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Grupo No. 2 Integrantes: Fernando Paxtor Ronny Zepeda Hassler Ramos Edwin Prez Grado: Sexto Perito Contador Ctedra: Auditoria
Catedrtica: Vivian Cifuentes Trabajo de: Iniciacin de la Auditora
INICIACION DE LA AUDITORIA
Cdigos y Marcas En la preparacin de sus papeles de trabajo el auditor usara numerosas contraseas de varias formas, tanto en la contabilidad, documentos y expedientes del cliente, como en sus papeles de trabajo. Con objeto de ayudar a su memoria acerca del significado de cada smbolo o contrasea, y para que otro miembro del personal o un supervisor que revise el trabajo comprenda el significado de cada uno, debe prepararse una tabla de signos convencionales.
1)
En el libro diario o libros de primera entrada, se coloca esta contrasea junto a cada cantidad, se coloca esta contrasea junto a cada cantidad cotejada con un documento original, Pliza o una factura.
2) Se coloca este smbolo debajo de un total vertical para indicar que se ha comprobado la Suma.
3) Esta marca se coloca al margen de las cantidades en las cuentas del mayor para indicar Que se ha comprobado el pase del asiento.
4) Esta marca invertida se usa para demostrar que se ha investigado y aceptado un Comentario, o que se ha ajustado y aceptado.
5) Un guion bajo una cifra en un expediente que se ha examinado, indica la ltima Partida del periodo corriente.
6) Dos guiones paralelos colocados debajo de una suma total de una columna, indican que concuerda con la suma de los totales parciales.
7) Se coloca un punto grueso al lado de cada partida en el registro de cheques cuando uno de estos esta en circulacin y ha de hacerse aparecer en la conciliacin de la cuenta bancaria.
8) Un punto dentro de un crculo se coloca al lado de cada partida en el registro de cheques para indicar que ha sido cotejada con el cheque pagado. Podr colocarse el mismo signo en el cheque pagado.
9) Se usa este smbolo en el balance de comprobacin para indicar que debe Prepararse una relacin.
11) Este smbolo colocado en el duplicado de un volante de depsito indica que ha sido comparado con una partida en el registro de ingresos.
auditoria y el cuestionario de control interno completos, extrae los elementos para redactar el informe de auditora que presenta al cliente. Estos elementos constituyen la nica prueba de validez de los documentos y del informe de auditora. El cliente no se preocupa necesariamente de los procedimientos tcnicos empleados por el auditor, pero si est interesado en el informe y los papeles de trabajo que constituyen el nico eslabn tangible entre los documentos del cliente, la auditoria y el informe.
Consulta de datos:
Los papeles de trabajo sirven al auditor como fuente de informes para formular observaciones y sugerencias en la discusin de asuntos comerciales con el cliente. Tambin ayudan al auditor a resolver problemas relacionados con los impuestos de las diversas unidades fiscales.
Valor defensivo:
Los papeles de trabajo adecuadamente preparados ayudan al auditor a justificar su actuacin ante la crtica, como prueba ante los tribunales y como elemento de defensa en caso de una demanda judicial. Cuando se ofrece como prueba, o cuando sirven de base para declaraciones de testigos, los papeles de trabajo cuidadosamente preparados son con frecuencia la mejor proteccin de la integridad profesional del auditor.
Revisin de la auditoria:
El propsito de la revisin de los papeles de trabajo y del informe que efecta un supervisor o un socio, es cerciorarse que todos los estados y relaciones se han preparado con propiedad y estn debidamente justificados con comprobantes adecuados, de acuerdo con principios aceptados de contabilidad, aplicados uniformemente; que se hizo el examen siguiendo las normas de auditoria generalmente aceptadas; que los procedimientos tcnicos han sido satisfactorios y adecuados; y que los comentarios y recomendaciones son justos y razonables y de la amplitud y alcance necesario.
Referencias futuras:
Los papeles de trabajo de la auditoria sirven de gua en las auditorias subsiguientes del mismo cliente. Esto no significa que la forma y contenido deban aplicarse sin cambio alguno, pero se expondrn peculiaridades del examen, existir una base para fijar la continuidad de accin y se dispondr de un recordatorio cuando se proyecten cambios en los procedimientos.
