Manual Planillas

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L La a P Pa az z B Bo ol l i i v v i i a a
2 20 00 05 5
R Re ep pu ub bl li ic ca a d de e B Bo ol li iv vi ia a
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U Un ni id da ad d d de e P Pl la an ni il ll la as s y y S Sa al la ar ri io os s
Ministerio de Trabajo
Unidad de Planillas y Salarios
Elaborado Por: OSCAR QUISPE T.
2

N ND DI I C CE E

INTRODUCCIN..........................................................................................................................................................3
INSTALACIN..............................................................................................................................................................3
PROCESO DE INSTALACIN:................................................................................................................................3
INSTRUCTIVO DE DESINSTALACIN................................................................................................................6
REQUISITOS DE LA PRESENTACIN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y
ACCIDENTES DE TRABAJO. ..................................................................................................................................6
PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS.................................................................................................................6
FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y
SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO (DECLARACIN JURADA)........................................................7
CASO PRCTICO.........................................................................................................................................................8
ELABORACIN DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS TRIMESTRAL. .............................9
PASOS PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA Y EL FORMULARIO DE DECLARACIN JURADA.......10
ELABORACIN DE LA PLANILLA DE AGUINALDOS..............................................................................18
ELABORACIN DE LA PLANILLA DE PRIMAS..........................................................................................23
ANEXOS.........................................................................................................................................................................23

3
M MA AN NU UA AL L D DE E E EL LA AB BO OR RA AC CI I N N
( (P Pl l a an ni i l l l l a as s d de e S Su ue el l d do os s y y S Sa al l a ar ri i o os s y y A Ac cc ci i d de en nt t e es s d de e T Tr ra ab ba aj j o o) )

INTRODUCCIN

El presente documento tiene la finalidad de servir de gua a todos los empleadores legalmente
registrados a fin de que puedan elaborar las planillas trimestrales de forma requerida por el
Ministerio de Trabajo, mediante la utilizacin de un sistema informtico de fcil utilizacin que para
tal efecto se ha desarrollado.

En mismo describe paso a paso y de manera secuencial desde los requerimientos mnimos del
sistema, la instalacin y posterior utilizacin del sistema en la elaboracin de las planillas.
INSTALACIN

El Sistema de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo, esta disponible en la
pagina Web. www.mintrabajo.gov.bo as como tambin en la pagina www.ine.gov.bo

Los requerimientos en cuanto al Hardware y Software para la instalacin del Sistema de la
elaboracin de planillas trimestrales son los siguientes:

a) Requerimiento de Hardware

Este sistema fue diseado para trabajar en un computador de las siguientes
caractersticas:

Pc PII o superior.
Un sistema de memoria RAM de 16 MB o superior.
Un disco duro con 20MB de espacio libre como mnimo disponibles.
Disponibilidad de drive de 3.5".
Una impresora matricial, tinta o lser.

b) Requerimiento de Software

Sistema Operativo: Windows 95, 98 , Millenium, XP, NT, 2K
PROCESO DE I NSTALACI N:

Una vez obtenido el programa, desde el men inicio de su computador:

Ingrese a la opcin Ejecutar y luego abrir o examinar el archivo SetupPlanillas,
desde la unidad en la que se encuentre el instalador. En el caso del ejemplo el CD se
encuentra en la unidad G:\ (ver figura 1 y 2)

Luego solicitar el Aceptar o Siguiente en los diferentes cuadros de dialogo, en los
que se har el clic correspondiente.

4
Figura 1

Figura 2

Cuando aparezca el cuadro Microsoft Data Access Components 2.6 Setup activar la
casilla de verificacin I accept all of y clic en Siguiente para continuar con la
instalacin. (ver figura 3)
Figura 3

5
Luego Finalizar, Close y Aceptar
Al finalizar la instalacin se generar un acceso directo a la aplicacin en el men
inicio y el escritorio respectivamente desde el cual se podr ejecutar el programa. (Ver
figura 4)

Figura 4

Nota. Configuracin regional del separador de decimales:

Se deber tener especial cuidado en asegurase que la coma este como
separador de decimales y el punto como separador de miles en la
configuracin regional del sistema operativo. A este efecto seguir los siguientes
pasos:

Ir al men Inicio, Configuracin, Panel de Control
Hacer doble clic en Configuracin Regional
Hacer clic en la pestaa Nmeros
En el campo smbolo decimal deber estar: , (coma)
En el campo se separador de miles: . (punto)
Similarmente, hacer clic en la pestaa Moneda
En el campo smbolo decimal deber estar: , (coma)
En el campo se separador de miles: . (punto)
Finalmente hacer clic en aceptar.

6
NOTA IMPORTANTE PARA USUARIOS ACCESS 97

Si se instal el presente software de planillas en un equipo que tiene Access
97, se deber ejecutar el parche PlanillasAccessDrivers.exe que se
encuentra en la carpeta ParcheAccess97. Disponible en el mismo instalador.
Tomar en cuenta que este parche NO debe ser ejecutado con otras
versiones de Access.
I NSTRUCTI VO DE DESI NSTALACI N

Si el usuario por razones especificas desea hacer una desinstalacin de este software o hacer
una nueva instalacin del mismo deber primero desinstalarlo, a este efecto, hacer clic en el
acceso directo Uninstall Planillas, ubicado en Programas del men de inicio. (ver figura 4)

REQUISITOS DE LA PRESENTACIN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y
SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO.

