What is a SWOT analysis and why should you use one? When do you use SWOT?

What are the elements of a SWOT analysis? How do you create a SWOT analysis? How do you use your SWOT analysis?

Opposition is an inevitable part of change and one that can significantly impact your community organizing. However, if you know how to take stock of the opposition inside and outside of your effort or group, you are more likely to plan and act effectively. That's where SWOT analysis comes in. SWOT can help you handle both ordinary and unusual situations in your community health or development initiative, by giving you a tool to explore both internal and external factors that may influence your work.

WHAT IS A SWOT ANALYSIS AND WHY SHOULD YOU USE ONE?

The name says it: Strength, Weakness, Opportunity, Threat. A SWOT analysis guides you to identify the positives and negatives inside your organization (S-W) and outside of it, in the external environment (O-T). Developing a full awareness of your situation can help with both strategic planning and decision-making. The SWOT method (which is sometimes called TOWS) was originally developed for business and industry, but it is equally useful in the work of community health and development, education, and even personal growth. SWOT is not the only assessment technique you can use, but is one with a long track record of effectiveness. The strengths of this method are its simplicity and application to a variety of levels of operation.

WHEN DO YOU USE SWOT ?

A SWOT analysis can offer helpful perspectives at any stage of an effort. You might use it to:

Explore possibilities for new efforts or solutions to problems. Make decisions about the best path for your initiative. Identifying your opportunities for success in context of threats to success can clarify directions and choices. Determine where change is possible. If you are at a juncture or turning point, an inventory of your strengths and weaknesses can reveal priorities as well as possibilities. Adjust and refine plans mid-course. A new opportunity might open wider avenues, while a new threat could close a path that once existed.

SWOT also offers a simple way of communicating about your initiative or program and an excellent way to organize information you've gathered from studies or surveys.

WHAT ARE THE ELEMENTS OF A SWOT ANALYSIS ?

A SWOT analysis focuses on the four elements of the acronym, but the graphic format you use varies depending on the depth and complexity of your effort.

Remember that the purpose of performing a SWOT is to reveal positive forces that work together and potential problems that need to be addressed or at least recognized. Before you conduct a SWOT session, decide what format or layout you will use to communicate these issues most clearly for you. We will discuss the process of creating the analysis below, but first here are a few sample layouts-ideas of what your SWOT analysis can look like. You can list internal and external opposites side by side. Ask participants to answer these simple questions: what are the strengths and weaknesses of your group, community, or effort, and what are the opportunities and threats facing it? Internal Strengths External Opportunities

Weaknesses

Threats

Or if a looser structure helps you brainstorm, you can group positives and negatives to think broadly about your organization and its external environment. Positives Strengths assets resources opportunities prospects Negatives weaknesses limitations restrictions threats challenges

And here's a third option for structuring your SWOT analysis that might be appropriate for a large initiative that requires detailed planning or many alternatives. This more elaborate "TOWS Matrix" is adapted from Fred David's Strategic Management text. Here a working table guides you to identify strategies by matching items in each quadrant. STRENGTHS 1. 2. 3. 4. OPPORTUNITIES 1. 2. 3. 4. THREATS Opportunity-Strength (OS) Strategies Use strengths to take advantage of opportunities 1. 2. Threat-Strength (TS) Strategies WEAKNESSES 1. 2. 3. 4. Opportunity-Weakness (OW) Strategies Overcome weaknesses by taking advantage of opportunities 1. 2. Threat-Weakness (TW) Strategies

1. Use strengths to avoid threats Minimize weaknesses and avoid 2. 1. threats 3. 2. 1. 4. 2. David gives an example for Campbell Soup Company that stresses financial goals, but it also illustrates how you can pair the items within a SWOT grid to develop strategies. (This version of the chart is abbreviated.) STRENGTHS 1. Current profit ratio increased 2. Employee morale high 3. Market share has increased WEAKNESSES 1. Legal suits not resolved 2. Plant capacity has fallen 3. Lack of strategic management system

OPPORTUNITIES Opportunity-Strength (OS) 1. Western European Strategies Opportunity-Weakness (OW) unification Acquire food company in Strategies 2.Rising health consciousness Europe (S1, S3, O1) Develop new Pepperidge Farn in selecting foods Develop new healthy soups products (W1, O2, O3) 3.Demand for soups (S2, O2) increasing annually THREATS Threat-Strength (TS) Threat-Weakness (TW) 1. Low value of dollar Strategies Strategies 2. Tin cans are not Develop new biodegradable Close unprofitable European biodegradable soup containers (S1, T2) operations (W3, T1) This example also illustrates how threats can become opportunities (and vice versa). The limitation of tin cans (which aren't biodegradable) creates an opportunity for leadership in developing biodegradable containers. There are several formats you can use to do a SWOT analysis, but whatever format you use, don't be surprised if your strengths and weaknesses don't precisely match up to your opportunities and threats. You might need to refine, or you might need to simply look at the facts longer, or from a different angle. Your chart, list or table will certainly reveal patterns.

