‫إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬

‫إﻋﺪاد‪ :‬ﺳﺎﻣﺢ ﻣﺤﻤﺪ‬

‫ﻣﺎﺟﺴﺘﯿﺮ إدارة أﻋﻤﺎل‬

‫ھﺬه اﻟﻤﻘﺎﻻت ﺗﻢ ﻧﺸﺮھﺎ ﻓﻲ‪:‬‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬

‫‪http://samehar.wordpress.com‬‬

‫‪2008‬‬

‫ﺣﻘﻮق اﻟﻨﺸﺮ ﻣﺤﻔﻮﻇﺔ ﻟﻠﻤﺆﻟﻒ‬

 ‫اﻟﻤﺤﺘﻮﯾﺎت‬

‫‪3‬‬ ‫إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬

‫‪11‬‬ ‫إﻋﺪاد دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫‪15‬‬ ‫إﻋﺪاد ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫‪20‬‬ ‫ﻣﻦ ﺳﻤﺎت اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﺎﺷﻠﺔ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪2‬‬

 ‫إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت…‪Meeting Management.‬‬
‫ﻓﺒﺮاﯾﺮ ‪ 2007 ,8‬ﻓﻲ ‪ 8:52‬ص ·‬

‫ﻛﺘﺒﺖ ﻓﻲ ﻣﻘﺎﻟﺔ ﺳﺎﺑﻘﺔ ﻋﻦ ﺳِﻤﺎت اﻹﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﺎﺷﻠﺔ‪ .‬أُﻧﺎﻗﺶ ھﻨﺎ ﻛﯿﻔﯿﺔ إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﺑﻨﺠﺎح‪ .‬اﻻھﺘﻤﺎم‬
‫اﻷﻛﺒﺮ ﻓﻲ ھﺬه اﻟﻤﻘﺎﻟﺔ ھﻮ ﺑﺎﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ‬

‫ﻣﺎ ھﻮ اﺟﺘﻤﺎع اﻟﻌﻤﻞ؟‬

‫ھﻮ ﺗَﺤﺪث ﻓﺮدﯾﻦ ﻓﺄﻛﺜﺮ ﻓﻲ ﻣﻮﺿﻮع ﻣﺎ ﺑﮭﺪف اﺗﺨﺎذ ﻗﺮار ﻣﺎ أو ﺗﺤﻠﯿﻞ ﻣﺸﻜﻠﺔ‪ .‬ﺗﺨﺘﻠﻒ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫اﻟﻌﻤﻞ ﻋﻦ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺎت واﻷﺣﺎدﯾﺚ اﻟﻤﺴﺘﻤﺮة ﺑﯿﻦ اﻷﻓﺮاد ﻓﻲ أن اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﺗُﻌﻘﺪ ﻟﮭﺪف ﻣﺤﺪد ﻓﻲ ﻣﻮﻋﺪ‬
‫وﻣﻜﺎن ﻣﺤﺪد ﻣﺴﺒﻘﺎ‪ .‬اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻗﺪ ﺗﻜﻮن ﻣﺨﻄﻄﺔ ﻗﺒﻞ ﻓﺘﺮة ﻃﻮﯾﻠﺔ ﻣﺜﻞ ﻋﺪة ﺳﺎﻋﺎت أو ﻋﺪة أﯾﺎم أو ﻋﺪة‬
‫ﺷﮭﻮر وﻗﺪ ﯾﺘﻢ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ اﻟﺤﺎل ﻟﻤﻮاﺟﮭﺔ ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻃﺎرﺋﺔ‪ .‬ﺗﺘﺼﻒ ﺑﻌﺾ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ ﺑﺎﻟﺮﺳﻤﯿﺔ‬
‫اﻟﺸﺪﯾﺪة ﻣﺜﻞ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺠﻤﻌﯿﺎت اﻟﻌﻤﻮﻣﯿﺔ وﻣﺠﻠﺲ اﻹدارة وﺑﯿﻦ ﺷﺒﮫ اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ ﻣﺜﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﺑﯿﻦ‬
‫إدارﺗﯿﻦ ﻣﻦ إدارات اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪.‬‬

‫ﻣﺎ ﻓﺎﺋﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت؟‬

‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾُﺘﯿﺢ ﺗﺒﺎدل اﻟﺨﺒﺮات أو ﻧﻘﻞ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت أوﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ ﻣﻦ وﺟﮭﺎت ﻧﻈﺮ ﻣﺨﺘﻠﻔﺔ أواﺗﺨﺎذ‬
‫ﻗﺮارات ﺗﺤﺘﺎج أن ﯾﺘﻔﻖ ﻋﻠﯿﮭﺎ اﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﻓﺮد او أﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﺟﮭﺔ‪ .‬ﻓﻌﻨﺪﻣﺎ ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﻨﺎ ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ‪-‬ﻣﺜﻞ‬
‫ﻋﯿﻮب ﻓﻲ اﻟﻤﻨﺘﺞ اﻟﻨﮭﺎﺋﻲ أو اﻧﺨﻔﺎض اﻹﻧﺘﺎﺟﯿﺔ أو ﺗﻨﺎﻗﺺ اﻟﻤﺒﯿﻌﺎت‪ -‬وﻧﺤﺎول اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ ﺳﺒﺐ اﻟﻤﺸﻜﻠﺔ‬
‫ﻓﺈن ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﺑﯿﻦ اﻻﻃﺮاف ذات اﻟﺼﻠﺔ ﺑﺎﻟﻤﻮﺿﻮع ﻟﺒﺤﺚ اﻷﺳﺒﺎب وﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮭﺎ ﯾﻜﻮن ﻣﻔﯿﺪا ﺟﺪا ﻟﻠﻮﺻﻮل‬
‫إﻟﻰ اﻷﺳﺒﺎب اﻟﺤﻘﯿﻘﯿﺔ‪ .‬ﻛﺬﻟﻚ ﯾﺘﻢ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻟﻨﻘﻞ ﻧﻌﻠﻮﻣﺎت وﺗﻘﯿﯿﻢ اﻷداء واﺗﺨﺎذ ﻗﺮارات ﻣﺜﻞ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫ﺗﻘﯿﯿﻢ اﻷداء اﻟﺴﻨﻮﯾﺔ واﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺠﻤﻌﯿﺎت اﻟﻌﻤﻮﻣﯿﺔ ﻟﻠﺸﺮﻛﺎت‪.‬‬

‫ﺑﺪاﺋﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬

‫ﻻ ﺗَﻨﺲ ﻗﺒﻞ اﻟﺪﻋﻮة ﻟﻌﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع أن ھﻨﺎك ﺑﺪاﺋﻞ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﯾﻌﻨﻲ ﺣﺎﺟﺔ اﻟﻤﺪﻋُﻮﯾﻦ‬
‫ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﻟﻼﻧﺘﻘﺎل إﻟﻰ ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺗَﻔﺮﻏﮭﻢ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﺣﺘﻰ اﻧﺘﮭﺎﺋﮫ ﺛﻢ اﻟﻌﻮدة إﻟﻰ ﻣﻜﺎن ﻋﻤﻠﮭﻢ‪ .‬ھﺬا‬
‫اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺴﺘﮭﻠﻚ واﻟﺬي ﻗﺪ ﯾﺼﺎﺣﺒﮫ ﻣﺼﺎرﯾﻒ اﻧﺘﻘﺎل ﻗﺪ ﯾﺘﻢ ﺗﻮﻓﯿﺮه ﺑﺈﺣﺪى ﺑﺪاﺋﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت إذا ﻣﺎ ﻛﺎﻧﺖ‬
‫ﺗﻔﻲ ﺑﺎﻟﻐﺮض‪ .‬ﻣﻦ ھﺬه اﻟﺒﺪاﺋﻞ‪:‬‬

‫اﻟﻤُﺤﺎدﺛﺎت اﻟﺘﻠﻔﻮﻧﯿﺔ‪ ،‬ﺗﺒﺎدل اﻟﻤﺮاﺳﻼت‪ ،‬اﺳﺘﻘﺼﺎء ﻣﻜﺘﻮب‪ ،‬إﺻﺪار ﺗﻘﺮﯾﺮ‪ ،‬ﺗﺒﺎدل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺎ‪،‬‬
‫ﺗﻮزﯾﻊ ﻧﺸﺮة دورﯾﺔ‬

‫أﺣﯿﺎﻧﺎ ﯾﻜﻮن اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﻮ أﻧﺴﺐ وﺳﯿﻠﺔ وأﺣﯿﺎﻧﺎ ﯾﻜﻮن اﺗﺼﺎل ﺗﻠﻔﻮﻧﻲ ﻛﺎﻓﯿﺎ وأﺣﯿﺎﻧﺎ ﺗﻜﻮن أي وﺳﯿﻠﺔ ﻣﻦ‬
‫اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻷﺧﺮى ھﻲ اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ‪ .‬ھﺬا ﯾﺘﻮﻗﻒ ﻋﻠﻰ ﻋﺪة اﻣﻮر ﻣﺜﻞ ﻃﺒﯿﻌﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺘﻲ ﯾُﺮاد ﺗﺒﺎدﻟﮭﺎ أو‬
‫اﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﯿﮭﺎ او ﻃﺒﯿﻌﺔ اﻟﻘﺮارات اﻟﺘﻲ ﻧﺮﯾﺪ أن ﻧﺘﻔﻖ ﻋﻠﯿﮭﺎ‪.‬‬

‫أﻣﺜﻠﺔ‪:‬‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪3‬‬

‫أ‪ -‬ﻧﺮﯾﺪ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﻟﻜﻲ ﻧﺘﻌﺮف ﻋﻠﻰ ﺗﻘﯿﯿﻢ اﻟﻌﻤﻼء ﻟﻤﻨﺘﺠﺎﺗﻨﺎ‪ .‬رﺑﻤﺎ أﻣﻜﻨﻨﺎ إرﺳﺎل اﺳﻘﺼﺎء ﻟﻠﻌﻤﻼء ﻟﻤﻌﺮﻓﺔ‬
‫رأﯾﮭﻢ أو ﻃﻠﺒﻨﺎ ﻣﻨﮭﻢ ﻣﻸه ﻋﻨﺪ ﺣﻀﻮرھﻢ ﻟﻤﻜﺎن اﻟﺒﯿﻊ‪ .‬ﻋﻠﻰ اﻟﺠﺎﻧﺐ اﻵﺧﺮ ﻓﺈن ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﯾﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ‬
‫اﺳﺘﯿﻀﺎح ﻣﻘﺼﺪ اﻟﻌﻤﯿﻞ واﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ رؤﯾﺔ ﺗﻌﺒﯿﺮات وﺟﮭﮫ‪ .‬ﯾﺪﺧﻞ ﻓﻲ اﻟﻤﻔﺎﺿﻠﺔ ھﻨﺎ ﻃﺒﯿﻌﺔ اﻟﻤﻨﺘﺞ وﺗﻘﺒﻞ‬
‫اﻟﻌﻤﻼء ﻟﺘﺨﺼﯿﺺ وﻗﺖ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﻣﻊ ﻣﻨﺪوب اﻟﺸﺮﻛﺔ‪.‬‬

‫ب‪ -‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻤﺒﯿﻌﺎت ﯾﻮد ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻊ ﻣﺪﯾﺮي اﻹﻧﺘﺎج ﻟﯿُﺨﺒﺮھﻢ ﺑﺄرﻗﺎم ا ﻟﻤﺒﯿﻌﺎت ﻓﻲ اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ‪ .‬ﻃﺎﻟﻤﺎ‬
‫ﻟﻦ ﯾﻜﻮن ھﻨﺎك ﻧﻘﺎش وﻛﻞ ﻣﺎ ھﻮ ﻣﻄﻠﻮب ھﻮ إﺑﻼﻏﮭﻢ ﺑﺎﻷرﻗﺎم ﻓﺎﻻﺟﺘﻤﺎع ﻻ ﻓﺎﺋﺪة ﻣﻨﮫ‪.‬‬

‫ت‪ -‬ﻣﺪﯾﺮ ﻗﺴﻢ اﻟﺘﻄﻮﯾﺮ ﯾﺪﻋﻮ ﻻﺣﺘﻤﺎع ﻟﻜﻲ ﯾﺸﺮح ﻟﻤﺴﺌﻮﻟﻲ اﻹﻧﺘﺎج اﻟﻨﻈﺎم اﻟﺠﺪﯾﺪ اﻟﻤﻘﺘﺮح ﻟﺘﺨﻄﯿﻂ اﻹﻧﺘﺎج‬
‫وﻟﻜﻲ ﯾﺘﻌﺮف ﻋﻠﻰ آراﺋﮭﻢ‪ .‬اﻻﺣﺘﻤﺎع ھﻨﺎ ﻗﺪ ﯾﻜﻮن أﻓﻀﻞ وﺳﯿﻠﺔ ﻟﻠﺤﺎﺟﺔ ﻟﺘﻮﺿﯿﺢ ﻓﺎﺋﺪة اﻟﺘﻐﯿﯿﺮ وأھﺪاﻓﮫ‬
‫وﺷﺮح اﻟﻨﻈﺎم اﻟﻤﻘﺘﺮح واﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ رأي اﻟﻤﺸﺮﻓﯿﻦ‬

‫ث‪ -‬اﻟﻤﺪﯾﺮ ﯾﺮﯾﺪ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻊ ﻣﺮؤوﺳﮫ ﻟﻜﻲ ﯾﻨﺎﻗﺸﺎ أداء اﻟﻤﺮؤوس ﻓﻲ اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ‪ .‬اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﻨﺎ ﻻ‬
‫ﺑﺪﯾﻞ ﻋﻨﮫ إذ إن ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ھﺬه اﻷﻣﻮر وﺟﮭﺎ ﻟﻮﺟﮫ ھﻲ أﻓﻀﻞ وﺳﯿﻠﺔ ﻟﻤﻨﻊ ﺳﻮء اﻟﻔﮭﻢ وإﺗﺎﺣﺔ اﻟﻔﺮﺻﺔ‬
‫ﻟﻠﺘﻮﺿﯿﺢ واﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ‬

‫ﻋﻨﺪ اﻟﻤﻔﺎﺿﻠﺔ ﺑﯿﻦ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع وﺑﯿﻦ ﺑﺪاﺋﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﻼﺑﺪ ﻣﻦ ان ﻧﺄﺧﺬ ﻓﻲ اﻻﻋﺘﺒﺎر ﺗﻜﻠﻔﺔ ﻋﻘﺪ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬ﻓﻼﺷﻚ ان ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺸﺮﻛﺔ ﺳﯿﻌﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت أﻗﻞ ﻣﻊ ﻣﺪﯾﺮي اﻷﻓﺮع ﻓﻲ اﻟﻘﺎرات اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻋﻤﺎ‬
‫ﻟﻮ ﻛﺎﻧﻮا ﺟﻤﯿﻌﺎ ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﺒﻠﺪ‪ .‬وﻛﺬﻟﻚ ﯾﺆﺧﺬ ﻓﻲ اﻟﺤﺴﺒﺎن أھﯿﺔ اﻟﻤﻮﺿﻮع وﺧﻄﻮرة ﻋﺪم ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻟﺤﺎﺳﻮب او ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ ﺷﺒﻜﺔ اﻟﻔﯿﺪﯾﻮ ﯾﻤﻜﻦ ﺗﺼﻨﯿﻔﮭﺎ ﻋﻠﻰ اﻧﮭﺎ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت أو ﺑﺪاﺋﻞ‬
‫ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬ھﺬه اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ ﺗﻤﻜﻨﻨﺎ ﻣﻦ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﺑﯿﻨﻤﺎ ﻛﻞ ﻣﻨﺎ ﯾﺘﻮاﺟﺪ ﻓﻲ ﻣﻜﺎن ﻣﺨﺘﻠﻒ‬

‫ﺳﻤﺎت اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﻨﺎﺟﺢ‬

‫اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﻨﺎﺟﺢ ھﻮ اﺟﺘﻤﺎع ﻟﮫ ﺳﺒﺐ ﻗﻮي ﻟﻌﻘﺪه وﯾُﻌﻘﺪ ﻓﻲ ﻣﻜﺎن ووﻗﺖ ﻣﻨﺎﺳﺒﯿﻦ وﯾﺆﺗﻲ ﺛﻤﺎره ﻣﻦ ﺣﯿﺚ‬
‫اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ وﺗﺒﺎدل اﻵراء واﻻﺗﻔﺎق ﻋﻠﻰ ﻗﺮارات وﯾﺴﺘﻐﺮق اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ وﯾﺴﺘﺘﺒﻌﮫ ﺧﻄﻮات ﺗﻨﻔﯿﺬﯾﺔ‬

‫ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﺎ اﻟﺬي ﻋﻠﯿﻚ أن ﺗﻔﻌﻠﮫ ﺣﯿﻦ ﺗﻘﻮم ﺑﺘﻨﻈﯿﻢ )ﻗﯿﺎدة( اﺟﺘﻤﺎع؟ ﻧﺴﺘﻌﺮض ھﻨﺎ ھﺬه اﻷﻣﻮر ﻣﻘﺴﻤﺔ إﻟﻰ ﻣﺎ ﻗﺒﻞ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع وأﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أوﻻً‪ :‬ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﺤﺎﺟﺔ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‪ :‬اﺳﺄل ﻧﻔﺴﻚ أوﻻً‪“ :‬ھﻞ ھﻨﺎك ﺣﺎﺟﺔ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع؟” ﻓﺈن ﻟﻢ ﯾﻜﻦ ھﻨﺎك ﺣﺎﺟﺔ ﻓﻼ ﺗُﻀَﯿﱢﻊ‬
‫وﻗﺘﻚ ووﻗﺖ اﻵﺧﺮﯾﻦ‪ .‬أﻣﺎ إن ﻛﺎﻧﺖ ھﻨﺎك ﺣﺎﺟﺔ ﺣﻘﯿﻘﯿﺔ ﻓﻼ ﺗﺘﺮدد ﻓﻲ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﮭﺪف وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ :‬ﺣﺪد اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﺳﺘﺘﻢ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮭﺎ )ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل أو أﺟﻨﺪة‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع(‪ .‬ﻻ ﺗﺤﺎول ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻟﻌﺪﯾﺪ ﻣﻦ اﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ اﻟﻤﺘﻔﺮﻗﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎج وﻗﺘﺎ ﻃﻮﯾﻼ واﻟﺘﻲ ﻻ ﺗﺨﺺ ﻛﻞ‬
‫اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ‪ .‬ﺗﺬﻛﺮ أﻧﮫ ﯾﻤﻜﻨﻚ ﻋﻘﺪ ﻋﺪة اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت أﺧﺮى‪ .‬ﯾﻤﻜﻨﻚ اﻟﺘﻨﺎﻗﺶ ﻣﻊ اﻟﺰﻣﻼء أو اﻟﻤﺮؤوﺳﯿﻦ أو‬
‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻓﻲ ﺗﺤﺪﯾﺪ ھﺪف اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﺳﺘﻨﺎﻗﺶ‪ .‬ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻤُﻄﻮﻟﺔ ﻗﺪ ﯾﻜﻮن ﻣﻦ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪4‬‬

