Instrucciones para el uso de

CIERRES DE CAJA POR TURNO

en MasterYield
En la versin 2.2.8 de MasterYield, se ha incluido la opcin de cerrar caja por turnos. Estos turnos pueden ser por cada cambio de turno de personal en recepcin, o bien un nico turno por da. Es decir, puede haber varios cierres de caja durante un mismo da, o un nico cierre de caja al final de la jornada. En el apartado de men correspondiente a "Cierres", encontrar la opcin de "Cierre de Caja" :

Una vez elegida esta opcin, la pantalla de Cierre de Caja por turno que obtendr es :

Los cierres de caja por turnos se pueden hacer por cada Puesto de Trabajo en particular, o para Todos los Puestos de trabajo en general, y tambin se pueden hacer para un edificio o para varios edificios.

Dependiendo de la opcin elegida, el ttulo de la ventana cambiar y se mostrar el Ultimo Cierre de Caja realizado.

Si no ha habido cierres previos, no se indicar ninguna Fecha/Hora del ltimo cierre, y los datos se correspondern a los grabados en la base de datos desde el inicio de la actividad. En este caso, recomendamos que se realice un primer cierre en algn momento y se puedan gestionar posteriores cierres de caja a partir de ese momento.

A continuacin se muestran los totales por cada Forma de Pago de operaciones que se han realizado desde el ltimo cierre indicado.

Si lo desea, podr abrir desde aqu el Listado Diario de Caja completo, con todo el detalle de operaciones de pagos, crditos. El listado Diario de Caja que se abra, mantendr los parmetros que en ese momento se estn barajando en el Cierre de Caja, es decir, la fecha y hora del ltimo cierre y si las operaciones deben de ser nicamente para el puesto local en el que se encuentra el usuario, o bien las operaciones realizadas en todos los puestos de trabajo.

Si necesita obtener el detalle de operaciones de alguna de las formas de pago totalizadas en esta pantalla, es imprescindible abrir y acceder al Listado Diario de Caja completo. En la pantalla del Cierre por Turno, nicamente se muestran los importes totalizados. En el siguiente apartado, MasterYield le permitir cuadrar el efectivo de la caja.

En primer lugar se muestra el Fondo de Caja anterior, correspondiente al dinero que qued como fondo de caja en el ltimo cierre realizado. En la siguiente lnea, aparece el importe totalizado de todos los cobros en efectivo que se han efectuado. Para marcar las formas de pago que corresponden a efectivo, deber de hacer click con el botn derecho del ratn en el listado anterior de Totales por formas de pago, y seleccionar aquellas formas de pago que correspondan a 'efectivo'.

Puede Marcar o Desmarcar todas las formas de pago necesarias para determinar el totalizado de 'Cobro en Efectivo'. Su seleccin quedar grabada en la base de datos.

Las dos primeras lneas del cuadre de caja, es decir, Fondo de Caja anterior y Cobros en Efectivo son valores positivos que sumarn para calcular el 'Efectivo Terico en Caja'.

La siguiente lnea corresponde a los 'Pagos / Salidas de Caja' realizados desde el ltimo cierre. Puede gestionar estos pagos/salidas desde el apartado del programa correspondiente a "Pagos por Caja" :

En el listado de Pagos / Salidas de Caja, podr incluir todas aquellas facturas, recibos, justificantes, etc que ha recibido en su puesto de trabajo y que han sido pagados en efectivo, para precisamente permitir la gestin de la caja de recepcin y el cierre de turno con su consiguiente cuadre de dinero en efectivo.

Puede acceder directamente a este listado de Pagos por Caja, controlando adems la fecha del ltimo cierre efectuado y obteniendo nicamente los registros correspondientes, desde la opcin de 'Ver Pagos' en el Cierre por Turno :

La suma de las dos primeras cifras anteriores, menos la cifra correspondiente a los Pagos/Salidas, dar como resultado el 'Efectivo Terico en Caja'. A continuacin deber indicar el 'Efectivo REAL en Caja' que el usuario/recepcionista ha contado y registrado. Esta cantidad, lgicamente, deber ser el efectivo TOTAL que se encuentre en la caja, bien del puesto actual, o de todos los puestos, segn la opcin inicial elegida, y deber incluir tambin cualquier fondo de caja del cierre anterior. Para cuadrar los recibos de otras formas de pago, tales como tarjetas de crdito, el usuario deber sumar o controlar el totalizado del TPV y comprobarlo con las cantidades de cada forma de pago mostradas anteriormente en el listado correspondiente a 'Totales por Formas de Pago'. Una vez contado el efectivo en caja existente, deber indicar la cantidad correspondiente haciendo 'click' con el ratn en 'Indicar Efectivo' :

Adems de poder indicar la cantidad expresada directamente en cifras, correspondiente al efectivo contado en caja

puede tambin hacer uso de la utilidad que le ofrece MasterYield para contar cantidad de Billetes y de Monedas, para obtener el total en efectivo :

El "Efectivo Terico en Caja" menos el "Efectivo Real en Caja", dar como resultado el descuadre de efectivo. Este descuadre puede ser una cantidad en positivo, en caso de que sobre dinero en caja, o bien en negativo, en caso de que falte dinero en caja.

