COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

Captulo

Distintas funciones de Costos

Analizaremos en este primer captulo los servicios concretos que Costos le presta a la empresa y de forma especial al empresario y/o ejecutivo. Tambin veremos las formas que puede y debe adoptar para adecuar su servicio a las distintas necesidades que debe satisfacer.
La presencia de Costos Control operativo Qu...? Dnde..? Cmo...? Circuitos administrativos Qu pasa con los gastos? Interpretacin econmica del negocio Cerca de la realidad Formas de presentarse Cmo los llevamos al producto? Pensamiento de inicio Gastos Presupuestados Volumen normal Tasa de Aplicacin Cmo se presenta en cada campo? La Mano de Obra Las dos apariciones Incorporamos los datos a la planilla Excel Resumen Actividades 16 18 18 19 20 22 24 24 25 27 28 29 29 32 33 34 35 36 47 48

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COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

LA PRESENCIA DE COSTOS
El estudio de Costos presenta dos perfiles claramente diferenciados, al observarse desde las funciones que debe cumplir en el esquema empresarial. Debe actuar como eficaz controlador en trminos operativos y ser una clara ayuda para la comprensin del negocio; ah nos quedan definidos en principio sus dos campos de accin: control operativo e intrprete econmico, segn se aprecia en el diagrama de la Figura 1.

Control

Interpretacin

Figura 1. Campos de accin.

Si bien es cierto que este trabajo tendr como principal objetivo explorar la segunda de las funciones mencionadas, haremos una escala inicial para recordar la necesaria integracin que precisa haber entre ambas. Estos campos de accin deben estar claramente vinculados a los efectos de lograr una imprescindible armona en la conduccin (Figura 2). Esta armona asegurar que aquello que se elabora en trminos de idea empresarial es lo que se est ejecutando y, en sentido inverso, descansar en el convencimiento de que el conocimiento de origen sobre la situacin de la empresa y su funcionamiento est construido en forma confiable.
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La presencia de Costos

Figura 2. Campos vinculados.

Difcil resulta imaginar que pase un da en el que no se asome la pregunta: qu cantidad necesito para cubrir cierto gasto? o qu pasara si subo o bajo un determinado precio? Y en todos estos interrogantes, a travs de estos permanentes interrogantes, Costos asegura su presencia y permanencia. Ahora bien, estas apariciones de Costos tienen la caracterstica de ser simples; el empresario elabora un concepto econmico rpido y preciso que no requiere saber cul es el nombre del costo que utiliza ni respetar un procedimiento determinado. Su intuicin lo gua por el camino correcto. Procuraremos en este trabajo aprovechar esa fresca, esa amigable y casi espontnea presencia de Costos para incorporarle un mecanismo tcnico que siga respetando esas ventajas. Uno de los principios que Costos debe cumplir es precisamente ser de simple manejo y comprensin, no olvidemos que lo preparamos para convertirlo en el tablero de comando de un vehculo que acostumbra viajar a altas velocidades y que debe, en algn momento, realizar bruscas maniobras. Por lo tanto, su mensaje debe ser a tiempo y efectivo. Continuemos entonces el camino, conociendo ms a fondo los dos campos de accin que hemos mencionado.
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Distintas funciones de Costos

Un punto a rescatar en este recorrido de inicio es la presencia natural que tiene Costos en las empresas y en los negocios. Qu significa esto? Que a diferencia de otras disciplinas de aplicacin y mas all de que tenga un responsable en el organigrama o una oficina especialmente asignada, siempre tiene un lugar asegurado en un mbito privilegiado: la mente del empresario.

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CONTROL OPERATIVO
En este campo Costos se nos muestra como una bisagra que, observando el escenario productivo, lo sigue y controla adoptando las prcticas y el idioma propio de este mbito, para posteriormente decodificarlo y trasladarlo en lenguaje contable.

Qu...? Dnde..?
Precisemos el alcance que le damos al trmino control y, sobre todo, fijemos el sujeto del mismo y el mbito en el que tiene lugar. En el rubro contable Bienes de Cambio (Materias Primas Produccin en Proceso Producto Terminado) encontramos su principal objetivo de control y, en la actividad fabril, en el ambiente productivo, su natural lugar de observacin. Ahora bien, qu representa la conjuncin de estos dos conceptos? Si aplicramos sobre ellos una supuesta suma, nos encontraramos con el proceso de generacin de riquezas que cuenta una empresa industrial. Bienes de Cambio + Produccin = Generacin de Riqueza Si bien es cierto que este proceso debe ser complementado y completado con otras actividades tambin generadoras de valor, como la comercializacin, la administracin, las finanzas, etc., encontramos la factibilidad de su construccin inicial en el proceso de transformacin (Figura 3).

