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UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI DIRECCIN GENERAL DE LABORATORIOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DIRECCIN GENERAL DE LABORATORIOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Gestin de compras

CDIGO: P-LB001 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de adquisicin de material anatmico

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Dotar los Laboratorios de Anatoma I y II con el material propicio para el desarrollo adecuado de las prcticas. El alcance de este procedimiento alcanza la adquisicin de material anatmico para la dotacin de los laboratorios de Anatoma Cadver: Cuerpo muerto. Rubro: Dinero destinado para un fin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD El Decano de la Facultad de Salud de la USC al ver la necesidad INICIO (suscitada por docentes o auxiliares) rganos solicita al DECANO R-LB016 Instituto de Medicina Legal el envo SOLICITUD de este material. MATERIAL En el caso de los cadveres estos son donados por los hospitales. El Instituto de Medicina Legal responde a la Solicitud positivamente RESPUESTA I El Hospital universitario o san juan PROPUESTA de Dios hacen saber la posibilidad de donar cadveres.
REVISIN MATERIAL

FACUTLAD DE SALUD

INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL HUV HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS DE ANATOMA

Un auxiliar del laboratorio debe ir a la institucin y revisar el cadver o los rganos y su documentacin, si es necesario el cuerpo se le notifica por escrito al Director de los Laboratorios para adquirirlo.

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1

CDIGO: P-LB001 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR DE LABORATORIOS

SOLICITUD RUBRO

El Director de Laboratorios procede a solicitar por escrito a Gerencia Administrativa el desembolso del rubro correspondiente al valor del transporte para la adquisicin del material.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SE RECIBE RUBRO

DIRECTOR DE LABORATORIOS
SE CONTRATA EL TRANSPORTE

El Director de Laboratorios recibe el rubro correspondiente y se procede a contratar el transporte que traer a las instalaciones de la Universidad el cuerpo.

ENTREGA DEL CUERPO AL LABORATORIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIO DE ANATOMA

R-LB036 R-LB037

REVISIN DE DOCUMENTACIN

FIN

Los auxiliares reciben el cuerpo y lo lleva al laboratorio de Anatoma y revisa la documentacin necesaria del cuerpo, debe tener licencia de inhumacin, copia de la epicrisis con nmero de Historia clnica y serial de notara, el cual ser utilizado para posibles reconocimientos, esta documentacin se archiva. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad. Se debe diligenciar el acta de recepcin de cadveres o de recepcin de rganos

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB002 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Embalsamado de cadveres

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener en adecuadas condiciones el material anatmico o cadveres para evitar su descomposicin. El alcance de de este procedimiento incluye las actividades a realizar para el mantenimiento de los cadveres sobre todo en lo que se refiere al embalsamado. Cadver: Cuerpo muerto. Embalsamar: Inyectar en los vasos sanguneos, ciertos lquidos para evitar la putrefaccin de un cuerpo muerto. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

3. Definiciones No UNIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

SE RECIBE EL CADAVER

El Auxiliar del Laboratorio de Anatoma recibe y revisa el estado del cadver.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LIMPIEZA DEL CUERPO

Se hace la limpieza del cadver: Se limpia, se lava con jabn en polvo, lmpido y agua.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

CORTE DE UAS Y ELIMINACIN DE VELLOSIDADES

Adems de la limpieza del cadver se cortan las uas y se elimina todo tipo de vellosidad

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1

CDIGO: P-LB002 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

DISECCIN EN FEMORAL

Se hace la diseccin en la arteria correspondiente.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

APLICACIN SOLUCIN

ALMACENAMIENTO EN PISCINA

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA FIN

El Auxiliar de Anatoma al embalsamar el cuerpo realizar la aplicacin del buferado tomando como base el peso corporal: Por cada 10 Kg se le debe aplicar 1.5 litros de solucin (70%H2O 25% Formaldehdo y 5% de Fenol) Se almacena en la piscina con un N de identificacin (pulsera o tobillera). El N del cadver corresponde con un nmero que se le coloca a los documentos que hace referencia al mismo. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

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FECHA DE EMISIN: Octubre 01 de 2004 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB003

REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Solicitud de inhumacin de cadveres

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Dar cristiana sepultura a aquellos cadveres que ya han cumplido su ciclo dentro del laboratorio de anatoma. El alcance de este procedimiento incluye lo referente a la metodologa para la inhumacin de los cadveres que ya deben ser enterrados, ya sea porque han cumplido el tiempo o porque ya no cuentan con las caractersticas necesarias para realizar las prcticas. Inhumacin: Enterrar un cadver. Rubro: Dinero destinado para un fin RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO

REVISIN ESTADO DE CADAVERES

Los auxiliares informan al coordinador cuales y cuantos cadveres se pueden enviar a inhumar.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO

R-LB017

SOLICITUD DE INHUMACIN

El Coordinador pasa por escrito Director de laboratorios la solicitud inhumacin de los cadveres con respectiva cotizacin, detallando cantidad y sus datos personales.

al de su la

SOLICITUD DE RUBRO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR DE LABORATORIOS
1

El Director de Laboratorios procede a solicitar a Gerencia Administrativa el rubro correspondiente al proceso de inhumacin de los cadveres.

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1

CDIGO: P-LB003

REVISIN: 01 PAGINA: 2 de 2

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENTE ADMINISTRATIVO
ENTREGA DE RUBRO

Gerencia Administrativa entrega el rubro correspondiente al proceso de inhumacin al Director de Laboratorios

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR DE LABORATORIOS COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO

RECIBE RUBRO

El Director de Laboratorios recibe el rubro correspondiente.

CONTRATACIN DE TRANSPORTE

El Coordinador de Laboratorios contrata el transporte que lleve los cadveres al cementerio.

LLEVAR CADAVERES A CEMENTERIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO

CERTIFICADO DE INHUMACIN

Los cadveres son llevados al cementerio para ser inhumados. Se debe realizar un listado describiendo cada uno de los cadveres enviados al cementerio, archivando dicho documento con el sello de recibido.
A

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB004 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de Piscina

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Realizar una adecuada limpieza de la piscina de cadveres para mantenerlos en buen estado. Este procedimiento cubre lo relacionado con la limpieza y mantenimiento de la piscina de cadveres. Formol: Disolucin acuosa al 40 por 100 de aldehdo frmico RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD La piscina se lava cada seis meses, pero el auxiliar de laboratorio la revisa peridicamente, si necesita mantenimiento se procede a realizrselo, si no es necesario se hace en la fecha determinada que es cada semestre.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA


SI

MANTENI MIENTO PISCINA

NO

MANTENMIENTO AL FIN DE SEMESTRE SACAR CADAVERES DE PISICINA

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

Para el mantenimiento de la piscina es necesario sacar los cadveres

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

VACIAR LA PISCINA

Se procede a vaciar la piscina


1

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1

CDIGO: P-LB004 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LAVADO DE PISCINA

La piscina debe ser lavada con jabn en polvo y un desinfectante lquido (ej. Hipoclorito).

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LLENADO DE PISCINA

La piscina es llenada en de espacio, de la siguiente manera: de tina de formol (la tina tiene 55 galones) 5 galones de cido fnico y agua. El Auxiliar debe colocar de nuevo los cadveres en la piscina. Este procedimiento debe realizarse entre todos los auxiliares. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

COLOCAR LOS CADAVERES EN LA PISCINA

DILIGENCIAR FORMATO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO ANATOMA

R-LB051 FIN

Diligenciar Formato de registro de mantenimiento de material anatmico y/o piscina.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB005 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de material anatmico

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones 4. Descripcin No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener en ptimas condiciones los cadveres del laboratorio de anatoma

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento incluye la forma de realizar el mantenimiento de los cadveres del laboratorio de anatoma. Hule: Tela pintada al leo y barnizada por un solo lado, que por su impermeabilidad tiene muchos usos. Buferado: Baar el cadver con agua, cido fnico, sal y formol. 4.1 Mantenimiento de cadveres RESPONSABLE FORMATO INICIO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

NO MANTENI MIENTO CADAVERES SI MANTENMIENTO CUANDO LO AMERITE

El mantenimiento de los cadveres se debe hacer tres veces por semana pero se hace un seguimiento peridico para que no vayan a tener hongos.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

DESTAPAR LOS CADAVERES

Para iniciar el mantenimiento de los cadveres se deben destapar. Las sabanas son lavadas con jabn en polvo y lmpido una vez por semana. Los hules son lavadas con solo agua y jabn. Una vez por semana las sabanas se deben colocar a hervir con agua y detergente.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LAVADO DE HULES Y SABANAS

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1

CDIGO: P-LB005 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

LAVADO DE CADAVER

Se realizar mantenimiento a los cuerpos con solucin salina 3 veces por semana y segn la necesidad se le aplicar Acido Fnico. Diligenciar Formato de registro de mantenimiento de material anatmico y/o piscina.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

R-LB051
DILIGENCIAR FORMATO

Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

FIN 4.2 Mantenimiento de rganos INICIO DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA
NO MANTENI MIENTO ORGANOS SI MANTENMIENTO CUANDO LO AMERITE

Hay que tener en cuenta que los rganos son guardados en una solucin (agua y formol) y son extrados cada vez que las clases lo requieren. Por lo anterior los rganos son revisados constantemente. El mantenimiento de los rganos se hace cada que estos lo ameriten.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

CAMBIAR AGUA Y FORMOL

Cuando es necesario realizar limpieza a los rganos se le cambia el agua y formol que son los lquidos en lo que estn contenidos.

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2

CDIGO: P-LB005

REVISIN: 02

PAGINA: 3 de 3

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LAVADO DE RECIPIENTE

Si se presentan hongos recipiente debe ser lavado

el

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

LAVADO DE ORGANOS

Los rganos son lavados con agua

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

APLICACIN BUFERADO

Se aplica al rgano el buferado (Agua, cido fnico y sal). Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

DILIGENCIAR FORMATO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA

R-LB051 FIN

Diligenciar Formato de registro de mantenimiento de material anatmico y/o piscina.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB006 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Control prcticas de Laboratorio de Anatoma.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Registrar el uso del laboratorio de anatoma y su material

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento se aplica al control de ingreso por parte de los estudiantes a prcticas de anatoma y uso de material. Material Anatmico: Partes del cuerpo humano que son utilizadas en prcticas para efectuar estudios y disecciones. Dotacin de Bioseguridad: Vestimenta adecuada para manipular material anatmico. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El Auxiliar organiza el material solicitado para la prctica en los mesones correspondientes y hace entrega al docente del material anatmico. Debe diligenciar el formato con el material entregado a estudiantes y docentes, para que quede registro de la prctica. El Auxiliar de Laboratorio de Anatoma es el encargado de verificar que las personas al ingresar tengan su bata, gorro, guantes, tapabocas y dems implementos exigidos y as puedan ingresar a realizar las prcticas y de mantener la disciplina dentro del laboratorio. De la misma manera debe exigir el cumplimiento de las normas generales y de Bioseguridad de la zona de laboratorios primer piso laboratorios de anatoma.

