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2009
Metodologa A3 Hoshi Kanri Plan Estratgico Logstica 2009-2011 Spaguetti Chart: Nuevo almacn dilisis Jidoka: Pantallas tctiles Traumatologa Norma Europea de Compras CWA PUMA Proyecto I+D ADER Publicaciones sobre Lean (Diario Mdico y Forum Calidad) Galardn como finalistas Premio CEL (Proyecto Lean) Seis Sigma: Estudio sobre absentismo Deteccin sistemtica de MUDAS Estrategias de compras segn matriz de Kraljic Metodologa 8D Seis Sigma: Plazo de entrega de proveedores Certificacin ISO 9001 procedimiento kanban Jidoka: Pantallas tctiles quirfano- Oftalmologa Comit Seis Sigma. 2 Black Belt, 16 Green Belt. Kanban resto hospital (84.46%) Jidoka: Pistolas lectoras tarjetas Kanban Gestin JIT cobertura quirrgica Talleres kaizen 5S Informes Kanban Lay-out segn ABC productos Obras Almacn General Piloto Kanban (7.4%)
ISO 27001 2 Memoria EFQM OHSAS 18000 Sello Excelencia Europea Q plata
2005
Shojinka ERPNavision
KANBAN
Diez aos contigo
e) Control caducidades
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
Total Kanban
Stock operativo
80.000,00
NO OPERATIVO OPERATIVO
60.000,00
40.000,00
20.000,00
0,00 OEQ
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
DIGP
URPA
URG
RAD
OEUH2
OEUH1
31%
operativo
69%
D 22% A 1% B 24%
D 14%
A 3%
B 39%
C 44%
C 53%
OEQ OEUH2
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
Kanban OEUH2:
Productos A:
Llave de tres pasos con alargadera Guante nitrilo N/ estril
Productos B:
Jeringas y sistemas de sueroterapia Electrodos monitorizacin Gafas Nasales para oxigenoterapia.
Productos C:
Electrodos desfibrilacin Papel ECG Sistemas medicin PVC Tubo endotraqueal n 7,5,9 y 9,5
Productos D:
Portalentes Tubo endotraqueal n 6,5 Cnula traqueal Dispositivos reservorio Sistemas vaco Jackson Pratt No operativo
Operativo
A3
Diez aos contigo
Metodologa A3
A3, tamao papel. Comienzo aos 60.Resolucin problemas calidad. Toyota, Resolucin problemas+propuestas+planes+revisiones Ciclo de mejora continua, PDCA
Planificar Hacer
Actuar Verificar
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
A3
IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA ANTECEDENTES MEDIDAS DE ACCIN PROPUESTAS CONDICIONES ACTUALES DEL PROBLEMA
METAS/OBJETIVOS
PLANIFICACIN
ANLISIS CAUSAS
SEGUIMIENTO
Identificar los problemas antes de que sea demasiado tarde Aprender haciendo
Eliminar el desperdicio Ajustar los recursos a la demanda Hacerlo bien a la primera, siempre
Trazabilidad
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
Procesos
Acogida Absentismo por IT Criterio 8 EFQM- Sociedad Seguridad Paciente ( en desarrollo).
A3, Versin 0
I. Antecedentes/introduccin V. Medidas propuestas
IV. Anlisis
VI. Seguimiento
A3, Versin 1
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del personal laboral contratado por FHC. La idea es que esto tenga poca letra y sea muy visual. Convendra poner alguna grfica del nmero de altas y bajas para dar una idea del nmero de acogidas y desacogidas que hay que gestionar, y por tanto del tiempo invertido en este proceso? V. Medidas propuestas BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 15/10/09 Versin 1
II. Condiciones actuales El enfoque de partida es la necesidad de disponer de un proceso de acogida de personal que simplifique y mejore el conjunto de actividades que hay que llevar a cabo hasta la fecha con el personal de nueva incorporacin (firma de contrato, entrega de manual de acogida, asignacin de taquillas, recogida de vestimenta y calzado, entrega de claves de acceso, activacin de cuenta de correo, entrega de tarjeta de identificacin y acceso, entrega de EPi's, imparticin de formacin en seguridad-medio ambiente-calidad, cumplimentacin de registros conforme a requerimiento legales y del sistema de gestin, etc.) para facilitar su efectiva incorporacin a su puesto de trabajo de forma gil y eficaz. Poner el flujograma actual?