HARINA

+
Generacin de Riqueza

Figura 3. Generacin de Riqueza.

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Control operativo

Cmo...?
Observemos el proceso de transformacin. ste se nos presenta con la secuencia (Figura 4):

Materias primas

Produccin en proceso

Productos terminados

Figura 4. Proceso de transformacin.

En este recorrido que hacen los Bienes de Cambio es donde se transforman e incorporan valor agregado. Cmo acompaa este trnsito Costos, cmo lo sigue para cumplir con la funcin que estamos describiendo, en el terreno productivo? Nos encontramos con mtodos que apoyan este seguimiento en una Orden de Produccin, que viaja acompaando la misma en todo el recorrido, en tanto que otros esperan el paso de la produccin por cada uno de sus procesos significativos. De esta forma, y a travs de una muy sinttica descripcin, reconocemos y distinguimos los sistemas de Costos por Orden de Produccin y por Proceso (Figura 5). Ahora bien, ms all de las particularidades, tanto sean de cada uno de los sistemas como tambin de las mencionadas caractersticas productivas, haremos un esquema global que nos permita representar el recorrido de los Bienes de Cambio, fijando los mecanismos de enlace de los que se vale Costos, para estar presente en l.
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Distintas funciones de Costos

Ah, entonces, aparece en toda su dimensin el concepto a cuidar, la preocupacin inicial y final de Costos: en principio, entender y, despus, ayudar a consolidar el proceso de generacin de riqueza.

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Depsito materias primas

Proceso de produccin

Consumo

Mano de obra

Orden de produccin

Producto terminado

Figura 5. Seguimiento de la produccin.

Tambin podemos imaginar la empresa como un compartimiento de cuatro paredes y sobre l estudiar este trnsito y observar los circuitos que lo integran:

Gastos necesarios?

Materias primas

PRODUCCIN

Producto terminado

Circuito de Recepcin

Circuito de Produccin

Circuito Costo Mercadera Vendida

Figura 6. Esquema de control.

Circuitos administrativos
Quedan expuestos los tres circuitos permanentes que nutren de informacin y una accin especial de control:
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Control operativo

Veamos el particular recorrido de cada circuito y sus caractersticas:

Territorio Operativo Desde
Material aprobado

Hasta El alta en el stock

La llegada a planta de la Materia Prima

Material rechazado

Su salida de planta

Figura 7. Circuito de Recepcin.

Las principales acciones de control que encontramos en este segmento estn referidas a las cantidades recibidas como as tambin a las simultneas o posteriores revisiones de calidad. En el siguiente segmento, tomamos para el ejemplo sistema por rdenes.
Observa las acciones que ocurren entre: Desde La liberacin de la orden de produccin Hasta La obtencin del producto terminado

Figura 8. Circuito de Produccin.

El control se ejerce sobre porcentajes de rendimiento, desperdicios, mermas y tiempos empleados, como as tambin el cumplimiento de las metas de calidad.
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Distintas funciones de Costos

Circuito de Recepcin Territorio Operativo Circuito de Produccin Circuito Costo Mercadera Vendida Enlace con el mercado

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Sigue los Bienes de Cambio Desde Hasta La aceptacin por el cliente Su ingreso al depsito de producto terminado Control del ingreso del producto rechazado

Figura 9. Circuito de Costo Mercadera Vendida.

La mayor accin de control en este ltimo tramo est dirigida bsicamente a las cantidades fsicas en existencia y tambin a las despachadas, sirviendo de puente efectivo y seguro al proceso de facturacin.

Qu pasa con los gastos?

Hagamos ahora un comentario sobre la visin crtica de Costos sobre los Gastos de Produccin. Esta visin crtica toma como parmetro de aceptacin la necesidad que el proceso productivo, en el nivel de produccin que se encuentra, tiene del Gasto Total y de cada tem integrante de ese total (Figura 10).

Produccin

Es necesario? ... Son necesarios?

Gastos

Figura 10. Esquema de control.

Nos encontramos con una de las dos N tan importantes y frecuentes en Costos: Necesario, siendo la otra que veremos ms adelante Normal. Ambas nos ayudan a definir y a precisar su concepto. Cerramos el anlisis de este campo con un diagrama de todo lo expresado (Figura 11).
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Control operativo

Campo de control

Llegada materia prima

No

Aprobacin Rechazo

Circuito de Recepcin

X Stock materia prima

Produccin

Desperdicio Merma

Circuito de Produccin

No

Control de calidad

X Stock producto terminado

Cliente

No

Aprobacin Rechazo

Circuito Costo Mercadera Vendida

X Factura
X = circuito no relevado

Figura 11. Gastos necesarios.

