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La comunicacin empresarial. Caso prctico


Laura, decidi estudiar el ciclo de Grado Medio de Tcnico en Gestin Administrativa de Formacin Profesional, termin sus estudios el curso pasado, vive en Huesca, no quiere salir a buscar trabajo fuera de su ciudad, hizo una seleccin de empresas en las que le gustara trabajar y envi su currculum. La llamaron de varias de ellas, e hizo entrevistas en todas las que respondieron a su peticin de bsqueda de empleo, y por fin en enero de este ao la seleccionaron en la empresa ETC, S.L que se dedica a la fabricacin de electrodomsticos, su trabajo se encuentra en el departamento de recepcin. En los ltimos aos se han ido perdiendo muchas pequeas empresas, lo que ha acentuado la caracterstica de ser una ciudad dedicada al sector servicios, adems hay que tener en cuenta que es una capital de provincia donde estn concentrados todos los servicios administrativos de las diferentes administraciones comarcales, autonmicas y estatales. Todava hay alguna empresa importante como la que Laura ha empezado a trabajar, en realidad ha tenido mucha suerte. A Laura le comunicaron que haba sido seleccionada para ocupar el puesto de trabajo vacante y pas el primer da visitando la empresa, conociendo como est organizada y cuales son las responsabilidades de cada departamento. Le han comentado que seguramente rotar por los distintos departamentos pues quieren a una persona que se sepa desenvolver en el mbito de la empresa aunque para eso necesite varios aos de formacin. Laura est contenta le gusta su trabajo, se ha integrado perfectamente, y hasta el momento considera que tiene una buena preparacin pues est poniendo en prctica todos los conocimientos adquiridos en los estudios. Un aspecto muy importante sobre el que le han insistido es el de saber transmitir fielmente la informacin y el buen uso que debe hacer de los medios de comunicacin existentes en la empresa. Laura est con los cinco sentidos quiere hacer bien su trabajo y se est esforzando por conseguirlo. En la empresa se valora mucho el que los trabajadores y trabajadoras se sientan parte de ella, por eso han establecido una serie de servicios sociales que hacen del trabajo una tarea que tienen que desempear, y de la que obtienen adems de un salario, unas prestaciones que les ayudan a llevar una mayor calidad de vida. Laura sabe que es una de las mejores empresas a las que poda acceder, ahora le toca a ella demostrar que es capaz de llevar a cabo las tareas que se le encomienden.

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1.- La comunicacin y la informacin.

Caso prctico
Laura lleva unos das trabajando en el departamento de recepcin, su trabajo es el de recibir a las personas que visitan la empresa gestionar el correo etc. Debe prestar especial atencin en lo que desean los visitantes pues tiene que enviarles a la persona adecuada o resolver las cuestiones que le plantean, adems ella es la primera imagen de la empresa debe ponerse en el lugar del cliente y resolver eficazmente los asuntos que van surgiendo a lo largo de la jornada. Un problema con el que se ha encontrado es el del idioma, pues a la empresa llegan clientes de otros pases sobre todo del Reino Unido y Laura no domina el ingls, sabe que es su asignatura pendiente.

Te imaginas que no hubisemos evolucionado en la forma de comunicarnos? Cmo ha ido evolucionando la comunicacin hasta llegar a lo que hoy conocemos? Vamos a tratar de despejar con alguna breve pincelada estos interrogantes. Nuestros antepasados sintieron la necesidad de comunicarse y establecieron que dentro de un contexto un sonido, un gesto quera expresar un sentimiento o un deseo, era una forma primitiva de comunicar algo que necesitaban transmitir a los seres de su misma especie. Los seres humanos se fueron agrupando llegando a constituir verdaderas sociedades y surgi la necesidad de una organizacin social para comunicarse lo que dio lugar a rituales y actividades ceremoniales, que implic diferentes formas de comunicacin, as fue surgiendo la importancia del lenguaje hablado. Esta forma de comunicacin fue evolucionando hasta que los antiguos egipcios plasmaron en las paredes mediante jeroglficos sus vivencias, de ah naci la escritura, el alfabeto y los nmeros. En la Edad Media la comunicacin es fundamentalmente no verbal la lectura y la escritura estaba reservada solo para los sacerdotes y algunos miembros de la realeza, y gran parte del conocimiento es transmitido por los rabes, quienes desarrollaron la escritura y llevaron a cabo muchos avances sobre todo en las matemticas. En la evolucin de la comunicacin podemos destacar el nacimiento de la imprenta y el telgrafo como medios de comunicacin que supusieron un antes y un despus en las comunicaciones, el primero porque la informacin quedaba plasmada en papel y llegaba a ms personas y el segundo porque transmita mensajes con un cdigo codificado llamado Cdigo Morse, lo que supuso el inicio de una nueva forma de transmisin de informacin utilizando canales nuevos de comunicacin. Estamos en la segunda dcada del siglo XXI, y atendiendo a los avances tecnolgicos surgidos desde mediados del siglo pasado ste va a ser el siglo de la comunicacin por excelencia. Desde que nos levantamos hasta que nos acostamos estamos sometidos a una continua cantidad de informacin que tenemos que ser capaces de procesar y conocer los medios a travs de los cuales nos llega. Vivimos en una sociedad en la que la comunicacin es muy importante, quien sabe comunicarse tiene el poder. Seguro que te has encontrado en algn momento de tu vida en una situacin en la que tenas que comunicar una informacin, y se te ha planteado dudas acerca de cmo solventarla, bien por el medio que tenas que utilizar, por el lenguaje, o por la persona a la que te tenas que dirigir.

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En este tema aprenders cmo debers hacerlo y cuales son los canales ms adecuados para cada situacin, distinguirs comunicacin de informacin y conocers la empresa por dentro con todos sus departamentos, espero que te guste.

Para saber ms
En el siguiente enlace puedes ver un video en el que explican los conceptos de tecnologa de la comunicacin y de la informacin:

Resumen textual alternativ o

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1.1.- Concepto de comunicacin.


Sabes la importancia que tiene el que los materiales del ciclo a distancia que ests estudiando estn bien elaborados y bien canalizados? La informacin que debes conocer se debe transmitir adecuadamente para que alcances los conocimientos necesarios y ser un buen profesional. Tambin tus profesores y profesoras podrn valorar si has sido capaz de alcanzar el nivel adecuado de conocimientos y capacidades marcados en este ciclo. Ahora podrs encontrar la importancia que tiene tanto la comunicacin como el canal a utilizar para transmitir la informacin. El ser humano ha tenido la necesidad desde siempre de comunicarse con los dems, y de un buen entendimiento en lo que quiere transmitir depende el que obtenga los resultados deseados, la comunicacin es muy importante y por eso hay que conocer los medios ms adecuados a utilizar para transmitir la informacin. Hoy da en el mundo empresarial es tan importante el saber comunicar que de ello depende, en gran medida, el xito de la empresa y su imagen hacia el exterior. La comunicacin se produce cuando existe un intercambio de informacin, entre personas mediante unos canales que ambas partes deben conocer. La comunicacin nos permite transmitir informacin a travs de canales como la televisin, la prensa escrita, el telfono etctera, cuando nos comunicamos intercambiamos ideas que son asumidas por las personas, lo que ha llevado al desarrollo integral de cada individuo y al progreso social a lo largo del tiempo.

Podemos definir la comunicacin como el proceso en que dos o ms personas intercambian mensajes utilizando unos canales y cdigos comunes que ambos conocen y que actan de soporte en el traspaso de la informacin.

Finalidad de la comunicacin.
Con la comunicacin podemos Transmitir informacin Realizar intercambios El hombre ha necesitado desde sus orgenes comunicarse y transmitir informacin, as podemos conocer como se comportaban nuestros antepasados. Cuando nos comunicamos intercambiamos pensamientos ideas y sentimientos. A travs de los diferentes sistemas de comunicacin transmitimos experiencias y conocimientos que pasan de unas generaciones a otras. El progreso, el desarrollo personal y social est basado en el proceso de transmisin de conocimientos y la asimilacin de stos por cada uno de nosotros.