LISTING YOUR INTERNA L FACTORS: STRENGTHS AND WEAKNESSES (S, W)

Internal factors include your resources and experiences. General areas to consider are:

Human resources - staff, volunteers, board members, target population Physical resources - your location, building, equipment (Does your building have a prime location? Does it need renovations?) Financial - grants, funding agencies, other sources of income Activities and processes - programs you run, systems you employ Past experiences - building blocks for learning and success, your reputation in the community

Don't be too modest when listing your strengths. If you're having difficulty naming them, start by simply listing your characteristics (e.g., we're small, we're connected to the neighborhood). Some of these will probably be strengths. Although the strengths and weakness of your organization are your internal qualities, don't overlook the perspective of people outside your group. Identify strengths and weaknesses from both your own point of view and that of others-those you serve or deal with. Do others see problems--or assets--that you don't? How do you get information about how outsiders perceive your strengths and weaknesses? You may know already if you've listened to those you serve. If not, this might be the time to gather that type of information. See "Related Sections" for ideas on conducting focus groups, user surveys, listening sessions, and meetings.

LISTING EXTERNAL FACTORS: OPPORTUNITIES AND THREATS (O, T)

Cast a wide net for the external part of the assessment. No organization, group, program, or neighborhood is immune to outside events and forces. Consider your connectedness, for better and worse, as you compile this part of your SWOT list. Forces and facts that your group does not control include:

Future trends - in your field (Is research finding new treatments?) or the culture (Do current movies highlight your cause?) The economy - local, national, or international Funding sources - foundations, donors, legislatures Demographics - changes in the age, race, gender, culture of those you serve or in your area The physical environment (Is your building in a growing part of town? Is the bus company cutting routes?) Legislation (Do new federal requirements make your job harder...or easier?) Local, national or international events

As a tool designed for businesses, the major threat to success for most SWOT practitioners is "the competition." Programs to improve the health and well-being of individuals and communities might not have competitors in the market sense, but there could be overlap in services with other agencies that you need to consider. Or perhaps preferences for funding aren't favoring you you're interested in health promotions, but treatment is getting all the resources. So it can help to think of the "competition" in a broad sense as you consider threats to your effort. Perhaps the competition for your target population's time and attention exists in a competing unhealthy habit, such as smoking, or in a societal force like tobacco advertising, or even in the lure of couch and TV, which occupy time that might be given to exercise.

HOW DO YOU CREATE A SWOT ANALYSIS?

WHO DEVELOPS THE SWOT?
The most common users of a SWOT analysis are team members and project managers who are responsible for decision-making and strategic planning.

But don't overlook anyone in the creation stage! An individual or small group can develop a SWOT analysis, but it will be more effective if you take advantage of many stakeholders. Each person or group offers a different perspective on the strengths and weaknesses of your program and has different experiences of both. Likewise, one staff member, or volunteer or stakeholder may have information about an opportunity or threat that is essential to understanding your position and determining your future.

WHEN AND WHERE DO YOU DEVELOP A SWOT ANA LYSIS?

A SWOT analysis is often created during a retreat or planning session that allows several hours for both brainstorming and more structured analysis. The best results come when participants are encouraged to have an open attitude about possibilities. While you might "SWOT" in conjunction with an informational or business session, the tone when creating a SWOT analysis is usually collaborative and inclusive. When creating the analysis, all people involved are asked to pool their individual and shared knowledge and experiences. The more relaxed, friendly and constructive the setting and environment, the more truthful, comprehensive, insightful and useful your analysis will be.

HOW DO YOU DEVELOP A SWOT ANALYSIS?

