GUIA DE AUDITORIA PARA LAS CONTRALORAS TERRITORIALES

CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CONSEJO NACIONAL DE CONTRALORES: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CONTRALORES TERRITORIALES: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx EQUIPO DE TRABAJO CONTRALORIAS TERRITORIALES: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx EQUIPO DE TRABAJO DE APOYO TECNICO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tabla de Contenido
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 8 GUIA DE AUDITORIA TERRITORIAL.............................................................................. 9 1. GENERALIDADES DEL PROCESO AUDITOR A NIVEL TERRITORIAL ........ 9 1.1. Definicin de auditora Gubernamental: ............................................................. 9 1.2. Modalidades de auditora: ..................................................................................... 9 1.3. Componentes bsicos: ........................................................................................ 10 1.4. Enfoque de auditora:........................................................................................... 11 1.5. Propsitos de la auditoria:................................................................................... 12 1.6. Alcance de la auditoria ........................................................................................ 12 1.7. Resultados esperados de la auditoria ............................................................... 13 2. PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO AUDITOR............................. 14 2.1. Elaboracin del plan general de auditora territorial PGAT ........................ 14 2.1.1. Objetivos ......................................................................................................... 15 2.1.2. Alcance ........................................................................................................... 15 2.1.3. Definicin de polticas y lineamientos ........................................................ 15 2.1.4. Instancias de elaboracin, revisin, aprobacin y modificacin ............ 15 2.1.5. Elaboracin y consolidacin de la matriz de riesgo fiscal. ..................... 16 2.1.6. Determinacin de objetivos y estrategias.................................................. 16 2.1.7. Priorizacin de entes o asuntos a auditar ................................................. 16 2.1.8. Estimacin e identificacin de recursos .................................................... 17 2.1.9. Elaboracin del proyecto del PGAT .......................................................... 17 2.1.10. Aprobacin del PGAT ................................................................................. 17 2.1.11. Modificaciones y Seguimiento del PGAT ............................................... 18 2.2. Asignacin de auditoria ................................................................................... 18

2.2.1. Contenido del Memorando de asignacin de Auditoria ........................ 19 2.2.2. Comunicacin del memorando de asignacin de auditoria................... 19

2.2.3. Declaracin de impedimentos y conflictos de intereses ......................... 19 2.2.4. Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoria .......................... 20 3. FASE DE PLANEACION......................................................................................... 21 3.1. 3.2. Generalidades................................................................................................... 22 Actividades fase de planeacin de la Auditoria ........................................... 22

3.2.1. Notificacin del Memorando de Asignacin de Auditoria. ...................... 22 3.2.2 Conocimiento del ente o asunto a auditar .................................................. 22 3.2.3. Anlisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar ......... 23 3.2.4. Evaluacin y Conceptualizacin sobre el Control Fiscal Interno .......... 23 3.2.5 Determinacin de Criterios Tcnicos ......................................................... 23 3.2.6. Determinar la estrategia de auditora ......................................................... 25 3.2.7. Plan de trabajo............................................................................................... 25 3.2.8. Programa de auditora .................................................................................. 26 4. FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORA ........................................................ 28 4.1. 4.2. 4.3. Generalidades................................................................................................... 28 Alcance .............................................................................................................. 29 Actividades Generales..................................................................................... 29

4.3.1. Ajustes de los Programas de Auditora. .................................................... 30 4.3.2. Aplicacin de procedimientos, tcnicas pruebas y obtencin de evidencia .................................................................................................................... 30 4.4. Ejecucin por componente de Auditoria ....................................................... 30

4.4.1. Componente Evaluacin de Gestin y Resultados ................................. 30 4.4.2. Componente Control Financiero y Presupuestal ..................................... 33 4.5. Metodologa para Calificar la Gestin Fiscal.................................................... 40 4.6. Determinar los hallazgos ................................................................................. 45

4.6.1. Concepto ........................................................................................................ 45 4.6.2. Caractersticas y requisitos del hallazgo ................................................... 46 4.6.3. Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo ...................... 47

4.6.3.1 Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio ........... 49 4.6.3.2 Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin ................ 50 4.6.3.3 Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. .............. 52 4.6.3.4 Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad .... 53 4.6.3.5 Comunicar y trasladar al auditado las observaciones........................... 54 4.6.3.6 Evaluar y validar la respuesta del auditado ............................................ 54 5. FASE DE INFORME DE LA AUDITORA ............................................................ 56 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. Generalidades................................................................................................... 56 Alcance .............................................................................................................. 56 Concepto y propsito del Informe de Auditora ........................................... 56 Atributos y caractersticas del Informe: ......................................................... 57 Estructuracin del informe .............................................................................. 59 Actividades bsicas para Generacin de Informes..................................... 59

5.6.1. Elaboracin de informe preliminar ............................................................. 62 5.6.2. Revisin y validacin del informe preliminar............................................ 62 5.6.3 Aprobacin del Informe Preliminar ............................................................. 62 5.6.4. Firma y remisin del Informe preliminar .................................................... 62 5.6.5. Elaboracin de informe Definitivo .............................................................. 63 5.6.6 Revisin del informe Definitivo ..................................................................... 63 5.6.7 Aprobacin del informe Definitivo ................................................................ 63 5.6.8 Firma y remisin del Informe Definitivo....................................................... 63 5.7. 6. Cierre de la Auditora ....................................................................................... 64

ADMINISTRACIN DEL PROCESO AUDITOR ................................................. 65 6.1. 6.2. Generalidades................................................................................................... 65 Actividades en la Administracin del Proceso Auditor ............................... 65 Planeacin Estratgica ............................................................................ 66 Fase de Planeacin ................................................................................. 66 Fase de Ejecucin .................................................................................... 67 Fase de Informe ....................................................................................... 68

6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4.

6.2.5.

Evaluacin del Proceso Auditor ............................................................ 68

6.3. Administracin de Calidad .................................................................................. 69 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. Aseguramiento de la Calidad ................................................................. 69 Producto No Conforme ............................................................................ 70 Preservacin del Producto Informe ...................................................... 70

6.4. Solucin de controversias ................................................................................... 70 6.4.1. Controversias al interior del Equipo Auditor........................................ 71

6.4.2. Controversias entre el Jefe del rea del proceso auditor y el Equipo Auditor ..................................................................................................................... 71 6.5. Interpretaciones Tcnicas y Jurdicas ............................................................... 71 7. PAPELES DE TRABAJO ........................................................................................ 72 7.1. Archivo Permanente (A/P) .................................................................................. 72 7.2. Archivo General (A/G).......................................................................................... 72 7.3. Archivo Corriente (A/C)........................................................................................ 73 7.4. Referenciacin ...................................................................................................... 73 7.5. Marcas de auditora ............................................................................................. 75 8. NORMAS DE AUDITORIA DEL PROCESO AUDITOR TERRITORIAL ......... 77 8.1. Postulados P ...................................................................................................... 77 8.2. Normas generales NAG ................................................................................... 80 8.3. Normas personales - NAP .................................................................................. 82 8.4. Normas relativas al trabajo - NRT...................................................................... 84 8.4.1. Normas para la fase planeacin NAFP .................................................. 86 8.4.2. Normas para la fase de ejecucin - NAFE ................................................ 91 8.4.3. Normas para la fase de informe - NAFI .................................................... 93 8.5. Normas para las actividades posteriores (cierre) NAPA............................. 95 9. EVALUACIN DEL PROCESO AUDITOR .......................................................... 97 9.1. Objetivos ........................................................................................................... 97

9.2. 9.3. 9.4. 9.5.

Actividades bsicas.......................................................................................... 97 Evaluar cumplimiento de Objetivos del Proceso Auditor ........................... 97 Evaluar aplicacin y cumplimiento de la Metodologa ................................ 98 Generar Reporte de los Beneficios del Control Fiscal ............................... 98

INTRODUCCIN xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

GUIA DE AUDITORIA TERRITORIAL

1.

GENERALIDADES TERRITORIAL

DEL

PROCESO

AUDITOR

NIVEL

1.1. Definicin de auditora Gubernamental: Es un proceso sistemtico que acorde con normas de auditora del proceso auditor territorial compatibles con las generalmente aceptadas vigentes, evala la gestin y los resultados fiscales mediante la aplicacin de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contralora Territorial fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos. 1.2. Modalidades de auditora: Con el propsito de asegurar los niveles de eficiencia en la planeacin del proceso auditor, se podr aplicar entre otras las siguientes modalidades de auditora: Auditora regular: Permite proferir un dictamen integral conformado por la opinin de los estados contables y el concepto sobre la gestin y los resultados, para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la ejecucin de un trabajo integral aplicando de manera simultnea y articulada los sistemas de control fiscal. Cada Contralora Territorial establecer los criterios de seleccin de los entes a auditar bajo esta modalidad. Auditora especial: Evala polticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, reas o actividades de carcter especfico o trasversal, de
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inters o relevancia con el propsito de emitir un concepto u opinin sobre lo evaluado. Nota: a travs de esta modalidad de auditora se podr hacer seguimiento a los planes de Mejoramiento. Auditora exprs: Se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto requieren de evaluacin inmediata y celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos. Nota: Las auditorias de regularidad y la de desempeo de que trata el artculo 124 de la ley 1474 de 2011, se desarrollaran a travs de las auditorias en la modalidad regular; la de desempeo se podr aplicar adems, mediante la auditoria en modalidad especial. De conformidad con el Articulo 115 de la Ley 1474 del 2011, las Contraloras Territoriales conformaran los grupos especiales de reaccin inmediata. 1.3. Componentes bsicos: En el ejercicio de control fiscal se podrn aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control interno, as: Control financiero: El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditora de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Control de legalidad: Es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de

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una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control de gestin: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que estas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado. Revisin de cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un perodo determinado, con miras a establecer la economa, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Evaluacin de control interno: Es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Adicionalmente, la Contralora territorial podr incorporar como componentes los temas relacionados con la evaluacin ambiental, la participacin ciudadana, las TIC (Tecnologa en la Informacin y Comunicacin), el control fiscal interno y los seguimientos a las funciones de advertencia, entre otros, que impliquen actos de gestin fiscal. 1.4. Enfoque de auditora: Las auditorias que adelante la Contralora Territorial se desarrollarn mediante la aplicacin individual, combinada o simultnea de los sistemas de control de acuerdo con las necesidades que se determinen.

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1.5. Propsitos de la auditoria: Vigilancia y control oportunos y efectivos Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos pblicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho. Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos pblicos Adelantar un control y vigilancia, generadores de confianza, abiertos a la participacin ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la gestin fiscal. Fortalecimiento del apoyo tcnico a las corporaciones de eleccin popular Brindar a la corporacin de eleccin popular que ejerza el control poltico informacin resultado del proceso auditor, (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin), para apoyar su labor. Promover el mejoramiento de la gestin pblica Permitir una continua retroalimentacin para que la administracin emprenda acciones preventivas y correctivas, en procura de lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en cumplimiento de los fines esenciales del Estado. 1.6. Alcance de la auditoria Toda auditoria debe definir con claridad y precisin los limites y la profundidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos, polticas, planes, programas, proyectos, procesos, reas o temas de inters a auditar, de conformidad con los objetivos de la asignacin de auditora.

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1.7. Resultados esperados de la auditoria El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora Territorial, mediante la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros, as como las tecnologas de informacin y comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, econmica, con equidad y de manera transparente en el cumplimiento de los propsitos, planes y programas del auditado en observancia de los fines esenciales del Estado.

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2.

PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO AUDITOR

2.1. Elaboracin del plan general de auditora territorial PGAT

INICIO

DEFINICIN DE POLTICAS Y LINEAMIENTOS

Despacho del Contralor

ELABORACIN Y CONSOLIDACIN DE LA MATRIZ DE RIESGO FISCAL

rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin

DETERMINACIN DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin

PRIORIZACIN DE ENTES O ASUNTOS A AUDITAR

ESTIMACIN E IDENTIFICACIN DE RECURSOS

ELABORACIN DEL PGAT

rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin Comit de Alta Direccin y/ o Contralor Territorial rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso auditor quien haga las veces de Planeacin

APROBACIN DEL PGAT

MODIFICACIONES Y SEGUIMIENTO AL PGAT

FIN 14

2.1.1. Objetivos Determinar los entes y/o asuntos a ser auditados por la Contralora Territorial, de acuerdo con la matriz de riesgo fiscal. Identificar las necesidades de talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor. 2.1.2. Alcance Hace referencia a la determinacin de la cobertura en materia de entes, asuntos y recursos pblicos a auditar en una vigencia fiscal determinada, de conformidad con las polticas y lineamientos institucionales y la matriz de riesgo fiscal. 2.1.3. Definicin de polticas y lineamientos Con base en el plan estratgico el Contralor Territorial impartir las polticas y objetivos que debern ser observados para la elaboracin, revisin, aprobacin y modificaciones del PGAT en las instancias correspondientes. 2.1.4. Instancias modificacin de elaboracin, revisin, aprobacin y

Las instancias responsables de elaboracin, revisin, aprobacin y modificacin del PGAT, son: Para la elaboracin del PGAT la instancia competente es el rea de control fiscal que desarrolla y adelanta el proceso auditor y/o quien haga las veces de Planeacin. En la fase de revisin y consolidacin la instancia pertinente ser la Oficina de Planeacin o en su defecto quien haga sus veces. La aprobacin del PGAT la realizar el comit de alta direccin y/o el Contralor Territorial.

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La Modificacin del PGAT la realizara el rea de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor y quien haga las veces de planeacin y/o quien haga las veces de Planeacin. Nota: Las instancias se podrn determinar de acuerdo con la estructura orgnica de cada Contralora Territorial 2.1.5. Elaboracin y consolidacin de la matriz de riesgo fiscal. La matriz de riesgo fiscal que elabora la Contralora Territorial podr contemplar, entre otros, lo relacionado con los riesgos institucionales que se detecten, los requerimientos o necesidades de control y las denuncias presentadas por la ciudadana, las corporaciones administrativas y los medios de comunicacin, as como la magnitud de los recursos administrados, con base en la metodologa y los trminos que se definan por cada ente de control. En caso de requerirse la instancia responsable consolidar y socializar la matriz de riesgo fiscal. Modelo de Criterios de Riesgo Fiscal 2.1.6. Determinacin de objetivos y estrategias Conocida la matriz de riesgos fiscales, las polticas y lineamientos institucionales, se determinarn por parte del rea de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor, los objetivos generales con el fin de establecer las estrategias a implementar para alcanzar dichos objetivos, los cuales sern socializados con la alta direccin. 2.1.7. Priorizacin de entes o asuntos a auditar Con fundamento en las polticas y lineamientos institucionales y los resultados que arroje la matriz de riesgo fiscal, el rea responsable del proceso auditor priorizar los entes o asuntos a auditar de acuerdo con los recursos financieros, tecnolgicos y de talento humano que se dispongan

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2.1.8. Estimacin e identificacin de recursos Una vez priorizados los entes y/o asuntos a auditar, el rea responsable del proceso auditor identificar los requerimientos de recursos fsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGAT, para lo cual se considerar entre otros los siguientes: Talento humano disponible de acuerdo con su perfil, idoneidad, experiencia y competencia. Evaluacin y asignacin de recursos de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (TICs) Disponibilidad de recursos financieros Coordinacin y cooperacin con otros organismos Alianzas estratgicas con la academia y otras organizaciones de estudios e investigacin social. 2.1.9. Elaboracin del proyecto del PGAT Priorizados los entes y/o asuntos a auditar, determinados los objetivos y estrategias, estimados e identificados los recursos, se proceder a elaborar el proyecto PGAT para ser aprobado. Al momento de elaborar el proyecto del PGAT, el rea responsable deber identificar los cruces de procesos auditores determinados por la CGR, con el fin de optimizar esfuerzos, racionalizar el proceso auditor y lograr mayor cobertura. 2.1.10. Aprobacin del PGAT En las fechas establecidas por cada Contralora Territorial, se aprobar el PGAT para la vigencia por parte del comit y/o Contralor Territorial. Dicha aprobacin debe quedar consignada en acta o acto administrativo. Una vez aprobado se deber registrar el PGAT en el Plan Nacional de Auditoras PNA del SINACOF.

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2.1.11. Modificaciones y Seguimiento del PGAT La Contralora Territorial establecer los mecanismos necesarios para modificar y hacer seguimiento al PGAT Una vez realizada la modificacin esta deber ser reportada al Plan Nacional de Auditoria (PNA). 2.2. Asignacin de auditoria Es el memorando mediante el cual se inicia formalmente la auditoria. Lo elabora el Jefe del rea responsable del control Fiscal que desarrolla el proceso auditor.
PGAT APROBADO

ELABORACIN MEMORANDO DE ASIGNACIN DE AUDITORIA

Jefe del rea de Control Fiscal

COMUNICACIN DEL MEMORANDO DE ASIGNACIN DE AUDITORIA

Jefe del rea de Control Fiscal

DECLARACIN DE IMPEDIMENTOS Y CONFLICTOS DE INTERESES SI

Coordinador Equipo Auditor

EXISTEN ?
NO

COMUNICACIN AL AUDITADO E INSTALACIN DE LA AUDITORIA

Jefe de rea de Control Fiscal

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2.2.1. Contenido del Memorando de asignacin de Auditoria El Memorando de asignacin de auditora contendr como mnimo lo siguiente: Ente o asunto a Auditar Designacin del coordinador de la auditoria y del equipo Auditor Modalidad Componentes y factores a Auditar Objetivos General y Especficos Trminos de referencia (duracin, alcance). Vigencia o periodo a auditar Identificacin de la vigencia del PGAT Trminos de aprobacin del plan de trabajo

Modelo de Memorando de Asignacin 2.2.2. Comunicacin del memorando de asignacin de auditoria El memorando de asignacin de auditora se comunicar al Coordinador y al equipo auditor, con lo cual se da inicio al proceso auditor. 2.2.3. Declaracin de impedimentos y conflictos de intereses Quienes consideren tener impedimentos o conflictos de inters de los determinados en las disposiciones legales respecto al ente o asunto a auditar, debern informar por escrito de esta situacin ante la instancia superior jerrquica correspondiente quien la analizar y tomar la decisin que considere pertinente.

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2.2.4. Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoria Mediante comunicacin escrita la Contralora Territorial debe informar al representante legal del ente a auditar el inicio de la auditoria junto con la presentacin del equipo auditor, su coordinador y/o supervisor. Cada Contralora Territorial podr realizar una instalacin formal y presencial de la auditoria que se inicia momento en el cual se podr solicitar la Carta de Salvaguarda. Modelo Carta de Presentacin ante el Auditado Modelo de Carta de Salvaguarda

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3.

FASE DE PLANEACION.
INICIO

NOTIFICACIN MEMORANDO DE ASIGNACIN DE AUDITORIA

Jefe del rea de Control

Fiscal
CONOCIMIENTO DEL ENTE O ASUNTO AUDITAR Equipo Auditor

ANLISIS DE DE LA CUENTA RENDIDA O INFORMES EVALUACION Y CONCEPTUALIZACION SOBRE CONTROL FISCAL INTERNO

Equipo Auditor

Equipo Auditor

LA
DETERMINACIN DE CRITERIOS TECNICOS Equipo Auditor

DETERMINACIN LA ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA

Equipo Auditor

PLAN DE TRABAJO Equipo Auditor

PROGRAMA DE AUDITORA

Equipo Auditor

FIN

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3.1.

Generalidades Objetivo Definir el alcance y la estrategia de auditora a partir del conocimiento del equipo auditor sobre la entidad o asunto a auditar. Alcance Hace referencia al conocimiento del ente o asunto a auditar para determinar la estrategia de auditora y focalizar los componentes y factores a examinar.

3.2.

Actividades fase de planeacin de la Auditoria

3.2.1. Notificacin del Memorando de Asignacin de Auditoria. Con la notificacin del memorando de asignacin se formaliza al equipo auditor el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar. 3.2.2 Conocimiento del ente o asunto a auditar El obtener una comprensin de la entidad o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinmico, esta comprensin implica conocer el direccionamiento estratgico, marco y naturaleza jurdica vigente; el bien y/o servicio a prestar, la naturaleza, caractersticas, actividades y/o procesos; los riesgos de prdida o de inadecuada utilizacin de recursos, que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos; informes de auditoras anteriores y funciones de advertencia; demandas y litigios en contra de la entidad, quejas recibidas; Procesos de responsabilidad fiscal fallados y pendientes; el plan de mejoramiento anterior e informes de evaluacin de las oficinas de control interno.

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As mismo, a partir del anlisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizarn los aspectos especficos a evaluar. De lo anterior se dejar evidencia en un papel de trabajo o ayuda de memoria. 3.2.3. Anlisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar Se realiza el estudio y anlisis de la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar con base en la rendicin de la cuenta, informes y anexos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones. 3.2.4. Evaluacin Interno y Conceptualizacin sobre el Control Fiscal

El equipo de auditora evaluara y conceptuara sobre el Control Fiscal Interno a travs de procedimientos de auditora establecidos en los programas de auditora por componentes y factores, mediante los cuales se valora la efectividad de los controles y la administracin de los riesgos en el manejo de los recursos pblicos. Nota: La evaluacin y concepto sobre el control fiscal interno se podr realizar en las fases de planeacin y/o de ejecucin Modelo de Matriz Evaluacin del Control Fiscal Interno 3.2.5 Determinacin de Criterios Tcnicos El equipo auditor podr utilizar uno de los siguientes criterios para establecer la importancia relativa y muestras a evaluar.

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Materialidad Se refiere a la importancia relativa de los hechos que por su cuanta o por su naturaleza, sustentan las opiniones y conceptos que se emitan sobre los componentes y factores evaluados. La informacin contable y de gestin que se analice debe representar hechos econmicos de acuerdo con su nivel de materialidad. Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las conclusiones del proceso auditor. Muestra de auditora El equipo auditor definir los criterios que considere necesarios para establecer la importancia relativa de la informacin objeto de anlisis, disear y seleccionar estadsticamente la muestra que se defina en mesa de trabajo, o nivel de materialidad, relacionado con el error de muestreo que utilizar para el diseo de muestras. La determinacin de la muestra le permitir al equipo auditor establecer a qu proyecto, procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas, u otra informacin, se les debe aplicar los procedimientos tcnicos de control, para fundamentar los resultados de la auditora. El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos de tal manera que el auditor, obtenga y evale la evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de los aspectos seleccionados a evaluar, que le permita inferir estadsticamente sobre el universo. Como ejemplo se anexa una herramienta de muestreo. Modelo Aplicativo Muestreo.

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3.2.6. Determinar la estrategia de auditora La estrategia de auditora consiste en establecer el direccionamiento que se le dar al proceso auditor, fundamentalmente definiendo el alcance, el cmo y dnde se desarrollar el trabajo, el cual debe registrarse en el plan de trabajo. De acuerdo a los resultados del conocimiento de la entidad o asunto a auditar donde se han detectado los riesgos de los procesos y transacciones representativas, el equipo Auditor desarrollar una estrategia de auditora que permitir el cumplimiento de los objetivos trazados en el memorando de asignacin de auditora. 3.2.7. Plan de trabajo El plan de trabajo se considera como la carta de navegacin del equipo de auditora para las fases de ejecucin e informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso. El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar la estrategia de auditora para las fases de ejecucin e informe, proporcionar una base de discusin sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditora. Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditora, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditora, cronograma de actividades para las fases de ejecucin e informe de auditora. Los aspectos mnimos que se deben considerar para su validacin y aprobacin son: Que el alcance definido est acorde con los objetivos del memorando de asignacin de auditora.