AUXILIAR DE DEPARTAMENTO LABORATORIO DE LABORATORIOS DE ANATOMA

R-LB032
ENTREGA DE MATERIAL ANATMICO

AUXILIAR DE DEPARTAMENTO LABORATORIO DE LABORATORIOS DE ANATOMA

INGRESO ESTUDIANTES

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1

CDIGO: P-LB006 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIO DE ANATOMA

EXIGIR DOTACIN DE BIOSEGURIDAD

El Auxiliar debe exigir a los practicantes su dotacin de bioseguridad mientras se encuentren dentro del laboratorio, este consiste en uniforme, bata, gorro, guantes, tapa boca.

ENTREGA DE MATERIAL

ESTUDIANTES FIN

Los estudiantes deben entregar el material en perfecto estado. De lo contrario se le notificar al director de programa para tomar medidas. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

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FECHA DE EMISIN: Febero 21 de 2007 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB007 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Emergencias laboratorios

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Ofrecer los primeros auxilios a aquella persona que presente un caso de emergencia dentro de los laboratorios Este procedimiento involucra las actividades necesarias para prestar primeros auxilios en caso de un accidente o emergencia. Primeros auxilios: Prestar ayuda en primera medida a una persona accidentada o en emergencia. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / AUXILIAR

LLEVAR A SERVICIO MEDICO

En caso de presentarse alguna emergencia dentro de los laboratorios, debe ser remitido inmediatamente al servicio medico de la universidad para la respectiva valoracin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / AUXILIAR

UTILIZAR BOTIQUIN

En caso de requerirse se darn primeros auxilios con los implementos que existan en el botiqun del almacn 1 y en el laboratorio de anatoma.

VALORACIN

BIENESTAR UNIVERSITARIO

SERVICIO MDICO FIN

En el servicio Mdico universitario se le prestarn los primeros auxilios y se valorar el nivel de gravedad del accidente. NOTA: En caso de presentarse una evacuacin debe seguirse el procedimiento elaborado por la unidad de Salud Ocupacional.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB008 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Inventario material anatmico

REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Controlar las existencias materiales de laboratorios 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento involucra la manera adecuada de realizar el inventario del almacn de partes anatmicas. Inventario: asiento de bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o entidad hecho con orden y precisin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

INICIO 1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR DE LABORATORIOS


CONTAR Y VERIFICAR EXISTENCIAS

El inventario de material anatmico se realiza cada 6 meses. El inventario se inicia haciendo un conteo y verificando las existencias segn planilla.

REGISTRO DE MATERIAL.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

R-LB028

Luego de realizar el conteo, se registran en los formatos el material anatmico los que han sido dados de baja y los que se han adquirido. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin Laboratorios

CDIGO: P-LB009 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de permisos para ingreso a laboratorio de anatoma

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Reglamentar el ingreso al laboratorio de anatoma. Especifica todo lo relacionado con el ingreso al laboratorio de anatoma. DGL: Direccin General de Laboratorios RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD Cualquier persona ajena a la Facultad de Salud y/o USC que desee ingresar al laboratorio de anatoma, deber solicitar un permiso especial a la DGL con previa sustentacin de las actividades a realizar al interior del laboratorio.

INICIO 1 INTERESADO
SOLICITUD INGRESO

SOCIALIZACIN REGLAMENTOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR

El Director General de Laboratorios da el VoBo de la visita. Nota: si se van a tomar fotos o hacer un video debe solicitar un permiso especial a la DGL que indica las normas que se tienen para realizar este tipo de actividades.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Planeacin Estratgica

CDIGO: P-LB010 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Socializacin de reglamentacin y normatividad.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Socializar a toda la comunidad usuaria de los laboratorios la normatividad que se encuentra vigente. Involucra todo lo necesario para proceder a socializar las normas y reglamentos de los laboratorios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

INICIO 1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS ASISTENTE


SOCIALIZACIN REGLAMENTOS

Los reglamentos correspondientes al Departamento de laboratorios sern socializados mediante pagina Web, carteleras, boletines etc.

CUMPLIMIENTO REGLAMENTOS

DOCENTES ESTUDIANTES

Los estudiantes y docentes usuarios de los laboratorios estn en la obligacin de cumplir con toda la normatividad que rige a los laboratorios FIN

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FECHA DE EMISIN: Octubre 01 de 2004 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB011 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 01

PROCEDIMIENTO: Realizar cortes a material anatmico

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Especificar los parmetros para realizar un corte con sierra Se aplica a todo corte que se realice a cualquier tipo de material anatmico con sierra. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

FACULTAD DE SALUD

DOCENTE
SOLICITUD DE CORTE

El docente le solicita al auxiliar elaborar un corte con sierra o segueta

DEPARTAMENTO AUXILIAR DE DE LABORATORIOS LABORATORIO

MONTAJE DE SIERRA

El auxiliar procede a realizar el montaje de la sierra o segueta

DEPARTAMENTO AUXILIAR DE DE LABORATORIOS LABORATORIO

INDICACIN TIPO DE CORTE

El docente le indica al auxiliar que tipo de corte necesita y este procede a realizarlo

DEPARTAMENTO AUXILIAR DE DE LABORATORIOS LABORATORIO

ENTREGA DE PIEZA

FIN

El auxiliar le entrega la pieza al docente para que sea utilizada en la prctica. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicio de Laboratorios

CDIGO: P-LB012 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prctica libre en Laboratorio de Anatoma

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Registrar el uso del laboratorio de anatoma y su material en prcticas libres.

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento se aplica al control de ingreso por parte de los estudiantes a prcticas libres de anatoma y uso de material. Material Anatmico: Partes del cuerpo humano que son utilizadas en prcticas para efectuar estudios y disecciones. Dotacin de Bioseguridad: Vestimenta adecuada para manipular material anatmico. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

ESTUDIANTE
LLEGADA ESTUDIANTE

El estudiante llega a la hora estipulada por los auxiliares para hacer prctica libre.

DEPARTAMENTO AUXILIAR DE DE LABORATORIOS LABORATORIO

VERIFICACIN BIOSEGURIDAD

DEPARTAMENTO AUXILIAR DE DE LABORATORIOS LABORATORIO

R-LB032

ENTREGA DE MATERIAL

El auxiliar supervisa la prctica libre y que todos los estudiantes cuenten con la dotacin de bioseguridad (bata, gorro, guantes etc.) y se permite el ingreso al laboratorio El auxiliar facilita el material anatmico solicitado por los estudiantes (rganos y cadveres) para su correspondiente repaso y diligencia formato de prctica libre. El auxiliar controla la disciplina de los estudiantes y recibe el material en las mismas condiciones que fue entregado Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.

AUXILIAR DE DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS LABORATORIO

DEVOLUCIN DE MATERIAL

FIN

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Promocin y Mercadeo

CDIGO: P-LB013 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Promocin de Laboratorios y Venta de servicios

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: ASISTENTE LABS. APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN INVESTIGACIN GENERAL LABORATORIOS Ofrecer a toda la comunidad un portafolio adecuado de servicios y obtener rentabilidad de los laboratorios. Involucra los mecanismos de mercadeo de laboratorios y venta de servicios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El asistente de laboratorios elabora la base de datos de las instituciones educativas oficiales y privadas a las cuales se le puede ofrecer el servicio de laboratorios

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE
ELABORACIN BASE DE DATOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE

LLAMADAS A INSTITUCIONES

Se procede a llamar a las instituciones para ofrecer los diferentes servicios de los laboratorios.

ENVIO CORRESPONDENCIA

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE

Se enva correspondencia con el portafolio de servicios y facilidades de pago.

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1 4 INTERESADO
SOLICITUD A

CDIGO: P-LB013 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

El interesado debe manifestar a la Direccin de Laboratorios, el inters de utilizar un laboratorio determinado. Se debe indicar fecha(s) y hora(s) (horario) en que se van a realizar la(s) prctica(s) como tambin equipos, materiales y nmero de estudiantes.

RECEPCIN Y REVISIN SOLICITUD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ ASISTENTE LABORATORIOS

VERIFICA DISPONIBILIDAD DISPONI BLE SI SUGIERE OTRO HORARIO

NO

Se revisa la solicitud, que materiales y equipos estn solicitando; se confronta el horario sugerido por el interesado con el horario de clases programado del semestre, para verificar la disponibilidad del laboratorio. Si el laboratorio esta DISPONIBLE se procede al arrendamiento, si NO se le sugiere otro horario.

ELABORACIN CONTRATO

DEPARTAMENTO JURIDICO

DIRECTOR DEPARTAMENTO JURIDICO

Con el VoBo del Director de los Laboratorios, se solicita al jefe del Departamento Jurdico de la Universidad, la elaboracin del Contrato de Arrendamiento.

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2 7 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS ASISTENTE
DATOS PARA CONTRATO

CDIGO: P-LB013 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

Se envan los datos y documentacin al Departamento Jurdico acompaado de un Memorando Interno para la elaboracin del contrato, especificando el valor, fechas, y nmero de estudiantes.

DEPARTAMENTO JURIDICO

ELABORACIN CONTRATO

El Departamento Jurdico elabora el contrato y lo enva a gerencia Administrativa para su respectiva revisin

GERENCIA ADMINISTRATIVA

REVISIN CONTRATO

La gerencia Administrativa revisa el contrato y lo enva con VoBo a la Direccin de Laboratorios.

10

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE

FIRMA DE CONTRATO

El asistente de laboratorios revisa el contrato y procede a hacerlo firmar el contrato por parte de la institucin interesada (representante legal).

11

RECTORIA

RECTOR

FIRMA RECTOR

Se lleva el contrato a Rectora por la Firma del Rector.

12

CLIENTE

ENTREGA COPIA CONTRATO

Se procede a entregar copia de contrato al cliente.

13

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COPIA CONTRATO

ASISTENTE FIN

Se guarda una copia del contrato en el archivo junto con el recibo original de pago por el monto de lo pactado en el contrato.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Planeacin Estratgica

CDIGO: P-LB014 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Distribucin de horarios de prcticas de docencia

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Describir la metodologa para la distribucin de los horarios de prcticas.

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento define la manera de realizar la distribucin de los horarios de prcticas en los diferentes laboratorios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DIRECCIN DE PROGRAMA

SECRETARIO ACADMICO

PRESENTAR PROGRAMACIN

Los Secretarios Acadmicos hacen llegar a mas tardar quince das antes de iniciar cada semestre la programacin de sus clases prcticas.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ SUPERVISOR

DISTRIBUCIN HORARIOS

El Coordinador o supervisor de la zona de laboratorios correspondiente procede a realizar la distribucin segn informacin suministrada por los directores de programa.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ SUPERVISOR

R-LB029

FORMATO DE PROGRAMACIN DE PRCTICAS

Se anota la distribucin en el formato correspondiente a programacin de prcticas.