Here are steps for conducting a gathering to produce your analysis. 1. Designate a leader or group facilitator who has good listening and group process skills, and who can keep things moving and on track. 2. Designate a recorder to back up the leader if your group is large. Use newsprint on a flip chart or a large board to record the analysis and discussion points. You can record later in a more polished fashion to share with stakeholders and to update. 3. Introduce the SWOT method and its purpose in your organization. This can be as simple as asking, "Where are we, where can we go?" If you have time, you could run through a quick example based on a shared experience or well-known public issue (even the new TV season). 4. Depending on the nature of your group and the time available, let all participants introduce themselves. Then divide your stakeholders into smaller groups. If your retreat or meeting draws several groups of stakeholders together, make sure you mix the small groups to get a range of perspectives, and give them a chance to introduce themselves. o The size of these depends on the size of your entire group breakout groups can range from three to ten. If the size gets much larger, some members may not participate. 5. Have each group designate a recorder, and provide each with newsprint or dry -erase board. Direct them to create a SWOT analysis in the format you choose-a chart, columns, a matrix, or even a page for each quality. o Give the groups 20-30 minutes to brainstorm and fill out their own strengths, weakness, opportunities and threats chart for your program, initiative or effort. Encourage them not to rule out any ideas at this stage, or the next.

Remind groups that the way to have a good idea is to have lots of ideas. Refinement can come later. In this way, the SWOT analysis also supports valuable discussion within your group or organization as you honestly assess. o It helps to generate lots of comments about your organization and your program, and even to put them in multiple categories if that provokes thought. o Once a list has been generated, it helps to refine it to the best 10 or fewer points so that the analysis can be truly helpful. 6. Reconvene the group at the agreed-upon time to share results. Gather information from the groups, recording on the flip-chart or board. Collect and organize the differing groups' ideas and perceptions. Decide beforehand how you will gather the input. There are at least two ways to do so:
o o

Proceed in S-W-O-T order, recording strengths first, weaknesses second, etc. Or you can begin by calling for the top priorities in each category -the strongest strength, most dangerous weakness, biggest opportunity, worst threat--and continue to work across each category.

There are also at least two ways to take information from the groups.
o

Ask one group at a time to report ("Group A, what do you see as strengths?") You can vary which group begins the report so a certain group isn't always left "bringing up the end" and repeating points made by others. ("Group B, let's start with you for weaknesses.") Or, you can open the floor to all groups ("What strengths have you noted?") for each category until all have contributed what they think is needed.

Whichever way you proceed, the facilitator or recorder should keep writing until the input from all groups is recorded. Note repeated items across groups for "weighting" of important possibilities. You might want to discuss some of the items as they come up. In fact, cross connections between categories-"This strength plays into that opportunity"-is what you're pursuing, so a good facilitator will tease out those insights as they arise. At the same time, you want to keep the process moving until all the chart is complete, so facilitator and recorder should work together to begin a fifth column or new page-one for working ideas. Encourage the participants to also make notes of ideas and insights as you build so the drawing together process will continue to be creative and collaborative. 7. Discuss and record the results. Depending on your time frame and purpose: o Come to some consensus about the most important items in each category o Relate the analysis to your vision, mission, and goals o Translate the analysis to action plans and strategies 8. If appropriate, prepare a written summary of the SWOT analysis to give or e-mail to participants for continued use in planning and implementing your effort.

HOW DO YOU USE YOUR SWOT ANALYSIS?

In some ways a SWOT analysis pushes you to think "inside the box" by asking you to categorize your effort in such simple opposing terms. But the purpose of this information gathering is definitely to help you move outside the box of any constraints or limitations that may have hindered you before. Knowledge is indeed power, and knowing what the positives and negatives of your program are puts you in a more powerful position for action. While a SWOT analysis is not in itself action, it can be a "support team" to help you:

Identify the issues or problems you intend to change Set or reaffirm goals Create an action plan

As you consider your analysis, be open to the possibilities that exist within a weakness or threat. Likewise, recognize that an opportunity can become a threat if everyone else sees the opportunity and plans to take advantage of it as well, thereby increasing your competition. Finally, during your assessment and planning, you might keep an image in mind to help you make the most of a SWOT analysis: Look for a "stretch," not just a "fit." As Radha Balamuralikrishna and John C. Dugger of Iowa State University point out, SWOT usually reflects your current position or situation. Therefore one drawback is that it might not encourage openness to new possibilities. You can use SWOT to justify a course that has already been decided upon, but if your goal is to grow or improve, you will want to use it differently.

