MANUAL DE OFIMATICA I

Manual de Ofimtica

Indice

Tema 1: Windows Conceptos fundamentales El teclado Discos, ficheros y carpetas El explorador de windows La papelera de reciclaje Mover y copiar informacin Guardar y recuperar informacin del disco Acceso directos Accesorios de windows

Tema 2: Word

Que es Word ? Inicio de Word Men archivo Seleccionar texto Dar forma al texto Tablas Buscar y reemplazar Imgenes Men ver Encabezado y pie de pagina

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Tema 3: Excel

Introduccin Elementos de una hoja de calculo Barra de herramientas Trabajar con celdas, filas y columnas Men archivo Formato de celdas Referencia a celdas Formulas y funciones

Tema 4: Access

Que es Access ? Que es una base de datos ? Que es una tabla ? Ejemplo de base de datos Relaciones entre tablas Consultas a la base de datos Operadores de comparacin Tipos de consultas Formularios Informes

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Tema 5: Power Point

Que es Power Point ? Trabajar con Power Point Crear una presentacin nueva Preparar presentaciones electrnicas Organizar presentaciones

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Windows
Conceptos fundamentales
Lo primero que debemos aprender es a localizar la torre del ordenador. La mayora de las torres se colocan en posicin vertical, aunque algunos modelos vienen en horizontal. A esta torre la llamamos CPU (Unidad Central de Proceso). Si quitramos la tapa que la cubre con un destornillador dentro descubriramos una placa rectangular llamada Placa Base. En esta placa van soldados o pinchados los componentes bsicos del ordenador, como el procesador, la memoria, la tarjeta grfica y la tarjeta de Sonido. Cuanto mayor velocidad tenga el procesador y mayor nmero de placas de memoria tengamos instaladas mejor ser el rendimiento final de nuestro equipo. Otros componentes que podemos encontrar dentro de la torre son las Unidades de Disco, como la disquetera, el CD-ROM, pero la ms significativa es el Disco Duro, ya que en l se almacenan los programas que necesitaremos para poder trabajar. En general, al conjunto de todos estos componentes, tanto la torre como los dispositivos que conectamos a la misma se les conoce con el nombre de Hardware o parte fsica del Sistema Informtico. Encender el Ordenador Buscaremos el botn Power en el frontal de la torre y lo presionaremos. Automticamente se encender una luz verde 5

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junto a dicho botn que indicar que el ordenador est recibiendo energa y el Monitor comenzar a listar una serie de informaciones que indican el arranque del ordenador. Transcurridos unos segundos veremos el logotipo de Windows, el Sistema Operativo, desde el que podremos empezar a trabajar. Qu es Windows? Windows es lo que llamamos un Sistema Operativo. Es el ms popular que existe hoy por hoy, quizs por su facilidad de uso para usuarios noveles, aunque debemos saber que nos es el nico del mercado. Existen otras modelos de Sistema Operativo como Unix, Linux, etc. Por lo tanto, la primera funcin de un Sistema Operativo es la de ofrecer lo que llamamos una Interface para poder comunicarnos con el ordenador. En el caso de Windows, esta Interface grfica consiste en una serie de ventanas en las que el usuario ir eligiendo diversas opciones con el ratn, de ah el nombre de Windows (Ventanas en ingls). Otra funcin importante del Sistema Operativo es la de reconocer y controlar todos los dispositivos que conectamos a la CPU. El monitor, la impresora, el ratn, un mdem, etc es lo que denominamos Dispositivos. Por ltimo el Sistema Operativo se encarga de controlar la ejecucin de todos los programas que nosotros necesitamos para trabajar con el ordenador. Hay que tener en cuenta que para cualquier cosa que queramos hacer deberemos usar un programa, aunque sean cosas tan triviales como escribir una anotacin o realizar una operacin de clculo.

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Y qu es un Programa? Tcnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones escritas en un lenguaje especial (un lenguaje de programacin) destinadas a resolver problemas especficos. Mediante programas trabajamos con el ordenador y realizamos tareas como escribir cartas, redactar informes o simplemente jugar a disparar Aliens. Para cualquier tarea a realizar con el ordenador precisaremos de un programa que deberemos poner en marcha.. Los programas se venden en las tiendas especializadas y vienen en un disco compacto que se introduce en el lector de CD-ROM la primera vez que queremos usarlo. Los datos del disco compacto se trasladan al disco duro en un proceso llamado Instalacin Una vez instalado un programa, ser accesible desde Windows y podremos ponerlo en marcha siempre que deseemos sin necesidad de repetir el proceso de Instalacin. Para borrar un programa del disco duro habr que realizar otro proceso llamado Desinstalacin.. A los programas tambin se les conoce como Software o parte lgica del Sistema Informtica. Cmo apago el ordenador? Para apagar el ordenador no necesitamos pulsar el mismo botn que usamos al encenderlo. Lo haremos desde el propio sistema operativo con la opcin del Men Inicio Apagar el Sistema.

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El Escritorio de Windows Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador es lo que conocemos con el nombre de Escritorio de Windows. Este escritorio lo podramos asemejar con nuestra mesa de trabajo donde colocamos nuestros libros, cuadernos, lpices, etc, al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo.

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Vista del Escritorio y sus partes Cada accin en Windows suele comenzar en el Escritorio. El escritorio resulta de utilidad para organizar los objetos (programas, aplicaciones de cualquier tipo, archivos...) que utilizamos con mayor frecuencia. Dentro del entorno de Windows, estos objetos que aparecen representados grficamente diseminados por el fondo del escritorio, les llamamos Iconos. Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del Escritorio es la Barra de Tareas, que nos permitir controlar los programas que tenemos en ejecucin, as como cambiar de uno a otro con un golpe de ratn. Dentro de la barra de tareas, en el extremo izquierdo encontraremos el botn Inicio, que nos permitir iniciar cualquier programa instalado en el ordenador, as como acceder a sitios especficos de Windows. Usar el Ratn El ratn sirve para controlar el puntero, (la flechita) que aparece en la pantalla. Para desplazar el puntero, basta deslizar el ratn en la superficie de la mesa de trabajo en la direccin deseada. El desplazamiento del puntero del ratn por la pantalla no afecta a la informacin que se ve en la misma; el puntero sirve tan slo para sealar una posicin. Al pulsar el botn del ratn tiene lugar una accin determinada en la posicin que ocupe actualmente el puntero. Las tcnicas que podemos hacer con el mismo son: Sealar: Desplazar el ratn hasta situar el puntero sobre el elemento determinado se denomina sealar. 9

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Pulsar/Hacer clic: Sealar un elemento de la pantalla y pulsar el botn del ratn se denomina pulsar. Doble pulsacin / Doble clic: Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas, lo ms rpido posible, con el botn izquierdo del ratn. Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el botn del ratn mientras se desplaza el puntero por la pantalla. Puede usar esta tcnica para seleccionar datos y para trasladar y copiar texto u objetos. El botn secundario del mouse obtiene los llamados Mens contextuales o Mens Emergentes, tiles en aquellas ventanas donde no disponemos de lnea de mens, por ejemplo, el escritorio. Tambin se utiliza como atajo a ciertas rdenes utilizadas frecuentemente desde los mens. Iniciar un Programa Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio, vamos a utilizar los programas que vienen incluidos con el sistema operativo. La opcin ms habitual de iniciar un programa es utilizando el botn Inicio de la barra de tareas. Por tanto, colocaremos el puntero sobre dicho botn y haremos un solo clic de ratn. Observaremos que se despliega un men con diversas opciones. Elegiremos la opcin llamada Programas colocando el ratn encima del texto y haciendo un clic. Automticamente se abrir un nuevo panel a la derecha del primero y aqu ya podremos ver los iconos de los programas. Slo tendremos que escoger el programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo. 10

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Iniciar el programa bloc de notas Algunos programas aparecen agrupados con un icono caracterstico llamado Grupo de Programas. Estos tambin tienen una flecha a su derecha. Deberemos hacer clic sobre el nombre del Grupo de Programas y aparecer un nuevo panel en el que veremos cada uno de los programas que conforman el grupo. Las Ventanas de Windows Lo primero que observaremos es que el programa llamado Bloc de Notas se abre en la tpica ventana de Windows. Esto es algo comn a todos los programas. En la figura se muestra la ventana y cmo nombramos a cada una de sus partes, ya que ser algo bsico para seguir trabajando con Windows. El primer elemento que observamos en una ventana es la Barra de Ttulo donde aparece el nombre del programa que hemos iniciado. Tambin veremos el icono caracterstico que representa al programa y podremos pulsar sobre l para acceder al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que con los controles del extremo derecho de la barra de ttulo. 11

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Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarn a trabajar con la ventana realizando las operaciones de Maximizar, Minimizar, Restaurar y Cerrar. Cerrar: Permite cerrar las ventanas, para dejar de utilizar esa aplicacin. Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana activa de la aplicacin a fin de llenar por completo el escritorio. El Botn de maximizar, una vez realizada la operacin se convertir en el botn de Restaurar, que devuelve la ventana a su tamao y posicin inicial, antes de ser maximizada. Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa. La aplicacin contina ejecutndose, es decir, sigue abierta, pero en la parte inferior del escritorio, en la barra de tareas. Debajo de la barra de ttulo aparece la Lnea de Mens, y donde se ubican todas las rdenes posibles que se pueden dar a un programa. En algunos programas debajo de la Lnea de mens encontramos una o varias Barras de Herramientas, que permiten, a travs de botones realizar las operaciones ms habituales en cada programa.

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Tpica ventana Windows Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical aparecen en el lateral derecho y la parte inferior de cada ventana. Nos ayudarn a desplazarnos por el texto cuando este sea tan extenso que no entre en el rea de la ventana. En algunos programas aparece la Barra de Estado en la parte ms inferior de la ventana mostrando informaciones especficas de algn objeto. Trabajar con varias ventanas Windows es un sistema operativo multitarea, lo que quiere decir que podemos tener tantas ventanas abiertas como queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del sistema. Cuando abrimos dos programas en Windows, cada uno de ellos se abre en una ventana independiente. La ventana que 13

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est al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de ttulo aparece en azul intenso, mientras que la ventana o ventanas traseras estn inactivas y su barra de ttulo est en gris. Para activar una ventana basta con hacer un clic de ratn en cualquier parte de la ventana, lo que nos permite fcilmente cambiar de aplicaciones. Cuando los programas en los que trabajamos estn Maximizados, no podemos hacer clic en la ventana trasera para cambiar a esa ventana, por lo que deberemos recurrir a los botones de la barra de tareas. Estos botones nos permitirn cambiar entre ventanas aunque stas se hallen maximizadas. En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como programas hayamos iniciado. Los botones se van estrechando para dar cabida a los nuevos cuando el nmero de programas abiertos es muy numeroso.

Botones de la Barra de Tareas Mover y Redimensionar Ventanas Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas es moverlas a otra zona del escritorio. Para ello haremos clic sobre la barra de ttulo de la ventana y mientras mantenemos presionado el botn moveremos el ratn. Normalmente aparece el perfil de la ventana indicando dnde se va a situar. Al soltar el ratn la ventana se desplazar a su nueva ubicacin.

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Aspecto del puntero al redimensionar Tambin podemos cambiar el tamao de una ventana. Para ello colocaremos el ratn sobre cualquiera de los bordes de la ventana hasta que el puntero del ratn cambie de aspecto a una flecha negra con dos puntas. Empleamos la tcnica de pinchar y arrastrar y la ventana se estirar por el borde por donde la hemos enganchado.

El Teclado
Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar el teclado. Observaremos que el teclado dispone de las mismas teclas que una mquina de escribir qwerty, representando los caracteres del alfabeto, as como los nmeros de 1 al 0.

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Cursor Aspecto del cursor Probaremos a escribir cualquier texto sobre el bloc de notas para familiarizarnos con la posicin de las teclas. Algo importante a tener en cuenta a la hora de escribir es la presencia del cursor, un palito vertical que parpadea y que indica el punto concreto donde se insertarn los caracteres que vayamos tecleando. Para Escribir Maysculas? Si queremos escribir un texto amplio todo en maysculas lo mejor ser utilizar la tecla llamada Bloq Mays ubicada al lado de la letra A. Cuando presionamos esta tecla las maysculas se bloquean y todo lo que escribamos aparecer en pantalla con ese formato. Si solo deseamos poner una letra en Maysculas, por ejemplo al escribir un nombre, utilizaremos la tecla Shift, presente a ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca mirando hacia arriba. Habr que mantener pulsada dicha tecla mientras presionamos en la letra que queremos poner en mayscula. Para aquellas teclas que representen tres caracteres, como la del nmero 2, por ejemplo, deberemos mantener presionada la tecla Alt Gr (slo existe una con esa etiqueta) mientras pulsamos

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en la tecla del 2. As obtendremos el smbolo de la arroba @, imprescindible para el correo electrnico. Cmo Borrar? Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes, la tecla Supr en el tramo medio del teclado y la tecla BakSpace, junto al smbolo de interrogacin y representada por una flecha que mira hacia la izquierda. La diferencia entre ellas est que Suprimir borra el carcter que est a la derecha del cursor y BackSpace borra el carcter que est a la izquierda del cursor. Esto nos da una idea de la importancia que tiene observar la posicin del cursor antes de ponernos a borrar. Y Para Saltar de Lnea? Cada vez que queramos saltar para escribir en la lnea siguiente utilizaremos la tecla Enter, representada por una flecha en ngulo recto, al igual que la propia forma de la tecla. Mover el Cursor por el Texto El mtodo ms habitual de desplazar el cursor por un texto es utilizar el ratn. El puntero del ratn adopta la forma de una I latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto. Al mover el ratn su smbolo se mover por la pantalla, igual que cuando tiene el aspecto de flecha. Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos desplazar el cursor, bien para insertar nuevo texto o para realizar modificaciones.

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Otra manera de desplazar el cursor, sobre todo si queremos moverlo a una distancia corta, es utilizar las teclas de movimiento en el tramo medio del teclado y representadas por cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones. Las flechas a derecha e izquierda movern el cursor una posicin en la direccin elegida. Las flechas arriba y abajo movern el cursor una lnea hacia arriba o abajo Si mantenemos presionadas estas teclas continuadamente veremos como el cursor se desplaza en tramos ms amplios. Otras teclas muy utilizadas en programas de texto son las teclas Inicio y Fin. La tecla Inicio lleva el cursor al primer carcter de la lnea actual y la tecla fin lleva el cursor al ltimo carcter de la lnea actual.

Discos, ficheros y carpetas.

