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COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION

AGROEMPRESARIAL SENA BAJO CAUCA


CONTABILIDAD Y FINANZAS
LA APARTADA GRUPO TARDE

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COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION


Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS
ORGANIZACIONALES.
21030101901: Identificar los tipos de entidades, segn su organizacin principios corporativos, aspectos
legales y actividades.
21030101902: Clasificar documentos comerciales y ttulos valores segn el objetivo del registro.
21030101903: Codificar y diligenciar documentos de acuerdo con el PUC del sector.
21030101904: Contabilizar los diferentes tipos de operacin en el desarrollo del objeto social de la
empresa.
21030101905: Registrar los hechos econmicos segn las normas comerciales,tributarias y laborales.
ACTIVOS CORRIENTES
MERCANCIAS

Objetivo General: Desarrollar una serie de procedimientos contables que sirvan de soporte a la
administracin de la empresa en el control y registro del inventario de mercancas.
Objetivos Especficos:

Comprender los diferentes tratamientos contables relacionados con descuentos, devoluciones,


fletes, e impuestos originados en la compra y venta de mercancas.
Aplicar la ljislacin vigente sobre el impuesto a las ventas y la retencin en la fuente en la compra y
venta de mercancas.
Comprender la importancia de la toma fsica del inventario en el control de los mismos.

CONTROL DE LOS INVENTARIOS


El control es fundamental en cualquier organizacin y puesto que los inventarios comprenden
generalmente la cuenta del activo corriente que compromete ms inversin, se hace indispensable la
aplicacin de estrictas medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con
las polticas y planes de la administracin del negocio.
Las mercancas , adems, originan en los negocios comerciales la mayor cantidad de registros de
transacciones, por consiguiente, las medidas de control interno del inventario debern estar encaminadas
a separar las funciones relacionadas con compras, recibo, almacenamiento y entrega de mercancas, a
disear controles fsicos para salvaguardar los inventarios contra robo, daos, contaminacin, prdidas por
mermas o retiros por empleados no autorizados, a realizar los inventarios fsicos peridicos que permitan
detectar diferencias entre existencias y los libros, a ejercer control adecuado sobre las existencias que
faciliten las decisiones administrativas sobre el nivel de inventarios, y a disear controles contables que
permitan establecer las cantidades recibidas, en existencia y las vendidas.
Los controles internos deben, especifica: compra, recibo, almacenamiento, registro, control y entrega de
mercancas. Cada funcin debe constituir responsabilidad de determinado empleado o departamento. La
segregacin de funciones en una organizacin debe disear de tal forma que ningn empleado pueda
manejar una transaccin desde el principio hasta el final. Por ejemplo, quien almacene mercancas no
debe entregarlas a los clientes, con la segregacin de funciones, el trabajo de un empleado permite
verificar la labor de otro, detectar errores y prevenir fraudes.
Otra herramienta de control implica el anlisis peridico de los mnimos y mximos de existencias para el
mantenimiento de niveles adecuados, as pueden considerarse, los cambios por variaciones en ventas
temporales, movimiento lento de mercancas, dao u obsolencias. Tambin es importante la
2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA
Formador en Contabilidad y Finanzas.