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Distintas funciones de Costos

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INTERPRETACIN ECONMICA DEL NEGOCIO

Vamos a ubicarnos en el otro de los campos mencionados, el campo desde el cual Costos debe interpretar a la empresa en trminos econmicos. Como acotacin de inicio, digamos que este campo puede ser tambin reconocido como de decisin, expresin con la cual nosotros lo mencionaremos en alguna oportunidad. Comenzaremos nuestro anlisis con una pregunta: a qu nos referimos, en forma concreta, al decir interpretacin econmica? Nos referimos a entender la empresa en su capacidad de generar utilidades, a instalar los mecanismos en trminos instrumentales y aplicar los conceptos que se requieren, en el campo del anlisis, para optimizar el funcionamiento empresario, en el cumplimiento de su principal objetivo. Si bien es cierto que cada empresa tiene particularidades que requieren anlisis especiales que respeten esta individualidad, hay patrones con validez general que nos aportan claridad y nos marcan un camino para llevar a cabo esta tarea. Para el cumplimiento de esta funcin, Costos requiere en principio elevarse en el terreno conceptual, convirtindose en un agudo y profundo analista de la empresa en torno a su capacidad de generar utilidades. Luego, y a los efectos de que este anlisis tenga efecto prctico, acostumbra estructurar el mismo, adoptando para su visualizacin la forma de un tablero de conduccin, que, a travs de sus indicadores, orienta sobre la direccin a seguir a la vez que alerta sobre los peligros a enfrentar. De esta forma, los distintos perfiles de la organizacin: Productivo, Comercial, Financiero, etc., sern medidos y revisados en forma continua y permanente. Costos se muestra en este rol y se manifiesta a travs de estas acciones como el ms fuerte y confiable orientador de conductas con que cuenta el empresario y/o ejecutivo para incorporar seguridad a la difcil tarea de conducir.

Cerca de la realidad
Debemos recordar en este punto lo ya expresado sobre el vnculo que debe existir entre este campo de carcter econmico y el mencionado precedentemente que apuntaba a acciones de control.
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Interpretacin econmica del negocio

Este rpido mecanismo de escritorio simplifica ni ms ni menos que la propia realidad, que es el sujeto inicial sobre el cual debemos proyectar, y an ms, sobre el que debemos mejorar. Esta informacin se convertir en un falso orientador de conductas que luego, en plena marcha, requerir imaginacin para amalgamar lo ocurrido con lo escrito, sembrar de dudas la conduccin, restando impulso y demorando las decisiones. Se requiere, en todas aquellas tareas de planificacin y de interpretacin de la empresa, comenzar fortaleciendo el cable a tierra que nos informa sobre la realidad del escenario empresario para, sobre ella, convenientemente medida, construir la visin superior de la empresa. Recordamos esta exigencia, en forma previa al abordaje que haremos de Costos como intrprete econmico (objetivo de este libro), para enfatizar el respeto que se requiere en el ejercicio del mismo sobre la interaccin con las acciones operativas y la certeza de la situacin real.

Formas de presentarse
En los dos campos ya tratados Costos se presenta de distinta forma. Esta diferencia se origina en su capacidad de adaptacin para satisfacer de la manera ms efectiva las necesidades que se plantean en cada uno de ellos. Qu es necesario modificar entre uno y otro campo para poder cumplir con las respectivas funciones? La modificacin se encuentra bsicamente en el tratamiento que se aplica a la masa de Gastos Fijos. En un caso sern parte del Costo y en otro, no. Veamos y recordemos con la Figura 12, ubicados en el campo de control, los elementos Materias primas que integran el Costo de Produccin.
Mano de obra directa Costos indirectos

Figura 12. Elementos que integran el Costo de Produccin.

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Distintas funciones de Costos

Es muy comn que nos encontremos en la prctica con atractivos estudios de planificacin estratgica o con definiciones sobre la propia realidad econmica de la empresa, que se sustentan en los supuestos Costos que deberamos tener, para concluir infiriendo sobre el resultado obtenido o el esperado.

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En el producto
El calificativo utilizado en el tercer elemento (indirectos) nos orienta, en principio, sobre el elemento distintivo que mencionramos; para afianzar esa distincin hagamos este breve anlisis: Si tenemos frente a nosotros un producto, cualquiera sea ste, la propia observacin de l nos ayuda a descubrir, podramos decir en forma directa, la Materia Prima que lo conforma. De la misma manera, aunque necesitamos un poco ms de imaginacin en nuestra observacin, podremos detectar la incorporacin de las horas de Mano de Obra que requiere su transformacin (ms adelante, haremos un comentario especial sobre este punto). Vale decir, los dos elementos mencionados en primer trmino se nos aparecen ms ntidos y ms claros a medida que nos acercamos al producto.

