CREAR UNA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Existen momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla para todos los destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinacin de correspondencia puede utilizar un documento con un formato adecuado y luego vincularse con los destinatarios alojados en una base de datos (se recomienda Access 2010), despus de combinarlo, puede utilizar Outlook para enviar un correo electrnico o mejor an, imprimir los documentos diferentes para cada destinatario. Para crear una combinacin de correspondencia puede seguir una serie de 6 pasos, entre ellas encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de destinatarios que se agregaran al documento.

1. Comience con su documento y agregue destinatarios

Lo primero que debe hacer para iniciar una combinacin de correspondencia es escribir su documento que servir como el mensaje que se enviar a sus respectivos destinatarios. Este mensaje puede ser una carta, una invitacin a una fiesta de cumpleaos, o un agradecimiento, etc. Observe la siguiente imagen el cual muestra el documento base.

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Definir la base de datos

Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia en el grupo Iniciar combinacin de correspondencia, seleccione Seleccionar destinatarios. Desde esta lista de opciones, puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una existente o manejar la lista de contactos de su Outlook.

La opcin Usar una lista existente o Elegir de los contactos de Outlook permiten obtener datos externos de sus respectivos programas, la primera opcin se puede conectar a una lista de Excel o una base de datos de Access.

En caso de que seleccione Escribir una nueva lista, aparecer una ventana donde podr agregar una lista de destinatarios como si fuese una lista en Excel. Una vez rellenado los campos necesarios pude Aceptar.

Nota: Es importante tener el campo Correo electrnico rellenado para su lista de destinatarios por si desea enviar mensajes de correo electrnico masivos.

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2. Insertando campos a su documento base

Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccion su lista de destinatarios o cre una nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha correspondencia en el grupo Escribir e insertar campos, use los comandos necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento. Por ejemplo, puedo usar el comando Insertar campo combinado y agregarlos al documento tal como lo muestra la siguiente imagen. La lista de opciones que se despliega en el comando Insertar campo combinado es basada a las columnas agregadas en su origen de datos.

3. Finalizar la combinacin
Ahora simplemente tiene que finalizar su combinacin de correspondencia desde el grupo Finalizar. Desde aqu podr crear documentos individuales para cada destinatario, imprimirlos o enviar mensajes de correo electrnicos masivos.

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DEFINIR ESQUEMAS
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso est dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas. Con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarn perfectamente estructurados.

1. Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de dos estrategias:
A. Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos. Para aplicar este mtodo: 1. Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la

pestaa Vista > Esquema.

2. Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente. Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos cmo Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaa de la siguiente forma: Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn ,y si queremos subir un nivel pulsamos el botn . Tambin puedes utilizar el

resto de los botones de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto. Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del documento en el desplegable Nivel de esquema , hay que seleccionar Texto independiente.

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2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas: a. Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Ttulo 1, Ttulo 2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente. Para aplicar un estilo de ttulo debemos: i. Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo. ii. Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que

corresponda. El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por ejemplo el Ttulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.

b. La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente. c. La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.

2. Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema. Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada a su nivel de esquema. Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la imagen de abajo.

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A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente: Los botones Subir y

modifican el nivel del texto seleccionado. Bajar. Trasladan el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba o

abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con ms detalle. Expandir y Contraer. Expande el texto contrado, o contrae el texto expandido. Es decir,

muestra u oculta el texto de un determinado nivel. . Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrar el documento al completo. . Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos. tengamos definido. . Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el formato que

. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos maestros, que veremos en la siguiente unidad didctica.

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