IN SUMMARY
A realistic recognition of the weaknesses and threats that exist for your effort is the first step to countering them with a robust and creative set of strengths and opportunities. A SWOT analysis identifies your strengths, weaknesses, opportunities and threats to assist you in making strategic plans and decisions. SWOT is a simple yet comprehensive way of assessing the positive and negative forces within and without your organization, so you can be better prepared to act effectively. The more stakeholders you involve in preparing the SWOT, the more valuable your analysis will be. Whatever courses of action you decide on, the four-cornered SWOT analysis prompts you to move in a balanced way throughout your program. It reminds you to:

build on your strengths minimize your weaknesses seize opportunities counteract threats

A SWOT analysis will be most helpful if you use it to support the vision, mission, and objectives you have already defined. The SWOT will at least provide perspective, and at best will reveal connections and areas for action.

Contributor Val Renault Resources Print Resources David, Fred R. (1993). Strategic Management, 4th Ed. New York: Macmillan Publishing Company. (Dr. David also maintains a strategic planning web site, Checkmate Plan, and is available by e-mail at strategy29@aol.com.) Jones, Bernie. (1990). Neighborhood Planning: A Guide for Citizens and Planners. Chicago and Washington, D.C.: Planners Press, American Planning Association. Internet Resources SWOT Analysis: A Management Tool for Initiating New Programs in Vocational Schools by Radha Balamuralikrishna and John C. Dugger describes the use of a SWOT analysis to initiate new programs in vocational schools. Quality Guide: SWOT Analysis is a helpful guide from Management Sciences for Health and United Nations Children's Fund. Mind Tools: SWOT Analysis provides a quick overview of SWOT.

 Apa yang dimaksud dengan analisis SWOT dan mengapa Anda harus menggunakan salah satu ? Bila Anda menggunakan SWOT ? Apa saja unsur-unsur analisis SWOT ? Bagaimana Anda membuat analisis SWOT ? Bagaimana Anda menggunakan analisis SWOT Anda ? Oposisi merupakan bagian tak terhindarkan dari perubahan dan satu yang secara signifikan dapat mempengaruhi komunitas Anda pengorganisasian . Namun, jika Anda tahu bagaimana untuk mengambil stok dari oposisi di dalam dan di luar usaha atau kelompok , Anda lebih mungkin untuk merencanakan dan bertindak secara efektif . Di situlah analisis SWOT masuk SWOT dapat membantu Anda menangani situasi biasa dan tidak biasa di masyarakat kesehatan atau pengembangan inisiatif , dengan memberi Anda alat untuk mengeksplorasi faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi pekerjaan Anda . APAKAH ANALISIS SWOT DAN MENGAPA ANDA MENGGUNAKAN SATU ? Nama mengatakan : Strength, Weakness , Opportunity , Threat . Sebuah analisis SWOT memandu Anda untuk mengidentifikasi positif dan negatif dalam organisasi Anda ( SW ) dan di luar itu , dalam lingkungan eksternal ( OT ) . Mengembangkan kesadaran penuh dari situasi Anda dapat membantu dengan kedua perencanaan strategis dan pengambilan keputusan . Metode SWOT ( yang kadang-kadang disebut TOWS ) pada awalnya dikembangkan untuk bisnis dan industri , tetapi juga berguna dalam pekerjaan kesehatan masyarakat dan pengembangan, pendidikan , dan pertumbuhan bahkan pribadi. SWOT bukanlah satu-satunya teknik penilaian yang dapat Anda gunakan , tetapi satu dengan track record panjang efektivitas. Kekuatan metode ini adalah kesederhanaan dan aplikasi untuk berbagai tingkat operasi . KAPAN ANDA GUNAKAN SWOT ? Sebuah analisis SWOT dapat menawarkan perspektif membantu pada setiap tahap usaha . Anda mungkin menggunakannya untuk : Jelajahi kemungkinan upaya baru atau solusi untuk masalah . Membuat keputusan tentang jalan terbaik untuk inisiatif Anda . Mengidentifikasi peluang Anda untuk sukses dalam konteks ancaman terhadap keberhasilan dapat memperjelas arah dan pilihan . Tentukan mana perubahan adalah mungkin . Jika Anda berada di persimpangan atau titik balik , inventarisasi kekuatan dan kelemahan Anda dapat mengungkapkan prioritas serta kemungkinan. Menyesuaikan dan menyempurnakan rencana mid-course . Sebuah kesempatan baru bisa membuka jalan yang lebih luas , sementara ancaman baru bisa menutup jalan yang pernah ada . SWOT juga menawarkan cara yang sederhana untuk berkomunikasi tentang inisiatif atau program dan cara terbaik untuk mengatur informasi yang Anda kumpulkan dari penelitian atau survei . APA UNSUR-UNSUR ANALISIS SWOT ? Sebuah analisis SWOT berfokus pada empat unsur akronim , tetapi format grafis yang Anda gunakan bervariasi tergantung pada kedalaman dan kompleksitas usaha Anda . Ingatlah bahwa tujuan melakukan SWOT adalah untuk mengungkapkan kekuatan positif yang

