird in dessen Kontextmenü die Funktion Verfeinern angeboten. in-Step ® bietet Ihnen damit eine sehr nützliche und zeitsparende Möglichkeit, durch einen einzigen Mausklick die nächste Hierarchieebene oder wenn Sie wollen auch die gesamte Hierarchie aus dem Projekt-Tem- plate zu erzeugen.

Übrigens: Sie können auch direkt beim Anlegen eines Produkts das Kontrollkästchen Verfeinern markieren, dann wird das neue Produkt nach dem Anlegen automatisch verfeinert.

Markieren Sie das Produkt, das Sie verfeinern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf den gleichnamigen Befehl. Wenn die Struktur der Produkttypen Produktgruppen vorsieht, die ihrerseits wieder Produkttypen enthalten, markieren Sie im Folgedialog die Option Produkte rekursiv anlegen.

enthalten, markieren Sie im Folgedialog die Option Produkte rekursiv anlegen . Produkte rekursiv verfeinern 54
enthalten, markieren Sie im Folgedialog die Option Produkte rekursiv anlegen . Produkte rekursiv verfeinern 54

Produkte rekursiv verfeinern

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Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern

Alle Teilprodukte werden aus den Produkttypen mithilfe der ihnen zugewiesenen Produktmuster automatisch er- zeugt. Fertig.

zugewiesenen Produktmuster automatisch er- zeugt. Fertig. Die neuen Produkte auf einen Streich Haben Sie bereits

Die neuen Produkte auf einen Streich

Haben Sie bereits Teilprodukte zu einem Produkt angelegt, wird der Befehl Verfeinern nicht mehr in seinem Kon- textmenü angeboten.

So fügen Sie der Produktbibliothek eine Datei hinzu

Lässt das Projekt-Template in einem Ordner das Anlegen freier Produkte zu – also von Produkten, die nicht auf ei- nen Produkttypen zurückgeführt werden müssen –, können Sie dem Ordner auch solche Produkte hinzufügen, die Sie nicht unter in-Step ® angelegt haben.

Am einfachsten ist es, Dateien – oder auch ganze Ordner – per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach die gewünschten Dateien – oder das komplette Verzeichnis – mit der Maus aus dem Windows-Explorer in das in-Step ® - Verzeichnis, in dem Sie die Dateien bzw. den Ordner ablegen wollen.

aus dem Windows-Explorer in das in-Step ® - Verzeichnis, in dem Sie die Dateien bzw. den

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Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern
Produkte anlegen und verfeinern Der Produktbibliothek Dateien und Ordner per Drag & Drop hinzufügen Alternativ

Der Produktbibliothek Dateien und Ordner per Drag & Drop hinzufügen

Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Datei in der Symbolleiste oder im Kontextmenü des betreffenden in-Step ® -Verzeichnisses verwenden. in-Step ® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizieren können, die in-Step ® für das Konfigurationsmanagement verwendet. Um die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Pro- dukts zu editieren oder Bearbeitungsrechte zu modifizieren, verwenden Sie den Befehl Eigenschaften.

Das Hinzufügen oder Bearbeiten der Eigenschaften einer Datei setzt Bearbeitungsrechte für die betreffende Datei oder den Ordner voraus.

Bearbeiten der Eigenschaften einer Datei setzt Bearbeitungsrechte für die betreffende Datei oder den Ordner voraus. 56

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Bearbeitungsrechte definieren
Bearbeitungsrechte definieren

Bearbeitungsrechte definieren

Um einen sicheren Projektverlauf zu garantieren, ist es sinnvoll, für jedes neue Produkt Bearbeitungsrechte zu defi- nieren. Wenn Sie ein neues Produkt anlegen, übernimmt in-Step ® standardmäßig die Bearbeitungsrechte des Vater- produkts. Als Administrator können Sie diesen Vorschlag jederzeit überschreiben und die Eigenschaften bearbeiten, um einen auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittenen Rechtemix zu gewährleisten.

So definieren Sie die Zugriffsrechte für ein Produkt

Bearbeitungsrechte für die Produkte eines Projekts können Sie nur festlegen, wenn Sie selbst Projekt- oder Syste- madministrator sind. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog eines Produkts. Dort können Sie auf der Registerkarte Rechte über die Schaltfläche Hinzufügen alle Mitarbeiter und Gruppen eintragen, die Bearbeitungsrechte für das Produkt erhalten sollen. in-Step ® bietet Ihnen nur die Mitarbeiter zur Auswahl an, die zuvor in das Projekt aufge- nommen wurden. Pro Mitarbeiter und Gruppe können Sie dann zwischen folgenden Optionen wählen:

Alle: Der betreffende Mitarbeiter bzw. die Gruppe erhält uneingeschränkt Rechte.

