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Manual de Proceso
Compras
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b) b)
c)
d)
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ÍNDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 5
2. ALCANCE......................................................................................................................... 5
3. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 5
4. DEFINICIONES ................................................................................................................. 8
5. REQUISITOS DE ENTRADA.............................................................................................. 11
6. REQUISITOS DE SALIDA ................................................................................................. 11
7. NORMATIVAS ............................................................................................................... 12
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1. OBJETIVO
Establecer cuáles son las responsabilidades, actividades y coordinaciones que deben realizar las
personas de las diferentes áreas participantes en este proceso, con el objeto de asegurar la
ejecución de un proceso, seguro, eficiente y transparente y que garantice el cumplimiento de los
compromisos tanto con las áreas usuarias como con los proveedores.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas de la empresa y dice relación con los
siguientes tipos de compras o servicios:
Mantenciones
Adquisiciones de stock
Adquisiciones a gasto
Adquisiciones de activo fijo
Adquisiciones asociadas a contratos
Inversiones Publicitarias
Compras de Premios en Especies
Servicios y asesorías
3. RESPONSABILIDADES
Gerencia General
Autorizar Orden de Compra conforme a sus atribuciones.
Revisar y aprobar la SOLPED en caso de Compra Directa.
Revisar y firmar contratos.
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Subgerente de Logística
Controlar y supervisar la correcta ejecución y desarrollo del proceso de Compras.
Encargado de Adquisiciones
Recibir las solicitudes de pedido.
Solicitar cotización a los proveedores y a otras áreas de la empresa en los casos que
corresponda.
Subir las cotizaciones u ofertas al Sistema.
Generar HES.
Generar las Órdenes de Compra.
Subir contratos a SAP: será responsable de incorporar en la solicitud de pedido la
individualización del contrato, la vigencia, las especificaciones del producto, precios
pactados y por último debe contemplar la aprobación del Área de Presupuesto y
responsable del contrato en señal de aprobación de las condiciones detalladas y firma del
Gerente General.
Recepcionar materiales, además de Encargado de Bodega y Encargado Activo Fijo.
Área Solicitante
Completar, en forma íntegra y correcta la solicitud de pedido (SOLPED), incluyendo la
obtención de la autorización del Gerente General si corresponde a una compra directa.
Deberá proponer y/o sugerir proveedores a quienes cotizar o invitar para una licitación
privada.
Redactar las bases técnicas de las licitaciones y efectuar su evaluación técnica y
económica.
Generar y gestionar los contratos (Administrador de Contrato)
Aprobar y/o liberar el pago luego de recibidos los bienes y/o servicios adquiridos.
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Contabilidad / Presupuesto
Verificar, a través de SAP cuando corresponda, la disponibilidad de presupuesto para la
solicitud de pedido, o su correspondiente asignación si corresponde.
Efectuar las reasignaciones de presupuesto, cuando correspondan y se autoricen.
Generar código para un bien de Activo Fijo en SAP.
Verificar que las imputaciones contables seleccionadas hayan sido las correctas
Registrar en el sistema todas las facturas de los pedidos autorizados y contabilizados.
Aprobar y/o liberar el pago luego de recibidos los bienes y/o servicios adquiridos.
Oficina de Partes
Mantener la Biblioteca Digital con las bases de licitación, contratos, facturas, guías, cartas,
factoring por cesión, boletas de garantías, entre otros.
Fiscalía
Revisar y dar V°B° a Bases de licitación y Contratos.
Tesorería
Responsable de custodia (cheques-boletas-pólizas, etc.) y de advertir del vencimiento de
las garantías que se encuentran bajo su custodia, además de la mantención de la carpeta
digital de estos documentos.
Las responsabilidades de cada uno de los participantes del proceso se encuentran definidas en
detalle en la sección de Descripción de Actividades de este documento.
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4. DEFINICIONES
Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel
una organización
Área Solicitante Es aquella Unidad de la empresa que se beneficia con la prestación de
los servicios o con la compraventa de los bienes a adquirir.
Atribución: Conjunto de facultades otorgadas por la Alta Dirección a un ejecutivo,
con el fin de implementar el proceso de toma de decisiones.
Compra directa La adquisición de materiales, equipos, muebles y otras especies y/o
prestaciones de servicios necesarias para el funcionamiento de la
empresa, sin que necesariamente medie en ello la formalización de un
contrato escrito.
