Administracin Activa

Unidad 2. Planeacin
Programa desarrollado

Licenciatura en: Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyMES)

Programa de la asignatura: Administracin Activa

Clave: 080920413

ESAD

Divisin de Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Gestin y Administracin de PyME. 1

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ndice

Unidad 2. Planeacin ....................................................................................................................... 3 Presentacin ................................................................................................................................. 3 Propsitos ...................................................................................................................................... 3 Competencia especfica .............................................................................................................. 3 2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin .................................................... 4 2.1.1. Etapas de la planeacin .................................................................................................. 5 2.1.2. Propsitos ........................................................................................................................... 5 2.1.3. Investigacin ...................................................................................................................... 5 2.1.4. Premisas ............................................................................................................................. 6 2.1.5. Objetivos ............................................................................................................................. 6 2.1.6. Estrategias .......................................................................................................................... 7 2.2. Polticas, programas y presupuestos ............................................................................... 8 2.2.1. Polticas............................................................................................................................... 8 2.2.2. Programas .......................................................................................................................... 9 2.2.3. Presupuestos ................................................................................................................... 10 Actividad 1. La planeacin y sus etapas ................................................................................. 11 Actividad 2. Importancia de la planeacin .............................................................................. 12 Autoevaluacin ........................................................................................................................... 12 Evidencia de aprendizaje: Anlisis de las etapas de la planeacin de la empresa seleccionada ............................................................................................................................... 14 Cierre de la unidad ..................................................................................................................... 15 Para saber ms....................................................................................................................... 15 Fuentes de consulta ................................................................................................................... 15

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Presentacin
Para toda empresa u organizacin, la finalidad de la planeacin es la de decidir por anticipado lo que se va hacer, cmo se va hacer y con qu se va hacer; esto le permite programar el uso de los recursos humanos y/o financieros para cubrir todas las necesidades de sus procesos. En el transcurso de esta unidad, se estudiar la planeacin, y sus etapas, como uno de los fundamentos de la administracin. Adicionalmente, se har un anlisis de las etapas de planeacin, de una empresa real, y se comparar lo encontrado en la empresa real con los principios, que marca la teora, que varios estudiosos del tema como Frederick W. Taylor, Henri Fayol, entre otros, han plasmado en sus obras; para el establecimiento de las polticas y programas de una empresa. En el transcurso de esta unidad estudiaremos las partes principales que conforman la planeacin, para que el alumnos pueda realizar el anlisis de una empresa real, para conocer qu planes realizan y poder aportar oportunidades de mejora para la empresa, y esta pueda ser eficaz y eficiente.

Propsitos
Esta unidad tiene como propsitos que reconozcas el concepto de planeacin, identifiques y apliques las fases del proceso y, por ltimo, que reconozcas los diferentes tipos de planeacin.

Competencia especfica
Analizar las etapas del proceso de planeacin para su aplicacin en el desarrollo profesional, mediante el uso de los conceptos y principios bsicos de la administracin activa.

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2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin

La planeacin consiste en el establecer objetivos para formar un conjunto de acciones que deben seguirse, por medio de planes y programas, con el fin de obtener los resultados esperados en una empresa u organizacin. Este plan debe de adecuarse a cualquier cambio acontecido en la misma. La planeacin juega un papel muy importante en las empresas y organizaciones, ya que actualmente viven de manera dinmica y estn expuestas a constantes cambios; en este contexto, les permite confrontar dichos cambios de manera que las organizaciones no resulten afectadas. Existen varias razones por las cuales la planeacin es significativa: Favorece el progreso de la empresa ya que construye mtodos para que todos los recursos sean utilizados de manera racional. Una vez que est establecida, los niveles de inseguridad para el futuro son bajos, ya que toma medidas para que la empresa haga frente a las contingencias que se puedan presentar y esto permite garantizar su desarrollo. Implanta un mtodo de razonamiento, lo cual permite tomar decisiones de manera clara, dejando atrs la toma de decisiones de manera improvisada o por corazonadas. Al construir un plan de trabajo se fundamentan las bases sobre las cuales operar la empresa. Se reducen los problemas ya que facilita al administrador ganancias en tiempo y esfuerzo. Principios: Los principios de la administracin son puntos fundamentales y sirven como gua para visualizar las acciones de la empresa. Estos puntos son: La factibilidad: es la idea real a lo que se debe realizar. La planeacin debe adecuarse al contexto y a la situacin de la empresa. La objetividad y cuantificacin: es muy importante fundamentarse en las estadsticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teoras ya que con esto la planeacin llega a ser ms confiable y reduce riesgos al construir los planes. La flexibilidad: al fundamentar mrgenes de espacio que permitan enfrentar situaciones que no se han previsto en la planeacin. La unidad: los procedimientos establecidos en la planeacin deben conformarse en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa. El intercambio de estrategias: un plan se puede extender en tiempo y es necesario modificarlo o renovarlo, sin dejar de vista los propsitos originales de la empresa.
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2.1.1. Etapas de la planeacin

