ANNEXE 1.

SYSTEME DE GESTION DES COURRIERS

TABLES DES MATIERES

1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10

PRESENTATION GENERALE LES PROCESSUS DE LA GESTION DES COURRIERS COURRIERS ARRIVES COURRIERS DEPART COURRIERS INTERNE FONCTIONS DU SYSTEME DE GESTION DES COURRIERS FONCTIONS DE GESTION DES COURRIERS ARRIVES
INFORMATIONS NECESSAIRES A LA GESTION DUN COURRIER ARRIVE CREATION DES FICHES DE COURRIER ARRIVE COPIES A UNE OU PLUSIEURS UNITES ADMINISTRATIVES ATTRIBUTION INTERNE SUIVI DES REPONSES AUX COURRIERS ARRIVES GESTION DES REAFFECTATIONS DES COURRIERS GESTION DES INFORMATIONS DE FACTURE CONSULTATION ET EDITION DE LA FICHE D'UN COURRIER ARRIVE SUPPRESSION D'UN COURRIER ARRIVE RECHERCHE DANS LES COURRIERS ARRIVES

3 3 3 3 3 3 3
4 4 5 6 6 6 6 7 7 7

2.2
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9

FONCTION DES COURRIERS EN DEPART DE LOIF

INFORMATIONS DE GESTION DES COURRIERS EN DEPART CREATION DES FICHES DE COURRIER EN DEPART GESTION DES DESTINATAIRES D'UN COURRIER DEPART GESTION DES AMPLIATIONS GESTION DES COPIES INTERNES A LORGANISATION CONSULTATION ET EDITION DE LA FICHE D'UN COURRIER EN DEPART SUPPRESSION DE LA FICHE D'UN COURRIER EN DEPART GESTION DU SUIVI DES COURRIERS EN DEPART RECHERCHE DANS LES COURRIERS DEPART

8
8 8 9 9 10 10 10 10 10

2.3 2.4
2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7

FONCTIONS DES COURRIERS INTERNES FONCTIONS DES DOSSIERS

CREATION D'UN DOSSIER CONSULTATION ET EDITION D'UN DOSSIER IMPRESSION D'UN DOSSIER SUPPRIMER UN DOSSIER FONCTION DE GESTION DES COURRIERS DUN DOSSIER GESTION DU STATUT DU DOSSIER GESTION ELECTRONIQUE DES COURRIERS

11 11
12 12 12 12 12 13 13

2.5

TABLEAUX DE BORD

ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.

Prsentation gnrale

L'OIF reoit et envoie par jour, une grande quantit de courriers dans le cadre des changes avec ses diffrents partenaires travers le monde. L'ensemble des oprations lies la gestion de ces courriers est prise en charge par le bureau d'ordre qui assure essentiellement l'acheminement des courriers leurs destinataires tant en interne qu' l'externe et organise la traabilit des oprations dans le systme de gestion des courriers.

1.1 Les processus de la gestion des courriers

L'activit du bureau d'ordre s'articule autour des trois processus suivants : La gestion des courriers arrivs La gestion des courriers sortant La gestion des courriers internes

1.2 Courriers arrivs

Le processus de gestion des courriers arrivs est simple et se caractrise par les tapes suivantes : Rception et tri des courriers l'arrive Enregistrement des courriers dans le systme Distribution des courriers dans les casiers des Units administratives Recherche et suivi

1.3 Courriers dpart

Le courrier dpart se caractrise par Rception et tri des courriers en dpart Affranchissement des courriers Enregistrement des courriers ou des colis qui doivent partir avec accus de rception Recherche et suivi des plis retourns ou gars

1.4 Courriers interne

Distribution du courrier dans les casiers appropris Suivi des plis retourns ou gars

Fonctions du systme de gestion des courriers

Le systme de gestion des courriers a pour principal objectif dorganiser le rfrencement des courriers reus et envoys et de permettre le suivi des rponses quand cela est ncessaire. Les fonctions du systme s'organisent en trois catgories selon les processus de la gestion des courriers.

