BI y Logstica

Por scar Alonso Jefe de Proyecto de Lantares Abstract En el actual entorno econmico internacional, marcado para la globalizacin de los mercados, la concentracin y una altsima competitividad, el rol de la logstica se ha reconocido como un aspecto extremadamente importante en la estrategia de negocio, esto ha conducido a muchas compaas a externalizar sus actividades logsticas a proveedores de estos servicios, los conocidos como Third Party Logistics (3PL). La gestin de la cadena de suministro (Suply Chain Management) se ha convertido en un arma competitiva bsica, en este sentido las 3PLs juegan un papel crtico siendo vistos como aliados estratgicos que proveen de una sustanciosa ventaja competitiva. Para gestionar con efectividad la cadena de suministro de sus clientes, las 3PLs necesitan analizar constantemente los datos recogidos de diferentes fuentes y convertirlos en informacin. Herramientas de BI como el datawarehousing, OLAP y los cuadros de mando pueden ayudar significativamente a alcanzar este objetivo ofreciendo una vista unificada de la cadena de suministro completa. La evolucin de la logstica como una funcin estratgica La logstica ha llegado a ser reconocida como una funcin distintiva con el surgimiento de sistemas masivos de produccin. La cadena de suministro era vista como una cadena secuencial de actividades extremadamente especializadas siendo el papel de la logstica asegurar la disponibilidad de todos los materiales necesarios en cada paso del proceso. Hasta la llegada de la filosofa japonesa de fabricacin y distribucin ( lean manufacturing, just-in-time y kaizen) el ambiente de trabajo era relativamente estable, con la adopcin de estas tcnicas la SCM se ha convertido en un papel clave en la diferenciacin de la compaa y la creacin de valor aadido.

Figura 1: prioridades competitivas a lo largo del tiempo

Pgina 1

La creciente importancia de la velocidad y flexibilidad muestra una sucesin de prioridades competitivas a lo largo del ltimo cuarto de siglo, si bien durante los 70 la prioridad era el coste, durante los 80 fue la calidad, en los 90 fue la velocidad en la entrega, actualmente la flexibilidad es uno de los valores ms importantes (incluso el principal) de una cadena de suministro competitiva. Para lograr esta flexibilidad, la informacin tiene que fluir libremente a travs de la cadena de suministro, ya que el rendimiento de la cadena de suministro necesita ser analizado y mejorado constantemente para asegurar su supervivencia. El mpetu de la competencia y la creciente complejidad de la funcin logstica ha llevado a numerosas compaas a externalizar las actividades logsticas tales como el transporte y la gestin de los inventarios a proveedores externos, pero todava existen compaas que creen que la logstica es demasiado crtica como para dejarla en manos de terceras partes. Para ganarse la confianza de estos clientes, las 3PL se constituyen como partners claves del cliente y su cadena de suministro y tienen que compartir de manera efectiva la informacin y el conocimiento con estos. En este sentido el concepto de trazabilidad es cada vez ms importante, por ejemplo en el caso de la industria alimenticia, se hace primordial la capacidad de reconstruir el camino de un determinado producto a lo largo de la cadena de suministro para detectar donde se han producido incidencias y lotes problemticos, no slo por razones ticas o de mercado sino desde el 1 de enero de 2005 por imperativo legal (reglamento (CE) n 178/2002). Business Intelligence y la industria logstica El entorno cambiante de la logstica provoca que las 3PL se encuentren en un estado de transicin en donde deben aadir ms y ms servicios a su cartera a medida que los clientes demandan soluciones ms integradas llevando nuevos paradigmas a la SCM. Hoy da se est camino de una optimizacin de flotas y de recorridos, que permita ajustar la oferta a la demanda. Mxime cuando los nuevos parmetros obligan a prestar servicios puerta a puerta, rpidos, regulares, fiables y seguros. Las nuevas oportunidades aparecidas han conducido al mercado a una transformacin de los conceptos logsticos tradicionales y lo estn dirigiendo haca una nueva era de logstica digital. Para ellos las 3PL deben utilizar los nuevos sistemas de informacin que permiten aumentar la productividad, reducir los costes y una mejor coordinacin de las actividades, ofreciendo trazabilidad y seguimiento a sus clientes. Sin embargo esta ventaja competitiva es difcil de mantener a los largo del tiempo, y obliga a una mejora continua de los procesos, pasando a ser vital la capacidad de analizar todas las actividades de la funcin logstica de una manera integrada. Las compaas que adopten procesos logsticos con sistemas de BI experimentarn una evolucin continuada desde la mejora de las funciones de soporte a la organizacin (tales como la gestin de los recursos humanos y financieros) pasando por la mejora de sus servicios, a travs de un anlisis en profundidad con informes de las diversas funciones implicadas en los mismos, hasta la oferta de informacin basada en servicios tecnolgicos basados en Reports Anlisis especficos y Cuadros de Mando, de su cadena de suministro. Para ayudar a sus clientes a incrementar su capacidad de respuesta y conocimiento de sus actividades, que permitan la toma de decisiones para conseguir los objetivos propuestos.