Para iniciar una buena administracin, sin duda es indispensable tener enfocados los resultados que se esperan lograr en la empresa, as como los componentes necesarios para que marche adecuadamente. La planeacin est dividida en las siguientes etapas: propsitos, investigacin, premisas, objetivos y estrategias.

2.1.2. Propsitos
La planeacin comienza al definir los propsitos ya que a partir de stos se precisan las posibles soluciones para formular el plan de la empresa. En esta etapa se visualiza la finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa. Los propsitos se definen como metas a cumplir en determinado tiempo. Pueden ser bsicos o trascendentales ya que fundamentan el sostn de todos los elementos de la planeacin. Son genricos o cualitativos porque no se formulan en expresiones numricas. Tambin son permanentes, ya que estn en uso durante el ciclo de vida de la empresa, o semipermanentes ya que pueden ocupar cierto ciclo de la vida de la empresa.

2.1.3. Investigacin
Esta etapa es muy importante ya que aporta informacin valiosa para que las siguientes etapas se puedan desarrollar con xito. La investigacin se elabora mediante un sondeo de ideas para llegar a la solucin de objetivos en la empresa. Este proceso se aplica por medio del mtodo cientfico y su funcin principal es adquirir informacin importante y clara (por ejemplo: estados financieros, planes de recuperacin de cartera vencida, estrategias de mercadotecnia, planes de renovacin de parque vehicular o adquisicin de bienes muebles o inmuebles, etc.), con el fin de determinar la situacin de la empresa de manera precisa.

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2.1.4. Premisas
Propuesta probada con anterioridad que es utilizada de base para una evidencia en la empresa. Las premisas son postulados sobre los factores que afectan el proceso del plan de la empresa. La importancia de las premisas recae en reducir la incertidumbre del planificador para facilitar imprevistos en el futuro, se deben construir antes y en el transcurso de la planeacin, ya que se toman en cuenta para darle confianza al proceso. Las premisas se clasifican en externas e internas: Las externas son los factores de contenido general y de mercado que no dependen de la empresa, por ejemplo: Factores econmicos Factores polticos y gubernamentales Factores sociales y demogrficos Mercado de trabajo Disponibilidad de materiales y capital Competencia en el mercado Las premisas internas son las inversiones, los objetivos, las polticas y los propsitos que dependen nicamente de la empresa, son creadas dentro de la misma, como ejemplo est lo siguiente: Inversiones de capital Objetivos y polticas bsicas internas Comportamiento de sus directivos y ejecutivos Pronsticos de ventas

2.1.5. Objetivos
Un objetivo es un resultado esperado en la empresa. En la planeacin, los objetivos deben ser claros y conocidos por todo el personal de la empresa, adems de ser constantes, esto significa que no deben replantearse o modificarse frecuentemente, ya que esto provocara inestabilidad porque pueden surgir conflictos y confusiones. Las caractersticas principales de los objetivos son: deben formarse en un tiempo definido y se deben de establecer cuantitativamente. Los objetivos se deben de realizar en un determinado tiempo. Se clasifican en: Estratgicos o generales: se determinan para toda la empresa y son establecidos a largo plazo.
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Tcticos o departamentales: son dirigidos a un rea o departamento especfico y se determinan a corto o mediano plazo. Las razones fundamentales para crear objetivos son que stos: Dirigen esfuerzos por un mismo camino. Son la gua para establecer las estrategias. Sirven para dirigir la asignacin de los recursos de la empresa. Son la base para efectuar actividades. Gracias a los objetivos se cumple con la coordinacin, organizacin y control. Reducen la inseguridad en los planes de la empresa. Los objetivos deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes, realistas y coherentes.