2.1 Fonctions de gestion des courriers arrivs

Les courriers arrivs sont rceptionnes par le bureau dordre qui en saisit les informations didentification dans le systme. Parmi les courriers arrivs on distingue les factures et les courriers normaux. Selon ces deux catgories, le traitement du courrier diffre.

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2.1.1

Informations ncessaires la gestion dun courrier arriv

Information de gestion dun courrier

Informations didentification Rf Courrier Rf Dossier Numro Facture Coordonnes Expditeurs Type Nature Date courrier Date darriv Date cration Unit administrative Suivi par

La rfrence du courrier est gnre automatiquement Rfrence dun dossier si le courrier peut tre associ un dossier Le numro de la facture quand le courrier est une facture Le nom et adresse du contact ou de lorganisme qui expditeur Type de courrier (courrier, document interne, etc.) Nature du courrier (Facture, bordereau, ..) Correspond la date de rdaction du courrier par lexpditeur Date darrive du courrier Date de cration de la fiche de courrier dans le systme Unit administrative concerne par le courrier Nom de la personne dans lUA en charge des courriers

Responsable Personne qui le courrier est rattribu pour traitement Demande Identification des courriers qui sont des requtes Objet du courrier Petit descriptif de lobjet du courrier Commentaire Permet dassocier des notes au courrier Informations de gestion des ampliations UA copie info Listes des units administratives en copie des courriers pour information UA copie traitement Unit administrative en copie pour traitement Informations de gestion des raffectations administratives UA de raffectation Unit administrative sur laquelle le courrier a t raffect Date Date laquelle la raffectation a t faite Motif Motif de la raffectation Agent Nom de lagent qui oprer la raffectation Suivi par Nom de la personne en charge des courriers dans UA cible Information de gestion des rponses Rf courrier Rfrence du courrier en dpart pour la rponse Libell Libell de la rponse Suivi par Nom de la personne qui a effectue lopration de rponse Informations spcifiques une facture Devise Devise spcifie sur la facture Montant Montant de la facture Gestion lectronique du courrier Lien courrier Lien vers la version lectronique du courrier

Les fonctions de gestion des courriers sappuient sur les informations listes dans le tableau ci-dessus. Selon les catgories dinformation, elles doivent permettre : De crer la fiche associe courrier arriv D'effectuer les copies une ou plusieurs units administratives d'assurer le suivi des rponses d'effectuer les raffectations de courriers si ncessaire De grer les informations spcifiques aux factures De consulter et diter la fiche associe courrier arriv De supprimer un courrier arriv Faire la recherche de fiche courrier arriv

2.1.2

Cration des fiches de courrier arriv

A larrive, les courriers sont rceptionns par le bureau dordre qui cre la fiche de courrier dans le systme. La cration dune fiche courrier arriv se traduit par la saisie des informations didentification prsentes dans le tableau ci-dessus.
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L'opration de cration doit pouvoir se faire en plusieurs tapes afin de complter progressivement les lments de la fiche si toutes les informations ne sont pas disponibles la cration initiale de la fiche. Les lments obligatoires pour la cration initiale dune fiche courrier arriv sont : La rfrence du courrier, qui doit tre gnre automatiquement. La rfrence des courriers doit tre diffrencie en fonction du type et la nature du courrier Numro Facture, si le courrier est une facture Coordonnes Expditeurs Type de courrier Nature du courrier Date courrier Date darriv Date cration dans le systme, qui doit tre fixe automatiquement par le systme Unit administrative, slectionne dans la liste des units administratives Nom de la personne en charges des courriers arrivs dans l'unit administrative concerne, slectionn dans la liste des employs de l'Organisation Objet du courrier Les lments de la fiche disponibles en saisie doivent tre fonction du type et de la nature du courrier. Toutes les autres informations consignes dans la fiche d'un courrier arriv sont traits dans le cadre des autres fonctions ncessaires la gestion des courriers arrivs et dcrite dans les autres paragraphes ci-dessous. La cration dun courrier peut tre prcde de celle dun dossier de courrier qui permet de regrouper un certain nombre de courriers selon les besoins. Le courrier peut tre aussi associ un dossier qui existe dj en spcifiant la rfrence de ce dernier. La cration d'un courrier peut tre prcde de celle d'un contact, l'appel de la fonction de cration de du contact ou de l'organisme doit tre depuis l'interface de cration du courrier arriv. Les agents du bureau dordre sont les seuls pouvoir crer des courriers en entre. Les factures sont considres comme des courriers entrants particuliers et sont saisies partir du mme module dans le systme. Lorsque le courrier est rceptionn, un numro de rfrence interne lui est affect. Ce numro est report sur la fiche des courriers entrants, afin de pouvoir faire le lien entre le document physique et le systme. Le bureau dordre associe le courrier reu une direction. Chaque direction ne peut consulter que les courriers qui lui ont t associs.