bekerja sama dan potensi masalah yang perlu diatasi atau setidaknya diakui . Sebelum Anda melakukan sesi SWOT , menentukan format dan tata letak apa yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi masalah ini paling jelas untuk Anda . Kita akan membahas proses pembuatan analisis di bawah ini , tapi pertama di sini adalah beberapa contoh layout - ide tentang apa analisis SWOT Anda bisa terlihat seperti . Anda bisa daftar sisi berlawanan internal dan eksternal berdampingan. Minta peserta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan sederhana : apa kekuatan dan kelemahan kelompok Anda , komunitas , atau usaha , dan apa peluang dan ancaman yang dihadapi itu ?

Contoh ini juga menggambarkan bagaimana ancaman dapat menjadi peluang ( dan sebaliknya ) . Keterbatasan kaleng ( yang tidak biodegradable ) menciptakan kesempatan bagi kepemimpinan dalam mengembangkan wadah biodegradable . Ada beberapa format yang dapat digunakan untuk melakukan analisis SWOT , tapi format apa pun yang Anda gunakan , jangan heran jika kekuatan dan kelemahan Anda tidak tepat cocok dengan peluang dan ancaman . Anda mungkin perlu untuk memperbaiki , atau Anda mungkin perlu untuk hanya melihat fakta lagi , atau dari sudut yang berbeda . Diagram , daftar atau tabel tentu akan mengungkapkan pola . PENCATATAN FAKTOR INTERNAL ANDA : KEKUATAN DAN KELEMAHAN ( S , W ) Faktor internal meliputi sumber daya dan pengalaman . Umum daerah yang perlu dipertimbangkan adalah : Sumber daya manusia - staf, relawan , anggota dewan , populasi target Sumber daya fisik - lokasi Anda , bangunan , peralatan ( ? Apakah bangunan Anda memiliki lokasi utama Apakah perlu renovasi ? ) Keuangan - hibah , lembaga donor , sumber penghasilan lain Kegiatan dan proses - program yang dijalankan , sistem Anda mempekerjakan Pengalaman masa lalu - blok bangunan untuk belajar dan sukses , reputasi Anda di masyarakat Jangan terlalu sederhana ketika daftar kekuatan Anda . Jika Anda mengalami kesulitan penamaan mereka , mulai dengan hanya daftar karakteristik Anda (misalnya , kita kecil , kita terhubung dengan lingkungan ) . Beberapa mungkin akan kekuatan . Meskipun kekuatan dan kelemahan organisasi Anda adalah kualitas internal Anda , jangan mengabaikan perspektif orang di luar kelompok Anda . Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari kedua sudut pandang Anda dan orang lain - mereka yang Anda layani atau menangani . Apakah orang lain melihat masalah - atau aset - bahwa Anda tidak ? Bagaimana Anda mendapatkan informasi tentang bagaimana orang luar melihat kekuatan dan kelemahan Anda ? Anda mungkin sudah tahu jika Anda telah mendengarkan mereka yang Anda layani . Jika tidak, mungkin ini waktu untuk mengumpulkan jenis informasi . Lihat " Bagian Terkait " untuk ide-ide dalam melakukan kelompok fokus , survei pengguna , sesi mendengarkan , dan pertemuan . PENCATATAN FAKTOR EKSTERNAL : PELUANG DAN ANCAMAN ( O , T ) Melemparkan jaring yang luas untuk bagian eksternal dari penilaian. Tidak ada organisasi , kelompok , program, atau lingkungan yang kebal terhadap kejadian luar dan kekuatan . Pertimbangkan keterhubungan Anda , untuk lebih baik dan lebih buruk , karena Anda