 ‫اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ واﻟﻤﻔﯿﺪ ﺗﺨﺼﯿﺺ وﻗﺖ ﻣﺤﺪد ﻟﻜﻞ ﻧﻘﻄﺔ ﻣﻦ اﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﺳﺘﻨﺎﻗﺶ‪ .‬أﻣﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻘﺼﯿﺮة‬
‫)ﻣﻦ ﺧﻤﺲ دﻗﺎﺋﻖ إﻟﻰ ﺳﺎﻋﺔ وﻧﺼﻒ( ﻓﺮﺑﻤﺎ ﯾﻜﻮن ﺗﺤﺪﯾﺪ وﻗﺖ ﻟﻜﻞ ﻧﻘﻄﺔ أﻣﺮا ﻣﺒﺎﻟﻐًﺎ ﻓﯿﮫ‪ .‬ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ أن‬
‫اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل ﻣﻨﺎﺳﺒﺎ ﻟﻜﻲ ﻻ ﺗﻔﺎﺟﺄ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺄن ھﺬه اﻟﻨﻘﺎط ﻻ ﺗﺤﺘﺎج ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ أو‬
‫أﻧﮭﺎ ﻗﺪ ﺑﺤﺜﺖ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ أو أﻧﮫ ﯾﻨﺒﻐﻲ ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ أﺷﯿﺎء أﺧﺮى ﻗﺒﻞ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ ھﺬه اﻟﻨﻘﺎط‬

‫اﻟﻤﺪﻋﻮون )اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن(‪ :‬ﺣﺪد اﻷﺳﻤﺎء أو اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎج ﻟﺪﻋﻮﺗﮭﺎ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻣﻦ اﻟﻤﮭﻢ أﻻ ﺗﺪﻋﻮ‬
‫اﺣﺪا ﻻ ﻋﻼﻗﺔ ﻟﮫ ﺑﺎﻟﻤﻮﺿﻮع أو ﻟﻦ ﯾَﺴﺘﻔﯿﺪ أو ﯾُﻔﯿﺪ ﺑﺤﻀﻮره اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻋﻠﻰ ﻧﻔﺲ اﻟﺪرﺟﺔ ﻣﻦ اﻻھﻤﯿﺔ أﻻ‬
‫ﺗﻨﺴﻰ أن ﺗﺪﻋﻮ ﺷﺨﺼﺎ أو ﺟﮭﺔ ﻟﮭﺎ دور ﻛﺒﯿﺮ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻟﻤﺎذا؟ ﻷن دﻋﻮة ﺷﺨﺺ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﺑﺪون ان‬
‫ﯾﻜﻮن ھﻨﺎك ﺳﺒﺐ ﺟﯿﺪ ﻟﺤﻀﻮره ﯾﺆدي إﻟﻰ ﺿﯿﺎع وﻗﺖ ھﺬا اﻟﺸﺨﺺ وإﺻﺎﺑﺘﮫ ﺑﺎﻹﺣﺒﺎط وﻛﺬﻟﻚ ﯾﺆدي إﻟﻰ‬
‫ﻋﺪم ﺷﻌﻮره ھﻮ واﻵﺧﺮﯾﻦ ﺑﺠﺪﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ ،‬ﻋﻼوة ﻋﻠﻰ ان زﯾﺎدة ﻋﺪد اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﯾﻌﻨﻲ زﯾﺎدة ﺻﻌﻮﺑﺔ‬
‫اﻟﺘﻨﺎﻗﺶ واﻟﺘﺤﺎور ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ‪ .‬أﻣﺎ ﻋﺪم دﻋﻮة ﺷﺨﺺ ﻟﮫ ﺗﺄﺛﯿﺮ ﻛﺒﯿﺮ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺈﻧﮫ ﺳﯿﺆدي إﻟﻰ ﻋﺪم‬
‫اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻧﺘﯿﺠﺔ ﻋﺪم وﺟﻮد ذﻟﻚ اﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﻧﺤﺘﺎج أن ﻧﻌﺮف ﻣﻨﮫ‬
‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻣﮭﻤﺔ أو ﻧﺴﺘﺸﯿﺮه ﻓﻲ اﻟﻘﺮار أو ﻧﺤﺘﺎج ﻣﻮاﻓﻘﺘﮫ ﻋﻠﻰ اﻟﻘﺮار وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﺳﻨُﻀﻄﺮ إﻟﻰ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻣﺮة أﺧﺮى او اﺗﺨﺎذ ﻗﺮارات ﻏﯿﺮ ﺳﻠﯿﻤﺔ‬

‫ﻋﻨﺪﻣﺎ ﯾﻜﻮن ﻋﺪد اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻓﻲ ﺣﺪود ﻋﺸﺮة أﻓﺮاد أو أﻗﻞ ﯾﻜﻮن اﻟﺘﻔﺎﻋﻞ ﺟﯿﺪا أﻣﺎ ﻋﻨﺪ زﯾﺎدة اﻟﻌﺪد ﻓﺈن‬
‫ﺗﻨﻈﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻜﻮن أﺻﻌﺐ واﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺘﺎح ﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﻛﻞ ﻓﺮد أﻗﻞ‪ .‬ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻟﺤﺎﻻت ﯾﻤﻜﻦ ﺗﻼﻓﻲ زﯾﺎدة‬
‫اﻟﻌﺪد ﺑﻌﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع أﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﻣﺮة ﻣﺜﻞ أن ﺗﻘﻮم ﺑﻌﺮض ﻧﻈﺎم ﻋﻤﻞ ﺟﺪﯾﺪ ﻋﻠﻰ ﻛﻞ إدارة ﻣﻦ إدارات‬
‫اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻓﻲ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻨﻔﺼﻞ‪ .‬وﻟﻜﻦ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻟﺤﺎﻻت ﯾﻜﻮن ﻻﺑﺪ ﻣﻦ زﯾﺎدة اﻟﻌﺪد ﻣﺜﻞ اﻟﺠﻤﻌﯿﺎت اﻟﻌﻤﻮﻣﯿﺔ‬
‫واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎج ﺧﺒﺮات ﻛﺜﯿﺮة وﻣﻤﺜﻠﯿﻦ ﻟﺠﮭﺎت ﻣﺨﺘﻠﻔﺔ ﻛﺜﯿﺮة‬

‫اﻟﺰﻣﺎن‪ :‬ﺣﺪد زﻣﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻤﺎ ﯾﺘﻨﺎﺳﺐ ﻣﻊ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ‪ .‬ﻓﻼﺑﺪ ان ﯾﻜﻮن زﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻨﺎﺳﺒﺎ ﻟﮭﻢ وھﺬا‬
‫ﻗﺪ ﯾﺘﻄﻠﺐ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﮭﻢ ﺗﻠﻔﻮﻧﯿﺎ أو ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﻟﻤﻌﺮﻓﺔ اﻷوﻗﺎت اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ ﻟﮭﻢ‪ .‬ﻋﻠﯿﻚ أن‬
‫ﺗﺮاﻋﻲ اﻟﻌﻄﻼت اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ وأوﻗﺎت ﺑﺪاﯾﺔ وﻧﮭﺎﯾﺔ اﻟﻌﻤﻞ وأوﻗﺎت اﻟﺮاﺣﺔ‪ .‬ﺗﺠﻨﺐ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺪاﺧﻠﯿﺔ‬
‫اﻟﺘﻲ ﺗﺪوم ﻟﻤﺪة ﺳﺎﻋﺔ ﻣﺜﻼ ﻗﺒﻞ ﻓﺘﺮة اﻟﺮاﺣﺔ او اﻟﻐﺪاء أو ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻟﺪاوم ﻣﺒﺎﺷﺮة ﻷن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺪ ﯾﻄﻮل ﻟﺮﺑﻊ‬
‫ﺳﺎﻋﺔ أﺧﺮى‪ .‬ﻛﺬﻟﻚ ﺗﺠﻨﺐ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻌﺪ اﻟﺮاﺣﺔ ﻣﺒﺎﺷﺮة أو ﻋﻨﺪ ﺑﺪاﯾﺔ اﻟﺪاوم ﻷن ھﺬا ﻗﺪ ﯾﺆدي إﻟﻰ‬
‫ﺗﺄﺧﺮ ﻛﺜﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ وﺣﻀﻮرھﻢ ﻏﯿﺮ ﻣﺴﺘﻌﺪﯾﻦ ﺣﯿﺚ أن ﺑﻌﻀﮭﻢ ﻗﺪ ﯾﺤﺘﺎج اﺳﺘﺮﺟﺎع ﻣﻮﺿﻮع‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﺒﺎﺷﺮة‪ .‬ﺧﺬ ﻓﻲ اﻋﺘﺒﺎرك ﻛﺬﻟﻚ ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺼﻼة‬

‫ﯾُﻔﻀﱠﻞ ﺗﺤﺪﯾﺪ ﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺣﺘﻰ ﯾﻌﺮف اﻟﻤﺪﻋﻮون ﻣﺘﻲ ﯾﻔﺮﻏﻮن ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻟﯿﺲ ھﻨﺎك ﻣﺪة ﻣﻨﺎﺳﺒﺔ‬
‫ﻟﻜﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﺒﻌﺾ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻗﺪ ﺗﺪوم ﻟﺮﺑﻊ ﺳﺎﻋﺔ وﺑﻌﻀﮭﺎ ﻗﺪ ﯾﺪوم ﻟﺴﺎﻋﺔ أو اﺛﻨﯿﻦ أو أﻛﺜﺮ‪ .‬إن‬
‫ﻛﺎﻧﺖ ﻣﻌﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺗﺴﺘﻤﺮ ﻟﺴﺎﻋﺘﯿﻦ ﻓﺄﻛﺜﺮ ﻓﻔﻲ اﻟﻐﺎﻟﺐ ھﻨﺎك ﺧﻄﺄ ﻛﺒﯿﺮ ﻓﻲ إدارة‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬ﻻ ﺗَﻨﺲ أن اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ھﻲ أﺣﺪ أﻧﺸﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ وﻟﯿﺴﺖ ھﻲ اﻟﻌﻤﻞ ﻧﻔﺴﮫ‪ .‬ﺗًﻮﻗﻊ إﻣﻜﺎﻧﯿﺔ أن‬
‫ﯾًﻄﻮل اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﻠﯿﻼ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ إﻣﻜﺎﻧﯿﺔ اﺳﺘﺨﺪام ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻤﺪة أﻃﻮل ﻗﻠﯿﻼ‪ .‬ﺑﻌﺾ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻗﺪ ﯾﻜﻮن ﻃﻮﯾﻼ ﻧﻈﺮا ﻟﻄﺒﯿﻌﺔ اﻟﻤﻮﺿﻮع وﻓﻲ ھﺬه اﻟﺤﺎﻟﺔ ﯾﻨﺒﻐﻲ ﺗﺤﺪﯾﺪ ﻓﺘﺮة راﺣﺔ ﻗﺼﯿﺮة ﻛﻞ‬
‫ع ﻓﻲ ﻣﻮاﻋﯿﺪ ﻓﺘﺮات اﻟﺮاﺣﺔ ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺼﻼة‬ ‫ﺳﺎﻋﺔ وﻧﺼﻒ ﺗﻘﺮﯾﺒًﺎ ﺣﺘﻰ ﻻ ﯾﻔﻘﺪ اﻟﺤﺎﺿﺮون ﺗﺮﻛﯿﺰھﻢ‪ .‬را ِ‬
‫ﺣﺘﻰ ﻻ ﺗﻀﻄﺮ ﻹﯾﻘﺎف اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻠﺮاﺣﺔ ﺛﻢ إﯾﻘﺎﻓﮫ ﻣﺮة أﺧﺮى ﻟﻠﺼﻼة وﺣﺘﻰ ﺗﺘﺠﻨﺐ ﺧﺮوج ودﺧﻮل‬
‫اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﻷداء اﻟﺼﻼة‬

‫اﻟﻤﻜﺎن‪ :‬ﺣَﺪﱢد ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﺬي ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن ﻣﻨﺎﺳﺒﺎ ﻟﻠﻌﺪد اﻟﺬي ﺳﯿﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻤﻌﻨﻰ أن ﯾﻜﻮن‬
‫ﺣﺠﻢ اﻟﻘﺎﻋﺔ أو اﻟﻐﺮﻓﺔ او ﻣﻨﻀﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻣﻨﺎﺳﺒﺎ ﻟﺬﻟﻚ اﻟﻌﺪد ‪ -‬ﻟﯿﺲ ﻛﺒﯿﺮا وﻻ ﺻﻐﯿﺮا‪ .‬ﺗَﻮﻗﻊ اﺣﺘﻤﺎﻟﯿﺔ‬
‫زﯾﺎدة اﻟﻌﺪد ﻗﻠﯿﻼ‪ .‬ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ وﺟﻮد اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة ﻟﻠﺘﺤﺎور واﻟﻌﺮض ﻓﻲ ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﺘﻲ ﺗﺘﻮﻗﻊ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪5‬‬

 ‫اﺳﺘﺨﺪاﻣﮭﺎ ﻣﺜﻞ ﺳﺒﻮرة‪ ،‬ﻋﺎرض ﺑﯿﺎﻧﺎت‪ ،‬ﺷﺎﺷﺔ ﻋﺮض‪ ،‬ﻓﯿﺪﯾﻮ‪ ،‬ﺣﺎﺳﻮب‪ .‬ﺣﺎول اﺧﺘﯿﺎر ﻣﻜﺎﻧﺎ ﯾﺴﮭﻞ‬
‫اﻟﻮﺻﻮل إﻟﯿﮫ وﯾﻜﻮن ﻣﺠﮭﺰا ﺑﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺘﺪﻓﺌﺔ أو اﻟﺘﺒﺮﯾﺪ إن ﻛﺎن ھﻨﺎك ﺣﺎﺟﺔ ﻟﺬﻟﻚ‪ .‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫اﻟﻄﻮﯾﻠﺔ )اﻟﺘﻲ ﺗﺴﺘﻤﺮ ﺑﻀﻊ ﺳﺎﻋﺎت( ﻓﺴﯿﻜﻮن ﻋﻠﯿﻚ ﺗﻮﻓﯿﺮ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺸﺮوﺑﺎت أو اﻷﻃﻌﻤﺔ وﯾﻜﻮن ﻣﻦ‬
‫اﻟﻀﺮوري وﺟﻮد دورات ﻣﯿﺎه ﻗﺮﯾﺒﺔ ﻣﻦ ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ادرس ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺟﻠﻮس اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ‪ .‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺼﻐﯿﺮة )ﻣﻦ ﺷﺨﺼﯿﻦ إﻟﻰ ﺳﺘﺔ أﺷﺨﺎص( ﻗﺪ‬
‫ﺗﻜﻮن ﻣﻨﻀﺪة ﻣﺴﺘﺪﯾﺮة ﺟﯿﺪة ﺟﺪا وﻗﺪ ﺗﻜﻮن ﻣﻨﻀﺪة ﻣﺮﺑﻌﺔ أو ﺑﯿﻀﺎوﯾﺔ أو ﻣﺴﺘﻄﯿﻠﺔ ﻣﻨﺎﺳﺒﺔ ﻛﺬﻟﻚ‪ .‬أﻣﺎ ﻓﻲ‬
‫اﻻﺟﺘﺎﻣﺎﻋﺎت اﻻﻛﺒﺮ ﻓﺈن اﺳﺘﺨﺪام ﻣﻨﻀﺪة ﻣﺴﺘﻄﯿﻠﺔ أو ﺑﯿﻀﺎوﯾﺔ أو اﻟﺠﻠﻮس ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞ ﻣﺴﺘﻄﯿﻞ ﯾﻜﻮن‬
‫ﻣﻔﻀﻼ‪ .‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻟﻌﺪد اﻟﻜﺒﯿﺮ )أﻛﺒﺮ ﻣﻦ أرﺑﻌﯿﻦ( ﻗﺪ ﯾﻜﻮن ﻣﻦ اﻷﻓﻀﻞ أن ﯾﺠﻠﺲ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻓﻲ ﺻﻔﻮف‬
‫ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞ ھﻼل ﺑﺤﯿﺚ ﯾﺠﻠﺲ ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻠﻰ ﻣﻨﺼﺔ ﻟﻜﻲ ﯾﺮاه اﻟﺠﻤﯿﻊ وﯾﺴﺘﻄﯿﻊ ﻛﺬﻟﻚ أي ﺷﺨﺺ‬
‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ‪ .‬ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ ان اﻟﻤﻘﺎﻋﺪ ﻣﺮﯾﺤﺔ وﻟﻜﻦ ﻻ ﺗﺴﺘﺨﺪم ﻣﻘﺎﻋﺪ ﻣﺮﯾﺤﺔ ﺟﺪا ﻛﻲ ﻻ ﯾﻐﻠﺐ اﻟﻨُﻌﺎس‬
‫اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ‪ .‬اﺗﺮك ﻣﺴﺎﻓﺔ ﻗﺪر ‪ 30‬ﺳﻨﺘﯿﻤﺘﺮ‪-‬ﺑﻘﺪر اﻹﻣﻜﺎن‪ -‬ﺑﯿﻦ ﻛﻞ ﻣﻘﻌﺪﯾﻦ‬

‫دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﺟﮭﺰ دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻮﺿﺤًﺎ ﻓﯿﮭﺎ ﻣﻜﺎن وزﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع وأﺳﻤﺎء أو وﻇﺎﺋﻒ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ‬
‫ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع وﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﻨﻤﺎع واﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﺳﯿﺘﻢ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮭﺎ‪ .‬ﻟﻤﺎذا؟ أوﻻ‪ :‬ﻟﻜﻲ ﯾﻌﺮف اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ أﻧﮭﻢ‬
‫ﻣﺪﻋﻮون ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع وﯾﻌﺮﻓﻮن زﻣﺎﻧﮫ وﻣﻜﺎﻧﮫ‪ .‬ﺛﺎﻧﯿﺎ‪ :‬ﻟﻜﻲ ﯾﺴﺘﻌﺪ اﻟﻤﺪﻋﻮون ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﺑﺪراﺳﺔ اﻟﻤﻮﺿﻮع او‬
‫ﺗﺤﻀﯿﺮ ﺑﯿﺎﻧﺎت أو اﻟﺘﺤﺎور ﻓﯿﻤﺎ ﺑﯿﻨﮭﻢ‪ .‬ﺛﺎﻟﺜﺎ‪ :‬ﻟﻜﻲ ﯾﻜﻮن اﻟﺠﻤﯿﻊ ﻋﻠﻰ ﺑَﯿﱢﻨﺔ ﻣﻦ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻨﻘﺎط‬
‫اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ اﻟﺘﺲ ﺳﺘﻄﺮح وﺑﺬﻟﻚ ﺗﻘﻞ ﻓﺮص اﻟﺨﺮوج ﻋﻦ ﺗﻠﻚ اﻟﻨﻘﺎط اﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺗﺄﻛﺪ أن اﻟﺪﻋﻮة ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‬
‫واﺿﺤﺔ واﻧﻚ ﻟﻢ ﺗﻨﺲ ﺗﻮﺿﯿﺢ أي أﻣﺮ ذي أھﻤﯿﺔ ﻓﺘﺄﻛﺪ أﻧﻚ ﺣﺪدت ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع وزﻣﺎﻧﮫ ﺑﻤﺎ ﻻ ﯾﻘﺒﻞ‬
‫اﻟﻠﺒﺲ وأن أﺳﻠﻮب ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﺳﺘﻄﺮح ﻣﻜﺘﻮب ﺑﻄﺮﯾﻘﺔ واﺿﺤﺔ وأﻧﻚ ﺣﺪدت‬
‫اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﺑﺸﻜﻞ واﺿﺢ‪ .‬ﯾﻤﻜﻨﻚ ان ﺗﻄﻠﺐ ﻣﻦ زﻣﯿﻞ ﻗﺮاءة دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع وإﺑﺪاء رأﯾﮫ ﻗﺒﻞ إرﺳﺎﻟﮭﺎ‬
‫ﻟﻠﻤﺪﻋﻮﯾﻦ‪ .‬إن ﻟﻢ ﯾﻜﻦ ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻌﺮوﻓﺎ ﻟﻠﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻓﻘﻢ ﺑﺘﻮﺿﯿﺢ ذﻟﻚ ﻓﻲ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ‬
‫اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ أو إﺿﺎﻓﺔ ﺧﺮﯾﻄﺔ ﺑﺴﯿﻄﺔ‪ .‬إن ﻛﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻘﺮرا ﻣﻨﺬ ﻓﺘﺮة ﻃﻮﯾﻠﺔ ﻓﻘﺪ ﯾﻜﻮن ﻣﻦ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﺗﺬﻛﯿﺮ‬
‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﯿﻮم ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ أو اﻟﺘﻠﯿﻔﻮن‪ .‬إن ﻛﺎن ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺪ‬
‫ﯾُﻔﮭﻢ ﺧﻄﺄ ﻣﻦ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ أو إن ﻛﺎن دور ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻏﯿﺮ واﺿﺤًﺎ ﻓﯿﻤﻜﻨﻚ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﮭﻢ‬
‫ﺗﻠﯿﻔﻮﻧﯿًﺎ أو ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﻟﺘﻮﺿﯿﺢ اﻷﻣﻮر‪ .‬دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺗﻜﻮن ﻗﺼﯿﺮة ﺑﺤﯿﺚ ﺗﻜﻮن‬
‫ﻣﻜﻮﻧﺔ ﻣﻦ ورﻗﺔ واﺣﺪة او ورﻗﺘﯿﻦ ﻓﻲ أﻏﻠﺐ اﻷﺣﯿﺎن‬