Cotización formal La que se solicita por escrito al menos a tres proveedores para la
adquisición de un bien o servicio, para cuya decisión se comparan las
ofertas recibidas.
Cotización simple Aquella que se solicita directamente a un proveedor.
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Orden de Compra Formulario utilizado para adquirir bienes y/o servicios de cualquier
naturaleza. La Orden de Compra es emitida por el Encargado de
Adquisiciones a través de SAP.
Oferta Corresponde a la respuesta del proveedor con los precios actualizado.
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5. REQUISITOS DE ENTRADA
6. REQUISITOS DE SALIDA
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7. NORMATIVAS
En la siguiente sección del Manual del Proceso de Compras se describe la normativa que regula las
atribuciones de las Gerencias, Subgerencias y Áreas en materia de adquisición de bienes y
contratación de servicios y fija los montos hasta los cuales pueden resolver.
En la medida que esté disponible en el mercado y a un costo razonable para la Empresa, ésta
incorporará las modernizaciones tecnológicas que permitan un mecanismo más automático del
proceso de cotización y adjudicación de las compras.
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Las órdenes de compras de bienes o contratación de servicios que soliciten las distintas unidades
de la Empresa deberán ser aprobadas conjuntamente por las jefaturas que se indican a
continuación, de acuerdo al monto involucrado y en forma previa a la operación respectiva:
b. De UF 21 hasta UF 50:
Subgerente de Área solicitante
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística
c. De UF 51 hasta UF 5000:
Subgerente de Área solicitante
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística
Gerente General. En el tramo comprendido entre UF 3001 a UF 5000, el
Gerente General deberá informar de las operaciones realizadas en este tramo
en la sesión de Directorio siguiente a que éstas se efectuaron. 1
d. Mayores a UF 5.000:
Gerente de Área solicitante
Gerente de Finanzas, Administración y Logística
Gerente General
Acuerdo de Directorio
1
Está estipulado en los Poderes otorgados por el Directorio al Gerente General que en este tramo, que se considera
importante por las cuantías de los contratos, se pongan en conocimiento del Directorio, por razones de control.
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Las compras deberán estar en todos los casos respaldadas por la o las cotizaciones, las órdenes de
compra o por el contrato, según corresponda.
Todo contrato que formalice la compra de un bien o contratación de un servicio será firmado por
el Gerente General, independientemente del monto involucrado. No se requerirá su firma
posterior en ningún otro documento que diga relación con dicho contrato, exceptuando el o los
Addendum o Anexos de contratos o aquellos casos que sean pertinentes a la correcta recepción
del bien o servicio contratado en forma específica por la Gerencia General.
Se podrá eximir de seguir el procedimiento general de cotización, sólo con la autorización expresa
de Gerente General, el cual deberá informar en la sesión más próxima al Directorio si el monto
involucrado es superior a UF 3.000 e inferior o igual a UF 5.000, en el caso de adquisiciones
superiores a UF 5.000 deberá ser aprobado por el Directorio, en las siguientes situaciones:
d) Que existan ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen. Estas ventajas
deberán ser calificadas por el Gerente General.
e) En la contratación de servicios de publicidad en radio, prensa o televisión, u otros
similares, cuyas negociaciones se hacen directamente.
f) En las compras de bienes destinados a premios, cuya negociación también se podrá
hacer directamente con un solo proveedor, si el interés comercial o estratégico de
Polla así lo aconseja, calificado por el Gerente General.
En todos estos casos, la contratación se deberá formalizar en un contrato escrito y/o en cada uno
de dichos casos, la respectiva Gerencia o Subgerencia solicitante deberá requerir la respectiva
autorización a la Gerencia General, y dejar constancia escrita de los fundamentos tenidos en vista
para aplicar la excepción de que se trate en un memorándum dirigido a la Gerencia General,
debiendo el original quedar en archivo de la misma, y una copia recepcionada por la dicha
Gerencia en el archivo de la Gerencia, Subgerencia o Área Solicitante.
El Sistema llevará el registro de los proveedores a los cuales Polla ha adquirido un bien o servicio.
Los proveedores serán seleccionados mediante los diferentes procesos de compra (directa, simple,
cotizaciones o licitación).