Fuera del producto

Pero qu ocurre cuando levantamos nuestra vista y observamos el ambiente productivo? Nos encontramos con un conjunto de cargos que la empresa debe asumir y que son necesarios para producir. Muy numerosos son los posibles integrantes de este conjunto. Slo mencionaremos algunos, a ttulo de ejemplo, para ubicarnos en el tema:

Sueldos y cargas sociales gerente Produccin. Sueldos y cargas sociales personal Depsito. Sueldos y cargas sociales personal Control Calidad. Mantenimiento. Energa. n maquinaria. n edificios. Ar Pruebas y ensayos. Gastos generales de fabricacin.

Figura 13. Gastos de Produccin que estn por fuera del producto.

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Cmo los llevamos al producto?

Los conceptos que hemos detallado no se nos muestran ms ntidos cuando nos acercamos al producto, no los descubrimos a travs de ellos. Estos conceptos en realidad guardan relacin, son ms fciles de ver en perodos de tiempo (por ejemplo, un mes). ste es, en la mayora de los casos, el medio del cual nos valemos para su comprensin total. En la prctica no es comn que nos refiramos a los sueldos de los capataces como un cargo unitario; ms bien nos planteamos cunto estamos teniendo de sueldos por mes. Ahora bien, conocido ya el distinto comportamiento de este tem, sepamos que para cumplir con su funcin de control, Costos necesita conocer lo que le corresponde a cada producto, a cada unidad de produccin, de la masa de Gastos que mencionamos, que est ms bien relacionada con perodos de tiempo. El cumplimiento, entre otros fines, de valuar el Inventario considerando en l nuestro esfuerzo ya realizado requiere este conocimiento.

CMO LOS LLEVAMOS AL PRODUCTO?

Bien, cmo hacemos para incorporar a cada producto? Reiteramos a cada unidad el cargo correspondiente por esos Gastos que no tienen relacin directa con l, que habamos visto que eran ms claros en su visin mensual (Figura 14).

Materias primas Directamente Producto ? Gastos Fijos mensuales

Mano de obra directa

Figura 14. Gastos Fijos.

Obviamente, vamos a tener que encontrar un mecanismo que nos permita distribuirlos entre todas las unidades producidas.
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Distintas funciones de Costos

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Corresponde en este punto hacer una aclaracin: el mecanismo ser mostrado en una apretadsima sntesis, lo que requerir una cuota adicional de atencin para su total comprensin. Para facilitar su seguimiento, este procedimiento ha sido segmentado, y mostraremos ya las estaciones por las que pasaremos:

Objetivo del procedimiento: Distribuir razonablemente los Gastos Fijos entre los productos.

Lo tratamos en este orden: Pensamiento de inicio: lo primero que se nos ocurre. Gastos Presupuestados: el normal. Los presentamos ubicados por Centros de Produccin y Centros de Servicio. Volumen normal: las unidades que podemos producir.

El m

n n se hace cargo de lo

Figura 15. Del gasto al producto.

Pensamiento de inicio
Lo primero que a uno se le ocurre es lo podramos dividir por las unidades fabricadas, pensando que encontramos una opcin vlida. Un breve razonamiento nos permitir ver que no lo es, a la vez que nos ayudar a encontrar el mecanismo adecuado. ste fue nuestro planteo:
Gastos totales Unidades producidas

= Cargo unitario

Figura 16. Cargo unitario.

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Cmo los llevamos al producto?

Veamos los dos conceptos incorporados.

Gastos Presupuestados
Varias son las preguntas que nos podemos hacer sobre el numerador de la relacin planteada: Todo ese gasto corresponde a este perodo? No faltar ninguno? Tiene relacin con el volumen producido? Con la respuesta a estas simples preguntas, encontraremos el mtodo para determinar exactamente este concepto.
Los que correspondan Presupuestamos Gasto por centro Se requiere que el gasto sea el necesario para la produccin esperada en el perodo. Por lo tanto, lo ms seguro es que trabajemos con un presupuesto de gastos que contemple las distintas apariciones y frecuencias del mismo y lo muestre en su incidencia mensual. Tambin sera muy til, para hacer ms efectiva su comprensin a la vez que comenzamos a acercar el gasto al producto, que este presupuesto sea definido abierto en los distintos centros existentes, estableciendo, adems, la diferencia entre los que son de produccin y aquellos que son de servicio.

