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PREU Vorstudie Seite 1

1 Vorstudie

Genehmigung des
Projektantrages
Auftraggeber Istanalyse,
extern/intern Projektidee Schwächen
Problem/
Aufgabe  Ziele

Projektantrag
Anforderungen

Machbarkeitsstudie

Variante 1 Variante 2 .... Variante n

Variantenentscheid

Variante x

Aufwands- Kosten/Nutzen Planung Dokumentation


abschätzung Analyse

Projekt- Vorstudie
Handbuch (-Dokument)

PROJEKTAUFTRAG

Genehmigung des
Projektauftrages

PROJEKTSTART
1.1 Projektidee
Rund um die Projektidee wird auf informelle Weise der Rahmen eines Projektes geklärt. Wird die Projektidee
schriftlich festgehalten, dann spricht man vom Projektantrag.

Inhalt des Projektantrags


• Überblicksmäßige Aufgabenbeschreibung
Vorschlag: Erstellen einer Projekt-Personal-Verwaltung mittels EDV
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Alle in der Firma laufenden und geplanten Projekte sollen erfasst werden. Die in den Projekten
arbeitenden Mitarbeiter sollen den einzelnen Projekten mit Zeit von – bis und benötigter Aufwand
zugeordnet werden können! ...
• Nutzen, der durch das Projekt zu erwarten ist
- bessere Übersicht der Personalressourcen
- leichtere Personalplanung in den einzelnen Projekten
- bessere Steuerung der Projekte ...
• Konsequenzen bei Nichtdurchführung des Projektes
- Aufwendige Personalplanung
- Zusätzliche Personalressourcen werden zu spät erkannt ...
• Personelle und finanzielle Rahmenbedingungen
- für das Projekt werden 5 Personen für die Dauer von 3 Wochen benötigt
- außer die Personalkosten fallen keine weiteren Kosten (HW, SW, Räumlichkeiten ...) an ...

1.2 Problemanalyse

1.2.1 Beschreibung Auftraggeber


• Organisation
• betroffene Abteilung(en)
• Ansprechpersonen (Name, Telefonnummer, E-Mail ...)
• div. AG-Daten (Adresse, Anzahl Mitarbeiter, Produkte, Kunden, Umsatz...

Methoden:
• Organigramm

• Tabellenform
Name Abteilung TelNr E-Mail
DI. Hans Müller Einkauf 03357/4711-14 mueller@fa.asn.at

• Prosa: Beschreibung mit Worten (sollte nur als zusätzliche Beschreibung dienen und
kurz (prägnant) gehalten werden)
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1.2.2 Istanalyse

Methoden der Istaufnahme:


• Interview = Frage/Antwort zwischen AG und AN (direkte Methode)
− Vorteil: Zusatzfragen und Verständnisfragen möglich
− Nachteile: hoher Zeitaufwand
hohe Anforderung an die Qualität der Interviewer
Belastung des Interviewten
− Ablauf: Vorbereitung  Durchführung  Auswertung

• Fragebogen = eine geordnete Menge von Fragen, die vom AG schriftlich beantwortet werden
− sollte stets nur ergänzend zu anderen Methoden eingesetzt werden
− Vorteile: schriftliche Ergebnisse
geringe Kosten bei einer hohen Anzahl von zu Befragenden
− Nachteile: geringe Antwortquote
Missverständnisse
aufwendige Auswertung bei "freien" Fragen

• Selbstaufschreibung = ohne Mitwirkung des ANs durch den AG


− Vorteile: Totalaufnahme möglich
Entlastung des Systemplaners
− Nachteile: bewusste Verfälschung möglich
Widerstände von Seiten des AGs

• Dokumentenauswertung = systematische Einsichtnahme in vorhandene Aufzeichnungen


− frühere Lösungswege untersuchen (auch fehlgeschlagene)
− Belege und Formulare untersuchen = Grundlage für die Spezifikation

• Beobachtung = sinnliche (Augen) Wahrnehmung des Untersuchungsbereichs


− eher selten im EDV-Bereich
− ergonomische Benutzerschnittstellen

Tätigkeiten/Fragestellungen beim eruieren der Istsituation:


