Manual de Control de Gastos (FCGG)

Febrero de 2014
Versin 1.0 Actualizacin 13/02/2014 Realizado por Planificacin y Control de Gestin Revisado por Contabilidad y Finanzas Aprobado por Csar Ventura Pomape

Manual de Control de Gastos (FCGG) _________________________________________________________________________

PARTE I: Control de Gastos (FCGG)

Objetivos
Controlar los gastos que se generan en el cumplimiento cotidiano de las labores de la empresa. Tener un registro formal de los gastos por viajes y/o por gastos extraordinarios. Tener sustentos vlidos de los gastos que se liquidan. Contar con un orden en la aprobacin de los gastos segn rangos y responsabilidades.

Alcance:
Rige para todos los colaboradores a los que se les entrega dinero para el cumplimiento de sus funciones o cumplimiento de encargos. Para todo el personal de confianza incluyendo el nivel directivo.

PARTE II: Existencia de Gastos:

Conceptos:
1. Gastos Ordinarios: o Todos los gastos comunes y repetitivos con periodos diarios, semanales, quincenales y mensuales. 2. Gastos Extraordinarios: o Todos los gastos con periodicidad mayor a un mes. o Todos los gastos que resulten de manera extraordinaria. 3. Gastos por Viticos: o Todos los gastos que se generen en viajes de comisin. o Incluye los gastos por Alimentacin, Alojamiento y Movilidad.

Sustentos Tributarios de Gastos:

Todo gasto deber ser sustentado de forma obligatoria con la documentacin tributaria legal. Estos documentos deben de consignar nuestros datos de manera correcta: o Para Habacuc Servicios Generales E.I.R.L.: RUC: 20477536949 RAZN SOCIAL: Habacuc Servicios Generales E.I.R.L. DIRECCIN: Prolongacin Ancash N 303, San Pedro de Lloc.

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o Para Inversiones Habacuc: RUC: 10191849693 RAZN SOCIAL: Justiniano Yengle Williams Augusto DIRECCIN: Prolongacin Ancash N 303, San Pedro de Lloc.

Los documentos que deben pedir son: 1. Facturas: Es el comprobante de pago que se emite en las operaciones entre empresas o personas que necesitan acreditar costo o gasto para efecto tributario. La factura se solicitar siempre con el detalle de la compra o servicio y cuidando que los datos de la empresa emisora y los nuestros, sean los correctos. Para la factura de empresa emisora, tener en cuenta: o o Que la direccin consigne el distrito, la provincia y el departamento en el orden descrito. Si la transaccin es en efectivo, esta debe consignar la palabra CANCELADO y si cuenta con el espacio para fecha y firma, tambin debe pedirse que se complete. Para las facturas que superen S/. 700.00, se tiene que consultar con la unidad de Contabilidad y Finanzas sobre los porcentajes de detraccin; ya que debemos realizar la retencin respectiva y abonar solo la diferencia.

2.

Tickets Factura: Este comprobante de pago puede ser emitido nicamente en moneda nacional. Deber identificar al adquiriente o usuario con su nmero de RUC, consignar los apellidos y nombres o razn social, discriminando el monto del tributo que grava la operacin. Los tickets pueden ser emitidos a travs de sistemas informticos o mquinas registradores. Tal es el caso de supermercados, tiendas por departamento, farmacias, estaciones de combustible, restaurantes, entre otros tipos de negocios que emplean sistemas autorizados.

3. Boleta de Venta: Comprobante que deber ser solicitado solo en los establecimientos, negocios o servicios que no estn autorizados para la emisin de Facturas. Estos establecimientos son los afiliados al rgimen del RUS y estn identificados con un Sticker donde indica que pertenecen a dicho rgimen.

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4. Recibo por Honorarios: Es el comprobante de pago que emiten las personas naturales que se dedican en forma individual al ejercicio de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio. Por ejemplo: mdicos, abogados, gasfiteros, artistas, albailes, entre otros. 5. Boleto de Viaje: Documentos emitidos por las empresas de transporte pblico urbano de pasajeros. Estos deben contener la informacin de la empresa y de la persona que est tomando el servicio, por lo que es importante saber bien a la empresa que pertenecemos (Inversiones Habacuc o Habacuc Servicios Generales EIRIL). 6. Documento Bancarios: Documentos emitidos por los bancos, por las entidades financieras y de seguros, as como por las cooperativas de ahorro y crdito no autorizadas a captar recursos del pblico, que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros. Estos deben contener como mnimo el nmero de RUC de nuestra empresa.

Sustentos Internos de Gastos:

A parte de los documentos tributarios legales que nos emitan, revisados en el tem anterior, debemos presentar tambin nuestros documentos de control interno que son: Autorizacin de Gastos: Este debe acompaar a todo gasto y deber ser aprobado por la jefatura respectiva. Liquidaciones Normales de Gastos: Es la que se tiene en formatos impresos y que puede pedirse en la Unidad de Contabilidad y Finanzas. Liquidacin Especial de Gastos: Son la que deben acompaar a los gastos extraordinarios y/o gastos por viticos. Recibos de Caja: Son entregados en la Unidad de Contabilidad y Finanzas y sirven para sustentar los anticipos de efectivos que la empresa hace a los responsables de los gastos.

Estos documentos debern presentarse segn lo que a continuacin se indica: 1. Para los Gastos Ordinarios: Estos sern sustentados con los Recibos de Caja y las Liquidaciones normales de Gastos y debern tener el V B del Jefe Inmediato. 2. Para los Gastos Extraordinarios y paros los Gastos por Viticos: Estos debern ser presentados con todos los documentos tributarios sustentatorios, con la Autorizacin de Gastos y con la Liquidacin Especial de Gastos.

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Aprobacin de Gastos:
Se establecen escalas de aprobacin de gastos segn lo indicado: Hasta S/.50.00: Autoriza el Jefe Inmediato. De S/. 50.00 hasta S/. 150.00: Autoriza el Jefe Inmediato y el Jefe de Planeamiento y Control de Gestin. Ms de S/. 150.00: Autoriza Gerencia General.

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