COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO

1 Parte Introducao Conceitos e Modelos

Parte 1 Introduo, Conceitos e Modelos. Muitas vezes nos deparamos com a dificuldade que os responsveis pelos processos nas organizaes tm ao demonstra-los graficamente. Com o objetivo de auxiliar os colegas nesta atividade vamos descrever neste artigo um mtodo simples, mas que ao mesmo tempo bastante til e prtico. Vamos utilizar na confeco deste artigo, fluxos e grficos desenhados com o uso do VISIO da Microsoft, no entanto o leitor poder fazer uso de qualquer outra ferramenta disponvel no mercado, inclusive ferramentas livres. O nosso objetivo aqui no avaliar esta ou aquela ferramenta, ou determinar se uma ferramenta melhor que a outra, ou ainda a possibilidade de utilizao de outros modelos e formatos para a documentao de processos. O nosso objetivo descrever um mtodo que o leitor possa aprender facilmente e aplicar na documentao de seus processos. 1 Introduo ao estudo de processos Antes de abordar a tcnica a ser utilizada no desenho propriamente dito dos processos necessrio que o nosso leitor tenha o entendimento dos princpios bsicos dos processos, para isto vamos abordar os tpicos principais e neste sentido nivelar os conhecimentos. 1.1 Componentes Bsicos dos Processos Por definio, um Processo deve possuir um conjunto de componentes bsicos para ser considerado um processo, so eles: Componente de entrada, com base neste componente realizado as atividades de processamento, e como resultado dever produzir uma sada qualquer.

1.2 - Controle de qualidade entre os Componentes do Processo Como qualquer atividade destinada a produzir algo, o processo requer a realizao de atividades de controle para assegurar a sua qualidade e que dever ser aplicada em cada um dos seus componentes (Entrada-Processamento-Sada). Agindo desta forma estaremos evitando comunicao de eventuais erros ou falhas entre os elementos que compem o processo, dentro do universo compreendido pelo prprio processo.

Traduzindo isto de uma forma mais clara:

1.3 - Controle de qualidade entre Processos No entanto, um processo no um elemento absoluto e restrito a si prprio, possivelmente em algum momento depender de outros processos para ser alimentado e possivelmente, aps a execuo de seu prprio processamento, passar a alimentar outro processo atravs do seu produto e assim sucessivamente. Diante disto, uma boa prtica considerar aes de controle de qualidade tambm entre processos, e com isto garantir a qualidade e a integrao entre os mesmos, ou seja, importante assegurar que o produto gerado por um processo fornecedor seja validado por ele mesmo antes de ser comunicado ao seu Processo Cliente. Traduzindo isto de uma forma mais clara:

Em tese, quando agimos desta forma, o Processo Executor no teria necessidade de validar os seus insumos no momento de proceder o recebimento de sua entrada, uma vez que isto deveria ter ocorrido previamente no Processo fornecedor, pouco antes do mesmo proceder a liberao de sada. No entanto, se verificarmos a qualidade apenas uma nica vez, estamos sujeitos possiilidade de ocorrncia de alguma falha na sada do Processo fornecedor e nem sempre a Qualidade declarada na sada de um processo, atender plenamente os requisitos de qualidade necessrios para atender a entrada no processo seguinte. Exemplo Prtico: Experimente executar o ciclo de vida de um projeto de desenvolvimento de sistemas, onde cada etapa do ciclo pode ser comparada a um processo. Quando no realizamos estas verificaes de entrada e sada em cada uma das etapas do processo de produo do sistema, o grau de variao do produto resultante ser um fatorial das taxas de erro ocorridas em cada etapa, (O Resultado ser medido pela multiplicao das taxas de erro existentes em cada etapa, pelas taxas de erro das etapas seguintes, e assim sucessivamente), esta a explicao matemtica de possveis distanciamentos entre o requisito original do negcio e o

resultado do produto do projeto, note que antes de mais nada uma Metodologia um Processo e pode-se utilizar este conceito na formulao do controle de qualidade na formatao de etapas ou fases de uma MDS. Traduzindo isto de uma forma mais clara:

Uma vez entendido estes componentes e os critrios bsicos de reviso de qualidade e integrao entre os componentes de um processo e entre processos fornecedores e processos clientes, retornaremos ao nosso objetivo inicial, que demonstrar graficamente os processos de negcio atravs de fluxogramas. 2 Padro de Simbologia

Existem diversos padres de smbolos possveis para desenhar fluxogramas de processos, e inclusive padres destinados a especificaes e desenho tcnico de software, modelos de dados e tantos outros. Vamos adotar aqui um modelo bastante simples e composto por um nmero reduzido de smbolos, mas que so suficientes para demonstrar um processo de negcio atravs de um fluxograma. So eles:

O Modelo de Estrutura do Fluxograma do Processo.

Existem diversos formas possveis de estruturar um fluxograma de processo, a mais indicada para mapear processo a denominada (CROSS-FUNCTIONAL), o que poderia ser traduzido mais ou menos como fluxograma cruzado entre funes.

Neste formato, o fluxograma possibilita a incluso de informaes adicionais, alm da sequencia de atividades proporcionada pelo encadeamento dos smbolos, e possvel segmentar o desenho do processo em setores/celulas como se fossem uma matriz, sendo inseridos nas linhas os Atores ou funes responsveis pela execuo das Atividades e nas Colunas as etapas existentes em um determinado processo. Veja como ficaria o desenho de um processo seguindo a estrutura Cross-Functional na viso Horizontal:

O mesmo Processo, seguindo a viso Cross-Functional na viso Vertical:

E ainda, o mesmo processo utilizando-se a forma Livre normalmente utilizada. Note que as informaes adicionais presentes nas duas opes anteriores fazem de fato a diferena no entendimento do processo.

No prximo Artigo (Parte 2), trataremos as tcnicas a serem utilizadas durante as Entrevistas para levantamento de informaes dos processos a serem desenhados e alguns exemplos de como devemos organizar e preparar o contedo das informaes obtidas no levantado para facilitar a confeco do respectivo fluxograma. Prximo Artigo : COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho do Processo de Negcio.

Este artigo est disponvel para download no formato de Documento (PDF) no seguinte endereo: Http://www.aghatha.com.br/news.htm Em artigo anterior, descrevemos como formatar, organizar e estruturar a documentao de processos, contendo ainda o modelo de template destinado a descrio passo-a-passo dos processos disponvel para download, vamos utilizar este modelo no prximo artigo para descrever um processo e em seguida utilizar o mesmo para produzir o fluxograma: Veja o contedo em:http://aghatha.wordpress.com/2011/06/18/como_formatar_e_organizar_a_ documentacao_de_processos_ti/ - Fim Contedo Artigo Agradecimentos e Convites: As informaes e comentrios existentes neste artigo so o fruto de observaes e experincias adquiridas pelo autor durante a execuo de projetos ao longo de 30 anos de atuao no mercado. Utilizamos este espao para a divulgao e intercmbio destes conhecimentos junto aos nossos leitores, clientes e amigos. Caso voc tenha alguma dvida ou necessidade de informaes adicionais para o seu entendimento ou aplicao, entre em contato conosco atravs do e-mail abaixo. Abrao e Felicidades a Todos, Eurico Haan de Oliveira

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 Fim Artigo