Las reevaluaciones de proveedores se realizan cuando existe un nuevo proceso de compra que
implique la adquisición de un bien o servicio a proveedores existentes en el registro del sistema, y
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en este caso, será el Área Solicitante, quien deberá sugerir o no invitar a dicho proveedor a la
licitación privada o solicitar cotización, dependiendo de la experiencia previa.
Licitación Pública:
Todos los casos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios por montos iguales o
superiores a 5.000 Unidades de Fomento deben ser objeto de una licitación pública, salvo por
razones fundadas de urgencia o fuerza mayor, calificadas por escrito por la Gerencia General y con
aprobación del Directorio en la próxima sesión.
En caso de licitaciones públicas, se requerirá que las ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al
Coordinador del Proceso.
En consecuencia corresponderá a Fiscalía revisar y dar Visto Bueno a las Bases de Licitación.
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Etapas de la Licitación:
El acto o los actos para la apertura de los sobres con las Ofertas Técnicas y/o Económicas se
efectuará ante una Comisión que estará conformada por el Fiscal, el Gerente del Área Usuaria, el
Gerente de Control Corporativo y el Gerente de Finanzas, Administración y Logística o quienes
ellos designen en su respectivo reemplazo. Los presentes firmarán un acta preparada para tal
efecto por la Gerencia del Área Usuaria.
En las Bases se podrá establecer que la evaluación de las Ofertas Técnicas y/o Económicas se
efectúe por una Comisión Evaluadora.
7.1.8 Contratos
La decisión de generar contrato con un proveedor, dependerá de la naturaleza del bien o servicio a
adquirir, quedando la decisión de su emisión en manos de la Gerencia del Área Solicitante y del
Gerente de Finanzas, Administración y Logística.
Responsables:
Corresponde a los Gerentes, Subgerentes o Jefes de Departamentos o Unidades en adelante "Área
Solicitante / Administrador del Contrato", solicitar a la Fiscalía la generación o revisión de
cualquier contrato por el cual Polla Chilena adquiera con terceros un derecho, obligación o
compromiso para dar o recibir a cualquier título, dinero, bienes, servicios o créditos.
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contratación de que se trate. En caso que exista el modelo, deberá ser utilizado para las
negociaciones y completado conforme a ellas para posteriormente ser sometido a la aprobación
de la Fiscalía.
Responsable de la tramitación:
El Área Solicitante / Administrador del Contrato será el responsable de la tramitación del contrato
hasta su firma y de la distribución cuyo original deberá archivarse en Docustore para su
almacenamiento físico de acuerdo a procedimiento definido con esa empresa.
El contrato debe ser enviado por el Área Solicitante/Administrador del contrato al Encargado de
Adquisiciones, quien deberá subir al sistema SAP dicho contrato y generación del Nº. Una vez
obtenido el Nº en SAP, deberá remitir el contrato a Oficina de Partes para que esta unidad
proceda a su digitalización, almacenamiento en la Biblioteca Digital y despacho a Docustore
Visación
De acuerdo a lo señalado, todos los ejemplares originales de un contrato, cuyo texto definitivo ha
sido aprobado conforme a lo indicado, deberán ser visados por las siguientes personas y en el
orden que se indica:
A. Subgerente de Contabilidad y Presupuesto (disponibilidad presupuestaria)
B. Gerente o Subgerente Solicitante.
C. Administrador del Contrato.
D. Gerente de Finanzas, Administración y Logística.
E. El o la abogado(a) de Fiscalía responsable conforme a la distribución de
funciones de la Fiscalía. Todos los actos o contratos deberán contar con VºBº
de él(la) Fiscal además de él o la abogado(a) responsable. El o la abogado(a) a
cargo del tema será responsable de solicitar el Vº Bº de él (la) Fiscal cuando
sea procedente.
En caso que un Contrato aprobado por Fiscalía en definitiva no sea firmado, el Administrador del
Contrato deberá comunicarlo a Fiscalía, a la Gerencia de Finanzas, Administración y a la respectiva
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Gerencia de Administración del Contrato. En aquellos casos que el proveedor no firme el contrato,
se deberá proceder con el cobro de la boleta de garantía de seriedad de la oferta, si corresponde.