Antes de ponernos a guardar la informacin en el Disco, necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cmo se guarda la informacin dentro del Disco. Hablando de Discos Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos formatos, sean stos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, etc. Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la informacin son las siguientes: 18

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A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 . C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del equipo. Qu es un Fichero? Un archivo o fichero (son sinnimos) es cualquier informacin que almacenamos en un disco,. Dependiendo del tipo de informacin que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicacin donde generar informacin que guardar en el disco en forma de fichero. El usuario solamente tendr que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder despus distinguirlo de los otros y decidir en qu carpeta se va a almacenar. En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres, incluyendo nmeros, guiones, y espacios en blanco. Lo que no podremos usar sern algunos caracteres especiales, como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargar de decirnos mediante una ventana qu el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto. Qu es una carpeta? Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotndole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros. Fsicamente no existen dentro del disco, sino que es algo lgico, que nos hemos inventado, para poder tener los datos 19

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bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fcilmente. Dentro de una carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador. Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar, de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre representa a las carpetas con el mismo icono, el de un clasificador de color amarillo. Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos podramos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra carpeta para anotaciones rpidas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, nicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas.

El Explorador de Windows
Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas carpetas a otras, usaremos uno de los programas ms 20

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importantes dentro de Windows llamando Explorador de Windows,. Existen varias formas de abrir el explorador de Windows. Dos de las ms comunes son: Hacer clic con el botn derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar Explorar. Seleccionar en el botn Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de Windows.

Barra de Mens

Barra de Herramientas

Barra de Direccin

Barras de desplazamiento vertical

Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado de carpetas y cuya cspide es el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y que vara dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento.

Carpetas

B. de desplazamiento horizontal

Ventana del explorador de Windows

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Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simblicamente viene a representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema. Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra mquina, cada una de ellas designada con su letra correspondiente.

Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contrado Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos, tienen un + o un en su parte izquierda. Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de l en ese momento est contrado y que si hacemos un clic con el ratn se desplegar y pasar a estar en estado -. Explorar carpetas y ficheros En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si hago clic encima del icono de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operacin decimos que abrimos una carpeta. En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros, en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo.

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Crear una carpeta Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos: 1) Tenemos que tener claro dnde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo elemento. 2) El siguiente paso ser ir al men ARCHIVO y seleccionar la opcin NUEVO-CARPETA. 3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER. Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuacin vamos al Men ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre. Al lado de la carpeta o fichero, aparecer un cursor al final del nombre actual del mismo, con lo que podremos actuar como si estuviramos en un programa de texto, borrando, insertando caracteres, etc. Eliminar una carpeta o fichero Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A continuacin elegimos la orden del men ARCHIVO, Eliminar. Tambin tenemos la opcin de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas. Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden definitivamente, sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje. 23

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As, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habamos eliminado, podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo.

La Papelera de Reciclaje
Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o tambin buscndola en el rbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al final del todo. Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera, podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero all ubicada y elegir la orden del men ARCHIVO Restaurar. De esa forma el elemento volver a su ubicacin original con toda su informacin, tal y como estaba antes de eliminarlo. Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminar todo su contenido, incluidas las subcarpetas que pudiera tener. Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran ubicados en ella, se perdern de forma definitiva. Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando elegiremos la orden del men ARCHIVO Vaciar Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botn derecho del ratn sobre el icono de la papelera.

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Ver el espacio libre en Disco Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy grfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos consultar el espacio disponible y en el men Archivo elegimos Propiedades. Se abrir una ventana que nos muestra el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Informacin

A veces necesitaremos trasladar nuestra informacin de la oficina a casa, o simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos tambin desde el Explorador de Windows. Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que llama PORTAPELES, donde se almacena temporalmente informacin para que la podamos mover o copiar. Para copiar un archivo o carpeta: 1) Lo selecciono. 2) Voy al men EDICIN y elijo la opcin COPIAR. (Control+C). Tambin nos servir el icono copiar de la barra de herramientas. . 3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar. 4) Voy al men EDICIN y elijo la opcin PEGAR. (Control+V) .

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los mismo pasos que para copiar con la nica 25

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diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X). Tambin se puede mover un fichero utilizando solamente el ratn por la tcnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posicin. Aunque no exige ninguna orden del men, hay que ser muy preciso con el ratn ya que podemos trasladar la informacin a cualquier otra ubicacin cercana.. Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas, toda la estructura completa ser movida o copiada.

Guardar y recuperar informacin del disco

En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una informacin que la mayora de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla. Guardar y Guardar como La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una informacin en el disco en forma de fichero (grabar). Habr que indicarle a Windows en qu unidad de disco, despus en qu carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a ste. En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habamos almacenado una vez anterior. En este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni

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dnde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior. En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegar un panel con las distintas unidades de disco. Pinchamos con el ratn en la unidad donde queramos almacenar la informacin y en el recuadro inferior aparecern todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botn Abrir hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro Guardar en. Este proceso habr que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratn en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por ltimo con el botn Guardar la informacin quedar grabada en el disco.

Ventana Guardar como Abrir Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que est en el disco. Primero iniciaremos el programa con el que ese 27

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fichero ha sido creado En el men Archivo pincharemos sobre abrir. La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora se llama Abrir. El proceso es idntico, lo nico que ahora habr que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde est almacenado el archivo que queremos recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos pinchamos con el ratn en el nombre del fichero y le damos al botn Abrir.

Accesos Directos
Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones que utilizamos con ms frecuencia. Se distinguen fcilmente porque son iconos con una pequea flechita en su esquina inferior izquierda. Algunos accesos directos son creados por los propios programas de instalacin y colocados en el escritorio. Otros son obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas favoritos siempre accesibles desde la pantalla del escritorio. En realidad, todos los programas que aparecen listados en el men Inicio, Programas, son en realidad accesos directos. Existen mltiples formas de crear accesos directos en el escritorio, vamos a ver algunas de ellas: Nuevo Acceso Directo Si hacemos clic con el botn derecho sobre el escritorio y escogemos la opcin Nuevo-Acceso directo se visualiza una ventana que permite a travs del botn Examinar buscar el archivo ejecutable o el documento del cual se desea crear el acceso directo. 28

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Pinchamos en Examinar...

Ventana Crear Acceso Directo Seleccionando en la opcin Tipo de archivo, se puede elegir los archivos que queremos que nos muestre: Programas o Todos los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un documento). La orden Nuevo acceso Directo tambin est disponible en el programa Explorador de Windows, en el men Archivo. Nos aparecern las mismas ventanas que en la opcin anterior. Enviar al Escritorio como Acceso Directo La opcin ms rpida y sencilla de crear un acceso directo de cualquier programa o documento es utilizando el botn derecho del ratn sobre el programa o documento del que queremos obtener un acceso directo en el Escritorio. En el Men contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a Escritorio como Acceso directo. Esta orden est limitada 29

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nicamente a sacar Accesos directos al Escritorio, por lo que si queremos obtenerlo en otro sitio habr que utilizar otro mtodo.

Accesorios de Windows
Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. No destacan por su potencia, pero son una buena coleccin de Herramientas para hacer casi de todo y resultan tiles si no disponemos de otros programas ms especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el botn Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opcin Programas, a continuacin volveremos a elegir Accesorios. Bloc De Notas Como su nombre e icono indican, sustituye la tpica libreta para anotar recados, mensajes, etc. Y ah terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto. Escritorio a medida Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. Lo ms rpido es hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre una zona libre del escritorio y elegir Propiedades.

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Ficha para poner el Papel tapiz FONDO: En la pestaa de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien sea con un diseo o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el rea, se repita en un mosaico si es una imagen pequea o simplemente se coloque en el centro del escritorio. Protector de pantalla:

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Un protector de pantalla son imgenes animadas que saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador. En el momento en el que alguien toca el ratn o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos establecer el tiempo que tardar el salvapantallas en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contrasea para que nadie fisgue nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador. Apariencia: En esta pestaa lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows; colores, tipos de letra, tamao de las barras, etc. Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los iconos y las ventanas. Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una pgina Web tendremos la posibilidad de colocar una pgina Web ocupando una zona del escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo.

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Word
Qu es Microsoft Word?
En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que stos tengan el aspecto deseado. Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la edicin, formateado e impresin de documentos.

Inicio de Microsoft Word

Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La ms fcil, consiste en utilizar el men Programas, al que se accede pulsando el botn de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Microsoft Word. Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de insercin, sealado por la barra intermitente. A continuacin mostramos un grfico y pasamos a explicar las partes ms importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.

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Vista inicial de Word Cmo se llama cada cosa? La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Ttulo y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando, as como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1). Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podra desmontarse en pequeas franjas horizontales que comienzan con una lnea vertical ms marcada, a cada una de estas franjas la llamamos barras. La primera de estas es la Barra de Mens donde estn todas las rdenes que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo, Edicin, Ver , etc, se llaman Entradas de Men.

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Las Barras de Herramientas contienen botones que efectan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rpida de poner a nuestro alcance la mayora de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos mens. Word incluye trece barras de herramientas. Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y a calcular sus mrgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama rea de Trabajo y ah es donde iremos escribiendo el texto de nuestro documento. Desplazarnos por el Documento Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos desplazarnos por l. Una forma de hacerlo es mediante el ratn, haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es ms rpido hacerlo mediante el teclado: Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Inicio. Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Fin. Ir al principio de una lnea: Presionar la tecla Inicio. Ir al final de una lnea: Presionar la tecla Fin. Ir un carcter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha. Ir un carcter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la izquierda. Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de desplazamiento a la derecha. 35

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Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar la tecla de desplazamiento a la izquierda. Ir un prrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia arriba. Ir un prrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia abajo. MEN ARCHIVO Aqu encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparacin del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco. Abrir y Guardar Una de las cosas ms importantes es saber guardar la informacin, ya sea en el disco duro o en un disquete. Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar en el men Archivo la opcin Guardar. 2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dnde lo quiero guardar, y con qu nombre. 3. Por ltimo hacemos clic en el botn Guardar.

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Ventana Guardar como Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que aparece es idntica la que vimos en grabar, pero en este caso si observamos su barra de ttulo, pondr abrir. En este caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botn Abrir. Configurar Pgina Sirve para preparar la pgina de cara a imprimirla. Se compone de cuatro fichas: Mrgenes Establecemos los mrgenes de impresin o distancias desde el folio hasta dnde se empezar a escribir el texto establecidos en centmetros. Podemos dejar algn espacio extra en el recuadro Encuadernacin si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los 37

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mrgenes se pueden aplicar a todo el documento, (lo ms usual) o establecer diferentes mrgenes en diferentes Secciones de Nuestro Documento. Para ello escogemos la opcin adecuada en el recuadro Aplicar a.... Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Mrgenes simtricos, convirtiendo nuestros mrgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos mrgenes en la ventana derecha. Tamao y Fuente del Papel En la ficha Tamao estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. La cantidad de papeles disponibles depender de cada impresora. Otra opcin que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical. Diseo de Pgina Podemos controlar la alineacin Vertical del texto en el recuadro Alineacin Vertical, tal y como controlamos la alineacin horizontal desde los formatos de Prrafo. Presionando el botn Nmeros de lnea podemos hacer que Word numere las lneas al imprimir el documento. Imprimir Esta orden del Men, a diferencia del icono de la barra de Herramientas, nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre lo que podemos hacer al imprimir est el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el nmero de copias requeridas en el cuadro Copias. 38

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En el bloque Intervalo de Impresin establecemos cuantas pginas del documento queremos imprimir. Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir slo la opcin El Intervalo.

SELECCIONAR TEXTO
Es la operacin bsica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al documento). El mtodo ms utilizado por la mayora de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vdeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas. Sin embargo hay formas mucho ms efectivas de seleccionar texto tambin haciendo uso del ratn o combinndolo con el teclado: Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra. Seleccionar una lnea Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer un clic. Seleccionar un prrafo: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer doble clic. Seleccionar varios prrafos: Seleccionar la primera lnea del primer prrafo y sin levantar el dedo del ratn moverlo hacia los siguientes prrafos. Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la primera palabra; presionar la 39

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tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la ltima palabra del bloque de texto. Seleccionar todo el texto: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer triple clic Seleccionar un solo carcter: Presionar la tecla shift y mientras la mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha. Copiar y Mover Texto Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro del mismo programa del Word, o moverlo de sitio. En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratn. Para ello hay que hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el texto que se desea mover. 2. Cuando se pasa el puntero del ratn (flechita) sobre el texto seleccionado, este toma forma de flechita con la punta hacia la izquierda. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se copiar; en cambio, si hacemos la misma operacin pero sin pulsar la tecla Control, el texto se mueve de posicin. Adems de esta forma de arrastre mediante el ratn, podemos echar mano del portapapeles, que es un rea de almacenamiento propia del entorno de Windows. Los datos 40

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almacenados aqu, se mantienen hasta que apaguemos el ordenador o metamos otros datos nuevos. En el caso de que queramos copiar texto: 1. 2. 3. 4. Seleccionamos el texto deseado. Vamos al men Edicin-Copiar (o Control+C). Nos posicionamos donde queremos dejar el texto. Vamos al men Edicin-Pegar (o Control+V).

Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos los mismos 4 pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edicin-Cortar (o Control+X).

DAR FORMA AL TEXTO

Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de caractersticas, como pueden ser: tamao, colores, negrita, subrayados,... etc. Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto seleccionado, y Formatos de Prrafo que afectan a todo un prrafo. En ambos casos utilizaremos el men Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre. Barra de Herramientas de Formato Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de prrafo con solo hacer clic en el botn correspondiente: Se usa muchsimo y aqu estn los botones ms interesantes de la misma. Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta. 41

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Pinchando aqu escogemos el tamao del texto. Para resaltar el texto usamos la Negrita. Cursiva para ladear el texto hacia la derecha. Aqu est el botn de Subrayado Aqu tenemos cuatro botones para hacer que un prrafo quede alineado por la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta ltima opcin le llamamos Justificado, como este prrafo. Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto con nmeros (el primer botn) como con Vietas o smbolos el segundo. Ah va un ejemplo: 1. Esto es un elemento de lista numerada. Esto es un elemento de lista con vieta. Botones para Disminuir y aumentar sangra. Cada vez que se presiona uno de ellos mover todo un prrafo hacia la derecha o la izquierda del documento. Este prrafo tiene aumentada su sangra. Esto es un botn llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al prrafo como ste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta con el botn flecha. Herramienta realce para realzar el texto como si tuviramos un rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores disponibles.