2.1.3

Copies une ou plusieurs units administratives

Il arrive quun courrier concerne plusieurs units administratives. Dans ce cas, le systme doit permettre de saisir la liste des units administratives concernes. Les informations saisies sont les informations de gestion des ampliations spcifies dans le tableau ci-dessus.

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Il faut distinguer deux types de copie, celle transmise pour information et celle transmise pour un traitement spcifique. Le dernier cas concerne par exemple les factures pour lesquelles l'original est envoy au service de comptabilit et une copie la direction concerne par la facture pour traitement. La fonction doit permettre de faire la distinction de ces deux types copie.

2.1.4

Attribution interne

La fonction d'attribution interne permet, l'intrieur d'une direction d'attribuer la responsabilit de traitement du courrier une personne spcifique de la direction. Ce qui donne tous les droits cette personne sur le courrier. La fonction doit permettre de slectionner le nom et la fonction de la personne dans la liste des agents de la direction et de prciser le motif de l'attribution.

2.1.5

Suivi des rponses aux courriers arrivs

Certains courriers ncessitent des rponses, la fonction de gestion des rponses permet de lancer la cration dun courrier en dpart ou interne et de consigner un ensemble dinformations dans la fiche courrier arriv. Les rponses dans une fiche de courrier arriv sont gres dans un tableau avec les informations suivantes : La rfrence du courrier en dpart pour la rponse, Un libell de rponse Le nom de la personne ayant effectue lopration. La fonction doit permettre de suivre ltat davancement de traitement des rponses. Il permet notamment de prciser quune rponse t traite.

2.1.6

Gestion des raffectations des courriers

Il arrive quun courrier soit affect par erreur une autre unit administrative, la fonction de raffectation permet de la rattribuer une autre unit administrative. Elle gre une liste des raffectations successives qui ont pu se faire pour un courrier. Une raffectation se caractrise par : Le nom de la personne qui a fait lopration, Lunit administrative de dpart, Lunit administrative cible, Le nom de la personne en charge des courriers arrivs dans lunit administrative cible. Les changements daffectations sont tracs afin de pouvoir suivre les mouvements de courriers.

2.1.7

Gestion des informations de facture

Quand le courrier est une facture, la fonction de gestion des informations spcifiques aux factures permet de spcifier au systme que le courrier est une facture et de saisir la devise et le montant de la facture. Cette opration correspond la cration et linitialisation dune facture (voir le module facture). Le systme d'attribution des rfrences aux courriers arrivs doit permettre de gnrer des rfrences propres aux factures, afin de faire la distinction entre elles et les autres types de courrier.

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2.1.8

Consultation et dition de la fiche d'un courrier arriv

Il peut arriver que des erreurs se glissent dans la saisie des informations dune fiche de courrier, dans de telles situations, les utilisateurs doivent tre mme de faire les corrections ncessaires. Toutes les informations de la fiche de courrier peuvent tre modifies, except le numro de rfrence. Les modifications de courriers ne peuvent se faire que par les agents du bureau dordre. Les directeurs (ventuellement leurs assistants), peuvent cependant intervenir sur des fiches, qui leurs sont adresses, afin daffecter une personne responsable ou de modifier lunit administrative responsable du courrier. Cette fonction permet aussi de poursuivre de faon diffre la saisie des informations d'une fiche courrier aprs sa cration initiale.

