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Banco Interamericano de Desarrollo Representación Bolivia

TIPO DE ADQUISICIÓN; MÉTODO DE CONTRATACIÓN:

MONTOS APLICABLES:

GUIA DE USUARIO DOCUMENTO ESTANDAR

BIENES COMPARACIÓN DE PRECIOS MENORES AL EQUIVALENTE DE US$ 50.000

(v. Oct. 2012)

CONTENIDO

 

Nombre del documento

DOC-A

Acta de registro y Cierre de Recepción de Cotizaciones

DOC-B

Acta de Apertura

DOC-C

Informe de Evaluación de Cotizaciones

DOC-D

Solicitud aclaraciones

DOC-E

Solicitud aceptación de corrección de cotización

DOC-F

Modelo de solicitud de no objeción a evaluación y adjudicación

DOC-G

Notificación de resultado

ANEXO

Lista de control para procesos con revisión ex post

 

GLOSARIO

CP

Comparación de Precios Documento de Solicitud de Cotizaciones Plan de Adquisiciones Sistema de Ejecución de Planes de Adquisición (www.iniciativasepa.org) Sistema de Contrataciones Estatales (www.sicoes.gov.bo)

DSC

PA

SEPA

SICOES

GUÍA DEL USUARIO

1

Introducción

1.1

La Comparación de Precios (CP) es un procedimiento de adquisición simple y rápido .

1.2

La CP no debe ser utilizada como una manera de evitar procesos más competitivos, a través del fraccionamiento de procesos. De igual manera, independientemente del monto, si se trata de la adquisición de bienes con especificaciones complejas, muy especializadas u otros casos que requieran un sistema de evaluación detallado deberá utilizarse la licitación pública nacional.

1.3

Al preparar el proceso de adquisición es recomendable revisar los aspectos fundamentales del documento GN-2349-7

1.4

A la CP le son aplicables los principios de la licitación pública a partir de la etapa de evaluación de las cotizaciones.

1.5

El uso de este Documento de Solicitud de Cotizaciones (DSC), sin alteraciones sustanciales, permite aplicar el procedimiento simplificado en el que el Ejecutor únicamente solicitará la no objeción al concluir la evaluación de las cotizaciones y previo a la adjudicación y firma de contrato o emisión de la orden de compra según corresponda de acuerdo al monto. En casos especiales en los que sea necesario modificar sustancialmente este DSC estándar, el Ejecutor deberá solicitar la no objeción del BID antes de proceder a utilizar el documento modificado.

1.6

Los procedimientos aquí descritos están enmarcados en las Estipulaciones Especiales del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable correspondiente, y los Instructivos de Adquisiciones vigentes emitidos por la Representación del BID en Bolivia.

2

Aplicación del la CP

2.1

Este método es aplicable a compras de bienes que generalmente los proveedores tienen disponibles en stock por tratarse de bienes que cumplen especificaciones estándar.

2.2

En general, se utiliza para la adquisición de bienes con un presupuesto menor al equivalente de US$ 50.000 u otro según el contrato de préstamo o Convenio.

2.3

Con base en un nuevo enfoque de trabajo implementado por la División de Adquisiciones (FMP) del BID, y con el objetivo de simplificar y agilizar los procedimientos para contratos simples, el Banco podrá autorizar la aplicación de CP a procesos que por el monto debieran ser realizados con LPN, a algunos procesos de adquisición de bienes (en los que únicamente por la cantidad se generen montos que sobrepase el umbral mencionado en el numeral 2.2. Algunos ejemplos de esta posibilidad son la compra de:

bienes fáciles de obtener, productos a granel y de pequeño valor individual y computadoras con especificaciones técnicas estándar. Para la aplicación de este mecanismo, se deberá actualizar el SEPA aclarando en comentarios, que se quiere hacer uso de la posibilidad mencionada.

3

Procedimiento y Condiciones de Adquisición

3.1

Para dar inicio al proceso de selección el Ejecutor debe cerciorarse de que la contratación ha sido incluida en el Plan de Adquisiciones 1 y que éste cuenta con la No Objeción del Banco.

3.2

El Ejecutor debe elaborar las Especificaciones Técnicas tomando en cuenta lo indicado en las reglas número 2.19 y 2.20 del GN-

2349-7, y solicitar al BID su no objeción

tanto en procesos bajo revisión ex ante como ex post, salvo que el Jefe de Proyecto y el

Ejecutor hayan acordado que lo anterior no será necesario.

3.3

Adecuar el DSC a los requisitos específicos del proceso, modificando únicamente las partes sombreadas y eliminando las que están entre corchetes [ ] o paréntesis () luego de particularizar la información de cada proceso.

