Procedimiento de Gestión de Proyectos Rev 6

Procedimiento PRC-PRY-001 Gestin de Proyectos Versin: 01 Pgina 1 de 13
Elaborado por Aprobado por 1. OBJETIVO
Oficina de Gestin de Proyectos Gerencia de Administracin
Revisado por Fecha de Aprobacin
Coordinador SIG
- Establecer e implementar un proceso estandarizado para la identificacin, seleccin, priorizacin, aprobacin, planificacin, seguimiento, control y cierre de los proyectos de CELEPSA. - Conocer las responsabilidades e interaccin de los involucrados en los proyectos de CELEPSA. - Establecer el flujo de informacin, la generacin de documentos necesarios y las actividades crticas para el ptimo desarrollo de un proyecto. 2. ALCANCE Se aplica a todos los proyectos de CELEPSA desde la identificacin hasta el cierre, de aquellos proyectos que cumplan como mnimo 02 (dos) de las siguientes condiciones: - Requiere inversin mayor a $ 25,000.00 USD - Requiere ingeniera - Tiene un plazo referencial mayor a un mes. Adems de aquellos proyectos que el Comit de Gerencia considere sean gestionados por el rea de responsabilidad de la Oficina de Gestin de Proyectos. 3. NORMAS DE REFERENCIA - The Standard for Portfolio Management - Second Edition, Project Management Institute. - A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition, Project Management Institute. 4. RESPONSABILIDADES - rea Usuaria: Es el rea que solicita el servicio de gestin de un proyecto de su rea; quien debe cumplir con el procedimiento y flujo de informacin establecida. Cumplen funciones del rea usuaria:
Prohibida la reproduccin total o parcial de este documento sin la autorizacin del Representante de la Alta Direccin SI IMPRIME ESTE DOCUMENTO SERA COPIA NO CONTROLADA
Gerente de Proyecto: Es la persona indicada por el rea usuaria para lograr los objetivos del proyecto. Supervisor: Es el agente, cuya funcin es verificar en campo el cumplimiento de los compromisos contractuales. - Proyectos: Oficina de gestin de proyectos. Es el responsable de la implementacin de este procedimiento en los proyectos que cumplan las condiciones mencionadas en el ITEM 2, y de aquellos que el Comit de Gerencia considere sean gestionados por esta rea; como tambin de realizar las mejoras que continuamente se recomiendan a lo largo del ciclo de vida de los proyectos. - Logstica: rea encargada de planificar, implementar y controlar, de manera eficiente y oportuna, el flujo y almacenamiento de bienes, servicios e informacin relacionada a ellos y que como consecuencia mantenga un nivel de servicio que asegure la continuidad de las operaciones. - Comit de Gerencia: El comit de gerencia est conformado por las 4 gerencias de CELEPSA: Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Administracin y Gerente de Seguridad, Salud y Ambiente, cuya funcin para el proyecto es evaluar propuestas de proyecto y determinar cules sern priorizadas en el prximo perodo, validar y/o aprobar actividades crticas en el desarrollo de un proyecto como seleccin de proveedor, cambios de alto impacto, aprobacin de solicitud de cambio. De acuerdo a los subprocesos y/o actividades en los que intervenga la figura de Comit de Gerencia, tomar sus funciones la figura del sponsor: Sponsor: Encargado de velar por los recursos financieros, monetarios o en especie, responsable de aprobar las solicitudes de cambio. - Contratista: Persona natural o jurdica a la que se encarga la realizacin de una obra o servicio por contrata. 5. GLOSARIO DE TRMINOS El glosario se detalla a continuacin en forma alfabtica. - Acta de Constitucin del Proyecto: Documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al Gerente de Proyecto la autoridad para aplicar los recursos de CELEPSA a las actividades del proyecto. Se registra con el cdigo REG-PRY-001.