‫ﺗﻮزﯾﻊ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات‪ :‬إن ﻛﻨﺖ ﺳﺘﻮزع ﻣﺴﺘﻨﺪات أو ﺗﻘﺎرﯾﺮ أو ﺑﯿﺎﻧﺎت ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻟﻘﺮاءﺗﮭﺎ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻓﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺗﻮزﯾﻌﮭﺎ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻮﻗﺖ ﻛﺎف ﻟﻘﺮاءﺗﮭﺎ‪ .‬اﻟﮭﺪف ﻣﻦ ﺗﻮزرﯾﻊ ﻣﺴﺘﻨﺪات وﺗﻘﺎرﯾﺮ وﻏﯿﺮھﺎ ﻗﺒﻞ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع أن ﯾﻜﻮن اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻋﻠﻰ دراﯾﺔ ﺑﺘﻔﺎﺻﯿﻞ اﻟﻤﻮﺿﻮع ﻗﺒﻞ ﺑﺪء اﻻﺟﺘﻤﺎع وذﻟﻚ ﻟﺘﻘﻠﯿﻞ وﻗﺖ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻛُﻦ واﻋﯿًﺎ ﻓﻲ اﺧﺘﯿﺎر ﻣﺎ ﺗﺮﺳﻠﮫ ﻟﻠﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻟﻼﻃﻼع ﻋﻠﯿﮫ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻼ ﺗﺮﺳﻞ ﻛﻢ ﻛﺒﯿﺮ‬
‫ﻣﻦ اﻷوراق او اﻟﺘﻘﺎرﯾﺮ اﻟﺘﻲ ﻟﯿﺴﺖ ﺿﺮورﯾﺔ واﻟﺘﻲ ﯾﺼﻌﺐ ﻗﺮاءﺗﮭﺎ‪ .‬إن أﻣﻜﻦ ﺣﺎول ﺗﺠﮭﯿﺰ ﺗﻘﺮﯾﺮ‬
‫ﻣﺨﺘﺼﺮ ﯾﻮﺿﺢ اﻟﻤﻮﺿﻮع وﻗﺪ ﺗُﺮﻓﻖ ﺑﮫ ﺑﻌﺾ اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت‪ .‬إن ﻛﻨﺖ ﺳﺘﻘﻮم ﺑﺘﻮزﯾﻊ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات أﺛﻨﺎء‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺗﺠﮭﯿﺰھﺎ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻮﻗﺖ ﻛﺎف‪ .‬ﻣﻦ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات اﻟﺠﯿﺪة اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﺗﻮزﻋﮭﺎ ﻗﺒﻞ أو ﻋﻨﺪ‬
‫ﺑﺪء اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﻮ ﺗﻘﺮﯾﺮ أ‪ 3‬ﻧﻈﺮا ﻟﺴﮭﻮﻟﺔ ﻗﺮاءﺗﮫ‬

‫ﻣﻦ اﻷﺷﯿﺎء اﻟﺠﯿﺪة اﻟﺘﻲ ﯾﺠﺐ ﻏَﺮﺳﮭﺎ ﺑﺸﺪة ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ أن ﯾﻘﻮم اﻟﻌﺎﻣﻠﻮن ﺑﺎﻻﺳﺘﻌﺪاد اﻟﺠﯿﺪ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫واﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺮﺳﻠﺔ إﻟﯿﮭﻢ‪ .‬وﻟﻜﻦ ﻋﻠﯿﻚ أن ﺗﺘﻮﻗﻊ أن اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻷﺣﯿﺎن ﻟﻦ ﯾﻘﺮؤوا‬
‫ﻣﺎ أرﺳﻠﺘﮫ إﻟﯿﮭﻢ وﻟﻦ ﯾﻤﻜﻨﻚ إﻟﺰاﻣﮭﻢ ﺑﺬﻟﻚ ﺧﺎﺻﺔ ﻋﻨﺪﻣﺎ ﯾﻜﻮن اﻟﻤﺪﻋﻮون ﻣﻦ ﻣﺆﺳﺴﺔ أﺧﺮى ﻛﻌﻤﯿﻞ أو‬
‫ﻣﻮرد‪ .‬ھﺬه ﻟﯿﺴﺖ اﻟﺤﺎﻟﺔ اﻟﻤﺜﺎﻟﯿﺔ وﻟﻜﻨﮭﺎ ﺗﺤﺪث ﻛﺜﯿﺮا ﻓﻲ ﻋﺎﻟﻤﻨﺎ اﻟﻌﺮﺑﻲ وأﻧﺖ ﻣﻀﻄﺮ ﻟﻠﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ھﺬا‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪6‬‬

 ‫اﻟﻤﻮﻗﻒ‪ .‬ﻟﺬﻟﻚ ﻓﻘﺪ ﺗﻘﻮم ﺑﺘﺠﮭﯿﺰ ﺑﻌﺾ اﻟﻨﺴﺦ اﻹﺿﺎﻓﯿﺔ ﻣﻦ اﻟﺘﻘﺮﯾﺮ ﻟﻠﺘﻮزﯾﻊ أﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻜﻲ ﯾﺤﺼﻞ‬
‫ﻄﻠِﻊ ﻋﻠﯿﮭﺎ وﻟﻢ ﯾُﺤﻀﺮھﺎ إﻟﻰ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻗﺪ ﺗﻜﻮن ﻣﺴﺘﻌﺪا ﻟﻌﺮض اﻟﻤﻮﺿﻮع ﻓﻲ ﺑﺪاﯾﺔ‬‫ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻣﻦ ﻟﻢ ﯾَ ﱠ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺎﻟﺸﺮح وﻗﺪ ﺗﺴﺘﻌﯿﻦ ﺑﺒﻌﺾ اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة اﻟﺒﺴﯿﻄﺔ‬

‫ﺗﺠﮭﯿﺰ اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت‪ :‬ﻗﻢ ﺑﺘﺠﮭﯿﺰ أي ﺑﯿﺎﻧﺎت ﻗﺪ ﺗﺤﺘﺎﺟﮭﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺗَﻮﻓﱡﺮ اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت واﻟﺤﻘﺎﺋﻖ ﯾﺆدي إﻟﻰ ﺗﻘﻠﯿﻞ‬
‫اﻟﻤﮭﺎﺗﺮات واﻟﺠﺪال وﺗﻘﻠﻞ ﻓﺮص ﺗﺄﺟﯿﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﺠﻤﻊ ﺑﯿﺎﻧﺎت ﻛﺎن ﻣﻦ اﻟﺴﮭﻞ ﺟﻤﻌﮭﺎ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺣﺎول‬
‫ﺗﻮﻗﻊ أﺳﺌﻠﺔ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ وﺟﮭﺰ اﻹﺟﺎﺑﺎت ﺑﻘﺪر اﻹﻣﻜﺎن‬

‫ﺛﺎﻧﯿﺎً‪ :‬أﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺑﺪء اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻛُﻦ ﻣﺘﻮاﺟﺪا ﻗﺒﻞ ﻣﻮﻋﺪ ﺑﺪء ﻻﺟﺘﻤﺎع وﺣﺎول اﻟﺒﺪء ﻓﻲ اﻟﻤﻮﻋﺪ اﻟﻤﺤﺪد‪ .‬ﻗﺪ ﯾﺘﺄﺧﺮ ﺑﻌﺾ‬
‫اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻷﺳﺒﺎب ﻣﻘﺒﻮﻟﺔ وﻏﯿﺮ ﻣﻘﺒﻮﻟﺔ‪ .‬ﻗﺪ ﯾﻤﻜﻨﻚ أن ﺗﺒﺪأ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﻏﻢ ﻣﻦ ﺗﺄﺧﺮ ﺑﻌﺾ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ وﻟﻜﻦ‬
‫ن أﺧﺮى ﺳﻮف ﺗُﻀﻄﺮ ﻟﻼﻧﺘﻈﺎر ﻟﺤﯿﻦ ﺣﻀﻮر ﺷﺨﺺ ﻣﺎ ﻟﻤﺎ ﯾﻠﻌﺒﮫ ﻣﻦ دور أﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ ذﻟﻚ‬ ‫ﻓﻲ أﺣﯿﺎ ٍ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻋﺪم اﺣﺘﺮام اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪ ھﻲ ﻋﺎدة ﺳﯿﺌﺔ ﻋﻨﺪ ﺑﻌﺾ اﻟﻨﺎس وﻋﻠﯿﻚ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻌﮭﺎ‪ .‬ﻣﻦ اﻟﻤﻔﺘﺮض أن‬
‫ﺗﺸﺠﻊ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺛﻘﺎﻓﺔ اﺣﺘﺮام ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت وﻟﻜﻦ ﻣﺎذا ﻋﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻣﻊ أﻃﺮاف ﺧﺎرﺟﯿﺔ؟ إﻧﻚ‬
‫ﻟﻦ ﺗﺴﺘﻄﯿﻊ إﻟﺰام اﻟﺠﻤﯿﻊ ﺑﺎﺣﺘﺮام اﻟﻤﻮاﻋﯿﺪ‪ .‬وﻟﻜﻦ ﯾﻤﻜﻨﻚ ﺗﻘﻠﯿﻞ ﺗﺄﺛﯿﺮ ذﻟﻚ ﺑﺎﻻﺗﺼﺎل ﺑﺎﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﻗﺒﻞ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﺘﺬﻛﯿﺮھﻢ ﺑﻤﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬وﺑﻤﺤﺎوﻟﺔ ﺑﺪء اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﻲ ﻣﻮﻋﺪھﺎ ﻃﺎﻟﻤﺎ ﻛﺎن ذﻟﻚ ﻣﻤﻜﻨﺎ‪،‬‬
‫وﺑﺸﻜﺮ ھﺆﻻء اﻟﺬﯾﻦ ﯾﺤﻀﺮون ﻓﻲ اﻟﻤﻮﻋﺪ اﻟﻤﺤﺪد‬

‫اﻟﺪﻗﺎﺋﻖ اﻷوﻟﻰ‪ :‬اﺑﺪأ ﺑﺎﻟﺘﺮﺣﯿﺐ ﺑﺎﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﺛﻢ اﻟﺘﺬﻛﯿﺮ ﺑﺎﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺟﺪول اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬اﻟﺘﺮﺣﯿﺐ‬
‫ﻗﺪ ﯾﺄﺧﺬ دﻗﯿﻘﺔ أو ﺑﻀﻊ دﻗﺎﺋﻖ ﺣﺴﺐ ﻃﺒﯿﻌﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺤﯿﻦ ﯾﻜﻮن اﻻﺟﺘﻤﺎع داﺧﻞ ﻧﻔﺲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻻ ﻧﺤﺘﺎج‬
‫ﻟﻠﻜﺜﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﺘﺮﺣﯿﺐ وﻟﻜﻦ ﺣﯿﻦ ﯾﻜﻮن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻊ ﺟﮭﺔ أﺧﺮى ﻓﺮﺑﻤﺎ ﯾﻜﻮن ﻣﻦ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﺑﺪأ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﺑﺒﻌﺾ ﻋﺒﺎرات اﻟﺘﺮﺣﯿﺐ واﻟﻜﻼم اﻟﻮدي‪ .‬ﻗُﻢ ﺑﺎﻟﺘﺮﺣﯿﺐ ﺑﺸﻜﻞ ﺻﺎدق وﻻ ﺗﻘﻢ ﺑﮫ ﺑﺸﻜﻞ روﺗﯿﻨﻲ‪ .‬ﻻﺣﻆ أن‬
‫اﻟﺪﻗﯿﻘﺔ أو اﻟﺪﻗﺎﺋﻖ اﻟﻘﻠﯿﻠﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺮﺣﺐ ﻓﯿﮭﺎ ﺑﺎﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﻟﯿﺴﺖ وﻗﺘﺎ ﺿﺎﺋﻌًﺎ ﻷﻧﮭﺎ ﺿﺮورﯾﺔ ﻟﺘﻔﺎﻋﻞ‬
‫اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ وﺷﻌﻮرھﻢ ﺑﺎﻻرﺗﯿﺎح اﻟﻨﻔﺴﻲ‪ .‬وﻟﻜﻦ اﻧﺘﺒﮫ ﻟﻜﯿﻼ ﯾﺄﺧﺬ اﻟﺘﺮﺣﯿﺐ وﻗﺘﺎ ﻃﻮﯾﻼ‬

‫اﻻﻟﺘﺰام ﺑﮭﺪف اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ :‬ﻻ ﺗﺨﺮج ﻋﻦ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع واﺗﺒﻊ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﻤﻮﺿﻮع‪ .‬إن ﺧﺮﺟﺖ أﻧﺖ ﻋﻦ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻠﻦ ﺗﺴﺘﻄﯿﻊ أن ﺗﻄﻠﺐ ﻣﻦ اﻵﺧﺮﯾﻦ ﻋﺪم ﻃﺮح‬
‫ﻣﻮاﺿﯿﻊ ﻏﯿﺮ ﻣﺪرﺟﺔ ﻓﻲ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ .‬ھﺬا ﯾﺘﻄﻠﺐ ﺑﺎﻟﻄﺒﻊ أن ﯾﻜﻮن ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل ﻗﺪ أُﻋﺪ ﺑﺸﻜﻞ ﺳﻠﯿﻢ‬
‫وإﻻ ﻓَﺴَﺘُﻔﺎﺟﺄ أﺣﯿﺎﻧﺎ ﺑﺄﻧﮫ ھﻨﺎك ﻧﻘﺎط ﯾﺠﺐ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮭﺎ ﻗﺒﻞ ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻟﻨﻘﺎط اﻟﻤﺬﻛﻮرة ﻓﻲ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ .‬ﺗﺠﻨﺐ‬
‫اﻻﻧﺴﯿﺎق إﻟﻰ ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت ﻋﺎﻣﺔ أو ﻣﺸﺎﻛﻞ ﺛﺎﻧﻮﯾﺔ أو ﻣﺸﺎﻛﻞ ﻣﮭﻤﺔ وﻟﻜﻦ ﻻ ﻋﻼﻗﺔ ﻟﮭﺎ ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪.‬‬
‫ﻗﺪ ﺗُﺜﺎر ﻣﻮاﺿﯿﻊ ﻋﻤﻞ أﺧﺮى ذات أھﻤﯿﺔ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع وھﺬا ﻻﯾﻌﻨﻲ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮭﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻟﻜﻦ ﯾﻤﻜﻨﻚ‬
‫ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت أﺧﺮى ﻓﻲ وﻗﺖ ﻻﺣﻖ ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ ﺗﻠﻚ اﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ اﻟﻤﮭﻤﺔ‪ .‬اﻟﺨﺮوج ﻋﻦ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﻮ‬
‫ﻣﻦ أﺷﮭﺮ أﺳﺒﺎب ﻓﺸﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﺎﺣﺘﺮس ﻣﻦ اﻟﻮﻗﻮع ﻓﻲ ھﺬا اﻟﺨﻄﺄ‬

‫اﻻﺑﺘﻌﺎد ﻋﻦ اﻟﺸﻮاﻏﻞ اﻷﺧﺮى‪ :‬ﻻ ﺗﻨﺸﻐﻞ ﺑﺎﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻠﯿﻔﻮﻧﺎت أو ﺑﺄي أﻣﻮر ﺧﺎرﺟﺔ ﻋﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻘﺪر‬
‫اﻹﻣﻜﺎن‪ .‬ھﺬه اول ﺧﻄﻮة ﻟﺘﻄﻠﺐ ﻣﻦ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ إﻏﻼق ﺗﻠﻔﻮﻧﺎﺗﮭﻢ‪ .‬ﻻ ﺗﺴﻤﺢ ﻟﻤﻦ ﻟﯿﺴﻮا ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﺑﻤﻘﺎﻃﻌﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع إﻻ ﻓﻲ ﺣﺎﻻت اﻟﻀﺮورة اﻟﻘﺼﻮى ﺟﺪا‬

‫اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة‪ :‬اﺳﺘﺨﺪم اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ ﻣﺜﻞ اﻟﺴﺒﻮرة ﻓﻲ ﺣﺎﻻت ﻋﺼﻒ اﻟﺬھﻦ أو ﻋﺎرض‬
‫اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ ﻧﺘﺎﺋﺞ وأرﻗﺎم أو ﻋﺮض رﺳﻮﻣﺎت وﺧﺮاﺋﻂ‪ .‬اﺳﺘﺨﺪام ھﺬه اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ ﯾﺴﺎﻋﺪ ﻛﺜﯿﺮا‬
‫ﻓﻲ ﻛﻔﺎءة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬اﻟﻮﺳﯿﻠﺔ اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ ﺗﺨﺘﻠﻒ ﻣﻦ اﺟﺘﻤﺎع ﻵﺧﺮ وﻻ ﯾُﺸﺘﺮط ان ﺗﻜﻮن ھﻲ اﻟﻮﺳﯿﻠﺔ اﻷﻛﺜﺮ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪7‬‬

 ‫ﺗﻘﺪﻣﺎ‪ .‬ﯾﻤﻜﻨﻚ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﺴﺒﻮرة ﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﻣﻘﺘﺮﺣﺎت ﺣﻞ اﻟﻤﺸﻜﻠﺔ ﺛﻢ ﺗﻘﻮم ﺑﻮﺿﻊ ﻋﻼﻣﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﺤﻠﻮل اﻟﺘﻲ‬
‫ﺗُﺴﺘﺒﻌﺪ ﺛﻢ ﺗﻘﻮم ﺑﺘﺮﻗﯿﻢ اﻟﺤﻠﻮل اﻟﺒﺎﻗﯿﺔ ﺣﺴﺐ أﻓﻀﻠﯿﺘﮭﺎ ﻓﮭﺬا ﯾﻤﻨﻊ اﻟﻌﻮدة ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ أﺣﺪ اﻟﺤﻠﻮل اﻟﻤﺮﻓﻮﺿﺔ ﻷن‬
‫اﻟﺴﺒﻮرة ﺗﻮﺿﺢ أﻧﻨﺎ ﻧﺎﻗﺸﻨﺎ ھﺬا اﻟﺤﻞ وﺗﻮﺻﻠﻨﺎ ﻟﻌﺪم ﺟﺪﯾﺘﮫ‪ .‬ﯾﻤﻜﻨﻚ اﺳﺘﺨﺪام ﻋﺎرض اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت ﻟﻌﺮض أرﻗﺎم‬
‫وإﺣﺼﺎﺋﯿﺎت ﻓﮭﺬا ﺳﯿﺠﻌﻞ اﻟﺠﻤﯿﻊ ﯾﺮون ﻧﻔﺲ اﻷرﻗﺎم وﺳﺘﺘﺠﻨﺐ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻀﺎﺋﻊ ﻓﻲ أن ﺗﻘﻮل “ﻋﻨﺪﻛﻢ ﻓﻲ‬
‫ﺻﻔﺤﺔ ﻛﺬا ﻓﻲ اﻟﺘﻘﺮﯾﺮ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻮد اﻟﺜﺎﻧﻲ رﻗﻢ اﻟﻤﺒﯿﻌﺎت وﻓﻲ ﺻﻔﺤﺔ ﻛﺬا…” وﯾﻤﻜﻨﻚ اﺳﺘﺨﺪام ﻋﺮض‬
‫اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت ﻛﺬﻟﻚ ﻟﻌﺮض ﺻﻮر ﻟﻠﻤﻨﺘﺞ ﻣﺜﻼ وﯾﻤﻜﻨﻚ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﺤﺎﺳﻮب ﻣﻊ ﻋﺎرض اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت ﻟﻌﺮض ﻧﺘﺎﺋﺞ‬
‫ﺑﻌﺾ اﻟﻤﻘﺘﺮﺣﺎت……وھﻜﺬا‬

‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ اﻟﻔﻌﺎﻟﺔ‪ :‬ﺷﺠﻊ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﺑﺨﻠﻖ ﺟﻮ ﯾﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ ذﻟﻚ‪ .‬أﻇﮭﺮ اﻻﺣﺘﺮام ﻟﻜﻞ اﻵراء‬
‫وﻟﻜﻞ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ واﻇﮭﺮ اھﺘﻤﺎﻣﻚ ﺑﻤﺸﺎرﻛﺘﮭﻢ‪ .‬أﺗﺢ اﻟﻔﺮﺻﺔ ﻟﻠﺠﻤﯿﻊ ﺑﺎﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﺑﺈﻋﻄﺎﺋﮭﻢ ﻓﺮﺻﺔ ﻟﻠﻜﻼم‬
‫وﺑﻤﻨﻊ اﻵﺧﺮﯾﻦ ﻣﻦ ﻣﻘﺎﻃﻌﺘﮭﻢ او اﺣﺘﻘﺎر آراﺋﮭﻢ‬

‫وﺳﺎﺋﻞ اﻟﺘﺤﻠﯿﻞ واﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮارات‪ :‬اﺳﺘﺨﺪم اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة ﻓﻲ ﺗﺤﻠﯿﻞ اﻟﻤﺸﺎﻛﻞ ﻋﻨﺪ اﻟﺤﺎﺟﺔ ﻣﺜﻞ ﻋﺼﻒ‬
‫اﻟﺬھﻦ وﻣﺨﻄﻂ ھﯿﻜﻞ اﻟﺴﻤﻜﺔ وﻣﺨﻄﻂ ﺑﺎرﯾﺘﻮ‪ .‬اﺳﺘﺨﺪم اﻟﺘﺼﻮﯾﺖ ﻻﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮار ﻓﻲ اﻟﺤﺎﻻت اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ‪.‬‬

‫اﻟﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻰ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻋﻨﺪ اﻟﺤﺎﺟﺔ‪ ،‬وﺟﮫ ﻧﻈﺮ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ إﻟﻰ ﻋﺪم اﻟﺨﺮوج ﻋﻦ اﻟﻤﻮﺿﻮع أو اﺳﺘﺨﺪام‬
‫اﻟﻨﻘﺪ اﻟﺠﺎرح أو ﺗﻜﺮار ﻣﺎ ﺗﻢ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﮫ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ‪ .‬ﺗﻮﻗﻊ أن ﺗﺠﺪ ﺑﯿﻦ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻣﻦ ﯾﺘﻜﻠﻢ ﻛﺜﯿﺮا وﻣﻦ ﯾﺘﺤﺪث‬
‫ﺑﺎﻧﻔﻌﺎل زاﺋﺪ وﻣﻦ ﯾﺴﺘﮭﯿﻦ ﺑﺂراء اﻵﺧﺮﯾﻦ‪ .‬ﻋﻠﯿﻚ أن ﺗﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﻛﻞ ﺣﺎﻟﺔ ﺑﺤﻜﻤﺔ وﺑﻤﺎ ﺗﺴﻤﺢ ﺑﮫ ﺳﻠﻄﺘﻚ‬
‫ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻶﺧﺮﯾﻦ‬

‫ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻗﻢ ﺑﺎﺧﺘﯿﺎر ﺷﺨﺺ ﻣﺎ ﻣﻦ ﻣﺮؤوﺳﯿﻚ أو زﻣﻼﺋﻚ ﺑﺘﺴﺠﯿﻞ اﻟﻨﻘﺎط اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﺗﻤﮭﯿﺪا ﻟﻜﺘﺎﺑﺘﮭﺎ ﻛﻤﺤﻀﺮ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻻﺑﺪ أن ﯾﺤﺘﻮي ﻋﻠﻰ ﻣﻜﺎن وزﻣﺎن وﻣﻮﺿﻮع‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع وأﺳﻤﺎء اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ وأھﻢ اﻟﻨﻘﺎط اﻟﺘﻲ ﻧﻮﻗﺸﺖ وأھﻢ ﻧﺘﺎﺋﺞ وﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻛﺬﻟﻚ اﺳﻢ ﻣُﻌﺪ‬
‫ﻣَﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻣَﺤﻀَﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻜﻮن ﻣُﺨﺘﺼﺮًا وﻋﺎدة ﯾﻜﻮن ﻓﻲ ﺣﺪود ورﻗﺔ أو ورﻗﺘﯿﻦ ﻓﻲ‬
‫اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻌﺎدﯾﺔ‬

‫ﻗﺒﻞ ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬اﻧﮫ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺘﻠﺨﯿﺺ أھﻢ ﻣﺎ اﺗﻔﻖ ﻋﻠﯿﮫ وﺑﺎﻟﺨﻄﻮات اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ وﻣﻦ ﺳﯿﻘﻮم ﺑﺎﻟﺘﻨﻔﯿﺬ وﻣﻦ‬
‫ﺳﯿﻘﻮم ﺑﺎﻟﻤﺘﺎﺑﻌﺔ‪ .‬ﻗﺪ ﺗﺤﺘﺎج ﻟﻌﻤﻞ ﻧﻔﺲ اﻟﺸﻲء ﻋﻨﺪ اﻧﮭﺎء ﻛﻞ ﻧﻘﻄﺔ ﻣﻦ ﻧﻘﺎط ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ .‬ﻓﻲ ﺑﻌﺾ‬
‫اﻷﺣﯿﺎن ﻗﺪ ﺗﺠﺪ أن زﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻢ ﯾﻜﻒ ﻟﺒﺤﺚ اﻟﻤﻮﺿﻮع ﺑﺼﻮرة ﺗﻤﻜﻨﻨﺎ ﻣﻦ اﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮار‪ .‬ﻓﻲ ھﺬه‬
‫اﻟﺤﺎﻟﺔ ﻻ ﺗﺤﺎول اﺗﺨﺎذ ﻗﺮار ﻟﻤﺠﺮد أن ﯾﻜﻮن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺪ اﻧﺘﮭﻰ ﺑﻘﺮارات وﻟﻜﻦ اﻃﻠﺐ اﺳﺘﻜﻤﺎل ﺑﺤﺚ‬
‫اﻟﻤﻮﺿﻮع ﻓﻲ اﺟﺘﻤﺎع ﻻﺣﻖ‬

‫ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻓﻲ اﻟﻨﮭﺎﯾﺔ ﻋﻠﯿﻚ أن ﺗَﺨﺘﺘﻢ ﺑﺒﻌﺾ ﻛﻠﻤﺎت اﻟﺸﻜﺮ ﻛﻤﺎ ﺑﺪأت ﺑﻜﻠﻤﺎت اﻟﺘﺮﺣﯿﺐ‪ .‬ﻗﺪ ﺗﻜﺘﻔﻲ‬
‫ﺑﺒﻀﻊ ﻛﻠﻤﺎت ﻣﺜﻞ “ﻧﺸﻜﺮﻛﻢ ﻋﻞ ﺣﻀﻮرﻛﻢ وﻣﺸﺎرﻛﺘﻜﻢ اﻟﻔﻌﺎﻟﺔ” ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻣﻊ زﻣﻼء ﯾﻌﻤﻠﻮن‬
‫ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻤﻮﻗﻊ‪ .‬أﻣﺎ ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﯾﺄﺗﻲ إﻟﯿﮭﺎ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻣﻦ ﻣﺪﯾﻨﺔ‬
‫اﺧﺮى أو ﻗﺎرة أﺧﺮى ﻓﻘﺪ ﺗﺎﺧﺬ ﺑﻀﻊ دﻗﺎﺋﻖ ﺑﻌﺪ ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﺸﻜﺮھﻢ وﺗﺤﯿﺘﮭﻢ وﻗﺪ ﺗﺴﺄﻟﮭﻢ ﻋﻦ رﺣﻠﺔ‬
‫ﻋﻮدﺗﮭﻢ‪ .‬ﺗﺬﻛﺮ أن اﻟﻌﻼﻗﺔ اﻟﻮدﯾﺔ ﻣﻊ اﻵﺧﺮﯾﻦ ﺗﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺎون ﻣﻌﮭﻢ ﻣﺴﺘﻘﺒﻼ‬

‫ﺛﺎﻟﺜﺎً‪ :‬ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺗﻮزﯾﻊ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻗﻢ ﺑﻜﺘﺎﺑﺔ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺗﻮزﯾﻌﮫ )أو إرﺳﺎﻟﮫ( ﻓﻲ ﺧﻼل ﯾﻮم أو ﯾﻮﻣﯿﻦ‪ .‬ﺗَﺤ َﺮ‬
‫اﻟﺪﻗﺔ واﻷﻣﺎﻧﺔ ﻓﻲ ﻛﺘﺎﺑﺔ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺣﺘﻰ ﻻ ﯾﻌﺘﺮض أﺣﺪ ﻋﻠﯿﮫ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪8‬‬

 ‫اﻟﻤﺘﺎﺑﻌﺔ‪ :‬ﺗﺠﻨﺐ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻧﺎﺟﺤﺔ ﻻ ﯾﻌﻘﺒﮭﺎ ﺗﻨﻔﯿﺬ ﻟﻠﻘﺮارات‪ .‬ﻟﺬﻟﻚ ﻗﻢ ﺑﻤﺘﺎﺑﻌﺔ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻟﻘﺮارات أو ﺗﺄﻛﺪ‬
‫ﻣﻦ أن ھﻨﺎك ﻣﻦ ﯾﻘﻮم ﺑﺬﻟﻚ‪ .‬ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻟﺤﺎﻻت ﻗﺪ ﯾﻜﻮن ﻣﻦ اﻟﺠﯿﺪ ﻃﻠﺐ ﺗﻘﺪﯾﻢ ﺗﻘﺮﯾﺮ ﺑﺘﻄﻮر اﻟﺘﻨﻔﯿﺬ أو ﻋﻘﺪ‬
‫اﺟﺘﻤﺎع ﺑﻌﺪ ﻓﺘﺮة ﻟﻤﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﺘﻨﻔﯿﺬ وﻣﻨﺎﻗﺸﺔ أي ﻣﺸﺎﻛﻞ أو دراﺳﺔ ﺗﺄﺛﯿﺮ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻟﻘﺮارات وﻣﺎ إذا ﻛﺎﻧﺖ ﻗﺪ أدت‬
‫إﻟﻰ اﻟﻨﺘﺎﺋﺞ اﻟﻤﺮﺟﻮة‬

‫ﺗﻘﯿﯿﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬اﻹﻧﺴﺎن ﯾﺘﻌﻠﻢ ﻣﻦ أﺧﻄﺎﺋﮫ إذا ﻛﺎن ﻟﺪﯾﮫ اﻟﺮﻏﺒﺔ ﻓﻲ ﻣﻌﺮﻓﺔ أﺧﻄﺎﺋﮫ‪ .‬ﻟﺬﻟﻚ ﻓﺈن ﻗﺪرﺗﻚ ﻋﻠﻰ‬
‫إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت واﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﻓﯿﮭﺎ ﺗﺘﺤﺴﻦ إذا ﻗﻤﺖ ﺑﺎﻟﺘﻔﻜﯿﺮ ﻓﻲ أداﺋﻚ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻌﺪ اﻧﺘﮭﺎﺋﮫ وﺗﺤﻠﯿﻞ‬
‫أﺳﺒﺎب اﻟﻘﺼﻮر واﻟﺘﻔﻜﯿﺮ ﻓﻲ ﻛﯿﻔﯿﺔ اﻟﺘﻐﻠﺐ ﻋﻠﯿﮭﺎ‪ .‬ﻗﺪ ﺗﺴﺄل ﺑﻌﺾ اﻟﺰﻣﻼء ﻋﻦ رأﯾﮭﻢ ﻓﻲ إدارﺗﻚ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‬
‫أو ﻣﺸﺎرﻛﺘﻚ ﻓﯿﮫ‪ .‬ﯾُﻤﻜﻦ ﻛﺬﻟﻚ أﺧﺬ رأي اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت )أو ﻛﻞ ﻓﺘﺮة زﻣﻨﯿﺔ‬
‫ﻛﺴﺘﺔ أﺷﮭﺮ أو ﺳﻨﺔ( ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﺳﺘﻘﺼﺎء أو ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻷﺣﺎدﯾﺚ ﻏﯿﺮ اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ‬

‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻟﻜﻲ ﺗﻜﻮن ﻣﺸﺎرﻛﺎ ﺟﯿﺪا ﻗﻢ ﺑﺎﻻﺳﺘﻌﺪاد ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﺑﺠﻤﻊ وﻣﺮاﺟﻌﺔ أي ﺑﯿﺎﻧﺎت أو ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻗﺪ ﺗﻄﻠﺐ ﻣﻨﻚ أو‬
‫ُﯾﺘَﻄﺮق إﻟﯿﮭﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ ﻣﺠﺎل ﺗﺨﺼﺼﻚ أو وﻇﯿﻔﺘﻚ‪ .‬إن ﻟﻢ ﯾﻜﻦ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل واﺿﺤًﺎ أو ﻟﻢ ﺗﻔﮭﻢ‬
‫دورك ﻓﻲ ھﺬا اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺎﺗﺼﻞ ﺑﻤﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻼﺳﺘﯿﻀﺎح‪ .‬إن ﻛﻨﺖ ﺳﺘﺤﺘﺎج أي وﺳﺎﺋﻞ ﻣﺴﺎﻋﺪة ﻓﻲ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع )ﻣﺜﻞ ﻋﺎرض ﺑﯿﺎﻧﺎت أو ﺳﺒﻮرة أو اﻟﺪﺧﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﺸﺒﻜﺔ اﻟﺪوﻟﯿﺔ( ﻓﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺗﻮﻓﺮھﺎ ﻓﻲ ﻣﻜﺎن‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻻﺗﺼﺎل ﺑﻤﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻀﻤﻦ ﺗﻔﺎوض ادرس ﻣﻮﻗﻔﻚ‬
‫اﻟﺘﻔﺎوﺿﻲ وﻣﺎ ﺗﺮﯾﺪ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﯿﮫ‪ .‬ادرس ﻛﺬﻟﻚ ﻣﻮﻗﻒ اﻟﻔﺮﯾﻖ اﻵﺧﺮ وأﺳﺎﻟﯿﺒﮫ اﻟﺘﻔﺎوﺿﯿﺔ‪ .‬ﺗﻨﺎﻗﺶ ﻣﻊ‬
‫ﻣﺪﯾﺮك إن ﻟﺰم اﻷﻣﺮ ﻟﻤﻌﺮﻓﺔ اﻟﺤﺪود اﻟﺘﻲ ﯾﻤﻜﻨﻚ اﻟﺘﻔﺎوض ﻓﯿﮭﺎ‬

‫اذھﺐ إﻟﻰ ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺒﻞ اﻟﻤﻮﻋﺪ ﺑﺪﻗﺎﺋﻖ ﻗﻠﯿﻠﺔ ﻟﻜﻲ ﺗﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺗﻮاﺟﺪك ﻋﻨﺪ ﺑﺪاﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺧﺬ ﻣﻌﻚ أي‬
‫ﺑﯿﺎﻧﺎت ﻗﺪ ﺗﺤﺘﺎﺟﮭﺎ وأي ﺗﻘﺎرﯾﺮ وﺻﻠﺘﻚ ﻣﻦ ﻣﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺗﻌﺮف ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ واﺳﺘﻐﻞ ﺗﻠﻚ اﻟﻔﺮﺻﺔ‬
‫ﻟﺒﻨﺎء ﻋﻼﻗﺔ ﻋﻤﻞ ﻃﺒﯿﺔ ﻣﻌﮭﻢ‪ .‬ﺣﺎول ﺑﺪاﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع إن اﻣﻜﻦ وأﻧﺖ ھﺎدﺋﺎ وﻧﺸﯿﻄﺎ وﻟﺴﺖ ﺑﺤﺎﺟﺔ ﻋﺎﺟﻠﺔ‬
‫ﻟﻸﻛﻞ أو اﻟﺸﺮب أو اﻟﺬھﺎب ﻟﺪورة اﻟﻤﯿﺎه‬

‫ﺷﺎرك ﻓﻲ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ ﺑﺠﺪﯾﺔ واﺳﺘﺨﺪم ﻋﺒﺎرات واﺿﺤﺔ وﻣﮭﺬﺑﺔ‪ .‬رﻛﺰ ﻋﻠﻰ اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺗﺠﻨﺐ‬
‫اﻟﺼﺮاﻋﺎت اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ‪ .‬ﻗﺪ ﺗﺨﺘﻠﻒ ﻣﻊ آﺧﺮﯾﻦ ﻓﻲ وﺟﮭﺔ ﻧﻈﺮك وﻟﻜﻦ ﻻ ﺗﺤﻮل اﻻﺧﺘﻼف إﻟﻰ ﻣﻌﺮﻛﺔ‬
‫ﺷﺨﺼﯿﺔ‪ .‬اﺗﺮك ﻟﻶﺧﺮﯾﻦ اﻟﻔﺮﺻﺔ ﻓﻲ اﻟﺘﻌﺒﯿﺮ ﻋﻦ رأﯾﮭﻢ‪ .‬ﻻ ﺗﺴﺘﺨﺪم اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻠﺘﺸﮭﯿﺮ ﺑﺄﺧﻄﺎء اﻵﺧﺮﯾﻦ أو‬
‫ﻟﻠﺘﮭﺮب ﻣﻦ ﻣﺴﺆوﻟﯿﺎﺗﻚ وﻟﻜﻦ ﻛﻦ ﺑﻨﱠﺎء ﻓﻲ ﻣﻨﺎﻗﺸﺘﻚ‪ .‬اﺣﺘﺮم ﻧﻈﺎم اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺗﻌﺎون ﻣﻊ ﻣﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻟﻠﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻰ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻻ َﺗﺘَﺨﻞ ﻋﻦ ﺻﺪﻗﻚ وأﻣﺎﻧﺘﻚ وأﻧﺖ ﺗﻌﺮض ﺣﺠﺠﻚ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﮭﻤﺎ ﺗﻜﻦ‬
‫اﻟﻀﻐﻮط‬

