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GT007 rev octobre 2002

Les meilleures pratiques du processus Consolidation

Groupe Benchmarking

Contribuer la performance de lentreprise

153 rue de Courcelles 75817 Paris cedex 17 Tl. 01 44 15 60 66 Fax 01 44 15 90 05 Email oqc@cs.experts-comptables.org SIRET 432 538 601 00019 APE 913E

SOMMAIRE
Introduction ________________________________________________________________________ 4 Cadre de ltude _____________________________________________________________________ 5
Les meilleures pratiques observes par le groupe ________________________________________ 4 Le groupe qualit comptable du Conseil Suprieur de lOrdre ______________________________ 5 LInstitut du Benchmarking__________________________________________________________ 5 Les entreprises participantes _________________________________________________________ 5 Le code de conduite ________________________________________________________________ 6 La notion de pratique _______________________________________________________________ 6 La finalit de ltude ________________________________________________________________ 6 La dfinition ______________________________________________________________________ 7 Les Fonctionnalits_________________________________________________________________ 7 Le propritaire _____________________________________________________________________ 7 Les clients ________________________________________________________________________ 7 Les limites ________________________________________________________________________ 7 La valeur ajoute ___________________________________________________________________ 8 La valorisation de l'entreprise ________________________________________________________ 9 Primtre : dtermination des socits consolider ________________________________________ 9 Primtre : dtermination de la mthode de consolidation __________________________________ 10 Choix du rfrentiel _______________________________________________________________ 11 Principes gnraux ________________________________________________________________ 11 Les rconciliations inter compagnie __________________________________________________ 11 L'mission ______________________________________________________________________ 11 La circularisation _________________________________________________________________ 12 Le rapprochement ________________________________________________________________ 12 Principes gnraux la procdure "Intercos" ____________________________________________ 13 L'optimisation outil-systme ________________________________________________________ 13 Dfinition du Support _____________________________________________________________ 13 Utilisation du support______________________________________________________________ 14 La qualit du processus ____________________________________________________________ 14 Identification des fournisseurs d'information ____________________________________________ 15 Processus de consolidation__________________________________________________________ 15 Indicateurs de qualit ______________________________________________________________ 15 Principes gnraux ________________________________________________________________ 16

Le processus consolidation des comptes de groupe ________________________________________ 7

Les meilleures pratiques observes par le groupe __________________________________________ 9

Conclusion_________________________________________________________________________ 18

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3.

INTRODUCTION
L'tude ci-aprs, conduite avec le concours de l'Institut du Benchmarking, fait suite aux travaux sur la qualit de la Fonction comptable raliss, sur l'initiative du Conseil suprieur de l'Ordre des experts-comptables, par l'Observatoire de la qualit comptable. Une enqute auprs d'un panel form d'une cinquantaine de grandes entreprises a "photographi" 10 processus parmi les 20 identifis formant la fonction comptable 1. L'tude de benchmarking du processus "consolidation des rsultats de groupe" prsente ci-aprs a t ralise par un groupe de professionnels issus de grandes entreprises prsentant des expriences diverses qui ne peuvent en aucune faon constituer un chantillon reprsentatif mais dont la complexit et la varit des situations peuvent toutefois tre transposes dans d'autres entreprises, grandes, moyennes ou petites. Le groupe s'est donn comme objectif de comparer les pratiques observes du processus consolidation des comptes de groupe en s'efforant de dgager ce qui apparaissait aux participants comme les meilleures pratiques et en cherchant les traduire en termes de valeur ajoute pour l'entreprise. Il a veill respecter l'approche du benchmarking qui ne veut s'intresser aux solutions que pour autant quelles soient vrifies par l'exprience et pour qui les meilleures pratiques sont celles qui apportent une valeur ajoute optimale en donnant, ceux qui les adoptent, un avantage concurrentiel. Les meilleures pratiques observes par le groupe Les recommandations concernant les meilleures pratiques s'articulent autour des thmes suivants : - les rgles de dtermination du primtre, - le choix du rfrentiel comptable, - les rapprochements et les liminations intragroupe ("intercos"), - les avantages et les inconvnients du reporting unique, - les moyens informatiques, - l'amlioration de la qualit.

Le rsultat de cette enqute a donn lieu un article dans le n 296 (janvier 1998) de la RFC. Le numro 301 (juin 1998) a consacr un dossier aux meilleures pratiques du processus achats-fournisseurs

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4.