3.4

El Ejecutor deberá indicar en el numeral 6 del DSC si los oferentes deben presenta la Declaración de Mantenimiento de la Oferta (DOC-5) o una garantía de mantenimiento de la oferta, en este último caso deberá ser por un monto fijo (equivalente a no más del 3% del monto referencial del/los ítem/s para los que presenta su oferta)

3.5

Los procesos de contratación de bienes por CP pueden ser realizados utilizando una de las siguientes alternativas:

CP por Invitación (DOC-1 Alternativa “A”). Estos procesos deben cumplir las siguientes condiciones:

(i)

Invitar por escrito y asegurar la participación de un mínimo 3 oferentes; considerando la posibilidad de que no todas las empresas invitadas presenten su oferta es recomendable invitar al mayor número posible de oferentes.;

(ii)

Mínimamente 3 cotizaciones deben estar habilitadas, el Ejecutor debe asegurarse que los proponentes invitados están legalmente constituidos y que cuenten con experiencia y capacidad para proveer los bienes requeridos.

(iii)

La invitación podrá realizarse por carta, fax o correo electrónico, adjuntando los formatos y especificaciones técnicas, y solicitando acuse de recepción.

(iv)

Será aceptable un número menor de empresas, únicamente si el Ejecutor cuenta con evidencia satisfactoria sobre la imposibilidad de contar con 3 o más oferentes; en tal caso deberá solicitar la no objeción del BID para continuar el proceso con menos de 3 propuestas válidas.

1 En caso de planes gestionados en el SEPA la verificación se hará a través del sistema.

CP por convocatoria pública (DOC-1 Alternativa “B”): El proceso se realiza a través de la publicación por lo menos una vez en un medio de amplia difusión. Para el caso de proyectos del sector público se podrá usar el SICOES. Si cumplido este requisito se reciben menos de 3 postulaciones, el Ejecutor puede continuar el proceso evaluando las cotizaciones recibidas.

3.6

Para la presentación de cotizaciones, debe otorgarse un plazo mínimo de 10 días calendario a partir de la entrega de las invitaciones y/o publicación.

3.7

Una vez emitidas las invitaciones o publicada la convocatoria, el Ejecutor recibirá y responderá las solicitudes de aclaración de los oferentes a través de Circulares que deberán ser comunicada por escrito a todos los invitados u oferentes que hayan expresado su intensión de participar del proceso. El Ejecutor deberá obtener la constancia del envío y recepción de las Circulares; en el caso de Ejecutores del sector público, además se la publicará las Circulares en el SICOES.

3.8

Tratándose de un procedimiento simplificado, no será necesario solicitar la no objeción del BID a eventuales las enmiendas que se generen en el proceso, pero éstas sí deberán ser enviadas al BID, al momento de solicitar la no objeción a los resultados del proceso.

3.9

Si el precio referencial total es menor al equivalente de US$10.000, el Ejecutor indicará la posibilidad de recibir las cotizaciones, dentro del plazo establecido en la solicitud de cotización, en documento físico, por fax o por correo electrónico,

3.10

En la definición de la documentación a solicitar debe considerarse las características de la contracción. El requerimiento de boletas de garantía de cumplimiento de contrato no es recomendable exceptuando si se trata de entregas diferidas. El contrato, especialmente en la definición de forma de pago debe considerar estas peculiaridades.

4

Recepción y Evaluación de Ofertas.

4.1

Será optativo para el Ejecutor realizar un acto de apertura pública de las cotizaciones recibidas; sin embargo para este último caso siempre se elaborará el acta de apertura dejando constancia de las cotizaciones recibidas.

4.2

Si el proceso se realizó por invitación y se reciben ofertas de proponentes que no fueron invitados éstas deben ser aceptadas y evaluadas. En todo caso deberá declararse desierto el proceso si no se presentan al menos tres (3) cotizaciones que respondan sustancialmente a las especificaciones técnicas solicitadas, salvo lo dicho para el proceso por invitación pública (4.7).

4.3

Iniciada la evaluación de las cotizaciones y hasta la comunicación de adjudicación, se considerará confidencial toda la información relacionada con el examen, las aclaraciones, la evaluación de las cotizaciones, los informes y la recomendación de adjudicación final. Salvo las solicitudes de aclaración y sus respuestas hechas por escrito, no deberá existir ninguna comunicación entre el Ejecutor y los oferentes. De igual modo, la información considerada confidencial no podrá ser conocida por, o divulgada a, personas no involucradas, directa y oficialmente, con la evaluación de las cotizaciones, incluyendo a los oferentes.