mengkompilasi ini bagian dari daftar SWOT Anda . Pasukan dan fakta bahwa kelompok Anda tidak mengontrol meliputi: Tren masa depan - di bidang Anda ( Apakah penelitian menemukan pengobatan baru ? ) Atau budaya ( Apakah film saat ini menyoroti penyebab Anda ? ) Perekonomian - lokal, nasional , maupun internasional Sumber pendanaan - yayasan , donor , badan legislatif Demografi - perubahan usia , ras, jenis kelamin , budaya mereka yang Anda layani atau di daerah Anda Lingkungan fisik ( bangunan Apakah Anda di bagian tumbuh dari kota? Apakah perusahaan bus memotong rute ? ) Legislasi ( Apakah persyaratan federal yang baru membuat pekerjaan Anda lebih sulit atau lebih mudah ... ? ) peristiwa lokal, nasional atau internasional Sebagai alat yang dirancang untuk bisnis , ancaman utama untuk sukses bagi kebanyakan praktisi SWOT adalah " kompetisi . " Program untuk meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan individu dan masyarakat mungkin tidak memiliki pesaing dalam arti pasar , tetapi mungkin ada tumpang tindih dalam pelayanan dengan lembaga lain yang perlu Anda pertimbangkan . Atau mungkin preferensi untuk pendanaan tidak mendukung Anda - Anda tertarik dalam promosi kesehatan , tetapi pengobatan semakin semua sumber daya . Sehingga dapat membantu untuk berpikir tentang " kompetisi" dalam arti luas seperti yang Anda mempertimbangkan ancaman terhadap usaha Anda . Mungkin kompetisi untuk waktu populasi sasaran Anda dan perhatian ada dalam kebiasaan tidak sehat bersaing , seperti merokok , atau kekuatan masyarakat seperti iklan rokok , atau bahkan di iming-iming sofa dan TV , yang menempati waktu yang mungkin diberikan untuk berolahraga . BAGAIMANA ANDA MENCIPTAKAN ANALISIS SWOT ? Yang mengembangkan SWOT ? Para pengguna yang paling umum dari analisis SWOT adalah anggota tim dan manajer proyek yang bertanggung jawab untuk pengambilan keputusan dan perencanaan strategis . Tapi jangan mengabaikan siapa pun di tahap penciptaan ! Seorang individu atau kelompok kecil dapat mengembangkan analisis SWOT , tapi akan lebih efektif jika Anda mengambil keuntungan dari banyak pihak . Setiap orang atau kelompok menawarkan perspektif yang berbeda tentang kekuatan dan kelemahan program dan memiliki pengalaman yang berbeda dari keduanya. Demikian juga , salah satu anggota staf, atau relawan atau pemangku kepentingan mungkin memiliki informasi tentang peluang atau ancaman yang sangat penting untuk memahami posisi Anda dan menentukan masa depan Anda . KAPAN DAN DI MANA ANDA PENGEMBANGAN ANALISIS SWOT ? Sebuah analisis SWOT sering dibuat selama sesi retret atau perencanaan yang memungkinkan beberapa jam untuk analisis baik brainstorming dan lebih terstruktur . Hasil terbaik datang ketika peserta didorong untuk memiliki sikap terbuka tentang kemungkinan. Meskipun Anda mungkin " SWOT " dalam hubungannya dengan sesi informasi atau bisnis , nada saat membuat analisis SWOT biasanya kolaboratif dan inklusif . Ketika membuat analisis , semua orang yang terlibat diminta untuk kolam pengetahuan dan pengalaman individu dan bersama mereka . Semakin santai, ramah dan konstruktif pengaturan

dan lingkungan , yang lebih jujur , komprehensif , mendalam dan berguna analisis Anda akan menjadi .