Aspectos fsicos:
Interpretndolos con amplitud, los papeles de trabajo comprenden todos los datos recogidos en el curso de una auditoria, siendo su forma y contenido de la mayor importancia. Su contenido debe ser completo, detallado y explcito. La forma debe ser impecable desde el punto de vista de claridad y orden, de manera que quede reflejado el carcter, precisin y escrupulosidad del auditor.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
No incluir los resultados del trabajo efectuado relacionando con transacciones posteriores a la fecha del balance general. No incluir estados relacionados con la liquidacin de impuestos de aos anteriores. No poner el nombre completo de los valores burstiles y de los documentos por cobrar. No comparar el precio de costo original y el costo actual de reemplazo en el mercado de los inventarios y valores. No indicar la investigacin de los controles de inventario, sistemas de costos e inventarios anticuados. No separar de los fondos de caja las partidas que no pertenecen a ella. No reunir todas las respuestas a las solicitudes de ratificacin de cuentas por cobrar. No eliminar de los papeles de trabajo partidas que se desechan finalmente.
Este mtodo asigna un nmero a cada papel de trabajo principal y a cada relacin principal. Las relaciones auxiliares llevan el nmero de la relacin principal, seguido de un nmero secundario en secuencia. El mtodo tambin es susceptible de ampliarse de forma indefinida.
Mtodo II
Este mtodo se usa una letra del alfabeto para designar las relaciones principales. Seguida de nmeros que indican las relaciones auxiliares, Si se agota el alfabeto con las relaciones principales, pueden utilizarse letras dobles.
Mtodo III
La forma de hacer un ndice siguiendo este mtodo se basa en letras dobles para designar todas las relaciones no financieras. Las relaciones financieras y los datos que ala acompaan llevan un numero de ndice (nmero de centenas) segundo de letras par los datos auxiliares.
Mtodo IV
Este mtodo y mucho puede decirse en su favor comienzan simplemente con el nmero 1 y marca cada hoja siguiente en progresin consecutiva.
El objeto del archivo permanente es: Proporcionar la historia financiera de la empresa. Ofrecer una fuente de referencias de partidas continuas y recurrentes. Reducir el trabajo anual de preparacin de nuevos papeles de trabajo para partidas que no cambian. Organizar datos especializados para auditorias futuras, para investigaciones de impuestos, para proyectos de cambios en la estructura de capital y para otros fines. El archivo permanente podr contener lo siguiente: 1. Una hoja de informes similar a la que aparece en la pgina No. 60 2. Una copia de las clusulas de constitucin de la sociedad y su reglamento interno y una copia de las clusulas que rigen una sociedad de personas. 3. Copias de escrituras de fideicomiso o prestamos 4. Una copia de las solicitudes de registro de las acciones si estn registradas. 5. Extractos o copias de minutas importancias de las asambleas del consejo de directores y de los accionistas. 6. Copias de contratos planes d pensiones, convenios sindicales.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
Muestras de ttulos de acciones y bonos. Copias de memorndum de contrato. Una copia de la nomenclatura de cuentas Una copia del manual de contabilidad del cliente o un memorndum sobre el sistema de operacin. Programas para auditorias para varios aos Cuestionarios de control interno para varios aos. Organigramas Personal y sus obligaciones, con ndices relacionados con los incisos 9 y 12 Copias de las firmas autorizadas Copias de la declaraciones para impuestos Copias de los datos registrados con la comisin de la Bolsa y valores. Listas de las plantas, oficinas, tiendas. Relaciones de cuentas no circulantes, como por ejemplo, la relacin de depredacin acumulativa. Copias de los informes de auditora. Copia de los registros en oficinas tributarias y de registros mercantil. Copia de convenios importantes con clientes o proveedores.
Archivo Corriente.