• Wie wird derzeit gearbeitet?  Betriebsabläufe
• Welche Abteilungen sind wie betroffen?
• Einarbeitung in ein eventuell neues Aufgabengebiet
• Eruiere den Stand der Technik durch Evaluierung von „State of the art“ - Lösungen
• Welches System (Hard-, Software) existiert?
• Grobe Struktur und Größenordnung der Datenbestände (Übernahme von best. Daten)
• Ermitteln Stark-/Schwachstellen
− Wo liegt das Problem?
− Warum soll die bestehende Arbeitsumgebung geändert werden?
− Welche Probleme soll das System lösen?
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Methoden Schwachstellenanalyse:
• Kennzahlentechnik
Durch Vergleich von Kennzahlen wie Kosten (je Produktionsschritt, je Versand, ...), Zeitbedarf,
Fehlerhäufigkeit, Personalbedarf usw. mit Vergleichszahlen wie Branchendurchschnittswerten,
Vergangenheitswerten oder Sollzahlen
• Checklistentechnik: = Analyse anhand von Prüffragen
− Sammeln der vorgegebenen Einschränkungen hinsichtlich:
 - der zur Verfügung stehenden technischen Ausstattung
 - der personellen Besetzung des betrachteten Bereichs
 - der Aufbauorganisation der Fachabteilung
 - örtlicher oder räumlicher Gegebenheiten
− Festpunkte ermitteln: Was darf - auch wenn Unzulänglichkeiten vorliegen - im Rahmen des
Projektes nicht verändert werden?
− Dokumentation des Ist-Zustandes anhand von Checklisten auswerten und Mängel bewerten und
gewichten
mögliche Fragen der Checkliste:
 Kann auf einige Funktionen verzichtet werden?
 Welchen Nutzen bringt eine Funktion im Verhältnis zu den Kosten?
 Werden teilweise oder vollständig Funktionen an verschiedenen Orten wiederholt
durchgeführt?
 Sind für jede Funktion organisatorische Zuordnungen und Kompetenzen eindeutig
festgelegt?
 Läuft jede Funktion an dem für ihre Durchführung günstigsten Arbeitsplatz ab?
 Ist die Zerlegung der Funktionen in ihre Teilfunktionen optimal oder kann anders
kombiniert oder verfeinert werden?
 Gibt es mehrfach auftretende (redundante) oder nicht benötigte Flüsse von
Informationen zwischen Funktionen?
 Erhält jede Funktion alle von ihr benötigten Informationen
 ...

1.2.3 Zieldefinition
Ausgehend von der Istsituation den Stärken, Schwächen und Wünschen sind die Zielsetzungen, die durch das
Projekt erreicht werden sollen, gemeinsam mit dem Auftraggeber festzustellen und zu dokumentieren. Damit
wird auch erreicht, dass Auftragnehmer und -geber dieselbe "Sprache sprechen".
Start Ziel(e)

Ist-Zustand Anforderungen, um das (die) Ziel(e) Soll-Zustand


zu erreichen
2 Arten von Zielen: Produktziele und Prozeßziele
Produktziele (meist Anforderungen an das Produkt) sind Ziele betreffend das zu entwickelnde
Softwareprodukt. Hier handelt es primär um die Zielsetzung für die Softwareentwickler. Die Erreichung des
Produktzieles ist Voraussetzung für die Erreichung des Prozeßzieles.
Prozeßziele sind Ziele, die mit dem Einsatz des Softwareproduktes erreicht werden sollen. Hier handelt es
sich primär um die Zielsetzung des Auftraggebers. Beispiele für Prozeßziele sind:
− Durchlaufzeiten verkürzen
− Lagerbestände verkleinern
− Stückzahlen vergrößern
− Kosten verringern
− Ausschuß verringern
− Fehlermöglichkeiten verringern
− Transparenz erhöhen, Informationsdarstellung verbessern
− Abläufe besser beobachtbar
− Datenbestände integrieren ...
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1.2.4 Grobdefiniton der Anforderungen