Los documentos requeridos para tal efecto son:

1. Llenado de la Planilla de Sueldos y Salarios de acuerdo al modelo establecido por el
Ministerio de Trabajo (original y copia).
2. Llenado del Formulario nico de Declaracin Jurada de presentacin de planillas de
sueldos y salarios y accidentes de trabajo (original y dos copias).
3. Boleta (original) de deposito bancario de Bs. 30.- (treinta bolivianos 00/100) en la
cuenta N 201- 0448901-3-85 del Banco de Crdito de Bolivia a nombre del Ministerio
de Trabajo.

PLANI LLA DE SUELDOS Y SALARI OS.

El formato de presentacin de la planilla de sueldos y salarios establecido por el Ministerio de
Trabajo esta conformado por 24 columnas, tal como se observa a continuacin: (ver figura 5)

Figura 5

Las mismas que deben ser llenadas segn el instructivo (Ver Anexo N 1) y de acuerdo a las
caractersticas propias de cada empresa o entidad.
NOMBRE O RAZN SOCIAL:____________________________________ Pgina de
N EMPLEADOR MINISTERIO DE TRABAJO:_______________________
CORRESPONDIENTE AL____DE____________DE 20__
NMERO
MONTO
PAGADO
( C )
BONO DE
PRODUCCIN
( D )
DOMINICA-
LES
( E )
OTROS
BONOS
( F )
AFP
12.21%
( H )
RC-IVA
13%
( I )
OTROS
DCTOS.
( J )
1
2
.

.

.
.

.

.
n
NOMBRE DEL EMPLEADOR Y/O REPRESENTANTE LEGAL N DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD FIRMA FECHA ....... DE ............................... DE 200....
BONO DE
ANTIGEDAD
( B )
PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS
PERSONAL PERMANENTE
(En Bolivianos)
LQUIDO
PAGABLE
(L) =G - K
FIRMADEL
EMPLEADO
DAS
PAGADOS
MES
BONOS DESCUENTOS
TOTAL
DCTOS.
(K)=H+I+J
HORAS/DA
PAGADAS
HABER
BSICO
( A)
HORAS EXTRAS TOTAL
GANADO
A+B+C+D
+E+F
( G )
T O T A L E S
FECHADE
NACIMIENTO
SEXO
(F/M)
N
CARNET
DE
IDENTIDAD
APELLIDOS
Y NOMBRE
NACIO-
NALIDAD
OCUPACIN
QUE
DESEMPEA
FECHA
DE
INGRESO
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 20 22 23 24
1
7
FORMULARI O NI CO DE PRESENTACI N TRI MESTRAL DE PLANI LLAS DE
SUELDOS Y SALARI OS Y ACCI DENTES DE TRABAJ O ( DECLARACI N J URADA) .

Esta conformado de seis partes como son: (ver figura 6)

1. Datos Generales de la Empresa Institucin, que tiene la finalidad de identificar a la
empresa o empleador, de acuerdo al Nmero Patronal otorgado por la Caja Nacional de
Salud, RUC o NIT, domicilio o lugar de ubicacin de la misma, etc.
2. Personal Asegurado y Aportes, el cual permite conocer la afiliacin al Seguro Social
Obligatorio de parte del empleador y el monto que se aporta en cada caso, es decir:
(Cajas de Salud, y AFPs).
Figura 6
3. Composicin
Salarial, que
resume de forma
general los importes
totales de la planilla
declarada.
4. Accidentes y
Enfermedades de
Trabajo, son
aspectos que en el
marco de la Ley de
Higiene y Seguridad
Ocupacional es
imprescindible
conocer, por lo que
el empleador debe
reportar dichos datos
si se presentara en
el trimestre
respectivo.
5. Personal Ocupado.
Informacin
estadstica que
establece el nivel de
empleo a una fecha
dada.
6. Personal
Contratado y
Retirado en el
Trimestre. Similar a
lo anterior, el mismo
debe reflejar el
movimiento de
personal que ha
existido en el
trimestre.

Sin embargo, como se dijo con anterioridad el Software (Sistema de Planillas de Sueldos y
Salarios y Accidentes de Trabajo) facilita la elaboracin de ambos documentos para su
presentacin ante el Ministerio de Trabajo.