Formalidades:
a) Deberán constar por escrito y cumplir con las demás formalidades legales, las compraventas de
bienes raíces.
b) Siempre que de las relaciones del contrato surja un vínculo de subcontratación deberá constar
por escrito2
c) Asimismo, deberán constar por escrito las relaciones comerciales que se prolonguen en el
tiempo como por ej. el arrendamiento.
d) También deberá constar por escrito el convenio por el cual la empresa adquiera o reciba bienes
corporales bajo la modalidad de entregas continuas en el tiempo (suministro o
abastecimiento).
e) Los contratos con empresas o personas relacionadas con los Directores de la Empresa deberán
ser informados al Directorio y aprobados antes del cierre de la negociación.
f) Deberán constar en un contrato escrito las asesorías profesionales y/o técnicas contratadas por
Polla.
Contratos en Trámite
La regla general es que todos los contratos que se ingresan a SAP deben estar firmados. El estado
de “Contrato en trámite” es una excepción que se aplica sólo a contratos de Publicidad a través de
medios de difusión (TV, radio, prensa).
2
Legalmente se entiende que hay subcontratación cuando se cumplen los siguientes requisitos: a) un
contrato de carácter civil o comercial que vincula a una empresa que requiere la ejecución de una obra o de
un servicio (empresa principal), con otra que se obliga a efectuarlo (empresa contratista), b) uno o varios
contratos de trabajo que vinculan a la empresa contratista con sus trabajadores asignados a la obra o
servicio, c) riesgo empresarial de la empresa contratista, d) obra o faena de la empresa principal.
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documento original por el Encargado de Adquisiciones. Oficina de Partes llevará una carpeta
exclusiva para contratos en la Biblioteca Digital. La Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto
llevará el control de las fechas de vencimiento de los contratos.
7.1.10 Garantías
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Una vez aprobada la garantía, el resguardo bajo llave de la misma corresponderá a Tesorería, la
que deberá llevar un registro y catastro de las garantías resguardadas en la Biblioteca Digital y
deberá comunicar con suficiente anticipación al respectivo Administrador del Contrato acerca del
vencimiento de las mismas, a fin de que puedan ser ejecutadas, renovadas o devueltas al
otorgante, según corresponda.
1. Polla Chilena llamará en la o las oportunidades que estime conveniente, a los Proveedores
calificados inscritos en el Registro de Proveedores de Raspes para que efectúen sus ofertas
respectivas de acuerdo a la cantidad, características, fechas y formas de entrega de emisión de
lotes de boletos de lotería instantánea, que les solicite la Empresa. Las Ofertas serán
presentadas por escrito en sobre cerrado y se abrirán en forma simultánea y pública sólo el día
que se haya fijado en la solicitud de cotización de precios, con la concurrencia de los oferentes
que lo deseen y ante una comisión o un ministro de fe, según determinará Polla Chilena en
cada oportunidad, esto con el objeto de garantizar a juicio de Polla Chilena la igualdad de
condiciones de los Oferentes.
2. En el caso de la impresión de Boletos u otros juegos impresos distintos a los Raspes, las
compras se realizarán de acuerdo a las condiciones que se estipulen en un contrato que deberá
estar firmado entre las partes.
3. Una vez aprobadas las compras de acuerdo a lo señalado en los puntos 1 y 2 anteriores, la
solicitud de impresión deberá ser requerida por la Subgerencia de Productos Impresos a la
Gerencia de Finanzas, Administración y Logística, la que, a través del Área de Logística generará
la SOLPED. Adquisiciones, emitirá la orden de compra respectiva al proveedor.
4. A la factura correspondiente se le dará curso una vez recibida conforme la mercadería, lo que
se acreditará con firma y nombre del receptor y firma y timbre del Encargado de Bodega en la
guía de despacho, quien deberá enviar dichos documentos a Oficina de Partes para su
tramitación.
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1. Las facturas serán recibidas en la Oficina de Partes. No se deberá pagar ninguna factura que
no ingrese por la Oficina de Partes.
2. Toda factura que se reciba de un proveedor debe traer una copia de la respectiva orden de
compra, sino será devuelta.
3. La Oficina de Partes será responsable de solicitar la aprobación de la factura (servicio y/o
materiales) al Área Solicitante.
4. De acuerdo a la Ley Nº 19.983 y que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la
copia de la factura, en su artículo 3º se establece que “se tendrá por irrevocablemente
aceptada la factura si no se reclamara en contra de su contenido mediante alguno de los
siguientes procedimientos:
Devolviendo la factura y la guía o guías de despacho, en su caso, al momento de la
entrega, o
Reclamando en contra de su contenido dentro de los ocho días corridos siguientes a su
recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado, el que no podrá exceder de treinta
días corridos. En este caso, el reclamo deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la
factura por carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente, conjuntamente con la
devolución de la factura, guía o guías de despacho, o bien junto con la solicitud de emisión
de la nota de crédito correspondiente. El reclamo se entenderá practicado en la fecha de
envío de la comunicación.”