4.4

La Comisión de Calificación revisará la documentación en el siguiente orden: (1) cumplimiento sustancial de las especificaciones técnicas, (2) oferta de precio sin impuestos y de ser el caso la corrección de posibles errores aritméticos. Con los montos corregidos, ordenará las ofertas de menor a mayor. (3) Revisará únicamente la documentación legal y administrativa del proponente que haya presentado el menor costo evaluado.

4.5

El Ejecutor deberá solicitar información o aclaraciones consideradas subsanables (generalmente documentación de carácter histórico, pre existente, o aclaraciones sobre aspectos técnicos). La solicitud de aclaración y la respectiva respuesta, se harán por escrito (DOC-D); sin solicitar, ofrecer, ni permitir ninguna modificación de los precios ni de otros elementos de la cotización que pongan en desventaja a otros proponentes. Solo si luego de requerida, la información no es recibida, el Ejecutor podrá rechazar la oferta.

4.6

En CP por Invitación, la Comisión de Calificación deberá verificar que por lo menos se ha recibido 3 ofertas que cumplen con las especificaciones técnicas y otras condiciones exigidas. Si se recibieron menos de 3 cotizaciones válidas el proceso será declarado desierto. Excepcionalmente se podrá solicitar al BID no objeción para continuar el proceso con menos cotizaciones. En los procesos que involucren la adquisición de varios ítems o lotes de bienes, el mínimo de 3 cotizaciones será para el total de propuestas recibidas, es decir no se requiere 3 cotizaciones para cada ítem o lote solicitado.

4.7

Si el proceso se realiza a través de invitación pública y se reciben menos de 3 cotizaciones que cumplan sustancialmente con las especificaciones técnicas solicitadas, el proceso continuará sin requerir la no objeción del BID.

4.8

La Comisión de Calificación elaborará el informe de evaluación siguiendo el DOC-C, con recomendación de adjudicar la compra al oferente cuya cotización sea la de precio más bajo (sin impuestos) y cumpla con las especificaciones técnicas y otros requisitos legales-administrativos.

4.9

Si como resultado de la revisión de las propuestas se corrigieron los precios de las cotizaciones, previo a solicitar la no objeción del BID, el Ejecutor consultará a los proponentes la aceptación o no de las correcciones, sin indicar la posición en la que se encuentra su cotización (DOC-E).

4.10

El Ejecutor solicitará la no objeción del BID (DOC-F) a la adjudicación acompañando copia de la siguiente documentación:

Presupuesto referencial detallado.

Especificaciones técnicas

Solicitudes de cotización por invitación con evidencia de recepción o, si se hizo convocatoria pública, evidencia de la publicación en prensa y/o SICOES en caso de Ejecutores del sector público.

Comunicaciones con los proponentes, incluyendo Circulares con aclaraciones, enmiendas y solicitudes de aclaraciones, consulta de aceptación de corrección de la cotización, y sus respectivas respuestas.

Acta de cierre de recepción de cotizaciones.

Informe de evaluación.

Cotizaciones recibidas

Borrador de contrato u orden de compra, según corresponda de acuerdo al monto.

5

Adjudicación

5.1

Luego de obtener la no objeción del BID, y con la notificación de la adjudicación el Ejecutor solicitará al oferente con el menor precio evaluado, a presentar la documentación técnica, legal y administrativa, para proceder a firmar el contrato (DOC-G). De no llegar a suscribir el contrato, se respaldará documentalmente esta circunstancia y se invitará al oferente que cotizó el segundo precio más bajo y así sucesivamente hasta llegar a un acuerdo.

6

Suscripción del Contrato y registro en el PRISM

6.1

Si el proceso está sujeto a revisión ex ante, firmado el contrato el Ejecutor debe enviar para al BID, para su registro copia de la siguiente documentación:

Contrato suscrito

Notificaciones de los resultados del proceso a todos los oferentes que entregaron oferta, con acuse de recepción. DOC-G

7

Declaratoria desierta.

7.1

Si un proceso es declarado desierto, se solicitará al BID la No Objeción al informe de evaluación conjuntamente con la no objeción al inicio del segundo proceso, si fuere todavía necesario llevar a cabo la adquisición.

8

Información sobre los resultados de la evaluación

8.1

Los resultados de la CP deberán ser notificados a todos los oferentes que presentaron propuesta, pudiendo utilizar mensajes electrónicos, se deberá obtener el acuse de recepción de la notificación; también se podrá publicar los resultados en el SICOES (para Ejecutor del sector público) y/o en la página Web del Ejecutor.