Contribuir al desarrollo

Autoevaluacin
Seala las afirmaciones correctas. Con la comunicacin podemos: Contribuir al desarrollo personal y social basado en la transmisin de conocimientos y la asimilacin de stos por cada uno de nosotros. Seleccin correcta. Cambiar nuestra actitud frente a los dems individuos. Seleccin correcta.
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Conocer como vivan nuestros abuelos. Seleccin correcta. Mostrar Informacin La primera efectivamente es correcta porque es uno de los motivos por los que nos hemos desarrollado como sociedad y nos desarrollamos como personas. La segunda no es correcta porque nuestro cambio de actitud no depende de la comunicacin, depende de la informacin. La tercera es correcta porque desde siempre ha existido una necesidad de comunicarse con los dems y dejar constancia de lo que suceda en esa poca.

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1.2.- Concepto de informacin.


Cuando abrimos nuestro correo electrnico, comprobamos que recibimos una cantidad de mensajes de empresas comerciales, de amigos, etc. algunos de ellos son simplemente para hacer publicidad de su empresa, dar a conocer sus productos etc. y con un efecto piramidal en esa pgina encontramos enlaces a otras muchas. Qu hars t cuando ests trabajando en la empresa y tengas que hacer una seleccin de esos correos? No puedes borrarlos todos sin saber el contenido, por eso tendrs que hacer una seleccin de ellos, algunos requerirn una respuesta mientras que otros podrs eliminarlos directamente. Sin tu saberlo has hecho una distincin entre comunicacin e informacin ya que los mensajes que has eliminado simplemente te informaban, y aquellos a los que les has dado una respuesta has establecido una comunicacin, esa es la diferencia principal entre comunicacin e informacin. Todos los seres necesitamos informacin para sobrevivir y evolucionar en nuestro medio; estamos rodeados de informacin, que aunque no seamos conscientes de ello procesamos y seleccionamos, para aprender, para evolucionar y para adaptarnos a nuevos entornos. La informacin son datos que tratan de transmitir un mensaje, complementa la comunicacin, permite que los individuos cambien su comportamiento, aumenta el conocimiento, comunica nuevas realidades etc.

Podemos definir la informacin como un conjunto de datos sobre un tema que constituye un mensaje. La diferencia fundamental entre comunicacin e informacin es que sta no precisa retroalimentacin retroalimentacin, es decir que no necesita de una respuesta del interlocutor, en ingls feedback.

Finalidad de la informacin
Con la informacin podemos... Aportar datos sobre un tema Tomar decisiones Cambiar el comportamiento de las personas La informacin solo pretende aportar datos no necesita de feedback.

El individuo cuando ha recibido la informacin, la valora y decide que hacer, para que su decisin sea la ms acertada, respecto a sus necesidades. La actitud de las personas puede variar en funcin de la informacin que disponga.

Autoevaluacin
La informacin nos permite tomar decisiones y precisa de retroalimentacin. Verdadero. Falso. Bien, efectivamente se precisa de retroalimentacin, vas entendiendo los conceptos.
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1.3.- Relacin entre comunicacin e informacin en la empresa.


La comunicacin es una herramienta que facilita que la humanidad se entienda, permite que alguien, pueda expresar un mensaje, para que otro lo reciba ayuda a las personas a expresar sus opiniones, a compartir, a debatir, a sentirse identificadas, a oponerse, al final a relacionarse. Te has parado a pensar como influye en tus decisiones de compra la informacin que has recibido de un producto y el medio que han utilizado para darlo a conocer? Un producto cuando se da a conocer de forma eficiente, supone para la empresa unos buenos beneficios, pues habr sabido transmitir al consumidor final un mensaje de confianza frente a otros productos de la competencia. La comunicacin en la empresa, es la necesidad que sta tiene de informar de lo que hace y para quin lo hace, esta informacin que ofrece ayuda a que se le conozca utilizando los canales de comunicacin que las tecnologas ponen a su alcance. Podemos concluir que la informacin y la comunicacin estn directamente relacionadas al ser complementaria una de la otra.

La relacin que se establece entre la comunicacin y la informacin en la empresa es que la informacin que se da a conocer utilizando los medios y canales de comunicacin establecidos en ella, debe obtener una respuesta por parte del receptor del mensaje. Cuando el interlocutor responde, la informacin, se transforma en comunicacin, al existir respuesta por parte del receptor de la informacin.

Autoevaluacin
En las afirmaciones que aparecen a continuacin indica las respuestas correctas: Informacin y comunicacin significan lo mismo. Seleccin correcta. La comunicacin requiere un canal de transmisin para enviar la informacin al receptor. Seleccin correcta. La informacin complementa la comunicacin. Seleccin correcta. Mostrar Informacin La primera es incorrecta porque la comunicacin necesita de feedback. La segunda es correcta, has captado la idea. La tercera es correcta, ests avanzando en tus conocimientos.

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1.4.- La empata y la asertividad en la comunicacin.


La empata segn el diccionario de la Real Academia Espaola dice es "Participacin afectiva, y por lo comn emotiva, de un sujeto en una realidad ajena", traducido a un lenguaje coloquial podemos decir que es sentir las penas, los temores, las alegras y las emociones del interlocutor, ponindose en su lugar y respondiendo a sus reacciones emocionales. La asertividad se define como: "la habilidad de expresar nuestros deseos, partiendo del respeto hacia los dems y hacia uno mismo, evitando el conflicto pero diciendo de una manera amable, franca, abierta, directa y adecuada, con seguridad y confianza lo que queremos decir, y aceptando que la postura de los dems no tiene por qu coincidir con la nuestra. El elemento bsico de la asertividad consiste en atreverse a mostrar nuestros deseos de forma amable, franca, etc., pero el punto fundamental consiste en lanzarse y atreverse. Un ejemplo de esta situacin sera: cuando vamos a un bar a tomar unas copas y te das cuenta que la copa est sucia con pintura de labios de otra persona. Aplicando el principio de la Asertividad nos interesa llevarnos bien con el camarero, para que nos de un buen servicio mientras estemos en el local, pero al mismo tiempo debemos decirle al camarero sonriendo y mirndole a la cara que por favor nos cambie la copa.

Caractersticas de la empata y de la asertividad


Empata Permite ponerse en situacin de escuchar lo que dice el interlocutor Permite sentir lo que la otra persona pueda sentir, mirando ms all de las palabras o de los gestos La empata debe ir acompaada del juicio racional y del pensamiento reflexivo La empata puede lograr xitos importantes y mejoras en las relaciones humanas Asertividad Permite decir lo que uno piensa y actuar en consecuencia Permite hacer lo que se considera ms adecuado para uno mismo Permite defender los propios derechos, intereses o necesidades sin agredir u ofender a nadie No permite se agredido u ofendido, evitando situaciones de ansiedad.

Para saber ms
En el siguiente vdeo puedes ampliar informacin sobre algunas reacciones que pueden adoptar los trabajadores y trabajadoras cuando aparece una nueva situacin ante la modificacin de las condiciones de trabajo.

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1.5.- La aplicacin de la escucha activa.


Te has parado a pensar si todo lo que llega a tus odos lo procesas y lo retienes en tu memoria?. Seguro que no sabras decir cual es el primer sonido que has escuchado en el da de hoy. Gran parte de nuestro tiempo lo pasamos escuchando, aunque solo retenemos una cuarta parte de la informacin que recibimos, para solucionarlo debemos aplicar y mejorar las tcnicas de escucha. Para que se produzca una comunicacin eficaz el receptor debe interpretar el mensaje en el mismo sentido que el emisor lo ha querido transmitir, si esto se produce conseguiremos que en la transmisin del mensaje se haya producido la escucha activa. El primer paso para lograr una buena comunicacin es conocer la diferencia entre or y escuchar. Or es: Percibir con el odo los sonidos, es la primera parte del acto de escuchar. Es un acto puramente fisiolgico.

