UNIDAD V ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE SOPORTE A LA INTELIGENCIA DE MERCADOS

Caso prctico final

M. en C. Mario Arturo Vilchis Rodrguez

CASO PRCTICO FINAL Estructura y diseo organizacional

POSEIDN S.A es una empresa fundada en 1978, que se dedica a la fabricacin y venta de artculos de plstico, de acuerdo a los pedidos que le realizan sus clientes. Sus clientes principales son fbricas de dulces y helados, embotelladoras de refrescos y fabricantes de cosmticos, ubicados en Montevideo y Canelones, que le compran envases para sus productos Tambin fabrica otros productos de plstico: tapas para calefones, precintos de seguridad, posavasos para regalos empresariales.

El proceso productivo implica la colocacin de la matriz (o sea, el molde) en una mquina y la inyeccin de la materia prima (distintos tipos de plstico), con lo cual se obtiene la pieza. Las piezas producidas son almacenadas en un depsito ubicado junto a la planta de produccin. La empresa dispone de cuatro mquinas que pueden ser utilizadas indistintamente con cualquiera de las matrices. Trabajan en la empresa 36 personas.

El Directorio de Poseidn S.A. est formado por Silvia, Sergio y Daniel Torres. Del Directorio dependen dos Gerencias: Produccin y Ventas.

De la Gerencia de Produccin, cuyo Gerente es Sergio Torres, dependen: Departamento Envases, a cargo de la fabricacin de envases, integrado por su jefe el Sr. Mauricio Bordoli y 6 operarios, Departamento Plsticos, a cargo de la fabricacin de los dems productos plsticos, integrado por un jefe, el Sr. Luis Polito y 3 operarios, Seccin Control de Calidad, integrada por un Jefe y dos auxiliares, cuya funcin es el control de la calidad de los productos fabricados por ambos Departamentos y
1

 Dos auxiliares de depsito.

De la Gerencia de Ventas, cuyo Gerente es Daniel Torres, dependen: Ocho vendedores encargados de visitar a los clientes y recoger los pedidos que stos formulan. Los vendedores estn altamente capacitados y conocen bien su tarea. Tres choferes encargados de ir a buscar la materia prima en el camin de la empresa y repartir las mercaderas producidas. Seccin Compras integrada por un jefe, Roberto Ayala y dos auxiliares, cuya funcin es realizar todas las compras de la empresa.

Del Directorio depende tambin la Seccin Contabilidad, integrada por un Jefe, Juana Alonso y dos Auxiliares, que tiene a su cargo las siguientes actividades: la realizacin de las registraciones contables, las cobranzas, la liquidacin de sueldos, los pagos, los trmites bancarios, el mantenimiento de las cuatro mquinas, pequeas reparaciones en el camin de la empresa y reparaciones menores en el local.

La liquidacin de impuestos y los pagos a los organismos del estado se realizan a travs de un contador externo, el Cr. Hefesto.

Hasta el ao 2002, la empresa daba ganancia. La crisis econmica de ese ao puso de manifiesto algunos problemas: no se dispona de informacin respecto a los costos de produccin, se otorgaba crdito a clientes sin analizar su capacidad de pago.

Afortunadamente, Daniel Torres obtuvo ese mismo ao un importante contrato de suministro de envases con una fbrica de dulce de leche, que comenz a exportar.

Gracias a este importante negocio, la empresa logr enfrentar la crisis y salir airosa de la misma. Dada la importancia que adquiri la fabricacin de envases de
2

plstico, se decidi, en ese momento, departamentalizar la Gerencia de Produccin, para garantizar una adecuada atencin al cliente. Hera S.A, la fbrica exportadora de dulce de leche, contina siendo el principal cliente de la empresa.

En febrero de este ao, no se pudo entregar a tiempo un pedido para Hera S.A. Nuevamente, Daniel Torres intervino para evitar la prdida del cliente, a pesar que la demora en la entrega de envases motiv una demora en su exportacin. En una agitada reunin de Directorio, los tres hermanos buscaron explicaciones a este problema. Encontraron que el pedido de envases de Hera se haba demorado porque Luis Polito, Jefe del Departamento Plsticos, haba ocupado la maquinaria en la fabricacin de precintos de seguridad. Algunos de los precintos fabricados se destinaron a formar stock, en previsin de los pedidos que esperaban hiciera una fbrica de garrafas en marzo.