1.- DATOS GENERALES DELA EMPRESA OINSTITUCIN
N PATRONAL
SEGURO SOCIAL
2.- PERSONAL ASEGURADOY APORTES
NDE ASEGURADOS
CAJ A NACIONAL
DESALUD
NDEAFILIADOS
AFP PREVISIN
3.- COMPOSICINSALARIAL 4.- ACCIDENTES Y ENFERMEDADES DETRABAJO
5.- PERSONAL OCUPADO 6. PERSONAL CONTRATADOY RETIRADOENEL TRIMESTRE
N TOTAL DEPERSONAS
OCUPADAS
NOTA: En mi condicinde empleador y/o representante legal de acuerdo al Art. 1322del Cdigo Civil, declaro expresamente que los datos incluidos enel presente formulario
son verdicos y fidedignos; por lo cual el Ministerio de Trabajo en uso de sus especficas funciones y atribuciones establecidas por Ley, pueda proceder a las inspecciones,
verificaciones y otras medidas necesarias para precautelar el cumplimiento de las normas enmateria laboral.
5
455,25
(Bs.)
MONTO
2
5
12.125,00
212,00
MONTO
APORTADO
DE MARZO DE200
2124251 LP N DEDOCUMENTODEIDENTIDAD:
LUGARDEPRESENTACIN: LA PAZ FECHA: 25
DE200 CORRESPONDIENTEAL MES DE
J ULIANRAMIREZ
CORREO ELECTRONICO
ZONA
ACTIVIDADECONOMICA PRINCIPAL
FAX TELEFONO (S)
NOMBRE O RAZONSOCIAL
N DIRECCION
555565656
1234567890
6
MUERTE
MONTO
APORTADO
TOTAL PARCIAL
5
8
125,23
1 - 8 5 6 7 8 9
APORTADO
(Bs.)
BONODEANTIGEDAD( B )
PAGOPORHORAS EXTRAORDINARIAS ( C )
0
INCAPACIDAD
NMERODEACCIDENTES
ENEL TRIMESTRE
N DEENFERMEDADES
DETRABAJO
OTROS BONOS ( D+E+F )
HABERBSICO( A )
TRABAJ O
7
CONCEPTO
(Bs.)
MONTOPAGADO
Nde RUC
Nde NIT
N EMPLEADOR
MINISTERIO DE
(En Bolivianos)
OTRAS CAJ AS
NDEAFILIADOS
AFP FUTURO BOLIVIA
(Bs.)
MONTO
LIQUIDOPAGABLE( L )
A.F.P. ( H)
TOTAL DESCUENTOS ( K )
OTROS DESCUENTOS ( J )
TOTAL GANADO( G)
EVENTUALES PERMANENTES
FIRMA DEL EMPLEDORY/OREPRESENTANTELEGAL NOMBREDEL EMPLEADORY/OREPRESENTANTELEGAL
R.C. - I.V.A. ( I )
N DEPERSONAS CONTRATADAS
ENEL TRIMESTRE
N DEPERSONAS RETIRADAS
ENEL TRIMESTRE
FORMULARIO NICO DE PRESENTACIN TRIMESTRAL DE PLANILLAS
DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO
DECLARACIN JURADA
N DETURNOS
DETRABAJO
APORTADO
N DETRABAJADORES PORTIPODELESIN
TEMPORAL PERMANENTE PERMANENTE
NDEASEGURADOS
Republica de Bolivia
8
Por lo tanto a fin de realizar una explicacin practica sobre la utilizacin del sistema en la
elaboracin de planillas y el formulario de declaracin jurada, se resolver un caso particular:
CASO PRCTICO

Suponiendo que la empresa denominada Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L, ubicado en
la Av. Los lamos N 100, Zona El Rosario, telfono 2235644 -telefax 2265894 y (cuyo
nmero patronal asignado por la Caja Nacional de Salud es el 01-663-0567, RUC 8475991 y/o
NIT 1212412531 asignado recientemente por el Servicio de Impuestos Nacionales), desea
presentar la planilla trimestral correspondiente al ltimo trimestre del ao 2004.

Para ello, al finalizar dicho periodo en la empresa se encuentran trabajando un total de seis
personas, en calidad de permanentes, quienes de acuerdo al cargo que desempean y contrato
o convenio que los vincula entre partes, perciben un haber bsico de acuerdo al siguiente
detalle:

Asimismo, para expandir sus actividades y fortalecer las ventas en los ltimos dos meses, la
empresa ha incorporado a personal nuevo que al momento son eventuales, los mismos con un
haber bsico segn contrato de acuerdo al siguiente detalle:

SE PIDE:

Elaborar la PLANI LLA DE SUELDOS Y SALARI OS, y de los AGUI NALDOS, as como el
correspondiente FORMULARI O NI CO DE PRESENTACI N TRI MESTRAL DE PLANI LLAS
DE SUELDOS Y SALARI OS Y ACCI DENTES DE TRABAJ O, para la respectiva presentacin de
la declaracin jurada ante el Ministerio de Trabajo.

SOLUCIN:

Teniendo en cuenta que es el ltimo trimestre, de acuerdo al Calendario de Presentacin de
Declaracin Jurada (Ver Cuadro N 1) es necesario elaborar dos planillas: El de los Sueldos y
Salarios, y el que corresponde a los Aguinaldos.

N
it em
NOMBRES
AP.
PATERNO
AP.
MATERNO
CARGO QUE
DESEMPEA
C.I.
FECHA DE
INGRESO
HABER
BASICO
1 J ULIAN PEDRO MARTINEZ BARRERO ADMINISTRADOR 1323565 LP 01/01/1978 3.500,00
2 J UAN CARLOS TARQUI SALAZAR ALMACENERO 3564142 LP 01/08/1980 2.200,00
3 ROBERTO MAMANI PELAEZ VENDEDOR 2345671 LP 25/11/1998 2.000,00
4 FILOMENA RODRIGUEZ PARI VENDEDOR 3654786 LP 01/07/2000 2.000,00
5 IVONNE CLAUDIA ALVAREZ TAPIA SECRETARIA 4241536 LP 01/01/1997 1.800,00
6 ROBERTO MAMANI CHOQUE PORTERO 4568791 LP 05/10/1993 1.200,00
12.700,00 TOTAL HABER BASICO
N
it em
NOMBRES
AP.
PATERNO
AP.
MATERNO
CARGO QUE
DESEMPEA
C.I.
FECHA DE
INGRESO
HABER
BASICO
7 IVAN CAYO GUERRERO SUPERVISOR 3651565 LP 01/11/2004 2.500,00
8 MARTHA INES MAMANI PEREZ VENDEDOR 4268742 LP 01/11/2004 2.200,00
4.700,00 TOTAL HABER BASICO
9

CUADRO N1

Fuente: Elaboracin Propia. Conforme Decreto Ley N 13592 del 20 de mayo de 1976, R.M.
N001/04 del 13 de enero de 2004

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS TRIMESTRAL.