IV. Anlisis
VI. Seguimiento
A3, Versin 2
BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 19/10/09 Versin 2 I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del personal laboral contratado por FHC. Hay un n creciente de procesos de altas/bajas de trabajadores, que conlleva un incremento notable de los procesos de acogida de dichos trabajadores. II. Condiciones actuales Las actuaciones detectadas hasta la fecha que llevan a cabo diferentes unidades de FHC son las siguientes:
1firma de contrato y anexo-extracto de normas en materia de seguridad de la informacin y alta en seguridad social del trabajador. 2entrega de manual de acogida, 3asignacin de taquillas (slo asistenciales), 4entrega de vestimenta y calzado (idem lo anterior), 5activacin y entrega de claves de acceso a programas informticos, 6activacin de cuenta de correo, 7entrega de tarjeta de identificacin y acceso, 8entrega de EPi's, 9imparticin de formacin en seguridad-medio ambiente-calidad,, en modalidad presencial
V. Medidas propuestas
Existe un procedimiento de acogida de trabajadores integrado en el sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales de FHC segn OHSAS 18001 que permite sistematizar la adquisicin de competencias por parte del trabajador en materia de EPIs, manual de emergencias, segregacin de residuos, seguridad documental y vigilancia de la salud, que da lugar a la generacin del correspondiente registro a efectos legales y del CMI del plan de formacin de FHC. Existe un procedimiento de solicitud de claves de acceso y cuenta de correo por parte del Coordinador a la unidad de Informtica a travs de la intranet de FHC. III. Metas/objetivos Existe un Manual de Acogida con informacin general de FHC (misin-visin-valores, etc.) disponible a travs de la intranet y la web de FHC, peridicamente actualizado. El enfoque de partida es la necesidad de disponer de un proceso de acogida de personal que simplifique y mejore el conjunto de actividades que hay que llevar a cabo hasta la fecha con el personal de nueva incorporacin para facilitar su efectiva incorporacin a su puesto de trabajo de forma gil y eficaz.
V. Plan
IV. Anlisis
VI. Seguimiento
A3, Versin 3
BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 23/10/09 Versin 3 I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del Desde el 2005 se han triplicado el personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. II. Condiciones actuales V. Medidas propuestas
Manual acogida en intranet y web Claves de acceso inf. y correo- Coord. Intranet Formacin OHSAS 18001
que simplifique y mejore el conjunto de actividades que hay que llevar a cabo hasta la fecha con el personal de nueva incorporacin para facilitar su efectiva incorporacin a su puesto de trabajo de forma gil y eficaz.
IV. Anlisis
VI. Seguimiento
A3, Versin 4
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del Desde el 2005 se han triplicado el personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 26/10/09 Versin 4
Manual acogida en intranet y web Claves de acceso inf. y correo- Coord. Intranet Formacin OHSAS 18001
V. Plan III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los siguientes: Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida
que
VI. Seguimiento
A3, Versin 5
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del Desde el 2005 se han triplicado el personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Una sola persona de toda la formacin Dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Hacer un video o powerpoint y que lo vean Una persona acompae a la nueva incorporacin en todo el proceso Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Formar tambin en calidad, EFQM BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 28/10/09 Versin 5
Manual acogida en intranet y web Claves de acceso inf. y correo- Coord. Intranet Formacin OHSAS 18001
V. Plan III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, hasta octubre del 2009 ha habido 25 nuevas incorporaciones: Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida
que
VI. Seguimiento
A3, Versin 6