Tabla 1. Utilizamos gastos presupuestados.

Conclusin: consideraremos como gastos del perodo el presupuesto necesario para la produccin esperada. El mismo tendr apertura en: Centros de Produccin y Centros de Servicio.

Volumen normal
Respecto del divisor de la frmula con la que diramos inicio este anlisis, las unidades producidas, que son en definitiva las que van a recibir estos cargos, tambin nos podemos formular algunas preguntas que nos orienten para una correcta determinacin: Estamos fabricando el nivel que nos permiten las posibilidades y recursos comprometidos? Todos los productos nos significan el mismo esfuerzo?
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Distintas funciones de Costos

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PRODUCIR - NO PRODUCIR Si fabricamos en trminos reales distintas cantidades que las previstas supongamos un menor nivel de produccin y, sobre stas, distribuimos el total del gasto, es obvio que les estamos atribuyendo un cargo mayor. Si lo pensamos un poco ms, les estamos recargando lo que correspondera a las unidades que no hicimos, y esto es un gravsimo error que no debemos cometer, nunca debemos confundir el costo de producir con el costo de no producir. Vale decir nunca se debe incorporar como costo la capacidad ociosa que una empresa puede tener; los productos que hemos fabricado no la necesitaron.

Por lo tanto, y como primera conclusin, el volumen de produccin que debemos considerar es el que esperamos obtener con el presupuesto. Este volumen de produccin lo conocemos como normal (Figura 17).

Figura 17. Costo de producir Capacidad ociosa.

Hagamos una breve reflexin sobre las consecuencias que tendra la incorporacin de Capacidad ociosa como cargo del producto. Si el empresario toma este Costo como referencia de su negocio lo habitual, podra pensar que los productos no dejan margen, pudiendo decidir operar a precios mayores, lo que probablemente disminuira an ms su capacidad ocupada. Pese a lo simple del ejemplo, observamos la orientacin equivocada que se hizo: deban buscarse ms unidades de venta y se sale a buscar mayores precios.

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Cmo los llevamos al producto?

El empresario acepta este gasto porque obtiene de l poder de transformacin; puede disponer de una cierta cantidad de capacidad productiva. En qu nos resultar ms preciso medir esta capacidad? Nuestro razonamiento nos contesta rpidamente en horas, seguramente ah est la medicin correcta; en horas de trabajo que, segn sea nuestra estructura productiva, nos resultar ms representativa que refleje el esfuerzo de nuestro personal (Horas Hombre) o la utilizacin de nuestro equipamiento (Horas Mquina). Ah encontramos nuestra segunda y ltima conclusin sobre el volumen; debemos expresarlo en un factor de produccin, pudiendo ser ste Horas Hombre u Horas Mquina.

La medimos
Veamos en un sencillo ejemplo de tres productos que utilizan capacidad medida en Horas Hombre cmo encontramos entonces este volumen:

Figura 18. Capacidad medida en Horas Hombre.

Ah encontramos la capacidad que da origen a nuestro gasto. Si queremos fabricar ese volumen de produccin, necesitamos esa cantidad de horas, lo que requiere por varios conceptos asumir un nivel de gasto.

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Distintas funciones de Costos

Ahora bien, este volumen normal en que lo vamos a expresar es vlido que lo hagamos en unidades? Cada una de ellas representa la misma cantidad de esfuerzo? Para medir lo que les corresponde del Gasto Total, podramos pensar: en funcin de qu tenemos este gasto?, por qu aceptamos este compromiso mensual?

Cmo mido la capacidad normal?

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El dato que hemos obtenido, el volumen de produccin esperado medido en lo que conocemos como un factor de produccin en este caso, la hora hombre se denomina Mdulo de Aplicacin (Figura 19).
Volumen de produccin esperado

x
Factor de produccin unitario

Figura 19. Mdulo de Aplicacin.

Tasa de Aplicacin
Para llegar al producto, slo nos resta combinar adecuadamente el presupuesto que hemos elaborado con el volumen de produccin como lo acabamos de medir, con lo que obtendremos un precio razonable para cada hora incorporada a los productos. Este precio, que en realidad se denomina Tasa de Aplicacin, es el vehculo que utilizaremos para trasladar razonablemente la parte correspondiente a cada producto del Gasto Total (Figura 20).
Presupuesto de Gastos Mdulo de Aplicacin

= Tasa de Aplicacin

Figura 20. Tasa de Aplicacin.

Con dicha tasa cerramos entonces este apartado que pretendi guiarnos en cmo llevar los gastos al producto. A continuacin, sintetizaremos los pasos que hemos dado por medio de un grfico (Figura 21).