Una vez que se tienen los datos de la Empresa, ingresamos al sistema ya instalado
para el llenado de los mismos: (ver Figura 7)

Inicialmente al ingresar al programa aparece la ventana principal, donde en la parte
superior se registraran los datos de la empresa, en la parte central inicialmente los
datos de la planilla de sueldos del personal permanente y finalmente en la parte
inferior los datos correspondientes al Seguro Social Obligatorio (Cajas de Seguro de
Salud y AFPs), Accidentes de trabajo y el lugar y fecha donde el empleador
representante legal a travs de la suscripcin de su firma presentaran bajo la
modalidad de declaracin jurada. Conforme a Decreto Ley N 13592 de 20 de mayo de
1976, reglamentada por Resolucin Ministerial N 001/04 del 13 de enero de 2004.

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO J UNIO
J ULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
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)
CALENDARIO DE PRESENTACION DE DECLARACION JURADA
DE LAS "PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS" Y EL "FORMULARIO UNICO DE PRESENTACIN
TRIMESTRAL DE PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS Y ACCIDENTES DE TRABAJO".
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10

Figura 7

PASOS PARA EL LLENADO DE LA PLANI LLA Y EL FORMULARI O DE
DECLARACI N J URADA

PASO 1

Ingresamos el mes y ao al que corresponde la Planilla (en el caso del ejemplo:
diciembre de 2004); El Nmero de Patronal otorgado por la CNS, el nmero del
empleador (el mismo que es llenado de forma automtica por el sistema cuando se
registra el RUC al cual se asigna o adiciona el nmero o cdigo de ciudad 01=Sucre,
02=La Paz, 03=Cochabamba, 07=Santa Cruz, etc. Dependiendo donde realiza sus
actividades y/o presenta la planilla, en el caso del ejemplo la empresa realiza sus
actividades en La Paz su RUC-8475991 y NIT-1212412531, luego el Numero de
Empleador ser: 8475991-02 1212412531-02), por lo tanto solo debe registrase el
RUC y/o NIT. (Ver Figura 8)

Si la empresa solo tiene el dato del NIT, se debe llenar ambas casillas con el
respectivo Nmero, o simplemente colocar un 0 en la casilla de RUC y
registrar el NIT a fin de que el sistema le permita guardar la informacin.

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H
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Barra de Mens Barra del titulo del programa
11
Figura 8

PASO 2
Ingresamos el Nombre o Razn social, que corresponde al ttulo o nombre de la
Empresa con que se ha constituido legalmente y est inscrita en alguna Entidad Pblica,
como ser el Servicio de Impuestos Nacional (SIN), Caja Nacional de Salud (CNS),
FUNDAEMPRESA, Honorable Alcalda Municipal (HAM) etc. En caso de no existir, se
anotar el Nombre y Apellido del o los propietarios. (Ver Figura 8)

PASO 3
La actividad a la que se dedica la Empresa (servicio, comercio, industria, minera, etc.)
(Ver Figura 8)

PASO 4
Registramos la direccin exacta o domicilio de la empresa, telfonos y correo
electrnico (la importancia de registrar el correo electrnico es, que el Ministerio de
Trabajo en lo posterior pueda enviar a la Empresa informacin actualizada respecto a
resoluciones y comunicados que se emitan para su cumplimiento posterior). (Ver Figura
2)

PASO 5
Llenamos los datos de los trabajadores;
Primeramente, para la elaboracin de la planilla de sueldos y salarios del personal
permanente. De no existir personal permanente, en el sistema activamos la opcin No
existe Personal Permanente luego Clic en la opcin continuamos con el personal
eventual. Una vez ingresado a dicha opcin llenamos los datos que se requieren.
No dejar vaca esta
casilla, en su caso puede
ser el mismo NIT
colocar el nmero 0
12

IMPORTANTE

Una vez llenado los datos de la parte superior, antes de pasar ha registrar los
datos de cada uno de los empleados permanentes, se debe especificar el
numero exacto de personas que se registraran en la planilla respectiva ya que
por defecto el sistema habilita 10 filas o registros. (Caso contrario el sistema
no le permitir guardar los datos registrados). (Ver Figura 9)
Figura 9

Si la empresa cuenta con planillas ya elaboradas y estn en otro formato (caso Excel), a fin de
facilitar su llenado el sistema le permite copiar por columnas cada uno de los datos, ejemplo:

Para copiar los datos de la Cedula de Identidad de los empleados registrados en una hoja
electrnica de Excel, realizamos el siguiente procedimiento:

1. En la Hoja electrnica de Excel, resaltamos los datos que corresponden a la Cedula de
Identidad.
2. Una vez resaltado, hacemos clic en opcin copiar. (Ver Figura 10)

Figura 10

Total Empleados a Registrase
De no existir personal
permanente marcar esta
opcin y continuar con el
Personal Eventual.
13
3. Luego en la ventana de las planillas resaltamos toda la columna de la Cedula de
Identidad, haciendo clic en el encabezado de la columna CI.
Figura 11
4. Luego con la columna resaltada hacer clic en la opcin Edicin/ Pegar en Planilla,
en el icono de la barra de herramientas.

5. Quedando registrado de la siguiente manera:
Figura 12
Y as se procede con los dems datos hasta completar la planilla de sueldos y salarios
con la informacin de todos los empleados.