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del Desde el 2005 se han triplicado el personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Diferencias "nuevas contrataciones" de "contrataciones sucesivas" (stas ltimas quedan fuera del proceso). "Humanizar" el proceso de acogida: aadir posibilidad de designar persona que acompae al nuevo contratado (aparece designado como "mentor" de acogida en el diagrama). RRHH avisa mediante correo electrnico a todos los implicados. Aadir formacin en a)seguridad info. y b) calidad. Necesidad de mantener el carcter presencial de la formacin en materia de PRL por razones legales. Facilitar info. de acogida en soporte multimedia (video, presentacin en pc, formulario en intranet, etc.). Definir "pool" de formadores que puedan impartir indistintamente la formacin de tipo genrico no sujeta a especificidades legales. Realizar dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Necesidad de abordar los cambios de puestos (aunque actualmente quede fuera del proceso). Considerar, al menos en una fase inicial, que los mdicos de segunda actividad, han recibido su proceso de acogida en su centro de origen. Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 04/11/09 Versin 6
Manual acogida en intranet y web Claves de acceso inf. y correo- Coord. Intranet Formacin OHSAS 18001
V. Plan III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, hasta octubre del 2009 ha habido 67 nuevas incorporaciones: NOTA: Los meses que salen negativos es porque no slo no se ha incorporado nadie nuevo, sino que los ltimos que se incorporaron el mes anterior ya no era necesaria su contratacin Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida
que
VI. Seguimiento
A3, Versin 7
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida del Desde el 2005 se han triplicado el personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Se detallan en tres grupos. Por un lado las que de momento no se ve viable su ejecucin y por otro lado las que si, separando estas ltimas entre las que generan un plan de accin y las que no. Propuestas desestimadas (en esta primera fase) Definir "pool" de formadores que puedan impartir indistintamente la formacin de tipo genrico no sujeta a especificidades legales. Realizar dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Necesidad de abordar los cambios de puestos (aunque actualmente quede fuera del proceso). Propuestas aceptadas que no generan un plan de accin Diferencias "nuevas contrataciones" de "contrataciones sucesivas" (stas ltimas quedan fuera del proceso). Considerar, al menos en una fase inicial, que los mdicos de segunda actividad, han recibido su proceso de acogida en su centro de origen. Necesidad de mantener el carcter presencial de la formacin en materia de PRL por razones legales. Propuestas aceptadas que generan un plan de accin 1"Humanizar" el proceso de acogida: aadir posibilidad de designar persona que acompae al nuevo contratado (aparece designado como "mentor" de acogida en el diagrama). 2RRHH avisa mediante correo electrnico a todos los implicados. 3Aadir formacin en a)seguridad info. y b) calidad. 4Facilitar info. de acogida en soporte multimedia (video, presentacin en pc, formulario en intranet, etc.). 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. V. Plan III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, hasta octubre del 2009 ha habido 67 nuevas incorporaciones: NOTA: Los meses que salen negativos es porque no slo no se ha incorporado nadie nuevo, sino que los ltimos que se incorporaron el mes anterior ya no era necesaria su contratacin Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida Accin Responsable 1Proponer a la Direccin de FHC la asignacin de un "mentor" en virtud de la Disposicin Adicional Sexta: Programa de Insercin de colectivos en Blanca Lenzano riesgo de exclusin social 2Avisar por parte de RRHH mediante correo electrnico a todos los implicados (Riesgos, Seguridad, Mant., Log, Inf, Direccin) Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) 3Completar Manual de acogida con informacin sobre a)seguridad info. y b) calidad. Ana Cris / Pelayo 01/01/2010 4Facilitar info. de acogida en soporte CD RRHH 01/01/2010 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) VI. Seguimiento Fecha 01/01/2010 BL, IH, IG, JG, AM, NL, RA, LM, AL, PB, IM 10/11/09 Versin 7
RRHH
que
Pelayo
Otras acciones:
Disponer la informacin proceso en el servidor Pelayo Reuniones de semanales de 30 ende las este que participa un miembro de la Q Direccin (BL) y de las que se genera una nueva versin de A3: 01/12/2009 Versin 1 - 15/10/09 Versin 5 28/10/09 Indicador del proceso? / Es necesario hacer formacin presencial de Seguridad de la Informacin y Ambiental? Versin 2 19/10/09 Versin 6 04/11/09 Versin 3 23/10/09 Versin 4 26/10/09 Versin 7 10/11/09
A3, Versin 8