Secuencia de obtencin
La secuencia para la obtencin de la tasa de aplicacin es: 1. Determinar Presupuesto mensual de Gastos. 2. Asignar por Centros de Produccin Centros de Servicio.
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Cmo se presenta en cada campo?

Tasa de Aplicacin Presupuesto mensual de Gastos

Centros de Produccin

Centros de Servicio

Centros de Produccin Gastos mensuales Mdulo de Aplicacin Factor de Produccin

Tasa de Aplicacin

Volumen Produccin Normal (por producto)

Figura 21. Sntesis de los pasos dados hasta el momento.

CMO SE PRESENTA EN CADA CAMPO?

La explicacin que hicimos en forma previa nos permitir definir ahora cmo se presenta Costos en el campo de control. Lo hace incorporando los tres
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Distintas funciones de Costos

3. Reasignar los Centros de Servicio en los Centros de Produccin (distribuirlos segn sea el uso que se haga de cada uno de ellos). 4. Determinar el Volumen de Produccin esperado (unidades por producto). 5. Definir el Mdulo de Aplicacin por Centro de produccin (unidades por Factor de produccin). 6. Obtenemos la Tasa de Aplicacin (por centro): presupuesto de gastos / mdulo de aplicacin.

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elementos que hemos mencionado: la Materia Prima y la Mano de Obra que incorporamos en forma directa y los Gastos que llegan, como hemos visto, a travs de un mecanismo indirecto, por lo que los reconocemos como Costos Indirectos de Fabricacin. En el campo de la interpretacin econmica, nos encontramos con una fuerte modificacin: slo se consideran Costos los elementos directos, en tanto que los Gastos sern considerados en su totalidad y asociados al perodo. No son incorporados al producto los cargos no directos.

La Mano de Obra
Haremos una reflexin sobre la Mano de Obra Directa, que si bien es cierto en el campo de control, debe formar parte del producto para facilitar mediciones de rendimiento sobre su uso; no se nos presenta tan claramente en su comportamiento cuando intentamos interpretar el real sentido de los negocios. Si nos resulta difcil imaginar una relacin directa entre un Sueldo, Salario o Jornal y una Unidad de Produccin considerando incluso la legislacin laboral vigente, ms difcil an se nos hace ver factible la reduccin de los mismos por haberse fabricado menos (por hora, por da) de lo previsto. Por esto, y privilegiando el sentido prctico que nos hemos propuesto, es que a los efectos de una correcta interpretacin econmica del negocio, consideramos la Mano de Obra, en ese campo, como un concepto indirecto, incorporado a la masa de los Gastos Fijos mensuales.
Control Materia prima Mano de obra directa Gastos fijos Decisin

Materia prima

Figura 22. Control y decisin.

Otros costos directos

En este examen nos hemos mantenido en el ambiente productivo, quedando entonces la Materia Prima como principal integrante del Costo.
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Cmo se presenta en cada campo?

En otros ambientes tambin podemos encontrar cargos asociados al producto, como, por ejemplo, las Comisiones que se pagan por la Venta.

Las dos apariciones

Veamos las dos apariciones analizadas en un sencillo ejemplo y el efecto que stas tienen en los respectivos Cuadros de Resultados:

Figura 23. Cuadros de Resultados.

Presupuesto Gastos mensuales: $ 33.000. La empresa opera con un solo Centro de Produccin. Los Gastos se distribuyen entre los productos por Hora Hombre. No consideramos otros Gastos Fijos. Para obtener el Costo Total nos falta aplicar los Gastos a los productos. Cunto corresponde por Hora Hombre? Para ello, seguimos la secuencia de obtencin: 1. Sacamos el Mdulo de Aplicacin:

Figura 24. Mdulo de Aplicacin.

2. Obtenemos la Tasa de Aplicacin:

Presupuesto de Gastos Mdulo de Aplicacin $ 33.000

11.000 HH

Figura 25. Tasa de Aplicacin.

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Distintas funciones de Costos

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3. Ahora podemos determinar el cargo unitario correspondiente a los Gastos:

Figura 26. Cargo unitario.

4. Por lo tanto, el Costo Total queda de esta forma:

Figura 27. Clculo de costo total unitario.