2.1.9

Suppression d'un courrier arriv

Il peut savrer ncessaire de supprimer une fiche de courrier, mais cette suppression ne doit pas tre dfinitive. La fiche supprime doit tre conserve dans une table spcialement prpare pour stocker les fiches de courriers supprimes. Cette table conserve aussi les informations sur la date de suppression, le motif de la suppression et le nom de lagent qui a effectu la suppression. Les suppressions de courriers ne peuvent se faire que par les agents du bureau dordre.

2.1.10 Recherche dans les courriers arrivs

La fonction de recherche permet de retrouver des courriers selon des critres bass sur les informations de d'identification du courrier : Rf Courrier Rf Dossier Numro Facture Coordonnes Expditeurs Type Nature Date courrier Date darriv Date cration Unit administrative Suivi par Responsable Demande Objet du courrier Priode (date dbut date fin) Le rsultat de la recherche doit afficher le nombre de courriers correspondant la recherche et les courriers trouvs doivent tre prsents sous forme de tableau avec comme champ les lments suivants : Rf Courrier Rf Dossier Numro Facture Coordonnes Expditeurs Type
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Nature Date courrier Date darriv Date cration Unit administrative Suivi par Responsable La fonction doit offrir la possibilit d'exporter le tableau au format Excel.

2.2 Fonction des courriers en dpart de lOIF

Les courriers en dpart de lorganisation peuvent tre effectus par tout agent susceptible denvoyer du courrier.

2.2.1

Informations de gestion des courriers en dpart

Les informations ncessaires cette opration sont les suivantes :

Information de gestion dun courrier dpart
Informations didentification Rf Courrier Rf Dossier Rf courrier arriv La rfrence du courrier est gnre automatiquement Rfrence dun dossier si le courrier peut tre associe un dossier Si la lettre est une rponse, il faut spcifier la rfrence du courrier arriv concern Type de courrier (courrier, document interne, etc.) Nature du courrier (Facture, bordereau, ..) Date de cration de la fiche de courrier Date denvoi du courrier Unit administrative concerne par le courrier Nom de la personne dans lUA en charge des courriers Petit descriptif de lobjet du courrier

Type Nature Date Date denvoi Unit administrative Suivi par Objet du courrier Information sur les destinataires Destinataires Liste des destinataires du courrier Informations de gestion des ampliations Ampliataires Listes des contacts et organismes auxquels une copie doit tre transmise

Informations de gestion des copies internes UA en copie Liste des Units administratives auxquelles une copie doit tre transmise Gestion lectronique des courriers Lien courrier Lien vers une version lectronique du courrier

Les fonctions de gestion des courriers en dpart doivent permettre : De crer une fiche de courrier dpart Grer la liste des destinataires du courrier De grer les ampliations D'effectuer les copies internes lorganisation De consulter et diter la fiche d'un courrier dpart De supprimer un courrier en dpart D'assurer le suivi des courriers en dpart De rechercher un courrier dpart

2.2.2

Cration des fiches de courrier en dpart

De mme que pour la cration dun courrier arriv, la cration dun courrier dpart se traduit par la saisie des donnes didentification du courrier. Les autres fonctions de gestion du courrier
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permettent de complter les informations de la fiche soit au moment de sa cration soit de manire diffre. Les donnes indispensables la cration initiale de la fiche sont : La rfrence du courrier sortant, gnre automatiquement par le systme selon une codification approprie Lunit administrative, dont le nom est slectionn dans la liste des units administratives Le nom de la personne qui cre la fiche, slectionn dans la liste des noms des agents de l'unit administrative Le type de courrier, slectionn dans la liste des types de courrier disponibles La nature du courrier, slectionne dans la liste des natures de courriers disponibles Les coordonnes des destinataires qui doivent tre renseignes automatiquement aprs slection de son nom dans les annuaires de contacts et organisme de l'Organisation. Plusieurs destinataires peuvent tre concerns par un courrier dpart. Lobjet du courrier Toutes les autres informations d'identification peuvent tre saisies postriori. Lorsque le courrier est prt tre envoy, un numro spcifique lui est attribu (par la machine). Ce numro est report sur la fiche des courriers sortants afin de pouvoir faire le lien entre le courrier physique et le systme. La cration d'un courrier peut tre prcde de celle d'un contact ou d'un organisme, l'appel de la fonction de cration de du contact ou de l'organisme doit tre depuis l'interface de cration du courrier dpart, mais vu que les courriers en dpart peuvent tre crs par des agents autres que ceux du bureau d'ordre, une solution doit tre propose pour viter les doublons. La fiche de courrier saisie peut tre associe un dossier existant ou entraner la cration dun nouveau dossier.