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de acogida Desde el 2005 se han triplicado el del personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Se detallan en tres grupos. Por un lado las que de momento no se ve viable su ejecucin y por otro lado las que si, separando estas ltimas entre las que generan un plan de accin y las que no. Propuestas desestimadas (en esta primera fase) Definir "pool" de formadores que puedan impartir indistintamente la formacin de tipo genrico no sujeta a especificidades legales. Realizar dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Necesidad de abordar los cambios de puestos (aunque actualmente quede fuera del proceso). Propuestas aceptadas que no generan un plan de accin Diferencias "nuevas contrataciones" de "contrataciones sucesivas" (stas ltimas quedan fuera del proceso). Considerar, al menos en una fase inicial, que los mdicos de segunda actividad, han recibido su proceso de acogida en su centro de origen. Necesidad de mantener el carcter presencial de la formacin en materia de PRL por razones legales. Propuestas aceptadas que generan un plan de accin 1"Humanizar" el proceso de acogida: aadir posibilidad de designar persona que acompae al nuevo contratado (aparece designado como "mentor" de acogida en el diagrama). 2RRHH avisa mediante correo electrnico a todos los implicados. 3Aadir formacin en a)seguridad info. y b) calidad. 4Facilitar info. de acogida en soporte multimedia (video, presentacin en pc, formulario en intranet, etc.). V. Plan 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, hasta octubre del 2009 ha habido 67 nuevas incorporaciones: NOTA: Los meses que salen negativos es porque no slo no se ha incorporado nadie nuevo, sino que los ltimos que se incorporaron el mes anterior ya no era necesaria su contratacin Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida Accin Responsable Estado 12/01/10 1Proponer a la Direccin de FHC la asignacin de un "mentor" en virtud de la Disposicin Adicional Sexta: Programa de Insercin de colectivos en Blanca Lenzano 01/01/2010 Stand-by riesgo de exclusin social Fecha BL, IH, IG, NL, LM, AL, RA, PB, IM 12/01/10 Versin 8
que
2Avisar por parte de RRHH mediante correo electrnico a todos los implicados (Riesgos, Seguridad, Mant., Log, Inf, Direccin) RRHH Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) 3Completar Manual de acogida con informacin sobre Ultima versin en web a)seguridad info. y b) calidad. Ana Cris / Pelayo 01/01/2010 11/01/10 4Facilitar info. de acogida en soporte CD VI. Seguimiento RRHH 01/01/2010 Previsto 01/02/10 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. Pelayo Reuniones semanales de 30 en las que participa un miembro de la Direccin (BL) y de las que se genera una nueva versin de Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) A3: Versinacciones: 1 - 15/10/09 Versin 5 28/10/09 Versin 9 Prevista reunin 20/01/10 Otras Versin 2 19/10/09 Versin 6 04/11/09 Disponer de la informacin de este proceso en el servidor Q Pelayo Versin 3 23/10/09 Versin 7 10/11/09 01/12/2009 Previsto 01/02/10 Versin 4 26/10/09 Versin 8 12/01/10 Indicador del proceso? / Es necesario hacer formacin presencial de Seguridad de la Informacin y Ambiental? Pdte
A3, Versin 9
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de Desde el 2005 se han triplicado el acogida del personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Propuestas desestimadas (en esta primera fase)
AL, OM, PB, IM Excusan BL, IH, IG, NL, LM, RA 20/01/10 Versin 9
Se detallan en tres grupos. Por un lado las que de momento no se ve viable su ejecucin y por otro lado las que si, separando estas ltimas entre las que generan un plan de accin y las que no.
Definir "pool" de formadores que puedan impartir indistintamente la formacin de tipo genrico no sujeta a especificidades legales. Realizar dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Necesidad de abordar los cambios de puestos (aunque actualmente quede fuera del proceso). Propuestas aceptadas que no generan un plan de accin Diferencias "nuevas contrataciones" de "contrataciones sucesivas" (stas ltimas quedan fuera del proceso). Considerar, al menos en una fase inicial, que los mdicos de segunda actividad, han recibido su proceso de acogida en su centro de origen. Necesidad de mantener el carcter presencial de la formacin en materia de PRL por razones legales. Propuestas aceptadas que generan un plan de accin 1"Humanizar" el proceso de acogida: aadir posibilidad de designar persona que acompae al nuevo contratado (aparece designado como "mentor" de acogida en el diagrama). 2RRHH avisa mediante correo electrnico a todos los implicados. 3Aadir formacin en a)seguridad info. y b) calidad. 4Facilitar V. Plan info. de acogida en soporte multimedia (video, presentacin en pc, formulario en intranet, etc.). 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. Accin Responsable Estado 26/01/10 1Proponer a la Direccin de FHC la asignacin de un "mentor" en virtud de la Disposicin Adicional Sexta: Programa de Insercin de colectivos en Blanca Lenzano 01/01/2010 Stand-by riesgo de exclusin social Fecha