Hemos incorporado algunos datos con la intencin de que esta planilla ingresada en Excel nos permita haciendo una primera prctica calcular los Cuadros de Resultados en ambos campos. Incorporamos el dato de la Produccin y Venta Real (es la misma) a los efectos que veamos, en su comportamiento con lo previsto, si hemos operado con Capacidad ociosa (menos de lo previsto) o hemos tenido sobreproduccin. Qu haramos entonces? Menor Produccin que lo esperado: el monto resultante de las unidades no producidas por la MOD y la Tasa de Aplicacin se convierten en una prdida (Subaplicacin). Mayor Produccin que lo esperado: dem, pero se convierte en una utilidad (Sobreaplicacin).

INCORPORAMOS LOS DATOS A LA PLANILLA EXCEL

Excel es una plantilla electrnica de clculo, un programa que permite manejar en la computadora la informacin que habitualmente se maneja en plani-

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

llas. En las siguientes pginas veremos cmo incorporar los datos evaluados en este captulo dentro de una planilla. Para crear una nueva planilla, una vez iniciado el programa, debemos ir al men Archivo/Nuevo y seleccionar luego la opcin Libro en blanco. Veremos entonces en pantalla una hoja de clculo en blanco (Figura 28).

Figura 28. Hoja de clculo inicial en blanco.

Como vemos, la informacin est organizada en filas y columnas. Las columnas se designan por letras y las filas, con nmeros. Los casilleros de esta cuadrcula se denominan celdas. Teniendo en cuenta estas variables es que trabajaremos con las diferntes herramientas, funciones y frmulas que Excel nos provee. Probemos ahora ingresar en la planilla los datos referidos al clculo de Costos Unitarios para que Excel nos ayude en la visualizacin de los resultados. La idea de esta primera etapa es simplemente tomar contacto con la herramienta.

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Distintas funciones de Costos

COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

I Clculo de Costos Unitarios

PASO A PASO

Ingrese cada uno de los valores correspondientes al cuadro de resultados, comenzando por los ttulos (Producto, Materia Prima, etc.).

Pruebe modificar el aspecto de esta planilla. Lo primero ser cambiar el ancho de las columnas para que los textos de cada celda se muestren en forma completa. Ubique el puntero del mouse en la lnea que separa una columna de otra. El puntero se convierte en una doble flecha. Presione el botn del mouse y, sin soltarlo, muvalo hacia la derecha o a la izquierda para aumentar o disminuir el ancho. Finalmente suelte el botn.

Continuando con la esttica de la planilla, dibuje lneas divisorias de cada celda. Seleccione las celdas correspondientes y presione la opcin Bordes.

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

Agregue ahora la columna Horas totales. Para esto, seleccione la columna F y vaya al men Insertar/Columnas.

Luego de agregar el ttulo de la columna, aplique una frmula sencilla para la obtencin de las horas totales. Lo que tiene que hacer es escribir en la celda F2 una frmula que represente la expresin Volumen Normal Esperado X Hora Hombre unitario. En este caso ser =D2*E2. Presione la tecla ENTER.

Segn este primer ejemplo, podemos deducir que las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=) y que los trminos que intervienen en

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Distintas funciones de Costos

Tambin puede modificar la fuente de los ttulos de cada columna o convierta el texto en negrita. Finalmente, utilice la combinacin de teclas SHIFT + ENTER dentro de cada celda de texto, para dividir en dos o ms renglones el contenido de cada celda y angostar el ancho de las columnas.

COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

el clculo se indican por las coordenadas (columna + fila) de las celdas que contienen la informacin. Ahora aplique la frmula al resto de las celdas. Coloque el cursor sobre la celda que contiene la frmula que se va a extender (la celda F2) y apoye el puntero del mouse en el puntito cuadrado que se ubica en la esquina inferior derecha de la celda. Haga un clic y mantenga presionado el botn del mouse. Baje el mouse hasta la celda F4 y suelte el botn.

Slo resta indicar una ltima frmula para obtener el total de la columna. Ubique el cursor en la celda F5 y aplique la frmula =F2+F3+F4.

Para realizar este tipo de sumas ms extensas tambin se puede aplicar la frmula =SUMA(F2:F5) dentro de la celda F5. En este caso, se utiliza la funcin SUMA de Excel para obtener el resultado. A continuacin incluya el Presupuesto para gastos en una celda aparte, lo que permitir evaluar la Tasa de Aplicacin. Tambin cree la columna Tasa de Aplicacin.

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

A su vez, multiplique esto en cada caso por las horas unitarias, para obtener los Costos Indirectos de Fabricacin por producto (que se pueden incluir en una nueva columna, segn se muestra en la imagen).

Continuando con la planilla anterior, incluya una columna ms con la suma total de Materia Prima, Mdulo de Aplicacin y Costos Indirectos de Fabricacin.

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Distintas funciones de Costos

Finalmente realice la frmula correspondiente en cada celda, dividiendo el Horas Hombres por las Horas Totales.

COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

Ahora tambin podr agregar una nueva columna con el volumen real.

Como se ve en el ejemplo, el ttulo Volumen y el ttulo Clculo de costo total unitario ocupan visualmente ms de una celda. Para realizar esto seleccione, partiendo de la celda que contiene el titulo originalmente, las celdas que desea que este ttulo ocupe. Una vez sealadas, presione el botn Combinar y centrar, de la barra de herramientas.

Finalmente, guarde la planilla desde Archivo/Guardar como. Desde el men que aparece, indique la carpeta de destino de la planilla y un nombre para la misma.

Ahora obtenemos conforme con los datos obtenidos de los Costos Unitarios los Cuadros de Resultado que se corresponden con cada campo: Resultado Control/Resultado Decisin. Ambos resultados coinciden. Presentan diferencia solamente en cuanto al tratamiento de Costos y Gastos. Veamos ahora la formacin matemtica de los cuadros Control y Decisin.

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

Control n Volumen real V. Normal x (CIF + MOD) Resultado: Margen Gastos Fijos + Sobre Sub aplicacin Distintas funciones de Costos 43

Decisin Venta: : Costo Materia Prima x Unidades vendidas osto n Resultado: Margen Gastos Fijos

Figura 29. Control y Decisin.

I Cuadro de Resultado

PASO A PASO

El cuadro de resultado consta de 3 columnas, donde se detallar:

El nmero obtenido en la fila Venta de la columna Resultado Control es la suma del volumen real por el precio de venta de cada producto:

COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

En Resultado Decisin reitere el mismo valor, multiplicndolo por 1. El dato obtenido en la celda Costo Produccin surge de la suma del Costo Total de cada producto multiplicado por el Volumen Real.

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

El Margen es la resta en cada caso de la venta sobre el Costo de Produccin.

El siguiente dato (Sub-aplicacin) surge de multiplicar la suma del Costo Indirecto de Fabricacin y la Mano de Obra Directa de cada producto por la resta del Volumen Real y el Volumen Normal de cada producto.

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Distintas funciones de Costos

El valor obtenido en la celda Costo Produccin de la columna Resultado Decisin es la suma de la multiplicacin de la Materia Prima de cada producto por el Volumen Real.

COSTOS: CLCULO Y ANLISIS CON MICROSOFT EXCEL

Como mencionamos anteriormente, el Gasto Fijo surge de sumar la Mano de Obra Directa al Costo Indirecto de Fabricacin de la siguiente forma:

Finalmente, el Resultado Control es la suma del valor obtenido como Margen y la Sub-aplicacin, mientras que el Resultado Decisin son los Gastos Fijos restados al Margen.

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Incorporamos los datos a la planilla Excel

RESUMEN
Ubicamos la presencia de Costos en los dos campos en los que participa: Control e Interpretacin econmica. Una vez puesta de manifiesto la importancia de que estos dos campos estn vinculados, hicimos una breve descripcin del accionar de costos en el campo de control. En ella puntualizamos los circuitos administrativos de los que se vale para ejercer su funcin y tambin recordamos los elementos que forman el costo en este campo.

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Distintas funciones de Costos

En este captulo hicimos una presentacin inicial de Costos que lo muestra en un dibujo global, hasta profundizar en el armado de un Cuadro de Resultados desarrollado conforme sea el criterio de costos utilizado. Conocimos tambin algunas de las herramientas bsicas que Excel nos ofrece al momento de armar una planilla. Con esto dejamos cerrado el proceso de obtencin de Costos y su distintas formas de operacin en cada campo.

 ACTIVIDADES
1 Mencione los campos de la empresa en los que puede encontrar a costos. 4 Mencione los elementos integrantes del costo para su funcin de control. 5 Qu concepto limita el gasto para ser
Control

considerado costo? 6 Cules son los elementos integrantes del costo para su funcin de apoyo a las decisiones?
Interpretacin

Control Materia prima Mano de obra directa Gastos fijos

Decisin

2 Cules son los circuitos administrativos de los que se vale costos para cumplir su funcin de control? 3 En qu rubro contable encuentra costos su principal objetivo de control?

Materia prima

7 Qu no debe incorporar nunca el costo de producir? 8 Cmo se llega al Mdulo de Aplicacin?

Gastos necesarios?

Materias primas

PRODUCCIN

Producto terminado

9 Para qu se utiliza la Tasa de Aplicacin? 10 Qu representa la frase costos como orientador de conductas?

Circuito de Recepcin

Circuito de Produccin

Circuito Costo Mercadera Vendida

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