• Erwartungen des Auftraggebers
• Funktionale Grobbeschreibung
• Anforderungen an die Datenhaltung (was soll gespeichert werden?)
• Wichtige Qualitätsanforderungen

Methoden der Ziel- und Anforderungsdefinition

• Brainstorming
In einer 1. Phase soll jeder der (5-7) Teilnehmer zu einem definierten Problem Ideen mündlich äußern.
Alle Ideen werden deutlich sichtbar (Flip Chart) mitprotokolliert. Ein Moderator steuert und überwacht
den Brainstormingprozess.
In einer 2. Phase erfolgt eine Gruppierung und danach Bewertung der Vorschläge.
Regeln:
Freies Assoziieren und Phantasieren sind erwünscht! (Ideen nennen, egal wie verrückt oder
unrealisierbar sie erscheinen)
Es sollen möglichst viele Ideen erzeugt werden.
Während der Ideensammlung darf keine Kritik an den Ideen geübt werden! (das würde die Teilnehmer
an der spontanen Ideenfindung behindern)

• Methode 6-3-5
Grundsätzlich gelten die gleichen Regeln wie beim Brainstorming (Ideen sammeln und bewerten).
6 Teilnehmer fixieren schriftlich jeweils 3 Ideen in 5 Minuten. Danach tauschen sie die Vorschläge
untereinander aus, notieren weitere 3 Ideen usw. ( in 30 Minuten 108 Ideen).

• ABC-Analyse
z.B.: zur Erkennung von Schwerpunkten (oft für firmeninterne Projekte)
Nutzen
100%
90%
- Anforderungen auflisten (kann, muss)
60% C - Betroffene kleben eine bestimmte Anzahl
von Punkten (Anz. Betroffene / 2)
B
1.1.1.1.1.1.1 C - Kosten im Auge behalten
A

1.1.1.1.1.1.2 A
Kosten
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1.2.5 Varianten
Ein Projektziel kann auf verschiedene Art und Weise erreicht werden. Durch Variantenbildung
sollen die verschiedenen Möglichkeiten zur Erreichung des Projektzieles gefunden werden. Mögliche
Methoden für die Variantenbildung wären wieder das Brainstorming oder die 6-3-5-Methode.
Jede Variante muss auf ihre Machbarkeit (Umsetzbarkeit) überprüft werden.
Mit dem Variantenentscheid wird vom Projektteam und dem Auftraggeber verbindlich festgelegt,
welche der untersuchten Möglichkeiten umgesetzt werden soll.

Auswahlmethode: Nutzwertanalyse (Bewertungstabelle)

Musskriterien Variante 1 Variante 2


Kriterium 1 erfüllt J/N
:

Sollkriterien Variante 1 Variante 2


Gewichtung Bewertung (1..10) Wert Bewertung Wert
(1..5) (1..10)
Kriterium 5 2 3 6
:
Summenwert: 4711 0815

1.2.6 Kosten-/Nutzenanalyse (Berechnung Break-even-point, ROI)

ROI: Return of Investment meint den Erlös den ich auf Grund der Investition in die Software bekomme.
Break-even-point: Ist der Zeitpunkt wo die Erlöse aus der Investition, die Höhe der Investitionen überschreiten.

Formel Break-even-point:
Anfangsinvestitionen + X * jährliche Wartungskosten = X * jährliche Kosteneinsparungen
=>
Anfangsinvestitionen / ( jährliche Kosteneinsparungen - jährliche Wartungskosten) = X

X = Break-even-point = die Dauer in Jahren bis Investitionen und Einsparungen sich die
Wage halten.

Geld
X Investitionen

Einsparungen

Zeit
1.2.7 Planung (Aktivitäten, Personal, Zeit, Kosten)
Einige Planungs- und Kontrollaspekte wegen Beispiel-Vorstudie PlanCoSys:

Balkendiagramm:
V# Tätigkeiten Aufwand Beginn Ende
1 Analyse der vorhandenen Homepage 2 MT 2.3.2001 6.3.2001
2 Erstellen der HTML – Seiten 10 MT 7.3.2001 20.3.2001
3 Erstellen der Formulare 5 MT 20.3.2001 27.3.2001