‫ﻻ ﺗﺠﻠﺲ ﻃﻮال اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣُﺜﺒّﺘﺎ ﻧﻈﺮك ﻋﻠﻰ ﺷﺎﺷﺔ ﺣﺎﺳﻮﺑﻚ اﻟﻤﺤﻤﻮل ﻓﺎﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع أن ﻧﺘﻔﺎﻋﻞ‬
‫ﻛﺒﺸﺮ ‪ -‬وﻟﯿﺲ ﻛﺤﻮاﺳﯿﺐ‪ -‬وأن ﻧﺮى وﺟﻮه ﺑﻌﻀﻨﺎ اﻟﺒﻌﺾ‪ .‬أﻏﻠﻖ ھﺎﺗﻔﻚ اﻟﻤﺤﻤﻮل وﻓﻲ ﺣﺎﻻت اﻟﻀﺮورة‬
‫اﺟﻌﻠﮫ “ﺻﺎﻣﺘﺎ” وﻻﺗﺮد ﻋﻠﯿﮫ إﻻ ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻟﻀﺮورة اﻟﻘﺼﻮى ﺟﺪا وﻓﻲ ھﺬه اﻟﺤﺎﻟﺔ اﺳﺘﺎذن ﻣﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫واﺧﺮج ﻟﻠﺮد ﻓﻲ أﻗﻞ وﻗﺖ ﻣﻤﻜﻦ‪ .‬ﻻ ﺗﺪﺧﻞ ﻓﻲ أﺣﺎدﯾﺚ ﺟﺎﻧﺒﯿﺔ ﻣﻊ ﻣﻦ ﺑﺠﻮارك ﺣﺘﻰ وإن ﻛﺎﻧﺖ ﻓﻲ‬
‫ﻼ ﻓﻲ ﻗﺎﻋﺔ‬
‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻻ ﺗﻌﺒﺚ ﺑﻠﺤﯿﺘﻚ ﻛﺜﯿﺮا وأﻧﺖ ﺗﺴﺘﻤﺘﻊ ﻟﻶﺧﺮﯾﻦ وﻻ ﺗُﻤﺾِ اﻟﻮﻗﺖ ﻣُﺘﺄﻣ ً‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﯾﺠﺐ أن ﯾﻜﻮن ﻟﺪﯾﻚ ﻗﻨﺎﻋﺔ داﺧﻠﯿﺔ ﺑﺄھﻤﯿﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻧﻈﺮًا ﻟﺤﺎﺟﺘﻚ ﻟﺨﺒﺮات اﻵﺧﺮﯾﻦ وھﺬه‬
‫اﻟﻘﻨﺎﻋﺔ ﯾﺠﺐ أن ﺗﻈﮭﺮ ﻓﻲ إﻧﺼﺎﺗﻚ ﻟﻶﺧﺮﯾﻦ واﻟﻤﺸﺎرﻛﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪9‬‬

 ‫ اﻧﻘﻞ وﺟﮭﺔ ﻧﻈﺮ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻤﻦ ﯾُﮭﻤﮫ اﻷﻣﺮ ﻣﻦ ﻣﺪﯾﺮﯾﻚ وﻣﺮؤوﺳﯿﻚ‬،‫ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ ﺷﺎرك ﺑﺪورك ﻓﻲ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻟﻘﺮارات اﻟﺘﻲ اﺗﻔﻖ ﻋﻠﯿﮭﺎ‬.‫وزﻣﻼﺋﻚ ﻟﯿﺘﻌﺮﻓﻮا ﻋﻠﻰ ﺧﻠﻔﯿﺔ ﻗﺮارات اﻻﺟﻨﺎﻣﻊ‬

‫ ادرس أي ﻣﺸﺎﻛﻞ ﺣﺪﺛﺖ ﻟﻚ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻓﻜﺮ ﻓﻲ ﻛﯿﻔﯿﺔ اﻟﺘﻐﻠﺐ ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻓﻲ اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻞ‬،ً‫وأﺧﯿﺮا‬

:‫ﻣﻦ اﻟﻤﻮاﻗﻊ اﻟﻤﻔﯿﺪة ﻓﻲ ھﺬا اﻟﻤﻮﺿﻮع‬

http://www.ngoce.org/content/meetm.doc ‫إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬

Management Basics Meeting
http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index.html
Meetings Managing
http://www.managementhelp.org/grp_skll/meetings/meetings.htm
How to Lead
http://www.ohrd.wisc.edu/academicleadershipsupport/howto1.htm

‫ﻣﻦ اﻟﻤﺮاﺟﻊ اﻟﺘﻲ اﺳﺘﻌﻨﺖ ﺑﮭﺎ‬

Manager’s Manual Essential
http://www.amazon.com/Essential-Managers-Manual-Robert-Heller/dp/0789435195

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ 10

 ‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ‪ -‬إﻋﺪاد دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻣﺎرس ‪ 2007 ,15‬ﻓﻲ ‪ 3:14‬ص‬

‫أﻣﺜﻠﺔ ﻟﺪﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ‪Meeting Invitation‬‬

‫ﻧﺎﻗﺸﺖ ﻓﻲ ﻣﻘﺎﻟﺔ ﺳﺎﺑﻘﺔ ﻛﯿﻔﯿﺔ إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت وﺗﻨﺎوﻟﺖ أھﻤﯿﺔ ﻛﺘﺎﺑﺔ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺸﻜﻞ ﯾﺒﯿﻦ‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ ﻣﺜﻞ‪ :‬ﻣﻜﺎن وزﻣﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن‪ ،‬ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬ﻣﻮﺿﻮع‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ ،‬أي ﺧﻄﻮات ﺗﺤﻀﯿﺮﯾﺔ ﻣﻄﻠﻮﺑﺔ‪ .‬ﻟﻤﺰﯾﺪ ﻣﻦ اﻟﺘﻮﺿﯿﺢ أﺳﺘﻌﺮض ھﻨﺎ ﺑﻌﺾ‬
‫اﻷﻣﺜﻠﺔ ﻟﺪﻋﻮات ﺗﻜﻮن ﺳﺒﺒﺎ ﻓﻲ ﻓﺸﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺛﻢ أﺳﺘﻌﺮض ﻓﻲ اﻟﻨﮭﺎﯾﺔ دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻜﺘﻮﺑﺔ ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ‬

‫دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﺴﺎدة ﻣﺪﯾﺮي اﻷﻗﺴﺎم ﻣﺪﻋﻮﯾﻦ ﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻮم اﻟﺴﺒﺖ اﻟﻘﺎدم اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺘﺎﺳﻌﺔ ﺻﺒﺎﺣﺎ ﻓﻲ ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫رﻗﻢ ‪ 3-‬وذﻟﻚ ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ أﻣﻮر ﺧﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ‬

‫ﻣﺎ رأﯾﻚ ﻓﻲ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﺬه؟‬

‫إﻧﮭﺎ ﺗﻮﺿﺢ ﻣﻦ ھﻢ اﻟﻤﺪﻋﻮون وﻣﻜﺎن وزﻣﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻟﻜﻨﮭﺎ ﻟﻢ ﺗﻮﺿﺢ ﺳﺒﺐ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻞ إﻧﮭﺎ ﺗﺸﯿﺮ إﻟﻰ‬
‫أن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﮫ ﻋﻼﻗﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ‪ .‬ھﻞ ھﺬا ﺗﻮﺿﯿﺢ ﻟﻤﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع؟ ﻣﻦ اﻟﻤﺆﻛﺪ أن اﺟﺘﻤﺎع اﻟﻌﻤﻞ ﺳﯿﻜﻮن‬
‫ﻟﮫ ﻋﻼﻗﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ ﻓﻤﺎ اﻟﻔﺎﺋﺪة ﻣﻦ ذﻛﺮ ذﻟﻚ ﻓﻲ اﻟﺪﻋﻮة‪ .‬ﻧﺘﯿﺠﺔ ﻟﻌﺪم ﻋﻠﻢ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻻ‬
‫ﺑﺠﺪول اﻷﻋﻤﺎل وﻻ ﺑﺪورھﻢ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺈن أﺣﺪا ﻣﻨﮭﻢ ﻟﻦ ﯾﻜﻮن ﻣﺴﺘﻌﺪا ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﻓﻼ ﯾﻤﻜﻨﮫ ﺗﺤﻀﯿﺮ‬
‫ﺑﯿﺎﻧﺎت أو دراﺳﺔ أي ﻣﻮﺿﻮع ﻷﻧﮫ ﻻ ﯾﻌﺮف ﻣﺎ ھﻮ اﻟﻤﻮﺿﻮع‪ .‬ﯾﺘﺮﺗﺐ ﻋﻠﻰ ذﻟﻚ أن ﯾﻔﺎﺟﺊ اﻟﻤﺪﻋﻮون ﺑﺄن‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻨﺎﻗﺶ ﻣﻮﺿﻮع ﯾﺤﺘﺎج ﻣﻨﮭﻢ ﺗﺠﮭﯿﺰ ﺑﯿﺎﻧﺎت أواﺳﺘﺸﺎرة آﺧﺮﯾﻦ ورﺑﻤﺎ إﺟﺮاء ﺗﺠﺎرب أو اﻻﺗﺼﺎل‬
‫ﺑﺠﮭﺎت ﺧﺎرج اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻛﺎﻟﻤﻮردﯾﻦ أو اﻟﻌﻤﻼء‪ .‬وﻗﺪ ﯾﺄﺧﺬ اﻻﺟﺘﻤﺎع أﺣﺪ اﺗﺠﺎھﯿﻦ‪ .‬اﻻﺗﺠﺎه اﻷول ھﻮ‬
‫اﻹﺻﺮار ﻋﻠﻰ اﺗﺨﺎذ ﻗﺮارات ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﺗﺼﺪر ﻗﺮارات ﻏﯿﺮ ﺳﻠﯿﻤﺔ ﻷﻧﮭﺎ ﻟﻢ ﺗﻌﺘﻤﺪ ﻋﻠﻰ دراﺳﺔ‬
‫اﻟﻤﻮﺿﻮع ﺑﺸﻜﻞ ﺟﺎد‪ .‬اﻻﺗﺠﺎه اﻟﺜﺎﻧﻲ ھﻮ ﺗﺄﺟﯿﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ﺑﻠُﻐَﺔ أﺧﺮى ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع آﺧﺮ ﺑﻌﺪ دراﺳﺔ‬
‫اﻟﻤﻮﺿﻮع‬

‫اﻟﻤﺸﻜﻠﺔ اﻷﺧﺮى ﻓﻲ ھﺬه اﻟﺪﻋﻮة ھﻲ أﻧﮭﺎ ﻟﻢ ﺗﻮﺿﺢ ﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ھﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺳﯿﺴﺘﻤﺮ ﻟﻤﺪة ﻧﺼﻒ‬
‫ﺳﺎﻋﺔ أو ﺳﺎﻋﺘﯿﻦ أو ﺛﻼث ﺳﺎﻋﺎت؟ وﻣﻤﺎ ﯾﺰﯾﺪ اﻷﻣﺮ ﺳﻮء أن اﻟﻤﻮﺿﻮع ﻏﯿﺮ ﻣﺒﯿﻦ ﻓﻼ ﯾﺴﺘﻄﯿﻊ اﻟﻤﺪﻋﻮون‬
‫ﺗﻮﻗﻊ ﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻓﺈن اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻻ ﯾﺴﺘﻄﯿﻌﻮن ﺗﻨﻈﯿﻢ ﺟﺪول ﻋﻤﻠﮭﻢ ﻓﻲ اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‪.‬‬
‫ﻓﺒﻌﺾ اﻟﻤﺪﻋﻮﯾﻦ ﻗﺪ ﯾﻀﻄﺮ ﻹﺗﺎﺣﺔ ﻋﺪة ﺳﺎﻋﺎت ﻓﻲ ﺟﺪول ﻋﻤﻠﮫ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع وھﻮ ﻣﺎ ﻗﺪ ﯾﺆدي إﻟﻰ ﺗﺄﺧﯿﺮ‬
‫ﺑﻌﺾ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﮭﺎﻣﺔ‪ .‬واﻵﺧﺮ ﻗﺪ ﯾُﺘﺼﻮر أن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻦ ﯾﺰﯾﺪ ﻋﻦ ﻧﺼﻒ ﺳﺎﻋﺔ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﯾﻌﻄﻲ ﻣﻮاﻋﯿﺪ‬
‫ﻋﻤﻞ ﺑﻌﺪ ﻣﯿﻌﺎد اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻨﺼﻒ ﺳﺎﻋﺔ وھﻮ ﻣﺎ ﯾﺆدي إﻟﻰ ﻣﺸﻜﻠﺔ إذا ﻃﺎل اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻦ ذﻟﻚ‬

‫ﺗﺠﺪر اﻹﺷﺎرة إﻟﻰ أن ﻋﺪم ﺗﺤﺪﯾﺪ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺪ ﯾﻜﻮن أﻣﺮا ﻣﻘﺒﻮﻻ ﻓﻘﻂ ﻓﻲ اﻟﺤﺎﻻت اﻟﺘﻲ ﯾﻘﻮم ﻓﯿﮭﺎ‬
‫ﺷﺨﺺ ﺑﺈﻋﻼن أﻣﺮ ھﺎم وﺳﺮي ﻣﺜﻞ أن ﯾﻌﻠﻦ إﻓﻼس اﻟﺸﺮﻛﺔ أو اﺳﺘﻘﺎﻟﺘﮫ أو دﻣﺞ اﻟﺸﺮﻛﺔ ﻣﻊ ﺷﺮﻛﺔ أﺧﺮى‪.‬‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪11‬‬

 ‫وﻟﻜﻦ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﺎدﯾﺔ اﻟﺘﻲ ﯾﺘﻢ ﻓﯿﮭﺎ اﺗﺨﺎذ ﻗﺮارات ﻓﺈن اﻟﻤﻮﺿﻮع وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل ودور‬
‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻻﺑﺪ أن ﯾﻜﻮن واﺿﺤﺎ‬

‫دﻋﻮة ﻟﺤﻀﻮر اﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﺴﺎدة اﻟﺴﻜﺎن ﻣﺪﻋﻮون ﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻮم اﻟﺠﻤﻌﺔ اﻟﻘﺎدم ﺑﻌﺪ ﺻﻼة اﻟﺠﻤﻌﺔ‪ .‬رﺟﺎء اﻟﺤﻀﻮر ﻟﻸھﻤﯿﺔ‬

‫ھﺬه اﻟﺪﻋﻮة ﺗﻤﺎﺛﻞ ﺳﺎﺑﻘﺘﮭﺎ ﻓﻲ اﻷﺧﻄﺎء وﺗﺘﻔﻮق ﻋﻠﯿﮭﺎ‪ .‬ﻓﮭﻲ ﻟﻢ ﺗﺤﺪد ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل وﻻ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫وﻟﻢ ﺗﺤﺪد ﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺑﺪاﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﺤﺪدة ﺑﺎﻧﺘﮭﺎء ﺻﻼة اﻟﺠﻤﻌﺔ وھﻮ ﻣﺎ ﯾﺨﺘﻠﻒ ﻣﻦ ﻣﺴﺠﺪ ﻵﺧﺮ‬
‫وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻓﺒﻌﺾ اﻟﺴﻜﺎن ﺳﯿﺤﻀﺮون ﻣﺒﻜﺮا وﯾﻨﺘﻈﺮون اﻵﺧﺮﯾﻦ‪ .‬ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻏﯿﺮ ﻣﺤﺪد وﻟﻜﻦ ﯾﻤﻜﻨﻨﺎ‬
‫اﻓﺘﺮاض أﻧﮫ ﯾﻮﺟﺪ ﻣﻜﺎن ﻣﺤﺪد ﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺴﻜﺎن وإن ﻛﺎن ﯾﻔﻀﻞ ﻛﺘﺎﺑﺘﮫ‪ .‬ھﺬه اﻷﻣﻮر ﺗﺆدي إﻟﻰ ﻋﺪم‬
‫ﺣﻀﻮر ﻛﺜﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﺴﻜﺎن ﻷﻧﮭﻢ ﻻ ﯾﻌﺮﻓﻮن ﻣﺎ ھﻮ ﺳﺒﺐ اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﺒﻌﺾ اﻵﺧﺮ ﻗﺪ ﯾﺤﻀﺮ ﺛﻢ ﯾﺠﺪ أﻧﮫ ﻟﻢ‬
‫ﯾﻜﻦ ھﻨﺎك ﺳﺒﺐ ﻟﺤﻀﻮره‪ .‬ھﺬا ﻛﺬﻟﻚ ﯾﻔﺘﺢ اﻟﺒﺎب ﻷي أﺣﺪ أن ﯾﻄﺮح أي ﻣﻮﺿﻮع وھﻮ ﻣﺎﯾﺆدي ﻟﺘﻄﺮق‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ ﻛﺜﯿﺮة وھﻮ ﻣﺎﯾﺆدي ﻋﺎدة إﻟﻰ ﻋﺪم اﺗﺨﺬ ﻗﺮارات أو اﺗﺨﺎذ ﻗﺮارات ﺧﺎﻃﺌﺔ‬

‫دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﺴﯿﺪ ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻤﺪرﺳﺔ ﯾﺪﻋﻮﻛﻢ ﻟﺤﻀﻮر اﺟﺘﻤﺎع ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ اﻷﻣﻮر اﻟﺘﻌﻠﯿﻤﯿﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﺪرﺳﺔ وذﻟﻚ ﻟﻜﻲ ﺗﺼﻞ‬
‫اﻟﻤﺪرﺳﺔ إﻟﻰ اﻟﻤﺴﺘﻮى اﻟﻤﻨﺸﻮد‬

‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬رﻓﻊ ﻣﺴﺘﻮى اﻟﺘﺪرﯾﺲ اﻟﻠﻐﺎت واﻟﻌﻠﻮم ﺑﺎﻟﻤﺪرﺳﺔ‬

‫ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺮﺋﯿﺴﯿﺔ ﺑﺎﻟﻤﺪرﺳﺔ‬

‫ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬اﻟﺴﯿﺪ ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻤﺪرﺳﺔ‬

‫ﻣﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﯾﻮم اﻷﺣﺪ ‪ 11‬ﻣﺎرس ‪ 2007‬اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا‬

‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن‪ :‬ﺟﻤﯿﻊ اﻟﻤﺪرﺳﯿﻦ واﻹدارﯾﯿﻦ‬

‫ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‬

‫‪ -1‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ﻣﺴﺘﻮى ﺗﺪرﯾﺲ اﻟﻠﻐﺔ اﻹﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ وإﻣﻜﺎﻧﯿﺔ ﺗﺤﺴﯿﻨﮫ ﻣﻦ اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ إﻟﻰ اﻟﺜﺎﻟﺜﺔ‬
‫‪ -2‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ﻣﺴﺘﻮى ﺗﺪرﯾﺲ اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﯿﺔ وإﻣﻜﺎﻧﯿﺔ ﺗﺤﺴﯿﻨﮫ ﻣﻦ اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻟﺜﺔ إﻟﻰ اﻟﺮاﺑﻌﺔ‬
‫‪ -3‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ﻣﺴﺘﻮى ﺗﺪرﯾﺲ اﻟﻌﻠﻮم وإﻣﻜﺎﻧﯿﺔ ﺗﺤﺴﯿﻨﮫ ﻣﻦ اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺮاﺑﻌﺔ إﻟﻰ اﻟﺨﺎﻣﺴﺔ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪12‬‬