Esto es or.

Escuchar es: Prestar atencin a lo que se dice. Requiere un esfuerzo para procesar mentalmente e interpretar el mensaje que se ha odo. La escucha activa la podemos definir como la habilidad de escuchar no slo lo que la persona est expresando directamente, sino tambin los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se est diciendo. Hace falta tener empata, ponerse en el lugar del otro, entender los motivos, aunque nosotros no estemos de acuerdo. Tambin tenemos que estar preparados psicolgicamente para escuchar, y expresar al interlocutor que le escuchas con frases como (ya, si, um, uh etc.)y con expresiones de comunicacin no verbal como (gestos, contacto visual etc.)
Esto es escuhar. Por otro lado debemos evitar ciertas conductas como: Interrumpir al que habla, juzgar lo que est diciendo; contar lo que a ti te pasa cuando es el otro el que intenta contarte lo que le sucede, distraernos con elementos como ruidos, personas que pasan cerca de nosotros etc.

Para saber ms
En el siguiente vdeo puedes ampliar informacin sobre los errores ms frecuentes que se cometen en general por las personas a la hora de escuchar.

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1.6.- Clasificacin de la comunicacin.


A lo largo del da, te habrs comunicado con muchas personas y habrs utilizado diferentes medios, con tanta naturalidad que no te habrs dado cuenta de ello pero, dependiendo del medio que hayas empleado para comunicarte podrs hacer una clasificacin de la comunicacin que podra ser la siguiente: segn el lenguaje que utilizamos para comunicarnos, segn el mbito en que se desarrolla, segn el nmero de personas a quien va dirigido y segn el tiempo que emplea el mensaje en llegar. Cada una de ellas tiene sus propias peculiaridades que la hacen ms o menos efectiva en la transmisin de la informacin, y deberemos utilizarlas potencindolas o no, en funcin del lugar en el que nos desenvolvamos y el mensaje que vayamos a transmitir.

Clasificacin de la comunicacin
Segn el lenguaje que utilizamos para comunicarnos Comunicacin verbal Comunicacin no verbal Contacto visual Gestos Movimientos de brazos y manos Postura Distancia corporal

Con nuestras palabras y el tono de nuestra voz expresamos emociones y sentimientos.

Ejemplo: Cuando recibimos un regalo por parte de una amiga o un amigo y le decimos has dado en el clavo, es justo lo que necesitaba pero con el gesto expresamos una emocin de desagrado, estamos produciendo en nuestro interlocutor o interlocutora una situacin de desconcierto, pues se est dando cuenta que no se corresponde lo que se dice con la palabra con lo que se expresa con el gesto. (Es muy importante que los mensajes verbales y no verbales sean coincidentes). Segn el mbito en que se desarrollan Comunicacin de entrada La comunicacin de entrada se refiere a todos los mensajes que recibe la empresa del exterior, a travs de cualquier medio de comunicacin ya sea fsico o electrnico. Comunicacin Salida

La comunicacin de entrada se refiere a todos los mensajes que recibe la empresa del exterior, a travs de cualquier medio de comunicacin ya sea fsico o electrnico.

Ejemplo: (correo ordinario) Carta comercial de un cliente comunicando una incidencia en la recepcin de un pedido. Segn el nmero de personas a quien va dirigido Comunicacin personal
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Comunicacin de grupo
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En la comunicacin personal existen relaciones de tipo individual donde el cliente o potencial cliente recibe una informacin personalizada que le hace sentir protagonista. Intervienen normalmente dos personas, es una relacin directa, se encuentran fsicamente cerca. Ejemplo: Un comercial visita a un cliente o clienta ofrecindole un nuevo producto que se lanzar al mercado en la prxima campaa de Navidad.

Intervienen varias personas es una comunicacin impersonal, la misma informacin es recibida por varios colectivos de personas. En la comunicacin de grupo se incluyen las relaciones pblicas y la publicidad, por lo que la comunicacin es impersonal, va dirigida al pblico en general, y cada individuo recoge la informacin que se ofrece en funcin de las necesidades de ese momento.

Ejemplo: Mediante los medios de comunicacin (prensa, radio, televisin etc.) se publicita un producto. Todos los lectores, oyentes y televidentes de esos medios reciben ese mensaje y cada uno de ellos se marca la necesidad de adquirir o no, ese producto por lo que ya no se es protagonista de la informacin pues al mismo tiempo la estn recibiendo muchas personas. Segn el nmero de personas a quien va dirigido Comunicacin Inmediata Conversacin Comunicacin Diferida Correo Postal Comunicacin Urgente Telfono, Fax, Chat etc

Autoevaluacin
El lenguaje que empleamos para comunicarnos, puede ser de entrada y de salida? Verdadero. Falso. Efectivamente, vas por buen camino.

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1.7.- Elementos y proceso de la comunicacin.


Para que haya comunicacin es imprescindible que se respeten los siguientes elementos que son los artfices para que sea eficaz, vamos a analizarlos. Toda transmisin de informacin necesita de unos elementos que son los vistos en el apartado anterior y de un proceso de comunicacin del mensaje. El proceso sigue una secuencia lgica desde su elaboracin hasta la recepcin.

Ejercicio resuelto
Un anuncio en la clase de Juan, informa que se va a celebrar una charla coloquio sobre Prevencin de Riesgos Laborales, por el profesor de la asignatura de FOL, el da 20 de octubre a las 12,30 horas en el saln de actos del Instituto. Juan asiste a la mencionada charla y tiene oportunidad de preguntar al final de la misma acerca de las medidas de prevencin de incendios que existen en el Instituto, se le informa de cules son esas medidas y adems se acuerda realizar un simulacro dentro de una semana. a. Distingue en el supuesto anterior la comunicacin y la informacin. b. Identifica en el supuesto anterior los distintos elementos de la comunicacin.

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1.8.- Barreras en el proceso de la comunicacin.


Alguna vez no habrs podido comunicarte con alguna persona a la que tenas que transmitirle un mensaje, por alguna causa ajena a ti y que no habrs podido controlar por no estar a tu alcance la solucin al problema, o bien por no saber utilizar el lenguaje apropiado o por defectos orgnicos en la vista o en la audicin en alguno de los interlocutores, estas interferencias se denominan barreras de la comunicacin.

Las barreras de la comunicacin son factores externos que dificultan la correcta comunicacin entre el emisor y el receptor.

Autoevaluacin
Relaciona la situacin que se plantea con la barrera de comunicacin que consideres que se est produciendo, escribiendo el nmero de la barrera en el cuadro correspondiente.

Ejercicio de relacionar
Situacin Un empresario que solo habla espaol se tiene que comunicar con un empresario que solo habla chino. Delante de las oficinas de la empresa se estn realizando unas obras ruidosas. Falta de concentracin en el personales. trabajo por problemas Relacin Barrera de comunicacin 1. Barreras psicolgicas. 2. Barrera en el emisor y receptor. 3. Barreras fsicas. 4. Barreras en el mensaje.

Un comercial tiene que aprenderse el proyecto diseado por un arquitecto de un edificio con todos los detalles tcnicos. Reiniciar Mostrar las respuestas

Tu puntuacin es 4/4. Debes conocer muy bien las barreras de la comunicacin para llegar a identificarlas correctamente en cada situacin planteada

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2.- Tipos de comunicacin empresarial.

Caso prctico
En la empresa ETC, S.L donde trabaja Laura sus dirigentes tienen especial cuidado con la comunicacin porque saben que influye directamente sobre el resultado de la actividad empresarial. Conocen la importancia de establecer los mejores sistemas de transmisin y recepcin de los mensajes que se emiten entre la empresa y sus clientes, consumidores, proveedores y dems integrantes de la empresa con su entorno. Cul es el sistema de informacin y comunicacin externo e interno para que todo el mundo tenga claro cmo funcionan las cosas? A Laura le gustara relacionarse con sus compaeros de manera cordial y poder realizar su trabajo en un buen ambiente laboral, qu normas de convivencia laboral debe tener en cuenta?