CADRE DE LETUDE
LE GROUPE QUALITE COMPTABLE DU CONSEIL SUPERIEUR DE LORDRE
Un groupe de travail runi par lOrdre des Experts-Comptables a prsent un outil de validation de la qualit comptable partir dun questionnaire. Il a t dcid ensuite de crer un observatoire. Une premire enqute ralise auprs de 50 entreprises (hors secteur de la Banque et de lAssurance) portant sur 10 processus parmi les 20 retenus par le CSOEC a permis de raliser un premier diagnostic sur la fonction comptable. Une base de donnes a t constitue. Les rsultats de lvaluation du processus consolidation des comptes de groupe ont t comments par Jacques Chevalier, charg de mission auprs de lOrdre des ExpertsComptables et a servi de point de dpart pour ltude. des cycles de confrence raliss en collaboration avec la Chambre de Commerce US, des groupes de recherche, dont ceux runis autour de la qualit comptable en collaboration avec le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, de sminaires, dvnements spcifiques.

LES ENTREPRISES PARTICIPANTES

Il a t dcid de runir un groupe de grandes entreprises qui ne peut en aucune faon constituer un chantillon reprsentatif. La grande complexit des situations et limportance des enjeux dans ces grandes entreprises peuvent toutefois tre transposes dans la petite et moyenne entreprise.
Anim par Jacques Jacquinot (Total), le groupe sest constitu autour de Jean-Yves Bouvet-Marchal (Salomon), Olivier Courtois (Cogema), Patrick Petit (Schneider) Alain Prvot (CDC) Olivier Regniault (Sapar-EDF), avec la participation de Jacques Errard (Institut du Benchmarking), Jacques Chevalier (Observatoire de la Qualit Comptable) et de Jean-Louis Mullenbach (prsident de al commission grandes entreprises CSOEC) qui a revu les conclusions du groupe de travail. Les rsultats du groupe de travail ont t rapports par Vincent Rousseau (Total).

LINSTITUT DU BENCHMARKING
Cette tude a t conduite avec le concours de lInstitut du Benchmarking, membre adhrant au Global Benchmarking Network, dirig par Robert Camp, qui regroupe 11 pays.. Lobjet de lInstitut est de dvelopper un rseau dentreprises et de personnes souhaitant changer leur savoir-faire pour amliorer leur efficacit. Ceci se dcline au travers :

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5.

LE CODE DE CONDUITE
Tous les membres du groupe ont adhr aux dispositions du code de conduite du Benchmarking, notamment celles concernant lesprit de cooptation et de confidentialit. Les membres du groupe se doivent de parler avec autorit de leur exprience au sein de leur entreprise. Les comptes rendus ainsi que tous les documents remis aux participants restent confidentiels. Il a t dcid au sein du groupe que ce rapport pourra tre diffus auprs des entreprises participantes ainsi quaux membres du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables et de lInstitut du Benchmarking, mais pour un usage interne uniquement. Sur la base de ce rapport le groupe envisage de produire une synthse publiable dans la presse spcialise et la diffusion sous forme de confrence-dbat.

LA NOTION DE PRATIQUE
Le benchmarking ne veut sintresser aux solutions que si elles sont vrifies par lexprience. Les meilleures pratiques sont celles qui apportent une valeur ajoute optimale en donnant, ceux qui les adoptent, un avantage concurrentiel.

LA FINALITE DE LETUDE
Ce groupe sest donn comme objectif de comparer les pratiques observes du processus de consolidation des comptes de groupe en sefforant de dgager ce qui apparat au groupe comme les meilleures pratiques et en cherchant les traduire en terme de valeur ajoute pour lentreprise.

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6.

LE PROCESSUS CONSOLIDATION DES COMPTES DE GROUPE

LA DEFINITION
Le processus consolidation des comptes de groupe sarticule autour de trois grandes familles de tches ayant pour objet de produire lensemble des tats financiers dun groupe. Il s'agit dans un premier temps de centraliser linformation conomique sous sa forme chiffre et dinformations non financires, puis de les homogniser dans le but de leur apporter ensuite un traitement uniforme dfini par le rfrentiel des normes comptables. Ainsi, les deux premires activits sont conditionnes par le groupe, la troisime est impose par le rfrentiel. nombre d'oprations financires restructurations, change de titres...) (cessions,

LE PROPRIETAIRE
La consolidation tant un processus essentiel de la comptabilit, le propritaire en est naturellement le directeur des comptabilits.

LES CLIENTS
Les clients peuvent tre classs en deux groupes : le groupe des clients internes dans lequel on peut identifier le conseil d'administration, les actionnaires, le comit d'audit, la direction gnrale et ventuellement les directions oprationnelles ; le groupe des clients externes comprenant la communication lgale et les commissions de contrle des marchs (COB, SEC...) pour les socits cotes, ainsi que les analystes financiers.

