TERMES DE REFERENCE

Titre: Lieu: Suprieur hirarchique : Date de dbut : Dure: Interpeace :

Responsable administratif et financier (personnel local) Abidjan, Cte dIvoire Directeur de Programme Ds que possible 9 mois, avec extension possible

Interpeace est une organisation internationale non-gouvernementale qui, depuis vingt ans, appuie les socits dchires par les conflits surmonter leurs divisions internes et consolider la paix long terme. Base Genve et oprant au niveau international, rgional et local dans plus de 20 pays et rgions en Afrique, au MoyenOrient, en Europe, en Asie et en Amrique centrale, Interpeace est l'une des principales organisations uvrant dans le domaine de la consolidation de la paix. Son travail vise soutenir le dveloppement et/ou le renforcement des capacits en gestion des conflits des acteurs locaux. Elle sengage ainsi soutenir leurs efforts pour la gestion non-violente des fractures socitales et des conflits. Cette dmarche cherche favoriser la consolidation de la paix, la rconciliation et la cohsion sociale long terme. Indigo, Initiative de Dialogue et Recherche Action pour la Paix, est une organisation ivoirienne spcialise dans lapproche de recherche action et la mise en place de processus de dialogue inclusif et participatif. Interpeace et Indigo travaillent en partenariat pour la mise en uvre de la recherche participative en milieu urbain. Lapproche dIndigo et dInterpeace pour la consolidation de la paix implique la conception et la mise en uvre de processus de changements internes mens par un groupe dacteurs nationaux slectionns avec attention, considrs comme tant lgitimes et faisant consensus. Cette quipe sera entirement constitue de personnels nationaux. Elle sera galement forme sur une srie de mthodes et d'approches qui lui permettront de faciliter des processus de consultation. Ces processus consultatifs visent lidentification consensuelle des dfis la paix ainsi que lidentification de solutions prennes et adaptes pour y rpondre. Cette dmarche implique toutes les catgories, secteurs et niveaux de la socit en question.

Indigo :

Contexte:

Le poste de Responsable administratif et financier dfini dans le prsent document sinscrit dans le cadre de la mise en place dun projet de recherche inclusive et participative Abidjan pour la consolidation de la paix et la rconciliation travers le dialogue. Lobjectif principal de ce projet est de mieux comprendre les dynamiques de violence impliquant les jeunes dans le milieu urbain ivoirien, et de contribuer lenracinement du dialogue comme mcanisme permettant de faire face aux conflits quotidiens. Ce projet sera men sous la bannire de lONG locale INDIGO, et ce pendant une phase initiale de 9 mois dans 3 communes dAbidjan : Abobo,