2.1.6. Estrategias
En esta etapa se refleja la direccin, el destino de los recursos y el logro de los objetivos de una manera favorable para la empresa. Las estrategias son funciones debidamente planificadas y elaboradas en la planeacin para lograr las metas y los objetivos. La formulacin de estrategias debe considerar con los siguientes lineamientos: Establecer y contribuir en el cumplimiento de los objetivos sealados. Fijar con claridad. Buscar opciones al momento de crearlas para efectuar los objetivos. Reflexionar sobre las experiencias por las que ha pasado la empresa, ya que en esto se basan las acciones del futuro. Considerar las consecuencias que se podran presentar cuando sean aplicadas. Valorar sus ventajas y desventajas para elegir la ms apta y confiable. Para que las estrategias sean factibles y desempeen su papel, es preciso asegurarse de que son estables y ayudan a cumplir los objetivos de la empresa. Como ejemplo de algunas estrategias se pueden mencionar los siguientes: Buscar apoyos en el gobierno e incubadoras de empresas para el arranque de una ampliacin dentro de la empresa. Contactar empresas que se subcontratarn para reduccin de costos o ampliacin de giros del negocio. Darse a conocer en la localidad y contactar con los posibles clientes. Arrancar con un plan de mercadotecnia.

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2.2. Polticas, programas y presupuestos 2.2.1. Polticas

Las polticas tambin son parte la planeacin y de los programas que establecen las empresas u organizaciones. Pueden estar escritas, ser verbales o son criterios utilizados para la toma de decisiones dentro del mbito administrativo. Debido a que no todas las polticas de las empresas u organizaciones estn declaradas de manera escrita, comnmente dependen de las acciones de los directores, gerentes, supervisores o cualquier puesto de mando. Por ejemplo: en cualquier nivel de mando de la empresa, comnmente, se toma la decisin de promocionar a un empleado antes de contratar una persona externa. Esta forma de promocin del personal puede entenderse como poltica, y ser tomada como un elemento clave para la promocin de personal dentro de la empresa. Este tipo de polticas nacen, principalmente, por su conveniencia para el clima de la organizacin, y no se caracterizan por ser una poltica de origen. Uno de los problemas que enfrentan los administradores, en cualquier posicin de mando, es lograr que las personas que dependen de ellos entiendan que algunas acciones que emprenden son, simplemente, decisiones que todo administrador puede y debe tomar para que prevalezca un clima laboral adecuado que no afecte la funcionalidad de los departamentos de la empresa; y que estas acciones no derivan de alguna poltica interna. Dentro de las polticas se debe definir el rea dentro de la cual habr de tomarse una decisin, se apegue y contribuya con el logro de uno o varios objetivos. Uno de los principales propsitos de las polticas es ayudar a la toma de decisiones en eventos que se presentan en las relaciones laborales de una empresa antes de que se conviertan en problemas. Esto permite descartar el anlisis de los eventos o situaciones, cada vez que se presenten y se unificar criterios y planes de accin, permitiendo as a los directores gerentes, supervisores, entre otros; delegar funciones y decisiones sin perder el control de las acciones del personal bajo su mando. Existen varios tipos de polticas. Algunos ejemplos de polticas son los siguientes: Dentro de una empresa de manufactura de partes para maquinaria pesada se contrata nicamente a puros ingenieros titulados.

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La aplicacin de las sugerencias de los empleados para mejorar un proceso productivo. La promocin del personal de la misma empresa antes de contratar una persona externa. No consumir productos de la competencia, entre otras ms. Si lees y analizas detenidamente cada uno de los ejemplos, vers que la mayora puede apoyar un objetivo de la empresa como lo puede ser: reducir el porcentaje de defectos en los productos, el mejorar el clima organizacional, etc.

2.2.2. Programas
Los programas se entienden como un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un proceso; normalmente los programas van de la mano con los presupuestos.

Programa de Actividades
Fecha Actividad Solicitud de Cotizaciones Determinacion de Proveedor Solicitud de Presupuesto Compra de Vehiculos Pago a Proveedores Envio de Vehiculos a sucursales Imagen 1. Ejemplo de programa de actividades Enero Febrero Marzo 10 11 12 13 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Los programas pueden ser tan importantes como la renovacin de la flotilla de vehculos de la empresa con un costo de varios millones de pesos, hasta un programa mensual de mantenimiento general del inmueble de la empresa, o puede ser tan pequeo como un programa realizado por un supervisor para elevar la calidad del ambiente de trabajo de los operadores de produccin de una maquiladora. Un programa prioritario puede requerir de muchos programas de apoyo. Analizando el ejemplo de la renovacin de la flotilla de vehculos de la empresa, se debe generar el programa de inversin (el cual supone varios millones de pesos para la compra de vehculos y las refacciones necesarias) y ste puede incluir varios programas de apoyo para que la inversin sea la correcta. Aunado a lo anterior, deben realizarse a detalle varios programas ms como: un programa para el mantenimiento, un programa

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publicitario, un programa para el financiamiento de los vehculos y cobertura de seguros, entre otros. Todos estos programas demandan coordinacin y oportunidad, ya que una falta en cualquier parte de la red de programas de apoyo representara demoras en el programa principal y costos innecesarios, as como prdida de utilidades.