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1

CDIGO: P-LB014 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ SUPERVISOR
SI

DISPONIBILI DAD

NO

SUGIERE OTRO HORARIO

Verifica que no se crucen los horarios de prcticas, si el horario solicitado ya se encuentra ocupado le sugiere al docente o persona encargada de los horarios otro y este en conjunto con el coordinador o supervisor debe establecer el horario mas conveniente.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicios de laboratorios

CDIGO: P-LB015 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prstamo de material y/o equipos para prcticas programadas de laboratorio (primer y segundo piso)

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos CMUNO: Software para el control de inventario. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ESTUDIANTES O PROFESORES R-LB018 R-LB019

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

FORMATO SOLICITUD MATERIAL A

ACTIVIDAD Para cada prctica de laboratorios, el estudiante o en su defecto el docente, debe diligenciar ante el encargado del almacn de laboratorios del primer piso el formato de solicitud de material, el cual contiene datos como: fecha y hora de la prctica nombre del docente, programa, titulo de la prctica y descripcin y cantidad de material. Este pedido tiene que ser diligenciado antes de 24 horas.
NO

REVISION FORMATO PEDIDO 24 H

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

SI SE ENTREGA MATERIAL 1

NO SE ENTREGA MATERIAL

Revisa el legajador donde se encuentran los formatos diligenciados, observa que prcticas de laboratorio estn por realizarse; procede a montar los elementos y/o equipos que han pedido con anticipacin, si el material no es pedido con veinticuatro (24) horas de anterioridad, no se le puede suministrar.

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1

CDIGO: P-LB015 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

ESTUDIANTES O DOCENTE

R-LB019
A

FORMATO SOLICITUD REACTIVOS CMUNO VERIFICA Y REVISA MATERIAL

El docente al iniciar la prctica firma el formato donde est incluido la cantidad de reactivos que va a utilizar en la prctica, para realizar su posterior descargue en el sistema CMUNO y dicho formato se archiva. Verifica y revisa que los elementos y/o materiales que les fue entregado estn en perfecto estado. Descarga en el formato de pedido el material adicional que le va pidiendo el estudiante. Al trmino de cada prctica, el estudiante se ve en la obligacin de devolver los materiales y/o equipos que le fueron suministrados. Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio, si NO el estudiante deber diligenciar un formato de deudas. el auxiliar debe revisar los equipos y que el laboratorio haya quedado en completo orden en presencia del docente.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

DESCARGA PEDIDO ADICIONAL

ESTUDIANTE

DEVOLUCION MATERIAL

REVISA EL EQUIPO Y LABORATORIO NO

EN ORDEN

SI

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS
2

MATERIAL O EQUIPO DAADO

GUARDA EL EQUIPO

FIN

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2

CDIGO: P-LB015 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

FORMATO DEUDAS

ESTUDIANTE

R-LB026
A

El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante cancele la deuda.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB016 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Mantenimiento preventivo

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de laboratorio. Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento de todos los equipos de laboratorio Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que los equipos funcionen correctamente. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO Elaborar el programa de Mantenimiento Preventivo de los equipos, teniendo en cuenta la prestacin de servicios solicitados o proyectados.

CONTRATISTA
ELABORAR PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR/ AUXILIAR

SOLICITAR REVISIN

R-LB021

Solicitar la Visita de revisin por parte de personal calificado, una vez se acerquen las fechas programadas.

EJECUTAR MANTENIMIENTO

CONTRATISTA 1

Ejecutar el mantenimiento programado

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1 4 CONTRATISTA
REPORTAR NOVEDADES

CDIGO: P-LB016 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

Reportar las novedades encontradas y los ajustes realizados

CONTRATISTA

IDENTIFICAR REPUESTOS

Identificar los repuestos necesarios para cambio en caso de ser necesario

CONTRATISTA

SOLICITAR COMPRA DE REPUESTOS

Solicitar la compra de repuestos, ejecutando el Procedimiento de Compras.

CONTRATISTA

INSTALACIN DE REPUESTOS

Realizar la instalacin de repuestos

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR / COORDINADOR / SUPERVISOR

ENSAYO EQUIPO EN REPARACIN

Ensayo del equipo despus de la reparacin

FORMATO DE MANTENIMIENTO

10

CONTRATISTA

Registrar el mantenimiento realizado en el formato en la hoja de vida de cada equipo manejados por la empresa contratista.

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2 11 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR
COLOCAR EN FUNCIONAMIENTO EQUIPO

CDIGO: P-LB016 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

Colocar en funcionamiento el equipo e informar al Coordinador o supervisor para tener en cuenta la programacin de los servicios.

PRESENTACIN DE REPORTE Y/O FICHAS DE MANTENIMIENTO

12

CONTRATISTA FIN

La empresa contratista a final del mes entrega a la Direccin General de Laboratorios el informe de mantenimiento realizado o en su defecto la ficha de cada uno de los mismos.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB017 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Mantenimiento de planta Fsica

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento preventivo y correctivo para la estructura fsica de laboratorios. Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento de todos las locaciones de laboratorios Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que las locaciones estn en perfectas condiciones. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

COORDINADOR / DEPARTAMENTO SUPERVISOR / DE LABORATORIOS AUXILIAR

R-LB021

SOLICITUD MANTENIMIENTO

Se solicita el mantenimiento a los laboratorios al departamento de servicios generales, ya sea elctrico, mampostera, hidrulico etc.

MANTENIMIENTO LABORATORIOS

SERVICIOS GENERALES

FIN

Los empleados de servicios generales proceden a realizar el mantenimiento de los laboratorios o las reas donde se requiera. Es deber del Departamento de Servicios generales llevar un reporte de los mantenimientos ejecutados.

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB018 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Esterilizacin de Material Microbiolgico

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Esterilizar los elementos con microbios mediante el uso de autoclave Cubre todo el proceso de estilizacin de elementos con microbios.

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Autoclave: Aparato que sirve para esterilizar objetos y sustancias situados en su interior, por medio de vapor y altas temperaturas RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El personal que realizar la esterilizacin deber portar la indumentaria necesaria (proteccin visual, tapabocas, guantes, bata). Se selecciona el material (por lo general medios de cultivo) a descartar.

DEPARTAMENTO COORDINADOR / DE LABORATORIOS AUXILIAR

SELECCIN DE MATERIAL

INTRODUCIR EN AUTOCLAVE

COORDINADOR / DEPARTAMENTO AUXILIAR DE LABORATORIOS

Introducir el contenido en autoclave y seguir protocolo de autoclave.

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1 3 DEPARTAMENTO COORDINADOR / DE LABORATORIOS AUXILIAR

CDIGO: P-LB018

REVISIN: 02

PAGINA: 2 de 2

BOLSA ROJA

El contenido se introduce en una bolsa color rojo.

DEPARTAMENTO COORDINADOR / DE LABORATORIOS AUXILIAR

RUTA HOSPITALARIA

Enviar a Ruta Hospitalaria. FIN

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB019 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 03

PROCEDIMIENTO: Inventario almacn primer piso

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar las existencias y estado de equipos y materiales de laboratorios

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

Este procedimiento involucra la manera adecuada de realizar el inventario del almacn. Inventario: asiento de bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o entidad hecho con orden y precisin. Reactivo: sustancia empleada para descubrir o valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD El inventario debe realizarse mnimo cada 6 meses, en poca de exmenes finales o INICIO de vacaciones de los estudiantes, el primer paso es realizar el conteo general de materiales y reactivos, estos deben ser COORDINADOR pesados al clculo por un valor CONTEO DE aproximado esto se hace debido a que son LABORATORIOS MATERIALES Y REACTIVOS PRIMER Y reactivos qumicos txicos, combustibles, comburentes, inflamables etc. SEGUNDO PISO Y AUXILIARES El conteo debe ser realizado doble para realizar un paralelo y evitar posibles errores. Se compara con listado emitido por contabilidad que incluye las cantidades existentes a un corte determinado COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO Y AUXILIARES
INFORME A 1

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

Se entrega dicho informe a contabilidad y auditoria interna y se guarda una copia.

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1

CDIGO: P-LB019 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 03

AUDITORIA INTERNA
ARQUEO POR PARTE DE AUDITORIA

El departamento de Auditoria Interna realiza el arqueo correspondiente a la informacin suministrada y adems hace visitas semestrales para confrontar la informacin que se encuentra en el sistema de CMUNO. El Coordinador solicita a auditoria dar de baja aquellos materiales y reactivos que no sirven, auditoria debe solicitar permiso a Gerencia Administrativa. En caso de ser equipos los que se dan de baja se debe solicitar autorizacin tambin a Auditoria Interna y Gerencia Administrativa para despus pasar a la unidad de activos fijos para sacar esos equipos del sistema.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO

DAR DE BAJA MATERIAL Y REACTIVOS DAADOS

R-LB040

FIN

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Servicios de Laboratorios

CDIGO: P-LB020 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 03

PROCEDIMIENTO: Prstamo de material y/o equipos para prcticas de laboratorio Tercer y Cuarto piso.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: ASISTENTE LAB. DIRECCIN INVESTIGACION Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ESTUDIANTES O PROFESORES

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD Para cada prctica de laboratorios, el estudiante o en su defecto el docente, debe diligenciar ante el encargado del almacn de laboratorios el formato de solicitud de material, el cual contiene datos como: fecha y hora de la prctica nombre del docente, programa, titulo de la prctica y descripcin y cantidad de material.

R-LB018

FORMATO SOLICITUD MATERIAL A

REVISION FORMATO SI

PEDIDO

NO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

SE ENTREGA MATERIAL

NO SE ENTREGA MATERIAL

Revisa el legajador donde se encuentran los formatos diligenciados, observa que prcticas de laboratorio estn por realizarse; procede a montar los elementos y/o equipos que han pedido con anticipacin,

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1

CDIGO: P-LB020 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 03

ESTUDIANTE

VERIFICA Y REVISA MATERIAL

Verifica y revisa que los elementos y/o materiales que les fue entregado estn en perfecto estado.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

DESCARGA PEDIDO ADICIONAL

Descarga en el formato de pedido el material adicional que le va pidiendo el estudiante. Al trmino de cada prctica, el estudiante se ve en la obligacin de devolver los materiales y/o equipos que le fueron administrados.

ESTUDIANTE

DEVOLUCION MATERIAL

REVISA EL EQUIPO NO EN ORDEN SI

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

MATERIAL O EQUIPO DAADO

GUARDA EL EQUIPO

Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio, si NO el estudiante deber diligenciar un formato de deudas.

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2

CDIGO: P-LB020 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 03

FORMATO DEUDAS

ESTUDIANTES

R-LB026
A

El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante no cancele la deuda.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicios de Laboratorios

CDIGO: P-LB021 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prstamo de material y/o equipos a estudiantes (prcticas libres)

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

ESTUDIANTE
SOLICITUD

El estudiante de manera verbal o escrita, solicita los materiales y/o equipos que va a utilizar en determinada prctica libre.