8.2

En caso de que alguno de los oferentes pida conocer las causas por las cuales su propuesta no fue adjudicada, el Ejecutor deberá proporcionar la explicación pertinente, ya sea por escrito y/o en una reunión para analizar o discutir exclusivamente la propuesta del oferente y no así las otras propuestas. En caso de que el oferente no considere satisfactoria la explicación, deberá hacer conocer esta situación al BID. El Convocante comunicará al BID a la brevedad, cualquier protesta o reclamo que reciba por escrito de los participantes, así como de las respuestas que hubiere dado a dichas protestas o reclamos.

9

Procesos de adquisición con esquema de revisión ex post.

9.1

Para procesos con revisión ex post, se realizará idéntico procedimiento, sin solicitar no objeciones del BID al DSC ni a la evaluación. Siendo la base de la revisión ex post el acuerdo de documentos estándar, la modificación a estos documentos sí deberá requerir la no objeción del BID.

9.2

Todo proceso que fue iniciado con modalidad de revisión ex ante por parte del BID, deberá concluir con esta modalidad.

DOC-A

ACTA DE REGISTRO Y CIERRE DE RECEPCIÓN DE COTIZACIONES

[ NOMBRE DE LOS BIENES ]

[NOMBRE DE LOS BIENES]

[ NOMBRE DE LOS BIENES ] [ indicar número ]
[ NOMBRE DE LOS BIENES ] [ indicar número ]
[ indicar número ]

[indicar número]

Comparación de Precios Nº

En la ciudad de

recepción de las cotizaciones de los bienes mencionados; se recibieron las siguientes cotizaciones:

a horasmencionados; se recibieron las siguientes cotizaciones: [indicar] del día [indicar] , en las oficinas de [

[indicar]
[indicar]

del día

[indicar]
[indicar]

, en las oficinas de

[nombre del Ejecutor o Beneficiario]

se llevó a cabo el cierre de

FECHA DE HORA DE SISTEMA DE ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS NOMBRE DEL N° RECEPCIÓN RECEPCIÓN
FECHA DE
HORA DE
SISTEMA DE ENVÍO DE LOS
DOCUMENTOS
NOMBRE DEL
RECEPCIÓN
RECEPCIÓN
COURIER
FAX
PROPONENTE
(dd/mm/aa)
(hh:mm)
PERSONAL
(borrar si no
(borrar si no
NOMBRE Y FIRMA
DE LA PERSONA
QUE ENTREGA LA
COTIZACIÓN
corresponde)
corresponde)

Por la Comisión de Evaluación:

Presidente: (Nombre/Firma/Cargo)

Observaciones:

[indicar]
[indicar]

Para su constancia, firman los presentes:

Vocal: (Nombre/Firma/Cargo)

En fecha [indicar] proponentes:
En fecha
[indicar]
proponentes:

a horas

ACTA DE APERTURA

[ NOMBRE DEL PROCESO ]

[NOMBRE DEL PROCESO]

[ NOMBRE DEL PROCESO ] [ indicar número ]
[ NOMBRE DEL PROCESO ] [ indicar número ]
[ indicar número ]

[indicar número]

Comparación de Precios Nº

DOC-B

] [ indicar número ] Comparación de Precios Nº DOC-B [indicar] , se procedió a la

[indicar], se procedió a la apertura de las ofertas entregadas para el proceso de referencia de los siguientes

   

Item 1

Item 2

 

Item n

No.

Nombre del oferente

Monto (Bs)

Monto (Bs)

Monto (Bs)

   

sin

Con

sin

 

Con

sin

Con

impuestos

impuestos

impuestos

impuestos

impuestos

impuestos

1

             

2

             

             

n

             

Observaciones:

[indicar]
[indicar]

Para su constancia, firman los presentes:

INFORME DE EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

De:

A:

Fecha:

Comparación de Precios Nº

[indicar número]

DOC-C

1. Antecedentes Nombre del Proceso

[indicar nombre] (elegir de acuerdo a la modalidad) Modalidad: Concurso por invitación Fecha de entrega
[indicar nombre]
(elegir de acuerdo a la modalidad)
Modalidad:
Concurso por invitación
Fecha de entrega de solicitud de ofertas
[indicar fecha]
Empresas invitadas
[indicar nombres]
Modalidad:
Convocatoria Pública
Publicación de convocatoria:
[indicar nombre medio de publicación]
Fecha de publicación:
[indicar fecha]
Fecha límite de entrega de cotizaciones:
[indicar fecha]