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Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto. Pinchando en la flecha veris todos los colores disponibles. Men Formato Fuente Los formatos que aqu aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado. Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y tambin otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de formato, pero si en el men Formato-Fuente y son los llamados Efectos: . Tachado, Doble Tachado, Superndice, Subndice, So mbra, , R Re elliie ev ve e, G Grra ab ba ad do o, VERSALES, MAYSCULAS, distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc. En esta misma opcin podemos pasar a la ficha Espaciado de caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separacin entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar ms el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. Tambin podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la lnea de base del texto cogiendo la opcin correspondiente en el recuadro Posicin y estableciendo la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como la posicin es Normal.

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Ventana Formato Fuente Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animacin que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla. Cambiar Maysculas y Minsculas Nos permite transformar texto escrito en minsculas a maysculas y viceversa. Para llegar a esta opcin usaremos el men Formato Cambiar maysculas y minsculas. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece ms opciones: Tipo Oracin: Pone la primera letras en maysculas y todo lo dems en minsculas, como en una oracin.

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Tipo Ttulo: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En Maysculas. Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINSCULAS Y TODAS LAS DEMS EN MAYSCULAS. Formato de prrafos Un prrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de prrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Podemos visualizar los saltos de prrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botn: Alinear Prrafos La alineacin del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre s dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado. Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se quita la otra. Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al men Formato Prrafo y pinchar en el cuadro Alineacin. Interlineado Es la distancia que hay entre las lneas de un prrafo. Normalmente Word est preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Prrafo.

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Sangras Las sangras consisten en jugar con los mrgenes de un prrafo haciendo que sea ms estrecho que los dems y en la distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al prrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el men Formato Prrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangra Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangras: Sangra Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un prrafo. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. Este cuadrado arrastrar tambin a los dos tringulos superiores. Sangra de primera lnea mueve solo la primera lnea de un prrafo para resaltarla. Se desliza el tringulo superior de la regla hasta la posicin que se quiera. Sangra Francesa, mueve todo menos la primera lnea en un prrafo. Se desliza el tringulo invertido de la regla y arrastra tambin al cuadrado. Sangra Derecha, mueve el margen derecho del prrafo. Se desliza el tringulo que hay en el lado derecho de la regla. Numeracin y Vietas Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar vietas, listas numeradas, o una combinacin de ambos (esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un prrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas de Formato, pero si lo que queremos es escoger la vieta o estilo de numeracin que saldr cada vez que apretemos esos botones iremos al men Formato, Numeracin y Vietas. Hay tres pestaas para poder configurar cada elemento. 46

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Dentro de cada pestaa aparecen ocho recuadros con posibles modelos de numeracin y vietas. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botn Personalizar. Adems, en el caso de las vietas podemos escoger entre una amplia gama de smbolos pulsando el botn Vieta de la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor nmero de smbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings. Tabuladores Otra caracterstica de prrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botn izquierdo de la misma. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cmo se alinea el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son: El texto se alinea por la izquierda en la posicin del tabulador (es el tipo de tabulador por defecto). El texto se alinea por la derecha en la posicin del tabulador. El texto se alinea centrado en la posicin del tabulador El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la posicin del tabulador (para columnas de nmeros con decimales). Se traza una lnea vertical en la posicin del tabulador

Tabulacin Izquierda

Tabulacin Derecha Tabulacin Centrada

Tabulacin Decimal

Tabulacin Barra

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En la parte izquierda de la regla aparecen estos smbolos, se hace clic hasta visualizar la tabulacin deseada, despus se hace clic encima de la regla en la posicin que queramos. En la regla aparecer un smbolo como estos, segn el que hayamos elegido, indicndonos que hay un tabulador. Si una vez colocado no nos gusta como queda, podemos pinchar encima de l, y arrastrarlo a la nueva posicin. Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el documento. Si queremos establecer tabuladores desde el men, haremos clic en el men Formato-Tabulaciones, desde aqu tenemos adems alguna opcin ms, como poner rellenos. Elegimos la posicin en la que queremos que haya un tabulador, despus la clase de alineacin que va a tener, y por ltimo si tiene o no relleno; por cada tabulacin le damos al botn de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic en Aceptar. Una vez fijadas los saltos de tabulacin con cualquiera de estos mtodos para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulacin con la tecla Tabulador del teclado representada por dos flechas en direcciones opuestas. Bordes y Sombras Otro formato que se aplica a los prrafos son los bordes, se trata de lneas de diversos grosores y colores que rodean a los prrafos; as como establecer un color de fondo (sombreado) en los prrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentacin. Este formato no es exclusivo de los 48

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prrafos, tambin se puede aplicar a un texto seleccionado, aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un prrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes

Si optamos por aplicar bordes desde el men FormatoBordes y Sombreado. Tendremos adems la opcin de colocar bordes a toda las pginas. Word dispone de una interesante galera de bordes artsticos (como si fueran marcos), que son un listado de imgenes que pueden rodear a la pgina en sustitucin de las lneas.

Ejemplo de Bordes artsticos

TABLAS
Las tablas permiten disponer columnas de nmeros y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imgenes, texto...) en la pgina del documento de Word. Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la interseccin de filas y de columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda. Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el men Tabla-Insertar Tabla donde nos 49

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pregunta cuntas filas y cuntas columnas va a tener nuestra tabla, o en el men Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano. Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de Tablas y Bordes: Seleccin de Filas y Columnas en una Tabla Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se debe seleccionarlas previamente. Para seleccionar: Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos aparece una flechita negra. Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas deseadas. Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar fuera de la tabla, con un solo clic seleccionamos la fila. Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una sola, arrastrando por las filas deseadas. Una celda: Hacemos clic en la zona de seleccin de la celda (cerca del borde izquierdo de la misma). Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los mtodos habituales.

Edicin de Una Tabla Tenemos la oportunidad de, despus de haber terminado la estructura de nuestra tabla, insertar/eliminar filas o columnas o celdas. 50

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Para insertar filas o columnas en la cantidad y posicin que se desee insertar. Seleccionar la opcin del men Tablas-Insertar filas/columnas. Hay dos casos especiales: Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocndose en la ltima celda de la tabla, pulsar la tecla Tabulador. Si deseamos insertar una columna despus de la ltima como indica la figura y despus la opcin de men Tabla-Insertar columnas. Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al men Tabla. Dividir y Unir Celdas Para combinar celdas, lo nico que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botn de Combinar Celdas Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botn de los mostrados llamado Dividir Celdas. Si optamos por el men encontraremos las rdenes Combinar y Dividir celdas en el men Tabla.

BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo 51

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podemos hacer a travs del men Edicin-Buscar o EdicinBuscar y Reemplazar. En la caja que se abrir podremos escribir la palabra a buscar y comenzar la bsqueda con el botn Buscar siguiente. Si encuentra la palabra est aparecer seleccionada en pantalla. Si hay ms palabras iguales volviendo a presionar el mismo botn se colocar en la siguiente. Si adems de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra, pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresin que queremos utilizar.

IMGENES
Podemos escoger entre insertar imgenes prediseadas, que forman parte de la Galera de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o insertar imgenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro. Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es exactamente igual, a travs de la barra de Herramientas de Imagen o en el men Formato Imagen.

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Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su permetro llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven para tirar de ellos colocando el ratn encima de uno de ellos hasta que el puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratn. Con este procedimiento podemos hacer la imagen ms pequea o ms grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen. Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratn sobre ella y cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posicin.

Barra de imagen

MEN VER
Todas las opciones del Men Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc. Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligindolas en este men o pinchando en los iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal.

Normal: En esta vista no veremos los elementos grficos, ni el texto formando columnas, pero como ventaja Word consumir menos recursos. Es la mejor opcin para trabajar con texto 53

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normal. El cambio de pgina se representa por una lnea discontinua. Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividindolo en niveles que podemos mover, expandir, contraer, etc. Tambin nos servir a la hora de desarrollar esquemas numerados. Diseo de Pgina: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimir. El cambio de pgina se representa por un cambio de folio Diseo en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser ledos en pantalla y adems activa el llamado Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite navegar por los distintos apartados del texto. Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con aquellos documentos de Word que por su extensin conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos. Otra opcin interesante del Men Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamao del texto que veo en pantalla. Tambin podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estndar.

Encabezados Y Pies De Pgina

Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la pgina. Estos elementos son: Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada pgina de nuestro documento.

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Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las pginas.

Los encabezados y los pies de pgina se utilizan para lograr la continuidad y estructura de un documento, contienen con frecuencia nmeros de pgina, ttulo de la obra, ttulo del captulo, etc. Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de pgina se facilita la lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que est leyendo y en que parte est. Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y pies de pgina permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o grficos y/o campos. Tambin se pueden aplicar las opciones de formato de texto y prrafos estudiadas en los apartados anteriores. Y tambin es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras pginas, pginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones de un documento. Para crear encabezados y pies de pgina, tenemos que ir al men Ver-Encabezado y pie de pgina, para ello tenemos que estar en Diseo de Pgina (Ver-Diseo de pgina), de todas formas si no estamos en este diseo Word nos pasa automticamente a l. Cuando estamos en el diseo del encabezado y del pie de pgina nos aparece una barra de herramientas:

Empezando por el primer botn de la izquierda: 55

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Insertar Elementos de Autotexto. Insertar nmeros de pgina. Total de pginas en el documento. Formato del nmero de pgina. Fecha. Hora. Configurar pgina. Ver u ocultar el texto del documento. Igual que el anterior. Cambiar entre encabezado y pie. Mostrar el anterior. Mostrar el siguiente. Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de pgina, existen dos tabuladores, uno en el centro de la hoja, y otro en la derecha, estn situados por si queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha. Cualquier texto o expresin que no inserten directamente estos botones habr que escribirlos a mano. Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de pginas pares e impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y Pies de Pgina.

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Excel
INTRODUCCIN
La hoja de clculo es un programa cuyo diseo est dirigido hacia la manipulacin de datos numricos principalmente, ms all de las simples operaciones bsicas con nmeros (sumas, restas, multiplicaciones...). Las capacidades matemticas de las hojas de clculo abarcan desde el clculo financiero hasta estadstica, y son estas caractersticas las que hacen de las hojas de clculo una herramienta verstil. Con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de forma rpida, recalculando toda la hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de programacin (Excel Visual Basic). Excel 97 puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de Hojas de Clculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de clculo se agrupan 57

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formando un fichero denominado Libro de Trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.) Abrir Excel Existen varias maneras de iniciar Excel. La ms fcil, consiste en utilizar el men Programas, al que se accede pulsando el botn de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Excel. Observaremos que los controles de Maximizar, minimizar y cerrar junto a la barra de ttulo son los del propio programa y los que estn inmediatamente abajo son los controles del Libro de Trabajo (Archivos que genera Excel) que en ese momento est abierto.

Elementos de una Hoja de Clculo

Es necesario conocer las convenciones siguientes para poder ejecutar correctamente la hoja de clculo. Si se tiene conectado un ratn se dar por hecho que para marcar una opcin se pulsar el botn izquierdo del mismo sobre dicha opcin. Para acceder a una determinada opcin desde el teclado se pulsar la letra que aparece en subrayada en la opcin deseada.

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La hoja de clculo ofrece una pantalla en la que aparecen los siguientes elementos, usuales tambin en otras hojas de clculo.
Barra Ttulo

Men

Cuadro Nombres

Barra Formato

Barra Formulas B.H.Estandar

Celda

Etiquetas

Lnea Estado

B.H

Barra de Mens: Estas opciones se muestran en la parte superior de la pantalla. Para activar el men se pincha con el ratn en la opcin deseada o podemos utilizar el teclado. Desde el teclado pulsaremos '/' o la tecla 'Alt'. Para acceder a alguna de las opciones slo es necesario mover el cursor a la opcin de men y pulsar ENTER (tambin se puede pulsar la letra que aparece subrayada para esa opcin). Barra de Herramientas:. Es una barra que contiene algunas de las operaciones efectuadas ms habitualmente en una hoja de clculo. Slo se puede acceder a ella con el ratn. 59

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Barra de Frmulas: Esta lnea est suele colocarse bajo la barra de Herramientas de Formato. Aqu podremos ver los valores que tecleamos en una celda y podremos modificar frmulas introducidas anteriormente. Cuadro de nombres y de coordenadas: Para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de clculo, se muestra un rango de filas y un rango de columnas para que el usuario sepa en qu parte de la hoja de clculo se encuentra. All donde se encuentre el cursor la celda quedar remarcada por un borde grueso indicando que sa es la celda activa. Las filas estn numeradas del 1 en adelante y las columnas desde la A. Las columnas que se encuentran ms all de la letra Z se definen por combinacin de dos letras. La letra de la izquierda se empareja con cada letra del alfabeto y cuando las posibilidades de combinacin se agotan se comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA, AB, ... AZ, BA, BB, ...). Para hacer referencia a una celda siempre se har en el formato COLUMNAFILA (A7, BC81). rea de trabajo de la hoja de clculo:. Es la zona en la que el usuario introduce los datos. Se debe situar el cursor en la celda adecuada antes de introducir una informacin. Aunque por el tamao de la pantalla pueda parecer que la hoja de clculo est limitada sta tiene una capacidad de 65536 filas por 256 columnas, lo que ofrece varios millones de posiciones para datos y el lmite, por tanto, est en la memoria disponible y no en la capacidad de almacenamiento de la hoja. Lnea de estado: Es la lnea que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra diversa 60

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informacin sobre la configuracin del trabajo en la hoja de clculo. En esta parte se indica el modo de trabajo del usuario en cada operacin que lleva a cabo as como el estado de ciertas teclas que influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de maysculas, modo de seleccin...). Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que generamos lo denominamos Libro de Trabajo. Este libro puede contener varias hojas de clculo incluidas con informacin relacionada entre s. Las Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo Libro de Trabajo.