REVISA EXISTENCIA

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

DISPONI BILIDAD

Atendiendo la solicitud, el auxiliar revisa la existencia de lo pedido. Se pueden dar dos NO casos: EXISTE 1. Si el material y/o equipo existe en stock y se encuentra disponible, se revisa el estado en que se encuentra, se presta al SI SIN estudiante, exigindole a este el carnet. EXISTENCIA Se registra el prstamo en el formato de prstamo de material. NO
NO SE PRESTA

SI 1

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1

CDIGO: P-LB021 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

R-LB032

REVISA EQUIPO O MATERIAL

El Auxiliar de laboratorio entrega el material, recibe el carnet y diligencia el formato de prstamo.


PRESENTA CARNET

FORMATO PRESTAMO

ESTUDIANTE

VERIFICA Y REVISA MATERIAL

Al recibir el material y/o equipo el estudiante revisa que lo que le fue entregado se encuentre en perfectas condiciones.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

DESCARGA PEDIDO ADICIONAL

Descarga en el formato de pedido el material adicional que le va pidiendo el estudiante.

DEVOLUCION MATERIAL

ESTUDIANTE

Al trmino de cada prctica, el estudiante debe regresar los materiales y/o equipos que le fueron suministrados.

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2

CDIGO: P-LB021 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

REVISA EL EQUIPO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

NO

EN ORDEN

SI

MATERIAL O EQUIPO DAADO

GUARDA EL EQUIPO

Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio y devolucin del Carn, si el estudiante deber NO diligenciar un formato de deudas.

FORMATO DEUDAS A

ESTUDIANTE

R-LB026

FIN

El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante cancele la deuda.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicios de Laboratorios

CDIGO: P-LB022 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Reserva de Laboratorios

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Prestar un buen servicio de prstamo de laboratorios, mediante organizacin acorde de horarios. Alcanza todo lo relacionado con las solicitudes de reserva de laboratorios por docentes y estudiantes RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El estudiante o docente debe describir que materiales y/o equipos va a utilizar; o tambin puede solicitar la reserva de un laboratorio en especfico diligenciando el formato de reserva de laboratorios. En el caso de que la prctica sea de qumica deber tener una autorizacin del docente.

ESTUDIANTE

R-LB018

SOLICITUD ESCRITA O VERBAL A

VERIFICA DISPONIBILIDAD SUGIERE OTRO HORARIO DISPO NIBLE SI QUEDA RESERVADO NO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR DE LABORATORIOS

Con el formato diligenciado, se verifica la disponibilidad del laboratorio, si el laboratorio esta disponible se le presta para que trabaje en su prctica libre, si no se le sugiere otro horario. Si la solicitud es de manera escrita tambin se verificara la disponibilidad del laboratorio, confrontndolo con el horario de clases programado. Si el laboratorio esta DISPONIBLE para la fecha de solicitud, queda reservado, si NO se le sugiere otro horario.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB023 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Mantenimiento correctivo

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento correctivo para los equipos de laboratorio.

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento correctivo de los equipos de laboratorio Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que los equipos funcionen correctamente. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ AUXILIAR

DETECTAR LA FALLA EN EL EQUIPO

Detectar la falla en el equipo, al no poder ejecutar correctamente una operacin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ AUXILIAR

R-LB021

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

Solicitar la Visita de Revisin por parte de personal calificado de la empresa o rea de mantenimiento de mantenimiento.

REALIZAR VISITA

CONTRATISTA 1

Realizar la visita para diagnosticar y reparar el equipo en cuestin.

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1 4 CONTRATISTA
NECESIDAD DE REPUESTOS

CDIGO: P-LB023 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

Definir la necesidad de repuestos, si es necesario el cambio de piezas o mecanismos.

CONTRATISTA

SOLICITAR COMPRA DE REPUESTOS

Solicitar la compra de repuestos, ejecutando el Procedimiento de Compras.

CONTRATISTA

ISNTALACIN DE REPUESTOS

Realizar la instalacin de repuestos

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR / COORDINADOR / SUPERVISOR

ENSAYO EQUIPO EN REPARACIN

Ensayo del equipo despus de reparado

HOJA DE VIDA EQUIPO

CONTRATISTA

Registrar el mantenimiento realizado en el formato en la hoja de vida de cada equipo manejados por la empresa contratista.

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2 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

CDIGO: P-LB023 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

AUXILIAR

COLOCAR EN FUNCIONAMIENTO

Colocar en funcionamiento el equipo e informar al coordinador o supervisor para tener en cuenta la programacin de los servicios

PRESENTACIN DE FICHA TCNICA INTERNA

10

CONTRATISTA FIN

La empresa contratista a final del mes entrega a la Direccin General de Laboratorios el informe de mantenimiento realizado o en su defecto la ficha de cada uno de los mismos para proceder a solicitar el VoBo para ejecutar cuenta de cobro

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Servicios de Laboratorios

CDIGO: P-LB024 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prstamo externo a las instalaciones de equipos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Fiscalizar y controlar el prstamo externo de equipos. Regula las acciones a desarrollar para efectuar prstamo externo de equipo. Activo fijo: Bien con valor monetario de propiedad de una persona o entidad RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD El interesado realizar una nota de solicitud, de prstamo para el activo requerido, justificando su necesidad, con el VoBo del inmediato superior (Decano facultad, director programa, jefe unidad). El Coordinador de la zona de laboratorios correspondiente recibe y revisa la solicitud. Se le da el VoBo, previa consulta con el Director de los Laboratorios que tambin debe dar su VoBo, se debe colocar la fecha de devolucin del activo

UNIDAD SOLICITANTE

INTERESADO
SOLICITUD DEL ACTIVO A

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ ASISTENTE LABORATORIOS

RECEPCION Y REVISION SOLICITUD

UNIDAD SOLICITANTE

INTERESADO

FORMATO ACTIVO FIJO USC

DILIGENCIA FORMATO

Procede a diligenciar el formato nico para el movimiento de activos fijos. Una (1) copia para la dependencia de laboratorios, otra para la parte solicitante y otra para Gerencia Administrativa.

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1

CDIGO: P-LB024 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR LABORATORIOS
VoBo FIRMA LABORATORIOS

Diligenciada la parte de la informacin bsica del activo fijo, el Director con su firma y sello le da el VoBo.

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENTE ADMINISTRATIVO

FIRMA GERENCIA ADMINISTRATIVA

PAGARE A

Ya con el VoBo, la firma y sello del Director de los Laboratorios, un funcionario de la gerencia Administrativa dar su autorizacin firmando y sellando el formato nico para el movimiento de activos fijos. Ah se le hace firmar un pagare por el valor del activo, en caso de dao o perdida.

FORMATO DILIGENCIADO A ENTREGA ACTIVO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ ASISTENTE LABORATORIOS

FORMATO ACTIVO FIJO USC

Estando el formato diligenciado en su totalidad, con todas las firmas y sellos correspondientes, el coordinador y/o asistente, le har la entrega del activo, al interesado, verificando el estado del activo entregado en presencia del interesado.

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2 7 UNIDAD SOLICITANTE INTERESADO
REVISA EL EQUIPO

CDIGO: P-LB024 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

Revisa el estado en que le fue entregado el activo.

PERSONAL DE SERVICIO

PORTERO

REGISTRA SALIDA ACTIVO

Al salir el activo del bloque, el portero debe registrar la salida del activo.

DEVOLUCIN EL EQUIPO

UNIDAD SOLICITANNTE

INTERESADO FIN

El usuario regresa el equipo al finalizar su servicio en cual es recibido por el almacn de los laboratorios despus de revisar su estado y reportarlo a Gerencia para su respectivo trmite de devolucin.

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FECHA DE EMISIN: PROCESO: Calibracin y Mantenimiento Septiembre 29 de 2006

CDIGO: P-LB025

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Calibracin de Equipos

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Describir las actividades de calibracin de mantenimiento de los equipos 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

La calibracin de la totalidad de equipos ya sean instrumentos de medida o de aquellos que lo requieran. Calibracin: Ajustar con la mayor exactitud posible, las indicaciones de un instrumento de medida con los valores de la magnitud que ha de medir. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El control de los equipos de medicin se realizar mediante un Plan de Calibracin que atender a las acciones de mantenimiento. El Coordinador debe solicitar por escrito segn ficha de calibracin de cada instrumento a la empresa encargada la calibracin de los equipos. Los instrumentos de medida y dems material de metrologa se conservaran en las condiciones adecuadas para el desarrollo de su funcin. Los instrumentos delicados se guardarn en lugares exentos de polvo y excesiva humedad. La empresa encargada procede a realizar la calibracin. La calibracin realizada debe quedar registrada en la hoja de vida de cada equipo manejada por la empresa encargada del mantenimiento de los equipos.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIARES

SOLICITUD CALIBRACIN

EMPRESA ENCARGADA DE CALIBRACIN

CALIBRACIN EQUIPOS

HOJA DE VIDA

EMPRESA ENCARGADA DE CALIBRACIN FIN

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FECHA DE EMISIN: PROCESO: Operacin de laboratorios Septiembre 29 de 2006

CDIGO: P-LB026

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Uso de compresor para laboratorio de preclinico

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Usar adecuadamente los compresores de los diferentes laboratorios. 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO 1 DOCENTE
SOLICITUD DE LABORATORIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Procedimiento para el uso adecuado del compresor ACTIVIDAD

El docente solicita el laboratorio de acuerdo a la programacin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIAR

R-LB018

DILIGENCIAR FORMATO

Se diligencia el formato correspondiente a la entrega de laboratorio

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIAR

ENCENDER COMPRESOR

Se enciende el compresor, para funcionamiento de la unidad odontolgica.

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1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

CDIGO: P-LB026 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

COORDINADOR AUXILIAR

PURGA A COMPRESOR

Peridicamente, de acuerdo al uso se le practica una purga de agua al compresor, abrir la llave en la parte inferior del tanque

FIN

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB027

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Destilacin de agua

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Desarrollar de la manera correcta la destilacin de agua para los laboratorios. Abarca los pasos necesarios para la obtencin de agua destilada para laboratorio. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIAR

Conectar equipo para destilacin de agua.


SOLICITUD DE LABORATORIO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIAR

ABRIR LLAVE DE PASO

Abrir llave de paso de agua y observar que el nmero de la pantalla del destilador no supere siete.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIAR

PROTOCOLO DESTILADOR

Ver protocolo de mantenimiento destilador. 1

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1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

CDIGO: P-LB027 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

COORDINADOR AUXILIAR

LLENADO DE TANQUES.