En este apartado veras que la comunicacin es un instrumento importante para la empresa, que debe cuidar todos los aspectos esenciales para lograr una buena comunicacin y la mejor forma de conseguirlo es a travs de la elaboracin de un plan de comunicacin empresarial. El plan de comunicacin empresarial recoger la forma correcta y coordinada de integrar el proceso de comunicacin a todas las personas de la empresa y en todos los mbitos: 1.- Interna, hacia el interior de la empresa. 1.1.- Ascendente. 1.2.- Descendente. 1.3.- Horizontal. 2.- Externa, hacia el exterior de la empresa. 2.1.- Hacia el mercado: comunicacin al pblico, con los colaboradores y profesionales. 2.2.- Hacia el entorno social, comunicacin financiera, poltica, con la opinin pblica y con los medios de comunicacin. La comunicacin en la empresa es una necesidad diaria que debe realizarse de forma regular y controlada.

Para saber ms
El siguiente enlace de CN crece negocios.com puede ayudarte a entender los tipos de comunicacin interna, que vas a estudiar en los siguientes apartados. Tipos de comunicacin en una empresa.

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Autoevaluacin
Cuando una empresa realiza una consulta a la Seguridad Social sobre el grupo de cotizacin que le corresponde a un trabajador se considera que es una comunicacin: De salida y personal. De salida y grupal. Correcto, ya que se produce con un organismo oficial de fuera de la empresa y va dirigida a una persona.

Se recibe en la empresa una llamada de un cliente solicitando urgentemente un pedido que posteriormente confirmar por correo Qu tipo de comunicacin es la que se acaba de recibir? De entrada y diferida. De entrada e inmediata. Urgente y de salida. Correcto, nace en el exterior de la empresa y al mismo tiempo que se genera se est recibiendo por el interlocutor.

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2.1.- La comunicacin interna en la empresa.


Si analizas como se est desarrollando la sociedad empresarial del nuevo siglo te dars cuenta de lo importante que es una adecuada poltica de comunicacin interna que contribuya a que la empresa consiga los objetivos marcados. Muchas empresas desconocen que han de saber motivar al capital humano hacindoles partcipes de la propia empresa consiguiendo una lealtad que permita a la organizacin ser competitiva. La comunicacin interna se convierte en la herramienta ms importante con la que potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados y empleadas a la compaa. Los objetivos que se pretenden alcanzar con la comunicacin interna son entablar una comunicacin eficaz entre los integrantes que forman la direccin y los departamentos de la empresa esto se consigue a travs del canal, que es el medio por el cual fluye el mensaje con el fin de hacer llegar la informacin necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Cada organizacin debe gestionar su comunicacin interna con un proyecto que contemple las necesidades de la organizacin y de su personal determinando los canales ms apropiados en cada caso. A continuacin reflejamos las herramientas ms utilizadas, que cada empresa deber elegir una vez analizadas: 1. Buzn de sugerencias, donde los empleados y empleadas pueden expresar sus inquietudes y propuestas de cambio, hablar y ser escuchados. 2. Intranet, red privada de la empresa con acceso restringido a los empleados y empleadas para realizar consultas, compartir informacin y noticias, inscribirse a un curso de formacin, etctera. 3. Reuniones, desayunos y almuerzos, son una forma de motivacin y fomentan la participacin. 4. Revista interna impresa o revista digital, analizan los temas ms importantes de la organizacin y los dan a conocer a todo el personal impulsando la participacin. 5. Tabln de anuncios, se informa de noticias, novedades, y cambios. 6. Correo electrnico de comunicacin, se enva y reenva informacin a todo el personal de la empresa. 7. Adems reuniones, telfono de informacin, jornadas de puertas abiertas, manual de bienvenida y otras. Es necesario resaltar la importancia de las relaciones humanas en el mundo del trabajo, ya que si no se desarrollan de forma cordial, afectan a la productividad y eficiencia de las empresas. Por eso, la direccin debe conseguir equipos de trabajo donde existan buenas relaciones humanas, sin ambientes conflictivos y minimizando las discordias.

Para saber ms
En el siguiente enlace a Microsoft.com puedes comprender lo importante que es la comunicacin en la empresa del siglo XXI. Herramientas de comunicacin interna.

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2.2.- La comunicacin externa en la empresa.


La comunicacin externa es la que nace de la transmisin de informacin desde rganos de la propia empresa hacia el exterior considerando organismos oficiales, clientes, proveedores y pblico en general con la finalidad de dar una buena imagen de la empresa ofertando un buen producto o prestando un buen servicio y utilizando las herramientas necesarias para conseguir este fin. En la comunicacin externa diferenciamos la comunicacin persona l y de masas. La comunicacin personal se produce cuando existe un contacto directo: son los servicios que ofrece la empresa como atencin al cliente, ventas y marketing. La comunicacin de masas va dirigida a los consumidores y consumidoras dando a conocer el producto a travs de los medios de comunicacin como la publicidad, las relaciones pblicas y la promocin de ventas. Para conseguir el xito en el proceso de comunicacin existe una tcnica conocida que es la regla AIDA (Atencin, Inters, Deseo, Accin) que se debe seguir para conseguir una buena comunicacin externa. Todas estas acciones se consiguen utilizando herramientas como la publicidad y las relaciones pblicas cada vez ms consideradas por las empresas, donde se invierten muchos recursos, al ser conocedores del impacto que tiene en los consumidores y en las consumidoras la informacin transmitida por los medios de comunicacin.

Autoevaluacin
La empresa FLANDI S.A de productos lcteos decide hacer una campaa publicitaria que incluye un anuncio en prensa informando del patrocinio de la empresa a una ONG. Va a destinar cinco cntimos de euro de cada unidad vendida, adems informa sobre el producto. Seala la afirmacin correcta: El patrocinio de la ONG son relaciones pblicas para la empresa. La publicidad solamente debe informar del producto, la comunicacin del patrocinio es irrelevante y supone un coste aadido para la empresa. El patrocinio de la ONG es una imagen negativa para la empresa. Efectivamente es correcto porque es una forma de llegar al pblico.

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2.3.- Flujos y canales de comunicacin.


Dentro de la empresa se producen diferentes tipos de comunicacin que son imprescindibles para su buen funcionamiento y que estn directamente relacionadas con el resultado empresarial. Si tenemos en cuenta la direccin en que circula la informacin hasta llegar a sus destinatarios podemos hablar de flujos de informacin que pueden ser internos y externos. 1.- Externos, que relaciona a la empresa con el exterior en aspectos como el marketing, servicio de atencin al cliente y las relaciones pblicas. 2.- Internos, que se producen entre el personal de la empresa, en aspectos como la toma de decisiones acertadas, el buen clima laboral en el trabajo y la informacin que debe llegar a los trabajadores para que se sientan integrados en los distintos proyectos. A su vez la comunicacin interna circula en sentido horizontal y vertical. 2.1.- Horizontal. (Tambin llamada lateral)La comunicacin que se da entre dos o ms miembros de un mismo nivel jerrquico y cumple funciones de intercambio de informacin, coordinacin y apoyo entre el personal. Un claro ejemplo serian las comunicaciones entre jefes de departamento para integrar y coordinar los distintos trabajos. 2.2.- Vertical. Cuando se transmite de arriba hacia abajo o viceversa que a su vez puede ser descendente y ascendente, segn la direccin: 2.2.1.- Vertical descendente: Es la comunicacin que circula desde puestos superiores a inferiores. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado cumplen funciones de informar, motivar, controlar, asignar tareas, proporcionar instrucciones y trasmitir rdenes. 2.2.2.- Vertical ascendente: Es la comunicacin que circula desde puestos inferiores a superiores y cumple funciones de evaluacin de los procesos en los que participan los trabajadores y las trabajadoras, informar, sugerir, informes de desempeos preparados por supervisores, buzones de sugerencia, encuesta de actitud de los empleados y empleadas, procedimientos para expresar quejas o sugerencias. En el esquema de la derecha podemos observar algunos ejemplos de procedimientos de comunicacin adecuados en cada momento. La falta de comunicacin genera conflictos en el mbito empresarial y es responsabilidad de la direccin el iniciar y mantener una buena comunicacin en la empresa y que la informacin fluya en ambas direcciones algo importante e imprescindible para lograr alcanzar las metas propuestas con el mnimo de problemas. Un ejemplo practico seria el caso de una persona encargada de la supervisin de un departamento que recurre a un memorndum o carta para transmitir un mensaje a un empleado o empleada, cuando una llamada seria ms rpida y apropiada ya que conseguira evitar el proceso burocrtico, la organizacin debe corregir este problema y podra hacerlo mediante cursos instructivos, seminarios y actividades de grupo que aclaren la red adecuada en cada caso.