 ‫رﺟﺎء اﻻﻟﺘﺰام ﺑﻤﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻤﺪرﺳﺔ‬

‫ﺗﺤﺮﯾﺮا ﻓﻲ ‪ 5‬ﻣﺎرس ‪2007‬‬

‫ﻣﺎ رأﯾﻚ ﻓﻲ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﺬه؟‬

‫ھﺬه اﻟﺪﻋﻮة ﺗﻤﯿﺰت ﺑﺘﻮﺿﯿﺢ اﻟﻤﻮﺿﻮع وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل وﻣﻜﺎن وزﻣﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻣﺪة اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺳﺒﺐ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ھﺬا ﺟﯿﺪ وﻟﻜﻦ ھﻨﺎك ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻓﻲ ھﺬه اﻟﺪﻋﻮة وھﻲ أن ﺟﻤﯿﻊ اﻟﻤﺪرﺳﯿﻦ واﻹدارﯾﯿﻦ ﺳﯿﺤﻀﺮون‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬أﻻ ﺗﺮى أن ﻣﻌﻈﻢ اﻹدارﯾﯿﻦ وﻛﺜﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﻤﺪرﺳﯿﻦ ﻟﻦ ﯾﻜﻮن ﻟﮭﻢ دور ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع؟ ﻟﻤﺎذا ﯾﻘﻀﻲ‬
‫ﻣﺪرس اﻟﺘﺎرﯾﺦ وﻣﺪرس اﻷﻟﻌﺎب اﻟﺮﯾﺎﺿﯿﺔ ﺛﻼث ﺳﺎﻋﺎت ﻓﻲ اﺟﺘﻤﺎع ﻻ ﯾﺨﺼﮫ‪ .‬ﻣﺎاﻟﺬي ﺳﯿﺴﺎھﻢ ﺑﮫ‬
‫اﻟﻤﺴﺌﻮل ﻋﻦ ﺣﺎﻓﻼت ﻧﻘﻞ اﻟﻄﻠﺒﺔ أو اﻟﻤﺴﺌﻮل ﻋﻦ اﻷﻃﻌﻤﺔ ﺑﺎﻟﻤﺪرﺳﺔ؟ اﻧﻈﺮ إﻟﻰ اﻟﺘﺄﺛﯿﺮ اﻟﺴﻠﺒﻲ ﻟﺤﻀﻮر ﻛَﻢ‬
‫ﻛﺒﯿﺮ ﻣﻦ اﻷﺷﺨﺎص‪ .‬ﻻ ﺷﻚ أن اﻟﻘﺎﻋﺔ ﺳﺘﻜﻮن ﻣُﺰدﺣﻤﺔ ﺑﻌﺸﺮات اﻟﻤﺪرﺳﯿﻦ واﻹدارﯾﯿﻦ‪ .‬ﺑﻞ ﻟﻮﻧﻈﺮت إﻟﻰ‬
‫ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل ﻟﻮﺟﺪت أن ھﺬا اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻤﻜﻦ ﺗﻘﺴﯿﻤﮫ إﻟﻰ ﺛﻼﺛﺔ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت أوﻟﮭﺎ ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ ﺗﺪرﯾﺲ‬
‫اﻹﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ واﻵﺧﺮ ﻟﺘﺪرﯾﺲ اﻟﻌﺮﺑﯿﺔ واﻟﺜﺎﻟﺚ ﻟﺘﺪرﯾﺲ اﻟﻌﻠﻮم‪ .‬وﺑﮭﺬه اﻟﻄﺮﯾﻘﺔ ﯾﻤﻜﻦ دﻋﻮة ﻣﺪرﺳﻲ‬
‫اﻹﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ ﻓﻘﻂ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع اﻷول وﻣﺪرﺳﻲ اﻟﻌﺮﺑﯿﺔ ﻟﻠﺜﺎﻧﻲ وﻣﺪرﺳﻲ اﻟﻌﻠﻮم ﻟﻠﺜﺎﻟﺚ ﻣﻤﺎ ﺳﯿﺠﻌﻞ ﻋﺪد‬
‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ أﻗﻞ وﯾﻮﻓﺮ وﻗﺖ اﻟﻤﺪرﺳﯿﻦ ﻟﻸﻋﻤﺎل اﻷﺧﺮى‪ .‬ﯾﻤﻜﻦ ﻛﺬﻟﻚ دﻋﻮة ﻣﻦ ﻟﮫ ﻋﻼﻗﺔ ﺑﻜﻞ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻦ‬
‫اﻹدارﯾﯿﻦ ﻓﻤﺜﻼ ﻗﺪ ﯾﺪﻋﻰ ﻣﺴﺌﻮل ﻣﻌﻤﻞ اﻟﻠﻐﺎت ﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻲ اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﯿﺔ واﻹﻧﺠﻠﯿﺰﯾﺔ وﯾﺪﻋﻰ ﻣﺴﺌﻮل ﻣﻌﻤﻞ‬
‫اﻟﻌﻠﻮم ﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﻌﻠﻮم وﻛﺬﻟﻚ ﻗﺪ ﯾﺤﻀﺮ وﻛﻼء اﻟﻤﺪرﺳﺔ ﻛﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬اﻷﻣﺮ اﻷﺧﯿﺮ ھﻮ أن ﻣﺪة‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺛﻼث ﺳﺎﻋﺎت وﻣﻊ ذﻟﻚ ﻟﻢ ﯾﺘﻢ ﺗﺤﺪﯾﺪ وﻗﺖ ﻟﻠﺮاﺣﺔ ﻓﻲ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‬

‫ﻣﻦ‪ :‬إدارة اﻟﺘﺪرﯾﺐ‬

‫إﻟﻰ‪ :‬إدارة اﻹﻧﺘﺎج‪ -‬ﻗﺴﻢ ﺻﻨﺎﻋﺔ اﻟﺰﺟﺎج‬

‫دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺗﺪﻋﻮﻛﻢ إدارةا ﻟﺘﺪرﯾﺐ إﻟﻰ ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺴﻨﻮي ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ اﺣﺘﯿﺎﺟﺎت إدارﺗﻜﻢ اﻟﺘﺪرﯾﺒﯿﺔ‬

‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻻﺣﺘﯿﺎﺟﺎت اﻟﺘﺪرﯾﺒﯿﺔ ﻹدارة اﻹﻧﺘﺎج ﻓﻲ ﻋﺎم ‪2008‬‬

‫ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت رﻗﻢ ‪ 5‬ﺑﻤﺒﻨﻰ إدارة اﻟﺘﺪرﯾﺐ‬

‫ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺘﺪرﯾﺐ‬

‫ﻣﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﯾﻮم اﻷﺣﺪ ‪ 18‬ﻣﺎرس ‪ 2007‬اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪13‬‬

 ‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن‪ :‬ﻣﺪﯾﺮ ﻗﺴﻢ اﻟﺰﺟﺎج واﻟﻤﺸﺮﻓﯿﻦ ﻋﻠﻰ اﻹﻧﺘﺎج‬

‫ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‬

‫‪ -1‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ﻧﻘﺎط اﻟﻘﻮة واﻟﻀﻌﻒ ﻓﻲ اﻟﺘﺪرﯾﺐ ﺧﻼل اﻟﻌﺎم اﻟﻤﻨﺼﺮم )ﺛﻠﺚ ﺳﺎﻋﺔ(‬

‫‪ -2‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻻﺣﺘﯿﺎﺟﺎت اﻟﺘﺪرﯾﺒﯿﺔ اﻟﻔﻨﯿﺔ )ﺛﻼﺛﺔ أرﺑﺎع ﺳﺎﻋﺔ(‬

‫‪ -3‬ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻻﺣﺘﯿﺎﺟﺎت اﻟﺘﺪرﯾﺒﯿﺔ اﻹدارﯾﺔ )ﻧﺼﻒ ﺳﺎﻋﺔ(‬

‫ﺑﺮﺟﺎء دراﺳﺔ اﻻﺣﺘﯿﺎﺟﺎت اﻟﺘﺪرﯾﺒﯿﺔ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع وذﻟﻚ ﻓﻲ ﺿﻮء اﻟﺘﻐﯿﺮات اﻟﺘﻜﻨﻮﻟﻮﺟﯿﺔ اﻟﻤﺘﻮﻗﻌﺔ وﻧﻘﺎط‬
‫اﻟﻀﻌﻒ ﻟﺪى اﻟﻌﺎﻣﻠﯿﻦ‪ .‬وﻛﻤﺎ ﺗﻌﻠﻤﻮن ﻓﺈن ﻧﺘﯿﺠﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺗﺆﺧﺬ ﻛﺄﺳﺎس ﻟﻌﻤﻠﯿﺎت اﻟﺘﺪرﯾﺐ ﻓﻲ اﻟﻌﺎم اﻟﻘﺎدم‬

‫ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ وﺟﻮد أي اﺳﺘﻔﺴﺎر ﻋﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺒﺮﺟﺎء اﻻﺗﺼﺎل ﺑﺈدارةا ﻟﺘﺪرﯾﺐ ﻋﻠﻰ ﺗﻠﻔﻮن ‪1234‬‬

‫ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺘﺪرﯾﺐ‬
‫اﻷﺳﺘﺎذ‪ /‬ﻣﺤﻤﺪ ﻧﻮر‬

‫ﺗﺤﺮﯾﺮا ﻓﻲ ‪ 7‬ﻣﺎرس ‪2007‬‬

‫ﻣﺎ رأﯾﻚ ﻓﻲ ھﺬه اﻟﺪﻋﻮة؟ إن اﻷﻣﻮر ﻛﻠﮭﺎ واﺿﺤﺔ ﻓﺎﻟﻤﻜﺎن واﻟﺰﻣﺎن واﻟﻤﻮﺿﻮع واﻟﺤﻀﻮر وﺟﺪول‬
‫اﻷﻋﻤﺎل ﻣﻮﺿﺤﯿﻦ ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ ﻓﻲ اﻟﺪﻋﻮة‪ .‬ﻛﺬﻟﻚ ﻓﺈن اﻻﺳﺘﻌﺪاد اﻟﻤﻄﻠﻮب ﻣﻦ ﺟﮭﺔ ﻗﺴﻢ ﺗﺼﻨﯿﻊ اﻟﺰﺟﺎج‬
‫ﻣﻮﺿﺢ ﻓﻲ اﻟﺪﻋﻮة‪ .‬ﻣﻦ اﻟﺠﯿﺪ وﺟﻮد رﻗﻢ اﻟﺘﻠﻔﻮن ﻟﻼﺳﺘﻔﺴﺎر ﻋﻦ أي ﺷﻲء ﯾﺨﺺ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ھﻞ ﻻﺑﺪ ﻟﻜﻞ اﺟﺘﻤﺎع ﻣﻦ دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع؟ ھﻨﺎك اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻋﻤﻞ ﺗﺘﺴﻢ ﺑﺎﻧﺨﻔﺎض اﻟﻄﺎﺑﻊ اﻟﺮﺳﻤﻲ ﻣﺜﻞ أن‬
‫ﯾﻄﻠﺐ اﻟﻤﺪﯾﺮ ﻣﻦ اﻟﻤﺮؤوس أن ﯾﺠﺘﻤﻊ ﺑﮫ ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ أداﺋﮫ ﻓﻔﻲ ھﺬه اﻟﺤﺎﻟﺔ ﻗﺪ ﻻﯾﺘﻢ ﻛﺘﺎﺑﺔ دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻗﺪ‬
‫ﯾﻘﻮم اﻟﻤﺪﯾﺮ ﺑﻄﻠﺐ اﺟﺘﻤﺎع ﻓﻮري ﻟﻤﻮاﺟﮭﺔ ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻣﺎ‪ .‬ﻗﺪ ﺗﺘﻔﻖ ﻣﻊ زﻣﯿﻠﻚ ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﺸﺮﻛﺔ وﻧﻔﺲ اﻟﻘﺴﻢ‬
‫وﻧﻔﺲ اﻟﻤﻜﺎن ﻋﻠﻰ أن ﺗﺠﺘﻤﻊ ﻣﻌﮫ ﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ أﻣﺮ ﻣﺎ ﻓﯿﻜﻮن ﻣﻦ اﻟﺴُﺨﻒ ﻛﺘﺎﺑﺔ دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻟﻜﻦ ﻓﻲ ھﺬه‬
‫اﻟﺤﺎﻻت ﻓﺈﻧﮫ ﯾﺘﻢ إﺧﺒﺎر ﻣﺮؤوﺳﻚ أو زﻣﯿﻠﻚ ﺑﻜﻞ أرﻛﺎن دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﺴﺒﻘﺎ ﺷﻔﮭﯿﺎ ﺑﻤﻌﻨﻰ أﻧﮫ ﺳﯿﻜﻮن‬
‫ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺑﻤﻜﺎن وزﻣﺎن وھﺪف اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻣﺎ ﻋﻠﯿﮫ أن ﯾﺠﮭﺰه ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ‬
‫ﺗﻌﻘﺪ ﺑﺸﻜﻞ ﻓﻮري ﻟﻤﻮاﺟﮭﺔ ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻃﺎرﺋﺔ ﺟﺪا ﻓﺈن ﻋﻠﻰ ﻣﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع أن ﯾﻌﻠﻦ ﺳﺒﺐ اﻻﺟﺘﻤﺎع وأھﺪاﻓﮫ‬
‫ﻓﻲ ﺑﺪاﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪14‬‬

 ‫إﻋﺪاد ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻣﺎرس ‪ 2007 ,20‬ﻓﻲ ‪ 12:25‬م ·‬

‫ﺖ ﻓﻲ ﻋﺪة ﻣﻘﺎﻻت ﺳﺎﺑﻘﺔ “إدارة اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت” وﻛﯿﻔﯿﺔ إﻋﺪاد دﻋﻮة اﺟﺘﻤﺎع‪ .‬أُﻧﺎﻗﺶ ھﻨﺎ ﻛﯿﻔﯿﺔ ﻛﺘﺎﺑﺔ‬
‫ﻧﺎﻗﺸ ُ‬
‫ﻣَﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ‪ .Minutes of Meeting‬ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ھﻮ وﺳﯿﻠﺔ ﻟﺘﺴﺠﯿﻞ أھﻢ أﺣﺪاث‬
‫وﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﮭﻮ ﯾَﺨﺪم ﻋﺪة أھﺪاف‬

‫ﺗﺴﺠﯿﻞ ﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺤﯿﺚ ﻻ ﺗُﻨﺴﻰ وﺑﺤﯿﺚ ﯾُﻤﻜﻦ ﻣﺘﺎﺑﻌﺘﮭﺎ‬ ‫‪‬‬

‫ﺗﻮﺿﯿﺢ ﻧﺘﺎﺋﺞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻤﻦ ﻟﻢ ﯾﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬ ‫‪‬‬

‫ﺗﻮﺿﯿﺢ اﻟﺠﮭﺎت واﻷﺷﺨﺎص اﻟﺬﯾﻦ ﺣَﻀﺮوا اﻻﺟﺘﻤﺎع‬ ‫‪‬‬

‫ﺗﻠﺨﯿﺺ ﻣُﻨﺎﻗﺸﺎت وﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع‬ ‫‪‬‬

‫ﻣﻦ اﻟﻔﻮاﺋﺪ ﻏﯿﺮ اﻟﻤﺒﺎﺷﺮة ﻟﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع أﻧﮫ ﯾﻮﺿﺢ ﻣﺎ إذا ﻛﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻧﺘﮭﻰ إﻟﻰ ﻗﺮارات أم أﻧﮫ‬
‫ﻛﺎن ﻣُﺠﺮد ﺟﻠﺴﺔ ﺣﻮار وﻣﻨﺎﻗﺸﺎت ﻻ ﻓﺎﺋﺪة ﻣﻨﮭﺎ‬

‫ﻣُﻜﻮﱢﻧﺎت ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻻﺑﺪ أن ﯾﺤﺘﻮي ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ وھﻲ‪ :‬ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬ﻣﻜﺎن وزﻣﺎن‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬أﺳﻤﺎء اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ واﻟﺠﮭﺎت اﻟﺘﻲ ﯾُﻤﺜﻠﻮﻧﮭﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬اﺳﻢ رﺋﯿﺲ أو ﻣﻘﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬اﺳﻢ ﻣُﻌﺪ‬
‫ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬ﺗﺎرﯾﺦ ﻛﺘﺎﺑﺔ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ ،‬اﻟﻘﺮارات اﻟﺘﻲ اﺗﺨﺬت‪ ،‬أي أﺣﺪاث ﯾﻜﻮن ھﻨﺎك ﻗﯿﻤﺔ‬
‫ﻣﻦ ﺗﺴﺠﯿﻠﮭﺎ‪ .‬ﻗﺪ ﯾﺘﻢ ﺗﻮﺿﯿﺢ ﺗﺎرﯾﺦ اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺘﺎﻟﻲ ووﻗﺖ اﻧﺘﮭﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻗﺪ ﯾﺘﻢ ﺗﺴﺠﯿﻞ اﻋﺘﺬار ﻣﻦ‬
‫اﻋﺘﺬر ﻋﻦ ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻛﯿﻒ ﺗﻘﻮم ﺑﺘﺴﺠﯿﻞ اﻟﻤﺴﻮدة اﻷوﻟﻰ ﻟﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع؟‬

‫إذا أُوﻛﻞ إﻟﯿﻚ ﺗﺴﺠﯿﻞ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻌﻠﯿﻚ أن ﺗﺄﺧﺬ اﻷﻣﺮ ﻋﻠﻰ ﻣَﺤﻤَﻞ اﻟﺠﺪ ﻷن إﻋﺪاد ﻣﺤﻀﺮ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺸﻜﻞ ﻣُﺤﺪد وواﺿﺢ ﯾُﺴﺎھﻢ ﺑﺸﻜﻞ أﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ ﻧﺠﺎح اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ ﻏﺎﯾﺘﮫ‪ .‬ﻓﻘﺪ‬
‫ﯾﺘﺴﺒﺐ ﻏُﻤﻮض ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع أو إﻏﻔﺎﻟﮫ ﻟﺬﻛﺮ أﻣﺮٍ ھﺎم ﻓﻲ ﺣﺪوث ﻣﺸﺎﻛﻞ ﻋﺪﯾﺪة ﻣﺜﻞ ﻋﺪم ﺗﻨﻔﯿﺬ ﺑﻌﻀﺎ‬
‫ﻣﻦ ﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع أو اﻟﺘﺴﺒﺐ ﻓﻲ ﺣﺪوث ﺗﻨﺎزع ﺑﯿﻦ اﻟﺠﮭﺎت اﻟﻤﺸﺘﺮﻛﺔ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﯾﺠﺐ أن ﺗﻜﻮن ﻋﻞ ﻋﻠﻢ ﺑﻤﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺳﺒﺐ اﻧﻌﻘﺎده وﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ .‬ﯾﺠﺐ أن ﺗﺤﻀﺮ ﻗﺒﻞ اﻧﻌﻘﺎد‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع وأن ﺗﺼﻄﺤﺐ ﻣﻌﻚ اﻷدوات اﻟﺘﻲ ﺳﺘﺴﺪﺧﺪﻣﮭﺎ ﻟﺘﺴﺠﯿﻞ اﻟﻤﺴﻮدة اﻷوﻟﻰ ﻟﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ھﺬه‬
‫اﻷدوات ﻗﺪ ﺗﻜﻮن ﻗﻠﻢ وﻋﺪة أوراق وﻗﺪ ﺗﻜﻮن ﺟﮭﺎز ﺗﺴﺠﯿﻞ ﺻﻐﯿﺮ أو ﺟﮭﺎز ‪ MP3‬أو ﺣﺎﺳﻮب‪ .‬ﻗﻢ‬
‫ﺑﺘﺴﺠﯿﻞ أﺳﻤﺎء ﻣﻦ ﺣﻀﺮوا اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ﻗﻢ ﺑﺘﻤﺮﯾﺮ ﻛﺸﻒ ﺣﻀﻮر واﻃﻠﺐ ﻣﻦ ﻛﻞ ﻣﺸﺎرك اﻟﺘﻮﻗﯿﻊ أو‬
‫وَﺿﻊ ﻋﻼﻣﺔ أﻣﺎم اﺳﻤﮫ أو ﺗﺴﺠﯿﻞ اﺳﻤﮫ إن ﻟﻢ ﯾﻜﻦ ﻣﺴﺠﻼ‪ .‬ﯾُﻔﻀﻞ أن ﺗﺠﻠﺲ ﻗﺮﯾﺒﺎ ﻣﻦ ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺣﺘﻰ‬
‫ﯾﻤﻜﻨﻚ اﺳﺘﺸﺎرﺗﮫ ﻓﻲ أي أﻣ ٍﺮ ﻣﺘﻌﻠﻖ ﺑﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺗﺄﻛﺪ ﻣﻦ أﻧﻚ ﺗﻌﺮف أﺳﻤﺎء اﻟﻤﺘﺤﺪﺛﯿﻦ وﯾﻤﻜﻨﻚ‬
‫رﺳﻢ ﺷﻜﻞ ﺗﺨﻄﯿﻄﻲ ﻷﻣﺎﻛﻦ ﺟﻠﻮس اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﺑﺤﯿﺚ ﺗﺮﺟﻊ إﻟﯿﮫ ﻋﻨﺪ اﻟﺤﺎﺟﺔ وﯾﻤﻜﻨﻚ أن ﺗﻄﻠﺐ ﻣﻦ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪15‬‬