Se hace el llenado de tanques de agua destilada en cada laboratorio donde hay dispensador de agua destilada.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Gestin de compras

CDIGO: P-LB028 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Solicitud material didctico (reactivos, equipos y materiales)

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Solicitar artculos y materiales necesarios para una operatividad adecuada del departamento. Este procedimiento se aplica a la forma de realizar el pedido de material didctico CMUNO: Software utilizado para el control de inventario RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD El auxiliar le informa al coordinador y/o asistente de los laboratorios la falta de material didctico mediante un memorando o un oficio. Esta solicitud tambin puede ser efectuada por los docentes. En caso de reactivos el coordinador solicita a suministros por CMUNO la creacin de los tems respectivos.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR LABORATORIOS COORDINADOR

SOLICITUD ESCRITA

RECEPCION SOLICITUD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ ASISTENTE LABORATORIOS

SOLICITUD

El coordinador y/o asistente recibe la solicitud para efectos de tramitar el pedido.

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1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DIRECTOR LABORATORIOS

CDIGO: P-LB028

REVISIN: 02 PAGINA: 2 de 2

VoBo DIRECTOR LABORATORIO

El director de los laboratorios revisa el documento y le da el VoBo.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ELABORAR SOLICITUD

Se procede a realizar la solicitud al Departamento de Compras y Suministros.

ALMACEN GENERAL

RECEPCION SOLICIITUD

AUXILIAR

El Departamento de compras y suministros recibe solicitud.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Gestin de Calidad

CDIGO: P-LB029 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Evaluar satisfaccin del cliente

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Establecer los sistemas de evaluacin de la satisfaccin del cliente y proceder a implantar las mejoras consecuentes con los resultados de la evaluacin. Se pretende evaluar la satisfaccin de la totalidad de los clientes para todos los servicios prestados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El auxiliar entrega al estudiante o docente el formato de evaluacin de satisfaccin del cliente, despus de prestado el servicio. O en su defecto el usuario tomar e formato que desee del dispensador de formatos

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR
ENTREGA FORMATO

ESTUDIANTE / DOCENTE

R-LB014

FORMATO DE EVALUACIN DILIGENCIADO

El estudiante diligenciado.

docente

entrega

el

formato

ESTUDIANTE / DOCENTE
SI

QUEJA, RECLAMO O SUGERENCIA

NO

En caso de tener una queja, reclamo o sugerencia presenta el formato correspondiente.


NO DILIGENCIA FORMATO

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1

CDIGO: P-LB029 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

ESTUDIANTE / DOCENTE

R-LB042

FORMATO DE QUEJA, SUGERENCIA DILIGENCIADO

El estudiante o docente entrega el formato de queja, reclamo o sugerencia diligenciado.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

EMPLEADO

ENTREGA FORMATO

El empleado que reciba el formato diligenciado le har entrega al encargado del SGC para que realice el anlisis respectivo

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ANALISIS INFORMACIN

ENCARGADO DEL SGC FIN

Se procede a realizar un anlisis con la informacin suministrada y la aplicacin de los indicadores correspondientes. Se realizar una retroalimentacin con los directamente involucrados sobre las quejas y reclamos.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicio de Laboratorios

CDIGO: P-LB030 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Administracin de Lockers

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN Controlar el uso adecuado de los lockers.

REVISADO POR: SUPERVISOR LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

El alcance de este procedimiento cubre toda la normatividad que se tiene en cuenta para la asignacin de los lockers. Locker: Espacio destinado para guardar o almacenar objetos. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE / SUPERVISOR / SECRETARIA

PUBLICAR EN CARTELERA

La Direccin General de Laboratorios publica la convocatoria para asignacin de lockers para los estudiantes que hacen uso de los laboratorios.

ESTUDIANTE

SOLICITAR LOCKER

Los estudiantes que tendrn derecho a locker se dirigen a la Direccin General de laboratorios para solicitar su nmero de asignacin.

ESTUDIANTE

LECTURA DE REGLAMENTO

El estudiante se lee el reglamento de lockers

ESTUDIANTE

R-LB044

FORMATO DE ASIGNACIN DE LOCKER

El Estudiante procede a diligenciar el formato de Asignacin de Lockers.


A

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1 5 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS ASISTENTE / SUPERVISOR / SECRETARIA

CDIGO: P-LB030 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

Se le hace entrega del locker al estudiante.


ENTREGA DE LOCKER

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE / SUPERVISOR / SECRETARIA

R-LB046

APERTURA DE LOCKER

La apertura de un locker que ha sido utilizado sin asignacin o por perdida de llaves, debe ser realizada por un funcionario del Departamento de laboratorios, con diligenciamiento del acta de apertura de locker Los artculos encontrados en los locker sern entregados a la persona que demuestre ser su propietaria o en su defecto se verificar en el formato de asignacin el dueo de los objetos y nicamente a esa persona sern entregados los objetos, siendo diligenciado el acta de entrega de objetos encontrados en locker.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE / SUPERVISOR / SECRETARIA

ENTREGA DE OBJETOS

R-LB043 FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB031 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Reposicin de material daado o extraviado y obtencin de paz y salvo

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

REVISADO POR: SUPERVISOR ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN LABORATORIOS Mantener el inventario de los almacenes mediante la reposicin del material daado.

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento abarca todas las actividades que se deben llevar a cabo para efectuar la reposicin de material daado. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD Se diligencia el formato de deudas por parte del estudiante y es verificado por el encargado (Auxiliar) donde se describe la deuda, el material o equipo, la cantidad y datos personales de la persona que incurri en la deuda, debe llevar las firmas del deudor y encargado del prstamo (auxiliar o coordinador)

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR / ESTUDIANTE

R-LB026

DILIGENCIAR FORMATO DE DEUDAS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE LABS. INVESTIGACIN

SE INCLUYE EN PAGINA WEB LA DEUDA

Se incluye en el sistema de la Pagina Web de los laboratorios la deuda.

ESTUDIANTE / DOCENTE

COMPRA O PAGO DE NSUMO AVERIADO

El estudiante o docente que haya roto o extraviado un material o equipo del almacn de laboratorios deber comprarlo en las mismas especificaciones o consignar el valor correspondiente.

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SE DESCARGA DE PAGINA WEB

CDIGO: P-LB031 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEUDOR

El Deudor observa publicada su deuda en la pagina web de los laboratorios. El Estudiante o Docente deber entregar la consignacin original o el material en cuestin en el almacn donde se encontraba el insumo o en la Direccin de Laboratorios adems debe traer una copia de la factura o recibo para sellarla como recibido y que sirva de soporte del pago de la deuda, para ser eliminado del sistema de pendientes. En caso de entregar dicha consignacin o equipo al almacn se informar a la secretaria de Direccin de Laboratorios para bajar a la persona del listado de deudores. El ingeniero de apoyo procede a descargar la deuda del sistema de la Pagina Web.

ENTREGA DE CONSIGNACIN A

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE LABS. INVESTIGACIN

SE DESCARGA DE PAGINA WEB

OBTENCIN PAZ Y SALVO

ESTUDIANTE FIN

Luego de que un estudiante no tenga deudas con el departamento se le puede entregar el paz y salvo, de lo contrario debe realizar todo el proceso anterior.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB032

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1

PROCEDIMIENTO: Eliminacin de desechos infecciosos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Mantener la seguridad de todas las personas que tienen contacto con desechos y residuos infecciosos. Este procedimiento cumple con la forma de eliminacin de desechos y residuos infecciosos segn normatividad nacional. Desecho infeccioso: Residuo o basura que puede causar una infeccin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD Se tomarn por residuos infecciosos o de riesgo biolgico aquellos que contienen microorganismos tales como bacterias, parsitos, virus, hongos, etc, que puedan producir una enfermedad infecciosa. Cualquier residuos infeccioso que se genere en las prcticas sern depositados en el recipiente asignado para este tipo de desechos Se transporta el material contaminado desde los laboratorios de anatoma, virologa, parasitologa, microbiologa o cualquier otro que genere estos tipos de residuos por personal tcnico que cuente con el equipo de proteccin personal.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR
DETERMINACIN DE RESIDUOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

DEPOSITO DE RESIDUOS

AUXILIAR

TRANSPORTE DE DESECHOS

ELIMINACIN DESECHOS

RUTA HOSPITALARIA FIN

Las bolsas rotuladas como riesgo Biolgico o material contaminado ser eliminada por ruta hospitalaria y posteriormente incinerada sin tratamiento previo

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB033

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1

PROCEDIMIENTO: Cambio de cilindros de oxigeno

DOCUMENTADO POR: 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Cambiar las balas de gases al terminarse su contenidos Cumple con las normas establecidas para el cambio de las balas de gases. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR
CERRAR VALVULAS

Cerrar las vlvulas del cilindro y otros conductos

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

LLEVAR AL ALMACEN

Se lleva al almacn y se rotula como vaco.

AUXILIAR

CAMBIO DE BALA

Se cambia por un cilindro lleno de contenido y se verifica los sellos de seguridad.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

INSTALACIN BALA NUEVA

AUXILIAR FIN

Se instala y conecta en el equipo o conducto

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicios de Laboratorios

CDIGO: P-LB034 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prstamo colecciones histolgicas

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Histolgia: Parte de la anatoma que trata del estudio de los tejidos orgnicos. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de colecciones histolgicas ACTIVIDAD El docente de la materia respectiva asigna una coleccin y un microscopio por estudiante en grupos no mayores de 60 estudiantes. Esas colecciones pueden ser usadas en los laboratorios de histologa, virologa o parasitologa. El auxiliar de laboratorio entrega las colecciones a los estudiantes previamente revisadas.

DOCENTE / AUXILIAR

ASIGNAR COLECCIN

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

ENTREGA COLECCIONES

AUXILIAR

R-LB033

FORMATO DE PRESTAMO DE COL.

El auxiliar diligencia el formato de prstamo de colecciones histolgicas

DEVOLVER COLECCIN

ESTUDIANTE 1

El estudiante debe devolver la coleccin de la misma manera como fue recibida

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1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

CDIGO: P-LB034 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

AUXILIAR
COLECCIN COMPLETA SI NO

El auxiliar la revisa para verificar si se encuentra con las placas completas.

FIN 6 ESTUDIANTE R-LB026

FORMATO DE DEUDAS

Si la coleccin no se encuentra completa el estudiante debe diligenciar el formato de deudas.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB035 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Limpieza de derrame de reactivos slidos.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de reactivos en los laboratorios

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento cubre todos los protocolos que se deben seguir al momento de presentarse un derrame de reactivos slidos. Reactivo: Sustancia empleada para descubrir y valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD En caso de presentarse un derrame de reactivos slidos se debe medir el riesgo y proceder a revisar INICIO DOCENTE / las fichas de seguridad del reactivo derramado, en ESTUDIANTE / caso de mximo riesgo se debe evacuar. ANALIZAR AUXILIAR Quien realice la limpieza debe tener elementos de SITUACIN proteccin apropiada que depender del material derramado, cantidad, y concentracin al aire. AUXILIAR
BARRER Y EMPACAR

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

Se debe barrer la sustancia derramada introducirla en un recipiente hermtico.