PASO 6

Llenamos los datos correspondientes al Seguro Social Obligatorio (CNS, AFPs), nota los
importes que se registren deben ser consolidados, es decir tanto del personal
permanente y en su caso del eventual.
Figura 13

PASO 7

Tambin registramos los datos correspondientes al Nmero de accidentes en el
trimestre, s lo hubiese de que tipo?, numero de enfermedades de trabajo, el Numero
de turnos en el que se realiza la actividad de la empresa, y siempre se debe reportar el
nmero de personas que se contratan o retiran en el trimestre.
Figura 14

En el Caso del ejemplo: Tanto el personal permanente como el eventual
cumplen con el Seguro Social Obligatorio (Afps y CNS)
Seguro Soci al
Obl i gatori o
caja 6 1.403,76 2 470,00 8 1.873,76
afp futuro 3 1.050,84 2 573,87 5 1.624,71
afp prevision 3 663,15 - - 3 663,15
Total
consolidado
Personal
Permanente
personal
Eventual
NOTA:
En el Caso del ejemplo:
Se supone un accidente
en el trimestre cuya
gravedad provoco
Incapacidad de tipo
temporal, asimismo la
actividad cotidiana de la
empresa se realiza en un
turno, y se contrataron
dos personas.
14

PASO 8

Finalmente se registra los datos del Empleador y/o Representante Legal, Cedula de
Identidad, la ciudad y la fecha donde se presentara la declaracin jurada.

PASO 9

Luego de haber registrado todos los datos, referidos al personal permanente, se debe
guardar la informacin en el disco duro o removible (diskette). (Ver figura 15)

Al respecto es importante sealar algunas aclaraciones:

Figura 15

FORMATO ARCHIVO ASCII.xls (Detalla la estructura de los archivos ASCII que son generados por el
sistema).
El nombre de los archivos generados por el sistema en formato ASCII, tienen la siguiente estructura:

0000000000 - 00 - x - 0000 - 00
No de RUC NIT Cod. de Dpto. Permanente (P) Ao Mes
Ciudad Eventual(E) (de la planilla) (de la planilla)

De esta manera la empresa con nmero de RUC 8475991 O NIT 12345432, del departamento de La Paz,
que gener su planilla de personal permanente y que corresponde a Diciembre del 2004, llevara el siguiente
nombre.
8475991-02-P-2004-12
1212412531-02-P-2004-12
Este nombre de archivo es generado automticamente por el software al momento de guardar los datos.

Los cdigos de departamento ciudad asignados por el Ministerio de Trabajo son:

01=Chuquisaca; 02=La Paz; 03=Cochabamba; 04=Oruro; 05=Potosi; 06=Tarija;
07=Santa Cruz; 08=Beni y 09=Pando.
15
Una vez guardada la informacin, continuamos el registro de los datos del personal
eventual, haciendo clic en la opcin:

Donde aparecer la ventana correspondiente a la planilla del personal eventual, al como
se observa a continuacin: (ver figura 16)

Figura 16

En dicha ventana solo se registra los datos de la parte central (ver figura 17) que
corresponde a los datos de los empleados eventuales (CI, paterno, materno, nombres,
etc.), puesto que la parte superior e inferior ya fueron registrados con anterioridad,
tal como se muestra en la Figura 16.
Figura 17

Una vez registrados los datos del personal eventual al igual que en el registro de los
datos del personal permanente nos dirigimos a la opcin guardar:

De no existir personal eventual
marcar esta opcin. En principi
para poder ir a la opcin imprimir y
ver los reportes del formulario y
la(s) planillas.
Al igual que en el caso del personal
permanente, no se debe olvidar que se tiene
que anotar el numero de personal eventual a
registrase en la planilla, de lo contrario el
sistema no le permitir guardar la
informacin. En el caso del ejemplo: los
empleados son dos.
16
Figura 18

PASO 10

Imprimir
Luego de que se tiene guardado ambos registros tanto del personal permanente y
eventual, desde esta ltima ventana ir a la opcin imprimir. (Para hacerlo antes se puede
configurar la impresora desde la opcin Configurar Impresora). (Ver figura 19)
Figura 19

Desde esta opcin se mostrara el formulario de declaracin jurada que resume y
consolida la informacin de la Planilla de sueldos y salarios del personal Permanente y
en su caso del Eventual.
Al guardar la informacin correspondiente al personal eventual por defecto el
sistema asigna el mes de marzo, y teniendo en cuenta que la informacin
del ejemplo corresponde al mes de diciembre, el mismo se modifica
manualmente al momento de guardar, cambiando 03 por 12.

NOTA: Sin embargo, para que el sistema asigne el mes de la planilla de
forma correcta (tanto en el reporte y como el nombre del archi vo al
momento de guardar), el mismo se consigue guardando cada planilla de
forma individual y no simultneamente. Es decir que al llenar la planilla de
los permanentes, guardamos y nos salimos del programa. Luego ingresamos
al programa nuevamente (activando la opcin no existe personal
permanente) para llenar de forma individual la planilla de los eventuales,
luego guardamos la informacin registrada y nos salimos del programa.
Nota: Si usted guardo las planillas de forma individual,
para poder imprimirlas debe recuperar las mismas,
abriendo cada archivo desde la respectiva ventana, es
decir:
Ingresamos al sistema.
Luego recuperamos el archivo del personal
permanente desde la opcin abrir seleccionamos el
archivo:
8475991-02-P-2004-12 =>personal Permanente.
Una vez abierto el archivo, para recuperar el archivo
del personal eventual, realizamos un clic en la opcin
Continuar con el Personal Eventual.
Desde esa ventana nos dirigimos a la opcin abrir
seleccionamos el archivo:
8475991-02-E-2004-12 =>personal Eventual.
Finalmente una vez abierto los dos archivos, para
imprimir las planillas y el formulario, nos dirigimos a
la opcin imprimir, que muestra una ventana
Imprimir Que tiene cinco opciones. (Ver Figura 19)
17
Desde la opcin Hoj a Resumen, verificamos la consistencia contenida en el formulario
de la declaracin jurada. Y luego se imprime los ejemplares necesarios de cuerdo a los
requisitos de presentacin.