Itemes/Lotes solicitados:

Precio Ítem/ Plazo de Descripción del Ítem / Lote) Unidad Cantidad referencial Lote) entrega (con
Precio
Ítem/
Plazo de
Descripción del Ítem / Lote)
Unidad
Cantidad
referencial
Lote)
entrega
(con impuestos)
1
2
3
2. Cotizaciones recibidas
Las siguientes empresas presentaron sus cotizaciones:
Item 2
Item n
No.
Nombre del oferente
Item 1
Monto 2
item/lote 1 (Bs)
Monto (Bs)
Monto (Bs)
sin
Con
sin
Con
sin
Con
impuestos
impuestos
impuestos
impuestos
impuestos
impuestos
1
2
n

3. Evaluación de las Cotizaciones La evaluación se realizó revisando la existencia de probables errores aritméticos; de esta revisión se determinó el siguiente orden, de menor a mayor, de los precios evaluados:

Item 1

Precio total

sin impuestos

Bs (*)

C = A x B

Precio total

con

impuestos Bs

E = C + D

% de

impuestos

sobre el

precio total

(**)

Precio Unitario

con

impuestos

Bs

Precio unitario

sin impuestos

Bs

Impuesto

total

Bs

Nombre

proponente

Cumple Esp.

Técnicas

No.

Cantidad

Observaciones

A

B

D

F= D/E

Si

no

2 Se considerará el precio sin impuestos de las propuestas si existe un oferente extranjero

Item n

Precio total

sin impuestos

Bs (*)

C = A x B

Precio total

con

impuestos Bs

E = C + D

% de

impuestos

sobre el

precio total

(**)

Precio Unitario

con

impuestos

Bs

Precio unitario

sin impuestos

Bs

Impuesto

total

Bs

Nombre

proponente

Cumple Esp.

Técnicas

No.

Cantidad

Observaciones

A

B

D

F= D/E

Si

no

El detalle de esta evaluación se encuentra en los cuadros que se adjuntan

propuestas de precio)

(incluir, si corresponde, los cuadros de revisión de las

4. Revisión de la Documentación legal administrativa

(evaluar “cumple/no cumple”) : Item 2 Item n Item 1 (nombre del (nombre del (nombre
(evaluar “cumple/no cumple”)
:
Item 2
Item n
Item 1
(nombre del
(nombre del
(nombre del
oferente con el
oferente con el
oferente con el
precio
precio evaluado
precio evaluado
evaluado más
más bajo)
más bajo)
bajo)
DOC-3.1 Carta de Presentación de Cotización
DOC-3.2 Cotización
DOC-3.3
(elegir de acuerdo al numeral 1.12 de las
Instrucciones a los oferentes)
Declaración de Mantenimiento de la Oferta
Boleta/póliza de garantía de mantenimiento de oferta
RESULTADO
CUMPLE / NO CUMPLE

5. Observaciones

(explicar si existieron: cotizaciones rechazadas, modificación a los montos totales por corrección de errores
(explicar si existieron: cotizaciones rechazadas, modificación a los montos totales por corrección de errores aritméticos, aclaraciones
solicitadas y respuestas, actos de fraude, corrupción, etc)
o
indicar “Sin observaciones”
(Si se efectuaron correcciones aritméticas, hacer mención a la consulta realiza al/los oferente(s) sobre la aceptación de la corrección)
6. Conclusiones y Recomendaciones
De la evaluación realizada el Comité de Evaluación recomienda
la adjudicación allos siguiente(s) oferente(s) cuya(s) cotización(es)
tuvo/tuvieron los precios evaluados más bajos sin impuestos : / declarar desierto el presente proceso e iniciar un segundo concurso.
Precio total
Precio
evaluado (sin
Plazo de
Descripción
Proponente
Cantidad
unitario
ÍTEM
impuestos)
Precio con impuestos
(para contrato) Bs
entrega
(con impuestos)
Bs (*)
En caso de conformidad con este informe, su autoridad,
remitirá este Informe al BID (en caso de revisión ex ante)
y
la

documentación de respaldo, a efectos de solicitar su no objeción y posteriormente solicitar la presentación de su documentación legal y administrativa, con miras a suscribir un contrato con el oferente seleccionado por el monto identificado atrás, al cual se la aplicarán los impuestos que legalmente correspondan.