Treichville et Yopougon. Aprs cette priode, une extension pourra tre envisage en fonction des modalits de continuation du programme. Description des tches du responsable administratif et financier du programme: Sous la supervision du Directeur du programme et en collaboration proche avec le Coordonnateur de la recherche, le responsable administratif et financier aura charge la mise en place des systmes administratifs et financiers du projet et la gestion des aspects financiers, administratifs, logistiques et de ressources humaines. Le responsable administratif et financier aura sous sa responsabilit une quipe compose dun(e) assistant(e) ainsi quun(e) chauffeur. Enfin, le responsable administratif et financier devra accomplir ses tches avec un maximum defficacit et dadaptabilit aux besoins du projet, tout en tant intgre et honnte. Le responsable financier et administratif devra sassurer que les tches ci-dessous sont effectues avec le plus grand professionnalisme : Administration Mise en place des systmes administratifs et des ressources humaines pour le projet et lquipe ; Contribuer lidentification des locaux et la mise en place dun bureau fonctionnel ; Grer les formalits de douanes et de livraison du matriel et de lquipement ncessaires au projet ; Assurer les biens du projet et renouveler les assurances ; Superviser la gestion des locaux et des quipements du bureau. Etre responsable de linventaire de lquipement du programme ; Toute autre tche telle que dcide par le Coordonnateur ou le Directeur du Programme ; Etre responsable pour le dveloppement de la grille salariale et du rglement intrieur dIndigo ; Gestion financire Sous la supervision du Directeur du Programme et en collaboration avec celui-ci, autoriser et contrler les dpenses dans le respect des rgles et procdures des bailleurs et du budget ; Prparer les rapports budgtaires mensuels et annuels, y compris ltat des liquidits du programme, soumettre Interpeace et aux donateurs si ncessaire ; Prparer chaque mois les rapports prvisionnels de dpenses et les demandes de versement correspondantes envoyer au Bureau Rgional dInterpeace ; Evaluer les cots de la location des locaux, de lquipement et du matriel du projet. Evaluer galement les cots lis aux contrats de sous-traitance et de services et les cots de fonctionnement du projet afin de les inclure dans le budget et dans les demandes de financement ; Prparer, en collaboration avec le Directeur du Programme et le Coordonnateur rgional dInterpeace, les lments pour les rapports financiers destination des bailleurs; Toute autre tche telle que dcide par le Directeur du Programme et le Coordonnateur de la recherche. Comptabilit Prparer chaque mois la rconciliation entre le compte en banque et la comptabilit ; Tenir les registres de banque, en sassurant que toutes les informations relatives aux transactions bancaires sont classes et mises jour ; Faire le suivi continu des recettes et des dpenses, en sassurant chaque mois de lquilibre entre les recettes et les dpenses ;

Effectuer le versement mensuel des salaires et sassurer du traitement des salaires auprs des autorits fiscales et de la prvoyance sociale ; Vrifier toutes les factures reues, sassurer quelles sont conformes aux montants prvus dans les devis correspondants et quelles correspondent bien au matriel ou aux services rceptionns ; Sassurer que toutes les factures et les documents qui rendent compte des dpenses sont classs selon les procdures dInterpeace ; Sassurer que toutes les dpenses et recettes sont correctement entres dans le logiciel de comptabilit dInterpeace et faire la liaison avec le charg de finance et administration rgional dInterpeace ; Grer la petite caisse et les dpenses en espces, y compris la prparation des per diem pour les membres de lquipe et les participants aux activits du projet ; Toute autre tche telle que dcide par le Coordonnateur de la recherche ou le Directeur de Programme.

Personnel Grer le programme de travail de lquipe dans ses aspects lis aux dplacements et aux voyages, aux finances, la logistique et au personnel ; Grer les dossiers du personnel et leur mise jour ; Prparer les contrats des employs et les fiches de paie ; Mettre en place les procdures et systmes relatifs la gestion du personnel et sassurer de leur mise en uvre ; Sassurer que le code du travail est respect ; Toute autre tche telle que dcide par le Coordonnateur de la recherche ou le Directeur du Programme. Qualits requises Le candidat retenu aura une grande capacit dcoute et orientera son travail vers le meilleur soutien administratif et financier pour la russite du projet, facilitant ainsi un maximum le travail de lquipe programmatique ; Capacit dmontre de mise en place de systmes administratifs et financiers et/ou de lamlioration de ceux en place ; Exprience dans lutilisation doutils de gestion financire tels que Quickbooks ; Matrise loutil informatique (Office et plus particulirement Excel) ; Minimum de 5 ans dexprience en gestion administrative et financire avec responsabilit croissante ; Un Diplme reconnu en matire de gestion dentreprise/ commerce/ gestion financire ; Esprit ouvert, cratif, flexible et orient vers la recherche de solutions lorsquun problme se pose. Faire preuve dintgrit et une forte sensibilit aux diffrences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalit et dge ; Excellente matrise du franais ; Connaissance en anglais considre comme un atout.

Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi quune lettre de motivation recrutement.indigo@gmail.com avant le 17 mars 2014. Merci dindiquer dans le titre de votre email responsable administratif et financier.