La Adquisición de Bienes Publicitarios es un proceso que se realiza para satisfacer una campaña
específica o para remodelar una Agencia, para ello los responsables o todos quienes participen
en este proceso deben tener muy claras las fases administrativas, para poder llevar a cabo sin
contrapié este Procedimiento.
El Subgerente de Productos Impresos y/o Subgerente de Productos Loto y Juegos Diarios es
responsable de definir y, si es necesario, redactar contrato para la adquisición de bienes
publicitarios, en tal caso debe proceder a la generación, visación y forma del contrato, según lo
establecido en esta normativa, y antes de emitir la Orden de Compra.
El Subgerente de Productos Impresos y/o Subgerente de Productos Loto y Juegos Diarios,
Subgerente Ventas o el Asistente de Trademarketing deben dar el V°B° a la muestra (si
corresponde) para comenzar la producción del bien publicitario.
Los bienes publicitarios se recibirán por Logística en las bodegas de Polla Chilena, quienes
verifican cantidad. Luego, el Subgerente Ventas, Jefe de Producto o Asistente de
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Trademarketing deben chequear en las bodegas la calidad del bien dando su V°B° en la factura
correspondiente.
Código SEP
Ley Nº 19.983 que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura.
Circular de Fiscalía
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8. DIAGRAMA DE CONTEXTO3
El siguiente esquema muestra los subprocesos que conforman el proceso de Compras Generales
de Polla Chilena, y la relación existente entre estos.
3
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
A continuación se describen cada uno de los subprocesos que conforman el proceso de Compras
Generales de Polla Chilena de Beneficencia.
f) En las compras de bienes destinados a premios, cuya negociación también se podrá hacer
directamente con un solo proveedor, si el interés comercial o estratégico de Polla así lo
aconseja.
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La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.
Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.
Analizar presupuesto Área Solicitante El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.
Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.
Revisar SOLPED Gerente General En el caso de existir presupuesto para la adquisición, Aprobación por Módulo MM de SAP
el Gerente General debe revisar la SOLPED, y dar su sistema del
aprobación. Gerente General
En el caso de no aprobar la compra directa, el para la Compra
proceso finaliza. Directa
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Uso Interno
Subir cotización a SAP Adquisiciones Recibida la cotización, Adquisiciones la sube a SAP Cotización en Módulo MM en SAP
para dejarla visible al Área Solicitante. SAP
Visualizar cotización Área Solicitante El solicitante visualiza la cotización, rechaza/aprueba y Módulo MM en SAP
graba la seleccionada.
Generar OC Adquisiciones Generar la Orden de Compra en SAP, que pasa al Módulo MM en SAP
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.
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COMPRAS Página: 30 de 60
Uso Interno
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Uso Interno
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La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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COMPRAS Página: 32 de 60
Uso Interno
Negociar con el Área Solicitante / El representante del área solicitante, quien puede
Proveedor Administrador además, administrar el contrato, negocia con el
Contrato Proveedor las condiciones bajo las cuales se realizará
la contratación (plazos, montos, requisitos, etc.).
Validar si existe Contabilidad Valida si existe presupuesto disponible para realizar la Módulo PSM de
presupuesto adquisición. En el contrato antes de ser firmado por el SAP
Gerente General debe contar con el VºBº del
Subgerente de Contabilidad y Presupuesto.
En el caso de no existir presupuesto disponible finaliza
el proceso.
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Uso Interno
Revisar contrato Proveedor Con las visaciones correspondientes, se solicita la Firma del
firma al Proveedor. Proveedor en el
En caso de correcciones, el Proveedor debe contrato
solicitarlas y se vuelve a todo el proceso, o en caso de
no llegar a acuerdo se termina el proceso.
Revisar contrato Gerente General El Gerente General revisa el contrato y valida que se Firma del
encuentren todas las visaciones y la firma del Gerente General
proveedor, con lo anterior procede a firmar. en el Contrato
En el caso que el Gerente General no apruebe, puede
solicitar las modificaciones correspondientes o
finalizar el proceso.