AUXILIAR

UBICAR EN ZONA DE DESECHOS

Depositar este en un lugar seguro destinado para tal fin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ELIMINACIN DE DESECHOS

AUXILIAR FIN

La eliminacin de los desechos

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB036 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Limpieza de derrame de reactivos lquidos.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de reactivos en los laboratorios

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento cubre todos los protocolos que se deben seguir al momento de presentarse un derrame de reactivos lquidos. Reactivo: Sustancia empleada para descubrir y valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD En caso de presentarse un derrame de reactivos lquidos se debe medir el riesgo y proceder a INICIO revisar las fichas de seguridad del reactivo DOCENTE / derramado, en caso de mximo riesgo se debe SOLICITAR COLABORACIN evacuar. ESTUDIANTE A AUXILIAR Quien realice la limpieza debe tener elementos de proteccin apropiada que depender del material derramado, cantidad, y concentracin al aire. DOCENTE / ESTUDIANTE / AUXILIAR DOCENTE / ESTUDIANTE / AUXILIAR
USO DE IMPLEMENTOS APROPIADOS

Se debe limpiar la sustancia derramada introducirla en un recipiente hermtico.

LIMPIEZA DE DERRAME

Para la limpieza de derrames de reactivos lquidos se usan mantas absorbentes para todo tipo de lquidos o una tira absorbente desechable de cidos custicos y solventes o se usa el producto llamado chemizol (polvo absorbente). Los elementos utilizados para la limpieza son empacados en una bolsa de desechos y es trasladado a un lugar seguro.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

EMPACAR DESECHOS

AUXILIAR 1

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1 5 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR
UBICACIN EN ZONA DE DESECHOS

CDIGO: P-LB036 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

La bolsa se ubica en la zona de recoleccin para ser recogido por la empresa especializada

ELIMINACIN

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR FIN

Se eliminan los desechos.

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FECHA DE EMISIN: Octubre 01 de 2004 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB037 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 01

PROCEDIMIENTO: Desecho de elementos corto punzantes

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de elementos corto punzantes en los laboratorios Aplica para el desecho de todo elemento corto punzante que sea usado en los laboratorios. Guardin: envase de plstico en el cual son depositados los elementos corto punzantes. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR
ROTULACIN GUARDIANES

Todo guardin debe ser rotulado con una etiqueta que contiene datos como el nombre de la institucin, el origen, los tiempos de reposicin y recoleccin y el responsable

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

UBICACIN GUARDIANES

El guardin es ubicado en la base en el laboratorio correspondiente Toda persona que utilice elementos corto punzantes debe depositarlos en un guardin. Los guardianes sern recolectados cuando estn llenos al lmite permitido o al cumplirse su tiempo de recoleccin y debe ser reemplazado por uno nuevo

TODOS

DEPOSITO DE ELEMENTOS CORTOPUNAZANTES

AUXILIAR

RECOLECCIN DE GUARDIANES

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

ELIMINACIN POR RUTA HOSPITALARIA

Se lleva al guardin hasta la zona de recoleccin para ser eliminado por ruta hospitalaria.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB038 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Elaboracin de fichas tcnicas de laboratorio

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener bien dotados y en buen estado todos los laboratorios de la universidad

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento aplica para diligenciar el formato de informacin general de cada laboratorio incluyendo necesidades. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR/ ASISTENTE

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN

Anualmente el coordinador o supervisor junto con los auxiliares levantan la informacin para diligenciar la ficha tcnica.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR/ ASISTENTE COORDINADOR / SUPERVISOR/ ASISTENTE

FICHA TCNICA

R-LB020

Se diligencia la ficha tcnica con la informacin correspondiente es impresa y colgada en la pagina web

ENTREGA DE FICHA DILIGENCIADA

La ficha es entregada al asistente de direccin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR/ ASISTENTE

SOLUCIN NECESIDADES

El asistente o encargado de laboratorios realiza los trmites pertinentes para solucionar las necesidades presentadas

FIN

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FECHA DE EMISIN: Octubre 01 de 2004 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB039 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 01

PROCEDIMIENTO: Actualizacin de reglamentos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener actualizados los reglamentos de los laboratorios acorde a la normatividad de las instituciones reguladoras nacionales. Este procedimiento registra la forma de realizar la actualizacin de los reglamentos teniendo en cuenta la normatividad nacional. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE
REVISIN REGLAMENTOS

El asistente de laboratorios realizar una revisin anual de los reglamentos de los laboratorios.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE

MODIFICACIN REGLAMENTOS

Segn los cambios en la normatividad por los diferentes entes gubernamentales se deben modificar los reglamentos.

ASISTENTE

VoBo DIRECTOR DE LABORATORIOS

El asistente de direccin presenta la modificacin al director de laboratorios para su VoBo

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SOCIALIZACIN A COMUNIDAD

ASISTENTE FIN

Una vez verificados por el director dichos reglamentos deben ser socializados a toda la comunidad usuaria de los departamentos.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de laboratorios

CDIGO: P-LB040 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Manejo de inventario general almacn primer piso

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener al da el inventario de reactivos del almacn del primer piso. Cubre la manera de mantener el stock general de inventarios del almacn del primer piso. Stock: Cantidad de mercanca que se tiene en depsito. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR DE LABORATORIOS PISO 1 Y 2

MANEJO STOCK DE INVENTARIO

El Coordinador de la zona de laboratorios del primer y segundo piso maneja un stock de inventario de los reactivos de uso mas frecuente.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR DE LABORATORIOS PISO 1 Y 2

SOLICITUD DE REACTIVOS

FIN

Un mes antes de que termine cada semestre se realiza el pedido a almacn general de los reactivos requeridos para el semestre entrante. Los reactivos de uso de menor frecuencia se solicitan anualmente. Nota: En caso de necesitar un material en especial el Decano de la Facultad solicitante debe hacer la peticin antes de iniciar el semestre.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Servicios de laboratorios

CDIGO: P-LB041 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Prcticas laboratorios de investigacin

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Prestar un ptimo servicio a estudiantes y docentes en los laboratorios de investigacin ASIST. LAB. INV.: Asistente laboratorios de investigacin RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento se maneja cuando se hace apertura de los laboratorios de investigacin para estudiantes y docentes. ACTIVIDAD En el transcurso del semestre el Ingeniero de Apoyo recibe por parte de los docentes investigadores el listado de personas autorizadas a ingresar a dichos laboratorios tanto docentes como estudiantes. Adems se reciben solicitudes por parte de los Directores de Programa para realizar trabajos de investigacin o trabajos de grado. La solicitud es avalada por el Director General de Laboratorios Todo estudiante debe estar en oficio de autorizacin ya sea por Director de Investigaciones y Directores de programa. Para el ingreso al Laboratorio de Redes y Telemtica se debe diligenciar el formato R-LB023

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASIST. LAB INV. COORDINADOR

LISTADO DE PERSONAS AUTORIZADAS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASIST. LAB INV. COORDINADOR

AVAL DIRECTOR LABORATORIOS

ASIST. LAB INV. COORDINADOR

R-LB023

FORMATO DE INGRESO

INGRESO DE ESTUDIANTES

ESTUDIANTE FIN

Se procede al ingreso de los estudiantes

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Promocin y Mercadeo

CDIGO: P-LB042 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Atencin Visitas de colegios

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Promocionar los servicios de laboratorios de la USC a la comunidad acadmica de la ciudad de cali. Este procedimiento aplica para realizar la promocin de los laboratorios a los estudiantes de ltimo grado de los colegios de la ciudad. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE MERCADEO

ASISTENTE
INFORMACIN DE VISITAS

Cada que se programen visitas, el asistente de Mercadeo avisar con anticipacin la fecha, hora y numero de estudiantes que visitaran los laboratorios

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / ASISTENTE LABS. INVESTIG.

REVISIN PROGRAMACIN

El coordinador de primer piso y el asistente de lab. De investigacin revisan la programacin para determinar los espacios a visitar.

ENVIO CORRESPONDENCIA

DEPARTAMENTO DE MERCADEO

ASISTENTE 1

Se enva un correo electrnico a decanos de las facultades de ingeniera, salud y educacin para que determinen el docente que prestar el servicio de presentacin de los laboratorios donde exista el vaco.

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ASISTENTE DE LABORATORIOS DE INVESTIGACIN COORDINADOR 1

CDIGO: P-LB042 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

Se atiende la visita en el horario determinado, se realiza el recorrido por los laboratorios.


RECORRIDO DE LABORATORIOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / ASISTENTE LABS. INVESTIGACIN

FORMATO DE VISITAS DE COL.

R-LB035 FIN

Se diligencia formato de visitas de colegios para corroborar laboratorios visitados y expuestos a los estudiantes.

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FECHA DE EMISIN: Octubre 01 de 2004 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB043

REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 3

PROCEDIMIENTO: Aseguramiento metrolgico

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Este documento define los pasos a seguir para establecer y mantener el Sistema de Aseguramiento Metrolgico. Este documento aplica a todos los equipos, instrumentos, patrones y accesorios utilizados en los laboratorios de la USC. Aseguramiento Metrolgico: es el conjunto de actividades programadas sistemticamente, que son llevadas a cabo de forma eficiente para garantizar que las mediciones y los equipos y sistemas de operacin sean adecuados. Metrologa: Ciencia de la medicin. (Nota: la Metrologa incluye aspectos tericos y prcticos relacionados con las mediciones, cualquiera que sea su incertidumbre y el campo de la ciencia o de la tecnologa en que se aplique. Patrn (patrn de medicin): Medida materializada, instrumento de medicin, material de referencia o sistema de medicin destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o ms valores de una magnitud que sirva como referencia. Calibracin: Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especficas, la relacin entre los valores de las magnitudes que indique un instrumento o un sistema de medicin o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia y los valores correspondientes determinados por medio de los patrones. Ajuste de un instrumento de medicin: Operacin de ubicar un instrumento de medicin en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. (Nota: el ajuste puede ser automtico, semiautomtico o manual.) Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medicin o del valor de un patrn, en virtud de la cual ese resultado se puede relacionar con referencias estipuladas, generalmente patrones nacionales o internacionales, a travs de una cadena ininterrumpida de comparaciones que tengan todas incertidumbres determinadas. Incertidumbre de la medicin: Parmetro, asociado con el resultado de una medicin, que caracteriza a la dispersin de los valores que, en forma razonable, se le podran atribuir a la magnitud por medir. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

3. Definiciones

No

UNIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIARES

R-LB038

LISTA DE EQUIPOS DE MEDICIN

Cada laboratorio debe realizar una lista de los quipos de medicin y patronamiento que posee. Para esto se debe diligenciar el formato.