Los posibles 'descuadres' de tarjetas de crdito o formas de pago que no sean en efectivo, no se controlan o gestionan en este apartado ya que dichos casos deberan ser inexistentes. Si de la cantidad de dinero en efectivo que se ha contado en caja, se va a retirar una parte para entregar en sobre a administracin, dicha cantidad tambin deber ser indicada en el apartado correspondiente :

El resultado de la diferencia entre el 'Efectivo Real en Caja' y el Importe correspondiente a 'Retirada Efectivo para Administracin', ser el importe correspondiente a 'Nuevo Fondo de

Caja'.
Tambin puede indicar el importe correspondiente al Fondo de Caja que se queda para el nuevo turno, y el programa le indicar la cantidad a retirar en 'Efectivo para Administracin'. Esto tambin depender del mtodo de trabajo de cada establecimiento. Si es habitual trabajar con un Fondo Fijo de Caja por Turno, el dinero restante ser el que deber retirarse para administracin. En caso de que falte dinero suficiente para el fondo de caja fijo, en caso de que el establecimiento lo tenga predeterminado a nivel de gestin interna, administracin deber aportar el dinero restante para ese fondo fijo. Dicha cantidad podr ser incluida (con importe en negativo) en el 'Listado de Pagos/Salidas de Caja' correspondiente a ese turno.

Junto con el sobre de 'Efectivo para administracin' ir el total de justificantes (tarjetas de crdito, etc) que deber haber sido cuadrado previamente con los totales mostrados anteriormente por cada forma de pago.

El Informe de 'Cierre por Turno' adems muestra Informacin Adicional correspondiente al nmero de operaciones de cada tipo realizadas desde el ltimo cierre :

Antes de 'Confirmar el Cierre' del Turno, deber considerar oportuno imprimir el informe correspondiente para la entrega a Administracin :

Las opciones de impresin le permitirn elegir qu apartados deben de aparecer en el informe impreso :

Si ha efectuado cualquier cambio en las operaciones, tanto de pagos en efectivo como de pagos con otras formas de pago, y necesita 'recalcular' el informe, tambin dispone de la opcin oportuna.

El informe impreso que se obtiene contiene adems de la informacin correspondiente al cierre de caja para ese turno, de acuerdo con las opciones elegidas para el listado, unas casillas de firma para que el usuario/recepcionista saliente, y su compaero entrante que debe de asumir el cuadre de caja realizado y el fondo de caja determinado para el nuevo turno, puedan firmar en el informe impreso que se remitir a administracin :

Antes de confirmar de manera definitiva el Cierre, el programa avisar en caso de que no haya sido realizada previamente la impresin en papel. Una vez confirmado el cierre, los datos de cierre se grabarn en la base de datos, y se proceder a cerrar todas las facturas, pagos, etc, que correspondan al cierre efectuado, de manera que a partir de este momento, slo los usuarios con el privilegio adecuado podrn modificar cualquiera de los datos anteriores. A partir del cierre, hasta el prximo cierre que se realice, se contabilizarn de nuevo todas las operaciones.

Una vez realizados los cierres, el usuario con privilegio suficiente y autorizacin para ello, podr consultar de nuevo cualquier cierre anterior que se haya realizado. Para ello deber hacer 'Doble Click' en el texto superior de la ventana :

Se abrir una nueva ventana que (por defecto) mostrar un mximo de los 8 ltimos cierres realizados (en orden descendente, el ltimo cierre al principio de la lista):

Puede consultar cualquiera de los cierres anteriores haciendo doble click sobre la lnea correspondiente (o pulsando Intro), lo que abrir el informe de Cierre de Turno para el cierre de caja elegido. El periodo de fechas y horas de ese cierre corresponder al periodo entre el cierre elegido y el cierre inmediatamente anterior (en el listado, el siguiente de la lista al estar ordenados en orden descendente).

Si desea consultar cierres anteriores a los ltimos 8 cierres realizados, podr seleccionar el periodo de fechas que desea en :

Por ltimo, recuerde que MasterYield permite realizar cierres de caja de varios edificios diferentes al mismo tiempo. En el caso de que una misma recepcin gestione los cobros y operaciones de caja de varios edificios diferentes, cada operacin de cobro se contabilizar a efectos organizativos, fiscales y de informes del programa en cada edificio respectivamente, pero el cuadre/cierre de caja se puede hacer conjunto, ya que en este caso que estamos indicando, una misma recepcin se encargar de gestionar los pagos y cobros de diferentes edificios. Para ello deber seleccionar los edificios de los cuales quiere hacer el cierre de turno :

MasterYield 2013

10