Autoevaluacin
Un auxiliar administrativo dirige un informe a la direccin del departamento de contabilidad. El flujo de comunicacin que utiliza es ascendente?
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Verdadero. Falso. Esta era sencilla, verdad?.

El gerente entrega a los empleados un escrito con la tarea que deben realizar. El flujo de comunicacin que utiliza es horizontal? Verdadero. Falso. Efectivamente vas por buen camino.

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2.4.- Las relaciones laborales en la empresa.


Las personas somos seres sociales por naturaleza y tanto dentro de la empresa como fuera de ella, vivimos las relaciones humanas, nos relacionamos unos con otros, todos los das y a todas horas. Dentro de este conjunto natural nos encontramos con dos tipos bien diferenciados de relaciones, unas son cuando tratamos con una amistad o con la familia, son las humanas o primarias y otra cuando tratamos con una persona a nivel profesional es una relacin laboral o secundaria. Clasificacin de las Relaciones Humanas 1.- Relaciones Primarias: Se establecen cuando las personas se relacionan entre s, por compromisos sociales con familiares y de amistades. 2.- Relaciones Secundarias: Se originan en el trabajo por la necesidad de un servicio o funcin que puede prestar una persona. A su vez las relaciones secundarias pueden ser formales e informales: 2.1.- Relaciones laborales formales: son las que se establecen entre los trabajadores y trabajadoras en funcin del puesto de trabajo que ocupan en la empresa y vienen determinadas por la organizacin formal. 2.2.- Relaciones laborales informales: son las que se crean entre los trabajadores y trabajadoras por sus caractersticas personales, amistad y aficiones, entre ellos se establecen unos vnculos que los relacionan a nivel informal y que pueden influir en las relaciones laborales. Un elemento que interfiere en este tipo de comunicacin y que puede presentarse de forma positiva o negativa es el rumor el cual corre de persona a persona. El rumor puede ser negativo o beneficioso para la empresa. Cuando crea un ambiente de tensin, de expectativa y desasosiego entre el personal se considera negativo. Por ejemplo, cuando se hace un ERE en la empresa, y surge el rumor que podra haber despidos, hace que todos se sientan preocupados por su futuro, crendose un clima de tensin. La forma de evitar el rumor de un posible despido, hubiese sido comunicando oportunamente las razones o motivos del ERE a todos los trabajadores y trabajadoras.

Podemos definir las relaciones laborales como un conjunto de normas (derechos y deberes) que regulan las relaciones de empresa con los trabajadores y trabajadoras en el marco del proceso productivo.

Todos los aspectos que repercuten en el desarrollo del trabajo, normas legales, supervisin, contenido del puesto, seguridad en el empleo, oportunidades de progreso, satisfaccin laboral, etc. son caractersticas a tener en cuenta para que las relaciones laborales sean optimas para todos los integrantes de la empresa.

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Para saber ms
En el siguiente enlace encontraras una pgina web con artculos publicados y temas afines a la relacin laboral, como el clima laboral, liderazgo y comunicacin. Blog relaciones humanas en la empresa.

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2.5.- La motivacin en el trabajo.


Todas las personas dependen en mayor o menor grado de otras para sobrevivir, pero ms an tienen dependencia del trabajo, como medio para conseguir un salario y como manera de desarrollarse como persona o profesional. Podemos afirmar que los elementos que influyen en los individuos para trabajar no estn reducidos a una motivacin puramente econmica, abarcan recompensas sociales, el respeto, la aprobacin, el estatus y el sentimiento de utilidad. En la motivacin laboral podemos distinguir factores propios y externos: 1. Factores propios. Son los elementos relacionados directamente con el puesto de trabajo como el salario, la flexibilidad laboral, el horario, el tiempo de descanso, el ambiente laboral que repercuten directamente en la satisfaccin de trabajador y en su motivacin. 2. Factores externos. Son las variables del entorno del trabajador donde podemos destacar la vida familiar (relaciones con padres, hermanos y hermanas, descendientes y sus diferentes problemticas), el contexto social econmico y acadmico son algunos factores que se producen fuera del entorno laboral de las personas pero que tienen efectos importantes en su motivacin. La motivacin laboral es una de las herramientas ms tiles en las empresas, de all el inters en ver de qu manera se puede incentivar correctamente a cada uno de los integrantes del equipo humano. La personalidad de los empleados y empleadas, el inters y entusiasmo por el trabajo y la responsabilidad para tomar decisiones son variables que se pueden aprovechar como factores motivacionales para trabajar ms y mejor. Las necesidades del ser humano se pueden clasificar en bsicas y personales. Podemos enumerar como bsicas, el alimento, casa, agua, vestido, salud y educacin. Las necesidades personales son el resto que podramos definir como deseos que dependen de cada persona, como un coche, un ordenador y un viaje. La motivacin obtenida es directamente proporcional a los objetivos y metas que alcance el trabajador con el desarrollo de su actividad laboral. Una forma permanente de motivacin es lograr un clima laboral sano y sin conflictos, que las relaciones transcurran satisfactoriamente y sin tensiones, por ello debes tener en cuenta las siguientes estrategias para favorecer una mejor convivencia con los compaeros de trabajo. Actualmente son muchos los mecanismos que se utilizan para lograr un clima laboral sano y satisfactorio y unas relaciones sin tensiones y conflictos. Para conseguir una mejor convivencia con los compaeros de trabajo debemos tener en cuenta las siguientes estrategias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Observar los aspectos favorables en cada persona con la que nos relacionamos. Estar predispuesto y abierto a ideas nuevas para solucionar problemas. Cultivar las habilidades de comunicacin para mejorar el ambiente laboral. Utilizar una sonrisa franca y natural, que se contagia y derrite el hielo laboral. Dedicar tiempo para relacionarnos con los dems compaeros y compaeras. Evitar las actitudes negativas siguientes: el aislamiento, no cumplir lo prometido, hablar de forma agresiva o con soberbia, hacer bromas pesadas a costa de otros y hablar mal de las personas que no estn presentes.

Est demostrado que en las empresas con xito y prsperas trabajan un importante nmero de personas que encuentran facilidades, oportunidades y medios que les ayudan a satisfacer sus necesidades bsicas, sociales y econmicas. Si la persona que trabaja se siente realizada y feliz, trabajar con comodidad y esmero; ello se traducir en ventas de productos y servicios de alta calidad, lo que a su vez atraer clientes y eso se traducir en ganancias y liderazgo para la empresa.

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Para saber ms
En el siguiente enlace a la pgina web de la OIT, Organizacin Internacional del Trabajo, puedes ampliar informacin sobre el trabajo en el mundo. Institucin mundial que elabora las normas internacionales del trabajo.

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3.- La organizacin empresarial.