Barras de Herramientas
Las barras de herramientas contienen botones que efectan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rpida de poner al alcance del usuario la mayora de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos mens. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por defecto dos barras de herramientas, la de estndar y la de formato, que son las dos filas de botones que se ven en la imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de herramientas que deseemos a travs del men Ver-Barras de Herramientas. Lo que podemos hacer tambin con las barras de herramientas es personalizarlas, poniendo o quitando los botones que queramos. En el men Ver-Barras de Herramientas-Personalizar. En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas:

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En la ficha Barras de Herramientas encontramos un listado de todas las Barras de Herramientas con las que podemos trabajar en Excel pudiendo ocultarlas o mostrarlas marcando o desmarcando en su casilla correspondiente. Si previamente habamos personalizado los botones de una barra de Herramientas, el botn Restablecer las deja y tal como estaban cuando instalamos el programa. Incluso podemos crearnos nuestras propias barras de herramientas a travs del botn Nueva. A esta barra le daremos un nombre e indicaremos si estar disponible para todos los documentos aadindola a la plantilla (Normal) o solamente para el documento activo. En la ficha Comandos primero elegimos un men en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte derecha se desplegarn todas las rdenes posibles junto a sus botones referentes a ese men. Elegimos uno pinchando sobre l y lo arrastramos hasta la barra de Herramientas donde queremos depositarlo. Para abrir una ventana con informacin sobre esa orden pulsamos en el botn Descripcin. Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el botn Teclado que nos permite establecer combinaciones de teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto nos evita coger el ratn cada vez que queremos dar una instruccin a Excel. Las combinaciones de teclas suelen ser del tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Funcin desde F1 hasta F12 siempre y cuando la combinacin que propongamos no est ya siendo usada por el programa.

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En la ficha de Opciones podemos marcar la opcin para que se vean los iconos grandes, para que se muestre un texto de ayuda cada vez que nos situamos sobre un elemento de la barra de Herramientas, y para que se nos muestren las combinaciones de teclas asociadas a ese elemento.

Borrar datos de una celda Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar <Supr>. Hay usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen un espacio en blanco y luego pulsan <Enter>. Esta costumbre no se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco. Lo recomendable es situarse en la celda y pulsar <Supr>. De esta manera, se elimina de la memoria y no queda nada almacenado.

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Tambin se puede borrar selectivamente en una celda. Una celda est compuesta por el dato almacenado y por las propiedades de la misma. En Edicin, el usuario dispone de la opcin Borrar, la cual ofrece borrar: Todo: Borra contenidos y propiedades. Formatos: Solo borra propiedades. Comentarios: Slo borra los comentarios aadidos a esa celda. Contenidos: Slo borra los contenidos. Equivale a utilizar la tecla Suprimir.

TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Insertar y Eliminar Celdas Para insertar una celda nos colocamos en una celda adyacente y utilizamos la orden del Men Insertar Celdas. Para colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrn que reubicarse para dejar hueco a la nueva; por tanto, indicaremos si se deben desplazar a la derecha o hacia abajo. El proceso de eliminacin es muy parecido, aunque la orden a emplear est en el men Edicin Eliminar. Al eliminar una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las celdas contiguas debern desplazarse hacia esa posicin. Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia a la izquierda.

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Seleccionar Celdas Cualquier operacin u orden a realizar sobre una celda exige que esa celda sea la celda activa, es decir, deber estar seleccionada. Para ello basta con desplazarse hasta la celda elegida o pinchar sobre ella con el ratn. Cuando dicha operacin se ha de realizar sobre ms de una celda el trabajo puede ser improductivo (ya que habra que repetir dicha accin para cada celda afectada). Un mtodo de trabajo ms potente es crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la accin decidida, actuando el programa sobre todo el bloque de celdas seleccionado. Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre el que se va a efectuar una accin, la cual afecta siempre a todas las celdas incluidas en el bloque. Al bloque tambin se le llama Rango de Celdas. Para marcar un rango o bloque de celdas que estn adyacentes situaremos el cursor en la celda superior izquierda de lo que ser el bloque. Entonces pulsamos la tecla de maysculas 'Shift' y, mientras se mantiene pulsada, se emplean las teclas de desplazamiento de cursor. A medida que el bloque se amplia las celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para realizar la operacin con el ratn se procede pinchando sobre una esquina del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. El rango de celdas ya estar fijado por lo que se puede ir al men y de ah a la opcin que se desee ejecutar para ese bloque. Si la celda inicial marcada lo ha sido por error, se debe volver a marcar todo el bloque desde el principio. Para marcar un rango de celdas que no estn adyacentes pulsaremos la tecla <Ctrl> mientras marcamos los distintos bloques pinchando con el ratn. Al cambiar las propiedades de 65

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uno de los bloques, tambin se cambian en el resto de rangos de celda seleccionados. Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo de acciones en la hoja de clculo, de ah su importancia. Su principal ventaja es que evitan la reiteracin de una accin por parte del usuario. Copiar y mover celdas. Para copiar una celda o un bloque de ellas, seguiremos los siguientes pasos: 1) Seleccionar lo que queremos copiar. 2) Men Edicin Copiar. 3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la copia (si es un bloque nos colocaremos en la celda superior izquierda del bloque o seleccionamos un rango de celdas idntico al de copia). 4) Men Edicin Pegar. Para copiar el contenido de una celda a celdas adyacentes, tambin podemos utilizar el ratn. Seleccionamos la celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador de relleno (si es un bloque de celdas nos situaremos en el controlador de relleno de la ltima celda seleccionada). Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como queramos. El proceso para mover celdas es idntico al de copia variando la orden que damos en el paso 2, que en vez de Copiar, ser Cortar. Tambin podemos mover celdas si una vez seleccionadas situamos el cursor (en forma de cruz gruesa) en un borde de las celdas seleccionadas. El cursor se transforma en 66

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una flecha ladeada a la derecha. Pinchamos y arrastramos la celda o el bloque a su nueva ubicacin. Pegados especiales Copiar una celda implica copiar no solo su contenido, sino tambin todas sus propiedades, como formatos numricos, de texto, colores, comentarios aadidos, etc. Si adems la celda contiene una frmula, lo que copiaremos no ser el contenido o resultado de esa celda, sino la propia frmula. Habr ocasiones en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos, sino solamente copiar alguno de ellos. Para realizar esto en vez de utilizar la Orden Pegar, utilizamos la orden del men Edicin Pegado Especial. El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de los elementos que aparecen listados. Para copiar ms de uno de esos elementos, deberemos realizar dos Pegados especiales consecutivos. La opcin de Formatos, una de las ms usadas, est accesible en la barra de herramientas mediante el icono que representa una brocha. El bloque llamado Operacin lo utilizaremos cuando el proceso de pegado se realice sobre celdas que contengan valores numricos. As, en vez de copiar sin ms los contenidos de una celda, nos permite operar entre la celda origen y la celda de destino. Por ejemplo, si copiamos una celda que contiene un 5 sobre una celda que contiene un valor numrico de 6 y marcamos la Opcin Multiplicar el resultado en la celda destino ser 30. La casilla Transponer invierte la orientacin de las celdas copiadas, de forma que si estas se distribuan a los largo de la fila, al pegarlas aparecern en columna. 67

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La casilla Saltar Blancos, especifica que cuando copiemos un bloque de celdas, y una de ellas est en blanco, al realizar el pegado se omita el contenido de esa celda, ya que en el bloque destino aparecera tambin en blanco y puede que nos interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de dejarla en blanco. El botn Pegar Vnculos establece un vnculo entre la celda origen y la celda destino, de forma que una vez finalizado el proceso de Copia, si se modifica la celda origen tambin se modificar la celda destino. Es una opcin muy utilizada en Excel. Trabajar con Filas y Columnas Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las filas y columnas para ayudarnos en la edicin de la hoja de clculo. Algunas de estas operaciones exigirn que previamente realicemos una seleccin de fila o columna. Para seleccionar una fila completa, colocaremos el ratn en el nmero identificativo y haremos clic. La fila aparecer coloreada en negro indicando que est seleccionada. Para seleccionar una columna haremos clic con el ratn en el nombre de la letra identificativa de la columna y tambin aparecer coloreada en negro. Entre las operaciones que podemos realizar con ellas estn: Insertar filas o columnas Para utilizar esta orden previamente hay que seleccionar una fila o una columna. Utilizando la orden del men Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas Excel inserta filas siempre por encima de la seleccionada y columnas a la izquierda de la que hayamos marcado. 68

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Eliminar filas o columnas Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el men Edicin Eliminar. Modificar el alto de filas y el ancho de columnas Podemos hacerlo con el ratn situndolo en las lneas verticales que separan los nmeros de fila y letras de columna. El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas horizontales a ambos lados. Empleando la tcnica de pinchar y arrastrar haremos los huecos ms grandes o ms pequeos. Tambin podemos recurrir al men Formato Fila Alto y Formato Columna Ancho y escribir los valores en centmetros en las casillas de alto y ancho. Autoajuste El Autoajuste es una orden del men Formato que obliga a una columna o a una fila a que adquieran el ancho o el alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la celda activa. De esta forma evitaremos que determinados datos no se vean por falta de espacio, ni desaprovecharemos el espacio de filas y columnas. Mostrar y Ocultar Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando estas dos rdenes del men Formato Fila y Formato Columna. Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar. Si la fila o columna no aparecen en pantalla, seleccionaremos toda la hoja de clculo haciendo clic en el recuadro que existe entre la cabecera de la columna A y el nmero 1 de la primera fila.

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Despus de realizar la seleccin de toda la hoja, damos la orden Mostrar y las columnas y filas ocultas aparecern.

Recuadro

MEN ARCHIVO
Aqu encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparacin del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco. Nuevo Libro de Trabajo Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la gestin de otros documentos podemos presionar el icono de Nuevo en la barra de Herramientas Estndar o elegir en el men Archivo Nuevo. Al utilizar el men tenemos mas opciones como la de sacar un libro de facturas completamente diseado, donde formatos, frmulas y funciones ya estn aplicados y slo queda sustituir el texto y las imgenes por el nuestro propio. Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de Clculo. Tambin podemos crearnos nuestras propias plantillas y rellenar libros nuevos basados en esos modelos, como facturas y albaranes personalizados. Todos los pliegos nuevos que aparecen en pantalla o documentos de Word estn basados en un modelo original llamado Plantilla almacenado en una carpeta del mismo nombre dentro de Archivos de programa, Microsoft Office. Estas plantillas son archivos con extensin..xlt, a diferencia de 70

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los libros propiamente dichos que son archivos .xls. Cuando presionamos el icono Nuevo de la barra de Herramientas Estndar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla o modelo por defecto, llamada Libro.xlt. Guardar y Guardar Como Una de las cosas ms importantes es saber guardar la informacin, ya sea en el disco duro o en un disquete. Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante el desarrollo de la sesin de trabajo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse un corte de fluido elctrico o cualquier otro incidente. Guardar como se emplea cuando la hoja de clculo todava no tiene nombre, situacin que se da si el usuario ha creado una hoja de clculo nueva. El programa abre un cuadro de dilogo en el que escribir el nombre del fichero de hoja de clculo. Opcionalmente, el usuario puede cambiar la ubicacin en la que guardar el fichero as como el disco. Si el usuario va a utilizar sus datos en otro programa de hoja de clculo puede indicarlo en el apartado bajo la lista de ficheros del directorio por defecto (operacin tambin conocida como Exportar). Guardar como tambin se debe emplear cuando haya sido abierto para modificar parte de los datos y se desee conservar sin cambios el fichero original, evitando sobreescribir la informacin del disco. Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto previamente desde el disco. En este caso, el programa ya conoce el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no es necesario nombrar el fichero. Automticamente, al archivar el programa pregunta si se desea reemplazar la informacin del 71

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disco (que es anterior) con la informacin nueva (que es la actual). Hay otras formas de almacenar una hoja de clculo. Si el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja puede utilizar "Cerrar" de forma que el programa solicitar si se desean guardar los cambios en el disco. Sea cual sea la decisin del usuario de almacenar o no los datos, elimina de la pantalla toda la informacin, cerrando la hoja. Si lo que se desea es grabar la hoja mientras se trabaja como mtodo de seguridad se debe utilizar la opcin "Guardar", de forma que el usuario almacena los datos pero contina con la hoja en pantalla Los pasos a seguir son los siguientes: 4. Seleccionar en el men Archivo la opcin Guardar o Guardar como. 5. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dnde lo quiero guardar, y con qu nombre. 6. Por ltimo hacemos clic en el botn Guardar. Si queremos que el documento actual quede almacenado como plantilla o modelo que sirva para la elaboracin de otros documentos en el recuadro de la ventana Guardar llamado Guardar como tipo elegiremos Plantilla. Automticamente aparecer la carpeta de Plantillas que es donde se almacenan todos estos archivos. El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para hacerle alguna modificacin, por ejemplo, es bastante similar. Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el recuadro tipo de archivo Plantillas.

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Guardar rea de Trabajo En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de Excel, expuestos en mosaico, cascada, etc. para poder contrastar datos entre ellos. Si vamos a cerrar el programa pero nos gustara continuar en otro momento trabajando con esos mismos libros, podemos guardar la escena tal y como est, lo que evita operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos libros. Para ello usaremos la orden Guardar rea de trabajo. Excel genera un archivo con extensin .xlw. Para abrir el rea de trabajo, cuando demos la orden de Abrir, elegiremos en el recuadro tipo de archivo rea de Trabajo. Abrir Para abrir un archivo de Excel normal tambin elijo Archivo-Abrir, pero esta vez en tipo de Archivo le dejo la opcin por defecto, que es Archivos de Microsoft Excel. La Ventana de Apertura presenta algunas herramientas tiles como diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos, Vista preliminar, etc. El icono de esta ventana llamado herramientas permite: Imprimir un documento antes de abrirlo Abrirlo como slo lectura (no se podr modificar) Abrirlo como una copia (podemos modificar esta copia, pero siempre conservaremos un original sin modificar) Conocer las propiedades del documento Ordenar los documentos que se presentan en la ventana izquierda

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Hacer que se produzca una bsqueda tambin en subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana de bsqueda Avanzada.

Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes de Abrirlo pulsaremos el botn de Vista Preliminar. Si aparece un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el Documento y en el men Archivo Propiedades marcar la casilla Guardar imagen preliminar. La prxima vez que pulsemos el botn de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento nos aparecer en la ventana derecha una imagen previa. Buscar un Libro Algunas veces no recordamos exactamente donde habamos guardado nuestro Archivo de Excel. La ventana Abrir nos permite realizar una bsqueda del mismo para lo que introduciremos el nombre del fichero en el recuadro correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas palabras del contenido o cualquiera de las propiedades que hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado Texto o Propiedad. Para comenzar la bsqueda emplearemos el botn Buscar ahora. La bsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde estemos situados. Si queremos buscar en toda la estructura del disco deberemos presionar el botn de bsqueda avanzada que nos remitir a otra ventana donde ya aparecern en el cuadro superior los criterios de bsqueda especificados en la ventana Abrir. Podemos hacer que el motor de bsqueda distinga entre maysculas y minsculas marcando la Casilla Coincidir minsculas y maysculas. En el recuadro Buscar en indicaremos dnde se realizar la bsqueda y para que tambin rastree las subcarpetas marcaremos la casilla Buscar en subcarpetas. El botn Buscar ahora lanzar la bsqueda y los 74

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botones Guardar Bsqueda y Abrir Bsqueda permiten guardar los parmetros de la bsqueda y recuperarlos respectivamente. Si aparte del criterio de bsqueda especificado en la ventana Abrir queremos especificar otras condiciones utilizaremos el bloque Definir ms criterios donde podremos hacer que ambos se sumen marcando la opcin Y o que tengan en cuenta cualquiera de los dos marcando la opcin O. Propiedades Muchas veces el xito de la bsqueda estar ntimamente relacionado con la cantidad de propiedades o informacin adicional que se haya guardado junto al libro propiamente dicho. Para establecer estas propiedades iremos al men Archivo Propiedades. La ventana Propiedades se compone de varias fichas, algunas solamente nos proporcionarn informacin del documento como la Ficha Estadsticas, Contenido o General. Otras fichas como Resumen o Personalizar nos permiten cambiar algunos parmetros que se establecen por defecto: Resumen: Podemos establecer el autor del libro, la organizacin, marcar la casilla de guardar imagen preliminar para poder visualizar el documento antes de abrirlo. Podemos establecer palabras clave que nos faciliten la bsqueda del documento y agregar comentarios sobre la redaccin del mismo. Personalizar: Del listado de elementos que aparecen en el recuadro superior podemos 75

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seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una informacin en el recuadro Valor. Para que quede registrado pulsaremos el botn Agregar y continuaremos Agregando todas las propiedades que necesitemos. Vista Preliminar En esta vista podemos obtener una vista global de la hoja activa para ver cmo quedara ya impresa. Al entrar se abre una Barra de Botones para esta vista.

Los dos primeros botones nos desplazarn por las distintas pginas en las que se imprimir la hoja activa. El botn Zoom nos permite acercar o alejar la imagen para obtener distintas vistas. Para hacer este zoom tambin podemos pinchar directamente sobre el documento, ya que al entrar en esta vista el cursor se transforma en una lupa que acerca o aleja la imagen. El botn Imprimir nos lleva a la ventana para establecer las opciones de impresin, a la que tambin llegamos desde Archivo Imprimir. El botn Configurar nos lleva a la ventana para establecer las opciones de configuracin de la pgina antes de imprimirla. Es equivalente a utilizar la orden Configurar pgina de este men. El botn Mrgenes coloca unas guas discontinuas en la vista preliminar que nos ayudan a modificar los mrgenes de 76

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la hoja. Si queremos introducir su medida exacta en centmetros ser preferible el botn Configurar y a continuacin rellenar los valores necesarios en la ficha Mrgenes. Al activar el botn Mrgenes tambin aparecen unas marcas gruesas en la zona superior de la hoja que nos permiten modificar el ancho de las columnas mediante la tcnica de pinchar y arrastrar. El botn llamado Saltos de Pgina nos lleva a la vista del mismo nombre que nos permite establecer los diferentes Saltos de Pgina de la hoja a nuestra conveniencia. Esta opcin resulta muy interesante cuando alguna columna o fila se nos salta a la pgina siguiente debido a sus dimensiones. Las pginas aparecen separadas por una lnea azul intensa en la que podemos pinchar y arrastrar hasta la posicin que queramos determinando as qu filas y columnas quedarn en una pgina y cuales en otra. Excel cambia la escala a la que se imprimir nuestra tabla para que entre todo en el mismo folio o viceversa, para dividir nuestro trabajo en varias pginas. El botn Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la vista Normal o cualquiera que estuviramos empleando antes de entrar aqu. Hoja Lo primero que podemos hacer en esta ficha es establecer el rea de Impresin, es decir, qu parte de todo el documento se va a imprimir. Para ello podemos plegar la ventana de Configuracin de Pgina pinchando en el cuadrado de colores correspondiente y seleccionar con el ratn las celdas adecuadas. Idntica operacin es accesible desde el Men Archivo Establecer rea de impresin. Para borrar un rea de impresin previamente establecida utilizamos la orden del men

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Archivo Borrar rea de Impresin o suprimimos los valores introducidos en el recuadro de la ficha Hoja. El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas en todas las pginas que imprimamos, marcndolas con el ratn o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Para plegar la ficha Hoja tambin podemos pinchar en los pequeos cuadrados que existen en cada una de estas opciones. El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas partes de la Hoja en la impresin final, como: Las Lneas de Divisin que dividen nuestra Hoja en celdas y que por defecto no se imprimen. Realizar la impresin en Blanco y Negro aunque las celdas estn coloreadas. Realizar la impresin en Calidad de Borrador, para no gastar tinta en las pruebas. Hacer que aparezcan los Ttulos de Filas y Columnas, es decir, nmeros de fila y Letras de columna. Establecer si se van a imprimir los Comentarios agregados a la Hoja y en qu posicin.

El ltimo bloque establece el orden en que se van a imprimir las hojas. Debido a las dimensiones de una Hoja con su total de columnas y filas, Excel divide el pliego en parcelas de impresin mediante saltos de pgina. La primera parcela, por tanto, tendr dos hojas adyacentes, una a la derecha y otra justo debajo. Si en ambas parcelas hay datos escritos, tendremos que establecer cul de esas dos parcelas se imprimir siguiendo a la

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primera hoja y este orden que elijamos se respetar durante la impresin de las siguientes pginas.

FORMATO DE CELDAS
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenidos en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. Utilizaremos el men Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a continuacin.

El programa tambin puede realizar un formato automtico utilizando la orden del men Formato Autoformato. En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que 79

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ofrece el modelo elegido pincharemos en el botn Opciones y desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que no deseemos. Ficha Nmero Establece la presentacin de los datos numricos. Los diferentes formatos aparecen formando categoras (formatos integrados), entre las que encontramos formatos de fecha y hora, ya que a nivel interno este tipo de datos tambin son numricos y Excel puede operar con ellos. Seleccionada una

categora en el marco derecho aparecen diferentes formatos u opciones para esa categora que podemos elegir. Algunos de estos formatos estn accesibles desde la Barra de Herramientas de Formato.: General: Es el formato que se le asigna a cualquier celda por defecto, cuando an no la hemos formateado. Nmero: Utilizamos este formato para representar cantidades numricas con opcin a colocar el punto separador de miles y decimales. Contabilidad: Es un formato numrico que alinea decimales y smbolos monetarios en una columna, por lo tanto no se puede modificar la alineacin de celdas a las que se haya aplicado este formato. Porcentaje: Este formato coloca el smbolo % al dato introducido en la celda y lo multiplica por 100.

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Moneda: Coloca el smbolo monetario que escojamos al contenido de la celda, con posibilidad de utilizar decimales. Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha. Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo Fecha de los que solo queremos mostrar la parte horaria. Texto: El dato contenido en la celda ser tratado como texto, aun cuando sea un nmero. Fraccin: Nmeros en formato de fraccin. Cientfica: Aplicaremos este formato en cantidades que hagan un uso intensivo de decimales, por ejemplo. Especial: Formatos para telfonos, cdigos postales, etc. Cdigos bsicos de formato de nmero Para dar formato a las fracciones o los nmeros con decimales, incluiremos los siguientes dgitos marcadores en una seccin. Si el nmero tiene ms dgitos a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondear para que tenga tantos decimales como marcadores. Si el nmero tiene ms dgitos a la izquierda del separador que marcadores en el formato, se presentarn los dgitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de nmero (#) a la izquierda del separador, los nmeros menores que la unidad comenzarn por el separador. # presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las 81

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fracciones que tengan un nmero de dgitos variable. Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero. Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin. Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes; la coincidencia consta de un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato presenta cdigos postales de cinco dgitos con los ceros a la izquierda y cdigos postales de nueve dgitos ms cuatro nmeros con un guin.

[<=99999]00000;00000-0000 Tipo Estndar Utilizaremos este tipo cuando queremos introducir dentro de una misma celda una cantidad numrica junto a una expresin de texto para poder operar posteriormente con esa celda. Por ejemplo, para introducir en una celda la expresin 50 TUERCAS, escogeremos el tipo estndar y en el cuadro llamado tipo haremos clic con el ratn y escribiremos a mano 82

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TUERCAS entre comillas. De forma que la expresin final quede de la siguiente forma: Ficha Alineacin En el bloque Alineacin del texto de esta ventana estableceremos tanto la alineacin horizontal como la vertical. La alineacin horizontal nos ofrece la posibilidad de alinear el contenido a la izquierda, derecha, centro, justificar, izquierda con sangra alguna opcin inexistente en la barra de herramientas de formato, como la opcin Rellenar, que rellena la celda repitiendo los valores introducidos, o Centrar en la seleccin, que centra cualquier dato en un rango de celdas previamente seleccionadas, pero sin combinarlas. El bloque Control del texto nos permite: Ajustar texto: Introduce un Retorno de carro cuando el texto es ms ancho que la celda que lo contiene. Reducir hasta ajustar: Obliga al texto a reducir su tamao para que se vea completo dentro del ancho de la celda. Combinar celdas: Hace de un grupo de celdas previamente seleccionadas, una sola en la que podemos introducir expresiones de texto y alinearlas. Esta orden tiene un botn en la barra de herramientas llamado Combinar y Centrar que realiza el combinado de celdas y adems centra directamente el texto. El bloque Orientacin nos permite girar el texto. Para ello pinchamos en el control de color rojo y arrastramos hasta el 83

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ngulo deseado. Si deseamos escribir texto en columna letra a letra, pincharemos en la ventana que nos presenta el texto de esta forma. Ficha Fuente Fuente establece el tipo de letra con el que se mostrarn los datos de la celda. Adicionalmente se define el aspecto del texto, el tamao y el color de las letras, diferentes subrayados y efectos como tachado, superndice y subndice.

En la barra de Herramientas de Formato encontramos muchas de las rdenes que corresponden a esta Ficha. Ficha Bordes Bordes nos ayuda a dibujar con distintas lneas el permetro de las celdas o de un bloque de celdas, as como sus divisiones interiores.

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Lo primero que podemos hacer es seleccionar el tipo de lnea que vamos a utilizar y su color. Si queremos marcar todo el permetro, las lneas interiores o quitar los bordes que tenga la seleccin, podremos utilizar el bloque de bordes preestablecidos. Si nuestro diseo no entra en esta categora iremos al bloque Borde y pincharemos en los botones correspondientes o directamente sobre la Vista previa para colocar y quitar Bordes. Observaremos que disponemos tambin de unos bordes diagonales en ambas direcciones. Ficha Tramas Tramas permite cambiar el color de fondo para la celda. Esta propiedad es til para resaltar valores totales o importantes 85

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en una hoja de clculo. Escogeremos algn color slido o un entramado en la Caja llamada Trama.

REFERENCIAS DE CELDAS
Referencias absolutas, relativas y mixtas Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarn de modo acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado. El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una frmula, basta hacer clic en dicha celda. Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula. 2) Teclear un signo igual (=). 3) Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas. 4) Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5) Si se desea introducir ms referencias celdas en la frmula, basta repetir los pasos 3 y cuantas veces 86

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sea necesario. Para dar la frmula por terminada se pulsa Intro. En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utiliza referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de filas ni de columnas, hay que poner el carcter $ delante de cada uno de los dos ndices. Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de manera que est dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la frmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

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FRMULAS Y FUNCIONES
Las Frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos. Las Funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las Funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos. Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan Argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el Resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo. Introduccin de frmulas La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=).Excel convierte cualquier frmula antecedida por el smbolo @ por el 88

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smbolo =, dejando a la eleccin del usuario el utilizar cualquiera de los dos smbolos para construir la funcin (son equivalentes @suma y =suma). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. 2) Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. 3) Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4) Terminar la introduccin de la frmula pulsando Intro. Crear un Grfico La manera ms simple de introducir un grfico es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos. Antes de presionar este botn, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza antes de llamar al Asistente para Grficos. Para lanzar este asistente utilizaremos la orden Insertar Grfico o haremos clic en el botn de Asistente para Grficos.

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El Asistente consta de cuatro pasos o ventanas Las opciones de acabar, continuar o volver hacia atrs aparecern en cada una de estos pasos. 1) Elegir el Tipo y subtipo de Grfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los grficos en Estndar y Normalizados. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfico proporciona. Adems da acceso a una vista preliminar de la aplicacin del grfico elegido a los datos seleccionados, presionando sobre el botn Presionar para ver muestra. 2) Origen de Datos: Aqu podemos modificar los datos a representar que habamos seleccionado; cambiar el nombre de las series, agregar nuevas series, eliminarlas, etc. Si las series no estn situadas consecutivamente en la hoja de clculo se debe separar cada conjunto de datos por el smbolo ';'. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la seleccin se lee por filas o por columnas. 3) Opciones del Grfico: Permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentacin del grfico, aportando una vista preliminar del mismo. As, se determinan el ttulo, las inscripciones de los ejes, la apariencia de stos, la leyenda, la aparicin o no de tabla de datos y los rtulos. 4) Ubicacin: Decidiremos si incrustamos el grfico en una hoja de clculo, o si lo creamos en una hoja independiente.

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Modificar un grfico Una vez creado el grfico siempre podemos retornar a cualquiera de los 4 pasos anteriores a travs del men Grfico que aparece en la Barra de Mens. Los grficos de Excel estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto e incluso el propio rea del grfico. El usuario puede configurar los grficos, aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Para dar este formato es necesario seleccionar el punto del grfico que deseamos editar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que hacer clic dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos de los datos. Otra forma de modificar los elementos de un grfico es hacer clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caractersticas del mismo. Cuando un grfico est abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los mens de Excel, como Insertar y Formato, muestran posibilidades especficas para dicho grfico y para sus elementos. Por ejemplo, si se ha construido un grfico tridimensional, el comando Formato/Vista 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el grfico.

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Una opcin muy cmoda para trabajar con grficos es obtener la barra de Herramientas del mismo nombre.

El cuadro de lista que aparece como primer elemento de la barra de herramientas nos permite seleccionar cualquiera de las partes de un grfico. Con el icono adyacente podremos obtener las propiedades del elemento seleccionado. El icono que representa un grfico nos permite cambiar el tipo escogido en el primer paso del asistente. Los dos siguientes muestran u ocultan la leyenda y la tabla de datos respectivamente. Los cuatro ltimos botones nos permiten disponer los datos del grfico en filas o columnas (los dos primeros) y la alineacin del texto (los dos ltimos). Entre las partes de un grfico que podemos editar tenemos: rea del Grfico, es el grfico completo y todos sus elementos. rea de Trazado: En un grfico 2D, el rea delimitada por los ejes y que incluye todas las series de datos. En un grfico 3D, el rea delimitada por los ejes y que incluye series de datos, nombres de categoras, marcas de graduacin y ttulos de ejes.