Lesen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt ansehen, aber weder bearbeiten noch löschen.

Ändern: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe darf das Produkt bearbeiten, aber nicht löschen.

Löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann die aktuelle Version des Produkts löschen. Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann das Produkt jedoch nicht ändern oder aus dem Projekt löschen.

Endgültig löschen: Der Mitarbeiter bzw. die Gruppe kann das Produkt mit all seinen Versionen aus dem Projekt löschen, darf es jedoch nicht ändern.

bzw. die Gruppe kann das Produkt mit all seinen Versionen aus dem Projekt löschen, darf es

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Bearbeitungsrechte definieren
Bearbeitungsrechte definieren
Bearbeitungsrechte definieren Rechte für die Bearbeitung eines Produkts vergeben Besteht ein Produkt aus zahlreichen

Rechte für die Bearbeitung eines Produkts vergeben

Besteht ein Produkt aus zahlreichen Teilprodukten und sollen für alle gleiche Bearbeitungsrechte gelten, dann kann man die Prozedur der Rechtevergabe abkürzen: Man reicht einfach die beim Produkt definierten Rechte an die Teilprodukte weiter. Dazu müssen Sie lediglich das Kontrollkästchen Rechte rekursiv setzen markieren.

Wenn Sie auf die oben beschriebene Art und Weise Bearbeitungsrechte für Gruppen definieren, können Sie für alle Mitarbeiter bzw. Gruppen, die Mitglied dieser Gruppe sind, einheitliche Bearbeitungsrechte festlegen. Sie können so einfach und schnell rollenspezifische Bearbeitungsrechte vergeben, denn in-Step legt automatisch für jede Rolle im Prozessmodell eine Gruppe an. Diese Gruppen werden durch ein graues Symbol gekennzeichnet. Arbeitsgrup- pen erkennen Sie an ihrem blauen Symbol.

an. Diese Gruppen werden durch ein graues Symbol gekennzeichnet. Arbeitsgrup- pen erkennen Sie an ihrem blauen

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Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren

Produkte bearbeiten und versionieren

Der Einsatz eines Quellcode-Verwaltungssystems ist heute in vielen IT-Projekten selbstverständlich. Denn sicher und nachvollziehbar entwickeln, das zahlt sich aus. Bei der Projektmanagement-Dokumentation sieht dies zumeist ganz anders aus: Diese Dokumente sind meistens von der Versionskontrolle ausgenommen. Mit in-Step ist das anders. Mit in-Step ® werden alle Produkte eines IT-Projekts zentral und revisionssicher verwaltet. Was bedeutet das in der Praxis? Ganz einfach: in-Step ® übernimmt die Versionierung der Produkte und ermöglicht über die Produkthistorie jederzeit den Zugriff auf einzelne Bearbeitungsstände. Wie das Versionsmanagement mit in-Step ® funktioniert, zeigen wir Ihnen hier.

Übrigens: Sie haben auch direkt unter MS Word auf alle KM-Funktionen von in-Step ® wie Ausleihen, Zurückge‑ ben, Historie anzeigen usw. Zugriff. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Versionsmanagement mit MS Word.

So sehen Sie sich den Inhalt eines Produkts an

Sie möchten sich nur kurz über den Inhalt einer Datei informieren? Dann genügt ein Doppelklick. Er hat dieselbe Wirkung wie die Funktion Ansehen. in-Step ® erzeugt in Ihrem Arbeitsbereich eine Kopie der letzten unter in-Step ® gespeicherten Version und öffnet sie gleich mit dem passenden Werkzeug – in diesem Fall ist das MS Word.

sie gleich mit dem passenden Werkzeug – in diesem Fall ist das MS Word. Ist das

Ist das die richtige Datei? Die Datei ansehen

sie gleich mit dem passenden Werkzeug – in diesem Fall ist das MS Word. Ist das

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Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren

Die Datei ist schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.

So bearbeiten Sie ein Produkt und erstellen eine neue Version

Muss die Datei weiter bearbeitet werden? Dann wählen Sie im Kontextmenü oder in der Symbolleiste Ausleihen. in-Step ® stellt Ihnen die aktuelle Version der Datei in Ihrem Arbeitsbereich zur Bearbeitung zur Verfügung. Noch schneller geht es mit Bearbeiten. Diese Funktion öffnet das Dokument gleich mit dem richtigen Werkzeug.