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Que el cronograma de actividades contemple los aspectos mnimos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos en el memorando de asignacin de auditora. El plan de trabajo deber ser aprobado por la instancia competente. Dicha aprobacin deber surtirse dentro del trmino que se establezca en el memorando de asignacin. Como ejemplo se anexa modelo de Plan de Trabajo y Cronograma de las fases de ejecucin e informe. Modelo plan de trabajo Modelo cronograma de ejecucin e Informe

3.2.8. Programa de auditora El programa de auditora es la gua del trabajo que va a realizar cada equipo auditor, en ellos se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditora y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de planeacin y/o ejecucin. El propsito del programa de auditora es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente, lgica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluacin de la efectividad de los controles y la evaluacin de los principios de economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de costos ambientales con nfasis en la medicin de la efectividad (resultados e impacto). Los programas de auditora sern elaborados de acuerdo al tipo o clase de ente o asunto a auditar (distrito, departamentos, municipio, empresas de servicios pblicos, empresas industriales y comerciales del estado, empresas sociales del estado, entre otros.) Los propsitos del Programa de Auditora son:
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Cumplir los objetivos previstos para cada componente y factor. Establecer las fuentes y criterios de auditora. Describir los procedimientos de auditora que se aplicarn. Obtener evidencia de los componentes y factores evaluados. De dichos programas de auditora se dar prioridad a aquellos procedimientos que permitan evidenciar asuntos con incidencia fiscal. La ejecucin de los programas de auditora, es responsabilidad del equipo auditor, por cuanto ste tiene conocimiento pleno de los procedimientos del ente o asunto a auditar y es el encargado de desarrollar el trabajo de campo. Los programas de auditora pueden estar integrados al plan de trabajo Modelo de un programa de auditoria Modelo plan de trabajo con el programa de auditora

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4. 4.1.

FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORA Generalidades Objetivo General Practicar las pruebas de auditora utilizando tcnicas y procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe, siguiendo las directrices del plan de trabajo y los programas de auditora para las fases de ejecucin e informe. En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditora para los componentes y factores, aplicando pruebas mediante las diferentes tcnicas de auditora que conduzcan a determinar las observaciones y/o hallazgos. Objetivos Especficos Estn orientados a examinar, de acuerdo con la modalidad y alcance de la auditora, entre otros, los siguientes aspectos: El manejo de los recursos en la adquisicin, produccin, manejo, custodia y administracin de los bienes y servicios por parte del ente auditado, en trminos de calidad, cantidad, costo y oportunidad. Reglamentacin que regula sus operaciones. Estados contables Manejo presupuestal y financiero Manejo ambiental. Control fiscal interno. Planes de mejoramiento Planes, programas y proyectos Las TICS relacionadas con los componentes y factores a auditar. La rendicin de la cuenta e informes.

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4.2.

Alcance Hace referencia al cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de trabajo y en los programas de auditora, que conlleven a la obtencin de evidencia que soporte el resultado del proceso auditor.

4.3.

Actividades Generales.
INICIO

AJUSTAR PROGRAMAS DE AUDITORIA

Equipo Auditor

APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS, PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIAS

Equipo Auditor

DETERMINAR OBSERVACIONES DE AUDITORIA

Equipo Auditor

CONCLUSIONES POR COMPONENTES Y FACTORES

Equipo Auditor y Coordinador

FIN

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4.3.1. Ajustes de los Programas de Auditora. Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditora, se proceder a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor, que sern revisados y aprobados por la instancia competente. 4.3.2. Aplicacin de procedimientos, obtencin de evidencia tcnicas pruebas y

Esta actividad consiste en ejecutar los programas de auditora, mediante la aplicacin de los procedimientos, tcnicas y pruebas de auditora, con el propsito de obtener evidencia que soporten las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados. 4.4. Ejecucin por componente de Auditoria 4.4.1. Componente Evaluacin de Gestin y Resultados La evaluacin de la gestin y resultados se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestin y se fundamenta en la calificacin de uno o ms de los siguientes factores: Ejecucin contractual, Rendicin y Revisin de la Cuenta, Legalidad, Gestin Ambiental, Tecnologas de la comunicacin y la informacin (TICS) relacionados con los componentes y factores a auditar, cumplimiento y efectividad del Plan de Mejoramiento, Control Fiscal Interno, cumplimiento Planes Programas y Proyectos; los cuales contemplan las variables que son verificadas por el equipo auditor, mediante la aplicacin de programas de auditora, utilizando como insumo las fuentes internas y externas de informacin. En esta Evaluacin debe tenerse en cuenta los principios de la Gestin fiscal fundamentados en la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad y la valoracin de los costos ambientales, adems

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de la evaluacin de la efectividad, acorde con la cadena de valor de la gestin pblica, as:

Economa Que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Consiste en evaluar la adecuada adquisicin y asignacin de recursos financieros, humanos, fsicos, tcnicos y tecnolgicos, entre otros, efectuada por el gestor fiscal. La gestin n se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador, para ser transformados en un bien o servicio. . Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo la adquisicin, mantenimiento, adecuacin, adecuacin captacin y conservacin de los mismos. Eficiencia Establecer que en un periodo determinado la asignacin de recursos sea la ms conveniente para maximizar sus resultados.
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Evala la relacin existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Una operacin eficiente produce la mxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos en iguales condiciones de calidad y oportunidad. Eficacia Que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relacin con sus objetivos y metas. Es la evaluacin de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en trminos de cantidad, calidad y oportunidad. Equidad Identifica los receptores de la accin econmica y analiza la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes sectores econmicos y sociales y entre entidades territoriales. Valoracin de costos ambientales

Cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos. La gestin, los programas, proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento econmico, la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades.
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Igualmente, corresponde al compromiso (poltica) del ente auditado desarrollar sus actividades misionales y de apoyo con el debido respeto por la proteccin del medio ambiente, implementando, manteniendo y mejorando continuamente principios y prcticas medioambientales, de conformidad con las polticas, normas y regulaciones aplicables. Efectividad Es el grado de satisfaccin o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o poblacin objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la Organizacin que lo produce.

4.4.2. Componente Control Financiero y Presupuestal Comprende los siguientes factores: Estados Contables, Gestin Presupuestal y Gestin Financiera. Opinin de los Estados Financieros Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta las detectadas en las cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la "partida doble". Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas examinadas del estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental, se cuantificarn por el efecto neto producido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio. Tipos de opiniones: Sin Salvedades o Limpia: es una opinin, en la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto

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expresan en todo aspecto significativo la situacin financiera; as como, los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, ste tipo de opinin es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales al 2% del total de activo o pasivo mas patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble. Por consiguiente permite opinar que los estados financieros estn razonablemente presentados. Esta opinin se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye:

Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o el rgimen de contabilidad pblica o privada vigente que le aplique. Que los estados financieros en su conjunto y la informacin reflejada en ellos en su proceso de registro, movimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Que la informacin suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada. Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas.

Con Salvedades: se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye que una opinin sin salvedades, no puede expresarse o que la limitacin sobre el alcance no es tan material, como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin.

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Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, este tipo de opinin es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e inferiores o iguales al 10% del total del activo o pasivo ms patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la "partida doble", las cuales consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujecin a, las salvedades referidas. La opinin debe expresarse en trminos de "excepto por" o "con sujecin a" los efectos de los hallazgos obtenidos para calificar la opinin. Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta los hallazgos evidenciados en los estados financieros considerados en su conjunto. En el prrafo de la opinin del informe, se deben mencionar las salvedades y las limitaciones en el alcance. Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinin con salvedades, en caso de que sean significativas en relacin con los estados financieros, son entre otras, las siguientes:

Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Utilizacin de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Errores en la informacin registrada en las cuentas. Informacin insuficiente registrada en las cuentas que impide la interpretacin y comprensin adecuada de las mismas. Hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, cuyo efecto no hubiera sido corregido en las cuentas.

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Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad).

Adversa o Negativa: se emite cuando las salvedades tomadas en su conjunto superen el 10% del total de los activo o pasivo ms patrimonio, lo que significa que el auditor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjunto los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el ao terminado, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Para que el auditor pueda llegar a expresar una opinin adversa o negativa, es preciso que se hayan identificado incumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la informacin financiera, que afectan a los estados contables. Abstencin de Opinin: ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en el acceso a la informacin o sta no se ha suministrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incompleta; y por tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinin sobre los estados financieros tomados en su conjunto. Lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras sujetas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar. Bajo esta ltima condicin el auditor deber evaluar si el auditado, estara obstaculizando la labor de la Contralora Territorial, caso en el cual se sometera a las posibles sanciones previstas por la Ley.

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La necesidad de abstenerse de emitir una opinin, puede originarse por:

Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado. Incertidumbres contables: En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de importancia y magnitud significativas que impidan al auditor formarse una opinin.

Criterios para emitir opinin de los Estados Contables El informe de los auditores debe contener una expresin escrita y clara de su opinin de sus estados financieros, de acuerdo a la siguiente tabla. Rango de errores inconsistencias e incertidumbres respecto al total de activos o pasivo mas patrimonio Valores hasta el 2% Valores superiores al 2% y hasta el 10% o Valores Superiores al 10% Entrega de informacin incompleta o entrega inoportuna de Informacin.

Tipo de opinin Sin Salvedad Con Salvedad Adversa Negativa Con abstencin

El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados financieros, puede establecer: sub estimaciones, sobre estimaciones e incertidumbres. Sub estimacin: Se habla de subestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que deba presentarse en la fecha de corte de dicho estado, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad.
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Sobre estimacin: se presenta sobreestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiera que deba presentarse, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad del periodo contable correspondiente. Incertidumbres contables: En los procesos auditores que adelanta la Contralora Territorial, entindase el concepto de "incertidumbre contable" sobre una cuenta examinada, como un motivo de salvedad en un informe de auditora, ante la imposibilidad de evaluar, en forma razonable, la repercusin de un acontecimiento futuro, sobre los estados financieros. En este evento, el auditor en desarrollo de la "norma de auditora relacionada con la persona" har uso de su conocimiento, experiencia y capacidad tcnica para encontrar mecanismos que permitan identificar y cuantificar, en forma idnea, el saldo de las cuentas o subcuentas que presentan la incertidumbre, dejando evidencia de su evaluacin en los papeles de trabajo. Cuando a la fecha del informe de auditora no se haya resuelto la incertidumbre contable, se emitir una opinin con salvedades de "excepto por". En casos excepcionales, se emitir una abstencin de opinin, cuando los efectos que pueda suponer la incertidumbre sean tan significativos y generalizados que no permitan emitir opinin sobre los estados financieros en su conjunto. En ningn caso la abstencin se puede originar en limitaciones profesionales del auditor. Frente a la abstencin, el auditor debe documentar y presentar ante el equipo de auditora, supervisor y el comit tcnico la justificacin soportada de esta opinin. Las salvedades en el balance se presentarn por cada una de las cuentas examinadas.
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Modelos de opinin Opinin sin salvedades o limpia: En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX as como los resultados de las operaciones por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Opinin con salvedades: En nuestra opinin, "excepto por" o "con sujecin a" por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situacin financiera, en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Opinin adversa o negativa: En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el ao que termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

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Abstencin de opinin: Debido a que el auditado no suministr la informacin requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que el auditor, por las mismas limitaciones en el suministro de informacin, no le fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los estados financieros con corte 31 de diciembre del ao XXXX, la Contralora Territorial se abstiene de emitir una opinin y no emite opinin alguna sobre los razonabilidad de los estados financieros mencionados. Cuando se emite una abstencin de opinin, el prrafo introductorio se cambia de "hemos auditado" por "fuimos designados para auditar" y se elimina el prrafo de alcance. Gestin Presupuestal Se emite un concepto sobre la programacin, aprobacin y ejecucin de los ingresos y gastos presupuestales. Gestin Financiera Se analiza y concluye sobre el comportamiento de los indicadores financieros.