Caso prctico
Laura ya conoce la empresa, como est organizada, los departamentos y las responsabilidades de cada uno de ellos. Ahora tendr que analizar el modelo de organizacin elegido por su jefe Antonio y compararlo con los tipos de organigramas existentes para realizar las mejoras correspondientes. Esta eleccin nace de la filosofa de la empresa Ser una organizacin en la que el jefe es el que manda y los dems deban obedecer? Tendr Laura la posibilidad de especializarse en las tareas propias de cada departamento, colaborando en la toma de decisiones y mostrando su propia creatividad para alcanzar los fines perseguidos por la empresa? Laura tambin deber conocer unos principios que son bsicos en la organizacin de toda empresa y como rotar por todos los departamentos, comprobar la importancia que tiene la coordinacin de todos ellos para conseguir los mejores resultados en cada una de las operaciones realizadas.

Todos hemos comprobado en nuestro quehacer diario, la importancia que tiene el tener nuestras cosas ordenadas para luego localizarlas rpidamente. Si esta idea la llevamos al mbito empresarial, comprobaremos como una empresa mal estructurada es sinnimo de caos y falta de eficiencia. Precisamente esto es lo que tenemos que evitar en nuestro negocio. Vamos a observar la organizacin de una empresa. En primer lugar nos fijaremos en si el organigrama plasma fielmente la organizacin real de la empresa y en segundo lugar comprobaremos si es efectiva la gestin documental.

Para saber ms
En este vdeo encontrars un smil entre la empresa y un rbol centenario, el cual te ayudar a entender la organizacin de una empresa.

Resumen textual alternativ o

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3.1.- La empresa como organizacin. Organigramas.


Acabas de ver la importancia que tiene la organizacin en todos los niveles, pero nos vamos a centrar en la empresa, as pues, organizar significa ordenar todos los recursos productivos de la empresa (personas, tareas, objetivos, procedimientos de control, etctera).

Un organigrama es la representacin grfica de la organizacin de una empresa. Indica los grados de jerarqua, autoridad, relaciones, funciones y responsabilidades entre todas las personas que integran la organizacin, siendo tambin un medio de anlisis de la misma.

Ventajas e inconvenientes de los organigramas.


Ventajas 1. Permiten identificar las relaciones de jerarqua y tareas entre los distintos departamentos. 2. Los trabajadores ven claramente la organizacin de la empresa, permitindoles comprobar donde se encuentran ellos en la misma. 3. El trabajador identifica el reparto de tareas dentro de la organizacin, (aunque no vienen plasmadas en l). Inconvenientes

1. Deja ver la estructura de la organizacin en un momento dado, por lo que si se modifica esta, debe cambiarse tambin el organigrama. 2. No vemos la organizacin informal de la empresa. 3. Aunque plasma de forma sencilla la organizacin, vemos que es ms compleja que lo que aparece en el organigrama.

Para saber ms
En este vdeo encontrars un tutorial, el cual te ayudar a realizar los organigramas. No lo dudes, haz clic y podrs comprobar su sencillez.

Resumen textual alternativ o

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En esta presentacin vers un resumen de los elementos fundamentales que has estudiado en la organizacin empresarial.

Resumen textual alternativ o

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3.2.- Principios de la organizacin (I).


Para alcanzar sus objetivos y conseguir que la estructura de la organizacin sea eficaz, es necesario que se combinen en la empresa todos sus elementos (personas, trabajo, capital), para ello es necesario seguir una serie de reglas o principios:

Principios de la organizacin (I)


Principio de unidad de jerarqua y unidad de mando Indica la lnea de autoridad, de esta forma sabe el trabajador quin es su superior y quines son sus subordinados.

Ejemplo: El responsable del departamento de RRHH, est supeditado a las directrices marcadas por la Gerenca de la empresa. A su vez este tiene a su cargo a los responsables de las secciones de Formacin, Nminas y Seguros Sociales, ya que son subordinados suyos. Principio de fijacin de los objetivos Con claridad y precisin se deben sealar los objetivos que pretende alcanzar cada departamento, siempre supeditados al inters general de la empresa.

Ejemplo: El departamento de contabilidad tiene como objetivo controlar y conocer los beneficios o prdidas; el departamento de compras adquirir las mercancas o materias primas a los proveedores en las mejores condiciones; el departamento comercial favorecer las relaciones con la clientela para conseguir satisfacer sus necesidades y vender. Todos ellos tienen que coordinarse para alcanzar el objetivo final de la empresa. Principio de delegacin de autoridad y responsabilidad Este principio permite al superior jerrquico delegar determinadas funciones en sus subordinados, siendo estos los responsables de realizar y responder de los resultados obtenidos.

Ejemplo: Si el responsable del departamento de RRHH delega a un trabajador o trabajadora la realizacin de un contrato con unas caractersticas determinadas, este debe responder con su cumplimiento.

Autoevaluacin
Qu principio de la organizacin trata de conseguir que cada trabajador o trabajadora realice las tareas relacionadas con los conocimientos adquiridos? Principio de unidad de jerarqua. Principio de especializacin. Principio de delegacin de autoridad. Principio de fijacin de objetivos. Muy bien!, sigue as.

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Para saber ms
En este enlace puedes encontrar informacin relacionada con este apartado: organigramas, tipos de organigramas, estructura organizacional y elementos de la organizacin. Tipos de organigramas, estructura organizacional y elementos de la organizacin.

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3.2.1.- Principios de la organizacin (II).


Analiza la importancia que tiene para la buena organizacin de la empresa, el seguir estos principios.

Principios de la organizacin (II)


Principio de especializacin Cada trabajador y trabajadora debe realizar las tareas relacionadas con sus conocimientos, sabiendo en todo momento el trabajo concreto que ha de realizar.

Ejemplo: Si tengo que contratar a una persona para ocupar un puesto de trabajo, tendr en cuenta aquella que tenga el perfil ms idneo en relacin a las tareas que tenga que realizar. Principio de departamentalizacin Todas las actividades de la misma naturaleza son asignadas a unidades de trabajo especficas. Los departamentos.

Ejemplo: En una empresa aunque sea pequea siempre tiene que existir un reparto de tareas, englobando aquellas que tienen la misma naturaleza, consiguiendo as la especializacin. Todas las tareas deben ser coordinadas por el superior jerrquico, el cual har posible el buen final de las mismas gracias a esa coordinacin.

Principio de coordinacin

Ejemplo: Cada departamento en la empresa no funciona de forma separada, ya que siempre tiene que existir enlaces entre departamentos o secciones para llegar a buen fin cada operacin. Los responsables de la empresa tienen que cuidar el clima laboral, haciendo que los trabajadores y trabajadoras se impliquen directamente en las actividades, participando activamente en las mismas, siendo este el mejor camino para conseguir los objetivos.

Principio de motivacin

Ejemplo: Todos podemos entender como el personal de la empresa bien motivado, tendr un rendimiento superior, ya que esa satisfaccin en el trabajo se transmite dentro y fuera de la empresa.

Autoevaluacin
La participacin del trabajador o trabajadora en las actividades de la empresa, en qu principio de la organizacin viene recogido? Principio de coordinacin. Principio de delegacin de autoridad y responsabilidad. Principio de fijacin de objetivos. Principio de motivacin.
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Perfecto, esta respuesta es la correcta. Una de las formas de motivar al personal de la empresa es implicarlos en grupos de trabajo, hacer que se sientan reconocidos por la empresa.

Reflexiona
Te has parado a pensar cmo sera una empresa que no tuviera en cuenta estos principios que acabas de estudiar?

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3.3.- La organizacin Jerrquica.