‫اﻟﻤﺘﺤﺪث ﺗﻘﺪﯾﻢ ﻧﻔﺴﮫ‪ .‬ﻗُﻢ ﺑﺘﺴﺠﯿﻞ اﻟﻘﺮارات وأھﻢ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺎت واﻟﺘﻮﺿﯿﺤﺎت اﻟﺘﻲ ﻗِﯿﻠﺖ‪ .‬ﻻ ﺗُﺤﺎول ﺗﺴﺠﯿﻞ ﻛﻞ‬
‫ﻛﻠﻤﺔ وﻛﻞ رأي وﻟﻜﻦ ﺳﺠﻞ اﻷﺷﯿﺎء اﻟﮭﺎﻣﺔ‪ .‬ﻻ ﺗُﺴﺠﻞ اﻷﺣﺎدﯾﺚ اﻟﺨﺎرﺟﺔ ﻋﻦ أﻣﻮر اﻟﻌﻤﻞ وﻻ ﺗُﺴﺠﻞ‬
‫ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺎت‪ .‬ﺳﺠﻞ اﻟﻘﺮارات واﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ ﺣﺴﺐ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﺣﺪوﺛﮭﺎ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ﺣﺴﺐ ﺗﺮﺗﯿﺐ‬
‫ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‪ .‬ﻛُﻦ ﺣﺮﯾﺼﺎ ودﻗﯿﻘﺎ ﻓﯿﻤﺎ ﺗﻜﺘﺐ ﻟِﻜﯿﻼ ﯾﺮﻓﺾ اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن ﺑﻌﺪ ذﻟﻚ اﻟﺘﻮﻗﯿﻊ ﻋﻠﻰ ﻣﺤﻀﺮ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻗﺪ ﺗﺘﺄﻛﺪ أ ﻣﻦ ﻗﺒﻮل اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻟﻤﺎ ﻛﺘﺒﺘﮫ وذﻟﻚ ﻗﺒﻞ ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ﻗﺒﻞ اﻻﻧﺘﻘﺎل إﻟﻰ ﻓﻘﺮة‬
‫أﺧﺮى ﻓﻲ ﺟﺪول اﻷﻋﻤﺎل‬

‫ﺑﻌﺾ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﯾﻜﻮن ﻟﮭﺎ ﻃﺎﺑﻊ رﺳﻤﻲ ﺟﺪا ﻣﺜﻞ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺠﻤﻌﯿﺎت اﻟﻌﻤﻮﻣﯿﺔ وﻣﺠﺎﻟﺲ اﻹدارات وﻣﺎ‬
‫إﻟﻰ ذﻟﻚ‪ .‬ھﺬه اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻗﺪ ﺗﺘﻤﯿﺰ ﺑﺼﯿﻐﺔ ﻣﺤﺪدة ﻟﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع أو ﺑﺎﺷﺘﺮاﻃﺎت ﺧﺎﺻﺔ‪ .‬ﻓﻲ ھﺬه‬
‫اﻟﺤﺎﻻت ﻋﻠﯿﻚ ﻣُﺮاﻋﺎة ﺗﻠﻚ اﻻﺷﺘﺮاﻃﺎت اﻟﺨﺎﺻﺔ‪ .‬ﻓﻲ ھﺬه اﻟﻤﻘﺎﻟﺔ ﻧﺘﺤﺪث ﻋﻦ اﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ‬
‫اﻟﻌﺎدﯾﺔ‬

‫ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗُﻢ ﺑﺈﻋﺪاد ﻣﺴﻮدة ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻤﺎ ﺳﺠﻠﺘﮫ أﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻋﺮﺿﮭﺎ ﻋﻠﻰ ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﺛﻢ ﻣﺮرھﺎ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ ﻟﻠﺘﻮﻗﯿﻊ أو إﺑﺪاء أي ﻣﻼﺣﻈﺎت ﺛﻢ ﻗﻢ ﺑﺘﻮزﯾﻊ اﻟﻤﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﻨﮭﺎﺋﻲ‪ .‬ﺣﺎول‬
‫إﻧﺠﺎز ﻣﺴﻮدة ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ أﻗﺮب وﻗﺖ ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺮﺳﻤﯿﺔ ﺟﺪا ﯾﺘﻢ‬
‫اﻟﺘﺼﺪﯾﻖ ﻋﻠﻰ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ أول اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺘﺎﻟﻲ‬

‫ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻗﺪ ﯾﺘﻜﻮن ﻣﻦ ورﻗﺔ أو اﺛﻨﺘﯿﻦ أو ﻋﺪة أوراق ﺣﺴﺐ ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻣﺪى رﺳﻤﯿﺘﮫ‪ .‬ﻗﺪ‬
‫ﯾﺘﻢ إرﻓﺎق ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات ﺑﺎﻻﺟﺘﻤﺎع ﻛﺠﺪول زﻣﻨﻲ أو رﺳﻢ ﺗﻮﺿﯿﺤﻲ‬

‫أﻣﺜﻠﺔ ﻟﻸﺧﻄﺎء ﻓﻲ إﻋﺪاد ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‪:‬‬

‫اﻟﻤﺜﺎل اﻷول‪ :‬اﻟﻤﺜﺎل اﻟﺘﺎﻟﻲ ﯾﻮﺿﺢ ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ ﺳﺒﻞ ﺗﻘﻠﯿﻞ وﻗﺖ اﻧﺘﻈﺎر اﻟﻌﻤﻼء ﻗﺒﻞ اﻟﺤﺼﻮل‬
‫ﻋﻠﻰ اﻟﺨﺪﻣﺔ‬

‫ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﺗﻘﻠﯿﻞ وﻗﺖ اﻧﺘﻈﺎر اﻟﻌﻤﻼء ﻗﺒﻞ اﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﺨﺪﻣﺔ‬

‫ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت رﻗﻢ ‪5‬‬

‫ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻌﻤﻠﯿﺎت‪ -‬إﺑﺮاھﯿﻢ ﺳﻌﺪ‬

‫ﻣﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﯾﻮم اﻷﺣﺪ ‪ 11‬ﻣﺎرس ‪ 2007‬اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا‬

‫اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬دراﺳﺔ ﻛﯿﻔﯿﺔ ﺗﻘﻠﯿﻞ وﻗﺖ اﻧﺘﻈﺎر اﻟﻌﻤﻼء ﺑﻌﺪ وﺻﻮل ﻋﺪة ﺷﻜﺎوى ﺧﻼل اﻟﺸﮭﺮ‬
‫اﻟﻤﺎﺿﻲ‬

‫ﻣﻠﺨﺺ ﻟﻤﺎ دار ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪16‬‬

 ‫ﺑﻌﺪ دراﺳﺔ اﻟﻤﻮﺿﻮع ﺗﻘﺮر اﻵﺗﻲ‪:‬‬

‫ﺗﺤﺴﯿﻦ ﻣﻜﺎن اﻻﻧﺘﻈﺎر‬ ‫‪‬‬

‫ﺗﻘﻠﯿﻞ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻼزم ﻟﺨﺪﻣﺔ اﻟﻌﻤﯿﻞ‬ ‫‪‬‬

‫ﺗﺪرﯾﺐ ﻣﻮﻇﻔﻲ اﻟﻤﺒﯿﻌﺎت ﻟﺮﻓﻊ ﻣﺴﺘﻮاھﻢ‬ ‫‪‬‬

‫ﻣﺎذا ﺗُﻼﺣﻆ ﻋﻠﻰ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ؟ ﺑﺎﻹﺿﺎﻓﺔ إﻻ أن اﻟﺪﻋﻮة ﻟﻢ ﺗﻮﺿﺢ ﻣﻦ ھﻢ اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن ﻓﻲ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﺈن ھﻨﺎك ﺧﻄﺄ ﻓﺎدح‪ .‬ھﻞ ﺗﻌﺮف ﻣﺎ ھﻮ؟ إن اﻟﺪﻋﻮة ﻟﻢ ﺗﺤﺪد ﻣﻦ ﺳﯿﻘﻮم ﺑﺘﻨﻔﯿﺬ اﻟﻘﺮارات وﻻ ﻣﺘﻰ‬
‫ﺳﯿﺘﻢ ﺗﻨﻔﯿﺬھﺎ وﻻ ﻛﯿﻒ ﺳﯿﺘﻢ ﺗﻨﻔﯿﺬھﺎ‪ .‬إن اﻟﻘﺮارات ھﻲ ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ ﺷﻌﺎرات ﻋﺎﻣﺔ ﺟﺪا وﻏﯿﺮ دﻗﯿﻘﺔ‪ .‬ﻣﻦ‬
‫اﻟﻄﺒﯿﻌﻲ أن ﯾُﻌﻘﺪ ﻧﻔﺲ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻌﺪ ﻋﺪة أﺷﮭﺮ وﻻ ﯾﻜﻮن ﺷﯿﺌﺎ ﻗﺪ ﺗﻐﯿﺮ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﺗﻜﻮن اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻛﻌَﺪَﻣﮭﺎ‬
‫ﺑﻞ ﻋﺪﻣﮭﺎ أﻓﻀﻞ ﻓﻲ ھﺬه اﻟﺤﺎﻟﺔ‬

‫اﻟﻤﺜﺎل اﻟﺜﺎﻧﻲ‪ :‬اﻟﻤﺜﺎل اﻟﺘﺎﻟﻲ ﯾﻮﺿﺢ ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ ﻟﺪراﺳﺔ أﺳﺒﺎب اﻟﻤﺸﺎﻛﻞ ﻓﻲ ﺟﻮدة اﻟﻤﻨﺘﺞ‬
‫وأﺳﻠﻮب ﺗﺤﺴﯿﻨﮭﺎ‬

‫ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬رﻓﻊ ﻣﺴﺘﻮى اﻟﺠﻮدة‬

‫ﻣﻜﺎن اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت رﻗﻢ ‪5‬‬

‫ﻗﺎﺋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺠﻮدة‪ -‬إﺑﺮاھﯿﻢ ﺳﻌﺪ‬

‫ﻣﻮﻋﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬ﯾﻮم اﻷﺣﺪ ‪ 11‬ﻣﺎرس ‪ 2007‬اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا‬

‫اﻟﻤﺸﺎرﻛﻮن‪:‬‬

‫ﺣﺴﻦ ﻓﺮﯾﺪ ‪ -‬ﻣﺪﯾﺮ اﻹﻧﺘﺎج‬

‫ﻓﺘﺤﻲ ﻧﻮر ‪ -‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺘﺨﻄﯿﻂ‬

‫ﻣﺤﻤﺪ أﺣﻤﺪ ‪ -‬ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ‬

‫ﻧﺒﯿﻞ ﻛﺮﯾﻢ‪ -‬ﻣﮭﻨﺪس اﻟﺠﻮدة‬

‫اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ :‬دراﺳﺔ أﺳﺒﺎب ﻣﺸﻜﻼت ﺟﻮدة اﻟﻤﻨﺘﺞ وأﺳﻠﻮب ﺗﺤﺴﯿﻨﮭﺎ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪17‬‬

 ‫ﻣﻠﺨﺺ ﻟﻤﺎ دار ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺑﺪأ اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ واﻟﻨﺼﻒ وﻗﺪ ﺑﺪأ ﺑﺸﺮب ﺑﻌﺾ اﻟﻌﺼﺎﺋﺮ ﺛﻢ ﺣﺪد ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺠﻮدة أھﺪاف‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬وﻗﺪ ﺗﺤﺪث ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺘﺨﻄﯿﻂ ﻣﻮﺿﺤﺎ أن ﻣﻌﻈﻢ اﻟﻤﺸﺎﻛﻞ ھﻲ ﺑﺴﺒﺐ أﺧﻄﺎء ﻓﻲ اﻹﻧﺘﺎج ﻣﻤﺎ أﺛﺎر‬
‫ﺣﻔﯿﻈﺔ ﻣﺪﯾﺮ اﻹﻧﺘﺎج اﻟﺬي ادﻋﻰ أن ﺟﻤﯿﻊ ﻋﻤﻠﯿﺎت اﻹﻧﺘﺎج ﺗﺘﻢ ﺑﺸﻜﻞ راﺋﻊ‪ .‬وﻗﺪ أﺑﺪى ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ ﺗﺤﻔﻈﮫ‬
‫ﻋﻠﻰ اﺗﮭﺎﻣﺎت ﻣﺪﯾﺮ اﻹﻧﺘﺎج ﺑﺄن أﻋﻤﺎل اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ ﻻ ﺗﺘﻢ ﺑﺸﻜﻞ ﺟﯿﺪ‪ .‬وﺑﻌﺪ ذﻟﻚ ﺗﻮﻗﻒ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﻔﺘﺮة راﺣﺔ‬
‫ﺧﻤﺲ دﻗﺎﺋﻖ‬

‫ﺑﻌﺪ ﻓﺘﺮة اﻟﺮاﺣﺔ ﻗﺮر اﻟﻤﺠﺘﻤﻌﻮن‪:‬‬

‫ﺗﺸﻜﯿﻞ ﻓﺮﯾﻖ ﻋﻤﻞ ﻣﻦ إدارة اﻟﺠﻮدة واﻹﻧﺘﺎج واﻟﺼﯿﺎﻧﺔ واﻟﺘﺨﻄﯿﻂ ﻟﺪراﺳﺔ أﺳﺒﺎب ﻣﺸﺎﻛﻞ ﺟﻮدة‬ ‫‪‬‬
‫اﻟﻤﻨﺘﺞ ﻋﻠﻰ أن ﺗﻘﺪم ﺗﻘﺮﯾﺮھﺎ ﻟﻤﺪﯾﺮي اﻹدارات ﺧﻼل ﻋﺸﺮة أﯾﺎم‬

‫ﯾﺘﻢ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺘﺎﻟﻲ ﯾﻮم اﻷﺣﺪ ‪ 25‬ﻣﺎرس اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻤﻜﺎن‬ ‫‪‬‬

‫ﺑﻌﺪ ذﻟﻚ ﺣﯿﱠﺎ ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺠﻮدة ﺟﻤﯿﻊ اﻟﺤﻀﻮر وﺗﺒﺎدﻟﻮا اﻷﺣﺎدﯾﺚ اﻟﻮدﯾﺔ‬

‫ﻣﺪﯾﺮ اﻟﺠﻮدة‬

‫ﺗﺤﺮﯾﺮا ﻓﻲ ‪ 12‬ﻣﺎرس ‪2007‬‬

‫ﻣﺎذا ﺗﻼﺣﻆ ﻋﻠﻰ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ؟‬

‫إﻧﮭﺎ ﺗﺤﺘﻮي ﻋﻠﻰ ﻣﻌﻈﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ وﻟﻜﻦ ﯾﻌﯿﺒﮭﺎ أﻣﺮ ﺧﻄﯿﺮ وھﻮ أﻧﮭﺎ ﺗﺒﺪو ﻛﻮﺻﻒ ﺗﻔﺼﯿﻠﻲ ﻟﻤﺎ‬
‫ﺣﺪث ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع اﻟﻌﻤﻞ ﯾﻨﺒﻐﻲ أن ﯾﻘﺘﺼﺮ ﻋﻠﻰ اﻷﺷﯿﺎء اﻟﮭﺎﻣﺔ وﺧﺎﺻﺔ اﻟﻘﺮارات أﻣﺎ‬
‫وﺻﻒ اﻷﺣﺎدﯾﺚ اﻟﺘﻲ دارت وﻗﺘﺮات اﻟﺮاﺣﺔ ﻓﮭﻮ أﻣﺮ ﻻ ﯾُﻜﺘﺐ ﻓﻲ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫اﻟﻤﺜﺎل اﻟﺜﺎﻟﺚ‪ :‬اﻟﻤﺜﺎل اﻟﺘﺎﻟﻲ ﯾﻮﺿﺢ ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ ﺟﺪول اﻟﺮﺣﻼت ﻓﻲ اﻟﻤﺪرﺳﺔ ﻓﻲ ﻧﺼﻒ اﻟﻌﺎم‬
‫اﻟﺪراﺳﻲ اﻟﺜﺎﻧﻲ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪18‬‬

 ‫ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﺗﻢ ﻋﻘﺪ اﺟﺘﻤﺎع ﺑﮭﺪف ﺗﺤﺪﯾﺪ ﺟﺪول اﻟﺮﺣﻼت ﻓﻲ ﻧﺼﻒ اﻟﻌﺎم اﻟﺪراﺳﻲ اﻟﺜﺎﻧﻲ وذﻟﻚ ﻓﻲ ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬
‫اﻟﺮﺋﯿﺴﯿﺔ ﺑﺎﻟﻤﺪرﺳﺔ‪ .‬وﻗﺪ ﻗﺎد اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻷﺳﺘﺎذ اﻟﻔﺎﺿﻞ ﻣﺪﯾﺮ اﻟﻤﺪرﺳﺔ‪ -‬ﺣﺴﻦ ﺳﺎﻣﺢ وﻗﺪ ﺑﺪأ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻮم‬
‫اﻷﺣﺪ ‪ 11‬ﻣﺎرس ‪ 2007‬اﻟﺴﺎﻋﺔ اﻟﺜﺎﻧﯿﺔ ﻇﮭﺮا‪ .‬وﻗﺪ ﺣﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻛﻼء اﻟﻤﺪرﺳﺔ وﻣﺸﺮف اﻟﺮﺣﻼت‬
‫وﻣﺸﺮﻓﻮ اﻟﻤﻮاد‬