4.5. Metodologa para Calificar la Gestin Fiscal El equipo auditor deber llevar a cabo la evaluacin de la gestin fiscal, que incluye un examen de los siguientes componentes y sus factores mnimos de evaluacin y su ponderacin para la calificacin, as:

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Control de Gestin Cincuenta por ciento (50%) Control de Resultados Treinta por ciento (30%) Control Financiero Veinte por ciento (20%) Las ponderaciones otorgadas en la matriz de evaluacin de la gestin fiscal, a los componentes y factores de los mismos, se han establecido de manera unificada y no pueden ser modificados, excepto cuando no se califique uno o ms de ellos, en razn a que los que sean evaluados deben llevarse a base 100, en la misma proporcin. Respecto a la ponderacin asignada a las variables dentro de los factores, estos pueden ser ajustados por cada Contralora Territorial.
OBJETIVO DE EVALUACIN

COMPONENTE

PRINCIPIOS

FACTORES

VARIABLES A EVALUAR Especificaciones tcnicas en la ejecucin de los contratos; deducciones de ley; objeto contractual; labores de Interventora y seguimiento; liquidacin de los contratos. Oportunidad en la rendicin de la cuenta; suficiencia y calidad de la informacin rendida.

Gestin Contractual EVALUACIN DE GESTIN FICAL

Matriz de Gestin Fiscal

Control de Gestin (50%)

Economa Eficiencia, Eficacia y Valoracin de Costos Ambientales

Conceptuar sobre las actuaciones en el manejo o administracin de los recursos pblicos en el perodo a evaluar.

Rendicin y Revisin de la cuenta

Legalidad

Cumplimiento de normas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados. Gestin e inversin ambiental

Gestin Ambiental

Tecnologas de la informacin y Sistemas de informacin. comunicaci n (TICS)

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EVA LUA CIN DE

COMPONENTE

PRINCIPIOS

OBJETIVO DE EVALUACIN

FACTORES Plan de Mejoramient o Control Fiscal Interno

VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento del plan de mejoramiento y efectividad de las acciones. Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados.

Control de Resultados (30%)

Eficiencia, Eficacia, Equidad y Efectividad

Conceptuar en qu medida se cumplen los objetivos misionales y los planes, Planes programas y Programas y proyectos Proyectos adoptados por la administracin en el perodo a evaluar.

Cumplimiento de las metas establecidas en trminos Cantidad, Calidad, Oportunidad, resultados, satisfaccin e impacto de la poblacin beneficiaria y coherencia con los objetivos misionales.

Control Financiero (20%)

Economa, Eficiencia Eficacia

Opinar sobre la Cuentas de los estados Estados razonabilidad de contables para emitir una los estados Contables opinin. contables y conceptuar Programacin, elaboracin, sobre la Gestin Gestin presentacin, aprobacin, Financiera y Presupuestal modificacin y ejecucin Presupuestal Gestin Financiera

Indicadores financieros.

Calificacin asignada a los componentes de la gestin fiscal: Para la calificacin de los componentes de la gestin fiscal, se aplicar la matriz diseada para tal efecto; el resultado est comprendido en un rango de 0 a 100 y se obtiene de la sumatoria de la calificacin de cada factor, multiplicada por su ponderacin.

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La matriz estar disponible en excel con los porcentajes sealados en esta tabla y podrn ser ajustados cuando no se evale uno o ms componentes, factores o variables; la ponderacin de lo evaluado debe llevarse a base 100. Matriz de Calificacin de Gestin Fiscal Instructivo de la matriz de calificacin de la gestin fiscal Consolidacin de la calificacin Fenecimiento de la Cuenta. de la gestin fiscal y

De acuerdo con los resultados obtenidos, se obtiene la calificacin final de la "Gestin Fiscal" la cual determinar si el concepto es "Favorable" cuando sea mayor o igual a 80 puntos y "Desfavorable" cuando sea menor a 80 puntos.

MAYOR O IGUAL A 80 PUNTOS MENOR A 80 PUNTOS

FAVORABLE DESFAVORABLE

Consecuentemente, cuando la auditoria tenga como alcance fenecer la cuenta, sta se fenecer con los mismos parmetros.

MAYOR O IGUAL A 80 PUNTOS MENOR A 80 PUNTOS

SE FENECE NO SE FENECE

En uno u otro caso, el fenecimiento o no de la cuenta deber incluir su explicacin por cada uno de los componentes y factores calificados.

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Fenecimiento Es el pronunciamiento que pone fin a la revisin de la cuenta fiscal rendida por el ente auditado, mediante el cual se califica la gestin fiscal realizada en el manejo de los recursos puestos a su disposicin en condiciones de economa, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y valoracin de costos ambientales. El fenecimiento que expida la contralora se har aplicando criterios tcnicos expresados en la matriz de evaluacin de la gestin fiscal y el artculo 17 de la ley 42 de 1993. Si con posterioridad a la revisin de cuentas de los responsables del erario apareciere pruebas de operaciones fraudulentas o irregularidades relacionadas con ellas, se levantar el fenecimiento y se iniciara el proceso de responsabilidad fiscal. En caso de que la cuenta fiscal no sea fenecida dar lugar a la aplicacin de lo establecido en el artculo 100 de la Ley 42 de 1993. La Contralora Territorial establecer un seguimiento especial sobre los planes de mejoramiento que correspondan a entidades cuya cuenta no fue fenecida. El no cumplimiento de las metas establecidas en el plan de mejoramiento dar lugar a la aplicacin del artculo 101 de la Ley 42 de 1993. Si como resultado de la aplicacin de la metodologa para la evaluacin de la gestin fiscal se fenece la cuenta existiendo hallazgos con alcance fiscal, se podrn realizar las salvedades correspondientes sobre los mismos.

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4.6.

Determinar los hallazgos 4.6.1. Concepto El hallazgo de auditora es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacin de un asunto en particular, al comparar la condicin [situacin detectada - SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situacin determinada al aplicar pruebas de auditora que se complementar estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados por la Contralora Territorial, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra ndole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la actuacin del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestin y el resultado del auditado (efecto). En las Contraloras Territoriales los hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizar el trmino observaciones de auditora, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el Ente auditado, cuando sta se da. Dentro del proceso de la auditora, la atencin se centra en la determinacin y validacin de hallazgos especialmente con connotacin fiscal, ya que stos fundamentan en buena parte la opinin y conceptos del auditor. Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditora, toda vez que el anlisis profesional y objetivo refleja la situacin del auditado. La aplicacin de tcnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeo de la

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organizacin; estas tcnicas y procedimientos se aplican sobre informacin, casos, situaciones, hechos o relaciones especficas. La a evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

4.6.2. Caractersticas y requisitos del hallazgo La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que ste cumpla con las caractersticas que lo identifican, las cuales exigen que ste debe ser:

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CARACTERSTICA / REQUISITO Objetivo

CONCEPTO El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparacin entre el criterio y la condicin.

Factual (de los Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren hechos, o relativo a en los papeles de trabajo. Presentados como son, ellos) independientemente del valor emocional o subjetivo. Relevante Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e interprete la percepcin colectiva del equipo auditor. Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades, que est argumentado y que sea vlido para los interesados. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Que su establecimiento contribuya a la economa, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacin de los recursos pblicos, a la racionalidad de la administracin para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organizacin.

Claro

Verificable

til

4.6.3. Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio. Verificar y analizar la causa, el efecto de la observacin. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. Evaluar y validar la respuesta. Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecucin y los dos restantes, en la fase de informe. Para la modalidad de la auditora exprs, cuando la Contralora Territorial prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se surtirn en la fase de ejecucin. Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los criterios de auditora, incluyendo las causas principales y la recopilacin de evidencia. En el anlisis el auditor debe tener en cuenta que: Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administracin o manejo de los recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos. Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso as lo exija. Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrn que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno. Las causas pueden ser externas al auditado. Hasta donde sea posible, la relacin causa - efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisin debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administracin del auditado.

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4.6.3.1 Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observacin, mediante el debate y la valoracin de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qu, el cmo, el dnde y el cundo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este anlisis incluye la comparacin de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. La condicin es la situacin encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparacin entre "lo que es - ser" -condicin- con "lo que debe ser" -criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos: Se ajusta a los criterios. No se ajusta a los criterios. Cuando la condicin esta acorde con el criterio se considera que el auditado est cumpliendo con la normatividad, polticas y parmetros establecidos para el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales. Cuando la condicin no se ajusta a los criterios se considera que el auditado no est cumpliendo con la normatividad, polticas y parmetros establecidos para el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales. Toda desviacin resultante de la comparacin entre la condicin y el criterio se identifica como una observacin, la que es entendida como el primer paso para la constitucin de un hallazgo. En la evaluacin de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor y por los fallos proferidos anteriormente por hechos de iguales o similares al caso objeto de estudio.

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Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditora y debe quedar documentado en los papeles de trabajo. 4.6.3.2 Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin Una vez detectada la observacin, el auditor debe establecer las causas razones por las cuales se da la condicin, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observacin de que el problema existe porque alguien no cumpli el deber ser, no es suficiente para configurar un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observacin antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situacin adversa, porqu persiste y s existen procedimientos internos para evitarla. Generalmente una debilidad del control fiscal interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observacin, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirn que el auditor complemente su examen. Las causas ms recurrentes de problemas detectados en la administracin pblica son: Deficiencias en la comunicacin entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es an ms grave cuando los problemas de comunicacin se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. Falta de conocimiento de requisitos. Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prcticas. Uso ineficiente de los recursos. Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. Falta de delegacin de autoridad.
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Falta de capacitacin. Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Dentro del proceso de evaluacin del auditado es necesario considerar la relacin que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situacin determinada, por cuanto le permite a su administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la gestin y los resultados. Los efectos de una observacin se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condicin encontrada; normalmente representa la prdida en dinero, bajo nivel de economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Una deficiencia significativa puede definirse como una omisin, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes reas, ciclos o actividades del auditado. Al emitir un juicio u opinin, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organizacin y el ambiente en que ste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones. Algunos efectos pueden ser: Uso ineficiente de recursos. Prdida de ingresos potenciales. Incremento de costos. Incumplimiento de disposiciones generales. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados). Gastos indebidos. Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades.
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Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma ms especfica posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditora interna u otras fuentes apropiadas.

4.6.3.3 Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. La validez de una observacin depende de su importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por su efecto. Adems, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este ltimo caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o nmero de transacciones. Cualquiera sea el uso de los trminos, la observacin debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El anlisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean stos tangibles o intangibles. En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe. Identificada la observacin de auditora, es necesario establecer con qu frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y aunque sta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en trminos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente an, pero podra tener implicaciones o posibilidades ms importantes si no se elimina.

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En el anlisis debe tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias. Para cada observacin se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda, si sta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario realizar procedimientos adicionales de auditora, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a travs de distintas fuentes y tcnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad. Durante una auditora, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisin, la relacin costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

4.6.3.4 Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad Una vez analizada la observacin, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, as como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relacin directa frente a la observacin formulada, especialmente cuando se considera que sta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras incidencias, con el propsito de obtener la informacin necesaria para los trmites posteriores. Los manuales de funciones y reglamentos internos, as como los objetivos concertados para la evaluacin de desempeo y las rdenes de servicio o contratos de prestacin de servicios, segn la situacin

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evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las lneas de autoridad y la responsabilidad.

4.6.3.5 Comunicar y trasladar al auditado las observaciones

Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al anlisis y alcance de las observaciones de auditora, stas deben ser comunicadas al auditado en el informe preliminar, para que el auditado presente los argumentos y soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro del proceso auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de contradiccin. Las observaciones deben incluir las presuntas incidencias que hayan sido validadas en mesa de trabajo por el equipo auditor.