öffnet das Dokument gleich mit dem richtigen Werkzeug. Produkt bearbeiten Der Ausleihpfad, den in-Step ® hier

Produkt bearbeiten

Der Ausleihpfad, den in-Step ® hier standardmäßig verwendet, ergibt sich aus dem Arbeitsverzeichnis des Mitar- beiters und der hierarchischen Stellung des Produkts in der Produktbibliothek. Sie können diese Vorgabe für jeden Ordner und jede Datei individuell ändern: Öffnen Sie einfach den Eigenschaften-Dialog des betreffenden Produkts und geben Sie auf der Registerkarte Pfad das gewünschte Verzeichnis an.

Die überarbeitete Datei geben Sie über die entsprechende Schaltfläche dann wieder an in-Step ® zurück. in-Step ® legt dabei automatisch eine neue Version der Datei an.

Zwischengefragt

„Ist das Produkt noch ausgeliehen oder habe ich es schon zurückgegeben?“ Wenn man mit vielen Produkten um- geht, kann man schon mal die Orientierung verlieren, oder?

Nein: Kann man nicht. Jedes Produkt, das man selbst ausgeliehen hat, erkennt man auf den ersten Blick: Es wird in blauer Schrift dargestellt. Von anderen Projektmitarbeitern ausgeliehene Produkte werden dagegen durch rote Schrift kenntlich gemacht.

dargestellt. Von anderen Projektmitarbeitern ausgeliehene Produkte werden dagegen durch rote Schrift kenntlich gemacht. 60

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Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren

Und so signalisieren Sie das Ende der Bearbeitung

So oft der Bearbeiter will, kann er eine Datei editieren, zurückgeben und später erneut ausleihen. Das Produkt bleibt dabei im Zustand in Bearbeitung. Beim Zurückgeben erzeugt in-Step ® automatisch Revisionen der Datei, also Produktversionen, auf die der Bearbeiter gezielt zugreifen kann, wenn es ihm notwendig erscheint.

Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung fertig, gibt er das Produkt ein letztes Mal zurück und wählt in seinem Kon- textmenü oder in der Symbolleiste des Fensters die Aktion, die die Bearbeitung abschließt. Bei der Bearbeitung eines MS Word-Dokuments z.B. Fertig stellen.

Bearbeitung eines MS Word-Dokuments z.B. Fertig stellen . Produkt für fertig erklären Diese Aktion setzt den

Produkt für fertig erklären

Diese Aktion setzt den Zustand des Produkts auf fertig – und macht den Projektfortschritt für alle übrigen Projekt- mitarbeiter auf einen Blick sichtbar.

Sie können die Aktion übrigens auch gleich beim Zurückgeben auswählen:

Aktion übrigens auch gleich beim Zurückgeben auswählen: Ein Produkt zurückgeben und fertig stellen – hier direkt

Ein Produkt zurückgeben und fertig stellen – hier direkt aus MS Word heraus

gleich beim Zurückgeben auswählen: Ein Produkt zurückgeben und fertig stellen – hier direkt aus MS Word

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Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren

So holen Sie sich eine Kopie

Neben Ansehen und Bearbeiten wird Ihnen noch die Funktion Letzte Version holen angeboten.

Ihnen noch die Funktion Letzte Version holen angeboten. Eine Kopie der letzten Version anfordern Diese Funktion

Eine Kopie der letzten Version anfordern

Diese Funktion erzeugt lediglich eine lokale Kopie der aktuellen Version, die nicht der Versionskontrolle von in-Step ® untersteht. in-Step ® erwartet im Gegensatz zum Ausleihen daher auch keine Rückgabe eines neuen Standes des Dokuments.

So informieren Sie sich über die vorhandenen Versionen

Wenn Sie ein Produkt ausleihen, zurückgeben oder es seinen Zustand wechselt, schreibt in-Step ® die Produkthisto- rie fort – automatisch. Geben Sie ein Produkt verändert zurück erzeugt in-Step ® eine neue Version. Mit dem Kon- textmenübefehl Historie anzeigen verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick der vorhandenen Versionen.

dem Kon- textmenübefehl Historie anzeigen verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick der vorhandenen Versionen. 62

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Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren
Produkte bearbeiten und versionieren Die kurze Historie der Datei Projektziele.doc Anhand der Produkthistorie können Sie