LES FONCTIONNALITES
Les missions d'un dpartement consolidation dpassent largement l'excution d'un processus technique. Les comptes consolids sont dsormais la base de la stratgie de communication financire des groupes. Les tches des consolideurs ont considrablement volu avec la mise en place de nouveaux logiciels. Librs des oprations de retraitements les plus lmentaires, ils jouent un rle actif dans le suivi de la situation patrimoniale de l'entreprise et dans

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7.

LES LIMITES
Les membres du groupe de travail ont privilgi une approche de type technique et ont tudi les principaux aspects du processus de consolidation. Ils se sont attachs mettre en commun leur exprience et leur savoir-faire afin de dgager, conformment aux objectifs du benchmarking , les meilleures pratiques de consolidation. La recommandation des meilleures pratiques porte notamment sur : les rgles de dtermination du primtre, le choix du rfrentiel comptable, les rapprochements et les liminations intra groupe ( intercos ), les avantages et les inconvnients du reporting unique, les moyens informatiques, lamlioration de la qualit.

LA VALEUR AJOUTEE
Le processus commence par lorganisation norme de la collecte des informations conomiques et financires et se termine par la publication des tats financiers dfinitifs. Le groupe sest fix, comme fil conducteur des changes, la notion de valeur ajoute la fois en terme de qualit des comptes et en terme damlioration des dlais de production des tats financiers. En effet, la valeur ajoute porte la reconnaissance des tats financiers comme la source de toute communication et exploitation financire du groupe. Elle suppose donc la lisibilit, la rduction des dlais et lamlioration de la qualit. En revanche, le groupe na pas souhait engager de rflexion approfondie sur loptimisation des cots du processus de consolidation. Car, si les dpartements consolidation sont de petites structures de haut niveau technologique, leur production constitue llment fondamental de la communication financire de lentreprise.

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8.

LES MEILLEURES PRATIQUES OBSERVEES PAR LE GROUPE

Les recommandations concernant les meilleures pratiques s'articulent autour des thmes suivants : les rgles de dtermination du primtre le choix du rfrentiel comptable les rapprochements et les liminations intra groupe ( intercos ) les avantages et les inconvnients du reporting unique les moyens informatiques l'amlioration de la qualit En effet, les observateurs extrieurs (tels que les analystes financiers) peuvent prfrer des drogations justifies au rfrentiel plutt qu'une stricte application de celui-ci pouvant ventuellement avoir pour consquence de masquer une partie de la ralit conomique. Les bonnes pratiques identifies ont t classes en trois chapitres relatifs la valorisation de lentreprise.

LA VALORISATION DE L'ENTREPRISE
En prambule, il faut souligner quun consensus sest dgag sur le fait que la meilleure pratique est le reflet de la ralit conomique. En consquence : la dtermination du primtre doit se faire sur la base des actifs qui participent lactivit du groupe, le choix de la mthode de consolidation doit se faire sur la base de limportance dune socit dans lactivit du groupe. Cet nonc implique que si les normes comptables ne refltent pas la ralit conomique, il faut les suppler. Le groupe de travail a ainsi not que ceci correspond au principe amricain de substance over form .

Primtre : dtermination des socits consolider

Les critres de consolidation pour la dtermination du primtre doivent tre dtermins d'une manire souple tenant compte des spcificits propres chaque socit, et ceux-ci doivent voluer d'une manire dynamique en fonction de la stratgie de la socit ou du groupe. La rvision annuelle des critres sur la base de l'inventaire permanent des participations et suivant le plan long terme de la socit est ncessaire. L'utilisation du plan et du budget, pour les groupes utilisant des instruments de pilotage consolids, permet d'identifier les socits devant prendre de l'importance dans l'activit future du groupe, et dont la consolidation devient

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9.

ncessaire afin d'assurer la continuit dans l'information financire. Afin de lisser l'information trimestrielle, il est souhaitable de consolider les entres de primtre, dans tous les cas o cela est possible, partir du dbut de l'exercice.
Rsum Dans le cadre des activits de lObservatoire de la Qualit Comptable, une dizaine de professionnels comptables grandes entreprises se sont runis au sein dun groupe benchmarking pour analyser le processus Consolidation des comptes de groupe et dterminer les meilleures pratiques observes ce jour dans ce domaine. Dans sa dmarche, le groupe a t accompagn par lInstitut du benchmarking qui apporte une aide mthodologique et un code de conduite indispensable dans ce type dchanges. Sur ce thme de la consolidation, sujet caractre trs technique, les meilleures pratiques observes par les membres u groupe ont ainsi t mises en vidence. Elles portent la fois sur des considrations gnrales et de principe et sur des considrations trs pratiques et oprationnelles. Sous langle des choix fondamentaux en matire de valorisation de lentreprise par exemple, la meilleure pratique est celle qui permet dobtenir la meilleure image de la ralit conomique plus que la bonne application des normes comptables. Sous langle plus technique, le choix du rfrentiel du secteur dactivit semble simposer et les choix en matire dorganisation et doutil informatique, par exemple, font ressortir les conditions doptimisation de lefficacit et de la qualit du processus consolidation. En conclusion, le groupe de travail note que ce processus dpasse largement lexcution dun processus technique car les comptes consolids sont dsormais la base de la stratgie de communication financire des groupes.