4.6.3.6 Evaluar y validar la respuesta del auditado La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede en ocasiones develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administracin toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento. Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener puntos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes acerca del anlisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin. Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, en la

54

reunin de mesa de trabajo se convocar a la sesin al funcionario competente para decidir conforme a las normas de administracin del proceso auditor. A criterio de la Contralora Territorial, se puede realizar una mesa de trabajo con participacin del auditado, con el propsito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la respuesta. Si la respuesta del auditado satisface y desvirta de manera idnea y soportada la observacin de auditora esta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las razones tcnicas y los soportes necesarios de la decisin tomada por el equipo auditor. En mesa de trabajo, una vez valoradas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observacin se establece como hallazgo quedando en firme las incidencias a que haya lugar. Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo auditor se sustentar ante el comit tcnico o la instancia competente para su validacin teniendo en cuenta la reglamentacin de la administracin del proceso auditor. Habr de tenerse en cuenta que existen situaciones que finalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, pero que pueden ser objeto del ejercicio de la funcin de advertencia; igualmente, que en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de ejecucin de la auditora y dada la complejidad del asunto no se tenga certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causacin del dao patrimonial, la entidad afectada y la determinacin de los presuntos responsables, podr ordenarse la apertura de la indagacin.

55

5. 5.1.

FASE DE INFORME DE LA AUDITORA Generalidades Objetivo General Determinar los parmetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditora, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes. Objetivos Especficos Definir la estructura del informe de acuerdo con la modalidad de auditora. Establecer las caractersticas y requisitos de los informes emitidos. Determinar los responsables de la elaboracin, aprobacin y comunicacin de los resultados del proceso auditor de las Contraloras Territoriales.

5.2.

Alcance Hace referencia a la elaboracin del informe preliminar y al informe final que contienen los conceptos, pronunciamientos, opiniones y los resultados de la evaluacin de la gestin fiscal.

5.3.

Concepto y propsito del Informe de Auditora El informe de auditora, es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignacin de auditora, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecucin.

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Los propsitos del informe definitivo son: Registrar los resultados de la auditora adelantada Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor. Apoyar el control poltico que ejercen las respectivas Corporaciones Pblicas. Servir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramiento. Comunicar e informar pblicamente los resultados de la auditora.

5.4.

Atributos y caractersticas del Informe: El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

PRECISO

Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditora, la causa y ella consecuencia, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situacin detectada por la. Contralora Territorial. Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios tcnicos, analticos e imparciales.

CONCISO

OBJETIVO

Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar SOPORTADO respaldadas con evidencia vlida, suficiente, pertinente y competente. OPORTUNO Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad.

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El informe debe tener las siguientes caractersticas de presentacin:

Debe redactarse en: Letra Arial tamao 12 de Word. Margen superior, 4 cms. PROTOCOLOS Margen inferior, 3 cms. Margen izquierdo, 3 cms. Margen derecho, 3 cms. Espacio interlineado sencillo. Slo se utilizarn nmeros arbigos por niveles, as: 1. Primer Nivel: En maysculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En maysculas sin negrilla y alineado a la NUMERACIN izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minscula con negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. PAGINACIN Debe ir en el margen inferior centrado y se numerar a partir del captulo Resultados de Auditora. Tener en cuenta las normas generales de redaccin y ortografa En la redaccin del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. En los cuadros y tablas se utilizan nmeros arbigos en orden consecutivos a travs de todo el texto, se debe indicar primero el nmero y despus el ttulo, utilizando letra arial tamao 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra ms pequeo. Y El anlisis de las grficas debe ser consecuente con la presentacin de las mismas. As mismo, para la numeracin utilizar nmeros arbigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La grfica se debe colocar en la misma pgina en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.

REDACCIN

CUADROS, TABLAS GRFICAS

CIFRAS

NUMERACIN DE LOS Los Hallazgos se numerarn en forma consecutiva. HALLAZGOS

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5.5.

Estructuracin del informe El informe de auditora, de acuerdo con el Memorando de Asignacin de Auditora, debe contener como mnimo, lo siguiente:

CONTENIDO

AUDITORA MODALIDAD REGULAR SI SI

AUDITORA MODALIDAD ESPECIAL SI SI

AUDITORA MODALIDAD EXPRES SI SI

Cartula Hoja de presentacin Tabla de contenido Dictamen integral Carta de Conclusiones Resultados de la auditora Anexos

SI

SI

OPCIONAL

SI

NO

NO

NO

SI

SI

SI SI

SI SI

SI SI

5.6.

Actividades bsicas para Generacin de Informes Para la elaboracin de los informes, teniendo en cuenta el memorando de Asignacin de Auditoria, se deben seguir los siguientes procedimientos:

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INICIO

ELABORAR INFORME PRELIMINAR Y REALIZAR AJUSTES

Equipo Auditor

REVISAR DE FORMA Y FONDO

Jefe del rea o a quin se Delegue

NO CONFORME
?

SI APROBACIN Jefe del rea o a quin se Delegue

FIRMA Y REMISIN

El Contralor o a quin se Delegue

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ANALIZA REPUESTA DEL ENTE Y AJUSTA INFORME DEFINITIVO

Equipo Auditor

REVISA Y VALIDA INFORME DEFINITIVO

Jefe del rea o a quin se Delegue

NO CONFORME ?

SI APROBACIN Jefe del rea o a quin se Delegue

FIRMA Y REMISIN

El Contralor o a quin se Delegue

FIN

61

5.6.1. Elaboracin de informe preliminar Esta actividad es realizada por el equipo auditor, con base en las observaciones y conclusiones que se obtengan durante la fase de ejecucin de la auditoria. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo. Nota: Para la modalidad de la auditora exprs, la Contralora Territorial podr prescindir del informe preliminar, previa aprobacin de la instancia competente. 5.6.2. Revisin y validacin del informe preliminar Debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con el (los) objetivo(s) definido(s) en el Memorando de Asignacin de Auditora, plan de trabajo y programas de auditora. En el evento que se detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los) responsable (s) de la revisin, validacin y aprobacin del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes. 5.6.3 Aprobacin del Informe Preliminar Todo informe preliminar que se comunique al auditado, debe ser aprobado en la instancia correspondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo. 5.6.4. Firma y remisin del Informe preliminar El informe preliminar se entiende culminado una vez est firmado, por las respectivas instancias y sea remitido al ente auditado
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5.6.5. Elaboracin de informe Definitivo Esta actividad es realizada por el equipo auditor, una vez se haya surtido el derecho de contradiccin, con base en los resultados de validacin de respuestas y se efecten los ajustes a que haya lugar. 5.6.6 Revisin del informe Definitivo Con base en los ajustes producto del derecho de contradiccin, la(s) instancia(s) competente (s) revisarn el contenido del informe definitivo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en cada Contralora Territorial. 5.6.7 Aprobacin del informe Definitivo Una vez revisado el informe definitivo se proceder a su aprobacin por parte de la instancia competente, de acuerdo con los procedimientos establecidos en cada contralora territorial. 5.6.8 Firma y remisin del Informe Definitivo El informe se entender liberado una vez firmado por las respectivas instancias. Surtido este trmite se remitir al auditado en los trminos establecidos por cada Contralora Territorial.

Modelo de informe modalidad regular Modelo de Informe modalidad especial y exprs

63

5.7.

Cierre de la Auditora Cada Contralora Territorial, establecer el trmino mximo a partir de la firma y liberacin del informe final, para dar traslado de los hallazgos a las instancias competentes; as como para la ejecucin de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas de auditora del proceso auditor territorial. Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otras incidencias contenidos en el informe final, sern trasladados a las instancias competentes. Los hallazgos con incidencia fiscal sern trasladados mediante el formato establecido para tal fin, junto con sus soportes a la dependencia encargada de adelantar estos procesos.

Modelo formato entrega hallazgos fiscales

Como resultado de la auditora, el ente auditado elaborar y presentar a la Contralora Territorial un plan de mejoramiento, en concordancia con las normas de auditora del proceso auditor territorial NAFI 08. Sobre dicho plan de mejoramiento la Contralora Territorial no emitir pronunciamiento de coherencia e integridad sobre la formulacin, sino que ser evaluado dentro del proceso auditor. De igual manera, el informe final de auditora debe remitirse a la Corporacin Administrativa correspondiente y ser publicado en la pgina web de la Contralora Territorial.

64

6.

ADMINISTRACIN DEL PROCESO AUDITOR

6.1. Generalidades Objetivos

Establecer mecanismos de Direccin, Supervisin, Ejecucin y Comunicacin que permitan a la Contralora Territorial gestionar y controlar el proceso auditor para que ste cumpla con el propsito de evaluar que la prestacin de servicios y provisin de bienes pblicos atiendan los fines esenciales del Estado. Definir las actividades generales del proceso auditor segn sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades, y determinar los resultados de las actividades. Gestionar el talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros necesarios para la ejecucin del proceso auditor. Garantizar la organizacin, conservacin y preservacin de la informacin generada en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso auditor. Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por la Contralora territorial 6.2. Actividades en la Administracin del Proceso Auditor A continuacin se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las etapas y fases, su relacin con los responsables y los resultados de la actividad.

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6.2.1.

Planeacin Estratgica

ACTIVIDAD Definicin de Polticas y Lineamientos para la elaboracin PGAT Elaboracin y consolidacin de la matriz de Riesgo Fiscal Determinacin Objetivos Estrategias de y

RESPONSABLE/ROL Despacho Contralor

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD

del Plan Estratgico y documento de planeacin

Priorizacin de entes o asuntos a auditar. Estimacin identificacin recursos Aprobacin PGAT Modificaciones Seguimiento PGAT e de

del

rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin rea de Control Fiscal que desarrolla el proceso Auditor y/o quien haga las veces de Planeacin Comit de Alta Direccin y/ o Contralor Territorial

Matriz de Riesgo Fiscal

PGAT

PGAT

PGAT

ACTA O RESOLUCION

y rea de Control Fiscal ACTA O RESOLUCION al que desarrolla el DE MODIFICACION proceso Auditor y quien haga las veces de Planeacin

6.2.2.

Fase de Planeacin

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ACTIVIDAD Elaboracin comunicacin memorando asignacin auditoria Declaracin impedimentos conflictos intereses Comunicacin auditado instalacin de auditoria Programa auditora. (Adiciones programa considera necesario)

RESPONSABLE y Jefe del rea del Control Fiscal de de

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD de Memorando de asignacin

de Funcionarios que Declaracin por escrito del y participen del proceso impedimento de auditor al Jefe del rea e Control Fiscal la de Comunicacin escrita

si

de Coordinador y equipo Programa de auditora. auditor. al se

6.2.3.

Fase de Ejecucin

ACTIVIDAD Aplicacin de procedimientos, pruebas y obtencin de evidencia Determinar observaciones Realizar mesas de trabajo

RESPONSABLE Equipo Auditor

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD Papeles de trabajo

Equipo auditor Equipo auditor coordinador

Informe preliminar y Acta o Ayuda Memoria

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6.2.4.

Fase de Informe
RESPONSABLE RESULTADO DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

Elaborar informe Equipo auditor Informe preliminar preliminar y realizar ajustes Revisar y validar de Jefe del rea o a quin Informe preliminar ajustado Forma y Fondo el se Delegue informe preliminar. Aprobacin Firma, y remisin Jefe del rea o a quin Informe se Delegue aprobado preliminar

El Contralor o a quin Informe preliminar se Delegue Revisin y anlisis Equipo auditor Acta mesa de trabajo o de la respuesta del ayuda de memoria ente auditado Revisa y aprueba Jefe del rea o a Informe Definitivo Informe definitivo quin se Delegue Remisin del El Contralor o a quin Oficio remisorio informe definitivo al se Delegue Ente auditado

6.2.5.