Pgina 2

La mejora del servicio rene procesos clave en la funcin logstica tales como: Gestin del almacenaje, uno de los servicios bsicos ofrecidos por las 3PL incluyendo la gestin del inventario, cross-docking, picking, etc. En este sentido los sistemas de BI pueden ayudar ofreciendo: Anlisis del inventario: incluyendo inventarios por suministrador, por tipo de material, etc. para un perodo de tiempo o en un punto determinado del tiempo. Anlisis del rendimiento del almacn: comparando el rendimiento de varios almacenes utilizando Key Performance Indicators (KPI) como la precisin del picking, el porcentaje de cargas a tiempo. Determinar los costes de almacenaje: dependiente de las dimensiones de los productos y de sus requisitos de manipulacin. Anlisis del picking: permitiendo mejorar significativamente la eficiencia del almacn determinando los productos que tienden a tener picking juntos para agrupar estos productos durante su ubicacin. Gestin del transporte, este es un complejo proceso que necesita de la optimizacin de rutas y entregas que utiliza varios modos de transporte y pagos de servicios para reducir los costes totales de transporte significativamente. Posibles aplicaciones de los sistemas de BI en esta rea son: Evaluacin del rendimiento de los transportistas: utilizando factores tales como las entregas a tiempo, el coste, la utilizacin de estndares, etc. utilizndose estos anlisis para la eleccin en futuros proyectos. Anlisis de los costes de los modos de transporte: pudiendo ayudar a seleccionar modos de transporte efectivos respecto al coste y compaas externas para los proyectos. Planificacin de la capacidad: como por ejemplo detectando a los transportistas que vuelven vacos despus de la entrega. Anlisis del rendimiento de camiones y conductores: monitorizar el rendimiento de conductores, camiones y otros vehculos a lo largo del tiempo ayuda a mantener los vehculos y mejora el rendimiento de los conductoLas compaas que han alcanzado la mejora en los procesos anteriores pueden ofrecer ms y mejor informacin basada en los sistemas transaccionales ya existentes, los sistemas de BI pueden aprovechar los datos creados por esta infraestructura para ofrecer valiosos servicios adicionales a los clientes tales como la visibilidad de la cadena de suministro, forecasting, anlisis ad-hoc, y Cuadros de Mando: Visibilidad de la cadena de suministro, un gran nmero de compaas han hecho de la visibilidad de la cadena de suministro un prioridad bsica, tpicamente la fecha de pedido y la fecha de carga estn disponibles en diferentes sistemas transaccionales ambos datos se pueden recoger en un datawarehouse con lo que la trazabilidad y el seguimiento puede ser ofrecido. Estos sistemas de visibilidad deben incluir capacidades de gestin de eventos que puedan notificar a los individuos adecuados cuando ocurran determinadas situaciones que afecten a sus procesos de toma de decisiones. Forecasting: sofisticados modelos de prediccin de la demanda y la entrega pueden ser generados utilizando los datos disponibles de los movimientos del inventario ayudando significativamente a optimizar la red logstica. Anlisis ad-hoc: para poder ser socios estratgicos de negocio, las 3PL deberan ofrecer a los clientes conocimiento perteneciente a su cadena de suministro, este conocimiento puede ser mostrado en forma de reports o anlisis creados a partir de los datos capturados.