Die kurze Historie der Datei Projektziele.doc

Anhand der Produkthistorie können Sie die Bearbeitung eines Produkts leicht im Detail verfolgen. Sie finden dort Informationen über die Art der Änderung, ihren Zeitpunkt und den für die Änderung verantwortlichen Projektmi- tarbeiter. Für jede einzelne Zeile der Produkthistorie können Sie darüber hinaus ein Kontextmenü öffnen, um sich z.B. die Eigenschaften der Datei bzw. des Ordners zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der mar- kierten Version zu holen.

der Datei bzw. des Ordners zum gewählten Zeitpunkt anzusehen oder eine Kopie der mar- kierten Version

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Unterschiede ermitteln
Unterschiede ermitteln

Unterschiede ermitteln

Was unterscheidet die lokale Kopie des Produkts von der letzten unter in-Step ® gespeicherten Version? Enthält das lokale Arbeitsverzeichnis wirklich die gleichen Daten, wie der Ordner unter in-Step ® ? Wodurch unterscheiden sich diese beiden Versionen eigentlich? Im Verlauf eines Projekts hat sich wohl jeder schon einmal mit einer dieser Fra- gen konfrontiert gesehen. in-Step ® unterstützt Sie mit den Funktionen Unterschiede anzeigen und Verzeichnis synchronisieren optimal bei ihrer Beantwortung.

So ermitteln Sie Unterschiede zwischen der lokalen Kopie eines Produkts und seiner aktuellen Version unter in-Step ®

Wenn Sie wissen möchten, ob bzw. welche Änderungen die lokale Kopie eines Produkts von der letzten unter in-Step ® gespeicherten Version unterscheidet, wählen Sie die Funktion Unterschiede anzeigen im Kontextmenü der betreffenden Datei. Für Word-Dokumente und alle textbasierten Produkte werden die Unterschiede farblich visualisiert.

Produkte werden die Unterschiede farblich visualisiert. Hier bleibt kein Unterschied verborgen Übrigens: Wird

Hier bleibt kein Unterschied verborgen

Übrigens: Wird Unterschiede anzeigen aus dem Kontextmenü eines Produkts vom Typ Bildschirmformular auf- gerufen, öffnet sich ein in-Step ® -eigener Dialog, in dem ggf. alle Unterschiede, die das Layout oder den Inhalt der beiden Versionen betreffen, in tabellarischer Form ausgewiesen werden.

Unterschiede, die das Layout oder den Inhalt der beiden Versionen betreffen, in tabellarischer Form ausgewiesen werden.

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Unterschiede ermitteln
Unterschiede ermitteln

Darüber hinaus ermöglicht diese Funktion den Vergleich von Code-Dateien, sofern ein Diff-Tool – z.B. Windiff von Microsoft – an Ihrem Arbeitsplatz installiert ist.

Und wenn die lokale Kopie mit der letzten Version unter in-Step ® übereinstimmt, erfahren Sie natürlich auch das.

So ermitteln Sie Unterschiede zwischen verschiedenen Versionen eines Produkts

Bestimmt ist Ihnen bereits aufgefallen, dass die Funktion Unterschiede anzeigen auch im Fenster der Produkthi- storie angeboten wird. Hier können Sie verschiedene Versionen, die Sie in in-Step ® abgelegt haben, miteinander vergleichen.

Und so wird es gemacht: Markieren Sie im Historie-Fenster bei gedrückter Strg-Taste die Versionen einer Datei, die Sie vergleichen möchten. Wählen Sie nun im Kontextmenü der Markierung oder in der Symbolleiste Unterschiede anzeigen. in-Step ® startet dann das für die Ermittlung und Kennzeichnung der Unterschiede „zuständige“ Werk- zeug.

Kennzeichnung der Unterschiede „zuständige“ Werk- zeug. Wenn Zwei sich unterscheiden, zeigt in-Step ® sofort,

Wenn Zwei sich unterscheiden, zeigt in-Step ® sofort, worin der Unterschied im Detail besteht

Und natürlich bleibt in-Step ® auch dann die Antwort nicht schuldig, wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen die lokale Kopie eines Produkts von einer in der Historie angezeigten Version unterscheiden, aktivieren Sie dazu Unterschiede anzeigen einfach im Kontextmenü der Version, die Sie mit der lokalen Kopie vergleichen möchten.

dazu Unterschiede anzeigen einfach im Kontextmenü der Version, die Sie mit der lokalen Kopie vergleichen möchten.