des ventuelles intgrations fiscales, ce qui peut amener consolider l'ensemble des entits des primtres fiscaux, afin de prsenter en annexe une situation fiscale exhaustive du groupe ; des lments significatifs de la situation nette, afin d'viter des variations patrimoniales importantes hors du primtre de consolidation. Toutefois, il est important que la direction gnrale soit un acteur important de ce processus, afin d'arbitrer des ventuelles divergences de vue entre le contrleur de gestion et le directeur des comptabilits sur l'importance relative des socits consolider.

Primtre : dtermination de la mthode de consolidation

Le groupe de travail a formul des suggestions qui s'loignent parfois des normes. Pour la mthode de consolidation, elle doit tre principalement fonction de la substance de la socit dans le groupe. Et en ce qui concerne les intrts minoritaires, en particulier par rapport aux problmes de pourcentage de contrle lis aux diversits de type de titres de participation (droits de vote doubles...), leur traitement doit tre assimil la notion de l'endettement. Pour l'intgration globale, au-del de la mthode de consolidation prconise par les textes, il serait souhaitable que la notion dterminante de pourcentage de contrle soit remplace par celle de contrle des actifs. Et que ceci soit appliqu dans un processus de double balayage des participations qui doit les valuer sous un aspect quantitatif et finalement qualitatif, c'est dire la ralit conomique du contrle par le groupe. Pour la mise en quivalence, le groupe de travail a jug opportun que le critre bas sur le pourcentage d'intrt soit strictement remplac par le critre d'influence notable, et non par sa prsomption. Ainsi, pour les situations difficiles d'obtention de l'information, le consolideur dmontre luimme l'influence notable du groupe sur l'entit concerne, par sa propre capacit obtenir

Il faut galement noter que la dtermination du primtre doit tenir compte : de la ncessit de sectorisation de l'information financire du groupe, aussi bien pour le compte de rsultat que pour le tableau des flux de trsorerie, ce qui implique que des entits ne remplissant pas les critres stricts pour tre inclus dans le primtre, soient parfois consolids de faon mieux reflter la ralit conomique ;

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10.

une information correcte dans les dlais de reporting prdtermin. Toutefois, quand il s'agit de participations elles-mmes cotes ayant des dlais de publication incompatibles avec ceux du groupe, la mise en quivalence peut se faire sur la base de donnes prvisionnelles qui seront ultrieurement ajustes.

Pour les situations de portage, pour des raisons de varits de situation, le groupe de travail n'a pas cherch identifier de bonnes pratiques.

LES RECONCILIATIONS INTER COMPAGNIE

Le groupe s'est attach identifier les meilleures pratiques dans un schma d'analyse rassemblant les procdures, les indicateurs et les acteurs. En consquence, trois phases de la procdure intercos ont t analyses et les meilleures pratiques identifies globalement, en conclusion des propositions des participants, ont t classifies selon ces trois phases : l'mission, la circularisation, le rapprochement. Et les meilleures pratiques identifies globalement, en conclusion des propositions des participants, ont t classifies dans ces trois phases.

Choix du rfrentiel
La meilleure pratique, considre comme fondamentale, est qu'il est ncessaire qu'il y ait cohrence entre le rfrentiel du groupe qui n'est pas ncessairement celui du pays de la socit mre et celui de ses filiales significatives, dans un but d'exactitude et de rapidit des traitements de consolidation. Pour la slection du rfrentiel, dans un but de comparaison, il a t jug utile de choisir celui qui est le plus utilis dans son secteur d'activit, mme si cela implique une dconnexion entre les comptes consolids et les comptes sociaux. En effet, le rfrentiel norme de son secteur d'activit donne la meilleure comparabilit, et, est prsum donner la meilleure valeur conomique. Toutefois, le groupe de travail pense qu'il serait souhaitable qu'un pouvoir manant des acteurs du secteur intervienne dans les volutions apportes au rfrentiel.

L'mission
Revue des procdures
Le groupe de travail a identifi, en amont de toute la procdure, la ncessit de la sgrgation dans la comptabilisation des oprations avec les tiers, ds le premier enregistrement comptable. La dfinition prcise de la notion de transfert de proprit entre les socits du groupe et l'affirmation de la rgle de l'metteur (c'est--dire le prix et la quantit tablis par le vendeur) pour toutes les phases de la procdure, ont galement t juges indispensables. Le groupe conseille galement la mise en place d'une procdure groupe pour le cut-off qui peut par exemple interdire les oprations de rglement et de facturation entre les socits du groupe, afin d'obtenir un dlai pour l'mission de l'information. Ce principe est toutefois fonction de l'organisation de l'entreprise et de son secteur d'activit.

