UNIDAD IV: ADMINISTRACIN DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

La Administracin de las Tecnologas de Informacin tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de informacin que ayudan a resolver problemas de la administracin. Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de accin, y para poder realizar esto deben contar con lo ltimo en sistemas de informacin que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseo de una organizacin basado en la adquisicin de nuevas tecnologas de informacin que den paso a un nuevo sistema de informacin no es tarea fcil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organizacin (recursos humanos, econmicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseo sea todo un xito

4. Planeacin de la Informacin Estratgica A travs de los aos, se han evaluado numerosos intentos de modernizar sistemas de informacin; se han encontrado grandes problemas como altos costos, largos retrasos en el desarrollo y sistemas que no satisfacen las necesidades del usuario. En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por una inadecuada planeacin detallada para identificar necesidades futuras y actuales de los usuarios y una prematura decisin a un especfico diseo que no consider alternativas de solucin o que tan bien satisficieran las necesidades de los usuarios.

Las complejidades de los sistemas de informacin pueden ser vastamente diferentes, pero el anlisis determina las necesidades de informacin de una organizacin para lograr su misin son esencialmente las mismas sin importar la complejidad del problema. Organizaciones pblicas y privadas han ideado metodologas para identificar necesidades de informacin y planificar adquisiciones para satisfacer esas necesidades. Mientras que las metodologas pueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado completo para identificar las necesidades de informacin y analizar como satisfacer esas necesidades.

4.1 Planeacin de la TI Estratgica

El Plan Estratgico de TI, busca apalancar el cumplimiento de los objetivos estratgicos de las organizaciones a travs de la definicin de un plan estructurado de tecnologas de informacin en el corto, mediano y largo plazo. Las empresas que actualmente se encuentran en el proceso de iniciar una transformacin tecnolgica y de realizar cambios en su plataforma tecnolgica actual tienen las siguientes necesidades:

Identificar y conocer las necesidades globales y especficas de la organizacin Estructurar las inversiones futuras de tecnologas de informacin, basadas en las necesidades reales del negocio y de las mejores prcticas a nivel mundial. Seleccionar proveedores de acuerdo a necesidades y requerimientos actuales de negocio y una calificacin de criterios bajo las prioridades de la organizacin.

Con el servicio profesional de consultora de Enfocus para el diseo e implementacin de un plan estratgico de tecnologas de informacin, las organizaciones lograrn entre otros beneficios:

Gestionar inversiones sobre la necesidad especfica de la organizacin de acuerdo a su visin estratgica y procesos de negocio. Obtener un anlisis y plan de arquitectura tecnolgica que habilite el crecimiento futuro de la organizacin segn su foco estratgico. Identificar una solucin de TI contando con la participacin de reas operativas y estratgicas. Seleccionar proveedores bajo reglas claras de juego con base en la necesidad especfica de la organizacin. Lograr una adecuada planeacin del esfuerzo requerido para implementacin en trminos de dinero, tiempo y recursos.

4.2 Anlisis de Requerimiento de Informacin

La determinacin de los requerimientos para el anlisis de la informacin es el estudio del sistema actual del negocio a fin de encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los estudios del sistema son el resultado de una evaluacin para conocer cmo funcionan los mtodos actuales o si son necesarios o posibles algunos ajustes; elaborar preguntas en relacin con los sistemas manuales y los computarizados. Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta, compra o produccin), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y usuarios de esas reas; por lo tanto un paso inicial en la investigacin es entender la situacin. Los analistas estructuran su investigacin y buscan respuestas a las siguientes 4 preguntas principales. 1. Cul es el proceso bsico? 2. Qu datos se utilizan o se producen durante este proceso? 3. Cules son los lmites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo? 4. Qu controles de rendimientos se utilizan? Entender al proceso: Se harn preguntas que proporcionaran un antecedente de los datos fundamentales y de la descripcin del sistema. - Cul es el propsito de esta actividad? - Cules son los pasos que se realizan? - Dnde se realizan? - Quin los ejecuta? - Cunto tiempo consume? - Con que frecuencia se realizan? - Quin utiliza la informacin resultante? Tcnicas para hallar datos: Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como: entrevistas, cuestionarios, infeccin de registros (revisin en sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa.

Determinacin de requerimientos y anlisis de informacin: Requerimientos de las transacciones de los usuarios: Los sistemas a nivel de transacciones, capturan y procesan datos por alguna razn; por ejemplo: en un sistema de pedidos los clientes son procesados de forma tal que sean artculos indicados. Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de pedidos deben conocer todo lo relacionado cundo procesan estas transacciones. Requerimiento de decisin de los usuarios: A diferencia de las actividades de transaccin, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especfico, las rutinas son muy claras y es posible que los controles vagos. Es probable que los sistemas de decisin tengan que ver con el pasado, presente o el futuro. Algunos brindan un soporte para decisiones recurrentes mientras que otros son nicos y no recurrentes, estos sistemas pueden utilizar datos que se originan dentro de empresas como los generados por el procesamiento de transacciones fuera de ella; por ejemplo: asociaciones o fuentes comerciales en algunos casos se procesan los datos de transaccin para generar nueva informacin para la toma de decisiones.