El archivo corriente contiene los papeles de trabajo preparados en le curso de la ltima auditoria y todos los papeles, datos y correspondencia archivados durante las fechas comprendidas entre el ultimo y el presente periodo contable. Adems, incluye los papeles de trabajo de la auditoria actual. Un juego completo de papeles de trabajo y otros afines de una auditoria podr estar compuesto generalmente de lo siguiente. 1. Memorndum contractual del contrato presente y del prximo. 2. El cuestionario de control interno y el programa de auditoria, del ao corriente. 3. Correspondencia 4. Copias de minutas, contratos de arrendamientos, contratos, cambios en las clusulas de la escritura de la constitucin de la sociedad, cambios en el reglamento interno 5. Minutas de reuniones 6. Informe de auditora, original escrito a mquina y copia de manuscrita. 7. Estados financieros y declaraciones para impuestos. 8. La hoja de trabajo de balance de comprobacin 9. Asientos de ajustes en el diario 10. Asientos de cierre y de contrapartida 11. Relaciones principales 12. Relaciones auxiliares, siguiendo las relaciones principales. 13. Informes de tiempo y gastos.
Normalmente cada ao, y de acuerdo con los mtodos adoptados por la firma de auditores, el material en el archivo corriente se transfiere al archivo permanente. Modelos de ndice de un archivo permanente Para un cliente habitual 1. Consrvense permanentemente a. Una copia a mquina de cada informe de auditora, incluyendo estados financieros b. Los papeles de trabajo permanente necesarios para reconstruir los estados financieros c. Resmenes del activo fijo existente y tolerancia relacionadas, anlisis de supervit y detalles de las cuentas de capital y sus cambios. d. El cuestionario de control interno y programa de auditoria puesto al da. e. Declaraciones de impuestos y datos justificantes de importancia (actualmente, numerosas firmas destruyen todo el material excepto la declaracin para la fijacin de impuestos, despus de la SAT lo ha examinado y aprobado definitivamente). f. Datos registrados en la bolsa de valores, si fuera el caso. g. Correspondencia de ndole permanente y la relacionada con asuntos fiscales y con los principios y procedimientos contables. h. Contratos en vigencia escrituras del fideicomiso. i. Listas al da de personal clave y sus obligaciones. j. El manual contable. k. Listado de cuentas activas, listado de la planta, organigramas actualizados y otros. l. Clusulas de constitucin de la sociedad y sus enmiendas. m. Muestras de ttulos de acciones y bonos de inters fijo. 2. Consrvense diez aos Relaciones detalladas del activo fijo. Relaciones detalladas de anlisis de cuentas de prdidas y ganancias. Contratos y escrituras de fideicomisos vencidas. Informes preparados por contadores o corresponsales afiliados que pueden duplicarse. e. Extractos de minutas. a. b. c. d. 3. Consrvense cinco aos a. Minutas de relaciones b. Memorndum contractuales, informes de tiempo y gastos. c. Estados bancarios de conciliacin y las respuestas correspondientes de ratificacin.
d. e. f. g. 4. a. b. c.
Balances de comprobacin de valores a cobrar y a pagar. Contestaciones de ratificacin de las cuentas de valores a cobrar y a pagar Anlisis de gastos pagados por anticipado Datos de inventario Consrvense dos aos Correspondencia habitual Copias extras de informes mecanografiados Borradores de informes
1. Salvaguardar y conservar el activo, 2. Proteger contra desembolsos injustificados y 3. Garantizar que no puedan incurrirse obligaciones sin autorizacin. Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, del Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados, afirman: <<El efecto del control interno en la extensin de un examen, es el ejemplo ms notable de la influencia sobre los procedimientos de auditoria de un grado de riesgo de error mayor o menor>> La operacin efectiva y adecuada del control interno depende de: 1. El establecimiento de rendicin de cuentas. 2. Mtodos bien planeados de tenedura de libros y de contabilidad, y una supervisin adecuada en este sector. 3. La segregacin de obligaciones en el manejo y cuidado de los expedientes financieros y en el acceso a los datos o transacciones originales correspondientes a estos documentos financieros. Al control interno podra llamrsele clasificacin integral de trabajo y datos. La subdivisin del trabajo est planeada de tal manera que ninguna persona individualmente tiene control completo sobre una transaccin en todas sus fases, por ejemplo: ninguna persona aisladamente tiene completo control sobre las entradas de caja, los desembolsos en efectivo, la nmina, los gastos o las ventas. Diferentes personas obtienen los mismos resultados, probando en esta forma la exactitud de la contabilidad y ayudando a evitar fraudes y errores. Ejemplo: una persona podra contar el dinero de las cajas registradoras mientras q otra independientemente suma las facturas de venta o revisa las cintas de las cajas registradoras donde estn anotadas las cifras del movimiento y una tercera contabiliza el efectivo.