Evaluacin del Proceso Auditor

RESPONSABLE RESULTADO DE LA ACTIVIDAD Reporte

ACTIVIDAD

Reportar beneficios Equipo auditor del proceso auditor

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD

Evaluar cumplimiento Coordinador o Jefe del Formato de evaluacin de objetivos del rea proceso auditor, desempeo profesional del equipo auditor, aplicacin de la metodologa en el proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos.

6.3. Administracin de Calidad 6.3.1. Aseguramiento de la Calidad

Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemticas, con el objetivo de generar un producto o servicios acorde con los requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propsito esas acciones deben seguir normas de auditora y requisitos internos establecidos por cada Contralora Territorial.

Igualmente, las Contraloras Territoriales podrn utilizar instrumentos exgenos al proceso auditor, para analizar, monitorear y verificar el desarrollo del mismo, con el fin de apoyar a los responsables del proceso con informacin confiable y oportuna que facilite tomar acciones para mejorar el proceso auditor.

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6.3.2.

Producto No Conforme

El producto no conforme se configura cuando se presenten una o ms de las siguientes situaciones: Incumplimiento parcial total de los objetivos del Memorando de Asignacin de Auditora. Falta de evidencia y soporte de los hallazgos. Incumplimiento de las actividades y los resultados de las actividades descritas para cada una de las fases de planeacin, ejecucin e informe, en el presente captulo. Una vez identificado el Producto No Conforme se dejara evidencia de la deteccin de mismo y las acciones tomadas. 6.3.3. Preservacin del Producto Informe

Las Contraloras Territoriales deben preservar la conformidad del producto en el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservacin debe incluir la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin. 6.4. Solucin de controversias Las controversias son situaciones expresadas en diferencias de criterio de carcter tcnico y/o jurdico, se presentan entre los diferentes roles e instancias del proceso auditor. El anlisis y solucin de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor por parte del equipo auditor o las instancias definidas en cada Contralora Territorial. Las controversias pueden presentarse entre las siguientes instancias:

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6.4.1.

Controversias al interior del Equipo Auditor

La primera controversia que se puede presentar es al interior del Equipo Auditor, controversia que se comunicar al Jefe del proceso auditor o quien haga sus veces, quien en mesa de trabajo bajo su orientacin, acordar las alternativas de solucin y las acciones a emprender para dar solucin a la controversia. 6.4.2. Controversias entre el Jefe del rea del proceso auditor y el Equipo Auditor En caso de presentarse controversia entre el Equipo Auditor y el Jefe del rea de auditoras, este ltimo informar a su superior inmediato para que emita su opinin y busque el consenso. De persistir la controversia, la misma ser dirimida por el superior inmediato o Contralor segn el caso. 6.5. Interpretaciones Tcnicas y Jurdicas Las interpretaciones tcnicas sobre el contenido de la Gua de Auditoria Territorial le corresponden en primer instancia al Jefe del rea del proceso Auditor y/o a la Oficina de Planeacin o quin haga sus veces y las de carcter legal a la Oficina Jurdica o quien haga sus veces, de cada Contralora Territorial. En segunda instancia, le corresponde a la Contralora General de la Repblica por intermedio del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF.

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7. PAPELES DE TRABAJO Son los registros efectuados por el auditor de la informacin obtenida en el desarrollo de la auditora. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditora, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas, al memorando de asignacin, al plan de trabajo y programas de auditora. Adems respaldan el informe de auditora; sirven como fuente de informacin y facilitan la administracin de la auditora. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios, estos deben ser legibles, lgicos, completos, fciles de entender y estar diseados tcnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para la fcil Identificacin de los documentos, se clasifican en:

7.1. Archivo Permanente (A/P) Son los documentos que sirven de informacin para la auditora, en l se consigna la normatividad interna y externa que rige al ente de control.

7.2. Archivo General (A/G) Son los documentos que soportan la organizacin, planificacin y administracin de la auditora. En l se conserva la correspondencia, los informes de la entidad, entre otros.

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7.3. Archivo Corriente (A/C) En este archivo, se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de la auditora. Se organizan y referencian en concordancia con las tres fases de la auditora, planeacin, ejecucin e informe.

7.4. Referenciacin Referenciar en auditora es identificar los papeles de trabajo utilizados. La referenciacin debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboracin del mismo, que de acuerdo con la norma de archivo se hace en lpiz rojo. El rea de control fiscal en mesa de trabajo define los cdigos de referenciacin segn los componentes y factores que sern utilizados en la auditora. La Contralora Territorial utilizar una referenciacin alfanumrica, es decir la combinacin de letras y nmeros. La referenciacin cruzada es la utilizacin de cdigos para seguir el flujo de trabajo de auditora. Las reglas bsicas de referenciacin cruzada son: Slo se referencian cruzadamente cifras idnticas. Se deber hacer siempre en ambas direcciones. La posicin de la referencia en relacin con el nmero referenciado indica la direccin del flujo. Todas las cifras, la informacin de los componentes de gestin, resultados y financieros del ente o asunto a auditar deben rastrearse fcilmente con los papeles de trabajo.

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Cuando los papeles de trabajo se lleven de manera electrnica el archivo, referenciacin y marcas de auditora se har de conformidad con el sistema que cada Contralora Territorial tenga adoptado Los papeles de trabajos fsicos o magnticos podrn ser organizados en carpetas y referenciados tal como se muestra en el siguiente esquema:
ARCHIVO PERMANENTE A/P-0 ndice A/P-2 Leyes A/P-4 Decretos A/P-6 Resoluciones A/P-8 Acuerdos u Ordenanzas A/P-10 Estatutos Internos A/P-12Otros ARCHIVO GENERAL A/G-0 ndice A/G-2 Informe de la Entidad A/G-4 Planes de mejoramiento de vigencias anteriores A/G-6 Correspondencia recibida A/G-8 Correspondencia Despachada A/G-10 Otros Registros ARCHIVO CORRIENTE A/C-0 ndice A/CP FASE DE PLANEACIN A/CP-2 ndice A/CP-4 Memorando de Asignacin A/CP 6 Plan y Programas de Trabajo A/CP-8 Conocimiento de la Entidad A/CP-10 Anlisis de la cuenta e informe del asunto a auditar. A/CP-12 Determinacin de la muestra A/CP-14 Actas y/o ayudas de memoria. A/CE FASE DE EJECUCIN: A/CE-0 ndice A/CE-2 Componente Gestin A/CE-4 Componente Resultados A/CE-6 Componente Financiero A/CE-8 Actas y/o ayudas de memoria. A/CE-10 Otros A/CI FASE DE

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ARCHIVO PERMANENTE

ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO CORRIENTE INFORME A/CI-0 ndice A/CI-2 Informe Preliminar A/CI-4 Respuesta de la Entidad A/CI-6 Anlisis Respuesta A/CI-8 Informe final A/CI-10 Beneficios del Proceso Auditor A/CI-12 Actas y/o ayudas de memoria. A/Cl-14 Otros

7.5. Marcas de auditora Los procedimientos de auditora efectuados se pueden indicar mediante smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de smbolos para los componentes y factores mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas. Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboracin del papel de trabajo para facilitar su ubicacin. Se deben evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un orden secuencial y fcil de seguir. Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes: la explicacin de las marcas debe ser especfica y clara, los procedimientos de auditora efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis,

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entre otros, una misma marca de auditora no se debe utilizar en una misma hoja de trabajo con significado distinto.

MARCA DE AUDITORIA

Marca

Significado

Confrontado con libros oficiales de contabilidad Confrontado con documento fuente Correccin realizada Comparado con auxiliar contable Confrontado sin excepcin Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitos Solicitud de Conformacin enviada Solicitud de Conformacin recibida Totalizado Conciliado Circularizado sin excepcin Inspeccionado Aplicacin de procedimiento

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8.

NORMAS DE AUDITORIA DEL PROCESO AUDITOR TERRITORIAL Las Normas de auditora del proceso auditor territorial, se formulan dentro una estructura de postulados Bsicos, normas de carcter general, personal y relativo al trabajo auditor para cada una de las fases de planeacin, ejecucin e informe; as como para las actividades posteriores al proceso auditor.

8.1. Postulados P P- 01 La naturaleza de la vigilancia fiscal La vigilancia de la gestin fiscal que ejercen las Contraloras Territoriales es una funcin pblica, que incluye el ejercicio del control de la gestin fiscal como medio de prevencin y correccin, para el logro de resultados de los entes, advirtiendo oportunamente sobre los riesgos que comprometen el patrimonio pblico y aplicando los procesos para el resarcimiento de los fondos, bienes y / o recursos pblicos. La vigilancia y control son inherentes a los procesos de la gestin fiscal, la cual est establecida para el beneficio de todos los ciudadanos, siendo stos parte activa de su establecimiento y control a travs de los mecanismos de participacin ciudadana. P- 02 Principios rectores para la vigilancia fiscal La vigilancia de la gestin fiscal del Estado se fundamenta en la economa, la eficiencia, la eficacia, la equidad, la valoracin de los costos ambientales y la efectividad, de tal manera que permita determinar en la administracin, en un perodo determinado, que la asignacin de recursos sea la ms conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de

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manera oportuna y guarden relacin con sus objetivos y metas. As mismo, que permita identificar los receptores de la accin econmica y analizar la distribucin de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos. P- 03 Entes o asuntos objeto de control fiscal El ejercicio de la vigilancia de la gestin fiscal aplica para todo proceso auditor que adelanten las Contraloras Territoriales, por lo que se refiere a ente o asunto a auditar. Dentro de los asuntos a auditar se incluyen: poltica pblica, programa, proyecto, recurso pblico o cualquier otro objeto definido claramente, que requiera ser vigilado fiscalmente. P- 04 Instrumentos para el control fiscal Son el conjunto de metodologas y tcnicas sobre las cuales se apoyan las Contraloras Territoriales para ejercer la vigilancia y control sobre las actividades realizadas por los administradores con los fondos, bienes y / o de los recursos pblicos, determinando la economa, eficiencia y eficacia operacional de su gestin fiscal. P- 05 Definicin de auditora gubernamental Es un proceso sistemtico acorde con las normas de auditora generalmente aceptadas vigentes, que evala la gestin y los resultados fiscales mediante la aplicacin de los sistemas de control fiscal para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las Contraloras territoriales fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos. P- 06 Fases del proceso auditor

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El proceso auditor abarca tres fases constitutivas como son: Planeacin de la Auditora, Ejecucin de la Auditoria e Informe de la Auditoria, las cuales se desarrollan en forma secuencial y armonizada, permitiendo una evaluacin integral que coadyuve a la realizacin de una auditora de alta calidad, obteniendo resultados oportunos y efectivos; las mismas se encuentran esquematizadas en la presente Gua de Auditora. P- 07 Objetividad del proceso auditor El proceso de auditora territorial se fundamenta en los mismos criterios que tiene el administrador pblico para realizar su tarea y se realiza con actitud imparcial y transparente en las actuaciones, asegurando resultados ajustados a la realidad que se modela, que garantice el cumplimiento de los propsitos previstos para una debida evaluacin. P- 08 Calidad del proceso auditor La calidad del proceso auditor territorial y sus resultados se garantizan aplicando de manera articulada y simultnea las polticas adoptadas por las Contraloras Territoriales, as como de los lineamientos establecidos en la presente Gua de Auditoria. Igualmente, el control, la coordinacin y la supervisin sobre las actuaciones desarrolladas en el trabajo auditor, son instrumentos que aseguran la calidad y el logro de los resultados previstos. P- 09 Responsabilidad de emitir un dictamen integral (opinar y conceptuar) El Informe de auditora en la modalidad regular, incluye los resultados del proceso de auditora que culmina con un dictamen integral que compila: el fenecimiento, la opinin sobre los estados contables, el concepto sobre la gestin y resultados.