En el mismo se puede observar que se consolida la informacin del personal permanente
como del eventual.
ORIGINAL
COPIA

Importes Consolidados
18
Para la impresin de las planillas verificamos que los importes son los correctos y luego
imprimimos los ejemplares necesarios, tanto del personal permanente como del
eventual.

Una vez firmadas las planillas as como el formulario estn listas para su presentacin.
ELABORACIN DE LA PLANILLA DE AGUINALDOS

La Obligacin de pagar el aguinaldo esta previsto por Ley del 18 de diciembre de 1944,
consistente en un sueldo para empleados y 30 das de salario para obreros (que cuenten con
ao completo de servicios). Art. 1
As mismo la trasgresin o incumplimiento a esta ley esta sancionado con el pago doble de la
obligacin. Art. 2
COPIA
ORIGINAL
COPIA
ORIGINAL
Informacin Consolidada en Form. = Bs 16.025,74
19

Se debe tener en cuenta que el sistema por defecto calcula de forma automtica el Importe
correspondiente a las AFPs y realiza el descuento respectivo. Sin embargo sabiendo que los
aguinaldos estn libres de cualquier cotizacin al Seguridad Social Obligatorio y carga
impositiva, es que antes de realizar la planilla de aguinaldos es importante desactivar la opcin
Calcular AFP automticamente desde el men herramientas y mas bien activar la opcin
Habilitar todos los meses, aguinaldo y primas. (ver figura 20 y 21)

Figura 20 Figura 21

Una vez desactivado el calculo de las AFPs y habilitado todos los meses incluido el del
aguinaldo y Primas. El sistema esta listo para elaborar las planillas.

Para realizar la planilla de aguinaldos se puede trabajar en la misma planilla de salarios de
diciembre. Por ejemplo en el caso de la Empresa Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L,
quienes son beneficiarios del aguinaldo son todos los empleados permanentes ya que los
empleados eventuales no cumplieron el mnimo de tres meses de trabajo (ya que ingresaron a
trabajar recin en fecha 01/11/2004), razn por lo cual no les correspondera el aguinaldo
respectivo.

Ingresado al sistema.
Recuperamos el archivo de nombre: 8475991-02-P-2004-12 => personal Permanente.
Desactivamos y Activamos las opciones calcular AFPs automticamente y Habilitar
todos los meses, aguinaldo y primas, tal como se describi con anterioridad.
Con el archivo abierto del personal permanente, nos dirigimos a la casilla Correspondiente
al mes de: donde hacemos clic en la opcin Aguinaldos.
Luego empezamos a eliminar las columnas de las AFPs 12.21% y RC-IVA 13%
calculados de forma automtica en la planilla de salarios de diciembre.
o Para ello primero seleccionamos las columnas con el ratn desde el encabezado.
(ver figura 22)
o Con las columnas resaltadas nos dirigimos a la opcin edicin/ cotar en planilla.
realizamos un clic en el icono y listo, los datos se habrn eliminado por
completo. (ver figura 23)

Figura 22 Figura 23

20
Luego podemos calcular los totales haciendo clic en el icono donde podemos verificar
que los descuentos se han eliminado siendo el Lquido pagable similar al Total ganado. (ver
figura 24)
Figura 24

Finalmente guardamos la informacin, donde el nombre del archivo que se asigna al mismo
de forma automtica, vara con relacin a la planilla de salarios en los dos ltimos dgitos
correspondiente al mes o periodo, ya que al ser la planilla de Aguinaldo el sistema asigna el
mes con el nmero 13. (ver figura 25)

Figura 25

o Una vez guardada la planilla, no dirigimos a la opcin continuar con el personal
eventual, realizamos un clic en la opcin no existe personal eventual (teniendo
en cuenta que los eventuales de la Ferretera el Trapiche no tienen derecho al
aguinaldo) y luego imprimimos los ejemplares necesarios tanto de la planilla y el
formulario respectivo. Que luego de las respectivas firmas de empleados y
Empleador y/o Representante Legal, ya estn listas para su presentacin ante el
Ministerio de Trabajo.
21

22

En la elaboracin de la planilla de los aguinaldos existen situaciones especiales que se
presentan de acuerdo a las particularidades de cada empresa. Por ejemplo, los casos en los
cuales exista la necesidad de PAGO DE DUODCIMAS (por existir empleados y/o obreros que
no cumplieron el ao calendario) y los casos en los que NO CORRESPONDE PAGAR EL
AGUINALDO (este ultimo debido a situaciones que estn previstas enmarcadas conforme a
leyes vigentes).

En ambos casos, el sistema nos permite trabajar en el mismo archivo correspondiente a los
sueldos y salarios de diciembre.

Pago de Duodcimas.