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1 2 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIAR

CDIGO: P-LB043 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 01

CODIFICAR

Cada instrumento, equipo y patrn de medicin deben ser codificados como lo indica el procedimiento P-LB044. Dicho cdigo quedara escrito en el formato. Cada laboratorio, para cada equipo de medicin y patrones, que afecten los resultados de las mediciones o calibraciones, debe realizar los estudios de medicin del sistema. Segn aplique se debe calcular: Incertidumbre de medicin, repetibilidad y reproducibilidad. Los resultados del Informe se consignarn en el formato . (Ficha Tcnica de Equipos.) A todo equipo o patrn nuevo se le debe realizar dichas pruebas. Cada laboratorio, para cada equipo, patrn o material de referencia si es el caso, deber establecer los periodos de calibracin del mismo. Esta frecuencia debe quedar registrada en el formato (Hoja de calibracin y mantenimiento.) Una vez establecida la frecuencia de calibracin, se realizan las calibraciones pertinentes de acuerdo al mtodo establecido; en su respectivo instructivo, si la calibracin es interna o segn los protocolos de calibracin de la institucin que preste el servicio. Dichos resultados quedarn consignados en el formato. Si el equipo no cumple con los errores Permitidos, debe retirarse del servicio, identificndolo con el letrero visible Fuera de Servicio

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIAR

R-LB027

FICHA TECNICA DE EQUIPOS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIAR

R-LB025

HOJA DE CALIBRACIN Y MANTENIMIENTO

REALIZAR CALIBRACIONES

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIAR

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2

CDIGO: P-LB043 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 01

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR / SUPERVISOR / AUXILIAR

R-LB021

SOLICITUD MANTENIMIENTO

FIN

El auxiliar debe tener presente el equipo que se halla Fuera de Servicio para que lo tenga en cuenta en la programacin de los servicios y realice el respectivo anlisis de los servicios prestados anteriormente con este equipo y si ha afectado las mediciones o ensayos efectuados. Informar al Coordinador o Supervisor para que ejecute las labores de contratacin del Servicio de Mantenimiento Correctivo del equipo en cuestin.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB044 PAGINA: 1 de 2

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Identificacin de equipos y patrones

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Este documento define las caractersticas del cdigo, cmo se debe identificar cada equipo de medicin, patrn y /o material de referencia; y cmo debe realizarse dicha identificacin. Este documento aplica a todos los equipos, patrones y materiales de referencia utilizados en los laboratorios Patrn (patrn de medicin): Medida materializada, instrumento de medicin, material de referencia o sistema de medicin destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o mas valores de una magnitud que sirva como referencia. Ejemplos: Un patrn de masa de 1 Kg; Una resistencia patrn de 100 ; Un ampermetro patrn; Un patrn de frecuencia atmica de cesio; un electrodo patrn de hidrgeno; una solucin de referencia de cortisol en el suero humano, que tenga una concentracin certificada. Equipo de medicin: Dispositivo destinado a efectuar mediciones, solo o en conjunto con uno o varios dispositivos adicionales. Los siguientes trminos son equivalentes y utilizados para describir los elementos utilizados en las mediciones: Elemento, Componente, Parte, Transductor de medicin, Dispositivo de medicin, Medida materializada, Instrumento de medicin, Cadena de medicin, Sistema de medicin, Instalacin de medicin. Medida materializada: Dispositivo destinado a reproducir o suministrar, en forma permanente durante su uso, uno o mas valores conocidos de una magnitud dada, Ejemplo: una pesa marcada. Material de referencia: Material o sustancia en que uno o ms de sus valores caractersticos son suficientemente homogneos y bien establecidos para usarlos en la calibracin de un equipo , la evaluacin de un mtodo de medicin o la asignacin de valores a los materiales. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El personal de la empresa contratista de mantenimiento es responsable de la instalacin de etiquetas de identificacin de los equipos asegurados por el sistema metrolgico. Las etiquetas de identificacin deben colocarse en un lugar visible del equipo y deben elaborarse en un material durable.

3. Definiciones

No

UNIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR EMPRESA CONTRATISTA

INSTALACIN DE ETIQUETAS

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1
2 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR
COLOCAR ETIQUETA DE FUERA DE SERV.

CDIGO: P-LB044 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

En caso de presentar fallas, colocar la etiqueta que lo identifique como equipo fuera de servicio. * VER ETIQUETA AL FINAL DE ESTE PROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

R-LB027

FICHA TECNICA DE EQUIPOS

Reportar en la ficha tcnica explicando las causas del dao

del

equipo

REPORTAR DAO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

R-LB021 FIN

Reportar el dao al Coordinador o Supervisor para solicitar mantenimiento o en su defecto el auxiliar se encuentra autorizado a solicitar el mantenimiento.

EQUIPO FUERA DE SERVICIO


AUXILIAR: ___________________________ FECHA: _____________________________

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Planeacin Estratgica

CDIGO: P-LB045

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Adjudicacin de espacios para grupos de investigacin y/u otros

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Prestar un ptimo servicio a la comunidad universitaria mediante la buena administracin de espacios fsicos. Este procedimiento aplica para todo espacio que vaya a ser creado en los laboratorios para cualquier fin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El director de programa debe solicitar el espacio por escrito con la respectiva justificacin, presupuesto, responsables y tipo de utilizacin del espacio con VoBo del Decano de la facultad correspondiente a la Direccin General de Laboratorios. El Director General de Laboratorios recibe la solicitud y es enviado al Director General de Investigaciones para su autorizacin. Al recibir la autorizacin del Director de Investigaciones el Director General de Laboratorios emite una respuesta, la cual contiene el formato de asignacin de espacios y creacin de laboratorios.

DIRECTOR DE PROGRAMA
SOLICITUD POR ESCRITO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR DE LABORATORIOS

ENVIO PROPUESTA DGI

DIRECTOR DE LABORATORIOS

RESPUESTA DIRECTOR

DIRECTOR DE PROGRAMA

R-LB039

FORMATO DE CREACIN DE ESPACIOS

En caso de que la respuesta sea positiva, el Director de programa se encarga de diligenciar el formato.
A

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1 5 DIRECTOR DE PROGRAMA
ENTREGA DE FORMATO

CDIGO: P-LB045 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 02

El director de programa entrega a la Direccin General de Laboratorios el formato diligenciado.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ENTREGA DE ESPACIO

DIRECTOR DE LABORATORIOS FIN

Se realiza la entrega del espacio por parte de la direccin de laboratorios a la direccin de programa.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB046 PAGINA: 1 de 1

REVISIN: 02

PROCEDIMIENTO: Asignacin y entrega de laboratorios para prcticas

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN Controlar el uso de los laboratorios

REVISADO POR: SUPERVISOR LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Este procedimiento muestra la manera de asignar un laboratorio ya sea para prctica de docencia o libre. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DOCENTE ESTUDIANTE

SOLICITUD DOCENTE

El docente o estudiante debe solicitar el laboratorio por lo menos con 24 horas de anticipacin con sus respectivos materiales.

DOCENTE ESTUDIANTE

R-LB018

DILIGENCIA FORMATO A

Antes de ingresar al laboratorio el docente debe hacerse responsable del espacio mediante el diligenciamiento del formato correspondiente

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

AUXILIAR

APERTURA LABORATORIO

El auxiliar acompaa al docente hasta el laboratorio y le realiza la apertura.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ENTREGA LABORATORIO

AUXILIAR FIN

El docente debe entregar el laboratorio y el auxiliar debe revisar las condiciones en que ha sido devuelto

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FECHA DE EMISIN: Agosto 18 2005 PROCESO: Gestin de Calidad.

CDIGO: P-LB052

REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 3

PROCEDIMIENTO: Atencin de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Retroalimentacin del Usuario.

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN

REVISADO POR: SUPERVISOR LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Recibir, recopilar, analizar las diferentes quejas y reclamos suministrados por el cliente en cuanto a la percepcin del servicio con el fin de subsanar las diferentes insatisfacciones o irregularidades surgidas de la prestacin o adquisicin de un bien o servicio. El siguiente procedimiento aplica para todas las quejas, reclamos y sugerencias recibidas por los usuarios del Departamento de Laboratorios. Quejas: Es u n comentario que demuestra inconformidad en la prestacin de un servicio prestado. Reclamos: Es un comentario acompaado de la exigencia de pedir restitucin por la prestacin del servicio, cuando la calidad se asocia a la Calidad del mismo. Sugerencia: Es un comentario bien intencionado con el fin de retroalimentar un proceso

RESPONSABLE

FORMATO

FLUJOGRAMA INICIO

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

CLIENTE

R-LB014
DILIGENCIAR FORMATO

Diligenciar registro

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

EMPLEADO LABORATORIOS

RECEPCIN DE REGISTRO

Recepcin de registro de quejas, reclamos y/o sugerencias.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

EMPLEADO LABORATORIOS

REVISIN REGISTRO Verifica que el registro este completo

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1 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS EMPLEADO LABORATORIOS

CDIGO: P-LB052

REVISIN: 01 PAGINA: 2 de 3

Enva queja o reclamo a supervisor de laboratorios. ENVIO DE QUEJA

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOSE

SUPERVISOR DE LABORATORIOS

RECEPCIN DE REGISTRO

Recibe y clasifica informacin segn sea queja ,reclamo y/o sugerencia

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SUPERVISOR DE LABORATORIOS

LLAMADO A USUARIO

Llama al cliente para escuchar, queja ,reclamo o sugerencia y le anuncia que su caso en esta en estudio

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SUPERVISOR DE LABORATORIOS

ACCION

Abre accin correctiva o preventiva y enva a responsable de proceso.

EVALUACIN Y ANALISIS

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

RESPONSABLE DEL PROCESO

Evala ,analiza y da respuesta a accin correctiva

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2 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS RESPONSABLE DEL PROCESO

CDIGO: P-LB052

REVISIN: 01 PAGINA: 3 de 3

R-LB013
RESPUESTA

Enva respuesta de accin correctiva en registro

10

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SUPERVISOR DE LABORATORIOS

RECEPCIN DE RESPUESTA

Recepcin y respuesta al cliente sobre queja, reclamo o sugerencia

12

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SUPERVISOR DE LABORATORIOS FIN

Archiva ,queja ,reclamo y sugerencia y realiza estadstica

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FECHA DE EMISIN: Febrero 21 de 2007 PROCESO: Operacin de Laboratorios

CDIGO: P-LB054

REVISIN: 03 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Recepcin de donaciones

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN


Dar el manejo adecuado al recibir o entregar donaciones

REVISADO POR: COORDINADOR DE LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL LABORATORIOS

Cubre todo el proceder necesario para recibir o entregar una donacin en el Departamento de Laboratorios

Donacin: Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de otra persona que lo acepta RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

DONANTE
MANIFIESTO DE DONACIN

El donante informa su intencin de efectuar la donacin al departamento de laboratorios, realizando la descripcin del material a ser donado.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE / COORDINADOR / SUPERVISOR ASISTENTE / COORDINADOR / SUPERVISOR

REVISIN DE MATERIAL

El encargado de recibir la donacin realiza la revisin del material.

R-LB030

DILIGENCIAR FORMATO

Se verifica el estado de la donacin, su descripcin y se diligencia el formato de donacin.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

ASISTENTE / COORDINADOR / SUPERVISOR

VOBO AUDITORIA / ACTIVOS FIJOS

Quien recibe la donacin solicita el Visto Bueno de Auditoria Interna si es el caso de reactivos y si la donacin es un activo fijo se solicita VoBo de la unidad de Activos Fijos y para la inclusin en sistema de activos.