- Actividad: Un componente del trabajo realizado en el transcurso del proyecto. - Adjudicacin Directa: Proceso de contratacin de un servicio, en el cual no se hace proceso de seleccin de proveedor. - Alcance del Proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas. - Contratista: Proveedor seleccionado por evaluacin de su propuesta tcnico econmica o adjudicacin directa para ejecutar el servicio requerido por el proyecto. - Contrato: Documento en el que se define el acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar por l. - Criterios de Evaluacin: Es el documento que lista los requerimientos y la ponderacin de cada uno de ellos sobre la que ser evaluada cada propuesta que se presente en base a los Trminos de Referencia. Se registra con el cdigo REG-PRY-005. - Entregable: Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. - Gerente de Proyecto: Responsable nombrado por CELEPSA para lograr los objetivos del proyecto. - Gestin del Portafolio: Gestin centralizada de uno o ms portafolios, que incluye la identificacin, priorizacin, autorizacin, gestin y control de proyectos, programas y otros trabajos relacionados, a fin de alcanzar objetivos estratgicos de negocio especficos. - Lista de Proveedores Candidatos: Documento en el que se tiene identificado a los proveedores con mejores referencias tcnicas y econmicas en la ejecucin de trabajos similares. - Matriz de Priorizacin de Proyectos: Documento que califica a cada proyecto en relacin a los objetivos estratgicos de CELEPSA. - Objetivo: propsito que se desea alcanzar que debe ser especfico (concreto para poder identificar lo que se desea lograr), medible (para saber si se est cumpliendo o no con lo que se haba propuesto, ya que
lo que no se puede medir no se puede controlar), factible (posible), relevante (dar valor) y con un plazo de ejecucin (para no postergarlo). - Plan de Proyecto: documento que define como se ejecuta, monitorea y controla un proyecto. Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o ms planes de gestin subsidiarios y otros documentos de planificacin. Se registra con el cdigo REG-PLN-001. - Plan de Trabajo Detallado: conjunto de documentos que presenta el contratista, el cual contiene como mnimo cronograma de ejecucin del proyecto, presupuesto, cronograma valorizado. - Portafolio: conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se han agrupado para facilitar la gestin eficiente de ese trabajo a fin de cumplir con los objetivos estratgicos de negocio. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados. - Programa: grupo de proyectos relacionados cuya gestin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendran si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que estn fuera del alcance de los proyectos diferenciados del programa. - Propuesta: documento elaborado por cada postor, el cual presenta una propuesta tcnico econmica, segn los requerimientos de los Trminos de Referencia. - Proyecto: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. - Solicitud de Cambio: solicitudes para ampliar o reducir el alcance, de un proyecto, modificar polticas, procesos, planes o procedimientos, modificar costos o presupuestos, revisar cronogramas. Se registra con el cdigo REG-PRY-011. - Solicitud de Proyecto: documento en el que el rea Usuaria describe los antecedentes y la necesidad que sustenta la priorizacin de un proyecto. Se registra con el cdigo REG-PRY-001. - Trminos de Referencia: documento en el que se establece objetivos, alcance y descripcin del proceso para el servicio solicitado. Y que tambin define los requerimientos mnimos que debern cumplir aquellos quienes sern proveedores. Se registra con el cdigo REGPRY-004.