Suponiendo que en el caso de la Empresa Bazar y Ferretera el Trapiche S.R.L, dos de
los empleados recin hubieran ingresado en fecha 1 de marzo de 2004, por lo tanto en esta
situacin no habran cumplido el ao calendario de trabajo, trabajando solo diez meses,
situacin en la que les correspondera el aguinaldo por duodcimas de la siguiente manera:

Como en ambos casos se calcula el pago por diez meses, queda una diferencia que no se
pagara, tal como se detalla a continuacin:

o Roberto Mamani = 2.096,80 1.747,33 = Bs 349,47
o Filomena Rodrguez = 2.044,00 1.703,33 = Bs 340,67

Luego para trabajar en el sistema bastara con ingresar al sistema recuperamos el archivo para
modificar los datos respectivos.

Con el archivo abierto correspondiente a los aguinaldos, en el caso supuesto corregimos la
fecha exacta de ingreso de ambas personas, que corresponde al 01/03/2004. (Ver figura 26)

Luego en la columna otros descuentos registramos la diferencia que no se pagara, debido a
solamente los diez meses de trabajo. (Ver figura 27).

Figura 26 Figura 27

Total
Ganado
septiembre
Total
Ganado
octubre
Total
Ganado
noviembre
TOTAL
Promedio
ganado en
3 meses
Aguinaldo
Anual
Aguinaldo
Duodecimas
Tiempo de
Trabajo en
meses
Aguinaldo
a Pagar
a b c a+b+c (a+b+c)/3 d=promedio d / 12 e e * duodecimas
01/01/1978 J ulian P. Martinez 3940,00 3940,00 3940,00 11820,00 3940,00 3.940,00 328,33 12 3.940,00
01/08/1980 J uan C. Tarqui 2569,60 2569,60 2569,60 7708,80 2569,60 2.569,60 214,13 12 2.569,60
01/03/2004 Roberto Mamani 2096,80 2096,80 2096,80 6290,40 2096,80 2.096,80 174,73 10 1.747,33
01/03/2004 Filomena Rodriguez 2044,00 2044,00 2044,00 6132,00 2044,00 2.044,00 170,33 10 1.703,33
01/01/1997 Ivonne C. Alvarez 1958,40 1958,40 1958,40 5875,20 1958,40 1.958,40 163,20 12 1.958,40
05/10/1993 Roberto Mamani Ch. 1428,80 1428,80 1428,80 4286,40 1428,80 1.428,80 119,07 12 1.428,80
14037,60 14037,60 14037,60 42112,80 14037,60 14.037,60 1.169,80 13.347,47
" Bazar y Ferretera el Trapi che S.R.L"
FECHA DE
INGRESO
NOMBRES Y
APELLIDO
TOTAL
CALCULO DEL AGUINALDO
PERSONAL PERMANENTE
23

Una vez registrados los datos la planilla quedara de la siguiente manera:

Figura 28

NO CORRESPONDE PAGAR EL AGUINALDO

En los casos en los que no corresponda pagar el aguinaldo (en los casos previstos por Ley),
bastara con ingresar al sistema recuperamos el archivo para eliminar la fila registro del
empleado que no cobrara el aguinaldo. Luego guardamos los cambios realizados y
posteriormente se imprime.

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE PRIMAS

La Prima anual esta contemplada en el Art. 57 de la Ley general del trabajo y Art. 48 al 51 de
su Reglamento y Art.3,4 y 5 de la Ley del 11 de junio de 1947.

Que consiste en la remuneracin adicional que se otorga a los trabajadores por su activa y
decidida participacin en el rendimiento ptimo de la empresa, el mismo que se refleja en la
obtencin de utilidades al finalizar el ao.

La Prima Anual reflejado en una retribucin adicional no debe ser inferior a un mes y a quince
das de salario respectivamente. Dicho importe global no debe sobrepasar el 25% de las
utilidades de la Empresa.

Al igual que los aguinaldos estn libres de Obligacin tributaria y tampoco cotizan al Seguro
Social Obligatorio.

La realizacin de la planilla de primas en el sistema es similar a la elaboracin de la planilla de
aguinaldos descrito con anterioridad, razn por la cual no se detalla ningn procedimiento
adicional.

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA EL EMPLEADOR
PLANILLAS DE SUELDOS Y SALARIOS

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA O INSTITUCIN

Nombre o Razn Social
Corresponde al ttulo o nombre de la empresa con que se ha constituido legalmente y est inscrita en alguna Entidad Pblica, como ser el Servicio
Nacional de Impuestos (SI), Caja Nacional de Salud (CNS), Servicio Nacional de Registro de Comercio (SENAREC), Honorable Alcalda Municipal
(HAM) etc. En caso de no existir, se anotar el nombre y apellido del o los propietarios.
N Empleador Ministerio de Trabajo: Sirve como identificador de la empresa y corresponde al nmero del Registro nico del Contribuyente ms el
cdigo del departamento. Los cdigos asignados a los departamentos son: La Paz = 02, Cochabamba = 03 y Santa Cruz = 07.
El llenado se har de la siguiente manera: Si el No. De RUC: 235652 y el departamento es La Paz, se asignar el cdigo 02;
entonces en la casilla respectiva se anotar 235652-02