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CDIGO: P-LB054 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 03

1
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS ASISTENTE / COORDINADOR / SUPERVISOR
ETIQUETAR En caso de que se convierta en un activo se solicita el nmero de inventario al Departamento de Compras y Suministros.

FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006 PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

CDIGO: P-LB056

REVISIN: 02 PAGINA: 1 de1

PROCEDIMIENTO: Solicitud Estadsticas Mantenimiento

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener actualizada la informacin correspondiente a los mantenimientos ejecutados a los equipos de laboratorio. Aplica para la solicitud de toda la informacin correspondiente a la ejecucin de planes de mantenimiento de los equipos.

RESPONSABLE

FORMATO

FLUJOGRAMA INICIO

ACTIVIDAD En los primeros cinco das de cada mes la empresa contratista encargada del mantenimiento de los equipos debe entregar a la DGL el informe mensual de cumplimiento de mantenimiento del mes inmediatamente anterior. El supervisor de laboratorios revisar el informe que debe contener todos los indicadores de mantenimiento y todos los mantenimientos ejecutados en el mes, luego se da VoBo por parte del supervisor. Se procede a dar el VoBo por parte del Director para la ejecucin del pago mensual por concepto de mantenimiento. Al finalizar el semestre el coordinador o supervisor deben dar un informe de concepto de la empresa de mantenimiento a la Direccin de Laboratorios.

EMPRESA CONTRATISTA MANTENIMIENTO

ENTREGA INFORME

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SUPERVISOR LABORATORIOS

REVISIN DE INFORME

VoBo DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

DIRECTOR LABORATORIOS FIN

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006

CDIGO: P-LB065

REVISIN: 02

PAGINA: 1 de 4

PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

PROCEDIMIENTO: Salidas para mantenimiento o

reparacin externa de los activos fijos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

3. Definiciones

No

UNIDAD

ELABORADO POR: GESTIN DE LA REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD LABORATORIOS LABORATORIOS Este documento tiene como propsito describir el trmite para el mantenimiento o reparacin de todos los activos que pertenezcan a la Universidad Santiago de Cali y que requieran de reparacin externa La aplicacin cubre todos los activos de la universidad que necesiten reparacin externa e involucra a la gerencia administrativa, servicios generales, auditoria interna y las reas responsables. Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta. Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos. Sistema AF-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones, sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc. Sistema CG-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad. Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio. Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn siendo utilizados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO Solicitan a suministros la cotizacin de la reparacin del equipo.
1

DEPENDENCIA

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1

CDIGO: P-LB065 PAGINA: 2 de 4

REVISIN: 02

SUMINISTROS

ASISTENTE

Realiza la cotizacin y la enva al gerente administrativo.

Revisa la cotizacin. 3 GERENCIA ADMINISTRATIVA ASISTENTE FIN Autoriza la cotizacin?

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ASISTENTE

Entrega la suministros autorizacin.

cotizacin a con la debida

SUMINISTROS

ASISTENTE

Solicita el activo a la dependencia.

SUMINISTROS

ASISTENTE
2

Diligencia el formato nico para movimiento de activos y saca 2 copias.

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2

CDIGO: P-LB065

REVISIN: 02

PAGINA: 3 de 4

DEPENDENCIA

Recibe formato nico para el movimiento de activos y entrega el activo para mantenimiento.

SUMINISTROS

ASISTENTE

Recibe el equipo, entrega una copia del formato a la empresa de reparacin y el activo fijo correspondiente

EMPRESA REPARACION

Recibe el activo, lo Repara y lo entrega a suministros con el debido formato.

10

SUMINISTROS

ASISTENTE

Recibe el activo y lo entrega reparado al rea o dependencia

11

SUMINISTROS

ASISTENTE
3

Entrega formato a gerencia administrativa y archiva la copia del formato

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3

CDIGO: P-LB065 PAGINA: 4 de 4

REVISIN: 02

12

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ASISTENTE FIN

Envi el formato a contabilidad para la actualizacin del aplicativo AFUNO.

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FECHA DE EMISIN: Septiembre 29 de 2006

CDIGO: P-LB066 PAGINA: 1 de 3

REVISIN: 02

PROCESO: Calibracin y Mantenimiento

PROCEDIMIENTO: Movimientos para mantenimiento o

reparacin al interior de la usc

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

3. Definiciones

No

UNIDAD

ELABORADO POR: GESTIN DE LA REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD LABORATORIOS LABORATORIOS Este documento tiene como propsito describir el trmite para el mantenimiento o reparacin de todos los activos internos que pertenezcan a la Universidad Santiago de Cali. La aplicacin cubre todos los activos de la universidad e involucra a la gerencia administrativa, servicios generales, auditoria interna y las reas responsables. Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta. Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos. Sistema AF-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones, sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc. Sistema CG-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad. Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio. Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn siendo utilizados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO

AREA

Diligencia el formato nico para movimiento de activos describiendo el activo que sale para mantenimiento.
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CDIGO: P-LB066 PAGINA: 2 de 3

REVISIN: 02

SERVICIOS GENERALES

OPERARIO

Recibe el formato nico para movimiento de activos y firma.

DEPENDENCIA

Esta pendiente de la devolucin del activo reparado, el estado en que llegue. Adems firma la copia del formato en seal de conformidad.

DEPENDENCIA Si

No

Recibe el activo debidamente reparado?

DEPENDENCIA FIN

Firma copia conformidad.

del

formato

en

seal

de

DEPENDENCIA
2

Informa a coordinador de activos fijos con copia a auditoria de tal evento.

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CDIGO: P-LB066 PAGINA: 3 de 3

REVISIN: 02

ACTIVOS FIJOS

COORDINADOR ACTIVOS FIJOS FIN

Inicia investigacin para saber cuales fueron las causas de la inconformidad, con ayuda de auditoria.

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FECHA DE EMISIN: Octubre 24 de 2006 PROCESO: Operacin Laboratorios

CDIGO: P-LB094

REVISIN: 01

PAGINA: 1 de2

PROCEDIMIENTO: Almacenamiento, ubicacin y manejo de reactivos qumicos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD

ELABORADO POR: ASISTENTE DE DIRECCIN

REVISADO POR: SUPERVISOR LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR DE LABORATORIOS

Localizar, ubicar y manejar los diferentes tipos de reactivos existentes en le almacn de laboratorios primer piso.

Mantener stock de reactivos qumicos para cubrir las necesidades acadmicas en las prcticas de laboratorio. Reactivo qumico: Producto qumico que se agrega a un sistema para provocar una reaccin qumica. Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ AUXILIARES 1 Y 2 PISO

INVENTARIO

El Coordinador de laboratorios y los auxiliares al finalizar cada semestre realizan inventario de reactivos qumicos en existencia De acuerdo a la existencia en stock de reactivos qumicos el coordinador de laboratorios y auxiliares actualizan el manual de reactivos qumicos, indispensable como material de apoyo y consulta tanto de auxiliares, docentes, y estudiantes; en este manual encontramos nombre del reactivo, ubicacin (segn grupo funcional), No identificacin, cantidad, referencia CMUNO, e ndice de riesgo.

ACTUALIZACIN MANUAL

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ AUXILIARES 1 Y 2 PISO

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1 3 DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS COORDINADOR/ AUXILIARES 1 Y 2 PISO

CDIGO: P-LB094 PAGINA: 2 de 2

REVISIN: 01

SOLICITUD

El docente y/o estudiante solicita al auxiliar de laboratorios los reactivos que va a utilizar en cada una des sus prcticas y firma como constancia de consumo y auxiliar de laboratorio firma como soporte de entrega.

SOLICITUD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR/ AUXILIARES 1 Y 2 PISO


FIN

Cada fin de mes el coordinador de laboratorios realiza el ingreso de consumo de reactivos por medio del sistema contable CMUNO el cual se imprime y archiva como constancia.

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FECHA DE EMISIN: Marzo 06 de 2007 PROCESO: Planeacin Estratgica

CDIGO: P-LB095

REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Seguimiento de Actividades

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

ELABORADO POR: ASISTENTE DE DIRECCIN

REVISADO POR: ASISTENTE LABS. INVESTIGACIN

APROBADO POR: DIRECTOR DE LABORATORIOS

Realizar seguimiento oportuno y confiable a las actividades emprendidas en el Dpto de Laboratorios. Aplica para toda aquella actividad que sea emprendida por el Dpto de Laboratorios y requiera una respuesta o solucin.

3. Definiciones No aplica No UNIDAD RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA


INICIIO

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SECRETARIA COORDINADOR ASISTENTES

ACTIVIDAD

Toda actividad que sea emprendida desde el Departamento de Laboratorios hacia el interior o exterior de la universidad debe tener un seguimiento personalizado. Al realizar el oficio de la actividad donde quede pendiente alguna respuesta, se deber diligenciar el formato para su seguimiento. El formato es diligenciado cada vez que se averige sobre la situacin de la actividad y se anota la fase en la que va la actividad hasta que sea ejecutada o cancelada.

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SECRETARIA COORDINADOR ASISTENTES

R-LB053

FORMATO DE SEGUIMIENTO

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

SECRETARIA COORDINADOR ASISTENTES

AVERIGUACIN ACTIVIDAD

FIN

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FECHA DE EMISIN: Marzo 06 de 2007 PROCESO: Operacin Laboratorios

CDIGO: P-LB096

REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2

PROCEDIMIENTO: Solicitud mantenimiento de trampas de slidos

DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD 1. Objeto 2. Alcance

ELABORADO POR: ASISTENTE DE DIRECCIN

REVISADO POR: COORDINADOR DE LABORATORIOS

APROBADO POR: DIRECTOR DE LABORATORIOS

Controlar la periodicidad de mantenimiento de las trampas de slidos de laboratorios. Aplica para todo lo referente a mantenimiento de trampas de slidos de los laboratorios ya sean internas, externas o de slidos suspendidos totales. Trmpa de slidos: Se disea para separar los slidos de las aguas residuales que van al alcantarillado. T.S. : Trampa de Slidos de laboratorio T.S.S.T. : Trampa de slidos suspendidos totales T.S.E.: Trampa de slidos externas RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA
INICIIO

3. Definiciones

No

UNIDAD

ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIARES

CRONOGRAMA MATTO

SERVICIOS GENERALES

EMPLEADO

AVERIGUACIN ACTIVIDAD

DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS

COORDINADOR AUXILIARES

R-LB054 R-LB055

MANT. TRAMPAS

Iniciando el ao el coordinador de laboratorios enva a Servicios Generales el cronograma de mantenimiento de las trampas de slidos. T. S. : Quincenal T.S.S.T: Mensual T.S.E: Semestral El funcionario de servicios generales cumple segn cronograma con el mantenimiento y se ejecuta. Se diligencia Formato donde queda el registro de la ejecucin del mantenimiento de las trampas.

FIN

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