- Valorizacin: es el documento en el que se estiman los costos de las actividades o servicios prestados durante un periodo de tiempo del contrato u orden de servicio. 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO A continuacin el desarrollo de los procesos de gestin de proyectos se muestra de manera secuencial. 6.1 Aprobacin y Priorizacin de Proyectos 6.1.1 Evaluacin del Alineamiento con la Estrategia 6.1.1.1 Identificacin de Necesidad o Compromiso El Gerente/Director/Jefe de rea identifica qu compromiso est pendiente de cumplimiento, qu implementacin es beneficiosa para CELEPSA o qu oportunidad se puede explotar que contribuya con la expansin del negocio. Se recopilan antecedentes, se definen objetivos, se describe la Necesidad / Compromiso / Oportunidad identificada, y se documenta en la Solicitud de Proyecto (REG-PRY-001). 6.1.1.2 Validacin de Necesidad y Alternativas de Solucin El Gerente/Director/Jefe de rea evala el alineamiento de cada propuesta con los Objetivos Estratgicos de CELEPSA y se selecciona el que obtenga mayor puntaje. La Oficina de gestin de proyectos facilita las herramientas para validacin de necesidad o alternativas. Esta actividad tambin queda documentada en la Solicitud de Proyecto (REG-PRY-001). Evaluacin por Orden de Magnitud La Oficina Gestin de Proyectos cuantificar los entregables principales, recursos requeridos, tiempo y costo estimado; en base al alcance de alto nivel requerido por el rea usuaria. Esta actividad tambin queda documentada en la Solicitud de Proyecto (REG-PRY-001).
6.1.1.3
6.1.2 Priorizacin y Aprobacin 6.1.2.1 Elaboracin de Matriz de Priorizacin Habindose aprobado las solicitudes de proyecto por el Comit de Gerencia, y de acuerdo a los objetivos estratgicos, prioriza y se define el orden de atencin o por decisin se determina cules son los que sern implementados para el siguiente periodo, plasmndolos en la matriz de priorizacin de proyectos (REG-PRY-002)
6.2 Atencin de Proyectos 6.2.1 Inicio y Planificacin 6.2.1.1 Inicio del Proyecto La Oficina de Gestin de Proyectos, con la informacin obtenida en la Solicitud de Proyecto, elabora el Acta de Constitucin del Proyecto (REG-PRY-003), documento que autoriza formalmente el inicio de un proyecto y que confiere al gerente de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de CELEPSA a las actividades del mismo. Es firmado y aprobado por el Comit de Gerencia y rea Usuaria. De esta manera el proyecto se incorpora al Portafolio de Proyectos de CELEPSA. 6.2.1.2 Planificacin del Proyecto Una vez formalizado el inicio del proyecto, el Gerente de Proyecto elabora el Plan de Direccin de Proyecto (PLNPRY-001) con soporte de la Oficina de gestin de proyectos, que define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea se controla y se cierra. Es firmado por el Gerente de Proyecto y aprobado por el Comit de Gerencia (Sponsor). Su utilizacin deber ser a lo largo del ciclo de vida del proyecto, debindose actualizar por el Gerente de Proyecto a medida que el proyecto vaya madurando y/o se aprueben cambios en la lnea base. El Plan de Direccin de Proyecto, debe ser distribuido obligatoriamente a todos los interesados al proyecto.
6.2.2 Adquisicin de bienes y servicios 6.2.2.1 Desarrollo de Trminos de Referencia y Criterios de Evaluacin En caso el servicio a contratar no sea por adjudicacin directa, La Oficina de Gestin de Proyectos deber realizar los Trminos de Referencia (REG-PRY-004), Criterios de Evaluacin (REG-PRY-005) el cual detalla el alcance del servicio, y las condiciones del mismo as como los requisitos de proveedores; adjuntar a los documentos descritos la Lista de Proveedores Candidatos. Los Trminos de Referencia debern ser revisados por el rea de logstica, quien emitir sus observaciones. 6.2.2.2 Validacin y Aprobacin Para proyectos cuyos presupuestos estimados son mayores a $100,000.00 (cien mil dlares americanos), es el Comit de Gerencia quien valida y aprueba los Trminos de Referencia de aquellos.