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Unterschiede ermitteln
Unterschiede ermitteln

So synchronisieren Sie Ihr Arbeitsverzeichnis mit dem korrespondierenden Ordner der Produktbibliothek

Wenn Sie wissen möchten, ob sich der Inhalt eines Ordners unter in-Step ® von dem des zugehörigen lokalen Ar- beitsverzeichnisses unterscheidet, wählen Sie die Funktion Verzeichnis synchronisieren in einer Produktsicht im Kontextmenü des betreffenden Ordners.

Sie erhalten ein Fenster, in dem die bestehenden Unterschiede sowohl farblich als auch durch ein kleines Symbol gekennzeichnet werden:

` Rot hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die sowohl unter in-Step ® als auch lokal vorhanden, aber nicht identisch sind.

` Grün hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur lokal, jedoch nicht unter in-Step ® vorhanden sind.

` Blau hinterlegt erscheinen Dateien und Ordner, die nur unter in-Step ® , jedoch nicht lokal vorhanden sind.

unter in-Step ® , jedoch nicht lokal vorhanden sind. Synchronisieren leicht gemacht: Das Kontextmenü hält stets

Synchronisieren leicht gemacht: Das Kontextmenü hält stets alle erforderlichen Funktionen bereit

vorhanden sind. Synchronisieren leicht gemacht: Das Kontextmenü hält stets alle erforderlichen Funktionen bereit 66

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Mit Produktvorlagen arbeiten
Mit Produktvorlagen arbeiten

Mit Produktvorlagen arbeiten

Aus dem Projekt-Template, das eine in-Step ® Edition mitbringt, kennt in-Step ® die Produkttypen, die im Verlauf eines Projekts entstehen. Mehr noch: Das Projekt-Template bringt für jeden Produkttyp auch gleich eine passende Vor- lage mit. Diese Produktmuster werden – genau wie alle anderen Projektergebnisse – zentral von in-Step ® verwaltet und versioniert. Damit ist von Projektbeginn an sichergestellt: Immer, wenn ein Mitarbeiter ein konkretes Produkt dieses Typs erstellt, wird automatisch die passende Vorlage verwendet.

Wie Sie die mitgelieferten Vorlagen – fast immer handelt es sich um strukturierte MS Word-Dokumente – anpassen können, wird im Abschnitt Das Layout der mitgelieferten Vorlagen ändern genau erklärt. Hier erfahren Sie, was Sie beachten müssen, wenn Sie eigene Vorlagen in Ihrem Projekt verwenden möchten. Oder einfach gesagt:

Wie Sie einem Produkt eine Vorlage mitgeben.

So fügen Sie Ihrem Projekt eigene Vorlagen hinzu

Die wenigsten Projekte beginnen bei Null. Haben Sie in Ihren Projekten bereits eigene Beschreibungsmuster für einen Produkttypen entwickelt? Sofern es die Art des Produkttyps erlaubt, können Sie das mitgelieferte Projekt- Template jederzeit um eine eigene Vorlagedatei oder einen vorstrukturierten Ordner ergänzen.

Vorlagedatei oder einen vorstrukturierten Ordner ergänzen. Ein Beispiel für eine Vorlage. Je mehr Sie in einer

Ein Beispiel für eine Vorlage. Je mehr Sie in einer Vorlage an Struktur und Layout vorgeben, umso weniger Arbeit haben später die Projektteams

Wenn Sie Ihre Vorlage erstellt haben, öffnen Sie in in-Step ® das Fenster der Vorlagen. Klicken Sie dazu in der in-Step ® -Leiste auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe des Projekt-Templates.

Klicken Sie dazu in der in-Step ® -Leiste auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe des

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Mit Produktvorlagen arbeiten
Mit Produktvorlagen arbeiten

Zwischengefragt

„An meinem Arbeitsplatz fehlen die Symbole für die Bearbeitung des Projekt-Templates. Ich bin doch Projektleiter, darf ich die Vorlagen nicht bearbeiten?“

Welche Gruppen und Symbole die in-Step ® -Leiste für Sie bereitstellt, hängt von Ihrer Rolle im Projekt ab. Standard- mäßig sieht in-Step ® nur ein einziges Teammitglied, den Administrator als Bearbeiter des Projekt-Templates vor:

Wenn Sie Änderungen an Vorlagen des Templates vornehmen möchten – dies gilt übrigens auch für Aktivitäts- und Produkttypen sowie Rollen – melden Sie sich einfach als Administrator an. Alternativ können Sie als System- bzw. Projektadministrator auch einfach den Inhalt der in-Step ® -Leiste anpassen und so auch anderen Mitarbeitern die Bearbeitung des Templates ermöglichen. Wie das geht, beschreibt der Abschnitt in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten.