Principes gnraux
Le groupe de travail a not que pour anticiper une possible obligation de publier les rgles de dtermination du primtre de consolidation, il est ncessaire de prparer des notes de procdure en consquence. Il a galement t conclu que l'ensemble des rgles et critres doit tre revu et approuv par les commissaires aux comptes. Cette bonne pratique n'est pas dicte par un objectif de protection de l'entreprise ou d'obtention de visa par les commissaires aux comptes, mais dans le but d'assurer une bonne comprhension entre les parties.

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11.

Pour certains type d'oprations, il est souhaitable d'tablir une rgle de comptabilisation des oprations de transfert/cession d'immobilisation et d'en-cours, en effet, il est prfrable pour le rapprochement de ces oprations de suivre le schma "charge - transfert de charge immobilisation".

considrablement volu avec la mise en place de nouveaux logiciels. Librs des oprations de retraitements les plus lmentaires, ils jouent un rle actif dans le suivi de la situation patrimoniale de lentreprise et dans nombre doprations financires (cessions, restructurations, change de titres)

Revue des acteurs et des indicateurs de qualit

L'acteur principal de cette phase est le comptable de l'entit de reporting. Deux indicateurs ont t identifis : Dfaut au principe par le suivi du respect du dlai d'mission de l'information Dfaut au dlai par le suivi du respect du dlai de production de l'information

Dans les situations ne permettant pas d'obtenir ce niveau de dtail de l'information, le minimum obtenir est que si le palier est opaque en terme de comptes, qu'il soit au moins transparent en terme de dtail pour les oprations intra groupes. La rgle de la circularisation dans la monnaie d'opration de chaque transaction entre socits du groupe a galement t juge indispensable afin d'viter les problmes de rapprochement lis des conversions incorrectes dans les livres comptables de l'une des socits.

La circularisation
Revue des procdures
Le groupe de travail a conclu que le principe de la circularisation sur une base mensuelle est ncessaire dans toutes les situations d'entreprises o cela est possible. En effet, cette courte priodicit est utile dans un but de sensibilisation des intervenants et rend ncessaire la correcte application des procdures nonces ci-dessus dans toutes les oprations comptables. Le principe du palier transparent (c'est--dire la possibilit pour l'outil de lire les informations par entits dans le cadre des pr-consolidations) pour toutes les oprations intercos, en identifiant prcisment les metteurs et les rcepteurs, est indispensable dans les cas de consolidation par paliers. Cette pratique est considre comme importante car elle supprime le risque de compensation entre des oprations n'ayant pas le mme objet ni les mmes parties en prsence.
Les fonctionnalits du processus consolidation Les missions dun dpartement consolidation dpassent largement lexcution dun processus technique. Les comptes consolids sont dsormais la base de la stratgie de communication financire des groupes. Les tches des consolideurs ont

Revue des acteurs et des indicateurs de qualit

L'acteur principal de cette phase est, une nouvelle fois, le comptable de l'entit de reporting. L'efficacit de cette phase est directement lie la qualit de l'information change entre les socits du groupe. L'indicateur quantitatif de dysfonctionnement de cette phase est le nombre de dsaccords constats, lors d'une possible centralisation des documents de circularisation par le service de consolidation.

Le rapprochement
Revue des procdures
Le groupe de travail a conclu que le principe du rapprochement sur une base trimestrielle, ou au minimum semestrielle, est ncessaire. En effet, cette priodicit est utile dans un but d'identification des carts rcurrents ou des inexactitudes d'enregistrement entre des entits de reporting et permet de mettre en place des procdures de correction. Le principe du rapprochement par famille de comptes (crance-dette commerciale, prt-emprunt, produit-charge financier...) est jug ncessaire afin d'viter toute compensation entre

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12.

postes du bilan ou du compte de rsultat pouvant masquer des carts. Imposer un seuil de signification, au-del duquel les carts sont analyss et corrigs jusqu' apurement, est un principe utilis par l'ensemble des membres du groupe de travail, car il permet de concentrer l'effort de cette phase du processus sur les carts matriels pouvant affecter l'image fidle des tats financiers. Le processus d'escalade (arbitrage du responsable de la fonction comptable du groupe ou ventuellement d'une personne hirarchiquement suprieure) pour la rsolution des situations particulires d'carts o les deux parties en prsence ne veulent pas se mettre d'accord, est galement jug ncessaire. De plus le groupe de travail a jug opportun que l'entit de reporting soit informe, la fin du processus, des ajustements qui ont t comptabiliss au niveau du dpartement consolidation, et ceci dans un but ventuel de correction des soldes d'ouverture de la priode suivante. Cette notion de correction prend de l'importance avec la volont croissante d'obtenir de l'information sectorielle prcise l'intrieur de l'entreprise.