La Comisión de Evaluación:

(Nombres, cargos y firmas) Aprobado:

Nombre, cargo y firma de la autoridad que aprueba el informe Fecha:

Solicitud aclaraciones

DOC-D

(utilizar únicamente si se requiere complementar la información presentada)

Señor …. (nombre) ……… (dirección)
Señor
….
(nombre)
………
(dirección)

La Paz.-

Ref.:

Solicitud de aclaraciones Cotización para la provisión de ….

(Lugar y fecha) Nº ……. (nombre)
(Lugar
y fecha)
Nº …….
(nombre)

De nuestra consideración:

Como resultado de la evaluación de su Cotización, la Comisión de Calificación solicita por la presente las siguientes

/ documentación complementaria

:

………………………

aclaraciones
aclaraciones

Estas aclaraciones son solicitadas en el entendido de que la corrección de errores u omisiones subsanables no será utilizada para alterar su cotización.

Las aclaraciones solicitadas deben ser presentadas a más tardar a hrs. ……. del día ……………

Sin otro particular, saludamos a ustedes atentamente.

Nombre y firma

DOC-E

Solicitud aceptación de corrección de cotización

(utilizar si la cotización de alguno(s) de los oferente(s) fue corregida por errores aritméticos)

Señor …. (nombre) ……… (dirección)
Señor
….
(nombre)
………
(dirección)

La Paz.-

Ref.:

Solicitud de aceptación del precio corregido Cotización para la adquisición de….

De nuestra consideración:

(Lugar y fecha) Nº ……. (indicar)
(Lugar
y fecha)
Nº …….
(indicar)

Como resultado de la revisión y evaluación de su Cotización, la Comisión de Calificación ha efectuado la siguiente corrección al precio de su propuesta:

(explicar claramente las correcciones efectuadas.)

 

Producto de la corrección efectuada, el precio corregido de su cotización es de …………… tiene el objetivo de solicitarle, nos haga conocer, por escrito y en el plazo máximo de …… ( de esta nota, si acepta o no el nuevo precio.

(

indicar nuevo precio)

.

La presente

indicar)

días, a partir de la recepción

 

Como se indica en las instrucciones a los oferentes, en caso de no aceptar el precio indicado, su propuesta será inhabilitada.

Sin otro particular, saludamos a ustedes atentamente.

Nombre y firma

Modelo de solicitud de no objeción a evaluación y adjudicación

(no se requiere no objeción del BID a procesos sujetos a revisión ex post)

DOC-F

Señor

…………. Especialista Sectorial Banco Interamericano de Desarrollo

Presente.-

Lugar y fecha) Nº …….
Lugar
y fecha)
Nº …….

Ref:

(Préstamo BID/FOMIN N°

Programa:

CP No.:

Solicitud no objeción a borrador de contrato Comparación de Precios

/ declaración desierta

del proceso realizado mediante

De nuestra consideración:

Para la adquisición de los bienes de referencia, que se encuentra registrada en el Plan de Adquisiciones vigente, se ha realizado un proceso por Comparación de Precios utilizando el Documento Estándar del BID.

El precio referencial fue de

Concluida la evaluación de las cotizaciones recibidas, la presente tiene la finalidad de solicitarle la no objeción al resultado del proceso:

de solicitarle la no objeción al resultado del proceso: y con un plazo de ejecución de

y con un plazo de ejecución de

al resultado del proceso: y con un plazo de ejecución de días calendario.     Precio

días calendario.

   

Precio

Precio revisado y corregido Bs.

 

No.

Proponente

propuesto Original

Observaciones

Bs.

Para su consideración, adjuntamos una copia de los siguientes documentos:

Presupuesto referencial detallado.

(
(

elegir) Solicitudes de cotización

por invitación con evidencia de recepción/Convocatoria pública

Comunicaciones con los proponentes, incluyendo Circulares con aclaraciones, enmiendas y solicitudes de aclaraciones, consulta de aceptación de corrección de la cotización, y sus respectivas respuestas.

Documentos técnicos: Especificaciones técnicas y planos

Acta de cierre de recepción de cotizaciones.

Informe de evaluación.

Cotizaciones recibidas

Borrador de contrato.

En caso de obtener su no objeción, se notificará los resultados a las empresas que participaron y se solicitará la presentación de documentación legal y administrativa, al/los oferente(s) que presentó/presentaron el menor precio evaluado. Posteriormente se procederá a la firma del contrato, cuyo borrador ponemos a su consideración, manifestando que el mismo es idéntico al incluido en el Documento Estándar para procesos de adquisición por Comparación de Precios del BID, en el que únicamente se añadió información relativa al

oferente adjudicado, plazos y montos.

. Si eventualmente el proponente que presentó el menor precio evaluado no firmara el contrato, convocaremos al

proponente con el segundo menor precio evaluado y así sucesivamente.