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Gastos
250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0

Marcas de Graduacin Lneas de Divisin

Ejes: Lneas que rodean un lado del rea de trazado, proporcionando un marco de referencia para realizar
Serie de Datos

mediciones o comparaciones en un grfico. En la mayora de los grficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (Y) que, normalmente, es vertical y las categoras se representan en el eje de categoras (X) que, normalmente, es horizontal. Ttulo del Eje X, referencia sobre la informacin que representa la escala del eje x. Marcas de Graduacin y Rtulos de Marcas de Graduacin: Las marcas de graduacin son pequeas lneas de medicin que cortan un eje, similares a las divisiones de una regla. Los rtulos de las marcas de graduacin identifican las categoras, valores o series del grfico. Los rtulos de las marcas de graduacin proceden de celdas de la hoja de clculo que se ha utilizado para crear el grfico.

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Ttulo del Eje Y: referencia sobre la informacin que representa la escala del eje Y. Ttulo del Grfico: es el ttulo (opcional) que informa del contenido del grfico. Leyenda, Cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o categoras de un grfico. .Entrada de Leyenda: Cada uno de los elementos de una leyenda. Clave de Leyenda: Cuadros en leyendas que muestran los diseos y colores asignados a las series de datos (o categoras) de un grfico. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de cada entrada de leyenda. Cuando se aplica formato a una clave de leyenda tambin se aplica el formato al marcador de datos asociado. Series de datos: Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un grfico, que se origina a partir de las filas o columnas de una sola hoja de clculo. Cada serie de datos de un grfico se distingue por un color o diseo exclusivo. Puede trazar una o varias series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo pueden tener una serie de datos. Marcador de Datos: Barra, rea, punto, sector u otro smbolo de un grfico que representa un nico punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de clculo. Varios marcadores de datos relacionados en un grfico constituyen una serie de datos. Rtulo de Datos: Rtulo que proporciona informacin adicional acerca de un marcador de datos, que representa un nico punto de datos o un valor procedente de una celda de la hoja de clculo. 94

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Los rtulos de datos pueden aplicarse a un nico marcador de datos, a toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un grfico. Dependiendo del tipo de grfico, los rtulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos o categoras, porcentajes o una combinacin de todos ellos. Lneas de Divisin en Grficos: Lneas que pueden agregarse a un grfico para facilitar la visin y la evaluacin de los datos. Las lneas de divisin abarcan desde las marcas de graduacin en un eje hasta el rea de trazado.
Plano Inferior y Planos Laterales 3D: reas que rodean varios tipos de grficos 3D y proporcionan dimensin y lmites al grfico. Dentro del rea de trazado se muestran dos planos laterales y un plano inferior.

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Access
Qu es Access?
Access es un programa que nos va a permitir almacenar una gran cantidad de informacin y poder acceder a ella de una manera rpida y eficaz. Access tambin es un sistema de gestin de bases de datos SGBD DBMS (Data Base Management System). La estructura bsica de esta informacin son tablas. Tambin es el programa de bases de datos que ofrece ms sencillez bajo el entorno Windows. Bajo el concepto de base de datos, Access agrupa todos los ficheros involucrados en la gestin de una serie de datos relacionados. Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, ndices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan fsicamente en un slo fichero que tiene la extensin .mdb.

Qu es una Base de Datos?

Podemos definir una base de datos como informacin organizada de forma sistemtica, de tal modo que podemos acceder a ella rpidamente y realizar diferentes procesos como consultas, obtencin de informes, etc. La base de datos est constituida por la estructura de informacin y la informacin en ella contenida.

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Qu es una tabla?
Una tabla es una coleccin de datos con la misma estructura. Si dispusiramos la informacin de un listn telefnico en forma de tabla, una columna siempre tendra el mismo tipo de dato, por ejemplo un nmero de telfono, un nombre, una direccin, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto nmero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numrico, alfanumrico, fecha, etc. Campo y Registro Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. Un registro es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operacin. Adems de los campos que se definen en una base de datos el programa genera un campo adicional al que el usuario no tiene acceso que se llama nmero de registro. Este campo contiene un nmero que relaciona al registro e indica en qu posicin de la base de datos se ha introducido. Esto es necesario para poder mantener un orden de almacenamiento y presentacin. Qu es un ndice? Los registros de una base de datos no siempre se introducen ordenadamente por lo que, para acceder de una manera rpida y eficaz, es deseable que estn ordenados. Hay un tipo de ficheros llamados ndices que son pequeas bases de datos que se generan basndose en un determinado campo para obtener una correcta ordenacin de la base de datos respecto del campo elegido. 97

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Ejemplo de una base de datos

Imaginemos que poseemos un almacn de ropa y deseamos almacenar en una base de datos toda la informacin referente a nuestros artculos. A nuestra base de datos la podramos llamar Almacenes Gmez y de momento, slo va a estar compuesta por una tabla donde introduciremos los datos de nuestro catlogo de moda. Adicionalmente, podramos tener tablas que contendran la informacin de nuestros proveedores, as como tablas que reflejaran la facturacin que realizamos en nuestras ventas diarias. A esta tabla la llamaremos Artculos y se compondr de los siguientes campos: N de Referencia (el cdigo de cada artculo) Descripcin Color Nmero de unidades Precio unitario de compra Precio unitario de venta

En esta tabla, cada registro tendr toda la informacin referente a un artculo concreto, por ejemplo, los vaqueros Levis 501 o las camisetas de algodn blancas Nike. Cada una de estas gamas de productos sern nicas, lo que quiere decir que no tendremos nmeros de referencia repetidos, algo as como nuestro carn de identidad. Iniciar Access Podemos iniciar Access desde un acceso directo en el escritorio si lo tuviramos o desde el botn Inicio, Programas, 98

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Microsoft Access. El programa tambin se inicia si hacemos doble clic sobre un fichero de base de datos (.mdb) desde el Explorador de Windows.

Creacin de una base de datos

El primer cuadro de dilogo que aparece al arrancar Access tiene por ttulo Microsoft Access. En este cuadro se tienen las opciones de crear una nueva base de datos en blanco, crearla mediante un asistente o abrir una base de datos que ya est grabada en alguna unidad de disco. A esta ventana se le suele llamar Ventana de Introduccin. En nuestro caso seleccionaremos la opcin Base de datos en blanco. Para poder trabajar con una base de datos primero sta debe ser creada. Por lo tanto, antes de empezar a trabajar con los diferentes objetos de la base de datos deberemos crearla proporcionndola un nombre.

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Escribimos el nombre de la Base de Datos

En nuestro ejemplo de base de datos, escribiremos Almacenes Gomz en el cuadro Nombre de Archivo y para que se almacene en una carpeta accesible, pulsaremos el botn Mis Documentos Objetos de Access En la parte izquierda de la ventana de la base de datos se observan siete botones con los nombres de los tipos de objetos que puede poseer una base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Esta ventana tambin se denomina Ventana Principal de la Base de Datos y en cualquier momento podemos retornar a ella, estemos donde estemos pulsando el botn de la barra de herramientas . Al pulsar el botn correspondiente al tipo de objeto, se muestra en la ventana de la base de datos la lista de objetos existentes de este tipo.

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Objetos de Access

Cada objeto de la base de datos se puede abrir, cambiar su diseo o crear un nuevo objeto del mismo tipo presionando en los botones correspondientes: . Creacin de Tablas La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. Es lo primero que se crea, antes que cualquiera de los otros objetos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacin de la base de datos. Lo ms correcto es elegir la Vista Diseo estructura y dejar la Vista Hoja de Datos registros. para crear la

para introducir los 101

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Vista Diseo. Tipos de Campos En esta vista habr cierta informacin a introducir. Los siguientes conceptos son bsicos para la creacin de cualquier tabla: Nombre del campo: es el nombre que se va a asignar a cada campo del registro. Este es necesario para poder identificar cada informacin tratada. Tipo de informacin: indica qu clase de datos se van a almacenar en el campo. Estos tipos pueden ser los siguientes:

Texto: se pueden introducir en el campo todo tipo de caracteres desde nmeros a letras, pasando por signos y smbolos. Acepta hasta 255 caracteres. Numrico: slo se pueden introducir nmeros, con signo o sin l. Moneda: igual que numrico excepto que maneja con mayor precisin cifras decimales. Fecha / Hora: slo acepta fechas u horas como datos y tiene un ancho de ocho caracteres. S / No: campos de una sola posicin que aceptan valores S o No. Memo: campos que aceptan largas entradas de texto (comentarios, anotaciones...). Estos campos tienen una longitud de 32.000 caracteres aunque pueden estar limitados por la memoria del sistema. Autonumrico: campos numricos que se autoincrementan al aadir registros. Objeto OLE: estos campos establecen enlaces con datos generados por otros programas.

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Descripcin: esta informacin es opcional. Su finalidad es informar del tipo de dato almacenado en el campo. Ejemplo Para crear nuestra tabla Artculos, presionaremos la opcin Crear tabla en vista diseo. En la cuadrcula introduciremos los nombres de nuestros campos y al lado indicaremos de qu tipo son, tal y como se muestra en la figura.

Campos de la tabla Artculos

Propiedades de Campos Cada campo tiene, adems, ciertas propiedades independientes que personalizan la entrada de datos. Ciertas propiedades son comunes a todos los tipos de campo mientras que otras son especficas del tipo de campo. Todas ellas tienen un valor por defecto, por lo que podemos no modificar todas las propiedades sino slo aquellas que nos interesen. Para alternar entre la cuadrcula superior y la inferior podremos utilizar la tecla F6. Estas propiedades son las siguientes: Mscara de entrada: Se puede predeterminar el tipo de valor que el campo puede contener, cambiando la plantilla de entrada. Una mscara de entrada de datos es una lista de caracteres que indican el tipo de caracteres que se pueden introducir en cada posicin del campo. Estos caracteres son los siguientes: 103

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Requerido: si la propiedad de este campo se cambia a SI, tendremos la obligacin de rellenar los datos del campo antes de poder pasar a otro. Ttulo: por defecto, se etiqueta cada campo en los listados de pantalla con el nombre del campo. Opcionalmente, en esta opcin se puede definir cul ser el texto que aparecer en la etiqueta. Valor predeterminado: un campo puede ofrecer un valor por defecto en vez de aparecer vaco. Ya que en algunos campos se suele introducir un dato con mayor frecuencia, definiendo ese dato como valor predeterminado se evita escribirlo. Por ejemplo, una tabla de clientes donde casi todos fueran de la provincia de Vizcaya. Si no deseramos el valor predeterminado slo deberamos escribir el nuevo dato en el campo. Regla de validacin: permite definir condiciones previas a la introduccin de datos. Si un dato no cumple las condiciones, el programa emite un mensaje de error. Mediante esta opcin se evita la introduccin de datos inexactos o errneos (por ejemplo, una edad negativa). Texto de validacin: Mensaje alternativo al mostrado por ACCESS cuando un dato no cumple la regla de validacin. Formato: ACCESS define varios formatos de presentacin predeterminados para cada tipo de campo de forma que los datos aparezcan presentados de diferente forma a como han sido introducidos, mejorando la presentacin de los mismos. Para cada campo se muestran los tipos de formato y un ejemplo de su presentacin. 104

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Ejemplo Para nuestra tabla Artculos, cambiaremos las propiedades del campo color, acortando su longitud de 50 a 30.

Propiedades del campo Color

Estableceremos los campos de precio de compra y precio de venta con formato de euros, para que los visualicemos en pantalla con sus decimales y el smbolo del euro. Creacin de un campo clave Un campo clave es un campo que no puede estar repetido y que indicar que nuestro listado de elementos se ordenar siempre por ese campo, lo que facilita en gran medida la bsqueda de cualquier artculo conociendo su campo clave. Si no hemos establecido ninguno, Access nos informar de ello al cerrar la ventana de diseo de la tabla y nos recomendar la creacin de una campo clave.

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Para crear un campo clave, seleccionaremos el campo que queremos establecer como principal, y pulsaremos el icono que representa una llave en la barra de herramientas, o seleccionaremos en el men Edicin Clave principal. Esta operacin anula cualquier otro ndice principal definido en la estructura de la tabla. Ejemplo de campo clave En la tabla Artculos, en vista Diseo, seleccionamos el campo numref haciendo un clic en el selector de registro. Pulsamos sobre la llave de la barra de herramientas y automticamente aparecer una llave al lado del nombre del campo. Si observamos las propiedades de este campo veremos que la propiedad Indexado ha cambiado al estado S y entre parntesis aparece la expresin sin duplicados, indicando que es un valor que no se puede repetir. Introduccin de Datos con la Vista Hoja de Datos Para la introduccin de datos elegiremos la Vista Hoja de Datos. El La presentacin de los datos se realiza en formato de tabla, en el que los nombres de campo se muestran en la parte superior y cada nuevo registro se sita en una fila horizontal. Simplemente iremos tecleando la informacin en cada campo. Cuando se finaliza de introducir la informacin para un campo se pulsa la tecla <Enter> y Access pasa el cursor al siguiente campo de la base. Se pueden deshacer los cambios en un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape. 106

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Para introducir informacin en un campo memo podemos utilizar la combinacin <Mays>+<F2> (combinacin que realiza un zoom sobre el contenido del campo) obteniendo una pantalla de edicin en la que se puede escribir. Para finalizar la introduccin slo es necesario cerrar la ventana del Diseo / Hoja de Datos y Access almacena los datos en el disco. Barra de Formato Con la barra de Formato podremos dar color, rellenos, sombras, etc a las celdas que conforman la Hoja de Datos. Al aplicar un formato de los que aqu se mencionan, automticamente se aplican a toda la tabla. No se pueden dar formato a columnas o filas de forma individual. Las mismas opciones podemos encontrarlas en el men Formato Fuente o Formato Hoja de Datos. Tambin se puede cambiar el tipo de fuente con el que representar los datos en Formato Fuente. Este cambio de letra afecta tanto a las cabeceras de campo como a los datos de los registros.
Negrita Cursiva Subrayado Alineacin Izquierda Alineacin Centrada Alineacin Derecha Color de Fondo

Selector de campo. Permite desplazar el cursor al campo elegido de la lista. Tipo de Fuente a elegir entre las de la lista

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Color de Texto Color de Cuadrcula Estilo de los bordes Efectos de celdas

Tamao del Texto

Relaciones entre Tablas

En el diseo de una estructura de datos es fundamental distribuir todos los datos en tablas que agrupen aquellas informaciones ms coherentes entre s, procediendo posteriormente a establecer relaciones entre las distintas tablas. De esta forma, al rellenar un nuevo registro no es necesario repetir las mismas informaciones (por ejemplo, introducir ocho veces los datos de un cliente si ste realiza ocho pedidos). Por ello es preciso crear campos de tipo clave cuya funcin exclusiva es permitir la relacin entre las distintas tablas. Para establecer una relacin se debe acudir a la opcin Relaciones en el Men Herramientas o pulsar el botn correspondiente de la barra de herramientas. Las tablas se relacionan a travs de campos comunes que existen en ambas. Dependiendo de las caractersticas de estos campos podemos encontrar tres tipos diferentes de relaciones, que Access detecta automticamente siguiendo los siguientes criterios: Relacin uno a uno: Los campos usados para relacionar las tablas son claves primarias en ambas tablas. Relacin uno a varios: Esta relacin trabaja con una 108

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tabla principal donde el campo por el que relacionamos es la clave principal y otra secundaria donde el campo conector no se constituye en clave principal. Relacin Varios a Varios: Este modelo de relacin utiliza campos que no constituyen clave principal en ninguna de las tablas a relacionar.