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan pertemuan untuk menghasilkan analisis Anda . 1 . Tentukan pemimpin atau kelompok fasilitator yang memiliki mendengarkan dengan baik dan keterampilan proses kelompok , dan yang dapat menjaga hal-hal bergerak dan di trek . 2 . Tentukan perekam untuk mendukung pemimpin jika grup Anda besar . Gunakan kertas koran pada flip chart atau papan besar untuk merekam analisis dan titik diskusi. Anda dapat merekam kemudian dengan cara yang lebih halus untuk berbagi dengan para pemangku kepentingan dan untuk memperbarui . 3 . Memperkenalkan metode SWOT dan tujuannya dalam organisasi Anda . Ini dapat yang sederhana seperti bertanya, " Di mana kita , di mana kita bisa pergi? " Jika Anda memiliki waktu , Anda dapat menjalankan melalui contoh cepat berdasarkan pengalaman bersama atau isu publik terkenal (bahkan musim TV baru ) . 4 . Tergantung pada sifat dari kelompok Anda dan waktu yang tersedia , biarkan semua peserta memperkenalkan diri . Kemudian membagi stakeholder Anda ke dalam kelompok yang lebih kecil . Jika mundur atau pertemuan menarik beberapa kelompok pemangku kepentingan bersama-sama , pastikan Anda mencampur kelompok-kelompok kecil untuk mendapatkan berbagai perspektif , dan memberikan mereka kesempatan untuk memperkenalkan diri . o Ukuran ini tergantung pada ukuran seluruh kelompok Anda - kelompok pelarian dapat berkisar 3-10 . Jika ukuran mendapat jauh lebih besar , beberapa anggota tidak dapat berpartisipasi . 5 . Mintalah masing-masing kelompok menunjuk perekam , dan memberikan masing-masing dengan kertas koran atau papan kering - menghapus . Mengarahkan mereka untuk membuat analisis SWOT dalam format yang Anda pilih - grafik , kolom , matriks , atau bahkan satu halaman untuk setiap kualitas . o Berikan kelompok 20-30 menit untuk melakukan brainstorming dan mengisi kekuatan mereka sendiri , kelemahan , peluang dan ancaman bagan untuk program anda , inisiatif atau usaha . Dorong mereka untuk tidak mengesampingkan ide pada tahap ini , atau berikutnya . o Ingatkan kelompok bahwa cara untuk memiliki ide bagus adalah memiliki banyak ide . Penyempitan bisa datang kemudian . Dengan cara ini , analisis SWOT juga mendukung diskusi yang berharga dalam kelompok atau organisasi yang Anda jujur menilai . o Ini membantu untuk menghasilkan banyak komentar tentang organisasi Anda dan program Anda , dan bahkan untuk menempatkan mereka dalam beberapa kategori jika itu memprovokasi pikir. o Setelah daftar telah dihasilkan , hal ini membantu untuk memperbaiki untuk yang terbaik 10 poin atau lebih sedikit sehingga analisis dapat benar-benar membantu. 6 . Mulai lagi kelompok di disepakati waktu untuk hasil saham. Mengumpulkan informasi dari kelompok , merekam pada flip -chart atau papan . Mengumpulkan dan menyusun ide-ide dan persepsi kelompok yang berbeda ' . Putuskan terlebih dahulu bagaimana Anda akan mengumpulkan masukan . Setidaknya ada dua cara untuk melakukannya : o Lanjutkan dalam rangka SWOT , merekam kekuatan pertama, kelemahan kedua, dll o Atau Anda bisa mulai dengan menyerukan prioritas utama di setiap kategori - kekuatan, kelemahan paling berbahaya terkuat , peluang, ancaman terburuk terbesar - dan terus bekerja di setiap kategori .

Ada juga setidaknya dua cara untuk mengambil informasi dari kelompok . o Minta satu kelompok pada suatu waktu untuk melaporkan ( " Grup A , apa yang Anda lihat sebagai kekuatan ? " ) Anda dapat bervariasi kelompok mana dimulai laporan sehingga kelompok tertentu tidak selalu meninggalkan " membesarkan akhir " dan mengulangi poin yang dibuat oleh orang lain . ( " Grup B , mari kita mulai dengan Anda untuk kelemahan . " ) o Atau , Anda dapat membuka lantai untuk semua kelompok ( " kekuatan apa yang telah Anda mencatat ? " ) untuk setiap kategori sampai semua telah memberikan kontribusi apa yang mereka pikir diperlukan . Apapun cara Anda melanjutkan , fasilitator atau perekam harus terus menulis sampai masukan dari semua kelompok dicatat . Perhatikan item berulang di seluruh kelompok untuk " bobot " kemungkinan penting . Anda mungkin ingin membahas beberapa item seperti mereka datang . Bahkan , lintas hubungan antar kategori - " Kekuatan ini menjadi peluang yang memainkan " - adalah apa yang Anda mengejar , jadi fasilitator yang baik akan menggoda keluar wawasan mereka ketika mereka muncul . Pada saat yang sama , Anda ingin menjaga proses bergerak sampai semua grafik selesai , sehingga fasilitator dan perekam harus bekerja sama untuk memulai sebuah kolom kelima atau baru halaman - satu untuk ide bekerja . Doronglah peserta untuk juga membuat catatan ide dan wawasan yang Anda membangun sehingga gambar bersama-sama proses akan terus menjadi kreatif dan kolaboratif . 7 . Diskusikan dan mencatat hasil . Tergantung pada kerangka waktu Anda dan tujuan : o Datanglah ke beberapa konsensus tentang item yang paling penting dalam setiap kategori o Kaitkan analisis untuk visi, misi , dan tujuan o Terjemahkan analisis untuk rencana aksi dan strategi 8 . Jika sesuai , menyiapkan ringkasan tertulis dari analisis SWOT untuk memberikan atau e mail kepada peserta untuk terus menggunakan dalam merencanakan dan melaksanakan usaha Anda .

