Administracin Activa Unidad 3.

Organizacin Programa desarrollado

Licenciatura en: Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyMES)

Programa de la asignatura: Administracin Activa

Clave: 080920413

ESAD

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ndice
Unidad 3. Organizacin ..................................................................................................... 3 Presentacin de la unidad .............................................................................................. 3 Propsitos ...................................................................................................................... 3 Competencia especfica ................................................................................................. 3 3.1. Conceptos, importancia y principios de la organizacin ........................................... 4 3.1.1. Concepto de organizacin .................................................................................... 4 Actividad 1. Tu concepto de organizacin ...................................................................... 7 3.2. Elementos de la organizacin .................................................................................. 7 3.2.1. Etapas de la organizacin .................................................................................... 8 3.2.2. Jerarquizacin ...................................................................................................... 8 3.2.3. Departamentalizacin ......................................................................................... 10 3.2.4. Descripcin de funciones.................................................................................... 14 3.2.5. Actividades y obligaciones.................................................................................. 15 3.2.6. Coordinacin ...................................................................................................... 15 Actividad 2. Funciones y actividades ............................................................................ 16 Autoevaluacin ............................................................................................................. 17 Evidencia de aprendizaje. Organizacin de una empresa ............................................ 19 Autorreflexiones ........................................................................................................... 20 Cierre de la unidad ....................................................................................................... 20 Para saber ms ........................................................................................................ 20 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 21

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Unidad 3. Organizacin Presentacin de la unidad
Durante esta unidad, estudiars la organizacin en el sentido estricto de la administracin de empresas. Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa, resultan de suma importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere a la forma en el a que estructuran, conforme las condiciones de la empresa, los recursos para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisars los elementos que se deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propsitos
Al finalizar la unidad identificars el principio de organizacin en las empresas y aplicars los conceptos de organizacin para utilizar de una manera eficiente los recursos con los que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender un nuevo negocio.

Competencia especfica
Analizar las etapas de la organizacin para su aplicacin en el desarrollo del proceso, mediante el uso de los principios bsicos de la administracin activa.

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3.1. Conceptos, importancia y principios de la organizacin
Una organizacin es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y objetivos comunes. Las organizaciones tienen claros estos objetivos y esto les permite tener un panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

3.1.1. Concepto de organizacin

Es un sistema de interaccin entre seres humanos, trabajos y direccin para lograr la elaboracin de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la buena comunicacin y alcanzar una meta o propsito comn. Para Cardoza (2007) la organizacin consiste en una misin de estructuracin con el fin de obtener la mayor cohesin posible en situaciones complejas, por ejemplo los costos, dominio de la tecnologa, necesidad de nueva infraestructura, variables para la toma de decisiones, entre otros. Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los siguientes pasos lgicos:

Redefinicin de la misin de conjunto (planes y objetivos)

Distribucin de funciones o unidades de actividad principales (divisin en departamentos y funciones de apoyo) Divisin de niveles (distribucin de responsabilidades y poderes formales, para el establecimiento de un organigrama) Operatoria de integracin del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y dispositivos de coordinacin) Estructuracin de actividades individuales, descripcin de puestos de trabajo, objetivos y funciones individuales, etctera) (p.56).

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Para Chiavenato (2006) la administracin se divide en dos tipos, formal e informal: Como entidad social u organizacin informal, en la cual las personas interactan para alcanzar objetivos especficos. En esta acepcin, la palabra organizacin indica cualquier iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un ejemplo claro de la organizacin informal son las relaciones amistosas, como funcin administrativa y parte del proceso administrativo u organizacin formal, en este sentido, organizacin significa el acto de organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos en un organigrama y que tienen comunicacin por medio de los manuales (p. 72). Ambos tipos de administracin, formal e informal, estn presentes dentro de todas las organizaciones, como se observa en la siguiente figura:

Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administracin una Perspectiva Global, p.246.

La diferencia entre la administracin formal e informal es que la primera se efecta en la relacin entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algn estudio calificado y la segunda es la relacin que se da con una persona que no tiene algn estudio calificado solo una referencia del trabajo a realizar.

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Los principios de la organizacin: Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relacin que debe de existir entre los principios bsicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a establecer, con el fin de elegir un mtodo viable y ptimo para la empresa. Estos principios bsicos son: I. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Es necesario tener claro las funciones de cada puesto ya que se garantiza el cumplimiento de las mismas, por ejemplo un repartidor de mercanca tiene la funcin de entregar satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se asignan tareas con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa. III. La asignacin de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo. Cada rea o departamento debe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ah se realice, por ejemplo el jefe de rea de sistemas en una empresa, tiene la responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus recursos electrnicos por medio de la gente que est a su cargo. IV. La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y un departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organizacin: El proceso de organizacin se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos permiten que los objetivos de la empresa se logren y as se validan los procesos de sta; entonces, se dice que la organizacin bien planteada y analizada est bien administrada. Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de organizacin que indique cmo inicia, cules sern los objetivos a alcanzar y en cunto tiempo se lograrn. Los principales pasos de la organizacin son: - Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas para el trabajo a elaborar. - Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.