Ventana para definir tipo de relacin

Si an no hemos seleccionado ninguna tabla la ventana Mostrar Tablas nos permitir ir agregando las tablas necesarias para establecer las relaciones. A continuacin podremos establecer los parmetros de las relaciones desde la ventana Modificar Relaciones. Tambin podemos establecer las relaciones pinchando en el campo de una tabla y arrastrndolo y soltndolo sobre el campo deseado de la otra tabla, con lo que ambas quedarn relacionadas por dicho campo. Otras opciones disponibles de la ventana arriba mostrada tienen que ver con la integridad referencial, o normas bsicas que deben tener las tablas relacionadas para garantizar la fiabilidad de los datos. La insercin, supresin o modificacin de campos en un tabla que puedan repercutir en su tabla relacionada puede ser 109

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controlado por Access marcando la casilla Integridad Referencial. As, Access impedir, que por error, daemos los datos de tablas relacionadas. El control de Access todava ir ms lejos si marcamos las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados, que actualizar automticamente cualquier cambio producido en el campo de una tabla en sus correspondientes tablas relacionadas.

Aspecto de cuatro tablas relacionadas

Para suprimir relaciones previamente establecidas, utilizaremos la orden del men Edicin Suprimir. Tambin podemos hacer clic en las lneas conectoras que sealan la relacin y usar la tecla Suprimir del teclado. Si slo deseamos modificar cualquier atributo de la relacin lo haremos desde el men Relaciones Modificar Relacin o pulsando doble clic sobre las lneas conectoras entre tablas. Podemos relacionar varios grupos de tablas en la misma ventana de Diseo. Si necesitamos sacar ms tablas pulsaremos 110

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el botn Mostrar tablas o utilizaremos el comando del men Relaciones Mostrar Tablas, y aadiremos las nuevas tablas. Si nos estorban las relaciones establecidas anteriormente podemos borrar el diseo actual de la pantalla con el botn Borrar Diseo o el comando del mismo nombre del men Relaciones. Esto oculta los dibujos de las relaciones, pero no suprime las mismas. Si slo deseamos ocultar un tabla en el diseo actual usaremos otro comando del men Relaciones llamado Ocultar tabla. Para volver a mostrar de nuevo todas las relaciones podemos utilizar el botn Mostrar todas o el comando anlogo del men Relaciones. Para mostrar nicamente las tablas relacionadas directamente con un tabla pulsaremos el botn Mostrar Directas o el comando del men Relaciones.

Las tablas tal y como aparecen en la ventana Relaciones pueden moverse arrastrndolas por la barra de ttulo. Los smbolos que indican el tipo de relacin que se establece entre las tablas slo aparecern en pantalla cuando marcamos la opcin Integridad Referencial. Si no utilizamos esta opcin, slo veremos lneas conectoras que relacionan las tablas, pero no los smbolos del tipo de relacin que existe entre ellas.

Consultas a la Base de Datos

Una consulta a una base de datos consiste en la extraccin de una coleccin de registros que cumplen unas condiciones establecidas por nosotros. El resultado de esta consulta puede ser, posteriormente utilizado como base para realizar nuevas consultas o realizar listados de dichos registros.

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La ventana de consulta se divide en dos reas. En la superior se muestran las tablas y consultas que intervienen en la consulta que se est diseando. En la parte inferior se muestran los campos que intervienen en la consulta. Al comienzo de cada consulta deberemos establecer cules son las tablas que deben intervenir en la misma. Si posteriormente necesitramos de ms tablas, dispondremos del botn Mostrar Tablas . Cuando realizamos una consulta en la vista Diseo dispondremos de la llamada Cuadrcula de Diseo que consta de los siguientes elementos: Nombre de campo: Finalizada la consulta, solo veremos en pantalla los campos cuyos nombres aparezcan en la fila correspondiente de la cuadrcula de diseo. No es necesario teclear los nombres, sino que con pincharlos y arrastrarlos desde las tablas ser suficiente. Para llevar todos los campos de golpe a la cuadrcula podemos utilizar el asterisco que aparece al principio de cada tabla y que acta como comodn. Tambin podemos hacer doble clic sobre el nombre de la tabla y se seleccionarn todos los campos para arrastrarlos. Orden. Los registros localizados se mostrarn en el orden en el que se encuentran almacenados en la tabla. Para que se muestren ordenados por un campo determinado se debe activar la ordenacin en dicho campo. Esta puede ser ascendente o descendente. Si varios registros ordenados almacenan el mismo dato se puede indicar en un segundo campo un orden para dicho grupo de registros. Esta operacin se puede aplicar en mltiples campos teniendo en cuenta que la prioridad en la ordenacin se realizar tomando como primer campo ordenado al campo

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seleccionado que se encuentre ms a la izquierda, siguiendo esta norma para todos los campos con definicin de orden. Para reubicar un campo en otra posicin se selecciona previamente haciendo clic en la zona superior del mismo y luego se arrastra hasta su nueva posicin, la cual se hace evidente por una gruesa barra vertical situada entre dos de los campos de la consulta.

Diseo de consulta

Mostrar. La activacin de esta casilla determina que el campo se mostrar en la tabla final. Por defecto, todos los campos incluidos estn activados, pero por razones de visualizacin se puede desactivar cada campo independientemente. Criterios: En esta casilla se escriben las expresiones que describen las condiciones que deben cumplir los registros para ser vlidos. Un criterio se compone del nombre del campo, un operador y un valor constante de validacin. 113

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Operadores de comparacin (relacionales)

Los operadores de comparacin o relacionales pueden ser los siguientes: = Igual > Mayor que >= Mayor o igual a < Menor <= Menor o igual a <> Distinto de / No igual a entre n Y n2 Entre los valores n y n2 (incluidos) Todos aquellos registros que cumplen la condicin especfica se suman a la lista de registros de la tabla final. Si la informacin es alfanumrica aparecer expresada entre comillas. Si la constante es una fecha aparecer encerrada entre '#' (almohadilla). Para ejecutar la consulta disponemos de la opcin de men Ver Vista Hoja de datos, o del botn Hoja de datos , as como el botn Ejecutar o la opcin del men Consulta Ejecutar, apareciendo la tabla de respuesta con los registros vlidos. Dicha tabla se puede manejar como cualquier otra tabla creada por nosotros. Si es necesario realizar cualquier modificacin sobre la consulta el usuario puede acceder de nuevo a la vista Diseo a travs del men Ver Vista de Diseo o con el botn correspondiente . Operadores lgicos Cuando se trata de especificar varios criterios para el mismo campo se dispone de los siguientes operadores lgicos: 114

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Y: Fuerza a que se cumplan tanto la condicin de su izquierda como la de su derecha. Si uno de los criterios no se cumple el registro no es vlido. O: Permite que slo uno de los criterios (el de su izquierda o el de su derecha) sea vlido para aceptar un registro en la tabla de resultado. Tambin se pueden situar varios criterios en distintas lneas, ejerciendo el mismo efecto que separando los criterios mediante este operador. Tipos de Consultas Todas las operaciones de consulta que se realizan por defecto son consultas de seleccin , es decir, utilizando unos filtros de condicin se extraen una serie de registros de una tabla o tablas, mostrando slo los campos que el usuario indica. Pero tambin se pueden realizar otras operaciones, las cuales permiten el mantenimiento de las tablas con un mnimo esfuerzo. Estas operaciones se seleccionan en el men Consulta o en sus botones correspondientes de la barra de herramientas y para llevarlas a cabo ser necesario seleccionar la opcin Ejecutar. Consulta de Creacin de tabla. La opcin Creacin de tabla genera una tabla con los registros que cumplan los criterios, creando los campos que se activan en la visualizacin del resultado. Consulta de Actualizacin. Esta opcin permite cambiar la informacin almacenada en los campos de los registros indicando cul es su nuevo valor. Para ello, el programa incluye una nueva lnea llamada "Actualizar a" en la que se debe escribir la nueva informacin.

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Consulta de Datos anexados. Permite aadir registros a una tabla existente. En este caso, se aade la lnea "Aadir a" en la cual el usuario debe especificar para cada campo hacia qu campo de la tabla de destino se deben copiar los registros. Si en alguno de los campos no se rellena esta informacin, el contenido del campo no se aadir. Consulta de Eliminacin. En este caso, los registros que cumplan los criterios de seleccin sern borrados de la tabla indicada. Para cada campo se aade la lnea "Eliminar", donde para cada campo se escribe el trmino "Dnde" que significa "Para cada registro que cumpla el criterio". Consulta de Tabla de referencias cruzadas. La ejecucin de esta consulta produce una salida en forma de tabla en la que se cruzan las informaciones seleccionadas de la tabla, permitiendo obtener datos resumidos en cada cruce de datos. En este caso se debe indicar, al menos, un campo que ejerza de columna y otro que opere como fila. La coordenada de cruce representar el resumen de un tercer campo seleccionado, al cul se le indicar el tipo de operacin de resumen que debe mostrar en la seleccin final. Debido a complejidad de esta consulta se puede utilizar el Asistente para Consultas de Tabla de Referencia Cruzada.

Formularios
Los Formularios sirven a distintos propsitos, desde la simple introduccin de datos en pantalla con un diseo atractivo, hasta la constitucin de una autntico panel de control desde el que lanzaremos otros formularios, informes o consultas. Los Formularios tambin pueden ser pantallas interactivas en las que el usuario introduzca las opciones de consulta y edicin que estime oportunas. 116

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En la columna de objetos haremos clic en la opcin Formularios. Se nos permitir recurrir a un Asistente que nos ofrecer los diseos predeterminados de Access o podremos realizar nuestras propias presentaciones o retocar el trabajo del Asistente accediendo a la Vista Diseo. La Vista Formulario ser la Vista en la que el Formulario funcionar una vez terminado su diseo para cumplir son los objetivos para los que fue diseado. Con Asistente El Asistente nos ir pidiendo los siguientes datos: 1. Los campos que queremos incluir en el formulario y a qu tablas pertenecen. 2. Elegir una distribucin para los datos en pantalla entre los modelos En Columnas, Tabular, Justificado y Hoja de Datos. 3. Elegir un modelo de formulario entre los preestablecidos de Access que afectar al formato del mismo. Si antes de entrar al Asistente tenemos claro la distribucin que queremos para los datos y vamos a representar todos los campos de una sola tabla, podemos utilizar los Autoformularios en sus tres modalidades: Autoformulario en Columnas, en Tabla y en Hoja de Datos. Es una forma casi instantnea de hacer formularios. Formularios en Vista Diseo Si entramos en la ventana de diseo nos encontraremos con una serie de elementos destinados por completo al diseo de los formularios:

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Mens: en la parte superior de la pantalla aparecen las diversas opciones que puede elegir el usuario. Regla: muestra una regla que ayuda al usuario a colocar los elementos de diseo. Adicionalmente se puede mostrar una cuadrcula que permite ajustar con exactitud los elementos (mostrndolos alineados entre s). Pantalla de diseo: la superficie sobre la que colocar los distintos elementos de diseo. Puede redimensionarse su aspecto bsico arrastrando sobre los laterales de la pantalla de diseo. Esta rea a su vez se compone de diferentes secciones, como el rea de Detalle, que aparece por defecto. Otras secciones que podemos incorporar sern los Encabezados y Pies de Formulario, as como los encabezados y Pies de Pgina. El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos grficos denominados Controles u Objetos de Tipo Control. Los controles son los componentes habituales de las ventanas y dilogos de Access y otras aplicaciones Windows. El tipo de control ms comnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto. Podemos acceder a ellos activando la Barra de Herramientas desde el men Ver. Escogido un control se determina su ubicacin y tamao dibujndolo en el rea de diseo. Estos son los ms comunes:
Cuadros de edicin o Cajas de Texto se utilizan para introducir y editar campos. Etiquetas: contienen los nombres de los campos Marco de Imagen inserta imgenes en el formulario.