Una vez suscrito el contrato enviaremos al BID este documento para su registro en el sistema PRISM.

Sin otro particular nos despedimos de usted, atentamente

(si por alguna circunstancia especial se realizaron modificaciones al contrato, detallar las cláusulas y

modificaciones realizadas)

Nombre y firma

Señor

……

…………………….

Notificación de resultados

DOC-G

Lugar y fecha) Nº …….
Lugar
y fecha)
Nº …….

Presente.-

 

Ref:

(Préstamo BID/FOMIN N°

 

Programa:

 
 

CP

 
 

Comunicación

de

resultados

del

proceso

de

adquisición

de………………

por

Comparación

de

Precios

De nuestra consideración:

Por la presente, le hacemos conocer que el resultado del proceso de la referencia es el siguiente:

(copiar del DOC-C)

Precio

propuesto

Original

Bs.

Proponente

recomendado para

adjudicar

Precio evaluado

sin impuestos

Bs

Precio con impuestos para contratación Bs

Plazo de

entrega

ÍTEM

Descripción

Cantidad

1

2

n

En tal sentido, se invita a las empresas adjudicadas a presentar la siguiente documentación dentro de los cinco días hábiles de recibida esta nota:

Original (o copias legalizadas) y copias simples de:

(añadir o eliminar según corresponda)

-

NIT

-

Registro FUNDEMPRESA

 

-

Registro en el SIGMA o constancia de inicio de inscripción (si se trata de compras para entidades públicas)

 

-

Nombre y Cédula de identidad del representante legal o del propietario

 

-

Poder general del representante legal de la empresa (si el representante legal es diferente al propietario)

 

-

Original del Certificado de Solvencia con el Fisco, emitido por la Contraloría General del Estado.

 

-

Garantía de cumplimiento de contrato:

Boleta bancaria/póliza

de garantía por el equivalente al

siete por ciento (7%)

del valor

total del contrato.

Le solicitamos comunicarnos si su empresa requerirá un anticipo y el monto (que no deberá exceder el 20% del monto total del contrato).

En tal caso, deberá también presentar la Garantía de Correcta Inversión de Anticipo consistente en

renovable, de ejecución inmediata e irrevocable, por el equivalente al cien por ciento (100%) del monto del anticipo.

boleta bancaria/póliza de garantía

Sin otro particular y agradeciendo su participación en el proceso de referencia nos despedimos de usted, atentamente.

Nombre y firma

DOC-H

Modelo de solicitud de registro en el sistema PRISM

Señor

………….

Especialista Sectorial

Banco Interamericano de Desarrollo

Presente.-

Ref:

(Préstamo BID/FOMIN N° Proceso: Adquisición de…… Solicitud registro en el sistema PRISM

De nuestra consideración:

Programa:

Lugar y fecha) Nº …….
Lugar
y fecha)
Nº …….

Adjunto a la presente le enviamos el contrato firmado mencionado en la referencia, para su registro en el sistema PRISM del Banco. El proceso de contratación fue realizado mediante

La información del contrato es la siguiente:

No. de identificación en el SEPA:

………. ex ante/ ex post ………. ………. ………. ………
……….
ex ante/ ex post
……….
……….
……….
………

Modalidad de revisión:

Fecha de suscripción del contrato:

Fecha de conclusión del contrato:

Monto de contrato:

Nombre del proveedor:

Descripción:

Item

Descripción

Cantidad

precio

1

     

2

     

3

     

n

     

(elegir el párrafo que corresponda):

Tratándose de un proceso de contratación con revisión ex ante, la documentación del proceso ha

Tratándose de un proceso de contratación con revisión ex ante, la documentación del proceso ha sido enviada al Banco a tiempo de

solicitar las no objeciones correspondientes.

ex ante, la documentación del proceso ha sido enviada al Banco a tiempo de solicitar las

Tratándose de un proceso de contratación con revisión ex post, resguardaremos la documentación original de este proceso para su revisión

por parte del Banco

.