Principes gnraux la procdure "Intercos"

Le groupe de travail a not que pour la bonne excution et l'indpendance indispensable au processus des rapprochements et des liminations intra groupe, la sous-traitance aux commissaires aux comptes doit tre vite. Il a galement t conclu que l'ensemble des rgles de ce processus doit tre rassembl dans un code de procdure, et que celui-ci soit revu et approuv par les commissaires aux comptes.

L'OPTIMISATION OUTIL-SYSTEME
Le groupe de travail s'est attach dfinir des bonnes pratiques sur l'organisation informatique du processus de consolidation et son utilisation, en faisant abstraction des diversits d'organisation, de taille ou de politique informatique propres chaque groupe consolid.

Dfinition du Support
La solution la plus efficace identifie est l'outil externe (progiciel) fonctionnant sur la base d'un systme client-serveur. Cette solution est de bonne pratique car : elle permet au dpartement consolidation d'tre matre de son systme ; le mainframe est un luxe en regard du volume de donnes ncessaires au processus de consolidation ; la mise niveau technologique et normative (volutions du rfrentiel...) de l'outil est faite par l'diteur. De plus, les bonnes pratiques auxiliaires cette dfinition du support sont les suivantes : il est ncessaire de s'assurer de la solidit financire et la prennit de l'diteur du progiciel ; l'outil doit tre utilisable pour des processus de consolidation prvisionnelle, et gnralement tre ouvert afin de pouvoir le personnaliser facilement en fonction des spcificits de l'entreprise (normes et procdures) ;

Revue des acteurs et des indicateurs de qualit

Les acteurs principaux de cette phase sont le consolideur pour sa contribution l'analyse des carts, le directeur comptable et le contrleur de gestion pour leur intervention d'arbitre des carts non apurs. Pour cette phase du processus, trois indicateurs ont t identifis. Il s'agit de : Indicateur de volume montaire : montant cumul des anomalies non corriges, c'est-dire des carts infrieurs au seuil de signification dtermin pralablement ; Nombre des corrections enregistres ; Anciennet des anomalies. Toutefois, il est souhaitable que l'indicateur de volume montaire soit calcul distinctement pour les rapprochements des oprations de bilan et de compte de rsultat et que ces montants soient compars respectivement au total du bilan et au rsultat net.

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13.

 il est souhaitable de dlguer la maintenance du systme client-serveur au dpartement informatique du groupe, car les consolideurs doivent concentrer leur travail sur le processus de consolidation.

Utilisation du support
Le groupe de travail s'est attach passer en revue les diffrents schmas d'utilisation. La solution du Systme d'Informations Unifi de Gestion a t aborde sous le schma suivant :
F ournisseurs: Prim tre: C ontrolede G estion C onsolidation F iliales D irections O prationnelles

et d'utiliser un autre outil pour le reporting de gestion. En effet le niveau de confidentialit des reportings est diffrent. Toutefois, il serait souhaitable que le dtail analytique contenu dans le systme de consolidation puisse tre utilis par le reporting de gestion. Pour le cas particulier de consolidation par paliers, la meilleure pratique est que la sous-consolidation soit directement intgrable sans interface et le plus transparent possible, afin de pouvoir extraire les informations sectorielles et annexes depuis le niveau de l'entit de base de reporting.
Le propritaire du processus consolidation La consolidation tant un processus essentiel de la comptabilit, le propritaire en est naturellement le directeur des comptabilits. Les clients du processus Les clients peuvent tre classs en deux groupe : - le groupe des clients internes dans lequel on peut identifier le conseil dadministration, les actionnaires, le comit daudit, la direction gnrale et ventuellement les directions oprationnelles ; - le groupe des clients externes comprenant la communication lgale et les commissions de contrle des marchs (COB, SEC) pour les socits cotes, ainsi que les analystes financiers.

C lients:

E xternes

Internes

Il faut noter que la zone de recoupement des primtres est principalement fonction de la taille du groupe consolid. La bonne pratique est que la base de donnes consolidation fonctionne uniquement avec des lments montaires et suivant la rgle de la partie double, et que celle-ci soit limite en taille afin de maintenir un outil souple et rapide. En consquence, le schma d'utilisation le plus efficace en termes de qualit et de dlai est d'avoir un outil permettant : de faire conjointement, sur la base d'un paramtrage, de la consolidation et du reporting groupe avec un traitement homogne de l'information aussi bien pour les donnes relles que prvisionnelles et budgtaires ; de produire, suivant un autre paramtrage, les autres reportings utilisant partiellement les donnes de la consolidation, tels les reportings trsorerie, assurance ou rentabilit conomique ;

LA QUALITE DU PROCESSUS
La qualit du processus de consolidation a t traite dans le schma suivant, en prenant comme hypothse que le produit fini est l'ensemble des tats financiers dfinitifs :
Clients Processus Fournisseurs Normalisateur

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14.

