Sistemas de Informacin DIRECCIN DE PROYECTOS TI Parte 2

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INDICE

A. Influencias de la Organizacin
A.1. Sistemas de organizacin A.2. Estructura de la organizacin

B. reas a Gestionar
B.1. Procesos de gestin B.2. Mapa de procesos B.3. Personas B.4. Tecnologa

C. Elementos de la Gestin
C.1. Identificacin de factores de riesgo C.2. Factores de exito

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INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN
Sistemas de Organizacin
Organizaciones basadas en proyectos Facilitan la direccin de proyectos Las que obtienen sus ingresos de la ejecucin de proyectos Las que han adoptado la direccin de proyectos Organizaciones no basadas en proyectos Pueden dificultar la direccin de proyectos

Estructura de la organizacin
Funcional Matricial (Dbil , Equilibrada y Fuerte) Por proyectos

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN Organizacin Funcional

Director Ejecutivo Director Funcional Col. Col. Col. Director Funcional Col. Col. Col. Director Funcional Col. Col. Col.
Coordinacin del Proyecto

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN Organizacin Matricial Dbil

Director Ejecutivo Director Funcional Col. Col. Col. Director Funcional Col. Col. Col. Director Funcional Col. Col. Col.
Coordinacin del Proyecto

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN Organizacin por Proyecto Director Ejecutivo

Coordinacin del Proyecto

Director de Proyecto Col.

Director de Director de Proyecto Proyecto Col. Col.

Col. Col.

Col. Col.

Col. Col.

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AREAS A GESTIONAR: Como?

PROCESOS

PERSONAS

TECNOLOGA

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AREAS A GESTIONAR - Procesos

Evitar siempre el "reinventar la rueda", tanto en mtodos como en herramientas sino tenemos experiencia o conocimiento ser necesario asesorarse, pero no es recomendable "la improvisacin". Analizadas las caractersticas del proyecto, los principales procesos a considerar son casi siempre:
Como se va a gestionar el cambio organizativo Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro "cliente" Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto Como vamos a planificar (definicin y seguimiento semanal) Cual ser el EDT (WBS) del proyecto. Como se van a gestionar los costos, no slo directos, sino tambin los indirectos (puesto de trabajo, recursos administrativos, bonus/malus proveedor, garantas, formacin,)

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PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS

Para que un proyecto tenga xito, el equipo de proyecto debe: Seleccionar los procesos apropiados
Para cumplir con los objetivos del proyecto

Usar un enfoque definido

Para adaptar las especificaciones del producto y los planes Para que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto

Cumplir con los requisitos

Para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas concurrentes

De alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos Para producir un producto de calidad

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PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS II

El Director del Proyecto siempre es responsable en colaboracin con el equipo de proyecto, de determinar qu procesos son apropiados, y el grado de rigor apropiado para cada proceso, para cualquier proyecto dado Los procesos de la Direccin del Proyecto se organizan en cinco grandes grupos: Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre

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PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS III

Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto Para cada fase o subproyecto se repiten todos los grupos de procesos

Procesos de Iniciacin

Procesos de Planificaci n Procesos de Control Procesos de Ejecucin

Las flechas representan flujos de informacin

Procesos de Cierre

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MAPA DE PROCESOS GESTIN Interrelacin Grupo Procesos

Fuente: PMBOK-2003 pgina 68

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AREAS A GESTIONAR - Personas

La ambigua definicin de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno del equipo de trabajo, como del equipo de usuarios/clientes finales, es una de las principales causas de proyectos fracasados, aunque aflora de manera indirecta (mala valoracin, pruebas defectuosas, expectativas no cumplidas, ) Una buena gestin del proyecto ha de permitir definir, y mantener: Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final:
Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores? Quien define los requisitos es quien va a usar el producto? Existen recursos humanos de parte del cliente/organizacin para abordar el proyecto?

Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo:

Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relacin a la criticidad del rol de cada persona Fijar diferencial capacidades (tcnicas y de gestin) con relacin a las necesidades del proyecto

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AREAS A GESTIONAR - Tecnologa

Tal vez los aspectos tecnolgicos sean los ms directamente gestionables por parte del Jefe de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:

Procesos: Riesgos tecnolgicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,

Personas: Formacin usuarios finales / no disponibilidad de tcnicos capacitados La tecnologa no slo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio proyecto, tanto a corto como a medio plazo: Gestin documental ??? Herramientas CASE ??? Planificadores/Simuladores ??? Herramientas gestin configuracin ??? eLearning ??? Teleworking ???

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Importancia para el xito

ELEMENTOS DE LA GESTIN : Identificacin Factores de xito

Razones para el xito de los Proyectos
Buena Planificacin Claridad de las especificaciones tcnicas Uso de un sistema de comunicaciones formal, comunicaciones internas efectivas, comunicaciones externas efectivas Claras responsabilidades de los miembros del equipo Control de la Planificacin Utilizacin de Consultores Control Presupuestario Claridad de los objetivos del proyecto Personal bien cualificado Toma de decisiones sin dilacin Estrategia de contrato bien desarrollada Trabajo en equipo efectivo Adecuada integracin de hardware, software y personas Viabilidad Econmica Liderazgo Efectivo Apoyo de la Alta Direccin Efectiva Gestin de los Conflictos

PARA CADA PROYECTO SE IDENTIFICARAN LOS 4 O 5 FACTORES CRTICOS PARA EL XITO DE PROYECTO, Y CENTRAR LA EXCELENCIA DE LA GESTIN EN LOS MISMOS

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ELEMENTOS DE LA GESTIN : Identificacin Factores de xito En el siguiente cuadro se presentan aquellos factores ms habituales que bien gestionados facilitan el xito del proyecto:
Razones para el xito de los Proyectos
Obtener la involucracin del Cliente Seguir metodologas definidas como Mtrica (Son OBLIGADOS unos requerimientos y criterios de aceptacin claros y bien definidos) Tener un enfoque hacia el equipo, buenas comunicaciones y continuidad en el personal Utilizar asesores expertos Utilizar un sistema de control de proyectos Determinar un enfoque para el proyecto (Orientado a Fechas o a Entregables) Utilizar un mecanismo de revisin de proyectos establecido y Disciplinado Utilizar una gestin de proyecto con dedicacin 'full time

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MAPA DE PROCESOS GESTIN

Fuente: Resumen extracto Pmbook 2000 utilizado en proyectos T-Systems

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PERFIL PROFECIONAL : Director o Jefe de Proyecto Un Director o Jefe de Proyectos, Nace o se Hace?
No puede iniciarse un Proyecto sin la asignacin formal, y la cesin de autorizaciones correspondientes, de un Director o Jefe de Proyecto, y sin la comunicacin a todos los "stakeholders (interesados) de dicha asignacin. Este es un elemento clave del Project Charter A de ser un profesional con la experiencia y conocimientos suficientes relacionados con el resultado esperado del proyecto, con la experiencia y los conocimientos de gestin de proyectos necesarios para el proyecto al que se le asigna, y sobre todo, con una alta capacidad de comunicacin/persuasin tanto oral como escrita y siempre ajustada al mensaje y al receptor del mismo

MUCHAS GRACIAS

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