Sin otro particular nos despedimos de usted, atentamente

Nombre y firma

ANEXO LISTA DE CONTROL ADQUISICIÓN DE BIENES MODALIDAD CP REVISIÓN EX POST

 

Descripción

Documento

Proceso

1

INICIO DEL PROCESO

 
 

1.1

 

Incluido en Plan de Adquisiciones vigente y aprobado, con modalidad ex post y método CP

SI

 

1.2

 

El documento de CP

SI

SI

   

Respeta el documento estándar acordado con el Banco

 

SI

   

Incluye el presupuesto referencial, y éste no supera los montos límite (US$ 250 mil en obras, US$ 50mil en bienes y servicios, u otro según contrato de préstamo)

SI

 
   

Los documentos requeridos no impiden una amplia participación, ni limitan la participación de oferentes elegibles

SI

 
   

Especificaciones técnicas no incluyen requisitos que impiden una amplia participación (ej. solicitar marcas específicas)

SI

 
   

No incluye documentos o requisitos no apropiados para el proceso (p.e. estados financieros, certificación de experiencia)

SI

 
   

El plazo de presentación de ofertas es igual o mayor a 10 días desde su publicación

SI

 
   

El documento publicado tiene información completa en las CEC del contrato que se requieren para que los oferentes preparen sus ofertas

SI

 

2

 

PUBLICACIONES (CONVOCATORIA)

 

2.1a

Publicado en SICOES /prensa de amplia circulación

 

SI

 

2.2a

La publicación tiene la misma información que el Documento de licitación

 

SI

 

2.1b

Mínimo 3 cartas de invitación (si no hubo publicación)

 

SI

 

2.2b

Acuse de recepción de las cartas de invitación

 

SI

 

2.2

Respeta el formato incluido en el documento estándar (incluyendo el modelo de contrato)

 

SI

 

2.3

Se hizo al menos 10 días antes de la presentación de ofertas

 

SI

 

2.4

Registro de oferentes

 

SI

2.5

Si se recibieron consultas, las respuestas fueron comunicadas a todos los participantes registrados. Se cuenta con acuse de recepción. Además de publicó en SICOES.

SI

 

2.6

Si se realizaron enmiendas, éstas fueron comunicadas a todos los participantes registrados. Se cuenta con acuse de recepción. Además de publicó en SICOES.

SI

 

2.7

Si se realizaron enmiendas que generaron la necesidad de mayor tiempo para la preparación de ofertas, se amplió el plazo de presentación y fúe oportunamente comunicado a los oferentes

 

SI

 

2.8

Si se realizó reunión de aclaración, se envió copia a todos los oferentes registrados o invitados, con acuse de recibo

 

SI

3

 

APERTURA Y EVALUACION DE PROPUESTAS

 

3.1

 

Acta de apertura

 

SI

3.2

 

Solicitudes escritas de aclaraciones (si se requiere información adicional)

 

SI

3.3

 

Respuestas escritas de los oferentes

 

SI

3.4

 

Si existieron correcciones de errores aritméticos, se solicitó por escrito a los oferentes, la aceptación de los mismos

 

SI

3.5

 

Si existieron correcciones de errores aritméticos, el/los oferente(s) respondieron por escrito

 

SI

3.6

 

Informe de evaluación, recomendación de Adjudicación o Declaración Desierta

 

SI

3.7

 

Mínimo 3 ofertas se encuentran habilitadas (si no hubo publicación)

 

SI

3.8

 

La recomendación de contratación es para el menor precio evaluado que cumple sustancialmente con todos los requisitos solicitados

 

SI

3.9

 

Los bienes y el proveedor son elegibles(pertenecen a un país miembro del BID, no se encuentra en “lista negra” del Banco, no tiene incompatibilidad)

 

SI

3.10

 

Documentos de las ofertas

SI

 

4

 

FIRMA DEL CONTRATO

 

4.1

 

Notificación de Adjudicación y solicitud de documentos

 

SI

4.2

 

Comunicación de los resultados del proceso a todos los oferentes

 

SI

4.3

 

Acuse de recibo de los oferentes

 

SI

4.4

 

Contrato firmado no modifica el modelo de contrato original

 

SI

4.5

 

Certificado del proveedor (si corresponde)

 

SI

 

4.6

Envío del contrato al BID para registro en PRISM

 

SI

5

 

PROTESTAS

 

5.1

Si se recibió solicitud de aclaración de resultados, se realizó reunión de aclaración con el postulante involucrado

SI

 

5.2

Acta de reuniòn

 

SI

5.3

Documentación original que contiene todo el trámite de protesta adelantado por la entidad, sin que se hubieren aplicado restricciones o barreras al reclamante (no se estableció plazo límite ni se requirió boleta o póliza de garantía)

 

SI

5.4

Otros documentos de la resolución de la protesta, si corresponde

 

SI

6

 

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

 

4.1

Orden de inicio (si corrresponde) de acuerdo a contrato

 

SI

4.2

Contratos modificatorios (si corresponde)

 

SI

4.3

Envío al BID de contratos modificatorios para registro en PRISM

 

SI