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Realizar y cumplir con los objetivos. Control en las tareas desempeadas.

Actividad 1. Tu concepto de organizacin

En esta actividad analizars la importancia del proceso de organizacin dentro de la administracin, para ello: 1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet informacin sobre el proceso de organizacin para fortalecer tus conocimientos 2. Con base en los resultados de tu investigacin y el contenido revisado, elabora tu propio concepto de organizacin y su importancia. 3. Entra al Foro: Tu concepto de organizacin y comparte tu trabajo. 4. Revisa las aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones con las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un dilogo fructfero y de cercana. *Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de Apoyo.

3.2. Elementos de la organizacin

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos: Primeramente delos objetivos, estos deben ser especficos y generales. Los objetivos generales presentan la adquisicin de fondos o ganancias, la prestacin de los servicios, entre otros. Mientras que los especficos la atraccin del cliente, el crecimiento del capital, etc. Los factores de la produccin son aquellos agentes que intervienen en la produccin de la organizacin, como por ejemplo los factores del medio ambiente, labores de produccin y el capital.

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La direccin es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio del cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa. Y por ltimo los recursos que se divide en materiales (edificio, papelera, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribucin), y recursos humanos (conjunto de personas que colaboran en la empresa).

3.2.1. Etapas de la organizacin

Al llevar a cabo la organizacin de una empresa se establece la manera especfica de trabajar y la estructura con la que contar la misma. La organizacin de una empresa, implica las siguientes etapas:

Divisin del trabajo

En esta etapa se deben limitar y establecer las actividades del personal de la empresa

Coordinacin
Regularizar los recursos y esfuerzos del personal de la empresa, con el fin de lograr sincronizacin en el desarrollo de objetivos.

Jerarquizacin
Desempear el trabajo en la organizacin por orden de nivel o jerarqua.

3.2.2. Jerarquizacin
Es el orden ascendente o descendente del personal en una organizacin de acuerdo a sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado de responsabilidad. En una empresa la jerarquizacin depende totalmente del tamao de la misma, de ella se derivan las reas o departamentos de los que estar constituida y las labores especficas que desempearn y que servirn de apoyo o complemento con los otros departamentos de la empresa. Cada uno de estos departamentos contar con un lder que ser el encargado de verificar que todas las funciones se desempeen bien, por ejemplo:

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En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de rea que encabezar a los auxiliares en mercadotecnia quienes tendrn la responsabilidad de verificar los precios, comercializacin, promocin y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores. Los auxiliares a su vez dirigirn a un grupo de vendedores que estarn a cargo de un rea especfica y sern los encargados de llegar a los clientes finales. Adems del rea de mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, produccin y administracin, entre otras; cuyos lderes sern los encargados de tomar las decisiones finales y responsabilizarse de ellas.

Departamento de mercadotecnia

Jefe de rea

Mercadlogo

Mercadlogo

Mercadlogo

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Clientes

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3.2.3. Departamentalizacin
Se agrupan las labores segn actividades especficas y similares para delimitar departamentos o reas con el fin de lograr una especializacin y el xito en la organizacin. La departamentalizacin bsicamente se aplica en tiendas departamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo en la educativa es regida por el director del plantel, de ah se derivan los subdirectores, luego jefes de carrera y le siguen los maestros. Se divide en las siguientes categoras: Departamentalizacin por nmeros simples: se cuentan los empleados que desempean mismas labores y son observados por un dirigente. Por ejemplo en la elaboracin de un producto se observa el siguiente diagrama:

Operador 1

Jefe de produccin

Operador 2

Operador 3

Departamentalizacin por tiempo: se agrupa por turnos laborales ya que en muchas organizaciones no es suficiente una jornada laboral. Por ejemplo en una maquiladora para la elaboracin de un producto es necesario trabajar en ms de un turno para desempear una misma labor.

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Elaboracin de un producto

Matutino

Vespertino Operador 1 Operador 2 Operador 3

Nocturno Operador 1 Operador 2 Operador 3

Operador 1 Operador 2 Operador 3

Departamentalizacin por funcin empresarial: regularmente este tipo de departamentalizacin de hace en grandes empresas ya que se agrupan actividades de acuerdo a las principales funciones de la empresa.