III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, durante el 2009 ha habido 73 nuevas incorporaciones: NOTA: Los meses que salen negativos es porque no slo no se ha incorporado nadie nuevo, sino que los ltimos que se incorporaron el mes anterior ya no era necesaria su contratacin Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida
que
2Avisar por parte de RRHH mediante correo electrnico a todos los implicados (Riesgos, Seguridad, Mant., Log, Inf, Direccin) RRHH Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) 3Completar Manual de acogida con informacin sobre Ultima versin en web a)seguridad info. y b) calidad. Ana Cris / Pelayo 01/01/2010 11/01/10 4Facilitar info. de acogida en soporte CD RRHH 01/01/2010 Previsto 01/02/10 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. Pelayo Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) VI. Seguimiento 6. Unificar peticin personal + alta informtica va intranet Oscar 01/03/2010 Reuniones semanales de 30 en las que participa un miembro de la Direccin (BL) y de las que se genera una nueva versin de 7. Enviar usuario+contrasea informtica va SMS o email Oscar A3: 01/02/2010 Versin 1 - 15/10/09 Versin 5 28/10/09 Versin 9 20/01/10 Versin 2 19/10/09 Versin 6 04/11/09 Versin 10 Prevista reunin 26/01/10 13:30 Otras acciones: Versin 3 23/10/09 Versin 7 10/11/09 Disponer de la informacin de este proceso en el servidor Q Pelayo Versin 4 26/10/09 Versin 8 12/01/10
A3, Versin 10
I. Antecedentes/introduccin En la reunin de Calidad y Medio Ambiente del viernes pasado, 2 de octubre de 2009, se plante por parte de la Direccin de Enfermera la necesidad de retomar los trabajos relativos a la definicin de un proceso de Desde el 2005 se han triplicado el acogida del personal laboral contratado por FHC. nmero de altas y bajas de trabajadores pasando de 66 en el 2005 a 204 en el 2009. El nmero de Unidades de FHC implicadas en el proceso de acogida tambin ha ido aumentado; RRHH, Informtica, Logstica, Mantenimiento, Prevencin riesgos, Gerencia, etc Cada vez hay ms necesidad de acoger a ms trabajadores y cada vez el proceso de acogida implica a ms unidades funcionales de FHC. V. Medidas propuestas Brainstorming de medidas propuestas: Se detallan en tres grupos. Por un lado las que de momento no se ve viable su ejecucin y por otro lado las que si, separando estas ltimas entre las que generan un plan de accin y las que no. Propuestas desestimadas (en esta primera fase) Definir "pool" de formadores que puedan impartir indistintamente la formacin de tipo genrico no sujeta a especificidades legales. Realizar dos sesiones formativas al mes (una en cada quincena) Realizar el proceso de acogida antes de la incorporacin Formar a posibles candidatos de forma masiva antes de la incorporacin Necesidad de abordar los cambios de puestos (aunque actualmente quede fuera del proceso). Propuestas aceptadas que no generan un plan de accin Diferencias "nuevas contrataciones" de "contrataciones sucesivas" (stas ltimas quedan fuera del proceso). Considerar, al menos en una fase inicial, que los mdicos de segunda actividad, han recibido su proceso de acogida en su centro de origen. Necesidad de mantener el carcter presencial de la formacin en materia de PRL por razones legales. Propuestas aceptadas que generan un plan de accin 1"Humanizar" el proceso de acogida: aadir posibilidad de designar persona que acompae al nuevo contratado (aparece designado como "mentor" de acogida en el diagrama). 2RRHH avisa mediante correo electrnico a todos los implicados. V. Plan formacin en a)seguridad info. y b) calidad. 3Aadir 4Facilitar info. de acogida en soporte multimedia (video, presentacin en pc, formulario en intranet, etc.). Accin 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. Responsable Fecha Estado 26/01/10 1Proponer a la Direccin de FHC la asignacin de un "mentor" en virtud de la Disposicin Adicional Sexta: Programa de Insercin de colectivos en Blanca Lenzano 01/01/2010 Stand-by riesgo de exclusin social 2Avisar por parte de RRHH mediante correo electrnico a todos los implicados (Riesgos, Seguridad, Mant., Log, Inf, Direccin) RRHH Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) 3Completar Manual de acogida con informacin sobre Ultima versin en web a)seguridad info. y b) calidad. Ana Cris / Pelayo 01/01/2010 11/01/10 4Facilitar