Ingresar Contrato a Adquisiciones Luego de firmado el contrato, debe ser revisado por Módulo MM de
SAP Adquisiciones, quienes deben validar principalmente SAP
que tenga el V°B° de Presupuesto y la firma del
Gerente General. Cumplido lo anterior, ingresa los
antecedentes del contrato a SAP.
El sistema le entrega el número asociado al Contrato
el que debe ser registrado en el contrato y remitido a
Oficina de Partes.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 34 de 60
Uso Interno
Ingresar contrato en Oficina de Partes Luego de obtenido el número que SAP entrega al N° de contrato en Biblioteca
Biblioteca Digital contrato, en Oficina de Partes se digitaliza el contrato Biblioteca Digital Digital
y se ingresa a la Biblioteca Digital. Se debe asignar al el mismo al
Número de Contrato en la biblioteca, el mismo asignado en SAP
número asignado por SAP. Remite contrato a
Docustores para su archivo. Subgerencia de
Contabilidad es la encargada del control de las fechas
de vencimiento.
Generar SOLPED Área Solicitante / El área solicitante genera la solicitud de pedido en Módulo MM de
Administrador SAP. SAP
Contrato
Analizar presupuesto Área Solicitante / El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de
disponible Administrador presupuesto disponible para realizar la adquisición. SAP
Contrato
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 35 de 60
Uso Interno
Corresponde a la adquisición de bienes y servicios, que se realiza por un monto inferior o igual a
UF 20, y que requiere sólo una cotización que se realiza directamente al proveedor.
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La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 36 de 60
Uso Interno
Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.
Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.
Analizar presupuesto SAP El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.
Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSMde SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.
Subir cotización a SAP Adquisiciones Recibida la cotización, Adquisiciones la sube a SAP Cotización en Módulo MM en SAP
para dejarla visible al Área Solicitante. SAP
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 37 de 60
Uso Interno
Visualizar cotización Área Solicitante El solicitante visualiza la cotización, rechaza/aprueba y Módulo MM en SAP
graba la seleccionada.
Generar OC Adquisiciones Se genera la Orden de Compra en SAP, que pasa al Módulo MM en SAP
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.
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Código: MP – CP - CP - 01
COMPRAS Página: 38 de 60
Uso Interno
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La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 39 de 60
Uso Interno
Generar Código FI Contabilidad En el caso que la adquisición corresponda a un Activo Código para el Módulo FI de SAP
Fijo, se solicitará a Contabilidad la generación del Activo Fijo
código en el Módulo FI de SAP.
Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante debe generar una solicitud de Módulo MM de SAP
pedido en SAP para la iniciar el proceso de Compra.
En el caso de compras de premios en especie, el Jefe
de Producto debe generar la solicitud de pedido de
acuerdo al Programa de Premios.
Analizar presupuesto SAP El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.
Reasignar Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
presupuesto adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.
Preparar y enviar Proveedores Los proveedores preparan y envían las cotizaciones Cotización/
cotización u oferta pertinentes. Petición de
Oferta.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 40 de 60
Uso Interno
Subir cotizaciones a Adquisiciones Recibidas las cotizaciones, Adquisiciones las sube a Cotizaciones en Módulo MM en SAP
SAP SAP para dejarla visible al Área Solicitante. SAP
Seleccionar Área Solicitante El solicitante visualiza el cuadro resumen de las Módulo MM en SAP
cotización y enviar cotizaciones en SAP y selecciona la que mejor se Correo electrónico
correo a compras ajuste a las necesidades de compra.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 41 de 60
Uso Interno
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COMPRAS Página: 42 de 60
Uso Interno
8
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 43 de 60
Uso Interno
Completar modelo con Área Solicitante En caso que exista el modelo, deberá ser completado
los datos de la conforme al modelo, para luego ser sometido a
licitación revisión de quienes correspondan.
Generar bases de Área Solicitante En caso que no exista un modelo, se deberán generar
licitación las bases de licitación, pero tomando como base
alguna licitación previa.
Revisar las bases Encargados de Luego de diseñadas las bases de licitación, deben ser
Visar las bases de sometidas a revisión por parte de los encargados de
licitación visación indicados en la sección de Normativas
Internas en este documento.
En caso que tengan objeciones deben ser devueltas al
Área Solicitante para su corrección.