Presidente

Vicepresidente Recursos Humanos Produccin Mercadotecnia Finanzas

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Departamentalizacin territorial o geogrfica: esta distribucin se presenta cuando la empresa crece y se crean varias sucursales o plantas. Por ejemplo los bancos, las compaas de telfonos mviles, los establecimientos de comida rpida, entre otros.

Gerencia general

Sucursal Norte

Sucursal Sur

Sucursal Este

Sucursal Oeste

Departamentalizacin por cliente: se basa en la agrupacin de actividades de acuerdo a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas. Por ejemplo una tienda departamental.

Gerente

Auxiliar administrativo

Departamento de juguetes

Departamento de damas

Departamento de comida

Departamento de blancos

Departamentalizacin por proceso: regularmente es utilizada en empresas industriales, ya que por medio de encadenamientos en la produccin se distribuye de manera equitativa el equipo o maquinaria utilizada. Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automvil se encadenan los procesos de produccin, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.

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El siguiente diagrama muestra este proceso:

Fundicin

Prensas

Estructuracarrocera

Pintura

Montaje

Calidad

Departamentalizacin por productos: se basa en el proceso de produccin de productos o lnea de produccin. Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Harina Produccin Aceite Conservadores

Departamentalizacin matricial: se combina la departamentalizacin por producto y la de funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para lograr mejor calidad. Por ejemplo:

Gerente general

Jefe de rea A
Jefe de proyecto A

Jefe de rea B

Jefe de proyecto B

Jefe de proyecto C

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Departamentalizacin virtual: la tecnologa disminuye el tiempo en los procesos administrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la coordinacin para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automviles, telfono, copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologas de la comunicacin e informacin ese proceso cambi a las redes computacionales y en la actualidad resulta mucho ms fcil crear una comunicacin por medio de herramientas cibernticas que agilizan la economa y los procesos de las empresas.
Coordinador de rea Coordinador de rea

Gerente general

Coordinador de rea

Coordinador de rea

3.2.4. Descripcin de funciones

Primero, es necesario precisar que una funcin es una actividad o un papel que desempea una persona, entonces, una funcin administrativa son varias acciones comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus metas. Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organizacin de la empresa ya que las funciones administrativas adems de ser fundamentales son dirigidas por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma. Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por ejemplo en una pequea empresa es necesario tener claras las funciones para la adquisicin de productos, la gestin de nuevos productos, las ventas, las compras, el manejo de personal y la publicidad.

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3.2.5. Actividades y obligaciones
La delimitacin clara y precisa, de funciones y responsabilidades, en todos los niveles jerrquicos de la organizacin, es de suma importancia ya que garantiza la funcionalidad de la misma. Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente las actividades son pasos a seguir para la realizacin de una tarea, y al cumplir varias de estas tareas se forma una funcin. Las funciones son los roles formados dentro de la empresa y son hechas para crear objetivos. Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en s, son las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su rea. Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la produccin salga a tiempo y en buenas condiciones. Algunas actividades son: Facilitar ayuda a todos los niveles jerrquicos para la realizacin ptima del trabajo. Auxiliar en las unidades funcionales de la organizacin. Analizar las condiciones de trabajo de su rea de acuerdo a los procedimientos de la organizacin. Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado. y algunas obligaciones: Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos. Llevar un seguimiento de mejoras en la organizacin. Realizar reuniones peridicas con personal del rea y externa a ella. Cumplir con los objetivos de la organizacin.

3.2.6. Coordinacin
Coordinar es crear acuerdos y unin entre los departamentos de la empresa para lograr el buen funcionamiento y la superacin de la misma. Es proporcionar a cada rea sus funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva. La coordinacin aplica los siguientes principios de la administracin: mando, representacin, divisin de trabajo, entre otros.

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La importancia de la coordinacin se refleja en los resultados que aportan las reas o equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones a la organizacin de la empresa. Entonces la coordinacin une diferentes departamentos para cumplir tareas compartidas. El lder de la organizacin tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las funciones que se desempean en la empresa. Se presenta una coordinacin vertical cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa, ya que realiza una autoridad directa con los responsables del rea. En cambio se presenta una coordinacin horizontal cuando los jefes de las diferentes reas o departamentos coordinan funciones entre s para armonizar las interrelaciones de cada departamento. Un gerente coordina el trabajo de una empresa adems de que planifica y dirige los proyectos para su ejecucin, se apoya de otras reas de la empresa para tomar decisiones que lleven a la solucin de problemas. Por ejemplo, es el encargado de realizar reuniones peridicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr un proyecto. La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada dirigir los procedimientos de la empresa.

Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificars las funciones y actividades del rea de la empresa seleccionada, para ello: 1. Selecciona alguna de las reas de la empresa que has investigado desde la Unidad 1. 2. Identifica qu tipo de estructura jerrquica tiene, las funciones y actividades de cada uno de los empleados que integran el rea. 3. Integra la informacin en un archivo de texto y gurdalo con la siguiente nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envalo al seccin de tareas y espera retroalimentacin de tu Facilitador(a).

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Autoevaluacin
Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

1. Sistema diseado especficamente para cumplir con las metas y objetivos de la empresa. a. Organizacin b. Organigrama c. Control

2. La entidad social u organizacin informal es: a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa. b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas.

3. Definicin de organizacin formal a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos. b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e interrelaciones.

4. Cuando se disea una empresa se debe elegir un mtodo factible para lograr los objetivos de la misma. Falso Verdadero

5. La organizacin est compuesta por pasos independientes que logran los objetivos: Falso, Verdadero

6. Son los agentes que intervienen en la produccin de la organizacin a. Direccin b. Factores de produccin.

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7. Los recursos materiales son: a. Edificio, papelera, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas. b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribucin. c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.

8. Elementos de la organizacin a. Objetivos, control, direccin y planeacin. b. Objetivos, factores de produccin, direccin y recursos. Correcto al interactuar estos elementos se logran los objetivos establecidos. c. Planeacin, objetivos y direccin.

9. La divisin del trabajo, la coordinacin y jerarquizacin son etapas de la organizacin. Falso. Verdadero.

10. Cul es la etapa de la organizacin donde se establecen las actividades del personal de la empresa? a. Coordinacin b. Divisin del trabajo

11. La jerarquizacin Depende del tamao de la empresa para poder llevarse a cabo? Falso. Verdadero.

12. Qu es la departamentalizacin? a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para que estn involucrados en todos los procesos. b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuenten con una especializacin.

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13. Una funcin administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de la empresa. Falso. Verdadero.

14. Definicin de coordinacin: a. Disear un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, este es el concepto de planeacin. b. Establecer acuerdos y asociacin entre los departamentos de la empresa para lograr el buen funcionamiento.

15. La importancia de la coordinacin recae en unir los departamentos para cumplir en colaboracin con las tareas. Falso. Verdadero.

Evidencia de aprendizaje. Organizacin de una empresa

Con esta evidencia de aprendizaje, recapitulars todo lo que has revisado a lo largo de la asignatura, para elaborarla: 1. Imagina que vas a iniciar una pequea empresa, decide el sector en el que quieres incursionar y elabora el proyecto donde describas cmo estar estructurada. Al momento de integrar tu proyecto, contempla los siguientes puntos: Determina la actividad y el giro de la empresa Define los objetivos Plantea las estrategias que seguirs para alcanzar dichos objetivos Delimita las reas de la empresa Elaborar el organigrama Nombra las funciones y actividades de cada rea

2. Guarda tu proyecto como ADMA_U3_EA_XXYZ; y envalo a tu Facilitador(a)

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Autorreflexiones
Una vez finalizada la Unidad 3, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. Para realizar la autoevaluacin: Entra al aula y da clic en Autoevaluacin.

Recuerda que debes hacer una Autorreflexin al terminar la autoevaluacin. Para

ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexin, consulta las preguntas que tu Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu Autorreflexin con la nomenclatura ATR_U3_XXYZ. Enva tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones. }

Cierre de la unidad
Felicidades!, haz finalizado la unidad y recuerda que la organizacin es fundamental para cualquier organizacin ya que apoya al progreso y creacin de procesos ejercidos, tomando como base las funciones de en las cuales se fundamenta la organizacin. La organizacin es de suma importancia en una empresa ya que de aqu dependen las actividades y la obtencin de los bienes o servicios ofrecidos por la empresa.

Para saber ms
Para que reine la armona entre las diversas partes del organismo material o social....se necesita no solamente un buen programa y una buena organizacin, sino tambin una coordinacin realizada en todo momento. Henri Fayol

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Fuentes de consulta
ALEJANDRO PABLO CARDOZA. (2007). Administracin empresaria. Argentina. Temas Grupo Editorial HAROLD KOONTZ & HEINZ WEIHRICH. (2004). Administracin una perspectiva global. Mxico. McGraw-Hill. IDALBERTO CHIAVENATO. (2006). Sptima edicin. Introduccin a la teora general de la administracin. Mxico. McGraw- Hill IDALBERTO CHIAVENATO. (1998). Cuarta edicin. Introduccin a la teora general de la administracin. Colombia. McGraw- Hill

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