info. de acogida en soporte CD RRHH 01/01/2010 Previsto 01/02/10 5Necesidad de incorporar un mdico al proceso de acogida. VI. Seguimiento Pelayo Puesta en marcha el proceso (febrero 2010) 6. Unificar peticin personal + alta informtica va intranet Reuniones semanales de 30 en las que participa un miembro de la Direccin (BL) y de las que se genera una nueva versin Oscar 01/03/2010 de A3: anulada Accin Versin 1 - usuario+contrasea 15/10/09 Versin 5 28/10/09 7. Enviar informtica va SMS oVersin email 9 20/01/10 Versin 2 19/10/09 Versin 6 04/11/09 Versin 10 26/01/10 Oscar 01/02/2010 ? Versin 3 23/10/09 Versin 7 10/11/09 Versin 11 Prevista reunin Luismi 02/02/10 13:30 8. Solicitud de contratacin en intranet con campos obligatorios Versin 4 26/10/09 Versin 8 12/01/10 01/03/2010 AL, BL, PB, IM, JG, IG, LM, AV(Prysma) Excusan IH, NL, RA, AM 26/01/10 Versin 10
III. Metas/objetivos Proceso Gestin Indicador IV. Anlisis Se identifica que el proceso de acogida realmente afecta a las nuevas incorporaciones, no a cada proceso de alta. Teniendo esto en cuenta los indicadores seran los indicados en la tabla, es decir, durante el 2009 ha habido 73 nuevas incorporaciones: NOTA: Los meses que salen negativos es porque no slo no se ha incorporado nadie nuevo, sino que los ltimos que se incorporaron el mes anterior ya no era necesaria su contratacin Definicin del proceso de acogida de personal Simplificar los trmites Humanizar el proceso de acogida Establecer un indicador del proceso de acogida
que
LEAN-SEIS SIGMA
Diez aos contigo
Metodologa. complejos
Ciclo DMAIC
Orden en proyectos
Minitab
FHC pertenece al Comit de Seis Sigma de la Asociacin Espaola para la Calidad (AEC) La reunin de septiembre del 2009 se realiz en las instalaciones del hospital FHC ha publicado varios artculos sobre Seis Sigma en la revista Calidad de la AEC Es el nico hospital que pertenece a dicho Comit Alguien ms se anima?
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
Anlisis ndice satisfaccin pacientes vs actividad Anlisis ndice satisfaccin pacientes vs ndice IT Anlisis ndice actividad vs ndice IT
JIDOKA
Diez aos contigo
Jidoka
Pantallas tctiles en quirfano Hojas implante Pistolas lectoras cdigos barras almacn Picking automatizado
Pantallas tctiles quirfano Pistolas lectoras cod. barras
HOSHIN KANRI
Diez aos contigo
Hoshin Kanri
Permite el despliegue de la Estrategia desde la Direccin (Plan estratgico FHC) hasta cada uno de los puestos de la unidad de Logstica con un doble enfoque:
Hoshin Kanri
PLAN ESTRATEGICO FHC 2008-2011 PLAN ESTRATEGICO LOGISTICA 20092011 1,1
Lnea estratgica. Alcanzar la consideracin d e empresa excelente po r sus usuario s (p acientes, fanmilias, comunidad) en la prestacin de unos servicios sanitario s efectivos y que satisfacen sus necesidades y expectativas de cuidado s, comodidad, seguridad
OBJETIVOS
O t ro s re la c io na do s O bje t iv o P la n Inv e rs io ne s P la n f o rm a c i n L de r S e guim ie nt o
Lavandera
UCE
Adjudicar SPO 2+2 aos incluyendo automatizacin dis pensacin ropa form a Benchmarking control rotacin ropa plana y form a Diseo sistema control informtico rotacin ropa plana y forma Revisin del stock de ropa Adjudicacin SPO's relacionadas con UCE Compras materiales relacionados con UCE Diseo sistemas logsticos Proyecto I+D+i ADER 2008. Sistema logstico para sanidad bas ado en 15 la hibridacin de Best Manufacturing Practices (Lean Managem ent)
PA CS CS CS PA MB VJ VJ IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM IM VJ MB VJ VJ IM PA PA PA Mediterrn ea Mediterrn ea PA PA
CLIENTES
CARMEN x x x x
FCE. Conseguir a travs d e la difusin en los medios de co municacin el cumplimiento d e uno de lo s fines fund acionales del hosp ital, de acuerdo con sus estatutos, que es la prevencin y promoci n de la salud . N intervenciones en medios de comunicacin 4 Lnea estratgica. Fidelizacin del perso nal esp ecializado, potenciand o el desplieg ue de sistemas d e desarrollo y promoci n profesional del personal clave de FHC.
Proyectos I+D+i
3,2 Bsqueda ctiva y participacin en proyectos I+D+i Satisfaccin em pleados . Pag 32. 4 Mejor lugar donde trabajar 4,1 Participacin en proyectos de motivacin personal
FCE. Cons eguir a travs de la difusin en los m edios de com unicacin el cumplimiento de uno de los fines fundacionales del hospital, de acuerdo con s us estatutos, que es la prevencin y prom ocin de la salud. N intervenciones en medios de com unicacin 4
Lnea estratgica. Fidelizacin del personal especializado, p oenciando el despliegue de sistemas de desarrollo y promoci n p rofesional d el personal clave de FHC.