2.2.3

Gestion des destinataires d'un courrier dpart

Les destinataires des messages sont slectionnes partir de la base de donnes des contacts et organismes de lOrganisation. Cette fonction gre un tableau des destinataires o sont saisies les informations suivantes pour chaque destinataire : Le nom du destinataire Le prnom du destinataire Le nom de son organisme daffiliation L'adresse du destinataire La fonction doit permettre d'ajouter ou supprimer un destinataire dans le tableau.

2.2.4

Gestion des ampliations

Cette fonction permet de grer les ampliations des courriers en dpart. Elle gre un tableau comportant les informations sur les contacts ou organismes auxquels une copie du courrier est transmise. La fonction permet dajouter ou supprimer une entre dans le tableau. Pour chaque contact en ampliation, les informations saisies sont les suivantes : Nom du destinataire Prnom du destinataire
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Nom de lorganisme Adresse du destinataire Les contacts en ampliation sont slectionns dans les annuaires de contact de l'Organisation.

2.2.5

Gestion des copies internes lorganisation

Cette fonction permet de grer les copies des courriers en dpart dautres units administratives de lorganisation. Elle gre un tableau comportant les noms des units Administratives auxquelles une copie du courrier est transmise. La fonction permet dajouter ou supprimer une entre dans le tableau. Les informations saisies sont les suivantes : Nom du destinataire Prnom du destinataire Unit administrative pays de destination du courrier (pour les units hors sige)

2.2.6

Consultation et dition de la fiche d'un courrier en dpart

Les courriers en dpart ne sont modifiables que par les directions et les agents qui les ont crs. Cette fonction permet la consultation et l'dition si ncessaire d'une fiche courrier dpart. La modification ne pouvant se faire que par la personne ayant cr la fiche.

2.2.7

Suppression de la fiche d'un courrier en dpart

Il peut savrer ncessaire de supprimer une fiche de courrier en dpart, mais cette suppression nest possible que si le courrier nest pas encore envoy son destinataire. Les suppressions de courriers ne peuvent se faire que par les agents qui les ont crs.

2.2.8

Gestion du suivi des courriers en dpart

La fonction de suivi des courriers en dpart a pour but de sassurer que les courriers sont physiquement envoys leurs destinataires. A la cration dun courrier en dpart, son statut est positionn CREATION , par lagent qui a effectu lopration. Le courrier est ensuite transmis au bureau dordre pour lenvoi. Lorsque le bureau dordre envoie un courrier, il fait passer le statut de la fiche de courrier ENVOYE . Si un accus de rception est ncessaire, le statut positionner est ENVOYE ATTENTE AR . Lorsque laccus de rception arrive, on passe le statut de la fiche de courrier RECUE . A chaque fois la date associe au positionnement de chaque statut est conserve et consultable.

2.2.9

Recherche dans les courriers dpart

La fonction de recherche permet de retrouver des courriers selon des critres bass sur les informations de d'identification du courrier : Rf Courrier Rf Dossier Rf courrier arriv Type Nature Date Date denvoi Unit administrative Suivi par
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Objet du courrier Priode (date dbut date fin) Le rsultat de la recherche doit afficher le nombre de courriers correspondant la recherche et les courriers trouvs doivent tre prsents sous forme de tableau avec comme champ les lments suivants : Rf Courrier Rf Dossier Numro Facture Coordonnes Expditeurs Type Nature Date d'envoi Unit administrative Suivi par Responsable La fonction doit offrir la possibilit d'exporter le tableau au format Excel.