Sergio indic que no era razonable utilizar las 4 mquinas para la elaboracin de precintos, ya que el proceso de limpieza de cada mquina ante un cambio de moldes era muy trabajoso. A menos que se trate de un pedido realmente grande, como es el caso de los envases que nos encarga Hera, lo razonable es utilizar una sola mquina. Si no, en el proceso de inyeccin de la materia prima y la posterior limpieza de cada una de las mquinas se desperdicia una cantidad importante de materia prima y los costos aumentan. Silvia manifest que no conoca los costos. Nosotros tenemos idea de cunta materia prima lleva, de cuntas horas debe estar encendida la mquina. Pero ese no es el costo real, no tomamos en cuenta desperdicios como los que tu dices que pasan y tampoco tomamos en cuenta los costos de administracin. Seguimos funcionando ahora igual que hace 20 aos, cuando solamente ramos 10 personas en la empresa, a pesar que el volumen de ventas se multiplic por diez. A su vez, Daniel expresaba No entiendo como Luis dispuso de las mquinas justo cuando se deba cumplir un pedido tan importante.
3

Sergio agreg que habitualmente cada uno de los Jefes haca su pedido de materias primas a la Seccin Compras y Roberto iba realizando las adquisiciones segn los pedidos recibidos. A veces eso implica que se compre la misma materia prima dos das seguidos, con la consiguiente prdida de descuentos y aumento en los gastos por ir a buscar la mercadera dos veces. Los choferes son otro tema a tener en cuenta - dijo Daniel- Con frecuencia sale uno con el camin a buscar materia prima sin siquiera avisarme y dejan los pedidos por entregar.

Yo tendra que estar siempre enterado de las rdenes que les da el Jefe de Compras. No puede ser que me entere cuando los clientes se quejan porque no recibieron su pedido!

Todos recordaron que el Cr. Hefesto le sealaba con frecuencia una gran cantidad de carencias en la empresa: la falta de procedimientos estandarizados, la falta de capacitacin tcnica de Juana y las dificultades con el sistema de computacin, cuya tecnologa era ya obsoleta. Decidieron solicitar su consejo y, como resultado, el Cr. Les dijo que deban iniciar un proceso de mejoramiento administrativo. Los procedimientos son inadecuados y el sistema de informacin, muy malo, pero lo ms grave son los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa.

El Cr. les inform que efectuara un relevamiento para estudiar y resolver los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa, a travs de un cuestionario que distribuira a los 36 integrantes de la plantilla. Luego de relevar la informacin present un informe con el diagnstico y las recomendaciones para la mejora de la estructura y la distribucin del trabajo e inici la implementacin de sus recomendaciones. El cuestionario que elabor es el siguiente:

CUESTIONARIO CONTESTE POR FAVOR EN HOJA APARTE NOMBRE: CARGO: EDAD: NOMBRE DE SU JEFE DIRECTO: NOMBRE DE SUS SUBORDINADOS DIRECTOS: DETALLE DE LAS TAREAS QUE REALIZA CULES SON LAS PRINCIPALES DECISIONES QUE TOMA SOLO? INTEGRA ALGN COMIT DE COORDINACIN? A QUIEN O QUIENES BRINDA ASESORAMIENTO? CULES SON LOS PRINCIPALES PROBLEMAS QUE ENFRENTA PARA REALIZAR SU TRABAJO

SE SOLICITA: 1. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Poseidn S.A. 2. ANALIZAR las fortalezas y los problemas de la estructura organizativa actual de la empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas. 3. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas determinadas en el punto anterior. 4. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud. formule en los aspectos estructurales. 5. ANALIZAR la metodologa utilizada por el Cr. Hefesto y EXPLICAR sus aciertos y errores con base a la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo estudiada en el curso. 6. EXPRESAR cules son las causas para el rediseo organizacional y EXPLICAR cul o cules son las que influyen en la situacin que atraviesa actualmente la empresa Poseidn S. A.

Fuentes de informacin www.ccee.edu.uy/ensenian/catoym/exarev/1rev_04.pdf