‫وﻗﺪ ﺗﻢ اﻻﺗﻔﺎق ﻋﻠﻰ أن ﺗﺒﺪا اﻟﺮﺣﻼت ﺑﺮﺣﻠﺔ إﻟﻰ ﻣﺘﺤﻒ اﻟﻌﻠﻮم ﻓﻲ اﻷﺳﺒﻮع اﻟﺨﺎﻣﺲ ﺛﻢ ﯾﻠﻲ ذﻟﻚ رﺣﻠﺔ إﻟﻰ‬
‫ﻣﺼﻨﻊ أﺳﻤﻨﺖ اﻟﺸﺮق ﻓﻲ اﻷﺳﺒﻮع اﻟﺴﺎﺑﻊ‪ .‬وﻗﺪ ﺗﻘﺮر أن ﺗﻜﻮن ھﻨﺎك رﺣﻠﺔ ﺗﺮﻓﯿﮭﯿﺔ إﻟﻰ ﻣﺪﯾﻨﺔ اﻷﻟﻌﺎب ﻣﺮة‬
‫أﺳﺒﻮﻋﯿﺎ ﻓﻲ اﻷﺳﺎﺑﯿﻊ ﻣﻦ اﻟﺘﺎﺳﻊ إﻟﻰ اﻟﺜﺎﻧﻲ ﻋﺸﺮ‪ .‬وﺳﻮف ﯾﻮق ﻣﺸﺮف اﻟﺮﺣﻼت ﺑﺎﻟﺘﻌﺎﻗﺪ ﻣﻊ ﺷﺮﻛﺔ اﻟﻨﻘﻞ‬
‫ﺣﺴﺐ اﻟﺠﺪول اﻟﻤﻮﺿﻮع‪ .‬وﺳﻮف ﯾﺘﻮﻟﻰ ﻣﺪرس اﻟﺘﺮﯾﺒﺔ اﻟﺮﯾﺎﺿﯿﺔ اﻹﺷﺮاف ﻋﻠﺮ اﻟﺮﺣﻼت اﻟﺘﺮﻓﯿﮭﯿﺔ‬
‫وﯾﺘﻮﻟﻰ ﻣﺪرس اﻟﻌﻠﻮم اﻹﺷﺮاف ﻋﻠﻰ رﺣﻠﺔ ﻣﺘﺤﻒ اﻟﻌﻠﻮم وﯾﺘﻮﻟﻰ ﻣﺪرس اﻟﺪراﺳﺎت اﻹﺷﺮاف ﻋﻠﻰ رﺣﻠﺔ‬
‫اﻟﺸﺮق ﻟﻸﺳﻤﻨﺖ‪ .‬وﺳﻮف ﯾﺴﻤﺢ ﺑﺤﻀﻮر ﻣﺮاﻓﻖ ﻣﻊ ﻛﻞ ﻃﺎﻟﺐ ﻣﻊ اﻷﺧﺬ ﻓﻲ اﻻﻋﺘﺒﺎر أن ﻛﻞ رﺣﻠﺔ‬
‫ﺳﺘﺘﻜﻮن ﻣﻦ ﺣﺎﻓﻠﺘﯿﻦ ﺑﻤﻌﻨﻰ أن ﻋﺪد اﻟﻄﻠﺒﺔ واﻟﻤﺮاﻓﻘﯿﻦ ﻓﻲ ﻛﻞ رﺣﻠﺔ ﺳﯿﻜﻮن ﺛﻤﺎﻧﻮن ﻓﺮدا‪ .‬وﺳﻮف ﯾﺘﻢ‬
‫ﺗﻮﻓﯿﺮ وﺟﺒﺎت ﺧﻔﯿﻔﺔ ﻓﻲ ﻛﻞ رﺣﻠﺔ وﺳﻮف ﯾﺘﻮﻟﻰ ﻣﺸﺮف اﻟﺮﺣﻼت ﺗﻨﺴﯿﻖ ذﻟﻚ ﻣﻊ ﻣﻄﻌﻢ اﻟﻤﺪرﺳﺔ‬

‫ﻣﺎذا ﺗﻼﺣﻆ ﻋﻠﻰ دﻋﻮة اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ؟ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﻏﻢ ﻣﻦ أﻧﮭﺎ اﺣﺘﻮت ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت دﻗﯿﻘﺔ وواﺿﺤﺔ ووﺿﺤﺖ‬
‫اﻟﻤﺴﺌﻮﻟﯿﺎت إﻻ أن أﺳﻠﻮب إﺧﺮاﺟﮭﺎ ﺳﻲء ﻷن اﻟﻘﺎرئ ﻻ ﯾﺴﺘﻄﯿﻊ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ أي ﻣﻌﻠﻮﻣﺔ ﺳﻮى ﺑﻘﺮاءﺗﮭﺎ‬
‫ﻛﻠﮭﺎ‪ .‬ﻣﻦ اﻟﻤﻔﻀﻞ ﺗﻮﺿﯿﺢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ ﻛﺎﻟﺰﻣﺎن واﻟﻤﻜﺎن واﻟﻤﺸﺎرﻛﯿﻦ وﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻗﺎﺋﺪ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞ ﻧﻘﺎط ﻛﻤﺎ ﺳﺒﻖ ﻓﻲ اﻟﺪﻋﻮﺗﯿﻦ اﻟﺴﺎﺑﻘﺘﯿﻦ‪ .‬ﻛﺬﻟﻚ ﯾﺠﺐ ﺗﻮﺿﯿﺢ ﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻓﻲ‬
‫ﺷﻜﻞ ﻧﻘﺎط أو ﻓﻲ ﺷﻜﻞ ﺟﺪول‪ .‬ﻓﻜﺎن ﻣﻦ اﻷﻧﺴﺐ وﺿﻊ ﺟﺪول ﯾﻮﺿﺢ ﻣﻮاﻋﯿﺪ اﻟﺮﺣﻼت ﺛﻢ ﺗﻮﺿﯿﺢ اﻟﻨﻘﺎط‬
‫اﻟﻌﺎﻣﺔ أﺳﻔﻞ اﻟﺠﺪول ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞ ﻧﻘﺎط ﻣﻨﻔﺼﻠﺔ‬

‫ﻟﻌﻠﻚ ﺗﻜﻮن أدرﻛﺖ ﺑﻌﺾ اﻷﺧﻄﺎء ﻓﻲ ﻛﺘﺎﺑﺔ ﻣﺤﻀﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻤﺎ ﯾﺴﺎﻋﺪك ﻋﻠﻰ ﺗﻼﻓﯿﮭﺎ ﻋﻨﺪ ﻗﯿﺎﻣﻚ ﺑﺈﻋﺪاد‬
‫ﻣﺤﻀﺮ اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮاﻗﻊ ﺣﻮل ﻧﻔﺲ اﻟﻤﻮﺿﻮع‪:‬‬

‫‪minutes of meeting How to take‬‬

‫‪http://www.ehow.com/how_3815_minutes-business-meeting.html‬‬
‫‪minutes Taking‬‬
‫‪http://www.ala.org/ala/acrlbucket/is/organizationacrl/tipsacrl/tipstakingminutes.htm‬‬
‫‪Tips of taking minutes‬‬
‫‪http://www.ala.org/ala/acrlbucket/is/organizationacrl/tipsacrl/tipstakingminutes.htm‬‬
‫‪http://www.wikihow.com/Take-Minutes‬‬ ‫‪How to take minutes‬‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪19‬‬

 ‫ﻣﻦ ﺳﻤﺎت اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﺎﺷﻠﺔ‬
‫دﯾﺴﻤﺒﺮ ‪ 2006 ,6‬ﻓﻲ ‪ 8:25‬ص ·‬

‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﮭﺪف إﻟﻰ ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ ﻣﻮاﺿﯿﻊ اﻟﻌﻤﻞ واﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ ﻗﺮارات ھﻲ وﺳﯿﻠﺔ ھﺎﻣﺔ ﻟﻠﻮﺻﻮل إﻟﻰ‬
‫اﻟﻘﺮارات اﻟﺴﻠﯿﻤﺔ‪ .‬وﻟﻜﻦ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻷﺣﯿﺎن أو رﺑﻤﺎ ﻛﺜﯿﺮ ﻣﻦ اﻷﺣﯿﺎن ﺗﺘﻤﯿﺰ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﺑﺎﻟﻔﺸﻞ وﺗﺼﺒﺢ‬
‫ﻣَﻀﯿﻌﺔ ﻟﻠﻮﻗﺖ‪ .‬ﻣﻦ ﺳﻤﺎت ھﺬه اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﺎﺷﻠﺔ‬

‫ﻣﺎ ﻗﺒﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أ‪ -‬دﻋﻮة ﻋﺪد ﻛﺒﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ رﺑﻤﺎ وﺻﻞ إﻟﻰ اﻟﺜﻼﺛﯿﻦ أو اﻷرﺑﻌﯿﻦ‪ .‬وﯾﺰﯾﺪ اﻟﻄﯿﻦ ﺑﻠﺔ أن ﺗﻜﻮن ﻏﺮﻓﺔ‬
‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻏﯿﺮ ﻣﺠﮭﺰة ﻻﺳﺘﻘﺒﺎل ھﺬا اﻟﻌﺪد‬

‫ب‪ -‬ﻋﺪم وﺿﻮح اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻤﻮاﺿﯿﻊ اﻟﺘﻲ ﺳﺘﻨﺎﻗﺶ واﻟﻘﺮارت اﻟﻤﻄﻠﻮب اﺗﺨﺎذھﺎ‬

‫ت‪ -‬ﻋﺪم اﻟﺘﺤﻀﯿﺮ اﻟﺠﯿﺪ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع ﺑﻘﺮاءة ﺗﻘﺎرﯾﺮ واﻟﻮﻗﻮف ﻋﻠﻰ اﻟﺤﻘﺎﺋﻖ ﻣﻤﺎ ﯾﺆدي إﻟﻰ اﻋﺘﻤﺎد اﻻﺟﺘﻤﺎع‬
‫ﻋﻠﻰ اﻟﻤﮭﺎﺗﺮات واﻟﺼﻮت اﻟﻤﺮﺗﻔﻊ وﻛﺬﻟﻚ اﻻﺳﺘﻤﺎع ﻷول ﻣﺮة ﻟﻠﺤﻘﺎﺋﻖ ﻓﻲ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ث‪ -‬ﻋﺪم ﺗﻮﻓﺮ أدوات ﻣﺴﺎﻋﺪة ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻓﻲ ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻣﺜﻞ ﻋﺎرض اﻟﺒﯿﺎﻧﺎت وﺷﺎﺷﺔ أو ﺳﺒﻮرة‬

‫ﺑﺪاﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أ‪ -‬ﻋﺪم اﺣﺘﺮام ﻣﯿﻌﺎد اﻻﺟﺘﻤﺎع…اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﺒﺪأ ﺑﻌﺪ ﻣﯿﻌﺎده ﺑﺮﺑﻊ أو ﻧﺼﻒ ﺳﺎﻋﺔ واﻟﺤﺎﺿﺮون ﯾﺘﻮاﻓﺪون‬
‫ﺗﺒﺎﻋﺎ واﻟﺪاﻋﻲ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع )ﻣﻨﻈﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎع( ﻗﺪ ﯾﺤﻀﺮ ﻣﺘﺄﺧﺮا‬

‫ب‪ -‬ﻋﺪم وﺿﻮح اﻟﮭﺪف ﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﺗﺠﺪ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﯾﺘﺴﺎءﻟﻮن ﻟﻤﺎذا ﻋُﻘﺪ ھﺬا اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻻ ﯾﻌﺮﻓﻮن‬
‫اﻹﺟﺎﺑﺔ‬

‫ت‪ -‬ﺗﻮﺟﯿﮫ اﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ ﺑﺎﻟﺘﻠﻤﯿﺢ إﻟﻰ اﻟﻘﺮار اﻟﺬي ﯾﺮﯾﺪ اﻟﻤﺪﯾﺮ اﺗﺨﺎذه ﻗﺒﻞ ﻣﻨﺎﻗﺸﺔ اﻟﺤﻘﺎﺋﻖ‬

‫ث‪ -‬ﻋﺪم ﺣﻀﻮر أﺷﺨﺎص ﻟﮭﻢ دور أﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع‪ .‬ﻋﺪم ﺣﻀﻮر ھﺆﻻء اﻷﺷﺨﺎص ﻗﺪ‬
‫ﻼ او ﻧﺘﯿﺠﺔ ﻋﺪم إھﺘﺎﻣﮭﻢ ﺑﺎﻟﺤﻀﻮر او ﻧﺘﯿﺠﺔ ﺗﻌﻤﺪھﻢ ﻋﺪم اﻟﺤﻀﻮر ﻟﻜﻲ‬
‫ﯾﻜﻮن ﻧﺘﯿﺠﺔ ﻋﺪم دﻋﻮﺗﮭﻢ أﺻ ً‬
‫ﯾﻔﺸﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ج‪ -‬وﺟﻮد ﻋﺪد ﻣﻦ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ اﻟﺬﯾﻦ ﻻ ﯾﻌﺮﻓﻮن ﺳﺒﺐ وﺟﻮدھﻢ‬

‫وﺳﻂ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أوﻻً‪ :‬اﻟﺤﻮار واﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮار‬

‫أ‪ -‬اﻟﺨﺮوج ﻋﻦ ﻣﻮﺿﻮع اﻻﺟﺘﻤﺎع إﻟﻰ ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت ﻓﺮﻋﯿﺔ أو ﺧﺎرﺟﯿﺔ ﺗﻤﺎﻣﺎً واﺳﺘﻌﺬاب اﻟﺘﺤﺎور ﻓﯿﮭﺎ‬

‫ب‪ -‬اﻟﺪﺧﻮل ﻓﻲ ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ دﻗﯿﻘﺔ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻓﻘﺪان اﻟﺘﺮﻛﯿﺰ ﻋﻠﻰ اﻟﮭﺪف اﻷﺻﻠﻲ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪20‬‬

 ‫ت‪ -‬ﻋﺪم ﺗﺸﺠﯿﻊ ﻟﻐﺔ اﻟﺤﻮار واﻟﻤﻨﺎﻗﺸﺔ واﻟﺤﻘﺎﺋﻖ وﻻﺣﺘﺮام اﻟﻤﺘﺒﺎدل‪ .‬ﺗﺠﺪ ھﺬا ﯾﻮﺑﱢﺦ ذاك وﺷﺨﺺ ﯾﺴﺘﮭﺰئ‬
‫ﺑﺰﻣﯿﻠﮫ‬

‫ث‪ -‬اﻟﻤﺰاح واﻟﻀﺤﻚ اﻟﺰاﺋﺪ )اﻟﺘﮭﺮﯾﺞ( ﺧﻼل اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﺎﻟﻨﻜﺎت اﻟﻜﺜﯿﺮة‬

‫ج‪ -‬ﻋﺪم اﻟﺴﻤﺎح ﻟﻠﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﺑﻌﺮض اﻟﺤﻘﺎﺋﻖ ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺮﺗﺐ وﻣﻘﺎﻃﻌﺘﮭﻢ ﺑﺎﻷﺳﺌﻠﺔ واﻟﻤﮭﺎﺟﻤﺔ‬

‫ح‪ -‬ﻣﮭﺎﺟﻤﺔ اﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﯾﻘﻮم ﺑﻌﺮض اﻟﻤﻮﺿﻮع واﻻﻋﺘﺮاض ﻋﻠﻰ ﺗﺮﺗﯿﺒﮫ ﻓﻲ ﻋﺮض اﻟﻤﻮﺿﻮع ﻣﻤﺎ‬
‫ﯾﺠﻌﻠﮫ ﻏﯿﺮ ﻗﺎدر ﻋﻠﻰ اﺳﺘﻜﻤﺎل اﻟﺸﺮح‬

‫خ‪ -‬ﺗَﻨَﺎﻗُﺶ ﻣﻦ ﻻ ﯾَﻌﺮف ﻣﻊ ﻣﻦ ﻻ ﯾَﻌﺮف ﻋﻦ ﻣﺎ ﻻ ﯾَﻌﺮﻓﻮن‬

‫د‪ -‬ﻋﺪم اﻟﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻰ اﻻﺟﺘﻤﺎع وﻋﺪم ﻣﻨﻊ ﻣﻦ ﯾﺮﯾﺪ ﻓﺸﻞ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻣﻦ ﺗﻨﻔﯿﺬ ﻣﺨﻄﻄﮫ‬

‫ذ‪ -‬ﻗﯿﺎم اﻟﻤﺴﺘﻤﻌﯿﻦ ﺑﺎﻟﺸﺮح اﻟﺠﺎﻧﺒﻲ ﻟﺒﻌﻀﮭﻢ‬

‫ر‪ -‬اﻟﺘﺤﺪث ﻋﻦ ﻛﻼم ﺟﻤﯿﻞ وﻣﻮاﺿﯿﻊ ﻋﻈﯿﻤﺔ ﺛﻢ ﻻ ﯾﺘﻢ ﺗﻨﻔﯿﺬ أي ﺷﻲء‬

‫ز‪ -‬ﺷﺨﺺ ﯾﺘﻜﻠﻢ “اﻟﻤﺪﯾﺮ” واﻟﺒﺎﻗﻮن ﯾﺼﺪﻗﻮن ﻋﻠﻰ ﻛﻼﻣﮫ وﺗﺤﻮل اﻻﺟﺘﻤﺎع اﻟﺬي ﯾﻔﺘﺮض أن ﺗﻨﺎﻗﺶ ﻓﯿﮫ‬
‫ﺣﻘﺎﺋﻖ وﻣﻌﻠﻮﻣﺎت إﻟﻰ ﻣﺤﺎﺿﺮة ﻓﻲ ﻣﺒﺎدئ اﻟﺤﯿﺎة واﻟﻌﻤﻞ ﯾﻠﻘﯿﮭﺎ ﻛﺒﯿﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫س‪ -‬ﺳﯿﻄﺮة اﻟﻤﺼﺎﻟﺢ اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ ﻋﻠﻰ ﻣﻨﺎﻗﺸﺎت اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ش‪ -‬اﻟﻜﺬب واﻟﻨﻔﺎق‬

‫ﺛﺎﻧﯿﺎ‪ :‬أﻣﻮر ﺗﻨﻈﯿﻤﯿﺔ‬

‫أ‪ -‬اﻟﺴﻤﺎح ﻟﻠﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﺑﺎﺳﺘﺨﺪام اﻟﺘﻠﯿﻔﻮن اﻟﻤﺤﻤﻮل داﺧﻞ ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪ .‬وھﺬا ﯾﻜﻮن ﻓﻲ ﻣﻨﺘﮭﻲ اﻟﺴﻮء‬
‫ﻋﻨﺪ وﺟﻮد ﻋﺪد ﻛﺒﯿﺮ ﻣﻦ اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ‬

‫ب‪ -‬اﻟﺘﺪﺧﯿﻦ داﺧﻞ ﻏﺮﻓﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‬

‫ت‪ -‬اﻟﺴﻤﺎح ﺑﮭﺒﻮط ﻟﻐﺔ اﻟﺤﻮار‬

‫ث‪ -‬دﺧﻮل وﺧﺮوج اﻟﺤﺎﺿﺮﯾﻦ ﻣﻦ وإﻟﻰ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫ج‪ -‬اﺳﺘﺪﻋﺎء أﺷﺨﺎص ﻟﺤﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻌﺪ ﺑﺪء اﻻﺟﺘﻤﺎع ﺑﻤﺪة ﻛﺒﯿﺮة‬

‫ﻧﮭﺎﯾﺔ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أ‪ -‬ﻃﻮل زﻣﻦ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﻟﺴﺎﻋﺎت وﺳﺎﻋﺎت ﻷﺳﺒﺎب ﻏﯿﺮ ﻣﻨﻄﻘﯿﺔ‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪21‬‬

‫ﻞ ﯾﻤﻀﻲ إﻟﻰ ﺣﺎلِ ﺳﺒﯿﻠِﮫ وﻻ أﺣﺪ ﯾﺪري ھﻞ ﺗﻢ‬
‫ب‪ -‬ﻋﺪم اﻻﻧﺘﮭﺎء ﺑﻘﺮارت واﺿﺤﺔ‪ .‬ﺗﺠﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع ﯾﻨﺘﮭﻲ وﻛ ٌ‬
‫اﺗﺨﺎذ ﻗﺮار أم ﻻ‬

‫ﻣﺎ ﺑﻌﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎع‬

‫أ‪ -‬اﻟﻜﻞ ﻣﺴﺘﺎء وﻣﺘﻤﻠﻤﻞ‬

‫ب‪ -‬اﻷﻣﻮر ﻻ ﺗﺘﺤﺴﻦ…‪..‬ﻻ أﺣﺪ ﯾﻔﻌﻞ ﺷﯿﺌﺎ‬

‫اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﺎﻟﯿﺔ‬

‫أ‪ -‬ﺗﻜﺮار ﻧﻔﺲ اﻷﺧﻄﺎء ﻛﻞ اﺟﺘﻤﺎع‬

‫ﻣﻮﻗﻊ اﻹدارة واﻟﮭﻨﺪﺳﺔ اﻟﺼﻨﺎﻋﯿﺔ‬ ‫‪22‬‬