Visar las Bases de Encargados de En caso de no tener observaciones, las bases son V°B° en bases
Licitación Visar las bases de visadas por quienes corresponde. de licitación
licitación de los
responsables
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COMPRAS Página: 44 de 60
Uso Interno
Solicitar la entrega o Área Solicitante El área Solicitante debe solicitar al Jefe de Correo electrónico
venta de las bases Adquisiciones y Administración la entrega o venta de
las bases de licitación.
En la solicitud debe indicar:
Precio de venta, si corresponde.
Nómina de contactos y e-mail de los
proveedores a los que se les envíe las bases
de licitación.
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COMPRAS Página: 45 de 60
Uso Interno
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COMPRAS Página: 46 de 60
Uso Interno
Declara desierta la Comisión de En el caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
licitación Apertura requisitos técnicos y administrativos, se declara
desierta la licitación. Esto puede suceder al momento
de la apertura o luego de la evaluación técnica por
parte del Área Solicitante.
Evaluación Financiera Finanzas / Fiscalía Se revisan los antecedentes administrativos, Revisión por
y legal del proveedor financieros y legales por las áreas especialistas, parte de las
quienes determinan las ofertas que cumplen con los áreas
requisitos y están conformes, informando de esto al especialistas
área Solicitante.
En caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
requisitos administrativos, financieros y legales, se
informa al área Solicitante.
Declarar desierta la Comisión de Dado que no existen ofertas que cumplan con los
licitación Apertura requisitos básicos, se procede a declarar desierta la
licitación.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 47 de 60
Uso Interno
Evaluación técnica y Área Solicitante El Área Solicitante evalúa las ofertas que cumplieron
económica de las con los requisitos administrativos, legales y
Ofertas financieros expuestos en las bases de licitación.
Las ofertas que califican técnicamente son evaluadas
económicamente.
En el caso que ninguna de las ofertas cumpla con los
requisitos técnicos y económicos, se declara desierta
la licitación.
Adjudicar Oferta Área Solicitante Luego de evaluar las ofertas se designa la oferta que Acta de
será adjudicada. Adjudicación.
Adjudicada la licitación se procede a la tramitación,
visado y firma del contrato, de acuerdo a lo descrito
en el Subproceso de Compras con Contrato.
Generar SOLPED Área Solicitante El área solicitante genera la solicitud de pedido. Módulo MM de SAP
Analizar presupuesto Área Solicitante El Sistema SAP comprueba automáticamente si existe Módulo PSM de SAP
disponible presupuesto disponible para realizar la adquisición.
Reasignar presupuesto Contabilidad En el caso de no existir presupuesto disponible para la Módulo PSM de SAP
adquisición, el Área Solicitante puede solicitar a
Contabilidad la reasignación del presupuesto, en el
caso de ser factible.
Generar OC Adquisiciones Si existe presupuesto, el Área de Adquisiciones genera Orden de Módulo MM en SAP
la Orden Compra, luego la Orden de Compra pasa al Compra
Subproceso de Aprobación de Orden de Compra.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 48 de 60
Uso Interno
Este subproceso describe los distintos niveles de autorización por las que debe pasar una Orden de
Compra para aprobarla, dependiendo de los montos involucrados.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 49 de 60
Uso Interno
9
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
Este documento contiene información de propiedad de la Polla Chilena de Beneficencia y no puede ser utilizada o divulgada salvo su
autorización expresa. Queda prohibida cualquier reproducción, difusión o comunicación pública. Cualquier reproducción en cualquier
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 50 de 60
Uso Interno
Revisar OC (Nivel 1) Subgerente de En el caso que la Orden de Compra sea de un valor Aprobación del Módulo MM de SAP
Área inferíos a UF 5.000, debe ser revisada por el Subgerente de
Subgerente de Área. Área
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.
Revisar OC (Nivel 2) Gerente de Área Si la Orden de Compra es de un monto mayor a UF Aprobación del Módulo MM de SAP
5.000, o en su defecto ya ha sido aprobada por el Gerente de Área
Subgerente de Área, debe ser revisada por el Gerente
de Área.
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.
Revisar OC (Nivel 3) Subgerente de Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
Finanzas de Área y es menor o igual a UF 20, debe ser revisada Subgerente de
por el Subgerente de Finanzas. Finanzas
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.