Estos principios que acabas de estudiar, no son aplicados por todas las empresas de la misma forma, dependen de cmo se quiera organizar, del tamao de la empresa y de los estilos de liderazgo ( autoritario, democrtico, laissez-faire). Debes entender por organizacin jerrquica, ordenar los recursos humanos de la empresa, estableciendo grados de autoridad y responsabilidad. Fjate como los departamentos ubicados en la misma lnea jerrquica, tienen el mismo grado de autoridad y los departamentos inferiores dependen de ellos. Debes observar la lnea que une los departamentos, para saber si existe dependencia de uno u otro. El Departamento staff no tiene autoridad, simplemente asesora a la direccin. Los modelos de organizacin interna ms utilizados por las empresas son: Organizacin Jerrquica, Organizacin Funcional y Organizacin Mixta.

Modelo de organizacin jerrquica.


Caractersticas de la organizacin jerrquica Este modelo organizativo se basa fundamentalmente en los principios de unidad de objetivo, jerarqua, unidad de mando y delegacin de autoridad y responsabilidad. Todos los trabajadores y trabajadoras de la empresa conocen quines son sus superiores e inferiores jerrquicos. Encontramos este modelo organizativo en aquellas pequeas y medianas empresas, donde la autoridad est claramente determinada y centralizada en una sola persona. Imagnate una empresa donde tu jefe superior te dice exactamente lo que tienes que hacer, tus puntos de vista y tu creatividad aqu no existen, es decir orden y mando, como si se tratara de una academia militar. Ventajas Inconvenientes 1. Limita la iniciativa de los trabajadores y trabajadoras. 2. La coordinacin es escasa, ya que el personal tiene muy definida su tarea. 3. Poca flexibilidad.

1. Los trabajadores y trabajadoras saben de quin dependen jerrquicamente. 2. Se puede mantener una disciplina efectiva. 3. Se pueden tomar decisiones rpidas.

Para saber ms
En esta web encontrars la evolucin de la organizacin de una empresa, desde que nace siendo una pequea empresa hasta que se va ampliando el tamao de la misma. Puedes comprobar como va necesitando la empresa diferentes tipos de organigramas, comenzando por el jerrquico que es el modelo que ests estudiando. Evolucin de la organizacin de una empresa empezando con el modelo jerrquico.
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3.4.- La organizacin Funcional.


Piensa donde te gustara trabajar si en una empresa que tiene una estructura jerrquica (la que acabas de estudiar) en la que el responsable jerrquico dijera exactamente lo que hay que hacer, cmo, dnde y cundo hay que hacerlo o en otra en la que los trabajadores y trabajadoras estn especializados en diferentes tareas y reciban rdenes de varios jefes o jefas (la estructura funcional que vas a estudiar ahora).

Modelo de organizacin funcional.


Caractersticas de la organizacin funcional Las organizaciones funcionales se basan fundamentalmente en los principios de especializacin y departamentalizacin. Los trabajadores y trabajadoras se especializan en determinados mbitos y pueden recibir rdenes de varios superiores jerrquicos. Esta estructura no es tan estricta como la anterior y si te fijas en el organigrama en las lneas jerrquicas, todos los trabajadores reciben rdenes de todos los jefes de los departamentos. Ventajas 1. Cada trabajador y trabajadora es especialista en las reas que desempea. 2. Flexibilidad a la hora de tomar decisiones Inconvenientes

1. La lnea de autoridad no est definida claramente y puede haber problemas de disciplina, ya que los trabajadores y trabajadoras pueden recibir rdenes contradictorias de los distintos superiores jerrquicos. 2. Falta de coordinacin.

Para saber ms
Acceso a un blog donde aparecen representados diferentes modelos de organigramas donde encontrars el modelo que ests estudiando ahora, modelo de organizacin funcional. Organigrama modelo funcional.

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3.5.- La organizacin Mixta.


Ahora vas a estudiar otro tipo de organizacin que es una mezcla de los dos anteriores. Digamos que coge lo bueno de uno y de otro. Del modelo jerrquico lo puedes encontrar en la parte superior del organigrama (la gerencia crea y coordina los diferentes departamentos de la empresa) y cada departamento crea las secciones que considere convenientes, dependiendo de las necesidades de la empresa, responsabilizndose de la coordinacin de las secciones que dependan de su departamento, (modelo funcional).

Modelo de organizacin mixto.


Caractersticas de la organizacin mixta Este tipo de organizacin es una mezcla de los dos modelos estudiados anteriormente, se basa pues, en la autoridad, la especializacin y la responsabilidad. Este modelo es el ms adecuado, solamente recibes instrucciones de tu superior jerrquico, existe una especializacin y se trabaja en lo que se llama grupos de trabajo, en los cules pueden colaborar y aportar ideas, por lo tanto la trabajadora y el trabajador se siente ms integrado en la empresa y trabaja mejor y tienes que saber que una trabajadora o trabajador satisfecho puede satisfacer a muchos clientes o clientas. Ventajas 1. Fomenta la especializacin, la responsabilidad, la coordinacin y la iniciativa de los trabajadores y trabajadoras. 2. Cada jefe o jefa debe ser responsable de las tareas realizadas por el personal que est bajo sus rdenes. Inconvenientes

1. Dificultades de comunicacin en los trabajadores y trabajadoras que ocupen puestos en jerarquas inferiores para que la informacin llegue a los superiores jerrquicos.

Para saber ms
En esta web encontrars el organigrama de la empresa Control y Confort Sareso, S.A., dedicada al servicio de venta, instalacin y mantenimiento de equipo de aire acondicionado, ventilacin, refrigeracin y proyectos de ingeniera y consultora. Organigrama de una empresa de servicios.

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3.6.- Funciones de los departamentos (I).


Ahora tienes que pensar en una empresa mediana o grande, en la cual se tienen que agrupar tareas semejantes que desarrollan las personas asignadas, bajo la responsabilidad del representante de la misma, que ser el jefe o jefa del departamento correspondiente. A esto se le llama departamentalizacin. Esto no ocurre en una empresa pequea, en la cual si hay un solo administrativo o administrativa, tendr que realizar todo tipo de funciones. En las siguientes tablas, vamos a analizar las diferentes reas funcionales y los departamentos tipo, junto con las principales tareas que se van a desarrollar en cada una de ellas. Es muy importante que cada trabajador y trabajadora sepa exactamente en qu departamento tiene que desarrollar las tareas, para las que ha sido contratado o contratada.

Funciones de los departamentos (I)


Departamentos reas funcionales Funcin directiva: rgano superior jerrquico de la empresa. Establece las lneas de actuacin de la misma. Tareas realizadas por la funcin directiva 1. Planificar las estrategias encaminadas a conseguir los objetivos marcados por la empresa. 2. Disear la organizacin interna de la empresa, (tareas y responsabilidades en cada departamento). 3. Mantener una comunicacin fluida y constante con el resto de los miembros de la empresa. 4. Control de resultados. Funcin administrativa: Control y realizacin de todos los trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.

Gerencia

Administracin

Tareas realizadas por el departamento de administracin 1. 2. 3. 4. 5. 6. Verificar los saldos de las cuentas bancarias. Revisar solicitudes de materiales y servicios para desarrollar sus actividades. Gestin de los servicios comunes de la empresa (limpieza, conserjera, etc.) Programar los pagos a proveedores y los cobros a clientes y clientas. Revisar el pago de nminas. Coordinar y supervisar el funcionamiento de los sistemas de informacin y comunicacin. Funcin de los recursos humanos: Gestin y administracin de todas las cuestiones relacionadas con el personal de la empresa.

Departamento de recursos humanos

Tareas realizadas por el departamento de recursos humanos. 1. 2. 3. 4. Reclutar el personal ms idneo para cada puesto de trabajo. Tramitar incidencias del personal. Contratacin y formacin. Control de remuneraciones al personal.
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5. Control de asistencia. 6. Servicios al personal para conseguir su seguridad y bienestar como becas, cursos, etc.

Autoevaluacin
En las afirmaciones que aparecen a continuacin indica la las respuestas correctas: La gerencia realiza las actividades de aprovisionamiento en la empresa. Seleccin correcta. El Departamento de Administracin controla la documentacin generada en la compraventa. Seleccin correcta. El absentismo laboral es controlado por el responsable del Departamento de Recursos Humanos. Seleccin correcta. Mostrar Informacin La primera respuesta es incorrecta porque esta tarea es realizada por el Departamento Comercial o de Marketing. Las respuestas segunda y tercera son correctas.