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En el Informe de auditora especial y exprs, los pronunciamientos de las Contraloras territoriales, se orientarn al concepto u opiniones de todos o algunos de los componentes y factores de la Gestin fiscal. P- 10 Valor agregado del proceso auditor A partir del resultado del proceso auditor generado a travs del Dictamen Integral y/o el concepto sobre la gestin y los resultados, la administracin elaborar el plan de mejoramiento orientado a adoptar actividades y mecanismos preventivos y correctivos sobre su gestin fiscal. P- 11 Independencia institucional Las Contraloras Territoriales son organismos independientes de las ramas del Poder Pblico, lo que le permite conservar una posicin ntegra e imparcial en el ejercicio de las funciones de fiscalizacin, sin perjuicio de la armonizacin y coordinacin con otros organismos para desarrollar actividades que conlleven a obtener mejores resultados, con el propsito de salvaguardar los fondos, bienes y / o recursos pblicos. P- 12 Propsito de las normas de auditora del Proceso Auditor Territorial Las Normas de Auditora del Proceso Auditor Territorial, establecen las directrices que orientan la planeacin y desarrollo de las auditoras, como principios rectores que deben observarse por parte de los auditores de las Contraloras Territoriales, establecen bases para evaluar el desempeo de los funcionarios encargados de los procesos de auditora y fomentan su mejoramiento continuo. 8.2. Normas generales NAG NAG - 01 Comit tcnico

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El Comit Tcnico o quien haga sus veces, opera de acuerdo con los requerimientos especficos durante el proceso auditor, y estar conformado de acuerdo a la estructura de cada Contralora territorial. NAG - 02 Poltica en administracin del talento humano Los Contralores Territoriales formularn las polticas de administracin, distribucin, organizacin y capacitacin del talento humano para el proceso auditor, con el propsito de garantizar la calidad, oportunidad y productividad en los resultados de la vigilancia fiscal. NAG - 03 Articulacin del proceso de auditora con el propsito del Ente El proceso auditor est orientado a evaluar la misin y objetivos de los entes a auditar, estableciendo cul ha sido el logro de los mismos y el nivel del desempeo en el alcance y satisfaccin de las necesidades de la poblacin objetivo. NAG - 04 Coordinacin y control En todas las fases del proceso auditor, se garantiza por parte de las Contraloras Territoriales el control de calidad mediante el monitoreo, seguimiento y coordinacin acorde con la estructura de la entidad. NAG - 05 El proceso auditor debe ser adecuadamente supervisado El trabajo realizado por el equipo auditor debe ser adecuadamente supervisado, en cada fase del proceso de la auditora. NAG - 06 Mesas de trabajo

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Las mesas de trabajo son espacios de dilogo y anlisis peridicos que se desarrollan durante todo el proceso auditor, para compartir conocimiento e informacin, para interactuar y compartir tcnicas y experiencias, con el propsito de obtener visin conjunta e integral del vigilado mediante la aplicacin articulada y simultnea de tcnicas y procedimientos, mejorando los canales de comunicacin y validando en equipo el desarrollo y ejecucin del trabajo realizado. NAG - 07 Papeles de trabajo Las actividades desarrolladas dentro el proceso auditor deben estar soportadas en papeles de trabajo. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios. Los papeles de trabajo preparados en forma electrnica deben someterse a los mismos estndares de preparacin, revisin y retencin de los papeles de trabajo manuales.

NAG - 08 Manejo y custodia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo elaborados en las auditorias, por parte de los auditores integrantes de los equipos auditores, son propiedad de las Contraloras Territoriales as como su manejo y custodia. NAG - 09 Funcin de advertencia La existencia y evidencia durante el proceso auditor, de graves riesgos que comprometan el patrimonio pblico en procesos u operaciones en ejecucin, dar lugar a que las Contraloras Territoriales, sustenten y emitan funciones de advertencia a la administracin del ente o asunto que se est auditando, con el fin de que ste tome medidas para evitar el menoscabo de los dineros pblicos.

8.3. Normas personales - NAP

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Relacionadas con las cualidades, calidades buen juicio y criterio del auditor, en la ejecucin y desarrollo del trabajo, sus consideraciones en la evaluacin, anlisis, redaccin y presentacin del informe respectivo. NAP - 01 Declaracin de impedimentos ticos y conflictos de intereses Los funcionarios que participen en cualquier rol dentro del proceso auditor, deben manifestar los impedimentos que puedan comprometer su independencia y objetividad, durante todo el desarrollo del proceso auditor al cual fueron asignados NAP - 02 Profesionalismo Los funcionarios responsables que adelanten el proceso auditor, deben poseer conocimientos, entrenamiento tcnico, capacidad, experiencia y comprensin del mbito gubernamental, que garantice el ms alto nivel de calidad en las tareas que se realicen para el desarrollo de la vigilancia de la gestin fiscal. Las Contraloras Territoriales tienen la obligacin de promover y desarrollar programas especializados de capacitacin que permitan incrementar y fortalecer el desarrollo integral de los auditores. NAP- 03 Independencia personal Los funcionarios que desarrollan el proceso auditor deben mantener una actitud independiente e imparcial, formndose una opinin concreta y real sobre los componentes, factores y variables asignadas a su conocimiento y evaluacin, que les permitan concluir, recomendar y elaborar informes oportunos y objetivos, que contribuyan a afianzar la credibilidad de las Contraloras Territoriales. NAP- 04 Integridad Los auditores en el proceso auditor deben ser diligentes y mantener inclume su integridad moral en sus actuaciones y en el desarrollo de sus labores, mediante una actitud recta, proba y honesta.
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NAP - 05 Relaciones laborales de los auditores El auditor debe tener una relacin de compromiso con la Contralora territorial, identificndose con la visin, misin, propsitos y objetivos institucionales, manteniendo buenas relaciones que conlleven al mutuo respeto y entendimiento con los miembros del equipo de auditora y con el ente auditado. NAP- 06 Capacidad de observacin El auditor en el desarrollo de su trabajo, debe tener la capacidad de observar el ente o asunto auditado o parte de el como un todo, desde una perspectiva de sus relaciones internas y su interrelacin con el entorno. NAP-07. tica Los auditores y dems funcionarios de las Contraloras Territoriales deben seguir en su comportamiento personal y profesional durante el proceso auditor y dems actividades laborales, el Cdigo de tica adoptado por cada Contralora Territorial. 8.4. Normas relativas al trabajo - NRT Incorporan y describen los postulados y criterios que guan el proceso de auditora en sus fases de: planeacin, ejecucin e informe. Los auditores deben observar en su trabajo el cumplimiento de las fases y considerar los recursos disponibles con el nimo de alcanzar los objetivos planteados para toda la auditora.

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NART- 01 Planeacin estratgica Las Contraloras Territoriales en el marco de la Planeacin Estratgica elaborarn la Matriz de Riesgo Fiscal de entes o asuntos a auditar (entidad, poltica, plan, programa, proyecto, proceso o tema a auditar), a fin de priorizar aquellos que son objeto de auditora, durante una vigencia. Adems, definir las polticas y lineamientos para el PGAT y determinar los objetivos y estrategias, estimar y asignar los recursos necesarios, consolidar y actualizar el Plan General de Auditoras PGAT, y el Plan Nacional de Auditoras PNA. NART- 02 Plan general de auditora territorial - PGAT Las Contraloras Territoriales elaboran anualmente un Plan General de Auditora, con el propsito de programar las diferentes auditorias, asignando el talento humano y otros recursos, con base en criterios de priorizacin, el cual contendr el detalle de las auditoras a desarrollar, los entes o asuntos a auditar. NART- 03 Memorando de asignacin de auditoria Proceso auditor se inicia con la formulacin del Memorando de Asignacin de Auditora, el cual tiene como propsito formalizar la asignacin e inicio de las actuaciones programadas en el Plan General de Auditora PGAT. NART- 04 Fases del proceso de auditora El proceso auditor se desarrollar mediante la ejecucin de las fases de Planeacin, Ejecucin e Informe; para cada una de las cuales, se

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debern observar las normas de auditora para el proceso auditor territorial establecidas en esta Gua.

8.4.1. Normas para la fase planeacin NAFP NAFP- 01. Planeacin del trabajo de auditora Los procesos auditores deben estar planeados de manera adecuada, desde la misma formulacin del plan general de auditora territorial PGAT, la elaboracin del memorando de asignacin, hasta el desarrollo y ejecucin de cada actuacin programada. Para la formulacin del plan general de auditora territorial y la elaboracin del memorando de asignacin, los responsables de estas actividades deben compilar y mantener actualizada la informacin que permite comprender la complejidad de entes o asuntos a auditar, en aspectos tales como: estructura organizacional, datos sobre valor de activos, presupuestos, actividades a cargo del nivel central y de su nivel desconcentrado, fuentes de financiacin de recursos y dems informacin necesaria, entre otros. Lo anterior permitir la formulacin de objetivos generales y especficos acordes con la dinmica y organizacin de los entes o asuntos a auditar. Para efectuar de manera sistmica y estandarizada dicho proceso de planeacin, se deben seguir los lineamientos del proceso auditor descritos en la Gua de Auditora Territorial, documentndolo en el memorando de asignacin y el plan de trabajo. NAFP- 02 Trabajo del equipo auditor Las labores que adelanten los equipos de auditora deben desarrollarse dentro de un ambiente de responsabilidad, integracin, cooperacin, respeto y apoyo, con el propsito de compartir conocimiento y

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experiencias sobre las actividades que se realizan, para alcanzar mejor calidad del trabajo y resultados ptimos en el proceso auditor.

NAFP- 03 Integralidad del control El ejercicio del control fiscal se efectuar mediante la aplicacin de procedimientos que integren los sistemas de control financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control fiscal interno. NAFP - 04 Integracin con el proceso de control fiscal macro El proceso auditor debe estar integrado y responder a los requerimientos y necesidades de la vigilancia micro, como de las propias de la vigilancia macroeconmica del control fiscal, especficamente con la produccin de resultados que del ejercicio de las auditoras, sern incorporados a los informes que produce la dependencias respectivas del control macro de las Contraloras territoriales y viceversa. NAFP- 05 Integracin con los clientes y partes interesadas En la planeacin de las auditoras, el equipo de auditora debe considerar la informacin obtenida a travs de los procesos de participacin ciudadana y de las audiencias pblicas que adelanten las Contraloras Territoriales. NAFP- 06 Conocimiento de los procesos de responsabilidad fiscal En la planeacin de las auditoras, el equipo de auditora debe obtener de la dependencia encargada de los procesos de responsabilidad fiscal,

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la informacin sobre los procesos que se adelanten de tal naturaleza, que tengan que ver con los auditados y los funcionarios que all laboran, con el propsito de establecer el comportamiento que se ha tenido sobre la administracin y manejo de los recursos asignados a dicho ente. NAFP - 07 Consulta de los sistemas de informacin de las contraloras territoriales Durante todo el proceso auditor y especficamente en la fase de planeacin, los equipos de auditora deben apoyarse y consultar los sistemas de informacin que tenga diseados cada Contralora territorial, con el propsito de optimizar el rendimiento en el desarrollo de las auditoras. Dicha informacin debe ayudar a un mejor conocimiento y comprensin de los entes o asuntos a auditar, identificacin de las normas aplicables, conocimiento de los indicadores de gestin y determinacin de las reas de mayor riesgo. NAFP- 08 Objetivos de auditora Para todos los procesos de auditora se deben formular unos objetivos generales y especficos que contengan los diferentes aspectos que se pretendan lograr en la ejecucin de las auditoras. NAFP - 09 Evaluacin del control fiscal interno y/o mecanismos de control La evaluacin del control fiscal interno y/o mecanismos de control, se realiza durante el desarrollo de la auditora a travs de la Matriz de Control Fiscal Interno. NAFP - 10 Riesgos institucionales

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Es el reconocimiento de la existencia de reas, procesos de mayor vulnerabilidad por fuentes internas o externas que puedan afectar el logro de los objetivos de los entes o asuntos a auditar. Los riesgos institucionales deben ser objeto de anlisis a travs de la matriz de Riesgo Fiscal por parte de los equipos de trabajo considerando sus causas, efectos e impacto, con el propsito de disear dentro de los programas de auditora, procedimientos que permitan verificar la efectividad de los controles existentes que el ente auditado ha implementado y aplicado para mitigar los riesgos. NAFP - 11 Alcance de la auditora Los equipos de auditora deben establecer el alcance del proceso auditor, con base en el memorando de asignacin. NAFP - 12 Apoyo especializado Durante la fase de planeacin el equipo de auditora determinar las necesidades de requerimientos sobre apoyo especializado, de acuerdo con la naturaleza del ente o asunto a auditar; ste debe ser solicitado y registrado en el plan de trabajo. El apoyo especializado tiene que ver con los conocimientos tcnicos y especiales de determinadas profesiones que se requieren para el desarrollo de una actividad. NAFP - 13 Criterios de auditora Los criterios de auditora son elementos fundamentales que deben ser considerados en el diseo de los programas de auditora, los mismos se construyen de manera especfica y acorde con los componentes, factores y variables que se pretendan evaluar.