FUNCION DE LA GERENCIA
Debido a que las organizaciones comerciales han crecido en tamao material, las operaciones han aumentado en complejidad y las transacciones se han multiplicado. Se ha hecho imperativo que la gerencia tenga oportunamente a su disposicin datos verdicos basados en los objetivos de conservacin del activo, eliminacin de errores y determinacin de ingresos.
1. Debe fijarse la responsabilidad. Si no existe una delimitacin exacta de esta, el control ser ineficiente. 2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un puesto en que tenga el control de la contabilidad y al mismo tiempo, control de las operaciones que originan partidas en la contabilidad. Ejemplo, el contador que lleva el mayor general no debe tener acceso a la caja o al registro de ventas al contado. 3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se llevan en forma exacta. Ejemplo, las ventas diarias deben totalizarse y comprobarse con la suma de las etiquetas de la mercadera entregada, en caso de que se use un sistema de inventario de ventas al menudeo. 4. Ninguna persona debe tener completamente a su cargo una transaccin comercial. Cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, puede cometer errores, pero es probable que un error se descubra si el manejo de unja transaccin est dividido entre dos o ms personas. 5. Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal. Un entrenamiento cuidadoso da por resultado mejor rendimiento, costos reducidos y empleados ms atentos y activos. 6. Si es posible, debe haber rotacin entre los empleados asignados a cada trabajo. Debe imponerse la obligacin de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza. L a rotacin reduce las oportunidades de cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por resultado nuevas ideas para la organizacin. 7. Las instrucciones de operacin para cada puesto deben estar siempre por escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan los errores. 8. Los empleados deben de tener plizas de fianza de fidelidad. La fianza protege a la empresa y acta como disuasivo psicolgico en el caso de un empleado en tentacin. 9. No deben exagerarse las ventajas de proteccin que presta el sistema de contabilidad por partida doble. Este Sistema no sustituye al control interno, pues los errores tambin se cometen en la contabilidad por partida doble, y el sistema por s solo no probara una omisin, un asiento equivocado, o ya falta de honradez. 10. Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible. Estas cuentas prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas y los empleados segregados en diferentes ocupaciones. 11. Debe hacerse uno de equipo mecnico, siempre que esto sea factible.
Una norma reconocida de auditoria concede confianza al sistema de control interno como gua indicadora de la cantidad necesaria de comprobacin detallada. No es posible examinar todas las transacciones aun cuando se trate de una auditoria de mediano tamao. En consecuencia, el auditor examina los procedimientos empleados y los datos que presenta el cliente, para juzgar la exactitud de las manifestaciones del cliente y determinar el grado de detalle que habr de usar en el examen. El subcomit sobre Auditorias y Procedimientos de Auditoria de la Bolsa de Valores de Nueva York reconoce tambin la dependencia del contador profesional hacia el sistema de control interno.
1. COMPRAS
A. Llevar una lista de todas las rdenes de compra colocadas. B. Cuando se reciben las a mercaderas y facturas correspondientes a cada orden de compra, anotar su recepcin en la lista de rdenes de compra. 2.
VENTAS
A. Conservar cerradas con llave todas las cajas registradoras. B. Cambiar el mismo las cintas de las mquinas registradoras.
C. Cotejar las cuentas de la maquina sumadora donde se hayan sumado las ventas, contra: 1. Las boletas, 2. Con l debe de la cuenta de Caja del da, y 3. Con los depsitos hechos en el banco. D. Llevar un registro de todas las boletas numeradas de ventas.
3. NOMINA
A. Examinar la lista de nmina, revisando los nombres de los empleados y las cantidades pagadas a cada uno. B. Sumar la nomina
4. RECIBOS DE EFECTIVO
A. Reconciliar el efectivo en caja con las boletas de ventas o con las cintas de las mquinas registradoras. B. Abrir toda la correspondencia. C. Hacer una lista de todas las remisiones y conservar una copia de la lista. D. Depositar diariamente todo el efectivo en el banco. E. Cotejar el depsito bancario el deber de la cuenta de recibos en efectivo.