2.2.3. Presupuestos
Los presupuestos son una expresin de resultados futuros expresada en trminos monetarios. Se les puede llamar como un programa en nmeros. Por ejemplo, pueden expresarse en trminos financieros (puede ser el presupuesto de egresos, reflejar costos de capital como el presupuesto de inversin, puede indicar el flujo de efectivo, etc.), en trminos de horas-hombre, cantidad de productos por hora-mquina, o en otros trminos medibles. Comnmente, al presupuesto financiero de operaciones se le llama plan de utilidades. Un presupuesto incluye tres elementos principales: a) Se refiere a hechos futuros b) Tiene fechas de desarrollo y terminacin c) Est medido en unidades econmicas La elaboracin de un presupuesto es un instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas. Los presupuestos obligan a las empresas a realizar por adelantado (ya sea con una semana o con 5 aos de anticipacin) una recopilacin numrica de sus expectativas de ganancias, ingresos y egresos, utilizacin de horas-hombre/mquina, etc. El presupuesto es necesario para el control financiero, pero ser intil si no es un reflejo fiel de los planes de la empresa. Tipos de presupuestos ms comunes: Privados con fines de lucro, basados en los ingresos Gubernamentales o del Estado, con fines del bien social Corto plazo (menos de un ao) Mediano plazo (ms de un ao pero menos de 5 aos) Largo plazo (mayores a 5 aos) Generales (de toda empresa) Departamentales Rgidos, las desviaciones requieren autorizacin previa
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Flexibles, tienen lmites de tolerancias automticos Funcionales, entre estos se encuentran los siguientes: De ventas De compras De fabricacin o produccin De inversiones De nmina De gastos De ingresos

Actividad 1. La planeacin y sus etapas

Esta actividad te proporcionar los elementos para poner en prctica los conocimientos adquiridos sobre el proceso de planeacin dentro de la administracin de una empresa y perfeccionaras las habilidades para buscar, procesar y analizar informacin procedente de diversas fuentes. Realiza lo siguiente: 1. Investiga los principales planes, objetivos, polticas y programas con los que cuenta la empresa que seleccionaste en la Unidad 1. 2. Realiza el anlisis de la informacin con base en lo que has revisado sobre el proceso de planeacin. Considera lo siguiente: Identifica qu elementos tiene la informacin. Indica si hay relacin entre ellos y explica cmo es, en caso de que la haya. Si no la hay, explica con base en qu lo determinaste. Para realizar tu anlisis, puedes consultar en otras fuentes ms informacin sobre el proceso de planeacin. Recuerda que deben ser fuentes confiables y que es necesario que incluyas las referencias. 3. Elabora un documento de texto con los resultados de tu anlisis y gurdalo como ADMA_U2_A1_XXYZ y envalo a tu Facilitador (a) a travs de la seccin de Tareas. Espera su retroalimentacin.

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Actividad 2. Importancia de la planeacin

En esta actividad analizars las implicaciones que tiene para una institucin una mala planeacin, para ello, realiza lo siguiente: 1. Investiga en fuentes confiables, libros o internet informacin sobre la importancia y utilidad del proceso de planeacin y cada una de sus fases. 2. Entra al foro y comparte tus reflexiones sobre la siguiente pregunta: Qu repercusiones se tendrn en el desarrollo y/o crecimiento de una organizacin cuando la planeacin no es la adecuada? 3. Revisa las aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones con las tuyas e intercambia comentarios *Consulta la rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de Apoyo.

Autoevaluacin

Antes de concluir el estudio de la Unidad y de que integres tu evidencia de aprendizaje, realiza la autoevaluacin que te permitir identificar los conocimientos que adquiriste. Responde las siguientes preguntas: 1. Por qu se dice que planear es ver hacia adelante, sin dejar de observar hacia atrs? 2. Una empresa que no utiliza la planeacin, es decir, que va al da segn lo que se necesita al momento, podra ser exitosa? Justifica tu respuesta. 3. Algunas personas se oponen a definir metas y objetivos a largo plazo, ya que argumentan que es imposible saber qu suceder en el futuro, Ests de acuerdo con ese pensamiento? Justifica tu respuesta. 4. Escribe tres objetivos personales que para ti sean importantes e identifica si son objetivos a largo plazo y si son verificables. Justifica tu respuesta. 5. Si escribieras tu objetivo laboral y tu jefe inmediato escribiera lo que espera l de ti, serian a fines ambos escritos?