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Los criterios de auditora se definen como el deber ser de las actividades y prcticas administrativas de la gestin pblica; se constituyen en las reglas y medidas sobre las cuales se comparan los resultados obtenidos de la aplicacin de los procedimientos.

NAFP - 14 Plan de trabajo El plan de trabajo se considera como la carta de navegacin del equipo de auditora para las fases de ejecucin e informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso. El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, definir la estrategia de auditora para las fases de ejecucin e informe, proporcionar una base de discusin sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditora. Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditora, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditora, cronograma de actividades para las fases de ejecucin e informe de auditora. NAFP - 15 Programas de auditora

El programa de auditora es la gua del trabajo que va a realizar cada equipo auditor, en ellos se establecen los objetivos fuentes y criterios de auditora y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeacin y/o ejecucin El propsito de los programas de auditora es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de
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manera coherente, lgica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluacin de la efectividad de los controles y la evaluacin de los principios de economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de costos ambientales con nfasis en la medicin de la efectividad (resultados e impacto). Los programas de auditora sern elaborados de acuerdo al tipo o clase de ente o asunto a auditar (Departamento, Distrito, Municipio, empresas de servicios pblicos, empresas industriales y comerciales del estado, empresas sociales del estado, entre otros.) 8.4.2. Normas para la fase de ejecucin - NAFE NAFE - 01 Aplicacin y desarrollo de los programas de auditora Una vez revisados en mesa de trabajo los programas de auditora, los integrantes del equipo de auditora, responsables de evaluar los componentes, factores y variables, deben dar inicio a la aplicacin de los mismos, mediante la realizacin de pruebas y verificaciones con base en los procedimientos e instrucciones indicados en el programa, resultados que sern registrados en papeles de trabajo. NAFE - 02 Aplicacin de pruebas y obtencin de evidencia Las pruebas de auditora en el proceso auditor se refieren a la aplicacin de los procedimientos, las cuales deben ser pertinentes y oportunas en la utilizacin de las tcnicas, a fin de que se pueda detectar en forma objetiva las situaciones o actividades evaluadas. Las pruebas deben ser documentadas y referenciadas en los papeles de trabajo por el responsable de la ejecucin del programa. Mediante la aplicacin de las pruebas se debe obtener la evidencia relacionada, suficiente, pertinente y competente, que permita soportar las opiniones, conceptos y conclusiones del trabajo de auditora.

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NAFE 03 Evaluacin de la gestin fiscal La evaluacin de la gestin fiscal, se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestin y se fundamenta en la valoracin de los sistemas de control de: gestin, resultados, legalidad, financiero, revisin de la cuenta y control fiscal interno; los cuales contemplan los factores y las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor, mediante la aplicacin de programas de auditora, utilizando como insumo las fuentes internas y externas de informacin. NAFE - 04 Evaluacin y valoracin del hallazgo de auditora Los hallazgos son todos aquellos hechos o situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la actuacin del ente o asunto a auditar, o que viole la normatividad legal y reglamentaria. Estas situaciones o hechos se determinan como producto de la aplicacin de los programas de auditora, en donde se evidencia que existe desviacin de la condicin (situacin detectada) respecto del criterio (deber ser). Todos los hallazgos son administrativos, no obstante debido a los hechos que relacionan pueden tener connotacin de tipo fiscal, disciplinaria, penal u otras incidencias. Para que las situaciones o hechos determinados se configuren en hallazgos, stos deben ser evaluados y valorados en las mesas de trabajo, considerando sus causas y efectos y determinando su cuantificacin en el evento de tipificarse como fiscal. Todo lo anterior debe ser producto del consenso de todos los integrantes del equipo de auditora. NAFE- 05 Interrelacin con otros organismos

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Es la relacin que puede darse durante el proceso auditor con otros organismos de control, referente al intercambio de pruebas y evidencias que coadyuven a una mejor vigilancia de la gestin fiscal.

8.4.3. Normas para la fase de informe - NAFI NAFI - 01 Elementos constitutivos del informe El informe de auditora, es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignacin de auditora, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecucin. Los propsitos del informe definitivo son: Registrar los resultados de la auditora adelantada, describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor, apoyar el control poltico que ejercen las respectivas corporaciones pblicas, servir de insumo para que el ente o asunto auditado formule el plan de mejoramiento y comunicar e informar pblicamente los resultados de la auditora NAFI - 02 Comunicacin y traslado de observaciones y hallazgos Las observaciones son incluidas y comunicadas al ente auditado en el informe preliminar, con sus presuntas incidencias fiscales, disciplinarias, penales o de otra ndole. Sobre ellas el ente auditado tiene el derecho al debido proceso para dar respuesta sobre las mismas de conformidad con lo sealado en la Gua de Auditoria Territorial. Con base en el estudio y anlisis que realice el equipo auditor sobre las respuestas y evidencias y/o soportes que presente el ente auditado sobre las observaciones, stas se podrn constituir en hallazgos.

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Una vez logrado el consenso sobre los hallazgos en las mesas de trabajo, stos deben ser incluidos como tal en el informe definitivo y se debe proceder al traslado de los hallazgos a las autoridades competentes, segn sea su connotacin fiscal, administrativa, disciplinaria, penal o de otras incidencias.

NAFI - 03 Respuestas de la entidad Las respuestas de la entidad son las opiniones y/o soportes que presenta la administracin sobre los resultados del proceso auditor su propsito debe ser el de aclarar, desvirtuar o complementar el contenido del informe preliminar. NAFI - 04 Declaracin sobre las normas de auditora del proceso auditor territorial El trabajo que se realice dentro del proceso auditor, se debe adelantar cumpliendo los lineamientos de las normas de auditora del proceso auditor territorial y en el informe se debe mencionar expresamente dicha consideracin y su compatibilidad con las normas internacionales de auditora. NAFI - 05 Dictamen integral En el dictamen integral de la auditoria, se incluye el fenecimiento de la cuenta, el concepto sobre la gestin fiscal, la opinin sobre la razonabilidad de los estados contables, conceptualizacin del control fiscal interno, as como el cumplimiento del plan de mejoramiento. El dictamen integral debe tener prrafos de introduccin y alcance, intermedios, de opinin y conceptos, y de hechos subsecuentes o posteriores, los cuales deben ser elaborados conforme a las directrices definidas en la presente Gua.
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NAFI - 06 Concepto sobre la gestin fiscal. Este concepto se emitir con base en el resultado de la matriz de evaluacin de la gestin fiscal.

NAFI - 07 Concepto Es el resultado que obtiene el equipo de auditora del anlisis y evaluacin del componente y factor del ente o asunto auditado. NAFI - 08 Plan de mejoramiento El ente o asunto auditado, como resultado de la auditora elaborar un plan de mejoramiento, el cual ser reportado a travs del mecanismo establecido por cada Contralora territorial. Las Contraloras Territoriales efectuarn la evaluacin al cumplimiento del plan de mejoramiento y su efectividad.

8.5. Normas para las actividades posteriores (cierre) NAPA NAPA - 01 Aspectos generales Las actividades posteriores se orientan a revisar y calificar el desarrollo y aplicacin de la metodologa establecida por las Contraloras Territoriales; establecer los beneficios del control fiscal, verificar la presentacin de los Planes de Mejoramiento y alimentar los aplicativos de cada Contralora territorial. Igualmente, al culminar el traslado de hallazgos a las autoridades competentes, cuantificar el valor agregado generado por el proceso auditor e informar a la comunidad sobre los logros y beneficios que las Contraloras Territoriales generan como resultado de su gestin.

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NAPA - 02 Beneficios de control fiscal Los beneficios del control fiscal son la forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Contralora Territorial, por lo tanto se deber cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal. Los mismos, se derivan de los pronunciamientos, observaciones, hallazgos, planes de mejoramiento y funciones de advertencia. NAPA - 03 Papeles de trabajo La conservacin y custodia de los papeles de trabajo comienza cuando se originan hasta la disposicin final de los mismos; una vez culmine la auditoria y se manejan de acuerdo a lo establecido en los Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y Correspondencia de cada Contralora Territorial. NAPA - 04 Preservacin del producto informe Las Contraloras Territoriales deben preservar la conformidad del producto en el proceso interno y en su entrega al destino previsto. Esta preservacin debe incluir la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin.

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9. 9.1.

EVALUACIN DEL PROCESO AUDITOR Objetivos Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de las auditoras planteados en el PGAT1 Revisar y calificar el desarrollo y aplicacin de la metodologa establecida en la Gua de Auditora Territorial. Generar beneficios del control fiscal Retroalimentar la Planeacin Estratgica del PGAT como valor agregado de los resultados del proceso auditor

9.2.

Actividades bsicas En ste mdulo se presentan las actividades que se desarrollan, cuyos resultados sern plasmados en un documento consolidado anual, que ser presentado por el rea de control fiscal al Contralor Territorial y/o Comit segn corresponda, para ser tenido en cuenta en la Planeacin Estratgica del siguiente Plan General de Auditora PGAT y para el planteamiento de acciones de mejora de la Contralora Territorial.

9.3.

Evaluar cumplimiento de Objetivos del Proceso Auditor El Jefe del rea de Control Fiscal o quien haga sus veces de acuerdo con la estructura de cada contralora territorial, evaluar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el logro de los resultados esperados del proceso auditor, para lo cual compararn los logros obtenidos versus los esperados, se identificarn las limitantes internas como externas presentadas en el desarrollo de la auditoria; es

Plan General de Auditoria Territorial

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importante indicar limitaciones de tiempo, talento humano, recursos financieros y otros, que afectaron el normal desarrollo de la auditora.

As mismo, se deben incluir observaciones y propuestas, tanto de mejora como de temas para futuros procesos auditores.

9.4.

Evaluar aplicacin y cumplimiento de la Metodologa

Corresponde al jefe del rea de Control Fiscal o quien haga sus veces de acuerdo con la estructura de cada contralora territorial, la evaluacin tanto de la aplicacin de la metodologa como de su funcionabilidad para el desarrollo del proceso.

Mnimo debe evaluar los siguientes aspectos: Trazabilidad del Proceso auditor y su documentacin Calidad de Papeles de trabajo Cumplimiento del Sistema de Calidad donde aplique Coherencia y consistencia interna del informe

Modelo de Formato de Evaluacin del Proceso Auditor 9.5. Generar Reporte de los Beneficios del Control Fiscal

En el reporte de los beneficios del control fiscal se debe presentar la medicin del impacto del proceso auditor que desarrolla la Contralora Territorial, detallando la cuantificacin o cualificacin del valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal.

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