Para proyectos cuyos presupuestos estimados son menores a $100,000.00 (cien mil dlares americanos), son validados y aprobados directamente por el rea Usuaria. 6.2.2.3 Invitacin a Concurso Ver procedimiento del rea Logstica Recepcin de Consultas Ver procedimiento del rea Logstica Consolidacin y Absolucin de Consultas La Oficina de Gestin de Proyectos coordina con el rea usuaria la absolucin de las consultas, enviando finalmente el consolidado de respuestas al rea Logstica. Envo de Respuesta a Consultas Ver procedimiento del rea Logstica Recepcin de Propuestas Ver procedimiento del rea Logstica Evaluacin Integral de Propuestas La Oficina de Gestin de Proyectos es responsable del proceso de Evaluacin Integral de Propuestas. Conformando el comit de evaluacin conjuntamente con un responsable del rea Usuaria y logstica, quienes tendrn que presentar como entregable final la Matriz de Calificacin y Recomendacin de Ganador. Decisin de Seleccin En caso la propuesta econmica de los postores presente un presupuesto mayor a $100,000.00 (cien mil dlares americanos), el Comit de Gerencia revisa la Matriz de Calificacin, emitiendo su decisin al comit de evaluacin. En caso la propuesta econmica sea menor a $100,000.00 (cien mil dlares americanos) el rea de Logstica pasar directamente a negociar la propuesta. 6.2.2.10 Negociacin de la Propuesta El rea de logstica desarrolla la renegociacin de la propuesta tcnico econmica con el postor seleccionado, teniendo como rganos de soporte a la Oficina de Gestin de Proyectos y de colaboradores internos de CELEPSA.
6.2.2.4
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Comunicada las condiciones finales establecidas por el rea Logstica, el rea de Gestin de Proyectos emite el Acta de Seleccin de Proveedor (REG-PRY-006) 6.2.2.11 Buena Pro El rea de Logstica otorga la Buena Pro, emitiendo el Acta de Otorgamiento de Buena Pro. Ver procedimiento del rea Logstica 6.2.2.12 Elaboracin de Contrato El rea de Logstica es responsable de la elaboracin del contrato, descripcin de las partes involucradas, y describiendo las clusulas que confieren las responsabilidades, asignaciones y responsabilidades de las partes, dentro de las aplicaciones de ley. La Oficina de Gestin de Proyectos valida las condiciones del contrato definidas en el TDR. 6.2.2.13 Firma de Contrato Ver procedimiento del rea Logstica 6.2.3 Planificacin de Entregables 6.2.3.1 Planificacin de Trabajo El Contratista actualiza el Plan de Trabajo Detallado presentado en la propuesta tcnica, en fin de asegurar el buen cumplimiento del servicio, que contiene como mnimo el Cronograma Actualizado del Proyecto, Presupuesto, Cronograma Valorizado y todos aquellos que sean requeridos por el Gerente de Proyecto y la Oficina de Gestin de Proyectos. Para el caso de Obras de Infraestructura, ver mayor detalle en el Instructivo de Obras de Infraestructura de CELEPSA (INS-PRY-001) 6.2.3.2 Verificacin de Plan de Trabajo y Actualizacin de Plan de Proyecto La Oficina de Gestin de Proyectos en coordinacin con el rea Usuaria (Gerente de Proyecto y Supervisor) verifica, sugiere y aprueba el Plan Detalladlo de Trabajo presentado por el Contratista, con esta informacin se deber actualizar el Plan de Direccin de Proyecto y dems documentos subsidiarios de acuerdo sea el caso.