Identification des fournisseurs d'information

En prambule, il faut noter que l'identification exhaustive dpend du schma d'organisation du groupe ou de la socit. Mais, on peut toutefois noncer les intervenants suivants : dabord, les filiales ou plus gnralement les entits de reporting qui sont les gnratrices de l'information de base du processus ; les autres services fonctionnels du groupe, tels que le contrle de gestion, et l'audit interne; mais aussi des fournisseurs extrieurs comme les commissaires aux comptes lors de leurs travaux prliminaires la certification.

valider les options de clture retenues par le groupe, puis de les communiquer aux entits de reporting et aux entits dcisionnelles du groupe. Il est souhaitable de dvelopper pour le succs de cette phase, une culture d'entreprise lie l'appropriation par les managers des points cls tels que l'analyse des risques (sous la forme de questionnaires), et de mettre en place un selfassessement de tous les acteurs, contrl in fine par la direction gnrale.

La phase de traitement de consolidation

Cette phase devient suivant cette matrice un processus mcanique d'excution, mais aussi de contrle de la phase pralable : lors de la rception de l'information en provenance des entits de reporting, il est ncessaire de faire un contrle pralable du respect du dlai et de l'exhaustivit de l'information ; le contrle de validation est opr lors du traitement du dossier ; la signature des rviseurs comptables constitue la dernire validation de la qualit du processus. De plus, un suivi individualis par entit de reporting ou par groupe sous la forme de runion de debriefing est souhaitable dans le but de mieux faire comprendre les procdures et de rsoudre les erreurs rcurrentes.

Processus de consolidation
Le processus de consolidation a t sgrguer en deux phases conscutives du processus et les bonnes pratiques d'amlioration de la qualit ont t identifies suivant cette matrice.

La phase chronologique pralable de dfinition des options de clture

L'approche chronologique des meilleures pratiques de cette phase est la suivante : Il est souhaitable d'obtenir et d'exploiter pralablement l'information provenant de la direction gnrale, du contrle de gestion et ventuellement du dpartement stratgie du groupe sur les options de clture, ainsi que de faire intervenir la fonction consolidation dans la clture prvisionnelle ; Les rapports prliminaires des commissaires aux comptes font l'objet d'un examen afin d'anticiper les problmes pouvant affecter la phase de traitement de consolidation ; Il est recommand de procder une analyse des risques du groupe, afin de dterminer et d'homogniser la politique de provisions, et ceci en collaboration avec les directions oprationnelles et les commissaires aux comptes ; Ces tapes acheves, il est de bonne pratique de se runir avec les auditeurs afin de faire

Indicateurs de qualit
Le groupe de travail s'est intress l'identification d'indicateur pour chaque groupe consolid, mais en raison de la confidentialit lie la prparation des tats financiers, il n'a pas trait le sujet des indicateurs interentreprises.

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15.

La valeur ajoute du processus consolidation La valeur ajoute du processus repose sur le constat que les tats financiers sont la source de toute communication et exploitation de donnes financires du groupe. Elle sappuie donc sur des exigences de lisibilit, de rduction des dlais et damlioration de la qualit.

De plus, le succs de l'amlioration de la qualit est fonction des pouvoirs et du niveau hirarchique du responsable du processus.

Dans le but de couvrir le risque sur l'exhaustivit de l'information traiter, un premier indicateur concerne le dfaut au dlai et la rponse des demandes d'information sur les modifications de structures du groupe consolid. Un autre indicateur concerne le dfaut au dlai pour la rception de l'information en provenance des entits de reporting, et pour la production des tats financiers par le dpartement consolidation. Un ensemble d'indicateurs concernant la phase de traitement de consolidation, peut tre dfini dans une approche matricielle pour l'ensemble du groupe et par origine de l'information (par entit de reporting). Il s'agit des indicateurs suivants ; Nombre de corrections sur les dossiers des filiales, en particulier un sous-indicateur sur la modification des -nouveaux peut galement tre utilis ; Total des erreurs non significatives en valeur absolue (y compris les intercos) ; Total des ajustements comptabiliss en valeur absolue (y compris les intercos). Toutefois deux sous-indicateurs identifiant l'origine de l'identification, sont souhaitables : dpartement consolidation, rviseurs comptables (ceux-ci pouvant tre classifis comme des dfauts au processus).

