O que fazer para um departamento de PCP Funcionar?

O depto de planejamento e controle da produo parte fundamental de um processo que envolve o planejamento e a organizao de todos os processos de fabricao da produo, sendo de extrema importncia para a obteno de melhores resultados a nvel de aumento da produtividade. O pcp faz o planejamento da produo em toda a sua extenso e atua na coordenao de suas aes, com a finalidade de que sejam cumpridos e atingidos todos os resultados previamente estabelecidos em termos de quantidade, qualidade, prazo e lugar. Por isso precisa funcionar bem. Vimos no artigo anterior que um bom depto de engenharia de produo d substancial ajuda ao pcp, no sentido de fornecer valiosas informaes que permitam ao depto ser determinstico em relao as datas em que efetivamente ocorrero os eventos. Demonstramos ainda que a utilizao de modelos matemticos e informtica tambm s soma. Alm disso um bom acompanhamento atravs de softwares especficos so importantes em controle de obras de grande porte, de caldeiraria ou de montagem por exemplo. Atravs do acompanhamento, a gerncia de pcp tem a possibilidade de verificar, dentre todos os servios em andamento, quais devero ser executados em um determinado perodo, bem como verificar com antecedncia o acontecimento de possveis gargalos de fabricao. Assim sendo, possibilita programar as mquinas e o pessoal de cho de fbrica para executar as tarefas conforme planejado. Um outro aspecto tambm interessante neste tipo de controle a possibilidade de poder determinar antecipadamente, quais os funcionrios que estaro envolvidos no processo de fabricao, bem como tambm prever possveis necessidades de utilizao de horas extras, de acordo com a demanda. No caso de ocorrncias de imprevistos durante os processos de fabricao, tais como quebra de mquinas ou falta de mo-de-obra, possvel realizar estudos que possibilitem a gerncia chegar a uma tomada de deciso com maior velocidade e confiabilidade, atravs da visualizao da programao de cada processo em todos os servios, sempre visando soluo dos problemas sem que ocorram atrasos na fabricao. O acompanhamento da produo muito importante, pois permite a introduo de correes que garantiro a execuo do programa previsto. Outro detalhe importante a possibilidade de, com antecedncia, poder planejar a manuteno de mquinas e equipamentos, no gerando maiores problemas para o pessoal da produo. O que falta ento para um pcp funcionar bem? Bem, vimos que temos todos os meios para realizar uma obra no prazo, no ? Ento o que falta para aumentar o grau de certeza de sucesso do pcp? Saber se o material j est todo comprado. Este o maior problema que impede o pcp de funcionar bem: o setor de compras. Em muitas indstrias ele no est subordinado ao pcp, ora atua isoladamente, ora tem gerncia prpria ou nem uma coisa e nem outra. Mas este o calcanhar de aquiles. Normalmente uma empresa gasta grande parte da sua receita na compra de materiais, suprimentos e servios. Um pequeno percentual de economia em custos de material pode significar um aumento substancial nos lucros. Assim, um bom setor de compras , tambm, pea chave na lucratividade da empresa. Um setor de compras deve ficar subordinado ao pcp por vrios motivos citando dentre eles: a necessidade de execuo de um planejamento e programao de compras que atue concomitantemente com a programao de fabricao, vale dizer que itens de fabricao tero que estar disponveis muito antes que itens de montagens; por outro lado no tem o menor sentido grandes quantidades de materiais carssimos dormindo no almoxarifado, suas faturas vencendo trinta dias depois da chegada, sem que os mesmos tenham entrado em fabricao.

Adicionalmente o controle do lead time de compras fundamental e tem de ser feito a pente fino, com o mesmo rigor com que se controla a produo. Contudo para que isto vire realidade h que se ter fornecedores de produtos e servios confiveis e selecionados, o que nos leva a uma outra providncia que a seleo e qualificao de fornecedores, tarefa altamente estratgica para os negcios de qualquer indstria, de forma a ter um sistema de compras garantida, o que nos levaria a ter de responder a algumas questes: Quais seriam as fases de seleo de fornecedores ? Quem deve efetuar esta seleo e qualificao ? Qualificao por visita ou por formulrio eletrnico? Como fazer a Relao de Fornecedores? Quais seriam as caractersticas ideais de um fornecedor dentro do tipo de negcio da empresa? Como encontrar o fornecedor do "tamanho ideal" em relao ao volume de negcios da organizao? Onde encontrar fornecedores para um produto ou servio que nunca foi comprado antes? Como racionalizar a base de fornecedores? So perguntas cujas respostas tem de estar na ponta da lngua para um pcp funcionar bem. possvel um bom depto de pcp funcionar, mesmo sem uma engenharia de produo atuante e completa, ou mesmo sem um sistema informatizado com simuladores de ltima gerao, ou ainda sem um acompanhamento eficaz. Mas impossvel acontecer sem um setor de compras que disponibilize os materiais certos, nas quantidades certas, com as especificaes e qualidades certas. Na hora certa! Dies posterior prioris est discipulis.

As dificuldades do PCP
Uma das maiores dificuldades para o desempenho da funo PCP refere-se a relacionamentos. Por administrar informaes de diversas reas, o PCP est em constante processo de negociao com os diferentes agentes dentro do processo produtivo. O PCP o representante da rea de vendas dentro da fbrica, ele quem sabe das prioridades e prazos de entrega dos produtos aos clientes e faz a programao de modo que atenda a esse objetivo. No entanto, os interesses so antagnicos, enquanto a Produo quer uma programao estvel e antecipada de grandes lotes, Vendas quer maior flexibilidade e diversidade para atender as constantes mudanas no mercado. Como manter nveis de produo estveis se a demanda totalmente instvel? Talvez algum dia algum queira responder a essa questo, ainda mais quando se trata de administrar recursos escassos. O PCP precisa ponderar esses diferentes interesses fazendo com que a produo atenda ao planejamento, otimizando ao mximo os recursos sem deixar de atender ao cliente, no caso, o departamento de Vendas. Outra grande dificuldade do PCP refere-se ao planejamento de matria-prima, a falta de algum material para a produo pode acarretar inmeros problemas e inviabilizar o plano de produo e de vendas. Os diferentes materiais, nas diferentes quantidades, em prazos diferentes, com diferentes fornecedores e com uma demanda instvel um desafio para o PCP, sem contar que preciso manter os estoques nos nveis mais baixos possveis e preocupar-se em no imobilizar demasiadamente os recursos financeiros.