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3.6.1.- Funciones de los departamentos (II).


Vamos ahora a analizar los departamentos de Produccin, Comercial o de Marketing, Econmico-financiero y las principales tareas realizadas en cada uno de ellos.

Funciones de los departamentos (II)


Departamentos Departamento de produccin reas funcionales Funcin productiva: Proceso de fabricacin. secundario.

Empresas

del

sector

Tareas realizadas por el departamento de produccin 1. Establecer las necesidades de materias primas, necesarias para producir. 2. Planificar y controlar el proceso productivo. 3. Utilizacin de las nuevas tecnologas. 4. Realizacin de los controles de calidad. Funcin comercial: Realizacin de actividades de estudios de mercado, creacin del Plan de Marketing, aprovisionamiento, almacenamiento, distribucin y comercializacin de los productos o servicios.

Departamento comercial o de marketing

Tareas realizadas por el departamento de marketing 1. Adquisicin de bienes y servicios necesarios en el proceso de compraventa de la empresa. 2. Relacin con clientes o clientas, proveedores, resolviendo las incidencias que pudieran suscitarse. 3. Control de entradas y salidas de existencias en el almacn. 4. Realizacin de investigacin de mercados, para conocer las necesidades de los clientes y clientas. 5. Creacin del Plan de Marketing. 6. Aplicar y desarrollar las tcnicas de marketing-mix (producto, precio, comunicacin y distribucin). Departamento econmicofinanciero Funcin financiera: Bsqueda de capital necesario para el funcionamiento de la empresa: fondos propios (de los beneficios obtenidos) o fondos ajenos (prstamos, crditos, etc.)

Tareas realizadas por el departamento econmico-financiero 1. 2. 3. 4. 5. Conseguir, tramitar y controlar el capital de la empresa. Planes de inversin. Control de la contabilidad. Gestin de los costes. Administracin y control del dinero disponible en la caja y en cuentas bancarias. 6. Realizacin de inventarios y balances.
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Autoevaluacin
Relaciona los departamentos de una empresa, escribiendo el nmero asociado a la tarea realizada en el cuadro correspondiente.

Ejercicio de relacionar
Departamento Departamento Financiero. Departamento Marketing. Departamento de RRHH. Departamento Administracin. Reiniciar de Relacin 2 3 1 4 Tarea 1. Tramitar incidencias del personal. 2. Gestin de costes. 3. Relacin con clientes. 4. Gestin de los servicios comunes de la empresa.

Mostrar las respuestas

Tu puntuacin es 4/4. Los departamentos Financiero, Marketing, Administracin y de Recursos Humanos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa.

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3.7.- Funciones del personal en la empresa.


Has estudiado en la tabla anterior las funciones o tareas realizadas en cada uno de los departamentos de la empresa, ahora nos vamos a centrar en las funciones de la direccin general, los responsables de los diferentes departamentos y los trabajadores y trabajadoras, que podemos decir son los pilares bsicos de una empresa.

Funciones del personal de la empresa.


Funciones de la direccin general 1. Planificar los objetivos generales y especficos de la empresa a corto y largo plazo. 2. Organiza la empresa para obtener el mejor aprovechamiento de las personas y de los recursos disponibles, para obtener los mejores resultados. 3. Busca un elevado nivel de comunicacin con su personal y habilidad para crear un buen ambiente, para alcanzar los objetivos de eficacia y rentabilidad de la empresa. 4. Cuantifica la labor realizada por el personal en cuanto a los objetivos marcados. 5. Analiza los problemas de la empresa en todos los aspectos. Funciones de los responsables de los departamentos 1. Es el mximo responsable de su departamento. 2. Fija metas y objetivos claros. 3. Da rdenes a sus subordinados y subordinadas y recibe rdenes de su inmediato superior que es la director general o gerencia. 4. Fomenta nuevas iniciativas, buen ambiente de trabajo y en suma ser buen lder, buen comunicador y motivador. 5. Forma parte de las reuniones organizadas por la direccin de la empresa, siendo un eslabn de coordinacin en la estructura organizativa de la compaa. Funciones de los trabajadores y trabajadoras 1. 2. 3. 4. Cumplir con las tareas propias de su puesto de trabajo. Lealtad a la empresa, no divulgando informacin de la misma. Seguir las medidas de Seguridad e Higiene. Colaborar con sus compaeros y compaeras de trabajo.

Autoevaluacin
Las funciones de los responsables de los departamentos son: Organizan la empresa. Seleccin correcta.
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Fomentan iniciativas y crean buen ambiente. Seleccin correcta. Planifican los objetivos generales. Seleccin correcta. Dan rdenes a sus subordinados y subordinadas y reciben rdenes de su inmediato superior. Seleccin correcta. Mostrar Informacin La primera no es correcta porque est funcin le corresponde al director general. La segunda es correcta, si los trabajadores y trabajadoras se sienten participes de la empresa, se crea buen ambiente y rinden ms. La tercera no es la respuesta correcta porque los objetivos generales son planificados por la direccin. Los responsables de los departamentos se centran en los objetivos de su propio departamento, basndose en los objetivos generales marcados por la direccin. La cuarta es correcta, uno de los principios que has estudiado anteriormente, el principio de jerarqua.

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3.8.- Relacin interdepartamental.


Tienes que tener en cuenta que los departamentos no pueden actuar de forma autnoma e independiente, sino que deben interactuar adecuadamente para lograr los objetivos generales de la organizacin. Los departamentos tienen sus propios objetivos, por lo que es necesario establecer mecanismos de relacin y coordinacin, para obtener as los mejores resultados.

La coordinacin consiste en integrar las actividades de los distintos departamentos que forman el organigrama con el fin de lograr las metas de la empresa.

Ejemplo de relacin interdepartamental.


Analiza este ejemplo de la relacin existente entre departamentos de una empresa en una operacin de compra venta: En l se detalla el proceso de comunicacin que debe existir entre los distintos departamentos de la empresa a la hora de efectuar un pedido, para ofrecer un buen producto a sus clientes y clientas comparando las distintas ofertas de los proveedores, solicitando posteriormente el pedido al proveedor seleccionado, registrando la mercanca cuando se recibe y generando los documentos necesarios para el cobro y la posterior contabilizacin. Todo este proceso necesita de una buena interrelacin departamental mediante un sistema de comunicacin, donde intervienen todos los elementos de la comunicacin

Autoevaluacin
La empresa CRATOR ZARAGOZA S.A se dedica a la fabricacin de tornillera, el gerente tiene la responsabilidad de coordinar los departamentos. Para llevar a cabo la funcin de coordinacin, qu funciones deber realizar el gerente? Seala las respuestas correctas: Proporcionar al personal las instrucciones necesarias para que todos los empleados y empleadas trabajen juntos. Seleccin correcta. Realizar las anotaciones de los registros contables. Seleccin correcta. Cooperar con los responsables de los departamentos para mejorar las relaciones entre los trabajadores y trabajadoras. Seleccin correcta. Mostrar Informacin La primera y tercera son correctas. La segunda no es correcta, porque el registro contable es una tarea administrativa.

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Anexo.- Licencias de recursos.


Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.
Recurso (1) Datos del recurso (1) Autora: Cambraterrassa. Licencia: Dominio pblico. Procedencia: http://it.wikipedia.org/wiki/File: Edifici_8set08-2.JPG Recurso (2)

Datos d

Autora: TURISMO Licencia: CC BY-N Procedencia: http://www.flickr.co 5169168268/

Autora: Galera de Estrategia Maule. Licencia: CC BY-NC-ND 2.0. Procedencia: http://www.flickr.com/photos/estrategiamaule/ 2959886132/

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