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6.

En tu opinin personal, dentro del proceso de planeacin de la empresa cul es la importancia de la elaboracin de un presupuesto?

7. Cul es el propsito que tiene una empresa al establecer sus las polticas? 8. Qu repercusiones tendra para una empresa, el incumplimiento de los programas que establece? 9. Menciona seis premisas que se deben cumplir en el establecimiento de estrategias

10. Por qu los objetivos establecidos en una empresa deben ser: medibles, claros, alcanzables, desafiantes y realistas? 11. Menciona cuatro razones para crear objetivos. 12. Cmo se les llama a las propuestas probadas con anterioridad y son utilizadas de base para una evidencia en la empresa? 13. Define, con tus propias palabras, el concepto de investigacin dentro del proceso de planeacin. 14. Es la etapa que se define como una meta a cumplir en determinado tiempo, en ella se visualiza la finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa. 15. Menciona a qu se refiere la flexibilidad como principio de la planeacin. 16. Uno de los principios de la planeacin dice: los procedimientos establecidos en la planeacin deben conformarse en uno solo con el fin de lograr el objetivo general de la empresa, a cul se refiere? 17. El principio de objetividad y cuantificacin de la planeacin, dice que es muy importante fundamentarse en las estadsticas reales de la empresa y no dejarse llevar por teoras. Explica a qu se refiere esta afirmacin. 18. Menciona dos ejemplos de estrategias que creas, que una empresa de nueva creacin deba de establecer para que se posicione dentro del mercado. 19. Nombre los tres elementos que debe incluir un presupuesto. 20. Menciona cuatro de los presupuestos ms comunes, que se establecen en las empresas.

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Evidencia de aprendizaje: Anlisis de las etapas de la planeacin de la empresa seleccionada

Para concluir el trabajo de esta unidad, realiza tu evidencia de aprendizaje de acuerdo a las siguientes especificaciones: 1. De la empresa que seleccionaste en la Unidad 1, selecciona un rea especfica. 2. Con base en la informacin que has recabado sobre la empresa, elabora la planeacin del rea para el ao 2012. Recuerda que debes considerar todas las fases del proceso. 3. Elabora un documento donde integres tu planeacin y, al final, elabora una reflexin personal sobre tu trabajo. Considera lo siguiente: Cul es la relacin explcita e implcita que tienen las fases del proceso de planeacin? Qu implicaciones tendra para la empresa, que la planeacin no funcionara? De manera general cul es la importancia de la planeacin para una empresa? Cules son los problemas a los que te enfrentaste al elaborar tu trabajo? No olvides citar las fuentes que consultes para realizar tu trabajo. 4. Guarda tu documento como ADMA_U2_EA_XXYZ, y envaselo a tu Facilitadora(a) para que lo revise. Espera la retroalimentacin y, si es el caso, realiza las adecuaciones necesarias para mejorarlo. 5. Revisa la escala para conocer los criterios que se tomarn en cuanta en la evaluacin de tu trabajo.

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Cierre de la unidad
Has llegado al final de la Unidad, en ella revisaste que la planeacin requiere elaborar y disear objetivos y las acciones para cumplirlos y, por tanto, lleva implcita la toma de decisiones. Este proceso es de suma importancia puesto que no se pueden conseguir buenos resultados en una empresa, si no se planea, ya que es all donde se consideran todos los escenarios que pueden presentarse en cualquier rea. Para planear, es necesario mirar hacia atrs, esto es analizar los resultados obtenidos en las anteriores planificaciones, revisar que efecto positivo y negativo presentaron las acciones tomadas, lo anterior es aprender del pasado para mejorar y no caer en los mismos errores.

Para saber ms
Para reforzar tu aprendizaje te invitamos a leer La importancia de planear en la empresa: http://axeleratum.com/2011/ipor-que-es-importante-planear/

Fuentes de consulta
Harold Koontz (2004). Administracin una Perspectiva Global, McGraw Hill Rodas Carpizo Alejandro Roberto (2007). Administracin Bsica. Limusa.

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