DATOS GENERALES DEL TRABAJADOR

1. N: Se asigna, en orden correlativo, un nmero a cada trabajador que figure en la planilla segn corresponda.
2. Carnet de Identidad: Corresponde al nmero de identificacin personal del trabajador.
3. Apellidos y Nombres: Para un adecuado llenado de la columna se especificar los apellidos: paterno y materno seguido de una coma que antecede
al (los) nombre(s) del trabajador. As por ejemplo:
Saavedra Espinosa, Juan Carlos
4. Nacionalidad: Se registrar en nombre del pas donde naci el trabajador. As por ejemplo: Bolivia, Per, Italia, etc.
5. Fecha de nacimiento: Se registrar la fecha tomando en cuenta el siguiente modo de llenado. Para un trabajador que naci el primero de febrero
de 1968:
01/02/1968
6. Sexo: Se registrar:
F si es Mujer
M si es Hombre

CARACTERSTICAS DEL TRABAJADOR
7. Ocupacin que desempea: En esta columna se identifica la categora ocupacional especfica del trabajador, referida a la situacin que ocupa en su
trabajo; se aclara que la ocupacin, no es la profesin. Por ejemplo: al mdico que es responsable de una clnica, se le registrar como Director de la
Clnica.
A continuacin se detallan algunos ejemplos de la forma correcta e incorrecta de registrar la ocupacin que el empleador deber tomar en cuenta:

INCORRECTO CORRECTAS
Profesor Profesor de ciclo prebsico
Profesor de ciclo bsico
Jefe de Departamento Jefe de Departamento de Comercializacin
Jefe de Departamento de Produccin
8. Fecha de ingreso: Se registrar la fecha en que el trabajador ingresa como asalariado en la empresa, el llenado es similar a la fecha de nacimiento:
9. Das Pagados mes: Corresponde al total de das trabajados durante el mes sin considerar los das o jornadas extraordinarias.
Ejemplo:
Si se tiene 21 das hbiles, 5 das sbados y 5 das domingos y se trabaja de lunes a viernes y los sbados media jornada,
entonces tendremos: 21 + (5*0.5) = 23.5 das pagados (se considera un decimal)
10. Horas da Pagadas: Son las horas que permanece normalmente el trabajador en un da laboral para la empresa. Existen situaciones especiales de
algunos asalariados que trabajan inclusive las 24 horas en turnos especiales (ocho o doce das al mes) tal es el caso de los vigilantes, mdicos, etc.
Se considera hasta un decimal si se presenta el caso de una jornada de siete horas y media se asignar 7.5.

COMPOSICIN SALARIAL (se consideran dos decimales)
11. Haber Bsico: Es tambin llamado Salario de Contratacin, es la retribucin base de contrato que est determinada en funcin a la ocupacin, no
incluye ningn otro componente o remuneracin adicional ni descuento ya sea por impuestos, seguridad social, cotizaciones sindicales u otras
obligaciones del trabajador.
12. Bono de Antigedad: Es el monto percibido por el trabajador a partir de los dos aos de servicio calificados en funcin a la escala establecida por la
Ley General del Trabajo.
Horas Extras
13. Nmero: Corresponde a las horas pagadas que exceden a la jornada normal de trabajo y que acumula en el mes un trabajador.
14. Monto Pagado: Es el monto que percibe el trabajador por las horas pagadas fuera de las que corresponden a la jornada normal sean diurnas o
nocturnas.
Bonos: Son las remuneraciones que el trabajador percibe por concepto de bonos que estn fijados por Ley o por convenios entre el
empleador y el trabajador.
15. Bono de Produccin: Es la retribucin monetaria que se paga por alcanzar metas productivas adicionales concertadas entre el empleador y los
trabajadores.
16. Dominicales: Tendrn derecho al pago por el da domingo no trabajado todos los obreros que en el curso del mes, hubiesen cumplido con su
horario completo de trabajo.
17. Otros Bonos: Corresponde a otro tipo de remuneraciones no especificadas anteriormente. As por ejemplo: Comisiones sobre ventas,
retroactivos y otros. Se excluye la indemnizacin por despido.
18. Total Ganado: Es el ingreso total que recibe nominalmente el trabajador, antes de efectuados los descuentos por el trabajo realizado para un
empleador durante un mes. Sus componentes fundamentales son: salario bsico, bono de produccin, bono de antigedad, monto pagado por horas
extras, bono de produccin, dominicales y otros bonos.
19. Descuentos: Constituyen deducciones legales realizadas por la empresa en proporcin al haber mensual a cuenta de otros organismos como ser:
20. AFP. Que representa el 12,21% que aporta el Empleado dependiente con destino al (Riesgo Comn 1.71%, Fondo de Capitalizacin Individual
10% y 0.5% comisin AFPs).
21. RC- I VA. Que representa el descuento que el empleador realiza en calidad de agente de retencin conforme a normas tributarias.
22. Y otros. Referido a los descuentos que en su caso realiza el empleador de acuerdo a una situacin dada (sin transgredir las Normas Laborales).
23. Lquido Pagable: Se registrar la diferencia entre los montos correspondientes a Total Ganado menos los Descuentos.
24. Firma de los Empleados.

PERSONAL PERMANENTE Y EVENTUAL
El llenado de la planilla se realizara tanto para el personal permanente y/o eventual considerando lo siguiente:

Eventuales: Su principal caracterstica es la temporalidad en el ejercicio de la actividad laboral al servicio del empleador, frente a las de
normalidad, continuidad y permanencia propias del trabajador que realiza sus labores con calidad de permanentes.
Permanentes Fijos: Es todo trabajador cuyas labores se encuentran dentro de las caractersticas de normalidad, continuidad y
permanencia; administrativamente para que sea considerado regular debe tener un tem previsto reflejado en los organigramas, manual de
funciones. Las caractersticas del vnculo laboral de dependencia son permanentes con el empleador.
Anexo N 1

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