BAGAIMANA ANDA MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT ANDA ? Dalam beberapa hal analisis SWOT mendorong Anda untuk berpikir " di dalam kotak " dengan meminta Anda untuk mengkategorikan usaha Anda dalam hal sederhana seperti lawan . Tapi tujuan informasi ini pengumpulan jelas untuk membantu Anda bergerak di luar kotak kendalakendala atau keterbatasan yang mungkin menghambat Anda sebelumnya. Pengetahuan memang kekuatan , dan mengetahui apa sisi positif dan negatif dari program Anda yang menempatkan Anda dalam posisi yang lebih kuat untuk bertindak. Sementara analisis SWOT tidak dengan sendirinya tindakan, itu bisa menjadi " tim dukungan " untuk membantu Anda : Mengidentifikasi isu atau masalah yang Anda berniat untuk mengubah Menetapkan atau menegaskan kembali tujuan Membuat rencana tindakan Ketika Anda mempertimbangkan analisis Anda , terbuka untuk kemungkinan yang ada dalam kelemahan atau ancaman . Demikian juga , mengakui bahwa kesempatan dapat menjadi ancaman jika orang lain melihat kesempatan dan berencana untuk mengambil keuntungan dari

itu juga, sehingga meningkatkan persaingan . Akhirnya , selama pengkajian dan perencanaan , Anda mungkin menyimpan gambar dalam pikiran untuk membantu Anda membuat sebagian besar analisis SWOT : " . Cocok " Carilah " stretch , " bukan hanya Sebagai Radha Balamuralikrishna dan John C. Dugger dari Iowa State University menunjukkan , SWOT biasanya mencerminkan posisi Anda saat ini atau situasi . Oleh karena itu salah satu kelemahan adalah bahwa hal itu mungkin tidak mendorong keterbukaan terhadap kemungkinan-kemungkinan baru . Anda dapat menggunakan SWOT untuk membenarkan program yang telah diputuskan , tetapi jika tujuan Anda adalah untuk tumbuh atau memperbaiki , Anda akan ingin menggunakannya berbeda . DI RINGKASAN Sebuah pengakuan realistis kelemahan dan ancaman yang ada untuk usaha Anda adalah langkah pertama untuk melawan mereka dengan satu set kuat dan kreatif dari kekuatan dan peluang . Sebuah analisis SWOT mengidentifikasi kekuatan, kelemahan , peluang dan ancaman untuk membantu Anda dalam membuat rencana strategis dan keputusan . SWOT merupakan cara yang sederhana namun komprehensif menilai kekuatan positif dan negatif dalam maupun di luar organisasi Anda , sehingga Anda dapat lebih siap untuk bertindak secara efektif . Semakin banyak pemangku kepentingan yang terlibat dalam penyusunan SWOT , semakin berharga analisis Anda akan menjadi . Apapun program aksi Anda memutuskan , analisis SWOT empat terpojok meminta Anda untuk bergerak secara seimbang seluruh program Anda . Hal ini mengingatkan Anda untuk : membangun kekuatan Anda meminimalkan kelemahan menangkap peluang menangkal ancaman Sebuah analisis SWOT akan sangat membantu jika Anda menggunakannya untuk mendukung visi, misi , dan tujuan Anda telah ditetapkan . The SWOT akan setidaknya memberikan perspektif , dan yang terbaik akan mengungkapkan koneksi dan area untuk tindakan. penyumbang Val Renault sumber Daya Sumber Cetak David , Fred R. ( 1993) . Manajemen Strategis , 4th Ed . New York : Macmillan Publishing Company . ( Dr David juga memelihara situs web perencanaan strategis , Rencana Checkmate , dan tersedia melalui e - mail di strategy29@aol.com . ) Jones , Bernie . ( 1990) . Sekitar Perencanaan : Sebuah Panduan untuk Warga dan Perencana . Chicago dan Washington , DC : Perencana Press, Amerika Perencanaan Association . Sumber Daya Internet Analisis SWOT : Alat Manajemen untuk Memulai Program Baru di Sekolah Kejuruan oleh Radha Balamuralikrishna dan John C. Dugger menjelaskan penggunaan analisis SWOT untuk memulai program-program baru di sekolah kejuruan . Kualitas Guide: Analisis SWOT adalah panduan membantu dari Ilmu Manajemen Kesehatan dan PBB Dana Anak-anak . Pikiran Tools: Analisis SWOT memberikan gambaran singkat dari SWOT .