Requerimiento de toda la organizacin: En las empresas los departamentos dependen de uno de otro para brindar servicios para fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento tambin deben evaluar las implicaciones. Algunas veces los sistemas abarcan los trabajos de varios departamentos. La recepcin del pedido ilustra la importancia de considerar las ramificaciones de un tipo de actividad para el resto de las organizaciones. Cuando el grupo de ventas toma un pedido la accin da origen a una serie de actividades que afectan a las dems reas. Es probable que los analistas que tienen inters en el proceso de recepcin de pedidos no trabajen al mismo tiempo sobre el sistema de facturacin, sin embargo deben tener conocimientos de cualquier requerimiento en cualquier otra parte de la organizacin, si el

proceso de recepcin de pedidos no captura la direccin de los clientes para el cobro o el lugar donde deben enviar los productos entonces cmo enviar los artculos o las facturas por correo a su lugar de destino? Entonces es importante estar al tanto de otros requerimientos de la organizacin. Anlisis estructurado: Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lgica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningn detalle pertinente". El objetivo que persigue el anlisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la determinacin de requerimientos para obtener la comprensin completa y exacta de una situacin dada. Componentes: - Smbolos grficos: sirven para identificar y describir los componentes de un sistema y las relaciones entre estos. - Diccionarios de datos: Descripciones de todos los datos utilizados en el sistema pueden ser manual o automatizado. - Descripciones de procesos y procedimientos: emplean tcnicas y lenguajes que permiten describir actividades del sistema. - Reglas estndares: para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa. Anlisis de flujo de datos: Estudia el empleo de los datos en cada actividad, documenta los hallazgos con diagramas de flujo de datos. Herramientas: - Diagrama de flujo de datos: son la herramienta ms importante y la base en donde se desarrolla otros componentes - Diccionario de datos: contienen las caractersticas lgicas de los lugares donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, alias, descripcin, contenido y organizacin. - Diagrama de estructuras de datos: este es una descripcin de la relacin entre entidades (personas, lugares, eventos y objetos) y el conjunto de informacin relacionado con la entidad.

- Grfica de estructura: es la herramienta del diseo que muestra con smbolos la relacin entre los mdulos de procesamiento y el software de la computadora.

4.3 Asignacin de Recursos

La asignacin de recursos es la distribucin de activos productivos en sus diferentes usos. El asunto de la asignacin de recursos se origina de cmo las sociedades buscan balancear los recursos limitados como el capital, el trabajo y la tierra, frente a las diversas e ilimitadas necesidades de sus integrantes. Los mecanismos de asignacin de recursos abarcan el sistema de precios en las economas de libre mercado y la planeacin gubernamental, ya sea en las economas operadas por el estado o en el sector pblico de economas mixtas. La finalidad de distribuir los recursos es siempre la de obtener la

mxima productividad posible a partir de una combinacin dada de activos. Por consiguiente los mecanismos de asignacin ms conocidos son las empresas, el hogar y el gobierno.

4.4 Planeacin de Proyectos.

La planificacin de proyectos forma parte de la gestin de proyectos, la cual se vale de cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente informar del progreso dentro del entorno del proyecto.1 Es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costar. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para acompaar el progreso de su equipo. Elementos que se deben tomar en cuenta para planear un proyecto. 1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o completado. Antes de que estn absolutamente claros cuales son los objetivos del proyecto, no tiene sentido comenzar a estimar cuanto tiempo llevar y/o cuanto costar. Desgraciadamente, muchos gerentes de proyecto fallan al no examinar esta primera etapa crucial. 2. Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa del tiempo necesario para un nico miembro del equipo. Esto puede ser hecho en

una sesin de planeamiento con todos los miembros del equipo. Tareas que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser partidas en tareas menores. El resultado es work breakdown structure (WBS). 3. Identifquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del WBS (cada tarea). En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento terminal y, consecuentemente, todo el proyecto (aproximacin bottom-up). 4. Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario. 5. Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las tareas en orden de conclusin, un gerente de proyectos construye una red de proyecto (diagrama PERT). 6. Calcule el tiempo mnimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto ms largo a travs de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este trayecto se llama camino crtico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino crtico, pero cualquier atraso en las tareas del camino crtico resultar automticamente en el atraso del proyecto completo. 7. Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt. 8. Haga un plan de gestin de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este plan. 9. Obtenga el comportamiento de la organizacin al iniciar la ejecucin del proyecto.