Principes gnraux
Le groupe de travail a not que l'augmentation de la frquence d'excution du processus de consolidation, au cours de l'exercice, est gnratrice d'amlioration de la qualit. Il est galement souhaitable d'apporter un contrle de second niveau, sur des lments cls du processus (contrle des capitaux propres consolids...), car l'erreur n'est pas permise.

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Le processus consolidation Effectif - 2,4% des effectifs de la Fonction comptable sont dans le processus consolidation. - 77% des effectifs affects la consolidation sont cadres. Productivit - 12 filiales en moyenne sont traites par comptable affect ce processus. Lamplitude va de 36 filiales / comptable dans les entreprises de 50 filiales et plus, 6 filiales / comptable dans les entreprises de 10 filiales et moins. Dlais - 38 jours de dlai moyen de production des rsultats de groupe aprs la date de clture. - 8 jours pour les entreprises du premier dcile le plus performant. - 100 jours pour les entreprises du dernier dcile. - 11 jours en moyenne pour la production dun flash de direction gnrale ; Qualit du service rendu - 74% des responsables comptables estiment la prestation du processus satisfaisante ou trs satisfaisante. - 74% valuent comme satisfaisant le dlai de production du rsultat consolid. - 90% valuent comme satisfaisant la fiabilit et la cohrence de la consolidation. Systme informatique - 76% des applications informatiques de consolidation sont des logiciels dditeurs contre 24% dapplications maison . Les pratiques des entreprises - 88% des entreprises mres obtiennent les donnes de filiales selon le rfrentiel comptable du groupe. - 81% des entreprises reoivent les informations des filiales trangres libelles en francs. - 80% des entreprises ont des rapports de consolidation conus par les services comptables.

- 22% des entreprises ont supprim les carts intragroupes par enregistrement automatique et simultan dans les deux comptabilits des socits surs ou mre/sur. - 22% des entreprises ont limin les oprations de transposition en plan comptable de groupe, par lutilisation dun systme informatique comptable unique et pilot en central.

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4. CONCLUSION
Lorsque nous avons commenc lancer les groupes de recherche de benchmarking sur les processes, avec le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, nous avons considr quil serait sage, compte tenu du peu dexprience en la matire, de commencer par des processus simples. Cest ainsi que sur les deux processus slectionns, lun dentre eux fut le processus Consolidation, probablement le plus complexe de tous Ctait donc un challenge trs particulier que de commencer un tel groupe et pourtant les conclusions ont t remises en respectant le nombre de runions initialement prvues. Quels furent les facteurs de succs ? Une animation trs efficace dirige par M. Jacquinot (directeur des comptabilits du groupe Total). Des comptes rendus synthtiques et clairs rdigs par M. Rousseau. Des participants professionnels, spcialistes ou managers de haut niveau, ouverts et prts au benchmarking, donc l'change. Un dcoupage des travaux prcis ds le dpart et respect tout au long du cycle des runions. Il est noter enfin que la taille diffrente des entreprises n'a gn en rien la qualit des changes, bien au contraire.

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Publications de lOQC

Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997) La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable du secteur Industrie et Service La fonction comptable dans les tablissements de crdit (1999) Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable des Etablissements de crdit (1999) Processus Consolidation- tude benchmarking (1998) Rapport de synthse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le processus Achats fournisseurs (1998) Processus dlaboration du comit daudit (2001) Les meilleures pratiques doptimisation du processus de clture des rsultats comptables (2001) La fonction comptable dans les socits dassurance Dmarche qualit et Fonction administrative, comptable et financire de la PME Relations DAF / Expert-comptable Enqute qualit auprs des dirigeants de PME Guide de lecture des normes ISO 9000 lusage de la Fonction comptable : Fonction comptable : lvaluation de la qualit Assises 2000 Vers une conomie globale en rseau (dossier complet) Assises 2000 Atelier 1 : la cration de valeur une mode phmre ou une culture dentreprise Assises 2000 Atelier 2 : dmarche de progrs et management par la qualit Assises 2000 Atelier 3 : Responsables comptables, qui tes vous ? o allez vous ? Assises 2000 Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable Assises 2000 Atelier 5 : externalisation et services partags Assises 2000 Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies

Dtail des publications de lOQC sur le site : www.qualite-comptable.com

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153 rue de Courcelles 75817 Paris Cedex 17 Tel. : 01 44 15 60 66 Fax : 01 44 15 90 05 E-mail : oqc@cs.experts-comptables.org Site Internet : www.qualite-comptable.com

12 rue de Penthivre 75008 PARIS Tel. : 01 53 77 35 60 Fax : 01 53 77 35 61 E-mail : institut-benchmarking@compuserve.com Site Internet : http://www.ibenchmark.org

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