der Abschnitt in-Step ® -Arbeitsplatz einrichten . Eine Vorlage aufnehmen Übernehmen Sie die Vorlage aus dem

Eine Vorlage aufnehmen

Übernehmen Sie die Vorlage aus dem Dateisystem nach in-Step ® mithilfe des Menüpunkts Neu/Datei. Sie finden ihn im Untermenü der Schaltfläche Neu, wenn Sie einen Ordner im Vorlagen-Verzeichnis markieren. Noch ein- facher geht es per Drag & Drop: Ziehen Sie einfach eine oder mehrere Vorlagen auf den Ordner, in dem Sie diese Vorlagen ablegen möchten. in-Step ® öffnet ein Dialogfeld. Setzen Sie darin den Zustand der Vorlage auf in Bearbei- tung oder fertig – je nachdem, ob Sie die Arbeit daran fortsetzen wollen.

So weisen Sie einem Produkttyp eine Vorlage zu

Danach müssen Sie die neue Vorlage nur noch dem Produkttyp zuordnen, für den Sie sie entwickelt haben. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps – am schnellsten geht das mit einem Doppelklick. Auf der Register- karte Allgemein finden Sie ganz unten das Kontrollkästchen Vorlage. Wenn Sie es anklicken, bietet in-Step ® Ihnen die vorhandenen Vorlagen zur Auswahl an.

Vorlage . Wenn Sie es anklicken, bietet in-Step ® Ihnen die vorhandenen Vorlagen zur Auswahl an.

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Mit Produktvorlagen arbeiten
Mit Produktvorlagen arbeiten
Mit Produktvorlagen arbeiten Vorlage für einen Produkttyp auswählen Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, trägt

Vorlage für einen Produkttyp auswählen

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, trägt in-Step ® den Namen der Vorlage in den Eigenschaften-Dialog des Produkttyps ein.

Wenn später ein Mitarbeiter ein Produkt dieses Typs anlegt, sorgt in-Step ® automatisch dafür, dass diese Vorlage verwendet wird. Durch diese musterbasierte Projektplanung gibt in-Step ® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller ans Ziel.

Projektplanung gibt in-Step ® dem ganzen Team Orientierung und führt Ihre Projekte schneller ans Ziel. 69

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Konfigurationen zusammenstellen
Konfigurationen zusammenstellen

Konfigurationen zusammenstellen

Alles was Sie über das Erstellen und Bearbeiten von Produkten wissen müssen, haben Sie in den vorangegangenen Abschnitten erfahren. Jetzt möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie Produkte mit in-Step ® in einer Konfiguration zusammenführen können.

Um die Projektergebnisse zu verwalten, hält in-Step ® über Versionskontrolle und Produkthistorie hinaus eine ganze Reihe von Funktionen bereit: So können Sie z.B. mit Produktreferenzen arbeiten oder über SCC-Referenzen auf Ergebnisse, die in anderen Konfigurationsmanagement-Systemen verwaltet werden, zugreifen. Und Sie können Baselines ziehen, also Produkte zu Konfigurationen zusammenfassen, die Sie jeweils mit einem eindeutigen Label versehen. Über die Produkthistorie haben Sie damit direkten Zugriff auf alle Elemente einer Konfiguration.

So arbeiten Sie mit Produktreferenzen

Sind alle Komponenten fertig und müssen nur noch integriert werden? Mit der Möglichkeit, Produktreferenzen anzulegen, bietet Ihnen in-Step ® einen einfachen und schnellen Weg, Produkte zusammenzuführen: Legen Sie nacheinander eine Referenz auf die fertigen Komponenten an.

Am einfachsten ist es, Referenzen per Drag & Drop bereitzustellen: Ziehen Sie einfach das gewünschte Produkt bzw. das komplette Verzeichnis mit der Maus in das in-Step ® -Verzeichnis, in dem Sie die Referenz anlegen wollen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie einfach den Befehl Interne Referenz anlegen wählen. Alternativ können Sie auch den Befehl Neu/Interne Referenz in der Symbolleiste oder im Kon- textmenü des betreffenden Ordners verwenden. in-Step ® öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizie- ren können.

öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizie- ren können. Eine Referenz per Drag &

Eine Referenz per Drag & Drop anlegen

öffnet einen Dialog, in dem Sie weitere Details spezifizie- ren können. Eine Referenz per Drag &