Pag 30. FCE mantener lo s niveles de gestin y participacin en actividades que redunden en una mayor difusin del hospital. M antener las certificaciones obtenidas. Puntuacin cient fica pactad a en el Contrato de Calidad. Pag 31. Pag. 33 FCE. Calidad siste
FCE. Conseguir a travs d e la difusin en los medios de co municacin el cumplimeinto d e uno de lo s fines fund acionales del hosp ital, de acuerdo con sus estatutos, que es la prevencin y promoci n de la salud . N intervenciones en medios de comunicacin 4
5,1 Grupo de Trabajo Survey del Com it Seis Sigma de AEC 5,2 Grupo de Trabajo Lean del Com it Seis Sigma de AEC 5,3 Es tudio Bench sobre indicadores Logstica (personal en prcticas) Benchmarking 5 Benchmarking preferentemente Hospitales EFQM, TOP20, referencia 5,4 tecnolgica/innovadora del rea de influencia de FHC (n hos pitales Imagen de vis itados o recibidas visitas) prestigio. Pag 30 5,5 HOPE 6,1 Jornadas de Hos telera Hospitalaria 6,2 Jornadas Logstica CEL 6 Aportacin Cientfica 6,3 Otras Jornadas / Congresos 6,4 Ponencias / artculos sobre Lean, Seis Sigma gestin logstica 7,1 Formacin LCSP y Desarrollos de la Ley 14 7,2 Informtica (Excel, Access, Navision) 12, 15, 16 Satisfaccin Formacin 7 7,3 Sistemas Integrados Calidad / EFQM / Lean / Seis Sigma 7, 15 em pleados . Pag 32. 1, 2, 9, 11, 7,4 Talleres kaizen 15, 16 8,1 Formacin a los tcnicos como evaluadores EFQM Imagen de prestigio 8,2 Formacin a todo el personal sobre EFQM Pag 30. Equilibrio 8,3 Participacin en la memoria y evaluacin EFQM de FHC EFQM / Calidad econmico Pag 31. 8 8,4 Actualizacin de los manuales de instrucciones Excelencia en al 8,5 Participacin activa en el grupo de trabajo de medio am biente gestin Pag 33. 8,6 Secretara Calidad no as istencial Colaboracin con Normedan en la implantacin Lean en otros 9,1 2,2 hospitales Consultora 9 Bsqueda activa de otras alianzas para participar en proyectos de 9,2 2,2 consultora 10,1 Colaboracin con Asociaciones (n convenios firmados ) 2,2 / 10 10,2 Participacin Ayuntamiento Jornadas (n actividades) 10,3 Mejora del sistem a de prescripcin de dietas desde Selene Cocina 10 Imagen de prestigio. 10,4 Educacin para la salud: visitas de los colegios (n visitas) 10 Pag 30 Campaa "Hoy comemos de res taurante" (n restaurantes 10,5 colaboradores) Utilizar la contratacin administrativa para identificar alianzas 11,1 externas encaminadas a proyectos de I+D+i, benchmarking o colaboraciones con ONGs (Proceso Alianzas externas - Sociedad) Identificar una base de datos de alianzas para Logstica Inversa / 11,2 gestin conocimiento 12,1 Identificacin de necesidades 12,2 Implantacin aplicacin 13,1 Implantacin formulario para solicitudes Comisin Compras Participacin Com isin Catlogo de la Consejera de Salud (% 13,2 reuniones ) 13,3 Implantacin pantallas tctiles para trauma 13,4 Mejora de la clasificacin contable 13,5 Mejora econmica de las compras de catteres de seguridad 2, 5, 14
PERSONAS
x x x x x x x x x x x
SOCIEDAD
PA
11
Alianzas
T LC1004 LC1004 LC1004 T LC1005 LC1006 LC1007 LC1008 LC1009 LC1010 LC1004 T T T
12 FCE. Calidad s istemas gestin. Desarrollar la organizacins egn criterios de excelencia. EFQM >450 (2009), EFQM>500 (2010). Despliegue sis temas. Desarrollar sistemas de organizacin interna (ISO, sistemas de procesos , EFQM) evolucionando a un sistema int
ERP
PROCESOS
13
Catlogo
13,6 Mejora del catlogo (volmenes, fotos, referencias cruzadas, etc) 2,1 Contratacin adm inistrativa 14,1 14,2 14,3 15,1 Remisin al tribunal de Cuentas y a la Junta Consultiva informacin sobre los expedientes de contratacin Creacin de una base de datos de cons ultas jurdicas Mejorar informaticamente la gestin de las SPO's Informe anual ABC + Matriz Kraljic (estrategias de compra). NUEVO FORMATO Informe anual kanban + planificacin revisiones optimizacin kanban. NUEVO FORMATO
14
ECONOMICO-FINANCIEROS
FCE. Eficiencia econmica. Optimizar el aprovisionamiento de las compras. Reducir los Equilibrio niveles de stock de material econmico. Pag 31
15
Reduccin stocks
15,2
MUDA
Diez aos contigo
Muda
Eliminar acciones que no aportan valor aadido y disponer de ms tiempo para aquellas acciones que si disponen de valor.