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implementacin de controles contables por medio de krdex u otros procedimientos para verificar la
existencia fsicas en unidades y valores.
Muchas empresas suelen suscribir plizas de manejo que cubren responsabilidades de quienes custodian
inventarios, o realizan verificaciones peridicas de las condiciones ambientales en los lugares de
almacenamiento para evitar evaporaciones, mermas o deterioros de las mercancas. Es normal la
ejecucin de conteos fsicos al final del periodo para detectar diferencias entre el krdex y las existencias,
efectuar ajustes por sobrantes o faltantes e investigar las causas. Otras empresas prefieren realizar
conteos selectivos y sorpresivos de sus existencias.
Las medidas de seguridad como rejas, chapas, candados, avisos restrictivos en los sitios de
almacenamiento y conservacin constituyen controles fsicos adecuados que impiden robos, daos o
retiros de mercancas por personas no autorizadas. Cada vez que la empresa baya a dar de baja de sus
inventarios, debe contar con la respectiva autorizacin de los funcionarios encargados.
La pre numeracin de documentos constituye una herramienta importante en el control de los inventarios.
Documentos como rdenes de compra y facturas de ventas deben prenumerarse porque la interrupcin en
la secuencia numrica llama poderosamente la atencin de quienes ejercen controles contables.
Es normal escuchar la afirmacin de que el sistema permanente constituye un mejor medio de control
interno que el sistema peridico, sin embargo, la utilizacin de registros de inventario permanente no
garantiza automticamente un mejor control interno.
TOMA FISICA DEL INVENTARIO
A la terminacin del periodo contable, las cuentas del libro mayor muestran los saldos por presentar en los
Estados Financieros. En lo que respecta a la cuenta mercancas, su saldo no muestra el inventario final
puesto que las compras de mercancas se acumulan en otra cuenta, compras, y las ventas no se deducen
de la cuenta mercancas.
Por consiguiente, se hace necesario el conteo o toma fsica de inventario su valuacin respectiva a fin de
conocer las existencias al cierre del periodo. La situacin descrita corresponde al procedimiento
desarrollado por las empresas que utilizan el sistema peridico. En el sistema permanente, tal como se
seal al comienzo, no se requiere la toma fsica de inventario, debido a que este sistema permite conocer
las existencias finales en cualquier momento. No obstante lo anterior y para efectos de control, suele
ejecutarse el inventario fsico para verificar la correspondencia entre el valor que muestran los libros y el
valor arrojado en el conteo. Esta verificacin ayuda a descubrir mermas, deterioros, daos, malos manejos
y robos continuos de comn presentacin en las empresas comerciales.
La toma fsica de inventario constituye la labor previa a la valoracin del inventario. Estas dos actividades,
toma fsica y valoracin, permiten determinar el valor del inventario que debe figurar en el activo corriente y
posibilita tambin calcular el costo de ventas a travs del juego de inventarios. La toma fsica de
inventarios significa entonces el conteo organizado de las existencias de la empresa en la fecha de cierre,
y la valoracin presenta la asignacin del valor a la cantidad determinada en el conteo.
Las empresas comerciales generalmente realizan el inventario fsico al final del ao calendario, aunque
existen organizaciones, que, dependiendo de sus necesidades especficas y de control, realizan el conteo
a intervalos ms cortos.
Es conveniente realizar el inventario en horas no hbiles o en fines de semana, de tal forma que los
recibos o ventas de mercancas no interfieran en la exactitud del conteo.
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Antes de la ejecucin del conteo fsico, debe realizarse la planeacin del inventario, con el objeto de obviar
dificultades que puedan incidir en la exactitud de los resultados obtenidos. Las dificultades comprenden,
entre otras cosas, la posibilidad de:

Excluir mercancas.
Incluir mercancas en consignacin,
Excluir mercancas en trnsito,
Contabilizar varias veces algunas mercancas.
Incurrir en errores cuantitativos.

Adicionalmente, debe determinarse el nmero de personas que participaran en el inventario y las


funciones especificas de cada una, de tal modo que el trabajo de un colaborador permita verificar la
exactitud de la labor del otro. Es importante el nombramiento de un observador para la toma del inventario
y coordinar con auditoria las etapas de planeacin y organizacin.
Suelen usarse para la ejecucin del conteo mtodos diferentes. El ms sencillo y menos costoso consiste
en lo siguiente:
1. Dividir el personal en grupos de dos personas bajo la coordinacin de un supervisor por grupo.
En Cada grupo, una persona cuenta las mercancas por referencia y dicta los resultados al otro
miembro del equipo. Esta persona recibe la informacin, la cual registra en la hoja del inventario
por descripcin y cantidades y firma la hoja.
2. Se utilizan grabadoras o equipos porttiles de cmputo para anotar las cantidades contadas.
Recomiendo hacer doble conteo por parte de otro grupo diferente a fin de comprobar los resultados
obtenidos en el primer conteo.
Cualquier diferencia entre las hojas de inventario del primer y segundo conteo deber ser verificada
por el supervisor. Ahora, independientemente de que el conteo sea nico o doble, su exactitud
debe comprobarse mediante reconteos por muestreo aleatorio que realiza el supervisor en hojas de
reconteo.
Una vez contadas todas las mercancas, corregidas las diferencias, corregidas las diferencias entre
los conteos o por las pruebas de reconteo selectivo y analizado el informe del observador, se hace
lo siguiente:
Se procede a pasar a tarjetas los datos sobre las mercancas y se remiten al departamento de
contabilidad para su resumen y valoracin.
Para determinar una cifra correcta del inventario y del costo de ventas, se requiere la debida
separacin entre las compras y las ventas del periodo actual con relacin a las de ejercicios
anteriores y siguientes. Deben incluirse todas las mercancas recibidas hasta el ltimo da del
periodo contable. Adicionalmente, debe tenerse claridad sobre las mercancas que deben o no
hacer parte de la toma fsica de inventario. Ejm: las mercancas que las empresas hayan recibido
en consignacin, deben excluirse del inventario, no as las mercancas que la empresa haya dado
en consignacin, las cuales deben hacer parte del inventario de la empresa porque sobre ests se
tiene el titulo de pertenencia, aunque no su posesin. En el caso de las mercancas despachadas
por el proveedor y no recibidas en
bodega en el da de cierre, ests no se incluirn en el inventario del comprador mientras estn en
trnsito, a no ser que los trminos de fletes sealen que el medio de transporte representan al
comprador, caso en el cual le pertenecen y deben figurar en un inventario de mercancas en
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trnsito, as no se hayan inspeccionado y contado. El hecho de que el proveedor se haya atrasado