6.2.4 Seguimiento y Control del Proyecto 6.2.4.1 Kick-off del Proyecto
Aprobado el Plan de Proyecto. Los responsables e involucrados al proyecto, contratista y representantes de CELEPSA se renen para definir aspectos propios del proyecto de cara a una nueva etapa. Para el caso de obras de infraestructura para mayor detalle revisar el Instructivo de Ejecucin de Obras de Infraestructura de CELEPSA (INS-PRY-001). En esta actividad se deber consolidar los compromisos y aclaraciones en el Acta de Reunin (REG-PRY-019). 6.2.4.2 Ejecucin del Proyecto Los responsables de completar el trabajo definido en el Plan Detallado y Plan de Gestin de Proyecto, ya sea el proyecto ejecutado internamente o requiera de contratacin externa, reportan esta actividad a la Oficina de Gestin de Proyectos, Gerente de Proyecto y rea Usuaria la Valorizacin Mensual (REG-PRY-009) e informe semanal (REG-PRY-007) y mensual (REG-PRY-008). Siendo el informe semanal no requerido en caso se presente tambin el informe mensual. Para el caso de Obras de Infraestructura, ver mayor detalle en el Instructivo de Obras de Infraestructura de CELEPSA. Supervisin El supervisor designado al proyecto, hace seguimiento y garantiza el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato, como requisitos de costos, tiempo, calidad y alcance. Emitiendo cuando corresponda Solicitudes de Cam bio,etc etc 6.2.4.4 Seguimiento de Avance del Proyecto La Oficina de Gestin de Proyectos verifica y da seguimiento al proyecto emitiendo reportes del estado actual de cada proyecto, plasmndolo en el reporte de portafolio de proyectos de CELEPSA (REG-PRY-017) y el Informe Mensual de la Oficina de Gestin de Proyectos. Para mayor detalle ver el tem 6.4.1.2 Seguimiento de portafolio de proyectos. Valorizacin El contratista a fin de dar valor econmico al servicio realizado en un periodo determinado, elabora la
6.2.4.3
6.2.4.5
valorizacin, elevando la misma al supervisor para su aprobacin. 6.2.4.6 Aprobacin de Valorizacin El supervisor asignado, con el fin de ratificar lo valorizado por el contratista conforme al avance del servicio, emite a la Oficina de Gestin de Proyectos la Conformidad de Valorizacin y Servicio (REG-LOG-002). Control La Oficina de Gestin de Proyectos verifica y da conformidad de las valorizaciones emitidas por el contratista, con respecto al trabajo ejecutado. Emitiendo al rea Logstica el Acta de Conformidad de Servicio (REGPRY-015) Pedido de Excepcin / Orden de Servicio El rea de logstica emite el pedido de excepcin u orden de compra. Facturacin El contratista emite la factura del servicio realizado en el periodo valorizado.
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6.2.4.10 Inicio de Proceso de Pago Ver procedimiento del rea Logstica 6.2.5 Aceptacin de Entregables 6.2.5.1 Inicio de Cierre de Servicio El Contratista al trmino del trabajo planificado, deber entregar el Informe de Liquidacin, acompaado del informe final respectivo, y los documentos que requiera la Oficina de Gestin de Proyectos y el Gerente de Proyecto. Para el caso de obras de infraestructura revisar el tem 4.3.2 del Instructivo de Ejecucin de Obras de CELEPSA. 6.2.5.2 Verificacin de Servicio El rea Usuaria, verificar in situ lo sealado en el contrato de servicio, elaborando conjuntamente con la Oficina de Gerencia de Proyectos la Esquela de Observaciones (REGPRY-030) el cual indica las consideraciones del rea Usuaria previo a la conformidad del servicio. Cierre de Servicio Habindose levantado las consideraciones en la Esquela de Observaciones (REG-PRY-030). El Contratista deber
6.2.5.3
entregar el Informe de Liquidacin, acompaado del informe final respectivo, y los documentos que requiera la Oficina de Gestin de Proyectos y el Gerente de Proyecto. Para el caso de obras de infraestructura revisar el tem 4.3.2 del Instructivo de Ejecucin de Obras de CELEPSA. 6.2.5.4 Conformidad de Servicio El Gerente/Director/Jefe de rea hace recepcin del servicio firmando, conjuntamente con el contratista, supervisor y Oficina de Gestin de Proyectos, el Acta de Recepcin de Obra/Servicio (REG-PRY-016). Es responsabilidad del supervisor emitir el Informe Final de Supervisin. 6.2.5.5 Verificacin del Cumplimiento de Entregables La Oficina de Gestin de Proyectos verificar el cumplimiento del trabajo definido en el Contrato, Plan de Trabajo Detallado y los entregables de Gestin definidos en los Trminos de Referencia, teniendo como reporte el Checklist de Verificacin de Cumplimiento del Proyecto (REG-PRY-014). Liberacin de Carta Fianza El rea de logstica realiza la liberacin de carta fianza(s) una vez que el contratista haya emitido la factura respectiva.