Exceso pruebas diagnsticas
Esperas
Movimiento personal
Exceso de stock
FUNDACIN HOSPITAL CALAHORRA
Duplicidad datos
SPAGHETTI CHART
Spaghetti Chart
Mapa del recorrido de un producto especfico por la cadena de valor en una organizacin
Recepcin mercanca
Recepcin mercanca
Almacenaje en Alm.General
Preparacin pedido
25 m
Nuevo almacn Unidad Dilisis
340 m
Spaghetti Chart
Nuevo almacn dilisis
Muda
40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 Antes Ahora
31.195,00 22.193,00
Stock kanban
Total
Spaghetti Chart
Nuevo almacn dilisis
Otras mejoras no cuantificables economicamente Ubicacin del kanban de Dilisis en la zona de preparacin del material Almacn palets de Dilisis prximo sala pacientes Estanteras lencera (separadores, identificacin) Eliminacin sobreesfuerzo fsico asociado a la manipulacin
ANLISIS ABC
LEY DE PARETO: 20/80
% Productos 18% 100% % Importe Compras 80% 100%
MATRIZ DE KRALJIC
PRODUCTOS APALANCADOS PRODUCTOS ESTRATGICOS
IMPACTO FINANCIERO
Reducir costos
PRODUCTOS RUTINARIOS
Simplificar procesos
RIESGO EN EL SUMINISTRO
MATRIZ DE KRALJIC
PRODUCTOS APALANCADOS
-Material Desechable un solo uso. -Otro Material Sanitario
PRODUCTOS ESTRATGICOS
- Prtesis de Traumatologa - Material de Hemodilisis - Laparoscopia y Suturas Mecnicas. - Cobertura Quirrgica - Material Radiolgico
IMPACTO FINANCIERO
PRODUCTOS RUTINARIOS
-Catteres, sondas, drenajes -Material de Impresin -Otro material no Sanitario -Sobres y etiquetas -Utillaje uso clnico -Instrumental uso clnico -Etc.
RIESGO EN EL SUMINISTRO
KAIZEN
TALLERES KAIZEN
KAI = CAMBIO ZEN = BUENO (para mejorar)
PARA MEJORAR EL CONOCIMIENTO DE VARIAS FAMILIAS DE MATERIAL SANITARIO Motivo: Desconocimiento del material sanitario Objetivo: Mejorar la gestin de dicho material
2008
48% de los pedidos entregados con retraso 18 horas /mes dedicadas a reclamar pedidos 7 proveedores ocasionan el 24% de los pedidos con demora
ACCIONES DE MEJORA
2009
Se pactan plazos de entrega realistas con los 7 proveedores crticos. Se acuerda que notifiquen los plazos que no pueden ser cumplidos. Registro de albaranes, para anlisis de las causas de los retrasos (gestiones administrativas, transporte, roturas de stock, etc.)
CWA-PUMA
PUMA VALUE ADDED = PURCHASING MANAGEMENT (Gestin de Compras con valor aadido)
La relacin con los proveedores es un punto estratgico en la implantacin de Lean. La aplicacin de la norma ha permitido: Crear un Poltica de Compras Crear un Cdigo tico de Compras Reforzar la planificacin estratgica de las compras Kraljic ABC + Matriz de
Considerar a los proveedores como un eslabn ms de la cadena Lean fomentando relaciones a largo plazo (alianzas) win-win
LEAN-PROVEEDORES
Womack y Jones: para poder generar VALOR (1 principio Lean) y eliminar los MUDAS (2 principio Lean) hay que considerar el proceso en su conjunto, ms all de las unidades funcionales de la organizacin e incorporando tanto al cliente como al proveedor.
Para crear valor necesitamos proporcionar servicios ajustados a la demanda. Ni menos ni ms.
alguna pregunta?