en el envi de la factura correspondiente a una compra, no justifica la exclusin de esta mercanca
de la toma fsica de inventario.
De igual manera, si al final del periodo la empresa ha recibido pedidos de sus clientes, que no se
han despachado, ests mercancas deben incluirse en el inventario fsico. En el caso de las
mercancas facturadas a los clientes antes de cierre, pero que se embarcarn en fecha posterior,
debern excluirse del conteo si ya se ha traspasado el ttulo de propiedad.
DIFERENCIA ENTRE LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y EL VALOR EN LIBROS
A partir de la comparacin del valor real del inventario que arroja la toma fsica con el valor que
presentan los libros de contabilidad surgen diferencias, las cuales se denominan faltantes o
sobrantes y que pueden explicarse por diferentes causas: dao de la mercanca, robo continuado,
deterioro por almacenamiento, mermas, error en la factura (por ejemplo, dos unidades con
despacho de tres) error al contabilizar compras o ventas, error en el krdex por transposicin de
nmeros, por ejemplo: 31 en vez de 13.
Las diferencias deben corregirse por medio de ajustes contables, dependiendo de si del inventario
de mercancas provenientes del conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad.
En el primer caso se origina un sobrante, en el segundo un faltante. Cualquiera que sea el caso,
deben tomarse acciones contundentes a esclarecer las causas de la diferencia y a definir polticas
para calificar el monto de la diferencia como considerable o no.
En el caso de faltantes, si estos se explican por errores al determinar el costo de las ventas y la
diferencia es poco revelante, el faltante se corrige mediante el siguiente asiento, al 31 de
diciembre:
6135
1435

Costo de Ventas
Mercancas

xxxxx
xxxx

En el caso contrario, si el monto del faltante es apreciable y la empresa no tiene suscritas plizas
de seguro para proteger sus inventarios, la diferencia debe llevarse a Gastos Diversos-Faltantes en
inventarios, por medio del siguiente asiento.
5195
1435

Gastos Diversos
mercancas

xxxxx
xxxx

Si la empresa tiene plizas de seguros que cubran el total del faltante, en lugar de debitar la cuenta
de Gastos , se cargara reclamaciones a compaas aseguradoras (136005) por la parte que cubre
la compaa de seguros, y el crdito se llevara a la cuenta mercanca.

Si el saldo en libros es menor que el inventario de mercancas resultante de la toma fsica, se


origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben buscarse sus causas y
proceder a los ajustes contables. Si se trata de sobrantes de valor reducido, este se corrige a
travs del siguiente ajuste al 31 de diciembre:
1435
6135

Mercancas
Costo de Ventas

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xxxx
xxxxx

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En el caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige mediante el


siguiente registro contable:
Mercancas
Ingresos Diversos

xxxx
xxxx

Si la empresa utiliza el sistema permanente y hace la toma fsica de inventario, debe comparar el
Inventario fsico con el inventario en libros de contabilidad. En caso de existir diferencia, se justa la
Cantidad en las tarjetas krdex a travs de entradas, si se trata de unidades sobrantes o de salidas
si
Se trata de unidades faltantes, valoradas al costo unitario segn el mtodo empleado. Una vez
Ejecutado lo anterior, se compara la saldo en tarjetas de existencias con el saldo en libros de
Contabilidad. De persistir la diferencia, se procede de acuerdo con el procedimiento ilustrado
Anteriormente.
PROVISION PARA PERDIDAS DE INVENTARIO
La empresa o ente econmico, de acuerdo con el decreto 2649 de 1993, puede establecer provisiones
para cubrir eventuales prdidas de sus inventarios por obsolescencia, de suposicin diferente respecto de
las utilidades que permanecen en el inventario final, arrojando, por tanto valores distintos para los Estados
Financieros.
Los inventarios constituyen uno de los activos que implican mayor inversin en los negocios comerciales.
Las empresas dedican tiempo considerable al control de los mismos, para lo cual estructuran una serie de
medidas que conducen a proteger el activo, mediante procedimientos definidos de registro contable y
divisin de funciones para su manejo.

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Formador en Contabilidad y Finanzas.