Pgina 3

Cuadros de mando: la gestin corporativa involucra varias actividades realizadas por la direccin media y alta de la compaa y el papel que juegan los sistemas de BI es ofrecer a estos los reports y anlisis necesarios para su toma de decisiones siendo una posible aplicacin la creacin de un Cuadro de Mando logstico, uno de los planteamientos de gestin ms extendidos postulado por Kaplan y Norton en el cuadro de mando integral. Cuadro de mando de la cadena logstica Mientras que la visibilidad en tiempo real y la gestin de los eventos es esencial en la SCM, la capacidad de generar mtricas y sistemas de soporte a la toma de decisiones son necesarios para una mejora continua. El control de la cadena de suministro se debe llevar a cabo recopilando una serie de indicadores y metas alineados con la estrategia y los objetivos estratgicos, reunidos de forma sencilla para poder obtener la informacin necesaria, tanto cuantitativa como cualitativa, y de esa manera mantener el control de las operaciones. La pregunta a responder es: se gestiona correctamente la cadena en cuanto a almacenes, transporte y distribucin?, como resultado las compaas pueden encontrar fallos en alcanzar los objetivos de rendimiento, lentitud en las reacciones a problemas, incapacidad en realizar anlisis rpidos a la raz de los problemas y errores en la colaboracin interna a lo largo de la organizacin. Para la construccin del cuadro de mando logstico, se describen a continuacin un conjunto de medidas a ttulo de ejemplo que permiten identificar las ineficiencias para cada una de las diferentes reas en que se divide la cadena logstica: Coste del almacn sobre ventas: esta medida nos indica el coste de gestin almacn/almacenes y su impacto en la cifra de negocio. Productividad del almacn medido: como volumen movido por persona o por unidad de tiempo y que permite conocer la utilizacin y la rentabilidad de recursos en el almacn. Rotacin del inventario de producto acabado: esta medida permite detectar una ineficiente coordinacin de las reas de distribucin y produccin. Coste de gestin de pedido: que apoya a la gestin de costes basados en actividad y sirve para tomar decisiones como el tamao mnimo de pedido, por ejemplo. Desviacin entre inventario real y terico: permite medir la calidad de la gestin de la informacin relacionada con el inventario. Porcentaje de mermas: como elemento para valorar efectos de stocks excesivos. Calidad de servicio de proveedores: mide la calidad de nuestros proveedores, evaluada con los parmetros concretos para cada caso en funcin de los elementos crticos. Cumplimiento de entregas de proveedor: sirve para analizar el cumplimiento de fechas de los proveedores as como el impacto de esos cumplimientos / incumplimientos en el servicio al cliente. Valoracin de la calidad en el transporte: valorado en funcin de los parmetros crticos de cada caso concreto. Coste frente a coste presupuestado del transporte (sobrecoste): esta medida nos permite conocer la correcta gestin desde el punto de vista econmico de transporte. Coste frente a coste presupuestado de distribucin (sobrecoste): esta medida nos permite conocer la correcta gestin desde el punto de vista econmico de la distribucin.

Pgina 4

Cumplimiento de entregas al cliente (delivery performance): sirve para analizar la calidad de servicio al cliente. Igualmente, en cualquier proyecto de cuadro de mando resulta interesante realizar un estudio de benchmarking con empresas del mismo sector de los que se puedan extraer conclusiones interesantes. Estos sistemas de scorecarding mejorarn espectacularmente la capacidad de las compaas en alcanzar sus objetivos de rendimiento, las mtricas de rendimiento sern ampliamente distribuidas a lo largo de la organizacin facilitando la colaboracin entre los equipos logsticos, sern accesibles va web pudiendo compartir las mtricas claves con suministradores clientes, permitirn a los usuarios ganar en conocimiento adicional y determinar las causas de los problemas facilitando las reacciones rpidas a los problemas y el anlisis de la informacin en los distintos niveles de la compaa para la toma de decisiones. Casos Paul Hoy, director del sector de la fabricacin en Cognos, seala que el acceso inmediato y flexible la informacin es crucial para operar en una cadena de suministros logsticos eficiente. Cognos BI mejora la visibilidad en toda la organizacin, lo que a su vez ayuda a mejorar la rentabilidad y maximizar la atencin al cliente. Y aade: todas las firmas de logstica saben cun importante es ser capaz de transportar bienes de forma eficiente para conservar la ventaja competitiva. Para conseguirlo, hay que poseer la inteligencia de negocio necesaria para tomar decisiones documentadas y la posibilidad de identificar con certeza las tendencias. Conclusin La adopcin de sistemas de BI en los procesos logsticos permiten reducir significativamente los costes, aumentan la velocidad en la cadena de suministro y aumentan el beneficio orientando la logstica a los clientes. Para poder competir en este mercado, estas compaas se ven obligadas a mejorar continuamente sus servicios existentes, aadir nuevos servicios basados en las tecnologas de la informacin y hacer sus funciones organizativas internas ms efectivas. Sistemas de BI como el datawarehousing pueden ayudar significativamente a alcanzar estos objetivos. Reconocer la necesidad de una solucin de BI y Cuadros de Mando, es slo el primer paso. El verdadero reto es hacerlo parte integral del proceso de toma de decisiones, es de vital importancia tener unos objetivos de negocio claros para el proyecto con un soporte total por parte de la direccin de la compaa.

Pgina 5