6.2.5.6
6.2.6 Cierre del Proyecto 6.2.6.1 Transferencia a Usuarios El rea Usuaria y CELEPSA mediante acuerdo suscriben de mutuo acuerdo el Acta de Transferencia (REG-PRY015) del servicio realizado. Evaluacin Integral del Proyecto La Oficina de Proyectos evala el performance del proyecto, a lo largo de sus etapas de inicio y planificacin, ejecucin de procura, planificacin de entregables, seguimiento y control del proyecto y control de cambios. Emitiendo el Acta de Cierre de Proyecto (REG-PRY-035), Evaluacin de Proveedor. Cierre del Proyecto El Comit de Gerencia conforme a la informacin recibida valida el cierre de proyecto, emitiendo el Acta de Cierre de
6.2.6.2
6.2.6.3
Proyecto (REG-PRY-034) actualizado formalmente el cierre del mismo.
validando
6.3 Control de Cambios 6.3.1 Control de Cambios 6.3.1.1 Solicitud de Cambio La Oficina de Gestin de Proyectos realiza la Solicitud de Cambio (REG-PRY-011) de acuerdo al pedido del Contratista, rea Usuaria, especialista de CELEPSA encargado de la supervisin del proyecto, con el fin de tomar acciones preventivas, acciones correctivas y/o reparacin de defectos. 6.3.1.2 Evaluacin de Cambio La Oficina de Gestin de Proyectos evala el cambio, contemplando el impacto y severidad que tenga en el costo, tiempo, alcance y otros que puedan verse afectados, emitiendo una nueva versin de Solicitud de Cambio. Validacin de Solicitud de Cambio El rea Usuaria aprueba la solicitud de cambio y eleva al Comit de Gerencia la Solicitud de Cambio para su aprobacin en caso el impacto econmico sea mayor a 10% del valor referencial del proyecto. Elaborar Adenda en Contrato El rea Logstica elaborar la adenda al contrato segn la resolucin de la solicitud de cambio. Actualizacin de Lnea Base La Oficina de Gestin de Proyectos actualiza la Lnea Base del proyecto elaborando la actualizacin del Plan de Proyecto.
6.3.1.3
6.3.1.4
6.3.1.5
6.4 Seguimiento y Control del Portafolio 6.4.1 Reporte de Estado de Portafolio de Proyectos 6.4.1.1 Planificacin de Gestin del Portafolio El proyecto consiste en la definicin de las tareas y plazos de entrega en un Plan de Estrategia del servicio. 6.4.1.2 Seguimiento de Portafolio de Proyectos La Oficina de Gestin de Proyectos reporta semanal y mensualmente el estado del portafolio de proyectos de CELEPSA (REG-PRY-017), y el informe mensual de la Oficina de Gestin de Proyectos.
6.4.1.3
Validacin y Sugerencias El Comit de Gerencia valida y sugiere acciones preventivas y correctivas a tomar para el buen desempeo y la buena gestin coordinada de los proyectos de CELEPSA. Retroalimentacin La Oficina de Gestin de Proyectos transfiere la informacin histrica y lecciones aprendidas a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en proyecto o fases futuras.
6.4.1.4
7. CONTROL DE CAMBIOS tem / Pgina Cambio
8. ANEXOS

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6.2.4 Seguimiento y Control del Proyecto 6.2.4.1 Kick-off del Proyecto

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Proyecto (REG-PRY-034) actualizado formalmente el cierre del mismo.

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7. CONTROL DE CAMBIOS tem / Pgina Cambio

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