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El resto de controles nos servirn para poder representar campos con caractersticas especiales. Los siguientes expuestos son ideales para representar campos de tipo lgico Si / No:
Botn de Alternar Casilla de Verificacin Otros controles que podemos insertar son: Botn de Opcin

Cuadro de Lista para campos en los que tenemos una lista de valores limitada. Permitir escoger un valor entre el listado completo al pulsar en la flecha ubicada en el extremo derecho. Si tenemos el botn Asistente para controles activado ser mucho ms sencillo crear este tipo de controles. Grupo de Opciones. Su finalidad es la misma que el Cuadro de Lista. Representa el mismo tipo de campos con la salvedad de que slo permite escoger un nico valor, mientras que los cuadros de lista permiten seleccionar valores mltiples. Cuadro Combinado. Es muy similar al anterior con la salvedad de que permite escribir en la caja un valor no contemplado en el listado predeterminado de valores. Tambin hace uso del Asistente para controles si ste est activado. Botn de Comando. Este botn no representa ningn tipo de campo en concreto. Sirve para lanzar la ejecucin de una macro, un programa externo, etc. En su interior podemos colocar texto o imagen. Hace uso del Asistente. Marco de Objeto Independiente. Sirve para insertar cualquier tipo de objeto, incrustado o vinculado, desde una 119

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imagen hasta documentos generados por otros programas. Una vez insertado un objeto, podemos hacer doble clic sobre l y el objeto se abrir en su aplicacin correspondiente para su edicin. Marco de Objeto Dependiente. Sirve para representar cualquier campo de tipo OLE que tengamos en una de nuestras tablas. Control Ficha. Permite crear un control de tipos Fichas de Windows. Se utiliza cuando queremos representar una gran cantidad de datos en pantalla. As, los podemos distribuir en diferentes fichas. El usuario podr pasar de una a otra pulsando en las pestaas correspondientes. En las solapas podemos escribir texto o insertar una pequea imagen. Se pueden agregar ms fichas de las que salen por defecto, suprimirlas, etc. Formulario / Subformulario. Permite insertar un segundo formulario dentro de otro llamado Formulario Principal. Es una buena opcin para ver en pantalla todos los datos de dos tablas relacionadas. Este segundo formulario puede estar ya hecho y grabado como formulario independiente o se puede generar sobre la marcha con ayuda del Asistente. Las propiedades del mismo que podemos modificar desde el Formulario Principal son menores que las que podemos modificar cuando lo abrimos como Formulario Independiente. Para hacer esto ltimo haremos doble clic sobre el subformulario
pero sin haberlo seleccionado previamente o simplemente lo abriremos como Formulario Independiente y modificaremos sus propiedades, que se vern actualizadas en el Formulario Principal.

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Salto de Pgina. Simplemente insertar un salto de Pgina que afectar a la impresin del Formulario. Nos permitir obtener un Registro por pgina, por ejemplo. Lneas Rectas. Este control simplemente nos ayuda a dibujar lneas Rectas en el Formulario para decorarlo o separar bloques de datos. Rectngulo. Con la misma finalidad que el control anterior, pero permite trazar rectngulos. Para distribuir los campos por el rea de diseo, por lo tanto, utilizaremos cualquier de los controles anteriores o pulsaremos el botn Lista de Campos (Men Ver Lista de Campos). En la Ventana que aparece podemos pinchar en cualquier campo y arrastrarlo al rea de trabajo. Cuando se han ubicado elementos en el Diseo stos pueden desplazarse y redimensionarse.

Explicacin de controles

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Para dar forma a los controles podemos utilizar la barra de Formato en la ventana de Diseo del formulario. Prcticamente encontraremos las mismas opciones que en la barra de formato explicada en la seccin 3.3. Si queremos dar un formato global que afecte a todos los controles de nuestro Diseo y al fondo del formulario podemos usar la orden Autoformato del men Formato o pulsar el botn de la barra de Herramientas .

La eliminacin de un control se realiza mediante su seleccin y el uso de la tecla Suprimir. Al borrar un control se borra su etiqueta asociada; por el contrario si suprimimos un etiqueta su control asociado permanecer en pantalla.

Informes
Los informes permiten mostrar la informacin de una manera detallada y elegante y son habitualmente utilizados para generar resmenes y balances para los directivos, albaranes y facturas para los clientes, el catlogo de la compaa y en general cualquier informacin que vaya a ser impresa. Se puede decir que un informe es la manera ms eficiente de mostrar informacin. El informe se basa habitualmente en una consulta o tabla almacenada en la base de datos, aunque no es estrictamente necesario. Las Vistas que maneja un informe son Vista diseo, Vista Preliminar y Vista Previa de Diseo. Por lo tanto, se dispone de dos ventanas de vista previa: La ventana Vista Preliminar est disponible para formularios, informes, hojas de datos y mdulos. La ventana Vista Previa Del Diseo est disponible para informes en la vista Diseo. La Vista previa del diseo proporciona una visin rpida del diseo bsico de un informe pero puede no incluir todos los datos del mismo. 122

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Tipos de Informes Informes de una Columna imprimen en una columna de cuadros de texto los valores de cada registro de una tabla o consulta. La caracterstica Autoinforme de Access crea un informe de columna simple con una sola pulsacin del botn Autoinforme de la barra de herramientas. Informes Tabulares presentan una columna para cada campo de la tabla o consulta e imprimen los valores de los registros en las filas situadas bajo el encabezado de las columnas. Informes de Varias Columnas se crean a partir de informes de una columna incluyendo varias columnas en una misma pgina. Informes de Grupos y Totales son muy utilizados. Agrupan los registros y resumen la informacin imprimiendo subtotales y totales. Etiquetas Postales son un tipo especial de informe. Se utilizan para imprimir nombres y direcciones (u otros datos) en grupo. Para comenzar a generar un informe seleccionamos el objeto Informes en la Ventana Principal de la Base de Datos y pulsamos Nuevo. Entre las opciones encontraremos la posibilidad de generar tipos de informes como los que acabamos de enumerar. Se aconseja utilizar un Asistente y luego pasar a la Vista Diseo para perfeccionar el trabajo. Una vez dentro del asistente, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar las tablas y campos que van a formar parte del informe. Si queremos poner todos lo campos de una determinada tabla podemos pulsar directamente el botn >>.

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2. Seleccionar el Nivel de Agrupamiento, es decir, los campos por los que se van a realizar las agrupaciones y por tanto cmo se organiza el informe. Podemos tener varios niveles de agrupamientos. 3. Elegir el criterio de ordenacin de los registros. Se pueden ordenarlos registros de los grupos en base a cualquier campo hasta un mximo de cuatro. 4. Elegir la disposicin de los datos en el informe entre varias predeterminadas: En Pasos, Bloque, Esquema 1, Esquema 2, Alinear a la Izquierda 1, Alinear a la Izquierda 2. 5. Elegir la Orientacin del Papel: Horizontal o Vertical. Marcar la opcin Ajustar los campos para que no queden partidos al imprimir. 6. Elegir el estilo del informe. 7. Poner nombre al informe.

Power Point
Qu es Power Point?
Power Point es un programa de creacin de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. La filosofa del funcionamiento de PowerPoint es la misma que unas diapositivas que vamos pasando manual o automticamente, donde se nos muestran textos, grficos, vdeos, sonido, etc.

Trabajar con Power Point

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Se puede iniciar PowerPoint desde el men de Inicio o desde un acceso directo creado previamente en el escritorio. La primera pantalla que nos aparece nos permite crear una nueva presentacin, o bien con un asistente para autocontenido, o una plantilla, o una presentacin en blanco abrir una presentacin ya existente. Las partes de la ventana de PowerPoint, son las tpicas de cualquier aplicacin de Windows 95/98, las barras de mens, barras de botones, etc. Cmo utilizar las diferentes vistas de Power Point PowerPoint dispone de cinco vistas, cada una de las cuales proporciona una manera distinta de examinar el trabajo. Active cada vista haciendo clic en el botn correspondiente, situado en la parte inferior de la ventana principal, o desde el men Ver de la barra de mens. Vista Diapositiva: Use esta vista cuando incorpore texto y elementos grficos, cuando cree composiciones de visualizacin progresiva, denominadas animaciones, y cuando modifique el aspecto de una diapositiva. Vista Esquema: Use esta vista cuando trabaje con ttulos de diapositivas y con el texto principal. Es la ms adecuada para organizar y desarrollar el contenido de una presentacin. Vista Clasificador de diapositivas: Esta vista es la ms apropiada para ordenar diapositivas, agregar transiciones y calcular el tiempo. Vista Pgina de notas: Con esta vista puede crear notas para el moderador. Dibuje y escriba lo que desee en una pgina de notas.

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Presentacin con diapositivas: En esta vista, la diapositiva abarca toda la pantalla y puede ver el efecto de las transiciones, las animaciones y calcular el tiempo. Crear una presentacin nueva La manera ms rpida de crear una presentacin nueva es utilizando el botn de la barra de herramientas estndar representado por un folio en blanco . y eligiendo de la ventana Nueva Diapositiva mostrada anteriormente, el tipo de diapositiva que vamos a usar para comenzar la presentacin. Posteriormente iremos aadiendo nuevas diapositivas utilizando el Men Insertar Nueva Diapositiva o el botn de la barra de herramientas estndar .

Puede conseguir una valiosa ayuda para crear y organizar su presentacin con el Asistente para autocontenido de PowerPoint. Para usar el asistente, haga clic en Nuevo (men Archivo), haga doble clic en Asistente para autocontenido en la ficha Presentaciones y, a continuacin, siga las instrucciones del asistente. Una vez elegido el tipo de presentacin que desea crear, el asistente usa la informacin proporcionada para ayudar a crear un esquema de presentacin. Las presentaciones creadas con el Asistente para contenido contienen sugerencias para ubicar los distintos tipos de informacin y para organizar esta informacin en un formato de presentacin eficaz. Tambin puede crear una nueva presentacin sin usar el Asistente. Para abrir una presentacin en blanco, haga clic en el Men Archivo Nuevo y, en la ficha General, haga doble clic en Presentacin en blanco. Para utilizar una plantilla prediseada (es decir, con un formato ya elaborado), haga clic en Nuevo y,

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en la ficha Diseos de presentaciones, haga doble clic en el diseo que desee.

Seleccin del tipo de presentacin

Otra manera de trabajar es utilizar cualquiera de las presentaciones ya estructuras y diseadas por PowerPoint atendiendo a las exposiciones ms comunes que se pueden hacer dentro de una empresa. Para acceder a esta opcin simplemente elegiremos la opcin de Presentaciones. Escribir el texto Cada lnea de texto que escriba en un esquema se convertir automticamente en el ttulo de una diapositiva o en una vieta dentro de una diapositiva. Puede hacer clic a la izquierda de una vieta y arrastrarla a otra ubicacin. Si hace clic en el icono de diapositiva situado junto a un ttulo, podr arrastrar la diapositiva y todo el texto subordinado. 127

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Para crear un nuevo elemento en la vieta, haga clic al final de una lnea de un elemento existente en a vieta y presione ENTER. Para crear una diapositiva nueva, cree primero una vieta y, a continuacin, haga clic en el botn Aumentar hasta que la vieta se convierta en un icono de diapositiva.

Elegir el aspecto Una vez escrita la informacin, es el momento de decidir qu aspecto va a tener. Use el comando Aplicar diseo (men Formato) para seleccionar uno de los diseos profesionales de PowerPoint. Tambin podemos utilizar la opcin Fondo para elegir un color slido como fondo de la diapositiva o una combinacin de colores en degradados, texturas, tramas, o incluso podemos utilizar un fichero de imagen del disco para aplicarlo como fondo a toda la diapositiva o a una parte de ella.

Seleccin del aspecto

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Agregar imgenes El botn Insertar imagen prediseada abre la Galera de imgenes de Microsoft, una forma muy cmoda de ver y seleccionar imgenes prediseadas, sonidos, grficos, y pelculas. Use las herramientas de dibujo de la barra de herramientas Dibujo para centrar la atencin en la informacin importante. Importe grficos de otros programas con los comandos Objeto e Imagen (men Insertar). Agregue elementos multimedia con el comando Pelculas y sonidos (men Insertar).

Preparar presentaciones electrnicas

Las presentaciones electrnicas ofrecen varias ventajas:

Puede hacer cambios hasta el ltimo minuto. Las transiciones de diapositivas y animaciones permiten controlar mejor el ritmo. Las animaciones de texto y grficos atraen la atencin y ayudan a transmitir el mensaje al pblico. Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vdeo para obtener el mximo provecho. Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vdeo para obtener el mximo provecho.

Animaciones y transiciones Si desea evitar que el pblico siga leyendo mientras usted aclara algn punto anterior de la diapositiva, cree animaciones. En las animaciones, cada vez que haga clic con el ratn, aparecer otro elemento de texto o grfico en la diapositiva. Esto se conoce como presentacin progresiva. Use los comandos Preestablecer animacin y Personalizar animacin (men Presentacin) para 129

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aplicar animaciones a los elementos seleccionados de una diapositiva. Cuando pase al siguiente elemento de una animacin, puede atenuar, ocultar o cambiar de color los elementos ya mostrados. Puede incluir elementos de texto, como vietas y ttulos, para animar un carcter, una palabra o un prrafo cada vez. Puede crear tambin varias animaciones por diapositiva y decidir el orden en el que van a activarse. Podemos utilizar las opciones que nos presenta la barra de herramientas de animaciones para poder probar distintos efectos.
Podemos aplicar la animacin al ttulo o al texto

Aqu tenemos 4 efectos distintos para aplicar sobre el movimiento

Otros cuatro efectos, pero esta vez se aplican sobre los caracteres individualmente.

Orden que tiene el objeto seleccionado en la secuencia de animaciones. Accedemos a la ventana Personalizar Animacin Usaremos la Vista Previa para ver como queda
Barra de herramientas de la animacin

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Tambin puede agregar transiciones especiales entre diapositivas haciendo clic en Transicin de diapositiva (men Presentacin). Al pasar a la diapositiva siguiente, se activarn los efectos de transicin que haya aplicado, incluidos los efectos de sonido.

Organizar las presentaciones

Si por lo que sea tenemos que hacer una presentacin y dirigirla a varios pblicos deberemos simplificar y organizar el material de manera que pueda servir para distintos fines. Crear mini-presentaciones a partir de una presentacin maestra. Una presentacin personalizada es un grupo de diapositivas seleccionadas a las que se les asigna un nombre para facilitar su consulta. Estas diapositivas se definen haciendo clic en el men Presentacin-Presentaciones personalizadas. Por ejemplo, una presentacin maestra puede crear presentaciones personalizadas distintas para ventas, para el desarrollo de productos y para la direccin ejecutiva. Para ejecutar una presentacin personalizada, seleccione su nombre en el cuadro de dilogo Presentaciones personalizadas y, a continuacin, haga clic en Mostrar. Crear una diapositiva en una presentacin. Al crear y organizar una presentacin, tal vez descubra que algunas diapositivas contienen demasiada informacin. Cada vieta de la diapositiva tiene a su vez ms vietas, lo que complica en exceso la diapositiva. Para simplificar la presentacin, en caso de que no haya ms espacio en una diapositiva, haga clic en el men Herramientas-Expandir diapositiva para crear un nuevo conjunto de diapositivas a partir 131

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de la actual. Cada vieta de la diapositiva expandida se convierte en una nueva diapositiva. Personalizar las presentaciones En el men Presentacin, haga clic en Personalizar animacin. Accedemos a una ventana que nos permite establecer los intervalos entre animaciones, permitir que se ejecute un vdeo o un archivo de sonido durante la presentacin, etc. Si optamos por introducir un icono del archivo multimedia correspondiente, podremos animarlo como cualquier otro elemento ms de la diapositiva.

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