2.3 Fonctions des courriers internes

Les documents internes concernent lensemble des courriers transmis entre les diffrents agents de lOrganisation. Les fonctions de gestion des documents internes sont identiques celles des courriers arrivs.

2.4 Fonctions des dossiers

Un dossier est un regroupement de courriers ayant un rapport les uns avec les autres. Les informations ncessaires la gestion dun dossier sont les suivantes :
Information de gestion dun dossier de courriers
Informations didentification Rf Dossier La rfrence du dossier Intitul Intitul attribu au dossier Objet Objet du dossier Unit administrative Unit administrative concerne par le courrier Responsable Nom du responsable du dossier Date Date de cration de la fiche du dossier Date de clture Date de clture du dossier Information sur les courriers Courriers Tableau dinformations concernant chaque courrier du dossier Nombre Nombre de courrier du dossier Information de contrle du dossier Statut Ouvert, clos

Les fonctions de gestion dun dossier comportent les fonctions de gestion de bases et les fonctions spcifiques. Les fonctions de bases permettent : De crer un dossier De consulter et diter un dossier D'Imprimer les informations d'un dossier De supprimer un dossier De grer les courriers dun dossier De grer le statut du dossier
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2.4.1

Cration d'un dossier

Si plusieurs courriers doivent tre regroups ensembles, la cration dun dossier est opre au pralable. Les lments indispensables pour la cration dun dossier sont les suivantes : Lintitul du dossier Lobjet du dossier Lunit administrative laquelle le dossier est associ Le nom et le prnom de la personne en charge du dossier Le code du dossier et sa date de cration sont gnrs automatiquement la sauvegarde du dossier. Les autres informations peuvent tre saisies postriori. A la cration dun dossier, son statut est positionn automatiquement "Ouvert", jusqu ce quil soit clos.

2.4.2

Consultation et dition d'un dossier

Toutes informations dun dossier peuvent tre modifies tant que le dossier nest pas clos, except sa rfrence. La date de cration est mise jour la sauvegarde des modifications, un historique des modifications doit tre gre par la fonction. Les modifications sont faites par le responsable du dossier, ou par le responsable de lunit administrative.

2.4.3

Impression d'un dossier

Limpression du dossier concerne ses lments didentification et la liste des principales informations des courriers quil contient. Les informations imprimes de chaque courrier sont : La rfrence du courrier Lobjet du courrier La date du courrier le destinataire du courrier Nature du courrier (protocole daccord, lettre, notes internes, etc)

2.4.4

Supprimer un dossier

La suppression dun dossier, nest possible que sil nest pas clos et quil ne contient plus de courrier. Le dossier ne peut tre supprim que par son responsable.

2.4.5

Fonction de gestion des courriers dun dossier

Pendant ou aprs la cration dun dossier, il est possible de lui associer des courriers en appelant leur fonction de cration. Lorsquun courrier est ainsi cr, il est consign dans un tableau comportant pour chaque courrier les informations suivantes : La rfrence du courrier Lobjet du courrier La date du courrier le destinataire du courrier (on peut rattacher un dossier aussi bien des courriers arrivs, dparts quinternes) Nature du courrier (protocole daccord, lettre, notes internes, etc)

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Tous les courriers dun dossier doivent tre de la mme unit administrative. La fonction doit permettre de visualiser/diter/supprimer un courrier du tableau.

2.4.6

Gestion du statut du dossier

Cette fonction permet de positionner les statuts dun dossier. Un dossier est "Ouvert" ou "Clos". Quand il est clos, il ne peut plus lui tre ajout de courrier ; la fonction doit permettre de repositionner le dossier "Ouvert". La clture dun dossier est opre par le responsable du dossier, ou par le responsable de lunit administrative.

2.4.7

Gestion lectronique des courriers

Le systme doit permettre une gestion lectronique des courriers arriv, dpart, et interne par le tlchargement des versions lectroniques des courriers dans le systme. Un lien vers le document lectronique du courrier doit tre est intgr la fiche du courrier pour permettre de le visualiser.

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