Revisar OC (Nivel 4) Gerente de Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
Finanzas, de Área y es superior a UF 20, debe ser revisada por el Gerente de
Administración y Gerente de Finanzas, Administración y Logística. Finanzas,
Logística En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso. Administración y
Logística
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 51 de 60
Uso Interno
Revisar OC (Nivel 5) Gerente General Si la Orden de Compra fue aprobada por el Gerente Aprobación del Módulo MM de SAP
de Finanzas, Administración y Logística y es mayor a Gerente General
UF 50, debe ser revisada por el Gerente General.
En el caso de ser rechazada, finaliza el proceso.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 52 de 60
Uso Interno
10
La simbología de los diagramas de flujo se describe en la sección de Anexos
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 53 de 60
Uso Interno
Entregar el bien y/o Proveedor El proveedor debe entregar el bien y/o servicio
servicio adquirido de acuerdo a los requisitos establecidos
por Polla Chilena.
Liberar y Contabilizar Fiscalía En el caso de servicio y adquirido a través de una Factura liberada y Módulo FI de SAP
HES compra directa, la HES debe ser liberada y contabilizada en
contabilizada por Fiscalía, luego de recibido el SAP
servicio.
Liberar y Contabilizar Área Solicitante En el caso de servicio y adquirido a través de un Factura liberada y Módulo FI de SAP
HES mecanismo diferente a la compra directa, la HES contabilizada en
debe ser liberada y contabilizada por el Área SAP
Solicitante, luego de recibido el servicio.
Recepcionar bienes Adquisiciones En el caso de bienes materiales, éstos pueden ser Módulo MM de SAP
MIGO recibidos por Adquisiciones (Materiales de Oficina),
Encargado Activo Fijo (Activo Fijo) o Bodega
(Impresos), generando la MIGO correspondiente en
SAP.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001
Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 54 de 60
Uso Interno
Recibir factura o guía Oficina de Partes En forma paralela a la recepción, la Oficina de Partes
de despacho recibe la factura emitida por el proveedor.
Revisar factura Área Solicitante Revisa la factura del material y/o servicio adquirido y V°B° en la factura
si está todo conforme la visa y le da el V°B°.
Solicitar modificación Área Solicitante En el caso de existir errores en la factura, solicita la Control del Jefe de
al proveedor corrección al proveedor, lo anterior de acuerdo a Adquisición y
Normativa Interna definida en este manual, que Subgerente de Log
establece 8 días corridos como máximo para emitir
un reclamo al proveedor.
En este caso el Encargado de la Oficina de Partes
debe informar inmediatamente al Jefe de
Adquisición y Administración y al Subgerente de
Logística para que controlen los plazos de reclamos
al proveedor por factura incorrectamente emitida en
los plazos estipulados por Ley.
Ingresar Factura a SAP Contabilidad Si la factura ha sido liberada y contabilizada para el Módulo FI de SAP
MIRO caso de los servicios, o autorizada por el Área
Solicitante en caso de un material, Contabilidad la
ingresa a SAP, para que se proceda al pago.
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 55 de 60
Uso Interno
La satisfacción de los clientes internos del proceso de compras se evaluará en base a los tiempos
totales para la ejecución de la compra.
Almacenamiento
Archivo Excel con las fechas Subgerente de Carpeta de Permanente Digital No aplica
de vencimiento de los Contabilidad y Contratos
contratos Presupuesto
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001
Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 56 de 60
Uso Interno
Almacenamiento
Fórmula de cálculo Número total de SOLPED en estado de pendiente obtenido del Sistema
Bajo lo Más de una SOLPED en Identificar causas de la demora en conjunto con el Jefe de
esperado estado de pendiente Adquisiciones y Administración
con fecha de emisión Gestionar las SOLPED pendientes
superior a 1 mes
Sobre lo No aplica
esperado
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 57 de 60
Uso Interno
Nombre del indicador Porcentaje de Reclamos recibidos por deficiente gestión de compras ingresados en
“Solicitud SGC” del Portal de Colaboración
Fórmula de cálculo (Sumatoria de reclamos recibidos por compras mal gestionadas ingresados en el
Portal de Colaboración en el mes x/ Número total de SOLPED ingresadas en el mes
x) * 100
14. REFERENCIAS
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 58 de 60
Uso Interno
Contingencia Acción
No contar con Biblioteca Digital Almacenar los productos físicos en carpetas de pendientes de
su digitalización por parte del responsable.
16. ANEXOS
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Código: MP-CP-CP-01
COMPRAS Página: 59 de 60
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