Prof.

Ana Mara Rodrguez Vallejo [Ao]

AUTOMATIZACIN DE OFICINAS La automatizacin de oficina puede ser definida como el concepto que envuelve la interaccin de personas en una oficina que usa tecnologa para alcanzar sus objetivos. La tecnologa de la oficina involucra equipos como computadores, procesadores de palabras, impresoras, copiadoras, sistemas de telecomunicacin, etc. Con estos equipos, las actividades de las oficinas tales como el procesamiento de datos, procesamiento de palabras, correo electrnico, grficos, y computacin personal son apoyados. Con el uso de sistemas automatizados, el personal de oficina est en mejor posicin para contribuir a los objetivos de la organizacin. VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN DE OFICINAS: yuda al logro de los objetivos organizacionales: contribuye al esfuerzo de las personas que quieren lograr los objetivos empresariales. !ncrementa la productividad: incrementa la produccin de los trabajadores con relacin a las "oras trabajadas. !ncremento en las ganancias: si la productividad aumenta, los gastos disminuyen, entonces incrementan las ganancias. #ptimizacin del equipo de trabajo: la automatizacin mejora las capacidades "umanas y compensa las limitaciones laborales. $ejora en la velocidad de la produccin de la oficina: el tiempo para crear, procesar, almacenar y distribuir informacin es reducido. $ejora la calidad de la produccin de la oficina: la informacin mejora su apariencia, e%actitud y es suministrada a tiempo. $ejora la toma de decisiones: los gerentes reciben rpidamente informacin importante que puede reflejar alternativas para la solucin a problemas. $ejora el control sobre el trabajo de oficina: los gerentes pueden tener informacin ms detallada de la eficiencia del trabajador de oficina, frecuentemente evaluada por equipos computarizados. La cone%in de sistemas de oficina: los usuarios pueden ser conectados con otros trabajadores para lograr una comunicacin ms eficiente. $ejora la calidad del ambiente de trabajo: el trabajo puede ser ms interesante, satisfactorio debido a la eliminacin de rutinas y tareas repetitivas. &rovisin de nuevos servicios: la organizacin puede ofrecer a sus clientes nuevos servicios tales como la cone%in a trav's de redes para agilizar las rdenes de entrada o para "acer seguimiento a sus rdenes. DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN DE OFICINAS. (aturaleza de la automatizacin de oficina: sin conocimiento del valor de la automatizacin de oficina, los gerentes pueden resistirse al cambio. )ustificacin de los costos: muc"os beneficios de la automatizacin de oficina son intangibles lo que "ace difcil justificar los costos a la gerencia. &rocedimientos organizacionales: nuevos sistemas tecnolgicos frecuentemente desplazan procedimientos tradicionales. &ersonas: entrenamiento, despidos, pueden ocurrir cuando la automatizacin es implementada. *endedores: incompatibilidad de equipos, obsolescencia de modelos, vendedores ineficientes "acen de la seleccin de equipos una tarea dura. +oft,are: algunos paquetes son inapropiados, difciles de aprender y necesitan muc"as modificaciones para satisfacer las necesidades de la organizacin. +eguridad: Como ms miembros de la organizacin tienen acceso a los computadores, "ay ms acceso a arc"ivos de la organizacin. Legalidad: el crecimiento del uso de computadoras presenta un incremento en las oportunidades de crimen basado en computadoras, tales como transferencia ilegal de fondos o robo de datos computarizados